Dnes v praxi ukážem ako zošívať dokumenty na 4 vpichy. Vysvetlenie podávam s fotografiami. Hneď musím povedať, že nejde o odbornú väzbu. Profesionálne navrhnuté puzdro v kartónovom obale vyzerá ako bežná kniha. Ale pre organizáciu, ktorá nie je zdrojom akvizície štátneho (mestského) archívu, je tento spôsob zošívania dokumentov celkom vhodný: vyhovuje pravidlám archivácie.

Ako šiť dokumenty pre daň, hovorí. Ako blikať časopisy a ktoré, je popísané.

Zdôrazňujem: Ukazujem, ako zošívať dokumenty organizácie, ktorá plánuje tieto dokumenty uložiť na trvalé alebo dlhodobé uloženie výlučne vo vlastnom archíve. V archívoch takýchto firiem sa spravidla nenachádza vedro so špeciálnym lepidlom a štetcom, lis na viazač a zariadenie na vyrovnávanie stohov papierov a moji kolegovia pracujúci v kanceláriách, ak a počuli, určite nie o dokumentoch. Takže moja majstrovská trieda o zošívaní dokumentov je určená výhradne pre amatérov, ktorí majú k dispozícii pár rovných a rastúcich rúk odkiaľ potrebujú a nejaké predmety a materiály. Naším cieľom je usporiadať puzdrá v kartónovom obale a) správne, b) rýchlo, c) s rozumným rozpočtom, d) čo najkrajšie.

Pre vážnejšie dokumenty, ktoré budú dlho uložené, a ešte viac v štátnom archíve, je tento spôsob sotva vhodný. Ak to chcete urobiť, budete musieť pozvať odborníkov.

Ako zošívať dokumenty: príprava

Máme hotové puzdro pripravené na zošívanie. Na flashovanie potrebujeme:

Obyčajná vŕtačka alebo silný dierovač (výkonný je taký, do ktorého sa naraz zmestí 150 alebo viac listov);

Kartónový obal "Case No." (najlacnejšia možnosť; ak nájdete kartón rovnakej kvality vo formáte A4, bude to ešte jednoduchšie: nie je potrebné rezať);

Kartónový list pre detská kreativita;

Pravítko;

Guľôčkové pero (na kreslenie čiar na skladanie; komu sú pohodlné nožnice - kreslite nožnicami);

Nožnice;

Hrubá niť alebo špagát;

Veľká ihla;

PVA lepidlo;

Nálepka na objemovú chrbticu.

Možno budete potrebovať aj sponky na papier alebo iné prostriedky na upevnenie toma, aby sa nerozletel.

Varenie pokrievky

Z kartónového priečinka „Case No.“ vystrihneme dva listy formátu A4 alebo vezmeme hotové listy.

K jednému z listov A4 prilepíme pri ľavom okraji hárok kartónu pre detskú kreativitu. Krycí list by mal smerovať k nám. Kartón musí byť prilepený lícom nadol. Toto je budúca chrbtica. Vyrábame prúžok lepidla nie široký, stačí pár centimetrov. Vložíme pod lis a necháme poriadne vyschnúť

Venujte pozornosť tomu, o koľko je list detského kartónu menší ako obal. Na obale je ale napísané, že jeho formát je A4 ... Pozor pri kúpe. Tentoraz som nemal šťastie, ale možno je to lepšie: ukazuje sa to jasnejšie.

Aby nám chrbtica pekne a rovnomerne obišla objem, naznačíme si perom tri ohybové čiary pozdĺž pravítka: prvé dve po 2 a 4 cm od ľavého okraja (nutne na rovnakú vzdialenosť od seba) a tretí - odchyľujúci sa od druhého riadku v takej vzdialenosti, ktorá sa rovná šírke objemu. Neľutujeme sily, robíme čiary hlboko. V skutočnosti zvyčajne používam pero, ktorému už dávno došla pasta, potom sa mi vytvorí bezfarebná línia ohybu. Ale pre MK je lepšie byť viac viditeľný.

Blýskame sa

Vŕtame (prepichujeme, dierujeme) spolu: objem puzdra, spodný kryt (nezabudnite ho správne položiť, budúcou tvárou na stôl), vrchný kryt priamo s nalepeným a lemovaným plechom. Otvory by mali padnúť striktne na prvý pás krytu, ktorý sme oddelili. Titulná strana nie je prepichnutá!!!

Niť alebo špagát naložíme do ihly a ušijeme objem. V tomto prípade potrebujeme, aby chvosty nití dopadli na zadnú stranu zväzku. Ako zošívať dokumenty ihlou a kam presne vložiť ihlu je jednoduchšie ukázať ako opísať:

Spredu to vyzerá takto:

Viazame chvosty nití. Nemusíte ho príliš utiahnuť, inak bude veľmi ťažké otvoriť zväzok na vytvorenie kópie dokumentov. Je potrebné ponechať malú zásobu nite na otvorenie.

Vezmeme náš šitý objem a ohýbame späť lepený kartónový list:

Na prvom riadku - vlákna sú zatvorené;

Na druhom riadku - kartón sa otočí nadol a vytvorí chrbticu;

Na treťom riadku - kartón objíma náš objem a zároveň uzatvára uzol opačná strana.

Všetky záhyby sú zažehlené nožnicami.

Zvyšok kartónu prilepíme na zadnú stranu vonkajšej strany obalu, pričom pod ním schováme niť a uzol. Neľutujeme lepidlo a rozmazávame ho na oboch povrchoch v rovnomernej vrstve.

Objem posielame pod lis na sušenie.

Vyhotovenie objemu

Teraz vezmeme do ruky titulná strana a odrežte 2 cm od jeho ľavého okraja. Len pre krásu to nemôžete urobiť. List prilepíme na objem a opäť pod lis (na fotografii je obal stále mokrý, takže nevyzerá veľmi úhľadne, po zaschnutí bude biely a rovnomerný).

