როგორც ჩანს, რატომ ამაგრებთ დოკუმენტებს საერთოდ, როცა შეგიძლიათ მათი დამაგრება, ქაღალდის სამაგრი, დაკეცვა ფაილში ან თუნდაც ჩასმა, რომ აღარაფერი ვთქვათ ფურცლების ელექტრონულად გადაცემაზე? თუმცა, ბევრი ადგილია, სადაც ძაფით ნაკერი ფურცლების ტარება მოგიწევთ: საგადასახადო სამსახურში, არქივში, სასამართლოში და ა.შ. ეს აუცილებელია უსაფრთხოების დონის ასამაღლებლად: ყოველივე ამის შემდეგ, შეუძლებელია ფურცლის გონივრულად შეცვლა სწორად შეკერილ დოკუმენტებზე. ამის გადამოწმება მარტივად შეიძლება, უბრალოდ შეკრული დოკუმენტების დათვალიერებით.

როგორც ჩანს, ყველაფერი საკმაოდ მარტივია: აანთეთ ფურცლები და დაადასტურეთ ისინი. მაგრამ არის ერთი სირთულე, რომელიც ხშირად აბნევს კლერკებს - ეს არის ნაკლებობა ერთი წესინაკერი. ამავდროულად, საგადასახადო სამსახურს ან არქივს უფლება აქვს დააბრუნოს არასწორად დამაგრებული დოკუმენტები, რამაც შეიძლება მნიშვნელოვნად შეაფერხოს ისედაც ნელი პროცედურები. თუმცა, არ დაიდარდოთ: არსებობს რამდენიმე GOST, რომლის მიხედვითაც ეს პროცესი უნდა შესრულდეს.

რა GOST-ები და სტანდარტები უნდა იქნას გათვალისწინებული

ფოტო გვიჩვენებს, თუ როგორ უნდა დაამაგროთ დოკუმენტაცია 3 ხვრელის მეშვეობით

როგორც უკვე აღვნიშნეთ, მთავარი სირთულე არის ნაკლებობა საერთო სტანდარტი. თუმცა იქ ძირითადი წესებიგარანტიები, რომლებიც მოქმედებს უმეტეს შემთხვევაში A4 დოკუმენტებისთვის. მათ შესახებ შეგიძლიათ გაიგოთ მეთოდოლოგიური რეკომენდაციებისაოფისე მუშაობის ინსტრუქციების შემუშავებაზე ფედერალური ორგანოები აღმასრულებელი ხელისუფლება, დამტკიცებული ფედერალური არქივის 2009 წლის 23 დეკემბრის No76 ბრძანებით და GOST R 51141-98 "საოფისე სამუშაოები და არქივირება".

თუ თქვენ გჭირდებათ შპს-ს დარეგისტრირება, მოგერიდებათ შეისწავლოთ "მოთხოვნები დოკუმენტების შესრულებისთვის, რომლებიც გამოიყენება სახელმწიფო რეგისტრაციაიურიდიული პირები და პირებიროგორც ინდივიდუალური მეწარმეები” 26.02.2004 N-110 და ”სახელმწიფო რეგისტრაციისათვის გამოყენებული დოკუმენტაციის ფორმების შევსების წესის მეთოდოლოგიური განმარტებები. იურიდიული პირი» (მუხლი 1, პუნქტი 3). უნდა აღინიშნოს, რომ რეკომენდაციების უმეტესობა დოკუმენტებისთვის, რომლებიც ინახება ათ წელზე მეტი ხნის განმავლობაში.

თუმცა, თუ ზემოაღნიშნული ინფორმაციის სისწორეში ეჭვი გეპარებათ, სჯობს, ყველა დახვეწილობა წინასწარ განვმარტოთ ადგილზე. ზოგჯერ საჭიროა თითოეული ფურცლის ან ნომრის ფურცლების ან გვერდების დამოწმება. ასევე ღირს ამის გახსენება ყველა დოკუმენტი, რომელიც შედგება ერთზე მეტი ფურცლისგან, ექვემდებარება firmware-ს.

საფარის დიზაინი

ყდა აუცილებელია დოკუმენტის საუკეთესოდ შესანარჩუნებლად. ეს არის ორი სახის: ნორმალური და გრძელვადიანი შენახვა. პირველი არის თხელი მუყაო, მეორე დამზადებულია უფრო მკვრივი, მყარი. ამავდროულად, სახელმწიფო შესანახად გადაცემული დოკუმენტებისთვის, გადასაფარებლად გამოყენებული უნდა იყოს მხოლოდ მჟავე მუყაო.

A4 ფორმატის ფურცლებისგან შემდგარი დოკუმენტის შესაკერად გამოიყენება ყდის ზომა 22,9 x 32,4 სმ, ე.ი. ოდნავ უფრო დიდი ვიდრე თავად ფურცელი.

თუ საქმეში ჩაკერებულ ფურცლებს აქვს არასტანდარტული ზომა, მაშინ საფარს უნდა ჰქონდეს შესაბამისი ზომები გვერდებზე შეღავათების გარეშე. მეტი სიმტკიცისთვის, გარდა ამისა, წინ და უკან იკერება მუყაოს თხელი ზოლები, რომლებშიც თოკი უნდა გაიაროს. ამავდროულად, არსებობს სპეციალური რეგულაციები თუნდაც წებოსთვის: არა პასტები, მხოლოდ საკანცელარიო ან სილიკატური ვარიანტები.

თუ ჯერ არ დაარეგისტრირეთ ორგანიზაცია, მაშინ უადვილესიგააკეთე ეს ონლაინ სერვისები, რომელიც დაგეხმარებათ შექმნათ ყველა საჭირო დოკუმენტი უფასოდ: თუ უკვე გაქვთ ორგანიზაცია და ფიქრობთ როგორ გაამარტივოთ და ავტომატიზოთ აღრიცხვა და ანგარიშგება, მაშინ შემდეგი ონლაინ სერვისები მოდიან სამაშველოში, რომელიც მთლიანად ჩაანაცვლებს ბუღალტერს. თქვენს საწარმოში და დაზოგეთ ბევრი ფული და დრო. ყველა ანგარიში გენერირდება ავტომატურად, ხელმოწერილია ელექტრონული ხელმოწერით და ავტომატურად იგზავნება ონლაინ. ეს იდეალურია ინდივიდუალური მეწარმისთვის ან შპს-სთვის გამარტივებულ საგადასახადო სისტემაზე, UTII, PSN, TS, OSNO.
ყველაფერი ხდება რამდენიმე დაწკაპუნებით, რიგებისა და სტრესის გარეშე. სცადეთ და გაგიკვირდებათრა ადვილი გახდა!

პაგირება

იმისათვის, რომ ფურცლები არ აირია და დაიკარგოს, დოკუმენტი ინომრება. Ეს არის მთავარი ნაწილინაკერი, რომელსაც აქვს საკუთარი მახასიათებლები და წესები:

