დღეს მე გაჩვენებთ პრაქტიკაში, თუ როგორ უნდა დაამაგროთ დოკუმენტები 4 პუნქციაში. ვაძლევ ახსნა-განმარტებებს ფოტოებით. დაუყოვნებლივ უნდა ვთქვა, რომ ეს არ არის პროფესიონალური სავალდებულო. პროფესიონალურად შექმნილი მუყაოს ყდაში, ქეისი ჩვეულებრივ წიგნს ჰგავს. მაგრამ ორგანიზაციისთვის, რომელიც არ არის სახელმწიფო (მუნიციპალური) არქივის შეძენის წყარო, დოკუმენტების სტეპლირების ეს მეთოდი საკმაოდ შესაფერისია: იგი შეესაბამება არქივის წესებს.

როგორ იკერება საბუთები გადასახადისთვის, ეუბნება. როგორ გამოვიფშვნოთ ჟურნალები და რომელი, აღწერილია.

ხაზს ვუსვამ: მე ვაჩვენებ, თუ როგორ უნდა დამაგრდეს ორგანიზაციის დოკუმენტები, რომელიც გეგმავს შეინახოს ეს დოკუმენტები მუდმივი ან გრძელვადიანი შენახვისთვის ექსკლუზიურად საკუთარ არქივში. ასეთი კომპანიების არქივში, როგორც წესი, არ არის სპეციალური წებოთი და საღებავის ფუნჯით ვედრო, დამჭერი პრესა და ქაღალდების დაწყობის გასასწორებელი მოწყობილობა, ხოლო ოფისებში მომუშავე ჩემმა კოლეგებმა, თუ გაიგეთ, ეს ნამდვილად არ არის. დოკუმენტების შესახებ. ასე რომ, ჩემი მასტერკლასი დოკუმენტების სტეპლინგის შესახებ განკუთვნილია ექსკლუზიურად მოყვარულთათვის, რომლებსაც განკარგულებაში აქვთ წყვილი სწორი და მზარდი ხელები, საიდანაც მათ სჭირდებათ და გარკვეული საგნები და მასალები. ჩვენი მიზანია მოვაწყოთ ქეისები მუყაოს ყდაში ა) სწორად, ბ) სწრაფად, გ) ბიუჯეტში, დ) რაც შეიძლება ლამაზად.

უფრო სერიოზული დოკუმენტებისთვის, რომლებიც დიდხანს შეინახება და მით უმეტეს სახელმწიფო არქივში, ეს მეთოდი ძნელად გამოდგება. ამისათვის მოგიწევთ პროფესიონალების მოწვევა.

როგორ დავამაგროთ დოკუმენტები: მზადება

ჩვენ გვაქვს დასრულებული და მზად შესაკერად ქეისი. მის გასანათებლად, ჩვენ გვჭირდება:

ჩვეულებრივი საბურღი ან ძლიერი ხვრელი (მძლავრი არის ის, რომელიც ჯდება 150 ან მეტ ფურცელზე ერთდროულად);

მუყაოს ყდა „ქეისი No.“ (ყველაზე იაფი ვარიანტი; თუ იპოვით იმავე ხარისხის მუყაოს A4 ფორმატში, კიდევ უფრო გაგიადვილდებათ: დაჭრა არ არის საჭირო);

მუყაოს ფურცელი ამისთვის ბავშვთა შემოქმედებითობა;

მმართველი;

ბურთულიანი კალამი (ხაზების დახატვა დასაკეცი; ვისაც მაკრატელი კომფორტულია - მაკრატლით დახატე);

Მაკრატელი;

სქელი ძაფი ან ძაფი;

დიდი ნემსი;

PVA წებო;

ხერხემლის მოცულობის სტიკერი.

შესაძლოა დაგჭირდეთ ქაღალდის სამაგრები ან რაიმე სხვა საშუალება ტომრის დასამაგრებლად ისე, რომ არ დაშორდეს.

საფარის მომზადება

მუყაოს საქაღალდედან "ქეისი No." ამოვჭრით A4 ფორმატის ორ ფურცელს ან ვიღებთ მზა ფურცლებს.

ჩვენ ვაწებებთ მუყაოს ფურცელს ბავშვთა შემოქმედებისთვის ერთ-ერთ A4 ფურცელზე მარცხენა კიდეზე. საფარის ფურცელი ჩვენსკენ უნდა იყოს. მუყაო უნდა იყოს წებოვანი პირისპირ. ეს არის მომავალი ხერხემალი. წებოს ზოლს ვაკეთებთ არა ფართო, რამდენიმე სანტიმეტრი საკმარისია. დადეთ პრესის ქვეშ და კარგად გაშრეს

ყურადღება მიაქციეთ, რამდენად პატარაა საბავშვო მუყაოს ფურცელი ყდაზე. მაგრამ შეფუთვაზე წერია რომ მისი ფორმატი არის A4... ფრთხილად იყავით ყიდვისას. ამჯერად არ გამიმართლა, მაგრამ იქნებ სჯობდეს: უფრო ნათლად გამოდის.

იმისთვის, რომ ხერხემალმა ლამაზად და თანაბრად შემოუაროს მოცულობას, კალმით ვნიშნავთ სამ დასაკეცი ხაზს სახაზავთან: პირველი ორი 2 და 4 სმ მარცხენა კიდედან (აუცილებლად თანაბარი მანძილიერთმანეთისგან), ხოლო მესამე - მეორე ხაზიდან გასვლა ისეთ მანძილზე, რომელიც უდრის მოცულობის სიგანეს. ძალებს არ ვნანობთ, ხაზებს ღრმად ვხატავთ. ფაქტობრივად, მე ჩვეულებრივ ვიყენებ კალამს, რომელიც დიდი ხნის წინ ამოიწურა პასტისგან, შემდეგ ვიღებ უფერო დასაკეც ხაზს. მაგრამ MK-სთვის ჯობია უფრო თვალსაჩინო იყოს.

ჩვენ ფლეში

ვბურღავთ (გახვრეტა, პუნტში) ერთად: ქეისის მოცულობას, ქვედა ყდას (არ დაგავიწყდეთ მისი სწორად დადება, მომავალი სახე მაგიდაზე), ზედა საფარს პირდაპირ წებოვანი და შემოხაზული ფურცლით. ხვრელები მკაცრად უნდა დაეცეს ჩვენ მიერ გამოყოფილი საფარის პირველ ზოლს. სატიტულო ფურცელი არ არის გახვრეტილი!!!

ძაფს ან ძაფს ვტვირთავთ ნემსში და ვკერავთ მოცულობას. ამ შემთხვევაში, ჩვენ გვჭირდება ძაფების კუდები, რომ მოცულობის უკანა მხარეს ჩამოვარდეს. როგორ დავამაგროთ დოკუმენტები ნემსით და ზუსტად სად ჩასვათ ნემსი უფრო ადვილია იმის ჩვენება, ვიდრე აღწერა:

წინა მხრიდან ასე გამოიყურება:

ძაფების კუდებს ვაკრავთ. თქვენ არ გჭირდებათ მისი ზედმეტად გამკაცრება, წინააღმდეგ შემთხვევაში დოკუმენტების ასლის გადასაღებად მოცულობის გახსნა ძალიან რთული იქნება. გასახსნელად ძაფის მცირე მარაგი უნდა დარჩეს.

ჩვენ ვიღებთ ჩვენს შეკერილ მოცულობას და ვაბრუნებთ წებოვან მუყაოს ფურცელს:

პირველ ხაზზე - ძაფები დახურულია;

მეორე ხაზზე - მუყაო იქცევა ქვემოთ, ქმნის ხერხემალს;

მესამე ხაზზე - მუყაო ეხვევა ჩვენს მოცულობას და ამავდროულად ხურავს კვანძს საპირისპირო მხარეს.

ყველა ნაკეცი მაკრატლით არის დაუთოებული.

მუყაოს დარჩენილ ნაწილს ვაწებებთ საფარის გარე მხარეს უკანა მხარეს, ვამალავთ ძაფს და კვანძს მის ქვეშ. წებოს არ ვნანობთ და ორივე ზედაპირზე თანაბარ ფენად ვასხამთ.

ჩვენ ვუგზავნით მოცულობას პრესის ქვეშ გასაშრობად.

ხმის ამოღება

ახლა ჩვენ ვიღებთ ხელში სათაურის გვერდიდა ამოჭერით მისი მარცხენა კიდედან 2 სმ. მხოლოდ სილამაზისთვის, თქვენ არ შეგიძლიათ ამის გაკეთება. ფურცელს ვაწებებთ მოცულობას და ისევ პრესის ქვეშ (ფოტოზე საფარი ჯერ კიდევ სველია, ამიტომ არ გამოიყურება ძალიან მოწესრიგებული; როცა გაშრება, გახდება თეთრი და თანაბარი).

