Vlad, simpatizo com a sua situação. Pelo que entendi você tem um grande projeto a apresentar no prazo de dois meses. Não grande senso mudar de emprego, porque resta pouco tempo antes do prazo. Então agora vou falar sobre 11 maneiras de priorizar que permitirão que você se concentre no lugar mais doloroso, ou seja, no seu projeto.

Causas de falha - Prioridades erradas

Muitas pessoas costumam aparecer no trabalho. Tarefas adicionais, telefonemas, reuniões não agendadas, etc. Tentamos fazer de tudo, mas não dá, e depois ficamos chateados por não termos tido tempo de enviar uma oferta comercial cliente chave ou fazer um telefonema importante.

Por que perdemos coisas importantes, mas conseguimos fazer as menores? É da natureza humana dispersar a atenção fazer coisas que não importam. Isso ocorre porque muitas coisas menores não exigem muito esforço. E tentamos seguir o caminho de menor resistência, ou seja, assumimos o que é mais fácil de fazer, e não o que é realmente importante. Mas, mais cedo ou mais tarde, você ainda precisa iniciar aquelas tarefas que pareciam difíceis, mas não a tempo e as chances de sucesso caem drasticamente.

Uma das causas do fracasso é - prioridades colocadas incorretamente. Os métodos descritos abaixo ajudarão você a distinguir o importante do urgente, o principal do secundário. Coisas que trazem efeito duradouro de resultados curtos. Como priorizar corretamente?

1. Comece com as coisas mais importantes

Passe para as coisas menos importantes apenas quando as mais significativas forem feitas. Como avaliar a importância de uma tarefa? Para fazer isso, você precisa avaliar as consequências que o aguardarão se você não concluir várias tarefas. Faça a si mesmo a pergunta: “Quais serão as consequências se isso não for feito?” Quão piores consequências quanto mais importante a tarefa e maior sua prioridade. Em casos sem importância, as consequências de não fazê-los são mínimas.

Por exemplo, a prevenção regular de doenças é extremamente importante, pois sem ela pode haver problemas sérios com o bem-estar, o que afetará negativamente toda a sua vida. Portanto, a prevenção de doenças é prioridade máxima e prossiga para este assunto como um dos primeiros.

E agora imagine como eles afetam sua vida: jogos de computador, navegação na Internet, álcool, etc.? Se a influência deles em seu futuro for pequena, a prioridade será apropriada; se você os recusar, nada de ruim acontecerá, mas, pelo contrário, você terá um tempo extra que pode ser gasto com benefícios.

Por isso, vamos às redes sociais rede ou ir a um restaurante apenas quando as coisas mais importantes são feitas.

2. Comece o seu dia com planejamento

Antes de começar, faça a si mesmo estas perguntas: Quais são as tarefas mais importantes que você precisa realizar hoje? Quais assuntos são secundários e podem ser iniciados somente após a conclusão do principal? Se você tem mais de 4 tarefas por dia, escreva-as em um pedaço de papel porque nosso cérebro não consegue operar de forma eficaz e priorizar na mente quando há mais de 7+-2 tarefas. Lembre-se de quanto tempo você leva para memorizar uma cidade regular de 7 dígitos? Quanto tempo para escrever? Portanto, é muito mais eficiente planejar no papel do que na sua cabeça.

3. Diga não a assuntos menores

As tarefas secundárias podem ser feitas de forma incompleta ou, em geral, podem ser abandonadas. Quando não há tempo suficiente, é melhor fazer bem o principal do que tentar fazer tudo.

Se houver tempo suficiente, fazer tudo é o melhor resultado, isso é indiscutível. Mas em condições de tempo limitado, você não pode nem começar as coisas mais sem importância do final da lista ou não fazê-lo completamente. É como no xadrez - o sacrifício de uma peça pela vitória. Também nos negócios, aprenda a sacrificar o secundário para trabalhar com o principal.

Na prática, pode ser difícil desistir de tudo planejado e você começa a sacrificar tempo para descanso, prevenção de sua doença etc. Em geral, você faz coisas urgentes em vez de importantes. Para erradicar este hábito, todos os dias de manhã escreva uma lista de tarefas para o dia e ao lado de cada item indique uma prioridade de 0 a 10. Nesta lista para o dia, a última coisa que tem a menor prioridade - não fazê-lo, porque é o menos importante para você. Assim, você aprenderá a dizer não às tarefas secundárias, das quais pouco depende, e se sentirá muito mais livre.

4. Não faça isso até anotar

Anote cada nova tarefa primeiro e só então decida quando começar. Quando um novo caso aparece, parece ser mais importante do que realmente é. e tudo pela mesma razão que nosso cérebro não consegue trabalhar mentalmente com mais de 7+-2 tarefas. Portanto, o resto é simplesmente esquecido e não funciona bem comparar o grau de importância de várias tarefas. Além disso, o efeito da importância pode aumentar as emoções que inevitavelmente aparecem com tudo o que é novo. Quando você escreve nova tarefa, então na vizinhança você poderá encontrar casos mais importantes e, comparando, poderá estimar melhor quanto tempo leva para trabalhar nele.

Muitas vezes acontece que você está ocupado com alguma coisa e eles te ligam e pedem que você responda um e-mail, encontre informações, etc. Muitas vezes esses pedidos parecem mais importantes e urgentes do que realmente são devido ao componente emocional que está presente em qualquer comunicação humana .

Aprenda a não começar a perguntar imediatamente, para que as emoções não desviem do importante para o secundário. Diga que você está muito ocupado agora, mas estará livre em algumas horas e pode ajudar com essa solicitação. Mesmo que você não esteja ocupado agora, diga que voltará a ligar em alguns minutos, esse tempo pode ser suficiente para avaliar qual é o melhor horário para ajudar para não atrapalhar sua agenda.

Há momentos em que é desejável dar uma resposta imediata e depois dizer: "Vou ver meu diário agora e ver se posso ajudar agora". De qualquer forma, será melhor, porque você tem a oportunidade de comparar o grau de importância do caso com os planejados anteriormente e tomar uma decisão mais informada.

Em muitos casos, você pode nem atender o telefone. E você pode ligar de volta quando estiver livre..

5. Separe o importante do urgente

Tarefas urgentes nem sempre são importantes. Assim como tarefas importantes podem não ser necessariamente urgentes. Você precisa começar com tarefas importantes e só então passar para as urgentes. Tarefas importantes geralmente são estratégicas e não exigem grande urgência, por exemplo, aprender inglês para uma promoção no trabalho, sair maus hábitos, perder peso. etc.

Coisas urgentes que precisam ser feitas agora, via de regra, aparecem como resultado de forças externas, pode ser um telefonema, um pedido de colegas, etc. Muitas vezes, assuntos urgentes não são importantes, então você não deve iniciá-los se não tiver tempo para fazer algo importante.

6. Aprenda a dizer não

As coisas são simples - porque elas mesmas não lhe causam emoções. E quando alguém lhe pede ajuda, você experimenta emoções, pena, tudo isso pode derrubar seus planos e, em vez do importante, você começará a fazer o urgente, o que pode não ser nada importante.

Há situações em que você pode fazer mal com sua ajuda, isso se chama fazer um desserviço. Por exemplo, um viciado em drogas pede dinheiro para uma nova dose, da qual pode morrer. Ou você é convidado a participar de casos ilegais. Nesses casos, você precisa aprender a dizer não. Por exemplo:

- "Eu não posso agora."
- "Por que?"
“Motivo pessoal, não posso dizer.”
- “Talvez você possa ajudar por amizade?”
- "Oh, por favor".
- "-/- Repetimos a mesma coisa."

Aprenda este diálogo de cor ou invente o seu próprio e então você não pode dizer mais gentilmente, o que, você vê, é importante.

Preste atenção quando não tiver boas razões ou você entende que pode ofender outra pessoa se disser o motivo real, então você diz: “você não pode por um motivo pessoal”. Um motivo pessoal também é pessoal, que nem sempre deve ser dito, e isso encontrará muito mais entendimento do que apenas a palavra “não” ou um motivo que pode não parecer tão bom para o interlocutor.

7. Não se deixe influenciar

Acontece que os pedidos de colegas ou pedidos pessoais são insignificantes e podem distraí-lo de assuntos mais importantes. Neste caso, recuse. Mas faça isso com cuidado e apenas nos casos em que você pode ajudar mais tarde ou há uma prioridade maior para a qual você está prestando mais ajuda.

Por que é impossível se recusar completamente a ajudar os outros? E todo o tempo para gastar apenas consigo mesmo? O fato é que ajudar eleva nossa moral, nos tornamos mais gentis. E as pessoas ao redor tendem a cooperar com os decentes e evitar os orgulhosos e arrogantes. Ou seja o sucesso em qualquer negócio depende da moral.

Você pode recusar Ajuda se ajudar em outro melhor!

8. Tarefas "A", "B", "C", "D"

Faça uma lista com todas as coisas que precisam ser feitas e escreva uma das letras ao lado de cada tarefa. Cada letra é uma prioridade. "A" é o mais alto, "D" é o mais baixo.

A letra A". As coisas mais importantes das quais seu futuro depende muito. Todos os assuntos importantes são divididos em urgentes e não urgentes. Os urgentes são marcados com a adição "Ac", e os não urgentes são simplesmente "A". Primeiro, faça todas as tarefas “A” importantes e ao mesmo tempo urgentes, e só então passe para as tarefas “A” importantes e não urgentes.

Importante e urgente, ou seja, “Ac” refere-se a: ir ao médico durante a dor aguda, entregar um projeto de trabalho cujo prazo é hoje, etc. Se houver vários casos, defina a prioridade de execução, por exemplo, “Ac1 ”, “Ac2”, “Ac3”, ... Quanto piores as consequências de não completar a tarefa, mais importante e maior será a prioridade.

Os importantes e não urgentes incluem: aprender inglês para uma promoção no trabalho, pagar impostos, etc. Quando há vários casos, também observamos sua prioridade: “A1”, “A2”, “A3”, ...

A ordem da lista "A" será a seguinte: Primeiro, fazemos os urgentes e importantes "Ac1", "Ac2", "Ac3", e somente depois de preenchidos, passamos para os importantes e não urgentes " A1", "A2", "A3", ...

