Hari ini saya akan menunjukkan dalam praktik bagaimana menstaples dokumen menjadi 4 tusukan. Saya memberikan penjelasan dengan foto. Saya harus segera mengatakan bahwa ini bukan ikatan profesional. Dirancang secara profesional dalam sampul karton, kasingnya terlihat seperti buku biasa. Tetapi untuk organisasi yang bukan merupakan sumber perolehan arsip negara (kota), metode penstaples dokumen ini cukup cocok: sesuai dengan aturan kearsipan.

Cara menjahit dokumen untuk pajak, katakan. Cara mem-flash majalah dan yang mana, dijelaskan.

Saya tekankan: Saya menunjukkan cara menstaples dokumen organisasi yang berencana menyimpan dokumen ini untuk penyimpanan permanen atau jangka panjang secara eksklusif di arsipnya sendiri. Dalam arsip perusahaan seperti itu, sebagai suatu peraturan, tidak ada ember dengan lem khusus dan kuas cat, alat pengikat dan alat untuk meratakan tumpukan kertas, dan rekan-rekan saya yang bekerja di kantor, jika dan mendengar, itu pasti tidak tentang dokumen. Jadi, kelas master saya tentang menstaples dokumen ditujukan khusus untuk amatir yang memiliki sepasang tangan lurus dan tumbuh dari tempat yang mereka butuhkan dan beberapa benda dan bahan. Tujuan kami adalah mengatur kasing dalam sampul karton a) dengan benar, b) cepat, c) sesuai anggaran, d) seindah mungkin.

Untuk dokumen yang lebih serius yang akan disimpan untuk waktu yang lama, dan terlebih lagi di arsip negara, metode ini hampir tidak cocok. Untuk melakukan ini, Anda harus mengundang para profesional.

Cara menjepit dokumen: bersiap-siap

Kami memiliki kasing yang sudah jadi dan siap untuk dijahit. Untuk mem-flash-nya, kita perlu:

Bor biasa atau pelubang kertas yang kuat (yang kuat adalah bor yang memuat 150 lembar atau lebih sekaligus);

Penutup karton "No Case." (opsi termurah; jika Anda dapat menemukan karton dengan kualitas yang sama dalam format A4, itu akan lebih mudah: tidak perlu dipotong);

Lembar karton untuk kreativitas anak;

Penggaris;

Pulpen (untuk menggambar garis untuk melipat; siapa pun yang nyaman dengan gunting - menggambar dengan gunting);

Gunting;

Benang atau benang tebal;

jarum besar;

lem PVA;

Stiker tulang belakang volume.

Anda mungkin juga memerlukan klip kertas atau cara lain untuk memperbaiki tom agar tidak terlepas.

Memasak penutup

Dari folder karton "Nomor Kasus." kami memotong dua lembar format A4 atau mengambil lembaran yang sudah jadi.

Kami merekatkan selembar karton untuk kreativitas anak-anak ke salah satu lembar A4 di tepi kiri. Lembar sampul harus menghadap kita. Karton harus direkatkan menghadap ke bawah. Ini adalah tulang punggung masa depan. Kami membuat strip lem tidak lebar, beberapa sentimeter sudah cukup. Letakkan di bawah pers dan biarkan kering dengan benar

Perhatikan seberapa besar lembaran karton anak-anak lebih kecil dari sampulnya. Tapi di kemasannya tertulis formatnya A4... Hati-hati saat membeli. Saya tidak beruntung kali ini, tapi mungkin lebih baik: ternyata lebih jelas.

Agar tulang belakang kita mengelilingi volume dengan baik dan merata, kita menandai tiga garis lipatan di sepanjang penggaris dengan pena: dua yang pertama setelah 2 dan 4 cm dari tepi kiri (harus di jarak yang sama dari satu sama lain), dan yang ketiga - berangkat dari baris kedua dengan jarak yang sama dengan lebar volume. Kami tidak menyesali kekuatan, kami menarik garis dalam-dalam. Sebenarnya, saya biasanya menggunakan pena yang sudah lama habis pastanya, lalu saya mendapatkan garis lipatan yang tidak berwarna. Tapi untuk MK lebih baik lebih terlihat.

Kami berkedip

Kami mengebor (menusuk, meninju) bersama-sama: volume kasing, penutup bawah (jangan lupa untuk meletakkannya dengan benar, wajah masa depan di atas meja), penutup atas langsung dengan lembaran yang dilem dan dilapisi. Lubang harus benar-benar jatuh pada strip pertama penutup yang kami pisahkan. Halaman judul tidak tertusuk!!!

Kami memasukkan benang atau benang ke dalam jarum dan menjahit volumenya. Dalam hal ini, kita membutuhkan ekor benang untuk jatuh di belakang volume. Cara menstaples dokumen dengan jarum dan di mana tepatnya memasukkan jarum lebih mudah ditunjukkan daripada dijelaskan:

Dari depan terlihat seperti ini:

Kami mengikat ekor benang. Anda tidak perlu mengencangkannya terlalu banyak, jika tidak maka akan sangat sulit untuk membuka volume untuk membuat salinan dokumen. Sedikit persediaan benang untuk pembukaan harus dibiarkan.

Kami mengambil volume yang dijahit dan menekuk kembali lembaran karton yang direkatkan:

Pada baris pertama - utas ditutup;

Pada baris kedua - karton diputar ke bawah, membentuk tulang belakang;

Pada baris ketiga - karton memeluk volume kami dan pada saat yang sama menutup simpulnya sisi sebaliknya.

Semua lipatan disetrika dengan gunting.

Kami merekatkan sisa karton di sisi belakang bagian luar penutup, menyembunyikan benang dan simpul di bawahnya. Kami tidak menyesal merekatkan dan mengoleskannya pada kedua permukaan dalam lapisan yang rata.

Kami mengirim volume di bawah pers untuk dikeringkan.

Mengecilkan volume

Sekarang kita ambil di tangan Judul Halaman dan potong 2 cm dari margin kirinya. Semata-mata untuk kecantikan, Anda tidak bisa melakukan ini. Kami merekatkan lembaran ke volume dan lagi di bawah pers (di foto sampulnya masih basah, sehingga tidak terlihat sangat rapi; saat kering, itu akan menjadi putih dan rata).

