Не рубль, не евро и даже не доллар. Время – вот главная валюта, которой всегда не хватает любому проекту. А беспорядок в хранении информации – один из главных пожирателей этой валюты.
Прямо сейчас теряют время и нервы миллионы замечательных специалистов своего дела. Одному никак не удается найти документ, которого ждет начальник или клиент. Другому – собрать для подготовки аналитического отчета файлы с фактами, разбросанными по всему компьютеру. Третьему – придумать слова оправдания перед партнером, которому по ошибке была отослана устаревшая копия договора и т.д., и т.п.
Прямо сейчас вы можете познакомиться с простыми правилами наведения и поддержания порядка в файлах и папках, которые сэкономят многие часы вашего рабочего и личного времени.
Поддержание порядка в файлах и папках – это базовый навык, без которого работа с информацией никогда не станет по-настоящему эффективной. К сожалению, этому навыку не учат ни в школе, ни в вузе, ни на работе. Те, кому очень нужно – доходят своим умом, придумывают собственные правила. Но даже если вы из их числа – возможно, вы найдете что-то полезное для себя в моей системе?
Опираясь на свой опыт пользователя ПК, специалиста по работе с информацией и тренера, в рамках я написал мини-книжку «Как навести порядок на компьютере раз и навсегда» (распространяется бесплатно). В этой книжке я объясняю, как пользователи своими руками превращают информационный поток в информационный хаос – и предлагаю три простых алгоритма, позволяющих вновь превратить хаос в порядок. И тем самым – вернуть себе полный контроль над своими проектами, сэкономить время, снизить уровень стресса, высвободить ресурсы собственной памяти.
Мини-книжка войдет как приложение в большую книгу – об управлении личными информационными потоками. Но это потом. А пока – прямо сейчас предлагаю вашему вниманию отрывок о наведении порядка на самом заметном и оживленном «перекрестке» компьютера – на его «Рабочем столе».
Шаг первый: наводим порядок на «Рабочем столе»
Знакома ли вам эта картина?
Это – типичный «Рабочий стол» типичного персонального компьютера. Его хозяин три месяца собирался с духом – и только что удалил часть файлов, смысл жизни которых был позабыт еще в прошлом веке. Теперь будет куда сбрасывать новые! 🙂
А к концу рабочего дня мой знакомый обещает выстроить оставшиеся файлы стройными рядами, чтобы не стыдно было демонстрировать компьютер постороннему взгляду. А после Нового года, честное слово, доберется и до папки «Мои документы». Там, правда, файлов в сто раз больше. Может, существует умная программа, которая все сделает сама?
Да, отвечаю я, есть программы, способные по нажатию одной кнопки удалить все файлы определенного размера, «возраста», формата и т.п.. «О, нет, так можно потерять много важной информации!» – грустнеет мой знакомый. И делится проблемами, на которые мне жаловались многие люди множество раз.
Проблемы Сергея Петровича
Назову своего знакомого Сергей Петрович Полторанин . Амбициозный и перспективный менеджер, начальник отдела растущей фирмы, слушатель программы Executive MBA.
Времени нет, говорит Сергей Петрович. Времени нет всегда. Поэтому хочется сэкономить время на мелочах. Например, когда нужно придумать имя новому файлу, Сергей Петрович называет его первым пришедшим в голову словом и кладет в папку, которая ближе лежит. Уже через пару-тройку недель он будет ломать голову: а для чего создавалась эта папка? что скрывается в этих файлах? почему на одну и ту же тему заведено несколько папок с похожими названиями, размещенных в разных местах компьютера?
Сергей Петрович в свое время проштудировал книгу «Windows для «чайников» – и прекрасно осведомлен о том, что в эту «операционку» встроена поисковая система. Но она слабо помогает. Потому что на запрос по ключевому слову система находит полторы сотни файлов – и каждый из них приходится открывать вручную, только чтобы вспомнить его содержание (терпения хватает лишь на десяток-полтора). Попробуй, подбери ключевое слово, присутствующее в нужном документе и отсутствующее во всех остальных, если давно позабыл детали их содержания! Да и названия файлов никаких намеков не содержат…
За три года работы в фирме наш герой накопил массу информации по любому вопросу, который входит в его компетенцию. Но реально использует для анализа только небольшую ее часть: почти никогда нет времени, чтобы в нужный момент «собрать в кучу» все, что относится к теме. Каждая «поисковая операция» отбирает у него не только время, но и силы. Еще больше напрягает необходимость удерживать в голове странные названия и нелогичное расположение файлов, используемых в текущем проекте. Плохо структурированная информация – это как заноза в мозгу, которая инфицирует организм усталостью и отбирает ресурсы памяти.