Casos urgentes e sem importância, cuja falha pouco mudará, não pertencem a esta lista. Por exemplo, assista KVN ou compre temperos para o jantar.

Se uma tarefa exigir muito tempo, por exemplo, para aprender inglês, concorde em fazê-la certo tempo todos os dias, por exemplo, 30-60 minutos. e considere concluído no dia em que você der o horário agendado, então continue, mas somente no dia seguinte.

Letra B". Tarefas não muito importantes que são desejáveis, mas em casos extremos, você pode recusar. Se você não prosseguir com esses assuntos, pode haver pequenos problemas, mas ao mesmo tempo sem consequências sérias. É importante observar próxima regra- não prossiga para os casos "B" até que as tarefas "Ac" e "A" sejam concluídas.

A letra "B". Coisas que seriam legais de fazer, mas ao mesmo tempo consequências desagradáveis não vai, por exemplo, ler as notícias, lubrificar a porta da casa. Procedemos a eles somente quando as tarefas "A" e "B" são concluídas.

A letra "G". Tarefas desnecessárias e ações desnecessárias que são realizadas por hábito. Tente identificar atividades que são irrelevantes para você e não as execute, pois quanto mais tempo você economiza em atividades vazias, mais você pode fazer outras mais significativas.

9. Delegação

Quão mais tarefas você pode delegar a alguém, mais produtivo você se torna. Mas é importante seguir 2 regras:

A qualidade deve estar em um nível semelhante ao seu ou superior;
- seu tempo vale mais do que o custo que você tem que pagar pelo trabalho delegado.

A delegação irá capacitá-lo e aumentar sua tempo livre, que pode ser gasto para atingir seus objetivos.

10. Faça o que funciona bem

Procure seu chamado. As tarefas mais importantes para nós são aquelas que aproveitam ao máximo nossos talentos. Dê preferência esses casos que você é bom e você faz muito bem. E vice-versa, não faça o que você não gosta ou não é para você. Esse processo é lento, mas necessário. Eu me procuro há cerca de 15 anos, tentando Áreas diferentes atividade até determinar sua vocação. Palavras de John Keynes: Devemos pensar no futuro, porque lá passaremos o resto de nossas vidas».

11. Não comece pequeno

Estamos tão organizados que nos esforçamos para fazer tudo por menos resistência. Em um nível subconsciente, escolhemos a tarefa mais fácil. Então, em vez de fazer tarefas importantes que afetam muito nosso futuro, você pode passar o dia inteiro fazendo coisas insignificantes e de pouco valor. Resista à tentação de começar pequeno.

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Você costuma ter uma pergunta em sua cabeça: "O que eu quero?" Mais cedo ou mais tarde, todo mundo faz essa pergunta. Tentando realizar nossos sonhos e satisfazer desejos, escolhemos nosso caminho de vida.

Como realizar seus objetivos em um determinado período da vida

Os desejos podem ser infinitos. E como definir tarefas neste caso importância primordial e organizar o resto das aspirações na ordem certa? Afinal, todo mundo quer ser rico, saudável, dirigir um carro caro, aprender vários idiomas e ganhar a imortalidade. A ambição é muito boa, mas não deve ultrapassar o âmbito da realidade.

A principal coisa que você precisa aprender a fazer é priorizar. Primeiro, pegue uma caneta e Folha em branco papel. Anote todos os seus desejos em uma coluna. Escreva a lista no tempo presente. Por exemplo: “Eu olho para minha conta bancária. O saldo é de 500 mil rublos. Sinto felicidade e satisfação por ser recompensado pelo meu trabalho.” A principal condição é que o que você escreve pareça crível. Ou seja, se você escreve que está almoçando com o presidente, mas subconscientemente entende que isso é impossível, ou possível, mas não em um futuro próximo, não deve escrevê-lo.

Trabalhando com a lista de desejos

Depois que seus desejos foram forma escrita, comece a lê-los em voz alta sucessivamente, pausando antes de cada entrada subsequente. Depois de ler um desejo, feche os olhos e concentre-se em seus sentimentos. O que você sente? Pode ser satisfação, um sentimento de superioridade sobre os outros, indiferença, uma emoção agradável ou um sentimento de verdadeira felicidade e fuga.

É o sentimento de felicidade que desejo verdadeiro cada pessoa. Talvez ele nem esteja ciente disso, mas subconscientemente cada um de nós luta pela felicidade. Guiado apenas por seus sentimentos internos, você entenderá o que realmente deseja da vida e aprenderá a priorizar.

Análise dos três pontos principais

Risque tudo o que não condiz com suas prioridades e deixe três pontos. Por que apenas três? É simples, a prática e a pesquisa mostram que uma pessoa não pode trabalhar efetivamente em mais de três tarefas.

Pense no que você está fazendo agora, qual atividade ocupa a maior parte do seu tempo. A principal pergunta a se fazer é se isso me aproxima esta espécie atividades para o meu objetivo. Se a resposta for não, então é hora de mudar alguma coisa.

O caminho para a felicidade é difícil, mas as prioridades certas simplificarão muito e acelerarão esse processo.

Interesses de outras pessoas

O auto-sacrifício e a vida pelos outros, pessoas próximas, só faz sentido se for escolha consciente uma pessoa cuja realização lhe traz alegria e felicidade. Claro, cuidar de entes queridos é normal resposta comportamental No entanto, quando um senso de dever risca as próprias aspirações e sonhos, levando uma pessoa à depressão, isso não é mais a norma. Há muitos exemplos quando egoísmo saudável jogado nas mãos não apenas de uma pessoa, mas também de membros de sua família.

Um exemplo vívido quando os jovens, lutando por um futuro brilhante, deixam casa do pai e partir para estudar ou trabalhar em outras cidades ou países onde, em sua opinião, os jovens esperam muitas oportunidades e muito sucesso. O maximalismo juvenil geralmente ajuda as pessoas e as leva na direção certa. Enquanto os pais, sábios por experiência, preferem manter o filho consigo, podendo ajudá-lo se necessário.

Cada pessoa tem seus próprios objetivos e ninguém, incluindo parentes próximos, deve interferir no alcance dos objetivos. Você não deve se permitir ser manipulado, ceder aos outros não o fará feliz - pelo contrário.

Mudança de prioridades

As listas acima desenvolverão sua capacidade de priorizar. E ao atingir todos os pontos, faz sentido adquirir uma nova lista.

É perfeitamente normal que as prioridades mudem com a idade. As fases de crescimento envolvem uma mudança de mentalidade. A mudança de prioridades deve ser evolutiva, não o contrário.

Não é a melhor opção quando uma pessoa corre pela vida e não consegue encontrar seu lugar. Nesse caso, é importante analisar suas ações e entender de onde tudo deu errado conforme o planejado. Se você tiver problemas para analisar suas ações ou precisar de ajuda, seria útil visitar um psicólogo que possa ajudá-lo a priorizar corretamente.

Etimologia da palavra "prioridade"

Um fato interessante é que a palavra "prioridade" em pessoa plural não foi usado até o início do século 20. Antes este conceito usado apenas no singular.

A palavra "prioridade" tem o prefixo latino "prio", que significa "antes". Priorizar significa identificar as tarefas que avançam no alcance de seus objetivos.

Existir princípio efetivo trabalhar com prioridades, nomeadamente o método Eisenhower. Ajuda a organizar todas as tarefas usando apenas dois critérios - importante e urgente.

Diferenças entre assuntos importantes e urgentes

O famoso princípio de Pareto nos diz que 20% de todas as nossas tarefas serão classificadas como importantes. Interessante, mas alguns deles também serão considerados urgentes. Qual é a diferença?

A implementação de coisas importantes aproxima você do seu objetivo. Ao mesmo tempo, a execução de assuntos urgentes distrai sua atenção, mas não influência significante para atingir o objetivo escolhido.

Não é nenhum segredo que a maioria das pessoas começa com tarefas secundárias. O fato é que eles são mais leves e não exigem custos sérios. E o cérebro, como o corpo, não gosta de sobrecarregar, se não estiver acostumado a isso. E a implementação de coisas sem importância cria a aparência de trabalho, mas a verdade é que você deve prestar atenção a essas tarefas, cuja solução contribuirá para o seu sucesso. Isso irá ajudá-lo a saber como priorizar na vida.

Categorias prioritárias na lista Eisenhower

A prioridade A são as coisas que precisam ser feitas hoje, pois são urgentes e importantes.

A prioridade B são atividades que são opcionais em um determinado dia, mas para as quais você precisa dedicar um pouco de tempo a cada dia. Sua implementação estável aproximará a realização do objetivo.

Um erro muito comum é adiar os casos do segundo grupo para mais tarde. Você não precisa fazer isso, porque o hábito desenvolvido de resolver problemas constantemente em uma pequena quantidade afetará qualitativamente suas conquistas futuras.

Exemplos de tarefas da prioridade B:

1. Escrever um diploma ou um relatório importante para um trabalho. Digamos que você tenha um mês para preparar com calma o relatório necessário. Mas você está adiando o trabalho em uma caixa preta. Como resultado, a sobrecarga moral e física na últimas horas antes de apresentar o relatório, pode levar a uma crise e consequências indesejáveis.
2. Na vida pessoal bom exemplo tarefas da lista B, haverá um exame atempado por um médico, a fim de identificar doenças numa fase inicial, a fim de evitar posteriormente um longo período de incapacidade.

Como trabalhar com prioridades de terceira e quarta ordem

Prioridade C. Isso inclui habilidades que você sente que são urgentes aprender, mas não são importantes. Por exemplo, aprender a dizer “não” quando for necessário. Essas tarefas lhe darão o tempo necessário para resolver as tarefas prioritárias.

Prioridade D. São tarefas que não são importantes ou urgentes. Você pode adiá-los com segurança para mais tarde ou confiá-los a outras pessoas. É altamente recomendável recusar periodicamente a execução de tarefas da lista D. Devido a isso, você pode descansar bem nos dias mais estressantes.

