Eisenhower prioritizarea muncii

Lucrurile urgente nu sunt de obicei cele mai importante,

iar cele importante nu sunt cele mai urgente.

Dwight Eisenhower.

Ritmul vieții care există astăzi cu greu poate fi numit calm și măsurat. Cei mai mulți dintre noi ne propunem sarcini grandioase în fiecare zi, plănuiesc să refacem o grămadă de lucruri, iar când problemele nerezolvate trebuie să fie reportate a doua zi și cresc ca un bulgăre de zăpadă, există o urgență, o problemă dificilă.

A fi în mod constant într-o stare de „nu știu de ce să te apuci” nu este deloc potrivit când vorbim despre eficacitatea personală. Rezultați stres emoțional blochează productivitatea, duce la oboseală rapidă și apatie. Prin urmare, pentru a nu deveni o victimă a stresului sau, și mai rău, a sindromului de oboseală cronică, să ne ocupăm de managementul timpului sau de managementul timpului.

De gestionare a timpului (de gestionare a timpului) - știință care vă permite să vă atingeți obiectivele în această lume nebună de mare viteză

Managementul timpului este actul sau procesul de exercitare a controlului conștient asupra cantității de timp petrecut în activități specifice pentru a crește în mod specific eficiența și productivitatea.

Există o serie de abilități, instrumente și tehnici care pot fi folosite pentru a ajuta la gestionarea timpului. sarcini specifice, proiecte și obiective. Acest set include gamă largă activitati si anume: planificare, alocare, stabilire de obiective, delegare, analiza timpului, monitorizare, organizare, listare si prioritizare.

Unul dintre instrumentele de management al timpului este așa-numitul matricea eisenhower, permițându-vă să prioritizați în mod corespunzător afacerea dvs. Autoarea aparține celui de-al 34-lea președinte al Statelor Unite, Dwight David Eisenhower.

Eisenhower avea o minte plină de viață și curios. Era interesat de istorie, sport, matematică, era atras de aranjarea lucrurilor și de motivele comportamentului oamenilor. Și-a direcționat energia considerabilă pentru a face cunoscutul să funcționeze mai bine, și nu în alt mod. Și pe plan intern, Dwight s-a concentrat mai mult pe auto-îmbunătățire, decât pe refacerea.

Deci, care este esența metodei?

Să începem cu faptul că una dintre cele mai importante abilități planificare adecvată munca, cresterea productivitatii personale, economisirea timpului si a altor resurse este capacitatea de a clasifica cazurile in functie de gradul lor de urgenta si importanta.

Conform regulii propuse de Dwight Eisenhower, prioritățile sunt stabilite în funcție de criterii precum ca urgenta si importanta problemei .

• A importante si urgente . Această categorie ar trebui să includă cele mai importante cazuri care necesită implementare imediată.
• B Important, dar nu urgent . Aceasta include lucruri importante care pot aștepta.
• C Urgent, dar nu important . LA această categorie include lucruri nu foarte importante, care, totuși, trebuie făcute urgent.
• D Nu urgent și nu important . Acest grup include probleme care ar putea să nu fie abordate deloc, deoarece nu vor aduce nicio retur.

O greșeală comună pe care mulți oameni nu reușesc să planifice este tocmai lipsa capacității de a prioritiza sarcinile care trebuie rezolvate.

Oamenii au tendința de a face, în primul rând, ceea ce le place și apoi se confruntă cu perioade de necazuri care conduc o persoană la stres și duc la un sindrom de epuizare.

Importanța cazului este determinat de modul în care rezultatul implementării sale vă afectează munca.

Urgenţă- cât de repede trebuie să faci treaba asta.

A Important și urgent. Dacă majoritatea cazurilor și sarcinilor au căzut în acest sector, atunci stresul și crizele sunt programul tău obișnuit. Speranța că lucrurile din cadranul 1 vor fi finalizate și apoi va începe o viață nouă, mai semnificativă și mai măsurată este o mare amăgire.

După cum arată practica, adesea această situație este o consecință a:

• planificare irațională: suntem ocupați cu munca toată ziua, dar din anumite motive începem să facem lucrurile „de la sfârșit”, amânând tot ce este important „pentru mai târziu”;
• lipsa de autodisciplină, incapacitatea de a te forța să faci lucruri care contează cu adevărat;
• lene;
• în general, organizarea slabă a activității departamentului, departamentului, unității în care nu se realizează planificarea, iar situația muncii de urgență este considerată „normală”.

Cel mai probabil, prioritățile sunt stabilite incorect sau responsabilitățile nu sunt delegate (nu există încredere în echipă). În această stare de lucruri, vei fi mereu ocupat probleme importante azi. Scopul sistemului este de a menține cazurile în afara acelei categorii. Pentru a face acest lucru, este suficient să începeți în avans implementarea unor chestiuni importante, dar nu urgente.

• O vizită neplanificată la dentist, cauzată, ca întotdeauna, de o durere bruscă de dinți.
• Scrierea unui articol, pregătirea unui raport, al cărui termen limită este pe cale să vină. Desigur, știai despre articol în urmă cu o săptămână, despre raport - chiar mai devreme, dar cumva mâinile tale nu au ajuns...
• Apel urgent.
• Oboseala cronica, care a fost rezultatul lipsei unei rutine zilnice, somn bunși odihnă, suprasolicitare etc.

