Hoje vou mostrar na prática como grampear documentos em 4 furos. Eu forneço explicações com fotografias. Devo dizer imediatamente que esta não é uma ligação profissional. Projetado profissionalmente em uma capa de papelão, o estojo parece um livro comum. Mas para uma organização que não é fonte de aquisição do arquivo estadual (municipal), esse método de grampeamento de documentos é bastante adequado: atende às regras de arquivamento.

Como costurar documentos para o imposto, conta. Como piscar revistas e quais, é descrito.

Ressalto: mostro como grampear os documentos de uma organização que planeja armazenar esses documentos para armazenamento permanente ou de longo prazo exclusivamente em seu próprio arquivo. Nos arquivos dessas empresas, via de regra, não há balde com cola especial e pincel, prensa para encadernação e dispositivo para nivelar pilhas de papéis, e meus colegas que trabalham nos escritórios, se ouviram, definitivamente não é sobre os documentos. Assim, a minha master class sobre agrafar documentos destina-se exclusivamente a amadores que têm à sua disposição um par de mãos direitas e crescentes de onde precisam e alguns objetos e materiais. Nosso objetivo é organizar os casos em uma capa de papelão a) corretamente, b) rapidamente, c) dentro do orçamento, d) da maneira mais bonita possível.

Para documentos mais sérios que serão armazenados por muito tempo, e ainda mais no arquivo do estado, esse método dificilmente é adequado. Para fazer isso, você terá que convidar profissionais.

Como grampear documentos: preparando-se

Temos um caso acabado e pronto para costurar. Para flashear, precisamos:

Uma furadeira comum ou um furador potente (um potente é aquele que cabe 150 ou mais folhas por vez);

Capa de papelão "Case No." (a opção mais barata; se você encontrar papelão da mesma qualidade no formato A4, será ainda mais fácil: não precisa cortar);

Folha de papelão para criatividade infantil;

Governante;

Caneta esferográfica (para desenhar linhas para dobrar; quem se sentir confortável com tesoura - desenhe com tesoura);

Tesouras;

Linha grossa ou barbante;

Agulha grande;

cola PVA;

Volume adesivo na lombada.

Você também pode precisar de clipes de papel ou qualquer outro meio para fixar o tom de voz para que ele não se desfaça.

Cozinhar a tampa

Da pasta de papelão "Caso No.", recortamos duas folhas de formato A4 ou pegamos folhas prontas.

Colamos uma folha de papelão para a criatividade das crianças em uma das folhas A4 pela borda esquerda. A folha de rosto deve estar voltada para nós. O papelão deve ser colado com a face para baixo. Esta é a coluna futura. Fazemos uma tira de cola não larga, alguns centímetros são suficientes. Coloque-o sob a prensa e deixe secar adequadamente

Preste atenção em quanto a folha de papelão infantil é menor que a capa. Mas a embalagem diz que seu formato é A4... Cuidado na hora de comprar. Não tive sorte desta vez, mas talvez seja melhor: fica mais claro.

Para que nossa lombada contorne bem e uniformemente o volume, marcamos três linhas de dobra ao longo da régua com uma caneta: as duas primeiras após 2 e 4 cm da borda esquerda (necessariamente na distância igual um do outro) e o terceiro - partindo da segunda linha a uma distância igual à largura do volume. Não lamentamos as forças, traçamos as linhas profundas. Na verdade, eu costumo usar uma caneta que acabou a pasta há muito tempo, então fico com uma linha de dobra incolor. Mas para MK é melhor ser mais visível.

Nós piscamos

Perfuramos (perfuramos, perfuramos) juntos: o volume da caixa, a tampa inferior (não se esqueça de colocá-la corretamente, com a futura frente na mesa), a tampa superior diretamente com a folha colada e forrada. Os furos devem cair estritamente na primeira tira da capa que separamos. A página de título não é perfurada!!!

Carregamos o fio ou barbante na agulha e costuramos o volume. Nesse caso, precisamos que as caudas dos fios caiam na parte de trás do volume. Como grampear documentos com uma agulha e onde exatamente inserir a agulha é mais fácil mostrar do que descrever:

De frente fica assim:

Nós amarramos as caudas dos fios. Você não precisa apertar muito, caso contrário será muito difícil abrir o volume para fazer uma cópia dos documentos. Um pequeno suprimento de rosca para abertura deve ser deixado.

Pegamos nosso volume costurado e dobramos a folha de papelão colada:

Na primeira linha - os tópicos são fechados;

Na segunda linha - o papelão vira para baixo, formando uma lombada;

Na terceira linha - o papelão abraça nosso volume e ao mesmo tempo fecha o nó lado reverso.

Todas as dobras são passadas com tesoura.

Colamos o resto do papelão na parte de trás do lado de fora da capa, escondendo a linha e o nó sob ela. Não nos arrependemos de cola e manchamos em ambas as superfícies em uma camada uniforme.

Enviamos o volume sob a prensa para secar.