Еще больший стресс возникает, когда звонит директор или деловой партнер, просит срочных уточнений по одному из проектов и с плохо скрываемым нетерпением говорит: «Не будем вешать трубку, я подожду». А ты лихорадочно начинаешь искать то, чего не можешь вспомнить, там, где этого нет.
И настоящий апофеоз информационного хаоса – когда выясняется, что из нескольких копий одного файла, разбросанных по компьютеру, ты умудрился отправить партнеру самую старую, даже не отредактированную, с грамматическими и статистическими ошибками.
А ведь хочется не только работать, но и развиваться! Становиться экспертом, использовать накопленные знания для карьерного роста! Но девять десятых скаченных из интернета электронных книг и статей вряд ли когда-нибудь будут прочитаны, потому что Сергей Петрович давно не может вспомнить ни авторов, ни названий, ни затронутых тем – ни, тем более, поводов, которые каждый раз заставляли его пополнять свою «копилку знаний». Тем не менее, он продолжает азартно реагировать на книжные рекомендации друзей и коллег в социальных сетях.
Одно утешает Сергея Петровича. Когда он осторожно поинтересовался у сотрудников отдела, как они работают с информацией, выяснилось, что у них – похожие проблемы. Как и у главбуха Светланы Николаевны. Как и у жены – кандидата наук, доцента местного вуза. Как и у сына-студента – несмотря на то, что тот активно пользуется новомодными гаджетами и интернет-сервисами, в т.ч. для работы с информацией.
Еще несколько важных штрихов к портрету Сергея Петровича Полторанина. Возможно, вы представили его неорганизованным, рассеянным охламоном. И ошиблись. На его рабочем столе и в блокноте-органайзере – всегда идеальный порядок. Сергей Петрович никогда не нарушает обещаний, сдает проекты в срок, не опаздывает на встречи, не обманывает сотрудников, не теряет ключи от машины – и очень не любит необязательных, неряшливых людей. Родители, школа, институт, книги – все внесли вклад в обучение Сергея Петровича правилам самоорганизации в реальной жизни.
Но, увы: с помощью книжки «Windows для «чайников» и другой компьютерной литературы Сергей Петрович сумел освоить лишь элементарные операции с файлами: «создать», «копировать», «вставить», «удалить» и т.п. – но эти команды сами по себе не создают порядок (потому что хаос – тоже создается с их помощью!). А курсов и тренингов, где учат чему-то большему, Сергею Петровичу никто не предлагал. Возможно, чему-то полезному в области структурирования данных наш герой мог бы научиться на библиотечном факультете или на семинарах для конкурентных разведчиков. Но не осваивать же вторую профессию, дабы получить базовый инструмент для первой?!
Решение проблем Сергея Петровича
Итак, давайте начнем шаг за щагом решать проблемы нашего героя. Вы удивитесь, насколько просты эти решения.
Очистка «Рабочего стола» – первый шаг, потому что самый простой. Чтобы решить проблему хаоса на конкретном «Рабочем столе» раз и навсегда, вам потребуется полчаса, от силы – час. Может даже оказаться в итоге, что вы больше времени потратите на прочтение этого отрывка. 🙂 Зато, прочтя его – сможете в любой момент воспользоваться предложенным алгоритмом с полным пониманием всех его тонкостей и вариантов применения.
Помните, как наш герой собирался выстроить файлы стройными рядами, чтобы его «Рабочий стол» выглядел прилично в глазах офисных посетителей? Я еле отговорил его от этой затеи, бесполезной с точки зрения наведения порядка в документообороте. Файлы – не кухонный сервиз: при работе с файлами важно не столько отсутствие хаоса, сколько наличие системы. 🙂
Приведу в пример ученых мужей недавнего прошлого, многие из которых активно использовали в работе домашнюю библиотеку. Невозможно представить, что настоящий исследователь и энциклопедист станет расставлять тома на книжной стенке по цвету и размеру корешков. С обывательской точки зрения это был бы идеальный порядок, полная победа над хаосом. Но только обладатель феноменальной памяти сможет сопоставить классификацию книг по цвету корешков с их классификацией по содержанию. А у обычного человека каждый (!) поиск справочных материалов будет занимать часы вместо минут и секунд.
Разумеется, профессионалы раскладывают свои книги исключительно по содержанию: темам, жанрам, авторам и т.д. – и прекрасно обходятся без книжного каталога. Я и сам могу без всяких усилий найти любую из тысяч книг в моей библиотеке. Достаточно протянуть руку в нужном направлении – и взять.