რჩება მხოლოდ ხერხემლის წებო.

ღია მოცულობა:

იმის გამო, რომ ძაფს დიდად არ ვჭიმავთ, თავისუფლად შეიძლება მისი გახსნა და გადაწერა.

როგორც პრესა, ძალიან კარგია ახალი ყუთის გამოყენება ქაღალდის ნაჭრებით: ის საკმაოდ მძიმეა და აქვს შესანიშნავი ზომა. როგორც ჩანს, ნაკერი ხანგრძლივი პროცესია იმის გამო, რომ ხშირად გიწევთ მოცულობის დადება პრესის ქვეშ. მაგრამ თუ რამდენიმე ტომს ერთდროულად ამუშავებთ, მაშინ არ დაგჭირდებათ ლოდინი, სანამ თითოეული გაშრება: სანამ ზოგიერთი ტომი ზეწოლის ქვეშ იმყოფება, ჩვენ ვამზადებთ სხვებს და ასე შემდეგ წრეში. თუ გადასაფარებს წინასწარ მოამზადებთ, მაშინ სამუშაო დღეში, განსაკუთრებული დაძაბვის გარეშე, შეგიძლიათ 20 ტომის შეკერვა.

მეწარმეები და ოფისის თანამშრომლები თავიანთ საქმიანობაში დგანან საჭიროების წინაშე სწორი დიზაინიმრავალგვერდიანი დოკუმენტები. ცნობილია, რომ სამეთვალყურეო ორგანოები და უმაღლესი ორგანიზაციები ზედმიწევნით აკვირდებიან დიზაინს ბიზნეს საბუთები, და ამიტომ ზოგჯერ არის სირთულეები. მოდით გაერკვნენ, თუ როგორ სწორად დავაფიქსიროთ და დანომროთ დოკუმენტები ისე, რომ არ იყოს ზედმეტი კითხვები მათი გაგზავნისას.

ვინ ამუშავებს საბუთებს?

როგორც ჩანს, მოციმციმე ფურცლებში არაფერია რთული. მაგრამ სინამდვილეში ყველაფერი ასე მარტივი არ არის. Იქ არის გარკვეული წესებირომელზედაც ეს კეთდება. თუ გსურთ გაზეთების ან ჟურნალების შემკვრელის დამზადება ორგანიზაციაში გამოსაყენებლად, მაშინ ეს ერთია. მაგრამ თუ თქვენ წინაშე დგახართ არქივის ან საგადასახადო ოფისისთვის ან სადმე სხვაგან დოკუმენტების მომზადების ამოცანა, მაშინ სამუშაოს მთელი პასუხისმგებლობით უნდა მიუდგეთ, წინააღმდეგ შემთხვევაში თქვენ რისკავთ საბუთების დაბრუნებას. უარის მიზეზი შეიძლება იყოს არასწორი რეგისტრაცია.

ასეთი შემთხვევები ბევრია. და ეს ყველაფერი იმის გამო, რომ ჩვენ არ ვიცით როგორ სწორად გამოვფხიზლოთ და დანომროთ დოკუმენტები. ნიმუშის დიზაინი ნაკლებად სავარაუდოა, რომ წარმოდგენილი იყოს საგადასახადო ან არქივში.

ახლა არის საკმარისი რაოდენობის ფირმები ჩართული დოკუმენტების firmware-ში. შეგიძლიათ ისარგებლოთ მათი მომსახურებით. მათ რა თქმა უნდა აქვთ დიდი გამოცდილებამუშაობა. ისინი გვთავაზობენ საფარის ფართო არჩევანს. მაგრამ ეს ყოველთვის არ არის მოსახერხებელი. ფაქტია, რომ სტამბები გადატვირთულია შეკვეთებით. ვთქვათ, რომ სასწრაფოდ გჭირდებათ ამ სამუშაოს შესრულება. მერე როგორ უნდა იყოს? რჩება მხოლოდ ამ საკითხის მოგვარება.

გარდა ამისა, ეკონომიკის პირობებში მენეჯმენტი ყოველთვის არ არის მზად ზედმეტი ხარჯების გადასახდელად და ამიტომ ამ ტიპის სამუშაო მდივნებისა და ბუღალტერების მხრებზე მოდის. ასე რომ, სჯობს ერთხელ თავად გაარკვიოთ, რომ მომავალში პრობლემები არ შეგექმნათ. ეს ცოდნა შეიძლება სასარგებლო იყოს.

დამწყებთათვის დახმარება

გვინდა აღვნიშნოთ, რომ არა საერთო სტანდარტებიდოკუმენტების ფლეშის შესახებ. Ჰო მართლა, სახელმწიფო სტრუქტურებიისინი ასევე არ აძლევენ რაიმე ახსნას. რაც იმას ნიშნავს, რომ თქვენ თვითონ უნდა გაარკვიოთ ეს ყველაფერი. ამაში დაგვეხმარება საოფისე მუშაობის მეთოდოლოგიური რეკომენდაციები (ფედერალური არქივის 2009 წლის 23 დეკემბრის ბრძანება).

რა გჭირდებათ დოკუმენტების ფლეშისთვის?

სანამ თავად დაიწყებთ სამუშაოს, უნდა მოემზადოთ. დაგჭირდებათ შემდეგი მასალები:

1. თავად დოკუმენტები.
2. წებო.
3. ქაღალდი.
4. ნემსი.
5. Awl.
6. ხვრელის დამჭერი.
7. სპეციალური ძაფები.
8. Კომპანიის ბეჭედი.

ზოგადად, მთელი პროცესი შეიძლება დაიყოს სამ ეტაპად. პირველი არის მომზადება, მეორე არის თავად firmware, მესამე არის მზა დოკუმენტის დამოწმება.

რომელი საფარი აირჩიოს?

საუბრისას, თუ როგორ უნდა ჩართოთ დოკუმენტები, უნდა გახსოვდეთ ისეთი ნიუანსი, როგორიცაა საფარის დიზაინი. რა თქმა უნდა, სტამბაში შემოგთავაზებენ ლამაზ ვარიანტებს, მაგრამ ისინი ყოველთვის არ არის საჭირო, თუ ჩვენ ვსაუბრობთდისერტაციაზე არა.

პატარა შემკვრისთვის საკმარისი იქნება ქაღალდის საფარი. თუ მოსალოდნელია ბაინდერის ხანგრძლივი გამოყენება (მაგალითად, დაარქივება 25 წელზე მეტი ხნის განმავლობაში), მაშინ გამოიყენება სქელი მუყაო.

საფარი შეიძლება იყოს სტანდარტული ზომის (A4 ფორმატი) და არასტანდარტული. ეს უკვე დამოკიდებულია შესაკრავი ფურცლების ფორმატზე. ყდა უნდა შეესაბამებოდეს დოკუმენტის ზომას.

პაგირება

ნაკერებისთვის ქაღალდების მომზადებისას აუცილებლად დანომრეთ გვერდები. ნუმერაციის არსებობა არის წინაპირობადიზაინი. "Რისთვის არის?" - გეკითხებით. იმისათვის, რომ შეუმჩნევლად გახეხვა შეუძლებელი იყოს, ამოიღეთ რამდენიმე ფურცელი. ეს მომენტი ძალიან მნიშვნელოვანია. მოდით ვისაუბროთ იმაზე, თუ როგორ უნდა ჩართოთ და დანომროთ დოკუმენტები. აქ არის რამდენიმე ნიუანსი.

ნუმერაციის ჩაწერისას უნდა გახსოვდეთ წესები:

1. ფურცლები დანომრილია და არა გვერდები.
2. გამოიყენება მხოლოდ არაბული ციფრები.
3. თავად დოკუმენტების სია არ არის დანომრილი.
4. თუ თქვენ გჭირდებათ ასოს დანომრვა, მაშინ ჯერ ის ენიჭება სერიული ნომერიკონვერტში და მხოლოდ ამის შემდეგ თითოეულ ბროშურას.
5. თუ საქმე ძალიან დიდია (როგორც წესი, ასეთი ფაილები არქივდება), მაშინ ის შეიძლება შედგებოდეს ტომებისგან, რომელთაგან თითოეულს ექნება საკუთარი ნუმერაცია.
6. თუ ბაინდერის შიგნით არის ქაღალდები, რომლებზეც უკვე დატანილია ნომრები, ისინი ხელახლა უნდა დაინომროს ერთ ფორმატში.
7. თუ არის მობუდული ფურცლები დიდი ზომები(A3), ისინი უნდა გაფართოვდეს და დააყენოს ნომერი ზედა მარჯვენა კუთხეში. შემდეგ ისევ გადაკეცეთ. იგი შემოიჭრება მხოლოდ ერთ კიდეზე.
8. ხდება ისე, რომ ფურცლებზე პატარა დოკუმენტები (ჩეკები, სერთიფიკატები და ა.შ.) იდება. ამ შემთხვევაში, ფურცელს ეძლევა ერთი ნომერი, მაგრამ მის ბოლოში მითითებულია გაკრული ფურცლების სია.
9. როდესაც მცირე ზომის დოკუმენტები მხოლოდ კუთხეშია დამაგრებული, მაშინ თითოეულ მათგანს შეიძლება მიეცეს ნომერი.
10. ასევე დანომრილია ნახატები, დიაგრამები, ფოტოები, გეგმები.

