Din când în când, companiile trebuie să trimită un angajat într-o călătorie de afaceri în altă zonă decât locația întreprinderii pentru a rezolva problemele de producție în interesul companiei. O călătorie de afaceri este considerată a fi îndeplinirea de către un angajat a unei sarcini pentru mai mult de o zi în afara locului său de muncă. Pentru înregistrarea acestuia, șeful trebuie să întocmească un ordin de trimitere a angajatului într-o călătorie de afaceri.

În prezent, comanda de călătorie de afaceri rămâne principalul document obligatoriu atunci când trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri. Din 2015, organizația nu poate întocmi o misiune de muncă, un raport de călătorie de afaceri și un certificat de călătorie de afaceri. Aplicarea lor este lăsată la latitudinea companiei, iar dacă aceste documente sunt utilizate, informațiile despre aceasta ar trebui să fie reflectate în actul intern relevant.

În întreprinderile mari, există și planificarea viitoarelor călătorii de afaceri către anul acesta, care se întocmește sub forma unui grafic aprobat.

Cu câteva zile înainte de călătoria de afaceri, managerul decide să trimită angajatul în conformitate cu nevoile întreprinderii. El poate emite o misiune sau în oral instruiți departamentul de personal să întocmească o comandă pentru o călătorie de afaceri. Totodată, acesta trebuie să indice persoanele responsabile, scopul, locul și durata călătoriei. Prin urmare, pentru a evita neînțelegerile, este totuși de dorit să se întocmească o justificare documentară care să cuprindă toate aceste informații.

Pe baza comenzii primite, inspectorul departamentului de personal intocmeste un ordin de deplasare de afaceri si aduce continutul acestuia la cunostinta angajatului trimis in deplasare de afaceri. Acest document este necesar pentru a obține finanțare pentru cheltuieli viitoare, precum și design corect absența unui angajat. După familiarizare, angajatul, de regulă, face notificare cu un calcul preliminar al costurilor viitoare ale călătoriei, pe baza cărora i se alocă bani lichizi.

O călătorie de afaceri în foaia de pontaj este marcată cu o literă specială de cod „K” sau digital „06”. LA timp oferit angajatul își păstrează a lui timpul de lucruși câștigurile medii.

La discreția conducerii din organizație, aceștia pot întocmi un certificat de călătorie, în care se face o notă în ziua plecării salariatului. De asemenea, dacă acesta este setat regulile interne fluxul documentelor, apoi la plecarea și sosirea angajaților, un lucrător de personal poate face notițe în registrul lucrătorilor detașați.

Cum se scrie o comandă de călătorie

Ordinul este emis fie pe, fie prin utilizarea formularelor unificate T-9 sau T-9a. Programe specializate oferă posibilitatea de a completa automat comenzi pe formulare standard.

În partea de sus a documentului se înregistrează numele companiei, codul de înregistrare în statistică. În continuare, se indică data emiterii ordinului, numărul acestuia în ordine, care se consemnează în registrul de înregistrare a întreprinderii.

După aceea, este necesar să completați datele personale ale angajatului trimis într-o călătorie de afaceri, numărul său de personal, funcția, numele unității structurale - locul său de muncă în organizație.

Comanda pentru o călătorie de afaceri trebuie să conțină în mod necesar informații despre locul călătoriei de afaceri cu o defalcare a țării, orașului și denumirea organizației gazdă. Completați, de asemenea, informații despre durata călătoriei în zile calendaristice cu data exactă a începutului și a sfârșitului călătoriei de afaceri.

Mai jos trebuie să faceți o înregistrare despre scopul trimiterii angajatului într-o călătorie de afaceri și să determinați organizația care va finanța această călătorie.

Inspectorul de personal trebuie să completeze motivul călătoriei. Acesta poate fi un contract, un plan de călătorie, o misiune de muncă (dacă există), etc.

Documentul este certificat prin semnătura conducătorului societății indicând funcția acestuia și datele personale.

Este necesar să se informeze angajatul cu ordinul împotriva semnăturii cu decodarea numelui complet și a datei semnării.

Nuanțe

La trimiterea unui grup de angajați ai companiei, se poate emite un ordin general în formularul standard T-9a. În ea, datele sunt prezentate sub forma unui tabel, în coloanele căruia toți angajații trimiși într-o călătorie de afaceri sunt indicați prin nume, iar în rânduri sunt indicate detaliile necesare.

Practic, călătoriile de afaceri sunt finanțate pe cheltuiala organizațiilor care își trimit angajații. În practică, există cazuri în care aceste costuri pot fi suportate de o organizație terță (de exemplu, partea gazdă). În acest caz, rândul corespunzător indică numele întreprinderii, care este diferit de compania care angajează angajatul.

