GTD ,

Управление проектами ,

Фриланс

Вы часто себе даете обещания, но не выполняете их. Крупная задача вас страшит и парализует. Вы вкалываете аврально и потом ругаете себя: «Надо было делать помаленьку, но каждый день». Я расскажу вам об эффективном методе, который испытала на себе лично.

Мой привычный стиль работы – нахрапом. Сначала тянешь, тянешь, а потом – бац, мобилизуешься, работаешь в сверхзвуковом режиме и после окончания дела в эйфории и усталости отпочковываешься на диван. Но для меня как фрилансера, такой подход чреват проблемами.

Примерно полгода назад я прочитала книгу Роберта Маурера «Шаг за шагом к достижению цели», про метод кайдзен. На одних местах скептически хмыкала, на других понимающе поддакивала, на третьих вопила: «Да ну, что за бред!».
Суть метода: идти к цели маленькими шагами. Причем конкретно маленькими: маршировать по 1 минуте в день перед телевизором, отламывать одну дольку шоколадки и выбрасывать ее, выкладывать из тележки всего один продукт, отказаться от одной сигареты в день и так далее.

Люди обычно решают свои проблемы или как я, резкими рывками (метод инноваций), или медленно, но систематически (метод кайдзен). Все эти картинки с дедлайнами, шутки про студентов и сессию или про то, что только гости мотивируют на скорую уборку как раз иллюстрируют первый метод.

Заходя на SmartProgress , я наблюдаю, как люди идут к своей цели. И вижу несомненное преимущество метода кайдзен. Идти к цели постепенными регулярными шагами не так сложно, как вдруг сразу начать бегать 10 кругов по стадиону или выучить за один день 50 новых слов на итальянском языке.

О методе кайдзен

Успех и преимущество метода кроется в психологии.
Совершение маленьких шагов не блокирует кору головного мозга, и он создает этакое ПО для желаемой перемены, формируя новые нервные связи и новые привычки. Мы перестаем сопротивляться переменам и втягиваемся в новое дело, быстрее продвигаясь к своей цели.


Представьте себе двух людей. Один решил каждый день прочитывать по 5 страниц какой-то полезной книги (например, «Шаг за Шагом к достижению цели» Роберт Маурер). Второй ухмыльнулся: «Пять страниц? Это ж ни о чем! Я легко соберусь и прочитаю эту книгу за пару-тройку деньков! Завтра начну, а то сегодня времени нет».
Угадайте, какими будет итоговый результат через месяц? Хотелось бы верить, что второй человек сдержит свое слово и выделит время на саморазвитие, но чаще всего маленькие шаги приводят к результату, а такие «героические рывки» оставляют нас на месте.

Из чего состоит метод кайдзен

Он включает в себя 6 стратегий.
1. Задавать маленькие вопросы.
2. Думать маленькие мысли.
3. Совершать маленькие действия.
4. Решать маленькие проблемы.
5. Замечать маленькие моменты.
6. Раздавать маленькие награды.

Стратегия №1. Задавайте маленькие вопросы .

«Маленькие» - означает максимально конкретные. Не «Как сделать нашу компанию самой лучшей?», а «Предложите один маленький шаг, чтобы повысить продажи».
Человеческий мозг боится глобальных вопросов, а вот на конкретные отвечает вполне охотно. Проверьте на себе. На какой вопрос вам легче ответить: «Как похудеть за полгода?» или «Что я могу сделать сегодня, чтобы снизить вес?». Конкретные вопросы побуждают нас к действиям.

Кайдзен-прием

Задавайте маленькие вопросы, возможно, даже несколько раз. Например, задавая вопрос «Что я могу сделать прямо сегодня, чтобы начать расти как профессионал?», вы можете придумывать разные варианты ответов:
«Читать книги»;
«Посещать тренинги»;
«Наблюдать за успешными людьми».
Нужен максимально маленький, но четкий ответ типа «Составить список книг для профессионального роста».

Суть стратегии – использование приема мысленной скульптуры. Вообразите во всех деталях, как вы совершаете определенное действие (выступаете перед публикой, звоните нервному клиенту или заходите к боссу «на ковер»).

Кайдзен-прием

Представляйте себя, выполняющим важное задание, всего 15 секунд в день (маленькое действие) – так рекомендует автор. Удобно устройтесь в тихом месте, представьте, что вы оказались в нужной ситуации. А теперь посмотрите на все происходящее со стороны: как выглядят окружающие, какое у них выражение лиц, как они одобрительно кивают. Используя мысленную скульптуру, представляйте все вплоть до мелочей: запах, цвет, звук, температура воздуха.
После того, как освоите этот прием в положительном ключе, проработайте его и в негативном, представив самый отвратительный сценарий. А после выполнения всех этих этапов, почувствовав, что готовы приступить к выполнению трудного задания, сделайте следующий маленький шаг, например, выступите всего перед одним слушателем.