იმის გასაგებად, თუ როგორ სწორად უნდა ჩართოთ და დანომროთ დოკუმენტები (ნიმუში მოცემულია სტატიაში), თქვენ უნდა გაითვალისწინოთ მოქმედებების თანმიმდევრობა ეტაპობრივად.

რა უნდა გავაკეთო, თუ ნუმერაციაში არის შეცდომები?

მანამდე თქვენ უნდა დარწმუნდეთ, რომ შეტანის სისწორეა. ყურადღებით დააკვირდით გვერდის ნომრებს. თუ აღმოჩნდება, რომ ზოგიერთი მათგანი აკლია, მაშინ შეგიძლიათ შეიყვანოთ დამატებითი ასო ნუმერაცია. ყველა ფურცელი დარჩება მათი ნომრების ქვეშ, ხოლო გამოტოვებულებზე უნდა დაწეროთ წინა ფურცლის ნომერი და ასო.

უხეში შეცდომების შემთხვევაში აზრი აქვს გულდასმით გადახაზოთ დაწერილი და გააკეთოთ სწორი ჩანაწერი მის გვერდით. ყველა შეტანილი ცვლილება უნდა აისახოს დამადასტურებელ ჩანაწერში.

დოკუმენტის აღწერა

სანამ დოკუმენტებს ძაფებით აანთებთ, უმჯობესია შეამოწმოთ მთელი საქმის შესრულების სისწორე. ბოლოს და ბოლოს, არ მინდა ამის მოქარგვა. როგორც წესი, მასში ქაღალდის რამდენიმე შეკვრაა. აბსოლუტურად მთელი სია უნდა იყოს ჩამოთვლილი ინვენტარში. მას ადგენს პასუხისმგებელი პირი თარიღის მითითებით. აღწერა არ არის დანომრილი.

როგორ შევკეროთ დოკუმენტები ძაფებით სამ ხვრელში?

თუ ყველა დოკუმენტი მომზადებულია, მაშინ შეგიძლიათ დაიწყოთ ციმციმი. ამისათვის თქვენ გჭირდებათ სპეციალური ძაფები ან შეგიძლიათ გამოიყენოთ ძაფები. რა თქმა უნდა, აზრი არ აქვს უხეში ძაფით რამდენიმე ფოთლის შეკერვას, შეგიძლიათ ჩვეულებრივი აიღოთ ნახევრად დაკეცილი.

ასე რომ, მოდით პირდაპირ გადავიდეთ კითხვაზე, თუ როგორ უნდა ჩართოთ დოკუმენტები ძაფებით. ფოტოები დან დეტალური აღწერაიქნება მოქმედებების ალგორითმის ვიზუალური დამატება. დავიწყოთ იმით, რომ აუცილებელია ფურცლების დამაგრება, რათა მოგვიანებით ადვილად წაიკითხოთ მათზე წარმოდგენილი ინფორმაცია. ამისათვის ხვრელები იჭრება მარცხენა კიდიდან, დაახლოებით ერთი და ნახევარი სანტიმეტრის დაშორებით. სამი ხვრელი უნდა იყოს. ისინი განლაგებულია ერთმანეთზე. პუნქცია შეიძლება გაკეთდეს ხვრელით, როდესაც ფურცლების დასტა მცირეა. სქელი ტომრებისთვის დაგჭირდებათ ბუზი. მოამზადეთ ძაფი, ოღონდ არ გააგრძელოთ, სამოცდაათი სანტიმეტრი საკმარისი იქნება.

როგორ გავფანცოთ დოკუმენტები სწორად? სამუშაო პროცესის ნიმუში ნაჩვენებია ქვემოთ. ახსნის მოხერხებულობისთვის ხვრელებს მივაკუთვნოთ რიცხვები: ზედა - 1, შუა - 2, ქვედა - 3.

თქვენ უნდა დაიწყოთ კერვა ქეისის უკანა მხრიდან, ნემსის გავლებით ხვრელში 2 წინა მხარეს. ამ შემთხვევაში, ძაფის ერთი ბოლო დარჩება უკან. შემდეგ, 1 ხვრელის მეშვეობით, ნემსი კვლავ მიიტანება უკანა მხარეს. იმ მომენტში, როდესაც ნემსი და ძაფის თავისუფალი ბოლო არის დოკუმენტის უკან, თქვენ უნდა გადაიტანოთ ისევ წინა მხარეს, შემდეგ კი ისევ უკანა მხარეს.

როგორ დავაფიქსიროთ დოკუმენტები, ჩვენ თითქმის გავარკვიეთ. ასე რჩება პატარებისთვის. მას შემდეგ, რაც ყველა ფურცელი დამაგრდება, შეგიძლიათ უსაფრთხოდ მიამაგროთ ძაფები კვანძად ქეისის უკანა მხარეს.

ის მჭიდროდ უნდა იყოს გამკაცრებული, რათა შემდეგ დალუქოს დამადასტურებელი ჩანაწერით. ძაფების ბოლოები უნდა დარჩეს თავისუფლად ჩამოკიდებული სტიკერის ქვეშ.

როგორ ხდება დოკუმენტების დამოწმება?

ისე, როგორც ხედავთ, არაფერია რთული იმ საკითხის გადასაჭრელად, თუ როგორ უნდა ჩართოთ დოკუმენტები ძაფებით. თქვენს ყურადღებას წარმოდგენილი ფოტოები - პირდაპირდასტური. ჩვენ უბრალოდ უნდა დავამოწმოთ შევსებული ფურცლები.

ამას ჰქვია "სერთიფიკატის ხელმოწერა". მის გასაკეთებლად საჭიროა აიღოთ 5 x 6 სანტიმეტრის ზომის პატარა ქაღალდი და წებოთი ზურგზე ისე, რომ დაფაროს კვანძი. ძაფის ბოლოები უნდა ამოვიდეს ქვემოდან და თავისუფლად ჩამოკიდოს.

ამ შენიშვნაში თქვენ უნდა მიუთითოთ რამდენი გვერდი იყო შეკერილი. შემდეგ მას ხელს აწერს დირექტორი, ორგანიზაციის თარიღი და ბეჭედი. ზოგადად, სასერტიფიკაციო ხელმოწერას აკეთებს ან კომპანიის დირექტორი, ან ერთ-ერთი მოადგილე. თავად ბეჭედი ისეა მოთავსებული, რომ მისი ერთი ნაწილი შეფუთვის ბოლო ფურცელზე მოხვდეს, მეორე კი ნოტაზე.

რატომ იკერება დოკუმენტები?

ჩვენ უკვე აღვნიშნეთ, რომ შეტანილი დოკუმენტები ინახება შესანახად, გარდა ამისა, საწარმოს ყოველდღიურ საქმიანობაში ძალიან ხშირად საჭიროა ფურცლების შეკვრების დამაგრება. ეს შეიძლება იყოს კონტრაქტები და ანგარიშები საგადასახადო ან სხვა მარეგულირებელი ორგანოებისთვის. სხვათა შორის, საგადასახადო ორგანოებს ამ კუთხით ზოგადად ძალიან მკაცრი მოთხოვნები აქვთ. დაუშვებელია სტეპლერის გამოყენება. ეს უხეში დარღვევად ითვლება.

