Priorização de trabalho de Eisenhower

Coisas urgentes geralmente não são as mais importantes,

e os importantes não são os mais urgentes.

Dwight Eisenhower.

O ritmo de vida que existe hoje dificilmente pode ser chamado de calmo e medido. A maioria de nós estabelece tarefas grandiosas todos os dias, planeja refazer um monte de coisas e, quando problemas não resolvidos precisam ser transferidos para o dia seguinte e crescem como uma bola de neve, há uma emergência, uma pressão difícil.

Estar constantemente em um estado de “não sei o que agarrar” dificilmente é apropriado quando nós estamos falando sobre a eficácia pessoal. O resultado estresse emocional bloqueia a produtividade, leva à fadiga e apatia rápidas. Portanto, para não se tornar uma vítima do estresse ou, pior ainda, da síndrome da fadiga crônica, vamos lidar com a gestão do tempo ou gestão do tempo.

Gerenciamento de tempo (gerenciamento de tempo) - ciência que permite que você alcance seus objetivos neste mundo louco de alta velocidade

O gerenciamento do tempo é o ato ou processo de exercer controle consciente sobre a quantidade de tempo gasto em atividades específicas para aumentar especificamente a eficiência e a produtividade.

Há uma série de habilidades, ferramentas e técnicas que podem ser usadas para ajudar a gerenciar o tempo. tarefas específicas, projetos e objetivos. Este conjunto inclui ampla variedade atividades, a saber: planejamento, alocação, definição de metas, delegação, análise de tempo, monitoramento, organização, listagem e priorização.

Uma das ferramentas de gestão do tempo de gestão do tempo é o chamado matriz de eisenhower, permitindo que você priorize adequadamente o seu negócio. A autoria pertence ao 34º Presidente dos Estados Unidos Dwight David Eisenhower.

Eisenhower tinha uma mente viva e curiosa. Ele se interessava por história, esportes, matemática, era atraído pela disposição das coisas e pelos motivos do comportamento das pessoas. Ele direcionou sua considerável energia para melhorar o trabalho conhecido, e não de outra maneira. E internamente, Dwight estava mais focado no autoaperfeiçoamento, em vez de se refazer.

Então, qual é a essência do método?

Vamos começar com o fato de que uma das habilidades mais importantes planejamento adequado trabalho, aumentar a produtividade pessoal, economizar tempo e outros recursos é a capacidade de classificar os casos de acordo com seu grau de urgência e importância.

De acordo com a regra proposta por Dwight Eisenhower, as prioridades são estabelecidas de acordo com critérios como como a urgência e a importância do assunto .

• UMA importante e urgente . Esta categoria deve incluir os casos mais importantes que requerem implementação imediata.
• B Importante mas não urgente . Isso inclui coisas importantes que podem esperar.
• C Urgente mas não importante . NO esta categoria inclui coisas não muito importantes, que, no entanto, precisam ser feitas com urgência.
• D Não é urgente e não é importante . Este grupo inclui questões que podem não ser abordadas de forma alguma, pois não trarão nenhum retorno.

Um erro comum que muitas pessoas cometem quando falham no planejamento é justamente a falta de capacidade de priorizar as tarefas que precisam ser resolvidas.

As pessoas tendem a fazer, em primeiro lugar, o que gostam, e depois experimentam períodos de problemas que levam uma pessoa ao estresse e levam a uma síndrome de burnout.

Importância do casoé determinado por como o resultado de sua implementação afeta seu trabalho.

Urgência- com que rapidez você precisa fazer este trabalho.

UMA Importante e urgente. Se a maioria dos casos e tarefas se enquadram nesse setor, o estresse e as crises são sua agenda habitual. A esperança de que as coisas do quadrante 1 sejam concluídas e então uma vida nova, mais significativa e mais medida começará é uma enorme ilusão.

Como mostra a prática, muitas vezes esta situação é consequência de:

• planejamento irracional: estamos ocupados com o trabalho o dia todo, mas por algum motivo começamos a fazer as coisas “do fim”, adiando tudo o que é importante “para depois”;
• falta de autodisciplina, incapacidade de se forçar a fazer coisas que realmente importam;
• preguiça;
• em geral, má organização do trabalho do departamento, departamento, unidade em que o planejamento não é realizado, e a situação de trabalho emergencial é considerada “normal”.

Muito provavelmente, as prioridades são definidas incorretamente ou as responsabilidades não são delegadas (não há confiança na equipe). Neste estado de coisas, você estará sempre ocupado questões importantes hoje. O objetivo do sistema é manter os casos fora dessa categoria. Para fazer isso, basta iniciar a implementação de assuntos importantes, mas não urgentes, com antecedência.