Trebuie să înveți cum să delegi responsabilități, să găsești și să te „educa” un asistent care să te înlocuiască dacă este necesar. Pregătește o listă de sarcini pe care subordonații și colegii tăi le pot îndeplini pentru tine. Examinați-vă lista de priorități. Mutați „centrul de greutate” al activității dvs. în cadranul 2.

B Important, dar nu urgent. Această categorie de cazuri poate fi numită foarte importantă, deoarece este pentru ea oameni de succes petrece cel mai mult timp și efort. A începe o sarcină importantă la timp înseamnă nu numai să te eliberezi de stres, ci și să te bucuri de o sarcină dificilă, dar sarcină interesantă. La urma urmei, aveți timp să vă gândiți la chestiune și apoi încet, fără agitație, începeți implementarea acesteia. Apropo, această abordare elimină erorile sau, conform macar, minimizează probabilitatea acestora. Dar chiar dacă apar, ai timp să repari totul.

Dacă nu începeți implementarea acestor cazuri la timp, în timp acestea vor trece în categoria „A”. Și apoi trebuie să te învârți, să te învârți, să suspine, să te plângi de viață și să-ți urăști meseria.

Exemple de caz pentru cadranul B:

• Scrierea de articole, rezumate, rapoarte despre știință, rapoarte despre activitățile departamentului și alte lucrări planificate;
• plata la timp a asigurarii auto, pt utilitati publice etc.;
• vizite regulate la medic - pentru a preveni și preveni bolile.

C Urgent, dar nu important. Această categorie include sarcini forțate pe care trebuie să le faci, chiar dacă nu te apropie de obiectivul tău. Aceasta include îndeplinirea temporară a sarcinilor unui alt angajat care a plecat în vacanță sau concediu medical, remedierea problemelor apărute brusc (de exemplu, apa de la o mașină de spălat a inundat vecinii). Astfel de lucruri nu fac decât să distragă atenția de la muncă și nu permit să vă concentrați asupra principalului lucru. Din păcate, nimeni nu este imun de aspectul lor.

De obicei, oamenii care se angajează în activitățile enumerate în Cadranul 3 simt că se află în Cadranul 1. Activitățile lor li se par nu numai că sunt cu adevărat urgente, ci și extrem de importante. Dintr-un motiv oarecare, tu din toate atributii oficiale selectate doar pe cele neimportante. Mai mult, tu însuți ai determinat care este principalul lucru pentru tine și ce este vanitatea vanităților.

Doar mutați „centrul de greutate” al afacerilor dumneavoastră în cadranul 2, implementarea sarcinilor urgente, dar nu vitale din cadranul 3, pur și simplu trebuie să delegați. Pentru a face acest lucru, trebuie să revizuiți imediat lista de priorități, programele pentru finalizarea sarcinilor și să stăpâniți toate tehnicile de economisire a timpului. Aceste metode vă vor ajuta să obțineți o rezervă solidă de timp pe care o veți petrece activităților cu adevărat importante care vă vor conduce la obiectivul dorit.

D Nu urgent și nu important. Afacerile acestui grup nu aduc nici unei persoane uz practic. Acestea includ:

• cumpărături fără scop „doar pentru a privi”, deși în realitate nu ai nevoie de nimic - vrei doar să-ți îmbunătățești starea de spirit;
• citirea fără scop a paginilor de Internet este distractivă, dar absolut inutilă;
• înghețare în ICQ, Skype și alte mesagerie;
• jocuri pe calculator;
• lung convorbiri telefonice;
• ma uit la emisiunea TV, programe de divertisment, canal muzical; schimbarea canalului fără scop atunci când vizionați totul puțin;
• citind glume, povesti amuzante si etc.

Afacerile din această categorie nu aduc niciun beneficiu unei persoane, dar sunt foarte plăcute. Principala recomandare a experților în managementul timpului este de a dedica cât mai puțin timp acestor sarcini sau de a le folosi pentru pauze scurte între sarcinile importante. Din păcate, mulți oameni își încep munca sau ziua liberă cu aceste activități, irosindu-și irațional energia dimineții.

Prioritizare: cum să o faci corect

1. Împărțiți toate sarcinile și responsabilitățile dumneavoastră în grupele de mai sus A, B, C și D. În acest fel veți separa „necesarul” de „inutilul”.

2. Amintiți-vă: „important” este fundamental diferit de „urgent”. „Important” vă aduce obiectivul mai aproape, dar nu este neapărat „urgent”. Pe de altă parte, „urgent” necesită atenția ta imediată.

3. Acordați atenție așa-numitei „reguli de prioritate”: „important” vine înainte de „urgent”. Nu este necesar să faci tot ceea ce necesită grabă. Încercați să nu vă mai supuneți dictaturii urgentului, pentru că pândește următorul pericol: începem să ne distragem de ceea ce este urgent, dar absolut neimportant și nu obligatoriu.