ზოგადად, ფინანსთა სამინისტრო საკუთარ რეკომენდაციებსაც კი იძლევა, თუ როგორ უნდა მოხდეს დოკუმენტების ფლეში. ასე რომ, შეტანა არ შეიძლება იყოს ძალიან მოცულობითი. ოპტიმალური ზომა- ორმოცდაათ გვერდამდე. თუ ბევრი დოკუმენტია, მაშინ უმჯობესია მათი დაყოფა რამდენიმე საქმეში. უნდა იყოს უწყვეტი ნუმერაცია არაბულ ციფრებში. ფოთლები იკერება უხეში ძაფით, რომელიც უნდა იყოს მიბმული მზა დოკუმენტის უკანა მხარეს. ზემოდან კვანძი ილუქება დამადასტურებელი ცნობით, რომელიც უნდა იყოს შედგენილი ყველა წესის დაცვით. არ დაგავიწყდეთ, რომ მასზე დატანილია ქეისის ფურცლების რაოდენობა. მარეგულირებელი ორგანოებისთვის ძალზე მნიშვნელოვანია ხელმოწერა გარანტიის შენიშვნაში. მისი დადგენა შესაძლებელია მხოლოდ დირექტორის ან სხვა პირის მიერ, რომელსაც აქვს ამის უფლებამოსილება. ეს ყველაფერი დამოწმებულია ბეჭდით. მისი ანაბეჭდი ისე უნდა იყოს დაწოლილი, რომ დაიჭიროს ფურცლის ნაწილი და შენიშვნა. ფაქტობრივად, ყველა ეს რეკომენდაცია იმეორებს ჩვენს მიერ ზემოთ მოყვანილ ინფორმაციას. საჭიროდ მივიჩნიეთ მათი მოყვანა, რათა დარწმუნდეთ, რომ ყველაფერს სწორად აკეთებთ, უმაღლესი ხელისუფლების მითითებების შესაბამისად.

საგადასახადო ორგანოები აყენებენ ცალსახა მოთხოვნას არა მხოლოდ თავად დოკუმენტების, არამედ ასლების მთლიანობისა და უსაფრთხოების შესახებ. გარდა ამისა, ასლები ასევე შეტანილია ცალკე პაკეტში.

შემდგომი სიტყვის ნაცვლად

ჩვენ ვისაუბრეთ სტატიაში იმის შესახებ, თუ როგორ სწორად გავაფუჭოთ დოკუმენტები ძაფებით არქივისა და მარეგულირებელი ორგანოებისთვის წარდგენისთვის. ხანდახან კამათი წარმოიქმნება ბაინდერების დიზაინთან დაკავშირებით, რადგან არ არსებობს დოკუმენტი, რომელიც ზუსტ ახსნა-განმარტებას მოგცემთ ამ საკითხზე და თუნდაც კომენტარებით. აქედან გამომდინარე, აუცილებელია ყურადღება გამახვილდეს საოფისე მუშაობის დროს მიღებულ სტანდარტებზე. უნდა გვახსოვდეს, რომ სამთავრობო უწყებებს, სადაც თქვენ წარადგენთ ნაშრომებს, შეიძლება ჰქონდეთ საკუთარი მოთხოვნები მათი დიზაინისთვის. ამიტომ, სჯობს, ყოველთვის წინასწარ დაზუსტდეს ასეთი ინფორმაცია, რათა თავიდან ავიცილოთ შეცდომები და დაბრუნდეს დოკუმენტაცია გადასინჯვისთვის. ყოველივე ამის შემდეგ, ყველგან შეიძლება იყოს ნიუანსი.

ბიზნეს დოკუმენტებთან მუშაობისას ხშირად საჭიროა ფურცლების ცალკე ჟურნალებში შეტანა. თუ საქაღალდე ასეა მოწყობილი და დამოწმებული ბეჭდით, ის იცავს მასში შემავალ ფორმებს ჩანაცვლებისგან ან დაკარგვისგან. დოკუმენტების სისტემატიზაცია ხორციელდება საოფისე მუშაობის წესების მიხედვით. ისინი განსაზღვრავენ ნუმერაციის ფურცლების და მათი ჟურნალში შეტანის თანმიმდევრობას. ნაკერის დასაფიქსირებლად სპეციალური ტეგი უნდა იყოს დაწებებული. სტატიის ბოლოს შეგიძლიათ გადმოწეროთ „ნაკერი და დანომრილი“ სიტყვების ნიმუშები.

მას შემდეგ, რაც ჟურნალის ყველა გვერდი დაინომრება და იკერება, ძაფის კვანძზე ამაგრებენ სტიკერს. ეს არის პატარა ქაღალდის მართკუთხედი, რომლის ზომებია დაახლოებით 4 × 6 სმ. რეკომენდებულია რამდენიმე ეგზემპლარი წინასწარ მომზადდეს და დაიბეჭდოს პრინტერზე, რათა ყოველთვის ხელთ იყოს.

სტიკერის მაგალითი მოიცავს შემდეგი ველებიშევსებისთვის:

1. შეკერილი, დანომრილი და დალუქული ფურცლების რაოდენობა. იგი მითითებულია ჯერ რიცხვებში, შემდეგ ფრჩხილებში სიტყვებით.
2. უფლებამოსილი თანამშრომლის პოზიცია.
3. ხელმოწერა გაშიფვრით.

AT სხვადასხვა ნიმუშებიფორმულირება შეიძლება განსხვავდებოდეს. როგორც წესი, სტიკერი ასახავს მხოლოდ ინფორმაციას ფურცლების რაოდენობისა და ჟურნალზე პასუხისმგებელი თანამშრომლის თანამდებობის შესახებ. ბოლოს მისი ხელმოწერაა.

Მნიშვნელოვანი! სტიკერს შეიძლება დაემატოს ჟურნალის ფორმირების თარიღი და ორგანიზაციის ბეჭედი (ასეთის არსებობის შემთხვევაში).

დამაგრებისას დარწმუნდით, რომ ძაფის კვანძი სტიკერის ცენტრშია. შემდეგ ბოლოები სცილდება ქაღალდის ხაზს.

დოკუმენტების მომზადება firmware-სთვის

პირველი ნაბიჯი არის ნუმერაცია. სანამ დოკუმენტების პროგრამულ უზრუნველყოფას გააგრძელებთ, უნდა ჩაწეროთ ნომრები ზედა მარჯვენა კუთხეში. რიცხვების ეს განლაგება ნაკარნახევია საოფისე მუშაობის წესებით.

შემდეგ ამზადებენ ნახვრეტებს ნაკერებისთვის. ბიზნეს დოკუმენტებიაქვს ფართო მინდვრები. ციმციმებამდე, დაახლოებით ამ ველების შუაში, კეთდება სამი პუნქცია. ისინი მკაცრად ვერტიკალურად მიდიან ფურცლების ვერტიკალური ცენტრის გასწვრივ. ნაბიჯი არის მინიმუმ 3 სმ.

ყველა ფურცელი უნდა იყოს დაჭერილი იმავე დონეზე. ხვრელების გასაკეთებლად გამოიყენეთ:

• ხვრელის დამჭერი;
• ბუზი;
• ნემსი.

ციმციმის შემდეგ ველის საზღვრებიდან მანძილის შენარჩუნების გამო, ტექსტის წაკითხვისას არანაირი დისკომფორტი არ არის. ასევე, არ არის რთული სასურველი გვერდის პოვნა.

როგორ კეთდება firmware

Შემდეგი შეკითხვა- როგორ გავფცქვნათ დოკუმენტები წინასწარ გაბურღული ხვრელებით? საკერავი ნემსი აღებულია იარაღად.

ძლიერი ნაკერისთვის დაგჭირდებათ ისეთი მასალა, როგორიცაა:

• ბანკის twine;
• სამკერვალო ძაფები LSh-210.

თუ ხელთ არ არის სპეციალიზებული მასალები გვერდების დასაკავშირებლად, შეგიძლიათ შეცვალოთ ისინი ნებისმიერი ძლიერი ძაფით. მაგალითად, კაპრონი შესაფერისია. ასევე შეგიძლიათ აიღოთ მარტივი ძაფი შესაკერად, რამდენჯერმე გადაკეცოთ.

ძლიერი, გამძლე ნაკერის გასაკეთებლად რეკომენდებულია ნაკერების ორჯერ გამეორება. თუმცა, ძაფის ზედმეტად დაჭიმვა არ გჭირდებათ. მჭიდრო ნაკერი გაართულებს ჟურნალის გადაფურცვლას და სწორი ფორმის პოვნას.

როდესაც firmware დასრულდება, რჩევები გათავისუფლდება ბოლო ფურცლის შუა ხვრელში. დასამაგრებლად ძაფს კვანძად აკრავენ. ამ შემთხვევაში ბოლოების დაახლოებით 5 სმ უნდა დარჩეს. დოკუმენტების მთლიანობისთვის, კვანძზე მიმაგრებულია სტიკერი, რომელიც ადასტურებს, რომ ჟურნალი იყო შეკრული.