Como priorizar de acordo com o método Eisenhower

Ser capaz de priorizar não é uma tarefa difícil, a única coisa que é necessária é alocar um pouco de tempo para trabalho escrito. Mas depois, seguindo suas próprias instruções, será muito mais fácil agir.

1. Classifique suas atividades diárias de acordo com os quatro pontos acima. Assim, ficará imediatamente claro o que é importante e urgente e o que é inútil.
2. Não confunda importante e urgente. Coisas importantes podem ser feitas gradualmente, dando-lhes um pouco de atenção todos os dias. Eles são parte integrante do seu sucesso. Assuntos urgentes requerem sua atenção e decisão imediata. Mas pode não se aplicar ao seu objetivo.
3. Preste atenção à construção hierárquica da lista. Assuntos importantes têm precedência sobre os urgentes. Não se prenda a fazer coisas urgentes, pois elas tendem a levar muito tempo e atenção, distraindo de tarefas importantes. Se houver uma oportunidade de evitar assuntos urgentes - use-a.
4. Faça todos os itens da Prioridade A. Mesmo a última tarefa da primeira categoria é mais importante que o primeiro item dos outros grupos. Se durante o dia não foi possível lidar com todas as coisas importantes, continue trabalhando com elas no dia seguinte. Não passe para outras categorias até ter completado todos os itens da categoria A.
5. Todos os dias, tente completar as tarefas mais longas da Prioridade B. Mas nas tarefas diárias, não se esqueça dos seus objetivos principais e trabalhe para alcançá-los.

Como você gostaria de abraçar Quantia máxima coisas, não há tempo suficiente para tudo. E isso deve ser entendido. O mais importante é definir as prioridades corretamente, e então o sucesso não demorará a chegar.

Aloque seu tempo com sabedoria, gastando-o nas coisas realmente importantes que o ajudarão a alcançar seus objetivos e realizar seus desejos mais significativos. A capacidade de destacar aspectos importantes suas atividades e evitar o não-essencial é uma habilidade importante e útil. O Método Eisenhower ajuda você a entender como priorizar sua vida.

A própria palavra “prioridade” contém o prefixo latino “prio”, que significa “antes, antes”. Priorização é quando você decide diariamente o que precisa ser feito primeiro para atingir seus objetivos.

O princípio de Eisenhower o ajudará a iniciar suas tarefas e trabalhar em ordem, de acordo com suas prioridades. Para fazer isso, primeiro pergunte a si mesmo: esses assuntos são importantes ou urgentes?

De acordo com o princípio de Pareto, 20% de nossas tarefas serão importantes em todos os aspectos. É engraçado, mas a maioria também é urgente. Fazer coisas importantes aproxima você do objetivo pretendido. Assuntos urgentes, por outro lado, voltam sua atenção para si mesmos, sem exercer grande influência ao seu alvo. As tarefas mais importantes e as tarefas que levam ao sucesso e à realização dos objetivos não devem, em caso algum, ser adiadas sob a pressão de questões sem importância, mas urgentes.

No entanto, infelizmente, todos nós tendemos a começar com coisas pequenas e sem importância, por assim dizer, "troca por pequenas coisas". Os formulários impressos na mesa parecem muito mais atraentes para nós do que o importante projeto que estamos adiando há vários dias. Portanto, em primeiro lugar, preste atenção às tarefas que mais podem afetar seu sucesso. Prioridades irão ajudá-lo com isso.

Para obter os melhores resultados, você deve dedicar a maior parte do seu tempo às coisas e tarefas realmente importantes.

Um pequeno teste: importante ou urgente?

Verificar opção correta(apenas um).

1. Você decide trabalhar em direção à sua meta “anual”. No entanto, tudo isso ainda está "engavetado".

Importante ou ____ urgente?

Importante ou ____ urgente?

3. Você decide que irá ao dentista uma vez por ano. Um ano já se passou e você ainda não foi à odontologia.
____ importante ou ____ urgente?

Respostas certas:

questão 1 - importante; questão 2 - com urgência; A questão 3 é importante.

O princípio de Eisenhower permite combinar apenas dois critérios - importante e urgente, assim, são obtidas quatro classes de prioridades. Por planejamento bem sucedido você precisa analisar e classificar todas as tarefas antes de você. E então você construirá uma lista hierárquica, graças à qual você saberá o que, quando e como fazê-lo.

Lista Hierárquica Eisenhower

A-Prioridade: São coisas que precisam ser feitas hoje porque são urgentes e necessárias.

Prioridade B: coisas importantes que não precisam ser feitas hoje. Apenas dê a si mesmo tempo regularmente para fazer as coisas B e encontre um lugar para elas em sua agenda. A conclusão das tarefas deste grupo garantirá o sucesso e o aproximará do objetivo pretendido.

Muitas vezes, os casos B são simplesmente arquivados porque não são urgentes. No entanto, sua implementação oportuna evitará muitos problemas.

Exemplo de Tarefa B: Você precisa preparar um relatório para uma reunião do conselho, é bem possível que isso lhe dê até uma promoção. Você tem um mês inteiro de reserva, no entanto, se você escrever freneticamente um relatório nos últimos dois dias antes da reunião, isso pode levá-lo a uma crise.

Para quem precisa compilar vários documentos, a tarefa de B é certamente adquirir a habilidade do método de digitação com dez dedos. Mesmo que leve trinta horas do seu tempo - tudo bem, no futuro, sendo capaz de digitar rapidamente, você pode economizar muito tempo, Além disso Quanto antes você começar a aprender, melhor.

De importância semelhante é a chamada pesquisa de clientes realizada para melhorar o produto, o que aumentará significativamente a satisfação do cliente.

NO privacidade A tarefa B pode ser chamada de exame preventivo regular por um médico, que identificará ameaças especiais ao seu corpo e prevenirá doenças graves e, como resultado, as longas semanas subsequentes de incapacidade.

C-prioridade: habilidades, masterização, que pensamos assunto urgente, mas não é importante. Estes incluem: a capacidade de manter a calma, de delegar suas funções (por assim dizer, “a capacidade de enviar delegações”) ou de dizer “não”. Com isso, você ganhará tempo para resolver tarefas importantes do grupo B.

D-Prioridade: Inclui casos que não são importantes nem urgentes. Você pode colocá-los com segurança em uma gaveta ou, se nós estamos falando sobre prazos ou determinadas tarefas, recusá-los ou simplesmente confiar a outra pessoa para fazê-lo. Conscientemente, bloqueie-se por um tempo de fazer as coisas D que permitem que você relaxe e se divirta nos dias mais estressantes.

Priorização Eisenhower: Faça Certo

1. Priorização de trabalho de Eisenhower

   Divida todas as suas tarefas e responsabilidades nos grupos A, B, C e D acima. Desta forma, você separará o "necessário" do "inútil".

Lembre-se: “importante” é fundamentalmente diferente de “urgente”. “Importante” aproxima seu objetivo, mas não é necessariamente “urgente”. “Urgente”, por outro lado, requer sua atenção imediata.

Preste atenção na chamada "regra de prioridade": "importante" vem antes de "urgente". Não é necessário fazer tudo o que exige pressa. Tente não se submeter mais à ditadura do urgente, porque espreita o seguinte perigo: começamos a nos distrair com o que é urgente, mas absolutamente sem importância e não obrigatório.

Para planejar bem o seu tempo, esta dica será muito útil: comece sempre a trabalhar com a tarefa de número 1 do grupo A, e não com a de número 3 ou 4, por mais atraentes e interessantes que sejam. Se até o final do dia de trabalho você não conseguiu lidar com todas as tarefas e casos do grupo A, continue trabalhando com eles no dia seguinte. Não faça outras tarefas até terminar as primeiras.

Todos os dias, trabalhe em alguma tarefa do grupo B que exija muito tempo. Junto com suas atividades diárias, você também deve pensar em suas tarefas e objetivos importantes "estratégicos". Só assim você poderá garantir hoje o sucesso de amanhã.

Reconheça de uma vez por todas que você nunca terá tempo suficiente para todas as coisas que gostaria de fazer e todas as coisas que os outros querem de você. Certifique-se de usar seu tempo apenas para coisas que são realmente importantes para você, o que pode avançar seu objetivo. E você só pode ganhar tempo se aprender a dizer “não” e se recusar a fazer coisas desnecessárias.

Teste do Princípio de Eisenhower: Você está priorizando corretamente?

Agora você pode analisar sua capacidade de priorizar. Atenção: apenas as tarefas que são realmente importantes para você podem ser incluídas nos grupos de prioridade A e B!

1. Que porcentagem do seu tempo total você passa em cada um dos quatro quadrados A, B, C, D? (Ver foto)

MAS__________ %
B__________ %
COM__________ %
D__________ %

2. Em qual grupo você classificaria as coisas que fará amanhã?

1.____________________=_________ - prioridade
2,____________________=_________ - prioridade
3.____________________=_________ - prioridade
4.____________________=_________ - prioridade

3. Agora anote com o que ou com quem você gostaria de passar mais tempo do que o normal e com o que você gostaria de reduzir o tempo.

Eu encurtaria (a): __________________________
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Todo negócio deve começar com priorização. Aprendendo a separar o importante do sem importância, você economizará tempo e esforço. O presidente americano Eisenhower desenvolveu uma matriz de priorização, na qual todas as tarefas se encaixam perfeitamente.

A palavra “prioridade”, que entrou firmemente em nossas vidas, significa “primeiro” em latim. Usamos quando falamos da importância, da primazia de algo.

A capacidade de priorizar tanto no trabalho quanto na vida pessoal é muito valiosa. Caso contrário, estamos ameaçados, pelo menos, com uma neurose provocada por aqueles que se empilharam como uma bola de neve, Questões não resolvidas e desequilíbrio entre trabalho e lazer.

Afinal, é impossível, por exemplo, trabalhar igualmente bem em dois ou três empregos, enquanto se estuda departamento de dia passar todos os testes e exames no prazo, e ao mesmo tempo estar sempre em uma bela forma física e humor. Quem acredita que pode fazê-lo, mais cedo ou mais tarde ainda será forçado a escolher o que tem maior prioridade e abandonar o secundário. Caso contrário, estresse ou síndrome esgotamento emocional garantido.

