Parece, por que grampear documentos, quando você pode grampeá-los, grampear, dobrá-los em um arquivo ou até mesmo colá-los, sem mencionar a transferência de papéis eletronicamente? No entanto, há muitos lugares onde você terá que carregar as folhas costuradas com um fio: para a administração fiscal, para o arquivo, para os tribunais e assim por diante. Isso é necessário para aumentar o nível de segurança: afinal, é impossível substituir discretamente a folha em documentos costurados corretamente. Isso pode ser facilmente verificado simplesmente olhando os documentos encadernados.

Parece que tudo é bastante simples: flash as folhas e certificá-los. Mas há uma dificuldade que muitas vezes confunde os funcionários - esta é a falta de regra única costura. Ao mesmo tempo, a administração fiscal ou o arquivo tem o direito de devolver documentos incorretamente afixados, o que pode atrasar muito os procedimentos já lentos. No entanto, não se desespere: existem vários GOSTs segundo os quais esse processo deve ser realizado.

Quais GOSTs e padrões devem ser levados em consideração

A foto mostra como grampear a documentação através de 3 furos

Como já mencionado, a principal dificuldade é a falta de padrão comum. No entanto, há regras gerais garantias válidas na maioria dos casos para documentos A4. Você pode conhecê-los em recomendações metodológicas sobre o desenvolvimento de instruções para o trabalho de escritório em órgãos federais poder Executivo, aprovado pela Ordem do Arquivo Federal de 23 de dezembro de 2009 nº 76 e GOST R 51141-98 "Trabalho de escritório e arquivamento".

Se você precisar registrar uma LLC, sinta-se à vontade para estudar os “Requisitos para a execução de documentos usados ​​em registro estadual pessoas jurídicas, e indivíduos Como empreendedores individuais” de 26.02.2004 N-110 e “Explicações metodológicas sobre o procedimento de preenchimento dos formulários de documentos utilizados para registro estadual entidade legal» (Artigo 1º, parágrafo 3º). Note-se que a maioria das recomendações para documentos que são mantidos por mais de dez anos.

No entanto, se você tiver dúvidas sobre a exatidão das informações acima, é melhor esclarecer todas as sutilezas antecipadamente no local. Às vezes é necessário certificar cada folha ou numerar folhas ou páginas. Vale lembrar também que todos os documentos que consistem em mais de uma folha estão sujeitos a firmware.

Design da capa

A capa é necessária para a melhor preservação do documento. É de dois tipos: armazenamento normal e de longo prazo. O primeiro é um papelão fino, o segundo é feito de um mais denso e mais duro. Ao mesmo tempo, para documentos que são entregues para armazenamento estatal, apenas papelão sem ácido deve ser usado como capa.

Para costurar um documento composto por folhas de formato A4, é usado um tamanho de capa de 22,9 x 32,4 cm, ou seja, ligeiramente maior que a própria folha.

Se as folhas costuradas no estojo tiverem um tamanho fora do padrão, a capa deve ter as dimensões apropriadas sem folgas nas laterais. Para maior resistência, além disso, são costuradas tiras finas de papelão na frente e atrás, pelas quais a corda deve passar. Ao mesmo tempo, existem regulamentos especiais até para cola: sem pastas, apenas opções de papelaria ou silicato.

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Paginação

Para evitar que as folhas se misturem e se percam, o documento é numerado. isto parte principal costura, que tem suas próprias características e regras:

• Antes de começar a anotar os números, você precisa retirar todas as folhas em branco do estojo e colocar o inventário de lado - ele não aparece na numeração. Em seguida, classifique os subdocumentos por datas ou outros critérios, como país ou alfabeto. As licitações são uma exceção: para elas, as próprias empresas indicam o local.
• Em seguida, você precisa de um lápis simples. Nas folhas simples, a numeração é colocada no canto superior direito; em mapas costurados, fotografias, desenhos e assim por diante - pelo contrário, na esquerda canto superior atrás. As folhas de grande formato são colocadas na frente superior direita. Mesmo que o mapa consista em várias folhas coladas em uma, é uma folha no documento. Ao mesmo tempo, o número de folhas está escrito no verso: "Folha nº xxx - um diagrama de colagem de xxx folhas". Isso também se aplica a fotografias, diagramas e recortes bem colados à folha: “Na folha nº xxx, os recortes xxx e as fotografias xxx são colados de acordo com a descrição no verso.” Se essas inserções forem coladas em apenas um canto, serão folhas separadas e numeradas separadamente.
• Vale a pena notar imediatamente os recursos do firmware de grande formato: dobre a folha no formato necessário, anexe-a aos documentos e veja onde o fio irá. É lá que você deve piscar e em nenhum outro lugar.
• Se dentro do arquivo houver um documento com numeração própria (folheto, revistas, jornais), ele poderá ficar inalterado somente se os números corresponderem aos gerais. Caso contrário, o documento está sujeito a renumeração com inclusão em lista comum. Se um envelope com materiais foi costurado no estojo, os materiais devem ser numerados separadamente, colocados no envelope número desejado e faça um inventário separado do anexo. Volumes ou partes de um caso também são numerados separadamente.
• Se você cometer um erro ao numerar, precisará riscar cuidadosamente os números com uma barra e colocá-los um ao lado do outro. o número desejado. Ao mesmo tempo, é elaborada uma nova inscrição de certificação. Se houver muitos erros, o arquivo é renumerado, a inscrição de certificação antiga é riscada e uma nova é feita. Se novas folhas forem adicionadas ao arquivo, o documento terá que ser completamente renumerado. NO casos excepcionais você pode permitir o uso de letras em vez de números: 1, 2, 2a, 2b, 3.