• სანამ ნომრების ჩამოწერას დაიწყებთ, თქვენ უნდა ამოიღოთ ყველა ცარიელი ფურცელი ქეისიდან და განზე გადადოთ ინვენტარი - ნუმერაციაში არ ჩანს. შემდეგ დაალაგეთ ქვედოკუმენტები თარიღების ან სხვა კრიტერიუმების მიხედვით, როგორიცაა ქვეყანა ან ანბანი. გამონაკლისია ტენდერები: მათთვის ფირმები თავად მიუთითებენ ადგილს.
• შემდეგი, თქვენ გჭირდებათ მარტივი ფანქარი. მარტივ ფურცლებში ნუმერაცია იწერება ზედა მარჯვენა კუთხეში; შეკერილ რუკებში, ფოტოსურათებში, ნახატებში და ასე შემდეგ - პირიქით, მარცხნივ ზედა კუთხეზურგზე. დიდი ფორმატის ფურცლები მოთავსებულია ზედა მარჯვენა წინა მხარეს. მაშინაც კი, თუ რუკა შედგება რამდენიმე ფურცლისგან, რომლებიც ერთშია ჩასმული, ის არის ერთი ფურცელი დოკუმენტში. ამასთან, მის ზურგზე ფურცლების რაოდენობა აწერია: „ფურცელი No xxx - xxx ფურცლების წებოვანი დიაგრამა“. ეს ასევე ეხება ფურცელზე მჭიდროდ დამაგრებულ ფოტოებს, დიაგრამებსა და ამონაკვეთებს: „ფურცელ No. xxx-ზე xxx ამონაჭრები და xxx ფოტოები დატანილია უკანა მხარეს აღწერილობის მიხედვით“. თუ ასეთი ჩანართები მხოლოდ ერთი კუთხიდან არის წებოვანი, მაშინ ისინი ცალკე ფურცლებია და ცალკე ინომრება.
• დაუყოვნებლივ უნდა აღინიშნოს დიდი ფორმატის პროგრამული უზრუნველყოფის მახასიათებლები: დაკეცეთ ფურცელი საჭირო ფორმატზე, მიამაგრეთ იგი დოკუმენტებზე და ნახეთ, სად წავა ძაფი. სწორედ იქ უნდა გაანათო და სხვაგან არსად.
• თუ ფაილის შიგნით არის დოკუმენტი საკუთარი ნუმერაციით (ბროშურა, ჟურნალები, გაზეთები), მაშინ ის შეიძლება დარჩეს უცვლელი მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ ნომრები ემთხვევა ზოგადს. წინააღმდეგ შემთხვევაში, დოკუმენტი ექვემდებარება ხელახლა ნუმერაციას მასში ჩართვით საერთო სია. თუ კონვერტი მასალებით იყო ჩაკერებული საქმეში, მასალები ცალკე უნდა იყოს დანომრილი, დადეთ კონვერტზე სასურველი ნომერიდა გააკეთეთ დანართის ცალკე ინვენტარიზაცია. ცალ-ცალკე ინომრება ერთი საქმის ტომები ან ნაწილები.
• თუ ნუმერაციისას შეცდომას დაუშვებთ, საჭიროა ზედმიწევნით გადაკვეთოთ რიცხვები ხაზებით და დააყენოთ ისინი ერთმანეთის გვერდით. სასურველი ნომერი. პარალელურად დგება ახალი დამადასტურებელი წარწერა. თუ ძალიან ბევრი შეცდომაა, ფაილის ხელახალი ნომერი ხდება, ძველი სასერთიფიკატო წარწერა გადახაზულია და კეთდება ახალი. თუ ფაილს დაემატება ახალი ფურცლები, დოკუმენტი სრულად გადაინომრება. AT გამონაკლისი შემთხვევებიშეგიძლიათ დაუშვათ ასოების გამოყენება რიცხვების ნაცვლად: 1, 2, 2a, 2b, 3.

ნომრების დამაგრების შემდეგ დგება დამადასტურებელი წარწერა. ის შეიცავს ინფორმაციას ყუთში შეკერილი ყველა ფურცლის შესახებ: სულკონკრეტულად რაშია შეკერილი (ბარათები, ფოტოები, ამონაჭრები), რა მდგომარეობაში არიან (დახეული, ბევრი ბლატი), რა ფურცლის ნომრები აკლია, რა დღიდან დაიწყო ნუმერაცია. აუცილებლად დადეთ ხელმოწერა, ტრანსკრიპტი, პოზიცია, თარიღი, ფურცლის ფორმატი.

დოკუმენტის აღწერა

ინვენტარი აუცილებელია ხელმისაწვდომი ფურცლების, მათი ადგილმდებარეობისა და კონფიგურაციის საკონტროლო შედარებისთვის. ის არ არის დანომრილი და გამოიყენება პირველ ფურცლამდე. ის უნდა შეიცავდეს შემდეგ ინფორმაციას: კომპანია, ქალაქი, თარიღი, თანამდებობა და სერტიფიკატორის სრული სახელი. თავად ინვენტარი შეიძლება წარმოდგენილი იყოს ცხრილის სახით, სადაც მითითებულია თანდართული დოკუმენტის შედგენის თარიღი, მისი სახელწოდება, რომელ ფურცლებს აფიქსირებს და მათი საერთო რაოდენობა.

დოკუმენტს ყოველთვის უნდა ახლდეს ზოგადი აღწერა. გარდა ამისა, საქმის შიგნით შეიძლება იყოს ინვენტარი შედგენილი ცალკე ფურცლებზე ან თანდართულ კონვერტზე.

დოკუმენტის დამოწმება

სერთიფიკატი გვირგვინდება საქმის დამაგრების მთელ პროცესს, თუ არ არის საჭირო თითოეული ფურცლის ცალკე დამოწმება. დამოწმება არის უფლებამოსილი პირის ხელმოწერა, რომელიც პასუხისმგებელი იქნება საგადასახადო, საარქივო ან სხვა ორგანოებისთვის ყველა შეკრული დოკუმენტის გადაცემაზე. იგი მოთავსებულია ბოლო ფურცლის უკანა მხარეს.

როგორ მუშაობს firmware ზოგადად? დაგჭირდებათ ხვრელი, ძაფი, სტიკერი დამამშვიდებლად, ასევე მკაცრი ძაფი, ლენტი, ჩვეულებრივი ძაფი ან მსგავსი რამ. უმჯობესია გამოიყენოთ პირველი ვარიანტი - ის საკმარისად ძლიერია და არ იშლება. სერთიფიკატის სტიკერი არის თხელი ქაღალდი, რომელზეც დაბეჭდილია შემდეგი ტექსტი:

შეკერილი, დანომრილი, ხელმოწერილი

და დალუქეთ _______ (_____) ფურცელი ___

აღმასრულებელი დირექტორი

OOO "______"

ᲡᲠᲣᲚᲘ ᲡᲐᲮᲔᲚᲘ"

თავად პროცედურა ასე გამოიყურება:

1. ფურცლების აღების შემდეგ ჩადეთ ხვრელში და გააკეთეთ ორი ან მეტი ნახვრეტი ერთ ადგილას. თუ ფურცლების რაოდენობა მცირეა, შეგიძლიათ გახვრეტოთ ისინი ნემსით ან ბუზით, მაგრამ ფრთხილად უნდა იყოთ, რომ ქაღალდი არ დაგლეჯოთ. გაიყვანეთ ძაფი ორივე ხვრელში ისე, რომ მისი ცენტრი გარეთ იყოს და კუდები უკან დაეცეს. მეტი სიმტკიცისთვის ძაფი ორჯერ უნდა გადახვიოთ.
2. კუდები შეახვიეთ კვანძად, მოჭერით ზედმეტი ძაფი (კუდების სიგრძე არ უნდა აღემატებოდეს ექვს სანტიმეტრს) და მომზადებული ქაღალდი ზემოდან ისე დააწებეთ, რომ კვანძი დაიფაროს, მაგრამ მთლიანად არ დაიმალოს. თუ დოკუმენტი ინახება ათ წელზე მეტი ხნის განმავლობაში, სტიკერი დამზადებულია პაპირუსის ქაღალდისგან.
3. წებოს გაშრობის შემდეგ სტიკერზე იბეჭდება ბეჭედი და ხელს აწერს მითითებული პირი, ხოლო ისინი არ უნდა გასცდეს ქაღალდის კიდეებს. ზოგჯერ შეიძლება საჭირო გახდეს ინფორმაციის შემდგომი დაცვა წებოთი. ზოგიერთ შემთხვევაში, თითოეულ ფურცელს სთხოვენ სერტიფიცირებას. ამ შემთხვევაში ბოლოში იდება უკანა მხარეს მითითებული უფლებამოსილი პირის ხელმოწერა.