Activitatea economică a unei entități comerciale nu poate fi limitată la o singură localitate. Uneori, pentru a îndeplini o anumită sarcină, angajații săi trebuie să plece în călătorii de afaceri. În conformitate cu legislația în vigoare, trimiterea unui angajat într-o astfel de călătorie include întocmirea unui astfel de ordin ca ordin de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri.

În rândurile următoare, trebuie să notați numărul angajatului conform fișei de pontaj, care i se atribuie la întreprindere la admitere, precum și numele complet al acestuia.

După aceea, se indică denumirea departamentului în care lucrează angajatul, precum și funcția sau profesia deținută de acesta în organizație.

Mai jos, formularul T-9 presupune introducerea informațiilor despre locul unde este trimis angajatul. Aici puteți introduce țara, orașul sau numele organizației gazdă.

După aceea, se introduce durata călătoriei de afaceri, iar datele de început și de sfârșit ale călătoriei sunt indicate chiar mai jos.

În secțiunea următoare, este necesar să se reflecte scopul viitoarei călătorii de afaceri, așa cum este menționat în raportul sau planul aprobat.

După aceea, comanda reflectă sursa din care vor fi finanțate cheltuielile pentru următoarea călătorie de afaceri.
În continuare, trebuie să notați numele documentului și detaliile acestuia, pe baza cărora se formează ordinea capului.

După aceea, comanda trebuie vizată de conducerea companiei cu aplicarea poziției și a datelor acesteia.

Atenţie! Lucrătorul detașat trebuie să fie familiarizat cu acest ordin, în timp ce pe ordin trebuie să facă o notă sub formă de viză și să noteze data la care a fost citită comanda.

În baza ordinului emis, persoanele responsabile plătesc înainte de călătoria de afaceri sumele pentru acoperirea costurilor călătoriei, inclusiv diurnele pentru călătoriile de afaceri.

O mostră de completare a unei comenzi pentru o călătorie de afaceri în formularul T-9a

Când este necesar să trimiteți mai mulți angajați într-o călătorie de afaceri deodată, atunci în acest caz se utilizează formularul de comandă t-9a. În formularul standard sunt incluse coloane pentru a reflecta călătoria a trei persoane. Dacă este necesar, formularul poate fi extins pentru numărul necesar de angajați.

Documentul se completează după cum urmează. Numele complet al companiei este introdus în partea de sus, iar următoarea în coloana din dreapta este codul acesteia conform directorului general OKPO.

Documentul în sine arată ca un tabel. Liniile conțin indicatori care trebuie notați pentru fiecare dintre angajați. Datele despre acestea din urmă sunt introduse în coloane. Rândurile din acest tabel nu sunt numerotate.

Prima linie conține nume complete. angajații care pleacă în călătorii de afaceri. Următoarea linie conține numerele de personal ale acestora.

În al treilea rând trebuie să scrieți numele departamentelor în care lucrează angajatul. În al patrulea - numele posturilor lor, așa cum este indicat în tabelul de personal.

Rândul următor ar trebui să includă detalii de călătorie. Acesta, la rândul său, este împărțit în mai multe subșiruri.

În al cincilea și al șaselea, trebuie să scrieți numele țării și orașului în care va fi călătoria, precum și numele organizației gazdă.

Urmează rândurile a șaptea și a opta - trebuie să noteze zilele de început și de sfârșit de călătorie pentru fiecare dintre angajați. Al nouălea este numărul de zile de călătorie pentru fiecare călător de afaceri. A zecea linie ar trebui să precizeze rezumat scopul călătoriei.

A unsprezecea linie - indică sursa de fonduri din care se plătește călătoria. De obicei, acestea sunt fonduri proprii ale companiei, dar în unele cazuri gazda poate plăti pentru călătoria de afaceri.

Al doisprezecelea rând servește la confirmarea faptului că angajatul a citit comanda. În ea, trebuie să-și pună semnătura și data când a făcut acest lucru.

În partea de jos a documentului, după tabel, există o linie în care este necesar să se introducă informații despre documentul pe baza căruia este emisă călătoria de afaceri.

Ordinul completat este semnat de directorul companiei.

Documente relatate

Atunci când se întocmește o comandă de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri, împreună cu acesta poate întocmi un specialist de personal documente aditionale.

Este important de reținut că unele dintre ele nu mai sunt obligatorii, dar ar trebui întocmite dacă este specificat în mod expres în politica contabila:

• Certificat de comandă. Este necesar să se pună mărci sub formă de sigilii ale firmelor primitoare. Nu este obligatoriu, dar poate fi folosit de angajator dacă dorește.
• Atribuirea serviciului. Un document sub formă de T-10, care conținea o listă de sarcini - angajatul lor trebuia să completeze în timpul călătoriei. Acum este recunoscut și ca opțional.
• Jurnalul lucrătorilor în călătorii. Este necesar să faceți o notă în ea atunci când angajatul pleacă într-o călătorie de afaceri și sosirea lui la companie. Înregistrarea este acum opțională.
• Notă de service.Întocmită de angajat cu justificarea sumei sumei contabile solicitate pe durata călătoriei de afaceri. O altă notă poate fi emisă la sosirea dintr-o călătorie de afaceri cu o solicitare de a plăti costul achiziționării de combustibil și lubrifianți - dacă angajatul a folosit o mașină personală.