Стратегия №3. Совершайте маленькие действия

Это ядро кайдзен-философии. Маленькие шаги порой кажутся смешными и бесполезными, но это реально работает, народ!
Маленький успех стимулирует на выполнение более сложных задач. Я, как тот человек из примера выше, не хочу читать по 5 страниц в день. Мое внимание рассеивается, я не помню, что я читала вчера, приходится долго въезжать в тему. Мне проще сесть в 8 вечера за книгу и в 4 утра ее отложить. Но, прочитав «Шаг за шагом к достижению цели» и чуть-чуть не сорвав один проект из-за своего подхода к делам, я думаю: «Дай-как попробую, ничего ж не теряю».

Кайдзен-прием из моего опыта

Поставила цель «Написать статью». Определила, что нужно писать по 1000 символов в день (примерно ½ листа А4), оставила время на редактирование и вычитывание. В общей сложности мне нужно было 4 дня. Я справилась за два.
Эта стратегия напоминает мне метод « », но почему-то именно книга вдохновила меня использовать такой подход..

Начиная с малого, мы достигнем большего, чем если не будем делать вообще ничего или ждать Нового года, чтобы дать себе очередное обещание заняться спортом.

Стратегия №4. Решайте маленькие проблемы

Оглянитесь вокруг, найдите мелочи, которые вас раздражают и расправьтесь с ними. Иначе эти мелочи объединятся и вас накроет лавина тяжелых последствий игнорирования мелких проблем.
Автор описывает, как Toyota внедрила в свою работу метод кайдзен. Если рабочий видел на конвейере брак, то мог дернуть за шнур и контейнер останавливался, чтобы исправить дефект в детали. Казалось бы, мелочь, да еще и абсурдная: это ж каждый, кому вздумается, может влиять на работу конвейера!
Но такое решение позволило компании Toyota сохранять репутацию производителя автомобилей высокого качества. А вот конкуренты, пренебрегающие исправлением мелочей, понесли убытки.

Кайдзен-прием

Вспомните свои серьезные ошибки и подумайте, были ли какие-то предупреждающие сигналы. Что бы вы могли сделать по-другому?
Подумайте о своей цели. Какую маленькую ошибку вы допустили сегодня? Есть ли мелочи, которые вас раздражают, но вам некогда устранить их? Как вы можете с ними расправиться прямо сейчас?

Стратегия № 5. Раздавайте маленькие награды

Поощряйте себя, создавая внутреннюю мотивацию. Причем награда должна быть небольшой, чаще символической. Психологи считают, что высокий размер поощрения тормозит самосовершенствование, заставляя человека работать ради награды.
Как вы можете наградить себя за успехи в выполнении цели?

Кайдзен-прием

Награда должна быть:
адекватна цели. Если вы прошли пешком расстояние в 500 метров, не стоит устраивать грандиозный праздник в свою честь.
адекватна человеку. Учитывайте индивидуальные особенности человека, которого хотите наградить или поощрить. Одному приятнее простое «Спасибо», другому нужен более развернутый комплимент.

Стратегия №6. Определите маленькие моменты

Будьте наблюдательны. Любая мелочь может стать первоисточником гениального решения. Например, инженер, который гулял со своей собакой, обратил внимание на приставучий репейник и придумал застежки-липучки.

Кайдзен-прием
Проявляйте любознательность и будьте открыты всему новому. Беседуйте с людьми, придерживающихся иной точки зрения, с целью понять, почему они придерживаются такого мнения.

Кайдзен в моей интерпретации

Неправильно применяя метод кайдзен, можно подвергнуться следующей опасности: чересчур уповать на маленькие действия, а поэтому так и не начать совершать что-то более глобальное.
Я использую кайдзен в основном для настроя на работу (если она мне неприятна). Замечала – даже просто просматривая сайты на нужную тему несколько раз в день, я уже настраиваюсь на выполнение задачи. Появляются мысли, ассоциации, постепенно формируется скелет статьи.
Затем я составляю план. И тут кайдзен бессилен против моего желания все решать методом инноваций)) Но я стараюсь разбивать задачу на мелкие этапы и работать над ней систематически.
Сейчас я работаю над одним крупным проектом, согласно которому мне нужно выдавать ежедневно по 5 000 символов чистыми, без предварительной работы. И если вдруг у меня не получилось сделать этот объем, я все равно открываю документ и пишу столько, сколько могу.

На мой взгляд, SmartProgress и метод кайдзен прекрасно работают в одной упряжке и вот почему:
1. Возможность вести дневник. В нем легко разбить

«С понедельника начну новую жизнь, буду ходить в тренажерный зал, заниматься йогой, делать самомассаж, качать пресс…» - каждый из нас периодически ставит себе какие-то цели и не достигает их, переносит на следующий месяц, на несколько месяцев, на год. Не потому ли это происходит, что мы сразу хотим многого и планы наваливаются на нас тяжелым грузом, не давая в итоге сделать даже самую малость.

Иногда мы рьяно начинаем выполнять задуманное, но прозанимавшись, к примеру, 3 раза в неделю в тренажерном зале по несколько часов, бросаем занятия на долгое время. Почему так происходит? Потому что нагрузка большая, потому что надоедает, а привычка еще не выработана.

Методика Кайдзэн или принцип одной минуты

Существует японская методика «кайдзэн», в которую заложен принцип «одной минуты». Принцип этой методики состоит в том, что человек занимается определенным делом ровно одну минуту, но изо дня в день и в одно и то же время. Одна минута времени - это совсем мало, а значит легко выполнимо для любого человека. Лень не встанет на вашем пути. Те же самые действия, которые вы не хотели выполнять в течение получаса, придумывая отговорки или оправдания, вы с легкостью выполните за минуту.

