Составление графиков отпусков сотрудников на грядущий календарный год с подписью руководителя производится в каждой организации не позже двухнедельного срока перед 1 января. Данное правило заложено в 123-й статье Трудового кодекса. То есть, например, 17.12.2016 г. - последняя дата его утверждения при составлении графика отпусков на 2017 год.
Что он содержит
Назначение его - отразить информацию о порядке распределения оплачиваемых ежегодных отпусков каждого из работников. Планируются такие данные на весь календарный год в помесячном разрезе. Разработкой графика занимается кадровая служба, что отнимает у ее специалистов немало времени.
Организация процедуры сбора и обработки нужной информации может быть различной. В одних организациях данная работа поручается конкретно выделенному под это специалисту, в других обязанности распределяются иначе. Каждый из сотрудников отдела кадров ведает конкретными подразделениями.
Составление графика отпусков - процедура ответственная. Требуется учет большого количества факторов - от пожеланий самих работников касательно актуальных сроков до важных потребностей процесса производства. Одновременно необходимо следить за соблюдением норм трудового законодательства. Можно и нужно отражать порядок и все нюансы и условия относительно данного вопроса в основных локальных актах организации. То есть они должны быть прописаны на страницах коллективного договора или ПВТР.
Приказ о составлении графика отпусков: образец и главное содержание
Процедура заполнения такого графика обязана быть подробно описана в инструкции, касающейся вопросов кадрового делопроизводства. Если же она там отсутствует, работа должна начинаться с выхода соответствующего приказа - о составлении графика отпусков. Что он обязан содержать?
1. Ф. И. О. специалиста, на которого возлагается обязанность подготовки данного документа.
2. Сроки согласования с работниками их конкретных пожеланий относительно дат начала отпуска каждого.
3. День, к которому руководитель структурного подразделения утрясает вышеупомянутые пожелания с планами производственных работ каждого отдела.
4. Срок предоставления проекта графика руководству на утверждение.
Ниже мы предлагаем взглянуть на образец составления графика отпусков в виде соответствующего приказа.
Главные принципы работы
Какие требования обязательно должны приниматься во внимание при составлении графика отпусков? Он обязан подразумевать особенности производства, соблюдение технологии работ и принцип взаимозаменяемости сотрудников. Возможности этого заложены Трудовым Кодексом РФ. Во избежание разногласий и споров очередность отпусков с порядком ее определения в обязательном порядке прописывается в коллективном договоре или другом нормативном локальном акте. Например, обязательно указание невозможности одновременного ухода в отпуск руководителя подразделения и его зама.
В зависимости от специфики организации на документальном уровне может быть зафиксировано предоставление ежегодных отпусков лишь в течение определённых месяцев. Например, в школах они бывают только летом, иначе процесс обучения может быть дезорганизован. Бывают ситуации, когда удобно отправить отдыхать сразу большую часть коллектива. Это часто связано с сезонными подъемами и затишьями в работе того или иного производства.
Но в большинстве случаев оптимальный вариант - относительно равномерное распределение отпусков на протяжении календарного года.
С чего начать?
Каковы основные правила составления графика отпусков? Подготовкой проекта его в организациях обычно занимается кадровая служба. Для удобства используются специальные бланки. В современных условиях общеприняты компьютерные программы для составления графика отпусков. На предварительном этапе анализируется информация об использовании их сотрудниками за прошлый период с определением возможного количества дней отдыха на текущий год. Уточняется наличие работников, относящихся к льготным категориям и имеющих право на преимущество в очередности.
Затем данные по сотрудникам передаются руководству отдельных подразделений. Задача их - уточнить мнение работника при составлении графика отпусков (каждого лично) касательно даты ухода или возможности разделения на части. Такие пожелания должны быть разумно согласованы с планами работы подразделения в течение года, на основе чего вырабатывается оптимальная очередность. Таким образом, все отделы утрясают собственные проекты.
Собрав результаты воедино, кадровая служба занимается подготовкой на их основе сводного графика отпусков на всю организацию, который затем передается для утверждения руководству.
Что обязательно для включения
Туда включаются оплачиваемые ежегодные отпуска - основной и дополнительный, а также те календарные дни, которые остались неиспользованными сотрудниками в текущем году. Стандартная длительность основного отпуска - 28 дней (календарных) Часть категорий работающих по закону пользуется отпусками большей продолжительности. О ком идет речь?
Несовершеннолетние (до 18 лет) работники, согласно 267-й статье Трудового кодекса, пользуются правом отпуска длиной в 31 календарный день. Отпуска инвалидов, по 23-й статье ФЗ № 181, касающегося вопросов социальной защиты этой категории, не должны быть короче 30 дней. и других педработников - от 42 до 56 дней (во всех случаях речь идет о днях именно календарных) в зависимости от вида ОУ (детский сад, школа) и должности. Данное положение регламентируется статьей 334 ТК РФ, а также специальным Постановлением правительства № 724, принятом в 2002 году.
Права предусматривают отдых в течение 30-35 дней ежегодно на основании ФЗ № 79, принятого в 2004 году.
О дополнительных отпусках
Выше речь шла об основных ежегодных оплачиваемых отпусках. Кроме того, согласно 116-й статье ТК РФ, существуют ещё и дополнительные отпуска. Право на них имеют те, кто занят на опасных и вредных работах (или имеющих особый характер), трудятся в ненормированных условиях, в местностях Крайнего Севера и т. п., а также в некоторых других конкретных случаях, оговоренных законом.
Каждый из работодателей, учитывая свои финансовые и производственные возможности, имеет полное право устанавливать работникам дополнительные отпуска по собственной инициативе. Порядок такой процедуры, как и типовые правила составления графика отпусков, утверждается коллективным договором с учётом мнения профсоюзной организации. При расчете общей длительности суммируют дни дополнительных отпусков с основными и отражают в графике.
О льготных категориях
Составляя его, не следует забывать о том, что в организации могут быть работники, имеющие право на отпуск в то время, которое удобно для них. Начать составлять график следует непосредственно с этих людей. Кому же светит такая привилегия?