4. Pentru a-ți planifica timpul în mod inteligent acest sfat va fi foarte util: începeți întotdeauna lucrul cu sarcina numărul 1 din grupa A, și nu cu cea de la numărul 3 sau 4, oricât de atractive și interesante ar fi acestea. Dacă până la sfârșitul zilei de lucru nu ați reușit să faceți față tuturor sarcinilor și cazurilor din grupa A, atunci continuați să lucrați cu ele a doua zi. Nu faceți alte sarcini până nu terminați cu primele.

5. În fiecare zi, lucrați la o sarcină din grupa B care necesită mult timp. Alături de activitățile tale zilnice, ar trebui să te gândești și la sarcinile și obiectivele importante „strategice”. Numai așa vei putea să-ți asiguri succesul de mâine astăzi.

Trebuie să înțelegem odată pentru totdeauna că nu vom avea niciodată suficient timp pentru tot ceea ce ne-am dori să facem și pentru ceea ce vor alții de la noi. Este necesar să ne folosim timpul doar pentru lucruri care sunt cu adevărat importante pentru noi, care ne pot aduce mai aproape de scopul nostru. Și timpul poate fi câștigat doar dacă înveți să spui „nu” și refuzi să faci lucruri inutile.

În plus, pentru a fi mai productiv în activitățile tale și pentru a nu trăi între stres și crize, trebuie să poți să delege responsabilități și să nu pierzi timpul rezolvând problemele altora.

Prin urmare, program perfect pentru ziua ar trebui să conțină în mare parte sarcini de făcut și sarcini care se încadrează în cadranul 2 (important/neurgent) al matricei Eisenhower.

Acest principiu poartă numele generalului Eisenhower, care mai târziu a devenit președinte al Statelor Unite ale Americii. Ei spun că managerul experimentat Eisenhower l-a folosit în mod activ în munca sa. El a împărțit toate cazurile, sarcinile și întrebările în patru subspecii, ghidate de următoarea matrice.

Se crede că importante si urgente Trebuie să faci lucrurile singur și imediat. Dar întreaga artă a managementului timpului are drept scop tocmai să nu aducă lucrurile în această etapă.

În plus, pentru majoritatea oamenilor, toate celelalte probleme urgente ies în prim-plan. Care nu sunt întotdeauna importante. Cum poți spune dacă ceva este important sau nu? Foarte simplu. Considerăm importante toate cazurile a căror implementare este direct necesară. pentru a ne atinge obiectivele"DAR". Astfel, dacă un anumit caz nu este necesar pentru a atinge unul dintre cele trei obiective „A” ale noastre, nu este important.

Astfel, mulți oameni, în primul rând, petrec timp pe orice chestiuni urgente, dar aproape toți nu au nimic de-a face cu atingerea obiectivelor „A”. În același timp, atingerea obiectivelor „A” este împinsă înapoi și împinsă înapoi. La urma urmelor important dar nu urgent pot aștepta mereu!

În cele din urmă, timp semnificativ este alocat sarcinilor care nu sunt nici importante, nici urgente. Dar sunt cele mai ușor de tratat. Nu ne putem forța să facem ceva util - și ne predăm proceselor de rutină. Dezasamblam de multe ori pe zi e-mail. Mergem pe aceleași site-uri. Adunăm informații de care nu avem cu adevărat nevoie. Ocupându-ne cu ceva neimportant, avem un motiv întemeiat să lăsăm deoparte lucruri mai importante, dar și mai dificile.

Cum să îmbunătățiți eficiența utilizării timpului, ghidat de principiul Eisenhower?

Mai întâi, planificați-vă timpul în funcție de importanța și importanța sarcinilor, și nu în funcție de ponderea acestora în numărul total de sarcini!

De exemplu, luați în considerare modul în care este distribuit timpul managerilor. Cele mai importante sarcini (categoria „A”) reprezintă aproximativ 15% total toate sarcinile și treburile cu care este ocupat liderul. Importanța de sine dintre aceste sarcini (din punct de vedere al contribuției la atingerea obiectivului) este, totuși, de aproximativ 65% .

Dar asta dacă vorbim despre sarcinile necesare pentru a rezolva problemele de producție! În același timp, atingerea propriilor obiective „A” poate fi complet penalizată - atât în ​​timpul orelor de lucru, cât și în afara orelor de lucru.

Evident, cel mai profitabil lucru este să profiti la maximum de timpul tău pentru a-ți atinge obiectivele „A” – atât de lucru, cât și personale. Dacă rezolvi în avans lucruri importante, dar care nu sunt urgente, dedicându-le mult timp și efort, majoritatea nu vor avea timp să devină importante și urgente. Din restul cazurilor de care ai nevoie scapa de. Lucruri urgente, dar lipsite de importanță – a delega cuiva (pe cât posibil). Neurgent și neimportant - doar nu o faceți (pe cât posibil). Nu-ți pierde timpul și energia cu ele. Și dacă cheltuiești cu adevărat, atunci cel puțin. Și cât mai puțin posibil. Apropo, de aceea nu trec prin e-mail mai mult de o dată sau de două ori pe lună.