Попрыгать на скакалке, покачать пресс, сделать гимнастику для глаз, позаниматься йогой, почитать книжку на иностранном языке - когда время ограничено одной минутой, занятия не кажутся вам трудно выполнимыми, а наоборот, приносят радость и удовлетворение. А делая маленькие шаги, вы совершенствуетесь и достигаете больших результатов.

Немаловажно то, что вы побеждаете неуверенность в своих силах, освобождаетесь от чувства вины и беспомощности, ощущаете успех и победу. Вдохновляясь чувством успеха, вы постепенно увеличиваете минутные занятия на пятиминутные и так далее. Потом незаметно подойдете и к получасовым занятиям. Прогресс налицо!

Кайдзен зародился в Японии . Само слово является составным, и включает в себя два других – «кай» (перемена) и «дзен» (мудрость). Автором этой концепции менеджмента является . Он считает, что – это настоящая , которая может быть одинаково успешно применима и в бизнесе, и в личной жизни.

Людям западной культуры японская методика может показаться неэффективной, так как на Западе устоялось мнение, что без больших усилий хороших результатов не добиться. Но масштабные программы, отнимающие много сил, могут сломить человека и остаться безрезультатными. А принцип «кайдзэн» подойдет всем и может быть применим для многих сфер жизни. , например, используют стратегию постепенного и постоянного улучшения в сфере менеджмента.

Осталось только определиться с вашими потребностями и начать применение методики «кайдзэн» на практике.

Материал из Википедии:

Кайдзен, кайдзэн (яп. 改善 кайдзэн, ромадзи Kaizen; встречается неверный вариант «кайзен») - или практика, которая фокусируется на непрерывном совершенствовании процессов производства, разработки, вспомогательных бизнес-процессов и управления, а также всех аспектов жизни.

«Кайдзен» в бизнесе - постоянное улучшение, начиная производством и заканчивая высшим руководством, от директора до рядового рабочего. Улучшая стандартизованные действия и процессы, цель кайдзен - производство без потерь.

Принципы кайдзен

1. Фокус на клиентах - для компании, использующей , важнее всего, чтобы их продукция (услуги) удовлетворяли потребности клиентов.
2. Непрерывные изменения - принцип, характеризующий саму суть кайдзен, то есть, непрерывные малые изменения во всех сферах организации - снабжении, производстве, сбыте, личностных взаимоотношений и так далее.
3. Открытое признание проблем - все проблемы открыто выносятся на обсуждение. (Там, где нет проблем, совершенствование невозможно.)
4. Пропаганда открытости - малая степень обособленности (особенно в сравнении с западными компаниями) между отделами и рабочими местами.
5. Создание рабочих команд - каждый работник становится членом рабочей команды и соответствующего кружка качества (новый для организации работник входит также в состав клуба «первогодок»).
6. Управление проектами при помощи межфункциональных команд - ни одна команда не будет работать эффективно, если она действует только в одной функциональной группе. С этим принципом тесно связана присущая японскому менеджменту ротация.
7. Формирование «поддерживающих взаимоотношений» - для организации важны не только и не столько финансовые результаты, сколько вовлечённость работников в ее деятельность и хорошие взаимоотношения между работниками, поскольку это неизбежно (пусть и не в данном отчётном периоде) приведет организацию к высоким результатам.
8. Развитие по горизонтали. (Личный опыт должен становиться достоянием всей компании.)
9. Развитие самодисциплины - умение контролировать себя и уважать как самого себя, так и других работников и организацию в целом.
10. Самосовершенствование. (Приучи себя определять вопросы, за которые отвечаешь ты лично, в отличие от тех, за которые отвечают другие, и начинай с решения собственных задач.)
11. Информирование каждого сотрудника - весь персонал должен быть полностью информирован о своей компании.
12. Делегирование полномочий каждому сотруднику - передача определённого объёма полномочий каждому сотруднику. Это становится возможным благодаря обучению по многим специальностям, владению широкими навыками и умениями и пр.
13. Управлять - значит начать с планирования и сравнить план с результатом.
14. Анализ происходящего на предприятии и действие на основе фактов. (Делай выводы, опираясь на достоверные данные.)
15. Устранение основной причины и предотвращение рецидивов. (Не путай причину проблемы с её проявлениями.)
16. Встраивание качества в процесс как можно раньше. (Качество должно встраиваться в процесс. Проверка не создает качества.)
17. Стандартизация. (Нужны методы, позволяющие закрепить достигнутый успех.)

Кайдзен в разработке программного обеспечения

В конце 2000-х годов кайдзен стал набирать популярность в индустрии разработки программного обеспечения. В частности, один из создателей методологии Scrum Джефф Сазерленд рассматривает кайдзен как процесс устранения помех (англ. impediments), силами команды (а не одного скрам-мастера). На ретроспективном совещании идентифицируется наиболее серьёзная помеха, и задача по её устранению вносится в следующий резерв спринта (англ. sprint backlog) наравне с другими историями (англ. user stories), то есть вместе с оценкой трудозатрат и приёмочными тестами.