1. Несовершеннолетним, не достигшим 18 лет (по ст. № 267 ТК).
2. Работникам-совместителям (отпуска на основной работе и дополнительной должны совпадать по времени - статья 286 TK).
3. мужа и жены в данном случае обязаны совпадать - статья 11 ФЗ № 76 о статусе военнослужащих).
4. Женщинам до или непосредственно после отпуска, положенного по беременности и родам, или по окончании отпуска, дающегося для длительного ухода за ребенком - статья № 260 TK.
5. Тем работникам, чьи жены используют отпуск по беременности и родам - статья 123 TK.
Даже согласовав все даты и сроки с представителями вышеупомянутых категорий, руководитель должен быть готов к ситуации, когда кто-то из них в течение года поменяет принятое решение и подаст заявление на отпуск с другой даты. Права отказа в данном случае начальник не имеет.
Порядок составления графика отпусков в отдельных случаях
Планировать отпуска работники могут и целиком, и по частям. Разделяя его, следует придерживаться требований 125-й статьи Кодекса. Они заключаются в следующем: как минимум одна из частей должна равняться 14 календарным дням или более. Причина проста и связана с заботой о здоровье граждан. Срок восстановления после напряженной работы в течение года для человека составляет не менее двух недель.
Другой нюанс - подобное разделение по частям отпускного времени возможно лишь по согласованию между работником и руководством. Если кто-то один из них против, раздробить отпуск нельзя. Свое согласие на подобное разделение руководитель подтверждает подписью в графике или приказе отпусков. А где именно расписывается другая сторона - работник - законом не регламентируется. В конкретных организациях пользуются для получения данного подтверждения разными методами.
1. Когда инициатива разделения отпуска - дело работника, им подается заявление с просьбой об этом. Это делается до той даты, когда график должен быть утвержден. В случае согласия работодателя на заявлении им проставляется резолюция "разрешить" с датой и подписью.
2. В ситуации инициативы со стороны руководства при разработке отпускного графика работодателем может быть предложено сотруднику разделение основного отпуска на нужное количество частей с указанием дат начала и окончания каждой из них. Если инициатива встречает понимание, подчиненному предстоит подтвердить - "ознакомлен и согласен" - точно так же, с собственной подписью, ее расшифровкой и текущей датой. Такая форма достижения соглашений соответствует юридически принятым нормам. Но данный способ требует некоторых временных затрат.
3. В форме графика вводится дополнительная колонка - "ознакомлен и согласен" - и строки, предусмотренные для подписей работников с расшифровкой. Расписавшись, сотрудник подтверждает отсутствие претензий по датам отпуска и фактам возможного разделения его по "кускам". Таким образом, экономится рабочее время.
Обратите внимание
Способ этот относится к повсеместно распространенным, но тут существуют некоторые нюансы. Полностью корректным назвать его нельзя. Допустим, получены подписи всех сотрудников, кроме одного. При категорическом отказе заставить его руководство права не имеет. Придётся либо составлять новый график, либо озаботиться сбором подписей всех остальных повторно. То есть данный способ с точки зрения закона достаточно сомнителен.
В некоторых организациях уже в правилах внутреннего распорядка прописан пункт о предоставлении отпусков дважды в год (каждый равен 14 календарным дням). По умолчанию подразумевается подпись сотрудника при ознакомлении с данным документом в качестве согласия на подобное разделение. Но статья 8-я ТК РФ расценивает это как ухудшение положения работающего. Дело в том, что ПВТР - организации, и выражает лишь волю руководителя, но не является соглашением сторон трудовых отношений. Данного его статуса не меняет и учет мнения представителей профсоюза.
О новичках, совместителях и мамах с детьми
Что следует знать относительно вновь принятых сотрудников? Право на оплачиваемый отпуск появляется через полгода непрерывной деятельности в данном месте (122-я статья ТК). По соглашению с работодателем этот срок может быть уменьшен. Для определённой категории работающих (несовершеннолетних, совместителей и т. п.) он не зависит от стажа в данной организации.
Каким образом планируются Это не так просто. Порой отсутствует информация о времени ухода такого сотрудника в отпуск по основному месту. Чаще всего так получается, если процедура разработки графиков в обеих организациях ведется одновременно. Так как обязательность одновременного предоставления строго регламентируется, сроки составления графика отпусков придется планировать, ориентируясь на слова сотрудника. Причём следует быть готовым к возможному переносу даты.
Должен ли график содержать фамилии работниц, находящихся в отпусках по уходу за детьми? Во многих организациях в него включают фамилии всего Женщин, сидящих с малышами, закон туда включать не обязывает, но и не запрещает этого. Фактически очередные отпуска данной категории распланировать заранее нереально. Ведь каждая из работниц пользуется правом прервать отпуск по уходу и вернуться к служебным обязанностям в любой удобный для себя момент.
Помимо того, отсутствует какая-либо информация о том, когда данная сотрудница захочет воспользоваться правом ежегодного отпуска. Поэтому такие случаи всегда следует рассматривать в индивидуальном порядке.
А за прошлые годы?
Как быть с неиспользованными отпусками? Включаются они в график или нет? Действительно ли дни, не использованные на протяжении 2-х лет, могут "сгореть"? Согласно Письму Роструда № 473-6-0 от 2007 года, такие отпуска включаются в общий график или предоставляются по заявлению работника. Удобнее, если они будут отражены при составлении графика отпусков на 2017 (или любой другой) календарный год, так как это даст возможность наглядно представить положение дел с накопленными неиспользованными днями отдыха в разрезе всей организации.
Согласно законодательству, в отпуска следует отправлять работников ежегодно. Случаи перенесения их на следующий год относятся к числу исключений. Предоставить такой "просроченный" отпуск нужно не позже 12 месяцев по окончании года, за который он положен (124-я статья). То есть составление графика отпусков на 2017 год подразумевает внесение в него всей "задолженности" по дням отдыха перед работниками за 2016-й.
