Astăzi voi arăta în practică cum să capsați documentele în 4 perforații. Ofer explicații cu fotografii. Trebuie să spun imediat că aceasta nu este o legare profesională. Proiectată profesional într-o copertă din carton, carcasa arată ca o carte obișnuită. Dar pentru o organizație care nu este o sursă de achiziție a arhivei de stat (municipale), această metodă de capsare a documentelor este destul de potrivită: respectă regulile de arhivare.

Cum să cusezi documentele pentru impozit, spune. Este descris cum să flash reviste și care dintre ele.

Subliniez: arăt cum se capsează documentele unei organizații care intenționează să stocheze aceste documente pentru stocare permanentă sau pe termen lung exclusiv în propria arhivă. În arhivele unor astfel de companii, de regulă, nu există o găleată cu adeziv special și o perie de vopsea, o presă de liant și un dispozitiv pentru nivelarea teancurilor de hârtie, iar colegii mei care lucrează în birouri, dacă și au auzit, cu siguranță nu este despre documente. Așadar, clasa mea de master despre capsarea documentelor este destinată exclusiv amatorilor care au la dispoziție o pereche de mâini drepte și în creștere de unde au nevoie și câteva obiecte și materiale. Scopul nostru este să aranjam cutii într-o husă de carton a) corect, b) rapid, c) la buget, d) cât mai frumos.

Pentru documente mai serioase care vor fi stocate pentru o lungă perioadă de timp, și cu atât mai mult în arhiva statului, această metodă este cu greu potrivită. Pentru a face acest lucru, va trebui să invitați profesioniști.

Cum să capsați documentele: pregătiți-vă

Avem o carcasă terminată și gata de cusut. Pentru a-l flash, avem nevoie de:

Un burghiu obișnuit sau un perforator puternic (unul puternic este unul care se potrivește pentru 150 sau mai multe foi deodată);

Husă din carton „Nr. carcasă” (cea mai ieftină opțiune; dacă găsești carton de aceeași calitate în format A4, va fi și mai ușor: nu este nevoie să tăiați);

Foaie de carton pt creativitatea copiilor;

Rigla;

Pix (pentru a trasa linii pentru pliere; cine se simte confortabil cu foarfeca - deseneaza cu foarfeca);

Foarfece;

Ață groasă sau sfoară;

Ac mare;

adeziv PVA;

Autocolant pentru volum.

Este posibil să aveți nevoie și de agrafe de hârtie sau de orice alte mijloace pentru a fixa tomul, astfel încât să nu se destrame.

Gătirea capacului

Din dosarul de carton „Case No.” tăiem două foi de format A4 sau luăm foi gata făcute.

Lipim o coală de carton pentru creativitatea copiilor pe una dintre foile A4 de marginea stângă. Foaia de acoperire ar trebui să fie îndreptată spre noi. Cartonul trebuie lipit cu fața în jos. Aceasta este coloana vertebrală viitoare. Facem o bandă de lipici nu lată, câțiva centimetri sunt de ajuns. Pune-l sub presă și lasă-l să se usuce corespunzător

Atenție la cât de mult este mai mică foaia de carton pentru copii decât coperta. Insa pe ambalaj scrie ca formatul sau este A4... Ai grija cand cumperi. Nu am avut noroc de data asta, dar poate e mai bine: iese mai clar.

Pentru ca coloana vertebrală să parcurgă bine și uniform volumul, marcam trei linii de pliere de-a lungul riglei cu un stilou: primele două după 2 și 4 cm de marginea stângă (neapărat pe distanta egala unul de celălalt), iar al treilea - plecând de la a doua linie o astfel de distanță care este egală cu lățimea volumului. Nu regretăm forțele, trasăm liniile adânc. De fapt, folosesc de obicei un stilou care a rămas fără pastă cu mult timp în urmă, apoi primesc o linie de pliere incoloră. Dar pentru MK este mai bine să fie mai vizibil.

Luminăm

Găurim (găurim, perforam) împreună: volumul carcasei, capacul inferior (nu uitați să îl puneți corect, fața viitoare pe masă), capacul superior direct cu foaia lipită și căptușită. Găurile ar trebui să cadă strict pe prima fâșie a capacului pe care am separat-o. Pagina de titlu nu este străpunsă!!!

Încărcăm firul sau sfoara în ac și coasem volumul. În acest caz, avem nevoie de cozile firelor să cadă pe spatele volumului. Cum să capsați documentele cu un ac și unde exact să introduceți acul este mai ușor de arătat decât de descris:

Din față arată așa:

Legam cozile firelor. Nu trebuie să-l strângeți prea mult, altfel va fi foarte dificil să deschideți volumul pentru a face o copie a documentelor. Trebuie lăsat o cantitate mică de fir pentru deschidere.

Luăm volumul nostru cusut și îndoim înapoi foaia de carton lipită:

Pe prima linie - firele sunt închise;

Pe a doua linie - cartonul se întoarce în jos, formând o coloană vertebrală;

Pe a treia linie - cartonul ne îmbrățișează volumul și în același timp închide nodul reversul.

Toate pliurile sunt călcate cu foarfece.

Lipim restul cartonului pe spatele exteriorului husei, ascunzând firul și înnodând sub el. Nu regretăm lipiciul și îl ungem pe ambele suprafețe într-un strat uniform.

Trimitem volumul sub presă să se usuce.

Scoaterea volumului

Acum luăm în mână Pagina titluși tăiați 2 cm din marginea sa stângă. Numai pentru frumusețe, nu poți face asta. Lipim foaia de volum și din nou sub presă (în fotografie coperta este încă udă, deci nu arată foarte îngrijită; când este uscată, va deveni albă și uniformă).

