Kelihatannya, mengapa harus menstaples dokumen, ketika Anda bisa menstaplesnya, menjepit kertas, melipatnya menjadi file atau bahkan menempelkannya, apalagi mentransfer kertas secara elektronik? Namun, ada banyak tempat di mana Anda harus membawa lembaran yang dijahit dengan benang: ke kantor pajak, ke arsip, ke pengadilan, dan sebagainya. Ini diperlukan untuk meningkatkan tingkat keamanan: bagaimanapun, tidak mungkin untuk secara diam-diam mengganti lembaran pada dokumen yang dijahit dengan benar. Ini dapat dengan mudah diverifikasi hanya dengan melihat dokumen yang dijilid.

Tampaknya semuanya cukup sederhana: flash lembaran dan sertifikasi. Namun ada satu kesulitan yang sering membingungkan petugas - ini adalah kurangnya aturan tunggal jahitan. Pada saat yang sama, kantor pajak atau arsip memiliki hak untuk mengembalikan dokumen yang tidak diikat dengan benar, yang dapat sangat menunda prosedur yang sudah lambat. Namun, jangan putus asa: ada beberapa GOST yang menurutnya proses ini harus dilakukan.

GOST dan standar apa yang harus diperhitungkan

Foto menunjukkan cara menstaples dokumentasi melalui 3 lubang

Seperti yang telah disebutkan, kesulitan utama adalah kurangnya standar umum. Namun, ada aturan umum jaminan yang valid dalam banyak kasus untuk dokumen A4. Anda dapat mengetahuinya di rekomendasi metodologis pada pengembangan instruksi untuk pekerjaan kantor di badan federal kekuasaan eksekutif, disetujui oleh Orde Arsip Federal 23 Desember 2009 No. 76 dan GOST R 51141-98 "Pekerjaan kantor dan pengarsipan".

Jika Anda perlu mendaftarkan LLC, jangan ragu untuk mempelajari “Persyaratan untuk pelaksanaan dokumen yang digunakan dalam pendaftaran negara badan hukum, dan individu sebagai pengusaha perorangan” tanggal 26/2 2004 N-110 dan “Penjelasan metodologis tentang tata cara pengisian formulir dokumen yang digunakan untuk pendaftaran negara badan hukum» (Pasal 1, ayat 3). Perlu dicatat bahwa sebagian besar rekomendasi untuk dokumen yang disimpan selama lebih dari sepuluh tahun.

Namun, jika Anda memiliki keraguan tentang kebenaran informasi di atas, lebih baik untuk mengklarifikasi semua seluk-beluk terlebih dahulu di tempat. Kadang-kadang diperlukan untuk mengesahkan setiap lembar atau nomor lembar atau halaman. Perlu juga diingat bahwa semua dokumen yang terdiri dari lebih dari satu lembar tunduk pada firmware.

Desain sampul

Sampul diperlukan untuk pelestarian dokumen yang terbaik. Ini terdiri dari dua jenis: penyimpanan normal dan jangka panjang. Yang pertama adalah karton tipis, yang kedua terbuat dari yang lebih padat dan lebih keras. Pada saat yang sama, untuk dokumen yang diserahkan untuk penyimpanan negara, hanya karton bebas asam yang harus digunakan sebagai penutup.

Untuk menjahit dokumen yang terdiri dari lembaran format A4, digunakan ukuran sampul 22,9 x 32,4 cm, yaitu. sedikit lebih besar dari lembaran itu sendiri.

Jika lembaran yang dijahit ke dalam kasing memiliki ukuran yang tidak standar, maka penutup harus memiliki dimensi yang sesuai tanpa kelonggaran di sisinya. Untuk kekuatan yang lebih besar, di samping itu, potongan karton tipis dijahit di depan dan di belakang, yang harus dilewati tali. Pada saat yang sama, ada peraturan khusus bahkan untuk lem: tidak ada pasta, hanya pilihan alat tulis atau silikat.

Jika Anda belum mendaftarkan organisasi, maka yang paling mudah lakukan dengan Pelayanan online, yang akan membantu Anda menghasilkan semua dokumen yang diperlukan secara gratis: Jika Anda sudah memiliki organisasi, dan Anda berpikir tentang bagaimana memfasilitasi dan mengotomatisasi akuntansi dan pelaporan, maka layanan online berikut datang untuk menyelamatkan, yang akan sepenuhnya menggantikan seorang akuntan di perusahaan Anda dan menghemat banyak uang dan waktu. Semua pelaporan dibuat secara otomatis, ditandatangani dengan tanda tangan elektronik dan dikirim secara online secara otomatis. Ini sangat ideal untuk pengusaha perorangan atau LLC pada sistem pajak yang disederhanakan, UTII, PSN, TS, OSNO.
Semuanya terjadi dalam beberapa klik, tanpa antrian dan stres. Cobalah dan Anda akan terkejut betapa mudahnya!

paginasi

Untuk mencegah agar lembaran tidak tercampur dan hilang, dokumen diberi nomor. dia bagian utama jahitan, yang memiliki karakteristik dan aturan sendiri:

• Sebelum Anda mulai meletakkan nomor, Anda harus mengeluarkan semua lembar kosong dari kasing dan mengesampingkan inventaris - itu tidak muncul dalam penomoran. Kemudian urutkan subdokumen berdasarkan tanggal atau kriteria lain seperti negara atau alfabet. Tender adalah pengecualian: bagi mereka, perusahaan sendiri yang menunjukkan lokasinya.
• Selanjutnya, Anda membutuhkan pensil sederhana. Dalam lembaran sederhana, penomoran diletakkan di sudut kanan atas; di peta yang dijahit, foto, gambar, dan sebagainya - sebaliknya, di sebelah kiri pojok atas dibelakang. Lembar format besar ditempatkan di kanan atas depan. Bahkan jika peta terdiri dari beberapa lembar yang direkatkan menjadi satu, itu adalah satu lembar dalam dokumen. Pada saat yang sama, jumlah lembar tertulis di belakangnya: "Nomor Lembar xxx - diagram perekatan lembar xxx." Hal ini juga berlaku untuk foto, diagram dan kliping yang direkatkan pada lembaran: “Pada lembar No. xxx, kliping xxx dan foto xxx ditempelkan sesuai dengan deskripsi di bagian belakang.” Jika sisipan tersebut direkatkan hanya dari satu sudut, maka sisipan tersebut adalah lembaran yang terpisah dan diberi nomor secara terpisah.
• Perlu segera dicatat fitur-fitur firmware format besar: lipat lembaran ke format yang diperlukan, lampirkan ke dokumen dan lihat ke mana utas akan pergi. Di sanalah Anda harus mem-flash-nya dan tidak di tempat lain.
• Jika di dalam kotak ada dokumen dengan penomorannya sendiri (brosur, majalah, surat kabar), maka itu dapat dibiarkan tidak berubah hanya jika nomornya cocok dengan yang umum. Jika tidak, dokumen harus diberi nomor ulang dengan penyertaan dalam daftar umum. Jika amplop dengan bahan dijahit ke dalam kasing, bahan harus diberi nomor secara terpisah, taruh di amplop nomor yang diinginkan dan membuat inventaris lampiran terpisah. Volume atau bagian dari satu kotak juga diberi nomor secara terpisah.
• Jika Anda membuat kesalahan saat memberi nomor, Anda harus hati-hati mencoret angka dengan garis miring dan meletakkannya di samping satu sama lain. nomor yang diinginkan. Pada saat yang sama, prasasti sertifikasi baru dibuat. Jika terlalu banyak kesalahan, file dinomori ulang, prasasti sertifikasi yang lama dicoret dan yang baru dibuat. Jika lembar baru ditambahkan ke file, dokumen harus dinomori ulang sepenuhnya. PADA kasus luar biasa Anda dapat mengizinkan penggunaan huruf alih-alih angka: 1, 2, 2a, 2b, 3.

Setelah membubuhkan nomor, prasasti konfirmasi dibuat. Ini berisi informasi tentang semua lembaran yang dijahit ke dalam kasing: total apa sebenarnya yang dijahit (kartu, foto, kliping), kondisinya apa (sobek, banyak noda), nomor lembar apa yang hilang, dari tanggal berapa penomoran dimulai. Pastikan untuk menempatkan tanda tangan, transkrip, posisi, tanggal, format lembar.

Deskripsi dokumen

Inventaris diperlukan untuk perbandingan kontrol dari lembar yang tersedia, lokasi dan konfigurasinya. Itu tidak diberi nomor dan diterapkan sebelum lembar pertama. Itu harus berisi informasi berikut: perusahaan, kota, tanggal, posisi dan nama lengkap pemberi sertifikasi. Inventaris itu sendiri dapat disajikan dalam bentuk tabel, yang menunjukkan tanggal kompilasi dokumen terlampir, namanya, lembar yang diambil, dan jumlah totalnya.

Deskripsi umum harus selalu menyertai dokumen. Selain itu, di dalam kasing mungkin ada inventaris yang dibuat pada lembaran terpisah atau amplop tertutup.

Sertifikasi dokumen

Sertifikasi memahkotai seluruh proses menstaples kotak, kecuali jika diperlukan untuk mengesahkan setiap lembar secara terpisah. Sertifikasi adalah tanda tangan dari orang yang berwenang yang akan bertanggung jawab untuk mentransfer semua dokumen terikat untuk pajak, arsip atau otoritas lainnya. Itu ditempatkan di bagian belakang lembar terakhir.

Bagaimana cara kerja firmware secara umum? Anda akan perlu pelubang kertas, benang, stiker untuk jaminan, serta benang kasar, selotip, benang polos, atau yang serupa. Cara terbaik adalah menggunakan opsi pertama - cukup kuat dan tidak akan sobek. Stiker sertifikasi adalah kertas tipis dengan teks berikut tercetak di atasnya:

Dijahit, diberi nomor, ditandatangani

dan segel _______ (_____) lembar ___

CEO

OOO "______"

NAMA LENGKAP"

Prosedurnya sendiri terlihat seperti ini:

1. Setelah mengambil lembaran, masukkan ke dalam pelubang kertas dan buat dua atau lebih lubang di satu tempat. Jika jumlah lembarnya kecil, Anda dapat menusuknya dengan jarum atau penusuk, tetapi Anda harus berhati-hati agar tidak merobek kertas. Tarik benang melalui kedua lubang sehingga bagian tengahnya berada di luar dan ekornya turun ke belakang. Anda perlu memasang benang dua kali untuk kekuatan yang lebih besar.
2. Ikat ekor menjadi simpul, potong kelebihan benang (panjang ekor tidak boleh melebihi enam sentimeter) dan tempelkan selembar kertas yang sudah disiapkan di atasnya sehingga menutupi simpul, tetapi tidak menyembunyikannya sepenuhnya. Jika dokumen akan disimpan lebih dari sepuluh tahun, stikernya terbuat dari kertas papirus.
3. Setelah lem mengering, stiker dicap dan ditandatangani oleh orang yang ditunjuk, sementara itu tidak boleh melampaui tepi kertas. Kadang-kadang mungkin perlu untuk lebih mengamankan informasi dengan lem. Dalam beberapa kasus, setiap lembar diminta untuk disertifikasi. Dalam hal ini, tanda tangan orang yang berwenang yang ditunjukkan di bagian belakang diletakkan di bagian bawah.

