आइजनहावर काम की प्राथमिकता
अत्यावश्यक चीजें आमतौर पर सबसे महत्वपूर्ण नहीं होती हैं,
और महत्वपूर्ण सबसे जरूरी नहीं हैं।
ड्वाइट आइजनहावर।
जीवन की लय जो आज मौजूद है, उसे शायद ही शांत और मापा कहा जा सकता है। हममें से अधिकांश लोग हर दिन खुद को भव्य कार्य निर्धारित करते हैं, चीजों का एक गुच्छा फिर से करने की योजना बनाते हैं, और जब अनसुलझे मुद्दों को अगले दिन तक ले जाना होता है, और वे स्नोबॉल की तरह बढ़ते हैं, तो एक आपात स्थिति होती है, एक कठिन दबाव होता है।
लगातार "पता नहीं क्या पकड़ना है" की स्थिति में रहना शायद ही कभी उचित हो हम बात कर रहे हेव्यक्तिगत प्रभावशीलता के बारे में। जिसके परिणामस्वरूप भावनात्मक तनावउत्पादकता को अवरुद्ध करता है, तेजी से थकान और उदासीनता की ओर जाता है। इसलिए, तनाव या इससे भी बदतर, क्रोनिक थकान सिंड्रोम का शिकार न बनने के लिए, आइए समय प्रबंधन या समय प्रबंधन से निपटें।
समय प्रबंधन (समय प्रबंधन) - विज्ञान जो आपको इस पागल हाई-स्पीड दुनिया में अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने की अनुमति देता है
समय प्रबंधन विशेष रूप से दक्षता और उत्पादकता बढ़ाने के लिए विशिष्ट गतिविधियों पर खर्च किए गए समय की मात्रा पर सचेत नियंत्रण रखने का कार्य या प्रक्रिया है।
ऐसे कई कौशल, उपकरण और तकनीकें हैं जिनका उपयोग समय प्रबंधन में मदद के लिए किया जा सकता है। विशिष्ट कार्यों, परियोजनाओं और लक्ष्यों। इस सेट में शामिल है विस्तृत श्रृंखलागतिविधियाँ, अर्थात्: योजना, वितरण, लक्ष्य निर्धारण, प्रतिनिधिमंडल, समय विश्लेषण, निगरानी, संगठन, सूचीकरण और प्राथमिकता।
समय प्रबंधन के समय प्रबंधन उपकरणों में से एक तथाकथित है आइजनहावर मैट्रिक्स, आपको अपने व्यवसाय को ठीक से प्राथमिकता देने की अनुमति देता है। लेखकत्व संयुक्त राज्य अमेरिका के 34 वें राष्ट्रपति ड्वाइट डेविड आइजनहावर का है।
आइजनहावर के पास एक जीवंत और जिज्ञासु मन था। उन्हें इतिहास, खेल, गणित में रुचि थी, वे चीजों की व्यवस्था और लोगों के व्यवहार के उद्देश्यों से आकर्षित थे। उन्होंने ज्ञात कार्य को बेहतर बनाने के लिए अपनी काफी ऊर्जा को निर्देशित किया, न कि किसी अन्य तरीके से। और आंतरिक रूप से, ड्वाइट खुद को फिर से बनाने के बजाय आत्म-सुधार पर अधिक केंद्रित था।
तो, विधि का सार क्या है?
आइए इस तथ्य से शुरू करें कि सबसे महत्वपूर्ण कौशल में से एक उचित योजनाकाम, व्यक्तिगत उत्पादकता में वृद्धि, समय की बचत और अन्य संसाधनों को उनकी तात्कालिकता और महत्व के अनुसार मामलों को वर्गीकृत करने की क्षमता है।
ड्वाइट आइजनहावर द्वारा प्रस्तावित नियम के अनुसार, इस तरह के मानदंडों के अनुसार प्राथमिकताएँ निर्धारित की जाती हैं मामले की तात्कालिकता और महत्व के रूप में .
- ए महत्वपूर्ण और जरूरी . इस श्रेणी में सबसे महत्वपूर्ण मामले शामिल होने चाहिए जिन्हें तत्काल कार्यान्वयन की आवश्यकता है।
- बी महत्वपूर्ण लेकिन अत्यावश्यक नहीं . इसमें महत्वपूर्ण चीजें शामिल हैं जो प्रतीक्षा कर सकती हैं।
- सी अत्यावश्यक लेकिन महत्वपूर्ण नहीं . पर यह श्रेणीइसमें बहुत महत्वपूर्ण चीजें शामिल नहीं हैं, जिन्हें तत्काल करने की आवश्यकता है।
- डी अत्यावश्यक नहीं और महत्वपूर्ण नहीं . इस समूह में ऐसे मुद्दे शामिल हैं जिन्हें शायद बिल्कुल भी संबोधित नहीं किया जा सकता है, क्योंकि वे कोई रिटर्न नहीं लाएंगे।
एक सामान्य गलती जो बहुत से लोग करते हैं जब वे योजना बनाने में विफल होते हैं, ठीक उन कार्यों को प्राथमिकता देने की क्षमता की कमी होती है जिन्हें हल करने की आवश्यकता होती है।
लोग सबसे पहले वही करते हैं जो उन्हें पसंद है, और फिर समय-समय पर परेशानियों का अनुभव करते हैं जो एक व्यक्ति को तनाव में ले जाते हैं और एक बर्नआउट सिंड्रोम का कारण बनते हैं।
मामले का महत्वयह इस बात से निर्धारित होता है कि इसके कार्यान्वयन का परिणाम आपके काम को कैसे प्रभावित करता है।
तात्कालिकता- आपको यह काम कितनी जल्दी करने की जरूरत है।
ए महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक। यदि अधिकांश मामले और कार्य इस क्षेत्र में आते हैं, तो तनाव और संकट आपका सामान्य कार्यक्रम है। यह आशा कि चतुर्थांश 1 से चीजें पूरी होंगी और फिर एक नया, अधिक सार्थक और अधिक मापा हुआ जीवन शुरू होगा, एक बहुत बड़ा भ्रम है।
जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, अक्सर यह स्थिति निम्न का परिणाम होती है:
- तर्कहीन योजना: हम पूरे दिन काम में व्यस्त रहते हैं, लेकिन किसी कारण से हम "अंत से" काम करना शुरू कर देते हैं, "बाद के लिए" सब कुछ महत्वपूर्ण स्थगित कर देते हैं;
- आत्म-अनुशासन की कमी, खुद को उन चीजों को करने के लिए मजबूर करने में असमर्थता जो वास्तव में मायने रखती हैं;
- आलस्य;
- सामान्य तौर पर, विभाग, विभाग, इकाई के काम का खराब संगठन जिसमें नियोजन नहीं किया जाता है, और आपातकालीन कार्य की स्थिति को "सामान्य" माना जाता है।
सबसे अधिक संभावना है, प्राथमिकताएं गलत तरीके से निर्धारित की गई हैं, या जिम्मेदारियां प्रत्यायोजित नहीं हैं (टीम में कोई भरोसा नहीं है)। इस स्थिति में आप हमेशा व्यस्त रहेंगे महत्वपूर्ण मुद्दे आज. प्रणाली का उद्देश्य मामलों को उस श्रेणी से बाहर रखना है। ऐसा करने के लिए, यह महत्वपूर्ण के कार्यान्वयन को शुरू करने के लिए पर्याप्त है, लेकिन तत्काल मामले नहीं।
- दंत चिकित्सक के पास एक अनियोजित यात्रा, हमेशा की तरह अचानक दांत दर्द के कारण हुई।
- एक लेख लिखना, एक रिपोर्ट तैयार करना, जिसकी समय सीमा आने वाली है। बेशक, आप एक हफ्ते पहले लेख के बारे में जानते थे, रिपोर्ट के बारे में - पहले भी, लेकिन किसी तरह आपके हाथ नहीं पहुंचे ...