Fazendo o volume

Agora pegamos na mão folha de rosto e corte 2 cm de sua margem esquerda. Exclusivamente para a beleza, você não pode fazer isso. Colamos a folha no volume e novamente sob a prensa (na foto a capa ainda está molhada, então não parece muito arrumada; quando seca, fica branca e uniforme).

Resta apenas colar a lombada.

Volume aberto:

Devido ao fato de não apertarmos muito a rosca, ela pode ser aberta e copiada livremente.

Como prensa, é muito bom usar uma caixa nova com resmas de papel: ela é bem pesada e tem o tamanho perfeito. Parece que a costura é um processo longo devido ao fato de que muitas vezes você precisa colocar o volume sob a prensa. Mas se você processar vários volumes ao mesmo tempo, não precisará esperar até que cada um seque: enquanto alguns volumes estão sob pressão, preparamos outros e assim por diante em círculo. Se você preparar as capas com antecedência, em um dia útil, sem muito esforço, poderá costurar 20 volumes.

Empreendedores e trabalhadores de escritório em seu trabalho se deparam com a necessidade de projeto correto documentos de várias páginas. Autoridades supervisoras e organizações superiores são conhecidas por serem meticulosas sobre o design papéis de negócios, e, portanto, às vezes há dificuldades. Vamos descobrir como exibir e numerar documentos corretamente para que não haja perguntas desnecessárias ao enviá-los.

Quem lida com a papelada?

Parece que não há nada complicado em piscar papéis. Mas, na verdade, nem tudo é tão simples. Há certas regras em que isso é feito. Se você deseja fazer um fichário de jornais ou revistas para uso dentro da organização, isso é uma coisa. Mas se você se deparar com a tarefa de preparar documentos para o arquivo ou a administração fiscal, ou em outro lugar, precisará abordar o trabalho com toda a responsabilidade, caso contrário, corre o risco de receber os papéis de volta. O motivo da recusa pode ser um cadastro incorreto.

Existem muitos casos assim. E tudo devido ao fato de não sabermos como piscar e numerar documentos corretamente. É improvável que um projeto de amostra seja fornecido no imposto ou no arquivo.

Agora há um número suficiente de empresas envolvidas no firmware de documentos. Você pode usar seus serviços. Eles certamente têm ótima experiência trabalhar. Eles oferecem uma ampla gama de coberturas. Mas isso nem sempre é conveniente. O fato é que as gráficas estão transbordando de pedidos. Digamos que você precise fazer esse trabalho com urgência. Como então ser? Resta apenas lidar com essa questão.

Além disso, em condições de economia, a gestão nem sempre está disposta a pagar despesas extras e, portanto, esse tipo de trabalho recai sobre os ombros de secretários e contadores. Então, é melhor descobrir você mesmo uma vez, para que não haja problemas no futuro. Esse conhecimento pode ser útil.

Ajuda para iniciantes

Gostaríamos de salientar que não padrões comuns sobre como fazer flash de documentos. A propósito, estruturas de estado Eles também não fornecem nenhuma explicação. O que significa que você tem que descobrir tudo sozinho. Nisso seremos ajudados pelas recomendações metodológicas do trabalho de escritório (despacho do Arquivo Federal de 23 de dezembro de 2009).

O que você precisa para fazer o flash de documentos?

Antes de iniciar o trabalho em si, você precisa se preparar. Você vai precisar dos seguintes materiais:

1. Os próprios documentos.
2. Cola.
3. Papel.
4. Agulha.
5. Furador.
6. Furador.
7. Fios especiais.
8. Selo da empresa.

Em geral, todo o processo pode ser dividido em três etapas. A primeira é a preparação, a segunda é o próprio firmware, a terceira é a certificação do documento finalizado.

Qual capa escolher?

Falando sobre como fazer o flash de documentos, você precisa se lembrar de uma nuance como o design da capa. Claro, na gráfica você terá opções bonitas, mas nem sempre são necessárias se nós estamos falando não sobre a tese.

Para um fichário pequeno, uma capa de papel será suficiente. Se for esperado um uso a longo prazo do fichário (por exemplo, arquivamento por mais de 25 anos), é usado papelão grosso.

A capa pode ser de tamanho padrão (formato A4) e não padrão. Já depende do formato das folhas a serem encadernadas. A capa deve caber no tamanho do documento.

Paginação

Ao preparar papéis para costura, certifique-se de numerar as páginas. A presença de numeração é pré-requisito Projeto. "Para que serve?" - você pergunta. A fim de tornar impossível rasgar despercebido, remova algumas das folhas. Este momento é muito importante. Então, vamos falar sobre como fazer flash e numerar documentos. Existem algumas nuances aqui.

Ao colocar a numeração, você precisa se lembrar das regras:

1. As folhas são numeradas, não as páginas.
2. Apenas algarismos arábicos são usados.
3. A lista de documentos em si não é numerada.
4. Se você precisar numerar a letra, primeiro ela será atribuída número de série envelope, e só depois para cada folheto.
5. Se o Caso for muito grande (como regra, esses arquivos são arquivados), ele pode consistir em volumes, cada um com sua própria numeração.
6. Se houver papéis dentro do fichário em que os números já estejam afixados, eles devem ser renumerados em um único formato.
7. Se houver planilhas aninhadas tamanhos grandes(A3), devem ser ampliadas e colocar um número no canto superior direito. Em seguida, dobre novamente. Ele será cercado apenas em uma borda.
8. Acontece que pequenos documentos (cheques, certificados, etc.) são colados nas folhas. Nesse caso, a folha recebe um número, mas na parte inferior é listada uma lista de papéis colados.
9. Quando pequenos documentos são colados apenas no canto, cada um deles pode receber um número.
10. Desenhos, diagramas, fotografias, planos também são numerados.