Depois de afixar os números, é elaborada uma inscrição de confirmação. Ele contém informações sobre todas as folhas costuradas no estojo: total o que exatamente está costurado (cartões, fotografias, recortes), em que condições estão (rasgados, muitos borrões), quais números de folhas estão faltando, a partir de que data começou a numeração. Certifique-se de colocar assinatura, transcrição, cargo, data, formato de folha.

Descrição do documento

O inventário é necessário para o controle de comparação das chapas disponíveis, sua localização e configuração. Não é numerado e aplicado antes da primeira folha. Deve conter as seguintes informações: empresa, cidade, data, cargo e nome completo da certificadora. O próprio inventário pode ser apresentado em forma de tabela, que indica a data de compilação do documento anexo, seu nome, quais folhas ele captura e seu número total.

Uma descrição geral deve sempre acompanhar o documento. Além dele, dentro do estojo pode haver um inventário elaborado em folhas separadas ou em envelope fechado.

Certificação de documentos

A certificação coroa todo o processo de grampeamento de uma caixa, a menos que seja necessário certificar cada folha separadamente. A certificação é a assinatura de uma pessoa autorizada que será responsável pela transferência de todos os documentos vinculados às autoridades fiscais, de arquivo ou outras. É colocado no verso da última folha.

Como o firmware funciona em geral? Você vai precisar furador, linha, adesivo para segurança, bem como linha áspera, fita, linha simples ou algo semelhante. É melhor usar a primeira opção - é forte o suficiente e não rasga. O adesivo de certificação é um papel fino com o seguinte texto impresso:

Costurado, numerado, assinado

e selar _______ (_____) folha ___

CEO

OO "______"

NOME COMPLETO"

O procedimento em si fica assim:

1. Depois de pegar as folhas, coloque-as em um furador e faça dois ou mais furos em um só lugar. Se o número de folhas for pequeno, você pode perfurá-las com uma agulha ou furador, mas é preciso ter cuidado para não rasgar o papel. Puxe a linha pelos dois orifícios de modo que o centro fique para fora e as pontas desçam para trás. Você precisa enfiar o fio duas vezes para maior resistência.
2. Amarre as caudas em um nó, corte o excesso de fio (o comprimento das caudas não deve exceder seis centímetros) e cole o pedaço de papel preparado por cima para que cubra o nó, mas não o esconda completamente. Se o documento for armazenado por mais de dez anos, o adesivo é feito de papel papiro.
3. Após a secagem da cola, o adesivo é carimbado e assinado pela pessoa indicada, não devendo ultrapassar as bordas do papel. Às vezes, pode ser necessário proteger ainda mais as informações com cola. Em alguns casos, cada folha é solicitada a ser certificada. Neste caso, a assinatura da pessoa autorizada indicada no verso é colocada na parte inferior.

Costura em 3 e 4 furos

Todo o processo de reticulação foi brevemente descrito acima. Ao mesmo tempo, são distinguidas várias opções de fixação: para três e quatro furos. Eles princípio geral permanece o mesmo, apenas os detalhes diferem:

• Para costurar um estojo em três orifícios, você precisa perfurar as folhas três vezes e apertar a linha corretamente. A distância entre os furos não deve exceder três centímetros. Vire a caixa e passe a linha pelo orifício do meio (a ponta deve sair da primeira folha). Em seguida, passe a linha pelo orifício superior, depois pelo orifício inferior e, finalmente, pelo orifício do meio. Ambas as extremidades do fio ficarão para fora do estojo, e você pode dar um nó com segurança e colar um pedaço de papel.
• Quase da mesma maneira, ocorre a costura em quatro furos, a distância entre eles é de cerca de um centímetro e meio. Vire o documento e passe a linha pelo segundo orifício a partir da parte superior e, em seguida, passe-a pelo orifício inferior. Em seguida, faça uma cobra: o segundo buraco de baixo - o buraco de cima da primeira folha - o segundo buraco de cima, a partir do qual tudo começou. Amarre um fio em um nó, cole papel manteiga e assine ao enviar documentos.