ნაკერი 3 და 4 ნახვრეტზე

ჯვარედინი კავშირის მთელი პროცესი მოკლედ იყო აღწერილი ზემოთ. ამავდროულად, გამოირჩევა დამაგრების რამდენიმე ვარიანტი: სამი და ოთხი ხვრელისთვის. მათ ზოგადი პრინციპიიგივე რჩება, მხოლოდ დეტალები განსხვავდება:

• ქეისის სამ ნახვრეტად შესაკერად ფურცლები სამჯერ უნდა გატეხოთ და ძაფი სწორად გამკაცრდეს. ხვრელებს შორის მანძილი არ უნდა აღემატებოდეს სამ სანტიმეტრს. გადააბრუნეთ საქმე და გაიარეთ ძაფი შუა ხვრელში (წვერი პირველი ფურცლიდან უნდა გამოვიდეს). შემდეგ გაიარეთ ძაფი ზედა ხვრელში, შემდეგ ქვედა ხვრელში და ბოლოს შუა ხვრელში. ძაფის ორივე ბოლო ამოიჭრება კორპუსის უკან, შეგიძლიათ უსაფრთხოდ მიამაგროთ კვანძი და მიამაგროთ ქაღალდის ნაჭერი.
• თითქმის ანალოგიურად ხდება ოთხ ხვრელად ნაკერი, მათ შორის მანძილი დაახლოებით ერთი და ნახევარი სანტიმეტრია. გადააბრუნეთ დოკუმენტი და გადაიტანეთ ძაფი ზემოდან მეორე ხვრელში, შემდეგ გადაიტანეთ ქვედა ხვრელში. შემდეგ გააკეთეთ გველი: მეორე ხვრელი ქვემოდან - ზედა ხვრელი პირველი ფურცლიდან - მეორე ხვრელი ზემოდან, საიდანაც ყველაფერი დაიწყო. მიამაგრეთ ძაფი კვანძში, წებოთი პერგამენტის ქაღალდი და მოაწერეთ ხელი დოკუმენტების წარდგენისას.

ზოგიერთ შემთხვევაში შესაძლებელია ხუთი ხვრელების firmware, მაშინ როდესაც პრინციპი საერთოდ არ იცვლება.

ეს პროცესი ეტაპობრივად აღწერილია შემდეგ ვიდეოში:

რატომ გჭირდებათ დოკუმენტაციის შეკვრა

ყველას შეიძლება დასჭირდეს დოკუმენტების დამაგრების უნარი: დოკუმენტები იკერება ბიზნესის გახსნისთვის, ტენდერში მონაწილეობის მისაღებად, არქივში ან სასამართლოში დოკუმენტების წარდგენისას, ბუღალტრული ანგარიშების ან პერსონალის დოკუმენტების გადაცემისას. ამავდროულად, თქვენ უნდა დაამაგროთ არა მხოლოდ ორიგინალები, არამედ ასლებიც მნიშვნელოვანი დოკუმენტები, რომლის გადაცემა მოთხოვნის ადგილზე შეუძლებელია.

ყველაზე ხშირად, თქვენ უნდა შეაკეროთ ნაღდი ფული და ბუღალტერია, ისევე როგორც მრავალი ბიზნეს დოკუმენტი: ბიზნეს წიგნები, დიზაინი და საგადასახადო დოკუმენტები, სანოტარო საქმეები. ზოგიერთ მათგანს აქვს სპეციალური firmware მოთხოვნები, რომლებიც წინასწარ უნდა იცოდეთ. სააღრიცხვო დოკუმენტები იკერება ხუთ ნახვრეტში, საგადასახადო და საარქივო დოკუმენტები იკერება სამი ნახვრეტით, ფულადი დოკუმენტები ხშირად იკერება ზედა მარცხენა კუთხით.

ზოგადი წესების მიუხედავად, ზოგიერთ ხელისუფლებას აქვს საკუთარი გამორჩეული მახასიათებლები, რომლის შესახებაც ჯობია წინასწარ განვმარტო, რომ მოგვიანებით ყველაფრის გამოსწორება არ მოგიწიოს. და გახსოვდეთ მნიშვნელოვანი ფაქტი: მხოლოდ ამ უფლებების მქონე თანამშრომელს შეუძლია დოკუმენტების შეკერვა.

დოკუმენტების სისტემატიზაციისთვის საჭიროა სწორად გაცემა. მთავარი მოთხოვნა მცირდება შენახვის მოხერხებულობაზე და დოკუმენტაციის უსაფრთხოების უზრუნველსაყოფად, რაც მიიღწევა ძაფებით შეკვრით.

ძვირფასო მკითხველებო! სტატიაში საუბარია ტიპურ გადაწყვეტილებებზე სამართლებრივი საკითხებიმაგრამ თითოეული შემთხვევა ინდივიდუალურია. თუ გინდა იცოდე როგორ ზუსტად მოაგვარეთ თქვენი პრობლემა- დაუკავშირდით კონსულტანტს:

განაცხადები და ზარები მიიღება 24/7 და კვირაში 7 დღე.

სწრაფია და ᲣᲤᲐᲡᲝᲓ!

როგორ დავაფიქსიროთ დოკუმენტები 2019 წელს? დოკუმენტების სხვადასხვა ორგანოში წარდგენამდე ან საარქივო საცავში გადატანამდე აუცილებელია ფურცლების სწორად დამაგრება.

ამისათვის ქაღალდი იკერება ძაფებით. ამ ფორმით, დოკუმენტები დაცულია დაკარგვისა და ჩანაცვლებისგან. მაგრამ როგორ სწორად შევკეროთ დოკუმენტაცია ძაფებით?

რაც თქვენ უნდა იცოდეთ

დოკუმენტების შენახვა, დამუშავება და სხვადასხვა ორგანოებისთვის წარდგენა საჭიროებს დოკუმენტაციას.

ყველაზე ხშირად, პროგრამული უზრუნველყოფის საჭიროება წარმოიქმნება სარეგისტრაციო ან მარეგულირებელ ორგანოებში დოკუმენტაციის წარდგენისას.

სტეპლინგი დოკუმენტების მომზადების პროცესის განუყოფელი ნაწილია, ინფორმაციის სიზუსტის შემოწმებასთან და შევსების თანმიმდევრობის დაცვასთან ერთად.

სტეპლინგი ყველაზე საიმედო გზაა დოკუმენტების ნაწილის დაკარგვის თავიდან ასაცილებლად. სწორად შეკერილი დოკუმენტების გაყალბება და შეცვლა შეუძლებელია.

მაგრამ ისეთი მარტივი პროცესი, როგორიცაა ფურცლების მოციმციმე ოფიციალურ დოკუმენტაციასთან დაკავშირებით, მკაცრად რეგულირებული პროცესია.

ანუ, ფურცლებს უბრალოდ ძაფებით ვერ დაამაგრებ, უნდა დააკვირდე გარკვეული წესებიდიზაინი.

განმარტებები

დოკუმენტების შეკერვა ნიშნავს იმას, რომ დოკუმენტები იკვრება ერთად შესაბამისი თანმიმდევრობით.

არასწორმა სტეპლირებამ შეიძლება გამოიწვიოს დოკუმენტების დაშლა და ფურცლების შემდგომი დაკარგვა ან შეცვლა.

ასეთ ვითარებაში თითქმის შეუძლებელია იმის მტკიცება, რომ დოკუმენტები წესრიგში იყო. დოკუმენტების მნიშვნელობიდან გამომდინარე, შედეგები შეიძლება იყოს ნამდვილი კატასტროფა.

დოკუმენტების შეკერვისთვის გამოიყენება სტეპლერი, სპეციალური მოწყობილობა ან ძაფები. მაგრამ ძაფის დამაგრება კვლავ ყველაზე საიმედოა, რადგან ამ შემთხვევაში შეუძლებელი იქნება ცალკეული ფურცლების შეცვლა.

მაგრამ დოკუმენტების ციმციმისას, თქვენ უნდა გააკეთოთ ეს სწორად. არასწორად დამაგრებულ დოკუმენტაციას არ მიიღებენ სახელმწიფო უწყებები.

ზოგიერთი ფირმა სპეციალიზირებულია დოკუმენტების პროგრამული უზრუნველყოფის შეთავაზებაში ყველა წესის მიხედვით.

მაგრამ, სინამდვილეში, ეს მარტივი საკითხია. თუ იცით ფურცლების სწორად შეკერვა, შეგიძლიათ ეს სამუშაო თავად გააკეთოთ.

რა არის ამის მიზანი

თავად firmware პროცედურის მნიშვნელობა მდგომარეობს ქაღალდების უსაფრთხო დამაგრებაში. დოკუმენტები დაცულია შემთხვევითი დაკარგვისგან და არ შეიძლება ერთი ფურცლის შეუმჩნევლად ამოღება დანომრილი ფურცლების დასტადან.