Este extrem de important să înveți refuza din majoritatea cazurilor. Mai ales din cei care nu au nicio legătură cu obiectivele lui „A” nici pentru tine personal, nici pentru munca ta. Cu cât vă asumați mai puține cazuri și sarcini, cu atât mai mult timp puteți dedica sarcinilor cu adevărat importante. Nu e de mirare că ei spun că principalul cuvânt în managementul timpului este cuvântul „NU”.

În general, idealul managementului timpului se aproximează la:

☼ petrece timp maxim pe cazurile „A”, și numai pe acestea;

☼ în pauzele dintre cazuri „A” petrece mult timp pe odihnă de calitate;

☼ Suficient timp pentru a petrece somnul, adică dormi suficient.

Este puțin probabil să poți exclude complet lucrurile neimportante din program. Pe de alta parte, intenționat(conform lui Alan Lacaine) oamenii ar trebui să dedice cel puțin 5 ore pe săptămână activităților lor „A”. Vă puteți imagina ce se va întâmpla dacă veți petrece o treime, sau chiar jumătate, din tot timpul pe care îl dedicați afacerilor în afacerea „A”? În același timp, în orice mod posibil, limitând timpul petrecut cu lucruri neimportante? Și dedicați timp semnificativ odihnei și somnului de calitate?

În cele din urmă, acesta este obiectivul unei abordări flexibile a managementului timpului, care se bazează pe sistemul de management al timpului al lui Lyubishchev, bazat pe dezvoltarea simțului timpului cu ajutorul cronometrului. Acest sistem vom discuta mai departe!

Dar înainte de asta, să luăm în considerare modul în care un manager și mai ales un proprietar de afaceri își pot optimiza timpul pentru gestionarea unei afaceri.

Cuvântul „prioritate” însuși conține prefixul latin „prio”, care înseamnă „înainte, înainte”. Prioritizarea este atunci când decideți în fiecare zi ce trebuie făcut mai întâi pentru a vă atinge obiectivele.

Principiul Eisenhower vă va ajuta să vă începeți sarcinile și să lucrați în ordine în funcție de prioritățile dumneavoastră. Și pentru a face acest lucru, în primul rând întrebați-vă: sunt aceste chestiuni importante sau urgente?

Conform principiului Pareto, 20% din sarcinile noastre vor fi importante din toate punctele de vedere. E amuzant, dar majoritatea sunt și urgente. Făcând lucruri importante, te apropii de scopul propus. Problemele urgente, pe de altă parte, vă atrag atenția asupra lor, fără a face eforturi mare influență la tinta ta. Cele mai importante sarcini și sarcini care conduc la succes și atingerea obiectivelor nu ar trebui în niciun caz să fie împinse înapoi sub presiunea unor chestiuni neimportante, dar urgente.

Cu toate acestea, din păcate, toți avem tendința de a începe cu lucruri minore, neimportante, ca să spunem așa, „schimb pentru lucruri mărunte”. Formularele tipărite care se află pe desktop ni se par mult mai atractive decât proiectul important pe care îl amânăm de câteva zile. Prin urmare, în primul rând, acordați atenție acelor sarcini care vă pot afecta cel mai mult succesul. Prioritățile vă vor ajuta în acest sens.

Pentru a atinge cele mai bune rezultate trebuie să cheltuiești cel mai timp pentru lucruri și sarcini cu adevărat importante.

Un mic test: important sau urgent?

Verifica varianta corecta(unul singur).

1. Decizi să lucrezi la obiectivul tău „anual”. Totuși, toate acestea sunt încă „la raft”.

Important sau ____ urgent?

Important sau ____ urgent?

3. Decizi că vei vizita medicul dentist o dată pe an. A trecut deja un an și încă nu ai fost la stomatologie.

Important sau ____ urgent?

Raspunsuri corecte:

întrebarea 1 - importantă; întrebarea 2 - urgent; întrebarea 3 este importantă.

Principiul Eisenhower vă permite să combinați doar două criterii - importante și urgente, astfel se obțin patru clase de priorități. Pentru planificare de succes trebuie să analizați și să clasificați toate sarcinile în fața dvs. Și apoi vei construi o listă ierarhică, datorită căreia vei ști ce, când și cum să o faci.

Lista ierarhică Eisenhower

A-Priority: Acestea sunt lucruri care trebuie făcute astăzi pentru că sunt urgente și necesare.

Prioritate B: lucruri importante care nu trebuie făcute astăzi. Doar acordă-ți timp în mod regulat să faci lucrurile B și să găsești un loc pentru ele în programul tău. Finalizarea sarcinilor din acest grup va asigura succesul și vă va aduce mai aproape de obiectivul dorit.

De foarte multe ori, cazurile B sunt pur și simplu puse pe raft pentru că nu sunt urgente. Cu toate acestea, implementarea lor la timp va evita multe probleme.

Exemplu de sarcină B: Trebuie să pregătiți un raport pentru o ședință a consiliului de administrație, este foarte posibil ca acesta să vă aducă chiar și o promovare. Ai o lună întreagă în rezervă, însă, dacă scrii frenetic un raport în ultimele două zile înainte de întâlnire, asta te poate duce la o criză.