Rămâne doar să lipim coloana vertebrală.

Volum deschis:

Datorită faptului că nu strângem foarte mult firul, acesta poate fi deschis și copiat liber.

Ca presa, este foarte bine sa folosesti o cutie noua cu rame de hartie: este destul de grea si are o dimensiune perfecta. Se pare ca cusatura este un proces indelungat datorita faptului ca de multe ori trebuie sa pui volumul sub presa. Dar dacă procesați mai multe volume în același timp, atunci nu trebuie să așteptați până când fiecare se usucă: în timp ce unele volume sunt sub presiune, pregătim altele și așa mai departe în cerc. Dacă pregătiți husele în avans, atunci într-o zi lucrătoare, fără a vă încorda în mod deosebit, puteți coase 20 de volume.

Antreprenorii și angajații de birou în munca lor se confruntă cu nevoia design corect documente cu mai multe pagini. Autoritățile de supraveghere și organizațiile superioare sunt cunoscute a fi meticuloase în ceea ce privește designul acte de afaceri, și, prin urmare, uneori există dificultăți. Să ne dăm seama cum să flashăm și să numerotăm corect documentele, astfel încât să nu existe întrebări inutile atunci când le trimitem.

Cine se ocupă de hârtii?

Se pare că nu este nimic complicat în hârtiile intermitente. Dar, de fapt, nu totul este atât de simplu. Există anumite reguli pe care se face acest lucru. Dacă doriți să faceți o legare de ziare sau reviste pentru utilizare în cadrul organizației, atunci acesta este un lucru. Dar dacă vă confruntați cu sarcina de a pregăti documente pentru arhivă sau fisc sau în altă parte, atunci trebuie să abordați munca cu toată responsabilitatea, altfel riscați să primiți actele înapoi. Motivul refuzului poate fi înregistrarea incorectă.

Sunt multe astfel de cazuri. Și totul datorită faptului că nu știm cum să flashăm și să numerotăm corect documentele. Este puțin probabil ca un model de model să fie furnizat în taxă sau arhivă.

Acum există un număr suficient de firme implicate în firmware-ul documentelor. Puteți folosi serviciile lor. Cu siguranță au experiență grozavă muncă. Acestea oferă o gamă largă de huse. Dar acest lucru nu este întotdeauna convenabil. Cert este că tipografiile sunt pline de comenzi. Să presupunem că trebuie să faceți acest lucru urgent. Cum să fii atunci? Rămâne doar să ne ocupăm de această problemă.

În plus, în condiții de economie, conducerea nu este întotdeauna pregătită să plătească cheltuieli suplimentare și, prin urmare, acest tip de muncă cade pe umerii secretarilor și contabililor. Deci, este mai bine să-ți dai seama singur o dată, astfel încât să nu existe probleme în viitor. Aceste cunoștințe pot fi utile.

Ajutor pentru incepatori

Dorim să subliniem că nr standarde comune referitor la modul de flashare a documentelor. Apropo, structuri de stat De asemenea, nu oferă nicio explicație. Ceea ce înseamnă că trebuie să-ți dai seama singur. În aceasta ne vor ajuta recomandările metodologice ale muncii de birou (ordinul Arhivelor Federale din 23 decembrie 2009).

De ce aveți nevoie pentru a flash documente?

Înainte de a începe munca în sine, trebuie să vă pregătiți. Veți avea nevoie de următoarele materiale:

1. Documentele în sine.
2. Lipici.
3. Hârtie.
4. Ac.
5. Sulă.
6. Perforator.
7. Fire speciale.
8. Sigiliul companiei.

În general, întregul proces poate fi împărțit în trei etape. Primul este pregătirea, al doilea este firmware-ul în sine, al treilea este certificarea documentului finit.

Ce husă să aleg?

Vorbind despre cum să flashizați documentele, trebuie să vă amintiți o astfel de nuanță precum designul copertei. Desigur, în tipografie vi se vor oferi opțiuni frumoase, dar nu sunt întotdeauna necesare dacă vorbim nu despre teză.

Pentru un liant mic, va fi suficient o copertă de hârtie. Dacă se așteaptă o utilizare pe termen lung a liantului (de exemplu, arhivare mai mult de 25 de ani), atunci se folosește carton gros.

Coperta poate fi de dimensiune standard (format A4) și non-standard. Depinde deja de formatul foilor de legat. Coperta trebuie să se potrivească cu dimensiunea documentului.

Paginare

Când pregătiți hârtie pentru cusătură, asigurați-vă că numerotați paginile. Prezența numerotării este condiție prealabilă proiecta. „Pentru ce este?” - tu intrebi. Pentru a face imposibilă ruperea neobservată, îndepărtați unele dintre foi. Acest moment este foarte important. Deci, haideți să vorbim despre cum să flashați și să numerotați documentele. Există câteva nuanțe aici.

Când puneți numerotarea, trebuie să vă amintiți regulile:

1. Foile sunt numerotate, nu paginile.
2. Sunt folosite doar cifre arabe.
3. Lista documentelor în sine nu este numerotată.
4. Dacă trebuie să numerotați litera, atunci mai întâi este atribuită număr de serie plic și abia apoi la fiecare prospect.
5. Dacă cazul este foarte mare (de regulă, astfel de fișiere sunt arhivate), atunci poate consta din volume, fiecare dintre acestea având propria numerotare.
6. Dacă în cadrul liantului există hârtie pe care sunt deja aplicate numere, acestea trebuie renumerotate într-un singur format.
7. Dacă există foi imbricate dimensiuni mari(A3), trebuie să fie extinse și să pună un număr în colțul din dreapta sus. Apoi pliați din nou. Va fi tituit doar pe o margine.
8. Se întâmplă ca pe foi să fie lipite documente mici (cecuri, certificate etc.). În acest caz, foaia primește un număr, dar în partea de jos a acesteia este listată o listă de lucrări lipite.
9. Când documentele mici sunt lipite doar de colț, atunci fiecăruia dintre ele i se poate da un număr.
10. Sunt numerotate și desenele, diagramele, fotografiile, planurile.