პროგრამული უზრუნველყოფის უპირატესობა ასევე დაზოგვის მოხერხებულობაშია. ნაკერი ქეისები საკმაოდ კომპაქტურია, მცირე ადგილს იკავებს და უფრო ადვილია ორგანიზება.

ზოგიერთ დოკუმენტს აქვს ძალიან გრძელი საარქივო ვადა. დამაგრებული ფურცლები ინახება სათანადო ფორმით, საჭიროების შემთხვევაში, თქვენ შეგიძლიათ მარტივად იპოვოთ საჭირო დოკუმენტაცია.

დოკუმენტაციის დაცვა მნიშვნელოვანია არა მხოლოდ სახელმწიფო უწყებებისთვის, არამედ კერძო მეწარმეებისთვისაც. თუმცა ამ შემთხვევაში ბიზნესის რეგისტრაციის საკითხები შეიძლება გადაწყდეს ორგანიზაციის შიგნით.

რაც შეეხება სამთავრობო უწყებებში საბუთების მიწოდებას, ხშირად ქაღალდების არასწორი შეკერვა იწვევს მათ მიღებაზე უარს.

სამართლებრივი რეგულირება

რატომღაც სპეციალური რეგულაციებიდოკუმენტების firmware არ არის რეგულირებული. მაგრამ ეს არ ნიშნავს იმას, რომ თქვენ შეგიძლიათ შეაკეროთ დოკუმენტები შემთხვევით.

პროცესი მიმდინარეობს მნიშვნელოვანი დოკუმენტაციის დამუშავებასთან დაკავშირებით არსებული მოთხოვნების შესაბამისად.

საჭირო მითითებები შეიცავს შემდეგ დებულებებს:

როგორ დავაკეროთ დოკუმენტები ძაფით

სანამ დოკუმენტების დამაგრებას დაიწყებთ, თქვენ უნდა მოამზადოთ ისინი. ამისათვის ყველა ნაშრომი დალაგებულია თარიღის მიხედვით. გარდა ამისა, თანმიმდევრობის შესაბამისად, დოკუმენტები ემატება და თითოეული ცალკეული ფურცელი ინომრება.

ნუმერაციისთვის გამოიყენება არაბული ციფრები. ნომერი მიმაგრებულია ფურცლის მარჯვენა მხარეს. ამ შემთხვევაში ნუმერაცია იწყება 1 ნომრიდან, მაგრამ შეკრული დოკუმენტები მხედველობაში არ მიიღება.

დოკუმენტების გარეგანი ზემოქმედებისგან დასაცავად გამოიყენება სპეციალური მუყაოს ყდა "Delo", რომელიც გამოდის სხვადასხვა ზომისა და ხარისხის.

სტანდარტული დოკუმენტების სტეპლირებისას გამოიყენება ტიპიური A4 ბაინდერი. კონვერტები ასევე ექვემდებარება ნუმერაციას დოკუმენტაციაში.

ამ შემთხვევაში ნომერი ჯერ კონვერტზე იდება და მხოლოდ ამის შემდეგ ინომრება მასში შენახული ფოტოები და ფურცლები.

თუ ნუმერაციის პროცესში დაშვებული იყო შეცდომა, მაშინ არასწორი მნიშვნელობა გადაიკვეთება ერთი ხაზით და შემდეგ ნუმერაცია გრძელდება.

ფურცელი გადახაზული შეცდომის არსებობით დამოწმებულია წარწერით „შესწორებულია რწმენით“, ხელმოწერითა და ბეჭდით.

კონკრეტულად რა გჭირდება

Firmware ექვემდებარება ყველაზე მეტად განსხვავებული ტიპებიდოკუმენტები - საბუღალტრო, საგადასახადო, ნორმატიული, საანგარიშგებო და ა.შ.

ზოგადი პროგრამული უზრუნველყოფის შეკვეთა სტანდარტულია, მიუხედავად იმისა, რომ სხვადასხვა მეთოდებინაკერი. მაგრამ იმისთვის გარკვეული ტიპებიდოკუმენტაცია, არის გარკვეული მახასიათებლები.

საბუღალტრო დოკუმენტები შეკერილია როგორც ჩვეულებრივი დოკუმენტები. მაგრამ არის ერთი გაფრთხილება - პროგრამული უზრუნველყოფის დროს კეთდება ხუთი ხვრელი, რადგან ყველაფერი საკმაოდ მოცულობითი გამოდის.

უფრო მეტიც, დოკუმენტების შეკერვის უფლება აქვს მხოლოდ უფლებამოსილ თანამშრომელს, ძირითადად ბუღალტერს, რომელიც ახორციელებს ბიზნესს.

საბუღალტრო დოკუმენტაციაზე ნუმერაცია დატანილია ფანქრით. უნდა შედგეს საქმეში არსებული ყველა დოკუმენტის ინვენტარიზაცია.

არქივისთვის დოკუმენტების მომზადებისას საჭიროა შემდეგი:

1. ყველა დოკუმენტის სისტემატიზაცია.
2. ნუმერაცია.
3. ყველა ქაღალდის ჩაყრა საერთო საქაღალდეში, მისი დანიშნულებიდან გამომდინარე.
4. აღწერილობის შექმნა.
5. ნაკერიანი საქაღალდის საფარის დიზაინი.

ეს პროცედურა გათვალისწინებულია დოკუმენტების არქივისას, რომელთა შენახვის ვადა 25 წელი ან მეტია.

ქაღალდები, რომელთა შენახვის ვადა 10 წლამდეა, არ შეიძლება ფაილში დანომრილი და ბაინდერის საქაღალდეში შენახვა, მაგრამ ძაფების შეკვრა მაინც უფრო საიმედოა.

საარქივო დოკუმენტებისთვის მნიშვნელოვანია ყდის სწორად მოწყობა. მუყაოს ყდაზე წერია:

• დაწესებულების დასახელება;
• ქვედანაყოფი;
• შენახვის ვადა;
• საქმის დასახელება და თემა.

საგადასახადო დოკუმენტების მომზადებისას, ასევე არის დახვეწილობა. ასე რომ, საბუთები ინდივიდუალური მეწარმის ან იურიდიული პირის რეგისტრაციისთვის, საგადასახადო მონაცემებში ცვლილებების შესატანად, დოკუმენტები იკერება ნოტარიუსის თანდასწრებით.

ეს უზრუნველყოფს, რომ ხელმოწერის დამოწმების შემდეგ, დოკუმენტების შემადგენლობაში შესწორებები არ მომხდარა.

2013 წლის ივლისიდან საგადასახადო დეკლარაციის წარდგენა შესაძლებელია ციმციმის გარეშე. მეწარმეებს შეუძლიათ თავად აირჩიონ - დაამაგრონ ქაღალდები ან გადასცენ ისინი დამაგრებულ ფორმაში.

Პროცედურა

დოკუმენტების ციმციმისას დაიცავით სტანდარტული პროცედურა:

აღჭურვილობა	დაალაგეთ დოკუმენტები არაუმეტეს 250 ფურცლის პაკეტებად, არაუმეტეს 4 სმ სისქით ყოველი პაკეტის დასაწყისში მოათავსეთ ფურცელი შიდა ინვენტარისთვის დაამატეთ ცარიელი ფურცელი თითოეულ ბლოკს თანმხლები წარწერისთვის
ნუმერაცია	გამოიყენეთ სპეციალური ნუმერაციის ხელსაწყო ან შავი ფანქარი, რათა მოათავსოთ გვერდის ნომრები წინა მხარის ზედა მარჯვენა კუთხეში შუაში ჩასმული ფურცელი უნდა იყოს დანომრილი ორ ფურცლად ფურცლის უკანა მხარეს დანომრილი ილუსტრაციები
ტრენინგი	გააკეთეთ ინვენტარი ჩასვით მზა ინვენტარი ყდაზე ან ძირზე სხვა დოკუმენტებთან ერთად მოამზადეთ მასალები დასამაგრებლად (კაპრონი ან უხეში ძაფები, საკანცელარიო წებო, ბუზი, მუყაო)
Საფარი	დოკუმენტების გრძელვადიანი შენახვისთვის არჩეულია მყარი მუყაო (ფორმატი დამოკიდებულია შესატანი ფურცლების ფორმაზე) გარეკანზე მიუთითეთ ინფორმაცია ორგანიზაციის შესახებ, დოკუმენტების ტიპი, შენახვის ვადა, ფურცლების რაოდენობა და შეტანის თარიღი
ხვრელის დარტყმა	ხვრელები კეთდება ბუჩქით ან ჩვეულებრივი ხვრელით ხვრელების ადგილი - კიდეებში მარცხნივ 1,5-2 სმ კიდედან ჩაღრმავებით, მიმდებარე პუნქციებს შორის მანძილი დაახლოებით 3 სმ და მკაცრად ვერტიკალურად.
პროგრამული უზრუნველყოფა	გრძელვადიანი შენახვის დოკუმენტები იკერება საფარით ჩვეულებრივი ფურცლები ივსება ფურცლიდან სავალდებულოს შემდეგ ფურცლები იკერება ორჯერ