• Uma visita não planejada ao dentista, causada, como sempre, por uma dor de dente repentina.
• Escrever um artigo, preparar um relatório, cujo prazo está prestes a chegar. Claro, você sabia sobre o artigo há uma semana, sobre o relatório - ainda mais cedo, mas de alguma forma suas mãos não alcançaram ...
• Chamada urgente.
• Fadiga crônica, resultado da falta de uma rotina diária, durma bem e descanso, sobrecarga, etc.

Você precisa aprender a delegar responsabilidades, encontrar e “educar-se” um assistente que o substituirá, se necessário. Prepare uma lista de tarefas que seus subordinados e colegas podem realizar para você. Revise sua lista de prioridades. Mova o "centro de gravidade" de sua atividade para o quadrante 2.

B Importante, mas não urgente. Essa categoria de casos pode ser considerada muito importante, pois é para ela que pessoas bem sucedidas gastar mais tempo e esforço. Começar uma tarefa importante a tempo significa não apenas aliviar o estresse, mas também desfrutar de uma experiência difícil, mas tarefa interessante. Afinal, você tem tempo para pensar sobre o assunto e, em seguida, lentamente, sem problemas, inicia sua implementação. A propósito, esta abordagem elimina erros ou, de acordo com pelo menos, minimiza sua probabilidade. Mas mesmo que surjam, você tem tempo para consertar tudo.

Se você não iniciar a implementação desses casos a tempo, com o tempo eles passarão para a categoria "A". E aí você tem que girar, girar, suspirar, reclamar da vida e odiar seu trabalho.

Exemplos de casos para o quadrante B:

• Redação de artigos, resumos, relatórios sobre ciência, relatórios sobre as atividades do departamento e outros trabalhos planejados;
• pagamento atempado do seguro automóvel, por utilidades públicas etc.;
• visitas regulares ao médico - para prevenir e prevenir doenças.

C Urgente, mas não importante. Esta categoria inclui tarefas forçadas que você precisa fazer, mesmo que elas não o aproximem do seu objetivo. Isso inclui desempenhar temporariamente as funções de outro funcionário que saiu de férias ou licença médica, corrigindo problemas que surgiram repentinamente (por exemplo, a água de uma máquina de lavar inundou os vizinhos). Essas coisas apenas distraem o trabalho e não permitem que você se concentre na coisa principal. Infelizmente, ninguém está imune à sua aparência.

Normalmente, as pessoas que se envolvem em atividades listadas no Quadrante 3 sentem que estão no Quadrante 1. Suas atividades lhes parecem não apenas realmente urgentes, mas extremamente importantes. Por alguma razão, você de todos os seus deveres oficiais selecionou apenas os menos importantes. Além disso, você mesmo determinou o que é o principal para você e o que é vaidade das vaidades.

Basta mover o "centro de gravidade" de seus assuntos para o quadrante 2, a implementação de tarefas urgentes, mas não vitais do quadrante 3, você simplesmente deve delegar. Para fazer isso, você deve revisar imediatamente a lista de prioridades, cronogramas para concluir tarefas e dominar todas as técnicas de economia de tempo. São esses métodos que o ajudarão a obter um sólido suprimento de tempo que você gastará em atividades realmente importantes que o levarão ao objetivo pretendido.

D Não é urgente e não é importante. Os assuntos deste grupo não trazem a uma pessoa qualquer uso pratico. Esses incluem:

• compras sem rumo "só para olhar", embora na realidade você não precise de nada - você só quer melhorar seu humor;
• a leitura sem propósito de páginas da Internet é divertida, mas absolutamente inútil;
• congelamento no ICQ, Skype e outros mensageiros;
• jogos de computador;
• grandes conversas telefônicas;
• assistindo programa de TV, programas de entretenimento, canal de música; mudança de canal sem rumo quando você assiste a tudo um pouco;
• lendo piadas, Histórias engraçadas e etc

Os assuntos desta categoria não trazem nenhum benefício para uma pessoa, mas são muito agradáveis. A principal recomendação dos especialistas em gerenciamento de tempo é dedicar o mínimo de tempo possível a essas tarefas ou usá-las para pequenos intervalos entre tarefas importantes. Infelizmente, muitas pessoas começam seu trabalho ou dia de folga com essas atividades, desperdiçando irracionalmente sua energia matinal.

Priorização: como fazer certo

1. Divida todas as suas tarefas e responsabilidades nos grupos A, B, C e D acima. Desta forma, você separará o "necessário" do "inútil".

2. Lembre-se: “importante” é fundamentalmente diferente de “urgente”. “Importante” aproxima seu objetivo, mas não é necessariamente “urgente”. “Urgente”, por outro lado, requer sua atenção imediata.