- तत्काल कॉल।
- अत्यंत थकावट, जो एक दैनिक दिनचर्या की कमी का परिणाम था, अच्छी नींदऔर आराम, अधिभार, आदि।
आपको यह सीखने की जरूरत है कि जिम्मेदारियों को कैसे सौंपना है, अपने आप को एक सहायक ढूंढना और "शिक्षित" करना है जो आवश्यक होने पर आपकी जगह लेगा। उन कर्तव्यों की एक सूची तैयार करें जो आपके अधीनस्थ और सहकर्मी आपके लिए कर सकते हैं। अपनी प्राथमिकता सूची की समीक्षा करें। अपनी गतिविधि के "गुरुत्वाकर्षण केंद्र" को चतुर्थांश 2 पर ले जाएँ।
बी महत्वपूर्ण, लेकिन अत्यावश्यक नहीं। इस श्रेणी के मामलों को बहुत महत्वपूर्ण कहा जा सकता है, क्योंकि यह उसके लिए है सफल व्यक्तिसबसे अधिक समय और प्रयास खर्च करें। किसी महत्वपूर्ण कार्य को समय पर शुरू करने का अर्थ केवल अपने आप को तनाव से मुक्त करना ही नहीं है, बल्कि एक कठिन कार्य का आनंद लेना भी है, लेकिन दिलचस्प कार्य. आखिरकार, आपके पास मामले के बारे में सोचने का समय है, और फिर धीरे-धीरे, बिना उपद्रव के, इसका कार्यान्वयन शुरू करें। वैसे, यह दृष्टिकोण त्रुटियों को समाप्त करता है या, के अनुसार कम से कम, उनकी संभावना को कम करता है। लेकिन अगर वे उठते भी हैं, तो आपके पास सब कुछ ठीक करने का समय होता है।
यदि आप समय पर इन मामलों का कार्यान्वयन शुरू नहीं करते हैं, तो समय के साथ वे "ए" श्रेणी में आ जाएंगे। और फिर आपको घूमना, फिरना, आहें भरना, जीवन के बारे में शिकायत करना और अपने काम से नफरत करना है।
चतुर्थांश बी के मामले के उदाहरण:
- लेख लिखना, सार, विज्ञान पर रिपोर्ट, विभाग की गतिविधियों पर रिपोर्ट, और अन्य नियोजित कार्य;
- कार बीमा का समय पर भुगतान, के लिए उपयोगिताओंआदि।;
- डॉक्टर के नियमित दौरे - बीमारियों को रोकने और रोकने के लिए।
सी अत्यावश्यक लेकिन महत्वपूर्ण नहीं। इस श्रेणी में मजबूर कार्य शामिल हैं जिन्हें आपको करना है, भले ही वे आपको अपने लक्ष्य के करीब न लाएं। इसमें अस्थायी रूप से किसी अन्य कर्मचारी के कर्तव्यों का पालन करना शामिल है जो छुट्टी या बीमार छुट्टी पर चला गया, अचानक उत्पन्न हुई समस्याओं को ठीक करना (उदाहरण के लिए, वाशिंग मशीन से पानी भर गया पड़ोसियों)। ऐसी चीजें केवल काम से विचलित करती हैं और मुख्य बात पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति नहीं देती हैं। काश, कोई भी उनके रूप से प्रतिरक्षा नहीं करता।
आमतौर पर, जो लोग चतुर्थांश 3 में सूचीबद्ध गतिविधियों में संलग्न होते हैं, उन्हें लगता है कि वे चतुर्थांश 1 में हैं। उनकी गतिविधियाँ उन्हें न केवल वास्तव में अत्यावश्यक लगती हैं, बल्कि अत्यंत महत्वपूर्ण भी लगती हैं। किसी कारण से, आप अपने सभी से बाहर हैं आधिकारिक कर्तव्योंकेवल महत्वहीन लोगों को चुना। इसके अलावा, आपने स्वयं यह निर्धारित किया है कि आपके लिए मुख्य बात क्या है, और घमंड की व्यर्थता क्या है।
बस अपने मामलों के "गुरुत्वाकर्षण के केंद्र" को चतुर्थांश 2 में स्थानांतरित करें, तत्काल के कार्यान्वयन, लेकिन चतुर्थांश 3 से महत्वपूर्ण कार्य नहीं, आपको बस प्रतिनिधि होना चाहिए। ऐसा करने के लिए, आपको तुरंत प्राथमिकताओं की सूची, कार्यों को पूरा करने के लिए कार्यक्रम और सभी समय बचाने वाली तकनीकों में महारत हासिल करनी चाहिए। यह ये तरीके हैं जो आपको समय की एक ठोस आपूर्ति प्राप्त करने में मदद करेंगे जो आप वास्तव में महत्वपूर्ण गतिविधियों पर खर्च करेंगे जो आपको आपके इच्छित लक्ष्य तक ले जाएगी।
डी अत्यावश्यक नहीं और महत्वपूर्ण नहीं। इस समूह के मामले किसी व्यक्ति को नहीं लाते हैं प्रायोगिक उपयोग. इसमे शामिल है:
- लक्ष्यहीन खरीदारी "सिर्फ देखने के लिए", हालाँकि वास्तव में आपको किसी चीज़ की ज़रूरत नहीं है - आप बस अपना मूड सुधारना चाहते हैं;
- इंटरनेट पृष्ठों का लक्ष्यहीन पठन मनोरंजक है, लेकिन बिल्कुल बेकार है;
- आईसीक्यू, स्काइप और अन्य दूतों में ठंड;
- कंप्यूटर गेम;
- लंबा टेलीफोन वार्तालाप;
- टीवी शो देखना, मनोरंजन कार्यक्रम, संगीत चैनल; लक्ष्यहीन चैनल स्विचिंग जब आप सब कुछ थोड़ा बहुत देखते हैं;
- चुटकुले पढ़ना, मज़ेदार कहानियाँऔर आदि।
इस श्रेणी के मामले किसी व्यक्ति के लिए कोई लाभ नहीं लाते हैं, लेकिन वे बहुत सुखद होते हैं। समय प्रबंधन विशेषज्ञों की मुख्य सिफारिश इन कार्यों के लिए जितना संभव हो उतना कम समय देना है या महत्वपूर्ण कार्यों के बीच अल्प विराम के लिए उनका उपयोग करना है। दुर्भाग्य से, बहुत से लोग इन गतिविधियों के साथ अपने काम या दिन की शुरुआत करते हैं, अपनी सुबह की ऊर्जा को तर्कहीन रूप से बर्बाद करते हैं।
प्राथमिकता: इसे सही तरीके से कैसे करें
1. अपने सभी कार्यों और जिम्मेदारियों को उपरोक्त समूहों ए, बी, सी और डी में विभाजित करें। इस तरह आप "आवश्यक" को "बेकार" से अलग कर देंगे।