Кайдзен в психологии

Помимо применения в бизнес-сфере, по мнению психологов, применение принципов кайдзен способствуют развитию и достижению успеха как в профессиональной, так и в личной жизни. Любые перемены страшат людей, радикальные или революционные способы достижения поставленных целей часто неуспешны, потому что усиливают этот страх. Однако маленькие шаги кайдзен смягчают отрицательную реакцию мозга, стимулируя и рациональное, и творческое мышление.

Система «Кайдзен» существует в Японии уже много столетий. Это философская система мышления, направленная на постоянное, может быть, почти незаметное совершенствование. Само слово «Кайдзен» переводится как «непрерывное улучшение» (слово состоит из двух иероглифов «кай» – изменение и «дзен» – хорошо). Поговаривают, что именно это философское мышление помогло японской экономике не только оправиться после Второй мировой войны, но и занять лидирующие позиции в мировом бизнесе.

Система «Кайдзен» – учение, философия и стратегия

Система «Кайдзен» учит, что нет ничего постоянного, все течет и изменяется, а постоянные пусть и крохотные шажочки в сторону улучшения лучше, чем рубить с плеча, и уж конечно, лучше, чем вовсе ничего не делать.

Философия «Кайдзен» подразумевает следующие подходы:

• выискивать малейшие возможности для изменения к лучшему во всех сферах. Стоит только начать, как получаться будет все лучше, а со временем войдет в привычку;
• честно признавать существующие проблемы, потому что если замолчать или не заметить проблему, ее невозможно будет решить, развитие остановится или замедлится;
• самодисциплина. Предполагается ежедневный анализ сделанного и возможностей для роста, а также упорное воплощение задуманного в жизнь;
• непрерывное обучение, поиск нового – без этого движение и развитие невозможны;
• доброжелательность, вежливость и толерантность.

Литература о системе «Кайдзен»

Впервые принципы «Кайдзен» миру открыл японец Масааки Имаи, написав и издав в Англии в 1986 году книгу «Кайдзэн: ключ к успеху японских компаний». В 1997 году вышла вторая книга Масааки: «Гэмба Кайдзэн: Путь к снижению затрат и повышению качества», затрагивающая производственные аспекты (гэмба или гемба – это то место, где непосредственно производится продукт: цех, офис, лаборатория) в системе «Кайдзен». Сам Имаи является основателем консалтинговой компании, много лет работал в области рекрутинга и подбора кадров, в настоящее время он основал институт «Кайдзен», где проводится обучение по системе менеджмента с применением системы и оказывается консультационная помощь предприятиям, практикующим «Кайдзен».

Сейчас существует множество статей и пособий, учебников по системе «Кайдзен», все они написаны на основе книг Масааки Имаи и опыте предприятий, практикующих систему в своей деятельности.

Концепция Кайдзен

Основные идеи системы заключаются в том, что производство должно ориентироваться в первую очередь на потребителя. Увеличение прибыли происходит за счет удовлетворения потребностей и требований клиента.

При этом в системе «Кайдзен» важно признавать, что у предприятия существуют определенные проблемы (по философии «Кайдзен» не существует компании, у которой не было бы проблем) и перестраивать систему сознания работников так, чтобы они не боялись штрафа за ошибки, а стремились работать так, чтобы их не допускать.

Цели Кайдзен

Основная цель системы «Кайдзен» – непрерывное улучшение, непрерывный процесс совершенствования. Достигают этого при помощи реализации таких целей:

• повышение производительности;
• улучшение качества продукта;
• улучшение логистики;
• сокращение пустых трат;
• сокращение запасов;
• повышение готовности производственных средств;
• мотивация участников;
• сплочение команды;
• повышение ответственности сотрудников;
• корпоративный стиль управления;
• сглаживание иерархии;
• непрерывное повышение квалификации сотрудников на всех уровнях.

Стратегия Кайдзен

Следует понимать, что система «Кайдзен» направлена на мышление, ориентированное на процесс, а не на результат. Система в первую очередь работает с мышлением. В процесс должны быть вовлечены все: от менеджеров старшего звена до рядовых сотрудников и разнорабочих.

Стратегия «Кайдзен» направлена на долгосрочную перспективу, а не на сиюминутную выгоду. Система предусматривает внимательность к процессу и своевременное устранение непродуктивных потерь, неоправданных затрат материалов, времени и усилий.

Методика Кайдзен

Действия системы «Кайдзен» по непрерывному улучшению направлены в основном на устранение проблем, возникающих в процессе производства. Согласно системе, руководитель должен проводить большую часть своего времени не в кабинете, а на производстве (гембе), потому что именно там происходит основной процесс и нужно разбираться в его тонкостях, чтобы принимать верные решения.

Существует несколько приемов (методик), использование которых на производстве способно повысить продуктивность.

Правило одной минуты

Суть в том, чтобы ежедневно в одно и то же время уделять какому-нибудь занятию одну минуту. С одной стороны, за минуту, казалось бы, не много-то и успеешь, но ведь за шестьдесят секунд вполне можно выполнить гимнастику для глаз, заварить чай, рассортировать документы, выучить новое слово на иностранном языке и еще множество самых разных мелочей. С другой стороны, одна минута – это очень мало и поэтому любой человек может позволить себе такую трату временного ресурса.