Ou, por exemplo, alguém decidiu realizar um sonho antigo - visitar um país exótico. A viagem exigirá investimentos financeiros significativos. Também é importante definir prioridades aqui para que no futuro a experiência de viagem não seja ofuscada pelo estresse de ter que economizar dinheiro devido a dívidas. O que é mais importante: viajar ou abrir mão de pequenos prazeres cotidianos em nome disso?

Assim, a capacidade de priorizar e escolher o que é mais importante para nós, tanto no trabalho quanto na vida pessoal, nos permitirá manter a saúde e evitar problemas de tempo em nossas vidas.

Matriz de Prioridade Eisenhower

O gerenciamento do tempo ajudará você a não ser vítima de fadiga crônica ou estresse - a ciência do gerenciamento do tempo, que inclui o desenvolvimento de habilidades de priorização.

Muitos que estão familiarizados com a gestão do tempo provavelmente já ouviram falar da matriz de D. Eisenhower - o 34º presidente americano que a desenvolveu. Sua essência é a priorização correta. Afinal, a maioria das pessoas geralmente não faz o trabalho que deveria fazer em primeiro lugar, mas o que mais gosta.

Quem quer trabalhar de forma eficaz deve priorizar, dividindo todas as tarefas em importantes e urgentes. Tarefas importantes são aquelas cujo resultado afeta nosso trabalho como um todo. Tarefas urgentes, é claro, são determinadas pela rapidez com que precisam ser feitas.

Assim, todos os casos são divididos em 4 grupos:

1. Importante e urgente;
2. Importante, mas não urgente;
3. Urgente, mas não importante;
4. Não é urgente e não é importante.

1. Assuntos importantes e urgentes

Assuntos importantes e urgentes são aqueles que precisam ser feitos imediatamente. Se classificarmos a maioria de nossos negócios como tal, isso não significa que somos tão profissionais, mas que:

• não sabemos planejar nosso dia e deixar para depois todas as coisas importantes;
• nos falta autodisciplina;
• a preguiça elementar é uma das principais características do nosso caráter:
• o estado de emergência para nós é uma coisa comum.

As pessoas que estão constantemente ocupadas com assuntos importantes e urgentes são mais propensas ao estresse. Via de regra, alguns assuntos urgentes são substituídos por outros não menos urgentes, e isso não tem fim. Eles estão enganados ao pensar que vão largar urgentemente a carga de coisas importantes e, finalmente, começar uma nova. vida calma- por causa da incapacidade de priorizar, eles cairão no mesmo rake repetidamente.

Um exemplo de assunto importante e urgente seria uma visita urgente ao dentista por causa de uma forte dor de dente. Poderia ser feito com antecedência - como medida preventiva, sem levar o assunto à necessidade de atendimento emergencial.

Ou, por exemplo, estão se esgotando os prazos para apresentação de relatório contábil, preparação para exame, etc. Já sabemos desses prazos há muito tempo, mas nos pegamos quando um caso da categoria “Ainda tenho tempo” torna-se urgente.

Nesta ocasião, há muitos provérbios, dos quais podemos concluir que esse problema é muito comum. Por exemplo, “O trovão não vai atacar, o camponês não vai se benzer”, “Vá caçar - alimente os cães”, etc.

2. Os assuntos são importantes, mas não urgentes

Então, para que nossos assuntos não caiam na categoria anterior, precisamos transferi-los para a categoria de importantes, mas não urgentes. Esta categoria é a mais importante, porque, tendo determinado as prioridades na implementação das tarefas, você pode executá-las com calma e deliberação, sem nervos desnecessários. E então não haverá pressa com estresse, noites sem dormir e colapsos nervosos, e o trabalho trará prazer. E mesmo que sejam cometidos erros, teremos tempo suficiente para corrigi-los.

Em geral, a maioria das pessoas entende que é isso que deve fazer: fazer exames preventivos no ambulatório, sem esperar, como dizem, até “um galo assado bica na cabeça”; pagar contas de serviços públicos em dia, escrever relatórios, etc. Mas como esses casos exigem algum esforço e muitas vezes envolvem sair da sua zona de conforto pessoal, eles fluem suavemente para a primeira categoria e se tornam importantes e urgentes.

3. As coisas são urgentes, mas não importantes

Isso inclui casos que não afetam de forma alguma os resultados do trabalho, não encurtam o caminho para o nosso objetivo, mas somos obrigados a fazê-los.

Por exemplo, nossos vizinhos nos inundaram e devemos eliminar as consequências da inundação. Ou eles perderam documentos e têm que gastar muito tempo em sua restauração. Podemos dizer sobre essas coisas - "nem mente nem coração". Eles nos distraem do trabalho e nos impedem de nos concentrar no principal.

4. As coisas não são urgentes e não são importantes

O que são essas coisas?

• muitas horas sem rumo nas redes sociais e jogando no computador;
• longas conversas telefônicas com o objetivo de "apenas conversar";
• assistir a programas de TV sem sentido;
• ir às compras sem o propósito de comprar algo, etc.

Esses atos não trazem uso pratico. No entanto, é difícil para muitos se privarem de tal prazer, pois tais atividades os animam. O principal é que eles não se tornem uma prioridade. Coisas não urgentes e não importantes devem servir apenas como uma pausa, um breve descanso entre as coisas importantes. E principalmente não comece o dia com eles.

Como priorizar corretamente

1. Para separar o necessário do inútil, você precisa classificar seus assuntos nas 4 categorias mencionadas.
2. Não se esqueça de que negócios importantes não significam urgência. O importante nos aproxima da meta, mas pode não ser urgente. Necessidade urgente de prestar atenção especial.
3. A “regra da vantagem” diz: importante primeiro, depois urgente. Não se submeta à ditadura da pressa: assuntos urgentes podem não ser importantes e não obrigatórios.
4. Todos os dias você precisa começar com casos do 1º grupo, por mais atraentes que sejam os casos de outros grupos. Se não foi possível terminá-los em um dia, você precisa continuar o trabalho no dia seguinte.
5. Também vale a pena reservar algum tempo todos os dias para as tarefas do grupo 2 (importantes, mas não urgentes). Isso funcionará para o sucesso de "amanhã".
6. Como nem sempre há tempo suficiente para fazer tudo o que planejamos e o que os outros esperam de nós, precisamos determinar as coisas que são realmente importantes para nós e poder recusar fazer as opcionais, ou seja, dizer “não ”.
7. Idealmente, nossos esforços diários devem se concentrar principalmente nas tarefas do Grupo 2 – importantes não urgentes.

As prioridades de cada pessoa são diferentes. Alguém tem uma carreira em primeiro lugar, alguém tem uma família e outra pessoa tem saúde, etc. Além disso, eles podem mudar ao longo da vida. Mas, para ter sucesso e manter a saúde e os nervos, você deve, antes de tudo, ser capaz de determinar tarefas prioritárias em todos os dias. É aqui que a Matriz de Prioridades de Eisenhower é útil.

© Timoshenko Elena, BBF.ru

A Matriz de Eisenhower como ferramenta de priorização é um dos principais métodos para o sucesso do planejamento e execução de casos. Neste artigo, veremos essa técnica com mais detalhes, pois é o método de gerenciamento de tempo mais popular e usado há muito tempo em todas as áreas da vida.

O valor da gestão do tempo na vida humana

"A vida tem valor se for uma luta constante por uma causa nobre"

D.D. Eisenhower

A administração do tempo tentou entender o mundialmente famoso 34º presidente da América, David Eisenhower. Foi o estudo desta área que o tornou popular em todo o mundo. Ele explorou em detalhes como planejamento eficaz, implementação passo a passo do plano. Foi assim que a matriz de Eisenhower surgiu como ferramenta para estabelecer prioridades. Consideraremos sua técnica com mais detalhes posteriormente em nosso artigo.

Gerenciamento de tempo- a capacidade de uma pessoa alocar corretamente seu tempo para a implementação de tarefas planejadas. Esse fenômeno foi estudado por muitos anos por vários psicólogos, todos tentaram entender como funciona. este método planejamento adequado. psicólogo famoso David Allen escreveu um livro sobre os fundamentos e a prática do planejamento eficaz.

Em nosso tempo, vaidade e diversidade vida moderna cada vez mais forças para recorrer a métodos de estruturação bem-sucedida das tarefas planejadas, sua implementação correta e rápida. A priorização correta permite que você faça trabalhos de qualquer complexidade de forma rápida e eficiente, compreenda seus erros, aprenda novas habilidades e habilidades no processo de atingir a meta.

A personalidade de Eisenhower no estudo da gestão do tempo

David Eisenhower foi um famoso presidente dos Estados Unidos. Ele se tornou famoso em todo o mundo por sua inteligência e habilidades organizacionais. Durante sua vida, ele construiu uma brilhante carreira militar, que deixou uma marca não pequena na história da América. Concluiu com sucesso todas as tarefas, sempre alcançou seus objetivos, o que lhe rendeu respeito, tornou-se exemplo para muitas figuras públicas.

Eisenhower acreditava que viver a vida corretamente significa fazer um negócio digno que dê prazer ao seu sujeito e benefício aos outros. Como presidente, ele fez cada vez mais perguntas sobre como fazer tudo a tempo, fazer certo e com sucesso no final. Esses pensamentos o levaram a criar um método de organização de casos importantes, que é intensamente usado em nosso tempo.

Graças à sua desenvoltura, confiança e busca pela perfeição, Eisenhower obteve sucesso em tudo, completou tudo o que planejou no prazo, sem muita dificuldade. Muitas figuras de seu tempo só se surpreenderam com sua auto-organização, tentaram seguir seus métodos de governo, pois a personalidade de tal presidente realmente merece respeito e pode muito bem ser um exemplo a seguir. A Matriz de Eisenhower como ferramenta de priorização é uma das principais formas de organizar seu plano de trabalho no seu dia a dia.

Características da Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower como ferramenta de priorização é uma técnica popular de gerenciamento de tempo que permite que você execute corretamente e no prazo as tarefas planejadas, determine metas significativas para si mesmo por um período de tempo específico. A base da tabela de Eisenhower são quatro assim chamados quadrantes de casos. A base para sua criação foram tarefas significativas e urgentes que se acumularam em um curto período de tempo devido a vários fatores.