Em alguns casos, o firmware para cinco furos é possível, enquanto o princípio não muda nada.

Este processo é explicado passo a passo no vídeo a seguir:

Por que você precisa vincular a documentação

Todos podem precisar da capacidade de grampear documentos: os documentos são costurados para solicitar a abertura de um negócio, participar de uma licitação, enviar documentos a um arquivo ou tribunal, transferir relatórios contábeis ou documentos pessoais. Ao mesmo tempo, você precisa grampear não apenas os originais, mas também as cópias documentos importantes, que não pode ser transferido no local da demanda.

Na maioria das vezes, você precisa costurar dinheiro e contabilidade, além de muitos documentos comerciais: livros de negócios, design e documentos fiscais, assuntos notariais. Alguns deles têm requisitos especiais de firmware que você deve conhecer com antecedência. Documentos contábeis são costurados em cinco furos, documentos fiscais e de arquivo são costurados em três furos, documentos de caixa geralmente são costurados no canto superior esquerdo.

Apesar das regras gerais, algumas autoridades têm suas próprias características distintas, sobre o qual é melhor esclarecer com antecedência para que você não precise consertar tudo depois. E lembre-se de um fato importante: somente um funcionário com esses direitos pode costurar documentos.

Para sistematização de documentos é necessário emitir corretamente. O principal requisito é reduzido à conveniência de armazenamento e garantia da segurança da documentação, o que é alcançado por meio de encadernação com fios.

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Como fazer o flash de documentos em 2019? Antes de enviar documentos a várias autoridades ou transferi-los para o arquivo, é necessário prender adequadamente as folhas.

Para fazer isso, o papel é costurado com fios. Nesta forma, os documentos estão protegidos contra perda e substituição. Mas como costurar corretamente a documentação com fios?

O que você precisa saber

Armazenamento, processamento e envio de documentos a várias autoridades exigem papelada.

Na maioria das vezes, a necessidade de firmware surge ao enviar documentação para autoridades de registro ou reguladoras.

O grampeamento é parte integrante do processo de preparação de documentos, além de verificar a veracidade das informações e observar a ordem de preenchimento.

O grampeamento é a maneira mais confiável de evitar a perda de parte dos documentos. Documentos costurados corretamente não podem ser falsificados e substituídos.

Mas um processo tão simples como a apresentação de documentos em relação à documentação oficial é um processo estritamente regulamentado.

Ou seja, você não pode simplesmente prender as folhas com fios, deve observar certas regras Projeto.

Definições

Costurar documentos significa que os documentos são grampeados na seqüência correta.

O grampeamento incorreto pode fazer com que os documentos sejam desmontados com subsequente perda ou substituição de folhas.

Em tal situação, é quase impossível provar que os documentos estavam em ordem. Dependendo da importância dos documentos, as consequências podem ser um verdadeiro desastre.

Para costurar documentos, é usado um grampeador, equipamento especial ou linhas. Mas a fixação da rosca continua sendo a mais confiável, pois nesse caso não será possível substituir as folhas individuais.

Mas ao exibir documentos, você precisa fazer isso corretamente. Documentação grampeada incorretamente não será aceita por órgãos governamentais.

Algumas empresas se especializam em oferecer firmware de documentos de acordo com todas as regras.

Mas, na verdade, é uma questão simples. Se você souber costurar as folhas corretamente, poderá fazer esse trabalho sozinho.

Qual é o propósito deste

O próprio significado do procedimento de firmware está na fixação segura dos papéis. Os documentos são protegidos contra perda acidental e uma única folha não pode ser removida discretamente de uma pilha de papéis numerados.

A vantagem do firmware também está na conveniência de economizar. Os estojos costurados são bastante compactos, ocupam pouco espaço e são mais fáceis de organizar.

Alguns documentos têm uma vida de arquivo muito longa. Os papéis grampeados são armazenados na forma adequada, se necessário, você pode encontrar facilmente a documentação necessária.

A preservação da documentação é importante não apenas para órgãos governamentais, mas também para empreendedores privados. Embora, neste caso, as questões de registro de empresas possam ser resolvidas dentro da organização.

Quanto à entrega de documentos a órgãos governamentais, muitas vezes é a costura errada dos papéis que causa a recusa em aceitá-los.

Regulamentação legal

De alguma forma regulamentos especiais o firmware de documentos não é regulamentado. Mas isso não significa que você pode costurar documentos aleatoriamente.

O processo é realizado de acordo com os requisitos existentes em relação ao processamento de documentação importante.