Такой ежедневный маленький шажок придает уверенность в своих силах, дарит ощущение успеха, освобождает от чувства беспомощности. Выполнение «одноминутного» дела делает переход к выполнению того же дела по полчаса незаметным и безболезненным. Темп наращивается постепенно: пять минут, десять и вот уже полчаса.

Пять «почему»

При возникновении какой-либо проблемы или неполадки нужно задать вопрос «Почему это произошло?» пять раз. Результаты могут быть поразительными. Например, если сломалась какая-нибудь деталь и из-за этого остановился станок, очевидным ответом на вопрос «Почему остановился станок?» будет «Из-за поломки детали», а решением по устранению – ремонт или замена детали. Но второй и третий ответы на тот же вопрос вполне могут выявить некачественную партию деталей, закупленную из-за их низкой цены, и в итоге привести к пересмотру принципов работы отдела снабжения.

Пять шагов

Этот Кайдзен предусматривает соблюдение пяти правил (шагов):

• упорядочивать незавершенное производство, ненужное оборудование и лишние инструменты, изделия с браком, бумаги и документы;
• держать вещи в порядке (своевременно чинить оборудование, заменять испорченные инструменты, держать их на одном и том же месте и т.п.);
• держать в чистоте рабочее место;
• самому быть аккуратным и чистоплотным;
• соблюдать правила работы и технику безопасности на производстве.

Основные принципы системы Кайдзен

Рассмотрим основные принципы системы Кайдзен.

Главный «Менеджмент»

Чтобы система «Кайдзен» работала, она должна начинаться и поддерживаться руководством предприятия. Поэтому первый и главный принцип системы: менеджмент.

Заключается он в том высшее звено должно постоянно поддерживать и улучшать результат деятельности предприятия. Внимание должно уделяться людям, коммуникации, командной работе, моральным принципам, дисциплине.

Процесс, а не результат

Выше уже неоднократно упоминалось, что система «Кайдзен» ориентирована на процесс, а не результат. Соответственно, на это же и должно быть ориентировано мышление сотрудников на всех уровнях производства, а все ошибки, неполадки и сбои в процессе должны немедленно устраняться.

Цикл «планируй-делай-проверяй-воздействуй»

Для эффективного внедрения системы на предприятии, первым шагом должно стать внедрение следующего цикла для работников:

• установление целей для совершенствования («планируй»);
• реализация плана («делай»);
• контроль за процессом реализации и анализ результата: произошло ли планируемое улучшение, не было ли сбоев в процессе («проверяй»);
• создание и стандартизация новых процедур, направленных на новое улучшение или устранение проблем («воздействуй»).

Если речь идет о новом процессе, то первое действие в цикле рекомендуют менять на «стандартизируй» и каждый раз при обнаружении сбоя задавать вопрос, случилось ли это потому что не было стандарта, потому что ему не следовали или потому что стандарт плохо соответствовал действительности.

Роль качества

В системе «Кайдзен» качество является приоритетом. Поэтому для его достижения не должно быть никаких компромиссов, даже если соблюдение принципа качества ведет к, например, невозможности экономии на затратах на производство.

Сбор сведений

Поскольку система ориентирована на решение проблем, сбор данных и проговаривание существующих неполадок очень важны. Владение всей информацией и данными поможет принять правильное решение.

Потребитель в Кайдзен

«Кайдзен» рассматривает производство как схему: поставщик – потребитель. То есть на каждом этапе производства, пока продукт не будет полностью готов и не поступит в продажу, каждый работник может являться одновременно и поставщиком и потребителем. Например, в процессе выпечки хлеба мельник выступает поставщиком, тестомес, получающий муку – потребителем. Пекарь, который получает тесто, в свою очередь становится потребителем, а тестомес – уже поставщиком. Передавая готовый хлеб реализатору или посреднику, поставщиком становится пекарь и так далее.

Поэтому ответственность за качество должна быть у каждого поставщика и потребителя, только так возможно избежать брака.

Кайдзен-костинг

Система «Кайдзен» в целом предусматривает постоянное улучшение при помощи только внутренних ресурсов предприятия. При этом система реализуется на всех уровнях, в том числе и на финансовом. Чтобы обеспечить определенную себестоимость продукта и снизить затраты на его производство до желаемого уровня, используют систему «Кайдзен-костинг».

Использование такого подхода в производстве позволяет не только сэкономить, но и повысить окупаемость производства в целом, а также остановить убыточную деятельность.

Японская компания Toyota использует Кайдзен-костинг уже более шестидесяти лет и успешно развивается.

Как это работает? Предположим, на производство одной единицы продукта на предприятии тратится определенная сумма. К запланированному числу ее хотят уменьшить до определенной цифры. Помимо проведения бюджетного анализа (выполнение бюджета, причины отклонения от плана, решения по устранению отклонений) применяется двухуровневая система кайдзен-костинг:

• непрерывное уменьшение разрыва между заданной и реальной суммой затрат;
• совершенствование процесса производства, в случае если достигнуть запланированной суммы не получается.