Esses quadrantes também são chamados de janelas de Eisenhower, pois são representados em mesa quadrada. A mesa Eisenhower se parece com isso.

quadrante Assuntos urgentes importantes

quadrante Importante não urgente

quadrante sem importância urgente

quadrante sem importância não urgente

Qualquer pessoa que queira aprender a alocar adequadamente seu tempo pode fazer essa tabela para si. A matriz de Eisenhower como ferramenta de priorização ajudará você a lidar com as tarefas acumuladas em um período de tempo muito curto.

A essência dos quadrantes da matriz

Tendo entendido a estrutura básica do método de priorização, podemos analisar detalhadamente cada janela da matriz de Eisenhower. A matriz de Eisenhower como ferramenta de priorização é útil para determinar o significado de seus planos em um determinado momento.

Quadrante A

Inclui tarefas urgentes importantes que não pode ser adiado para mais tarde, pois isso pode levar a consequências negativas. Para um planejamento bem-sucedido, você precisa começar exatamente pelo setor A. Um exemplo desses casos pode ser uma operação complexa inesperada, uma reunião não programada. Este setor é muito importante para a vida de uma pessoa, mas se você aprender a planejar seu tempo corretamente, o ideal é que essa praça esteja completamente vazia, sem planos. Com a implementação oportuna dos planos principais, tarefas significativas não se tornarão urgentes, sua implementação dentro de um prazo específico não as torna urgentes.

Os planos do Setor A podem aparecer por dois motivos:

• causas internas: depender diretamente da pessoa (motivação insuficiente para realizar, preguiça, falta de vontade ou profissionalismo);
• causas externas: não dependem do assunto em si ( deterioração acentuada bem-estar, força maior).

Para que esses motivos não interfiram na execução das atividades, você não precisa adiar tarefas opcionais valiosas (já é setor B) para o último dia, pois algumas condições podem afetar seu não cumprimento e assim você acumulará tarefas valiosas .

Quadrante B

Importante não urgente. Os planos deste setor devem ser implementados regularmente, sem adiar para mais tarde, pois a sua implementação atempada é um indicador da sua produtividade e sucesso nas suas atividades. As ações deste quadrante não precisam ser feitas aqui e agora, mas seu valor indica a ocorrência de consequências negativas se ignoradas por uma pessoa. Quanto mais significativa a tarefa for para você, mais negativas serão as consequências de seu fracasso. É por isso que a prioridade deve ser dada primeiro aos assuntos importantes, depois aos urgentes. Para a auto-satisfação ideal, uma pessoa deve concluir tarefas urgentes e não urgentes significativas na íntegra. As tarefas deste setor incluem, por exemplo, uma visita imediata a um médico, dominando as habilidades para desempenhar com sucesso as atividades em um novo local de trabalho para obter outra promoção.

“É melhor fazer as tarefas importantes das quais sua vida depende primeiro do que as sem importância.”

D.D. Eisenhower

A matriz de Eisenhower como ferramenta de priorização mostra: se você classificar seus planos corretamente e no prazo, então em qualquer esfera da vida humana não haverá trabalhos apressados ​​que esgotem o corpo humano física e psicologicamente. O Setor B não passará para o Setor A se planejarmos adequadamente nossas tarefas pela primeira vez.

Quadrante C

Não importa, é urgente. A urgência dos planos nem sempre determina seu significado. Eisenhower disse que, se tarefas urgentes interferem na execução de tarefas valiosas, é melhor adiá-las. Para entender a importância de seus planos, faça a si mesmo uma pergunta simples: “O que acontecerá se esta tarefa não for concluída?” Se você entende que não há consequências negativas ou são mínimas, então o caso não é importante em este momento. Procure tarefas mais significativas que realmente ameacem consequências negativas para você.

Essas atividades incluem, por exemplo, a participação em pesquisa social, ligue para um amigo apenas para conversar. Os planos do “setor C” têm uma desvantagem significativa: eles impedem uma pessoa de trabalhar de forma eficaz e fazer coisas importantes, porque estão constantemente distraindo, deixando você preocupado. Qualquer distração ameaça com consequências negativas, portanto, se houver alguma interferência no desempenho de tarefas significativas, tente eliminá-las antes de executá-las. Se você realizar apenas assuntos urgentes, pode acumular Grande quantidade coisas importantes em um momento e, em seguida, é difícil direcionar-se para direção correta, concentrar para a sua implementação.

Quadrante D

Não é urgente, não é importante. Este setor combina as coisas não urgentes mais desnecessárias, sua implementação não é benéfica no momento. Se uma pessoa se concentrar nelas, coisas significativas se acumularão muito rapidamente e levarão a consequências negativas. Isso pode incluir, por exemplo, ficar pendurado redes sociais, vários jogos de computador que simplesmente matam o tempo de uma pessoa sem nenhum benefício.

Mas nem todas as tarefas sem importância não urgentes são tão inúteis. Se há muito tempo você deseja organizar livros em sua biblioteca ou limpar seu armário com roupas, fazer essas coisas trará benefícios e prazer com o resultado, mas você não deve se esforçar para fazê-las quando tiver coisas importantes para fazer.

A tabela Eisenhower como forma de planejamento eficaz é um método útil para identificar casos valiosos significativos, ajudando a completá-los em um tempo bastante curto. Ele é projetado para concluir tarefas de um dia ou aquelas que precisam ser concluídas em um futuro próximo.

Objetivos do Método Eisenhower

Todos podem aprender a planejar seu tempo pessoal, se desejarem, não há nada complicado aqui. Para ajudar, a tabela Eisenhower descrita por nós pode ser usada como uma ferramenta para definir prioridades. Analisando detalhadamente cada quadrante da matriz, é possível determinar os principais objetivos desta técnica.

1. auto-organização. Sabendo que coisas importantes esperam por você, você não perderá tempo, mas tentará fazer tudo a tempo. Tendo destacado os principais planos, uma pessoa pode se organizar rapidamente para sua implementação. Tendo corrigido o principal, você pode ver imediatamente o que foi feito e o que mais precisa ser feito hoje ou amanhã.
2. Bom planejamento de seus planos. O objetivo do método é execução bem sucedida concebido por uma pessoa, e não reescrevendo casos de um quadrante para outro.
3. Aprenda a gerir o seu tempo de forma eficaz. Destacar tarefas importantes ajuda a determinar mentalmente a quantidade de tempo para completá-las. Uma pessoa calcula aproximadamente em sua mente quanto é necessário para concluir tarefas importantes não urgentes para que elas não entrem de repente no quadrante A.

A matriz de Eisenhower, sendo um dos principais e populares métodos de planejamento, ajudará todos a aprender a se administrar, a se organizar em momento certo resolver seus problemas em um curto período de tempo.

Uma jovem, Olga, procurou uma psicóloga com um problema atípico para sua idade, que ela definiu como vazio. Situação estranha: marido, dois filhos, trabalho e em torno dele - vazio. Vamos lá, só que ao redor, o vazio também estava lá no fundo. Depois de cumprir uma série de formalidades, a psicóloga pediu para falar sobre como é um dia de semana típico, para entender a priorização diária.

— Prioridades? Do que você está falando? Estou completamente certo sobre a vida. O principal para mim é a saúde dos meus entes queridos”, a cliente se indignava.

“Não estou pedindo para você falar de valores, só quero entender a priorização diária”, explicou a psicóloga.

- Quer entender o que é mais importante para mim: a saúde da minha mãe ou o amor do meu marido?

— Não estou tentando descobrir a hierarquia do seu valores da vida. É bem difícil. Estou apenas tentando entender como você constrói o seu dia.

O diálogo poderia ter sido interminável e exigiria um simples esclarecimento do significado da arte da priorização.

O que são prioridades?

A pergunta que pegou o cliente de surpresa é realmente muito importante do ponto de vista de uma atitude cotidiana diante da vida. Priorizar significa entender o que é realmente importante AGORA.

O conceito de prioridade entrou recentemente em nossas vidas a partir do vocabulário do computador. Gerenciador de tarefas sistema operacional computador determina qual programa executar no momento, dependendo de sua importância - ou seja, atribui prioridade.

Considere a definição de prioridade em um exemplo simples. Suponha que você precise coletar informações sobre algo em um disco de computador. Primeiro você precisa criar uma pasta com um nome específico e depois colocar os arquivos necessários lá. Isso é mais conveniente e rápido do que jogar arquivos em lugares diferentes e depois coletá-los em uma pasta. Então, para começar a coletar informações, precisamos criar um local onde iremos coletá-las. A criação de pastas é uma prioridade.

Observe, não o principal ou importante, mas a prioridade, ou seja, a primeira, importante agora. Você pode criar algumas outras pastas ao longo do caminho, se isso for importante agora. E se não, vale a pena gastar tempo e esforço nisso?

Então, a prioridade é o processo, o evento, que é o mais importante na Esse lugar, nesse momento. O carro é simples. O cérebro do computador calcula rapidamente todas as opções de execução das tarefas e determina as mais eficazes no momento, tornando-as prioritárias, ou seja, as executa. E você não pode discutir com isso.

No dia a dia, temos que priorizar constantemente, ou seja, escolher os processos mais importantes e eficazes. Planejamos ir à loja, limpar o apartamento diariamente, trabalhar no trabalho, incluindo pausas leves para discutir as novidades. Até planejamos começar uma nova vida na segunda-feira, mas não começamos, porque processos completamente diferentes se tornam prioridades.

A psicóloga continua o diálogo com Olga:

- Você compra comida em fast food para seus entes queridos?

- E porque?

— Os parentes adoram essa comida, quero dar prazer a eles. Além disso, esta compra me libera da necessidade de passar a noite no fogão.

- Você sabe que este alimento é prejudicial?

- Eu sei. Mas isso raramente acontece.

- Então, às vezes para você o desejo de se livrar das tarefas domésticas mais importante que a saúde parentes?

Nenhuma resposta. E não pode ser, os conceitos se confundem aqui.