Отказывать в предоставлении отпусков два года подряд запрещается, а льготным категориям (несовершеннолетним и работающим в опасных, вредных условиях) положено отдыхать ежегодно. "Сгореть" отпуск не может. Права работника на него сохраняются, но руководителя при обнаружении в случае проверки трудовой инспекцией факта подобной экономии могут серьезно наказать.
Написано пером...
По окончании процедуры утверждения отпускного графика он обязателен для исполнения. Это значит, что перенести без особо веской причины сроки, указанные в документе, начальство не имеет права. А работник обязуется положенные ему дни использовать согласно написанному. В случае возникновения необходимости каких-либо отклонений любое из них оформляется соответствующим приказом с проставлением в графике отметки о причине.
Если сотрудник принимается уже после утверждения документа, отдыхать его отправляют на основании дополнительного приказа о составлении графика отпусков или по личному заявлению.
Оформление - в чем особенности?
Форма отпускного графика может быть разработана организацией самостоятельно с учетом требований 9-й статьи ФЗ № 402 "О бухгалтерском учете". Она содержит в себе список реквизитов первичных документов по учету, которые обязательны. Удобнее всего при составлении графика отпусков брать за основу Т-7 (унифицированную форму). При необходимости лишняя информация оттуда может быть удалена, и внесены дополнительные графы. Например, при отсутствии профсоюзного органа колонку об учете его мнения можно вычеркнуть.
Наименование организации, каждого структурного подразделения, все должности, Ф. И. О. сотрудников приводятся целиком, без сокращений. В случае предоставления отпусков по частям на каждую из них выделяется отдельная строчка. Подписывается документ главным кадровиком и утверждается руководством организации. Обязательна дата составления графика отпусков. Мнение профсоюзного органа учитывается при его наличии на предприятии.
Позаботимся о людях
Необходимо ли обязательное знакомство каждого сотрудника с составленным графиком? В данном случае единства мнений среди экспертов по трудовому законодательству не наблюдается. Часть из них относит такой график к локальным актам с необходимостью ознакомления каждого под подпись. Другие сходятся во мнении, что это не обязательно.
На практике в большинстве организаций составление графика отпусков все же подразумевает сбор подписей работников под ним - в целях информирования последних. График обычно размещают в общедоступном месте на информационном стенде.
Примечания к нему могут содержать любую информацию, необходимую кадровым работникам. Например - причины переноса отпусков и т. п. Оригинал документа принято хранить в отделе кадров. Копия обычно предоставляется финансовым службам в целях бухгалтерского учета для оценки и планирования материальных резервов на выплату отпускных. Остальным структурным подразделениям, как правило, выдаются выписки из графика для удобства организации производственной деятельности.
Срок хранения подобного документа - год после окончания текущего календарного периода. Отсутствие его на предприятии чревато ответственностью административного характера, так как считается нарушением. Статья 5.27 КоАП РФ назначает наказание за это в виде штрафа от одной до пяти тыс. руб. (должностные лица) или 30 000-50 000 руб. (юридические).
Как составляется график отпусков – вопрос, интересующий бухгалтеров и кадровых специалистов. И неспроста, ведь документ внимательно проверяют контролирующие органы, а обнаружив ошибку или правовое нарушение, руководство привлекают к ответственности.
После прочтения статьи вы узнаете, как правильно его оформить, чтобы избежать неприятных последствий.
Что это за документ?
Все работающие имеют право уходить в ежегодный оплачиваемый отпуск. Чтобы их отсутствие не отразилось негативно на деятельности предприятия, надо установить очередность.
Именно эту задачу выполняет график отпусков (ГО). В нем отражается время отдыха каждого человека на протяжении календарного года.
Согласно ст. 123 ТК РФ, документ обязателен для работодателя и подчиненных, поскольку принуждает соблюдать требования закона, гарантирует своевременный отдых и позволяет предотвратить многие конфликты.
Помните, что он:
- составляется ежегодно за две недели до наступления нового календарного года;
- согласуется с профсоюзом, если такая организация предусмотрена.
Раньше оформлять ГО должны были крупные и малые предприятия, но последние с 1 января 2019 года освобождены от таких обязательств.
То есть, небольшие организации имеют право отпускать работников по договоренности, а порядок прописывать в трудовом договоре.
Каковы последствия за отсутствие или нарушение?
Трудовая и налоговая инспекция внимательно проверяет график отпусков, поэтому важно соблюдать сроки и оформлять без ошибок.
За несоблюдение норм Трудового кодекса руководство привлекается к административной ответственности.
Наказание квалифицируется по ч. 1 ст. 5.27 КоАП:
- 30 000-50000 руб. – для ЮЛ;
- 1000-5000 руб. – для должностных лиц;
- 1000-5000 руб. – для ИП, привлекающих наемный труд.
Как утверждается?
График отпусков утверждается не позднее, чем за 14 дней до наступления года, за который он составляется — такие требования установлены ст. 123 ТК РФ.
Другими словами, документ за 2019 г. надо было подписывать до 16 декабря 2016 г., а за 2019 год — до 15 декабря 2019 г. (17 число выпадает на выходной).
Помните другие важные нюансы:
- после утверждения документ становится обязательным к исполнению: организация должна в конкретную дату отправить человека отпуск, а он – пойти отдыхать;
- не обязательно издавать Приказ об утверждении ГО, поскольку подпись уполномоченного лица уже присутствует на документе и свидетельствует о вступлении в силу;
- делать исправления недопустимо.
Как составляется и с кем согласуется?
Согласно ст. 123 ТК РФ, мнение работника не учитывается при разработке документа: решение согласуется только с профсоюзом. Но на практике так сложилось, что руководство всегда спрашивает у подчиненных, когда они хотят отдыхать – так удобнее для всех сторон.
Ответы оформляются документально – так проще выявить «льготников», которым предоставляется отпуск в особом порядке.
Подробнее об этом поговорим позже.
А сейчас рассмотрим последовательность составления и согласования документа на следующий год.
Сбор информации о времени отпусков всех работников
Для этой цели может составляться:
- опросный лист;
- анкета;
- докладная записка.