Конечно же, для того, чтобы принцип сработал, нужно взаимодействие всех структур предприятия. Запланированная сумма разбивается на все отделы (структуры) и каждому устанавливается цифра, которую нужно достигнуть. Подобное планирование не затрагивает только отделы закупок и проектные, потому что их деятельность очень сильно зависит от внешних факторов и ценовой политики поставщиков.

Для успешной реализации системы Кайдзен-костинг на предприятии создается комитет по Кайдзен-затратам (сумма на производство одной единицы товара), который отчитывается непосредственно руководству и готовит программу по снижению затрат на всех уровнях предприятия с учетом суммы, которой нужно достигнуть, и сроков, в которые нужно реализовать программу. Комитет контролирует процесс производства, разработки и закупки сырья. Комитет же предлагает пути решения, если предложенные методы по снижению затрат не приносят желаемого результата.

В современном мире производители Японии занимают лидирующие позиции в мире в разных сферах, что помогает стране находиться на четвертом месте в рейтинге мире по объему ВВП. Многие считают, что в большей степени успех связан с высокой работоспособностью населения и правильной управленческой стратегией.

Кайдзен - что это?

Японская философия или практика, делающая акцент на постоянном улучшении процессов производства, оптимизации управления и на повышении всех аспектов жизни сотрудников – это кайдзен. Для самих японцев - это способ правильно организовать производство и наладить взаимодействие работников, чтобы добиться успеха. Его можно использовать в любой сфере бизнеса, государственном управлении и даже в обычной жизни.

Философия кайдзен

Практика, эффективно работающая в Японии, основывается на важных принципах, ориентированных на успех. Ее адепты утверждают, что по рабочему месту каждого сотрудника можно понять их мыслительные способности, а это непосредственно отражается на эффективности труда. Система кайдзен предлагает пять правил по и пространства, которое называют 5S.

1. Seiri – аккуратность. Необходимость исключить из рабочего пространства все лишние детали и процессы.
2. Seiton – порядок. Подразумевает правильное и четкое распределение всех инструментов на рабочем месте. Проводить изменения можно только для проведения оптимизации.
3. Seiso – чистота. Место, где человек работает, должно всегда быть чистым.
4. Seiketsu – стандартизация. Для организации рабочего места и производственных процессов используются строгие правила.
5. Shitsuke – дисциплина. Все сотрудники должны следовать правилам предприятия, без каких-либо отклонений.

Психология кайдзен

Методика является эффективной не только в профессиональной, но и в личной жизни. С этим согласны психологи разных стран. Все дело в том, что люди испытывают страх перед серьезными переменами, а методика кайдзен в психологии подразумевает совершение небольших шагов на пути к успеху, которые будут, наоборот, придавать человеку , заставляя стараться еще больше, используя рациональное и творческое мышление .

Что такое кайдзен-блиц?

Японская философия управления для внедрения в компании требует долгого времени, но есть варианты для быстрого проведения улучшений. Кайдзен-блиц – практический семинар для радикальных изменений, чтобы в короткий промежуток времени улучшить результаты и показатели. В работу вовлекается весь персонал для создания эффективной рабочей машины. Кайдзен-блиц дает шанс сразу убедиться в том, что проведенная работа и внесенные изменения результативны.

Проведение кайдзен-блиц

№1 – Составление планов и подготовка
изучение особенностей производства; выбор и подготовка сферы для внесения изменений; выявление проблемы; выбор участников для команды; разработка мероприятия.
№2 – Проведение кайзен-блица
Первичное знакомство: знакомство команды и распределение обязанностей; определение целей; раздача необходимых материалов; при необходимости проведение обучения.
Понимание реальной ситуации: сбор данных и наблюдение за работой; формирование карты процесса; подсчет времени при выполнении работы; применение разных методов анализа.	Дополнительное время для сбора информации
Внедрение улучшений: предложение новых идей и проверка из жизнеспособности; согласование планов; внедрение разработанных идей; продумывание новых стандартов.
№3 – Презентация результатов
подготовка презентации; распространение результатов; признание отличившихся работников; контроль за исполнением планов.
	Общее время:

Концепция кайдзен

Уникальная японская практика базируется на нескольких основных идеях, которые позволяют раскрыть ее суть.

1. Кайдзен предполагает, что нет предприятия без проблем, но сотрудники не штрафуются при их появлении, а ручаются за то, что они не возникнут.
2. Цель предприятия заключается не в получении прибыли, а в удовлетворении требований клиента.
3. Одна из важных концепций утверждает, что нет ничего идеального и все нужно усовершенствовать.
4. Японская система кайдзен подразумевает творческий подход.

Цели кайдзен

Благодаря правильному использованию японской философии можно в сжатые сроки получить результаты в нескольких направлениях.

1. Работники предприятия обучаются, как бережно относиться к своему рабочему месту.
2. Проводится расширение компетенции для всех сотрудников.
3. Методика кайдзен дает шанс получить финансовые преимущества при незначительных инвестиционных вложениях и временных затратах.
4. Увеличение производительности труда, что приводит к развитию предприятия, повышению прибыли и закреплению его в выбранной сфере.

Инструменты кайдзен

Для внедрения изменений и улучшения качества производства, необходимо использовать ряд инструментов.