Pentru oricine trebuie să alcătuiască numeroase documente, sarcina lui B este cu siguranță să dobândească abilitățile metodei de tastare cu zece degete. Chiar dacă durează treizeci de ore din timpul tău - este în regulă, în viitor, fiind capabil să tastați rapid, puteți economisi mult timp, în plus Cu cât începi mai devreme să înveți, cu atât mai bine.

De o importanță similară este așa-numitul sondaj cu clienții realizat pentru îmbunătățirea produsului, care va crește semnificativ satisfacția clienților.

LA intimitate Sarcina B poate fi numită o examinare preventivă regulată de către un medic, care va identifica amenințările speciale pentru corpul dumneavoastră și va preveni bolile grave și, ca urmare, săptămânile lungi ulterioare de invaliditate.

C-prioritate: abilități, stăpânire, ceea ce credem treabă urgentă, dar nu este important. Acestea includ: capacitatea de a rămâne calm, de a-și delega atribuțiile (ca să spunem așa, „abilitatea de a trimite delegații”) sau de a spune „nu”. Cu aceasta, vei câștiga timp pentru a rezolva sarcinile importante din grupa B.

D-Priority: Aceasta include cazurile care nu sunt nici importante, nici urgente. Le poți pune în siguranță într-un sertar sau, dacă vine vorba de termene limită sau de unele sarcini, le poți refuza sau pur și simplu delega altcuiva. Blocați-vă în mod conștient pentru o perioadă de a face D-things care vă permit să vă relaxați și să vă distrați în cele mai stresante zile.

Prioritizare: Fă-o corect

1. Împărțiți toate sarcinile și responsabilitățile dumneavoastră în grupele de mai sus A, B, C și D. În acest fel veți separa „necesarul” de „inutilul”.

2. Amintiți-vă: „important” este fundamental diferit de „urgent”. „Important” vă aduce obiectivul mai aproape, dar nu este neapărat „urgent”. Pe de altă parte, „urgent” necesită atenția ta imediată.

3. Acordați atenție așa-numitei „reguli de prioritate”: „important” vine înainte de „urgent”. Nu este necesar să faci tot ceea ce necesită grabă. Încercați să nu vă mai supuneți dictaturii urgentului, pentru că pândește următorul pericol: începem să ne distragem de ceea ce este urgent, dar absolut neimportant și nu obligatoriu.

4. Pentru planificarea rezonabilă a timpului dumneavoastră, acest sfat vă va fi foarte util: începeți întotdeauna lucrul cu sarcina numărul 1 din grupa A, și nu cu cea de la numărul 3 sau 4, oricât de atractive și interesante ar fi acestea. Dacă până la sfârșitul zilei de lucru nu ați reușit să faceți față tuturor sarcinilor și cazurilor din grupa A, atunci continuați să lucrați cu ele a doua zi. Nu faceți alte sarcini până nu terminați cu primele.

5. În fiecare zi, lucrați la o sarcină din grupa B care necesită mult timp. Alături de activitățile tale zilnice, ar trebui să te gândești și la sarcinile și obiectivele importante „strategice”. Numai așa vei putea să-ți asiguri succesul de mâine astăzi.

Recunoaște o dată pentru totdeauna că nu vei avea niciodată suficient timp pentru toate lucrurile pe care ai vrea să le faci și pentru toate lucrurile pe care ceilalți le doresc de la tine. Asigurați-vă că vă folosiți timpul doar pentru lucruri care sunt cu adevărat importante pentru dvs. și care vă pot promova obiectivul. Și poți câștiga timp doar dacă înveți să spui „nu” și refuzi să faci lucruri inutile.

Test: prioritizați corect?

Acum vă puteți analiza capacitatea de a stabili priorități. Vă rugăm să rețineți: numai sarcinile care sunt cu adevărat importante pentru dvs. pot fi incluse în grupurile prioritare A și B!

1. Ce procent din timpul tău total petreci în fiecare dintre cele patru pătrate A, B, C, D? (Vezi poza)

2. În ce grup ați clasifica lucrurile pe care le veți face mâine?

1.________________________________=_________ - prioritate

2,________________________________=_________ - prioritate

3.________________________________=_________ - prioritate

4.____________________=_________ - prioritate

3. Acum scrieți pe ce sau pe cine ați dori să petreceți mai mult timp decât de obicei și pentru ce ați dori să reduceți timpul.

Aș scurta (a): __________________________

In loc de asta: __________________________

Principiul Eisenhower

Conform acestui principiu, prioritățile sunt stabilite în funcție de criterii precum urgența și importanța cazului. În funcție de aceste criterii, se disting patru grupuri de cazuri:

Chestiuni urgente și importante. Ar trebui să fie îngrijite imediat.

Lucruri urgente, dar nu foarte importante (mai puțin importante). Aici liderul nu ar trebui să se grăbească. Dacă sarcina, în ciuda urgenței, nu este atât de importantă, atunci ar trebui în orice caz delegată, deoarece nu sunt necesare calități speciale pentru implementarea ei.