Tetap hanya untuk merekatkan tulang belakang.

Volume terbuka:

Karena fakta bahwa kami tidak terlalu mengencangkan utas, utasnya dapat dibuka dan disalin dengan bebas.

Sebagai alat press, sangat baik menggunakan kotak baru dengan rim kertas: cukup berat dan memiliki ukuran yang sempurna. Tampaknya menjahit adalah proses yang panjang karena Anda sering harus meletakkan volume di bawah pers. Tetapi jika Anda memproses beberapa volume secara bersamaan, maka Anda tidak perlu menunggu sampai masing-masing mengering: sementara beberapa volume berada di bawah tekanan, kami menyiapkan yang lain, dan seterusnya dalam lingkaran. Jika Anda menyiapkan penutup terlebih dahulu, maka pada hari kerja, tanpa terlalu melelahkan, Anda dapat menjahit 20 volume.

Pengusaha dan pekerja kantoran dalam pekerjaannya dihadapkan pada kebutuhan untuk desain yang benar dokumen multi halaman. Otoritas pengawas dan organisasi yang lebih tinggi diketahui sangat teliti tentang desain makalah bisnis, dan karena itu terkadang ada kesulitan. Mari kita cari tahu cara mem-flash dan memberi nomor dokumen dengan benar sehingga tidak ada pertanyaan yang tidak perlu saat mengirimkannya.

Siapa yang menangani dokumen?

Tampaknya tidak ada yang rumit dalam mem-flash kertas. Namun pada kenyataannya, tidak semuanya begitu sederhana. Ada aturan tertentu di mana ini dilakukan. Jika Anda ingin membuat pengikat koran atau majalah untuk digunakan dalam organisasi, maka ini adalah satu hal. Tetapi jika Anda dihadapkan dengan tugas menyiapkan dokumen untuk arsip atau kantor pajak, atau di tempat lain, maka Anda harus mendekati pekerjaan dengan semua tanggung jawab, jika tidak, Anda berisiko mendapatkan kembali surat-surat itu. Alasan penolakan mungkin karena pendaftaran yang salah.

Ada banyak kasus seperti itu. Dan semua karena fakta bahwa kita tidak tahu cara mem-flash dan menomori dokumen dengan benar. Sebuah desain sampel tidak mungkin disediakan dalam pajak atau arsip.

Sekarang ada cukup banyak perusahaan yang terlibat dalam firmware dokumen. Anda dapat menggunakan layanan mereka. Mereka pasti punya pengalaman hebat kerja. Mereka menawarkan berbagai macam sampul. Tapi ini tidak selalu nyaman. Kenyataannya, percetakan-percetakan itu kebanjiran pesanan. Katakanlah Anda perlu melakukan pekerjaan ini segera. Lalu bagaimana menjadi? Tetap hanya untuk menangani masalah ini.

Selain itu, dalam kondisi ekonomi, manajemen tidak selalu siap untuk membayar biaya tambahan, dan oleh karena itu jenis pekerjaan ini berada di pundak sekretaris dan akuntan. Jadi, lebih baik mencari tahu sendiri dulu, agar tidak ada masalah di masa depan. Pengetahuan ini mungkin berguna.

Bantuan untuk pemula

Kami ingin menunjukkan bahwa tidak standar umum tentang cara mem-flash dokumen. Omong-omong, struktur negara Mereka juga tidak memberikan penjelasan apapun. Artinya, Anda harus memikirkan semuanya sendiri. Dalam hal ini kami akan dibantu oleh rekomendasi metodologis pekerjaan kantor (urutan Arsip Federal 23 Desember 2009).

Apa yang Anda butuhkan untuk mem-flash dokumen?

Sebelum Anda memulai pekerjaan itu sendiri, Anda perlu mempersiapkannya. Anda akan membutuhkan bahan-bahan berikut:

1. Dokumen-dokumen itu sendiri.
2. Lem.
3. Kertas.
4. Jarum.
5. Penusuk.
6. Pemukul lubang.
7. benang khusus.
8. Segel perusahaan.

Secara umum, seluruh proses dapat dibagi menjadi tiga tahap. Yang pertama adalah persiapan, yang kedua adalah firmware itu sendiri, yang ketiga adalah sertifikasi dokumen yang sudah jadi.

Sampul mana yang harus dipilih?

Berbicara tentang cara mem-flash dokumen, Anda perlu mengingat nuansa seperti desain sampulnya. Tentu saja, di percetakan Anda akan ditawari pilihan yang indah, tetapi itu tidak selalu diperlukan jika kita sedang berbicara bukan tentang tesis.

Untuk pengikat kecil, penutup kertas sudah cukup. Jika penggunaan pengikat jangka panjang diharapkan (misalnya, pengarsipan selama lebih dari 25 tahun), maka karton tebal digunakan.

Sampul bisa ukuran standar (format A4) dan non-standar. Itu sudah tergantung pada format lembaran yang akan dijilid. Sampul harus sesuai dengan ukuran dokumen.

paginasi

Saat menyiapkan kertas untuk dijahit, pastikan untuk memberi nomor halaman. Kehadiran penomoran adalah prasyarat desain. "Untuk apa?" - Anda bertanya. Untuk membuatnya tidak mungkin robek tanpa diketahui, lepaskan beberapa lembar. Momen ini sangat penting. Jadi mari kita bicara tentang cara mem-flash dan menomori dokumen. Ada beberapa nuansa di sini.

Saat meletakkan penomoran, Anda harus mengingat aturan:

1. Lembar diberi nomor, bukan halaman.
2. Hanya angka Arab yang digunakan.
3. Daftar dokumen itu sendiri tidak diberi nomor.
4. Jika Anda perlu memberi nomor pada surat itu, maka pertama yang ditugaskan nomor seri amplop, dan hanya kemudian ke setiap selebaran.
5. Jika Kasing sangat besar (sebagai aturan, file tersebut diarsipkan), maka itu dapat terdiri dari volume, yang masing-masing akan memiliki penomoran sendiri.
6. Jika ada kertas di dalam binder yang sudah ditempel nomor, harus dinomori ulang dalam satu format.
7. Jika ada lembar bersarang ukuran besar(A3), mereka harus diperluas dan menempatkan nomor di sudut kanan atas. Kemudian lipat lagi. Itu akan dibatasi hanya di satu sisi.
8. Kebetulan dokumen kecil (cek, sertifikat, dll.) Ditempelkan ke lembaran. Dalam hal ini, lembaran diberi satu nomor, tetapi di bawahnya ada daftar kertas yang ditempelkan.
9. Ketika dokumen kecil hanya direkatkan di sudut, maka masing-masing dapat diberi nomor.
10. Gambar, diagram, foto, rencana juga diberi nomor.