Jahitan pada 3 dan 4 lubang

Seluruh proses pengikatan silang telah dijelaskan secara singkat di atas. Pada saat yang sama, beberapa opsi pengikatan dibedakan: untuk tiga dan empat lubang. Mereka prinsip umum tetap sama, hanya detailnya yang berbeda:

• Untuk menjahit kasing menjadi tiga lubang, Anda perlu meninju lembaran tiga kali dan mengencangkan benang dengan benar. Jarak antara lubang tidak boleh melebihi tiga sentimeter. Balikkan kasing dan masukkan benang melalui lubang tengah (ujungnya harus keluar dari lembaran pertama). Kemudian masukkan benang melalui lubang atas, lalu lubang bawah, dan terakhir lubang tengah. Kedua ujung benang akan menonjol di belakang kasing, dan Anda dapat mengikat simpul dengan aman dan menempelkan selembar kertas.
• Dengan cara yang hampir sama, menjahit menjadi empat lubang, jarak di antara mereka sekitar satu setengah sentimeter. Balikkan dokumen dan masukkan benang melalui lubang kedua dari atas, lalu masukkan melalui lubang bawah. Kemudian buat ular: lubang kedua dari bawah - lubang atas dari lembaran pertama - lubang kedua dari atas, dari mana semuanya dimulai. Ikat utas menjadi simpul, rekatkan kertas perkamen dan tanda tangani saat mengirimkan dokumen.

Dalam beberapa kasus, firmware untuk lima lubang dimungkinkan, sedangkan prinsipnya tidak berubah sama sekali.

Proses ini dijelaskan langkah demi langkah dalam video berikut:

Mengapa Anda perlu mengikat dokumentasi

Setiap orang mungkin memerlukan kemampuan untuk menstaples dokumen: dokumen dijahit untuk mengajukan permohonan pembukaan bisnis, untuk berpartisipasi dalam tender, saat menyerahkan dokumen ke arsip atau pengadilan, mentransfer laporan akuntansi atau dokumen personalia. Pada saat yang sama, Anda tidak hanya perlu menjepit dokumen asli, tetapi juga salinan dokumen penting, yang tidak dapat ditransfer di tempat permintaan.

Paling sering, Anda harus menjahit uang tunai dan akuntansi, serta banyak dokumen bisnis: buku bisnis, desain dan dokumen pajak, urusan notaris. Beberapa dari mereka memiliki persyaratan firmware khusus yang harus Anda ketahui sebelumnya. Dokumen akuntansi dijahit melalui lima lubang, dokumen pajak dan arsip dijahit melalui tiga lubang, dokumen kas sering dijahit melalui sudut kiri atas.

Terlepas dari aturan umum, beberapa otoritas memilikinya sendiri fitur khas, tentang yang lebih baik untuk mengklarifikasi terlebih dahulu sehingga Anda tidak harus memperbaiki semuanya nanti. Dan ingat fakta penting: hanya karyawan dengan hak ini yang dapat menjahit dokumen.

Untuk sistematisasi dokumen perlu dikeluarkan dengan benar. Persyaratan utama dikurangi menjadi kenyamanan penyimpanan dan memastikan keamanan dokumentasi, yang dicapai dengan mengikat dengan utas.

Pembaca yang budiman! Artikel tersebut berbicara tentang solusi tipikal masalah hukum tetapi setiap kasus bersifat individual. Jika Anda ingin tahu caranya selesaikan masalah Anda dengan tepat- hubungi konsultan:

APLIKASI DAN PANGGILAN DITERIMA 24/7 dan 7 hari seminggu.

Ini cepat dan BEBAS!

Bagaimana cara mem-flash dokumen pada tahun 2019? Sebelum mengirimkan dokumen ke berbagai otoritas atau mentransfernya ke penyimpanan arsip, perlu untuk mengencangkan lembaran dengan benar.

Untuk melakukan ini, kertas dijahit dengan benang. Dalam bentuk ini, dokumen dilindungi dari kehilangan dan penggantian. Tetapi bagaimana cara menjahit dokumentasi dengan utas dengan benar?

Apa yang perlu Anda ketahui

Penyimpanan, pemrosesan, dan penyerahan dokumen ke berbagai otoritas memerlukan dokumen.

Paling sering, kebutuhan akan firmware muncul saat mengirimkan dokumentasi ke pendaftaran atau otoritas pengatur.

Penjilidan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari proses penyiapan dokumen, bersamaan dengan pengecekan keakuratan informasi dan memperhatikan urutan pengisian.

Stapel adalah cara paling andal untuk mencegah hilangnya sebagian dokumen. Dokumen yang dijahit dengan benar tidak dapat dipalsukan dan diganti.

Tetapi proses sederhana seperti mem-flash kertas terkait dengan dokumentasi resmi adalah proses yang diatur secara ketat.

Artinya, Anda tidak bisa hanya mengikat lembaran dengan benang, Anda harus mengamati aturan tertentu rancangan.

definisi

Menjahit dokumen berarti dokumen dijilid bersama dalam urutan yang benar.

Stapel yang salah dapat menyebabkan dokumen dibongkar dengan kehilangan atau penggantian lembaran berikutnya.

Dalam situasi seperti itu, hampir tidak mungkin untuk membuktikan bahwa dokumen-dokumen itu benar. Tergantung pada pentingnya dokumen, konsekuensinya bisa menjadi bencana nyata.

Untuk menjahit dokumen, stapler, peralatan khusus atau benang digunakan. Tetapi pengikatan ulir terus menjadi yang paling dapat diandalkan, karena dalam hal ini tidak mungkin untuk mengganti lembaran individual.

Tetapi ketika mem-flash dokumen, Anda harus melakukannya dengan benar. Dokumentasi yang dijepit dengan tidak benar tidak akan diterima oleh lembaga pemerintah.

Beberapa perusahaan mengkhususkan diri dalam menawarkan firmware dokumen sesuai dengan semua aturan.

Tapi, sebenarnya, ini masalah sederhana. Jika Anda tahu cara menjahit lembaran dengan benar, Anda bisa melakukannya sendiri.

Apa tujuan dari ini

Arti sebenarnya dari prosedur firmware terletak pada pengikatan kertas yang aman. Dokumen dilindungi dari kehilangan yang tidak disengaja, dan satu lembar tidak dapat dikeluarkan secara tidak mencolok dari tumpukan kertas bernomor.