Chestiuni importante, dar nu urgente. Nu trebuie făcute imediat, pot aștepta. Problemele cu astfel de cazuri încep atunci când devin urgente. Și, deoarece acest lucru este inevitabil, vă putem recomanda următoarele: cel mai bine este fie să amânați chestiunile importante, dar nu urgente, fie să le încredințați subordonaților, în totalitate sau în parte. Apropo, făcând acest lucru nu numai că vei economisi timp, dar vei ajuta și la creșterea motivației angajaților tăi.

Sarcini neurgente (mai puțin urgente) și neimportante (mai puțin importante). Aceste lucruri nu pot fi făcute deloc fără nici un daune. Fă-ți curaj și folosește coșul de gunoi pentru aceste cazuri.

Și acum vom vorbi despre al doilea aspect foarte important al planificării, și anume planificarea timpului de lucru.

Cu greu este necesar să convingi pe cineva de importanța unei astfel de conversații. „Unde mi-a mers timpul?” spun mulți directori ocupați. Din păcate, pentru echipa noastră de conducere, a nu avea timp și a munci cât mai mult (mai mult) a devenit un fel de simbol al statutului, al funcției oficiale și chiar o sursă de mândrie. Dar punctul aici, desigur, nu este suprasolicitarea de muncă, ci o simplă incapacitate de a-și planifica propriul timp. Un cercetător în domeniul managementului A. Mackenzie, în urma a numeroase sondaje ale personalului de conducere, a concluzionat că dintr-o sută de manageri, doar unul (1%) are suficient timp pentru a rezolva toate cazurile. Zece (adică 10%) au nevoie de 10% mai mult, patruzeci (40%) au nevoie de 25% mai mult, iar restul le lipsește chiar și 50% timp suplimentar. Și acest lucru, desigur, nu indică numărul de cazuri și volumul de muncă al managerilor, ci incapacitatea în masă de a-și folosi timpul în mod rațional. Nu întâmplător, prin urmare, în managementul modern există o secțiune numită „Managementul timpului”. Să facem cunoștință aspecte psihologice de gestionare a timpului. Să începem cu ghilimele:

„Cel care lasă timpul să-i scape, renunță la viață, cine își ține timpul în mâini, își ține viața în mâini” (A. Leiken).

„Timpul este capitalul cel mai limitat, iar dacă nu îl poți gestiona, nu vei putea gestiona nimic altceva” (P. Drucker).

„Abilitatea de a gestiona timpul, împreună cu conducerea potrivită și tehnica de a influența oamenii, este un factor care pre-1 determină succesul sau eșecul tău” (3. Sievert).

„Cel mai important lucru din viața ta este în cele din urmă timpul tău” (A. Leiken).

Ce este managementul timpului? În primul rând, de la găsirea și eliminarea „scutiților” timpului managerului și, în al doilea rând, din capacitatea de a planifica ziua de lucru. În primul rând, să ne uităm la cele mai obișnuite „plănuțe” sau „capcane” ale timpului! Încercați să eliminați cel puțin cinci dintre ele în munca dvs. și acesta va fi un rezultat excelent.

capcanele timpului

Stabilirea obiectivelor neclare.

Lipsa de prioritate în obiective.

Încerc să faci prea multe deodată.

Absența vedere completă despre provocările viitoare și modalitățile de a le rezolva.

Planificare proastă a muncii.

Dezorganizare personală (birou „împânzit”).

Pierderea excesivă de timp cu corespondență, documente.

Proasta documentare.

Lipsa de motivatie.

Caută înregistrări, note, adrese, numere de telefon.

Deficiențe în cooperare și diviziunea muncii.

Apeluri telefonice de rupere departament.

Vizitatori neprogramați.

Incapacitatea de a spune nu.

Informații întârziate incomplete.

Lipsa de autodisciplină.

Eșecul de a finaliza sarcina.

Mediu non-de lucru (zgomot extern).

Întâlniri prelungite.

Pregătire insuficientă pentru conversații și discuții.

Lipsa de feedback.

Discută pe subiecte private.

Comunicare excesivă.

Înregistrări comerciale peste măsură.

Sindromul de întârziere.

Dorința de a cunoaște toate faptele.

Durata așteptării (de exemplu, o întâlnire de afaceri).

Grabă, nerăbdare.

Prea rară delegare a treburilor.

Lipsa de control și autocontrol.

Acum trecem la o analiză a principiilor planificării eficiente a zilei de lucru. Managerii sunt conștienți de următorul model: munca este petrecută atât timp cât este disponibil, adică orice muncă este efectuată în timpul alocat acesteia.

Principiile și regulile de planificare a zilei de lucru, pe care le voi aduce la cunoștință, nu sunt, desigur, obligatorii. Multe dintre ele ți se pot părea frivole. Cu toate acestea, ele sunt justificate din punct de vedere psihologic și s-au dovedit în diverse situatii de viata. Nu este necesar să folosiți toate principiile. Încercați să aplicați fiecare dintre ele, găsiți-vă stilul - va fi cel mai bun pentru dvs.

Deci, organizarea timpului de lucru trebuie să respecte principiul de bază: „Munca trebuie să mă supună, și nu invers”. Cele douăzeci și cinci de reguli pentru planificarea unei zile de lucru pot fi împărțite în trei grupuri:

¨ reguli pentru începutul zilei;

¨ regulile de la mijlocul zilei;

¨ reguli de sfârșit de zi.