Untuk memahami cara mem-flash dan memberi nomor dokumen dengan benar (contoh diberikan dalam artikel), Anda perlu mempertimbangkan urutan tindakan selangkah demi selangkah.

Apa yang harus saya lakukan jika ada kesalahan dalam penomoran?

Sebelum itu, Anda harus memastikan bahwa pengarsipan sudah benar. Perhatikan baik-baik nomor halaman. Jika ternyata ada yang hilang, maka Anda bisa memasukkan penomoran huruf tambahan. Semua lembar akan tetap berada di bawah nomornya, dan pada lembar yang hilang Anda harus menulis nomor dari lembar sebelumnya dan suratnya.

Dalam kasus kesalahan besar, masuk akal untuk mencoret dengan hati-hati apa yang tertulis dan membuat entri yang benar di sebelahnya. Semua perubahan yang dibuat harus tercermin dalam catatan konfirmasi.

Deskripsi Dokumen

Sebelum mem-flash dokumen dengan utas, lebih baik untuk memeriksa kebenaran eksekusi seluruh Kasing. Lagi pula, saya tidak ingin menyulamnya nanti. Biasanya, ada beberapa paket kertas di dalamnya. Benar-benar seluruh daftar harus terdaftar dalam inventaris. Itu dikompilasi oleh orang yang bertanggung jawab, menunjukkan tanggal. Deskripsi tidak diberi nomor.

Bagaimana cara menjahit dokumen dengan utas di tiga lubang?

Jika semua dokumen sudah disiapkan, maka Anda dapat mulai melakukan flashing. Untuk melakukan ini, Anda memerlukan utas khusus atau Anda dapat menggunakan benang. Tentu saja, tidak masuk akal untuk menjahit beberapa daun dengan benang yang kasar, Anda dapat mengambil yang biasa dilipat menjadi dua.

Jadi, mari kita langsung ke pertanyaan tentang cara mem-flash dokumen dengan utas. Foto dari Detil Deskripsi akan berfungsi sebagai tambahan visual untuk algoritma tindakan. Mari kita mulai dengan fakta bahwa perlu untuk mengencangkan lembaran sehingga nanti Anda dapat dengan mudah membaca informasi yang disajikan di dalamnya. Untuk melakukan ini, lubang ditusuk dari tepi kiri, kira-kira pada jarak satu setengah sentimeter. Harus ada tiga lubang. Mereka terletak di atas satu sama lain. Tusukan dapat dibuat dengan pelubang kertas ketika tumpukan lembaran kecil. Untuk tom tebal, Anda akan membutuhkan penusuk. Siapkan utasnya, tetapi jangan membuatnya terlalu panjang, tujuh puluh sentimeter sudah cukup.

Bagaimana cara mem-flash dokumen dengan benar? Contoh alur kerja ditunjukkan di bawah ini. Untuk kemudahan penjelasan, mari kita berikan nomor ke lubang: atas - 1, tengah - 2, bawah - 3.

Anda harus mulai menjahit dari bagian belakang Kasing, memasukkan jarum melalui lubang 2 ke sisi depan. Dalam hal ini, salah satu ujung utas akan tertinggal. Kemudian, melalui 1 lubang, jarum kembali dibawa ke belakang. Pada saat jarum dan ujung benang yang bebas berada di belakang dokumen, Anda harus bergerak lagi ke sisi depan, dan kemudian ke belakang.

Cara mem-flash dokumen, kami hampir menemukan jawabannya. Ini tetap berlaku untuk yang kecil. Setelah semua lembaran diikat, Anda dapat mengikat benang dengan aman menjadi simpul di bagian belakang Kasing.

Itu harus dikencangkan dengan erat sehingga kemudian dapat disegel dengan catatan konfirmasi. Ujung benang harus dibiarkan menggantung bebas dari bawah stiker.

Bagaimana dokumen disertifikasi?

Nah, seperti yang Anda lihat, tidak ada yang sulit dalam menyelesaikan masalah cara mem-flash dokumen dengan utas. Foto-foto yang disajikan untuk perhatian Anda - langsung ke konfirmasi. Kami hanya perlu mengesahkan lembar yang sudah selesai.

Ini disebut "tanda tangan sertifikat". Untuk membuatnya, Anda perlu mengambil selembar kertas kecil berukuran 5 x 6 sentimeter dan menempelkannya di bagian belakang sehingga menutupi simpul. Ujung-ujung benang harus keluar dari bawahnya dan menggantung bebas.

Pada catatan ini Anda perlu menunjukkan berapa banyak halaman yang dijahit. Kemudian ditandatangani oleh direktur, tanggal dan stempel organisasi. Pada umumnya, tanda tangan sertifikasi dibuat baik oleh direktur perusahaan, atau oleh salah satu deputi. Segel itu sendiri ditempatkan sedemikian rupa sehingga satu bagian jatuh pada lembar terakhir bungkusan, dan yang lainnya pada catatan.

Mengapa dokumen dijahit?

Kami telah menyebutkan bahwa dokumen yang diajukan diarsipkan untuk penyimpanan, di samping itu, dalam kegiatan sehari-hari suatu perusahaan, sangat sering diperlukan untuk mengikat bundel lembaran. Ini bisa berupa kontrak, dan laporan ke pajak atau otoritas pengatur lainnya. Omong-omong, otoritas pajak umumnya memiliki persyaratan yang sangat ketat dalam hal ini. Dilarang menggunakan stapler. Ini dianggap pelanggaran berat.