A orientação necessária está contida nas seguintes disposições:

Como costurar documentos com linha

Antes de começar a grampear documentos, você precisa prepará-los. Para fazer isso, todos os papéis são classificados por data. Além disso, de acordo com a sequência, os documentos são somados e cada folha individual é numerada.

Os algarismos arábicos são usados ​​para a numeração. O número está afixado no lado direito da folha. Nesse caso, a numeração começa a partir do número 1, mas os documentos encadernados não são levados em consideração.

Para proteger os documentos de influências externas, é usada uma capa de papelão especial "Delo", que vem em vários tamanhos e qualidades.

Ao grampear documentos padrão, é usado um fichário A4 típico. Os envelopes também estão sujeitos a numeração na documentação.

Nesse caso, o número é colocado primeiro no envelope, e só então as fotografias e os papéis armazenados nele são numerados.

Se um erro foi cometido durante o processo de numeração, o valor incorreto é riscado com uma linha e a numeração continua.

A folha com a presença de um erro riscado é certificada pela inscrição "Corrigido para acreditar", assinatura e selo.

O que exatamente você precisa

O firmware está sujeito aos mais tipos diferentes documentos - contábeis, fiscais, estatutários, relatórios, etc.

A ordem geral do firmware é padrão, apesar do fato de que métodos diferentes costura. Mas pelo certos tipos documentação, existem alguns recursos.

Os documentos contábeis são costurados como documentos regulares. Mas há uma ressalva - cinco furos são feitos durante o firmware, já que as coisas saem bastante volumosas.

Além disso, apenas um funcionário autorizado, principalmente um contador que realiza negócios, tem o direito de costurar documentos.

A numeração na documentação contábil é aposta a lápis. Deve ser elaborado um inventário de todos os documentos presentes no processo.

Ao preparar documentos para arquivamento, é necessário o seguinte:

1. Sistematização de todos os documentos.
2. Numeração.
3. Bainha todos os papéis em uma pasta comum, dependendo de sua finalidade.
4. Criação de descrição.
5. Design de capa de pasta costurada.

Este procedimento está previsto para o arquivamento de documentos com prazo de validade igual ou superior a 25 anos.

Os papéis com prazo de validade de até 10 anos não podem ser numerados no arquivo e armazenados em uma pasta de fichário, mas a encadernação com fio ainda é mais confiável.

Para documentos de arquivo, é importante dispor a capa corretamente. A capa de papelão diz:

• o nome da instituição;
• subdivisão;
• Período de armazenamento;
• nome e tema do caso.

Ao preparar documentos para impostos, também existem sutilezas. Assim, os papéis para registro de empresário individual ou pessoa jurídica, para fazer alterações nos dados fiscais, os documentos são costurados na presença de um cartório.

Isso garante que, após a certificação da assinatura, não ocorreram correções na composição dos documentos.

Desde julho de 2013, as declarações fiscais podem ser enviadas sem piscar. Os empresários podem escolher por si mesmos - grampear papéis ou entregá-los em forma grampeada.

Procedimento

Ao exibir documentos, siga o procedimento padrão:

Equipamento	separar documentos em maços de no máximo 250 folhas com espessura não superior a 4 cm no início de cada pacote coloque uma folha para um inventário interno adicione uma folha em branco a cada bloco para uma inscrição de acompanhamento
Numeração	use uma ferramenta de numeração especial ou um lápis preto para colocar os números das páginas no canto superior direito da frente a folha com bainha no meio deve ser numerada para duas folhas ilustrações numeradas no verso da folha
Treinamento	faça um inventário cole o inventário acabado na capa ou bainha com outros documentos preparar materiais para fixação (kapron ou fios ásperos, cola de papelaria, furador, papelão)
Cobrir	para documentos de armazenamento de longo prazo, o papelão rígido é selecionado (o formato depende da forma dos papéis que estão sendo arquivados) indicar na capa informações sobre a organização, o tipo de documentos, o prazo de validade, o número de folhas e a data de arquivamento
Perfuração	os furos são feitos com um furador ou um furador comum lugar para furos - nas margens à esquerda com um recuo da borda de 1,5-2 cm, com uma distância entre perfurações adjacentes de cerca de 3 cm e estritamente verticalmente
Firmware	documentos de armazenamento de longo prazo são costurados com a capa papéis comuns são arquivados a partir da folha após a encadernação as folhas são costuradas duas vezes

em dois buracos

pelo mais opção simplesé a costura de documentos através de dois furos. O procedimento é o seguinte:

1. Remova grampos e clipes de papel dos documentos.
2. Coloque as folhas uniformemente e verifique a numeração.
3. Usando um furador ou furador e afastando-se da borda, faça dois furos.
4. Passe o fio por ambos os furos e amarre as pontas por trás.
5. Amarre as pontas dos fios.
6. Cole um retângulo de papel branco grosso ou papel de papiro em uma parte do nó (se armazenado por mais de 10 anos).