Keuntungan dari firmware juga dalam kenyamanan menyimpan. Kasing yang dijahit cukup ringkas, hanya memakan sedikit ruang dan lebih mudah diatur.

Beberapa dokumen memiliki masa arsip yang sangat panjang. Kertas yang dijepit disimpan dalam bentuk yang benar, jika perlu, Anda dapat dengan mudah menemukan dokumentasi yang diperlukan.

Pelestarian dokumentasi penting tidak hanya bagi instansi pemerintah, tetapi juga bagi pengusaha swasta. Meskipun dalam kasus ini, masalah pendaftaran untuk bisnis dapat diselesaikan di dalam organisasi.

Sedangkan untuk pengiriman dokumen ke instansi pemerintah, seringkali jahitan kertas yang salah menyebabkan penolakan untuk menerimanya.

Regulasi hukum

Bagaimanapun peraturan khusus firmware dokumen tidak diatur. Tetapi ini tidak berarti bahwa Anda dapat menjahit dokumen secara acak.

Proses tersebut dilakukan sesuai dengan persyaratan yang ada mengenai pengolahan dokumentasi penting.

Pedoman yang diperlukan tersebut tertuang dalam ketentuan sebagai berikut:

Cara menjahit dokumen dengan benang

Sebelum Anda mulai menstaples dokumen, Anda perlu mempersiapkannya. Untuk melakukan ini, semua kertas diurutkan berdasarkan tanggal. Selanjutnya, sesuai dengan urutannya, dokumen-dokumen tersebut dijumlahkan dan masing-masing lembar diberi nomor.

Angka Arab digunakan untuk penomoran. Nomor tersebut ditempelkan di sisi kanan lembaran. Dalam hal ini, penomoran dimulai dari angka 1, tetapi dokumen terikat tidak diperhitungkan.

Untuk melindungi dokumen dari pengaruh eksternal, penutup karton khusus "Delo" digunakan, yang dapat dari berbagai ukuran dan kualitas yang berbeda.

Saat menstaples dokumen standar, binder A4 biasa digunakan. Amplop juga tunduk pada penomoran dalam dokumentasi.

Dalam hal ini, nomornya pertama kali dimasukkan ke dalam amplop, dan baru kemudian foto-foto dan kertas-kertas yang disimpan di dalamnya diberi nomor.

Jika terjadi kesalahan selama proses penomoran, maka nilai yang salah dicoret dengan satu baris dan kemudian penomoran dilanjutkan lebih lanjut.

Lembar dengan adanya kesalahan yang dicoret disertifikasi oleh tulisan "Dikoreksi untuk percaya", tanda tangan dan stempel.

Apa sebenarnya yang Anda butuhkan?

Firmware tunduk paling banyak jenis yang berbeda dokumen - akuntansi, pajak, undang-undang, pelaporan, dll.

Urutan firmware umum adalah standar, terlepas dari kenyataan bahwa metode yang berbeda jahitan. Tapi untuk jenis tertentu dokumentasi, ada beberapa fitur.

Dokumen akuntansi dijahit seperti dokumen biasa. Tapi ada satu peringatan - lima lubang dibuat selama firmware, karena hasilnya cukup banyak.

Selain itu, hanya karyawan yang berwenang, terutama akuntan yang menjalankan bisnis, yang berhak menjahit dokumen.

Penomoran pada dokumentasi akuntansi ditempel dengan pensil. Inventarisasi semua dokumen yang ada dalam kasing harus dibuat.

Saat menyiapkan dokumen untuk pengarsipan, berikut ini diperlukan:

1. Sistematisasi semua dokumen.
2. Penomoran.
3. Hemming semua kertas ke dalam folder umum, tergantung pada tujuannya.
4. Pembuatan deskripsi.
5. Desain sampul folder yang dijahit.

Prosedur ini disediakan untuk pengarsipan dokumen dengan umur simpan 25 tahun atau lebih.

Kertas dengan masa simpan hingga 10 tahun tidak dapat diberi nomor dalam file dan disimpan dalam folder binder, tetapi pengikatan benang masih lebih dapat diandalkan.

Untuk dokumen arsip, penting untuk mengatur sampul dengan benar. Penutup karton menyatakan:

• nama institusi;
• bagian;
• periode penyimpanan;
• nama dan topik kasus.

Saat menyiapkan dokumen untuk pajak, ada juga kehalusan. Jadi surat-surat untuk mendaftarkan pengusaha perorangan atau badan hukum, untuk melakukan perubahan data pajak, dokumen dijahit di hadapan notaris.

Ini memastikan bahwa setelah tanda tangan disertifikasi, tidak ada koreksi yang terjadi dalam komposisi dokumen.

Sejak Juli 2013, pengembalian pajak dapat disampaikan tanpa flashing. Pengusaha dapat memilih sendiri - untuk menstaples kertas atau menyerahkannya dalam bentuk staples.

Prosedur

Saat mem-flash dokumen, ikuti prosedur standar:

Peralatan	menyortir dokumen menjadi bundel tidak lebih dari 250 lembar dengan ketebalan tidak lebih dari 4 cm di awal setiap paket, letakkan selembar untuk inventaris internal tambahkan lembar kosong ke setiap blok untuk prasasti yang menyertainya
Penomoran	gunakan alat penomoran khusus atau pensil hitam untuk meletakkan nomor halaman di sudut kanan atas sisi depan lembaran yang dikelilingi di tengah harus diberi nomor untuk dua lembar ilustrasi bernomor di sisi sebaliknya dari lembaran
Pelatihan	membuat inventaris rekatkan inventaris yang sudah jadi di sampul atau ujungnya dengan dokumen lain siapkan bahan untuk pengikat (kapron atau benang kasar, lem alat tulis, penusuk, kardus)
Menutupi	untuk penyimpanan dokumen jangka panjang, dipilih karton keras (formatnya tergantung bentuk kertas yang diarsipkan) tunjukkan pada sampul informasi tentang organisasi, jenis dokumen, umur simpan, jumlah lembar dan tanggal pengarsipan
Meninju lubang	lubang dibuat dengan penusuk atau pelubang kertas biasa tempat lubang - di margin di sebelah kiri dengan lekukan dari tepi 1,5-2 cm, dengan jarak antara tusukan yang berdekatan sekitar 3 cm, dan sangat vertikal
Firmware	dokumen penyimpanan jangka panjang dijahit dengan penutup kertas biasa diajukan dari lembaran setelah mengikat sprei dijahit dua kali

dalam dua lubang

oleh sebagian besar pilihan sederhana adalah jahitan dokumen melalui dua tusukan. Prosedurnya adalah sebagai berikut:

1. Lepaskan staples dan klip kertas dari dokumen.
2. Letakkan lembaran secara merata dan periksa penomorannya.
3. Menggunakan penusuk atau pelubang kertas dan mundur dari tepi, buat dua lubang.
4. Lewati benang melalui kedua tusukan dan ikat ujungnya dari belakang.
5. Ikat ujung benang.
6. Rekatkan persegi panjang kertas putih tebal atau kertas papirus ke bagian simpul (jika disimpan lebih dari 10 tahun).

Foto: menstaples dokumen dengan dua tusukan

dalam tiga lubang

Firmware tiga lubang dimulai dengan persiapan standar dokumen. Berikut rencana aksinya:

• kemudian masukkan benang melalui lubang paling bawah melalui sisi belakang dokumen.

• kembalikan jarum dengan benang ke tusukan tengah melalui sisi depan.

• benang akan berada di sisi belakang, tetapi jika paket massal dijahit, maka prosesnya dapat diulang.
• ikat ujung benang, ujung yang tersisa harus sekitar 7-8 cm.

• tempelkan persegi panjang kertas pada simpul yang menunjukkan data dasar.

• cap dan tanda tangani pada persegi panjang yang direkatkan.

dalam empat lubang

Jahitan empat lubang adalah yang paling dapat diandalkan. Biasanya dokumen yang disimpan dalam volume besar diikat dengan cara ini.

Algoritma tindakan adalah sebagai berikut:

1. Buat empat lubang, mengikuti persyaratan standar.
2. Mulai firmware dari tusukan atas kedua.
3. Benang dimasukkan ke tusukan paling atas.
4. Kemudian benang dilewatkan melalui lubang kedua, dan kemudian melalui lubang ketiga.
5. Benang melalui lubang keempat diarahkan ke sisi belakang paket yang dibatasi.
6. Akhirnya, jarum dimasukkan ke tusukan ketiga dari sisi depan.

Seperti apa praktik menstaples dokumen menjadi empat lubang dapat dilihat pada foto-foto di bawah ini.

Penyelesaian Firmware

Proses flashing menyelesaikan penyegelan node dan sertifikasi. Untuk melakukan ini, gunakan kertas papirus persegi panjang (kertas putih biasa untuk dokumen dengan masa simpan pendek).

Video: cara menjepit dokumen dengan benar menggunakan utas dengan jarum

Lembaran dilem sehingga bagian simpul terlihat jelas, dan ujung benang menggantung bebas. Setelah lem mengering dengan baik, prasasti sertifikasi dibuat pada lembar yang ditempel (Anda dapat menempelkan selembar dengan prasasti yang sudah jadi).

Prasasti itu terlihat seperti ini:

“Dijahit, diberi nomor, disegel dan ditandatangani ___ (_______) lembar ___”

Contoh surat jaminan

Untuk mendaftarkan usaha kecil, sangat penting untuk mengetahui cara menstaples dokumen dengan benar. Terkadang pelanggaran dan kesalahan dalam firmware kertas dapat menyebabkan penolakan untuk mendaftar dan menunda seluruh proses untuk waktu yang tidak terbatas. Dan ini bukan keinginan pejabat: penjilidan menjamin perlindungan maksimum dokumen multi-lembar dari kemungkinan pemalsuan atau kehilangan. Oleh karena itu, lebih baik melakukan segala sesuatu sesuai dengan persyaratan yang ada pertama kali.

Tidak ada aturan yang jelas tentang cara menstaples dokumen, namun ada aturan yang mengatur bahwa semua kertas kantor harus diarsipkan lebih dari satu lembar.

Metode Pokok Dokumen

Merekatkan dengan lem alat tulis, pita perekat, menghubungkan dengan klip kertas atau stapler sama sekali tidak termasuk. Semua dokumen akuntansi, uang tunai, hukum, dan pajak penting harus dijahit dengan benang. Penjilidan dokumen dengan utas dapat dilakukan secara manual atau menggunakan perangkat khusus.

Pengikatan dokumen atau jahitannya dilakukan.

Di mana dokumen dapat diajukan?

Jika Anda tidak yakin dapat menangani sendiri semua persyaratan, masuk akal untuk mempercayakan penjilidan dokumen kepada para profesional.

Anda dapat menghubungi arsip atau percetakan terdekat - sebagai aturan, mereka memiliki karyawan yang menyediakan layanan seperti itu secara efisien dan murah. Atau ke perusahaan khusus swasta yang terlibat dalam kegiatan serupa. Anda harus membayar untuk pekerjaan seorang spesialis, tetapi semuanya akan dilakukan dengan rapi, cepat dan sesuai aturan.

Bagaimana cara menjahit dokumen dengan utas?

Jika Anda masih memutuskan untuk mulai mem-flash dokumen sendiri, Anda perlu mempersiapkan:

• dokumen yang sebenarnya;
• benang hitam yang parah atau benang bank;
• jarum;
• pembuat lubang;
• selembar kertas tisu berukuran sekitar 4 kali 6 cm, yang akan Anda rekatkan ke buku dokumen yang sudah jadi untuk menulis semua data yang diperlukan di atasnya;
• lem alat tulis;
• jika diperlukan, cetak.