Secara umum, Kementerian Keuangan bahkan memberikan rekomendasi tersendiri tentang cara mem-flash dokumen. Jadi, pengajuannya tidak bisa terlalu banyak. Ukuran optimal- hingga lima puluh halaman. Jika ada banyak dokumen, maka lebih baik memecahnya menjadi beberapa Kasus. Harus ada penomoran berkelanjutan dalam angka Arab. Daun dijahit dengan benang kasar, yang harus diikat di bagian belakang dokumen jadi. Dari atas, simpul disegel dengan catatan konfirmasi, yang harus dibuat sesuai dengan semua aturan. Jangan lupa bahwa jumlah lembar Kasing ditempelkan di atasnya. Bagi pihak berwenang, tanda tangan dalam catatan jaminan sangat penting. Itu hanya dapat ditetapkan oleh direktur atau orang lain yang memiliki wewenang untuk itu. Semua ini disertifikasi oleh segel. Cetakannya harus berbaring untuk menangkap bagian dari lembaran dan catatan. Faktanya, semua rekomendasi ini mengulangi informasi yang telah kami sajikan di atas. Kami menganggap perlu untuk membawa mereka, sehingga Anda dapat memastikan bahwa Anda melakukan semuanya dengan benar, sesuai dengan instruksi dari otoritas yang lebih tinggi.

Otoritas pajak membuat persyaratan yang jelas untuk integritas dan keamanan tidak hanya dokumen itu sendiri, tetapi juga salinannya. Selain itu, fotokopi juga disimpan dalam kemasan tersendiri.

Alih-alih kata penutup

Kami berbicara di artikel tentang cara mem-flash dokumen dengan benar dengan utas untuk diserahkan ke arsip dan otoritas pengatur. Kadang-kadang timbul perselisihan mengenai desain pengikat, karena tidak ada dokumen yang akan memberikan penjelasan yang tepat tentang masalah ini, dan bahkan dengan komentar. Oleh karena itu, perlu untuk fokus pada standar yang diadopsi dalam pekerjaan kantor. Harus diingat bahwa instansi pemerintah tempat Anda mengirimkan makalah mungkin memiliki persyaratan sendiri untuk desainnya. Oleh karena itu, lebih baik untuk selalu mengklarifikasi informasi tersebut terlebih dahulu untuk menghindari kesalahan dan mengembalikan dokumentasi untuk direvisi. Lagi pula, di mana-mana bisa ada nuansa.

Saat bekerja dengan dokumen bisnis, seringkali perlu untuk mengarsipkan lembaran ke dalam jurnal tunggal. Jika folder diatur dengan cara ini dan disertifikasi oleh segel, itu melindungi formulir yang disertakan di dalamnya dari penggantian atau kehilangan. Sistematisasi dokumen dilakukan sesuai dengan aturan pekerjaan kantor. Mereka meresepkan urutan lembar penomoran dan pengarsipannya dalam jurnal. Untuk memperbaiki jahitannya, label khusus harus direkatkan. Di akhir artikel, Anda dapat mengunduh contoh kata "Dijahit dan diberi nomor".

Setelah semua halaman majalah diberi nomor dan dijahit, stiker dilekatkan pada simpul benang. Ini adalah kertas persegi panjang kecil, yang ukurannya kira-kira 4 × 6 cm. Disarankan agar beberapa salinan disiapkan dan dicetak pada printer terlebih dahulu sehingga selalu tersedia.

Contoh stiker termasuk bidang berikut untuk mengisi:

1. Jumlah lembar bertali, bernomor dan disegel. Itu ditunjukkan pertama dalam angka, kemudian dalam tanda kurung dalam kata-kata.
2. Kedudukan pegawai yang berwenang.
3. Tanda tangan dengan dekripsi.

PADA sampel yang berbeda susunan kata dapat bervariasi. Biasanya, stiker hanya mencerminkan informasi tentang jumlah lembar dan posisi karyawan yang bertanggung jawab atas majalah. Di akhir adalah tanda tangannya.

Penting! Stiker dapat dilengkapi dengan tanggal pembentukan jurnal dan stempel organisasi (jika ada).

Saat memasang, pastikan simpul benang berada di tengah stiker. Ujung-ujungnya kemudian melampaui garis kertas.

Persiapan dokumen untuk firmware

Langkah pertama adalah memberi nomor. Sebelum melanjutkan dengan firmware dokumen, Anda harus meletakkan nomor di sudut kanan atas. Susunan angka ini ditentukan oleh aturan kerja kantor.

Kemudian lubang untuk jahitan disiapkan. dokumen bisnis memiliki margin yang lebar. Sebelum berkedip, kira-kira di tengah bidang ini, tiga tusukan dibuat. Mereka berjalan secara vertikal di sepanjang bagian tengah vertikal lembaran. Langkahnya minimal 3 cm.

Semua lembaran harus dilubangi pada tingkat yang sama. Untuk membuat lubang gunakan:

• pembuat lubang;
• penusuk;
• jarum.

Karena menjaga jarak dari batas bidang setelah flashing, tidak ada ketidaknyamanan saat membaca teks. Juga, tidak sulit untuk menemukan halaman yang diinginkan.

Bagaimana firmware dilakukan

Pertanyaan selanjutnya- bagaimana cara mem-flash dokumen dengan lubang yang sudah dibor sebelumnya? Jarum jahit diambil sebagai alat.

Untuk jahitan yang kuat, Anda membutuhkan bahan seperti:

• benang bank;
• benang jahit LSh-210.

Jika tidak ada bahan khusus untuk menghubungkan halaman, Anda dapat menggantinya dengan utas yang kuat. Sebagai contoh, capron cocok. Anda juga dapat mengambil benang sederhana untuk menjahit, melipatnya beberapa kali.

Untuk membuat jahitan yang kuat dan tahan lama, disarankan untuk mengulangi jahitan dua kali. Namun, Anda tidak perlu mengencangkan utas terlalu banyak. Jahitan yang rapat akan mempersulit membolak-balik majalah dan menemukan bentuk yang tepat.

Saat firmware selesai, ujungnya dilepaskan melalui lubang tengah lembar terakhir. Untuk memperbaiki, utas diikat menjadi simpul. Dalam hal ini, sekitar 5 cm ujung harus dibiarkan. Untuk integritas dokumen, stiker dilampirkan pada simpul, yang menegaskan bahwa majalah itu diikat.