Foto: grampear documentos em dois furos

em três buracos

O firmware de três orifícios começa com a preparação padrão de documentos. Segue o plano de ação:

• em seguida, passe a linha pelo orifício inferior pelo verso dos documentos.

• retorne a agulha com a linha para o furo central pela parte frontal.

• os fios estarão na parte de trás, mas se um pacote a granel for costurado, o processo poderá ser repetido.
• amarre as pontas do fio, a ponta restante deve ter cerca de 7-8 cm de comprimento.

• cole um retângulo de papel no nó indicando os dados básicos.

• carimbar e assinar no retângulo colado.

em quatro buracos

A costura de quatro furos é a mais confiável. Normalmente, os documentos armazenados em grandes volumes são fixados dessa maneira.

O algoritmo de ações é o seguinte:

1. Faça quatro furos, seguindo os requisitos padrão.
2. Inicie o firmware a partir da segunda punção superior.
3. A linha é inserida no furo superior.
4. Em seguida, o fio é passado pelo segundo orifício e depois pelo terceiro.
5. A linha através do quarto orifício é direcionada para a parte de trás do pacote com bainha.
6. Finalmente, a agulha é inserida na terceira punção pela parte frontal.

Como é na prática grampear documentos em quatro furos pode ser visto nas fotos abaixo.

Conclusão do Firmware

O processo de flashing completa a vedação do nó e a certificação. Para fazer isso, use um retângulo de papel papiro (papel branco comum para documentos com vida útil curta).

Vídeo: como grampear documentos corretamente usando uma linha com agulha

A folha é colada para que parte do nó fique claramente visível e as extremidades dos fios pendam livremente. Depois que a cola secar bem, uma inscrição de certificação é feita na folha colada (você pode colar uma folha com uma inscrição acabada).

A inscrição fica assim:

“Costado, numerado, selado e assinado ___ (_______) folha ___”

Exemplo de carta de garantia

Para registrar uma pequena empresa, é muito importante saber grampear corretamente os documentos. Às vezes, violações e erros no firmware dos papéis podem causar a recusa de registro e atrasar todo o processo por tempo ilimitado. E isso não é um capricho dos funcionários: o grampeamento garante a máxima proteção de documentos de várias folhas contra possíveis falsificações ou perdas. Portanto, é melhor fazer tudo de acordo com os requisitos existentes na primeira vez.

Não há um conjunto claro de regras sobre como grampear documentos, no entanto, existem regulamentos segundo os quais é necessário arquivar todos os papéis de escritório em uma quantidade de mais de uma folha.

Métodos de grampo de documentos

A colagem com cola de papelaria, fita adesiva, conexão com clipes de papel ou grampeador é completamente excluída. Todos os documentos importantes de contabilidade, dinheiro, legais e fiscais precisam ser costurados com fios. O grampeamento de documentos com fios pode ser feito manualmente ou usando um dispositivo especial.

A encadernação de documentos ou sua costura é praticada.

Onde os documentos podem ser arquivados?

Se você não tiver certeza de que pode lidar com todos os requisitos sozinho, faz sentido confiar a encadernação de documentos a profissionais.

Você pode entrar em contato com o arquivo ou gráfica mais próxima - como regra, eles têm funcionários que prestam esses serviços de maneira eficiente e barata. Ou a uma empresa privada especializada que exerça atividades semelhantes. Você terá que pagar pelo trabalho de um especialista, mas tudo será feito de maneira organizada, rápida e de acordo com as regras.

Como costurar documentos com linhas?

Se você ainda decidir iniciar o flashing de documentos, precisará preparar:

• os documentos reais;
• linhas pretas severas ou barbante;
• uma agulha;
• furador;
• uma folha de papel de seda com cerca de 4 por 6 cm de tamanho, que você colará no livro de documentos arquivado acabado para escrever todos os dados necessários;
• cola de papelaria;
• se necessário, imprima.

Então, como fazer o flash de documentos corretamente com threads?

1. Prepare seus documentos primeiro. Dobre todas as folhas em uma pilha uniforme e faça dois ou três furos na vertical, estritamente simetricamente. O mais confiável é a costura de documentos especialmente importantes através de cinco furos. O ideal é que a distância entre os furos seja de 3 cm. Se você tiver apenas 2-3 folhas, faça-as com uma agulha grossa, mas tome cuidado com um furador. Para uma pilha grossa de papel, use um furador ou, em casos extremos, um martelo e pregos. Agora organize todos os documentos em ordem e numere-os.