2. याद रखें: "महत्वपूर्ण" मूल रूप से "अत्यावश्यक" से अलग है। "महत्वपूर्ण" आपके लक्ष्य को करीब लाता है, लेकिन यह "तत्काल" जरूरी नहीं है। दूसरी ओर "तत्काल" आपके तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है।
3. तथाकथित "प्राथमिकता नियम" पर ध्यान दें: "महत्वपूर्ण" "तत्काल" से पहले आता है। हर वो काम करना जरूरी नहीं है जिसमें जल्दबाजी की जरूरत हो। अत्यावश्यक की तानाशाही के आगे झुकने की कोशिश न करें, क्योंकि इससे निम्नलिखित खतरे मंडराते हैं: हम उस चीज़ से विचलित होने लगते हैं जो अत्यावश्यक है, लेकिन बिल्कुल महत्वहीन और अनिवार्य नहीं है।
4. अपने समय की समझदारी से योजना बनाने के लिए यह सलाहबहुत उपयोगी होगा: हमेशा समूह ए में कार्य संख्या 1 के साथ काम करना शुरू करें, न कि 3 या 4 नंबर वाले के साथ, चाहे वे कितने भी आकर्षक और दिलचस्प क्यों न हों। यदि कार्य दिवस के अंत तक आप समूह ए के सभी कार्यों और मामलों का सामना करने में विफल रहे, तो अगले दिन उनके साथ काम करना जारी रखें। जब तक आप पहले वाले को पूरा नहीं कर लेते तब तक अन्य कार्य न करें।
5. हर दिन ग्रुप बी के किसी ऐसे काम पर काम करें जिसमें बहुत समय लगता हो। अपनी दैनिक गतिविधियों के साथ-साथ आपको अपने "रणनीतिक" महत्वपूर्ण कार्यों और लक्ष्यों के बारे में भी सोचना चाहिए। केवल इसी तरह से आप कल की सफलता आज सुरक्षित कर पाएंगे।
हमें एक बार और सभी के लिए यह समझने की जरूरत है कि हमारे पास हर उस चीज के लिए पर्याप्त समय नहीं होगा जो हम करना चाहते हैं और दूसरे हमसे क्या चाहते हैं। हमें अपने समय का उपयोग केवल उन चीजों के लिए करना चाहिए जो वास्तव में हमारे लिए महत्वपूर्ण हैं, जो हमें हमारे लक्ष्य के करीब ला सकती हैं। और समय तभी जीता जा सकता है जब आप "नहीं" कहना सीख लें और अनावश्यक चीजों को करने से मना कर दें।
इसके अलावा, अपनी गतिविधियों में अधिक उत्पादक होने और तनाव और संकट के बीच न रहने के लिए, आपको जिम्मेदारियों को सौंपने में सक्षम होना चाहिए और अन्य लोगों की समस्याओं को हल करने में समय बर्बाद नहीं करना चाहिए।
इस तरह, सही कार्यक्रमदिन के लिए ज्यादातर कार्य और कार्य शामिल होने चाहिए जो आइजनहावर मैट्रिक्स के चतुर्थांश 2 (महत्वपूर्ण/गैर-जरूरी) में आते हैं।
इस सिद्धांत का नाम जनरल आइजनहावर के नाम पर रखा गया है, जो बाद में संयुक्त राज्य अमेरिका के राष्ट्रपति बने। वे कहते हैं कि अनुभवी प्रबंधक आइजनहावर ने उन्हें अपने काम में सक्रिय रूप से इस्तेमाल किया। उन्होंने निम्नलिखित मैट्रिक्स द्वारा निर्देशित सभी मामलों, कार्यों और प्रश्नों को चार उप-प्रजातियों में विभाजित किया।
ऐसा माना जाता है महत्वपूर्ण और जरूरीआपको चीजों को खुद करने की जरूरत है, और तुरंत। लेकिन समय प्रबंधन की पूरी कला का उद्देश्य चीजों को इस स्तर पर न लाना है।
इसके अलावा, अधिकांश लोगों के लिए, अन्य सभी जरूरी मामले सामने आ जाते हैं। जो हमेशा महत्वपूर्ण नहीं होते। आप कैसे बता सकते हैं कि कुछ महत्वपूर्ण है या नहीं? बहुत आसान। हम सभी मामलों को महत्वपूर्ण मानते हैं, जिनका कार्यान्वयन प्रत्यक्ष रूप से आवश्यक है। हमारे लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए"लेकिन"। इस प्रकार, यदि कोई मामला हमारे तीन "ए" लक्ष्यों में से एक को प्राप्त करने के लिए आवश्यक नहीं है, तो यह महत्वपूर्ण नहीं है।
इस प्रकार, बहुत से लोग सबसे पहले किसी भी जरूरी मामले पर समय बिताते हैं, लेकिन उनमें से लगभग सभी का लक्ष्य "ए" हासिल करने से कोई लेना-देना नहीं है। इसी समय, लक्ष्य "ए" की उपलब्धि को पीछे धकेला जा रहा है और पीछे धकेला जा रहा है। आख़िरकार महत्वपूर्ण लेकिन जरूरी नहींहमेशा प्रतीक्षा कर सकते हैं!
अंत में, महत्वपूर्ण समय उन कार्यों पर खर्च किया जाता है जो न तो महत्वपूर्ण हैं और न ही जरूरी हैं। लेकिन इनसे निपटना सबसे आसान है। हम अपने आप को कुछ उपयोगी करने के लिए मजबूर नहीं कर सकते - और हम नियमित प्रक्रियाओं के प्रति समर्पण करते हैं। हम दिन में कई बार जुदा होते हैं ईमेल. हम उन्हीं साइटों पर जाते हैं। ऐसी जानकारी इकट्ठा करना जिसकी हमें वास्तव में आवश्यकता नहीं है। अपने आप को कुछ महत्वहीन के साथ व्यस्त करने के बाद, हमें अधिक महत्वपूर्ण, लेकिन अधिक कठिन चीजों को अलग करने का एक अच्छा कारण मिलता है।
आइज़ेनहोवर सिद्धांत द्वारा निर्देशित, अपने समय का उपयोग करने की दक्षता में सुधार कैसे करें?
सबसे पहले, कार्यों के महत्व और महत्व के अनुसार अपने समय की योजना बनाएं, न कि कार्यों की कुल संख्या में उनकी हिस्सेदारी के अनुसार!
उदाहरण के लिए, विचार करें कि प्रबंधकों का समय कैसे वितरित किया जाता है। सबसे महत्वपूर्ण कार्य (श्रेणी "ए") लगभग 15% खाते हैं कुलवे सभी कार्य और मामले जिनमें नेता व्यस्त है। व्यक्ति-निष्ठाइन कार्यों में से (लक्ष्य की उपलब्धि में योगदान के संदर्भ में), हालांकि, लगभग 65% है .