Трюк «Найти позабытое»
Заметьте: память у меня – отвратительная. Я вообще считаю, что необходимость удерживать в памяти более семи однотипных объектов следует приравнять к пыткам, запрещенным Конвенцией ООН еще 30 лет назад. Тем не менее, я легко ориентируюсь в своей библиотеке.
Все, что мне необходимо помнить – это принцип , по которому разложены книги (четыре стеллажа поделены между справочной, деловой и художественной литературой; средние полки отданы наиболее востребованным темам, нижние – менее, а верхние – наименее востребованным; авторы внутри тем расставлены по алфавиту).
Когда возникает необходимость найти книгу, я по этому принципу, как по шаблону, за доли секунды заново «переизобретаю» в уме структурную схему своей библиотеки. После этого мне достаточно отдать себе отчет , в каком «узле» этой структуры должна храниться нужная книга.
Заметьте, я не сказал: «где хранится» – я этого не способен запомнить. Я сказал: «где должна храниться». Согласно структурной логике библиотеки.
Как правило, я достаточно точно угадываю примерное направление поиска. Когда я подхожу к определенной полке, мне остается бросить взгляд влево-вправо-вверх-вниз, чтобы скорректировать поиск. В этот момент я действительно начинаю припоминать закрепленную за отдельными полками тематику книг и примерное расположение авторских подборок. И вот уже, несмотря на хиленькую «мышцу памяти», я держу нужную книгу в руках.
Проходит время, я покупаю новую книгу – и сходу нахожу для нее подходящее место, где она никогда не затеряется. Перечитанную книгу – тут же возвращаю на свое место. А с остальных – раз в неделю стираю пыль. 🙂 Словом, трачу на поиск и поддержание порядка в книгах минимум времени, ресурсов памяти и волевых усилий.
Повторяем трюк на «Рабочем столе» ПК
Давайте вернемся в кабинет Сергея Петровича Полторанина. Помните, как выглядел «Рабочий стол» на мониторе его ПК (см. картинку в начале поста)? Мы поколдовали с владельцем компьютера около получаса – и вот результат (см. картинку ниже).
Разумеется, главная фишка не в том, что мы с Сергеем Петровичем удалили три четверти файлов с «Рабочего стола» и освободили девять десятых его поверхности. Хотя чистый стол, согласитесь, вдохновляет. 🙂
Но основная фищка в том, что на «Рабочем столе» появились определенные зоны (своего рода, «книжные полки»), привязанные к файлам определенного назначения.
Это лишь один из многочисленных возможных вариантов группировки на «Рабочем столе» файлов различного типа и назначения (точнее, ярлыков к этим файлам). В данном случае, в левом верхнем углу были размещены ярлыки наиболее востребованных пользователем компьютерных программ. В правом верхнем углу – ярлыки чаще всего используемых папок с файлами. В левом нижнем углу – ярлыки электронных книг, которые вы сейчас читаете. В правом нижнем углу – ярлыки документов, которые вы редактируете в текущий период времени.
На картинке были использованы четыре естественных зоны – четыре угла «Рабочего стола». Но количество выбранных зон зависит только от ваших задач и стиля работы. Мне, например, достаточно двух «книжных полок» (в левом верхнем углу я храню текущие документы, в правом верхнем – регулярные «напоминалки» и «правила жизни» для себя). А вы, если захотите, можете создать до девяти рабочих зон (мысленно разделите «Рабочий стол» на 9 частей, подобно грани «кубика Рубика»). Конечно, если в этом есть реальная необходимость. Если ее нет – лучше ограничьтесь минимумом.
Совершенно иным, чем на картинке, может быть и назначение зон. Например, можно вообще отказаться от размещения на «Рабочем столе» ярлыков программ – и хранить их исключительно на «Панели задач» (на полоске в нижней части экрана) либо в меню кнопки «Пуск» (пользователи Windows 8 могут загружать лотки интерфейса «Метро»).
Вы можете отдать предпочтение совершенно другим типам документов: например, обновлениям семейного фотоальбома, спискам дел на неделю, месяц квартал, год, видеофильмам для просмотра в ближайший уик-энд и т.п.
Вообще, назначение зон зависит исключительно от ваших потребностей: дизайнер создаст один набор «книжных полок», юрист – абсолютно другой, начальник отдела продаж – третий, бухгалтер – четвертый и др. Естественно, каждый из них также будет с разной скоростью обновлять файлы на «Рабочем столе» (поскольку у каждого специалиста – свой рабочий ритм, свой темп информационной жизни).