2. Costure documentos com linha ou barbante. Às vezes eles usam uma fita fina para grampear documentos, mas é mais confiável, para não refazer, pegar todos os mesmos fios ásperos. Você precisa costurar os documentos duas vezes, trazer as pontas da linha para o lado errado e amarrar com um nó forte. O nó e os rabos de cavalo restantes devem ser de tal forma que um folheto com assinatura e selos possa ser colado neles.

3. Certificar os documentos arquivados. Para fazer isso, você precisa criar uma tabela no MS Word, preenchê-la, imprimi-la, recortar e colá-la no verso da pasta de papéis grampeada no local onde os fios são fixados. A amostra é algo assim:

Costurado, numerado, assinado
e selar ___ (________________) folha ___

CEO
CJSC "CJSC"

I A. Petrov

Não se esqueça, o papel deve ser papel de seda para que o nó fique bem visível. As extremidades dos fios devem permanecer livres - isso é muito importante. A cola só pode ser usada em papelaria. Após sua secagem completa, é colocado o selo e a assinatura da pessoa autorizada. Observe que nem o selo nem a assinatura podem ultrapassar as bordas do papel de seda, caso contrário a certificação não será considerada válida.

Ao final, a assinatura e o selo são preenchidos com cola, mas isso nem sempre é necessário, dependendo da importância dos documentos. Refine esta pergunta. Desta forma, você pode grampear uma pilha de documentos com até 10 cm de espessura.

Regras de grampos de documentos

Como mencionado acima, não há regras claras para grampear trabalhos de escritório, notariais e outros papéis, bem como pessoas especialmente treinadas para isso. É importante saber não apenas como fazê-lo corretamente, mas também quando fazer o flash de documentos. Se você precisar arquivar ou processar cópias de documentos importantes, em vez dos originais, certifique-se de especificar exatamente como eles devem ser certificados. Às vezes, a certificação em um livro encadernado comum não é suficiente; você precisa certificar cada cópia separadamente.

Sempre descubra com antecedência o que exatamente é exigido de você para não perder tempo, esforço e dinheiro em vão.

Como costurar documentos no canto?

Alguns documentos, como caixas registradoras, podem ser grampeados no canto esquerdo. Todas as etapas do trabalho são aproximadamente as mesmas que com o laço padrão de documentos. Apenas dois furos simétricos são feitos no canto superior esquerdo da pilha de documentos, através dos quais a linha é passada. Uma folha de papel de seda também é colada de forma que o nó fique visível e as pontas do fio permaneçam livres, após o que é colocado um selo e assinatura.

Máquina de costura de documentos - o que é isso?

E se você não souber costurar documentos com linhas corretamente ou não tiver tempo para concluir essa tarefa? Para facilitar a costura ou costura um grande número documentos, foi desenvolvido dispositivo especial, que é um híbrido de perfuração e máquina de costura. É sobre não sobre uma produção, mas sobre uma máquina compacta capaz de costurar até 500 folhas em 5 minutos. Como regra, são dispositivos elétricos ou semiautomáticos. Os documentos são colocados na tela, depois é feito um furo com uma agulha ou broca, através do qual a máquina passa o fio.

Não confunda essas máquinas com aglutinantes. O encadernador funciona de maneira semelhante, mas faz furos imediatamente ao longo de todo o comprimento das folhas e os prende não com um fio, mas com uma mola. Dispositivo convencional para costurar documentos com um fio pode ser adquirido por uma média de 3500-5000 rublos, dependendo do modelo.

Vídeo: como costurar documentos com linhas usando uma máquina

Cada instância tem seus próprios requisitos para as regras de grampeamento de documentos. Às vezes é necessário numerar apenas as folhas, às vezes todas as páginas. Em alguns casos, é aceitável que o contorno impresso vá além da folha de adesivos, enquanto em outros não é permitido. Portanto, se você não sabe como grampear documentos para o fisco, lembre-se de que o fisco muitas vezes insiste em ter um inventário de documentos em uma folha separada, muitas vezes os documentos grampeados precisam ser colocados adicionalmente em uma pasta .

Para evitar atrasos irritantes e estresse desnecessário, sempre esclareça os padrões para cada caso individual.

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Como costurar documentos com linha?

O problema do firmware é principalmente de interesse para o trabalhador em descrição do trabalho que este dever é atribuído. Na maioria das vezes, o fardo desse "ofício" recai sobre os ombros frágeis dos funcionários e contadores. É muito importante aprimorar suas habilidades: firmware feito incorretamente pode ser a fonte vários problemas, se alguma folha importante da documentação estiver faltando.

Então, como costurar documentos corretamente com um fio (passo a passo) e para que serve?

Basicamente, no trabalho de escritório, pessoal e Documentos contábeis que devem ser armazenados por mais de dez anos. Desde julho de 2013, os documentos constitutivos e os pedidos à Receita Federal podem ser apresentados para registro e não costurados.