Tahap terakhir - menempelkan stiker

Penting untuk melindungi dokumen yang dikumpulkan dalam folder dari penyitaan atau kehilangan. Oleh karena itu digunakan stiker "Dijahit dan diberi nomor". Lem dioleskan ke permukaan belakang lembaran. Kemudian kertas diperbaiki sedemikian rupa sehingga pusat persegi panjang jatuh langsung pada simpul. Bagian dari utas akan disembunyikan di bawah stiker. Ujung-ujungnya harus menggantung bebas.

Selanjutnya, Anda perlu menunggu lem mengering. Baris yang disediakan untuk ini menunjukkan jumlah dokumen yang termasuk dalam majalah ini. Formulir yang sudah diisi disertifikasi oleh kepala organisasi atau karyawan yang berwenang. Stiker tersebut mencerminkan posisi karyawan, tanda tangannya, dan tanggal sertifikasi. Jika tersedia, stempel perusahaan ditempel.

Fungsi utama stiker adalah untuk mengkonfirmasi keutuhan jurnal dan dokumen-dokumen yang ada di dalamnya. Untuk tujuan yang sama, simpul diisi dengan lem. Baik tag itu sendiri maupun dokumen dicap dengan stempel organisasi.

1. Adanya tanda tangan yang khas dan mudah dibedakan.
2. Kehadiran segel yang sama seperti pada dokumen organisasi.
3. Lokasi tag langsung pada simpul utas untuk memperbaiki dokumen yang tidak dapat diganggu gugat.

Untuk menjahit semua seprai secara merata, keluarkan semua benda asing. Jika tumpukannya besar, disarankan untuk mengambil kertas dalam jumlah kecil. Ketika Anda perlu mengatur beberapa majalah dalam satu berbagai dokumen, mereka ditumpuk berdasarkan tanggal penandatanganan.

Dalam kasus apa dokumen yang dijahit diperlukan?

Dalam kebanyakan kasus, firmware diperlukan untuk laporan yang dikirimkan ke kantor Pajak. Dalam hal ini, tanda tangan hanya dibuat oleh kepala organisasi, dan cap stempelnya ditempelkan pada stiker. Ini adalah persyaratan wajib dari layanan pajak.

Sedangkan bagi pengusaha perorangan, bagi mereka keberadaan stempel adalah soal pilihan. Untuk pemeriksaan, tanda tangan pribadi pengusaha sudah cukup. Ketika verifikasi selesai, stempel ditempatkan pada formulir.

Penting! Untuk mengesahkan salinan dokumen multi-halaman, setiap lembar diberi cap "Salinan benar".

Seperti yang telah disebutkan, tanda tangan dan stempel harus dapat dibaca. Desain stempel tergantung pada bentuk hukumnya. Badan Usaha Milik Negara dapat menggunakan segel lambang. Untuk LLC dan pengusaha perorangan, undang-undang mengatur persyaratan lain.

Meringkaskan. Stiker "Dijahit dan diberi nomor" dibuat dalam bentuk kertas persegi panjang. Itu terpaku pada simpul jahitan setelah akhir firmware. Benang ditutupi dengan lem, di atasnya diberi label. Saat lem mengering, catatan yang diperlukan dibuat di atas lembaran.

​

Pertama, jumlah lembar yang diajukan dalam jurnal ditunjukkan. Selanjutnya, tanda tangan kepala, nama lengkap dan tanda tangannya diletakkan. Dalam beberapa kasus, ini dapat didelegasikan kepada petugas lain yang bertanggung jawab. Juga pada stiker adalah stempel organisasi. Saat mengirimkan dokumen ke kantor pajak, ini adalah persyaratan wajib untuk LLC. dalam kasus pengusaha perorangan cukup tanda tangan pribadi. Selanjutnya, Anda dapat mengunduh contoh stiker gratis.

Setiap subdivisi struktural perusahaan, tidak peduli apa ukurannya, setidaknya sekali dihadapkan dengan kebutuhan untuk mengajukan dokumen.

Ini menjadi perlu baik untuk pengarsipan dan untuk beberapa prosedur hukum. Ada beberapa metode untuk melakukan jahitan. Mereka akan dibahas di bawah ini.

Hemming dalam bentuk

Setiap perusahaan sepanjang tahun menghasilkan sejumlah dokumen, beberapa di antaranya, setelah berakhirnya periode penyimpanan, harus masuk ke arsip. Ini termasuk dokumen yang telah dieksekusi, serta dokumen yang berkaitan dengan personel perusahaan. Menurut praktik yang ditetapkan, kasus dipindahkan ke arsip, satu tahun setelah selesai dalam pekerjaan kantor.

Kewajiban untuk mentransfer dokumen diberikan kepada karyawan layanan yang bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen, atau dipercayakan kepada sekretaris, akuntan, dan orang yang bertanggung jawab lainnya, dan ditetapkan dengan perintah yang sesuai.

Selain itu, sekretaris divisi terpisah juga terlibat di sini. Secara alami, transfer kasus hanya terjadi setelah pendaftaran terakhir mereka.

Prosedur ini mencakup beberapa langkah:

• Kasus diperiksa untuk distribusi yang benar dari dokumen ke dalam kelompok;
• Pengajuan dilakukan;
• Penomoran halaman diperiksa;
• Sebuah prasasti yang menyertainya dibuat;
• Inventarisasi internal sedang dibuat;
• Koreksi persyaratan pada sampul. Ini berarti kemungkinan perubahan nama perusahaan, indeks pendaftaran, serta koreksi waktu transfer dan pos;
• Deskripsi kasus yang diajukan dilakukan.

Mengizinkan pendaftaran sebagian kasus yang umur simpannya tidak melebihi 10 tahun.

Selain itu, diperbolehkan:

1. Jangan mengatur dokumen;
2. Jangan lakukan pagination;
3. Mengecualikan desain prasasti sertifikasi;
4. Kecualikan casing firmware.

Undang-undang tentang "menjahit"

Pekerjaan kantor dan dokumen sudah cukup proses yang kompleks. Tidak jarang dokumen yang disiapkan dan dipindahkan ke arsip dikembalikan karena salah eksekusi. Oleh karena itu, muncul pertanyaan yang sepenuhnya logis, bagaimana cara menjahit dokumentasi dengan benar? Anda dapat menemukan jawabannya di rekomendasi metodologis pada pekerjaan kantor, yang ditetapkan dengan perintah Arsip Federal 23 Desember 2009 No.

