आज मैं अभ्यास में दिखाऊंगा कि दस्तावेजों को 4 पंचर में कैसे स्टेपल किया जाए। मैं तस्वीरों के साथ स्पष्टीकरण प्रदान करता हूं। मुझे तुरंत कहना होगा कि यह एक पेशेवर बंधन नहीं है। व्यावसायिक रूप से कार्डबोर्ड कवर में डिज़ाइन किया गया, मामला एक नियमित पुस्तक जैसा दिखता है। लेकिन ऐसे संगठन के लिए जो राज्य (नगरपालिका) संग्रह के अधिग्रहण का स्रोत नहीं है, दस्तावेजों को स्टेपल करने का यह तरीका काफी उपयुक्त है: यह संग्रह के नियमों का अनुपालन करता है।

टैक्स के लिए दस्तावेजों की सिलाई कैसे करें, बताता है। पत्रिकाओं को कैसे फ्लैश करें और कौन सी, इसका वर्णन किया गया है।

मैं जोर देता हूं: मैं दिखाता हूं कि किसी संगठन के दस्तावेजों को कैसे स्टेपल करना है जो इन दस्तावेजों को स्थायी या दीर्घकालिक भंडारण के लिए विशेष रूप से अपने संग्रह में संग्रहीत करने की योजना बना रहा है। ऐसी कंपनियों के अभिलेखागार में, एक नियम के रूप में, विशेष गोंद के साथ कोई बाल्टी नहीं है और एक पेंट ब्रश, एक बांधने की मशीन और कागज के ढेर को समतल करने के लिए एक उपकरण है, और कार्यालयों में काम करने वाले मेरे सहयोगियों, अगर और सुना है, तो यह निश्चित रूप से नहीं है दस्तावेजों के बारे में। इसलिए, स्टेपलिंग दस्तावेजों पर मेरी मास्टर क्लास विशेष रूप से उन शौकीनों के लिए है, जिनके पास अपने निपटान में सीधे और बढ़ते हाथों की एक जोड़ी है जहाँ से उन्हें और कुछ वस्तुओं और सामग्रियों की आवश्यकता होती है। हमारा लक्ष्य कार्डबोर्ड कवर में मामलों को व्यवस्थित करना है a) सही ढंग से, b) जल्दी, c) बजट पर, d) यथासंभव खूबसूरती से।

अधिक गंभीर दस्तावेजों के लिए जो लंबे समय तक संग्रहीत किए जाएंगे, और इससे भी अधिक राज्य संग्रह में, यह विधि शायद ही उपयुक्त है। ऐसा करने के लिए, आपको पेशेवरों को आमंत्रित करना होगा।

दस्तावेज़ों को स्टेपल कैसे करें: तैयार होना

हमारे पास एक तैयार और सिलाई के लिए तैयार मामला है। इसे फ्लैश करने के लिए, हमें चाहिए:

एक साधारण ड्रिल या एक शक्तिशाली छेद पंच (एक शक्तिशाली वह है जो एक समय में 150 या अधिक शीट फिट बैठता है);

कार्डबोर्ड कवर "केस नंबर।" (सबसे सस्ता विकल्प; यदि आप ए 4 प्रारूप में समान गुणवत्ता का कार्डबोर्ड पा सकते हैं, तो यह और भी आसान हो जाएगा: काटने की कोई आवश्यकता नहीं);

के लिए कार्डबोर्ड शीट बच्चों की रचनात्मकता;

शासक;

बॉलपॉइंट पेन (फोल्डिंग के लिए रेखाएँ खींचने के लिए; जो भी कैंची से सहज हो - कैंची से ड्रा करें);

कैंची;

मोटा धागा या सुतली;

बड़ी सुई;

पीवीए गोंद;

वॉल्यूम स्पाइन स्टिकर।

टॉम को ठीक करने के लिए आपको पेपर क्लिप या किसी अन्य साधन की भी आवश्यकता हो सकती है ताकि यह अलग न हो जाए।

कवर पकाना

कार्डबोर्ड फ़ोल्डर "केस नंबर" से हमने ए 4 प्रारूप की दो शीट काट दीं या तैयार शीट लीं।

हम बच्चों की रचनात्मकता के लिए कार्डबोर्ड की एक शीट को बाएं किनारे से A4 शीट में से एक में गोंद करते हैं। कवर शीट हमारे सामने होनी चाहिए। कार्डबोर्ड को नीचे की ओर चिपकाया जाना चाहिए। यह भविष्य की रीढ़ है। हम गोंद की एक पट्टी को चौड़ा नहीं बनाते हैं, कुछ सेंटीमीटर पर्याप्त है। इसे प्रेस के नीचे रखें और इसे अच्छी तरह सूखने दें

बच्चों के कार्डबोर्ड की शीट कवर से कितनी छोटी है, इस पर ध्यान दें। लेकिन पैकेजिंग का कहना है कि इसका फॉर्मेट A4 है... खरीदते समय सावधान रहें। मैं इस बार भाग्यशाली नहीं था, लेकिन शायद यह बेहतर है: यह अधिक स्पष्ट रूप से निकला।

हमारी रीढ़ अच्छी तरह से और समान रूप से मात्रा के चारों ओर जाने के लिए, हम शासक के साथ तीन गुना रेखाएं एक कलम के साथ चिह्नित करते हैं: बाएं किनारे से 2 और 4 सेमी के बाद पहले दो (आवश्यक रूप से पर) समान दूरीएक दूसरे से), और तीसरी - दूसरी पंक्ति से इतनी दूरी से प्रस्थान करना जो आयतन की चौड़ाई के बराबर हो। हमें ताकतों पर पछतावा नहीं है, हम गहरी रेखाएँ खींचते हैं। दरअसल, मैं आमतौर पर ऐसे पेन का इस्तेमाल करता हूं, जो काफी समय पहले खत्म हो गया हो, तो मुझे रंगहीन फोल्ड लाइन मिलती है। लेकिन एमके के लिए अधिक दृश्यमान होना बेहतर है।

हम चमकते हैं

हम एक साथ ड्रिल (पियर्स, पंच) करते हैं: मामले की मात्रा, नीचे का कवर (इसे सही ढंग से रखना न भूलें, भविष्य के सामने की तरफ टेबल पर), शीर्ष कवर सीधे चिपके और पंक्तिबद्ध शीट के साथ। छेद हमारे द्वारा अलग किए गए कवर की पहली पट्टी पर सख्ती से गिरना चाहिए। शीर्षक पृष्ठ छेड़ा नहीं गया है!!!

हम धागे या सुतली को सुई में लोड करते हैं और वॉल्यूम को सीवे करते हैं। इस मामले में, हमें वॉल्यूम के पीछे गिरने के लिए धागे की पूंछ की आवश्यकता होती है। एक सुई के साथ दस्तावेजों को कैसे स्टेपल करें और जहां सुई डालने के लिए वर्णन करने की तुलना में दिखाना आसान है:

सामने से ऐसा दिखता है:

हम धागे की पूंछ बांधते हैं। आपको इसे बहुत अधिक कसने की आवश्यकता नहीं है, अन्यथा दस्तावेज़ों की प्रतिलिपि बनाने के लिए वॉल्यूम खोलना बहुत मुश्किल होगा। खोलने के लिए धागे की एक छोटी आपूर्ति छोड़ी जानी चाहिए।

हम अपना सिलना वॉल्यूम लेते हैं और चिपके हुए कार्डबोर्ड शीट को वापस मोड़ते हैं:

पहली पंक्ति में - धागे बंद हैं;

दूसरी पंक्ति में - कार्डबोर्ड नीचे की ओर मुड़ता है, जिससे रीढ़ बनती है;

तीसरी पंक्ति पर - कार्डबोर्ड हमारे वॉल्यूम को गले लगाता है और साथ ही गाँठ को बंद कर देता है दूसरी तरफ.