ორ ხვრელში

ყველაზე მეტად მარტივი ვარიანტიარის დოკუმენტების შეკერვა ორი პუნქციის მეშვეობით. პროცედურა ასეთია:

1. ამოიღეთ სამაგრები და ქაღალდის სამაგრები დოკუმენტებიდან.
2. თანაბრად დაალაგეთ ფურცლები და შეამოწმეთ ნუმერაცია.
3. ბალიშის ან ხვრელის გამოყენებით და კიდედან უკან დახევით, გააკეთეთ ორი ხვრელი.
4. გაიარეთ ძაფი ორივე პუნქციაში და მიამაგრეთ ბოლოები უკნიდან.
5. მიამაგრეთ ძაფების ბოლოები.
6. კვანძის ნაწილზე სქელი თეთრი ქაღალდის ან პაპირუსის ქაღალდის მართკუთხედი წებო (თუ ინახება 10 წელზე მეტი ხნის განმავლობაში).

ფოტო: დოკუმენტების დამაგრება ორ პუნქციაში

სამ ხვრელში

სამი ხვრელი firmware იწყება დოკუმენტების სტანდარტული მომზადებით. შემდეგი არის სამოქმედო გეგმა:

• შემდეგ გაიარეთ ძაფი ყველაზე ქვედა ხვრელში დოკუმენტების უკანა მხარეს.

• დააბრუნეთ ნემსი ძაფით ცენტრალურ პუნქციაზე წინა მხრიდან.

• ძაფები იქნება უკანა მხარეს, მაგრამ თუ ნაყარი შეკვრა იკერება, მაშინ პროცესი შეიძლება განმეორდეს.
• მიამაგრეთ ძაფის ბოლოები, დარჩენილი წვერი უნდა იყოს დაახლოებით 7-8 სმ სიგრძის.

• მიამაგრეთ ქაღალდის მართკუთხედი კვანძზე, რომელიც მიუთითებს ძირითად მონაცემებს.

• წებოვან ოთხკუთხედზე ბეჭედი და ხელი მოაწერე.

ოთხ ხვრელში

ოთხხვრიანი ნაკერი ყველაზე საიმედოა. როგორც წესი, დოკუმენტები, რომლებიც ინახება დიდი მოცულობით, ამ გზით არის დამაგრებული.

მოქმედებების ალგორითმი ასეთია:

1. გააკეთეთ ოთხი ხვრელი, სტანდარტული მოთხოვნების დაცვით.
2. დაიწყეთ firmware მეორე ზედა პუნქციისგან.
3. ძაფი ჩასმულია ყველაზე ზედა პუნქციაში.
4. შემდეგ ძაფი გადის მეორე ხვრელში, შემდეგ კი მესამეში.
5. მეოთხე ხვრელში გავლებული ძაფი მიმართულია შემოსაზღვრული შეკვრის უკანა მხარეს.
6. ბოლოს ნემსი ჩასმულია მესამე პუნქციაში წინა მხრიდან.

როგორ გამოიყურება პრაქტიკაში დოკუმენტების ოთხ ხვრელში ჩამაგრება, შეგიძლიათ იხილოთ ქვემოთ მოცემულ ფოტოებში.

პროგრამული უზრუნველყოფის დასრულება

ციმციმის პროცესი ასრულებს კვანძის დალუქვას და სერტიფიცირებას. ამისათვის გამოიყენეთ პაპირუსის ქაღალდის ოთხკუთხედი (უბრალო თეთრი ქაღალდი მოკლე შენახვის ვადის მქონე დოკუმენტებისთვის).

ვიდეო: როგორ სწორად დავამაგროთ დოკუმენტები ნემსით ძაფის გამოყენებით

ფურცელი ისეა წებოვანი, რომ კვანძის ნაწილი კარგად ჩანს, ძაფების ბოლოები კი თავისუფლად ეკიდება. მას შემდეგ, რაც წებო კარგად გაშრება, გაკრულ ფურცელზე კეთდება დამადასტურებელი წარწერა (შეგიძლიათ დააწებოთ ფურცელი მზა წარწერით).

წარწერა ასე გამოიყურება:

"შეკერილი, დანომრილი, დალუქული და ხელმოწერილი ___ (_______) ფურცელი ___"

გარანტიის წერილის მაგალითი

მცირე ბიზნესის დასარეგისტრირებლად ძალიან მნიშვნელოვანია ვიცოდეთ როგორ სწორად დაამაგროთ დოკუმენტები. ზოგჯერ დარღვევებმა და შეცდომებმა ფურცლების პროგრამულ უზრუნველყოფაში შეიძლება გამოიწვიოს რეგისტრაციაზე უარის თქმა და მთელი პროცესის შეუზღუდავი დროით გადადება. და ეს არ არის თანამდებობის პირების ახირება: სტეპლინგი უზრუნველყოფს მრავალფურცლიანი დოკუმენტების მაქსიმალურ დაცვას შესაძლო გაყალბებისა და დაკარგვისგან. ამიტომ ჯობია პირველად გავაკეთოთ ყველაფერი არსებული მოთხოვნების შესაბამისად.

არ არსებობს მკაფიო წესები დოკუმენტების დამაგრების შესახებ, თუმცა, არსებობს რეგულაციები, რომლის მიხედვითაც აუცილებელია ყველა საოფისე ფურცლის შეტანა ერთზე მეტი ფურცლის ოდენობით.

დოკუმენტის სტეპლის მეთოდები

საკანცელარიო ნივთების წებოთი, წებოვანი ლენტით, ქაღალდის სამაგრებით ან სტეპლერით შეერთება სრულიად გამორიცხულია. ყველა მნიშვნელოვანი სააღრიცხვო, ფულადი, იურიდიული და საგადასახადო დოკუმენტი ძაფებით უნდა იყოს შეკერილი. დოკუმენტების ძაფებით დამაგრება შესაძლებელია ხელით ან სპეციალური მოწყობილობის გამოყენებით.

პრაქტიკულია დოკუმენტების აკინძვა ან მათი შეკერვა.

სად შეიძლება დოკუმენტების შეტანა?

თუ არ ხართ დარწმუნებული, რომ თქვენ თავად შეძლებთ გაუმკლავდეთ ყველა მოთხოვნას, აზრი აქვს პროფესიონალებს დაავალოთ დოკუმენტების სავალდებულო.

შეგიძლიათ დაუკავშირდეთ უახლოეს არქივს ან სტამბას - როგორც წესი, მათ ჰყავთ თანამშრომლები, რომლებიც ახორციელებენ ასეთ მომსახურებას ეფექტურად და იაფად. ან კერძო სპეციალიზებულ ფირმას, რომელიც ეწევა მსგავს საქმიანობას. სპეციალისტის სამუშაოს გადახდა მოგიწევთ, მაგრამ ყველაფერი გაკეთდება მოწესრიგებულად, სწრაფად და წესების მიხედვით.

როგორ დავაკეროთ დოკუმენტები ძაფებით?

თუ მაინც გადაწყვეტთ თავად დაიწყოთ დოკუმენტების ციმციმი, უნდა მოამზადოთ:

• ფაქტობრივი დოკუმენტები;
• მძიმე შავი ძაფები ან ბანკის ძაფები;
• ნემსი;
• ხვრელის დამჭერი;
• ქსოვილის ფურცელი დაახლოებით 4-დან 6 სმ ზომის, რომელსაც დააწებებთ მზა დოკუმენტურ წიგნს, რათა მასზე დაწეროთ ყველა საჭირო მონაცემი;
• საკანცელარიო წებო;
• საჭიროების შემთხვევაში, დაბეჭდეთ.