Comandă pentru o călătorie de afaceri (formularul T-9, T-9a)- un document administrativ care trimite un angajat al organizației într-o călătorie de afaceri. Dacă devine necesar să trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri, atunci în primul rând trebuie să întocmiți o comandă adecvată. Ministerul Finanțelor a elaborat formularele unificate T-9 pentru un angajat și T-9a pentru un grup de angajați; va fi cel mai ușor să utilizați aceste formulare. Puteți descărca formularele T9 și T9a la sfârșitul articolului.

Cum se scrie o comandă de călătorie? Luați în considerare completarea unei comenzi folosind exemplul unei călătorii de afaceri pentru un angajat în formularul T9.

O mostră de completare a unei comenzi pentru o călătorie de afaceri (formularul T-9)

În formularul unificat T-9, totul este gândit, așa că completarea acestui formular nu va cauza dificultăți. Luați în considerare principalele date din document:

• Stabilim data executării comenzii, îi atribuim un număr individual. De asemenea, în partea de sus a formularului, nu uitați să indicați numele organizației și OKPO-ul acesteia.
• În corpul comenzii, indicăm datele personale ale angajatului trimise într-o călătorie de afaceri: numele complet, funcția, subdiviziune structurală, precum și numărul de personal care i-a fost atribuit la angajare.
• Indicăm informații despre locul direcției angajatului, adică la ce decontare este trimisă persoana detașată și la ce organizație.
• Condițiile călătoriei de afaceri sunt indicate în cifre, prima zi a călătoriei de afaceri este ziua plecării din localitate loc de muncă permanent, ultima zi este ziua sosirii la locul de muncă permanent.
• Noi prescriem scopul călătoriei în funcție de cel eliberat angajatului.
• Dacă este necesar, completați rândul „călătorie de afaceri în detrimentul fondurilor”, indicați sursa de finanțare pentru călătoria de afaceri.

De regulă, șeful departamentului în care lucrează angajatul întocmește o atribuire a locului de muncă, care este dată în ordinul unei călătorii de afaceri în rândul „motiv”. Șeful organizației semnează ordinul, apoi îl informăm pe angajat cu comanda, în timp ce acesta își pune semnătura ca semn al consimțământului său.

Cursul de autor al Olga Likina (Contabil M.Video Management) este excelent pentru organizarea evidenței personalului într-o companie pentru începători și contabili ⇓

Un exemplu de emitere a unei comenzi pentru o călătorie de afaceri pentru un angajat

Sfera de activitate a firmei este rareori în aceeași localitate. Prin urmare, din când în când administrația companiei își poate trimite angajații cu diverse sarciniîn călătorii de afaceri. Legislația în executarea lor impune respectarea unei anumite proceduri, care include în mod necesar un ordin de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri.

Normele de legislație introduse recent determină că ordinul de trimitere într-o călătorie de afaceri este principalul document care oficializează și reglementează călătoria de afaceri a angajatului.

Acum, multe organizații nu pot compila următoarele documente:

• Rapoarte de călători.

Aceste documente se întocmesc dacă întreprinderea consideră că sunt necesare pentru aceasta. Totodată, includerea lor în fluxul de documente al firmei trebuie să fie indicată în politica contabilă a întreprinderii. Companiile mari elaborează anual un plan de călătorie pentru anul în curs, care este aprobat de conducerea companiei.

În alte firme și în caz de nevoie urgentă, persoana responsabilă pe numele administrației întocmește un memoriu în care justifică de ce este nevoie, perioada acesteia, și propune și candidați cărora le cere să fie trimiși într-o astfel de călătorie de afaceri. . De regulă, acestea pot fi scopuri de producție sau reprezentative.

Pe baza documentului primit, șeful ia o decizie. El poate informa verbal persoana responsabilă sau poate scrie o sarcină pentru a întocmi o comandă scris.

O comandă de călătorie de afaceri poate fi pregătită de un funcționar sau de un specialist serviciul de personal. Pentru designul său este folosit formă unificată t-9, care este aprobat de Rosstat. Totodată, dacă un angajat se deplasează, atunci ordinul se întocmește în formularul T-9, iar dacă un grup de angajați se poate aplica formularul T-9a.

După semnarea și atribuirea unui număr, formularul T-9 este trimis spre familiarizare persoanelor indicate în acesta. Pe viitor, copii ale comenzii sunt transferate departamentului de contabilitate pentru a procesa finanțarea cheltuielilor pentru următoarea călătorie, inclusiv pentru ca angajații să poată primi indemnizații zilnice în timpul călătoriilor de afaceri.