Para entender como atualizar e numerar documentos corretamente (uma amostra é fornecida no artigo), você precisa considerar a sequência de ações passo a passo.

O que devo fazer se houver erros na numeração?

Antes disso, você deve se certificar de que o arquivamento está correto. Observe atentamente os números das páginas. Se alguns deles estiverem faltando, você poderá inserir uma numeração de letras adicional. Todas as folhas ficarão sob seus números, e nas que faltarem você deverá escrever o número da folha anterior e a letra.

Em caso de erros grosseiros, faz sentido riscar cuidadosamente o que foi escrito e fazer uma entrada correta ao lado. Todas as alterações feitas devem ser refletidas na nota de confirmação.

Descrição do documento

Antes de exibir documentos com threads, é melhor verificar a correção da execução de todo o Caso. Afinal, eu não gostaria de bordá-lo mais tarde. Como regra, existem vários pacotes de papéis dentro dele. Absolutamente toda a lista deve ser listada no inventário. É compilado pelo responsável, indicando a data. A descrição não é numerada.

Como costurar documentos com linhas em três furos?

Se todos os documentos estiverem preparados, você poderá começar a piscar. Para fazer isso, você precisa de fios especiais ou pode usar barbante. Claro, não faz sentido costurar várias folhas com um fio áspero, você pode pegar um comum dobrado ao meio.

Então, vamos direto para a questão de como fazer o flash de documentos com threads. Fotos de descrição detalhada servirá como uma adição visual ao algoritmo de ações. Vamos começar com o fato de que é necessário prender as folhas para que depois você possa ler facilmente as informações apresentadas nelas. Para fazer isso, os furos são perfurados a partir da borda esquerda, aproximadamente a uma distância de um centímetro e meio. Deve haver três furos. Eles estão localizados um em cima do outro. Os furos podem ser feitos com um furador quando a pilha de folhas for pequena. Para toms grossos, você precisará de um furador. Prepare o fio, mas não o deixe muito longo, setenta centímetros serão suficientes.

Como fazer o flash de documentos corretamente? Um fluxo de trabalho de amostra é mostrado abaixo. Para facilitar a explicação, vamos atribuir números aos buracos: superior - 1, meio - 2, inferior - 3.

Você precisa começar a costurar pela parte de trás do estojo, passando a agulha pelo orifício 2 para a parte da frente. Nesse caso, uma extremidade do fio ficará para trás. Então, através de 1 furo, a agulha é novamente trazida para trás. No momento em que a agulha e a extremidade livre da linha estiverem atrás do documento, você precisará mover novamente para a frente e novamente para trás.

Como fazer o flash de documentos, quase descobrimos. Continua a ser o caso dos pequenos. Depois que todas as folhas estiverem presas, você pode amarrar com segurança os fios em um nó na parte de trás do estojo.

Deve ser bem apertado para que possa ser selado com uma nota de confirmação. As pontas dos fios devem ficar penduradas livremente sob o adesivo.

Como os documentos são certificados?

Bem, como você pode ver, não há nada difícil em resolver a questão de como fazer o flash de documentos com threads. As fotos apresentadas à sua atenção - direto a A confirmação. Só temos que certificar as folhas preenchidas.

Isso é chamado de "assinatura de certificado". Para fazê-lo, você precisa pegar um pequeno pedaço de papel medindo 5 x 6 centímetros e colá-lo na parte de trás para cobrir o nó. As pontas do fio devem sair de baixo e ficar penduradas livremente.

Nesta nota, você precisa indicar quantas páginas foram costuradas. Em seguida, é assinado pelo diretor, data e selo da organização. Em geral, a assinatura da certificação é feita pelo diretor da empresa ou por um dos suplentes. O selo em si é colocado de modo que uma parte dele caia na última folha do pacote e a outra na nota.

Por que os documentos são costurados?

Já mencionamos que os documentos arquivados são arquivados para armazenamento, além disso, nas atividades diárias de uma empresa, muitas vezes é necessário prender pacotes de folhas. Estes podem ser contratos e relatórios para as autoridades fiscais ou outras autoridades reguladoras. A propósito, as autoridades fiscais geralmente têm requisitos muito rígidos a esse respeito. Não é permitido o uso de grampeador. Isso é considerado uma violação grosseira.