Pentru a înțelege cum să flashați și să numerotați corect documentele (un eșantion este oferit în articol), trebuie să luați în considerare succesiunea de acțiuni pas cu pas.

Ce ar trebui să fac dacă există erori în numerotare?

Înainte de aceasta, ar trebui să vă asigurați că depunerea este corectă. Priviți cu atenție numerele paginilor. Dacă se dovedește că unele dintre ele lipsesc, atunci puteți introduce o numerotare suplimentară de litere. Toate foile vor rămâne sub numerele lor, iar pe cele lipsă trebuie să scrieți numărul din foaia anterioară și litera.

În cazul unor erori grave, este logic să tăiați cu atenție ceea ce a fost scris și să faceți o înregistrare corectă lângă el. Toate modificările efectuate trebuie să fie reflectate în nota de confirmare.

Descrierea documentului

Înainte de a intermite documente cu fire, este mai bine să verificați corectitudinea execuției întregului caz. La urma urmei, nu aș vrea să-l brodez mai târziu. De regulă, în interiorul acestuia există mai multe pachete de hârtie. Absolut întreaga listă trebuie trecută în inventar. Se întocmește de persoana responsabilă, indicând data. Descrierea nu este numerotata.

Cum să coasi documente cu fire în trei găuri?

Dacă toate documentele sunt pregătite, atunci puteți începe să clipească. Pentru a face acest lucru, aveți nevoie de fire speciale sau puteți folosi sfoară. Desigur, nu are sens să coasi mai multe frunze cu un fir aspru, poți lua una obișnuită împăturită în jumătate.

Deci, să trecem direct la întrebarea cum să flashăm documente cu fire. Fotografii de la descriere detaliata va servi ca un plus vizual la algoritmul de acțiuni. Să începem cu faptul că este necesar să fixați foile pentru ca ulterior să puteți citi cu ușurință informațiile prezentate pe ele. Pentru a face acest lucru, sunt perforate găuri de pe marginea stângă, aproximativ la o distanță de un centimetru și jumătate. Ar trebui să fie trei găuri. Sunt situate una peste alta. Puncturile pot fi facute cu un perforator atunci cand teancul de foi este mic. Pentru tomuri groase, veți avea nevoie de o punte. Pregătiți firul, dar nu îl faceți prea lung, șaptezeci de centimetri vor fi de ajuns.

Cum să flash documentele corect? Un exemplu de flux de lucru este prezentat mai jos. Pentru comoditatea explicației, să atribuim numere găurilor: sus - 1, mijloc - 2, jos - 3.

Trebuie să începeți să coaseți din spatele carcasei, trecând acul prin orificiul 2 spre partea din față. În acest caz, un capăt al firului va rămâne în urmă. Apoi, prin 1 orificiu, acul este din nou adus în spate. În momentul în care acul și capătul liber al firului sunt în spatele documentului, trebuie să vă deplasați din nou în partea din față și apoi din nou în spate.

Cum să flashăm documente, aproape ne-am dat seama. Rămâne cazul celor mici. Odată ce toate foile sunt fixate, puteți lega în siguranță firele într-un nod pe spatele carcasei.

Trebuie să fie strâns strâns, astfel încât să poată fi apoi sigilat cu o notă de confirmare. Capetele firelor trebuie lăsate să atârne liber de sub autocolant.

Cum se certifică documentele?

Ei bine, după cum puteți vedea, nu este nimic dificil în rezolvarea problemei cum să flashați documentele cu fire. Fotografiile prezentate atenției dumneavoastră - direct la confirmarea. Trebuie doar să certificăm foile completate.

Aceasta se numește „semnătură de certificat”. Pentru a o face, trebuie să luați o bucată mică de hârtie de 5 x 6 centimetri și să o lipiți pe spate, astfel încât să acopere nodul. Capetele firului ar trebui să iasă de sub el și să atârne liber.

Pe această notă trebuie să indicați câte pagini au fost cusute. Apoi este semnat de director, data și sigiliul organizației. În general, semnătura de certificare se face fie de către directorul societății, fie de către unul dintre adjuncți. Sigiliul în sine este plasat astfel încât o parte a acestuia să cadă pe ultima foaie a pachetului, iar cealaltă pe bilet.

De ce sunt cusute documentele?

Am menționat deja că documentele depuse sunt arhivate pentru depozitare, în plus, în activitățile zilnice ale unei întreprinderi, este foarte adesea necesară fixarea pachetelor de foi. Acestea pot fi contracte și rapoarte către autoritățile fiscale sau alte autorități de reglementare. Apropo, autoritățile fiscale au în general cerințe foarte stricte în acest sens. Utilizarea unui capsator nu este permisă. Aceasta este considerată o încălcare gravă.