Самое главное:
а) всегда используйте «книжные полки» строго по назначению
(то есть никогда не добавляйте на «Рабочий стол» ярлыки файлов, для которых не предусмотрено рабочей зоны):
б) добавляйте ярлыки только самых важных файлов,
используемых в данный момент (советую ввести ограничение – до 7 файлов на одной полке, а остальные – размещать в файловых каталогах).
Кстати, вы обратили внимание, что я все время говорю о ярлыках , а не о самих файлах? Да-да, размещайте на «Рабочем столе» именно ярлыки, а не сами файлы.
Во-первых, всегда есть риск нечаянно смахнуть содержимое «Рабочего стола» в «Корзину». Если это были ярлыки – сами файлы не пострадают.
Во-вторых, если у посетителя, который присел на минуту возле вашего компьютера в отсутствие хозяина, возникнет соблазн стащить несколько файлов с «Рабочего стола» – ваша привычка размещать ярлыки значительно замедлит эту диверсию (чтобы узнать реальное расположение файлов-оригиналов, злоумышленнику придется заглянуть в «Свойства» каждого ярлыка, запомнить путь, пройти по нему, найти файл и скопировать его на флешку).
В-третьих, если у вас на «Рабочем столе» размещены файлы – компьютер загружается медленнее. Если файлы заменить ярлыками – гораздо быстрее.
Генеральная уборка на «Рабочем столе» (и компьютере в целом) дает три практических выгоды и один мотивационный бонус. Выгоды:
- Вы экономите свое время, нервы, энергию при поиске нужных документов.
- Вы экономите время, нервы, энергию деловых партнеров, клиентов, руководителей, которые ждут вашей информации.
- Вы тратите меньше времени, нервов, энергии на сложные проекты – да, теперь вы можете смелее браться за сложные проекты! – поскольку вам не представляет особой сложности собрать десятки документов по теме из разных папок .
Мотивационный бонус: лицезрение порядка вдохновляет на его дальнейшее поддержание. 🙂
Итак, пора приступить к практике. Не предлагаю прямо сейчас заняться наведением порядка на вашем «Рабочем столе» Windows. Вначале налейте себе свой любимый чай или кофе. Затем распечатайте следующую страницу и – следуйте инструкциям!
Алгоритм «книжной полки»
1. Выберите время, когда вас никто не потревожит. Даже при максимальной засоренности «Рабочего стола» вам вряд ли потребуется больше часа.
2. Посредине «Рабочего стола» создайте папку «Очистка» . Раскройте папку (не на весь экран) и перетащите в нее все файлы с «Рабочего стола» (кроме иконок «Мой компьютер» и «Корзина» ).
3. Определитесь, какие программы, папки и файлы являются для вас объектами первой необходимости. Назначьте для выбранных вами типов объектов определенные зоны «Рабочего стола». Например:
- в левом верхнем углу разместите ярлыки важнейших программ;
- в правом верхнем углу – ярлыки самых активно используемых папок;
- в левом нижнем углу – ярлыки книг, которые сейчас читаете:
- в правом нижнем углу – ярлыки самых важных документов.
Количество, расположение и назначение зон может быть иным, в зависимости от ваших задач и стиля работы.
4. Завершив обустройство «Рабочего стола», перенесите из папки «Очистка» второстепенные, но необходимые файлы в папку «Мои документы» . Ненужные файлы – удалите вместе с папкой «Очистка» .
5. Когда полностью прочтете эту мини-книгу и наведете порядок в «Моих документах» и других папках – вы будете точно знать, какие файлы и папки для вас самые важные в данный момент. Еще раз проведите ревизию «Рабочего стола» и вынесите на него ярлыки действительно важных и актуальных файлов. С этого момента на «Рабочий стол» должны попадать именно ярлыки, а не сами файлы.
Еще два алгоритма – по наведению порядка в структуре папок и в названиях файлов – подробно описаны в мини-книге «Как навести порядок на компьютере раз и навсегда».
Как навести порядок на компьютере раз и навсегда
Домоводство 0Практически каждый человек, будь то школьник или взрослый, пользуется обыкновенным письменным столом. Не важно, стоит он в кабинете офиса или в доме.
Время от времени всем приходится что-то писать, чертить, заполнять документы и т.д. А уж если речь идёт , то мебельное изделие используется буквально постоянно.
Именно поэтому очень важно знать, как навести порядок на рабочем столе, чтобы можно было всегда найти тот или иной документ, или канцелярскую принадлежность, тем самым сэкономив время.