3. Preste atenção à chamada "regra de prioridade": "importante" vem antes de "urgente". Não é necessário fazer tudo o que exige pressa. Tente não se submeter mais à ditadura do urgente, porque espreita o seguinte perigo: começamos a nos distrair com o que é urgente, mas absolutamente sem importância e não obrigatório.

4. Para planejar seu tempo de forma inteligente este conselho será muito útil: comece sempre a trabalhar com a tarefa de número 1 do grupo A, e não com a de número 3 ou 4, por mais atraentes e interessantes que sejam. Se até o final do dia de trabalho você não conseguiu lidar com todas as tarefas e casos do grupo A, continue trabalhando com eles no dia seguinte. Não faça outras tarefas até terminar as primeiras.

5. Todos os dias, trabalhe em alguma tarefa do grupo B que exija muito tempo. Junto com suas atividades diárias, você também deve pensar em suas tarefas e objetivos importantes "estratégicos". Só assim você poderá garantir hoje o sucesso de amanhã.

Precisamos entender de uma vez por todas que nunca teremos tempo suficiente para tudo o que gostaríamos de fazer e para o que os outros querem de nós. É necessário usar nosso tempo apenas para coisas que são realmente importantes para nós, que podem nos aproximar do nosso objetivo. E o tempo só pode ser ganho se você aprender a dizer “não” e se recusar a fazer coisas desnecessárias.

Além disso, para ser mais produtivo em suas atividades e não viver entre estresses e crises, você deve saber delegar responsabilidades e não perder tempo resolvendo os problemas dos outros.

Por isso, agenda perfeita para o dia deve conter principalmente afazeres e tarefas que se enquadram no quadrante 2 (importante/não urgente) da matriz de Eisenhower.

Este princípio é nomeado após o general Eisenhower, que mais tarde se tornou presidente dos Estados Unidos da América. Dizem que o experiente gerente Eisenhower o usou ativamente em seu trabalho. Ele dividiu todos os casos, tarefas e questões em quatro subespécies, guiadas pela seguinte matriz.

Acredita-se que importante e urgente Você precisa fazer as coisas sozinho, e imediatamente. Mas toda a arte da gestão do tempo visa precisamente não trazer as coisas para este estágio.

Além disso, para a maioria das pessoas, todos os outros assuntos urgentes vêm à tona. Que nem sempre são importantes. Como você pode dizer se algo é importante ou não? Muito simples. Consideramos importantes todos os casos, cuja implementação é diretamente necessária. para alcançar nossos objetivos"MAS". Assim, se um determinado caso não for necessário para atingir um dos nossos três objetivos “A”, isso não é importante.

Assim, muitas pessoas primeiro gastam tempo em assuntos urgentes, mas quase todas não têm nada a ver com o alcance das metas "A". Ao mesmo tempo, a realização das metas "A" está sendo adiada e adiada. Afinal importante mas não urgente sempre pode esperar!

Finalmente, um tempo significativo é gasto em tarefas que não são importantes nem urgentes. Mas eles são os mais fáceis de lidar. Não podemos nos forçar a fazer algo útil - e nos rendemos a processos rotineiros. Desmontamos muitas vezes ao dia o email. Vamos aos mesmos sites. Coletando informações que realmente não precisamos. Tendo nos ocupado com algo sem importância, temos uma boa razão para deixar de lado coisas mais importantes, mas também mais difíceis.

Como melhorar a eficiência do uso do seu tempo, guiado pelo princípio de Eisenhower?

Primeiro, planeje seu tempo de acordo com a importância e importância das tarefas, e não de acordo com a participação delas no número total de tarefas!

Por exemplo, considere como o tempo dos gerentes é distribuído. As tarefas mais importantes (categoria "A") representam aproximadamente 15% total todas as tarefas e assuntos com os quais o líder está ocupado. Auto-importância dessas tarefas (em termos de contribuição para o alcance da meta) é, no entanto, de aproximadamente 65% .

Mas isso é se falarmos sobre as tarefas necessárias para resolver problemas de produção! Ao mesmo tempo, o alcance dos próprios objetivos “A” pode ser completamente penalizado - tanto durante o horário de trabalho quanto fora do horário de trabalho.

Obviamente, o mais lucrativo é aproveitar ao máximo seu tempo para atingir as metas "A" - tanto profissionais quanto pessoais. Se você resolver as coisas importantes, mas não urgentes, com antecedência, dedicando muito tempo e esforço a elas, a maioria delas não terá tempo para se tornar importante e urgente. Do resto dos casos que você precisa livrar-se. Coisas urgentes, mas sem importância - delegar a alguém (na medida do possível). Não urgente e sem importância - apenas não faça isso (na medida do possível). Não desperdice seu tempo e energia com eles. E se você realmente gastar, então no mínimo. E o mínimo possível. Aliás, é por isso que eu não passo por e-mail mais de uma ou duas vezes por mês.