В некоторых организациях подготовкой документов, где учитываются пожелания сотрудников и рекомендации руководства, занимаются кадровые специалисты.
Они могут разрабатывать ведомость:
Полученная информация анализируется и корректируется с учетом норм права.
Составляется проект
Документ отправляется в профсоюз на рассмотрение, а после получения положительного ответа, приступают к оформлению.
Протокол профсоюзного собрания требуется, чтобы подтвердить отсутствие нарушений со стороны работодателя.
Утверждение ГО и ознакомление работников
Осуществляется руководителем или иным уполномоченным лицом. Понадобится докладная записка и ведомость.
На бланке графика блок для утверждения руководителем выглядит так:
Работники должны ознакомиться с утвержденным документом, иначе он становится необязательным к исполнению – такие условия регламентируют ст. 22 и 123 ТК РФ.
Руководитель вправе издать приказ на график отпусков, который обязывает начальников подразделений собрать необходимую информацию у своих работников.
Здесь вы можете посмотреть образец:
Кроме подписи лиц, требуется наличие даты составления документа.
Порядок оформления графика отпусков в 2019 году
Обычно организации пользуются формой Т-7, но сейчас они вправе разработать собственный шаблон – так регламентирует №402-ФЗ «О бухучете».
Составлением занимается руководство совместно с отделом кадров. Решение обязательно согласуется с профсоюзом, если такая организация предусмотрена.
Скачать бесплатно унифицированную форму Т-7 в формате Word можно здесь:
При разработке учитывайте все значимые факторы, чтобы не допустить правонарушений или «застоя» на предприятии.
Для этого производите оформление по следующим правилам:
- Перед составлением ГО сверяйте планы работы, не намечаются ли серьезные мероприятия.
- Правильно распределяйте трудовые ресурсы: взаимозаменяемые работники не должны отдыхать одновременно, при этом нужно отслеживать количество отсутствующих. Оптимальный вариант – 30% отдыхающих от общей численности.
- Прописывайте в трудовом договоре или других ЛНА количество работников, которые могут отдыхать одновременно.
- Утверждайте график отпусков каждый год.
- Занимайтесь оформлением заранее. Поскольку документ должен быть готов до 17 декабря, рекомендуемые сроки – октябрь-ноябрь. Так у вас будет достаточно времени для сбора необходимой информации.
Теперь давайте разберемся, как правильно составить и заполнить график отпусков.
Учитываем пожелания, но не нарушаем нормы права
К таким лицам относятся:
- сотрудницы, воспитывающие двух и больше детей младше 12 лет;
- несовершеннолетние лица;
- одинокие отцы;
- ветераны боевых действий;
- лица, получившие награды за особые заслуги (звание Героя, кавалеры ОС).
Такие работники имеют первоочередное право на предоставление отпуска, а остальные – с учетом производственной необходимости.
Какие периоды отдыха включаются?
При разработке графика отпусков учитывается:
- основной отпуск;
- дополнительный;
- неиспользованный за прошлый период.
Последний отражать необязательно, но желательно: так работодателю проще избежать правонарушений.
Поскольку законодательство позволяет разрабатывать собственную форму графика отпусков, можно предусмотреть в шаблоне столбцы для рассмотренных видов отпуска, а также фиксировать количество неиспользованных дней отдыха.
Пример подобного документа смотрите здесь:
Можно ли делить отпуск?
Согласно ст. 125 ТК РФ, работник вправе делить отпуск, если руководство не возражает.
Единственное условие: одна из частей должна быть не меньше 14 дней. Информация обязательно отражается в графике отпусков: каждая часть по отдельной строчке, а записи о следующем работнике смещаются вниз.
Нужно ли вносить декретниц в ГО?
Планирование отдыха беременных женщин и сотрудниц, которые находятся в отпуске по БиР, нередко вызывает затруднения.
Существует два противоположных мнения по этому вопросу:
- Сотрудница входит в штат организации, она вправе прервать отпуск и вернуться к исполнению трудовых обязанностей в любой момент. Тогда она сможет взять ежегодный оплачиваемый отпуск. Следовательно, работодатель должен включать декретниц в ГО.
- Сотрудница долго не работает на предприятии, поэтому деятельность планируется с учетом ее отсутствия. Внезапное возвращение и оформление отпуска в целом не повлияют на ситуацию.
Законодательство не дает конкретного ответа на поставленный вопрос, поэтому работодатели принимают решение по своему усмотрению.
Нужно ли включать отдых за совмещение обязанностей и для совместителей?
График отпусков – документ, в котором должна находиться информация обо всех лицах, планирующих продолжить трудовую деятельность в организации в следующем году.
Поэтому «срочники» и «совместители» обязательно включаются, если только договор не утрачивает силу в декабре текущего года.
На заметку: отдых «совместителей» оформляется одновременно с отпуском по основному месту работы.
Поэтому руководству следует запросить соответствующую выписку или справку у работника.
Расчет дней
Согласно ст. 120 ТК РФ, длительность основного отпуска исчисляется в календарных днях и не имеет ограничений. Если на период отдыха выпадают праздники, они не учитываются.
Когда определяете общую продолжительность, к основному отпуску добавляйте необходимое количество дней – здесь все просто. Сложность исчисления возникает тогда, когда учет производится не в календарных, а рабочих днях.
Например, отпуск за вредные условия труда или неиспользованный. Как поступать в подобных случаях?
На основании такого документа, как , вы должны:
- Уточнить длительность основного отпуска (в календарных днях).
- Отсчитать нужное количество дней, опираясь на режим работы 6/1. Именно так определяется дата последнего дня отдыха.
- Определить общую продолжительность отдыха.
Как это выглядит на примере:
Н.В. Курносова уходит 01.02.2018 в ежегодный отпуск, состоящий из основного (28 календарных дней) и дополнительного (6 дней). Необходимо определить границы отпуска.
Решение:
Основной отпуск будет длиться с 01.02.2018 по 01.03.2018 – 29 дней (не учитывается 23 февраля).