În general, Ministerul Finanțelor oferă chiar și propriile recomandări cu privire la modul de flashare a documentelor. Deci, dosarul nu poate fi foarte voluminos. Dimensiune optimă- până la cincizeci de pagini. Dacă există o mulțime de documente, atunci este mai bine să le împărțiți în mai multe cazuri. Trebuie să existe numerotare continuă în cifre arabe. Frunzele sunt cusute cu un fir grosier, care trebuie legat pe dosul documentului finit. De sus, nodul este sigilat cu o notă de confirmare, care trebuie întocmită în conformitate cu toate regulile. Nu uitați că pe ea este aplicat numărul de foi ale Carcasei. Pentru autoritățile de reglementare, semnătura din nota de asigurare este foarte importantă. Poate fi stabilit doar de director sau de o altă persoană care are autoritatea să facă acest lucru. Toate acestea sunt certificate de un sigiliu. Imprimarea sa ar trebui să se întindă astfel încât să capteze o parte a foii și a notă. De fapt, toate aceste recomandări repetă informațiile pe care le-am prezentat mai sus. Am considerat necesar să le aducem, astfel încât să vă asigurați că faceți totul corect, în conformitate cu indicațiile autorităților superioare.

Autoritățile fiscale impun o cerință neechivocă pentru integritatea și siguranța nu numai a documentelor în sine, ci și a copiilor. Mai mult, fotocopiile sunt depuse și într-un pachet separat.

În loc de o postfață

Am vorbit în articol despre cum să flash corect documentele cu fire pentru a le trimite la arhivă și autoritățile de reglementare. Uneori apar dispute cu privire la proiectarea lianților, deoarece nu există un document care să ofere explicații precise cu privire la această problemă, și chiar cu comentarii. Prin urmare, este necesar să ne concentrăm asupra standardelor adoptate în munca de birou. Trebuie reținut că agențiile guvernamentale la care trimiteți lucrările pot avea propriile cerințe pentru proiectarea lor. Prin urmare, este mai bine să clarificați întotdeauna astfel de informații în avans pentru a evita erorile și a returna documentația pentru revizuire. La urma urmei, peste tot pot exista nuanțe.

Când lucrați cu documente de afaceri, este adesea necesar să depuneți foile în jurnale unice. Dacă folderul este astfel organizat și certificat printr-un sigiliu, acesta protejează formularele incluse în el de înlocuire sau pierdere. Sistematizarea documentelor se realizează în conformitate cu regulile muncii de birou. Ele prescriu ordinea de numerotare a foilor și clasarea lor în jurnal. Pentru a fixa cusătura, trebuie lipită o etichetă specială. La sfârșitul articolului, puteți descărca exemple de cuvinte „Cusute și numerotate”.

După ce toate paginile revistei au fost numerotate și cusute, pe nodul firului este atașat un autocolant. Este un dreptunghi de hârtie mic, ale cărui dimensiuni sunt de aproximativ 4 × 6 cm.Se recomandă ca mai multe copii să fie pregătite și tipărite în prealabil pe imprimantă pentru ca acestea să fie mereu la îndemână.

Exemplul de autocolant include următoarele câmpuri pentru umplere:

1. Numărul de foi dantelate, numerotate și sigilate. Este indicat mai întâi cu cifre, apoi între paranteze în cuvinte.
2. Poziția de angajat autorizat.
3. Semnătura cu decriptare.

LA mostre diferite formularea poate varia. De regulă, autocolantul reflectă doar informații despre numărul de foi și poziția angajatului responsabil cu revistă. La final este semnătura lui.

Important! Autocolantul poate fi completat cu data formării jurnalului și sigiliul organizației (dacă există).

Când atașați, asigurați-vă că nodul firului este în centrul autocolantului. Capetele trec apoi dincolo de linia hârtiei.

Pregatirea documentelor pentru firmware

Primul pas este numerotarea. Înainte de a continua cu firmware-ul documentelor, ar trebui să puneți numerele în colțul din dreapta sus. Această aranjare a numerelor este dictată de regulile muncii de birou.

Apoi se pregătesc găurile pentru ochiuri. documente de afaceri au marje largi. Înainte de a clipi, aproximativ în mijlocul acestor câmpuri, se fac trei înțepături. Ele merg strict vertical de-a lungul centrului vertical al foilor. Treapta este de cel puțin 3 cm.

Toate foile ar trebui să fie perforate la același nivel. Pentru a face găuri folosiți:

• perforator;
• sulă;
• ac.

Datorită păstrării distanței față de marginile câmpului după clipire, nu există niciun inconvenient la citirea textului. De asemenea, nu este greu să găsești pagina dorită.

Cum se face firmware-ul

Urmatoarea intrebare- cum să flash documente cu găuri pre-forate? Un ac de cusătură este luat ca unealtă.

Pentru o cusătură puternică, veți avea nevoie de materiale precum:

• sfoară de bancă;
• fire de cusut LSh-210.

Dacă nu există materiale specializate pentru conectarea paginilor la îndemână, le puteți înlocui cu orice fir puternic. De exemplu, capron este potrivit. De asemenea, puteți lua un fir simplu pentru cusut, pliându-l de mai multe ori.

Pentru a realiza o cusătură puternică, durabilă, se recomandă să repetați ochiurile de două ori. Cu toate acestea, nu trebuie să strângeți firul prea mult. O cusătură strânsă va face dificil să răsfoiți revista și să găsiți forma potrivită.

Când firmware-ul este terminat, vârfurile sunt eliberate prin orificiul din mijloc al ultimei foi. Pentru fixare, firul se leagă într-un nod. În acest caz, ar trebui lăsate aproximativ 5 cm de capete. Pentru integritatea documentelor, pe nod este atașat un autocolant, care confirmă că revista a fost împletită.