लेकिन यह है अगर हम उत्पादन के मुद्दों को हल करने के लिए आवश्यक कार्यों के बारे में बात करते हैं! उसी समय, अपने स्वयं के लक्ष्यों "ए" की उपलब्धि को पूरी तरह से दंडित किया जा सकता है - काम और गैर-काम के घंटों के दौरान।
जाहिर है, सबसे लाभदायक बात यह है कि लक्ष्य "ए" - काम और व्यक्तिगत दोनों को प्राप्त करने के लिए अपना अधिकतम समय देना है। यदि आप महत्वपूर्ण लेकिन गैर-जरूरी चीजों को पहले ही सुलझा लेते हैं, तो उनमें बहुत समय और प्रयास लगाते हैं, उनमें से अधिकांश के पास महत्वपूर्ण और जरूरी बनने का समय नहीं होगा। बाकी मामलों से आपको जरूरत है पीछा छुड़ाना।अत्यावश्यक, लेकिन महत्वहीन चीजें - किसी को सौंपना (जहाँ तक संभव हो)। गैर-जरूरी और महत्वहीन - बस इसे न करें (जहाँ तक संभव हो)। उन पर अपना समय और ऊर्जा बर्बाद न करें। और यदि आप वास्तव में खर्च करते हैं, तो कम से कम। और जितना हो सके कम। वैसे, इसीलिए मैं महीने में एक या दो बार से ज्यादा ई-मेल नहीं देखता।
सीखना अत्यंत आवश्यक है इनकारज्यादातर मामलों से। खासकर उन लोगों से जिनका व्यक्तिगत रूप से या आपके काम के लिए "ए" के लक्ष्यों से कोई लेना-देना नहीं है। आप जितने कम मामले और असाइनमेंट लेंगे, उतना ही अधिक समय आप वास्तव में महत्वपूर्ण कार्यों के लिए समर्पित कर सकते हैं। कोई आश्चर्य नहीं कि वे कहते हैं कि समय प्रबंधन में मुख्य शब्द "नहीं" शब्द है।
सामान्य तौर पर, समय प्रबंधन का आदर्श लगभग होता है:
☼ "ए" मामलों पर अधिकतम समय व्यतीत करें, और केवल उन पर;
☼ मामलों के बीच विराम में "ए" गुणवत्ता आराम पर बहुत समय बिताते हैं;
☼ नींद पर खर्च करने के लिए पर्याप्त समय, यानी पर्याप्त नींद लें।
यह संभावना नहीं है कि आप शेड्यूल से महत्वहीन चीजों को पूरी तरह से बाहर कर पाएंगे। दूसरी ओर, उद्देश्यपूर्ण(एलन लैकेन के अनुसार) लोगों को अपनी "ए" गतिविधियों के लिए सप्ताह में कम से कम 5 घंटे समर्पित करने चाहिए। क्या आप कल्पना कर सकते हैं कि यदि आप अपने पूरे समय का एक तिहाई या आधा भी व्यवसाय "ए" पर खर्च करते हैं तो क्या होगा? उसी समय हर संभव तरीके से महत्वहीन चीजों पर खर्च किए गए समय को सीमित करना? और गुणवत्तापूर्ण आराम और नींद के लिए महत्वपूर्ण समय समर्पित करना?
आखिरकार, यह समय प्रबंधन के लिए एक लचीला दृष्टिकोण का लक्ष्य है, जो ल्यूबिशचेव के समय प्रबंधन प्रणाली पर आधारित है, पर आधारित है टाइमकीपिंग की मदद से समय की भावना विकसित करना। यह प्रणालीहम आगे चर्चा करेंगे!
लेकिन इससे पहले, आइए विचार करें कि एक प्रबंधक और विशेष रूप से एक व्यवसाय स्वामी व्यवसाय के प्रबंधन के लिए अपना समय कैसे अनुकूलित कर सकता है।
"प्राथमिकता" शब्द में लैटिन उपसर्ग "प्रिय" शामिल है, जिसका अर्थ है "पहले, पहले"। प्राथमिकता तब होती है जब आप दैनिक आधार पर निर्णय लेते हैं कि अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए सबसे पहले क्या किया जाना चाहिए।
आइज़ेनहोवर सिद्धांत आपको अपने कार्यों को शुरू करने और अपनी प्राथमिकताओं के अनुसार काम करने में मदद करेगा। और ऐसा करने के लिए, सबसे पहले अपने आप से पूछें: क्या ये मामले महत्वपूर्ण हैं या अत्यावश्यक हैं?
पारेटो सिद्धांत के अनुसार, हमारे 20% कार्य हर तरह से महत्वपूर्ण होंगे। यह हास्यास्पद है, लेकिन उनमें से ज्यादातर अत्यावश्यक भी हैं। महत्वपूर्ण कार्य करना आपको इच्छित लक्ष्य के करीब लाता है। दूसरी ओर, अत्यावश्यक मामले, बिना ज़ोर लगाए अपना ध्यान अपनी ओर मोड़ें बहुत प्रभावअपने लक्ष्य के लिए। सबसे महत्वपूर्ण कार्यों और लक्ष्यों की सफलता और उपलब्धि के लिए अग्रणी कार्यों को किसी भी मामले में महत्वहीन लेकिन तत्काल मामलों के दबाव में पीछे नहीं धकेलना चाहिए।
हालांकि, दुर्भाग्य से, हम सभी मामूली, महत्वहीन चीजों से शुरू करते हैं, इसलिए बोलने के लिए, "छोटी चीजों के बदले।" डेस्कटॉप पर पड़े प्रिंटेड फॉर्म हमें उस महत्वपूर्ण प्रोजेक्ट की तुलना में कहीं अधिक आकर्षक लगते हैं, जिसे हम कई दिनों से टाल रहे हैं। इसलिए सबसे पहले उन कामों पर ध्यान दें जो आपकी सफलता को सबसे ज्यादा प्रभावित कर सकते हैं। प्राथमिकताएं इसमें आपकी मदद करेंगी।
प्राप्त करने के लिए सर्वोत्तम परिणामआपको खर्च करना होगा अधिकांशवास्तव में महत्वपूर्ण चीजों और कार्यों के लिए समय।
थोड़ा परीक्षण: महत्वपूर्ण या जरूरी?
जांच सही विकल्प(केवल एक)।
1. आप अपने "वार्षिक" लक्ष्य की दिशा में काम करने का निर्णय लेते हैं। हालाँकि, यह सब अभी भी "आश्रित" है।
महत्वपूर्ण या ____ अत्यावश्यक?
महत्वपूर्ण या ____ अत्यावश्यक?
3. आप तय करते हैं कि आप साल में एक बार डेंटिस्ट के पास जरूर जाएंगे। एक साल पहले ही बीत चुका है, और आप अभी भी दंत चिकित्सा के लिए नहीं गए हैं।
महत्वपूर्ण या ____ अत्यावश्यक?