Em geral, o Ministério das Finanças até dá suas próprias recomendações sobre como fazer o flash de documentos. Assim, o depósito não pode ser muito volumoso. Tamanho ideal- até cinquenta páginas. Se houver muitos documentos, é melhor dividi-los em vários casos. Deve haver numeração contínua em algarismos arábicos. As folhas são costuradas com um fio grosso, que deve ser amarrado na parte de trás do documento acabado. De cima, o nó é selado com uma nota de confirmação, que deve ser elaborada de acordo com todas as regras. Não se esqueça que nele está afixado o número de folhas do Estojo. Para as autoridades reguladoras, a assinatura na nota de garantia é muito importante. Só pode ser definido pelo diretor ou outra pessoa que tenha autoridade para fazê-lo. Tudo isso é certificado por um selo. Sua impressão deve ser deitada de modo a capturar parte da folha e da nota. De fato, todas essas recomendações repetem as informações que apresentamos acima. Consideramos necessário trazê-los, para que você possa ter certeza de que está fazendo tudo corretamente, de acordo com as instruções das autoridades superiores.

As autoridades fiscais fazem uma exigência inequívoca quanto à integridade e segurança não apenas dos documentos em si, mas também das cópias. Além disso, as fotocópias também são arquivadas em um pacote separado.

Em vez de um posfácio

Falamos no artigo sobre como fazer o flash corretamente de documentos com tópicos para envio ao arquivo e às autoridades reguladoras. Às vezes surgem disputas em relação ao design dos fichários, porque não há documento que dê explicações precisas sobre esse assunto, e até mesmo com comentários. Portanto, é necessário focar nos padrões adotados no trabalho de escritório. Deve ser lembrado que as agências governamentais para as quais você envia os trabalhos podem ter seus próprios requisitos para o design. Portanto, é melhor sempre esclarecer essas informações com antecedência para evitar erros e devolver a documentação para revisão. Afinal, em todos os lugares pode haver nuances.

Ao trabalhar com documentos comerciais, muitas vezes é necessário arquivar folhas em diários únicos. Se a pasta estiver organizada desta forma e certificada por um selo, protege os formulários nela incluídos contra substituição ou perda. A sistematização de documentos é realizada de acordo com as regras do trabalho de escritório. Eles prescrevem a ordem das folhas de numeração e seu arquivamento no diário. Para fixar a costura, uma etiqueta especial deve ser colada. No final do artigo, você pode baixar amostras de palavras "Costadas e numeradas".

Após todas as páginas da revista terem sido numeradas e costuradas, um adesivo é colado no nó da linha. É um pequeno retângulo de papel, cujas dimensões são aproximadamente 4 × 6 cm, recomenda-se que várias cópias sejam preparadas e impressas previamente na impressora para que estejam sempre à mão.

Exemplo de adesivo inclui os seguintes campos Para preencher:

1. O número de folhas atadas, numeradas e seladas. É indicado primeiro em números, depois entre parênteses em palavras.
2. A posição de um funcionário autorizado.
3. Assinatura com descriptografia.

NO amostras diferentes redação pode variar. Via de regra, o adesivo reflete apenas informações sobre o número de folhas e o cargo do funcionário responsável pela revista. No final está a sua assinatura.

Importante! O adesivo pode ser complementado com a data de constituição da revista e o selo da organização (se houver).

Ao prender, certifique-se de que o nó da linha esteja no centro do adesivo. As pontas vão além da linha de papel.

Preparação de documentos para firmware

O primeiro passo é a numeração. Antes de prosseguir com o firmware dos documentos, você deve anotar os números no canto superior direito. Esse arranjo de números é ditado pelas regras do trabalho de escritório.

Em seguida, os furos para os pontos são preparados. documentos comerciais possuem amplas margens. Antes de piscar, aproximadamente no meio desses campos, são feitas três punções. Eles vão estritamente verticalmente ao longo do centro vertical das folhas. O passo é de pelo menos 3 cm.

Todas as folhas devem ser perfuradas no mesmo nível. Para fazer furos use:

• furador;
• furador;
• agulha.

Por manter a distância das bordas do campo após piscar, não há inconveniente na leitura do texto. Além disso, não é difícil encontrar a página desejada.

Como é feito o firmware

Próxima questão- como fazer flash de documentos com furos pré-perfurados? Uma agulha de costura é usada como ferramenta.

Para uma costura forte, você precisará de materiais como:

• fio de banco;
• linhas de costura LSh-210.

Se não houver materiais especializados para conectar as páginas à mão, você poderá substituí-los por qualquer fio forte. Como exemplo, o capron é adequado. Você também pode pegar um fio simples para costurar, dobrando-o várias vezes.

Para fazer uma costura forte e durável, recomenda-se repetir os pontos duas vezes. No entanto, você não precisa apertar muito a linha. Uma costura apertada tornará difícil folhear a revista e encontrar a forma certa.

Quando o firmware estiver concluído, as pontas são liberadas pelo orifício central da última folha. Para fixação, o fio é amarrado com um nó. Neste caso, devem ser deixados aproximadamente 5 cm de pontas. Para a integridade dos documentos, um adesivo é colado no nó, confirmando que a revista foi amarrada.