सभी सिलवटों को कैंची से इस्त्री किया जाता है।

हम बाकी कार्डबोर्ड को कवर के बाहर की तरफ पीछे की तरफ गोंद करते हैं, इसके नीचे धागे और गाँठ को छिपाते हैं। हम गोंद को पछतावा नहीं करते हैं और इसे दोनों सतहों पर एक समान परत में धब्बा देते हैं।

हम प्रेस के तहत वॉल्यूम को सूखने के लिए भेजते हैं।

वॉल्यूम बनाना

अब हम हाथ में लेते हैं शीर्षक पेजऔर इसके बाएं किनारे से 2 सेमी काट लें। केवल सुंदरता के लिए आप ऐसा नहीं कर सकते। हम शीट को वॉल्यूम में और फिर से प्रेस के नीचे गोंद करते हैं (फोटो में कवर अभी भी गीला है, इसलिए यह बहुत साफ नहीं दिखता है, सूखने पर यह सफेद और समान हो जाएगा)।

यह केवल रीढ़ को गोंद करने के लिए बनी हुई है।

वॉल्यूम खुला:

इस तथ्य के कारण कि हम धागे को बहुत अधिक कसते नहीं हैं, इसे स्वतंत्र रूप से खोला और कॉपी किया जा सकता है।

एक प्रेस के रूप में, कागज के किनारों के साथ एक नए बॉक्स का उपयोग करना बहुत अच्छा है: यह काफी भारी है और इसका आकार एकदम सही है। ऐसा लगता है कि सिलाई एक लंबी प्रक्रिया है क्योंकि आपको अक्सर वॉल्यूम को प्रेस के नीचे रखना पड़ता है। लेकिन अगर आप एक ही समय में कई वॉल्यूम प्रोसेस करते हैं, तो आपको हर एक के सूखने तक इंतज़ार करने की ज़रूरत नहीं है: जबकि कुछ वॉल्यूम दबाव में होते हैं, हम दूसरों को तैयार करते हैं, और इसी तरह एक सर्कल में। यदि आप पहले से कवर तैयार करते हैं, तो एक कार्य दिवस में, विशेष रूप से तनाव के बिना, आप 20 खंडों को सीवे कर सकते हैं।

उद्यमियों और कार्यालय कर्मचारियों को अपने काम में निम्नलिखित की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है सही डिजाइनबहुपृष्ठ दस्तावेज़। पर्यवेक्षी अधिकारियों और उच्च संगठनों को डिजाइन के बारे में सावधानी बरतने के लिए जाना जाता है व्यापार पत्र, और इसलिए कभी-कभी कठिनाइयाँ होती हैं। आइए जानें कि दस्तावेजों को ठीक से कैसे फ्लैश और नंबर किया जाए ताकि उन्हें जमा करते समय अनावश्यक प्रश्न न हों।

कागजी कार्रवाई कौन संभालता है?

ऐसा लगता है कि कागजों को चमकाने में कुछ भी जटिल नहीं है। लेकिन वास्तव में, सब कुछ इतना सरल नहीं है। वहाँ है निश्चित नियमजिस पर यह किया जाता है। यदि आप संगठन के भीतर उपयोग के लिए समाचार पत्रों या पत्रिकाओं की एक बाइंडर बनाना चाहते हैं, तो यह एक बात है। लेकिन अगर आपको संग्रह या कर कार्यालय, या कहीं और के लिए दस्तावेज तैयार करने के कार्य का सामना करना पड़ता है, तो आपको पूरी जिम्मेदारी के साथ काम करने की जरूरत है, अन्यथा आप कागजात वापस पाने का जोखिम उठाते हैं। इनकार का कारण गलत पंजीकरण हो सकता है।

ऐसे कई मामले हैं। और यह सब इस तथ्य के कारण है कि हम नहीं जानते कि दस्तावेजों को ठीक से कैसे फ्लैश और नंबर करना है। एक नमूना डिजाइन कर या संग्रह में प्रदान किए जाने की संभावना नहीं है।

अब दस्तावेजों के फर्मवेयर में पर्याप्त संख्या में फर्म शामिल हैं। आप उनकी सेवाओं का उपयोग कर सकते हैं। उनके पास निश्चित रूप से है उत्कृष्ठ अनुभवकाम। वे कवर की एक विस्तृत श्रृंखला प्रदान करते हैं। लेकिन यह हमेशा सुविधाजनक नहीं होता है। तथ्य यह है कि प्रिंटिंग हाउस ऑर्डर के साथ बह रहे हैं। मान लीजिए कि आपको यह कार्य तत्काल करने की आवश्यकता है। फिर कैसे हो? यह केवल इस मुद्दे से निपटने के लिए बनी हुई है।

इसके अलावा, अर्थव्यवस्था की स्थितियों में, प्रबंधन हमेशा अतिरिक्त खर्च का भुगतान करने के लिए तैयार नहीं होता है, और इसलिए इस प्रकार का काम सचिवों और लेखाकारों के कंधों पर पड़ता है। इसलिए बेहतर होगा कि आप एक बार खुद ही इसका पता लगा लें, ताकि भविष्य में कोई समस्या न हो। यह ज्ञान काम आ सकता है।

शुरुआती के लिए मदद

हम यह बताना चाहेंगे कि नहीं सामान्य मानकदस्तावेजों को फ्लैश करने के तरीके के बारे में। वैसे, राज्य संरचनाएंवे कोई स्पष्टीकरण भी नहीं देते हैं। इसका मतलब है कि आपको यह सब खुद ही पता लगाना होगा। इसमें हमें कार्यालय के काम की पद्धति संबंधी सिफारिशों (23 दिसंबर, 2009 के संघीय अभिलेखागार के आदेश) से मदद मिलेगी।

दस्तावेजों को फ्लैश करने के लिए आपको क्या चाहिए?

इससे पहले कि आप खुद काम शुरू करें, आपको तैयारी करने की जरूरत है। आपको निम्नलिखित सामग्रियों की आवश्यकता होगी:

1. दस्तावेज स्व.
2. गोंद।
3. कागज़।
4. सुई।
5. अवल।
6. छेद छेदने का शस्र।
7. विशेष धागे।
8. कंपनी की मुहर।

सामान्य तौर पर, पूरी प्रक्रिया को तीन चरणों में विभाजित किया जा सकता है। पहली तैयारी है, दूसरा फर्मवेयर ही है, तीसरा तैयार दस्तावेज़ का प्रमाणन है।

कौन सा कवर चुनना है?

दस्तावेजों को फ्लैश करने के तरीके के बारे में बोलते हुए, आपको कवर के डिजाइन जैसी बारीकियों को याद रखना होगा। बेशक, प्रिंटिंग हाउस में आपको सुंदर विकल्प पेश किए जाएंगे, लेकिन उनकी हमेशा जरूरत नहीं होती है हम बात कर रहे हेथीसिस के बारे में नहीं।

एक छोटे से बाइंडर के लिए, एक पेपर कवर पर्याप्त होगा। यदि बाइंडर के दीर्घकालिक उपयोग की उम्मीद है (उदाहरण के लिए, 25 से अधिक वर्षों के लिए संग्रह), तो मोटे कार्डबोर्ड का उपयोग किया जाता है।

कवर मानक आकार (A4 प्रारूप) और गैर-मानक हो सकता है। यह पहले से ही बाध्य होने वाली चादरों के प्रारूप पर निर्भर करता है। कवर दस्तावेज़ के आकार में फिट होना चाहिए।

पृष्ठ पर अंक लगाना

सिलाई के लिए कागजात तैयार करते समय, पृष्ठों को क्रमांकित करना सुनिश्चित करें। नंबरिंग की उपस्थिति है शर्तडिजाईन। "यह किस लिए है?" - तुम पूछो। किसी का ध्यान नहीं जाना असंभव बनाने के लिए, कुछ चादरें हटा दें। यह क्षण बहुत महत्वपूर्ण है। तो चलिए बात करते हैं दस्तावेजों को फ्लैश और नंबर कैसे करें। यहाँ कुछ बारीकियाँ हैं।

नंबरिंग डालते समय, आपको नियमों को याद रखना होगा:

1. चादरें क्रमांकित हैं, पृष्ठ नहीं।
2. केवल अरबी अंकों का उपयोग किया जाता है।
3. दस्तावेजों की सूची ही क्रमांकित नहीं है।
4. यदि आपको पत्र को क्रमांकित करने की आवश्यकता है, तो पहले इसे सौंपा गया है क्रमिक संख्यालिफाफा, और उसके बाद ही प्रत्येक पत्रक के लिए।
5. यदि मामला बहुत बड़ा है (एक नियम के रूप में, ऐसी फाइलें संग्रहीत की जाती हैं), तो इसमें वॉल्यूम शामिल हो सकते हैं, जिनमें से प्रत्येक की अपनी संख्या होगी।
6. यदि बाइंडर के अंदर ऐसे कागज हैं जिन पर पहले से ही नंबर लगे हुए हैं, तो उन्हें एक ही प्रारूप में फिर से क्रमांकित किया जाना चाहिए।
7. अगर नेस्टेड शीट हैं बड़े आकार(ए 3), उनका विस्तार किया जाना चाहिए और ऊपरी दाएं कोने में एक नंबर डालना चाहिए। फिर फिर से फोल्ड करें। इसे केवल एक किनारे पर घेरा जाएगा।
8. ऐसा होता है कि शीट पर छोटे दस्तावेज़ (चेक, प्रमाण पत्र, आदि) चिपकाए जाते हैं। इस मामले में, शीट को एक नंबर दिया जाता है, लेकिन इसके नीचे चिपकाए गए कागजात की एक सूची होती है।
9. जब छोटे दस्तावेज़ केवल कोने से चिपके होते हैं, तो उनमें से प्रत्येक को एक नंबर दिया जा सकता है।
10. ड्रॉइंग, डायग्राम, फोटोग्राफ, प्लान भी गिने जाते हैं।

यह समझने के लिए कि दस्तावेजों को ठीक से कैसे फ्लैश किया जाए और नंबर कैसे दिए जाएं (लेख में एक नमूना दिया गया है), आपको कदम से कदम क्रियाओं के अनुक्रम पर विचार करने की आवश्यकता है।

नंबरिंग में त्रुटि होने पर मुझे क्या करना चाहिए?

इससे पहले, आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि फाइलिंग सही है। पेज नंबरों को ध्यान से देखें। यदि यह पता चलता है कि उनमें से कुछ गायब हैं, तो आप एक अतिरिक्त अक्षर क्रमांकन दर्ज कर सकते हैं। सभी शीट उनके नंबरों के नीचे रहेंगी, और लापता शीट पर आपको पिछली शीट और पत्र से नंबर लिखना होगा।

सकल त्रुटियों के मामले में, जो लिखा गया था उसे ध्यान से पार करना और उसके आगे एक सही प्रविष्टि करना समझ में आता है। किए गए सभी परिवर्तन पुष्टिकरण नोट में दर्शाए जाने चाहिए।

दस्तावेज़ विवरण

धागे के साथ दस्तावेजों को चमकाने से पहले, पूरे मामले के निष्पादन की शुद्धता की जांच करना बेहतर है। आखिरकार, मैं इसे बाद में कढ़ाई नहीं करना चाहूंगा। एक नियम के रूप में, इसके अंदर कागज के कई पैकेज होते हैं। सूची में बिल्कुल पूरी सूची सूचीबद्ध होनी चाहिए। यह तारीख का संकेत देते हुए जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा संकलित किया जाता है। विवरण क्रमांकित नहीं है।

तीन छेदों में धागे के साथ दस्तावेजों को कैसे सीवे?

यदि सभी दस्तावेज तैयार हैं, तो आप चमकना शुरू कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, आपको विशेष धागे की आवश्यकता है या आप सुतली का उपयोग कर सकते हैं। बेशक, कठोर धागे के साथ कई पत्तियों को सीवे करने का कोई मतलब नहीं है, आप नियमित रूप से आधे में मुड़ा हुआ ले सकते हैं।

तो, चलिए सीधे इस सवाल पर चलते हैं कि दस्तावेज़ों को थ्रेड्स के साथ कैसे फ्लैश किया जाए। से तस्वीरें विस्तृत विवरणक्रियाओं के एल्गोरिथम के लिए एक दृश्य जोड़ के रूप में काम करेगा। आइए इस तथ्य से शुरू करें कि चादरों को जकड़ना आवश्यक है ताकि बाद में आप उन पर प्रस्तुत जानकारी को आसानी से पढ़ सकें। ऐसा करने के लिए, बाएं किनारे से लगभग डेढ़ सेंटीमीटर की दूरी पर छेद किए जाते हैं। तीन छेद होने चाहिए। वे एक दूसरे के ऊपर स्थित हैं। जब चादरों का ढेर छोटा होता है, तो छेद पंच के साथ पंचर बनाए जा सकते हैं। मोटे टोम्स के लिए, आपको एक अवल की आवश्यकता होगी। धागा तैयार करें, लेकिन इसे बहुत लंबा न करें, सत्तर सेंटीमीटर पर्याप्त होगा।

दस्तावेज़ों को सही ढंग से कैसे फ्लैश करें? एक नमूना कार्यप्रवाह नीचे दिखाया गया है। स्पष्टीकरण की सुविधा के लिए, आइए छेदों को संख्याएँ दें: शीर्ष - 1, मध्य - 2, नीचे - 3।

आपको मामले के पीछे से सिलाई शुरू करने की ज़रूरत है, सुई को छेद 2 से सामने की तरफ पास करना। इस मामले में, धागे का एक सिरा पीछे रहेगा। फिर, 1 छेद के माध्यम से, सुई को फिर से पीछे लाया जाता है। उस समय जब सुई और धागे का मुक्त अंत दस्तावेज़ के पीछे होता है, तो आपको फिर से सामने की ओर, और फिर पीछे की ओर जाने की आवश्यकता होती है।

दस्तावेजों को कैसे फ्लैश किया जाए, हमने लगभग इसका पता लगा लिया। छोटों का यही हाल रहता है। एक बार जब सभी चादरें बन्धन हो जाती हैं, तो आप केस के पीछे धागे को सुरक्षित रूप से एक गाँठ में बाँध सकते हैं।

इसे कसकर कड़ा किया जाना चाहिए ताकि इसे एक पुष्टिकरण नोट के साथ सील किया जा सके। धागे के सिरों को स्टिकर के नीचे से स्वतंत्र रूप से लटका हुआ छोड़ देना चाहिए।

दस्तावेज़ कैसे प्रमाणित होते हैं?

ठीक है, जैसा कि आप देख सकते हैं, इस मुद्दे को हल करने में कुछ भी मुश्किल नहीं है कि दस्तावेज़ों को थ्रेड्स के साथ कैसे फ्लैश किया जाए। आपके ध्यान में प्रस्तुत तस्वीरें - प्रत्यक्ष करने के लिएपुष्टीकरण। हमें केवल पूर्ण की गई शीटों को प्रमाणित करना है।

इसे "प्रमाणपत्र हस्ताक्षर" कहा जाता है। इसे बनाने के लिए, आपको 5 x 6 सेंटीमीटर मापने वाले कागज का एक छोटा टुकड़ा लेने की जरूरत है और इसे पीछे की तरफ गोंद दें ताकि यह गाँठ को कवर कर सके। धागे के सिरे इसके नीचे से निकलने चाहिए और स्वतंत्र रूप से लटकने चाहिए।

इस नोट पर आपको यह बताना होगा कि कितने पृष्ठ सिले गए थे। फिर उस पर संगठन के निदेशक, तारीख और मुहर के हस्ताक्षर होते हैं। सामान्य तौर पर, प्रमाणन हस्ताक्षर या तो कंपनी के निदेशक द्वारा, या किसी एक प्रतिनिधि द्वारा किया जाता है। सील को ही रखा जाता है ताकि उसका एक हिस्सा पैक की आखिरी शीट पर और दूसरा नोट पर पड़े।

दस्तावेजों की सिलाई क्यों की जाती है?