Como costurar documentos corretamente com um fio: foto passo a passo

Etapa 1. Equipamento

• Certifique-se de que a pilha resultante não exceda 250 folhas e sua espessura seja inferior a quatro centímetros.
• Adicionar ao bloco Folha em branco para uma legenda de acompanhamento. No início, você também pode anexar planilhas para um inventário interno.
• Parâmetros do livro de arquivo - máximo 32 x 23 cm.

Etapa 2. Numeração

Use um numerador especial ou um lápis preto. Insira números de página. Seu lugar é no canto superior direito da frente. Os números não devem se sobrepor ao texto principal. A descrição não conta como página quando numerada.

Se houver uma folha no pacote que não esteja incluída no formato, ela pode ser dobrada em uma borda e numerada como uma folha. Mas se a folha dobrada estiver com a bainha no meio, deve ser contada como duas folhas. As ilustrações são numeradas lado reverso Folha.

Passo 6 Firmware

Documentos com vida útil longa podem ser costurados, juntamente com uma capa de papelão. No entanto, o procedimento geralmente aceito é iniciar a encadernação a partir da folha após a encadernação.

Coloque uma tira de papelão na primeira folha. Isso evitará que a linha desfie rapidamente.

Os documentos são costurados duas vezes.

Com três furos: comece a costurar o papel pela parte de trás, a partir do furo do meio, deixando cerca de 7 cm de linha.

Do lado da frente, insira a linha no orifício superior.

A agulha estava atrás; enviá-lo para a punção inferior.

Deixe também pelo menos sete centímetros de fio. Conecte este restante do fio com o restante anterior e dê um nó.

Quatro furos: comece a costurar a partir do segundo furo a partir do topo. Em seguida, insira a agulha no orifício superior e, em seguida, de volta no segundo orifício a partir do topo.

Em seguida, a agulha deve cair no terceiro orifício e, além disso, na parte de trás - no quarto. Finalmente, insira a agulha no terceiro furo pela frente.

Depois de amarrar o nó, 5-6 cm de linha livre devem permanecer.

Etapa 7. Selagem e Certificação

Cole um pedaço de papel de seda para que o nó e alguns dos fios pendurados fiquem cobertos. Papel grosso para esses fins não pode ser usado: o nó deve ser claramente visível.

"Encadernação de arquivo do caso", ou seja, lidar com formado documentos de arquivo, é o resultado do trabalho de execução de arquivos no processo de preparação dos mesmos para posterior armazenamento e uso no arquivo da organização (ou simplesmente para armazenamento em arquivo, caso não haja arquivo na organização).

Registro de casos representa pacote de trabalho de acordo com a descrição do caso (a composição e o conteúdo dos documentos nele contidos) na capa do caso, ou seja, inscrição na capa de uma rubrica específica, afinada em relação à nomenclatura dos processos, numeração das folhas, elaboração do inventário interno dos documentos do processo e da folha de prova do processo e, por fim, brochuras, ou seja, casos de arquivamento e vinculação. Esse conjunto de trabalhos também é chamado arquivamento e processamento técnico de documentos no processo de preparação para armazenamento arquivístico (preparação para entrega ao arquivo da organização ou ao arquivo estadual, municipal). A prática mostra que as organizações atualmente preferem solicitar serviços de arquivamento e processamento técnico de documentos em regime de terceirização ou, como último recurso, convidar um encadernador treinado para costurar casos já formados e descritos no trabalho de escritório, destinados ao armazenamento arquivístico.

Dependendo dos termos de armazenamento de documentos, o processamento total ou parcial dos casos pode ser realizado:

• arquivamento completo de casos aplica-se a documentos (casos) de um período de armazenamento permanente, de acordo com pessoal e período de armazenamento temporário (acima de 10 anos);
• liberação parcial, em que é permitido não numerar as folhas do estojo, não elaborar inventário interno e folha de certificação, aplica-se aos casos de armazenamento temporário (até 10 anos inclusive).

Os formulários estabelecidos do inventário interno de documentos do caso (unidades de armazenamento) e a folha de certificação do caso podem ser encontrados em:

• Regras básicas para o trabalho dos arquivos departamentais (aprovado pela decisão do colegiado do Arquivo Principal da URSS em 28 de agosto de 1982, aprovado por despacho do Arquivo Principal da URSS de 5 de setembro de 1985 nº 263; pedidos nº . 4-5),
• Regras básicas para o trabalho de arquivos de organizações (aprovadas por decisão do colegiado do Arquivo Federal de 6 de fevereiro de 2002; solicitações nº 9-10) e
• Diretrizes para o desenvolvimento de instruções para o trabalho de escritório em órgãos executivos federais (aprovado por despacho do Arquivo Federal de 23 de dezembro de 2009 nº 76; pedidos nº 26-27; doravante - Instruções Metodológicas).