Zostáva len prilepiť chrbticu.

Otvorený zväzok:

Vďaka tomu, že niť veľmi neuťahujeme, je možné ju ľubovoľne otvárať a kopírovať.

Ako lis je veľmi dobré použiť novú krabicu s balíkmi papiera: je dosť ťažká a má perfektnú veľkosť. Zdá sa, že šitie je dlhý proces, pretože často musíte dať objem pod lis. Ak však spracovávate niekoľko zväzkov súčasne, nemusíte čakať, kým každý z nich uschne: zatiaľ čo niektoré zväzky sú pod tlakom, pripravujeme ďalšie atď. Ak si poťahy pripravíte vopred, potom v pracovný deň, bez zvláštneho namáhania, môžete ušiť 20 zväzkov.

Podnikatelia a úradníci sa pri svojej práci stretávajú s potrebou správny dizajn viacstranové dokumenty. O dozorných orgánoch a vyšších organizáciách je známe, že sú na dizajn pedantné obchodné papiere, a preto sa niekedy vyskytujú ťažkosti. Poďme zistiť, ako správne blikať a číslovať dokumenty, aby pri ich odosielaní nevznikali zbytočné otázky.

Kto vybavuje papiere?

Zdá sa, že v blikajúcich papieroch nie je nič zložité. Ale v skutočnosti nie je všetko také jednoduché. existuje určité pravidlá na ktorom sa to robí. Ak chcete vytvoriť viazač novín alebo časopisov na použitie v organizácii, potom je to jedna vec. Ak však stojíte pred úlohou pripraviť dokumenty pre archív alebo daňový úrad alebo niekde inde, musíte k práci pristupovať so všetkou zodpovednosťou, inak riskujete, že papiere dostanete späť. Dôvodom odmietnutia môže byť nesprávna registrácia.

Takýchto prípadov je veľa. A to všetko kvôli tomu, že nevieme správne flashovať a číslovať dokumenty. Je nepravdepodobné, že sa vzorový návrh poskytne v daňovom alebo archívnom súbore.

Teraz je do firmvéru dokumentov zapojených dostatočný počet firiem. Môžete využiť ich služby. Určite majú skvelá skúsenosť práca. Ponúkajú širokú škálu krytov. Ale to nie je vždy pohodlné. Faktom je, že tlačiarne sú preplnené zákazkami. Povedzme, že túto prácu musíte urobiť naliehavo. Ako potom byť? Zostáva len zaoberať sa touto otázkou.

Okrem toho v podmienkach ekonomiky nie je manažment vždy pripravený platiť dodatočné výdavky, a preto tento typ práce padá na plecia sekretárok a účtovníkov. Takže je lepšie prísť na to raz sami, aby v budúcnosti neboli žiadne problémy. Tieto znalosti sa môžu hodiť.

Pomoc pre začiatočníkov

Radi by sme upozornili, že nie spoločné normy o tom, ako flashovať dokumenty. Mimochodom, štátnych štruktúr Neposkytujú ani žiadne vysvetlenie. Čo znamená, že na to všetko musíte prísť sami. V tom nám pomôžu metodické odporúčania kancelárskej práce (príkaz Spolkového archívu z 23. decembra 2009).

Čo potrebujete na flashovanie dokumentov?

Pred začatím samotnej práce sa musíte pripraviť. Budete potrebovať nasledujúce materiály:

1. Samotné dokumenty.
2. Lepidlo.
3. Papier.
4. Ihla.
5. Awl.
6. Dierkovač.
7. Špeciálne vlákna.
8. Pečať spoločnosti.

Vo všeobecnosti možno celý proces rozdeliť do troch etáp. Prvým je príprava, druhým je samotný firmvér, tretím je certifikácia hotového dokumentu.

Aký kryt si vybrať?

Keď už hovoríme o tom, ako flashovať dokumenty, musíte si zapamätať takú nuanciu, ako je dizajn krytu. Samozrejme, v tlačiarni vám budú ponúknuté krásne možnosti, ale nie vždy sú potrebné rozprávame sa nie o téze.

Na malý zakladač vám postačí papierový obal. Ak sa predpokladá dlhodobé používanie spojiva (napr. archivácia viac ako 25 rokov), potom sa používa hrubý kartón.

Obal môže mať štandardný rozmer (formát A4) aj neštandardný. To už závisí od formátu hárkov, ktoré sa majú viazať. Obal musí zodpovedať veľkosti dokumentu.

Stránkovanie

Pri príprave papierov na zošívanie nezabudnite strany očíslovať. Prítomnosť číslovania je predpokladom dizajn. "Načo to je?" - pýtaš sa. Aby ste ich nemohli nepozorovane vytrhnúť, odstráňte časť listov. Tento moment je veľmi dôležitý. Poďme si teda povedať, ako dokumenty flashovať a číslovať. Tu sú niektoré nuansy.

Pri zadávaní číslovania si musíte pamätať na pravidlá:

1. Číslované sú listy, nie strany.
2. Používajú sa iba arabské číslice.
3. Samotný zoznam dokumentov nie je očíslovaný.
4. Ak potrebujete očíslovať písmeno, potom je najprv priradené sériové číslo obálke a až potom ku každému letáku.
5. Ak je Vec veľmi veľká (spravidla sa takéto súbory archivujú), môže pozostávať zo zväzkov, z ktorých každý bude mať svoje vlastné číslovanie.
6. Ak sú vo vnútri zakladača papiere, na ktorých sú už nalepené čísla, mali by sa prečíslovať v jednom formáte.
7. Ak existujú vnorené hárky veľké veľkosti(A3), musia sa rozbaliť a do pravého horného rohu vložiť číslo. Potom znova zložte. Bude lemovaný len na jednom okraji.
8. Stáva sa, že sa na listy nalepia malé dokumenty (šeky, certifikáty atď.). V tomto prípade má hárok jedno číslo, ale v spodnej časti je uvedený zoznam nalepených papierov.
9. Keď sú malé dokumenty prilepené iba do rohu, potom každému z nich môže byť priradené číslo.
10. Nákresy, schémy, fotografie, plány sú tiež očíslované.