हम पहले ही उल्लेख कर चुके हैं कि दायर दस्तावेजों को भंडारण के लिए संग्रहीत किया जाता है, इसके अलावा, एक उद्यम की दैनिक गतिविधियों में, अक्सर चादरों के बंडलों को जकड़ना आवश्यक होता है। ये अनुबंध हो सकते हैं, और कर या अन्य नियामक प्राधिकरणों को रिपोर्ट कर सकते हैं। वैसे, इस संबंध में आम तौर पर कर अधिकारियों की बहुत सख्त आवश्यकताएं होती हैं। स्टेपलर के उपयोग की अनुमति नहीं है। इसे घोर उल्लंघन माना जाता है।

सामान्य तौर पर, वित्त मंत्रालय दस्तावेजों को फ्लैश करने के तरीके पर अपनी सिफारिशें भी देता है। इसलिए, फाइलिंग बहुत अधिक मात्रा में नहीं हो सकती है। इष्टतम आकार- पचास पृष्ठों तक। यदि बहुत सारे दस्तावेज हैं, तो उन्हें कई मामलों में तोड़ना बेहतर है। अरबी अंकों में निरंतर अंकन होना चाहिए। पत्तियों को एक मोटे धागे से सिला जाता है, जिसे तैयार दस्तावेज़ के पीछे बांधा जाना चाहिए। ऊपर से, गाँठ को एक पुष्टिकरण नोट के साथ सील कर दिया जाता है, जिसे सभी नियमों के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए। यह मत भूलो कि उस पर केस की शीटों की संख्या चिपकी हुई है। नियामक प्राधिकरणों के लिए, आश्वासन नोट में हस्ताक्षर बहुत महत्वपूर्ण हैं। इसे केवल निदेशक या किसी अन्य व्यक्ति द्वारा निर्धारित किया जा सकता है जिसके पास ऐसा करने का अधिकार है। यह सब एक मुहर द्वारा प्रमाणित है। इसका प्रिंट लेट जाना चाहिए ताकि शीट और नोट के हिस्से पर कब्जा हो सके। वास्तव में, ये सभी सिफारिशें हमारे द्वारा ऊपर प्रस्तुत की गई जानकारी को दोहराती हैं। हमने उन्हें लाना आवश्यक समझा, ताकि आप यह सुनिश्चित कर सकें कि आप उच्च अधिकारियों के निर्देशों के अनुसार सब कुछ सही ढंग से कर रहे हैं।

कर अधिकारी न केवल स्वयं दस्तावेजों, बल्कि प्रतियों की अखंडता और सुरक्षा के लिए एक स्पष्ट आवश्यकता बनाते हैं। इसके अलावा, फोटोकॉपी भी एक अलग पैक में दाखिल की जाती है।

बाद के शब्द के बजाय

हमने लेख में बात की कि संग्रह और नियामक अधिकारियों को प्रस्तुत करने के लिए दस्तावेजों को थ्रेड्स के साथ ठीक से कैसे फ्लैश किया जाए। कभी-कभी बाइंडरों के डिजाइन के संबंध में विवाद उत्पन्न होते हैं, क्योंकि ऐसा कोई दस्तावेज नहीं है जो इस मुद्दे पर सटीक स्पष्टीकरण दे, और यहां तक ​​कि टिप्पणियों के साथ भी। इसलिए ऑफिस के काम में अपनाए गए मानकों पर ध्यान देना जरूरी है। यह याद रखना चाहिए कि जिन सरकारी एजेंसियों में आप कागजात जमा करते हैं, उनके डिजाइन के लिए उनकी अपनी आवश्यकताएं हो सकती हैं। इसलिए, त्रुटियों से बचने और संशोधन के लिए दस्तावेज वापस करने के लिए हमेशा ऐसी जानकारी को पहले से स्पष्ट करना बेहतर होता है। आखिरकार, हर जगह बारीकियां हो सकती हैं।

व्यावसायिक दस्तावेज़ों के साथ काम करते समय, अक्सर एकल पत्रिकाओं में पत्रक दर्ज करना आवश्यक होता है। यदि फ़ोल्डर को इस तरह से व्यवस्थित किया जाता है और मुहर द्वारा प्रमाणित किया जाता है, तो यह इसमें शामिल प्रपत्रों को प्रतिस्थापन या हानि से बचाता है। दस्तावेजों का व्यवस्थितकरण कार्यालय के काम के नियमों के अनुसार किया जाता है। वे जर्नल में नंबरिंग शीट और उनके दाखिल करने का क्रम निर्धारित करते हैं। सीम को ठीक करने के लिए, एक विशेष टैग चिपकाया जाना चाहिए। लेख के अंत में, आप "सिले हुए और क्रमांकित" शब्द नमूने डाउनलोड कर सकते हैं।

पत्रिका के सभी पृष्ठों को क्रमांकित और सिले जाने के बाद, धागे की गाँठ पर एक स्टिकर लगाया जाता है। यह एक छोटा कागज़ का आयत है, जिसका आयाम लगभग 4 × 6 सेमी है। यह अनुशंसा की जाती है कि प्रिंटर पर पहले से कई प्रतियां तैयार और मुद्रित की जाएं ताकि वे हमेशा हाथ में रहें।

उदाहरण स्टिकर में शामिल हैं निम्नलिखित क्षेत्रभरने के लिए:

1. सजी, क्रमांकित और मुहरबंद चादरों की संख्या। इसे पहले अंकों में, फिर कोष्ठक में शब्दों में दर्शाया जाता है।
2. एक अधिकृत कर्मचारी की स्थिति।
3. डिक्रिप्शन के साथ हस्ताक्षर।

पर विभिन्न नमूनेशब्दांकन भिन्न हो सकता है। एक नियम के रूप में, स्टिकर केवल शीट की संख्या और पत्रिका के लिए जिम्मेदार कर्मचारी की स्थिति के बारे में जानकारी को दर्शाता है। अंत में उनके हस्ताक्षर हैं।

जरूरी! स्टिकर को पत्रिका के गठन की तारीख और संगठन की मुहर (यदि कोई हो) के साथ पूरक किया जा सकता है।

संलग्न करते समय, सुनिश्चित करें कि धागे की गाँठ स्टिकर के केंद्र में है। छोर फिर कागज की रेखा से आगे निकल जाते हैं।

फर्मवेयर के लिए दस्तावेज तैयार करना

पहला कदम नंबरिंग है। दस्तावेजों के फर्मवेयर के साथ आगे बढ़ने से पहले, आपको ऊपरी दाएं कोने में संख्याओं को नीचे रखना चाहिए। संख्याओं की यह व्यवस्था कार्यालय के काम के नियमों से तय होती है।

फिर टांके के लिए छेद तैयार किए जाते हैं। व्यापार दस्तावेजव्यापक मार्जिन हैं। चमकने से पहले, इन क्षेत्रों के बीच में लगभग तीन पंचर बनाए जाते हैं। वे चादरों के ऊर्ध्वाधर केंद्र के साथ सख्ती से लंबवत चलते हैं। कदम कम से कम 3 सेमी है।

सभी शीटों को एक ही स्तर पर छिद्रित किया जाना चाहिए। छेद बनाने के लिए उपयोग करें:

• छेद छेदने का शस्र;
• अवल;
• सुई।

फ्लैशिंग के बाद मैदान की सीमाओं से दूरी बनाए रखने के कारण पाठ पढ़ते समय कोई असुविधा नहीं होती है। साथ ही, वांछित पृष्ठ को खोजना मुश्किल नहीं है।

फर्मवेयर कैसे किया जाता है

अगला प्रश्न- पूर्व-ड्रिल किए गए छेद वाले दस्तावेज़ों को कैसे फ्लैश करें? एक सिलाई सुई को एक उपकरण के रूप में लिया जाता है।

एक मजबूत सीम के लिए, आपको इस तरह की सामग्री की आवश्यकता होगी:

• बैंक सुतली;
• सिलाई धागे LSH-210।

यदि हाथ में पृष्ठों को जोड़ने के लिए कोई विशेष सामग्री नहीं है, तो आप उन्हें किसी भी मजबूत धागे से बदल सकते हैं। एक उदाहरण के रूप में, केप्रोन उपयुक्त है। आप सिलाई के लिए एक साधारण धागा भी ले सकते हैं, इसे कई बार मोड़ सकते हैं।

एक मजबूत, टिकाऊ सीम बनाने के लिए, टांके को दो बार दोहराने की सिफारिश की जाती है। हालांकि, आपको धागे को बहुत ज्यादा कसने की जरूरत नहीं है। एक तंग सीम पत्रिका के माध्यम से फ्लिप करना और सही फॉर्म ढूंढना मुश्किल बना देगा।

जब फर्मवेयर समाप्त हो जाता है, तो अंतिम शीट के मध्य छेद के माध्यम से युक्तियां जारी की जाती हैं। फिक्सिंग के लिए, धागे को एक गाँठ में बांधा जाता है। इस मामले में, लगभग 5 सेमी सिरों को छोड़ दिया जाना चाहिए। दस्तावेजों की अखंडता के लिए, एक स्टिकर गाँठ से जुड़ा होता है, जो पुष्टि करता है कि पत्रिका लगी हुई थी।