Etapa finală - atașarea autocolantului

Este important să protejați documentele colectate în dosar împotriva confiscării sau pierderii. Prin urmare, se folosește autocolantul „Cusut și numerotat”. Adezivul este aplicat pe suprafața din spate a foii. Apoi hârtia este fixată în așa fel încât centrul dreptunghiului să cadă direct pe nod. O parte din fire va fi ascunsă sub autocolant. Capetele ar trebui să atârne liber.

Apoi, trebuie să așteptați ca lipiciul să se usuce. Rândul prevăzut pentru aceasta indică numărul de documente incluse în această revistă. Formularul completat este certificat de șeful organizației sau de un angajat autorizat. Autocolantul reflectă poziția angajatului, semnătura acestuia și data certificării. Dacă este disponibil, sigiliul întreprinderii este aplicat.

Funcția principală a autocolantului este de a confirma integritatea jurnalului și a documentelor incluse în acesta. În același scop, nodul este umplut cu lipici. Atât eticheta în sine, cât și documentele sunt ștampilate cu sigiliul organizației.

1. Prezența unei semnături distincte, ușor de distins.
2. Prezența aceluiași sigiliu ca pe documentele organizației.
3. Amplasarea etichetei direct pe nodul firului pentru a fixa inviolabilitatea documentelor.

Pentru a coase toate foile uniform, îndepărtați toate obiectele străine. Dacă teancul este mare, se recomandă să luați hârtiile în loturi mici. Când trebuie să organizezi mai multe reviste într-una diverse documente, sunt stivuite după data semnării.

În ce cazuri sunt necesare documentele cusute?

În cele mai multe cazuri, firmware-ul este necesar pentru rapoartele trimise către oficiu fiscal. În acest caz, semnătura este pusă doar de șeful organizației, iar pe autocolant este pusă o amprentă a sigiliului acestuia. Aceasta este o cerință obligatorie a serviciului fiscal.

În ceea ce privește antreprenorii individuali, pentru aceștia prezența unui sigiliu este o chestiune de alegere. Pentru inspecție va fi suficientă semnătura personală a antreprenorului. La finalizarea verificării, pe formulare se aplică o ștampilă.

Important! Pentru a certifica o copie a unui document cu mai multe pagini, fiecare coală este ștampilată „Copia este corectă”.

După cum sa menționat deja, semnătura și sigiliul trebuie să fie lizibile. Designul ștampilei depinde de forma juridică. Întreprinderile de stat pot folosi sigilii stemei. Pentru SRL și antreprenorii individuali, legislația prevede alte cerințe.

Rezuma. Autocolantul „Cusut și numerotat” este realizat sub forma unui dreptunghi de hârtie. Este lipit de nodul cusăturii după sfârșitul firmware-ului. Firele sunt acoperite cu lipici, deasupra este aplicată o etichetă. Când lipiciul se usucă, pe foaie se fac notele necesare.

​

În primul rând, este indicat numărul de foi depuse în jurnal. Apoi se pune semnătura capului, numele complet și semnătura acestuia. În unele cazuri, aceasta poate fi delegată unui alt ofițer responsabil. Tot pe autocolant este ștampila organizației. Atunci când trimiteți documente la biroul fiscal, aceasta este o cerință obligatorie pentru un SRL. In caz de antreprenori individuali suficientă semnătură personală. Apoi, puteți descărca gratuit un eșantion de autocolant.

Fiecare subdiviziune structuralăîntreprinderile, indiferent de dimensiunea acesteia, cel puțin o dată s-au confruntat cu nevoia de a depune documente.

Acest lucru devine necesar atât pentru arhivare, cât și pentru unele proceduri legale. Există mai multe metode pentru a realiza cusăturile. Ele vor fi discutate mai jos.

În formă de tiv

Orice întreprindere în cursul anului generează o anumită cantitate de documente, dintre care unele, după expirarea perioadei de păstrare, trebuie să meargă la arhivă. Aceasta include documentele care au fost deja executate, precum și documentele referitoare la personalul întreprinderii. Conform practicii consacrate, cazurile sunt transferate în arhivă, la un an după ce sunt finalizate în muncă de birou.

Obligația de a transfera documente este atribuită angajaților serviciului responsabil cu gestionarea documentelor, sau se încredințează secretarului, contabilului și altei persoane responsabile și se stabilește prin ordinul corespunzător.

În plus, aici sunt implicați și secretari ai diviziilor separate. Desigur, transferul cazurilor are loc numai după înregistrarea lor finală.

Această procedură include mai mulți pași:

• Se verifică cazurile pentru distribuirea corectă a documentelor pe grupe;
• Depunerea se face;
• Se verifică numerotarea paginilor;
• Se întocmește o inscripție însoțitoare;
• Se face un inventar intern;
• Corectarea cerințelor de pe copertă. Aceasta înseamnă o posibilă modificare a denumirii întreprinderii, a indicelui de înregistrare, precum și a corectării momentului transferului și a rubricilor;
• Se realizează o descriere a cazului depus.

Permite înregistrarea parțială a cazurilor a căror durată de valabilitate nu depășește 10 ani.

În plus, este permis:

1. Nu organizați documente;
2. Nu faceți paginarea;
3. Excludeți designul inscripției de certificare;
4. Excludeți cazurile de firmware.

Legislație privind „cusutul”

Munca de birou și documentele sunt suficiente procese complexe. Nu este neobișnuit ca documentele pregătite și transferate în arhivă să fie returnate din cauza executării incorecte. Prin urmare, apare o întrebare complet logică, cum să cusăm corect documentația? Puteți găsi răspunsul în recomandări metodologice privind munca de birou, care sunt fixate prin ordinul Arhivei Federale din 23 decembrie 2009 nr.