Чистое рабочее место
Заниматься делами всегда комфортнее в чистой и аккуратной обстановке. Поэтому важно время от времени (лучше как можно чаще) прибираться на столе.
Прежде всего, с него нужно убрать абсолютно все вещи, начиная с компьютера и заканчивая мелочами: не должно остаться вообще ничего.
После того, как все вещи убраны, стол требуется хорошенько протереть от пыли. Причём влажной тряпкой нужно не просто «повозить» по поверхности, а вытереть все труднодоступные участки стола, все полочки и ящички, если таковые имеются.
Вещи, которые были убраны со стола, также должны подвергнуться очистке от пыли. Ёмкости для канцелярских принадлежностей и других вещей необходимо протирать не только снаружи, но и изнутри, предварительно всё из них вынув.
Компьютер/ноутбук, обычно находящийся на рабочем месте, также не нужно оставлять без внимания. Кроме избавления сего агрегата от пыли, стоит позаботиться о чистоте экрана. Его можно очищать как специальными средствами для монитора, так и обычной влажной тряпочкой с небольшим количеством мыльного раствора.
Важно: ни в коем случае нельзя протирать монитор компьютера средствами, содержащими спирт и/или хлор, т.к. они могут запросто повредить специальное покрытие экрана. Также не рекомендуется использовать для очистки мониторов различные порошки (в том числе стиральный).
Избавление от мусора
Следующий этап наведения порядка — избавление от накопившегося мусора. Следует помнить, что мусором считаются не только исписанные листы или пустые стержни, но и многое другое.
В первую очередь, конечно, в мусорное ведро отправляется самый очевидный хлам. Это как раз ненужные бумажки, не пишущие стержни от ручек, обрывки скотча и т.д.
Далее нужно искать мусор более мелкий и незаметный. Так, стоит очистить все точилки для карандашей. Также проверить пеналы и стойки для письменных принадлежностей: в них могут заваляться разнообразные обломки от ручек, сломанные карандаши и другой мелкий мусор.
На предмет ненужного хлама следует проверить и различные документы/тетради/файлы и т.д. Очень часто многие оставляют ненужные листы и старые документы, в надежде, что они когда-нибудь пригодятся. В принципе, это правильно — иногда важные записи могут понадобиться в самый неожиданный момент. Однако, слишком долго хранить устаревшие файлы тоже не стоит — они лишь занимают рабочее пространство и собирают пыль.
Совет: чтобы каждый раз не бегать из комнаты в комнату с целью выкинуть хлам, стоит поставить под рабочим столом специальную мусорную корзину: когда в ней накопится много «отходов», их все можно будет просто вытряхнуть из этой корзины в обычное ведро.
Канцелярские принадлежности
После избавления от всего лишнего следует заняться разбором канцтоваров, обычно располагающихся на столе.
Все карандаши нужно поточить, в ручки вставить пишущие стержни.
Желательно рассортировать канцтовары. Карандаши должны находиться в одном месте с карандашами, ручки с ручками и т.д. Найти необходимую письменную принадлежность будет гораздо проще, если знать, где лежит каждая из них.
Канцелярские принадлежности стоит разделить на самые необходимые и те, которые используются нечасто. Первые положить поближе, чтобы в процессе работы их было легко найти, а остальные сложить в отдельный пенал и убрать туда, где они не будут мешать.
Документы и личные вещи
Помимо канцтоваров, у каждого на рабочем месте есть ещё много вещей, нужных и не очень. Их тоже надо периодически разбирать, чтобы они не накапливались, мешая делам.
Самые важные документы, файлы и т.д. лучше сложить в отдельную папку или несколько папок, чтобы они не валялись по столу, занимая место и теряясь в общей куче вещей и бумаг.
Практически у всех на рабочей мебели, помимо бумаг и канцтоваров, стоять личные, «милые сердцу» вещи. Рамки с фотографиями, сувениры, просто симпатичные безделушки — всё это радует глаз и часто навевает хорошие мысли и воспоминания. Однако излишняя загруженность подобными вещами тоже ни к чему: они отвлекают от работы и занимают много места.
Компьютер, стоящий на столе, также нужно периодически «чистить» — сортировать файлы, удалять ненужное и т.д. Тогда в документах, хранящихся в цифровом формате, будет намного легче разобраться.
Для того, чтобы не забывать о каких-либо запланированных важных делах и планах, на компьютер можно приклеивать стикеры с напоминаниями. Но делать это без фанатизма, т.к. множество стикеров только путает и отвлекает от дел.