Jadi, bagaimana cara mem-flash dokumen dengan utas dengan benar?

1. Siapkan dokumen Anda terlebih dahulu. Lipat semua lembaran menjadi tumpukan yang rata dan buat dua atau tiga lubang secara vertikal, sangat simetris. Yang paling dapat diandalkan adalah menjahit dokumen yang sangat penting melalui lima lubang. Jarak antar lubang idealnya 3 cm, jika Anda hanya memiliki 2-3 lembar, buat dengan jarum tebal, tetapi hati-hati dengan pelubang kertas. Untuk tumpukan kertas yang tebal, gunakan penusuk atau, dalam kasus ekstrim, palu dan paku. Sekarang atur semua dokumen secara berurutan dan beri nomor.

2. Jahit dokumen dengan benang atau benang. Kadang-kadang mereka menggunakan selotip tipis untuk menstaples dokumen, tetapi lebih dapat diandalkan, agar tidak mengulanginya, untuk mengambil semua utas keras yang sama. Anda perlu menjahit dokumen dua kali, bawa ujung benang ke sisi yang salah dan ikat dengan simpul yang kuat. Simpul dan ekor kuda yang tersisa harus sedemikian rupa sehingga selebaran dengan tanda tangan dan segel dapat ditempelkan di atasnya.

3. Mensertifikasi dokumen yang diajukan. Untuk melakukan ini, Anda perlu membuat tabel di MS Word, mengisinya, mencetaknya, memotongnya dan menempelkannya di bagian belakang folder kertas yang dijepit di tempat utas diperbaiki. Sampelnya kira-kira seperti ini:

Dijahit, diberi nomor, ditandatangani
dan segel ___ (____________) lembar ___

CEO
CJSC "CJSC"

I.A. Petrov

Jangan lupa, kertasnya harus kertas tisu agar simpulnya terlihat jelas. Ujung utas harus tetap bebas - ini sangat penting. Lem hanya bisa digunakan alat tulis. Setelah benar-benar kering, stempel dan tanda tangan orang yang berwenang dibubuhkan. Harap dicatat bahwa baik segel maupun tanda tangan tidak boleh melebihi tepi kertas tisu, jika tidak, sertifikasi tidak akan dianggap sah.

Pada akhirnya, tanda tangan dan stempel diisi dengan lem, tetapi ini tidak selalu diperlukan, tergantung pada pentingnya dokumen. Perbaiki pertanyaan ini. Dengan cara ini, Anda dapat menstaples setumpuk dokumen setebal 10 cm.

Aturan Pokok Dokumen

Seperti disebutkan di atas, tidak ada aturan yang jelas untuk menstaples pekerjaan kantor, notaris, dan surat-surat lainnya, serta orang yang dilatih khusus untuk itu. Penting untuk mengetahui tidak hanya bagaimana melakukannya dengan benar, tetapi juga kapan harus mem-flash dokumen. Jika Anda perlu mengarsipkan atau menuntut salinan dokumen penting, bukan dokumen asli, pastikan untuk menentukan dengan tepat bagaimana dokumen tersebut harus disertifikasi. Terkadang sertifikasi pada buku jilid umum tidak cukup; Anda perlu mengesahkan setiap salinan secara terpisah.

Selalu cari tahu terlebih dahulu apa sebenarnya yang dituntut dari Anda agar tidak membuang waktu, tenaga dan uang dengan sia-sia.

Bagaimana cara menjahit dokumen di sudut?

Beberapa dokumen, seperti mesin kasir, dapat dijepit melalui sudut kiri. Semua tahapan pekerjaan kira-kira sama dengan pengikatan dokumen standar. Hanya dua lubang simetris yang dibuat di sudut kiri atas tumpukan dokumen, tempat utas dilewatkan. Selembar kertas tisu juga direkatkan sedemikian rupa sehingga simpulnya terlihat dan ujung-ujung benang tetap bebas, setelah itu segel dan tanda tangan diletakkan.

Mesin jahit dokumen - apa itu?

Bagaimana jika Anda tidak tahu cara menjahit dokumen dengan utas dengan benar, atau tidak punya waktu untuk menyelesaikan tugas ini? Untuk memudahkan jahitan atau jahitan jumlah yang besar dokumen, dikembangkan perangkat khusus, yang merupakan hibrida dari pengeboran dan mesin jahit. Ini tentang bukan tentang produksi, tetapi tentang mesin kompak yang mampu menjahit hingga 500 lembar dalam 5 menit. Biasanya, ini adalah perangkat listrik atau semi-otomatis. Dokumen diletakkan di atas kanvas, kemudian lubang dibuat dengan jarum atau bor, di mana mesin memasang benang.

Jangan bingung mesin seperti itu dengan pengikat. Pengikat bekerja dengan cara yang sama, tetapi segera membuat lubang di sepanjang lembaran dan mengikatnya bukan dengan benang, tetapi dengan pegas. Perangkat konvensional untuk menjahit dokumen dengan utas dapat dibeli dengan rata-rata 3500-5000 rubel, tergantung pada modelnya.

Video: cara menjahit dokumen dengan benang menggunakan mesin

Setiap instans memiliki persyaratannya sendiri untuk aturan menstaples dokumen. Kadang-kadang diperlukan untuk menomori lembaran saja, kadang-kadang setiap halaman. Dalam beberapa kasus, dapat diterima untuk garis cetak melampaui lembar stiker, sementara di lain tidak diperbolehkan. Jadi, jika Anda tidak tahu cara menstaples dokumen untuk kantor pajak, maka perlu diingat bahwa kantor pajak sering bersikeras untuk memiliki inventaris dokumen pada lembar terpisah, seringkali dokumen yang dijepit perlu ditempatkan tambahan dalam folder. .

Untuk menghindari penundaan yang mengganggu dan stres yang tidak perlu, selalu klarifikasi standar untuk setiap kasus.