დასკვნითი ეტაპი - სტიკერის მიმაგრება

მნიშვნელოვანია საქაღალდეში შეგროვებული დოკუმენტების დაცვა ჩამორთმევისა და დაკარგვისგან. ამიტომ გამოიყენეთ სტიკერი "ნაკერი და დანომრილი". წებო გამოიყენება ფურცლის უკანა ზედაპირზე. შემდეგ ქაღალდი ისე ფიქსირდება, რომ მართკუთხედის ცენტრი პირდაპირ კვანძზე მოხვდეს. ძაფების ნაწილი დაიმალება სტიკერის ქვეშ. ბოლოები თავისუფლად უნდა ჩამოკიდეს.

შემდეგი, თქვენ უნდა დაელოდოთ წებოს გაშრობას. ამისათვის გათვალისწინებული სტრიქონი მიუთითებს დოკუმენტების რაოდენობაზე ამ ჟურნალს. შევსებულ ფორმას ამოწმებს ორგანიზაციის ხელმძღვანელი ან უფლებამოსილი თანამშრომელი. სტიკერზე ასახულია თანამშრომლის პოზიცია, მისი ხელმოწერა და დამოწმების თარიღი. თუ ეს შესაძლებელია, დაისმება საწარმოს ბეჭედი.

სტიკერის მთავარი ფუნქციაა ჟურნალისა და მასში შემავალი დოკუმენტების მთლიანობის დადასტურება. ამავე მიზნით, კვანძი ივსება წებოთი. თავად ტეგიც და დოკუმენტებიც დატანილია ორგანიზაციის ბეჭდით.

1. მკაფიო, ადვილად გასარჩევი ხელმოწერის არსებობა.
2. იგივე ბეჭდის არსებობა, როგორც ორგანიზაციის დოკუმენტებზე.
3. თეგის მდებარეობა პირდაპირ ძაფის კვანძზე დოკუმენტების ხელშეუხებლობის დასაფიქსირებლად.

ყველა ფურცლის თანაბრად შესაკერად, ამოიღეთ ყველა უცხო ობიექტი. თუ დასტა დიდია, რეკომენდებულია ქაღალდების მცირე პარტიების აღება. როდესაც გჭირდებათ რამდენიმე ჟურნალის ერთში ორგანიზება სხვადასხვა დოკუმენტები, ისინი დაწყობილია ხელმოწერის თარიღით.

რა შემთხვევაშია საჭირო შეკერილი დოკუმენტები?

უმეტეს შემთხვევაში, პროგრამული უზრუნველყოფა საჭიროა ანგარიშების გაგზავნისთვის საგადასახადო ოფისი. ამ შემთხვევაში ხელმოწერას დებს მხოლოდ ორგანიზაციის ხელმძღვანელი, სტიკერზე კი მისი ბეჭდის ანაბეჭდი. ეს საგადასახადო სამსახურის სავალდებულო მოთხოვნაა.

რაც შეეხება ინდივიდუალურ მეწარმეებს, მათთვის ბეჭდის არსებობა არჩევანის საკითხია. შემოწმებისთვის საკმარისი იქნება მეწარმის პირადი ხელმოწერა. გადამოწმების დასრულებისას ფორმებზე იდება ბეჭედი.

Მნიშვნელოვანი! მრავალგვერდიანი დოკუმენტის ასლის დასადასტურებლად, თითოეულ ფურცელს ეწერება ბეჭედი „ასლი სწორია“.

როგორც უკვე აღვნიშნეთ, ხელმოწერა და ბეჭედი უნდა იყოს იკითხება. მარკის დიზაინი დამოკიდებულია იურიდიულ ფორმაზე. სახელმწიფო საწარმოებს შეუძლიათ გამოიყენონ გერბი. შპს-ებისა და ინდივიდუალური მეწარმეებისთვის კანონმდებლობა ითვალისწინებს სხვა მოთხოვნებს.

შეაჯამეთ. სტიკერი "Stitched and Numbered" დამზადებულია ქაღალდის მართკუთხედის სახით. იგი მიმაგრებულია ნაკერის კვანძზე პროგრამული უზრუნველყოფის დასრულების შემდეგ. ძაფები დაფარულია წებოთი, ზემოდან წასმული ტეგი. როდესაც წებო შრება, ფურცელზე კეთდება საჭირო შენიშვნები.

​

პირველ რიგში, მითითებულია ჟურნალში შეტანილი ფურცლების რაოდენობა. შემდეგ ედება ხელმძღვანელის ხელმოწერა, მისი სრული სახელი და ხელმოწერა. ზოგიერთ შემთხვევაში, ეს შეიძლება გადაეცეს სხვა პასუხისმგებელ ოფიცერს. ასევე სტიკერზე არის ორგანიზაციის ბეჭედი. საგადასახადო ოფისში დოკუმენტების წარდგენისას ეს სავალდებულო მოთხოვნაა შპს-სთვის. იმ შემთხვევაში, თუ ინდივიდუალური მეწარმეებისაკმარისი პირადი ხელმოწერა. შემდეგი, შეგიძლიათ ჩამოტვირთოთ სტიკერის უფასო ნიმუში.

თითოეული სტრუქტურული ქვედანაყოფისაწარმოები, რა ზომისაც არ უნდა იყოს იგი, ერთხელ მაინც შეექმნა დოკუმენტების წარდგენის საჭიროება.

ეს აუცილებელი ხდება როგორც არქივისთვის, ასევე ზოგიერთი სამართლებრივი პროცედურისთვის. ნაკერების შესრულების რამდენიმე მეთოდი არსებობს. ისინი ქვემოთ იქნება განხილული.

ჰემინგი ფორმაში

ნებისმიერი საწარმო წლის განმავლობაში აწარმოებს გარკვეული რაოდენობის დოკუმენტებს, რომელთა ნაწილი შენახვის ვადის გასვლის შემდეგ არქივში უნდა გადავიდეს. ეს მოიცავს დოკუმენტებს, რომლებიც უკვე შესრულებულია, ასევე საწარმოს პერსონალთან დაკავშირებულ დოკუმენტებს. დამკვიდრებული პრაქტიკის მიხედვით, საქმეები არქივში გადადის საოფისე სამუშაოს დასრულებიდან ერთი წლის შემდეგ.

საბუთების გადაცემის ვალდებულება ეკისრებათ დოკუმენტების მართვაზე პასუხისმგებელი სამსახურის თანამშრომლებს, ან ევალებათ მდივანს, ბუღალტერს და სხვა პასუხისმგებელ პირს და ფიქსირდება შესაბამისი ბრძანებით.

გარდა ამისა, აქ ცალკეული სამმართველოების მდივნებიც არიან ჩართული. ბუნებრივია, საქმეების გადაცემა ხდება მხოლოდ მათი საბოლოო რეგისტრაციის შემდეგ.

ეს პროცედურა მოიცავს რამდენიმე ნაბიჯს:

• საქმეები მოწმდება დოკუმენტების ჯგუფებად სწორად განაწილებისთვის;
• შეტანა შესრულებულია;
• შემოწმებულია გვერდის ნუმერაცია;
• შედგენილია თანმხლები წარწერა;
• მიმდინარეობს შიდა ინვენტარიზაცია;
• რეკვიზიტების გასწორება ყდაზე. ეს ნიშნავს საწარმოს დასახელების, სარეგისტრაციო ინდექსის, ასევე გადაცემის ვადის და სათაურის კორექტირებას;
• მიმდინარეობს შეტანილი საქმის აღწერა.

იძლევა იმ შემთხვევების ნაწილობრივ აღრიცხვის საშუალებას, რომელთა შენახვის ვადა არ აღემატება 10 წელს.

გარდა ამისა, ნებადართულია:

1. არ მოაწყოთ დოკუმენტები;
2. არ გააკეთოთ პაგინაცია;
3. გამორიცხეთ დამადასტურებელი წარწერის დიზაინი;
4. გამორიცხეთ firmware შემთხვევები.

კანონმდებლობა "კერვის შესახებ"

საოფისე სამუშაო და საბუთები საკმარისია რთული პროცესები. არცთუ იშვიათად მომზადებული და არქივში გადატანილი დოკუმენტების უკან დაბრუნება ხდება არასწორი შესრულების გამო. აქედან გამომდინარე, სრულიად ლოგიკური კითხვა ჩნდება, როგორ სწორად შეკეროთ დოკუმენტაცია? პასუხის პოვნა შეგიძლიათ აქ მეთოდოლოგიური რეკომენდაციებისაოფისე მუშაობის შესახებ, რომლებიც დაფიქსირებულია ფედერალური არქივის 2009 წლის 23 დეკემბრის No.

>კანონმდებლობა არეგულირებს წარდგენის პროცედურას.ამასთან დაკავშირებით მოცემულია რეკომენდაციები, რომლებიც უნდა დაიცვან. არასწორად შეკრული დოკუმენტები არ მიიღება არქივში შესანახად.