Продолжительность дополнительных дней отдыха: 02.03.2018-09.03.2018.
Н.В. Курносова вернется на работу 10 марта, поскольку последний день отпуска совпадает с 8 марта. Отдых будет длиться с 1 февраля по 9 марта 2019 года, нерабочие дни (23 февраля и 8 марта) не учитываются.
Нюансы заполнения унифицированной формы Т-7
При составлении графика требуется наличие обязательных для первички реквизитов.
Давайте рассмотрим, как заполнить основные разделы:
- Наименование организации. При наличии филиальной сети можно составить ГО по обособленным структурным подразделениям, филиалам. Документ не обязан быть единым для всех компаний.
- Мнение профсоюзного органа. Отмечаются даты, если такое учреждение предусмотрено.
- Название документа – «График отпусков». Пишется заглавными буквами, полужирным шрифтом.
- Номер графика – здесь указывается порядковый номер документа в соответствии с принятой на предприятии нумерацией.
- Дата составления – обязательный реквизит, подтверждающий соблюдение требования законодательства. Она является критическим местом, которое особенно «цепляет» трудовая инспекция при проверке. Запомните: в текущем году она должна быть до 17 декабря (можно раньше, но не позже). Работодателям не запрещено указывать месяц, в котором планируется отдых подчиненных, но на практике намного удобнее проставлять конкретное число. Тогда не понадобится дополнительно согласовывать решение с работниками и не возникнет затруднений при сменной работе.
- Подразделение и должность – при заполнении этих граф убедитесь, что информация полностью совпадает со штатным расписанием. На практике часто происходит так: руководитель написал, кадровик перенес. При чем без сверки. Здесь нельзя допускать ошибку, внимательно все проверяйте!
- ФИО – вписывается полностью.
- Табельный номер – цифровой код, который присваивается каждому работнику конкретного предприятия. Посмотреть значение можно в журнале учета табельных номеров.
- Сведения об отпуске. В столбце №5 пишется общая продолжительность, а в №6 – число. Стоит отметить, что «фактическая» и «перенесенная» – необязательные графы. На самом деле, хлопотно каждый раз пересматривать информацию, да еще и указывать основания. Трудовой кодекс и Федеральное законодательство не требует фиксировать подобные данные, так как для этого есть другие документы.
- Примечание. Графа предназначена для разных отметок: реквизиты Приказа об увольнении, сведения о выплате компенсации за неиспользованные дни отдыха и т. д. В ней можно ставить подпись, подтверждающую факт ознакомления с документом.
Подписывать ГО должен руководитель предприятия или другое уполномоченное лицо.
Пример заполнения представлен ниже:
Ставить печать необязательно, только если подобное условие не предусмотрено внутренними правилами. Она подтверждает полномочия лица, подписавшего документ и требуется при взаимодействии с контрагентами.
Но если руководство посчитает нужным сделать штамп – нарушения не будет.
Где и сколько должен храниться?
Когда все работники «отгуляют», документ утрачивает свою юридическую силу.
- конфликт между работодателем и подчиненными;
- выявление ошибок при составлении приказа;
- неправильное начисление денежных средств;
- определение порядка очередности.
Документы, имеющие отношение к организации труда, должны находиться на предприятии определенное время.
Срок хранения по номенклатуре (п. 653 Перечня) — в течение 1 года с момента окончания делопроизводства.
Место хранения должно быть надежным и безопасным:
- металлический ящик;
- сейф или шкаф;
- помещения, к которым ограничен доступ посторонних лиц.
Срок хранения Приказа об утверждении графика – постоянный, поскольку этот документ относится к Приказам по основной деятельности (организация труда на предприятии).
Более подробную информацию смотрите в Приказе Минкультуры России №558.
Что нужно знать?
Рассматриваемый документ помогает безошибочно вести финансовую политику, ведь на его основании рассчитываются отпускные.
Если ваша организация разрабатывает собственный шаблон, нюансы оформления нужно описать во внутренних распорядительных документах: Инструкция по делопроизводству, Порядок предоставления основных отпусков и т. п.
Если нет – пользуйтесь унифицированной формой Т-7.
Требуется ли ознакомление работников под роспись?
Законодательство не содержит информации о том, нужно ли уведомлять работников после утверждения ГО. Единственное требование – предупредить за 14 дней до начала отдыха.
Поскольку ответ отсутствует, на практике сформировалось два противоположных мнения:
- График отпусков относится к локальным нормативным актам и является официальным документом организации, который касается работников. А такие документы руководство обязано довести под роспись. Поэтому ознакомление требуется.
- ГО относится к первичной учетной документации, где отмечается информация о персонале, то есть является организационно-распорядительным документам. Знакомить работников необязательно.
Подпись ставится в двух случаях:
- Предоставляется только график отпусков – отметка делается в графе «Примечание».
- В форму Т-7 добавляется соответствующая графа.
Можно распечатать ознакомительный лист, в котором каждый работник ставит дату и подпись. Тогда в графике подобные записи не делаются.
Также организации вправе создать отдельный журнал, который будет фиксировать сведения на протяжении многих лет.
Пример показан на рисунке:
Внесение изменений в документ
После утверждения графика отпусков не исключено, что могут произойти разные ситуации: расторжение договора, отзыв из отпуска или ситуации, требующие переноса даты.
Невозможно предвидеть все обстоятельства, поэтому в крайних случаях корректировка допускается. Единственное условие – обоюдное согласие сторон.
Теперь рассмотрим, как вносятся изменения в график в разных ситуациях.
Перенесение отпуска
Осуществляется по инициативе работника в случаях, перечисленных в ч.4 ст. 123 ТК РФ. Для этого он должен подать заявление не позднее, чем за 14 дней до планируемого начала отпуска.
В столбцах ставятся такие отметки:
- №7 – день, когда работник планирует пойти в отпуск;
- №8 – сведения о документе, на основании которого изменилась первоначальная дата;
- №9 – число предполагаемого отдыха.
Когда перенос сроков осуществляется на следующий год либо работника отзывают из отпуска, нужные сведения вносятся в столбец №10.