Самые необходимые принадлежности для письма и предметы в принципе стоит держать возле себя, чтобы их всегда можно было быстро достать.
Если знать, как убраться на рабочем столе правильно, поддерживать там порядок в дальнейшем не составит труда, а нужные вещи всегда будут под рукой.
Рабочее место - это персональный ЦУП. От того, насколько рационально оно организовано, зависит производительность. Мы расскажем, как навести порядок на рабочем столе и стать продуктивнее.
На Западе есть специальность "профессиональный организатор". Он помогает клиентам навести порядок в комнатах и офисах, в бумажных и электронных файлах, а также разработать персонализированную систему планирования. Лиза Заслав - один из таких специалистов: "Исследования показывают, что в среднем человек теряет час в день из-за дезорганизации. При этом люди ужасно раздражаются, когда что-то не могут найти. А ведь для того, чтобы навести порядок, требуется гораздо меньше времени".
Правило 1. Расставьте всё правильно
Монитор должен находиться на уровне глаз и на расстоянии 43-45 см от вас. Располагайте часто используемые предметы, например телефон или канцелярские принадлежности, со стороны преобладающей руки. Это удобно: не нужно тянуться, сваливая всё вокруг.
Правило 2. Используйте канцтовары рационально
Вам действительно нужны 10 ручек, нож для бумаг и степлер каждый день? Держите на столе только те канцелярские принадлежности, которыми пользуетесь ежедневно. Остальное сложите в пенал и уберите в стол, а лучше куда-нибудь подальше. "Встав из-за стола за карандашом или скрепкой, вы на время выключите мозг от проекта, над которым работаете. Это позволит взглянуть на него под новым углом, когда вы вернётесь". (Эмми Трейгер, профессиональный организатор из Чикаго) Другой эксперт, Эндрю Меллен, подчёркивает, что лучше, когда сотрудники хранят запасы офисных канцтоваров в одном месте (общий комод или стеллаж), а не каждый по своим ящикам.
Правило 3. Пользуйтесь стикерами для заметок без фанатизма
Обклеивать монитор разноцветными бумажками, как доску объявлений, не полезно и не продуктивно. "Когда напоминалок слишком много, они бесполезны". (Эмми Трейгер) Будьте умеренны - делайте стикеры только с важными краткосрочными напоминаниями.
Правило 4. Не переборщите с личными вещами
Важно соблюдать баланс между профессиональной и личной жизнью на рабочем месте. Это трудно. Семейные фотографии, сувениры с отдыха и другие приятные мелочи греют душу и поднимают настроение в течение рабочего дня. Однако чересчур памятные вещи, вызывающие бурю воспоминаний, слишком отвлекают. "Взгляд скользит по предметам, а мозг обрабатывает информацию, даже если мы не осознаём этого". (Лиза Заслав) Держите на рабочем столе не больше трёх личных вещей.
Правило 5. Регламентируйте "общение" с электронной почтой
Email - это по-прежнему самый удобный способ коммуникации в интернете. Но он может нанести удар по продуктивности, если постоянно отвлекаться на письма. Профессиональные организаторы рекомендуют: проверяйте почту два раза в день в определённые часы. Всё остальное время должно быть занято работой. Да! И отключите уведомления, чтобы не разрушать состояние потока.
Правило 6. Оставляйте свободное место для бумажной работы
Порой рабочий стол настолько загружен, что негде расписаться или составить документ от руки. Имейте справа или слева (в зависимости от того, правша вы или левша) ничем не занятый островок. Не обязательно большой - для бумажной работы вполне достаточно прямоугольника 30 × 40 см.
Правило 7. Упорядочьте рабочие процессы
Не держите под рукой документы, не относящиеся к текущей работе. Когда стол завален бумагами по позапрошлому, прошлому, настоящему и будущему проектам, наступает хаос. Чтобы избежать этого, эксперты рекомендуют группировать документы по папкам: важные и срочные; срочные и неважные; важные и несрочные; несрочные и неважные. Храните эти папки в специальном органайзере, а не в стопке друг на друге, чтобы упростить документооборот.
Правило 8. Наводите порядок как можно чаще
Беспорядок помогал творить Алану Тьюрингу и Александру Флемингу. Но такие примеры единичны. На большинство людей беспорядок действует негативно, снижая концентрацию и продуктивность. Регулярно задавайтесь вопросом, все ли предметы на своих местах на вашем столе? "Даже если человек не замечает беспорядка, он всё равно влияет на него". (Эндрю Меллен)
Речь пойдет о реальном рабочем столе, а не о рабочем столе на экранах ваших мониторов. То как организовано пространство на вашем столе и то как оно выглядит имеет очень большое значение для производительности и для настроения, с которым вы работаете. А это очень важно. Только когда у человека хорошее настроение, он способен творить и создавать что-то интересное.