În acest articol, vom analiza ce este managementul timpului, care sunt principalele sale metode și vom descrie în detaliu un exemplu de matrice Eisenhower. Această matrice este cea mai comună modalitate de a aloca timpul în toate sferele vieții umane.

Matricea Eisenhower - metoda managementului timpului

De gestionare a timpului- capacitatea unei persoane de a-și aloca corect timpul pentru implementarea unor sarcini specifice. Există metode de gestionare a timpului o cantitate mare. Una dintre cele mai populare și comune modalități de implementare a managementului timpului este metoda Eisenhower.

Este important de știut! Vederea redusă duce la orbire!

Pentru a corecta și a restabili vederea fără intervenție chirurgicală, cititorii noștri folosesc tot mai popular OPTIVISION ISRAELIAN - cel mai bun remediu, acum disponibil pentru doar 99 de ruble!
După ce l-am revizuit cu atenție, am decis să vi-l oferim atenției...

Dwight David Eisenhower este o figură politică și militară celebră, David s-a născut la 14 octombrie 1890 în Denison (Texas, America). Toată lumea îl cunoaște drept cel de-al 34-lea președinte al Americii, care s-a remarcat prin organizarea și facultăți mentale. Acest lucru i-a permis să obțină un mare succes în viață, să devină un exemplu pentru mulți oameni publici. David credea că prezența și îndeplinirea faptelor valoroase definește o persoană ca persoană, contribuie la dezvoltarea în toate domeniile și întreprinderile.

„De când am încetat să mai fiu președinte, am reușit să câștig mult mai rar golf”

Dwight David Eisenhower

În calitate de președinte, David a fost cufundat într-un număr imens de cazuri, planuri, sarcini. S-a gândit cum să-și aloce clar și corect timpul prețios pentru a face totul. Având în vedere toate planurile tale pentru anumită perioadă, a creat un tabel în care și-a marcat cazurile în funcție de semnificația și urgența lor. Mai târziu, metoda sa a câștigat o popularitate deosebită și a devenit cunoscută sub numele de matricea Eisenhower. Arata cam asa.

Un cadran Chestiuni urgente importante

În cadran Important non-urgent

cadranul C urgent neimportant

cadranul D neimportant neurgent

Esența ferestrei Eisenhower este prioritizarea activităților. O persoană trebuie să-și împartă toate planurile după semnificație și urgență, să se refere la anumită categorie. Acum să aruncăm o privire mai atentă la principalele sectoare sau cadrane ale matricei. Un exemplu de matrice Eisenhower va fi luat în considerare puțin mai departe în articolul nostru.

Cadranul A

Aceasta include chestiuni urgente importante care nu pot fi amânate, deoarece acest lucru poate duce la consecințe negative. Într-un aranjament ideal, distributie corecta timp, această casetă trebuie să fie goală. O persoană trebuie să performeze la timp sarcini importante ca să nu devină urgente.

Cadranul B

Există chestiuni importante care nu sunt urgente aici. Odată cu implementarea în timp util a planurilor acestui sector, o persoană acumulează un număr mare de cazuri urgente valoroase. Implementarea treptată a planurilor în ordinea importanței ajută la punerea în ordine la timp, fără epuizarea psihologică și fizică a organismului.

Cadranul C

Chestiuni urgente neimportante care nu sunt semnificative în acest moment dar trebuie făcute chiar acum. Poate că împlinirea lor este valoroasă pentru cineva, dar pentru tine sunt obișnuiți, fără nicio valoare.

Cadranul D

Eisenhower s-a referit la acest sector la sarcini neimportante, neurgente, care trebuie îndeplinite, dar nu sunt super-importante sau urgente. Implementarea lor aduce unei persoane, desigur, satisfacție, dar neîndeplinirea lor nu amenință cu consecințe negative.

Vom lua în considerare aceste sectoare mai detaliat, descriind exemplul matricei Eisenhower.

Obiectivele metodei Eisenhower

Metoda Eisenhower are mai multe obiective principale.

1. Dezvoltarea auto-organizarii umane. După ce a văzut totul planificat timp de câteva zile, o persoană devine activă, își conectează toate resursele pentru a obține un rezultat, organizându-se astfel fără ajutorul nimănui.
2. Distribuirea calitativă a sarcinilor Viata de zi cu zi. După ce a compilat o astfel de matrice, toată lumea va putea vedea lucruri semnificative într-o anumită perioadă de timp, va încerca să le completeze, astfel încât să nu existe o muncă grăbită.
3. Abilități de planificare de succes. Un tabel cu planuri clar definite ajută la alocarea unui anumit timp pentru fiecare sarcină, pentru a calcula corect acest timp.

Compilând un exemplu de matrice Eisenhower, putem analiza obiectivele acestei tehnici de planificare mai în profunzime.

Caracteristici de evidențiere a sarcinilor semnificative cu exemple

După cum am aflat deja, matricea Eisenhower constă din patru componente principale, care includ cazurile noastre în ceea ce privește importanța și urgența în acest moment. Acum, cu ajutorul exemplelor, ne putem da seama ce cazuri pot fi urgente și cum să stabilim acest lucru noi înșine. Un exemplu de matrice Eisenhower vă va ajuta să înțelegeți pe deplin sarcinile importante și urgente din viața de zi cu zi.