1. Уменьшение расходов . Чтобы этого достичь, необходимо постоянно увеличивать эффективность труда и снижать затраты на менеджмент и производство.
2. Организация трудового процесса . Благодаря сохранению идеального порядка на рабочем месте можно в значительной мере повысить продуктивность и эффективность каждого сотрудника.
3. Контроль качества . Приемы кайдзен способствуют выпуску качественной продукции и подбору для каждого конкретного бизнеса подходящей производительности труда.
4. Систематизация . Эффективность предприятия можно поддерживать благодаря обучению и высокой дисциплины сотрудников.

Применение кайдзен

Благодаря использованию японской философии управления можно существенно повысить эффективность производства и продуктивность, а еще наладить рабочие процессы. Стратегия кайдзен подразумевает выполнение определенных шагов:

1. Создание документной базы . Благодаря разработанным указаниям, директивам, правилам и другим документам можно систематизировать процессы производства и управления.
2. Обеспечение порядка на рабочем месте . Каждый сотрудник должен следить за тем, чтобы все инструменты, используемые в работе, находились на своем месте.
3. Четкое распределение обязанностей . Все работки на производстве должны понимать, что входит в их компетенцию и какую работу они выполняют. Это позволит не тратить время и силы напрасно.
4. Объективные требования к работникам . Руководство должно установить четкие нормы производительности и не требовать слишком многого.

Кайдзен в бизнесе

Практика, предложенная Японией, направлена на постоянное улучшение. Каждый начинающий бизнесмен имеет возможность использовать метод кайдзен при формировании собственного предприятия. Для этой цели необходимо соблюдать правила 5S и в работе они выглядят примерно так:

1. Каждый сотрудник в фирме должен понимать, какие дела являются первичными, а какие вообще не требуют внимания.
2. На втором этапе внедрения кайдзен необходимо привести дела в порядок и расставить приоритеты. Сначала лучше использовать тайминг дел, то есть фиксировать время, которое тратится на выполнение каждой задачи.
3. Упорядочить нужно не только свое рабочее место, но и мысли в голове. Поможет в этом ведение дневника.
4. Пришло время систематизировать весь процесс с учетом проведенных ранее изменений.
5. Японская философия кайдзен подразумевает то, что ни в коем случае нельзя сворачивать с выбранного пути и отступать назад.

Кайдзен на предприятии

Все описанные правила для бизнеса актуальны и для других сфер. Представленная методика управления имеет огромное количество принципов, но среди них можно выделить основные кайдзен идеи в производстве.

1. Выявление и открытое признание существующих проблем.
2. Производство должно быть ориентировано на клиентов, то есть на удовлетворение их потребностей.
3. Тесное взаимодействие всех отделов и служб.
4. Развитие поддерживающих взаимоотношений.
5. Самодисциплина сотрудников.
6. Обмен опытом и знаниями.
7. Использование самых известных практик.
8. Обучение персонала многими специальностями.
9. Создание межфункциональных групп, которые находят проблемы и решают ее.

Кайдзен в повседневной жизни

Как уже было сказано, психологи рекомендуют использовать принципы японской философии управления для внесения изменений в свою жизнь, чтобы достичь гармонии и успеха. Поскольку кайдзен для жизни основывается на установлении порядка, первое, что нужно сделать – записать, в каких сферах хочется провести изменения. На следующем этапе необходимо продумать пути решения поставленных задач и начать пошагово к ним приближаться. Есть несколько направлений, которые стоит учитывать:

1. Физическое развитие подразумевает выбор подходящего спортивного направления.
2. Самосовершенствование основывается на выборе деятельности, которая поможет улучшить выбранную сферу жизни.
3. Избавление от стрессовых ситуаций и успокоение.

Кайдзен в личной жизни

Уникальная философия, предложенная японцами, может быть использована в любой сфере жизни. Чтобы понять, как работает кайдзен в жизни, разберем пример, основанный на желании человека придерживаться .

1. Проводим мозговой штурм для определения вещей, которые несут пользу и, наоборот, вредят. Лучше всего все записать.
2. Следующий принцип кайдзен подразумевает проработку действий, например, для снижения калорийности рациона нужно отказаться от сладкого, а для физической активности забыть о лифте и больше двигаться. Начинать рекомендуется с малого.
3. Нельзя забывать о правиле чистоты, поэтому нужно следить за тем, чтобы в доме не было грязного, а еще рекомендуется выбросить все ненужные вещи.
4. Разработайте , которому необходимо четко следовать.
5. Большое значение имеет дисциплина, поэтому не делайте себе поблажек и не отступайте от выбранного пути.

Иногда кажется, что должно произойти что-то очень масштабное, глубокое и серьезное, чтобы жизнь кардинально изменилась. Часто какие-то важные изменения в жизни происходят совершенно вроде бы необычным образом: почему-то незначительное новшество в каком-то рутинном ежедневном процессе может привести к колоссальным переменам внутреннего состояния и, соответственно, внешним событиям. Этот принцип схож с подходом к занятиям фитнесом или похудению: гораздо эффективнее не запираться в спортивном зале на три часа или садиться на жесткую диету один раз в полгода, а хотя бы делать небольшую зарядку и ограничить определенные продукты на постоянной основе.