Когда-то я сидел за рабочим столом перед компьютером, и отвлёкшись от монитора, вдруг, понял в каком беспорядке мой рабочий стол. Пачки бумаги, фотографии, диски, папки, чашки, провода, мобильные телефоны, записки. Все это в абсолютном беспорядке. В беспорядке, который уже мешал найти что-то нужное на столе. Это была минута, когда я понял – надо что-то менять.
Несколько шагов, которые помогли мне планомерно навести порядок на рабочем столе.
Начните с To-Do списка.
Список дел совсем не обязательно должен содержать важные задания или стратегические задачи расставленные по времени. Список действий по наведению порядка на рабочем столе позволит вам выделить наиболее важные места, например поверхность стола или может быть ящики стола, или полка над столом. Такой список позволит вам представить общий план атаки на беспорядок. Лучше всего начать с места которое всегда на виду, а потом переходить к менее заметным местам. Главное иметь запланированную последовательность действий, а не беспорядочно перекладывать бумаги с одного ящика в другой.
Избавьтесь от ненужного.
Выбрасывать в мусорную корзину то, что не нужно. Это вполне логично. Но это то, что многие не делают. Признаюсь, что я сам таким грешил. Отложенные записки с телефонами. Распечатанные документы, ручки в которых надо всего лишь поменять ампулы, диски с неизвестно чем… Кажется что все это может пригодиться. Это только кажется. Смело выбрасывайте все что вам не нужно в ближайшей перспективе. Если вы складываете в ящик каждую мелочь в надежде потом ею воспользоваться, то скорее всего вы не вспомните про нее, когда она будет вам нужна. Либо поиски этой мелочи превратятся в сложную и трудоемкую задачу.
Используйте беспроводные технологии.
Отличный способ сохранить рабочее пространство чистым и не захламленным, это использовать беспроводную мышь и клавиатуру. Такое решение стоит некоторых денег. Но это небольшая плата за отсутствие на столе проводов, которые все время мешают. И при работе с документам вы вольны убрать клавиатуру и мышь в сторону, где они не будут мешать. Тоже самое и с подключением телефонов к компьютеру. Недорогой блу-туз адаптер избавит вас от необходимости держать на столе пучок проводов для разных моделей телефонов.
Держите на столе только самое необходимое
Если вы хотите не только навести порядок на рабочем столе, но и поддерживать его, то держите на столе только самое необходимое. Но вы должны иметь четкое представление, о том, что вам на самом деле необходимо. Здесь каждый решает для себя сам. И тем не менее книга которую вы читаете, зарядное для телефона вряд ли можно назвать необходимостью. Для меня необходимые на столе вещи, это мышь, клавиатура и блокнот. Иногда ноутбук. Этого вполне достаточно для работы.
Прекратите есть на рабочем столе.
Каждый, желающий иметь опрятный рабочий стол должен принять во внимание этот совет. Если вы голодны, идите на кухню, в столовую, в конце концов, заведите себе отдельный столик для перекусов. Но не ешьте за рабочим столом. Вам дорого времени, у вас много работы? Даже самая важная и срочная работа, если она длится достаточно долго, допускает пятнадцатиминутный перерыв. С другой стороны вы можете сэкономить время, избавившись от необходимости убирать со стола остатки еды и крошки хлеба. И кроме того вы избегаете риска пролить на клавиатуру или на документы напиток.
Наводите порядок регулярно.
Не следует думать, что порядок наводится раз и навсегда. Даже если вы следовали всем описанным выше шагам, но ни чего больше не предпринимали все равно настанет момент, когда рабочий стол снова потребует уборки. Нужно просто повторять уборку рабочего стола с постоянной периодичностью. Например раз в неделю. Такое жесткое расписание позволяет тратить на уборку минимум времени и усилий и в тоже время постоянно поддерживать рабочий стол в порядке.
Оторвитесь от экранов, посмотрите на свой рабочий. Возможно вам пора воспользоваться приведенными выше советами. Порядок на столе повысит производительность вашего труда, избавит вас от отвлекающих факторов, и позволит вам написать больше интересных и нужных статей для ваших блогов.
Как вы считаете нужно следить за порядком на рабочем столе или достаточно раз в год разгребать завалы?
