Vlad, simpatizez cu situația ta. Din câte am înțeles, ai unul mare proiect să fie depus în termen de două luni. Nu mare simț schimba locul de munca, pentru ca a mai ramas doar putin timp inainte de termen. Așa că acum voi vorbi despre 11 moduri de a stabili prioritățile care vă vor permite să vă concentrați pe cel mai dureros loc, adică pe proiectul dvs.

Cauze ale eșecului - priorități greșite

Mulți oameni apar adesea la serviciu. sarcini suplimentare, apeluri telefonice, întâlniri neprogramate etc. Încercăm să facem totul, dar nu merge, apoi ne supărăm că nu am avut timp să trimitem o ofertă comercială client cheie sau efectuați un apel telefonic important.

De ce am ratat lucruri importante, dar am reușit să facem altele minore? Este natura umană să-și disperseze atenția a face lucruri care nu contează deloc. Acest lucru se datorează faptului că multe lucruri minore nu necesită mult efort. Și încercăm să urmăm calea celei mai puține rezistențe, adică ne luăm pe acele lucruri care sunt mai ușor de făcut, și nu pe ceea ce este cu adevărat important. Dar, mai devreme sau mai târziu, mai trebuie să începi acele sarcini care păreau dificile, doar că nu la timp și șansele de succes scad brusc.

Una dintre cauzele eșecului este - prioritățile plasate incorect. Metodele descrise mai jos vă vor ajuta să distingeți importantul de urgent, principalul de secundar. Lucruri care aduc efect de durată din rezultate scurte. Cum să prioritizezi corect?

1. Începe cu cele mai importante lucruri

Treceți la lucruri mai puțin importante numai atunci când sunt făcute altele mai semnificative. Cum să evaluezi importanța unei sarcini? Pentru a face acest lucru, trebuie să evaluați consecințele care vă vor aștepta dacă nu reușiți să îndepliniți diferite sarcini. Pune-ți doar întrebarea: „Care vor fi consecințele dacă nu se face acest lucru?” Cum consecințe mai grave cu cât sarcina este mai importantă și cu atât prioritate este mai mare. În cazuri neimportante, consecințele nerespectării acestora sunt minime.

De exemplu, prevenirea regulată a bolilor este extrem de importantă, deoarece fără ea poate exista probleme serioase cu bunăstare, care îți va afecta negativ întreaga viață. Prin urmare, prevenirea bolilor este prioritate ridicatăși treceți la această chestiune ca una dintre primele.

Si acum imaginează-ți cum îți afectează viața: jocuri pe calculator, navigare pe internet, alcool etc.? Dacă influența lor asupra viitorului tău este mică, atunci prioritatea va fi adecvată, dacă le refuzi, atunci nu se va întâmpla nimic rău, ci dimpotrivă, vei obține timp suplimentar care poate fi cheltuit cu beneficii.

Prin urmare, mergem la social rețea sau mergi la un restaurant doar când se fac lucruri mai importante.

2. Începe-ți ziua cu planificare

Înainte de a începe, pune-ți aceste întrebări: Care sunt cele mai importante sarcini pe care trebuie să le faci astăzi? Ce aspecte sunt secundare și pot fi începute numai după finalizarea celei principale? Daca ai mai mult de 4 sarcini pe zi, atunci scrie-le pe o bucata de hartie pentru ca creierul nostru nu poate functiona eficient si prioritizeaza in minte atunci cand sunt mai mult de 7+-2 sarcini. Îți amintești cât timp îți ia să memorezi un oraș obișnuit din 7 cifre? Cât timp să scriu? Prin urmare, este mult mai eficient să faci planuri pe hârtie decât în ​​capul tău.

3. Spune nu chestiunilor minore

Sarcinile secundare pot fi realizate incomplet sau, în general, pot fi abandonate. Când nu este suficient timp, este mai bine să faci bine lucrul principal decât să încerci să faci totul.

Dacă este suficient timp, atunci a face totul este cel mai bun rezultat, acest lucru este incontestabil. Dar în condițiile de timp limitat, nici măcar nu poți începe cele mai neimportante lucruri de la sfârșitul listei sau nu le poți face complet. Este ca în șah - sacrificiul unei piese de dragul victoriei. Tot în afaceri, învață să sacrifici secundarul pentru a lucra cu principalul.

În practică, poate fi dificil să renunți la tot ce este planificat și începi să sacrifici timp pentru odihnă, prevenirea bolii, etc. În general, faci lucruri urgente în loc de cele importante. Pentru a eradica acest obicei, în fiecare zi dimineața scrieți o listă de lucruri de făcut pentru ziua respectivă și lângă fiecare element indicați o prioritate de la 0 la 10. În această listă pentru ziua, ultimul lucru care are cea mai mică prioritate - nu fă-o, pentru că este cel mai puțin important pentru tine. Astfel, vei învăța să spui nu sarcinilor secundare, de care puțin depinde, și te vei simți mult mai liber.

4. Nu o face până nu o notezi

Scrieți mai întâi fiecare sarcină nouă și abia apoi decideți când să începeți. Când apare un nou caz, pare să fie mai important decât este în realitate.și toate din același motiv că creierul nostru nu poate lucra mental cu mai mult de 7+-2 sarcini. Prin urmare, restul este pur și simplu uitat și nu funcționează bine să compari gradul de importanță al mai multor sarcini. De asemenea, efectul importanței poate spori emoțiile care apar inevitabil cu tot ce este nou. Când scrii sarcina noua, apoi in cartier vei putea gasi cazuri mai importante si prin comparare vei putea estima mai bine timpul necesar pentru a lucra la el.

Se întâmplă adesea să fii ocupat cu ceva și să te sune și să-ți ceară să răspunzi la un email, să găsești informații etc. Adesea, astfel de solicitări par mai importante și mai urgente decât sunt în realitate datorită componentei emoționale care este prezentă în orice comunicare umană. .

Învață să nu începi să întrebi imediat, pentru ca emoțiile să nu distragă atenția de la important la secundar. Spune că ești foarte ocupat acum, dar vei fi liber în câteva ore și poți ajuta cu această solicitare. Chiar dacă nu sunteți ocupat în acest moment, spuneți că veți suna înapoi în câteva minute, acest timp poate fi suficient pentru a evalua ce timp este cel mai bine să vă ajutați pentru a nu vă perturba programul.

Există momente în care este de dorit să dai un răspuns imediat, apoi să spui: „Mă voi uita acum la jurnalul meu și voi vedea dacă pot ajuta acum”. În orice caz, va fi mai bine, pentru că ai ocazia să compari gradul de importanță al cazului cu cele planificate mai devreme și să iei o decizie mai informată.

În multe cazuri, este posibil să nu răspundeți la telefon. Și poți suna înapoi când ești liber..

5. Separați important de urgent

Sarcinile urgente nu sunt întotdeauna importante. La fel cum sarcinile importante nu sunt neapărat urgente. Trebuie să începeți cu sarcini importante și abia apoi să treceți la cele urgente. Sarcinile importante sunt adesea strategice și nu necesită o mare urgență, de exemplu, să înveți limba engleză pentru o promovare la locul de muncă, să renunți obiceiuri proaste, slăbi. etc.

Lucrurile urgente care trebuie făcute chiar acum, de regulă, apar ca urmare a forțe externe, poate fi un apel telefonic, o solicitare a colegilor etc. Adesea, chestiunile urgente nu sunt importante, așa că nu ar trebui să le porniți dacă nu aveți timp să faceți ceva important.

6. Învață să spui nu

Lucrurile sunt simple - pentru că ele însele nu îți provoacă emoții. Și când cineva îți cere ajutor, experimentezi emoții, milă, toate acestea îți pot doborî planurile și în loc de importante, vei începe să faci urgent, ceea ce poate să nu fie deloc important.

Există situații în care poți face rău cu ajutorul tău, asta se numește a face un deserviciu. De exemplu, un dependent de droguri cere bani pentru o nouă doză, din care poate muri. Sau vi se cere să participați la cazuri ilegale. În astfel de cazuri, trebuie să înveți cum să spui nu. De exemplu:

- "Nu pot acum."
- "De ce?"
„Motiv personal, nu pot spune.”
- „Poate că poți ajuta din prietenie?”
- "Oh te rog".
- "-/- Repetăm ​​același lucru."

Învață acest dialog pe de rost sau alcătuiește-ți pe al tău și apoi nu poți spune mai blând, ceea ce, vezi tu, este important.

Fii atent când nu ai motive întemeiate sau înțelegi că poți jigni o altă persoană dacă spui adevăratul motiv, apoi spui: „nu poți dintr-un motiv personal”. Un motiv personal este și personal, că nu trebuie spus întotdeauna, iar acest lucru se va întâmpina cu mult mai multă înțelegere decât doar cuvântul „nu” sau un motiv care poate să nu pară atât de bun interlocutorului.

7. Nu te lăsa influențat

Se întâmplă ca solicitările colegilor sau solicitările personale să fie nesemnificative și să vă distragă atenția de la chestiuni mai importante. În acest caz, refuzați. Dar fă-o cu atenție și numai în cazurile în care poți ajuta mai târziu sau există o prioritate mai mare pentru care acorzi mai mult ajutor.

De ce este imposibil să refuzi complet să-i ajuți pe alții?Și tot timpul pe care să-l petreci doar pentru tine? Cert este că ajutând ne ridică moralul, devenim mai buni. Iar oamenii din jur tind să coopereze cu cei decent și să-i evite pe cei mândri și aroganți. i.e succesul în orice afacere depinde de moral.

Poți refuza Ajutorul dacă ajuți într-un altul mai bun!

8. Sarcini „A”, „B”, „C”, „D”.

Faceți o listă cu toate lucrurile care trebuie făcute și scrieți una dintre litere lângă fiecare sarcină. Fiecare literă este o prioritate. „A” este cel mai înalt, „D” este cel mai mic.

Litera a". Cele mai importante lucruri de care depinde foarte mult viitorul tău. Toate problemele importante sunt împărțite în urgente și neurgente. Cele urgente sunt marcate cu adaosul „Ac”, iar cele neurgente sunt pur și simplu „A”. Mai întâi, faceți toate sarcinile „A” importante și în același timp urgente și abia apoi treceți la „A” important și neurgent.

Important și urgent, adică „Ac” se referă la: mersul la medic în timpul durerii acute, predarea unui proiect de lucru, al cărui termen este astăzi etc. Dacă există mai multe astfel de cazuri, atunci setați prioritatea de execuție, pt. exemplu, „Ac1 ”, „Ac2”, „Ac3”, ... Cu cât sunt mai grave consecințele neterminării sarcinii, cu atât este mai importantă și mai mare prioritate.

Printre cele importante și neurgente se numără: învățarea limbii engleze pentru o promovare la locul de muncă, plata taxelor etc. Când sunt mai multe cazuri, notăm și prioritatea acestora: „A1”, „A2”, „A3”,...

Ordinea listei "A" va fi următoarea: În primul rând, facem urgent și important "Ac1", "Ac2", "Ac3", și numai după ce sunt completate, trecem la important și non-urgent " A1", "A2", "A3", ...

Cazurile urgente și neimportante, din eșecul cărora se va schimba puțin, nu fac parte din această listă. De exemplu, urmăriți KVN sau cumpărați condimente pentru cină.

Dacă o sarcină necesită mult timp, de exemplu, pentru a învăța limba engleză, atunci acceptați să o faceți anumit timpîn fiecare zi, de exemplu, 30-60 de minute. și considerați finalizat în ziua în care îi acordați ora programată, apoi continuați, dar numai a doua zi.

Litera „B”. Nu sunt sarcini foarte importante pe care este de dorit să le faci, dar în cazuri extreme, poți refuza. Dacă nu începeți astfel de chestiuni, atunci pot exista probleme minore, dar în același timp fără consecințe grave. Este important de observat următoarea regulă- nu treceți la cazurile „B” până la finalizarea sarcinilor „Ac” și „A”.