Por que é necessário priorizar?

A continuação do diálogo entre o psicólogo e o cliente fala de uma distinção entre conceitos: valores e prioridades. Não vamos falar sobre os perigos do fast food. Estamos falando de processos que são importantes neste momento. E o principal é entender o que exatamente é importante - priorizar.

Em primeiro lugar, isso economizará tempo. Pense no agendador de tarefas de um sistema de computador, que prioriza claramente os processos com base nesse princípio.

Em segundo lugar, isso vai lhe poupar energia. De fato, é mais fácil ir à loja a caminho de casa do trabalho do que voltar depois de já ter chegado em casa. É mais conveniente planejar suas atividades com antecedência, calculando as opções possíveis.

Em terceiro lugar, isso determinará suas principais tarefas para o futuro próximo e subordinará todas as outras ações a elas.

Para entender a importância da capacidade de priorizar, considere a situação com fast food.

Opção 1. Situação: Uma mulher cansada volta do trabalho. Ela realmente quer relaxar em casa depois de um dia difícil.

Solução: Compre comida para seus entes queridos em um restaurante de fast food. Isso irá fornecer-lhes bom humor e salvá-la de cozinhar o jantar.

Prioridade: descansar depois de um dia de trabalho duro.

Você vai censurá-la por uma atitude ruim em relação aos entes queridos? Não, porque você entende o motivo de sua ação e a prioridade escolhida.

Opção 2.(complicamos a situação). Tudo é o mesmo, mas há muito pouco dinheiro na carteira.

Solução: compre fast food. Isso a livrará da necessidade de longos tempos de cozimento e dará Tempo adicional para relaxar.

Prioridade: cozinhar os alimentos o mais rápido possível e economizar dinheiro.

Haverá recriminações neste caso? Também não. Porque, a escolha também é clara aqui.

Opção 3. A situação é a mesma.

Solução: compre legumes, descongele a carne, cozinhe chakhokhbili.

Prioridade: nutrição adequada dos entes queridos.

Resumindo: cozinha longa, uma família faminta descontente, uma mulher nervosa e cansada e, possivelmente, conflitos na família, combinados com acusações mútuas.

Essa prioridade valeu os resultados? O que é mais importante para você: a paz na família ou o cumprimento nutrição apropriada? Então, novamente, priorização.

Tendo lidado com os conceitos de prioridade e valores, Olga recebeu lição de casa, na qual era necessário hierarquizar as prioridades diárias, começando pelas mais importantes. A dificuldade da tarefa era que ela tinha que indicar pelo menos 50 pontos.

Com surpresa, a psicóloga notou que a mulher lidou com isso. Em uma versão resumida, ficou assim:

1. Não se atrase para o trabalho.
2. Leve as crianças para a escola.
3. Faça o seu trabalho de boa fé.
4. Não cometa erros nos textos.
5. Para o chefe notou sua diligência.
6. Oportunidade de prêmio.

1. a atenção de N. para sua pessoa.
2. A opinião dos colegas sobre ela aparência.

1. Parecer de A. P. sobre seus sapatos.
2. Um convite para um chá no escritório do contador-chefe.

38. Ter tempo para fazer tudo no serviço, para não levar trabalho para casa.

1. Alimente seus entes queridos.
2. Coma alimentos de baixa caloria para perder peso.

Erros na priorização

Então, já descobrimos que a necessidade de priorizar está diante de nós todos os dias, e o resultado de nossas atividades depende de quão corretamente fazemos isso. O que está errado na classificação de nossa heroína?

O primeiro da lista é não se atrasar para o trabalho, então, por fim, faça o seu trabalho sem cometer erros. Louvável. E se a lista consistisse em quatro itens, a opção com o chefe e o bônus não seriam importantes? E o lado material da questão é irrelevante? Algum tipo de comunismo é obtido.

Na verdade, não é assim. Viemos trabalhar para ganhar dinheiro, o que significa que o interesse material é importante. Workaholics altruístas são rapidamente identificados em qualquer escritório, e então choram no travesseiro, ganham depressão, só porque definiram suas prioridades erradas. São considerados conscienciosos e responsáveis, mas não são promovidos ou incentivados financeiramente.

Outra coisa, as pessoas são carreiristas. Mesmo com habilidades mais baixas, eles altos salários e posições por uma razão prioridades certas. É tão ruim ser um carreirista?

Vários itens da lista estão relacionados à avaliação da aparência. Para toda mulher, a aparência é importante. Mas na lista não vimos nada relacionado aos processos de criação da beleza feminina: maquiagem, manicure, escolha de roupas. Qual é o problema aqui?

NO este caso, a cliente não considera importante cuidar de si mesma, e a avaliação de sua aparência pelos colegas provavelmente a assusta mais do que a agrada. Ela está assustada atitude negativa, ou mesmo comentários, e não espera elogios. Este item, junto com outros, pode causar uma atitude depressiva em relação ao que está acontecendo.

Tudo será mais fácil se você adicionar uma aparência bem cuidada, roupas devidamente selecionadas à lista de prioridades e só então o desejo de não se atrasar. A manhã de uma jovem obedecerá seu humor, reflexo no espelho, desejo de agradar. A opinião dos colegas sobre sua aparência cairá cada vez mais na tabela até desaparecer completamente da classificação.

Este item, é claro, o forçará a mudar os planos para o fim de semana. Você precisa ter tempo para si mesmo: fazer compras, visitar um salão de beleza ou pelo menos fazer tratamentos de beleza simples em casa. Talvez nos planos para o fim de semana haja uma tarefa para relaxar, a coisa mais importante a fazer. Mas nas classificações de prioridade, como regra, cozinhar borscht e costeletas é mais comum, e não opções férias em família.

O que acontece: nós nos conduzimos a um beco sem saída planejamento simples vida? Sim, exatamente. Erros na priorização destroem a personalidade de uma pessoa, tornando-a escrava das necessidades; destruir os relacionamentos na família, trazendo à tona a limpeza do apartamento e a cozinha, reduzindo a importância da comunicação espiritual e das férias em família.

Apresento um diálogo imaginário com os leitores:

“Como é”, exclamam os leitores, “nós mesmos destruímos nossas vidas? Mas tentamos fazer as tarefas domésticas, cuidando dos entes queridos.

- E o que é mais importante para os parentes: um prato de borscht ou uma viagem de esqui conjunta?

“Ambos são importantes”, você diz.

- Corretamente. Mas estamos falando de priorização, quando você precisa escolher uma coisa. E nessa situação, um lanche rápido pode ser adequado se preservar o calor do relacionamento e as impressões do fim de semana. E um dia inteiro passado na cozinha pode causar alienação e ressentimento.

Claro, as tarefas domésticas precisam ser feitas. Mas deve ser planejado de forma a não destruir outros valores.

A arte de priorizar

Priorizar é realmente fácil se você aprender a entender exatamente o que você precisa. Não tenha medo de responder suas perguntas honestamente. Só você pode entender seus desejos.

Como fazer isso? Aqui estão algumas regras:

1. Sempre priorize seu negócio, mesmo as pequenas coisas. Comece o seu dia de trabalho com o que é importante, mas não com o que é simples, leve e de menor volume. Lembre-se de que gastando tempo com as pequenas coisas, você perderá o importante, e isso sempre traz consequências. Seu planejador pessoal deve sempre priorizar.
2. Saiba avaliar claramente sua condição e, com base nisso, planejar suas atividades. Não force nada a menos que seja absolutamente necessário. Se estado negativo norma, então tente mudar esta situação.
3. Envolva seu entorno em decisões e assuntos importantes. Expresse sua condição sem medo da reação de colegas ou entes queridos. Deixe que os outros aprendam a construir suas prioridades, levando em consideração os interesses dos entes queridos.
4. Defina algumas prioridades importantes de longo prazo que estarão presentes no formulário pequenas tarefas. Por exemplo, o objetivo de perder peso se refletirá na compra de alimentos de baixa caloria ou na rejeição da sobremesa.
5. Considere os desejos dos entes queridos em suas prioridades. Ceder a eles e fazer concessões. Não confunda missão e valores. E não deixe que um destrua o outro.

Depois de algum tempo, Olga falou sobre como ela se despediu do marido em uma longa viagem de negócios. Normalmente, ela se levantava cedo de manhã, começava a cozinhar tortas, colocar as coisas em uma mala, passar cada camisa. À noite, ela estava cansada e irritada.

Mas não neste momento. Ela queria desesperadamente passar esse tempo com sua família. Depois de discutir à noite a insignificância das tortas e camisas caseiras, que ainda precisam ser passadas, ela e o marido fizeram as malas e planejaram férias em família.

A jovem falou com um sorriso sobre visitar um shopping e centro de entretenimento, air hockey e algumas compras.

A psicóloga observou que Olga aprendeu a aproveitar a vida.

Sempre haverá tarefas diárias. É muito fácil ficar viciado em uma série interminável de trabalho e tarefas domésticas. Em algum momento, uma pessoa se subordina completamente ao conceito de “deveria”. É então que a vida se enche de cansaço, vaidade e alienação.

É importante entender a tempo próprios desejos e necessidades, é a partir dessa posição que ele define as prioridades diárias para o trabalho e as tarefas domésticas.

Você sabe como fazê-lo? Você quer aprender? Então, para começar, faça sua classificação de prioridades diárias (pelo menos 50 pontos). Apenas um condição importante R: Seja honesto consigo mesmo.

A priorização do gerenciamento de tempo é a base sobre a qual o restante do processo é construído. A gradação errada trará ainda mais caos à vida cotidiana e só agravará a situação. Como lidar com essa tarefa, nosso artigo dirá.

Técnicas de priorização

Desde tempos imemoriais, as pessoas têm feito esforços tremendos para dominar o tempo. data exata origem é desconhecida, mas a primeira menção dela foi registrada em Roma antiga, nas notas do filósofo Luzzius Annaeus Seneca (3-65 d.C.).

Desde então, a humanidade ganhou muita experiência e foi capaz de formar princípios, usando os quais você pode priorizar com competência e conveniência seus próprios assuntos e trabalhar com eficiência. Trazemos à sua atenção uma visão geral dos métodos populares e bem estabelecidos de priorização.