Apakah artikel itu membantu? Berlangganan komunitas kami.

Bagaimana cara menjahit dokumen dengan benang?

Masalah firmware terutama menarik bagi pekerja itu di uraian Tugas yang tugas ini diberikan. Paling sering, beban "kerajinan" ini jatuh di pundak petugas personalia dan akuntan yang rapuh. Sangat penting untuk mengasah keterampilan Anda: firmware yang dibuat secara tidak benar dapat menjadi sumbernya berbagai masalah, jika ada lembar penting dari dokumentasi yang hilang.

Jadi, bagaimana cara menjahit dokumen dengan benar dengan utas (langkah demi langkah) dan untuk apa?

Pada dasarnya, dalam pekerjaan kantor, personel dan dokumen akuntansi yang harus disimpan selama lebih dari sepuluh tahun. Sejak Juli 2013, dokumen konstituen dan aplikasi ke Layanan Pajak Federal telah diizinkan untuk diajukan untuk pendaftaran dan tidak dijahit.

Cara menjahit dokumen dengan benar dengan utas: foto langkah demi langkah

Langkah 1. Peralatan

• Pastikan tumpukan yang dihasilkan tidak melebihi 250 lembar, dan ketebalannya kurang dari empat sentimeter.
• Tambahkan ke blok Lembar kosong untuk keterangan yang menyertainya. Pada awalnya, Anda juga dapat melampirkan lembar untuk inventaris internal.
• Parameter buku arsip - maksimum 32 x 23 cm.

Langkah 2. Penomoran

Gunakan pembilang khusus atau pensil hitam. Sisipkan nomor halaman. Tempat mereka ada di pojok kanan atas sisi depan. Angka tidak boleh tumpang tindih dengan teks utama. Deskripsi tidak dihitung sebagai halaman saat diberi nomor.

Jika ada lembaran dalam bundel yang tidak termasuk dalam format, itu dapat dikelim di satu sisi dan dilipat, dan diberi nomor sebagai satu lembar. Tetapi jika lembaran yang dilipat itu terjepit di tengah, maka harus dihitung sebagai dua lembar. Ilustrasi diberi nomor sisi sebaliknya lembaran.

Langkah 6 Firmware

Dokumen dengan masa simpan yang lama dapat dijahit, bersama dengan penutup kardus. Namun, prosedur yang diterima secara umum adalah memulai penjilidan dari lembaran setelah penjilidan.

Letakkan selembar karton pada lembar pertama. Ini akan mencegah agar benang tidak cepat rusak.

Dokumen dijahit dua kali.

Dengan tiga tusukan: mulailah menjahit kertas dari belakang, dari tusukan tengah, sisakan sekitar 7 cm benang.

Dari sisi depan, masukkan benang ke dalam lubang atas.

Jarumnya ada di belakang; mengirimkannya ke tusukan bawah.

Juga sisakan setidaknya tujuh sentimeter benang. Hubungkan sisa utas ini dengan sisa sebelumnya dan ikat simpul.

Empat lubang: mulailah menjahit dari tusukan kedua dari atas. Kemudian masukkan jarum ke lubang atas kemudian kembali ke lubang kedua dari atas.

Kemudian jarum harus jatuh ke lubang ketiga dan, lebih jauh, dari belakang - ke lubang keempat. Terakhir, masukkan jarum ke tusukan ketiga dari depan.

Setelah mengikat simpul, 5-6 cm benang bebas harus tetap ada.

Langkah 7. Penyegelan dan Sertifikasi

Rekatkan selembar kertas tisu sehingga simpul dan beberapa benang gantung tertutup. Kertas tebal untuk keperluan ini tidak dapat digunakan: simpul harus terlihat jelas.

"Pengikatan arsip kasus", mis. berurusan dengan terbentuk dokumen arsip, adalah hasil kerja pada pelaksanaan kasus dalam proses mempersiapkannya untuk penyimpanan selanjutnya dan digunakan dalam arsip organisasi (atau hanya untuk penyimpanan arsip jika tidak ada arsip di organisasi).

Pendaftaran kasus mewakili paket kerja sesuai dengan uraian perkara (susunan dan isi dokumen yang terdapat di dalamnya) pada sampul perkara, yaitu. desain pada sampul judul tertentu, disempurnakan dibandingkan dengan nomenklatur kasus, penomoran lembar, persiapan inventaris internal dokumen kasus dan lembar sertifikasi kasus, dan, akhirnya, brosur, yaitu. pengarsipan dan pengikatan kasus. Kumpulan karya ini juga disebut pengarsipan dan pemrosesan teknis dokumen dalam proses persiapan mereka untuk penyimpanan arsip (persiapan untuk pengiriman ke arsip organisasi atau ke arsip negara bagian, kota). Praktek menunjukkan bahwa organisasi saat ini lebih suka memesan layanan untuk pengarsipan dan pemrosesan teknis dokumen secara outsourcing atau, dalam kasus ekstrim, mengundang pengikat terlatih untuk menyatukan file yang sudah dibentuk dan dijelaskan dalam pekerjaan kantor, dimaksudkan untuk penyimpanan arsip.

Bergantung pada persyaratan penyimpanan dokumen, pemrosesan kasus secara penuh atau sebagian dapat dilakukan:

• kelengkapan berkas perkara berlaku untuk dokumen (kasus) dari periode penyimpanan permanen, menurut personil dan masa penyimpanan sementara (lebih dari 10 tahun);
• izin sebagian, di mana diperbolehkan untuk tidak memberi nomor pada lembar kasing, tidak membuat inventaris internal dan lembar sertifikasi, berlaku untuk kasing penyimpanan sementara (termasuk hingga 10 tahun).