Litera „B”. Lucruri care ar fi frumos de făcut, dar în același timp consecințe neplăcute nu va citi, de exemplu, știrile, nu va unge ușa din casă. Continuăm la ele numai când sarcinile „A” și „B” sunt finalizate.

Litera „G”. Sarcini inutile și acțiuni inutile care sunt efectuate din obișnuință. Încercați să identificați activități care sunt irelevante pentru dvs. și să nu le efectuați, pentru că cu cât economisiți mai mult timp pe activități goale, cu atât puteți face altele mai semnificative.

9. Delegarea

Cum mai multe sarcini poți delega cuiva, cu atât devii mai productiv. Dar este important să urmați 2 reguli:

Calitatea ar trebui să fie la un nivel similar cu al tău sau mai mare;
- timpul tău valorează mai mult decât costul pe care trebuie să-l plătești pentru munca delegată.

Delegarea vă va împuternici și vă va crește timp liber, care poate fi cheltuită pentru a vă atinge obiectivele.

10. Fă ceea ce funcționează bine

Caută-ți chemarea. Cele mai importante sarcini pentru noi sunt cele care ne valorifică la maximum talentele. Dă preferință acele cazuri la care te pricepi si te descurci foarte bine. Și invers, nu face ceea ce nu-ți place sau nu este pentru tine. Acest proces este lent, dar necesar. Mă caut de vreo 15 ani, încercând zone diferite activitate până când şi-a determinat vocaţia. Cuvintele lui John Keynes: Trebuie să ne gândim la viitor, pentru că acolo ne vom petrece restul vieții».

11. Nu începe puțin

Suntem atât de aranjați încât ne străduim să facem totul cea mai mica rezistenta. La nivel subconștient, alegem sarcina mai ușoară. Așadar, în loc să faceți sarcini importante care ne afectează foarte mult viitorul, puteți petrece întreaga zi făcând lucruri nesemnificative și de puțină valoare. Rezistă tentației de a începe cu puțin.

P.S. Dacă aveți dificultăți sau întrebări legate de articolul citit, precum și de subiectele: Psihologie (obiceiuri proaste, experiențe etc.), vânzări, afaceri, managementul timpului etc., întrebați-mă, voi încerca să vă ajut. Consultarea prin Skype este, de asemenea, posibilă.

P.P.S. De asemenea, puteți urma un training online „Cum să obțineți 1 oră de timp suplimentar”. Scrie comentarii, completările tale;)

Abonați-vă prin e-mail Adaugă-te pe tine

Ai adesea o întrebare în cap: „Ce vreau?” Mai devreme sau mai târziu, toată lumea își pune această întrebare. Încercând să ne realizăm visele și să ne satisfacem dorințele, ne alegem calea vieții.

Cum să-ți realizezi obiectivele într-o anumită perioadă de viață

Dorințele pot fi nesfârșite. Și cum să definești sarcinile în acest caz importanta supremași aranjați restul aspirațiilor în ordinea corectă? La urma urmei, toată lumea vrea să fie bogată, sănătoasă, să conducă o mașină scumpă, să învețe mai multe limbi și să câștige nemurirea. Ambiția este foarte bună, dar nu trebuie să depășească sfera realității.

Principalul lucru pe care trebuie să înveți să-l faci este să prioritizezi. Mai întâi, ia un stilou și Foaie albă hârtie. Notează-ți toate dorințele într-o coloană. Scrie lista la timpul prezent. De exemplu: „Mă uit la contul meu bancar. Soldul este de 500 de mii de ruble. Simt fericire și satisfacție că sunt recompensat pentru munca mea.” Condiția principală este ca ceea ce scrii să pară credibil. Adică, dacă scrii că iei prânzul cu președintele, dar înțelegi subconștient că acest lucru este imposibil, sau posibil, dar nu în viitorul apropiat, atunci nu ar trebui să-l scrii.

Lucrul cu lista de dorințe

După ce dorințele tale au fost formă scrisă, începeți să le citiți cu voce tare pe rând, făcând pauză înainte de fiecare intrare ulterioară. După ce ai citit o dorință, închide-ți ochii și concentrează-te asupra sentimentelor tale. Ce simți? Poate fi o satisfacție, un sentiment de superioritate față de ceilalți, indiferență, un fior plăcut sau un sentiment de fericire și zbor real.

Este sentimentul de fericire care este adevarata dorinta fiecare persoană. Poate că nici nu este conștient de acest lucru, dar în subconștient fiecare dintre noi se străduiește spre fericire. Ghidându-te doar de sentimentele tale interioare, vei înțelege ce vrei cu adevărat de la viață și vei învăța să prioritizezi.

Analiza celor trei puncte principale

Eliminați tot ce nu se potrivește cu prioritățile dvs. și lăsați trei puncte. De ce doar trei? Este simplu, practica și cercetările arată că o persoană nu poate lucra eficient la mai mult de trei sarcini.

Gândește-te la ce faci acum, la ce activitate îți ocupă cea mai mare parte a timpului. Principala întrebare pe care trebuie să ți-o pui este dacă mă apropie această specie activități pentru scopul meu. Dacă răspunsul este nu, atunci este timpul să schimbi ceva.

Drumul spre fericire este dificil, dar prioritățile potrivite vor simplifica și grăbi foarte mult acest proces.

Interesele altora

Sacrificiul de sine și viața de dragul celorlalți, al oamenilor apropiați, are sens doar dacă este alegere conștientă o persoană a cărei realizare îi aduce bucurie și fericire. Desigur, îngrijirea celor dragi este normală răspuns comportamental Cu toate acestea, atunci când simțul datoriei elimină propriile aspirații și vise, conducând o persoană în depresie, aceasta nu mai este norma. Sunt multe exemple când egoism sănătos a jucat nu numai în mâinile unei persoane, ci și a membrilor familiei sale.

Un exemplu viu când tinerii, luptă pentru un viitor luminos, pleacă Casa tatăluiși pleacă să studieze sau să lucreze în alte orașe sau țări unde, în opinia lor, tinerii se așteaptă la multe oportunități și la mare succes. Maximalismul tineresc ajută adesea oamenii și îi conduce în direcția corectă. În timp ce părinții, înțelepți prin experiență, preferă să-și țină copilul cu ei, putându-l ajuta la nevoie.

Fiecare persoană are propriile obiective și nimeni, inclusiv rudele apropiate, nu ar trebui să interfereze cu atingerea obiectivelor. Nu ar trebui să te lași manipulat, răsfățându-i pe alții nu te va face fericit - mai degrabă, dimpotrivă.

Schimbarea prioritatilor

Listele de mai sus vă vor dezvolta capacitatea de a stabili priorități. Și la atingerea tuturor punctelor, are sens să obțineți o nouă listă.

Este perfect normal ca prioritățile să se schimbe odată cu vârsta. Etapele creșterii implică o schimbare a mentalității. Schimbarea priorităților ar trebui să fie evolutivă, nu invers.

Nu este cea mai bună opțiune atunci când o persoană se grăbește prin viață și nu își poate găsi locul. În acest caz, este important să vă analizați acțiunile și să înțelegeți de unde totul a mers prost așa cum era planificat. Dacă ai probleme în analizarea acțiunilor tale sau ai nevoie de ajutor, ar fi util să vizitezi un psiholog care te poate ajuta să prioritizezi corect.

Etimologia cuvântului „prioritate”

Un fapt interesant este că cuvântul „prioritate” în persoană plurală nu a fost folosită până la începutul secolului al XX-lea. Inainte de acest concept folosit numai la singular.

Cuvântul „prioritate” are prefixul latin „prio”, care înseamnă „înainte”. Prioritizarea înseamnă identificarea sarcinilor care avansează în atingerea obiectivelor tale.

Exista principiu eficient privind lucrul cu priorități, și anume metoda Eisenhower. Ajută la aranjarea tuturor sarcinilor folosind doar două criterii - important și urgent.

Diferențele dintre problemele importante și cele urgente

Celebrul principiu Pareto ne spune că 20% din toate sarcinile noastre vor fi clasificate ca importante. Interesante, dar unele dintre ele vor fi considerate și urgente. Care este diferența?

Implementarea lucrurilor importante te aduce mai aproape de obiectivul tău. În același timp, executarea problemelor urgente vă distrage atenția, dar nu influenta semnificativa pentru atingerea scopului ales.

Nu este un secret pentru nimeni că majoritatea oamenilor încep cu sarcini secundare. Chestia este că sunt mai ușoare și nu necesită costuri serioase. Și creierului, ca și corpului, nu-i place să se suprasolicite, dacă nu sunt obișnuiți cu asta. Iar implementarea lucrurilor neimportante creează aparența de muncă, dar adevărul este că ar trebui să acordați atenție acelor sarcini, a căror soluție va contribui la succesul dvs. Acest lucru vă va ajuta să știți cum să acordați prioritate în viață.

Categoriile prioritare pe lista Eisenhower

Prioritatea A sunt lucrurile care trebuie făcute astăzi, deoarece sunt atât urgente, cât și importante.

Prioritatea B este activitățile care sunt opționale într-o anumită zi, dar pentru care trebuie să alocați o cantitate mică de timp în fiecare zi. Implementarea lor stabilă va aduce mai aproape atingerea obiectivului.

O greșeală foarte frecventă este amânarea cazurilor din a doua grupă până mai târziu. Nu trebuie să faceți acest lucru, deoarece obiceiul dezvoltat de a rezolva problemele în mod constant într-o cantitate mică vă va afecta calitativ realizările ulterioare.

Exemple de sarcini din prioritatea B:

1. Redactarea unei diplome sau a unui raport important pentru un loc de munca. Să presupunem că aveți o lună la dispoziție pentru a pregăti cu calm raportul necesar. Dar amânați munca într-o cutie neagră. Ca urmare, suprasolicitarea morală și fizică în ultimele oreînainte de transmiterea raportului, poate duce la o criză și consecințe nedorite.
2. În viața personală bun exemplu sarcinile din lista B, se va efectua o examinare în timp util de către un medic pentru a identifica bolile într-un stadiu incipient pentru a evita ulterior o perioadă lungă de invaliditate.

Cum să lucrați cu prioritățile de ordinul trei și al patrulea

Prioritatea C. Acestea includ abilități pe care simțiți că este urgent să le învățați, dar care nu sunt importante. De exemplu, să înveți să spui „nu” atunci când este nevoie. Aceste sarcini vă vor oferi timpul necesar pentru a rezolva sarcinile prioritare.

Prioritatea D. Acestea sunt sarcini care nu sunt importante sau urgente. Le puteți amâna în siguranță pentru mai târziu sau le puteți încredința altor persoane. Este recomandat să omiteți ocazional sarcinile din lista D. Acest lucru vă va permite să vă odihniți bine în cele mai stresante zile.

Cum să stabiliți prioritățile conform metodei Eisenhower

A fi capabil să prioritizezi nu este o sarcină dificilă, singurul lucru care este necesar este să aloci puțin timp pentru lucrare scrisă. Dar mai târziu, urmând propriile instrucțiuni, va fi mult mai ușor să acționați.