>Peraturan perundang-undangan mengatur tata cara pengajuan. Dalam hal ini, rekomendasi diberikan yang harus diikuti. Dokumen yang dijilid secara tidak benar tidak dapat diterima ke dalam arsip untuk disimpan.

Arsip perusahaan mana pun memungkinkan Anda menyimpan dokumen untuk jangka waktu tertentu. Kemudian dokumentasi tersebut di tanpa kegagalan diserahkan ke arsip.

Undang-undang memberikan tenggat waktu yang sangat spesifik yang memungkinkan Anda untuk menyimpan dokumen-dokumen berikut:

• Sehubungan dengan personel, catatan notaris, buku bisnis - 75 tahun;
• Dokumen yang terkait dengan transfer stok perumahan negara ke kepemilikan pribadi - 75 tahun;
• Paten untuk penemuan - 20 tahun;
• Konstruksi modal - 20 tahun;
• Dokumentasi desain - 20 tahun;
• Karya ilmiah - 15 tahun;
• Dokumentasi arsip perusahaan yang terkait dengan pertanian- 5 tahun;
• Bioskop - dan dokumentasi foto - 5 tahun;
• Video - dan dokumentasi foto - 3 tahun.

Ketika suatu perusahaan dilikuidasi, maka dokumen dengan periode penyimpanan yang tidak terbatas dipindahkan ke arsip negara. Selain itu, dokumen tentang personel organisasi juga dapat ditransfer.

Dalam kasus organisasi non-pemerintah, perlu dicatat bahwa rezim hubungan khusus disediakan untuk mereka. Secara khusus, undang-undang mewajibkan mereka untuk membuat perjanjian terpisah dengan Layanan Arsip Federal. Jika kontrak diselesaikan terlambat, maka arsip akan diwajibkan untuk menerima hanya dokumen-dokumen yang terkait dengan personel perusahaan. Nasib sisa dokumentasi, yaitu tempat penyimpanannya, akan ditentukan oleh kepala komisi likuidasi.

Dokumen yang akan di-flash

Menurut surat undang-undang, perlu untuk mem-flash semua dokumen yang terdiri dari lebih dari dua lembar. Ini juga berlaku untuk salinan dokumen hukum. Namun, dokumen yang tidak tunduk pada transfer berikutnya ke arsip tidak dapat di-flash.

Mengapa ini mungkin diperlukan?

Faktor utama yang menjelaskan kebutuhan adalah kemungkinan perlindungan dokumen, misalnya, dari pemindahan atau penggantian lembaran. Dalam hal ini, mereka dijahit dengan benang, diberi nomor dan disegel.

Kebutuhan serupa muncul sehubungan dengan akuntansi, dokumen kepegawaian, serta buku laba dan terutama perjanjian penting.

Selain itu, daftar ini mungkin termasuk salinan dan terjemahan yang disahkan. Selain itu, dokumen terikat lebih mudah disimpan. Kasus diatur dengan cara ini mengambil lebih sedikit ruang. Padahal, pengikatan dan penyegelan utas memungkinkan Anda mengonfirmasi integritas dokumentasi. Metode resmi lainnya belum ditemukan.

Cara mengarsipkan dokumen dengan benar

Setelah kasus selesai langkah terakhir adalah pengikat. Ini menyiratkan penghapusan semua benda logam (klip kertas, pin). Dokumen-dokumen tersebut kemudian akan dilepaskan dari binder.

Jika dokumen sudah lengkap, Anda perlu menambahkan Lembar kosong untuk keterangan yang menyertainya. Selain itu, di awal kasing, Anda juga dapat melampirkan lembar untuk inventaris internal. Tapi, jika sudah ada formulir yang dicetak, Anda bisa menambahkannya.

Peraturan menetapkan batasan jumlah halaman dalam setiap kasus. Oleh karena itu, diperbolehkan untuk menyelesaikan kasus hingga 250 lembar. Jika lebih banyak dokumen telah dikumpulkan sepanjang tahun, mereka harus dibagi ke dalam volume yang terpisah. Menurut prosedur standar, dokumen diajukan dalam hardcover.

Jika bahan kasus berisi dokumen dengan format yang berbeda, perlu untuk mengajukan 4 tusukan. Ini dilakukan untuk mengamankan dokumen.

Sedangkan untuk kasing yang memiliki masa simpan yang lama, dalam hal ini kasing dapat dijahit, bersama dengan penutupnya. Padahal, prosedur yang berlaku umum untuk menstaples dokumen dengan jangka waktu simpanan yang konstan, mengatur permulaan pengarsipan dari lembaran yang mengikuti penjilidan. Kemudian, pada lembar pertama, Anda perlu memasang paking kardus dan mem-flash kasingnya. Ini diperlukan untuk melindungi benang dari keausan dini.

Di sini kita tidak boleh lupa bahwa kasing sebenarnya akan disimpan selamanya. Hal utama selama pengarsipan adalah kontrol perbatasan, jadi Anda juga perlu memastikan bahwa utas tidak melampaui teks. Itu harus mudah dibaca bahkan ketika dijahit.

Dokumen dengan umur simpan tidak lebih dari 10 tahun dapat disimpan tanpa firmware dalam pengikat.

Di beberapa institusi, untuk kenyamanan, mesin buklet khusus digunakan. Tetapi metode ini tidak dapat diterima untuk pengarsipan arsip.

Langkah selanjutnya dalam urusan penyimpanan tak terbatas adalah penomoran. Hal ini biasanya dilakukan untuk kenyamanan dalam bekerja dengan dokumen. Untuk membuat penomoran, gunakan pensil hitam atau mesin penomoran khusus. Tempat terpisah disediakan untuk meletakkan angka, ini adalah sudut kanan atas dokumen.

Perlu dicatat bahwa penomoran terjadi secara eksklusif di sisi depan. Angka seharusnya tidak menyakitkan teks utama. Dilarang menggunakan pensil warna. Penggunaan tinta juga tidak diperbolehkan.

Ketika selembar format yang lebih besar dari A4 ditempatkan dalam kasing, maka diperbolehkan untuk melipatnya di satu sisi dan melipatnya, setelah itu harus diberi nomor 1 lembar. Dalam hal sprei dilipat lalu dijepit di tengah, maka harus diberi nomor 2 lembar. Bahan yang diilustrasikan diberi nomor di sisi sebaliknya.