Formulir inventaris internal dokumen kasus (unit penyimpanan) dan lembar sertifikasi kasus yang ditetapkan dapat ditemukan di:

• Aturan dasar untuk pekerjaan arsip departemen (disetujui oleh keputusan kolegium Arsip Utama USSR pada 28 Agustus 1982, disetujui atas perintah Arsip Utama USSR tertanggal 5 September 1985 No. 263; aplikasi No. .4-5),
• Aturan dasar untuk pekerjaan arsip organisasi (disetujui oleh keputusan kolegium Arsip Federal 6 Februari 2002; aplikasi No. 9-10) dan
• Rekomendasi metodologis untuk pengembangan instruksi untuk pekerjaan kantor di badan eksekutif federal (disetujui atas perintah Arsip Federal 23 Desember 2009 No. 76; aplikasi No. 26-27; selanjutnya - Instruksi Metodologi).

Aturan untuk mensistematisasikan dokumen dalam kasus, penomoran dan deskripsi mereka di sampul kasus dibahas secara rinci dalam dokumen peraturan dan metodologi yang sama.

Dokumen-dokumen yang membentuk kasus dijahit pada 4 tusukan di sampul keras yang terbuat dari karton atau terjalin dengan mempertimbangkan kemungkinan membaca teks semua dokumen, tanggal, visa, dan resolusi secara gratis. Saat menyiapkan file untuk pengarsipan (penjilidan, penjilidan), semua pengikat logam pada dokumen (klip kertas, stapler) harus dilepas.

Persyaratan untuk karton penutup dan bentuk deskripsi kasing pada sampul (penyusunan elemen deskripsi) ditetapkan oleh GOST 17914-72 “Penutup kasing untuk penyimpanan jangka panjang. Jenis, ukuran dan persyaratan teknis”, yang masa berlakunya diperpanjang sampai tahun 1985 dan yang, tanpa revisi lebih lanjut, sebenarnya tetap berlaku sampai sekarang. Lihat Gambar 2.

Jadi, karton yang digunakan untuk sampul harus setebal 0,35 hingga 1,5 mm (perusahaan arsip yang menyediakan layanan outsourcing untuk pengarsipan dan pemrosesan teknis dokumen memenuhi persyaratan ini), lebar punggung sampul harus 40 mm (karena ketebalan . kasing - sekitar 250 lembar dokumen, yaitu 4 cm), dan bentuk sampul kasing menurut GOST ini direkomendasikan saat ini dan dalam Pedoman(Lampiran No. 25).

Untuk melengkapi brosur kasus yang disiapkan, mis. mengajukan 4 tusukan, menggunakan penusuk, bor, penjepit untuk menjepit pak, jarum dalam jumlah besar, linen alami atau benang katun, tetapi yang terbaik adalah menggunakan perangkat khusus untuk menjahit (mengikat) yang tersedia pada peralatan kantor pasar.

Perhatian khusus harus diberikan pada teknik "jahitan arsip", mis. pertanyaan kerajinan:

1. Komposisi kasing diperiksa, di mana pertama-tama lembar inventaris internal berada, yang memiliki penomoran independen (dari 1 hingga N), kemudian lembar bernomor dokumen kasing (dari 1 hingga sekitar 250), pada akhirnya - lembar saksi kasus.
2. Lembaran kertas yang sempit, selebar margin dokumen yang dijilid dari kasing, ditumpangkan di atas dan di bawah bundel kasing (tentu saja, 35-40 mm lebih baik, tetapi juga dimungkinkan 20-30 mm).
3. Di bawah kondisi pendaftaran sebagian kasing dengan dokumen penyimpanan sementara (hingga 10 tahun), lembaran karton (penutup) segera dilapiskan di bagian bawah dan atas kotak paket.
   Ketika file sepenuhnya diproses dengan dokumen penyimpanan permanen, oleh personel atau penyimpanan sementara (lebih dari 10 tahun), kotak bundel pertama-tama dijahit bersama, dan kemudian kotak itu diikat sesuai dengan teknologi "tipografi" yang ditetapkan, yang tunduk pada perlu menggunakan lem PVA, dan lem sintetis - hanya jika dilindungi dari pembusukan dan jamur.
4. Kotak paket dijepit di bawah tekanan, atau di penjepit, atau di perangkat khusus.
5. Tusukan kotak paket dilakukan:
   • bawah dan atas - pada jarak 30 mm dari batas margin bawah dan atas kemasan;
   • dua tusukan tengah pada jarak sekitar 80 mm dari tusukan bawah dan atas, di antara mereka juga harus ada jarak sekitar 80 mm.
6. Benang alami dimasukkan ke dalam tusukan dengan salah satu dari dua cara:
   • 1 cara(ditunjukkan pada Gambar 1). Setiap ujung benang dimasukkan ke dalam jarum terpisah (yaitu kedua ujung benang masing-masing dimasukkan ke dalam jarumnya sendiri). Benang dengan dua jarum dilakukan di dua tusukan tengah di sisi depan. Dari belakang, benang dibawa keluar ke tusukan atas dan bawah di sisi depan. Dari sisi depan, dari tusukan atas dan bawah, benang ditusuk dengan jarum ke tusukan tengah terdekat. Benang dilepaskan dari jarum, disejajarkan, dan ujungnya diregangkan dan diikat di bagian belakang kotak kemasan;
   • 2 jalan(juga ditunjukkan pada Gambar 1). Benang dijalin menjadi satu jarum. Dari sisi belakang kotak paket, benang dilewatkan ke tusukan kedua dari bawah (ujung benang dibiarkan untuk pengikatan berikutnya), benang itu dilepaskan dari sisi depan dan dimasukkan ke tusukan bawah. Di sisi belakang, benang ditarik lagi ke tusukan kedua dari bawah ke sisi depan. Di sisi depan dari atas, benang dimasukkan ke tusukan kedua dari atas dan di sepanjang sisi belakang dilakukan ke tusukan atas. Melalui itu, benang dibawa ke tusukan kedua dari atas di sepanjang sisi depan, diulir dan dibawa ke sisi belakang kotak paket. Di sisi belakang, benang dilepaskan dari jarum, dan kedua ujungnya dikencangkan dan diikat.