1. Clasifică-ți activitățile zilnice conform celor patru puncte de mai sus. Deci va deveni imediat clar ce este important și urgent și ce este inutil.
2. Nu confunda important și urgent. Lucrurile importante se pot face treptat, acordându-le puțină atenție în fiecare zi. Ele sunt o parte integrantă a succesului tău. Problemele urgente necesită atenția dumneavoastră și decizie promptă. Dar este posibil să nu se aplice obiectivului tău.
3. Acordați atenție construcției ierarhice a listei. Problemele importante au prioritate față de cele urgente. Nu vă agățați să faceți lucruri urgente, deoarece acestea tind să ia mult timp și atenție, distragerea atenției de la sarcinile importante. Dacă există o oportunitate de a evita problemele urgente - folosiți-o.
4. Efectuați toate elementele din Prioritatea A. Chiar și ultima sarcină din prima categorie este mai importantă decât primul articol din celelalte grupuri. Dacă în timpul zilei nu a fost posibil să faceți față tuturor lucrurilor importante, continuați să lucrați cu ele a doua zi. Nu trece la alte categorii până nu ai completat toate articolele din categoria A.
5. În fiecare zi, încercați să îndepliniți cele mai lungi sarcini din Prioritatea B. Dar în sarcinile de zi cu zi, nu uitați de obiectivele principale și lucrați pentru a le atinge.

Cum ți-ar plăcea să îmbrățișezi suma maxima lucruri, nu este timp suficient pentru toate. Și asta trebuie înțeles. Cel mai important lucru este să prioritizezi corect, iar apoi succesul nu va întârzia să apară.

Alocați-vă timpul cu înțelepciune, petrecându-l pe lucrurile cu adevărat importante care vă vor ajuta să vă atingeți obiectivele și să vă realizați cele mai semnificative dorințe. Capacitatea de a evidenția aspecte importante activitățile cuiva și evitarea lucrurilor neesențiale este o abilitate importantă și utilă. Metoda Eisenhower vă ajută să înțelegeți cum să vă prioritizați viața.

Cuvântul „prioritate” însuși conține prefixul latin „prio”, care înseamnă „înainte, înainte”. Prioritizarea este atunci când decideți în fiecare zi ce trebuie făcut mai întâi pentru a vă atinge obiectivele.

Principiul Eisenhower te va ajuta să-ți începi sarcinile și să lucrezi în ordine, conform priorităților tale. Pentru a face acest lucru, mai întâi întreabă-te: sunt aceste chestiuni importante sau urgente?

Conform principiului Pareto, 20% din sarcinile noastre vor fi importante din toate punctele de vedere. E amuzant, dar majoritatea sunt și urgente. Făcând lucruri importante, te apropii de scopul propus. Problemele urgente, pe de altă parte, vă atrag atenția asupra lor, fără a face eforturi mare influență la tinta ta. Cele mai importante sarcini și sarcini care conduc la succes și atingerea obiectivelor nu ar trebui în niciun caz să fie împinse înapoi sub presiunea unor chestiuni neimportante, dar urgente.

Cu toate acestea, din păcate, toți avem tendința de a începe cu chestiuni minore, neimportante, ca să spunem așa, „schimb pentru lucruri mărunte”. Formularele tipărite care se află pe desktop ni se par mult mai atractive decât proiectul important pe care îl amânăm de câteva zile. Prin urmare, în primul rând, acordați atenție acelor sarcini care vă pot afecta cel mai mult succesul. Prioritățile vă vor ajuta în acest sens.

Pentru a obține cele mai bune rezultate, ar trebui să vă petreceți cea mai mare parte a timpului pe lucruri și sarcini cu adevărat importante.

Un mic test: important sau urgent?

Verifica varianta corecta(unul singur).

1. Decizi să lucrezi la obiectivul tău „anual”. Totuși, toate acestea sunt încă „la raft”.

Important sau ____ urgent?

Important sau ____ urgent?

3. Decizi că vei vizita medicul dentist o dată pe an. A trecut deja un an și încă nu ai fost la stomatologie.
____ important sau ____ urgent?

Raspunsuri corecte:

întrebarea 1 - importantă; întrebarea 2 - urgent; întrebarea 3 este importantă.

Principiul Eisenhower vă permite să combinați doar două criterii - importante și urgente, astfel se obțin patru clase de priorități. Pentru planificare de succes trebuie să analizați și să clasificați toate sarcinile în fața dvs. Și apoi vei construi o listă ierarhică, datorită căreia vei ști ce, când și cum să o faci.

Lista ierarhică Eisenhower

A-Priority: Acestea sunt lucruri care trebuie făcute astăzi pentru că sunt urgente și necesare.

Prioritate B: lucruri importante care nu trebuie făcute astăzi. Doar acordă-ți timp în mod regulat să faci lucrurile B și să găsești un loc pentru ele în programul tău. Finalizarea sarcinilor din acest grup va asigura succesul și vă va aduce mai aproape de obiectivul dorit.

De foarte multe ori, cazurile B sunt pur și simplu puse pe raft pentru că nu sunt urgente. Cu toate acestea, implementarea lor la timp va evita multe probleme.

Exemplu de sarcină B: Trebuie să pregătiți un raport pentru o ședință a consiliului de administrație, este foarte posibil ca acesta să vă aducă chiar și o promovare. Ai o lună întreagă în rezervă, însă, dacă scrii frenetic un raport în ultimele două zile înainte de întâlnire, asta te poate duce la o criză.

Pentru oricine trebuie să alcătuiască numeroase documente, sarcina lui B este cu siguranță să dobândească abilitățile metodei de tastare cu zece degete. Chiar dacă durează treizeci de ore din timpul tău - este în regulă, în viitor, fiind capabil să tastați rapid, puteți economisi mult timp, în plus Cu cât începi mai devreme să înveți, cu atât mai bine.

De o importanță similară este așa-numitul sondaj cu clienții realizat pentru îmbunătățirea produsului, care va crește semnificativ satisfacția clienților.

LA intimitate Sarcina B poate fi numită o examinare preventivă regulată de către un medic, care va identifica amenințările speciale pentru corpul dumneavoastră și va preveni bolile grave și, ca urmare, săptămânile lungi ulterioare de invaliditate.

C-prioritate: abilități, stăpânire, ceea ce credem treabă urgentă, dar nu este important. Acestea includ: capacitatea de a rămâne calm, de a-și delega atribuțiile (ca să spunem așa, „abilitatea de a trimite delegații”) sau de a spune „nu”. Cu aceasta, vei câștiga timp pentru a rezolva sarcinile importante din grupa B.

D-Priority: Aceasta include cazurile care nu sunt nici importante, nici urgente. Le poți pune în siguranță într-un sertar sau, dacă vorbim despre termene limită sau anumite sarcini, să le refuze sau pur și simplu să încredințeze altcuiva să o facă. Blocați-vă în mod conștient pentru o perioadă de a face D-things care vă permit să vă relaxați și să vă distrați în cele mai stresante zile.

Prioritizare Eisenhower: Fă-o corect

1. Eisenhower prioritizarea muncii

   Împărțiți toate sarcinile și responsabilitățile dumneavoastră în grupele de mai sus A, B, C și D. În acest fel veți separa „necesarul” de „inutilul”.

Amintiți-vă: „important” este fundamental diferit de „urgent”. „Important” vă aduce obiectivul mai aproape, dar nu este neapărat „urgent”. Pe de altă parte, „urgent” necesită atenția ta imediată.

Atenție la așa-numita „regulă de prioritate”: „important” vine înaintea „urgent”. Nu este necesar să faci tot ceea ce necesită grabă. Încercați să nu vă mai supuneți dictaturii urgentului, pentru că pândește următorul pericol: începem să ne distragem atenția de ceea ce este urgent, dar absolut neimportant și nu obligatoriu.

Pentru a vă planifica timpul cu înțelepciune, acest sfat vă va fi foarte util: începeți întotdeauna lucrul cu sarcina numărul 1 din grupa A, și nu cu cea de la numărul 3 sau 4, oricât de atractive și interesante ar fi acestea. Dacă până la sfârșitul zilei de lucru nu ați reușit să faceți față tuturor sarcinilor și cazurilor din grupa A, atunci continuați să lucrați cu ele a doua zi. Nu faceți alte sarcini până nu terminați cu primele.

În fiecare zi, lucrați la o sarcină din grupa B care necesită mult timp. Alături de activitățile tale zilnice, ar trebui să te gândești și la sarcinile și obiectivele importante „strategice”. Numai așa vei putea să-ți asiguri succesul de mâine astăzi.

Recunoaște o dată pentru totdeauna că nu vei avea niciodată suficient timp pentru toate lucrurile pe care ai vrea să le faci și pentru toate lucrurile pe care ceilalți le doresc de la tine. Asigurați-vă că vă folosiți timpul doar pentru lucruri care sunt cu adevărat importante pentru dvs., care vă pot avansa obiectivul. Și poți câștiga timp doar dacă înveți să spui „nu” și refuzi să faci lucruri inutile.

Testul principiului Eisenhower: prioritizați corect?

Acum vă puteți analiza capacitatea de a stabili priorități. Vă rugăm să rețineți: numai sarcinile care sunt cu adevărat importante pentru dvs. pot fi incluse în grupurile prioritare A și B!

1. Ce procent din timpul tău total petreci în fiecare dintre cele patru pătrate A, B, C, D? (Vezi poza)

DAR__________ %
B__________ %
CU__________ %
D__________ %

2. În ce grup ați clasifica lucrurile pe care le veți face mâine?

1.________________________________=_________ - prioritate
2,________________________________=_________ - prioritate
3.________________________________=_________ - prioritate
4.____________________=_________ - prioritate

3. Acum scrieți pe ce sau pe cine ați dori să petreceți mai mult timp decât de obicei și pentru ce ați dori să reduceți timpul.

Aș scurta (a): __________________________
În schimb: __________________________ Explorați alte metode și tehnici de gestionare a timpului, managementul personal al carierei, eficientizarea muncii, persuasiunea și îmbunătățirea performanței în cursul Autogestionare: Managementul carierei: Autogestionare: Managementul carierei: Un curs practic interactiv la distanță Multimedia

Fiecare afacere ar trebui să înceapă cu prioritizarea. Învățând să separați importantul de ceea ce nu este important, veți economisi timp și efort. Președintele american Eisenhower a dezvoltat o matrice de prioritizare, în care toate sarcinile se potrivesc perfect.

Cuvântul „prioritate”, care a intrat ferm în viața noastră, înseamnă „primul” în latină. O folosim atunci când vorbim despre importanța, primatul a ceva.

Abilitatea de a prioritiza atât în ​​muncă, cât și în viața personală este foarte valoroasă. Altfel, suntem amenințați, cel puțin, cu o nevroză provocată de cei care s-au îngrămădit ca un bulgăre de zăpadă, probleme nerezolvateși dezechilibrul dintre muncă și timp liber.

La urma urmei, este imposibil, de exemplu, să lucrezi la fel de bine la două sau trei locuri de muncă, în timp ce studiezi departamentul de zi trecând toate testele și examenele la timp, și în același timp fiind mereu într-un frumos forma fizicași starea de spirit. Oricine crede că o poate face, mai devreme sau mai târziu, va fi forțat să aleagă ceea ce are o prioritate mai mare și să abandoneze secundarul. Altfel stres sau sindrom epuizare emoțională asigurat.

Sau, de exemplu, cineva a decis să-și îndeplinească un vechi vis - să viziteze o țară exotică. Călătoria va necesita investiții financiare semnificative. De asemenea, este important să stabilim priorități aici, astfel încât pe viitor experiența de călătorie să nu fie umbrită de stresul de a fi nevoit să economisiți bani din cauza datoriilor. Ce este mai important: călătoria sau renunțarea la plăcerile mărunte de zi cu zi în numele acesteia?

Astfel, capacitatea de a prioritiza și de a alege ceea ce este mai important pentru noi, atât în ​​muncă, cât și în viața personală, ne va permite să ne menținem sănătatea și să evităm problemele de timp din viața noastră.

Matricea priorităților Eisenhower

Managementul timpului vă va ajuta să nu cădeți victima oboselii cronice sau a stresului - știința managementului timpului, care include dezvoltarea abilităților de prioritizare.

Mulți care sunt familiarizați cu managementul timpului au auzit probabil de matricea D. Eisenhower - al 34-lea președinte american care a dezvoltat-o. Esența sa este prioritizarea corectă. La urma urmei, majoritatea oamenilor nu fac de obicei munca pe care ar trebui să o facă în primul rând, ci cea care le place cel mai mult.