Aby ste pochopili, ako správne blikať a číslovať dokumenty (v článku je uvedená vzorka), musíte krok za krokom zvážiť postupnosť akcií.

Čo mám robiť, ak sú v číslovaní chyby?

Predtým by ste sa mali uistiť, že podanie je správne. Pozorne si prezrite čísla strán. Ak sa ukáže, že niektoré z nich chýbajú, môžete zadať ďalšie číslovanie písmen. Všetky hárky zostanú pod svojimi číslami a na chýbajúce napíšte číslo z predchádzajúceho hárku a písmeno.

V prípade hrubých chýb má zmysel starostlivo prečiarknuť, čo bolo napísané a vedľa toho urobiť správny záznam. Všetky vykonané zmeny sa musia prejaviť v potvrdení.

Popis dokumentu

Pred blikaním dokumentov s vláknami je lepšie skontrolovať správnosť vykonania celého prípadu. Predsa len, neskôr by som to nechcela vyšívať. Vo vnútri je spravidla niekoľko balíkov papierov. V inventári musí byť uvedený absolútne celý zoznam. Zostavuje ho zodpovedná osoba s uvedením dátumu. Popis nie je očíslovaný.

Ako šiť dokumenty s niťami v troch otvoroch?

Ak sú všetky dokumenty pripravené, môžete začať blikať. Na to potrebujete špeciálne nite alebo môžete použiť špagát. Samozrejme, nemá zmysel šiť niekoľko listov tvrdou niťou, môžete si vziať obyčajný zložený na polovicu.

Poďme teda priamo k otázke, ako flashovať dokumenty s vláknami. Fotky z Detailný popis bude slúžiť ako vizuálny doplnok k algoritmu akcií. Začnime tým, že je potrebné pripevniť listy, aby ste neskôr mohli ľahko prečítať informácie na nich uvedené. Na tento účel sa z ľavého okraja prepichnú otvory približne vo vzdialenosti jeden a pol centimetra. Mali by existovať tri otvory. Sú umiestnené nad sebou. Prepichnutie je možné urobiť dierovačom, keď je stoh listov malý. Pre hrubé tomy budete potrebovať šidlo. Pripravte si niť, ale nerobte ju príliš dlhú, bude stačiť sedemdesiat centimetrov.

Ako správne flashovať dokumenty? Vzorový pracovný postup je uvedený nižšie. Pre uľahčenie vysvetlenia priraďme čísla k otvorom: horná - 1, stredná - 2, spodná - 3.

Musíte začať šiť zo zadnej strany puzdra a prestrčiť ihlu cez otvor 2 na prednú stranu. V tomto prípade zostane jeden koniec vlákna za sebou. Potom cez 1 otvor sa ihla opäť privedie dozadu. V momente, keď je ihla a voľný koniec nite za dokumentom, musíte sa znova presunúť na prednú stranu a potom znova na zadnú stranu.

Ako flashovať dokumenty, skoro sme na to prišli. Pre malých to tak zostáva. Keď sú všetky obliečky pripevnené, môžete nite bezpečne zviazať do uzla na zadnej strane puzdra.

Musí byť pevne utiahnutý, aby ho bolo možné následne zapečatiť s potvrdením. Konce nití musia zostať voľne visiace spod nálepky.

Ako sa osvedčujú dokumenty?

Ako vidíte, nie je nič ťažké vyriešiť problém flashovania dokumentov vláknami. Fotografie prezentované vašej pozornosti - priamo na potvrdenie. Vyplnené listy musíme len certifikovať.

Toto sa nazýva „certifikačný podpis“. Aby ste to urobili, musíte si vziať malý kúsok papiera s rozmermi 5 x 6 centimetrov a prilepiť ho na zadnú stranu tak, aby zakrýval uzol. Konce nite by mali vychádzať spod nej a voľne visieť.

V tejto poznámke musíte uviesť, koľko strán bolo zošitých. Potom ju podpisuje riaditeľ, dátum a pečiatka organizácie. Certifikačný podpis vo všeobecnosti robí buď riaditeľ spoločnosti, alebo niektorý z námestníkov. Samotná pečať je umiestnená tak, že jedna jej časť padá na posledný list balenia a druhá na bankovku.

Prečo sú dokumenty zošívané?

Už sme spomenuli, že zaradené dokumenty sa archivujú na uskladnenie, navyše pri každodennej činnosti podniku je veľmi často potrebné zväzky hárkov upevňovať. Môžu to byť zmluvy a správy pre daňové alebo iné regulačné orgány. Mimochodom, daňové úrady majú vo všeobecnosti v tomto smere veľmi prísne požiadavky. Použitie zošívačky nie je povolené. Toto sa považuje za hrubé porušenie.