ნებისმიერი საწარმოს არქივი საშუალებას გაძლევთ შეინახოთ დოკუმენტები გარკვეული პერიოდის განმავლობაში. შემდეგ აღნიშნული დოკუმენტაცია შევიდა უშეცდომოდგადაეცა არქივს.

კანონი ითვალისწინებს ძალიან კონკრეტულ ვადებს, რომლებიც საშუალებას გაძლევთ შეინახოთ შემდეგი დოკუმენტები:

• პერსონალთან, სანოტარო ჩანაწერებთან, საქმიან წიგნებთან დაკავშირებით - 75 წელი;
• სახელმწიფო საბინაო ფონდის კერძო საკუთრებაში გადაცემასთან დაკავშირებული დოკუმენტები - 75 წელი;
• გამოგონების პატენტები - 20 წელი;
• კაპიტალური მშენებლობა - 20 წელი;
• საპროექტო დოკუმენტაცია - 20 წელი;
• სამეცნიერო სამუშაოები - 15 წელი;
• ასოცირებული საწარმოების საარქივო დოკუმენტაცია სოფლის მეურნეობა- 5 წელი;
• კინო- და ფოტო დოკუმენტაცია - 5 წელი;
• ვიდეო და ფოტო დოკუმენტაცია - 3 წელი.

როდესაც საწარმო ლიკვიდირებულია, მაშინ დოკუმენტები, რომელთა შენახვის ვადა განუსაზღვრელი ვადით, გადადის სახელმწიფო არქივში. გარდა ამისა, ორგანიზაციის პერსონალის შესახებ დოკუმენტები ასევე ექვემდებარება გადაცემას.

არასამთავრობო ორგანიზაციების შემთხვევაში, აღსანიშნავია, რომ მათთვის ურთიერთობის განსაკუთრებული რეჟიმია გათვალისწინებული. კერძოდ, კანონი მათ ავალდებულებს ცალკე ხელშეკრულების დადებას ფედერალურ საარქივო სამსახურთან. თუ ხელშეკრულება დაგვიანებით დაიდება, მაშინ არქივი ვალდებული იქნება მიიღოს მხოლოდ ის დოკუმენტები, რომლებიც დაკავშირებულია საწარმოს პერსონალთან. დანარჩენი დოკუმენტაციის, ანუ შენახვის ადგილს, ბედს სალიკვიდაციო კომისიის თავმჯდომარე დაადგენს.

გასანათებელი დოკუმენტები

კანონის წერილის თანახმად, აუცილებელია ორზე მეტი ფურცლისგან შემდგარი ყველა დოკუმენტის ფლეში. ეს ასევე ეხება ნორმატიული დოკუმენტების ასლებს. ამასთან, დოკუმენტები, რომლებიც არ ექვემდებარება შემდგომ გადაცემას არქივში, შეიძლება არ იყოს ციმციმი.

რატომ შეიძლება იყოს ეს საჭირო?

ძირითადი ფაქტორი, რომელიც ხსნის საჭიროებას, არის დოკუმენტების შესაძლო დაცვა, მაგალითად, ფურცლების ამოღების ან გამოცვლისგან. ამასთან დაკავშირებით, ისინი იკერება ძაფებით, დანომრილი და დალუქული.

მსგავსი საჭიროება ჩნდება ბუღალტრული აღრიცხვის, პერსონალის დოკუმენტების, ასევე მოგების წიგნებისა და განსაკუთრებით მნიშვნელოვანი ხელშეკრულებების მიმართ.

გარდა ამისა, ეს სია შეიძლება შეიცავდეს ნოტარიულად დამოწმებულ ასლებს და თარგმანებს.გარდა ამისა, შეკრული დოკუმენტები უფრო ადვილია შესანახად. ასე მოწყობილი საქმეები იღებს ნაკლები სივრცე. მაშინ როცა ძაფის შეკვრა და დალუქვა საშუალებას გაძლევთ დაადასტუროთ დოკუმენტაციის მთლიანობა. სხვა ოფიციალური მეთოდები ჯერ არ არის გამოგონილი.

როგორ სწორად დავარქივოთ დოკუმენტები

საქმის დასრულების შემდეგ ბოლო ნაბიჯიარის შემკვრელის. ეს გულისხმობს ყველა ლითონის ნივთის (ქაღალდის სამაგრები, ქინძისთავები) ამოღებას. შემდეგ დოკუმენტები უნდა გათავისუფლდეს ბაინდერიდან.

თუ დოკუმენტები დასრულებულია, თქვენ უნდა დაამატოთ ცარიელი ფურცელითანმხლები წარწერისთვის.გარდა ამისა, საქმის დასაწყისში შეგიძლიათ დამატებით მიამაგროთ ფურცლები შიდა ინვენტარისთვის. მაგრამ, თუ უკვე არის დაბეჭდილი ფორმები, მაშინ შეგიძლიათ დაამატოთ ისინი.

რეგულაციები ადგენს შეზღუდვებს გვერდების რაოდენობაზე თითოეულ შემთხვევაში.ამიტომ ნებადართულია საქმეების დასრულება 250-მდე ფურცელი. იმ შემთხვევაში, თუ წლის განმავლობაში მეტი დოკუმენტი შეგროვდა, ისინი უნდა დაიყოს ცალკეულ ტომებად. სტანდარტული პროცედურის მიხედვით, დოკუმენტები ივსება მყარი ყდით.

თუ საქმის მასალები შეიცავს სხვადასხვა ფორმატის დოკუმენტებს, საჭიროა 4 პუნქცია. ეს კეთდება დოკუმენტების უსაფრთხოდ დამაგრების მიზნით.

რაც შეეხება ქეისებს, რომლებსაც აქვთ შენახვის ვადა, ამ შემთხვევაში შესაძლებელია მათი დაკერვა, საფართან ერთად. მაშინ როცა, საყოველთაოდ მიღებული პროცედურა მუდმივი დაზოგვის პირობებით დოკუმენტების დასამაგრებლად, ითვალისწინებს შეტანის დაწყებას ფურცლიდან, რომელიც მოჰყვება სავალდებულო. შემდეგ, პირველ ფურცელზე თქვენ უნდა დაადოთ მუყაოს შუასადებები და გაანათოთ საქმე. ეს აუცილებელია იმისათვის, რომ დავიცვათ ძაფები ნაადრევი ცვებისგან.

აქ არ უნდა დაგვავიწყდეს, რომ საქმე რეალურად სამუდამოდ შეინახება.შეტანის დროს მთავარია სასაზღვრო კონტროლი, ასე რომ თქვენ ასევე უნდა დარწმუნდეთ, რომ ძაფები არ სცდება ტექსტს. ის ადვილად წასაკითხი უნდა იყოს მაშინაც კი, როცა შეკერილია.

დოკუმენტები, რომელთა შენახვის ვადა არ აღემატება 10 წელზე მეტია, შეიძლება ინახებოდეს პროგრამული უზრუნველყოფის გარეშე ბაინდერში.

ზოგიერთ დაწესებულებაში, მოხერხებულობისთვის, გამოიყენება სპეციალური ბუკლეტების აპარატები. მაგრამ ეს მეთოდი მიუღებელია საარქივო შეტანისთვის.

შემდეგი ნაბიჯი განუსაზღვრელი შენახვის საქმეებში არის ნუმერაცია.ეს ჩვეულებრივ კეთდება დოკუმენტებთან მუშაობის მოხერხებულობისთვის. ნუმერაციის გასაკეთებლად გამოიყენეთ შავი ფანქარი ან სპეციალური ნუმერაციის მანქანა. ცალკე ადგილია გათვალისწინებული ნომრების ჩასაწერად, ეს არის დოკუმენტის ზედა მარჯვენა კუთხე.

უნდა აღინიშნოს, რომ ნუმერაცია ხდება ექსკლუზიურად წინა მხარეს.ნომრები არ უნდა ავნო მთავარი ტექსტი. აკრძალულია ფერადი ფანქრების გამოყენება. ასევე დაუშვებელია მელნის გამოყენება.

A4-ზე დიდი ფორმატის ფურცლის მოთავსების შემთხვევაში, ნებადართულია მისი ერთ კიდეზე დაკეცვა და დაკეცვა, რის შემდეგაც უნდა დაინომროს 1 ფურცლად. იმ შემთხვევაში, თუ ფურცელი დაკეცილია და შემდეგ შუაზე იყო შემოსილი, მაშინ ის უნდა იყოს დანომრილი 2 ფურცლად. ილუსტრირებული მასალები უნდა იყოს დანომრილი უკანა მხარეს.