>Legislația reglementează procedura de depunere.În acest sens, se dau recomandări care trebuie urmate. Este posibil ca documentele legate incorect să nu fie acceptate în arhivă pentru stocare.

Arhiva oricărei întreprinderi vă permite să salvați documente pentru o anumită perioadă de timp. Apoi documentația menționată în fara esec depus la arhive.

Legea prevede termene foarte specifice care vă permit să salvați următoarele documente:

• În ceea ce privește personalul, evidența notarială, cărțile de afaceri - 75 ani;
• Acte legate de trecerea fondului de locuințe de stat în proprietate privată - 75 de ani;
• Brevete de inventii - 20 de ani;
• Constructii capitale - 20 ani;
• Documentatie de proiectare - 20 ani;
• Lucrări științifice - 15 ani;
• Documentația de arhivă a întreprinderilor asociate cu agricultură- 5 ani;
• Cinema - și documentare foto - 5 ani;
• Documentație video și foto - 3 ani.

Când o întreprindere este lichidată, documentele cu o perioadă nedeterminată de stocare sunt transferate în arhiva statului. În plus, documentele privind personalul organizației sunt, de asemenea, supuse transferului.

În cazul organizațiilor neguvernamentale, trebuie menționat că pentru acestea este prevăzut un regim special de relații. În special, legea îi obligă să încheie un acord separat cu Serviciul Federal de Arhivă. Dacă contractul este încheiat cu întârziere, atunci arhiva va fi obligată să accepte doar acele documente care au legătură cu personalul întreprinderii. Soarta restului documentației, adică locul depozitării acesteia, va fi stabilită de șeful comisiei de lichidare.

Documente care urmează să fie flash

Conform literei legii, este necesară flasharea tuturor documentelor formate din mai mult de două file. Acest lucru este valabil și pentru copiile documentelor statutare. Cu toate acestea, documentele care nu fac obiectul unui transfer ulterior în arhivă nu pot fi flash-ate.

De ce ar putea fi nevoie de acest lucru?

Principalul factor care explică necesitatea este posibila protecție a documentelor, de exemplu, de la îndepărtarea sau înlocuirea foilor. În acest sens, acestea sunt cusute cu fire, numerotate și sigilate.

O nevoie similară apare în ceea ce privește contabilitatea, documentele de personal, precum și registrele de profit și acordurile mai ales importante.

În plus, această listă poate include copii și traduceri legalizate.În plus, documentele legate sunt mai ușor de stocat. Cazurile aranjate astfel iau mai putin spatiu. Întrucât, legarea și sigilarea cu fir vă permit să confirmați integritatea documentației. Alte metode oficiale nu au fost încă inventate.

Cum să arhivezi corect documentele

In urma finalizarii cauzei ultimul pas este un liant. Aceasta presupune îndepărtarea tuturor obiectelor metalice (cleme de hârtie, ace). Documentele urmează să fie apoi eliberate din liant.

Dacă documentele sunt completate, trebuie să adăugați Foaie albă pentru o legendă însoțitoare.În plus, la începutul cazului, puteți atașa suplimentar foi pentru un inventar intern. Dar, dacă există deja formulare tipărite, atunci le puteți adăuga.

Reglementările stabilesc limite pentru numărul de pagini în fiecare caz. Prin urmare, este permisă completarea cazurilor până la 250 de coli. În cazul în care au fost colectate mai multe documente în cursul anului, acestea ar trebui împărțite în volume separate. Conform procedurii standard, documentele sunt depuse pe hârtie cartonată.

În cazul în care materialele de caz conțin documente de diferite formate, este necesară dosarul pentru 4 perforații. Acest lucru se face pentru a fixa în siguranță documentele.

În ceea ce privește carcasele care au o durată lungă de valabilitate, în acest caz pot fi cusute, împreună cu husa. Întrucât, procedura general acceptată de capsare a documentelor cu termene constante de economisire, prevede începutul depunerii de pe foaia care urmează legăturii. Apoi, pe prima foaie, trebuie să puneți o garnitură de carton și să flashați carcasa. Acest lucru este necesar pentru a proteja firele de uzura prematură.

Aici nu trebuie să uităm că cazul va fi de fapt păstrat pentru totdeauna. Principalul lucru în timpul depunerii este controlul la frontieră, așa că trebuie să vă asigurați și că firele nu depășesc textul. Ar trebui să fie ușor de citit chiar și atunci când este cusut.

Documentele cu o durată de valabilitate de cel mult 10 ani pot fi stocate fără firmware într-un liant.

În unele instituții, pentru comoditate, sunt folosite mașini speciale pentru broșuri. Dar această metodă este inacceptabilă pentru arhivare.

Următorul pas în afacerile stocării pe termen nedeterminat este numerotarea. De obicei, se face pentru comoditate în lucrul cu documente. Pentru a face numerotarea, utilizați un creion negru sau o mașină specială de numerotare. Este prevăzut un loc separat pentru punerea numerelor, acesta este colțul din dreapta sus al documentului.

Trebuie remarcat faptul că numerotarea are loc exclusiv pe partea din față. Numerele nu ar trebui să doară textul principal. Utilizarea creioanelor colorate este interzisă. De asemenea, nu este permisă utilizarea cernelii.

Atunci când în carcasă se pune o foaie mai mare decât A4, atunci este permis să o tiviți pe o margine și să o pliați, după care trebuie numerotată ca 1 coală. În cazul în care foaia a fost pliată și apoi tituită în mijloc, atunci aceasta trebuie numerotată ca 2 foi. Materialele ilustrate trebuie numerotate pe verso.