É extremamente importante aprender recusar da maioria dos casos. Principalmente daqueles que não têm nada a ver com os objetivos de "A" seja para você pessoalmente ou para o seu trabalho. Quanto menos casos e atribuições você assumir, mais tempo poderá dedicar a tarefas realmente importantes. Não é à toa que dizem que a palavra principal na gestão do tempo é a palavra "NÃO".

Em geral, o ideal de gerenciamento do tempo se aproxima de:

☼ gastar o máximo de tempo nos casos “A” e somente neles;

☼ nos intervalos entre os casos "A" gastar muito tempo em descanso de qualidade;

☼ Tempo suficiente para dormir, ou seja, dormir o suficiente.

É improvável que você consiga excluir completamente coisas sem importância do cronograma. Por outro lado, com propósito(segundo Alan Lacaine) as pessoas devem dedicar pelo menos 5 horas por semana às suas atividades "A". Você pode imaginar o que acontecerá se você gastar um terço, ou mesmo metade, de todo o tempo que dedica aos negócios no negócio “A”? Ao mesmo tempo, limitando de todas as maneiras possíveis o tempo gasto em coisas sem importância? E dedicar um tempo significativo ao descanso e ao sono de qualidade?

Em última análise, é para isso que visa uma abordagem flexível de gerenciamento de tempo, baseada no sistema de gerenciamento de tempo de Lyubishchev, baseado em desenvolvendo um senso de tempo com a ajuda da cronometragem. Este sistema vamos discutir mais!

Mas antes disso, vamos considerar como um gerente e principalmente um empresário podem otimizar seu tempo para gerenciar um negócio.

A própria palavra “prioridade” contém o prefixo latino “prio”, que significa “antes, antes”. Priorização é quando você decide diariamente o que precisa ser feito primeiro para atingir seus objetivos.

O princípio de Eisenhower o ajudará a iniciar suas tarefas e trabalhar em ordem de acordo com suas prioridades. E para isso, antes de mais nada, pergunte-se: esses assuntos são importantes ou urgentes?

De acordo com o princípio de Pareto, 20% de nossas tarefas serão importantes em todos os aspectos. É engraçado, mas a maioria também é urgente. Fazer coisas importantes aproxima você do objetivo pretendido. Assuntos urgentes, por outro lado, voltam sua atenção para si mesmos, sem exercer grande influência ao seu alvo. As tarefas mais importantes e as tarefas que levam ao sucesso e à realização dos objetivos não devem, em caso algum, ser adiadas sob a pressão de questões sem importância, mas urgentes.

No entanto, infelizmente, todos nós tendemos a começar com coisas pequenas e sem importância, por assim dizer, "troca por pequenas coisas". Os formulários impressos na mesa parecem muito mais atraentes para nós do que o importante projeto que estamos adiando há vários dias. Portanto, em primeiro lugar, preste atenção às tarefas que mais podem afetar seu sucesso. Prioridades irão ajudá-lo com isso.

Para atingir melhores resultados você tem que gastar a maioria tempo para coisas e tarefas realmente importantes.

Um pequeno teste: importante ou urgente?

Verificar opção correta(apenas um).

1. Você decide trabalhar em direção à sua meta “anual”. No entanto, tudo isso ainda está "engavetado".

Importante ou ____ urgente?

Importante ou ____ urgente?

3. Você decide que irá ao dentista uma vez por ano. Um ano já se passou e você ainda não foi à odontologia.

Importante ou ____ urgente?

Respostas certas:

questão 1 - importante; questão 2 - com urgência; A questão 3 é importante.

O princípio de Eisenhower permite combinar apenas dois critérios - importante e urgente, assim, são obtidas quatro classes de prioridades. Por planejamento bem sucedido você precisa analisar e classificar todas as tarefas antes de você. E então você construirá uma lista hierárquica, graças à qual você saberá o que, quando e como fazê-lo.

Lista Hierárquica Eisenhower

A-Prioridade: São coisas que precisam ser feitas hoje porque são urgentes e necessárias.

Prioridade B: coisas importantes que não precisam ser feitas hoje. Apenas dê a si mesmo tempo regularmente para fazer as coisas B e encontre um lugar para elas em sua agenda. A conclusão das tarefas deste grupo garantirá o sucesso e o aproximará do objetivo pretendido.

Muitas vezes, os casos B são simplesmente arquivados porque não são urgentes. No entanto, sua implementação oportuna evitará muitos problemas.