सही उत्तर:
प्रश्न 1 - महत्वपूर्ण; प्रश्न 2 - तत्काल; प्रश्न 3 महत्वपूर्ण है।
आइज़ेनहोवर सिद्धांत आपको केवल दो मानदंडों को गठबंधन करने की अनुमति देता है - महत्वपूर्ण और तत्काल, इस प्रकार, प्राथमिकताओं के चार वर्ग प्राप्त होते हैं। के लिये सफल योजनाआपको अपने सामने सभी कार्यों का विश्लेषण और वर्गीकरण करने की आवश्यकता है। और फिर आप एक पदानुक्रमित सूची बनाएंगे, जिसके लिए आप जानेंगे कि क्या, कब और कैसे करना है।
आइजनहावर पदानुक्रमित सूची
A-प्राथमिकता: ये ऐसी चीजें हैं जिन्हें आज करने की आवश्यकता है क्योंकि ये अत्यावश्यक और आवश्यक हैं।
बी-प्राथमिकता: महत्वपूर्ण चीजें जो आज नहीं करनी हैं। बस अपने आप को नियमित रूप से काम बी करने के लिए समय दें और उन्हें अपने शेड्यूल में जगह दें। इस समूह में कार्यों को पूरा करने से सफलता सुनिश्चित होगी और आप अपने इच्छित लक्ष्य के करीब पहुंचेंगे।
बहुत बार, बी मामले केवल इसलिए ठंडे बस्ते में डाल दिए जाते हैं क्योंकि वे अत्यावश्यक नहीं होते हैं। फिर भी, उनके समय पर कार्यान्वयन से कई समस्याओं से बचा जा सकेगा।
टास्क उदाहरण बी: आपको बोर्ड मीटिंग के लिए एक रिपोर्ट तैयार करने की ज़रूरत है, यह बहुत संभव है कि यह आपको पदोन्नति भी दिलाएगा। आपके पास पूरे एक महीने का रिजर्व है, हालांकि, यदि आप बैठक से पहले आखिरी दो दिनों में हड़बड़ी में रिपोर्ट लिखते हैं, तो यह आपको संकट में डाल सकता है।
जिस किसी को भी कई दस्तावेजों को संकलित करना है, उसके लिए बी का कार्य निश्चित रूप से दस-अंगुली टाइपिंग पद्धति का कौशल हासिल करना है। यहां तक कि अगर यह आपके समय के तीस घंटे लेता है - यह ठीक है, भविष्य में, जल्दी से टाइप करने में सक्षम होने से, आप बहुत समय बचा सकते हैं, इसके अतिरिक्तजितनी जल्दी आप सीखना शुरू करेंगे, उतना अच्छा होगा।
उत्पाद को बेहतर बनाने के लिए किए गए तथाकथित ग्राहक सर्वेक्षण का समान महत्व है, जिससे ग्राहकों की संतुष्टि में काफी वृद्धि होगी।
पर गोपनीयताटास्क बी को एक डॉक्टर द्वारा नियमित निवारक परीक्षा कहा जा सकता है, जो आपके शरीर के लिए विशेष खतरों की पहचान करेगा और गंभीर बीमारियों को रोकेगा और परिणामस्वरूप, विकलांगता के बाद के लंबे सप्ताह।
सी-प्राथमिकता: कौशल, महारत, जो हम सोचते हैं अति आवश्यक विषयहै, लेकिन यह महत्वपूर्ण नहीं है। इनमें शामिल हैं: शांत रहने की क्षमता, अपने कर्तव्यों को सौंपने की क्षमता (बोलने के लिए, "प्रतिनिधिमंडल भेजने की क्षमता") या "नहीं" कहने की क्षमता। इससे ग्रुप बी के महत्वपूर्ण कार्यों को हल करने के लिए समय मिलेगा।
डी-प्राथमिकता: इसमें ऐसे मामले शामिल हैं जो न तो महत्वपूर्ण हैं और न ही अत्यावश्यक। आप उन्हें सुरक्षित रूप से एक दराज में रख सकते हैं या, यदि समय सीमा या कुछ कार्यों की बात आती है, तो उन्हें मना कर दें या बस इसे किसी और को सौंप दें। सचेत रूप से अपने आप को कुछ समय के लिए डी-चीजें करने से रोकें जो आपको सबसे तनावपूर्ण दिनों में आराम करने और मज़े करने की अनुमति देती हैं।
प्राथमिकता: इसे सही करें
1. अपने सभी कार्यों और जिम्मेदारियों को उपरोक्त समूहों ए, बी, सी और डी में विभाजित करें। इस तरह आप "आवश्यक" को "बेकार" से अलग कर देंगे।
2. याद रखें: "महत्वपूर्ण" मूल रूप से "अत्यावश्यक" से अलग है। "महत्वपूर्ण" आपके लक्ष्य को करीब लाता है, लेकिन यह "तत्काल" जरूरी नहीं है। दूसरी ओर "तत्काल" आपके तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है।
3. तथाकथित "प्राथमिकता नियम" पर ध्यान दें: "महत्वपूर्ण" "तत्काल" से पहले आता है। हर वो काम करना जरूरी नहीं है जिसमें जल्दबाजी की जरूरत हो। अत्यावश्यक की तानाशाही के आगे झुकने की कोशिश न करें, क्योंकि इससे निम्नलिखित खतरे मंडराते हैं: हम उस चीज़ से विचलित होने लगते हैं जो अत्यावश्यक है, लेकिन बिल्कुल महत्वहीन और अनिवार्य नहीं है।
4. अपने समय की उचित योजना के लिए, यह सलाह बहुत उपयोगी होगी: हमेशा समूह ए में कार्य संख्या 1 के साथ काम करना शुरू करें, न कि 3 या 4 नंबर वाले के साथ, चाहे वे कितने भी आकर्षक और दिलचस्प क्यों न हों। यदि कार्य दिवस के अंत तक आप समूह ए के सभी कार्यों और मामलों का सामना करने में विफल रहे, तो अगले दिन उनके साथ काम करना जारी रखें। जब तक आप पहले वाले को पूरा नहीं कर लेते तब तक अन्य कार्य न करें।
5. हर दिन ग्रुप बी के किसी ऐसे काम पर काम करें जिसमें बहुत समय लगता हो। अपनी दैनिक गतिविधियों के साथ-साथ आपको अपने "रणनीतिक" महत्वपूर्ण कार्यों और लक्ष्यों के बारे में भी सोचना चाहिए। केवल इसी तरह से आप कल की सफलता आज सुरक्षित कर पाएंगे।
एक बार और सभी के लिए पहचान लें कि आपके पास कभी भी उन सभी चीजों के लिए पर्याप्त समय नहीं होगा जो आप करना चाहते हैं और वे सभी चीजें जो दूसरे आपसे चाहते हैं। अपने समय का उपयोग केवल उन चीजों के लिए सुनिश्चित करें जो वास्तव में आपके लिए महत्वपूर्ण हैं, जो आपके लक्ष्य को आगे बढ़ा सकती हैं। और आप केवल तभी समय जीत सकते हैं जब आप "नहीं" कहना सीखते हैं और अनावश्यक चीजों को करने से इंकार करते हैं।
प्रश्नोत्तरी: क्या आप सही प्राथमिकता दे रहे हैं?
अब आप प्राथमिकता देने की अपनी क्षमता का विश्लेषण कर सकते हैं। कृपया ध्यान दें: केवल वे कार्य जो आपके लिए वास्तव में महत्वपूर्ण हैं, उन्हें प्राथमिकता समूह A और B में शामिल किया जा सकता है!
1. चार वर्गों A, B, C, D में से प्रत्येक में आप अपने कुल समय का कितना प्रतिशत खर्च करते हैं? (तस्वीर देखो)
2. कल आप जो काम करेंगे उन्हें किस समूह में वर्गीकृत करेंगे?