Трудоустройство после утверждения
Организация, принимающая нового работника, не корректирует ГО. Но если работодатель желает зафиксировать факт предоставления отпуска, необходимо сделать дополнение.
Документ, заполняется на основании формы Т-7, но имеет пометку «Дополнение»:
Отзыв из отпуска
В форме Т-7 нет соответствующей графы, поэтому информацию можете указать в «Примечании».
В столбце №8 укажите реквизиты соответствующего Приказа, а в №9 – дату предполагаемого отпуска.
Как составить приказ о внесении изменений?
Рассматриваемый документ нужен тогда, когда утверждается новый ГО или создается дополнение. Оформляется в стандартной форме.
Обязательно указывается причина корректировки, а в распорядительная часть содержит:
- новую дату отдыха;
- персональные данные работника, должность;
- поручения кадровому специалисту;
- лицо, которое несет ответственность за исполнение распоряжения.
При составлении Приказа пишется основание внесения изменений: заявление работника, служебная записка и т. д. В конце ставится подпись руководства и перечисленных в документе лиц.
Заполненный образец - здесь:
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если восстанавливают незаконно уволенного работника?
Когда предприятие восстанавливает работника, ему возвращаются все трудовые права.
Это означает, что отпуск предоставляется в общем порядке – не позднее окончания текущего года (если нет льгот на первоочередное предоставление). Можно переиздать график отпусков или оформить дополнение.
Нужно ли составлять график для работающих по срочному трудовому договору?
Рассматриваемый документ оформляется для всех работников организации, которые планируют продолжить трудовую деятельность в следующем году – так регламентирует ст. 123 ТК РФ.
Исключение – срок действия договора истекает в декабре.
Работник запрашивает копию ГО, что делать?
Копии документов, которые касаются трудовой деятельности персонала, предоставляются в обязательном порядке по письменному заявлению.
Если работник его предоставил, работодатель обязан предоставить копию в течение трех дней.
15 распространенных ошибок, допускаемых при оформлении ГО
- неправильно определяется продолжительность основного и дополнительного отпуска;
- иногда графики составляются «ради галочки», а в реальности даты отдыха работников отличаются;
- при сотрудничестве с совместителем сроки не согласуются с основным местом работы
- не учитываются права «льготников» или отсутствуют документы, подтверждающие право первоочередное предоставление отпуска;
- делается запись других видов отпусков: по уходу за ребенком до 3 лет и др.;
- назначается дата начала в последний день рабочей недели: например, при режиме 5/2 – в пятницу;
- отпуск делится на части без согласия работника – решение не имеет юридической силы, даже если подобный пункт прописывается в трудовом договоре;
- отпуск предоставляется по , но график не утверждается руководством. Подобное нарушение влечет за собой штраф или дисквалификацию до 3 лет.
График отпусков – важный документ для предприятия. Составлением должны заниматься компетентные лица, учитывая интересы работников, производственную необходимость и нормы законодательства.
Мы рассмотрели основные нюансы, которые нужно учитывать при оформлении, но если у вас остались вопросы, обращайтесь к нашему консультанту.
График отпусков – это документ, который содержит сведения о предполагаемых датах отпусков всех работников организации. Его наличие и порядок составления регламентированы трудовым законодательством РФ.
График отпусков: ТК РФ
График отпусков должен быть в наличии у всех работодателей. Прямого указания на это в законодательстве нет, но такой вывод можно сделать из положений статьи 123 Трудового Кодекса РФ. В ней об этом документе говорится следующее:
- график является основанием для предоставления отпусков работникам компании;
- его нужно утвердить не позже, чем за две недели до начала нового года;
- дат, указанных в графике должны придерживаться обе стороны трудовых отношений.
В график вносятся все отпуска, которые положены работнику без согласования с работодателем и в предоставлении которых он не может отказать работнику.
График отпусков: форма Т-7
Для составления этого документа обычно используют унифицированную форму Т-7. График отпусков может также составляться и на бланке, который компания разработает самостоятельно, поскольку в настоящее время использовать унифицированы формы не обязательно.
Если образец графика отпусков на 2018 год предприятие будет составлять самостоятельно, то разработанный бланк обязательно нужно утвердить приказом по организации.
Но чаще для составления графика отпусков применяют унифицированную форму, которая является самой удобной для отражения информации.
График отпусков: образец заполнения 2018
Скачать заполненный образец можно . Унифицированная форма графика отпусков на 2018 год будет заполняться в три этапа:
- заполнение данных об организации и о составляемом документе;
- заполнение данных о работниках и запланированных датах отпусков;
- заполнение графика в ходе работы: фактические даты отпусков, перенос, изменение и т.д.
Заполнение титульной части
Титульная часть включает в себя следующие реквизиты:
- полное наименование юридического лица;
- мнение представительного органа. Если на предприятии его нет, то отведенное для этого поле оставляют незаполненным;
- гриф утверждения руководителя. Ставится его подпись с расшифровкой и наименование должности. Место под печать здесь не предусмотрено, но согласно правилам составления деловых бумаг, гриф «Утверждаю» заверяется печатью;
- дата утверждения, проставляется с учетом установленных сроков;
- наименование документа и его реквизиты: номер, дата составления и период (год) на который он составлен.
Только при заполнении всех реквизитов график отпусков будет иметь силу юридического документа и его можно использовать при спорах с работниками.
Заполнение информации об отпусках
На втором этапе заполняется непосредственно график отпусков. Бланк этого документа представляет собой таблицу, разделенную на следующие колонки:
- структурное подразделение, сюда данные вносятся, только если на предприятии есть разделение на отделы. Можно поставить сокращенное наименование предприятия;
- должность, на которой числится работник.
Обратите внимание! Если один человек работает на двух должностях (совместительство), то его вносят в график дважды.
- полное ФИО работников фирмы;
- табельный номер, в том случае если он есть;
- количество календарных дней отпуска. Здесь проставляется продолжительность всех отпусков, только цифрами, поскольку единица измерения (дни) уже установлена в шапке таблицы.