Ministerstvo financií vo všeobecnosti dokonca dáva vlastné odporúčania, ako dokumenty flashovať. Podanie teda nemôže byť veľmi objemné. Optimálna veľkosť- do päťdesiat strán. Ak existuje veľa dokumentov, je lepšie ich rozdeliť na niekoľko prípadov. Musí existovať nepretržité číslovanie arabskými číslicami. Listy sú prešité hrubou niťou, ktorú je potrebné uviazať na zadnej strane hotového dokumentu. Zhora je uzol zapečatený potvrdením, ktoré musí byť vypracované v súlade so všetkými pravidlami. Nezabudnite, že je na ňom nalepený počet listov puzdra. Pre regulačné orgány je podpis v potvrdení o záruke veľmi dôležitý. Môže ho stanoviť len riaditeľ alebo iná osoba, ktorá má na to oprávnenie. To všetko je certifikované pečaťou. Jeho potlač by mala ležať tak, aby zachytila ​​časť listu a poznámky. V skutočnosti všetky tieto odporúčania opakujú informácie, ktoré sme uviedli vyššie. Považovali sme za potrebné priniesť si ich, aby ste sa presvedčili, že všetko robíte správne, podľa pokynov nadriadených.

Daňové úrady kladú jednoznačnú požiadavku na neporušenosť a bezpečnosť nielen samotných dokumentov, ale aj kópií. Okrem toho sú fotokópie uložené aj v samostatnom balení.

Namiesto doslovu

V článku sme hovorili o tom, ako správne flashovať dokumenty s vláknami na predloženie do archívu a regulačných orgánov. Niekedy vznikajú spory ohľadom dizajnu zakladačov, pretože neexistuje žiadny dokument, ktorý by poskytoval presné vysvetlenie k tejto problematike, a to aj s komentármi. Preto je potrebné zamerať sa na normy prijaté v kancelárskej práci. Je potrebné mať na pamäti, že vládne agentúry, ktorým predkladáte dokumenty, môžu mať svoje vlastné požiadavky na ich dizajn. Preto je lepšie si takéto informácie vždy vopred objasniť, aby sa predišlo chybám a vrátiť dokumentáciu na prepracovanie. Koniec koncov, všade môžu byť nuansy.

Pri práci s obchodnými dokumentmi je často potrebné zaraďovať hárky do jednotlivých denníkov. Ak je zložka organizovaná týmto spôsobom a certifikovaná pečaťou, chráni tlačivá v nej obsiahnuté pred výmenou alebo stratou. Systematizácia dokumentov sa vykonáva podľa pravidiel kancelárskej práce. Predpisujú poradie číslovacích hárkov a ich ukladanie do denníka. Na upevnenie švu je potrebné prilepiť špeciálnu značku. Na konci článku si môžete stiahnuť ukážky slov "Prešité a očíslované".

Po očíslovaní a zošití všetkých strán časopisu sa na uzol nite pripevní nálepka. Ide o malý papierový obdĺžnik, ktorého rozmery sú približne 4 × 6 cm. Odporúča sa pripraviť a vytlačiť na tlačiarni niekoľko kópií vopred, aby boli vždy po ruke.

Príklad nálepky obsahuje nasledujúce polia na plnenie:

1. Počet čipkovaných, očíslovaných a zapečatených listov. Uvádza sa najskôr číslami, potom v zátvorkách slovami.
2. Pozícia povereného zamestnanca.
3. Podpis s dešifrovaním.

AT rôzne vzorky znenie sa môže líšiť. Nálepka spravidla odráža len informácie o počte listov a pozícii zamestnanca zodpovedného za časopis. Na konci je jeho podpis.

Dôležité! Nálepku je možné doplniť dátumom vytvorenia denníka a pečaťou organizácie (ak existuje).

Pri nalepovaní dbajte na to, aby uzol nite bol v strede nálepky. Konce potom presahujú čiaru papiera.

Príprava dokumentov pre firmvér

Prvým krokom je číslovanie. Pred pokračovaním s firmvérom dokumentov by ste mali zapísať čísla do pravého horného rohu. Toto usporiadanie čísel je diktované pravidlami kancelárskej práce.

Potom sú pripravené otvory pre stehy. obchodné dokumenty majú široké okraje. Pred blikaním, približne v strede týchto polí, sa urobia tri vpichy. Idú striktne vertikálne pozdĺž vertikálneho stredu listov. Krok je najmenej 3 cm.

Všetky listy by mali byť dierované na rovnakej úrovni. Na vytvorenie otvorov použite:

• dierkovač;
• šidlo;
• ihla.

Vďaka zachovaniu vzdialenosti od hraníc poľa po bliknutí nedochádza k nepríjemnostiam pri čítaní textu. Tiež nie je ťažké nájsť požadovanú stránku.

Ako sa robí firmvér

Ďalšia otázka- ako flashovať dokumenty s predvŕtanými otvormi? Ako nástroj sa berie šijacia ihla.

Pre silný šev budete potrebovať materiál, ako napríklad:

• bankový špagát;
• šijacie nite LSh-210.

Ak nie sú k dispozícii žiadne špecializované materiály na spájanie stránok, môžete ich nahradiť akoukoľvek silnou niťou. Ako príklad je vhodný kaprón. Môžete si tiež vziať jednoduchú niť na šitie, niekoľkokrát ju zložiť.

Aby bol šev pevný a odolný, odporúča sa stehy opakovať dvakrát. Netreba však niť príliš uťahovať. Pevný šev sťaží listovanie v časopise a nájdenie správnej formy.

Po dokončení firmvéru sa hroty uvoľnia cez stredný otvor posledného listu. Na upevnenie je niť zviazaná na uzol. V tomto prípade by malo zostať približne 5 cm koncov. Pre neporušenosť dokumentov je na uzle pripevnená nálepka, ktorá potvrdzuje, že časopis bol priviazaný.

Posledná fáza - pripevnenie nálepky

Je dôležité chrániť dokumenty zhromaždené v priečinku pred zabavením alebo stratou. Preto použite nálepku "Prešité a očíslované." Lepidlo sa nanáša na zadnú stranu listu. Potom je papier upevnený tak, že stred obdĺžnika padá priamo na uzol. Časť nití bude skrytá pod nálepkou. Konce by mali voľne visieť.