Tempat terpisah disediakan untuk meletakkan angka - ini adalah sudut kiri atas dokumen. Dalam hal amplop jahitan yang disertai dengan lampiran, dokumen tersebut tunduk pada penomoran sendiri. Lampiran diberi nomor dengan nomor yang mengikuti yang ada di amplop. Jika Anda perlu membagi kasing menjadi volume yang terpisah, maka masing-masing diberi nomor secara terpisah.

Desain penutup berlangsung pada tahap pembentukan kasing. Di sini Anda perlu dipandu oleh rekomendasi GOST 17914-72. Penutup kasus penyimpanan jangka panjang ....

Oleh karena itu, pada tahap pendirian usaha tersendiri, informasi individu diajukan untuk mengikat, khususnya:

• Nama Perusahaan;
• Nama subbagian tersendiri;
• indeks pekerjaan kantor;
• judul kasus;
• Periode penyimpanan.

Kasing yang harus dipindahkan ke penyimpanan tidak terbatas wajib dijahit ke dalam penutup karton yang kuat, tempat tulang belakang terpasang. Folder yang dihasilkan tidak boleh lebih tebal dari 4 cm.

Sebuah buku arsip memiliki standar tersendiri, yaitu tidak boleh melebihi 320 x 230 mm.

Untuk menyederhanakan prosedur firmware, Anda dapat menggunakan folder arsip. Opsi terpisah untuk memecahkan masalah ini adalah mesin penjilidan. Sebagai pilihan lain, Anda bisa membawa tata cara pengajuan dokumen kas bank. Ketebalan folder kategori dokumen ini dapat mencapai hingga 10cm.

Jadi, menganalisis pemrosesan arsip dokumen, kita dapat sampai pada kesimpulan bahwa tugas yang paling sulit adalah prosedur mengebor blok kertas. Namun, mesin bor kertas berperforma tinggi dapat membantu di sini.

Pekerjaan persiapan

Untuk menstaples dokumen, Anda harus terlebih dahulu meluruskan tumpukan kertas tersebut. Tetapi jika paket itu berisi sejumlah besar dokumen, terdiri dari lembaran-lembaran kecil, maka perlu untuk meletakkan tumpukan agar dapat dijepit secara merata dengan penjepit. Untuk menyelaraskan terlalu banyak dokumen, seperti hingga 1.000 lembar, sebaiknya gunakan penekan kertas elektrik.

Setelah meletakkan dokumen, Anda harus memperbaikinya dengan baik di penjepit, setelah itu Anda dapat mulai mengebor seluruh blok. Dalam hal ini, jumlah lubang bisa 2–5 pcs. Pengeboran dilakukan dengan menggunakan bor listrik konvensional atau peralatan penusuk khusus. Model jahitan terpisah dilengkapi dengan mekanisme yang secara otomatis memasukkan benang melalui lubang yang dibuat. Jika pengeboran dilakukan dengan bor, jangan buru-buru mengeluarkan dokumen dari klem agar lubang tidak bergerak.

Ulir tangan

Foto: Cara menjahit dokumen dengan utas dengan benar

Ketika ditanya cara menjahit dokumen dengan utas dengan benar, harus dikatakan bahwa untuk ini Anda perlu mengambil jarum biasa, benang, dan lembaran jahit yang hanya memiliki 2 tusukan.

Setelah dokumen dijahit, Anda harus mengikat ujung benang di bagian belakang dokumen dan merekatkan selembar kertas kecil ke simpul yang dihasilkan.

Setelah itu dibuat tulisan sertifikasi tentang berapa lembar isi dokumen tersebut, oleh siapa disertifikasi. Prosedur ini dilakukan sedemikian rupa sehingga tulisan (cetak) menonjol di luar batas stiker. Harus diingat bahwa halaman tunduk pada penomoran wajib. Seperti yang ditunjukkan oleh praktik, menjahit dokumen dengan benar dengan utas itu sederhana, tetapi, sayangnya, metode ini memiliki keterbatasan. Lebih dari 5 lembar cukup keras untuk ditusuk dengan jarum. Karena itu, lebih baik menggunakan pelubang kertas dalam kasus seperti itu.

Pukulan lubang (hantaman)

Seperti disebutkan di atas, jika ada lebih dari 5 lembar dokumen, lebih baik menggunakan jahitan manual. Lagi solusi terbaik perangkat kaleng dengan penggerak listrik (pukulan listrik). Untuk melakukan ini, 4 lubang didistribusikan secara merata pada margin dokumen, tetapi sedemikian rupa sehingga teks dapat dibaca.

Selanjutnya, pengikatan dokumen digunakan, dengan bantuannya dokumen akan dipesan, dan kontrol atas keamanannya juga akan dipastikan. Aturan-aturan ini diatur oleh yang berbeda peraturan. Kontrak, dokumen notaris, buku kas, dokumen bank dijahit dengan cara ini. Daftar ini juga mencakup file pribadi, jurnal pendaftaran, serta formulir pelaporan yang ketat.

Tonton video betapa mudahnya menjahit dokumen menggunakan pelubang kertas:

Prasasti yang menyertainya

Setelah menjahit dan memberi nomor kasing, Anda perlu membuat prasasti sertifikasi. Dalam praktiknya, ini dilakukan pada selembar kertas terpisah, yang kemudian dipasang di bagian belakang kasing. Yang wajib dicantumkan dalam prasasti sertifikasi adalah jumlah lembar bernomor.

Informasi ini ditunjukkan baik dalam angka maupun dalam kata-kata.

Perlu dicatat bahwa posisi orang yang bertanggung jawab dan penguraian kode tanda tangan harus ditunjukkan pada prasasti yang menyertainya. Prasasti yang disiapkan dilampirkan dengan lem berkualitas tinggi. Pada saat yang sama, fungsinya juga untuk memperbaiki simpul. Sedemikian rupa sehingga ujung utasnya bebas. Semua ini disegel di ujungnya dengan segel, yang jejaknya harus ada pada stiker dan lembaran.

Wilayah pendaftaran badan usaha tercermin dalam kode statistik. Baca apa adanya

Premi asuransi IP harus dibayar dalam tenggat waktu. Temukan lebih banyak lagi

Seberapa relevan firmware dokumen di tahun 2019?