Oricine dorește să lucreze eficient trebuie să prioritizeze, împărțind toate sarcinile în importante și urgente. Sarcinile importante sunt acelea al căror rezultat ne afectează munca în ansamblu. Sarcinile urgente, desigur, sunt determinate de cât de repede trebuie îndeplinite.

Deci, toate cazurile sunt împărțite în 4 grupuri:

1. Important și urgent;
2. Important, dar nu urgent;
3. Urgent, dar nu important;
4. Nu urgent și nu important.

1. Chestiuni importante și urgente

Problemele importante și urgente sunt cele care trebuie făcute imediat. Dacă ne clasificăm majoritatea afacerilor ca atare, atunci asta nu înseamnă că suntem atât de afaceriști, ci că:

• nu știm cum să ne planificăm ziua și să amânăm toate lucrurile importante pentru mai târziu;
• ne lipsește autodisciplina;
• lenea elementară este una dintre principalele trăsături ale caracterului nostru:
• starea de urgență pentru noi este un lucru obișnuit.

Oamenii care sunt constant ocupați cu chestiuni importante urgente sunt cei mai predispuși la stres. De regulă, unele chestiuni urgente sunt înlocuite cu altele nu mai puțin urgente, iar acest lucru nu are sfârșit. Ei greșesc crezând că vor scăpa urgent de încărcătura lucrurilor importante și, în sfârșit, vor începe unul nou. viata linistita- din cauza incapacității de a stabili priorități, vor cădea din nou și din nou în același rake.

Un exemplu de problemă importantă și urgentă ar fi o vizită urgentă la dentist din cauza unei dureri severe de dinți. S-ar putea face în prealabil - ca măsură preventivă, fără a aduce problema la necesitatea îngrijirilor de urgență.

Sau, de exemplu, se epuizează termenele pentru depunerea unui raport contabil, pregătirea pentru un examen etc. De aceste termene știm de mult, dar ne prindem când un caz din categoria „mai am timpul” se transformă într-unul urgent.

Cu această ocazie, există multe proverbe, din care putem trage concluzia că o astfel de problemă este foarte frecventă. De exemplu, „Tunetul nu va lovi, țăranul nu se va cruci”, „Du-te la vânătoare - hrănește câinii”, etc.

2. Problemele sunt importante, dar nu urgente

Deci, pentru ca treburile noastre să nu se încadreze în categoria anterioară, trebuie să le transferăm în categoria importante, dar nu urgente. Această categorie este cea mai importantă, deoarece, după ce au determinat prioritățile în implementarea sarcinilor, le puteți îndeplini calm și deliberat, fără nervi inutile. Și atunci nu va fi nicio grabă cu stresul, nopțile nedormite și căderile nervoase, iar munca va aduce plăcere. Și chiar dacă se fac greșeli, vom avea suficient timp să le corectăm.

În general, majoritatea oamenilor înțeleg că așa ar trebui să facă: să se supună examinărilor preventive în clinică, fără să aștepte, după cum spun oamenii, până când „un cocoș prăjit ciugulește în cap”; plătiți facturile la utilități la timp, scrieți rapoarte etc. Dar, din moment ce aceste cazuri necesită un efort și adesea implică ieșirea din zona ta de confort personal, ele se revarsă fără probleme în prima categorie și devin importante și urgente.

3. Lucrurile sunt urgente, dar nu importante

Aici sunt incluse cazurile care nu afectează în niciun fel rezultatele muncii, nu scurtează drumul către scopul nostru, dar suntem obligați să le facem.

De exemplu, vecinii noștri ne-au inundat și trebuie să eliminăm consecințele inundației. Sau au pierdut documente și trebuie să petreacă mult timp pentru restaurarea lor. Putem spune despre astfel de lucruri - „nici minte, nici inimă”. Ne distrage atenția de la muncă și ne împiedică să ne concentrăm asupra principalului lucru.

4. Lucrurile nu sunt urgente și nu sunt importante

Ce sunt aceste lucruri?

• multe ore de agățat fără scop în rețelele sociale și de a juca jocuri pe calculator;
• conversații telefonice lungi cu scopul de a „vorbi doar”;
• vizionarea de emisiuni TV fără sens;
• a merge la cumpărături fără scopul de a cumpăra ceva etc.

Aceste fapte aduc nr uz practic. Cu toate acestea, pentru mulți este dificil să se priveze de o asemenea plăcere, deoarece astfel de activități îi înveselesc. Principalul lucru este că nu devin o prioritate. Lucrurile neurgente și neimportante ar trebui să servească doar ca un răgaz, o scurtă odihnă între cele importante. Și mai ales nu-ți începe ziua cu ei.

Cum să prioritizezi corect

1. Pentru a separa necesarul de inutil, trebuie să vă sortați treburile în cele 4 categorii menționate.
2. Nu uita că afacerea importantă nu înseamnă urgentă. Importantul ne aduce mai aproape de obiectiv, dar poate să nu fie urgent. Necesitatea urgentă de a acorda o atenție deosebită.
3. „Regula avantajului” spune: mai întâi important, apoi urgent. Nu vă supuneți dictaturii grabei: chestiunile urgente pot să nu fie importante și să nu fie obligatorii.
4. În fiecare zi trebuie să începeți cu cazuri din prima grupă, oricât de atractive sunt cazurile din alte grupe. Dacă nu a fost posibil să le terminați într-o zi, trebuie să continuați munca a doua zi.
5. De asemenea, merită să aloci ceva timp în fiecare zi pentru sarcinile din grupa 2 (importante, dar nu urgente). Acest lucru va funcționa pentru succesul „de mâine”.
6. Deoarece nu există întotdeauna suficient timp pentru a face tot ceea ce am planificat și ce așteaptă alții de la noi, trebuie să stabilim lucrurile care sunt cu adevărat importante pentru noi și să putem refuza să le facem pe cele opționale, adică să spunem „nu ”.
7. În mod ideal, eforturile noastre de zi cu zi ar trebui să se concentreze în primul rând pe sarcinile din Grupul 2 – cele importante care nu sunt urgente.

Prioritățile fiecărei persoane sunt diferite. Cineva are o carieră în primul rând, cineva are o familie, iar altcineva are sănătate etc. În plus, ele se pot schimba de-a lungul vieții. Dar pentru a avea succes și a menține sănătatea și nervii, trebuie în primul rând să poți determina sarcini prioritareîn fiecare zi. Aici este utilă Eisenhower Priority Matrix.

© Timoshenko Elena, BBF.ru

Matricea Eisenhower ca instrument de prioritizare este una dintre principalele metode de planificare și execuție cu succes a cazurilor. În acest articol, vom analiza această tehnică mai detaliat, deoarece este cea mai populară metodă de gestionare a timpului care a fost folosită de mult timp în toate domeniile vieții.

Valoarea managementului timpului în viața umană

„Viața are valoare dacă este o luptă constantă pentru o cauză demnă”

D. D. Eisenhower

Managementul timpului a încercat să-l înțeleagă pe cel de-al 34-lea președinte al Americii de renume mondial, David Eisenhower. Studiul acestei zone l-a făcut popular în întreaga lume. A explorat în detaliu cum planificare eficientă, implementarea pas cu pas a planului. Așa a apărut matricea Eisenhower ca instrument de stabilire a priorităților. Vom lua în considerare tehnica sa mai detaliat mai târziu în articolul nostru.

De gestionare a timpului- capacitatea unei persoane de a-și aloca corect timpul pentru implementarea sarcinilor planificate. Acest fenomen a fost studiat de mulți ani de diverși psihologi, toată lumea a încercat să înțeleagă cum funcționează. aceasta metoda planificare adecvată. psiholog celebru David Allen a scris o carte despre elementele de bază și practica unei planificări eficiente.

În timpul nostru, vanitate și diversitate viața modernă din ce în ce mai multe forțe să apeleze la metode de structurare cu succes a sarcinilor planificate, implementarea corectă și rapidă a acestora. Prioritizarea corectă vă permite să lucrați rapid și eficient de orice complexitate, să vă înțelegeți greșelile, să învățați noi abilități și abilități în procesul de atingere a obiectivului.

Personalitatea lui Eisenhower în studiul managementului timpului

David Eisenhower a fost un celebru președinte american. A devenit faimos în întreaga lume pentru inteligența și abilitățile sale de organizare. În timpul vieții, și-a construit o carieră militară strălucitoare, care a lăsat amprenta nu mică asupra istoriei Americii. A îndeplinit cu succes toate sarcinile, și-a atins întotdeauna obiectivele, ceea ce i-a câștigat respect, a devenit un exemplu pentru multe personalități publice.

Eisenhower credea că a trăi corect viața înseamnă a face o afacere demnă, care oferă plăcere subiectului său și beneficii altora. În calitate de președinte, a pus din ce în ce mai multe întrebări despre cum să faci totul la timp, să faci bine și cu succes în cele din urmă. Aceste gânduri l-au determinat să creeze o metodă de aranjare a cazurilor importante, care este intens folosită în vremea noastră.

Datorită ingeniozității, încrederii și străduinței sale spre perfecțiune, Eisenhower a obținut succes în toate, a finalizat tot ce și-a planificat la timp, fără prea multe dificultăți. Multe persoane din timpul său au fost doar surprinse de auto-organizarea sa, au încercat să-și urmeze metodele de guvernare, deoarece personalitatea unui astfel de președinte chiar merită respect și poate fi un exemplu de urmat. Matricea Eisenhower ca instrument de prioritizare este una dintre principalele modalități de a vă organiza planul de lucru în viața de zi cu zi.

Caracteristicile matricei Eisenhower

Matricea Eisenhower ca instrument de prioritizare este o tehnică populară de gestionare a timpului, care vă permite să îndepliniți corect și la timp sarcinile planificate, să determinați obiective semnificative pentru dvs. pentru o anumită perioadă de timp. Baza tabelului Eisenhower sunt patru așa-numite cadrane de cazuri. La baza creării sale au fost sarcini semnificative și urgente care s-au acumulat într-o perioadă scurtă de timp din cauza diverșilor factori.

Aceste cadrane sunt numite și ferestre Eisenhower, deoarece sunt reprezentate în masă pătrată. Masa Eisenhower arată așa.

cadran Chestiuni urgente importante

cadran Important non-urgent

cadran urgent neimportant

cadran neimportant neurgent

Oricine dorește să învețe cum să-și aloce timpul corect poate să-și facă singur un astfel de tabel. Matricea Eisenhower ca instrument de prioritizare vă va ajuta să faceți față sarcinilor acumulate într-o perioadă foarte scurtă de timp.

Esența cadranelor matricei

După ce am înțeles structura de bază a metodei de prioritizare, putem analiza în detaliu fiecare fereastră a matricei Eisenhower. Matricea Eisenhower ca instrument de prioritizare este utilă pentru a determina semnificația planurilor dumneavoastră la un anumit moment în timp.

Cadranul A

Include sarcini urgente importante care nu poate fi amânat decât mai târziu, deoarece acest lucru poate duce la consecințe negative. Pentru o planificare de succes, trebuie să începeți exact cu sectorul A. Un exemplu de astfel de cazuri poate fi o operațiune complexă neașteptată, o întâlnire neprogramată. Acest sector este foarte important pentru viața unei persoane, dar dacă înveți să-ți planifici timpul corect, atunci în mod ideal acest pătrat ar trebui să fie complet gol, fără niciun plan. Odată cu implementarea la timp a planurilor principale, sarcinile semnificative nu vor deveni urgente, implementarea lor într-un interval de timp specific nu le face urgente.