अंतिम चरण - स्टिकर संलग्न करना

फोल्डर में एकत्रित दस्तावेजों को जब्ती या हानि से बचाना महत्वपूर्ण है। इसलिए, स्टिकर "सिले और क्रमांकित" का उपयोग करें। गोंद शीट की पिछली सतह पर लगाया जाता है। फिर कागज को इस तरह से लगाया जाता है कि आयत का केंद्र सीधे गाँठ पर पड़े। धागे का हिस्सा स्टिकर के नीचे छिपा होगा। सिरों को स्वतंत्र रूप से लटका देना चाहिए।

अगला, आपको गोंद के सूखने की प्रतीक्षा करने की आवश्यकता है। इसके लिए प्रदान की गई रेखा में शामिल दस्तावेजों की संख्या को इंगित करता है यह पत्रिका. भरा हुआ फॉर्म संगठन के प्रमुख या अधिकृत कर्मचारी द्वारा प्रमाणित किया जाता है। स्टिकर कर्मचारी की स्थिति, उसके हस्ताक्षर और प्रमाणन की तारीख को दर्शाता है। यदि उपलब्ध हो, तो उद्यम की मुहर चिपका दी जाती है।

स्टिकर का मुख्य कार्य पत्रिका की अखंडता और उसमें शामिल दस्तावेजों की पुष्टि करना है। उसी उद्देश्य के लिए, गाँठ को गोंद से भर दिया जाता है। टैग और दस्तावेज़ दोनों पर ही संगठन की मुहर लगी होती है।

1. एक विशिष्ट, आसानी से पहचाने जाने योग्य हस्ताक्षर की उपस्थिति।
2. संगठन के दस्तावेजों पर उसी मुहर की उपस्थिति।
3. दस्तावेज़ों की हिंसा को ठीक करने के लिए सीधे धागे की गाँठ पर टैग का स्थान।

सभी शीटों को समान रूप से सिलने के लिए, सभी विदेशी वस्तुओं को हटा दें। यदि ढेर बड़ा है, तो छोटे बैचों में कागजात लेने की सिफारिश की जाती है। जब आपको कई पत्रिकाओं को एक में व्यवस्थित करने की आवश्यकता हो विभिन्न दस्तावेज, वे हस्ताक्षर करने की तारीख तक स्टैक्ड हैं।

किन मामलों में सिले हुए दस्तावेजों की आवश्यकता होती है?

ज्यादातर मामलों में, को प्रस्तुत रिपोर्ट के लिए फर्मवेयर की आवश्यकता होती है कर कार्यालय. इस मामले में, हस्ताक्षर केवल संगठन के प्रमुख द्वारा किया जाता है, और स्टिकर पर उसकी मुहर की छाप लगाई जाती है। यह कर सेवा की अनिवार्य आवश्यकता है।

व्यक्तिगत उद्यमियों के लिए, उनके लिए एक मुहर की उपस्थिति पसंद का मामला है। निरीक्षण के लिए उद्यमी के व्यक्तिगत हस्ताक्षर ही पर्याप्त होंगे। जब सत्यापन पूरा हो जाता है, तो प्रपत्रों पर एक मुहर लगाई जाती है।

जरूरी! बहु-पृष्ठ दस्तावेज़ की एक प्रति को प्रमाणित करने के लिए, प्रत्येक शीट पर "कॉपी सही है" की मुहर लगाई जाती है।

जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, हस्ताक्षर और मुहर सुपाठ्य होना चाहिए। स्टाम्प का डिज़ाइन कानूनी रूप पर निर्भर करता है। राज्य के स्वामित्व वाले उद्यम कोट ऑफ आर्म्स सील का उपयोग कर सकते हैं। एलएलसी और व्यक्तिगत उद्यमियों के लिए, कानून अन्य आवश्यकताओं के लिए प्रदान करता है।

संक्षेप। स्टिकर "सिले और क्रमांकित" एक पेपर आयत के रूप में बनाया गया है। यह फर्मवेयर के अंत के बाद सीवन गाँठ से चिपका हुआ है। धागे गोंद से ढके होते हैं, शीर्ष पर एक टैग लगाया जाता है। जब गोंद सूख जाता है, तो शीट पर आवश्यक नोट बनाए जाते हैं।

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सबसे पहले, जर्नल में दायर की गई शीटों की संख्या का संकेत दिया गया है। इसके बाद मुखिया का हस्ताक्षर, उसका पूरा नाम और हस्ताक्षर लगाया जाता है। कुछ मामलों में, इसे किसी अन्य जिम्मेदार अधिकारी को सौंपा जा सकता है। साथ ही स्टीकर पर संस्था की मुहर भी होती है। कर कार्यालय को दस्तावेज जमा करते समय, एलएलसी के लिए यह अनिवार्य आवश्यकता है। के मामले में व्यक्तिगत उद्यमीपर्याप्त व्यक्तिगत हस्ताक्षर। इसके बाद, आप एक निःशुल्क नमूना स्टिकर डाउनलोड कर सकते हैं।

प्रत्येक संरचनात्मक उपखंडउद्यमों, चाहे वह किसी भी आकार का हो, कम से कम एक बार दस्तावेजों को दाखिल करने की आवश्यकता का सामना करना पड़ा।

यह संग्रह करने और कुछ कानूनी प्रक्रियाओं दोनों के लिए आवश्यक हो जाता है। सिलाई करने के कई तरीके हैं। उनकी चर्चा नीचे की जाएगी।

आकार में हेमिंग

वर्ष के दौरान कोई भी उद्यम एक निश्चित मात्रा में दस्तावेज तैयार करता है, जिनमें से कुछ, भंडारण अवधि की समाप्ति के बाद, संग्रह में जाना चाहिए। इसमें वे दस्तावेज़ शामिल हैं जिन्हें पहले ही निष्पादित किया जा चुका है, साथ ही उद्यम के कर्मियों से संबंधित दस्तावेज़ भी शामिल हैं। स्थापित प्रथा के अनुसार, कार्यालय का काम पूरा होने के एक साल बाद मामलों को संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है।

दस्तावेज़ों को स्थानांतरित करने का दायित्व दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए जिम्मेदार सेवा के कर्मचारियों को सौंपा गया है, या सचिव, लेखाकार और अन्य जिम्मेदार व्यक्ति को सौंपा गया है, और उचित आदेश द्वारा तय किया गया है।

साथ ही यहां अलग-अलग संभागों के सचिव भी शामिल होते हैं। स्वाभाविक रूप से, मामलों का स्थानांतरण उनके अंतिम पंजीकरण के बाद ही होता है।

इस प्रक्रिया में कई चरण शामिल हैं:

• समूहों में दस्तावेजों के सही वितरण के लिए मामलों की जाँच की जाती है;
• फाइलिंग की जाती है;
• पृष्ठ क्रमांकन की जाँच की जाती है;
• एक साथ शिलालेख तैयार किया गया है;
• एक आंतरिक सूची बनाई जा रही है;
• कवर पर आवश्यक वस्तुओं का सुधार। इसका अर्थ है उद्यम के नाम में संभावित परिवर्तन, पंजीकरण सूचकांक, साथ ही स्थानांतरण और शीर्षकों के समय में सुधार;
• दर्ज मामले का विवरण किया जाता है।

उन मामलों के आंशिक पंजीकरण की अनुमति देता है जिनकी शेल्फ लाइफ 10 वर्ष से अधिक नहीं है।

इसके अलावा, इसकी अनुमति है:

1. दस्तावेजों को व्यवस्थित न करें;
2. पेजिनेशन मत करो;
3. प्रमाणन शिलालेख के डिजाइन को बाहर करें;
4. फर्मवेयर मामलों को छोड़ दें।

"सिलाई" पर कानून

कार्यालय का काम और कागजी कार्रवाई पर्याप्त है जटिल प्रक्रिया. गलत निष्पादन के कारण तैयार किए गए और संग्रह में स्थानांतरित किए गए दस्तावेजों को वापस करना असामान्य नहीं है। इसलिए, एक पूरी तरह से तार्किक सवाल उठता है कि दस्तावेज़ीकरण को ठीक से कैसे किया जाए? आप इसका उत्तर में पा सकते हैं पद्धति संबंधी सिफारिशेंकार्यालय के काम पर, जो 23 दिसंबर, 2009 के फेडरल आर्काइव के आदेश द्वारा तय किए गए हैं।