Cadranul A (chestiuni urgente importante)

După cum am menționat, acest sector ar trebui în mod ideal să fie gol, o persoană ar trebui să aibă timp să facă lucruri valoroase la timp, astfel încât acestea să nu devină urgente. De exemplu, putem clasifica o operațiune neprogramată sau o întâlnire urgentă la locul de muncă drept „sector A”. Lucrurile importante trebuie făcute la timp, deoarece atunci când devin urgente și valoroase, pot apărea obstacole bruște în a le face ( deteriorare accentuată sănătate, diverse circumstanțe de forță majoră). Să luăm o situație de examen. Acest lucru este important, dar nu urgent. Dacă o persoană amână pregătirea până în ultima zi, transformând-o într-o sarcină urgentă, atunci pur și simplu fizic nu are timp să facă totul, corpul său va deveni epuizat fizic și psihologic.

Cadranul B (chestiuni importante neurgente)

Afacerile acestui sector pot aștepta, dar eșecul lor va duce la consecințe negative. Pentru aceasta sunt alocate cazuri deosebit de valoroase pentru a le finaliza la timp. Aceasta include probleme legate de propria sănătate, dezvoltare personala. De exemplu, dacă mergi la medic pentru un consult la timp, necesitatea intervenției chirurgicale nu va apărea. Un alt exemplu, dacă înveți engleza la timp, vei putea obține un nou post bine plătit în scurt timp.

Cadranul S (probleme urgente neimportante)

Acest sector combină sarcini care trebuie îndeplinite la un anumit moment în timp, dar nu sunt de o importanță deosebită pentru dvs. Pentru a determina importanța planurilor pentru tine, pune-ți întrebarea: „Ce se va întâmpla dacă nu fac această sarcină?”. Daca pana la urma cazul influență negativă asupra ta, înseamnă că este cu adevărat important. Exemple de sarcini acest sector poate exista o conversație nesemnificativă cu un coleg sau un prieten, participarea la un sondaj. Aceste lucruri nu fac decât să vă distragă atenția de la lucruri importante. De exemplu, dacă sunteți ocupat cu un proiect valoros la serviciu, puteți fi distras de alte instrucțiuni de la superiori, un apel de la un prieten doar pentru a discuta. Este imperativ să amânăm aceste sarcini, concentrându-ne pe lucruri mai importante pentru a nu deveni urgent.

Cadranul D (sarcini neimportante, neurgente)

Aceste planuri pot fi realizate în timp liber când nu sunt atribuite sarcini importante. Ei aduc un sentiment de satisfacție cu ei înșiși, cu munca depusă. De exemplu, decideți să vă curățați biblioteca, să vă puneți lucruri în dulap. Aceasta include, de asemenea, jocuri pe calculator, agățat retele sociale. Aceste lucruri vă ajută să vă calmați, dar nu ar trebui să le puneți pe primul loc, ignorând astfel sarcinile semnificative.

Să încercăm să ne dăm seama, folosind un exemplu, cum să determinăm important sarcini urgente folosind matricea Eisenhower. Luați în considerare exemplul matricei Eisenhower.

Să presupunem că aveți următoarele sarcini pentru prima dată:

• fixați scaunul astfel încât să nu se clatine;
• consultați un dentist cu dureri de dinți;
• pregătirea pentru proiectul de lucru de mâine;
• un apel de la un coleg cu o cerere de trimitere a unui raport;
• întâlnire neprogramată cu șeful;
• petrece timpul pe rețelele sociale;

Acum să încercăm să structurem sarcinile numite în funcție de importanța și urgența lor. Ne creăm propriul exemplu de matrice Eisenhower.

Cadranul A (important urgent) :

• pregătirea pentru un proiect de lucru;
• întâlnire neprogramată cu șeful.

Cadranul B (important neurgent) :

• vizitarea unui dentist cu dureri de dinți;
• dobândirea deprinderilor în limba engleză pentru pregătire avansată.

Cadranul C (urgent minor) :

• un apel de la un coleg cu o cerere de trimitere a unui raport.

Cadranul D (neimportant neurgent):

• fixați scaunul astfel încât să nu se clatine;
• petrece timp pe rețelele de socializare.

Astfel, după ce ați înțeles valoarea afacerilor dvs. viitoare, vă puteți ocupa cu ușurință de distribuția priorităților în acest moment. Nu fi prea leneș să-ți faci timp să lucrezi la tine, să-ți regândești planurile și angajamentele, asta te va ajuta să faci mai mult decât crezi.

„O oră de lucru pe tine te va învăța mai mult de o zi de explicații”

Jean Jacques Rousseau

Este de remarcat faptul că tehnica de alocare a timpului descrisă de noi este concepută pentru obiective pe termen scurt care trebuie atinse în viitorul apropiat. Ajută la structurarea treburilor vieții de zi cu zi, este foarte util în toate sferele muncii și vieții. Această tehnică poate fi folosită atât de președinți, cât și de școlari, deoarece este pe înțelesul tuturor și ușor de utilizat.