Planurile sectorului A pot apărea din două motive:

• cauze interne: depind direct de persoana (motivație insuficientă de a performa, lene, lipsă de dorință sau profesionalism);
• cauze externe: nu depinde de subiectul in sine ( deteriorare accentuată bunăstare, forță majoră).

Pentru ca aceste motive să nu interfereze cu implementarea activităților, nu trebuie să amânați sarcini opționale valoroase (acesta este deja sectorul B) pentru ultima zi, deoarece unele condiții pot afecta neîndeplinirea acestora și atunci veți acumula sarcini valoroase. .

Cadranul B

Important non-urgent. Planurile acestui sector trebuie implementate periodic, fără amânare pentru mai târziu, deoarece implementarea lor la timp este un indicator al productivității și succesului dumneavoastră în activitățile dumneavoastră. Faptele acestui cadran nu necesită a fi făcute aici și acum, dar valoarea lor indică apariția unor consecințe negative dacă sunt ignorate de o persoană. Cu cât sarcina este mai semnificativă pentru tine, cu atât mai negative vor fi consecințele eșecului acesteia. De aceea ar trebui să se acorde prioritate mai întâi chestiunilor importante, apoi celor urgente. Pentru o autosatisfacție ideală, o persoană trebuie să îndeplinească în totalitate sarcini semnificative urgente și semnificative non-urgente. Sarcinile acestui sector includ, de exemplu, o vizită imediată la medic, stăpânirea abilităților de a desfășura cu succes activități într-un nou loc de muncă pentru a obține o nouă promovare.

„Este mai bine să faci sarcinile importante de care depinde viața ta mai întâi decât pe cele neimportante.”

D. D. Eisenhower

Matricea Eisenhower ca instrument de prioritizare arată: dacă vă sortați planurile corect și la timp, atunci în orice sferă a vieții umane nu vor exista locuri de muncă în grabă care să epuizeze corpul uman fizic și psihologic. Sectorul B nu se va muta în sectorul A dacă ne planificăm corect sarcinile pentru prima dată.

Cadranul C

Nu contează, este urgent. Urgența planurilor nu determină întotdeauna semnificația acestora. Eisenhower a spus că, dacă sarcinile urgente interferează cu execuția celor valoroase, atunci este mai bine să le amânați. Pentru a înțelege importanța planurilor tale, pune-ți o întrebare simplă: „Ce se va întâmpla dacă această sarcină nu este finalizată?” Dacă înțelegeți că nu există consecințe negative sau sunt minime, atunci problema nu este importantă acest moment. Căutați sarcini mai semnificative care amenință cu adevărat consecințe negative pentru dvs.

Aceste activități includ, de exemplu, participarea la anchetă socială, sunați un prieten doar pentru a discuta. Planurile „sectorului C” au un dezavantaj semnificativ: împiedică o persoană să lucreze eficient și să facă lucruri semnificative, deoarece distrage constant atenția, făcându-vă să vă faceți griji. Orice distragere a atenției amenință cu consecințe negative, așa că, dacă există vreo interferență în îndeplinirea sarcinilor semnificative, încercați fie să le eliminați înainte de a le efectua. Dacă efectuați doar chestiuni urgente, se poate acumula o cantitate mare lucruri importante la un moment dat și apoi este greu să te îndrepti spre tine Direcția corectă, se concentrează pentru implementarea lor.

Cadranul D

Nu urgent, nu important. Acest sector combină cele mai inutile lucruri non-urgente, implementarea lor nefiind benefică momentan. Dacă o persoană se concentrează asupra lor, atunci lucrurile semnificative se vor acumula foarte repede și vor duce la consecințe negative. Aceasta poate include, de exemplu, amânarea retele sociale, diverse jocuri pe calculator care doar ucid timpul unei persoane fără niciun beneficiu.

Dar nu toate sarcinile neurgente neimportante sunt atât de inutile. Dacă îți dorești de mult să aranjezi cărțile în bibliotecă sau să-ți cureți dulapul cu haine, atunci a face aceste lucruri va aduce beneficii și plăcere din rezultat, dar nu ar trebui să te străduiești să le faci atunci când ai lucruri importante de făcut.

Tabelul Eisenhower ca modalitate de planificare eficientă este o metodă utilă pentru identificarea cazurilor valoroase semnificative, ajutând la finalizarea lor într-un timp destul de scurt. Este conceput pentru a îndeplini sarcini de o zi sau cele care trebuie finalizate în viitorul apropiat.

Obiectivele metodei Eisenhower

Oricine poate învăța cum să-și planifice timpul personal dacă dorește, nu este nimic complicat aici. Pentru ajutor, tabelul Eisenhower descris de noi poate fi folosit ca instrument pentru stabilirea priorităților. Analizând în detaliu fiecare cadran al matricei, este posibil să se determine obiectivele principale ale acestei tehnici.

1. autoorganizare. Știind că te așteaptă lucruri semnificative, nu vei pierde timpul, ci vei încerca să faci totul la timp. După ce a evidențiat principalele planuri, o persoană se poate organiza rapid pentru implementarea lor. După ce am rezolvat principalul lucru, puteți vedea imediat ce s-a făcut și ce mai trebuie făcut astăzi sau mâine.
2. O bună planificare a planurilor dvs. Scopul metodei este executare cu succes conceput de o persoană și nu rescriind cazuri dintr-un cadran în altul.
3. Învață să-ți gestionezi timpul eficient. Evidențierea sarcinilor importante vă ajută să determinați mental timpul necesar pentru a le îndeplini. O persoană calculează aproximativ în mintea sa cât este nevoie pentru a îndeplini sarcini importante care nu sunt urgente, astfel încât acestea să nu intre brusc în cadranul A.

Matricea Eisenhower, fiind una dintre metodele principale și populare de planificare, va ajuta pe toată lumea să învețe să se gestioneze, să se organizeze în momentul potrivit rezolva-ti problemele intr-o perioada scurta de timp.

O tânără, Olga, a venit să consulte un psiholog cu o problemă atipică pentru vârsta ei, pe care a definit-o drept gol. Situație ciudată: soț, doi copii, muncă, iar în jurul ei - gol. Hai, doar în jur, golul era și în adânc înăuntru. După îndeplinirea unei serii de formalități, psihologul a cerut să vorbească despre cum decurge o zi obișnuită a săptămânii, pentru a înțelege prioritizarea zilnică.

— Priorități? Despre ce vorbesti? Am perfectă dreptate în privința vieții. Principalul lucru pentru mine este sănătatea celor dragi”, s-a indignat clienta.

„Nu vă cer să vorbiți despre valori, vreau doar să înțeleg prioritizarea zilnică”, a explicat psihologul.

- Vrei să înțelegi ce este mai important pentru mine: sănătatea mamei sau iubirea soțului meu?

— Nu încerc să-mi dau seama ierarhia dvs valorile vieții. Este destul de dificil. Încerc doar să înțeleg cum îți construiești ziua.

Dialogul ar fi putut fi nesfârșit și a necesitat o simplă clarificare a sensului artei prioritizării.

Care sunt prioritățile?

Întrebarea care a luat clientul prin surprindere este cu adevărat foarte importantă din punctul de vedere al atitudinii zilnice față de viață. A prioritiza înseamnă a înțelege ce este cu adevărat important ACUM.

Conceptul de prioritate a intrat recent în viața noastră din vocabularul computerului. Gestionar de sarcini sistem de operare computerul determină ce program să execute în momentul de față, în funcție de importanța acestuia - i.e. atribuie prioritate.

Luați în considerare definiția priorității pe un exemplu simplu. Să presupunem că trebuie să colectați informații despre ceva de pe un disc de computer. Mai întâi trebuie să creați un folder cu un nume specific, apoi să puneți fișierele necesare acolo. Acest lucru este mai convenabil și mai rapid decât aruncarea fișierelor în locuri diferite și apoi colectarea lor într-un folder. Deci, pentru a începe să colectăm informații, trebuie să creăm un loc unde le vom colecta. Crearea folderelor este o prioritate.

Observați, nu principalul sau important, ci prioritatea, adică primul, important chiar acum. Puteți crea alte câteva foldere pe parcurs, dacă acest lucru este important acum. Și dacă nu, merită să aloci timp și efort pentru asta?

Deci, prioritatea este procesul, evenimentul, care este cel mai important în acest loc, Momentan. Mașina este simplă. Creierul computerului calculează rapid toate opțiunile pentru îndeplinirea sarcinilor și le determină pe cele mai eficiente în acest moment, făcându-le prioritare, adică le execută. Și nu te poți certa cu asta.

În viața de zi cu zi, trebuie să stabilim priorități în mod constant, adică să alegem procesele cele mai importante și eficiente. Avem de gând să mergem la magazin, să facem zilnic curat în apartament, să lucrăm la serviciu, inclusiv pauze uşoare pentru a discuta noutăţile. Plănuim chiar să începem o nouă viață luni, dar nu începem, pentru că procese complet diferite devin priorități.

Psihologul continuă dialogul cu Olga:

- Cumperi mâncare din fast-food pentru cei dragi?

- Și de ce?

— Rudele iubesc această mâncare, vreau să le fac plăcere. In plus, aceasta achizitie ma elibereaza de nevoia de a petrece seara la aragaz.

- Știi că acest aliment este dăunător?

- Știu. Dar asta se întâmplă rar.

- Deci, uneori pentru tine dorința de a scăpa de treburile casnice mai important decât sănătatea rude?

Nici un raspuns. Și nu se poate, conceptele sunt confuze aici.

De ce este necesar să se prioritizeze?

Continuarea dialogului dintre psiholog și client vorbește despre o distincție între concepte: valori și priorități. Nu vom vorbi despre pericolele fast-food-ului. Vorbim despre procese care sunt importante acum. Și, principalul lucru este să înțelegeți ce este exact important - să acordați prioritate.

În primul rând, aceasta va economisi timp. Gândiți-vă la planificatorul de sarcini al unui sistem informatic, care prioritizează în mod clar procesele pe baza acestui principiu.

În al doilea rând, acest lucru vă va economisi energie. Într-adevăr, este mai ușor să mergi la magazin în drum spre casă de la serviciu decât să te întorci după ce ai venit deja acasă. Este mai convenabil să vă planificați activitățile în avans, calculând opțiunile posibile.

În al treilea rând, aceasta vă va determina sarcinile principale pentru viitorul apropiat și va subordona toate celelalte acțiuni acestora.

Pentru a înțelege importanța capacității de a prioritiza, luați în considerare situația cu fast-food.

Opțiunea 1. Situație: O femeie obosită se întoarce de la serviciu. Își dorește foarte mult să se relaxeze acasă după o zi grea.

Soluție: Cumpărați mâncare pentru cei dragi la un restaurant fast-food. Acest lucru le va oferi bună dispozițieși o salvează de la gătit cina.

Prioritate: odihnă după o zi grea de muncă.

Îi vei reproșa o atitudine proastă față de cei dragi? Nu, pentru că înțelegi motivul acțiunii ei și prioritatea aleasă.

Opțiunea 2.(complicam situatia). Totul este la fel, dar sunt foarte puțini bani în portofel.

Soluție: cumpărați fast-food. Acest lucru o va scuti de nevoia de timpi lungi de gătit și va da timp suplimentar pentru relaxare.

Prioritate: gătiți mâncarea cât mai repede posibil și economisiți bani.

Vor exista recriminari in acest caz? De asemenea, nu. Pentru că și aici alegerea este clară.

Opțiunea 3. Situația este aceeași.

Soluție: cumpărați legume, dezghețați carnea, gătiți chakhokhbili.

Prioritate: alimentația corectă a celor dragi.

Concluzia: gătit lung, o familie nemulțumită înfometată, o femeie nervoasă obosită și, posibil, conflicte în familie, combinate cu acuzații reciproce.

A meritat această prioritate rezultatele? Ce este mai important pentru tine: pacea în familie sau respectarea nutriție adecvată? Deci, din nou, prioritizarea.