Exemplo de Tarefa B: Você precisa preparar um relatório para uma reunião do conselho, é bem possível que isso lhe dê até uma promoção. Você tem um mês inteiro de reserva, no entanto, se você escrever freneticamente um relatório nos últimos dois dias antes da reunião, isso pode levá-lo a uma crise.

Para quem precisa compilar vários documentos, a tarefa de B é certamente adquirir a habilidade do método de digitação com dez dedos. Mesmo que leve trinta horas do seu tempo - tudo bem, no futuro, sendo capaz de digitar rapidamente, você pode economizar muito tempo, Além disso Quanto antes você começar a aprender, melhor.

De importância semelhante é a chamada pesquisa de clientes realizada para melhorar o produto, o que aumentará significativamente a satisfação do cliente.

NO privacidade A tarefa B pode ser chamada de exame preventivo regular por um médico, que identificará ameaças especiais ao seu corpo e prevenirá doenças graves e, como resultado, as longas semanas subsequentes de incapacidade.

C-prioridade: habilidades, masterização, que pensamos assunto urgente, mas não é importante. Estes incluem: a capacidade de manter a calma, de delegar suas funções (por assim dizer, “a capacidade de enviar delegações”) ou de dizer “não”. Com isso, você ganhará tempo para resolver tarefas importantes do grupo B.

D-Prioridade: Inclui casos que não são importantes nem urgentes. Você pode colocá-los com segurança em uma gaveta ou, se houver prazos ou algumas tarefas, recusá-los ou simplesmente delegá-los a outra pessoa. Conscientemente, bloqueie-se por um tempo de fazer as coisas D que permitem que você relaxe e se divirta nos dias mais estressantes.

Priorização: faça certo

1. Divida todas as suas tarefas e responsabilidades nos grupos A, B, C e D acima. Desta forma, você separará o "necessário" do "inútil".

2. Lembre-se: “importante” é fundamentalmente diferente de “urgente”. “Importante” aproxima seu objetivo, mas não é necessariamente “urgente”. “Urgente”, por outro lado, requer sua atenção imediata.

3. Preste atenção à chamada "regra de prioridade": "importante" vem antes de "urgente". Não é necessário fazer tudo o que exige pressa. Tente não se submeter mais à ditadura do urgente, porque espreita o seguinte perigo: começamos a nos distrair com o que é urgente, mas absolutamente sem importância e não obrigatório.

4. Para o planejamento razoável de seu tempo, este conselho será muito útil: comece sempre a trabalhar com a tarefa número 1 do grupo A, e não com a de número 3 ou 4, por mais atraentes e interessantes que sejam. Se até o final do dia de trabalho você não conseguiu lidar com todas as tarefas e casos do grupo A, continue trabalhando com eles no dia seguinte. Não faça outras tarefas até terminar as primeiras.

5. Todos os dias, trabalhe em alguma tarefa do grupo B que exija muito tempo. Junto com suas atividades diárias, você também deve pensar em suas tarefas e objetivos importantes "estratégicos". Só assim você poderá garantir hoje o sucesso de amanhã.

Reconheça de uma vez por todas que você nunca terá tempo suficiente para todas as coisas que gostaria de fazer e todas as coisas que os outros querem de você. Certifique-se de usar seu tempo apenas para coisas que são realmente importantes para você, o que pode avançar seu objetivo. E você só pode ganhar tempo se aprender a dizer “não” e se recusar a fazer coisas desnecessárias.

Teste: Você está priorizando certo?

Agora você pode analisar sua capacidade de priorizar. Atenção: apenas as tarefas que são realmente importantes para você podem ser incluídas nos grupos de prioridade A e B!

1. Que porcentagem do seu tempo total você passa em cada um dos quatro quadrados A, B, C, D? (Ver foto)

2. Em qual grupo você classificaria as coisas que fará amanhã?

1.____________________=_________ - prioridade

2,____________________=_________ - prioridade

3.____________________=_________ - prioridade

4.____________________=_________ - prioridade

3. Agora anote com o que ou com quem você gostaria de passar mais tempo do que o normal e com o que você gostaria de reduzir o tempo.

Eu encurtaria (a): __________________________

Em vez disso: __________________________

Princípio de Eisenhower

De acordo com esse princípio, as prioridades são estabelecidas de acordo com critérios como urgência e importância do caso. Dependendo desses critérios, quatro grupos de casos são distinguidos:

Assuntos urgentes e importantes. Eles devem ser atendidos imediatamente.

Coisas urgentes, mas não muito importantes (menos importantes). Aqui o líder não deve ser apressado. Se a tarefa, apesar da urgência, não for tão importante, deve ser delegada em qualquer caso, pois não são necessárias qualidades especiais para sua implementação.