ცალკე ადგილია გათვალისწინებული ნომრების დასაყენებლად - ეს არის დოკუმენტის ზედა მარცხენა კუთხე.კონვერტების შეკერვის შემთხვევაში, რომლებსაც ახლავს დანართები, ასეთი დოკუმენტები ექვემდებარება თვითნუმერაციას. დანართები ინომრება იმ ნომრით, რომელიც მოჰყვება კონვერტზე. თუ საჭიროა საქმის ცალკე ტომებად დაყოფა, მაშინ თითოეული მათგანი დანომრილია ცალკე.

საფარის დიზაინი ხდება საქმის დადგენის ეტაპზე. აქ თქვენ უნდა იხელმძღვანელოთ GOST 17914-72 რეკომენდაციებით. გრძელვადიანი შენახვის ქეისების გადასაფარებლები....

ამიტომ, ცალკე ბიზნესის დაარსების ეტაპზე, ინდივიდუალური ინფორმაციაწარდგენილია სავალდებულოდ, კერძოდ:

• Კომპანიის სახელი;
• ცალკეული ქვედანაყოფის დასახელება;
• საოფისე სამუშაოს ინდექსი;
• საქმის სათაური;
• შენახვის ვადა.

საქმეები, რომლებიც უნდა გადავიდეს განუსაზღვრელ საცავში, სავალდებულოა ნაკერი მუყაოს ძლიერ საფარში, რომელზედაც დამაგრებულია ხერხემალი. შედეგად საქაღალდე არ შეიძლება იყოს 4 სმ-ზე მეტი სქელი.

საარქივო წიგნს აქვს თავისი სტანდარტი, რომელიც არ უნდა აღემატებოდეს 320 x 230 მმ.

პროგრამული უზრუნველყოფის პროცედურის გასამარტივებლად, შეგიძლიათ გამოიყენოთ საარქივო საქაღალდეები.ამ პრობლემის გადაჭრის ცალკე ვარიანტია სავალდებულო მანქანები. როგორც სხვა ვარიანტი, შეგიძლიათ შემოიტანოთ საბანკო ფულადი დოკუმენტების წარდგენის პროცედურა. ამ კატეგორიის დოკუმენტების საქაღალდის სისქე შეიძლება მიაღწიოს 10 სმ-მდე.

ასე რომ, დოკუმენტების საარქივო დამუშავების ანალიზით, შეგვიძლია დავასკვნათ, რომ ყველაზე რთული ამოცანაა ქაღალდის ბლოკების ბურღვის პროცედურა. თუმცა, მაღალი ხარისხის ქაღალდის საბურღი მანქანები აქ შეიძლება სამაშველოში მოვიდნენ.

მოსამზადებელი სამუშაოები

დოკუმენტების დასამაგრებლად, ჯერ უნდა გაასწოროთ ქაღალდის დასტა.მაგრამ თუ შეფუთვა შეიცავს დიდი რიცხვიდოკუმენტები, რომელიც შედგება პატარა ფურცლებისგან, მაშინ აუცილებელია დასტა დადგეს ისე, რომ იგი თანაბრად დაიჭიროს დამჭერით. ძალიან ბევრი დოკუმენტის გასწორებისთვის, როგორიცაა 1000-მდე ფურცელი, მიზანშეწონილია გამოიყენოთ ქაღალდის ელექტრული მწკრივი.

დოკუმენტების დაგების შემდეგ, თქვენ უნდა დააფიქსიროთ ისინი სამაგრში, რის შემდეგაც შეგიძლიათ დაიწყოთ მთელი ბლოკის ბურღვა. ამ შემთხვევაში, ხვრელების რაოდენობა შეიძლება იყოს 2-5 ცალი. ბურღვა ხორციელდება ჩვეულებრივი ელექტრო საბურღი ან სპეციალიზებული პირსინგის აღჭურვილობის გამოყენებით. ცალკეული ნაკერების მოდელები აღჭურვილია მექანიზმით, რომელიც ავტომატურად ატარებს ძაფს გაკეთებულ ხვრელებს. იმ შემთხვევაში, თუ ბურღვა კეთდება ბურღით, ნუ იჩქარებთ სამაგრიდან დოკუმენტების ამოღებას, რათა ხვრელები არ გადაადგილდეს.

ხელით ხრახნიანი

ფოტო: როგორ სწორად შევკეროთ დოკუმენტები ძაფებით

კითხვაზე, თუ როგორ სწორად შეკეროთ დოკუმენტები ძაფით, უნდა ითქვას, რომ ამისათვის თქვენ უნდა აიღოთ ჩვეულებრივი ნემსი, ძაფი და ნაკერი ფურცლები, რომლებსაც აქვთ მხოლოდ 2 პუნქცია.

დოკუმენტის შეკერვის შემდეგ, თქვენ უნდა მიამაგროთ ძაფის ბოლოები დოკუმენტის უკანა მხარეს და წებოთ პატარა ნაჭერი ქაღალდზე მიღებულ კვანძზე.

ამის შემდეგ კეთდება დამადასტურებელი წარწერა, რამდენ ფურცელს შეიცავს დოკუმენტი, ვის მიერ არის დამოწმებული.ეს პროცედურა კეთდება ისე, რომ წარწერა (პრინტი) სცილდება სტიკერის საზღვრებს. შეგახსენებთ, რომ გვერდები ექვემდებარება სავალდებულო ნუმერაციას. როგორც პრაქტიკა გვიჩვენებს, დოკუმენტების სწორად შეკერვა ძაფით მარტივია, მაგრამ, სამწუხაროდ, ამ მეთოდს აქვს თავისი შეზღუდვები. 5-ზე მეტი ფურცელი საკმარისად მძიმეა ნემსით გასახვრელად. ამიტომ, ასეთ შემთხვევებში უმჯობესია გამოიყენოთ ხვრელი.

ხვრელი (საკრავი)

როგორც ზემოთ აღინიშნა, თუ დოკუმენტების 5 ფურცელზე მეტია, უმჯობესია გამოიყენოთ ხელით ნაკერი. მეტი საუკეთესო გამოსავალიშეიძლება მოწყობილობები ელექტროძრავით (ელექტრო პუნჩები). ამისათვის 4 ხვრელი თანაბრად ნაწილდება დოკუმენტის მინდვრებზე, მაგრამ ისე, რომ ტექსტი იკითხება.

შემდეგ გამოიყენება საბუთების შეკვრა, მისი დახმარებით მოხდება დოკუმენტების შეკვეთა და ასევე უზრუნველყოფილი იქნება მათი უსაფრთხოების კონტროლი. ეს წესები რეგულირდება სხვადასხვა გზით რეგულაციები. ასე იკერება ხელშეკრულებები, ნოტარიულად დამოწმებული დოკუმენტები, სალარო წიგნები, საბანკო დოკუმენტები. ეს სია ასევე მოიცავს პერსონალურ ფაილებს, სარეგისტრაციო ჟურნალებს, ასევე მკაცრი ანგარიშგების ფორმებს.

ნახეთ ვიდეო, თუ რამდენად ადვილია დოკუმენტების შეკერვა ხვრელის გამოყენებით:

თანმხლები წარწერები

საქმის შეკერვისა და ნუმერაციის შემდეგ, თქვენ უნდა შეადგინოთ დამადასტურებელი წარწერა. პრაქტიკაში ეს კეთდება ცალკე ფურცელზე, რომელიც შემდეგ ფიქსირდება ქეისის უკანა მხარეს. დამადასტურებელ წარწერაში სავალდებულოა მიეთითოს დანომრილი ფურცლების რაოდენობა.

ეს ინფორმაცია მითითებულია როგორც ციფრებით, ასევე სიტყვებით.

აღსანიშნავია, რომ თანდართულ წარწერაზე მიეთითება პასუხისმგებელი პირის თანამდებობა და ხელმოწერის გაშიფვრა. მომზადებული წარწერა დამაგრებულია მაღალი ხარისხის წებოთი. ამავე დროს, მისი ფუნქცია ასევე არის კვანძის დაფიქსირება. ისე, რომ ძაფის ბოლოები თავისუფალი იყოს. ეს ყველაფერი ბოლოს ილუქება ბეჭდით, რომლის ანაბეჭდი უნდა იყოს სტიკერზე და ფურცელზე.

სტატისტიკურ კოდში აისახება ბიზნეს სუბიექტის რეგისტრაციის ტერიტორია. წაიკითხეთ რა არის

IP სადაზღვევო პრემიის გადახდაა საჭირო ვადები. შეიტყვეთ მეტი

რამდენად აქტუალურია დოკუმენტების firmware 2019 წელს?