După ce s-a ocupat de conceptele de prioritate și valori, Olga a primit teme, în care era necesar să se ierarhească prioritățile zilnice, începând de la cele mai importante. Dificultatea sarcinii a fost că ea trebuia să indice cel puțin 50 de puncte.

Cu surprindere, psihologul a remarcat că femeia a făcut față. Într-o versiune prescurtată, arăta astfel:

1. Nu întârzia la muncă.
2. Du copiii la școală.
3. Fă-ți treaba cu bună credință.
4. Nu greșiți în texte.
5. Către șeful a observat diligența ei.
6. Oportunitate de premiu.

1. Atenția lui N. pentru persoana ei.
2. Opinia colegilor despre ea aspect.

1. Opinia lui A.P. despre pantofii ei.
2. O invitație la ceai în biroul contabilului șef.

38. Aveți timp să faceți tot ce este în serviciu, pentru a nu duce munca acasă.

1. Hrănește-i pe cei dragi.
2. Mâncați alimente cu conținut scăzut de calorii pentru a pierde în greutate.

Greșeli de prioritizare

Așadar, am aflat deja că nevoia de a stabili prioritățile este în fața noastră în fiecare zi, iar rezultatul activităților noastre depinde de cât de corect facem acest lucru. Ce este greșit în evaluarea eroinei noastre?

Primul pe listă este să nu întârzii la serviciu, apoi, prin articol, fă-ți treaba fără a greși. Lăudabil. Și dacă lista ar fi compusă din patru articole, atunci opțiunea cu șeful și bonusul nu ar fi importantă? Și partea materială a problemei este irelevantă? Se obține un fel de comunism.

De fapt, nu este așa. Venim la muncă pentru a câștiga bani, ceea ce înseamnă că interesul material este important. Dependenții de muncă dezinteresați sunt identificați rapid în orice birou și apoi plâng în pernă, câștigă depresie, doar pentru că și-au stabilit prioritățile greșit. Sunt considerați conștiincioși și responsabili, dar nu sunt promovați sau încurajați financiar.

Alt lucru, oamenii sunt carierişti. Chiar și cu abilități mai scăzute, obțin salarii mariși poziții cu un motiv priorități corecte. Este atât de rău să fii carierist?

Mai multe elemente de pe listă se referă la evaluarea aspectului. Pentru fiecare femeie aspectul este important. Dar în listă nu am văzut nimic legat de procesele de creare a frumuseții feminine: machiaj, manichiură, alegerea hainelor. Ce se întâmplă aici?

LA acest caz, clienta nu considera important sa aiba grija de ea, iar evaluarea aspectului ei de catre colegi cel mai probabil o sperie mai mult decat ii place. Ea este speriata atitudine negativă, sau chiar comentarii, și nu se așteaptă la complimente. Acest articol, împreună cu altele, poate provoca o atitudine depresivă față de ceea ce se întâmplă.

Totul va fi mai ușor dacă adăugați pe lista de priorități un aspect bine îngrijit, haine selectate corespunzător și abia atunci dorința de a nu întârzia. Dimineața unei tinere își va asculta starea de spirit, reflectarea în oglindă, dorința de a fi pe plac. Părerea colegilor despre aspectul ei va scădea din ce în ce mai jos în tabel până când va dispărea complet din rating.

Acest articol, desigur, vă va forța să schimbați planurile pentru weekend. Trebuie să-ți faci timp pentru tine: să mergi la cumpărături, să vizitezi un salon de înfrumusețare sau măcar să faci tratamente simple de înfrumusețare acasă. Poate că în planurile pentru weekend va exista o sarcină de relaxare, cel mai important lucru de făcut. Dar, în evaluările prioritare, de regulă, gătitul borș și cotlet este mai frecvent, și nu opțiuni vacanta de familie.

Ce se întâmplă: ne ducem într-o fundătură planificare simplă viaţă? Da exact. Erorile de prioritizare distrug personalitatea unei persoane, făcându-le sclavii nevoilor; distruge relațiile din familie, aducând în prim-plan curățenia apartamentului și gătitul, reducând la zero importanța comunicării spirituale și a vacanțelor în familie.

Prezint un dialog imaginar cu cititorii:

„Cum se face”, exclamă cititorii, „noi înșine ne distrugem viețile? Dar încercăm să facem treburile casnice, având grijă de cei dragi.

- Și ce este mai important pentru rude: o farfurie de borș sau o excursie comună la schi?

„Amândouă sunt importante”, spui tu.

- Corect. Dar vorbim de prioritizare, când trebuie să alegi un lucru. Și în această situație, o gustare rapidă poate fi potrivită dacă păstrează căldura relației și impresiile weekendului. Și o zi întreagă petrecută în bucătărie poate provoca înstrăinare și resentimente.

Desigur, treburile casnice trebuie făcute. Dar trebuie planificat astfel încât să nu distrugă alte valori.

Arta prioritizării

Stabilirea priorităților este de fapt ușoară dacă înveți să înțelegi exact de ce ai nevoie. Nu vă fie teamă să răspundeți sincer la întrebările dvs. Numai tu poți să-ți înțelegi dorințele.

Cum să o facă? Iată câteva reguli:

1. Prioritizează-ți întotdeauna afacerea, chiar și lucrurile mărunte. Începeți-vă ziua de lucru cu ceea ce este important, dar nu cu ceea ce este simplu, ușor și mai mic ca volum. Amintiți-vă că, petrecând timp pe lucrurile mărunte, veți rata cele importante, iar acest lucru este întotdeauna plin de consecințe. Planificatorul dvs. personal ar trebui să acorde întotdeauna prioritate.
2. Aflați cum să vă evaluați în mod clar starea și, pe baza acesteia, planificați-vă activitățile. Nu forțați nimic decât dacă este absolut necesar. Dacă stare negativă norma, apoi încercați să schimbați această situație.
3. Implicați-vă împrejurimile în decizii și afaceri importante. Exprimați-vă starea fără teama de reacția colegilor sau a celor dragi. Lăsați-i pe alții să învețe să-și construiască prioritățile, ținând cont de interesele celor dragi.
4. Definiți câteva priorități importante pe termen lung care vor fi prezente în formular sarcini mici. De exemplu, scopul de a pierde în greutate se va reflecta în achiziționarea de alimente cu conținut scăzut de calorii sau în respingerea desertului.
5. Luați în considerare dorințele celor dragi în prioritățile dvs. Cedează-le în fața lor și fă compromisuri. Nu confunda misiunea cu valorile. Și nu-l lăsa pe unul să-l distrugă pe celălalt.

După ceva timp, Olga a vorbit despre cum și-a despărțit soțul într-o călătorie lungă de afaceri. De obicei, se trezea devreme dimineața, începea să gătească plăcinte, să pună lucrurile într-o valiză, să călcă fiecare cămașă. Spre seară era obosită și iritabilă.

Dar nu în acest moment. Și-a dorit cu disperare să petreacă acest timp cu familia ei. După ce seara a discutat despre nesemnificația plăcintelor și cămășilor de casă, care mai trebuie să fie călcate, ea și soțul ei și-au făcut valiza și și-au planificat o vacanță în familie.

Tânăra a vorbit zâmbind despre vizitarea unui centru comercial și de divertisment, air hochei și puține cumpărături.

Psihologul a remarcat că Olga a învățat să se bucure de viață.

Întotdeauna vor exista treburi zilnice. Este foarte ușor să devii dependent de o serie nesfârșită de muncă și treburi casnice. La un moment dat, o persoană se subordonează complet conceptului de „ar trebui”. Atunci viața este plină de oboseală, deșertăciune și înstrăinare.

Este important să înțelegem din timp propriile dorinteși nevoi, tocmai din această poziție își stabilește prioritățile zilnice pentru muncă și treburile casnice.

Știi cum să o faci? Vrei sa inveti? Apoi, pentru început, alcătuiește-ți evaluarea priorităților zilnice (cel puțin 50 de puncte). Unul singur condiție importantă R: Fii sincer cu tine.

Prioritizarea managementului timpului este baza pe care se construiește restul procesului. Gradația greșită va aduce și mai mult haos în viața de zi cu zi și nu va face decât să agraveze situația. Cum să faceți față acestei sarcini, vă va spune articolul nostru.

Tehnici de prioritizare

Din timpuri imemoriale, oamenii au făcut eforturi extraordinare pentru a supune timpul. data exacta originea este necunoscută, dar prima mențiune despre ea a fost înregistrată înapoi în Roma antică, în notele filosofului Luzzius Annaeus Seneca (3-65 d.Hr.).

De atunci, omenirea a dobândit multă experiență și a fost capabilă să formeze principii, folosindu-vă pe care să vă puteți prioritiza în mod competent și convenabil propriile afaceri și să lucrați eficient. Vă aducem în atenție o privire de ansamblu asupra metodelor populare și bine stabilite de prioritizare.

Planificare conform sistemului ABC

Începutul creării acestui sistem a fost faptul că, după cum arată experiența, procent lucrurile importante și cele neimportante sunt aproape la fel. Prin urmare, toate clasele sunt distribuite în funcție de gradul de importanță, unde fiecărui pas i se atribuie o literă.

Ceea ce trebuie făcut mai întâi este plasat în grupa „A”: acestea sunt cele mai importante și semnificative lucruri. Cazurile cu un indicator mai mic de urgență sunt împărțite în grupele „B” și „C”.

• Sarcinile urgente din grupa „A” reprezintă 15% din timp și aduc 65% din rezultate.
• Sarcinile mai puțin urgente ale grupului „B” durează aproximativ 20% din timp, aducând în același timp aceleași rezultate.
• Lucrurile minore „devorează” 65% din resurse și aduc aproximativ 15% din rezultat.

Pe baza acestui fapt, au fost elaborate următoarele „instrucțiuni de operare” pentru sistem:

1. Faceți o listă generală de lucruri de făcut.
2. Organizați fiecare în funcție de urgență.
3. Numărează cazurile în funcție de importanța lor.
4. Împărțiți toate sarcinile în categoriile de mai sus.
5. Sarcinile din grupa „A” se rezolvă independent.
6. De la grupa „B” delegat către angajați.
7. Sarcinile grupului „C” ar trebui minimizate (eliminate) sau, de asemenea, delegate.

Eisenhower planificare

Aici, managementul timpului are loc conform principiului repartizării tuturor cazurilor în categorii:

• Important și urgent.
• Nu important, dar urgent.
• Important, dar nu urgent.
• Nu contează și nu este urgent.

În mod ideal, cea mai mare parte a timpului ar trebui să fie dedicată celui de-al doilea grup. La planificare adecvată primul grup ar trebui să rămână în general gol, ceea ce indică utilizare rațională timp. Cazurile din a patra zonă ar trebui să dureze un timp minim, deoarece acestea includ activități recreative.

Cu o planificare adecvată, primul grup ar trebui, în general, să rămână gol, ceea ce indică utilizarea rațională a timpului.

Pentru comoditatea planificarii zilnice, metoda Eisenhower presupune construirea a patru cadrane, unde exista doua axe, urgenta si importanta. Sarcinile zilnice se încadrează în fiecare dintre ele (după ce le-am distribuit în grupurile prezentate).

Planificare Pareto

Popular printre economistul și sociologul italian Vilfredo Pareto: 80/20. Conform observațiilor sale, doar 20% din timpul efectiv petrecut aduce 80% din rezultate.

Iată doar câteva exemple ale calculelor sale, ale căror rezultate dovedesc un model natural:

• 20% munca = 80% profit.
• 80% muncă = 20% profit.
• 20% clientela = 80% venituri.
• 80% clientela = 20% venituri.

Utilizați acest model în viața de zi cu zi și vedeți cum se schimbă productivitatea. De regulă, oamenii sunt obișnuiți să-și petreacă timpul prețios în recreere și divertisment și își dedică restul energiei afacerilor.