Planejamento de acordo com o sistema ABC

O início da criação desse sistema foi o fato de que, como mostra a experiência, percentagem coisas importantes e sem importância são quase as mesmas. Portanto, todas as classes são distribuídas de acordo com o grau de importância, onde a cada etapa é atribuída uma letra.

O que precisa ser feito primeiro é colocado no grupo "A": essas são as coisas mais importantes e significativas. Os casos com menor indicador de urgência são distribuídos nos grupos “B” e “C”.

• As tarefas urgentes do grupo "A" representam 15% do tempo e trazem 65% dos resultados.
• Tarefas menos urgentes do grupo "B" levam cerca de 20% do tempo, enquanto trazem os mesmos resultados.
• Pequenas coisas "devoram" 65% dos recursos e trazem cerca de 15% do resultado.

Com base nisso, foram desenvolvidas as seguintes “instruções de operação” para o sistema:

1. Faça uma lista geral de tarefas.
2. Organize cada um por urgência.
3. Numere os casos de acordo com sua importância.
4. Divida todas as tarefas nas categorias acima.
5. As tarefas do grupo "A" são resolvidas de forma independente.
6. Do grupo "B" delegado aos funcionários.
7. As tarefas do grupo "C" devem ser minimizadas (eliminadas) ou também delegadas.

Planejamento Eisenhower

Aqui, a gestão do tempo ocorre de acordo com o princípio de distribuir todos os casos em categorias:

• Importante e urgente.
• Não é importante, mas urgente.
• Importante, mas não urgente.
• Não importa e não é urgente.

Idealmente, a maior parte do tempo deve ser dedicada ao segundo grupo. No planejamento adequado o primeiro grupo geralmente deve permanecer vazio, o que indica uso racional Tempo. Os casos da quarta área devem levar um tempo mínimo, pois isso inclui atividades recreativas.

Com um planejamento adequado, o primeiro grupo geralmente deve permanecer vazio, o que indica o uso racional do tempo.

Para a conveniência do planejamento diário, o método Eisenhower envolve a construção de quatro quadrantes, onde existem dois eixos, urgência e importância. As tarefas diárias cabem em cada uma delas (depois de distribuí-las pelos grupos apresentados).

Planejamento de Pareto

Popular com o economista e sociólogo italiano Vilfredo Pareto: 80/20. De acordo com suas observações, apenas 20% do tempo efetivo gasto traz 80% dos resultados.

Aqui estão apenas alguns exemplos de seus cálculos, cujos resultados comprovam um padrão natural:

• 20% de trabalho = 80% de lucro.
• 80% de trabalho = 20% de lucro.
• 20% de clientela = 80% de receita.
• 80% de clientela = 20% de receita.

Use esse padrão em sua vida diária e veja como sua produtividade muda. Como regra, as pessoas estão acostumadas a gastar seu precioso tempo em recreação e entretenimento e dedicam o restante de sua energia aos negócios.

Mude o foco, use 20% do tempo, investindo o máximo do seu potencial pessoal, o que levará a 80% do resultado. Faça apenas as coisas mais importantes primeiro, e só depois o resto. A regra de Pareto é convenientemente aplicada em conjunto com o método de Eisenhower.

Como começar a planejar o tempo

Independentemente do método preferido, a abordagem deve ser a mesma. Não agarre a distribuição de casos imediatamente - isso não levará a nada de bom. Comece com a preparação, que é a observação. Por duas a três semanas, acompanhe sua agenda, mantenha uma cronologia precisa, de até 5 minutos. O momento da cronologia e a precisão nas contagens são muito importantes para os resultados finais.

Mantenha suas entradas da seguinte forma:

• 07:00-07:30 - acordei, fiz exercícios, tomei banho.
• 07:30-08:00 - tomamos café da manhã, verificamos e-mails e redes sociais.
• 08:00-08:30 - preparação de documentação de trabalho.

Os eventos podem ser gravados em qualquer lugar conveniente para você: em um notebook, computador, programa especial, para o gravador de voz. Com base nos dados recebidos, você verá em que tempo é gasto e, em seguida, decidirá quais são os mais importantes e quais são os menos importantes.

Se você decidir "dirigir" seu tempo de forma consciente e eficaz, as dicas a seguir certamente serão úteis:

1. Nunca desacelere o que você conquistou. Assim que você conseguir o que deseja, defina uma nova tarefa e vá em frente. Isso permitirá que você fique sempre em boa forma.
2. Encontre tempo para o autodesenvolvimento.
3. Não assuma os deveres e tarefas de outras pessoas. Você deve avançar, e não se tornar uma ferramenta para o avanço dos outros. Para fazer isso, aprenda a dizer um “NÃO” firme e não se sinta culpado por isso.
4. Analise seus desejos, pense no que você quer alcançar nesta vida. Isso lhe dará uma ideia do que você precisa gastar a maior parte do seu tempo.
5. Dê uma olhada crítica em sua vida para identificar os maus hábitos que "devoram" o tempo. Sinta-se livre para cortá-los fora de sua vida. Como último recurso, deixe-os o menor tempo possível.
6. Se, ao fazer algo, você sente que isso não lhe traz nenhum benefício, mas apenas o retarda ou o puxa para trás, largue-o!
7. Antes de embarcar em qualquer negócio, pense se você precisa? Isso o moverá em direção ao seu objetivo pretendido? Sim - vá em frente, não - esqueça.
8. Mantenha um diário no qual você registrará todas as suas vitórias e conquistas. Em tempos difíceis, você pode “tirar” inspiração e força de lá, o que não permitirá que você se desvie do que foi planejado.
9. Faça planos de negócios não para o dia, mas para a semana - essa abordagem é muito mais eficaz.
10. Quando você ficar preso nos negócios, não se apresse e não entre em pânico. Não há necessidade de tentar fazer tudo de uma vez - não haverá eficiência com isso, mas você pode cometer erros e sistema nervoso pausa. Comece com as coisas mais importantes e vá gradualmente para as menos importantes.
11. Não tente se lembrar de tudo, na agitação do dia a dia é quase impossível. Mantenha um diário onde você escreve tudo o que precisa.

Encontre uma técnica que seja mais confortável para você, leve em consideração as dicas acima e viva todos os dias não apenas com prazer, mas também com benefícios.

• Tradução

Priorização significa fazer as tarefas mais importantes primeiro. Se você é um fabricante de produtos, significa fazer o que é mais valioso para o cliente primeiro.

Na minha experiência, a arte de priorizar decisões é uma das habilidades mais difíceis para as equipes. A razão é que essas decisões às vezes são muito complexas. Embora isso geralmente faça parte das responsabilidades básicas de um gerente de produto, descobri que, nas melhores equipes, cada membro prioriza de forma maníaca, concentrando-se nos mesmos objetivos de seus colegas e trabalhando com eles em conjunto.

Este artigo se concentra nos fundamentos da priorização.

Noções básicas de priorização

A priorização na gestão de produtos pode ser dividida em duas áreas:

• A priorização entre projetos tem tudo a ver com determinar qual projeto sua equipe deve assumir em seguida.
• Priorização do trabalho dentro de um único projeto - aqui o objetivo é concluir um projeto da forma mais eficiente possível.

Como veremos, as maneiras pelas quais devemos lidar com cada um desses problemas são muito diferentes. Isso se explica pelo fato de envolverem soluções diferentes.

Ao priorizar projetos, você deve tomar um decisão importante: em que minha equipe investirá primeiro? Para encontrar a abordagem correta para essa questão, imagine que você está montando um quebra-cabeça. Siga rigorosamente o diagrama para encontrar todas as peças e, quando elas se somarem na sequência correta, você terá a resposta.

Ao priorizar um projeto, você terá que tomar a mesma decisão centenas de vezes: é realmente necessário? A abordagem correta é perceber que o processo de produção de um produto é sempre espontâneo e desenvolver uma forma rígida de pensar que lhe permitirá tomar decisões rapidamente, separando o necessário do opcional.

Priorização entre projetos

Siga rigorosamente o padrão para montar o quebra-cabeça: em que minha equipe investirá primeiro?

A resposta a esta pergunta pode exigir que você seja rigoroso, mas o processo em si não é particularmente difícil:

• Estimar o ROI para cada projeto
• Aplique três restrições: dependências, prazo e composição da equipe.
• Monte o quebra-cabeça - sequenciando projetos com base em ROI e restrições

Presumo que a maioria dessas ideias não seja nova para os leitores, então vamos analisá-las de passagem.

1. Avalie seu ROI

A base para a priorização de projetos é o retorno do investimento (ROI); é medido como a quantidade de valor para o cliente que sua equipe cria por unidade de tempo. Seu objetivo quando se trata de priorização é sempre fazer o trabalho que lhe dará mais valor para o cliente.

Para realçar projetos prioritários, você precisa avaliar duas coisas:

• O valor do cliente que será recebido;
• A quantidade de tempo que levará para concluir o projeto.

Uma vez que você tenha todos esses dados para cada projeto, você pode simplesmente compará-los e então - voila - as prioridades estão à vista.

É claro que é difícil avaliar o impacto e os esforços, mas se presumirmos que a probabilidade de cometer um erro é sempre a mesma, então como exercício comparativo O cálculo do payback é um método perfeitamente legítimo para priorizar projetos.

Adendo: fez uma avaliação de esforço e impacto? Dobre o primeiro valor e divida o segundo por dois - e você se encontrará muito mais próximo da realidade.

2. Aplicar limites

Porque a vida não é tão suave como é planilha, também existem limitações que precisam ser levadas em consideração ao priorizar. As principais restrições com as quais você terá que lidar são dependências, limites de tempo e composição da equipe.

Dependências

Um vício ocorre quando um estágio do trabalho precisa ser concluído para progredir com outro estágio.

Suponha que sua equipe esteja desenvolvendo Aplicações Móveis e você quer fazer com que em smartphones, os clientes possam pagar com o clique de um botão. você descobriu isso este projeto pagará melhor do que qualquer outra pessoa e, portanto, deseja implementar esse recurso o mais rápido possível.