>कानून फाइलिंग प्रक्रिया को नियंत्रित करता है।इस संबंध में सिफारिशें दी गई हैं जिनका पालन किया जाना चाहिए। भंडारण के लिए गलत तरीके से बंधे दस्तावेजों को संग्रह में स्वीकार नहीं किया जा सकता है।

किसी भी उद्यम का संग्रह आपको एक निश्चित समय अवधि के लिए दस्तावेजों को सहेजने की अनुमति देता है। फिर उक्त दस्तावेज में जरूरअभिलेखागार को सौंप दिया।

कानून बहुत विशिष्ट समय सीमा प्रदान करता है जो आपको निम्नलिखित दस्तावेजों को सहेजने की अनुमति देता है:

• कर्मियों के संबंध में, नोटरी रिकॉर्ड, व्यावसायिक पुस्तकें - 75 वर्ष;
• राज्य आवास स्टॉक को निजी स्वामित्व में स्थानांतरित करने से संबंधित दस्तावेज - 75 वर्ष;
• आविष्कारों के लिए पेटेंट - 20 वर्ष;
• पूंजी निर्माण - 20 वर्ष;
• डिजाइन प्रलेखन - 20 वर्ष;
• वैज्ञानिक कार्य - 15 वर्ष;
• से जुड़े उद्यमों का अभिलेखीय प्रलेखन कृषि- 5 साल;
• सिनेमा - और फोटो प्रलेखन - 5 वर्ष;
• वीडियो - और फोटो प्रलेखन - 3 वर्ष।

जब एक उद्यम का परिसमापन होता है, तो भंडारण की अनिश्चित अवधि वाले दस्तावेजों को राज्य संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है। इसके अलावा, संगठन के कर्मियों पर दस्तावेज भी हस्तांतरण के अधीन हैं।

गैर-सरकारी संगठनों के मामले में, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि उनके लिए संबंधों का एक विशेष शासन प्रदान किया जाता है। विशेष रूप से, कानून उन्हें संघीय अभिलेखीय सेवा के साथ एक अलग समझौते में प्रवेश करने के लिए बाध्य करता है। यदि अनुबंध देर से संपन्न होता है, तो संग्रह केवल उन दस्तावेजों को स्वीकार करने के लिए बाध्य होगा जो उद्यम के कर्मियों से संबंधित हैं। बाकी दस्तावेजों का भाग्य, यानी इसके भंडारण का स्थान, परिसमापन आयोग के प्रमुख द्वारा निर्धारित किया जाएगा।

फ्लैश किए जाने वाले दस्तावेज़

कानून के पत्र के अनुसार, दो से अधिक शीट वाले सभी दस्तावेजों को फ्लैश करना आवश्यक है। यह वैधानिक दस्तावेजों की प्रतियों पर भी लागू होता है। हालांकि, ऐसे दस्तावेज़ जो संग्रह में बाद में स्थानांतरण के अधीन नहीं हैं, उन्हें फ्लैश नहीं किया जा सकता है।

इसकी आवश्यकता क्यों पड़ सकती है?

आवश्यकता की व्याख्या करने वाला मुख्य कारक दस्तावेजों की संभावित सुरक्षा है, उदाहरण के लिए, चादरों को हटाने या बदलने से। इस संबंध में, उन्हें धागों से सिला जाता है, क्रमांकित किया जाता है और सील किया जाता है।

लेखांकन, कार्मिक दस्तावेजों, साथ ही लाभ पुस्तकों और विशेष रूप से महत्वपूर्ण समझौतों के संबंध में एक समान आवश्यकता उत्पन्न होती है।

इसके अतिरिक्त, इस सूची में नोटरीकृत प्रतियां और अनुवाद शामिल हो सकते हैं।इसके अलावा, बाध्य दस्तावेजों को स्टोर करना आसान होता है। इस तरह से व्यवस्थित मामले ले कम जगह. जबकि, थ्रेड बाइंडिंग और सीलिंग आपको दस्तावेज़ीकरण की अखंडता की पुष्टि करने की अनुमति देता है। अन्य आधिकारिक तरीकों का अभी तक आविष्कार नहीं हुआ है।

दस्तावेज़ों को ठीक से कैसे संग्रहीत करें

मामले के पूरा होने के बाद अंतिम चरणएक बाइंडर है। इसमें सभी धातु की वस्तुओं (पेपर क्लिप, पिन) को हटाना शामिल है। दस्तावेजों को फिर बाइंडर से जारी किया जाना है।

यदि दस्तावेज़ पूरे हो गए हैं, तो आपको जोड़ना होगा ब्लेंक शीटएक साथ कैप्शन के लिए।इसके अलावा, मामले की शुरुआत में, आप अतिरिक्त रूप से आंतरिक इन्वेंट्री के लिए शीट संलग्न कर सकते हैं। लेकिन, अगर पहले से ही प्रिंटेड फॉर्म हैं, तो आप उन्हें जोड़ सकते हैं।

विनियम प्रत्येक मामले में पृष्ठों की संख्या पर सीमा निर्धारित करते हैं।इसलिए, इसे मामलों को पूरा करने की अनुमति है 250 शीट तक. यदि वर्ष के दौरान अधिक दस्तावेज एकत्र किए गए हैं, तो उन्हें अलग-अलग खंडों में विभाजित किया जाना चाहिए। मानक प्रक्रिया के अनुसार, दस्तावेज़ हार्डकवर में दर्ज किए जाते हैं।

यदि केस सामग्री में विभिन्न स्वरूपों के दस्तावेज हैं, तो 4 पंचर के लिए फाइल करना आवश्यक है। यह दस्तावेजों को सुरक्षित रूप से जकड़ने के लिए किया जाता है।

उन मामलों के लिए जिनके पास लंबी शेल्फ लाइफ है, इस मामले में उन्हें कवर के साथ सिला जा सकता है। जबकि, बचत की निरंतर शर्तों के साथ दस्तावेजों को स्टेपल करने के लिए आम तौर पर स्वीकृत प्रक्रिया, बाध्यकारी का पालन करने वाली शीट से फाइलिंग की शुरुआत के लिए प्रदान करती है। फिर, पहली शीट पर आपको कार्डबोर्ड गैसकेट लगाने और केस को फ्लैश करने की आवश्यकता है। धागों को समय से पहले पहनने से बचाने के लिए यह आवश्यक है।

यहां हमें यह नहीं भूलना चाहिए कि मामला वास्तव में हमेशा के लिए संग्रहीत किया जाएगा।फाइलिंग के दौरान मुख्य बात सीमा नियंत्रण है, इसलिए आपको यह भी सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि धागे पाठ से आगे नहीं जाते हैं। सिले होने पर भी इसे पढ़ना आसान होना चाहिए।

बाइंडर में फर्मवेयर के बिना 10 वर्ष से अधिक के शेल्फ जीवन वाले दस्तावेज़ों को संग्रहीत किया जा सकता है।

कुछ संस्थानों में सुविधा के लिए विशेष बुकलेट मशीनों का उपयोग किया जाता है। लेकिन अभिलेखीय फाइलिंग के लिए यह विधि अस्वीकार्य है।

अनिश्चितकालीन भंडारण के मामलों में अगला कदम नंबरिंग है।यह आमतौर पर दस्तावेजों के साथ काम करने में सुविधा के लिए किया जाता है। नंबरिंग करने के लिए, एक काली पेंसिल या एक विशेष नंबरिंग मशीन का उपयोग करें। नंबर लगाने के लिए एक अलग जगह दी गई है, यह दस्तावेज़ का ऊपरी दायां कोना है।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि नंबरिंग विशेष रूप से सामने की तरफ होती है।नंबर खराब नहीं होने चाहिए मुख्य पाठ. रंगीन पेंसिल का प्रयोग वर्जित है। स्याही के उपयोग की भी अनुमति नहीं है।

जब A4 से बड़े फॉर्मेट की शीट को केस में रखा जाता है, तो उसे एक किनारे पर हेम करके मोड़ने की अनुमति दी जाती है, जिसके बाद इसे 1 शीट के रूप में गिना जाना चाहिए। यदि शीट को मोड़ा गया था और फिर बीच में हेम किया गया था, तो इसे 2 शीट के रूप में गिना जाना चाहिए। सचित्र सामग्री को रिवर्स साइड पर क्रमांकित किया जाना है।

नंबर डालने के लिए एक अलग स्थान दिया गया है - यह दस्तावेज़ का ऊपरी बाएँ कोना है।संलग्नक के साथ लिफाफों की सिलाई के मामले में, ऐसे दस्तावेज स्व-नंबरिंग के अधीन हैं। संलग्नक को उस संख्या के साथ क्रमांकित किया जाता है जो लिफाफे पर एक के बाद आती है। यदि आपको मामले को अलग-अलग खंडों में विभाजित करने की आवश्यकता है, तो उनमें से प्रत्येक को अलग से गिना जाता है।

कवर का डिज़ाइन केस की स्थापना के चरण में होता है। यहां आपको GOST 17914-72 की सिफारिशों द्वारा निर्देशित होने की आवश्यकता है। लंबी अवधि के भंडारण के मामलों के कवर ....