1._________________________=_________ - प्राथमिकता
2,_________________________=_________ - प्राथमिकता
3._________________________=_________ - प्राथमिकता
4._________________________=_________ - प्राथमिकता
3. अब लिखें कि आप किस पर या किस पर सामान्य से अधिक समय बिताना चाहेंगे, और आप किस पर समय कम करना चाहेंगे।
मैं छोटा करूँगा (ए): __________________________
इसके अलावा: __________________________
आइजनहावर सिद्धांत
इस सिद्धांत के अनुसार प्राथमिकताएं मामले की अत्यावश्यकता और महत्व जैसे मानदंडों के अनुसार स्थापित की जाती हैं। इन मानदंडों के आधार पर, मामलों के चार समूह प्रतिष्ठित हैं:
अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण मामले। उनकी तुरंत देखभाल की जानी चाहिए।
अत्यावश्यक लेकिन बहुत महत्वपूर्ण (कम महत्वपूर्ण) बातें नहीं। यहां नेता को जल्दबाजी नहीं करनी चाहिए। यदि कार्य, अत्यावश्यकता के बावजूद, इतना महत्वपूर्ण नहीं है, तो इसे किसी भी मामले में प्रत्यायोजित किया जाना चाहिए, क्योंकि इसके कार्यान्वयन के लिए किसी विशेष गुण की आवश्यकता नहीं होती है।
महत्वपूर्ण लेकिन जरूरी मामले नहीं। उन्हें तुरंत करने की आवश्यकता नहीं है, वे प्रतीक्षा कर सकते हैं। ऐसे मामलों में दिक्कत तब शुरू होती है, जब ये जरूरी हो जाते हैं। और चूंकि यह अपरिहार्य है, हम निम्नलिखित की सिफारिश कर सकते हैं: यह सबसे अच्छा है कि या तो महत्वपूर्ण मामलों को स्थगित कर दिया जाए, लेकिन जरूरी मामलों को नहीं, या सभी या उनके हिस्से को अपने अधीनस्थों को सौंप दें। वैसे, ऐसा करने से न सिर्फ आपका समय बचेगा, बल्कि अपने कर्मचारियों का उत्साह बढ़ाने में भी मदद मिलेगी।
गैर-जरूरी (कम जरूरी) और महत्वहीन (कम महत्वपूर्ण) कार्य। ये चीजें बिना किसी डैमेज के बिल्कुल भी नहीं की जा सकती हैं। हिम्मत रखें और इन मामलों के लिए कूड़ेदान का इस्तेमाल करें।
और अब हम नियोजन के दूसरे बहुत महत्वपूर्ण पहलू के बारे में बात करेंगे, अर्थात् कार्य समय की योजना बनाना।
इस तरह की बातचीत के महत्व के बारे में किसी को समझाने की जरूरत नहीं है। "मेरा समय कहाँ चला गया?" कई व्यस्त अधिकारी कहते हैं। दुर्भाग्य से, हमारी प्रबंधन टीम के लिए, समय न होना और जितना संभव हो उतना (लंबा) काम करना एक तरह का स्टेटस, आधिकारिक पद और यहां तक कि गर्व का स्रोत बन गया है। लेकिन यहाँ, निश्चित रूप से, काम के साथ अतिभारित नहीं है, बल्कि अपने समय की योजना बनाने में एक साधारण अक्षमता है। प्रबंधन के क्षेत्र में एक शोधकर्ता ए मैकेंज़ी, वरिष्ठ प्रबंधन कर्मियों के कई सर्वेक्षणों के परिणामस्वरूप, निष्कर्ष निकाला कि सौ प्रबंधकों में से केवल एक (1%) के पास सभी मामलों को हल करने के लिए पर्याप्त समय है। दस (यानि 10%) को 10% अधिक की आवश्यकता है, चालीस (40%) को 25% अधिक की आवश्यकता है, और बाकी को 50% अतिरिक्त समय की भी कमी है। और यह, निश्चित रूप से, मामलों की संख्या और प्रबंधकों के कार्यभार को इंगित नहीं करता है, लेकिन तर्कसंगत रूप से अपने समय का उपयोग करने में बड़े पैमाने पर अक्षमता। यह कोई संयोग नहीं है कि आधुनिक प्रबंधन में "समय प्रबंधन" नामक एक खंड है। आइए जानते हैं मनोवैज्ञानिक पहलूसमय प्रबंधन। आइए उद्धरणों से शुरू करें:
"वह जो अपने समय को फिसलने देता है, अपने जीवन को जाने दो, वह जो अपने समय को अपने हाथों में रखता है, अपने जीवन को अपने हाथों में रखता है" (ए। लीकेन)।
"समय सबसे सीमित पूंजी है, और यदि आप इसे प्रबंधित नहीं कर सकते हैं, तो आप कुछ और प्रबंधित नहीं कर पाएंगे" (पी। ड्रकर)।
"सही नेतृत्व और लोगों को प्रभावित करने की तकनीक के साथ-साथ समय का प्रबंधन करने की क्षमता, एक ऐसा कारक है जो आपकी सफलता या असफलता को पूर्व-1 निर्धारित करता है" (3. सीवर्ट)।
"आपके जीवन में सबसे महत्वपूर्ण चीज अंततः आपका समय है" (ए। लीकेन)।
समय प्रबंधन क्या है? सबसे पहले, प्रबंधक के समय के "सिंकर्स" को खोजने और समाप्त करने से, और दूसरा, कार्य दिवस की योजना बनाने की क्षमता से। सबसे पहले, समय के सबसे आम "सिंकर्स" या "जाल" को देखें! अपने काम में उनमें से कम से कम पांच को हटाने का प्रयास करें और यह एक उत्कृष्ट परिणाम होगा।
समय जाल
अस्पष्ट लक्ष्य निर्धारण।
लक्ष्यों में प्राथमिकता का अभाव।
एक साथ बहुत कुछ करने की कोशिश करना।
अनुपस्थिति पूर्ण दृश्यआने वाली चुनौतियों और उन्हें हल करने के तरीकों के बारे में।
खराब कार्य योजना।
व्यक्तिगत अव्यवस्था ("अव्यवस्थित" डेस्क)।
पत्राचार, कागजी कार्रवाई पर समय की अत्यधिक बर्बादी।
खराब दस्तावेज।
प्रेरणा की कमी।
रिकॉर्ड, नोट्स, पते, फोन नंबरों की खोज करता है।
सहयोग और श्रम विभाजन में कमियाँ।
विभाग-ब्रेकिंग फोन कॉल।
अनिर्धारित आगंतुक।
ना कहने में असमर्थता।
अधूरी देर से जानकारी।
आत्म-अनुशासन का अभाव।
कार्य पूरा न कर पाना।
गैर-कार्यशील वातावरण (बाहरी शोर)।
लंबी बैठकें।
बातचीत और चर्चा के लिए अपर्याप्त तैयारी।
प्रतिक्रिया का अभाव।
निजी विषयों पर चैट करें।
अत्यधिक संचार।
माप से परे व्यापार रिकॉर्ड।
देरी सिंड्रोम।
सभी तथ्यों को जानने की इच्छा।
प्रतीक्षा की अवधि (उदाहरण के लिए, एक व्यावसायिक बैठक)।
जल्दबाजी, अधीरता।
मामलों का बहुत दुर्लभ प्रतिनिधिमंडल।
नियंत्रण और आत्म-नियंत्रण का अभाव।
अब हम कार्य दिवस की प्रभावी योजना के सिद्धांतों के विश्लेषण की ओर मुड़ते हैं। प्रबंधकों को निम्नलिखित पैटर्न के बारे में पता है: काम उतना ही समय व्यतीत होता है जितना उपलब्ध होता है, यानी किसी भी काम को उसके लिए आवंटित समय के दौरान किया जाता है।