A etapa final - anexando o adesivo

É importante proteger os documentos recolhidos na pasta contra apreensão ou perda. Portanto, use o adesivo "Costado e numerado". A cola é aplicada na superfície traseira da folha. Em seguida, o papel é fixado de tal forma que o centro do retângulo cai diretamente sobre o nó. Parte dos fios ficará escondida sob o adesivo. As extremidades devem cair livremente.

Em seguida, você precisa esperar a cola secar. A linha prevista para isso indica o número de documentos incluídos no esta revista. O formulário preenchido é certificado pelo chefe da organização ou por um funcionário autorizado. O adesivo reflete a posição do funcionário, sua assinatura e a data da certificação. Se disponível, é aposto o selo da empresa.

A principal função do adesivo é confirmar a integridade da revista e dos documentos nela incluídos. Para o mesmo propósito, o nó é preenchido com cola. Tanto a própria etiqueta quanto os documentos são carimbados com o selo da organização.

1. A presença de uma assinatura distinta e facilmente distinguível.
2. A presença do mesmo selo dos documentos da organização.
3. A localização da etiqueta diretamente no nó do fio para fixar a inviolabilidade dos documentos.

Para costurar todas as folhas uniformemente, remova todos os objetos estranhos. Se a pilha for grande, recomenda-se levar papéis em pequenos lotes. Quando você precisa organizar várias revistas em uma vários documentos, eles são empilhados por data de assinatura.

Em que casos são necessários documentos costurados?

Na maioria dos casos, o firmware é necessário para relatórios enviados para escritório de impostos. Nesse caso, a assinatura é colocada apenas pelo chefe da organização e uma impressão de seu selo é colocada no adesivo. Este é um requisito obrigatório do serviço fiscal.

Quanto aos empreendedores individuais, para eles a presença do selo é uma questão de escolha. Para a fiscalização será suficiente a assinatura pessoal do empresário. Quando a verificação é concluída, um carimbo é colocado nos formulários.

Importante! Para certificar uma cópia de um documento de várias páginas, cada folha tem o carimbo "A cópia está correta".

Como já mencionado, a assinatura e o selo devem ser legíveis. O desenho do selo depende da forma legal. As empresas estatais podem usar selos de brasões. Para LLCs e empreendedores individuais, a legislação prevê outros requisitos.

Resumir. O adesivo "Costado e numerado" é feito na forma de um retângulo de papel. É colado ao nó da costura após o término do firmware. Os fios são cobertos com cola, uma etiqueta é aplicada no topo. Quando a cola seca, as anotações necessárias são feitas na folha.

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Em primeiro lugar, é indicado o número de folhas arquivadas na revista. Em seguida, é colocada a assinatura do chefe, seu nome completo e assinatura. Em alguns casos, isso pode ser delegado a outro funcionário responsável. Também no adesivo está o carimbo da organização. Ao enviar documentos ao escritório fiscal, este é um requisito obrigatório para uma LLC. No caso de empreendedores individuais assinatura pessoal suficiente. Em seguida, você pode baixar um adesivo de amostra grátis.

Cada subdivisão estrutural empresas, independentemente do tamanho, pelo menos uma vez confrontadas com a necessidade de arquivar documentos.

Isso se torna necessário tanto para o arquivamento quanto para alguns procedimentos legais. Existem vários métodos para realizar a costura. Eles serão discutidos a seguir.

Bainha em forma

Qualquer empreendimento durante o ano gera uma certa quantidade de documentos, alguns dos quais, após o término do período de armazenamento, devem ir para o arquivo. Isso inclui documentos que já foram executados, bem como documentos relacionados ao pessoal da empresa. De acordo com a prática estabelecida, os casos são transferidos para o arquivo, um ano depois de concluídos em trabalho de escritório.

A obrigação de transmissão de documentos é atribuída aos funcionários do serviço responsável pela gestão documental, ou é confiada ao secretário, contabilista e outro responsável, e é fixada por despacho apropriado.

Além disso, secretários de divisões separadas também estão envolvidos aqui. Naturalmente, a transferência dos processos ocorre somente após o seu registro final.

Este procedimento inclui várias etapas:

• Os casos são verificados para a distribuição correta dos documentos em grupos;
• O arquivamento é feito;
• A numeração da página é verificada;
• Uma inscrição de acompanhamento é elaborada;
• Está sendo feito um inventário interno;
• Correção de requisitos na capa. Isso significa uma possível alteração no nome da empresa, índice de registro, bem como correção do momento da transferência e títulos;
• Uma descrição do caso arquivado é realizada.

Permite o registro parcial de casos cujo prazo de validade não exceda 10 anos.

Além disso, é permitido:

1. Não organize documentos;
2. Não faça paginação;
3. Excluir o desenho da inscrição da certificação;
4. Exclua casos de firmware.

Legislação sobre "costura"

Trabalho de escritório e papelada são suficientes processos complexos. Não é incomum que documentos preparados e transferidos para o arquivo sejam devolvidos por execução incorreta. Portanto, surge uma questão completamente lógica, como costurar adequadamente a documentação? Você pode encontrar a resposta em recomendações metodológicas sobre o trabalho de escritório, que são fixados pela portaria do Arquivo Federal de 23 de dezembro de 2009 n.