Ďalej musíte počkať, kým lepidlo zaschne. Riadok na to určený označuje počet dokumentov zahrnutých v tento časopis. Vyplnený formulár potvrdzuje vedúci organizácie alebo poverený zamestnanec. Nálepka odráža postavenie zamestnanca, jeho podpis a dátum certifikácie. Ak je k dispozícii, je pripevnená pečať podniku.

Hlavnou funkciou nálepky je potvrdiť integritu denníka a dokumentov v ňom obsiahnutých. Na ten istý účel je uzol naplnený lepidlom. Samotný štítok aj dokumenty sú opečiatkované pečaťou organizácie.

1. Prítomnosť zreteľného, ​​ľahko rozlíšiteľného podpisu.
2. Prítomnosť rovnakej pečate ako na dokumentoch organizácie.
3. Umiestnenie štítku priamo na uzle vlákna na opravu nedotknuteľnosti dokumentov.

Ak chcete rovnomerne zošiť všetky obliečky, odstráňte všetky cudzie predmety. Ak je stoh veľký, odporúča sa odoberať papiere v malých dávkach. Keď potrebujete zorganizovať niekoľko časopisov v jednom rôzne dokumenty, sú zoradené podľa dátumu podpisu.

V akých prípadoch sa vyžadujú šité dokumenty?

Vo väčšine prípadov sa vyžaduje firmvér pre správy odosielané do daňový úrad. V tomto prípade podpisuje iba vedúci organizácie a na nálepku sa vloží odtlačok jeho pečate. Ide o povinnú požiadavku daňovej služby.

Pokiaľ ide o individuálnych podnikateľov, pre nich je prítomnosť pečate otázkou voľby. Na nahliadnutie postačí vlastnoručný podpis podnikateľa. Po dokončení overovania sa na formuláre umiestni pečiatka.

Dôležité! Na overenie kópie viacstranového dokumentu je každý hárok označený pečiatkou „Kópia je správna“.

Ako už bolo uvedené, podpis a pečiatka musia byť čitateľné. Prevedenie pečiatky závisí od právnej formy. Štátne podniky môžu používať erbové pečate. Pre LLC a individuálnych podnikateľov legislatíva stanovuje ďalšie požiadavky.

Zhrnúť. Nálepka "Prešitá a očíslovaná" je vyrobená vo forme papierového obdĺžnika. Po ukončení firmvéru sa prilepí na uzol švu. Nite sú pokryté lepidlom, na vrchu je aplikovaná značka. Keď lepidlo zaschne, na hárku sa urobia potrebné poznámky.

​

Najprv sa uvedie počet hárkov uložených v denníku. Ďalej je uvedený podpis hlavy, jeho celé meno a podpis. V niektorých prípadoch to môže byť delegované na iného zodpovedného pracovníka. Na nálepke je aj pečiatka organizácie. Pri predkladaní dokumentov daňovému úradu je to povinná požiadavka pre LLC. V prípade individuálnych podnikateľov dostatok osobného podpisu. Ďalej si môžete stiahnuť bezplatnú vzorovú nálepku.

Každý štrukturálne členenie podniky, bez ohľadu na ich veľkosť, aspoň raz čelia potrebe archivovať dokumenty.

To sa stáva nevyhnutným pre archiváciu, ako aj pre niektoré právne postupy. Existuje niekoľko spôsobov vykonávania šitia. O nich sa bude diskutovať nižšie.

Lemovanie v tvare

Každý podnik počas roka vygeneruje určité množstvo dokumentov, z ktorých niektoré musia byť po uplynutí doby uchovávania uložené do archívu. Patria sem dokumenty, ktoré už boli vyhotovené, ako aj dokumenty týkajúce sa zamestnancov podniku. Podľa zaužívanej praxe sa prípady presúvajú do archívu rok po ich ukončení v kancelárskej práci.

Povinnosť previesť dokumenty je určená zamestnancom služby zodpovedným za správu dokumentov alebo je zverená sekretárke, účtovníkovi a inej zodpovednej osobe a je stanovená príslušným príkazom.

Okrem toho sú tu zapojení aj tajomníci oddelených divízií. Prirodzene, k prevodu prípadov dochádza až po ich konečnej registrácii.

Tento postup zahŕňa niekoľko krokov:

• Prípady sa kontrolujú na správne rozdelenie dokumentov do skupín;
• Podanie je hotové;
• Číslovanie strán je skontrolované;
• Vypracuje sa sprievodný nápis;
• Vykonáva sa interná inventarizácia;
• Oprava náležitostí na obálke. To znamená možnú zmenu názvu podniku, registračného indexu, ako aj opravu načasovania prevodu a nadpisov;
• Vykoná sa popis podanej veci.

Umožňuje čiastočnú registráciu prípadov, ktorých doba použiteľnosti nepresahuje 10 rokov.

Okrem toho je povolené:

1. Neorganizujte dokumenty;
2. Nerobte stránkovanie;
3. Vylúčte dizajn certifikačného nápisu;
4. Vylúčte prípady firmvéru.

Legislatíva o "šití"

Postačuje kancelárska práca a papierovanie zložité procesy. Nie je nezvyčajné, že dokumenty pripravené a odovzdané do archívu sa vrátia z dôvodu nesprávneho vyhotovenia. Preto vzniká úplne logická otázka, ako správne zošívať dokumentáciu? Odpoveď nájdete v metodické odporúčania o kancelárskej práci, ktoré sú stanovené nariadením Spolkového archívu z 23. decembra 2009 č.

>Postup podávania upravuje legislatíva. V tejto súvislosti sú uvedené odporúčania, ktoré by sa mali dodržiavať. Nesprávne zviazané dokumenty nemožno prijať do archívu na uloženie.