As regras de sistematização dos documentos do processo, sua numeração e descrição na capa do processo são discutidas detalhadamente nos mesmos documentos normativos e metodológicos.

Os documentos que compõem o caso costurado em 4 furos em uma capa dura de papelão ou entrelaçado tendo em conta a possibilidade de livre leitura do texto de todos os documentos, datas, vistos e resoluções sobre os mesmos. Ao preparar arquivos para arquivamento (encadernação, encadernação), todas as fixações metálicas dos documentos (clipes de papel, grampeadores) devem ser removidas.

Os requisitos para o papelão da capa e a forma da descrição da caixa na capa (a disposição dos elementos de descrição) são estabelecidos pelo GOST 17914-72 “Tampas da caixa para armazenamento a longo prazo. Tipos, tamanhos e requerimentos técnicos”, cuja validade foi prorrogada até 1985 e que, sem nova revisão, continua a vigorar até aos dias de hoje. Veja a Figura 2.

Assim, o papelão utilizado para a capa deve ter de 0,35 a 1,5 mm de espessura (empresas de arquivo que prestam serviços de terceirização de arquivamento e processamento técnico de documentos atendem a esses requisitos), a lombada da capa deve ter 40 mm de largura (porque o caso - aproximadamente 250 folhas de documentos, que é de 4 cm), e a forma da tampa do caso de acordo com este GOST é recomendada no momento e em Diretrizes(Apêndice No. 25).

Para completar uma brochura de um caso preparado, ou seja, arquivamento para 4 furos, use um furador, uma furadeira, um grampo para prender um pacote, agulhas de grande número, linho natural ou fios de algodão, mas é melhor usar dispositivos especiais para costura (encadernação) disponíveis no equipamento de escritório mercado.

Atenção especial deve ser dada à técnica de "costura de arquivo", ou seja, pergunta de artesanato:

1. Verifica-se a composição do processo, no qual se localizam primeiro as folhas do inventário interno, que possuem numeração independente (de 1 a N), depois as folhas numeradas dos documentos do caso (de 1 a cerca de 250), ao final - a folha de testemunha do caso.
2. Folhas de papel estreitas, tão largas quanto as margens dos documentos encadernados da caixa, são sobrepostas na parte superior e inferior do pacote da caixa (é claro que 35-40 mm é melhor, mas 20-30 mm também é possível).
3. Sob a condição de registro parcial do caso com documentos de armazenamento temporário (até 10 anos inclusive), folhas de papelão (capa) são imediatamente sobrepostas na parte inferior e superior da caixa.
   Quando um arquivo é totalmente processado com documentos de armazenamento permanente, por pessoal ou armazenamento temporário (mais de 10 anos), o pacote é costurado primeiro e, em seguida, o estojo é encadernado de acordo com a tecnologia “tipográfica” estabelecida, sob reserva da qual é necessário usar cola PVA e cola sintética - somente se estiver protegida contra deterioração e mofo.
4. O pack-case é preso sob pressão, ou em uma braçadeira, ou em um dispositivo especial.
5. As perfurações da caixa de embalagem são realizadas:
   • inferior e superior - a uma distância de 30 mm da borda das margens inferior e superior da embalagem;
   • os dois furos do meio a uma distância de cerca de 80 mm dos furos inferior e superior, entre eles também deve haver uma distância de cerca de 80 mm.
6. Um fio natural é passado nas perfurações de duas maneiras:
   • 1 caminho(mostrado na Figura 1). Cada extremidade da linha é enfiada em uma agulha separada (ou seja, ambas as extremidades da linha são enfiadas em sua própria agulha). A linha com duas agulhas é realizada em duas perfurações intermediárias na parte frontal. Da parte de trás, o fio é trazido para as perfurações superior e inferior na parte frontal. Do lado da frente, dos furos superior e inferior, o fio é enfiado com agulhas no furo central mais próximo. A linha é solta das agulhas, alinhada, e suas pontas são esticadas e amarradas na parte de trás da maleta;
   • 2 maneiras(também mostrado na Figura 1). A linha é enfiada em uma agulha. Do lado de trás do estojo, o fio é passado para o segundo furo a partir do fundo (a extremidade do fio é deixada para amarração subsequente), é removido pela frente e passado para o furo inferior. Na parte de trás, o fio é novamente puxado para o segundo furo da parte inferior para a frente. Na parte frontal de cima, o fio é inserido no segundo furo a partir do topo e ao longo do verso é realizado até o furo superior. Através dele, o fio é conduzido para o segundo furo a partir do topo ao longo da parte frontal, enfiado e trazido para a parte de trás do estojo. Na parte de trás, a linha é liberada da agulha e suas duas extremidades são apertadas e amarradas.