>A legislação regulamenta o procedimento de depósito. Nesse sentido, são dadas recomendações que devem ser seguidas. Documentos encadernados incorretamente podem não ser aceitos no arquivo para armazenamento.

O arquivo de qualquer empresa permite guardar documentos durante um determinado período de tempo. Em seguida, a referida documentação em sem falhas submetidos aos arquivos.

A lei prevê prazos muito específicos que permitem guardar os seguintes documentos:

• Em relação ao pessoal, registros notariais, livros de negócios - 75 anos;
• Documentos relativos à transferência do parque habitacional do Estado para propriedade privada - 75 anos;
• Patentes de invenções - 20 anos;
• Construção de capital - 20 anos;
• Documentação do projeto - 20 anos;
• Trabalhos científicos - 15 anos;
• Documentação de arquivo de empresas associadas a agricultura- 5 anos;
• Cinema - e documentação fotográfica - 5 anos;
• Documentação em vídeo - e foto - 3 anos.

Quando uma empresa é liquidada, os documentos com prazo indeterminado de armazenamento são transferidos para o arquivo do estado. Além disso, os documentos sobre o pessoal da organização também estão sujeitos a transferência.

No caso das organizações não-governamentais, deve-se notar que para elas está previsto um regime especial de relacionamento. Em particular, a lei os obriga a celebrar um acordo separado com o Serviço Federal de Arquivos. Se o contrato for concluído com atraso, o arquivo será obrigado a aceitar apenas os documentos relacionados ao pessoal da empresa. O destino do restante da documentação, ou seja, o local de seu armazenamento, será determinado pelo chefe da comissão de liquidação.

Documentos a serem flashados

De acordo com a letra da lei, é necessário exibir todos os documentos compostos por mais de duas folhas. Isso também se aplica a cópias de documentos legais. No entanto, os documentos que não estão sujeitos a transferência posterior para o arquivo não podem ser atualizados.

Por que isso pode ser necessário?

O principal fator que explica a necessidade é a possível proteção de documentos, por exemplo, a partir da retirada ou substituição de folhas. A este respeito, eles são costurados com fios, numerados e selados.

Uma necessidade semelhante surge em relação à contabilidade, documentos pessoais, bem como livros de lucros e acordos especialmente importantes.

Além disso, esta lista pode incluir cópias autenticadas e traduções. Além disso, os documentos encadernados são mais fáceis de armazenar. Os casos assim organizados levam menos espaço. Considerando que, a encadernação e a vedação da rosca permitem que você confirme a integridade da documentação. Outros métodos oficiais ainda não foram inventados.

Como arquivar documentos corretamente

Após a conclusão do caso último passoé um aglutinante. Isso envolve a remoção de todos os objetos de metal (clipes de papel, alfinetes). Os documentos devem então ser liberados do fichário.

Se os documentos estiverem preenchidos, você precisa adicionar Folha em branco para uma legenda de acompanhamento. Além disso, no início do caso, você também pode anexar folhas para um inventário interno. Mas, se já houver formulários impressos, você poderá adicioná-los.

Os regulamentos estabelecem limites para o número de páginas em cada caso. Portanto, é permitido concluir casos até 250 folhas. Caso mais documentos tenham sido coletados durante o ano, eles devem ser divididos em volumes separados. De acordo com o procedimento padrão, os documentos são arquivados em capa dura.

Se os materiais do caso contiverem documentos de formatos diferentes, é necessário arquivar 4 punções. Isso é feito para prender os documentos com segurança.

Quanto aos estojos que têm uma longa vida útil, neste caso eles podem ser costurados, junto com a tampa. Já o procedimento geralmente aceito para grampeamento de documentos com prazos constantes de economia, prevê o início do arquivamento a partir da folha que segue a encadernação. Então, na primeira folha, você precisa colocar uma junta de papelão e piscar o estojo. Isso é necessário para proteger as roscas do desgaste prematuro.

Aqui não devemos esquecer que o caso será realmente armazenado para sempre. O principal durante o arquivamento é o controle de bordas, portanto, você também precisa garantir que os tópicos não ultrapassem o texto. Deve ser fácil de ler, mesmo quando costurado.

Documentos com prazo de validade não superior a 10 anos podem ser armazenados sem firmware em um fichário.

Em algumas instituições, por conveniência, são utilizadas máquinas de livretos especiais. Mas este método é inaceitável para arquivamento.

O próximo passo nos assuntos de armazenamento indefinido é a numeração. Geralmente é feito por conveniência ao trabalhar com documentos. Para fazer a numeração, use um lápis preto ou uma máquina de numeração especial. Um local separado é fornecido para colocar números, este é o canto superior direito do documento.

Ressalta-se que a numeração ocorre exclusivamente na parte frontal. Números não devem doer Texto principal. É proibido o uso de lápis de cor. O uso de tinta também não é permitido.

Quando uma folha maior que A4 é colocada no estojo, é permitido fazer a bainha em uma borda e dobrá-la, após o que deve ser numerada como 1 folha. Caso a folha tenha sido dobrada e depois com bainha no meio, deve ser numerada como 2 folhas. Os materiais ilustrados devem ser numerados no verso.