इसलिए, एक अलग व्यवसाय स्थापित करने के चरण में, व्यक्तिगत जानकारीबाध्यकारी के लिए प्रस्तुत किया जाता है, विशेष रूप से:

• कंपनी का नाम;
• अलग उपखंड का नाम;
• कार्यालय कार्य सूचकांक;
• मामले का शीर्षक;
• संग्रहण अवधि।

जिन मामलों को अनिश्चितकालीन भंडारण में स्थानांतरित किया जाना चाहिए, उन्हें एक मजबूत कार्डबोर्ड कवर में अनिवार्य रूप से सिला जाता है, जिस पर रीढ़ जुड़ी होती है। परिणामी फ़ोल्डर 4 सेमी से अधिक मोटा नहीं हो सकता।

एक अभिलेखीय पुस्तक का अपना मानक होता है, जो 320 x 230 मिमी से अधिक नहीं हो सकता।

फर्मवेयर प्रक्रिया को सरल बनाने के लिए, आप आर्काइव फोल्डर का उपयोग कर सकते हैं।इस समस्या को हल करने के लिए एक अलग विकल्प बाध्यकारी मशीनें हैं। एक अन्य विकल्प के रूप में, आप बैंक नकद दस्तावेज दाखिल करने की प्रक्रिया ला सकते हैं। इस श्रेणी के दस्तावेज़ों के फ़ोल्डर की मोटाई तक पहुँच सकते हैं 10 सेमी तक।

इसलिए, दस्तावेजों के अभिलेखीय प्रसंस्करण का विश्लेषण करते हुए, हम इस निष्कर्ष पर पहुंच सकते हैं कि सबसे कठिन कार्य पेपर ब्लॉक ड्रिलिंग की प्रक्रिया है। हालांकि, उच्च प्रदर्शन वाली पेपर ड्रिलिंग मशीनें यहां बचाव के लिए आ सकती हैं।

प्रारंभिक कार्य

दस्तावेजों को स्टेपल करने के लिए, आपको पहले कागज के ढेर को सीधा करना होगा।लेकिन अगर पैक में शामिल हैं एक बड़ी संख्या कीदस्तावेज़, जिसमें छोटी चादरें होती हैं, फिर स्टैक रखना आवश्यक होता है ताकि इसे समान रूप से एक क्लैंप के साथ जकड़ा जा सके। बहुत सारे दस्तावेज़ों को संरेखित करने के लिए, जैसे कि 1,000 शीट तक, तो इलेक्ट्रिक पेपर पुशर का उपयोग करना बुद्धिमानी है।

दस्तावेजों को बिछाने के बाद, आपको उन्हें क्लैंप में अच्छी तरह से ठीक करने की आवश्यकता है, जिसके बाद आप पूरे ब्लॉक की ड्रिलिंग शुरू कर सकते हैं। इस मामले में, छिद्रों की संख्या 2-5 पीसी हो सकती है। ड्रिलिंग एक पारंपरिक इलेक्ट्रिक ड्रिल या विशेष भेदी उपकरण का उपयोग करके की जाती है। अलग-अलग सिलाई मॉडल एक तंत्र से लैस होते हैं जो स्वचालित रूप से बने छेद के माध्यम से धागे को थ्रेड करता है। यदि ड्रिलिंग एक ड्रिल के साथ की जाती है, तो क्लैंप से दस्तावेजों को हटाने में जल्दबाजी न करें ताकि छेद हिल न जाएं।

हाथ पिरोया

फोटो: धागे के साथ दस्तावेजों को ठीक से कैसे सीना है

यह पूछे जाने पर कि धागे से दस्तावेजों को ठीक से कैसे सिलाई जाए, यह कहा जाना चाहिए कि इसके लिए आपको एक साधारण सुई, धागा और सिलाई की चादरें लेने की जरूरत है जिसमें केवल 2 पंचर हों।

दस्तावेज़ को सिले जाने के बाद, आपको दस्तावेज़ के पीछे धागे के सिरों को बाँधना होगा और परिणामी गाँठ पर कागज के एक छोटे टुकड़े को गोंद करना होगा।

उसके बाद, एक प्रमाणीकरण शिलालेख बनाया जाता है कि दस्तावेज़ में कितनी शीट है, यह किसके द्वारा प्रमाणित है।यह प्रक्रिया इस तरह से की जाती है कि शिलालेख (प्रिंट) स्टिकर की सीमाओं से आगे निकल जाए। यह याद रखना चाहिए कि पृष्ठ अनिवार्य संख्या के अधीन हैं। जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, एक धागे के साथ दस्तावेजों को सही ढंग से सिलाई करना सरल है, लेकिन, दुर्भाग्य से, इस पद्धति की अपनी सीमाएं हैं। सुई से छेद करने के लिए 5 से अधिक चादरें काफी कठिन होती हैं। इसलिए ऐसे मामलों में होल पंच का इस्तेमाल करना बेहतर होता है।

होल पंच (लेसिंग)

जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, यदि दस्तावेजों की 5 से अधिक शीट हैं, तो मैनुअल स्टिचर्स का उपयोग करना बेहतर है। अधिक सबसे अच्छा उपायइलेक्ट्रिक ड्राइव (इलेक्ट्रिक पंच) वाले डिवाइस कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, दस्तावेज़ के हाशिये पर 4 छेद समान रूप से वितरित किए जाते हैं, लेकिन इस तरह से कि पाठ पठनीय हो।

इसके बाद दस्‍तावेजों की लेसिंग का प्रयोग किया जाता है, इसकी सहायता से दस्‍तावेजों का आर्डर दिया जाएगा और उनकी सुरक्षा पर नियंत्रण भी सुनिश्चित किया जाएगा। ये नियम अलग-अलग द्वारा शासित होते हैं नियमों. अनुबंध, नोटरीकृत दस्तावेज, रोकड़ बही, बैंक दस्तावेज इस तरह से सिले जाते हैं। इस सूची में व्यक्तिगत फाइलें, पंजीकरण पत्रिकाएं, साथ ही सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म भी शामिल हैं।

होल पंच का उपयोग करके दस्तावेज़ों को सिलना कितना आसान है, इस पर वीडियो देखें:

साथ में शिलालेख

मामले को सिलाई और नंबर देने के बाद, आपको एक प्रमाणन शिलालेख तैयार करने की आवश्यकता है। व्यवहार में, यह कागज के एक अलग टुकड़े पर किया जाता है, जिसे बाद में मामले के पीछे तय किया जाता है। प्रमाणीकरण शिलालेख में इंगित करने के लिए अनिवार्य शीट्स की संख्या है।

यह जानकारी संख्याओं और शब्दों दोनों में इंगित की जाती है।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि जिम्मेदार व्यक्ति की स्थिति और हस्ताक्षर के डिकोडिंग को संलग्न शिलालेख पर इंगित किया जाना चाहिए। तैयार शिलालेख उच्च गुणवत्ता वाले गोंद से जुड़ा हुआ है। वहीं, इसका कार्य नोड को ठीक करना भी है। इस तरह से कि धागे के सिरे मुक्त हों। यह सब अंत में एक मुहर के साथ सील कर दिया जाता है, जिसकी छाप स्टिकर और शीट पर होनी चाहिए।

एक व्यावसायिक इकाई के पंजीकरण का क्षेत्र सांख्यिकीय कोड में परिलक्षित होता है। पढ़ें क्या है

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2019 में दस्तावेजों का फर्मवेयर कितना प्रासंगिक है?