Este prevăzut un loc separat pentru punerea numerelor - acesta este colțul din stânga sus al documentului.În cazul plicurilor cusute care sunt însoțite de atașamente, astfel de documente sunt supuse auto-numerotării. Anexele sunt numerotate cu numărul care urmează celui de pe plic. Dacă trebuie să împărțiți carcasa în volume separate, atunci fiecare dintre ele este numerotată separat.

Proiectarea husei are loc la etapa de constituire a carcasei. Aici trebuie să vă ghidați după recomandările GOST 17914-72. Huse cutii de depozitare pe termen lung ....

Prin urmare, în etapa înființării unei afaceri separate, informatii individuale sunt prezentate spre angajare, în special:

• Numele companiei;
• Denumirea subdiviziunii separate;
• Indexul muncii de birou;
• titlul cauzei;
• Perioada de depozitare.

Carcasele care ar trebui transferate la depozitare pe termen nedeterminat trebuie cusute într-o husă de carton rezistentă, pe care este atașată coloana vertebrală. Dosarul rezultat nu poate fi mai gros de 4 cm.

O carte de arhivă are propriul standard, care nu poate depăși 320 x 230 mm.

Pentru a simplifica procedura de firmware, puteți utiliza foldere de arhivă. O opțiune separată pentru rezolvarea acestei probleme sunt mașinile de legare. Ca o altă variantă, puteți aduce procedura de depunere a documentelor bancare de numerar. Grosimea folderului din această categorie de documente poate ajunge pana la 10 cm.

Deci, analizând procesarea arhivistică a documentelor, putem ajunge la concluzia că cea mai dificilă sarcină este procedura de găurire a blocurilor de hârtie. Cu toate acestea, mașinile de găurit de hârtie de înaltă performanță pot veni în ajutor aici.

Munca pregatitoare

Pentru a capsa documentele, trebuie mai întâi să îndreptați teancul de hârtie. Dar dacă pachetul conține un numar mare de documente, constând din foi mici, atunci este necesar să așezați teancul astfel încât să poată fi prins uniform cu o clemă. Pentru a alinia prea multe documente, cum ar fi până la 1.000 de coli, atunci este înțelept să folosiți un împingător electric de hârtie.

După așezarea documentelor, trebuie să le fixați bine în clemă, după care puteți începe să găuriți întregul bloc. În acest caz, numărul de găuri poate fi de 2-5 buc. Găurirea se realizează folosind un burghiu electric convențional sau un echipament specializat de perforare. Modelele de cusături separate sunt echipate cu un mecanism care trece automat firul prin orificiile făcute. În cazul în care găurirea se face cu burghiu, nu vă grăbiți să scoateți documentele din clemă pentru ca orificiile să nu se miște.

Filet manual

Foto: Cum să coaseți corect documentele cu fire

Când este întrebat cum să coaseți corect documentele cu un fir, trebuie spus că pentru aceasta trebuie să luați un ac obișnuit, ață și foi de cusătură care au doar 2 înțepături.

După ce documentul este cusut, trebuie să legați capetele firului de pe spatele documentului și să lipiți o bucată mică de hârtie pe nodul rezultat.

După aceea, se face o inscripție de certificare despre câte coli conține documentul, de către cine este certificat. Această procedură se face în așa fel încât inscripția (imprimarea) să iasă dincolo de marginile autocolantului. Trebuie amintit că paginile sunt supuse numerotării obligatorii. După cum arată practica, cusarea corectă a documentelor cu un fir este simplă, dar, din păcate, această metodă are limitările sale. Mai mult de 5 foi sunt suficient de greu pentru a perfora cu un ac. Prin urmare, este mai bine să folosiți un perforator în astfel de cazuri.

perforare (șiretură)

După cum s-a menționat mai sus, dacă există mai mult de 5 coli de documente, este mai bine să folosiți cusăturile manuale. Mai mult cea mai bună soluție dispozitive cu acționare electrică (poanoane electrice). Pentru a face acest lucru, 4 găuri sunt distribuite uniform pe marginile documentului, dar în așa fel încât textul să fie lizibil.

In continuare se foloseste siretul documentelor, cu ajutorul acesteia se vor comanda documentele si se va asigura si controlul asupra sigurantei acestora. Aceste reguli sunt guvernate de diferite reguli. Contractele, documentele autentificate, registrele de casă, documentele bancare sunt cusute astfel. Această listă include, de asemenea, fișiere personale, jurnale de înregistrare, precum și formulare stricte de raportare.

Urmăriți videoclipul despre cât de ușor este să coaseți documente folosind un perforator:

Inscripții însoțitoare

După cusarea și numerotarea carcasei, trebuie să întocmiți o inscripție de certificare. În practică, acest lucru se face pe o bucată de hârtie separată, care este apoi fixată pe spatele carcasei. Este obligatoriu să se indice în inscripția de certificare numărul de foi numerotate.

Aceste informații sunt indicate atât în ​​cifre, cât și în cuvinte.

Trebuie menționat că poziția persoanei responsabile și decodarea semnăturii trebuie indicate pe inscripția însoțitoare. Inscripția pregătită este atașată cu adeziv de înaltă calitate. În același timp, funcția sa este și de a fixa nodul. În așa fel încât capetele firului să fie libere. Toate acestea sunt sigilate la sfârșit cu un sigiliu, a cărui amprentă ar trebui să fie pe autocolant și foaie.

Teritoriul de înregistrare a unei entități comerciale este reflectat în codul statistic. Citiți ce este

Primele de asigurare IP sunt obligate să fie plătite termenele limită. Află mai multe

Cât de relevant este firmware-ul documentelor în 2019?