Assuntos importantes, mas não urgentes. Eles não precisam ser feitos imediatamente, eles podem esperar. Os problemas com esses casos começam quando se tornam urgentes. E como isso é inevitável, podemos recomendar o seguinte: é melhor adiar assuntos importantes, mas não urgentes, ou confiar todos ou parte deles aos seus subordinados. A propósito, ao fazer isso, você não apenas economizará tempo, mas também ajudará a aumentar a motivação de seus funcionários.

Tarefas não urgentes (menos urgentes) e sem importância (menos importantes). Essas coisas não podem ser feitas sem nenhum dano. Tome coragem e use a lixeira para esses casos.

E agora vamos falar sobre o segundo aspecto muito importante do planejamento, ou seja, o planejamento do tempo de trabalho.

Não é necessário convencer ninguém da importância de tal conversa. “Para onde foi meu tempo?” dizem muitos executivos ocupados. Infelizmente, para nossa equipe de gestão, não ter tempo e trabalhar o máximo (mais tempo) possível se tornou uma espécie de símbolo de status, posição oficial e até mesmo motivo de orgulho. Mas o ponto aqui, claro, não é a sobrecarga de trabalho, mas a simples incapacidade de planejar o próprio tempo. O pesquisador da área de gestão A. Mackenzie, como resultado de inúmeras pesquisas com a alta administração, concluiu que de cada cem gestores, apenas um (1%) tem tempo suficiente para resolver todos os casos. Dez (ou seja, 10%) precisam de 10% a mais, quarenta (40%) precisam de 25% a mais e o restante não tem até 50% de tempo extra. E isso, claro, não indica o número de casos e a carga de trabalho dos gestores, mas a incapacidade em massa de usar racionalmente seu tempo. Não é por acaso que, portanto, na gestão moderna existe uma seção chamada "Gestão do Tempo". Vamos conhecer aspectos psicológicos gerenciamento de tempo. Vamos começar com citações:

“Aquele que deixa seu tempo escapar, deixa sua vida, aquele que tem seu tempo em suas mãos, tem sua vida em suas mãos” (A. Leiken).

“O tempo é o capital mais limitado, e se você não consegue administrá-lo, não conseguirá gerenciar mais nada” (P. Drucker).

“A capacidade de administrar o tempo, juntamente com a liderança certa e a técnica de influenciar as pessoas, é um fator que pré-1 determina seu sucesso ou fracasso” (3. Sievert).

“A coisa mais importante em sua vida é, em última análise, o seu tempo” (A. Leiken).

O que é gerenciamento de tempo? Em primeiro lugar, de encontrar e eliminar os “sinkers” do tempo do gestor e, em segundo lugar, da capacidade de planear a jornada de trabalho. Primeiro, vamos ver os "sinkers" ou "armadilhas" mais comuns do tempo! Tente eliminar pelo menos cinco deles em seu trabalho e isso será um excelente resultado.

armadilhas do tempo

Definição de metas difusas.

Falta de prioridade nas metas.

Tentando fazer muito de uma vez.

Ausência Vista completa sobre os próximos desafios e maneiras de resolvê-los.

Péssimo planejamento de trabalho.

Desorganização pessoal (mesa "desordenada").

Perda excessiva de tempo em correspondência, papelada.

Documentação ruim.

Falta de motivação.

Procura registros, notas, endereços, números de telefone.

Deficiências na cooperação e divisão do trabalho.

Telefonemas de quebra de departamento.

Visitantes não programados.

Incapacidade de dizer não.

Informações atrasadas incompletas.

Falta de autodisciplina.

Falha ao concluir a tarefa.

Ambiente de não trabalho (ruído estranho).

Reuniões prolongadas.

Preparação insuficiente para conversas e discussões.

Falta de retorno.

Conversar sobre tópicos privados.

Comunicação excessiva.

Registros de negócios além da medida.

Síndrome do atraso.

Desejo de saber todos os fatos.

A duração da espera (por exemplo, uma reunião de negócios).

Pressa, impaciência.

Delegação de assuntos muito rara.

Falta de controle e autocontrole.

Passamos agora a uma análise dos princípios do planejamento eficaz da jornada de trabalho. Os gestores estão cientes do seguinte padrão: o trabalho é gasto tanto tempo quanto disponível, ou seja, qualquer trabalho é executado durante o tempo destinado a ele.

Os princípios e regras para a planificação do dia de trabalho, para os quais vou chamar a vossa atenção, não são, evidentemente, vinculativos. Muitos deles podem parecer frívolos para você. No entanto, eles são psicologicamente justificados e provaram-se em vários situações da vida. Não é necessário usar todos os princípios. Tente aplicar cada um deles, encontre seu estilo - será o melhor para você.