Archív akéhokoľvek podniku vám umožňuje ukladať dokumenty na určité časové obdobie. Potom uvedená dokumentácia v celkom určite odovzdané do archívu.

Zákon stanovuje veľmi špecifické lehoty, ktoré vám umožňujú uložiť nasledujúce dokumenty:

• Vo vzťahu k personálu, notárske zápisnice, obchodné knihy - 75 rokov;
• Doklady súvisiace s prevodom štátneho bytového fondu do osobného vlastníctva - 75 rokov;
• Patenty na vynálezy - 20 rokov;
• Investičná výstavba - 20 rokov;
• Projektová dokumentácia - 20 rokov;
• Vedecké práce - 15 rokov;
• Archívna dokumentácia podnikov spojených s poľnohospodárstvo- 5 rokov;
• Kino - a fotodokumentácia - 5 rokov;
• Video - a fotodokumentácia - 3 roky.

Pri likvidácii podniku sa dokumenty s neobmedzenou dobou uloženia prenesú do štátneho archívu. Okrem toho podliehajú prevodu aj dokumenty o zamestnancoch organizácie.

V prípade mimovládnych organizácií je potrebné poznamenať, že je pre ne zabezpečený osobitný režim vzťahov. Zákon im ukladá najmä uzatvoriť samostatnú zmluvu s Federálnou archívnou službou. Ak dôjde k oneskorenému uzavretiu zmluvy, archív bude povinný prijať iba tie dokumenty, ktoré súvisia s personálom podniku. Osud zvyšku dokumentácie, teda miesto jej uloženia, určí vedúci likvidačnej komisie.

Dokumenty na flashovanie

Podľa litery zákona je potrebné flashovať všetky dokumenty pozostávajúce z viac ako dvoch listov. To platí aj pre kópie zákonných dokumentov. Dokumenty, ktoré nie sú predmetom následného presunu do archívu, však nemusia byť flashované.

Prečo by to mohlo byť potrebné?

Hlavným faktorom vysvetľujúcim potrebu je možná ochrana dokumentov, napríklad pred odstránením alebo výmenou listov. V tomto ohľade sú prešité niťami, očíslované a zapečatené.

Podobná potreba vzniká v súvislosti s účtovníctvom, personálnymi dokladmi, ako aj účtovnými výkazmi a obzvlášť dôležitými zmluvami.

Okrem toho môže tento zoznam obsahovať notársky overené kópie a preklady. Zviazané dokumenty sa navyše ľahšie skladujú. Takto usporiadané prípady berú menej miesta. Zatiaľ čo viazanie závitov a tesnenie vám umožňujú potvrdiť integritu dokumentácie. Iné oficiálne metódy ešte neboli vynájdené.

Ako správne archivovať dokumenty

Po ukončení prípadu posledný krok je spojivo. Ide o odstránenie všetkých kovových predmetov (sponky, špendlíky). Dokumenty sa potom uvoľnia zo zakladača.

Ak sú dokumenty dokončené, je potrebné doplniť Prázdny list pre sprievodný titulok. Navyše na začiatku prípadu môžete dodatočne pripojiť listy pre interný inventár. Ak však už existujú vytlačené formuláre, môžete ich pridať.

Predpisy stanovujú limity na počet strán v každom prípade. Preto je dovolené dokončiť prípady až 250 listov. V prípade, že sa počas roka nazbieralo viac dokumentov, mali by byť rozdelené do samostatných zväzkov. Podľa štandardného postupu sa dokumenty ukladajú v pevnej väzbe.

Ak materiály puzdra obsahujú dokumenty rôznych formátov, je potrebné podať 4 vpichy. Toto sa robí s cieľom bezpečne upevniť dokumenty.

Pokiaľ ide o puzdrá, ktoré majú dlhú trvanlivosť, v tomto prípade môžu byť prešité spolu s krytom. Zatiaľ čo všeobecne akceptovaný postup zošívania dokumentov s konštantnými podmienkami úspory stanovuje, že zakladanie začína od listu, ktorý nasleduje po väzbe. Potom na prvý hárok musíte vložiť kartónové tesnenie a zablikať puzdro. Je to potrebné na ochranu závitov pred predčasným opotrebovaním.

Tu by sme nemali zabúdať, že puzdro bude v skutočnosti uložené navždy. Hlavná vec pri podávaní je kontrola hraníc, takže sa musíte uistiť, že vlákna nepresahujú text. Mal by byť dobre čitateľný aj po zošití.

Dokumenty s dobou použiteľnosti nie dlhšou ako 10 rokov môžu byť uložené bez firmvéru v zakladači.

V niektorých inštitúciách sa pre pohodlie používajú špeciálne brožúrovacie stroje. Táto metóda je však neprijateľná pre archiváciu.

Ďalším krokom v záležitostiach neobmedzeného skladovania je číslovanie. Zvyčajne sa to robí pre pohodlie pri práci s dokumentmi. Na číslovanie použite čiernu ceruzku alebo špeciálny stroj na číslovanie. Na vkladanie čísel je k dispozícii samostatné miesto, toto je pravý horný roh dokumentu.

Treba poznamenať, že číslovanie sa vyskytuje výlučne na prednej strane.Čísla by nemali bolieť hlavný text. Používanie farebných ceruziek je zakázané. Používanie atramentu tiež nie je povolené.

Keď je do puzdra vložený list väčší ako A4, potom je možné ho olemovať na jednom okraji a zložiť, potom musí byť očíslovaný ako 1 list. V prípade, že bola plachta zložená a potom olemovaná v strede, musí byť očíslovaná ako 2 listy. Ilustrované materiály je potrebné očíslovať na zadnej strane.