Примеры заполнения:
- «28» (основной оплачиваемый отпуск);
- «28 + 5» либо «28,5» (основной и дополнительный отпуска).
- дата отпуска по плану. Должно быть указано конкретное число, а не просто месяц. Если работник дробит отпуск, или ему положено несколько, то в скобках около даты можно давать пояснения. Можно также указывать начальную и конечную дату отпуска.
Примеры заполнения:
- «с 01 октября (основ.), с 01 декабря (доп.)»;
- «с 01.10.2018 по 28.10.2018, с 01.12.2018 по 05.12.2018 (доп.)»;
- «с 01 июня (14 дн.), с 01 сентября (14 дн.), с 01 декабря (доп.)»;
- «с 01.06.2018 по 15.06.2018 года, с 01.09.2018 по 14.09.2018 года, с 01.12.2018 по 01.12.2018 года (доп.).
Столбцы с 1 по 6 заполняются при составлении графика. Все остальные в ходе работы, в течение года.
После составления таблицы ставится подпись работника, который оформил график.
Изменения и дополнения графика отпусков
В столбцы с 7 по 10 вносится следующая информация:
- Дата, когда работник фактически отгулял отпуск, она может не совпадать с той, которая указана в колонке 6.
- Основание для перенесения отпуска. Сюда вносится наименование и реквизиты документа, согласно которому запланированная дата была изменена.
Пример заполнения:
- Заявление А.А. Кубикова от 12.03.2018 года;
- Приказ от 15.06.2018 года, № 45-К.
- Вносится предполагаемая дата переноса, она должна быть указана в документе-основании.
- Примечание. Данный столбец можно не заполнять, либо делать в нем различные пометки (уволен, внешний совместитель, отпуска отгуляны в полном объеме и т.д.).
График отпусков представляет собой сводную таблицу с датами предоставления отдыха всем работникам компании. Составляется он, как правило, на унифицированной форме Т-7. Ее бланк скачать можно по ссылке, приведенной выше.
График отпусков - образец заполнения 2019 года понадобится и начинающим свое дело коммерсантам, и фирмам со стажем. Как его составить и избежать штрафов, расскажем в нашей статье. В ней же можно бесплатно скачать бланк и образец графика отпусков.
Безошибочно составить график отпусков можно с помощью нашей видеоинструкции:
Что такое график отпусков, кому и зачем он нужен
График отпусков — это внутрифирменный документ, позволяющий учесть интересы трудового коллектива и работодателя. Благодаря графику сохраняется непрерывность производственного процесса на предприятии, а работники реализуют свое право на ежегодный отдых.
График отпусков важен в равной степени и для работников, и для администрации фирмы. Чем качественнее он будет составлен, тем меньше в дальнейшем возникнет конфликтов и неразберихи по поводу ухода работников в очередные отпуска.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Упоминание о графике отпусков как о документе, определяющем очередность ежегодного отдыха членов трудового коллектива, содержится в ст. 123 ТК РФ.
Трудовым законодательством не уточняется, при каком количестве работников коммерсанту обязательно оформлять этот документ. Логично предположить, что индивидуальному предпринимателю, осуществляющему коммерческую деятельность единолично, составлять график отпусков бессмысленно. Ему не с кем спорить по поводу сроков своего отдыха — процесс труда он планирует сам.
Совсем другие последствия возникают при отсутствии этого документа в трудовых коллективах с большей численностью трудящихся. Как показывает статистика, большинство людей желают отдыхать летом и в начале осени. Этот факт ставит перед руководством фирмы труднореализуемую задачу — учесть интересы коллектива и не причинить ущерб бизнесу. И неважно, 5 человек трудятся под началом коммерсанта или несколько тысяч, — без графика отпусков не обойтись.
Кроме того, несвоевременное оформление отпускного расписания может повлечь не только отпускную неразбериху, но и материальные потери в виде штрафа.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Наказание для директора фирмы, проигнорировавшего требование трудового законодательства о составлении графика отпусков, предусмотрено по ст. 5.27 КоАП и может составить от 1 000 до 5 000 руб. Фирма потеряет еще больше — от 30 000 до 50 000 руб.
Если нарушение допущено повторно, директора фирмы могут дисквалифицировать на 1-3 года или наказать увеличенным штрафом от 10 000 до 20 000 руб. Юридическому лицу в этой ситуации может быть предъявлено взыскание на сумму от 50 000 до 70 000 руб.
Кто, как и когда оформляет график
График отпусков является одним из кадровых документов, поэтому ответственность за его составление и своевременное утверждение лежит на специалистах кадровой службы и администрации фирмы.
До недавнего времени все компании оформляли отпускное расписание по единой унифицированной форме Т-7, бланк которой можно скачать на нашем сайте.
10 колонок формы Т-7 заполнялись следующей информацией:
- графа 1 — наименование структурного подразделения (канцелярия, отдел главного механика, отдел охраны труда, финансовый отдел и т. д.);
- графа 2 — должность согласно штатному расписанию (директор, секретарь, слесарь и др.);
- графы 3 и 4 — фамилия, имя, отчество и табельный номер сотрудника;
- графы 5-9 — данные об отпуске (продолжительность, даты начала отдыха — запланированная и фактическая);
- графа 8 — основание для изменения запланированных отпускных сроков;
- графа 9 — дата предполагаемого отпуска;
- графа 10 — примечание.
Сегодня использовать унифицированную форму графика необязательно, но и запрета на применение привычного формата этого документа законодательство не содержит. Так что у кадровой службы есть выбор: заполнять форму Т-7 или разработать новый документ с аналогичным названием и назначением.
Главное — это вовремя, то есть не позднее чем за две недели до начала нового календарного года, утвердить составленный график отпусков (ст. 123 ТК РФ). То есть на 2019 год следует утвердить график не позднее 17.12.2018.
После утверждения руководителем графика отпусков с этим документом нужно ознакомить работников под расписку (ст. 22, 123 ТК РФ). Для этого целесообразно дополнить график еще одной графой или завести ведомость, где каждый работник поставит дату ознакомления и распишется.