Um local separado é fornecido para colocar números - este é o canto superior esquerdo do documento. No caso da costura de envelopes acompanhados de anexos, tais documentos estão sujeitos à autonumeração. Os anexos são numerados com o número que segue o do envelope. Se você precisar dividir o caso em volumes separados, cada um deles será numerado separadamente.

O design da tampa ocorre na fase de estabelecimento do caso. Aqui você precisa ser guiado pelas recomendações do GOST 17914-72. Coberturas de casos de armazenamento a longo prazo ....

Portanto, na fase de estabelecimento de um negócio separado, informações individuais são submetidos para vinculação, em particular:

• Nome da empresa;
• O nome da subdivisão separada;
• Índice de trabalho de escritório;
• título do caso;
• Período de armazenamento.

Os casos que devem ser transferidos para armazenamento indefinido devem ser costurados em uma capa de papelão forte, na qual a lombada é anexada. A pasta resultante não pode ter mais de 4 cm de espessura.

Um livro de arquivo tem seu próprio padrão, que não pode exceder 320 x 230 mm.

Para simplificar o procedimento de firmware, você pode usar pastas de arquivo. Uma opção separada para resolver esse problema são as máquinas de encadernação. Como outra opção, você pode trazer o procedimento de arquivamento de documentos bancários em dinheiro. A espessura da pasta desta categoria de documentos pode atingir até 10cm.

Assim, analisando o processamento arquivístico de documentos, podemos concluir que a tarefa mais difícil é o procedimento de furação de blocos de papel. No entanto, máquinas de perfuração de papel de alto desempenho podem vir em socorro aqui.

Trabalho preparatório

Para grampear documentos, você deve primeiro endireitar a pilha de papel. Mas se o pacote contiver um grande número de documentos, consistindo em pequenas folhas, então é necessário colocar a pilha para que ela possa ser fixada uniformemente com um grampo. Para alinhar muitos documentos, como até 1.000 folhas, é aconselhável usar um empurrador de papel elétrico.

Depois de colocar os documentos, você precisa fixá-los bem no grampo, após o que pode começar a perfurar todo o bloco. Nesse caso, o número de furos pode ser de 2 a 5 peças. A perfuração é realizada usando uma furadeira elétrica convencional ou equipamento de perfuração especializado. Os modelos de costura separados são equipados com um mecanismo que fornece passagem automática pelos furos feitos. Caso a furação seja feita com furadeira, não se apresse em retirar os documentos do grampo para que os furos não se movam.

Rosqueado à mão

Foto: Como costurar documentos corretamente com linhas

Quando perguntado como costurar documentos corretamente com uma linha, deve-se dizer que, para isso, você precisa pegar uma agulha comum, linha e folhas de pontos que tenham apenas 2 furos.

Depois que o documento é costurado, você precisa amarrar as pontas da linha na parte de trás do documento e colar um pequeno pedaço de papel no nó resultante.

Depois disso, é feita uma inscrição de certificação sobre quantas folhas o documento contém, por quem é certificado. Este procedimento é feito de forma que a inscrição (impressão) sobressaia além das bordas do adesivo. Recorde-se que as páginas estão sujeitas a numeração obrigatória. Como mostra a prática, costurar documentos corretamente com um fio é simples, mas, infelizmente, esse método tem suas limitações. Mais de 5 folhas são duras o suficiente para perfurar com uma agulha. Portanto, é melhor usar um furador nesses casos.

Furador (laço)

Como mencionado acima, se houver mais de 5 folhas de documentos, é melhor usar grampeadores manuais. Mais melhor solução dispositivos de lata com acionamento elétrico (socos elétricos). Para fazer isso, 4 furos são distribuídos uniformemente nas margens do documento, mas de forma que o texto fique legível.

Em seguida, é usado o laço de documentos, com sua ajuda ocorrerá o ordenamento dos documentos e também será garantido o controle sobre sua segurança. Estas regras são regidas por diferentes regulamentos. Contratos, documentos notariais, livros de caixa, documentos bancários são costurados dessa maneira. Esta lista também inclui arquivos pessoais, diários de registro, bem como formulários de relatórios rigorosos.

Assista ao vídeo sobre como é fácil costurar documentos usando um furador:

Acompanhando inscrições

Depois de costurar e numerar o caso, você precisa elaborar uma inscrição de certificação. Na prática, isso é feito em um pedaço de papel separado, que é fixado na parte de trás do gabinete. Obrigatório indicar na inscrição da certificação o número de folhas numeradas.

Esta informação é indicada tanto em números como em palavras.

Deve-se notar que a posição do responsável e a decodificação da assinatura devem ser indicadas na inscrição anexa. A inscrição preparada é anexada com cola de alta qualidade. Ao mesmo tempo, sua função também é fixar o nó. De tal forma que as pontas do fio fiquem livres. Tudo isso é selado no final com um selo, cuja impressão deve estar no adesivo e na folha.

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Quão relevante é o firmware dos documentos em 2019?