Na vkladanie čísel je k dispozícii samostatné miesto - to je ľavý horný roh dokumentu. V prípade zošívania obálok, ku ktorým sú priložené prílohy, takéto dokumenty podliehajú samočíslovaniu. Prílohy sú očíslované číslom, ktoré nasleduje za číslom na obálke. Ak potrebujete rozdeliť puzdro na samostatné zväzky, potom je každý z nich očíslovaný samostatne.

Dizajn krytu prebieha vo fáze založenia prípadu. Tu sa musíte riadiť odporúčaniami GOST 17914-72. Kryty puzdier na dlhodobé skladovanie ....

Preto vo fáze založenia samostatnej živnosti individuálne informácie sa predkladajú na záväzné najmä:

• Meno spoločnosti;
• názov samostatného pododdielu;
• Index kancelárskej práce;
• názov prípadu;
• Doba skladovania.

Puzdrá, ktoré by sa mali preniesť na neurčito, musia byť všité do pevného kartónového obalu, na ktorom je pripevnený chrbát. Výsledný priečinok nemôže byť hrubší ako 4 cm.

Archívna kniha má svoj štandard, ktorý nesmie presiahnuť 320 x 230 mm.

Na zjednodušenie postupu firmvéru môžete použiť archívne priečinky. Samostatnou možnosťou riešenia tohto problému sú viazacie stroje. Ako ďalšiu možnosť si môžete priniesť postup pri podávaní bankových pokladničných dokladov. Hrúbka priečinka tejto kategórie dokumentov môže dosiahnuť do 10 cm.

Takže pri analýze archívneho spracovania dokumentov môžeme dospieť k záveru, že najťažšou úlohou je postup vŕtania papierových blokov. Na pomoc tu však môžu prísť vysokovýkonné stroje na vŕtanie papiera.

Prípravné práce

Ak chcete dokumenty zošívať, musíte najprv zarovnať stoh papiera. Ale ak balenie obsahuje veľký počet dokumenty, pozostávajúce z malých listov, potom je potrebné položiť stoh tak, aby ho bolo možné rovnomerne upnúť svorkou. Ak chcete zarovnať príliš veľa dokumentov, napríklad až 1 000 listov, je rozumné použiť elektrický posúvač papiera.

Po položení dokumentov ich musíte dobre upevniť v svorke, potom môžete začať vŕtať celý blok. V tomto prípade môže byť počet otvorov 2–5 ks. Vŕtanie sa vykonáva pomocou bežnej elektrickej vŕtačky alebo špecializovaného piercingového zariadenia. Samostatné modely šitia sú vybavené mechanizmom, ktorý automaticky prevlečie niť cez vytvorené otvory. V prípade, že sa vŕtanie vykonáva pomocou vŕtačky, neponáhľajte sa s vyberaním dokumentov zo svorky, aby sa otvory nepohli.

Ručne navlečené

Foto: Ako správne šiť dokumenty niťami

Na otázku, ako správne zošívať dokumenty niťou, treba povedať, že na to musíte vziať obyčajnú ihlu, niť a stehové listy, ktoré majú iba 2 vpichy.

Po zošití dokumentu musíte zviazať konce nite na zadnej strane dokumentu a na výsledný uzol prilepiť malý kúsok papiera.

Potom sa urobí certifikačný nápis o tom, koľko listov dokument obsahuje, kým je certifikovaný. Tento postup sa robí tak, že nápis (tlač) prečnieva za okraje nálepky. Je potrebné pripomenúť, že strany podliehajú povinnému číslovaniu. Ako ukazuje prax, správne zošívanie dokumentov pomocou nite je jednoduché, ale, bohužiaľ, táto metóda má svoje obmedzenia. Viac ako 5 listov je dostatočne tvrdých na prepichnutie ihlou. Preto je v takýchto prípadoch lepšie použiť dierovač.

Dierkovač (šnurovanie)

Ako je uvedené vyššie, ak existuje viac ako 5 listov dokumentov, je lepšie použiť manuálne zošívačky. Viac najlepšie riešenie plechovkové zariadenia s elektrickým pohonom (elektrické dierovače). Na to sú na okrajoch dokumentu rovnomerne rozmiestnené 4 otvory, ale tak, aby bol text čitateľný.

Ďalej sa používa šnurovanie dokladov, pomocou ktorého sa doklady objednávajú a zabezpečuje sa aj kontrola ich bezpečnosti. Tieto pravidlá sa riadia rôznymi predpisov. Týmto spôsobom sa zošívajú zmluvy, notársky overené dokumenty, pokladničné knihy, bankové doklady. Tento zoznam obsahuje aj osobné spisy, registračné denníky, ako aj prísne formuláre hlásení.

Pozrite si video o tom, aké ľahké je šiť dokumenty pomocou dierovača:

Sprievodné nápisy

Po zošití a očíslovaní puzdra musíte vypracovať certifikačný nápis. V praxi sa to robí na samostatnom papieri, ktorý sa potom pripevní na zadnú stranu puzdra. V certifikačnom nápise je povinné uviesť počet očíslovaných listov.

Tieto informácie sú uvedené číslami aj slovami.

Je potrebné poznamenať, že pozícia zodpovednej osoby a dekódovanie podpisu by mali byť uvedené na sprievodnom nápise. Pripravený nápis je pripevnený kvalitným lepidlom. Zároveň je jeho funkciou aj fixácia uzla. Tak, aby konce nite boli voľné. To všetko je na konci zapečatené pečaťou, ktorej odtlačok by mal byť na nálepke a hárku.

Územie registrácie podnikateľského subjektu sa odráža v štatistickom kóde. Prečítajte si, čo je

Poistné IP je potrebné zaplatiť termíny. Dozvedieť sa viac

Aký relevantný je firmvér dokumentov v roku 2019?