कार्य दिवस की योजना बनाने के सिद्धांत और नियम, जो मैं आपके ध्यान में लाऊंगा, निश्चित रूप से बाध्यकारी नहीं हैं। उनमें से कई आपको तुच्छ लग सकते हैं। हालांकि, वे मनोवैज्ञानिक रूप से न्यायोचित हैं और खुद को विभिन्न क्षेत्रों में साबित कर चुके हैं जीवन की स्थितियाँ. सभी सिद्धांतों का उपयोग करना जरूरी नहीं है। उनमें से प्रत्येक को लागू करने का प्रयास करें, अपनी शैली ढूंढें - यह आपके लिए सबसे अच्छा होगा।
इसलिए, कार्य समय के संगठन को मूल सिद्धांत का पालन करना चाहिए: "कार्य को मेरा पालन करना चाहिए, न कि इसके विपरीत।" कार्य दिवस की योजना बनाने के पच्चीस नियमों को तीन समूहों में विभाजित किया जा सकता है:
¨ दिन की शुरुआत के लिए नियम;
¨ मध्याह्न नियम;
¨ अंत-दिन के नियम।
इस लेख में, हम देखेंगे कि समय प्रबंधन क्या है, इसकी मुख्य विधियाँ क्या हैं, और आइजनहावर मैट्रिक्स के एक उदाहरण का विस्तार से वर्णन करेंगे। यह मैट्रिक्समानव जीवन के सभी क्षेत्रों में समय आवंटित करने का सबसे आम तरीका है।
आइजनहावर मैट्रिक्स - समय प्रबंधन पद्धति
समय प्रबंधन- किसी व्यक्ति की विशिष्ट कार्यों के कार्यान्वयन के लिए अपना समय सही ढंग से आवंटित करने की क्षमता। समय प्रबंधन के तरीके हैं बड़ी राशि. आइजनहावर पद्धति समय प्रबंधन को लागू करने के सबसे लोकप्रिय और सामान्य तरीकों में से एक है।
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ड्वाइट डेविड आइजनहावर एक प्रसिद्ध राजनीतिक और सैन्य हस्ती हैं, डेविड का जन्म 14 अक्टूबर, 1890 को डेनिसन (टेक्सास, अमेरिका) में हुआ था। हर कोई उन्हें अमेरिका के 34वें राष्ट्रपति के रूप में जानता है, जो अपने सांगठनिक और के लिए अलग खड़े थे मानसिक योग्यता. इसने उन्हें जीवन में बड़ी सफलता हासिल करने, कई सार्वजनिक लोगों के लिए एक उदाहरण बनने की अनुमति दी। डेविड का मानना था कि मूल्यवान कार्यों की उपस्थिति और प्रदर्शन एक व्यक्ति को एक व्यक्ति के रूप में परिभाषित करता है, सभी क्षेत्रों और उपक्रमों में विकास में योगदान देता है।
"जब से मैंने राष्ट्रपति बनना बंद किया है, मैं बहुत कम बार गोल्फ जीत पाया हूँ"
ड्वाइट डेविड आइजनहावर
राष्ट्रपति के रूप में, डेविड बड़ी संख्या में मामलों, योजनाओं, कार्यों में डूबे हुए थे। उसने सोचा कि सब कुछ करने के लिए अपना कीमती समय कैसे स्पष्ट और सही ढंग से आवंटित किया जाए। के लिए आपकी सभी योजनाओं पर विचार कर रहा है निश्चित अवधि, उन्होंने एक तालिका बनाई जहां उन्होंने अपने मामलों को उनके महत्व और तात्कालिकता के अनुसार चिह्नित किया। बाद में, उनकी पद्धति ने विशेष लोकप्रियता प्राप्त की और आइजनहावर मैट्रिक्स के रूप में जाना जाने लगा। यह इस तरह दिख रहा है।
एक चतुर्भुजअति आवश्यक अति आवश्यक मामले
चतुर्थांश मेंमहत्वपूर्ण गैर-जरूरी
सी चतुर्भुजमहत्वहीन अत्यावश्यक
डी चतुर्थांशमहत्वहीन गैर-जरूरी
आइजनहावर विंडो का सार गतिविधियों को प्राथमिकता देना है। एक व्यक्ति को अपनी सभी योजनाओं को महत्व और तात्कालिकता से विभाजित करना चाहिए, इससे संबंधित होना चाहिए निश्चित श्रेणी. अब आइए मैट्रिक्स के मुख्य क्षेत्रों या चतुर्भुजों पर करीब से नज़र डालें। आइजनहावर मैट्रिक्स का एक उदाहरण हमारे लेख में थोड़ा आगे माना जाएगा।
चतुर्भुज ए
इसमें महत्वपूर्ण अत्यावश्यक मामले शामिल हैं जिन्हें स्थगित नहीं किया जा सकता, क्योंकि इससे नकारात्मक परिणाम हो सकते हैं। एक आदर्श व्यवस्था में, सही वितरणसमय, यह बॉक्स खाली होना चाहिए। एक व्यक्ति को समय पर प्रदर्शन करना चाहिए महत्वपूर्ण कार्यइसलिए वे अत्यावश्यक नहीं बनते।
चतुर्भुज बी
यहां महत्वपूर्ण गैर-जरूरी मामले हैं। इस क्षेत्र की योजनाओं के समय पर कार्यान्वयन के साथ, एक व्यक्ति के पास बड़ी संख्या में मूल्यवान तत्काल मामले जमा होते हैं। महत्व के क्रम में योजनाओं का क्रमिक कार्यान्वयन शरीर के मनोवैज्ञानिक और शारीरिक थकावट के बिना समय पर चीजों को व्यवस्थित करने में मदद करता है।
चतुर्भुज सी
महत्वहीन अत्यावश्यक मामले जो महत्वपूर्ण नहीं हैं इस पललेकिन उन्हें अभी किए जाने की जरूरत है। शायद उनकी पूर्ति किसी के लिए मूल्यवान है, लेकिन आपके लिए वे बिना किसी मूल्य के साधारण हैं।
चतुर्भुज डी
आइजनहावर ने इस क्षेत्र को महत्वहीन गैर-जरूरी कार्यों के लिए संदर्भित किया है जिन्हें करने की आवश्यकता है, लेकिन वे अति-महत्वपूर्ण या अत्यावश्यक नहीं हैं। उनके कार्यान्वयन से व्यक्ति को निश्चित रूप से संतुष्टि मिलती है, लेकिन उन्हें पूरा करने में विफलता से नकारात्मक परिणामों का खतरा नहीं होता है।
आइजनहावर मैट्रिक्स के उदाहरण का वर्णन करते हुए, हम इन क्षेत्रों पर अधिक विस्तार से विचार करेंगे।
आइजनहावर विधि के लक्ष्य
आइजनहावर पद्धति के कई मुख्य लक्ष्य हैं।
- मानव स्व-संगठन का विकास. कुछ दिनों तक नियोजित सब कुछ देखने के बाद, एक व्यक्ति सक्रिय हो जाता है, परिणाम प्राप्त करने के लिए अपने सभी संसाधनों को जोड़ता है, इस प्रकार बिना किसी की सहायता के खुद को व्यवस्थित करता है।
- कार्यों का गुणात्मक वितरण रोजमर्रा की जिंदगी. इस तरह के एक मैट्रिक्स को संकलित करने के बाद, हर कोई समय की एक विशिष्ट अवधि में महत्वपूर्ण चीजों को देखने में सक्षम होगा, उन्हें पूरा करने की कोशिश करेगा ताकि कोई जल्दबाजी का काम न हो।
- सफल योजना कौशल. स्पष्ट रूप से परिभाषित योजनाओं वाली एक तालिका इस समय की सही गणना करने के लिए प्रत्येक कार्य के लिए एक निश्चित समय आवंटित करने में मदद करती है।
आइजनहावर मैट्रिक्स का एक उदाहरण संकलित करके, हम इस नियोजन तकनीक के लक्ष्यों का अधिक गहराई से विश्लेषण कर सकते हैं।
उदाहरणों के साथ महत्वपूर्ण कार्यों को हाइलाइट करने की विशेषताएं