ყველა ორგანიზაციას აქვს საკუთარი შიდა არქივი, რომელიც უზრუნველყოფს სისტემატიზაციას სხვადასხვა დოკუმენტები. ეს მოიცავს სააღრიცხვო რეესტრებს, პერსონალის ბრძანებებს და ა.შ. დოკუმენტაცია, რომელიც განკუთვნილია შემდგომში შესანახად გადასატანად. სახელმწიფო არქივი, უშეცდომოდ, უნდა გაიაროს მოსამზადებელი პროცედურა არსებული GOST-ის შესაბამისად.

2019 წელს კი სავალდებულო პროცედურა არავის გაუუქმებია. ამრიგად, დოკუმენტების firmware-მ არ დაკარგა აქტუალობა.

მიუხედავად ახალი ტექნოლოგიების ფართოდ დანერგვისა და საოფისე სამუშაოების ნაწილის გადატანისა ელექტრონული ფორმასახელმწიფო საწარმოების უმეტესობაში ქაღალდი რჩება მთავარ მატარებლად. განსაკუთრებით ქაღალდი უყვარს სხვადასხვა საკონტროლო და აღმასრულებელი ორგანოები: გადასახადი, საპენსიო ფონდისახანძრო ინსპექცია, სასამართლოები, ფინანსური ინსტიტუტებიდა ა.შ. ამიტომ ნებისმიერ მეწარმეს უნდა შეეძლოსდოკუმენტების სწორად შეკვრა ნომერი და დაარეგისტრირე ისინი. firmware ჩვეულებრივ შესრულებულია ძაფის გამოყენებით ნემსით, სტეპლერით ან სპეციალური მანქანებით. ჩვენ უფრო მეტს გეტყვით, თუ როგორ სწორად შეკეროთ დოკუმენტები და საქმეები.

თემა firmware

რეალურად არცერთი მკაცრი წესებიდა არ არსებობს მოთხოვნები სავალდებულო დოკუმენტებისთვის. მიუხედავად ამისა, არსებობს GOST R 51141-98 „საოფისე სამუშაოები და არქივირება“ და ფედერალური არქივის ბრძანება 2009 წლის 23 დეკემბრის No. 76, რომელიც იძლევა რეკომენდაციებს მრავალგვერდიანი დოკუმენტების პროგრამული უზრუნველყოფის შესახებ.

სათანადო firmware დოკუმენტები დაიცავს მათ ჩანაცვლებისგან

როგორ გავაკეთოთ ყველაფერი სწორად? დაგჭირდებათ ბუზი, ბოშური ნემსი, ძლიერი შავი ძაფი, ქაღალდის ნაჭერი და წებო. ჩვეულებრივ, ქაღალდებს კერავენ სამი ნახვრეტით - ერთი კეთდება ფურცლის ცენტრში, კიდედან დაახლოებით 1,5-2 სმ, მეორე და მესამე - არსებულის გვერდებზე 3-5 სმ მანძილზე. დამზადებულია ბუზით - თუ არ გაქვთ საკმარისი ძალა, რომ დაუყოვნებლივ გაარღვიოთ მთელი შეკვრა, მაშინ შეგიძლიათ დაყოთ იგი რამდენიმე ნაწილად. ქვემოთ მოვიყვანთ მაგალითს,როგორ სწორად გააშუქოთ დოკუმენტები ძაფებით და პროცესის ფოტოთი.

Შენიშვნა:თუ თქვენ გაქვთ საბურღი ან ხრახნიანი და საბურღი, შეგიძლიათ უბრალოდ გაბურღოთ ქაღალდის შეკვრა. საბურღი დიამეტრი უნდა იყოს დაახლოებით 6-8 მმ.

პაკეტის firmware იწყება უკნიდან. გაიარეთ ძაფი ნემსში და გაიყვანეთ ცენტრალურ ხვრელში, დატოვეთ 7-10 მმ-იანი "კუდი". შემდეგ ჩადეთ ნემსი წინა მხრიდან ზედა ხვრელში და ძაფი უკანა მხარეს გადაწიეთ.

ვიწყებთ ცენტრალური ხვრელიდან, ვჭიმავთ ზემოდან და ჩავდივართ ქვევით

შემდეგი, თქვენ უნდა გადაათრიოთ ნემსი ქვედა ხვრელში, მიიტანოთ იგი წინა მხარეს და შემდეგ გაჭიმეთ იგი ცენტრალურზე არსებულ "კუდამდე". ახლა თქვენ შეგიძლიათ გაჭრათ ძაფი, დატოვოთ მინიმუმ 7 სმ (თუ საჭიროა საქმის დაბეჭდვა, დატოვეთ ზღვარი 15 სანტიმეტრით). ძაფების დასაწყისი და დასასრული მიამაგრეთ, ხოლო კვანძზე წებოთი სუფთა ქაღალდის პატარა ნაჭერი. თუ ეს მკაცრი ანგარიშვალდებულების ფურცლებია, მაშინ "კუდები" ბოლო ფურცელზე ქაღალდის კვადრატით არის დამაგრებული და მასზე ბეჭედი ედება.

დოკუმენტების ციმციმის შემდეგ კვანძი ილუქება ქაღალდის კვადრატით

დასაშვებია დოკუმენტების ძაფით შეკერვადა ორი ხვრელი.როგორც წესი, ეს მეთოდი გამოიყენება ხვრელის არსებობისას. სქემა ოდნავ იცვლება - ნემსი შეჰყავთ ქვედა ხვრელში უკნიდან, ტოვებენ „კუდს“ მინიმუმ 7 სმ სიგრძის, შემდეგ ნემსი და ძაფი ბრუნდება ზედა ხვრელიდან. შემდეგი, გაჭერით ძაფი ისე, რომ მიიღოთ მეორე კუდი 7-10 სანტიმეტრის სიგრძით და შეკრათ იგი პირველთან. ძაფის ბოლოები ქვევით ეშვება და კვანძზე წებდება მართკუთხა ქაღალდის ნაჭერი 2-დან 7-8 სმ-ზე.

შეფუთვის საიმედოდ დასამაგრებლად, თქვენ ასევე შეგიძლიათ შეკეროთ იგი 4 პუნქციის მეშვეობით. ამ შემთხვევაში, ნემსი იჭრება მეორე ხვრელიდან, ჩასმულია ზემოდან, კვლავ გაიყვანება მეორეში და მიეწოდება მესამე და მეოთხეს. კერვა კეთდება მესამე ხვრელზე და ძაფის მთელი ზოლი ილუქება ქაღალდით.

Შენიშვნა:არ არის რეკომენდებული ჩვეულებრივი ძაფის გამოყენება დოკუმენტების დასამაგრებლად, რადგან ის საკმაოდ მყიფეა. თქვენ უნდა ან რამდენჯერმე დაკეცოთ, ან გამოიყენოთ სპეციალური ნეილონის ძაფები.

ხანდახან დოკუმენტები იკერება გამჭვირვალე სათევზაო ხაზთან ერთად, მაგრამ მისი მახასიათებლების მიხედვით ძაფზე უარესია. მთავარი ის არის, რომ სამივე (ოთხი) ხვრელი ვერტიკალურად გაკეთდეს ერთ ხაზზე. ფურცლის განიერი კიდიდან ჩვეულებრივ 1,5 სმ იხრება.ფირმოვერი ყოველთვის უკნიდან იწყება, რომ კვანძები უკანა მხარეს იყოს და გარეგნობა არ გააფუჭოს.

აუცილებლად მიუთითეთ გვერდების რაოდენობა და მოაწერეთ ხელმოწერა

დოკუმენტების დამოწმება

მას შემდეგ რაც ვისწავლეთსწორად შეკერეთ დოკუმენტები ვისწავლოთ როგორ დავასრულოთ ისინი. ამისათვის ფურცლები დანომრილია. კუდები დალუქულია ქაღალდის პატარა ოთხკუთხედით, რომელზეც კალმით წერენ: „დაკერებული, დანომრილი, დალუქული და ხელმოწერილი“. შემდეგი, ფურცლების რაოდენობა მითითებულია ციფრული და ანბანური ფორმით, იდება ბეჭედი, ნახატი და ინიციალები. აუცილებელია ამის გაკეთება ისე, რომ ხელმოწერისა და ბეჭდის ნაწილი იყოს გაკრულ ოთხკუთხედზეც და ბოლო ფურცელი. ეს კეთდება ისე, რომ თუ ვინმემ ძაფი გაჭრა, მაშინვე შესამჩნევი იყოს. ასევე, ჩვეულებრივ მითითებულია პროგრამული უზრუნველყოფის და სერთიფიცირების თარიღი ციფრული ფორმით.