Každá organizácia má svoj interný archív, ktorý zabezpečuje systematizáciu rôzne dokumenty. Patria sem účtovné evidencie, personálne príkazy a pod. Dokumentácia určená na následný prevod na sklad v štátny archív, musí bezpodmienečne prejsť prípravným postupom v súlade s existujúcou GOST.

A v roku 2019 povinný postup nikto nezrušil. Firmvér dokumentov teda nestratil svoj význam.

Napriek plošnému zavádzaniu nových technológií a presunu časti kancelárskej práce do elektronickej forme, vo väčšine štátnych podnikov zostáva hlavným nosičom papier. Najmä papier je obľúbený pri rôznych kontrolách a výkonné orgány: daň, dôchodkový fond, požiarna inšpekcia, súdy, finančné inštitúcie Preto by to mal vedieť každý podnikateľ správne zviazať dokumenty číslo a zaregistrovať ich. Firmvér sa zvyčajne vykonáva pomocou nite s ihlou, zošívačkou alebo špeciálnymi strojmi. Povieme vám viac o tom, ako správne šiť dokumenty a puzdrá.

Firmvér vlákna

Vlastne žiadny prísne pravidlá a neexistujú žiadne požiadavky na záväzné dokumenty. Existuje však GOST R 51141-98 „Kancelárska práca a archivácia“ a objednávka z Federálneho archívu z 23. decembra 2009 č. 76, ktorá dáva odporúčania týkajúce sa firmvéru viacstránkových dokumentov.

Správne dokumenty firmvéru ich ochránia pred zámenou

Ako robiť všetko správne? Budete potrebovať šidlo, cikánsku ihlu, silnú čiernu niť, kúsok papiera a lepidlo. Papiere sa zvyčajne šijú cez tri otvory - jeden sa urobí v strede listu asi 1,5-2 cm od okraja, druhý a tretí - po stranách existujúceho vo vzdialenosti 3-5 cm. vyrobené šidlom - ak nemáte dostatok sily na prepichnutie ihneď celého balenia, môžete ho rozdeliť na niekoľko častí. Nižšie uvádzame príklad, ako správne flashovať dokumenty s vláknami a fotografiou procesu.

Poznámka:ak máte vŕtačku alebo skrutkovač a vŕtačku, môžete jednoducho vyvŕtať balík papiera. Priemer vrtáka by mal byť približne 6-8 mm.

Firmvér balíka začína zozadu. Prevlečte niť cez ihlu a pretiahnite ju cez stredový otvor, pričom ponechajte „chvost“ 7-10 mm. Potom vložte ihlu do horného otvoru z prednej strany a vytiahnite niť dozadu.

Začneme od stredového otvoru, natiahneme sa cez vrch a zídeme dole

Ďalej musíte pretiahnuť ihlu cez spodný otvor, priviesť ju na prednú stranu a potom ju natiahnuť do stredu k existujúcemu „chvostu“. Teraz môžete niť odrezať a nechať aspoň 7 cm (ak potrebujete vytlačiť puzdro, nechajte okraj 15 centimetrov). Zviažte začiatok a koniec nití a na uzol nalepte malý kúsok čistého papiera. Ak ide o papiere s prísnou zodpovednosťou, potom sa „chvosty“ prilepia na posledný hárok papierovým štvorcom a naň sa umiestni pečať.

Uzol po prebliknutí dokumentov je zapečatený papierovým štvorčekom

Je povolené zošívať dokumenty niťoua dva otvory. Zvyčajne sa táto metóda praktizuje v prítomnosti dierovača. Schéma sa mierne zmení - ihla sa zasunie do spodného otvoru zozadu, nechá sa „chvost“ dlhý aspoň 7 cm, potom sa ihla a niť vrátia cez horný otvor. Ďalej odrežte niť tak, aby ste dostali druhý chvost dlhý 7-10 centimetrov a zviažte ho s prvým. Konce nite idú dole a na uzol sa prilepí obdĺžnikový kus papiera s rozmermi 2 x 7-8 cm.

Na bezpečné upevnenie obalu ho môžete tiež prešiť cez 4 prepichnutia. V tomto prípade je ihla navlečená z druhého otvoru, vložená do horného otvoru, opäť pretiahnutá cez druhý a privádzaná do tretieho a štvrtého otvoru. Šitie sa vykonáva na treťom otvore a celý pás nite je zapečatený papierom.

Poznámka:Na zošívanie dokumentov sa neodporúča používať obyčajnú niť, pretože je dosť krehká. Musíte ho buď niekoľkokrát preložiť, alebo použiť špeciálny nylonový špagát.

Niekedy sú dokumenty šité spolu s priehľadným rybárskym vlascom, ale podľa jeho vlastností je to horšie ako vlákno. Hlavná vec je, že všetky tri (štyri) otvory sú vyrobené vertikálne v jednej línii. Od širokého okraja listu zvyčajne ustupuje 1,5 cm Firmvér sa vždy spúšťa zozadu, aby uzly boli vzadu a nekazili vzhľad.

Nezabudnite uviesť počet strán a podpísať

Certifikácia dokumentov

Potom, čo sme sa naučili správne spojiť dokumenty naučme sa ich vyplniť. Na tento účel sú listy očíslované. Chvosty sú zapečatené malým papierovým obdĺžnikom, na ktorý je perom napísané: "Prešité, očíslované, zapečatené a podpísané." Ďalej je uvedený počet listov v digitálnej a abecednej forme, je umiestnená pečať, maľba a iniciály. Je potrebné to urobiť tak, aby časť podpisu a pečate bola ako na nalepenom obdĺžniku, tak aj na posledný list. Deje sa to tak, že ak niekto prestrihne vlákno, bude to okamžite viditeľné. Zvyčajne sa uvádza aj dátum firmvéru a certifikácie v digitálnej forme.