Schimbați focalizarea, folosiți 20% din timp, investind maximul potențialului personal, ceea ce va duce la 80% din rezultat. Fă mai întâi doar cele mai importante lucruri și abia apoi restul. Regula Pareto este aplicată convenabil în tandem cu metoda Eisenhower.

Cum să începeți cu planificarea timpului

Indiferent de metoda preferată, abordarea ar trebui să fie aceeași. Nu vă apucați de distribuirea cazurilor imediat - acest lucru nu va duce la nimic bun. Începeți cu pregătirea, care este observație. Timp de două până la trei săptămâni, ține evidența programului tău, păstrează o cronologie exactă, până la 5 minute. Momentul cronologiei și acuratețea numărărilor sunt foarte importante pentru rezultatele finale.

Păstrați-vă intrările după cum urmează:

• 07:00-07:30 - m-am trezit, am făcut exerciții, am făcut un duș.
• 07:30-08:00 - a luat micul dejun, a verificat corespondența și rețelele sociale.
• 08:00-08:30 - intocmire documentatie de lucru.

Evenimentele pot fi înregistrate în orice loc convenabil pentru dvs.: într-un notebook, computer, program special, la reportofonul. Pe baza datelor primite, vei vedea pe ce timp se petrece, apoi vei decide care dintre acestea sunt cele mai importante și care sunt cele mai puțin importante.

Dacă decideți să vă „dirigeți” timpul în mod conștient și eficient, următoarele sfaturi vă vor fi cu siguranță utile:

1. Nu încetini niciodată ceea ce ai realizat. De îndată ce ai realizat ceea ce îți dorești, stabilește-ți o nouă sarcină și mergi la ea. Acest lucru vă va permite să rămâneți întotdeauna în formă bună.
2. Găsiți timp pentru auto-dezvoltare.
3. Nu vă asumați îndatoririle și sarcinile altora. Trebuie să te îndrepți pe tine însuți și să nu devii un instrument pentru avansarea altora. Pentru a face acest lucru, învață să spui un „NU” ferm și să nu te simți vinovat pentru asta.
4. Analizează-ți dorințele, gândește-te la ce vrei să obții în această viață. Acest lucru vă va oferi o idee despre ceea ce trebuie să vă petreceți cea mai mare parte a timpului.
5. Aruncă o privire critică asupra vieții tale pentru a identifica obiceiurile proaste care „devorează” timpul. Simțiți-vă liber să-i eliminați din viața voastră. Ca ultimă soluție, lăsați-le cel mai mic timp.
6. Dacă, în timp ce faci ceva, simți că nu îți aduce niciun beneficiu, ci doar te încetinește sau te trage înapoi, aruncă-l!
7. Înainte de a începe orice afacere, gândiți-vă dacă aveți nevoie de ea? Te va duce către obiectivul propus? Da - mergi, nu - uita de asta.
8. Ține un jurnal în care vei înregistra toate victoriile și realizările tale. În momentele dificile, puteți „trage” inspirație și putere de acolo, ceea ce nu vă va lăsa să vă abateți de la ceea ce a fost planificat.
9. Faceți planuri de afaceri nu pentru zi, ci pentru săptămână - această abordare este mult mai eficientă.
10. Când rămâneți blocat în afaceri, nu vă grăbiți și nu intrați în panică. Nu este nevoie să încerci să faci totul deodată - nu va fi eficiență din asta, dar poți face greșeli și sistem nervos pauză. Începeți cu cele mai importante lucruri și treceți treptat la cele mai puțin importante.
11. Nu încercați să vă amintiți totul, în agitația vieții de zi cu zi este aproape imposibil. Păstrați un jurnal în care scrieți tot ce aveți nevoie.

Găsiți o tehnică care vă este cea mai confortabilă, țineți cont de sfaturile de mai sus și trăiți fiecare zi nu numai cu plăcere, ci și cu beneficii.

• Traducere

Prioritizarea înseamnă să faci sarcinile care contează cel mai întâi. Dacă sunteți producător de produse, înseamnă să faceți mai întâi ceea ce este cel mai valoros pentru client.

Din experiența mea, arta prioritizării deciziilor este una dintre cele mai grele abilități pentru echipe. Motivul este că aceste decizii sunt uneori foarte complexe. Deși acest lucru face de obicei parte din responsabilitățile de bază ale unui manager de produs, am descoperit că în cele mai bune echipe, fiecare membru prioritizează în mod maniac, concentrându-se pe aceleași obiective ca și colegii săi și lucrând împreună cu ei.

Acest articol se concentrează pe elementele de bază ale prioritizării.

Bazele prioritizării

Prioritizarea în managementul produselor poate fi împărțită în două domenii:

• Prioritizarea între proiecte se referă la determinarea proiectului pe care echipa ta ar trebui să-l asume în continuare.
• Prioritizarea muncii în cadrul unui singur proiect - aici scopul este finalizarea unui proiect cât mai eficient posibil.

După cum vom vedea, modurile în care trebuie să ne confruntăm cu fiecare dintre aceste probleme sunt foarte diferite. Acest lucru se explică prin faptul că implică soluții diferite.

Când prioritizați proiectele, trebuie să luați unul decizie importantă: în ce va investi echipa mea mai întâi? Pentru a găsi abordarea corectă a acestei întrebări, imaginați-vă că pregătiți un puzzle. Urmați cu strictețe diagrama pentru a găsi toate piesele, iar când se adună în ordinea corectă, veți avea răspunsul.

Când prioritizați un proiect, va trebui să luați aceeași decizie de sute de ori: este chiar necesar? Abordarea corectă este să realizezi că procesul de producere a unui produs este întotdeauna spontan și să dezvolți un mod rigid de gândire care să îți permită să iei decizii rapid, separând necesarul de opțional.

Prioritizarea între proiecte

Urmați cu strictețe modelul pentru a pune cap la cap: în ce va investi echipa mea mai întâi?

Răspunsul la această întrebare poate cere să fii riguros, dar procesul în sine nu este deosebit de dificil:

• Estimați rentabilitatea investiției pentru fiecare proiect
• Aplicați trei constrângeri: dependențe, interval de timp și componența echipei.
• Puneți puzzle-ul împreună - succesiune proiecte bazate pe rentabilitatea investiției și constrângeri

Presupun că majoritatea acestor idei nu sunt noi pentru cititori, așa că le vom parcurge în treacăt.

1. Evaluează-ți rentabilitatea investiției

Baza pentru prioritizarea proiectelor este rentabilitatea investiției (ROI); se măsoară ca valoare pentru client pe care o creează echipa ta pe unitatea de timp. Scopul tău când vine vorba de prioritizare este să faci întotdeauna munca care îți va oferi cea mai mare valoare pentru clienți.

Pentru a evidenția proiecte prioritare, trebuie să evaluați două lucruri:

• Valoarea valorii clientului care va fi primită;
• Timpul necesar pentru finalizarea proiectului.

Odată ce aveți toate aceste date pentru fiecare proiect, puteți să le comparați pur și simplu, iar apoi - voila - prioritățile sunt la vedere.

Desigur, este dificil de evaluat impactul și eforturile, dar dacă presupunem că probabilitatea de a face o greșeală este aceeași de fiecare dată, atunci cu cât exercițiu comparativ Calculul rambursării este o metodă perfect legitimă pentru prioritizarea proiectelor.

Sfat: a făcut o evaluare a efortului și a impactului? Dublați prima valoare și împărțiți a doua la două - și vă veți găsi mult mai aproape de realitate.

2. Aplicați limite

Pentru că viața nu este atât de lină pe cât este în ea foaie de calcul, există și limitări care trebuie luate în considerare la stabilirea priorităților. Principalele constrângeri cu care va trebui să faceți față sunt dependențele, limitele de timp și componența echipei.

Dependente

O dependență apare atunci când o etapă a muncii trebuie finalizată pentru a progresa cu o altă etapă.

Să presupunem că echipa ta se dezvoltă aplicatii mobileși vrei să faci astfel încât, pe smartphone-uri, clienții să poată plăti prin apasarea unui buton. ti-ai dat seama ca acest proiect va plăti mai bine decât oricine altcineva și, prin urmare, doresc să implementeze această funcție cât mai curând posibil.

Cu toate acestea, pentru a face acest lucru, compania dvs. trebuie mai întâi să poată accepta plăți, la care lucrează în prezent o altă echipă. Dependența de alte departamente înseamnă că încă nu poți face nimic, așa că lucrul corect de făcut în ceea ce privește prioritizarea este să amâni caracteristica de plată cu un singur clic și să treci la următorul proiect cu cea mai mare rambursare.

În procesul de producție a produselor, dependențele sunt inevitabile, iar cu cât produsul devine mai de succes, cu atât sunt mai numeroase, deoarece o scară mai mare implică mai multe sisteme complexe. În companiile mari, înțelegerea și lucrul cu dependențe este adesea cea mai importantă componentă a prioritizării.

Voi nota între paranteze: mulți oameni cred că startup-urile au așa ceva rate mari pentru că oamenii de acolo muncesc mai mult și sunt mai ambițioși. De fapt, diferența de viteză vine din faptul că startup-urile au mult mai puține dependențe (și clienți care vor fi nemulțumiți dacă ceva nu merge bine), așa că le este mai ușor să înțeleagă lucrurile.

Dependențe inverse

Sunt momente când ai un proiect care va fi de mare ajutor altor echipe în atingerea obiectivelor lor. În astfel de cazuri, tu ești dependența.

Dacă calculați rentabilitatea investiției proiectului pentru companie în ansamblu, și nu doar produsul dvs. - și trebuie să faceți tocmai asta - atunci ar trebui să calculați rentabilitatea investiției totale nu numai a proiectului dvs., ci și a tuturor dependențelor de pe care îl „deblochezi” pentru a-ți prioritiza corect echipa.

Ori de câte ori văd cum lucrează echipa pentru a-i „debloca” pe alții, simt respect pentru acești oameni - asta vorbește despre maturitate în gândirea produsului. Aceste echipe sunt eroii necunoscuți, cei care aduc cea mai mare valoare companiei de produs.

Interval de timp

Perioada de timp este o limitare standard pe care am experimentat-o ​​cu toții. Lucrurile devin deosebit de grave atunci când există riscul să cheltuiți bani înainte de a implementa cea mai profitabilă caracteristică și totul se va termina.

Într-o astfel de situație, decizia corectă, desigur, ar fi alegerea celui mai rentabil proiect care poate fi realizat în mod realist în acest interval de timp.

Alinia

Nu toate echipele sunt egale și, uneori, componența unei echipe vă va influența deciziile cu privire la ce proiect să vă asumați.

Să luăm, de exemplu, o echipă care este formată aproape în întregime din oameni noi în companie - de exemplu, o grămadă de stagiari (nu vreau să spun nimic rău despre stagiari, 50% din toate programele sunt realizate de ei).

În astfel de situații, ar trebui să ai grijă să prioritizezi un proiect care conține multe riscuri pentru clienți, chiar dacă are cel mai mare ROI. În schimb, va fi mai benefic pentru tine să prioritizezi un proiect care nu afectează niciun fragment critic de cod sau experiența utilizatorului, deoarece atunci probabilitatea unui rezultat prost este redusă de câteva ori.

Ajutați echipele începători să se ude mai întâi prin lansarea cu succes a câteva proiecte mici. Odată ce au un istoric al caracteristicilor implementate cu succes, pot trece la proiecte mai complexe.

Acordați prioritate între proiecte: puneți întregul puzzle împreună și treceți la treabă

Subestimez cantitatea de muncă necesară pentru a colecta toate informațiile de mai sus, dar odată ce le aveți pe toate în mâini, tot ce rămâne este să puneți piesele împreună.