Покупая на ebay можно неплохо сэкономить. А если вы воспользуетесь услугой ebay.de то можете не беспокоиться о проблемах с оплатой и доставкой товаров. Вы просто выбираете товар и платите за него про остальное можете не беспокоиться.
Беспорядок на письменном столе - отнюдь не показатель высокого творческого потенциала его владельца. Скорее, хаос на рабочем месте выдает человека несобранного и неорганизованного. Тем более что для создания творческой атмосферы на собственном столе современные дизайнеры придумали десятки необычных и ярких решений. С этими уникальными предметами наведение и поддержание порядка из рутинного мероприятия превратится в увлекательную игру, поучаствовать в которой захочет каждый.
Универсальный помощник
Этот резиновый мальчик станет вашим незаменимым помощником в таком нелегком деле, как наведение порядка на письменном столе. С одинаковой готовностью он примет на долго- и краткосрочное хранение и ручки, и карандаши, и скрепки. А еще вам больше не придется тратить драгоценное время на поиски среза клейкой ленты - останется только легонько потянуть за кончик и отмотать столько скотча, сколько необходимо!
Зеленый оазис
Цвет, и особенно вид зелени успокаивает и настраивает на позитивный лад, что особенно значимо для современных офисных работников. А если на письменном столе вырастет небольшая зеленая лужайка, то никакие стрессы точно не будут страшны. Вдвойне хорошо, если этот колоритный оазис в офисной пустыне окажется удобным местом для хранения канцелярии.
Неколючий ежик
Обычно ручки и карандаши теряются и находятся в самых необычных местах. При этом количество минут, потраченных на поиски, прямо пропорционально числу гениальных идей, безвозвратно утерянных и бездарно променянных на бессмысленные телодвижения и досадное негодование. Ведь вспоминаем мы про них лишь в тот момент, когда срочно нужно что-то зафиксировать.
Молчаливое напоминание
Этот симпатичный ослик станет не только надежным хранилищем для писчей бумаги, но и молчаливым напоминанием о том, что сегодня в 14.00 вам необходимо сдать отчет, к которому вы совершенно не готовы. Смешно топорща уши и сжимая во рту безумно важную памятку, он с легким укором протянет ее вам. С таким надежным помощником вы точно выполните все свои обязательства вовремя.
Несъедобный лаваш
Несмотря на безумно вкусный вид, употреблять этот лаваш в еду не рекомендуется. Хоть он и изготовлен из натуральной кожи, но начинен самыми обычными ручками и карандашами. Канцелярию удобно будет не только хранить на рабочем столе, но и носить с собой, ведь при необходимости лепешку можно свернуть в аппетитную трубочку!
Экономично
Даже избежав финансовых трат на дизайнерские предметы, вы легко можете навести творческий порядок на рабочем столе. Стоит лишь подключить к этому процессу фантазию - и уникальные мысли не заставят себя долго ждать! Например, оригинальной подставкой под канцелярию могут стать самые обычные баночки из-под чая.
С чего начать?
Порой одна только мысль о том, что нужно навести порядок на рабочем столе, вызывает легкую панику. Но не стоит ей поддаваться и отказываться от идеи ликвидировать устрашающие завалы. Тем более что сделать это совсем несложно, если в точности следовать поэтапной инструкции.
1. Придирчиво осмотрите письменный стол, все бумаги и избавьтесь от ненужных. Следом за документами направьте в мусорную корзину сломанные карандаши, пересохшие маркеры, использованные стержни и другую канцелярию, которая больше никогда не пригодится.
2. На рабочем столе должны остаться только те вещи, которыми вы пользуетесь постоянно. Остальные уберите в выдвижной ящик стола или офисный шкаф.
3. Оборудуйте удобную полку для хранения редко используемых предметов на стене, под ней повесьте доску для стикеров.
4. Для хранения папок и документов подойдут вертикальные лотки - они экономят место и в них легче найти нужный документ.
5. Канцелярские принадлежности всегда должны лежать в одном и том же месте. Заранее позаботьтесь о наличии подставок и лотков, предназначенных специально для этой офисной мелочи.
6. Приобретите беспроводные мышь и клавиатуру - отличный способ избежать лишней захламленности на рабочем столе. И не старайтесь взгромоздить на одного-единственного четвероногого всю оргтехнику, имеющуюся в вашем доме. В противном случае наводить порядок вам будет негде да и незачем - работать за таким столом будет невозможно.
7. И, пожалуй, последнее - старайтесь не нарушать установленный порядок на рабочем столе, ведь поддерживать его намного проще, чем наводить.