მაშ, როგორ სწორად გავფცქვნათ დოკუმენტები ძაფებით?

1. ჯერ მოამზადეთ თქვენი დოკუმენტები. მოაყარეთ ყველა ფურცელი თანაბარ გროვად და გააკეთეთ ორი ან სამი ხვრელი ვერტიკალურად, მკაცრად სიმეტრიულად. ყველაზე საიმედოა განსაკუთრებით მნიშვნელოვანი დოკუმენტების შეკერვა ხუთი ხვრელის მეშვეობით. ნახვრეტებს შორის მანძილი იდეალურად უნდა იყოს 3 სმ, თუ თქვენ გაქვთ მხოლოდ 2-3 ფურცელი, გააკეთეთ ისინი სქელი ნემსით, მაგრამ ფრთხილად იყავით ნახვრეტით. ქაღალდის სქელი დასტასთვის გამოიყენეთ ბუზი ან, უკიდურეს შემთხვევაში, ჩაქუჩი და ლურსმნები. ახლა დაალაგეთ ყველა დოკუმენტი თანმიმდევრობით და დანომრეთ.

2. შეკერეთ დოკუმენტები ძაფით ან ძაფით. ზოგჯერ ისინი იყენებენ თხელ ლენტს დოკუმენტების დასამაგრებლად, მაგრამ ეს უფრო საიმედოა, რათა არ მოხდეს მისი ხელახლა გაკეთება, ყველა ერთი და იგივე მკაცრი ძაფების აღება. საბუთები ორჯერ უნდა შეკეროთ, ძაფის ბოლოები არასწორ მხარეს მიიტანოთ და ძლიერი კვანძით მიამაგროთ. კვანძი და დარჩენილი კუდები ისეთი უნდა იყოს, რომ მათზე ხელმოწერითა და ბეჭდით ბროშურა დაისვას.

3. შეტანილი დოკუმენტების დამოწმება. ამისათვის თქვენ უნდა შექმნათ ცხრილი MS Word-ში, შეავსოთ იგი, ამობეჭდოთ, ამოჭრათ და მიამაგროთ ქაღალდების დამაგრებული საქაღალდის უკანა მხარეს ძაფების დამაგრების ადგილას. ნიმუში დაახლოებით ასეთია:

შეკერილი, დანომრილი, ხელმოწერილი
და დალუქეთ ___ (______________________) ფურცელი ___

აღმასრულებელი დირექტორი
სს "CJSC"

ი.ა. პეტროვი

არ დაგავიწყდეთ, ქაღალდი უნდა იყოს ქსოვილის ქაღალდი ისე, რომ კვანძი აშკარად ჩანს. ძაფების ბოლოები უნდა დარჩეს თავისუფალი - ეს ძალიან მნიშვნელოვანია. წებოს გამოყენება შესაძლებელია მხოლოდ საკანცელარიო ნივთებისთვის. მისი სრული გაშრობის შემდეგ იდება უფლებამოსილი პირის ბეჭედი და ხელმოწერა. გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ არც ბეჭედი და არც ხელმოწერა არ შეიძლება გასცდეს ქსოვილის კიდეებს, წინააღმდეგ შემთხვევაში სერთიფიკატი არ ჩაითვლება ძალაში.

დასასრულს, ხელმოწერა და ბეჭედი ივსება წებოთი, მაგრამ ეს ყოველთვის არ არის საჭირო, რაც დამოკიდებულია დოკუმენტების მნიშვნელობაზე. დაზუსტე ეს კითხვა. ამ გზით შეგიძლიათ დაამაგროთ დოკუმენტების დასტა 10 სმ სისქის.

დოკუმენტის ძირითადი წესები

როგორც ზემოთ აღინიშნა, არ არსებობს მკაფიო წესები საოფისე სამუშაოების, სანოტარო და სხვა ქაღალდების, ასევე ამისთვის სპეციალურად მომზადებული ადამიანების დამაგრების შესახებ. მნიშვნელოვანია იცოდეთ არა მხოლოდ როგორ გააკეთოთ ეს სწორად, არამედ ისიც, თუ როდის უნდა ჩართოთ დოკუმენტები. თუ თქვენ გჭირდებათ არქივირება ან სასამართლოში გასაჩივრება მნიშვნელოვანი დოკუმენტების ასლები და არა ორიგინალები, აუცილებლად მიუთითეთ ზუსტად როგორ უნდა იყოს დამოწმებული. ზოგჯერ საერთო შეკრულ წიგნზე დამოწმება საკმარისი არ არის; თქვენ უნდა დაადასტუროთ თითოეული ეგზემპლარი ცალკე.

ყოველთვის წინასწარ გაარკვიეთ, კონკრეტულად რა გჭირდებათ თქვენგან, რათა ტყუილად არ დაკარგოთ დრო, ძალისხმევა და ფული.

როგორ დავკეროთ დოკუმენტები კუთხეში?

ზოგიერთი დოკუმენტი, როგორიცაა სალარო აპარატები, შეიძლება დამაგრდეს მარცხენა კუთხიდან. სამუშაოს ყველა ეტაპი დაახლოებით იგივეა, რაც დოკუმენტების სტანდარტული შეფუთვით. დოკუმენტების წყობის ზედა მარცხენა კუთხეში კეთდება მხოლოდ ორი სიმეტრიული ხვრელი, რომლითაც ძაფი გადის. ქაღალდის ფურცელს ისე აწებებენ, რომ კვანძი ჩანს და ძაფის ბოლოები თავისუფალი რჩება, რის შემდეგაც იდება ბეჭედი და ხელმოწერა.

დოკუმენტის საკერავი მანქანა - რა არის ეს?

რა მოხდება, თუ არ იცით როგორ სწორად შეკეროთ დოკუმენტები ძაფებით, ან არ გაქვთ დრო ამ ამოცანის შესასრულებლად? გასაადვილებლად ნაკერი ან ნაკერი დიდი რიცხვიდოკუმენტები, შემუშავდა სპეციალური მოწყობილობა, რომელიც არის ბურღვის ჰიბრიდი და საკერავი მანქანა. ეს დაახლოებითარა პროდუქციაზე, არამედ კომპაქტურ მანქანაზე, რომელსაც შეუძლია 500-მდე ფურცლის შეკერვა 5 წუთში. როგორც წესი, ეს არის ელექტრო ან ნახევრად ავტომატური მოწყობილობები. ტილოზე იდება საბუთები, შემდეგ ნემსით ან ბურღით კეთდება ხვრელი, რომლის მეშვეობითაც მანქანა ძაფს ახვევს.

არ აურიოთ ასეთი მანქანები ბაინდერებთან. შემკვრელი მუშაობს ანალოგიურად, მაგრამ დაუყოვნებლივ აკეთებს ნახვრეტებს ფურცლების მთელ სიგრძეზე და ამაგრებს მათ არა ძაფით, არამედ ზამბარით. ჩვეულებრივი მოწყობილობაძაფით დოკუმენტების შეკერვისთვის შეგიძლიათ შეიძინოთ საშუალოდ 3500-5000 რუბლამდე, მოდელის მიხედვით.

ვიდეო: როგორ დავკეროთ დოკუმენტები ძაფებით მანქანის გამოყენებით

თითოეულ ინსტანციას აქვს საკუთარი მოთხოვნები დოკუმენტების სტეპლირების წესების მიმართ. ზოგჯერ საჭიროა მხოლოდ ფურცლების დანომრვა, ზოგჯერ ყველა გვერდის. ზოგიერთ შემთხვევაში, დასაშვებია, რომ ბეჭდვითი მონახაზი სცილდება სტიკერის ფურცელს, ზოგიერთში კი დაუშვებელია. ასე რომ, თუ არ იცით როგორ დაამაგროთ დოკუმენტები საგადასახადო ოფისისთვის, მაშინ უნდა გახსოვდეთ, რომ საგადასახადო სამსახური ხშირად მოითხოვს დოკუმენტების ინვენტარიზაციას ცალკე ფურცელზე, ხშირად დამაგრებული დოკუმენტები დამატებით უნდა განთავსდეს საქაღალდეში. .