Хранится график отпусков один год (п. 693 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
ВАЖНО! Не забудьте письменно (под расписку) предупредить работника о начале отпуска не позднее чем за две недели до его начала (п. 3 ст. 123 ТК РФ).
«Детские» нюансы графика
Влияние на урегулирование отпускных сроков в графике оказывает трудовое законодательство. К примеру, право на отдых в удобное для себя время имеют следующие категории работников:
- супруги во время отпуска их жен по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
- родитель или опекун, работающий в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка до 18 лет в другую местность к месту его поступления в вуз или колледж (ст. 322 ТК РФ).
- один из родителей, воспитывающих ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ).
К категории «детских» аспектов графика отпусков можно отнести и обязательный учет мнения о периоде отдыха работника, не достигшего совершеннолетия (в возрасте до 18 лет). Для этой группы работающих сотрудников в ТК РФ отпускные особенности выделены в отдельную ст. 267.
Помимо отпускных преимуществ для работников с детьми, нельзя забывать и об ограничениях. К примеру, в п. 20 определения Верховного суда от 28.01.2014 № 1 указано на недопустимость одновременного использования 2 и более отпусков по разным основаниям.
Для составителя графика это означает, что в отпускное расписание не следует включать отпуска сотрудниц, находящихся в отпуске по уходу за своим ребенком и работающих в режиме неполного рабочего времени.
Мнение ФСС о двойных отпусках см. в статье «Отпуск может быть один: либо ежегодный, либо по уходу за ребенком» .
«Льготные» регуляторы отпускного расписания
Кроме указанных выше «детских» отпускных нюансов, в графике отпусков может учитываться еще 1 группа работников, в отношении которых работодатель обязан согласиться с любыми избранными ими периодами отдыха.
Среди таких сотрудников:
- почетные доноры (закон РФ «О донорстве крови и ее компонентов» от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
- Герои России и кавалеры ордена Славы (закон РФ «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» от 15.01.1993 № 4301-I);
- Герои Социалистического Труда, Герои Труда Российской Федерации и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (закон «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда, Героям Труда Российской Федерации и полным кавалерам ордена Трудовой Славы» от 09.01.1997 № 5-ФЗ);
- чернобыльцы (закон РФ «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» от 15.05.1991 № 1244-I);
- лица, получившие определенную долю радиации в Семипалатинске (закон «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне» от 10.01.2002 № 2-ФЗ).
- сотрудники органов внутренних дел, если они не реализовали свое право на основной отпуск, предусмотренный графиком (закон «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 30.11.2011 № 342-ФЗ).
Если в фирме практикуется внешнее совместительство, работник-совместитель имеет право уйти в отпуск одновременно с очередным отдыхом по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).
Как правильно оформить отпуск совместителю, узнайте .
Работодателю при составлении графика отпусков придется учесть и мнение работника — супруга военнослужащего, имеющего право уйти на отдых в период времени, совпадающий с отпуском супруга (закон «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ).
График отпусков и новички
При составлении графика отпусков на 2019 год, утвержденного в декабре 2018 года, невозможно предусмотреть вероятные периоды отдыха сотрудников, поступивших на работу после начала календарного года. Тем не менее отсутствие в графике запланированного отпуска новичка не избавляет администрацию от обязанности его предоставить.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В соответствии со ст. 122 ТК РФ работник, проработавший у данного работодателя полгода, имеет право на отпуск.
В таких случаях кадровик, отвечающий за отпускной регламент, может поступить одним из нижеуказанных способов:
- не изменяя утвержденного графика, оформить отпуск приказом (на основании и решения администрации);
- дополнить график отдельным приложением, в котором отразить информацию об отпусках новичков (оформление отпуска производится в обычном порядке).
При расчете отпуска работнику вам поможет статья «Унифицированная форма № Т-60 - бланк и образец» .
Влияние переноса дней отдыха на график отпусков
Работник вправе изменить период своего отдыха по согласованию с работодателем. Сделать это позволяют ст. 123 и 124 ТК РФ. Информация о переносе отпуска отражается в отпускном расписании в специально предназначенных для этого графах 8 и 9. Сотруднику придется написать заявление о переносе отпуска , в котором потребуется указать новые даты перенесенного отпуска и причины изменения отпускного срока.
Период отдыха может измениться и из-за болезни сотрудника. Ст. 124 ТК РФ обязывает работодателя в этом случае продлить отпуск или перенести его на другой срок, пересчитав в последнем случае отпускные .
Продлить отпуск также придется, если сотрудник заболел перед его началом . Если сотрудник получил больничный лист, находясь в отпуске, то работодателю рекомендуется уточнить, какой вариант продления отпуска устроит работника: продление текущего или будущего отпуска.
В любом случае работник пишет заявление, а в график отпусков вносится информация о его переносе. Специальные отметки в графике об удлинении отпуска по причине болезни не предусмотрены.
Как внести изменения в график отпусков, см. .
Корректировка сроков отдыха может произойти не только по личным обстоятельствам работника, но и в связи с производственной необходимостью.
К примеру, фирме необходимо провести масштабную реконструкцию поточной линии в связи с освоением новых видов деятельности и внедрением усовершенствованных технологий. Специалисты, занятые данным процессом и отвечающие каждый на своем участке за определенный комплекс мероприятий, обязаны присутствовать на рабочем месте в течение длительного времени, поэтому они не смогут пойти в отпуск по производственной причине.
В этом случае тоже работает ст. 124 ТК РФ: на основании согласия работника, выраженного в письменной форме, и распоряжения руководства отпуск переносится на следующий рабочий год.
О нюансах переноса отпуска читайте в статье «Ст.124 ТК РФ: вопросы и ответы» .
Скачать образец графика отпусков вы можете на нашем сайте.
Итоги
График отпусков — это согласованное и утвержденное расписание периодов отдыха работников фирмы, обязательное для обеих сторон трудового договора.
График отпусков - образец заполнения размещен на нашем сайте - должен составляться ежегодно, а за его отсутствие предусмотрено наказание.