प्रत्येक संगठन का अपना आंतरिक संग्रह होता है, जो व्यवस्थितकरण प्रदान करता है विभिन्न दस्तावेज. इसमें लेखांकन रजिस्टर, कार्मिक आदेश, आदि शामिल हैं। बाद में भंडारण में स्थानांतरण के लिए अभिप्रेत दस्तावेज राज्य संग्रह, बिना किसी असफलता के, मौजूदा GOST के अनुसार एक प्रारंभिक प्रक्रिया से गुजरना होगा।

और 2019 में, किसी ने भी अनिवार्य प्रक्रिया को रद्द नहीं किया। इस प्रकार, दस्तावेजों के फर्मवेयर ने अपनी प्रासंगिकता नहीं खोई है।

नई प्रौद्योगिकियों के व्यापक परिचय और कार्यालय के काम के हिस्से के हस्तांतरण के बावजूद इलेक्ट्रॉनिक रूपअधिकांश राज्य के स्वामित्व वाले उद्यमों में, कागज मुख्य वाहक बना हुआ है। विशेष रूप से कागज को विभिन्न नियंत्रणों में पसंद किया जाता है और कार्यकारी निकाय: कर, पेंशन निधि, अग्नि निरीक्षण, न्यायालय, वित्तीय संस्थाएआदि इसलिए किसी भी उद्यमी को सक्षम होना चाहिएदस्तावेजों को ठीक से बांधें नंबर और उन्हें पंजीकृत करें। फर्मवेयर आमतौर पर एक सुई, एक स्टेपलर या विशेष मशीनों के साथ धागे का उपयोग करके किया जाता है। दस्तावेजों और मामलों को ठीक से कैसे सीना है, इसके बारे में हम आपको और बताएंगे।

थ्रेड फर्मवेयर

असल में कोई नहीं सख्त नियमऔर बाध्यकारी दस्तावेजों के लिए कोई आवश्यकता नहीं है। फिर भी, GOST R 51141-98 "कार्यालय का काम और संग्रह" और 23 दिसंबर, 2009 नंबर 76 के संघीय पुरालेख से एक आदेश है, जो बहु-पृष्ठ दस्तावेजों के फर्मवेयर पर सिफारिशें देता है।

उचित फर्मवेयर दस्तावेज़ उन्हें प्रतिस्थापन से बचाएंगे

सब कुछ ठीक कैसे करें? आपको एक अवल, एक जिप्सी सुई, मजबूत काला धागा, कागज का एक टुकड़ा और गोंद की आवश्यकता होगी। आमतौर पर, कागज को तीन छेदों के माध्यम से सिल दिया जाता है - एक शीट के केंद्र में किनारे से लगभग 1.5-2 सेमी, दूसरा और तीसरा - मौजूदा एक के किनारों पर 3-5 सेमी की दूरी पर बनाया जाता है। पंचर हैं आवले से बना - यदि आपके पास इतनी ताकत नहीं है कि आप तुरंत पूरे पैक को छेद सकें, तो आप इसे कई भागों में विभाजित कर सकते हैं। नीचे हम एक उदाहरण देते हैं,थ्रेड्स के साथ दस्तावेज़ों को ठीक से कैसे फ्लैश करें और प्रक्रिया की एक तस्वीर।

टिप्पणी:यदि आपके पास एक ड्रिल या एक स्क्रूड्राइवर और एक ड्रिल है, तो आप बस कागज का एक पैकेट ड्रिल कर सकते हैं। ड्रिल का व्यास लगभग 6-8 मिमी होना चाहिए।

पैक का फर्मवेयर पीछे से शुरू होता है। सुई के माध्यम से धागा पास करें और इसे 7-10 मिमी की "पूंछ" छोड़कर, केंद्रीय छेद के माध्यम से खींचें। फिर सुई को सामने की तरफ से ऊपरी छेद में डालें और धागे को पीछे की ओर खींचे।

हम केंद्रीय छेद से शुरू करते हैं, ऊपर से खिंचाव करते हैं और नीचे तक जाते हैं

अगला, आपको सुई को नीचे के छेद के माध्यम से खींचने की जरूरत है, इसे सामने की तरफ लाएं, और फिर इसे केंद्रीय एक तक मौजूदा "पूंछ" तक फैलाएं। अब आप कम से कम 7 सेमी छोड़कर धागे को काट सकते हैं (यदि आपको मामले को प्रिंट करने की आवश्यकता है, तो 15 सेंटीमीटर का अंतर छोड़ दें)। धागे की शुरुआत और अंत बांधें, और गाँठ पर साफ कागज का एक छोटा सा टुकड़ा चिपकाएं। यदि ये सख्त जवाबदेही के कागजात हैं, तो "पूंछ" को कागज के वर्ग के साथ आखिरी शीट से चिपका दिया जाता है और उस पर मुहर लगा दी जाती है।

दस्तावेजों को चमकाने के बाद गाँठ को एक पेपर स्क्वायर से सील कर दिया जाता है

दस्तावेजों को धागे से सिलाई करने की अनुमति हैऔर दो छेद।आमतौर पर इस विधि का अभ्यास होल पंच की उपस्थिति में किया जाता है। योजना थोड़ी बदल जाती है - सुई को पीछे से निचले छेद में डाला जाता है, एक "पूंछ" को कम से कम 7 सेमी लंबा छोड़ दिया जाता है। फिर सुई और धागा ऊपरी छेद के माध्यम से वापस आ जाता है। अगला, धागे को काट लें ताकि आपको 7-10 सेंटीमीटर लंबी दूसरी पूंछ मिल जाए और इसे पहले से बांध दें। धागे के सिरे नीचे की ओर जाते हैं, और कागज का एक आयताकार टुकड़ा जिसकी माप 2 गुणा 7-8 सेमी है, गाँठ पर चिपका दिया जाता है।

पैक को सुरक्षित रूप से ठीक करने के लिए, आप इसे 4 पंचर के माध्यम से भी सीवे कर सकते हैं। इस मामले में, सुई को दूसरे छेद से पिरोया जाता है, ऊपरी एक में डाला जाता है, दूसरे के माध्यम से फिर से खींचा जाता है और तीसरे और चौथे को खिलाया जाता है। तीसरे छेद पर सिलाई की जाती है, और धागे की पूरी पट्टी को कागज से सील कर दिया जाता है।

टिप्पणी:दस्तावेजों को स्टेपल करने के लिए साधारण धागे का उपयोग करने की अनुशंसा नहीं की जाती है, क्योंकि यह काफी नाजुक होता है। आपको या तो इसे कई बार मोड़ना होगा, या एक विशेष नायलॉन सुतली का उपयोग करना होगा।

कभी-कभी दस्तावेजों को एक पारदर्शी मछली पकड़ने की रेखा के साथ सिल दिया जाता है, लेकिन इसकी विशेषताओं के अनुसार, यह एक धागे से भी बदतर है। मुख्य बात यह है कि तीनों (चार) छेद एक पंक्ति में लंबवत रूप से बने होते हैं। आमतौर पर शीट के चौड़े किनारे से 1.5 सेमी पीछे हटते हैं। फर्मवेयर हमेशा पीछे से शुरू किया जाता है, ताकि गांठें पीछे की तरफ हों और उपस्थिति खराब न हो।

पृष्ठों की संख्या इंगित करना और हस्ताक्षर करना सुनिश्चित करें

दस्तावेजों का प्रमाणन

हमने सीखा के बाददस्तावेजों को सही ढंग से सिलाई आइए जानें कि उन्हें कैसे पूरा किया जाए। इसके लिए चादरों को क्रमांकित किया जाता है। पूंछ को एक छोटे पेपर आयत के साथ सील कर दिया जाता है, जिस पर वे एक कलम से लिखते हैं: "सिले हुए, क्रमांकित, मुहरबंद और हस्ताक्षरित।" इसके बाद, शीट्स की संख्या को डिजिटल और अल्फाबेटिक रूप में दर्शाया गया है, एक सील, पेंटिंग और आद्याक्षर लगाए गए हैं। इसे इस तरह करना जरूरी है कि हस्ताक्षर और मुहर का हिस्सा चिपकाए गए आयत और पर दोनों पर हो आखिरी शीट. ऐसा इसलिए किया जाता है ताकि अगर कोई धागा काटता है तो वह तुरंत दिखाई दे। साथ ही, डिजिटल रूप में फर्मवेयर और प्रमाणन की तारीख आमतौर पर इंगित की जाती है।