Stabilirea prioritatilor in cadrul proiectului

Odată ce un proiect este în derulare, prioritizarea diferă la un nivel fundamental. Ea devine mai spontană. Deciziile trebuie luate în fiecare zi și nu există timp suficient pentru o analiză profundă a fiecărei probleme, ceea ce am făcut în etapa de selecție a proiectelor. În plus, în această perioadă, echipa este pe nervi - până la urmă, toate aceste decizii vor afecta cumva clienții reali, iar uneori poate părea că în joc este reputația fiecăruia dintre cei implicați în startup.

Singura modalitate de a face față vitezei și haoticității procesului de dezvoltare a produsului este dezvoltarea unei abordări rigide în care toată munca pe care o face echipa să fie urmărită și fiecare acțiune să fie pusă sub semnul întrebării: este cu adevărat necesar?

A lua o abordare dură înseamnă a recunoaște situație reală lucruri, realizezi ce ai de făcut zilnic alegere grea unde să-ți concentrezi energia. Realizați că intenția de a lansa produsul perfect este o iluzie că lansarea necesită întotdeauna compromisuri.

Abordarea dură este cauzată de dorința de a aduce produsul la lansare. Așteptările investitorilor și clienților pun atât de multă presiune asupra echipei, încât, în cele din urmă, devine pur și simplu înfricoșător pentru mulți să aducă produsul pe piață. Ei încep să se deranjeze cu fleacuri în așa măsură încât munca practic nu se mișcă. Ei pierd din vedere ceea ce contează cu adevărat - valoarea clientului pe unitatea de timp - și încep să urmărească perfecțiunea.

Arată-mi o echipă care nu are bug-uri la lansare și îți voi spune că ar fi trebuit să fie lansate cu mult timp în urmă.

De fapt, însăși spontaneitatea prioritizării în cadrul unui proiect face inutilă orice încercare de a defini o secvență fixă ​​de activități. O strategie mai productivă este de a ajuta echipa să învețe concepte de dezvoltare a produsului care le vor fi utile pentru a răspunde ferm la întrebarea: „Este cu adevărat necesar?”. Iată pe cele pe care le vom acoperi în acest articol:

1. Creăm un sistem de prioritizare
2. Utilizați ipotezele despre produse pentru a găsi un echilibru între calitate și viteză
3. Costul timpului de pornire

1. Creați un sistem de prioritizare

Orice software implicit este o bătaie de cap. Mai are bug-uri, iar în timp vor fi doar mai multe. Dacă o echipă, care se confruntă cu o nouă eroare, nu poate determina rapid dacă merită remediată, atunci capacitatea sa de a se concentra pe cele mai importante sarcini va fi subminată.

Nu vă puteți permite să convocați o întâlnire și să discutați despre priorități de fiecare dată când este descoperit un bug, așa că ieșire optimă va introduce un sistem prin care puteți determina imediat ce erori să lucrați și la care să renunțați.

De exemplu, iată un sistem care s-a dovedit util pentru echipa mea.

Axa x reprezintă procentul de utilizatori care vor fi afectați de eroare, axa y reprezintă cât de sever va fi impactul. Punctul roșu reprezintă bug-ul în sine.

Pentru a aplica acest sistem, colaborați cu echipa dvs. pentru a determina ce nivel de severitate și procent de utilizatori vor fi considerate maxim permis (în cazul nostru, acestea sunt „utilizatorii nu pot finaliza plata” și, respectiv, 5%). Apoi, împărțiți câmpul în zone și convineți asupra acțiunilor care vor fi întreprinse pentru fiecare. Setul de acțiuni trebuie să includă în mod obligatoriu „trimite în așteptare și nu atinge”.

Dacă depuneți timp și efort în acest lucru, echipa dvs. va deveni o adevărată mașină de remediere a erorilor, iar posibilitatea ca cineva să lucreze la o eroare minoră va fi eliminată la nivel de sistem.

2. Folosiți ipotezele despre produse pentru a găsi un echilibru între calitate și viteză

Auzi adesea povești despre cât de groaznic au scris fondatorii unui startup în primele etape. Apoi, când compania a obținut succesul, acest cod a fost un coșmar pentru noii programatori ai echipei.

Ce, fondatorii nu știau să scrie cod? Nu este exclus. Dar, cel mai probabil, la acel moment pur și simplu nu le păsa de calitatea codului, deoarece probabilitatea ca produsul să aibă succes era extrem de mică. Așa că au pus accent pe viteza și testarea ideilor.

Fiecare echipă sacrifică inevitabil o anumită calitate pentru a lansa un produs. Ea trebuie să decidă unde să tragă linia și, în cea mai mare parte, aceasta este determinată de modul în care sunt stabilite prioritățile - ceea ce este considerat cheie pentru calitatea produsului.

Iată o modalitate bună de a vă găsi punctul favorabil în spectrul viteză-calitate: construiți-vă pe presupunerile dvs. despre produs. Ipotezele despre produse sunt acele convingeri de bază despre o problemă a utilizatorului sau soluția intenționată pe care o dețineți.

La fel de un exemplu simplu puteți aduce compania Facebook în zorii activității sale. Presupusa problemă a fost formulată ca „oamenii vor să comunice între ei online”. După ce au confirmat că problema este reală, au început să vină cu idei pentru produs, cum ar fi capacitatea de a adăuga alți utilizatori ca prieteni - cu alte cuvinte, să facă presupuneri despre cum să rezolve problema.

Dacă îți analizezi produsul, vei vedea că situația cu ipoteze poate fi următoarea:

1. Problema pe care vrei să o rezolvi este o presupunere
2. Soluția pe care o propui problema cunoscuta, este o presupunere
3. Nici problema, nici soluția nu sunt o presupunere (știi exact ce să faci și de ce)

Dacă vă aflați în partea stângă a spectrului, atunci presupuneți că utilizatorii se confruntă cu o problemă, dar nu știți cât de adevărat este. În acest caz, ar fi mai bine să tăiați colțuri cât mai mult posibil și să rulați produsul cât mai repede posibil pentru a minimiza riscul ca să rezolvați o problemă care nu există.

Dimpotrivă, dacă vă aflați la capătul potrivit al spectrului, adică sunteți încrezător atât în ​​relevanța problemei, cât și în modul de a crea soluția corectă, atunci merită să oferiți maximul calitate posibilă- la urma urmei, știi că produsul va avea succes, ceea ce înseamnă că ai nevoie de un început bun pentru viitor.

Adesea, companiile creează echipe separate pentru experimentare și pentru a lucra la „nucleu”. Mi se pare că această structură organizatorică indică faptul că majoritatea echipelor nu au o înțelegere a gamei de ipoteze despre produs și, în consecință, nu sunt capabile să facă o alegere fără ambiguitate în favoarea vitezei sau calității.

3. Costul de timp al lansării

Software-ul are valoare pentru utilizatori numai după lansare.

Aceasta înseamnă că trebuie să putem determina valoarea lansării timpurii a unui produs pentru utilizatori. Am vorbit deja despre acest concept într-unul din articolele mele anterioare.

De exemplu, echipele se confruntă adesea cu alegerea dificilă de a implementa o funcție pentru 80% dintre clienți, în timp ce o amână pentru restul de 20%. De obicei, această situație se dezvoltă atunci când implementarea ei pentru aceste 20% necesită funcționalitate de nișă, a cărei creare va dura de două ori mai mult (comparativ cu ceea ce a fost implementat pentru 80%).

Să defalcăm ambele opțiuni.

Privind graficul, vedem că, în primul caz, 80% dintre utilizatori câștigă - au acces mai devreme la funcționalitate și sunt capabili să extragă mai multă valoare. Altfel, ar trebui să aștepte. Apoi, se pare, nu există nimic de ghicit - ar trebui să alegeți prima opțiune? Nu chiar. Alegerea rămâne dificilă deoarece:

1. Cei 20% dintre utilizatori care rămân neajunși vor înțelege cu siguranță că ai luat decizia de a nu-i susține și vor fi furioși. Din punctul lor de vedere, ar fi mai bine să nu faci nimic.
2. 80% dintre utilizatorii pentru care funcția va fi conectată nu vor simți de fapt că au câștigat ceva din accesul anterior la ea.

În mod paradoxal, aceste două efecte se adună la următorul rezultat: luând decizia de a oferi mai multă valoare utilizatorilor într-o anumită perioadă de timp, vom enerva mai mulți oameni decât dacă nu am face nimic. A trăit sus.

Cu toate acestea, în astfel de cazuri, de obicei sfătuiesc echipele să devină duri și să lanseze produsul. Si de aceea:

1. Dacă utilizatorii ar cunoaște contextul și ar putea decide pentru noi, marea majoritate ar vota pentru lansare.
2. LA termen lung, dacă echipa aderă în mod constant la o astfel de strategie, atunci treptat raportul cazurilor în care un anumit utilizator se află printre 80% și, respectiv, 20% se va uniformiza. Ca urmare, efectul este cumulativ și utilizatorii obțin mai multă valoare exponențial într-o anumită perioadă decât ar obține de la o companie care preferă să aștepte mereu până când poate ajunge la 100% din baza de clienți.

Optarea pentru o lansare timpurie este una dintre acele idei la care este ușor de gândit, dar greu de implementat din cauza disconfortului pe care îl provoacă. Cei care știu să prioritizeze în mod rigid vor înțelege ce este și vor putea acționa în interesul utilizatorilor.

Prioritizarea în cadrul proiectului: o abordare rigidă este nefirească

Conceptele luate în considerare sunt cele în a căror utilitate am avut ocazia să verific propria experiență. Există și altele și tot ceea ce am sugerat poate fi ajustat în procesul de aplicare.

Din pacate, majoritatea companiile sunt reticente în a adopta o abordare rigidă a prioritizării, în ciuda faptului că acesta este un principiu cheie pentru cei care creează produse.

De exemplu, în organizațiile mari, noi funcții sunt lansate din când în când; majoritatea lucrătorilor învață despre asta nu mai devreme decât utilizatorii înșiși. Crezi că vor vedea în astfel de condiții că colegii lor au reușit să petreacă de trei ori mai puțin timp la lansare decât ar fi petrecut alții în locul lor? Improbabil. Dar vor observa ce lipsește în produsul final, chiar dacă toate aceste neajunsuri au fost omise de echipă intenționat.

În schimb, un produs lustruit este de obicei lăudat în cadrul companiei. Un lucru rău: a durat doi ani pentru a-l aduce la lansare. Este păcat că nu ne gândim la câți utilizatori s-au întors de la noi pentru că au disperat să aștepte.

Motivați-vă echipa să devină mai bună - adică mai dură.

Prioritizarea este o artă

Timpul este cel mai mult resurse valoroase pe care compania dumneavoastră le are la dispoziție. Dacă responsabilitatea ta este să gestionezi acest timp, trebuie să-ți dezvolți această abilitate la maximum. Aceasta este o artă care poate fi înțeleasă în mod intenționat în practică.

În sfârșit, vă mai ofer o teză pe tema priorităților: întotdeauna există o modalitate de a vă atinge obiectivul mai repede decât ați planificat.

Mereu. Trebuie doar să-l găsești. Trebuie doar să pui întrebarea: „Cum putem face asta de două ori mai repede?” la sfârşitul întâlnirii – şi cumva miraculos echipa va veni cu o soluție.

Lansez produse de doi ani și nu am văzut niciodată o situație în care echipa să nu-și dea seama cum să ofere aceeași valoare utilizatorului în mai puțin timp. Nici nu am dat peste cazuri în care echipa a prioritizat ideal – ceea ce confirmă încă o dată cele spuse mai sus.

Dacă acceptăm că există întotdeauna o cale de ieșire, atunci cel mai rezonabil lucru este să prioritizați în mod activ și ferm, indiferent dacă proiectul este deja în lucru sau încă alegeți care dintre startup-uri să faceți.

Chiar dacă proiectul tău este un întreg stat.