Assim, a organização do tempo de trabalho deve obedecer ao princípio básico: "O trabalho deve obedecer-me, e não o contrário". As vinte e cinco regras para planejar um dia de trabalho podem ser divididas em três grupos:

¨ regras para o início do dia;

¨ regras do meio-dia;

¨ regras de fim de dia.

Neste artigo, veremos o que é gerenciamento de tempo, quais são seus principais métodos e descreveremos em detalhes um exemplo da matriz de Eisenhower. Esta matrizé a maneira mais comum de alocar o tempo em todas as esferas da vida humana.

Matriz de Eisenhower - método de gerenciamento de tempo

Gerenciamento de tempo- a capacidade de uma pessoa alocar corretamente seu tempo para a implementação de tarefas específicas. Existem métodos de gerenciamento de tempo Grande quantidade. Uma das maneiras mais populares e comuns de implementar o gerenciamento do tempo é o método Eisenhower.

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Dwight David Eisenhower é uma famosa figura política e militar, David nasceu em 14 de outubro de 1890 em Denison (Texas, América). Todos o conhecem como o 34º Presidente da América, que se destacou por sua organização e faculdades mentais. Isso permitiu que ele alcançasse grande sucesso na vida, tornando-se um exemplo para muitas pessoas públicas. David acreditava que a presença e realização de ações valiosas define uma pessoa como pessoa, contribui para o desenvolvimento em todas as áreas e empreendimentos.

“Desde que deixei de ser presidente, consegui ganhar golfe com muito menos frequência”

Dwight David Eisenhower

Como presidente, David estava imerso em um grande número de casos, planos, tarefas. Ele pensou em como alocar de forma clara e correta seu precioso tempo para fazer tudo. Considerando todos os seus planos para certo período, ele criou uma tabela onde marcava seus casos de acordo com sua importância e urgência. Mais tarde, seu método ganhou popularidade particular e ficou conhecido como a matriz de Eisenhower. Se parece com isso.

Um quadrante Assuntos urgentes importantes

No quadrante Importante não urgente

quadrante C sem importância urgente

quadrante D sem importância não urgente

A essência da janela Eisenhower é priorizar as atividades. Uma pessoa deve dividir todos os seus planos por significado e urgência, relacionar-se com certa categoria. Agora vamos dar uma olhada nos principais setores ou quadrantes da matriz. Um exemplo da matriz de Eisenhower será considerado um pouco mais adiante em nosso artigo.

Quadrante A

Isso inclui assuntos urgentes importantes que não podem ser adiados, pois podem levar a consequências negativas. Em um arranjo ideal, distribuição correta vez, esta caixa deve estar vazia. Uma pessoa deve executar a tempo tarefas importantes para que não se tornem urgentes.

Quadrante B

Há assuntos não urgentes importantes aqui. Com a implementação oportuna dos planos deste setor, uma pessoa acumula um grande número de casos urgentes valiosos. A implementação gradual dos planos por ordem de importância ajuda a colocar as coisas em ordem a tempo, sem esgotamento psicológico e físico do corpo.

Quadrante C

Assuntos urgentes sem importância que não são significativos em este momento mas eles precisam ser feitos agora. Talvez a realização deles seja valiosa para alguém, mas para você eles são comuns sem nenhum valor.

Quadrante D

Eisenhower se referiu a este setor como tarefas não urgentes que precisam ser feitas, mas não são superimportantes ou urgentes. Sua implementação traz uma pessoa, é claro, satisfação, mas a falha em cumpri-los não ameaça com consequências negativas.

Consideraremos esses setores com mais detalhes, descrevendo o exemplo da matriz de Eisenhower.

Objetivos do Método Eisenhower

O método Eisenhower tem vários objetivos principais.

1. Desenvolvimento da auto-organização humana. Tendo visto tudo planejado por alguns dias, uma pessoa se torna ativa, conecta todos os seus recursos para alcançar um resultado, organizando-se sem a ajuda de ninguém.
2. Distribuição qualitativa de tarefas Vida cotidiana. Tendo compilado essa matriz, todos poderão ver coisas importantes em um período específico de tempo, tentarão completá-las para que não haja pressa no trabalho.
3. Habilidades de planejamento bem-sucedidas. Uma tabela com planos claramente definidos ajuda a alocar uma certa quantidade de tempo para cada tarefa, para calcular esse tempo corretamente.

Ao compilar um exemplo da matriz de Eisenhower, podemos analisar com mais profundidade os objetivos dessa técnica de planejamento.

Recursos para destacar tarefas significativas com exemplos

Como já descobrimos, a matriz Eisenhower é composta por quatro componentes principais, que incluem nossos casos em termos de importância e urgência no momento. Agora, com a ajuda de exemplos, podemos descobrir quais casos podem ser urgentes e como determinar isso por conta própria. Um exemplo da matriz de Eisenhower o ajudará a entender completamente as tarefas importantes e urgentes da vida cotidiana.