जैसा कि हम पहले ही पता लगा चुके हैं, आइजनहावर मैट्रिक्स में चार मुख्य घटक होते हैं, जिनमें इस समय महत्व और तात्कालिकता के संदर्भ में हमारे मामले शामिल हैं। अब, उदाहरणों की मदद से, हम यह पता लगा सकते हैं कि कौन से मामले अत्यावश्यक हो सकते हैं और इसे स्वयं कैसे निर्धारित किया जाए। आइजनहावर मैट्रिक्स का एक उदाहरण आपको रोजमर्रा की जिंदगी में महत्वपूर्ण और जरूरी कार्यों को पूरी तरह से समझने में मदद करेगा।
चतुर्थांश ए (महत्वपूर्ण तत्काल मामलों)
जैसा कि हमने उल्लेख किया है, यह क्षेत्र आदर्श रूप से खाली होना चाहिए, एक व्यक्ति के पास समय पर मूल्यवान कार्य करने का समय होना चाहिए ताकि वे अत्यावश्यक न हों। उदाहरण के लिए, हम "सेक्टर ए" के रूप में एक अनिर्धारित ऑपरेशन या काम पर एक तत्काल बैठक को वर्गीकृत कर सकते हैं। महत्वपूर्ण कार्यों को समय पर करने की आवश्यकता है, क्योंकि जब वे अति आवश्यक और मूल्यवान हो जाते हैं, तो उन्हें करने में अचानक बाधाएँ आ सकती हैं ( तेज गिरावटस्वास्थ्य, विभिन्न अप्रत्याशित परिस्थितियों)। आइए परीक्षा की स्थिति लें। यह महत्वपूर्ण है, लेकिन अत्यावश्यक नहीं है। यदि कोई व्यक्ति आखिरी दिन तक तैयारी स्थगित कर देता है, इसे एक जरूरी कार्य में बदल देता है, तो उसके पास शारीरिक रूप से सबकुछ करने का समय नहीं होता है, उसका शरीर शारीरिक और मनोवैज्ञानिक रूप से समाप्त हो जाएगा।
चतुर्थांश बी (महत्वपूर्ण गैर-जरूरी मामले)
इस क्षेत्र के मामले प्रतीक्षा कर सकते हैं, लेकिन इनकी विफलता के नकारात्मक परिणाम होंगे। इसके लिए विशेष रूप से मूल्यवान मामले आवंटित किए जाते हैं ताकि उन्हें समय पर पूरा किया जा सके। से जुड़े मुद्दे शामिल हैं खुद का स्वास्थ्य, व्यक्तिगत विकास. उदाहरण के लिए, यदि आप डॉक्टर के पास समय पर परामर्श के लिए जाते हैं, तो सर्जरी की आवश्यकता नहीं पड़ेगी। एक अन्य उदाहरण, यदि आप समय पर अंग्रेजी सीखते हैं, तो आप कम समय में एक नई अच्छी तनख्वाह वाली स्थिति प्राप्त करने में सक्षम होंगे।
चतुर्थांश एस (महत्वहीन तत्काल मामलों)
यह क्षेत्र उन कार्यों को जोड़ता है जिन्हें एक विशेष समय पर पूरा करने की आवश्यकता होती है, लेकिन वे आपके लिए विशेष महत्व के नहीं होते हैं। अपने लिए योजनाओं के महत्व को निर्धारित करने के लिए, अपने आप से यह प्रश्न पूछें: "यदि मैं यह कार्य नहीं करता तो क्या होगा?"। अगर अंत में मामला बूरा असरआप पर, इसका मतलब है कि यह वास्तव में महत्वपूर्ण है। नमूना कार्य यह क्षेत्रकिसी सहकर्मी या मित्र के साथ कोई महत्वहीन बातचीत हो सकती है, किसी मतदान में भाग ले सकते हैं। ये चीजें केवल आपको महत्वपूर्ण चीजों से विचलित करती हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप काम पर एक मूल्यवान परियोजना में व्यस्त हैं, तो आप अपने वरिष्ठों के कुछ अन्य निर्देशों से विचलित हो सकते हैं, एक मित्र से सिर्फ चैट करने के लिए एक कॉल। अधिक महत्वपूर्ण चीजों पर ध्यान केंद्रित करते हुए इन कार्यों को स्थगित करना अनिवार्य है ताकि यह अत्यावश्यक न हो जाए।
चतुर्थांश डी (गैर-महत्वपूर्ण गैर-जरूरी कार्य)
में इन योजनाओं को क्रियान्वित किया जा सकता है खाली समयजब कोई महत्वपूर्ण कार्य सौंपा नहीं गया हो। वे अपने साथ किए गए कार्य से संतुष्टि की भावना लाते हैं। उदाहरण के लिए, आप अपने पुस्तकालय को साफ करने का निर्णय लेते हैं, चीजों को अपनी अलमारी में रखते हैं। इसमें कंप्यूटर गेम, हैंग इन भी शामिल है सामाजिक नेटवर्क में. ये चीजें आपको शांत करने में मदद करती हैं, लेकिन आपको उन्हें पहले स्थान पर नहीं रखना चाहिए, जिससे महत्वपूर्ण कार्यों को अनदेखा किया जा सके।
आइए एक उदाहरण का उपयोग करके यह पता लगाने की कोशिश करें कि महत्वपूर्ण कैसे निर्धारित किया जाए अत्यावश्यक कार्यआइजनहावर मैट्रिक्स का उपयोग करना। आइजनहावर मैट्रिक्स के उदाहरण पर विचार करें।
मान लें कि आपके पास पहली बार निम्नलिखित कार्य हैं:
- स्टूल को ठीक करें ताकि वह डगमगाए नहीं;
- दांत दर्द के साथ एक दंत चिकित्सक देखें;
- कल के कार्यकारी मसौदे की तैयारी;
- रिपोर्ट भेजने के अनुरोध के साथ एक सहकर्मी का कॉल;
- बॉस के साथ अनिर्धारित बैठक;
- सामाजिक नेटवर्क पर समय व्यतीत करें;
अब आइए नामित कार्यों को उनके महत्व और तात्कालिकता के अनुसार संरचित करने का प्रयास करें। हम आइजनहावर मैट्रिक्स का अपना उदाहरण बनाते हैं।
चतुर्थांश ए (महत्वपूर्ण अत्यावश्यक) :
- एक कामकाजी परियोजना की तैयारी;
- बॉस के साथ अनिर्धारित बैठक।
चतुर्थांश बी (महत्वपूर्ण गैर-जरूरी) :
- दांत दर्द के साथ दंत चिकित्सक का दौरा करना;
- कौशल अधिग्रहण अंग्रेजी भाषा काउन्नत प्रशिक्षण के लिए।
चतुर्थांश सी (मामूली अत्यावश्यक) :
- रिपोर्ट भेजने के अनुरोध के साथ एक सहकर्मी का कॉल।
चतुर्थांश डी (गैर-महत्वपूर्ण गैर-जरूरी):
- स्टूल को ठीक करें ताकि वह डगमगाए नहीं;
- सोशल मीडिया पर समय बिताएं।
इस प्रकार, अपने आगामी मामलों के मूल्य को समझने के बाद, आप इस समय प्राथमिकताओं के वितरण से आसानी से निपट सकते हैं। अपनी योजनाओं और उपक्रमों पर पुनर्विचार करने के लिए खुद पर काम करने के लिए समय निकालने में आलस न करें, इससे आपको अपनी सोच से अधिक करने में मदद मिलेगी।
"स्वयं पर काम करने का एक घंटा आपको स्पष्टीकरण के एक दिन से अधिक सिखाएगा"
जौं - जाक रूसो
यह ध्यान देने योग्य है कि हमारे द्वारा वर्णित समय आवंटन तकनीक को अल्पकालिक लक्ष्यों के लिए डिज़ाइन किया गया है जिन्हें निकट भविष्य में प्राप्त करने की आवश्यकता है। यह रोजमर्रा की जिंदगी के मामलों को ढूढ़ने में मदद करता है, यह काम और जीवन के सभी क्षेत्रों में बहुत उपयोगी है। इस तकनीक का उपयोग राष्ट्रपतियों और स्कूली बच्चों दोनों द्वारा किया जा सकता है, क्योंकि यह सभी के लिए समझ में आता है और उपयोग में आसान है।