შემაშფოთებელი დაგვიანებისა და ზედმეტი სტრესის თავიდან ასაცილებლად, ყოველთვის დააზუსტეთ სტანდარტები თითოეული ინდივიდუალური შემთხვევისთვის.

დაეხმარა სტატია? გამოიწერეთ ჩვენი საზოგადოებები.

როგორ დავაკეროთ დოკუმენტები ძაფით?

პროგრამული უზრუნველყოფის პრობლემა, უპირველეს ყოვლისა, აინტერესებს ამ მუშაკს სამსახურის აღწერარომელსაც ეს მოვალეობა ეკისრება. ყველაზე ხშირად, ამ "ხელობის" ტვირთი ეცემა პერსონალის ოფიცრებისა და ბუღალტერების მყიფე მხრებზე. ძალიან მნიშვნელოვანია თქვენი უნარების დახვეწა: წყარო შეიძლება იყოს არასწორად დამზადებული პროგრამული უზრუნველყოფა სხვადასხვა პრობლემები, თუ დოკუმენტაციის რომელიმე მნიშვნელოვანი ფურცელი აკლია.

მაშ, როგორ სწორად დავაკეროთ დოკუმენტები ძაფით (ეტაპობრივად) და რისთვის არის ეს?

ძირითადად, საოფისე სამუშაოებში, პერსონალი და საბუღალტრო დოკუმენტებირომელიც უნდა ინახებოდეს ათ წელზე მეტი ხნის განმავლობაში. 2013 წლის ივლისიდან ფედერალურ საგადასახადო სამსახურში შემადგენელი დოკუმენტები და განცხადებები ნებადართულია რეგისტრაციისთვის წარდგენილი და არა ნაკერი.

როგორ სწორად შეკეროთ დოკუმენტები ძაფით: ფოტო ეტაპობრივად

ნაბიჯი 1. აღჭურვილობა

• დარწმუნდით, რომ მიღებული დასტა არ აღემატება 250 ფურცელს და მისი სისქე ოთხ სანტიმეტრზე ნაკლებია.
• ბლოკში დამატება ცარიელი ფურცელითანმხლები წარწერისთვის. დასაწყისში, შეგიძლიათ დამატებით დაურთოთ ფურცლები შიდა ინვენტარისთვის.
• საარქივო წიგნის პარამეტრები - მაქსიმუმ 32 x 23 სმ.

ნაბიჯი 2. ნუმერაცია

გამოიყენეთ სპეციალური მრიცხველი ან შავი ფანქარი. ჩადეთ გვერდის ნომრები. მათი ადგილი წინა მხარის ზედა მარჯვენა კუთხეშია. რიცხვები არ უნდა ემთხვეოდეს მთავარ ტექსტს. აღწერილობა არ ითვლება გვერდად დანომრვისას.

თუ შეფუთვაში არის ფურცელი, რომელიც არ არის ჩართული ფორმატში, ის შეიძლება დაიხუროს ერთ კიდეზე და დაკეცოს და დანომროს როგორც ერთი ფურცელი. მაგრამ თუ დაკეცილი ფურცელი შუაზეა ჩასმული, ის უნდა ჩაითვალოს ორ ფურცლად. ილუსტრაციები დანომრილია საპირისპირო მხარესფურცელი.

ნაბიჯი 6 firmware

ხანგრძლივი შენახვის ვადის მქონე დოკუმენტების შეკერვა შესაძლებელია მუყაოს ყდასთან ერთად. თუმცა, საყოველთაოდ მიღებული პროცედურაა შეკვრის დაწყება ფურცლიდან შეკვრის შემდეგ.

პირველ ფურცელზე დადეთ მუყაოს ზოლები. ეს ხელს შეუშლის ძაფის სწრაფად გაფუჭებას.

დოკუმენტები ორჯერ იკერება.

სამი პუნქციის საშუალებით:დაიწყეთ ქაღალდის შეკერვა უკნიდან, შუა პუნქციადან, დატოვეთ დაახლოებით 7 სმ ძაფი.

წინა მხრიდან, ჩადეთ ძაფი ზედა ხვრელში.

ნემსი უკან იყო; გაგზავნეთ იგი ქვედა პუნქციაში.

ასევე დატოვეთ მინიმუმ შვიდი სანტიმეტრი ძაფი. შეაერთეთ ძაფის ეს ნარჩენი წინა ნარჩენთან და შეაერთეთ კვანძი.

ოთხი ხვრელი:დაიწყეთ ნაკერი მეორე პუნქციადან ზემოდან. შემდეგ ჩადეთ ნემსი ზედა ხვრელში და შემდეგ ისევ მეორე ხვრელში ზემოდან.

შემდეგ ნემსი უნდა ჩავარდეს მესამე ხვრელში და შემდგომში, უკნიდან - მეოთხეში. ბოლოს ჩადეთ ნემსი მესამე პუნქციაში წინა მხრიდან.

კვანძის შეკვრის შემდეგ 5-6 სმ თავისუფალი ძაფი უნდა დარჩეს.

ნაბიჯი 7. დალუქვა და სერტიფიცირება

წებოვანა ქაღალდის ნაჭერი ისე, რომ ორივე კვანძი და ჩამოკიდებული ძაფები დაიფაროს. ამ მიზნებისათვის სქელი ქაღალდის გამოყენება არ შეიძლება: კვანძი აშკარად უნდა იყოს ხილული.

„საქმის საარქივო აკინძვა“, ე.ი. საქმე ჩამოყალიბდა საარქივო დოკუმენტები, არის ფაილების შესრულებაზე მუშაობის შედეგი ორგანიზაციის არქივში შემდგომი შენახვისა და გამოყენებისთვის (ან უბრალოდ საარქივო შენახვისთვის, თუ ორგანიზაციაში არქივი არ არის) მომზადების პროცესში.

საქმეების აღრიცხვაწარმოადგენს სამუშაო პაკეტისაქმის აღწერის მიხედვით (მასში შემავალი საბუთების შემადგენლობა და შინაარსი) საქმის გარეკანზე, ე.ი. საქმეთა ნომენკლატურასთან შედარებით დახვეწილი კონკრეტული სათაურის გარეკანზე რეგისტრაცია, ფურცლების ნუმერაცია, საქმის საბუთების შიდა ინვენტარის შედგენა და საქმის მტკიცებულებათა ფურცელი და ბოლოს, ბროშურები, ე.ი. საქმეების შეტანა და სავალდებულო. ნამუშევრების ამ კრებულსაც ე.წ დოკუმენტების საარქივო და ტექნიკური დამუშავებასაარქივო შესანახად მათი მომზადების პროცესში (ორგანიზაციის არქივში ან სახელმწიფო, მუნიციპალურ არქივში ჩასაბარებლად მომზადება). პრაქტიკა გვიჩვენებს, რომ ორგანიზაციებს ამჟამად ურჩევნიათ შეუკვეთონ სერვისები დოკუმენტების საარქივო და ტექნიკური დამუშავებისთვის აუთსორსინგის საფუძველზე, ან, როგორც უკანასკნელი საშუალება, მოიწვიონ გაწვრთნილი შემკვრელი, რათა შეაერთოს უკვე ჩამოყალიბებული და აღწერილი საქმეები საოფისე სამუშაოებში, რომლებიც განკუთვნილია საარქივო შესანახად.

დოკუმენტების შენახვის პირობებიდან გამომდინარე, საქმეების სრული ან ნაწილობრივი დამუშავება შეიძლება განხორციელდეს:

• საქმეების სრული შეტანავრცელდება მუდმივი შენახვის ვადის დოკუმენტებზე (საქმეებზე), შესაბამისად პერსონალისდა დროებითი შენახვის ვადა (10 წელზე მეტი);
• ნაწილობრივი კლირენსი, რომელშიც დასაშვებია საქმის ფურცლების არ დანომრვა, შიდა ინვენტარის და დამადასტურებელი ფურცლის არ შედგენა, ვრცელდება დროებითი (10 წლამდე) შენახვის შემთხვევებზე.