Cada organização tem seu próprio arquivo interno, que fornece sistematização vários documentos. Isso inclui registros contábeis, ordens de pessoal, etc. Documentação destinada à transferência posterior para armazenamento em arquivo estadual, infalivelmente, deve passar por um procedimento preparatório de acordo com o GOST existente.

E em 2019, ninguém cancelou o procedimento obrigatório. Assim, o firmware de documentos não perdeu sua relevância.

Apesar da ampla introdução de novas tecnologias e da transferência de parte do trabalho de escritório para formulário eletrônico, na maioria das empresas estatais, o papel continua a ser o principal transportador. Especialmente o papel é amado em vários controles e órgãos executivos: imposto, fundo de pensão, inspeção de incêndio, tribunais, instituições financeiras etc. É por isso que qualquer empresário deve ser capaz de encadernar documentos corretamente número e registrá-los. O firmware geralmente é realizado usando um fio com agulha, um grampeador ou máquinas especiais. Vamos falar mais sobre como costurar documentos e casos corretamente.

Firmware do thread

Na verdade nenhum regras estritas e não há requisitos para documentos vinculativos. No entanto, há GOST R 51141-98 “Trabalho de escritório e arquivamento” e um despacho do Arquivo Federal de 23 de dezembro de 2009 nº 76, que fornece recomendações sobre o firmware de documentos de várias páginas.

Documentos de firmware adequados os protegerão da substituição

Como fazer tudo certo? Você precisará de um furador, uma agulha cigana, linha preta forte, um pedaço de papel e cola. Normalmente, os papéis são costurados através de três furos - um é feito no centro da folha a cerca de 1,5-2 cm da borda, o segundo e o terceiro - nas laterais do existente a uma distância de 3-5 cm. feito com um furador - se você não tiver força suficiente para perfurar imediatamente todo o pacote, poderá dividi-lo em várias partes. Abaixo damos um exemplo, como fazer o flash corretamente de documentos com threads e uma foto do processo.

Observação:se você tiver uma furadeira ou uma chave de fenda e uma furadeira, você pode simplesmente furar um pacote de papel. O diâmetro da broca deve ser de cerca de 6-8 mm.

O firmware do pacote começa na parte de trás. Passe a linha pela agulha e puxe-a pelo orifício central, deixando uma “cauda” de 7-10 mm. Em seguida, insira a agulha no orifício superior pela frente e puxe a linha para trás.

Começamos pelo buraco central, esticamos pelo topo e descemos até o fundo

Em seguida, você precisa arrastar a agulha pelo orifício inferior, trazê-la para a frente e esticá-la para a central até a “cauda” existente. Agora você pode cortar o fio, deixando pelo menos 7 cm (se precisar imprimir o estojo, deixe uma margem de 15 centímetros). Amarre o início e o fim dos fios e cole um pequeno pedaço de papel limpo no nó. Se estes são papéis de responsabilidade estrita, as “caudas” são coladas na última folha com um quadrado de papel e um selo é colocado nela.

O nó depois de piscar os documentos é selado com um quadrado de papel

É permitido costurar documentos com uma linhae dois furos. Normalmente este método é praticado na presença de um furador. O esquema muda um pouco - a agulha é inserida no orifício inferior da parte de trás, resta uma "cauda" de pelo menos 7 cm de comprimento. Em seguida, a agulha e a linha retornam pelo orifício superior. Em seguida, corte o fio para obter uma segunda cauda de 7 a 10 centímetros de comprimento e amarre-a com a primeira. As pontas do fio descem e um pedaço de papel retangular medindo 2 por 7-8 cm é colado no nó.

Para fixar o pacote com segurança, você também pode costurá-lo através de 4 furos. Nesse caso, a agulha é enfiada no segundo orifício, inserida no superior, puxada pelo segundo novamente e alimentada no terceiro e no quarto. A costura é feita no terceiro furo e toda a tira de linha é selada com papel.

Observação:Não é recomendado o uso de linha comum para grampear documentos, pois é bastante frágil. Você precisa dobrá-lo várias vezes ou usar um fio de nylon especial.

Às vezes, os documentos são costurados com uma linha de pesca transparente, mas, de acordo com suas características, é pior que um fio. O principal é que todos os três (quatro) furos sejam feitos verticalmente em uma linha. Normalmente recuam 1,5 cm da borda larga da folha.O firmware é sempre iniciado pela parte de trás, para que os nós fiquem na parte de trás e não estraguem a aparência.

Certifique-se de indicar o número de páginas e colocar uma assinatura

Certificação de documentos

Depois que aprendemos costurar documentos corretamente vamos aprender como completá-los. Para isso, as folhas são numeradas. As caudas são seladas com um pequeno retângulo de papel, no qual escrevem com caneta: "Costado, numerado, selado e assinado". Em seguida, o número de folhas é indicado em forma digital e alfabética, um selo, pintura e iniciais são colocados. É necessário fazer isso de forma que parte da assinatura e do selo fique tanto no retângulo colado quanto no última folha. Isso é feito para que, se alguém cortar o fio, ele fique imediatamente visível. Além disso, geralmente é indicada a data de firmware e certificação em formato digital.