Подход «больших маленьких шагов» можно встретить в разных философских учениях. Кайдзен — известная система управления предприятиями, которую можно с успехом применять не только в менеджменте, но и в обычной повседневной жизни. Давайте познакомимся с кайдзен и ее инструментами поближе.

Само слово «кайдзен» переводится как «непрерывное улучшение» и отражает присущие японцам последовательность и непрерывное стремление к совершенству. Суть и содержание подхода кайдзен таковы:

Не существует ничего постоянного, все постоянно подвергается изменениям. Но постоянные, пусть и крохотные, шаги в сторону улучшения значительно лучше бездействия или эмоциональной попытки ухватить все и сразу.

Необходимо быть честным с самим собой: признавая существование проблемы, мы одновременно получаем возможность ее решить, а следовательно, улучшить что-то и получить развитие.

Дисциплина и непрерывное обучение — это важно. Если вы решили следовать системе маленьких перемен, то каждый день вы подводите итоги дня, исследуете сделанное и возможности дальнейших изменений. Движение и развитие невозможны также без последовательного и непрерывного воплощения задуманного в жизнь, обучения, поиска нового.

Конечно же, образу мыслей и действий придается большое значение: чтобы постоянные улучшения сопутствовали жизни, ее следует наполнить доброжелательностью, вежливостью и толерантностью.

Все имеет значение: результат важен, но процесс его достижения значит ничуть не меньше. В японских школах с малых лет ребят обучают тому, что малое и большое дело одинаково значимы и что от мелких недоработок могут возникать большие проблемы. Для достижения больших результатов следует постепенно и методично устранять помехи и производить улучшения.

Если вы хотите внедрить подход постепенного улучшения в свою жизнь, то вам придется реализовать так называемые 5S — ключевые шаги, определяющие успех жизни по принципам кайдзен. Это: seiri — аккуратность, seiton — порядок, seiso — чистота, seiketsu — стандартизирование, shitsuke — дисциплина.

Первый шаг. Определяем желаемое изменение и все, что помогает или мешает этому. Уделите немного времени, чтобы поразмышлять о своих целях и тех небольших улучшениях, которые вы бы хотели реализовать. Затем возьмите лист бумаги и, разделив его на две части, запишите в одной колонке все, что мешает создать эти улучшения, а в другую — все, что помогает внедрить их в вашу жизнь.

Если вы не можете точно определить свои цели, то можете использовать еще один инструмент кайдзен — «5 почему». Для прояснения истинных целей вопрос «почему?» задается последовательно пять раз на каждый получаемый ответ. Задав этот простой вопрос несколько раз и каждый раз ответив на него, мы можем добраться до сути проблемы, которая часто прячется за более очевидными, лежащими на поверхности причинами.

Задав этот простой вопрос несколько раз и каждый раз ответив на него, мы можем добраться до сути проблемы, которая часто прячется за более очевидными, лежащими на поверхности причинами.

Второй шаг. После того как вы определили для себя все положительные и отрицательные моменты, составьте для себя идеальную картину, которая включает все необходимые изменения, и определите, какой маленький шаг вы будете осуществлять в ближайший месяц. Например, вы хотите начать здоровый образ жизни, и первым шагом станет внедрение привычки ежедневных прогулок перед сном.

Выбранное изменение может быть совсем на первый взгляд незначительным. В кайдзен есть даже целое «правило одной минуты». Суть его в том, что для изменений вы можете выбрать всего одну минуту в день: вы решаете ежедневно в одно и то же время уделять эту самую минуту какому-то занятию. С одной стороны, за минуту, многого не успеть, но с другой, есть множество полезных дел, которые вполне уместятся в это время: гимнастика для глаз или плеч, сортировка документов, несколько новых слов на иностранном языке, звонок ребенку. При этом в масштабах дня одна минута — это то время, которое может найти каждый. Но даже такой маленький, но ежедневный шажок способен внести много нового в процесс мышления и при этом придает уверенность и дает ощущение успеха. И так медленно, но верно рождается новая полезная привычка.

Третий шаг. Чистота в голове, на работе и дома. Многие современные психологи рекомендуют начать процесс изменений в реальной жизни с генеральной уборки в собственном доме и в виртуальной — с некой медитативной практики внутри собственной головы. В любом случае поддержание чистоты и порядка в мыслях и вокруг себя помогает сохранять силы, поддерживать хорошее настроение и творческий подход к дальнейшим улучшениям.

Четвертый шаг: На этом этапе мы превращаем в привычки те действия, которые раньше требовали усилий и дисциплины, и перенаправляем усилия на то новое, что хотели бы реализовать дальше.

Шаг пятый: Даже если иногда это и сложно, мы помним о главной цели и удерживаемся от соблазна вернуться к прежним вредным и бесполезным привычкам, постоянно совершенствуясь и внедряя все новые и новые способы сделать свою жизнь лучше и интереснее.

Важно понять, что кайдзен — не модная штучка на полгода, не просто набор хаотичных небольших действий, применяемых без цели. Кайдзен — это в первую очередь философия жизни, а потом уже долгосрочная стратегия, которая включает постоянные улучшения каждой сферы деятельности человека, и совершенствование это длится на протяжении всей его жизни.