საქმის დოკუმენტების შიდა ინვენტარიზაციის დადგენილი ფორმები და საქმის დამადასტურებელი ფურცელი შეგიძლიათ იხილოთ:

• უწყებრივი არქივის მუშაობის ძირითადი წესები (დამტკიცებულია სსრკ მთავარი არქივის კოლეგიის 1982 წლის 28 აგვისტოს გადაწყვეტილებით, დამტკიცებულია სსრკ მთავარი არქივის 1985 წლის 5 სექტემბრის No263 ბრძანებით; განაცხადები No. 4-5),
• ორგანიზაციათა არქივის მუშაობის ძირითადი წესები (დამტკიცებულია ფედერალური არქივის კოლეგიის 2002 წლის 6 თებერვლის გადაწყვეტილებით; განცხადებები No9-10) და
• ფედერალურ აღმასრულებელ ორგანოებში საოფისე მუშაობის ინსტრუქციების შემუშავების ინსტრუქციები (დამტკიცებულია ფედერალური არქივის 2009 წლის 23 დეკემბრის No76 ბრძანებით; განაცხადები No26-27; შემდგომში - მეთოდოლოგიური ინსტრუქციები).

საქმის ფარგლებში დოკუმენტების სისტემატიზაციის წესები, მათი ნუმერაცია და საქმის გარეკანზე აღწერილობა დეტალურადაა განხილული იმავე მარეგულირებელ და მეთოდოლოგიურ დოკუმენტებში.

საქმის შემადგენელი დოკუმენტები შეკერილი 4 პუნქციაზე მუყაოსგან დამზადებულ მყარ ყდაშიან ერთმანეთში გადახლართულიყველა დოკუმენტის, თარიღის, ვიზისა და მათზე დადგენილების ტექსტის უფასო წაკითხვის შესაძლებლობის გათვალისწინებით. შესატანად საქმის მომზადებისას (შეკვრა, შეკვრა) დოკუმენტების ყველა ლითონის სამაგრი (ქაღალდის სამაგრი, სტეპლერი) უნდა მოიხსნას.

საფარის მუყაოს მოთხოვნები და ყდაზე საქმის აღწერილობის ფორმა (აღწერის ელემენტების განლაგება) დადგენილია GOST 17914-72 „საქმის ყუთები ხანგრძლივი შენახვის ვადით. ტიპები, ზომები და ტექნიკური მოთხოვნები”, რომლის მოქმედების ვადა გაგრძელდა 1985 წლამდე და რომელიც შემდგომი გადასინჯვის გარეშე ფაქტობრივად მოქმედებს დღემდე. იხილეთ სურათი 2.

ასე რომ, ყდაზე გამოყენებული მუყაო უნდა იყოს 0,35-დან 1,5 მმ-მდე სისქის (საარქივო კომპანიები, რომლებიც ახორციელებენ დოკუმენტების საარქივო და ტექნიკური დამუშავების აუთსორსინგის მომსახურებას აკმაყოფილებენ ამ მოთხოვნებს), ყდის ხერხემალი უნდა იყოს 40 მმ სიგანის (იმის გამო, რომ . საქმე - დაახლოებით 250 ფურცელი დოკუმენტი, რაც არის 4 სმ), ხოლო საქმის საფარის ფორმა ამ GOST-ის მიხედვით რეკომენდებულია ამჟამად და გაიდლაინები(დანართი No25).

მომზადებული საქმის ბროშურის შევსება, ე.ი. შეავსეთ 4 პუნქცია, გამოიყენეთ ბუზი, საბურღი, სამაგრი შეფუთვის დასამაგრებლად, დიდი რაოდენობით ნემსები, ნატურალური თეთრეულის ან ბამბის ძაფები, მაგრამ უმჯობესია გამოიყენოთ სპეციალური მოწყობილობები ნაკერისთვის (შეკვრისთვის), რომლებიც ხელმისაწვდომია საოფისე აღჭურვილობაზე. ბაზარი.

განსაკუთრებული ყურადღება უნდა მიექცეს „საარქივო ნაკერების“ ტექნიკას, ე.ი. ხელნაკეთობის შეკითხვა:

1. მოწმდება საქმის შემადგენლობა, რომელშიც ჯერ განთავსებულია შიდა ინვენტარის ფურცლები, რომლებსაც აქვთ დამოუკიდებელი ნუმერაცია (1-დან N-მდე), შემდეგ საქმის დოკუმენტების დანომრილი ფურცლები (1-დან დაახლოებით 250-მდე), ბოლოს. - საქმის მოწმის ფურცელი.
2. ქაღალდის ვიწრო ფურცლები, ისეთივე ფართო, როგორც შეკრული საქმის საბუთების კიდეები, ზემოდან და ქვედაზეა დაფენილი (რა თქმა უნდა, 35-40 მმ უკეთესია, მაგრამ 20-30 მმ ასევე შესაძლებელია).
3. დროებითი (10 წლამდე) შენახვის საბუთებით საქმის ნაწილობრივი აღრიცხვის პირობით, მუყაოს ფურცლები (საფარი) დაუყონებლივ ედება შეფუთვა-გარსაცმის ქვედა და ზევით.
   როდესაც ფაილი სრულად მუშავდება მუდმივი შენახვის დოკუმენტებით, პერსონალის მიერ ან დროებითი (10 წელზე მეტი ხნის განმავლობაში) შენახვისას, შეკვრა ჯერ იკერება, შემდეგ კი საქმე იკვრება დადგენილი „ტიპოგრაფიული“ ტექნოლოგიით, რომლის მიხედვითაც. აუცილებელია PVA წებოს გამოყენება, ხოლო სინთეტიკური წებოს გამოყენება - მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ ის დაცულია გახრწნისაგან და ობისგან.
4. კოლოფს ამაგრებენ ზეწოლის ქვეშ, ან სამაგრში, ან სპეციალურ მოწყობილობაში.
5. შეფუთვის პუნქცია ტარდება:
   • ქვედა და ზედა - შეფუთვის ქვედა და ზედა კიდეების საზღვრიდან 30 მმ დაშორებით;
   • შუა ორი პუნქცია ქვედა და ზედა პუნქციისგან დაახლოებით 80 მმ მანძილზე, მათ შორის ასევე უნდა იყოს მანძილი დაახლოებით 80 მმ.
6. ბუნებრივი ძაფი გადადის პუნქციაში ორიდან ერთი გზით:
   • 1 გზა(ნაჩვენებია სურათზე 1). ძაფის ყოველი ბოლო იჭრება ცალკე ნემსში (ანუ ძაფის ორივე ბოლო ძაფიანია თავის ნემსში). ძაფი ორი ნემსით კეთდება ორი შუა პუნქციაში წინა მხარეს. უკნიდან ძაფი გამოდის წინა მხარეს ზედა და ქვედა პუნქციებში. წინა მხრიდან, ზედა და ქვედა პუნქციებიდან, ძაფი ნემსებით იჭრება უახლოეს შუა პუნქციაში. ძაფი იხსნება ნემსებიდან, სწორდება და მისი ბოლოები იჭიმება და იკვრება შეფუთვა-კარის უკანა მხარეს;
   • 2 გზა(ასევე ნაჩვენებია სურათზე 1). ძაფი იჭრება ერთ ნემსში. კოლოფის უკანა მხრიდან ძაფი გადადის მეორე პუნქციაში ქვემოდან (ძაფის ბოლო ტოვებენ შემდგომ შესაკრავად), იხსნება წინა მხრიდან და გადადის ქვედა პუნქციაში. უკანა მხარეს, ძაფი კვლავ იწევს მეორე პუნქციაში ქვემოდან წინა მხარეს. წინა მხარეს ზემოდან ძაფი მეორე პუნქციაში ზემოდან შეჰყავთ და უკანა მხარის გასწვრივ ატარებენ ზედა პუნქციამდე. მისი მეშვეობით, ძაფი მიჰყავთ მეორე პუნქციაში ზემოდან წინა მხარის გასწვრივ, ძაფით და გამოყვანილია შეფუთვა-გარსაცმის უკანა მხარეს. უკანა მხარეს ძაფი იხსნება ნემსიდან და მისი ორი ბოლო იჭიმება და იკვრება.