Quadrante A (assuntos urgentes importantes)

Como mencionamos, esse setor deve estar vazio, uma pessoa deve ter tempo para fazer coisas valiosas na hora para que não se tornem urgentes. Por exemplo, podemos classificar uma operação não programada ou uma reunião urgente no trabalho como “setor A”. Coisas importantes precisam ser feitas a tempo, porque quando se tornam urgentes e valiosas, podem surgir obstáculos repentinos para fazê-las ( deterioração acentuada saúde, várias circunstâncias de força maior). Vamos fazer uma situação de exame. Isso é importante, mas não urgente. Se uma pessoa adia a preparação até o último dia, transformando-a em uma tarefa urgente, então ela simplesmente não tem tempo para fazer tudo, seu corpo ficará exausto física e psicologicamente.

Quadrante B (assuntos não urgentes importantes)

Os assuntos deste setor podem esperar, mas seu fracasso levará a consequências negativas. Casos particularmente valiosos são alocados para isso, a fim de completá-los a tempo. Isso inclui questões relacionadas a própria saúde, desenvolvimento pessoal. Por exemplo, se você for ao médico para uma consulta a tempo, a necessidade de cirurgia não surgirá. Outro exemplo, se você aprender inglês a tempo, poderá conseguir uma nova posição bem remunerada em pouco tempo.

Quadrante S (assuntos urgentes sem importância)

Este setor combina tarefas que precisam ser concluídas em um determinado momento, mas não são de particular importância para você. Para determinar a importância dos planos para si mesmo, faça a si mesmo a pergunta: “O que acontecerá se eu não fizer essa tarefa?”. Se no final o caso influência negativa em você, significa que é muito importante. Tarefas de Amostra este setor pode haver uma conversa insignificante com um colega ou amigo, participação em uma pesquisa. Essas coisas apenas distraem você de coisas importantes. Por exemplo, se você está ocupado com um projeto valioso no trabalho, pode se distrair com outras instruções de seus superiores, uma ligação de um amigo apenas para conversar. É imperativo adiar essas tarefas, focando em coisas mais importantes para que não se torne urgente.

Quadrante D (tarefas não importantes não urgentes)

Esses planos podem ser executados em tempo livre quando não há tarefas importantes atribuídas. Eles trazem uma sensação de satisfação consigo mesmos, com o trabalho realizado. Por exemplo, você decide limpar sua biblioteca, colocar coisas em seu armário. Isso também inclui jogos de computador, pendurados em redes sociais. Essas coisas ajudam você a se acalmar, mas você não deve colocá-las em primeiro lugar, ignorando tarefas significativas.

Vamos tentar descobrir, usando um exemplo, como determinar tarefas urgentes usando a matriz de Eisenhower. Considere o exemplo da matriz de Eisenhower.

Digamos que você tenha as seguintes tarefas pela primeira vez:

• fixe o banquinho para que não cambaleie;
• consulte um dentista com dor de dente;
• preparação para o projeto de trabalho de amanhã;
• uma ligação de um colega solicitando o envio de um relatório;
• reunião não agendada com o chefe;
• passar tempo nas redes sociais;

Agora vamos tentar estruturar as tarefas nomeadas de acordo com sua importância e urgência. Criamos nosso próprio exemplo da matriz de Eisenhower.

Quadrante A (importante urgente) :

• preparação para um projeto de trabalho;
• reunião não agendada com o chefe.

Quadrante B (importante não urgente) :

• visitar um dentista com dor de dente;
• Ganho de habilidade Em inglês para treinamento avançado.

Quadrante C (menor urgente) :

• uma chamada de um colega com um pedido para enviar um relatório.

Quadrante D (não importante não urgente):

• fixe o banquinho para que não cambaleie;
• gastar tempo nas redes sociais.

Assim, tendo compreendido o valor de seus próximos assuntos, você pode lidar facilmente com a distribuição de prioridades neste momento. Não tenha preguiça de dedicar um tempo para trabalhar em si mesmo, repensar seus planos e empreendimentos, isso o ajudará a fazer mais do que pensa.

“Uma hora de trabalho em si mesmo vai te ensinar mais do que um dia de explicações”

Jean-Jacques Rousseau

Vale ressaltar que a técnica de alocação de tempo descrita por nós é projetada para objetivos de curto prazo que precisam ser alcançados em um futuro próximo. Ajuda a estruturar os assuntos da vida cotidiana, é muito útil em todas as esferas do trabalho e da vida. Essa técnica pode ser usada tanto por presidentes quanto por alunos, pois é compreensível para todos e fácil de usar.