Setiap organisasi memiliki arsip internalnya sendiri, yang menyediakan sistematisasi berbagai dokumen. Ini termasuk register akuntansi, pesanan personel, dll. Dokumentasi yang dimaksudkan untuk transfer selanjutnya ke penyimpanan di arsip negara, tanpa gagal, harus menjalani prosedur persiapan sesuai dengan GOST yang ada.

Dan pada 2019, tidak ada yang membatalkan prosedur wajib. Dengan demikian, firmware dokumen tidak kehilangan relevansinya.

Terlepas dari pengenalan luas teknologi baru dan pengalihan sebagian pekerjaan kantor ke bentuk elektronik, di sebagian besar perusahaan milik negara, kertas tetap menjadi pembawa utama. Terutama kertas disukai dalam berbagai pengendalian dan badan eksekutif: pajak, dana pensiun, inspeksi kebakaran, pengadilan, lembaga keuangan dll. Itulah sebabnya setiap wirausahawan harus dapat ikat dokumen dengan benar nomor dan mendaftarkannya. Firmware biasanya dilakukan menggunakan utas dengan jarum, stapler, atau mesin khusus. Kami akan memberi tahu Anda lebih banyak tentang cara menjahit dokumen dan kasing dengan benar.

Firmware utas

Sebenarnya tidak ada aturan ketat dan tidak ada persyaratan untuk mengikat dokumen. Namun demikian, ada GOST R 51141-98 "Pekerjaan kantor dan pengarsipan" dan perintah dari Arsip Federal 23 Desember 2009 No. 76, yang memberikan rekomendasi tentang firmware dokumen multi-halaman.

Dokumen firmware yang tepat akan melindunginya dari substitusi

Bagaimana melakukan semuanya dengan benar? Anda membutuhkan penusuk, jarum gipsi, benang hitam yang kuat, selembar kertas, dan lem. Biasanya, kertas dijahit melalui tiga lubang - satu dibuat di tengah lembaran sekitar 1,5-2 cm dari tepi, yang kedua dan ketiga - di sisi yang sudah ada pada jarak 3-5 cm. dibuat dengan penusuk - jika Anda tidak memiliki kekuatan yang cukup untuk segera menembus seluruh paket, maka Anda dapat membaginya menjadi beberapa bagian. Di bawah ini kami berikan contohnya, cara mem-flash dokumen dengan utas dan foto proses dengan benar.

Catatan:jika Anda memiliki bor atau obeng dan bor, Anda cukup mengebor sebungkus kertas. Diameter bor harus sekitar 6-8 mm.

Firmware paket dimulai dari belakang. Lewatkan benang melalui jarum dan tarik melalui lubang tengah, sisakan "ekor" 7-10 mm. Kemudian masukkan jarum ke lubang atas dari sisi depan dan tarik benang ke belakang.

Kami mulai dari lubang tengah, meregangkan melalui bagian atas dan turun ke bawah

Selanjutnya, Anda perlu menyeret jarum melalui lubang bawah, membawanya ke sisi depan, dan kemudian meregangkannya ke bagian tengah ke "ekor" yang ada. Sekarang Anda dapat memotong utas, menyisakan setidaknya 7 cm (jika Anda perlu mencetak kasing, maka sisakan margin 15 sentimeter). Ikat awal dan akhir benang, dan rekatkan selembar kertas bersih kecil pada simpulnya. Jika ini adalah kertas pertanggungjawaban yang ketat, maka "ekor" direkatkan ke lembar terakhir dengan kertas persegi dan segel diletakkan di atasnya.

Simpul setelah mem-flash dokumen disegel dengan kertas persegi

Diperbolehkan untuk menjahit dokumen dengan utasdan dua lubang. Biasanya metode ini dipraktekkan di hadapan pelubang kertas. Skema sedikit berubah - jarum dimasukkan ke dalam lubang bawah dari belakang, "ekor" dibiarkan setidaknya 7 cm, kemudian jarum dan benang kembali melalui lubang atas. Selanjutnya, potong benang sehingga Anda mendapatkan ekor kedua sepanjang 7-10 sentimeter dan ikat dengan yang pertama. Ujung-ujung benang turun, dan selembar kertas persegi panjang berukuran 2 kali 7-8 cm direkatkan ke simpul.

Untuk memperbaiki paket dengan aman, Anda juga dapat menjahitnya melalui 4 tusukan. Dalam hal ini, jarum diulir dari lubang kedua, dimasukkan ke lubang atas, ditarik melalui lubang kedua lagi dan diumpankan ke lubang ketiga dan keempat. Jahitan dilakukan pada lubang ketiga, dan seluruh strip benang disegel dengan kertas.

Catatan:Tidak disarankan menggunakan utas biasa untuk menstaples dokumen, karena agak rapuh. Anda perlu melipatnya beberapa kali, atau menggunakan benang nilon khusus.

Terkadang dokumen dijahit bersama dengan pancing transparan, tetapi menurut karakteristiknya, itu lebih buruk daripada seutas benang. Yang utama adalah ketiga (empat) lubang dibuat secara vertikal dalam satu garis. Biasanya 1,5 cm surut dari tepi lebar lembaran, firmware selalu dimulai dari belakang, sehingga simpul ada di belakang dan tidak merusak penampilan.

Pastikan untuk menunjukkan jumlah halaman dan membubuhkan tanda tangan

Sertifikasi dokumen

Setelah kita belajar menjahit dokumen dengan benar mari kita pelajari cara menyelesaikannya. Untuk ini, lembaran diberi nomor. Ekornya disegel dengan kertas persegi panjang kecil, di mana mereka menulis dengan pena: "Dijahit, diberi nomor, disegel, dan ditandatangani." Selanjutnya, jumlah lembar ditunjukkan dalam bentuk digital dan alfabet, stempel, lukisan dan inisial diletakkan. Hal ini perlu dilakukan sedemikian rupa sehingga bagian dari tanda tangan dan stempel berada pada persegi panjang yang ditempelkan dan pada lembar terakhir. Hal ini dilakukan agar jika ada yang memotong benang, akan langsung terlihat. Juga, tanggal firmware dan sertifikasi dalam bentuk digital biasanya ditunjukkan.