Atenţie! Pe lângă comandă, pentru a primi bani pentru o călătorie, călătorii de afaceri trebuie să-și calculeze aproximativ cheltuielile pentru o călătorie de afaceri și să depună o cerere pentru emiterea lor către director. descrise în instrucțiuni pas cu pas.

De asemenea, o copie a unui astfel de ordin trebuie să fie la persoana care este angajată în foile de pontaj, ca document justificativ al absenței respectuoase a angajatului de la locul său principal de muncă. În același timp, înregistrarea unei călătorii de afaceri la se realizează cu cifrurile 06 sau „K”.

Descărcați modelul și formularul de comandă

Descărcați formularul de comandă pentru o călătorie de afaceri pentru un angajat în formularul T-9:

Descărcați în format Word.

Descărcați în format Excel.

Descărcați formularul de comandă pentru o călătorie de afaceri pentru mai mulți angajați în formularul T-9a:

Descărcați în format Word.

Descărcați în format Excel.

Exemplu de umplere a comenzii:

LA format PDF.

În format PDF.

Cum se emite o comandă pentru călătoria de afaceri a unui angajat în formularul T-9

Formularul de comandă de călătorie T-9 este utilizat atunci când un angajat trebuie trimis într-o călătorie.

În partea de sus a formularului este scris numele complet al companiei, iar lângă acesta, într-o coloană separată, este aplicat codul acesteia conform OKPO.

Mai jos este numărul comenzii și data la care a fost emisă. Ca întotdeauna, sub acest număr va fi necesară înregistrarea documentului în registrul de comenzi pentru întreprindere.

După aceea, sunt înregistrate date despre angajatul însuși - numele complet, numărul de personal, numele unității și funcția.

În plus, sunt indicate informații despre scopul călătoriei - în ce țară și oraș se duce angajatul, precum și numele companiei gazdă. Aici trebuie să menționați și datele de început și de sfârșit ale călătoriei, durata acesteia în zile calendaristice.

Scopul pentru care a fost întreprinsă călătoria este apoi înregistrat pe scurt.

Atenţie! Uneori există situații în care costul călătoriei este suportat integral de gazdă - de exemplu, plecarea comandantului pentru punerea în funcțiune a noilor echipamente.

Pe stadiu final este indicat motivul călătoriei.

Poate fi:

• Program de calatorie.
• Atribuirea serviciului.
• Un acord încheiat cu un client, de exemplu, pentru întreținerea echipamentelor etc.

După ce ordinul de trimitere a angajatului într-o călătorie de afaceri este complet completat, acesta este semnat de șeful organizației.

O mostră de completare a unei comenzi pentru o călătorie de afaceri în formularul T-9a

Acest formular este cel mai bine utilizat atunci când mai mulți angajați pleacă într-o călătorie de afaceri deodată. Forma standard Comanda t-9a include coloane pentru introducerea informațiilor despre trei angajați, dar dacă este necesar, poate fi extins.

Luați în considerare cum să completați acest document. Numele companiei este scris în partea de sus, vizavi în dreapta este codul acesteia conform directorului OKPO.

Mai jos este scris număr de serie comanda și data la care a fost emisă. Sub acest număr, documentul va trebui să fie înregistrat în registrul comenzilor pentru întreprindere.

Partea principală a documentului este un tabel mare. În el, coloanele sunt diferiții angajați, iar rândurile sunt informațiile furnizate despre aceștia. Liniile nu sunt numerotate.

Prima conține numele complete. lucrătorii care călătoresc.

A doua linie reflectă numărul de personal.

Al treilea rând conține numele departamentelor în care lucrează, iar al patrulea - numele complet al posturilor lor conform personal.

Urmează o linie mare care indică detaliile complete ale călătoriei. Acesta, la rândul său, este împărțit în mai multe mai mici. În al cincilea și al șaselea, sunt înregistrate țara și orașul în care merg călătorii de afaceri și numele companiilor gazdă.

În plus, rândurile a șaptea și a opta sunt datele de început și de sfârșit ale călătoriilor. Al nouălea reflectă durata călătoriei de afaceri a fiecărui angajat în zile. A zecea linie este un rezumat al scopului pentru care fiecare dintre angajați pleacă într-o călătorie.

Al unsprezecelea rând indică pe cheltuiala cui este finanțată călătoria de afaceri.

A douăsprezecea linie este concepută astfel încât de fiecare dată angajații să citească conținutul comenzii și să își pună semnătura și data pe acest rând.

După tabel, există o linie în care trebuie să indicați motivul trimiterii angajaților într-o călătorie - numele documentului și detaliile acestuia.

Ordinul este semnat de șeful companiei.