Fiecare organizație are propria sa arhivă internă, care asigură sistematizare diverse documente. Acestea includ registrele contabile, comenzile de personal etc. Documentația destinată transferului ulterior la depozitare în arhiva statului, fără greș, trebuie să treacă printr-o procedură pregătitoare în conformitate cu GOST existent.

Și în 2019, nimeni nu a anulat procedura obligatorie. Astfel, firmware-ul documentelor nu și-a pierdut relevanța.

În ciuda introducerii pe scară largă a noilor tehnologii și a transferului unei părți din munca de birou către formular electronic, în majoritatea întreprinderilor de stat, hârtia rămâne principalul transportator. În special hârtia este iubită în diverse control și organele executive: impozit, fond de pensie, inspecție la incendiu, tribunale, institutii financiare etc. De aceea orice antreprenor ar trebui să poată legați în mod corespunzător documentele numără și înregistrează-le. Firmware-ul se realizează de obicei folosind un fir cu un ac, un capsator sau mașini speciale. Vă vom spune mai multe despre cum să coaseți corect documentele și cutiile.

Firmware-ul firului

De fapt nici unul reguli stricteși nu există cerințe pentru documentele obligatorii. Cu toate acestea, există GOST R 51141-98 „Lucrări de birou și arhivare” și un ordin din Arhiva Federală din 23 decembrie 2009 nr. 76, care oferă recomandări cu privire la firmware-ul documentelor cu mai multe pagini.

Documentele de firmware adecvate le vor proteja de înlocuire

Cum să faci totul corect? Veți avea nevoie de o punte, un ac țigănesc, ață neagră puternică, o bucată de hârtie și lipici. De obicei, hârtiile sunt cusute prin trei găuri - unul se face în centrul foii la aproximativ 1,5-2 cm de margine, al doilea și al treilea - pe părțile laterale ale celui existent la o distanță de 3-5 cm. realizat cu o punte - dacă nu aveți suficientă forță pentru a străpunge imediat întregul pachet, atunci îl puteți împărți în mai multe părți. Mai jos dam un exemplu, cum să flashați corect documentele cu fire și o fotografie a procesului.

Notă:dacă aveți un burghiu sau o șurubelniță și un burghiu, puteți pur și simplu să găuriți un pachet de hârtie. Diametrul burghiului ar trebui să fie de aproximativ 6-8 mm.

Firmware-ul pachetului începe din spate. Treceți firul prin ac și trageți-l prin orificiul central, lăsând o „coadă” de 7-10 mm. Apoi introduceți acul în orificiul superior din partea din față și trageți firul spre spate.

Pornim de la gaura centrală, ne întindem prin vârf și coborâm în jos

Apoi, trebuie să trageți acul prin orificiul de jos, să-l aduceți în partea din față și apoi să-l întindeți spre cel central până la „coada” existentă. Acum puteți tăia firul, lăsând cel puțin 7 cm (dacă trebuie să imprimați carcasa, atunci lăsați o marjă de 15 centimetri). Legați începutul și sfârșitul firelor și lipiți o bucată mică de hârtie curată pe nod. Dacă acestea sunt hârtii de responsabilitate strictă, atunci „cozile” sunt lipite de ultima foaie cu un pătrat de hârtie și se pune un sigiliu pe ea.

Nodul după fulgerarea documentelor este sigilat cu un pătrat de hârtie

Este permisă cusarea documentelor cu un firși două găuri. De obicei, această metodă se practică în prezența unui perforator. Schema se schimbă ușor - acul este introdus în gaura inferioară din spate, o „coadă” este lăsată de cel puțin 7 cm lungime. Apoi acul și firul revin prin orificiul superior. Apoi, tăiați firul astfel încât să obțineți o a doua coadă de 7-10 centimetri lungime și legați-o de prima. Capetele firului coboară, iar pe nod se lipește o bucată dreptunghiulară de hârtie de 2 pe 7-8 cm.

Pentru a fixa în siguranță pachetul, îl puteți coase și prin 4 perforații. În acest caz, acul este înfilat din a doua gaură, introdus în cea de sus, tras din nou prin a doua și alimentat în a treia și a patra. Cusătura se face pe a treia gaură, iar toată fâșia de fir este sigilată cu hârtie.

Notă:Nu este recomandat să folosiți fir obișnuit pentru capsarea documentelor, deoarece este destul de fragil. Trebuie fie să-l îndoiți de mai multe ori, fie să utilizați o sfoară de nailon specială.

Uneori documentele sunt cusute împreună cu un fir de pescuit transparent, dar după caracteristicile sale, este mai rău decât un fir. Principalul lucru este că toate cele trei (patru) găuri sunt făcute vertical pe o singură linie. De obicei, 1,5 cm se retrag de marginea lată a foii Firmware-ul este întotdeauna pornit din spate, astfel încât nodurile să fie în spate și să nu strice aspectul.

Asigurați-vă că indicați numărul de pagini și puneți o semnătură

Certificarea documentelor

După ce am învățat coaseți corect documentele hai să învățăm cum să le completăm. Pentru aceasta, foile sunt numerotate. Cozile sunt sigilate cu un mic dreptunghi de hârtie, pe care scriu cu un pix: „Cusute, numerotate, sigilate și semnate”. În continuare, numărul de foi este indicat în formă digitală și alfabetică, se pun un sigiliu, tablou și inițiale. Este necesar să faceți acest lucru în așa fel încât o parte a semnăturii și a sigiliului să fie atât pe dreptunghiul lipit, cât și pe ultima foaie. Acest lucru se face astfel încât, dacă cineva taie firul, acesta să fie imediat vizibil. De asemenea, se indică de obicei data firmware-ului și certificării în formă digitală.