No entanto, para fazer isso, sua empresa deve primeiro poder aceitar pagamentos, que estão sendo trabalhados por outra equipe. A dependência de outros departamentos significa que não há nada que você possa fazer ainda, então a coisa certa a fazer em termos de priorização é adiar o recurso de pagamento com um clique e passar para o próximo projeto com o maior retorno.

No processo de produção de produtos, as dependências são inevitáveis, e quanto mais bem sucedido o produto se torna, mais numerosos eles são, pois maior escala implica mais sistemas complexos. Em grandes empresas, entender e trabalhar com dependências geralmente é o componente mais importante da priorização.

Vou anotar entre parênteses: muitas pessoas pensam que as startups têm altas taxas porque as pessoas lá trabalham mais e são mais ambiciosas. Na verdade, a diferença de velocidade vem do fato de que as startups têm muito menos dependências (e clientes que ficarão insatisfeitos se algo der errado), então é mais fácil para eles acertarem as coisas.

Dependências reversas

Há momentos em que você tem um projeto que será muito útil para outras equipes alcançarem seus objetivos. Nesses casos, você é a dependência.

Se você está calculando o ROI do projeto para a empresa como um todo, e não apenas o seu produto - e você precisa fazer exatamente isso - então você deve calcular o ROI total não só do seu projeto, mas também de todas as dependências que você “descongele” para priorizar corretamente sua equipe.

Sempre que vejo como a equipe está trabalhando para “descongelar” os outros, sinto respeito por essas pessoas - isso fala de maturidade no pensamento do produto. Essas equipes são os heróis desconhecidos, aqueles que agregam mais valor à empresa de produtos.

Prazo

O prazo é uma limitação padrão que todos nós experimentamos. As coisas ficam especialmente sérias quando há o risco de você gastar dinheiro antes de implementar o recurso mais lucrativo, e tudo acabará.

Em tal situação, a decisão certa, é claro, seria escolher o projeto com melhor custo-benefício que pudesse ser concluído de forma realista dentro desse prazo.

Alinhar

Nem todas as equipes são iguais e, às vezes, a composição de uma equipe influenciará suas decisões sobre qual projeto assumir.

Tomemos, por exemplo, uma equipe que consiste quase inteiramente de pessoas novas na empresa - por exemplo, um monte de estagiários (não quero falar mal dos estagiários, 50% de todo o software é feito por eles).

Nessas situações, deve-se ter cuidado ao priorizar um projeto que contenha muitos riscos para os clientes, mesmo que tenha o maior ROI. Em vez disso, será mais benéfico para você priorizar um projeto que não afete nenhuma parte crítica do código ou a experiência do usuário, porque a probabilidade de um resultado ruim é reduzida várias vezes.

Ajude as equipes principiantes a se prepararem primeiro, implementando com sucesso alguns pequenos projetos. Uma vez que eles tenham um histórico de recursos implementados com sucesso, eles podem passar para projetos mais complexos.

Priorize entre projetos: monte todo o quebra-cabeça e comece a trabalhar

Estou subestimando a quantidade de trabalho necessária para coletar todas as informações acima, mas uma vez que você tenha tudo em suas mãos, tudo o que resta é juntar as peças.

Definir prioridades dentro do projeto

Uma vez que um projeto está em andamento, a priorização difere em um nível fundamental. Ela se torna mais espontânea. As decisões precisam ser tomadas todos os dias, e não há tempo suficiente para uma análise profunda de cada problema, o que fizemos na etapa de seleção de projetos. Além disso, durante esse período, a equipe está nervosa - afinal, todas essas decisões afetarão de alguma forma os clientes reais, e às vezes pode parecer que a reputação de cada um dos envolvidos na startup está em jogo.

A única maneira de lidar com a velocidade e a caoticidade do processo de desenvolvimento de produtos é desenvolver uma abordagem rígida em que todo o trabalho que a equipe faz seja rastreado e todas as ações sejam questionadas: é realmente necessário?

Adotar uma abordagem dura é reconhecer situação real coisas, perceba o que você tem que fazer diariamente escolha difícil onde concentrar sua energia. Perceba que a intenção de lançar o produto perfeito é uma ilusão de que o lançamento sempre exige compromissos.

A abordagem dura é causada pelo desejo de levar o produto ao lançamento. As expectativas de investidores e clientes pressionam tanto a equipe que, no final, torna-se simplesmente assustador para muitos levar o produto ao mercado. Eles começam a se preocupar com ninharias a tal ponto que o trabalho praticamente não se move. Eles perdem de vista o que realmente importa - valor do cliente por unidade de tempo - e começam a perseguir a perfeição.

Mostre-me uma equipe que não tenha bugs no lançamento e eu direi que eles deveriam ter sido lançados há muito tempo.

Na verdade, a própria espontaneidade da priorização dentro de um projeto torna inútil qualquer tentativa de definir uma sequência fixa de atividades. Uma estratégia mais produtiva é ajudar a equipe a aprender conceitos de desenvolvimento de produtos que serão úteis para responder com firmeza à pergunta: “Isso é realmente necessário?”. Aqui estão os que abordaremos neste artigo:

1. Criamos um sistema de priorização
2. Use suposições de produtos para encontrar um equilíbrio entre qualidade e velocidade
3. Custo do tempo de inicialização

1. Crie um sistema de priorização

Qualquer software padrão é uma dor de cabeça. Ele ainda tem bugs e, com o tempo, só haverá mais deles. Se uma equipe, diante de um novo bug, não puder determinar rapidamente se vale a pena corrigi-lo, sua capacidade de se concentrar nas tarefas mais importantes será prejudicada.

Você não pode se dar ao luxo de convocar uma reunião e discutir prioridades toda vez que um bug é descoberto, então saída ideal introduzirá um sistema pelo qual você pode determinar quais bugs trabalhar imediatamente e quais desistir.

Como exemplo, aqui está um sistema que provou ser útil para minha equipe.

O eixo x representa a porcentagem de usuários que serão afetados pelo bug, o eixo y representa a gravidade do impacto. O ponto vermelho representa o próprio bug.

Para aplicar esse sistema, trabalhe com sua equipe para determinar qual nível de gravidade e porcentagem de usuários serão considerados o máximo permitido (no nosso caso, são “os usuários não podem concluir o pagamento” e 5%, respectivamente). Em seguida, divida o campo em zonas e decida quais ações serão tomadas para cada uma. O conjunto de ações deve necessariamente incluir “enviar para o backlog e não tocar”.

Se você dedicar tempo e esforço a isso, sua equipe se tornará uma verdadeira máquina de correção de bugs, e a possibilidade de alguém trabalhar em um bug menor será eliminada no nível do sistema.

2. Use as premissas do produto para encontrar um equilíbrio entre qualidade e velocidade

Você costuma ouvir histórias sobre o código terrível que os fundadores de uma startup escreveram nos estágios iniciais. Então, quando a empresa alcançou o sucesso, esse código foi um pesadelo para os novos programadores da equipe.

O quê, os fundadores não sabiam escrever código? Não excluído. Mas provavelmente naquela época eles simplesmente não se importavam com a qualidade do código, já que a probabilidade de o produto ser bem-sucedido era extremamente pequena. Então eles enfatizaram a velocidade e o teste de ideias.

Toda equipe inevitavelmente sacrifica alguma qualidade para lançar um produto. Ela tem que decidir onde traçar a linha e, na maioria das vezes, isso é determinado pela forma como as prioridades são definidas - o que é considerado fundamental para a qualidade do produto.

Aqui está uma boa maneira de encontrar seu ponto ideal no espectro de velocidade para qualidade: baseie-se em suas suposições sobre o produto. As suposições do produto são aquelas crenças subjacentes sobre um problema do usuário ou solução pretendida que você possui.

Como um exemplo simples você pode trazer a empresa Facebook no início de suas atividades. O suposto problema foi formulado como "as pessoas querem se comunicar online". Depois de confirmar que o problema era real, eles começaram a ter ideias para o produto, como a possibilidade de adicionar outros usuários como amigos - em outras palavras, fazer suposições sobre como resolver o problema.

Se você analisar seu produto, verá que a situação com suposições pode ser a seguinte:

1. O problema que você quer resolver é uma suposição
2. A solução que você propõe para problema conhecido, é uma suposição
3. Nem o problema nem a solução é um palpite (você sabe exatamente o que fazer e por quê)

Se você está no lado esquerdo do espectro, supõe que os usuários estão enfrentando algum problema, mas não sabe o quanto isso é verdade. Nesse caso, seria melhor cortar o máximo possível e lançar o produto o mais rápido possível para minimizar o risco de resolver um problema que não existe.

Pelo contrário, se você está na ponta certa do espectro, ou seja, está confiante tanto na relevância do problema quanto em como criar a solução certa, vale a pena fornecer o máximo qualidade possível- afinal, você sabe que o produto fará sucesso, o que significa que você precisa de um bom começo para o futuro.

Muitas vezes as empresas criam equipes separadas para experimentação e para trabalhar no “núcleo”. Parece-me que essa estrutura organizacional indica que a maioria das equipes não tem uma compreensão da gama de pressupostos sobre o produto e, portanto, não são capazes de fazer uma escolha inequívoca em favor da velocidade ou da qualidade.

3. Custo de tempo de lançamento

O software tem valor para os usuários somente após o lançamento.

Isso significa que devemos ser capazes de determinar o valor de um lançamento antecipado de produto para os usuários. Já falei sobre esse conceito em um dos meus artigos anteriores.

Por exemplo, as equipes geralmente enfrentam a difícil escolha de implementar um recurso para 80% dos clientes e atrasá-lo para os 20% restantes. Normalmente, essa situação se desenvolve quando sua implementação para esses 20% requer funcionalidade de nicho, cuja criação levará o dobro do tempo (em comparação com o que foi implementado para 80%).

Vamos quebrar as duas opções.

Observando o gráfico, vemos que, no primeiro caso, 80% dos usuários ganham - eles obtêm acesso à funcionalidade mais cedo e conseguem extrair mais valor. Caso contrário, eles teriam que esperar. Então, acontece que não há nada para adivinhar - você deve escolher a primeira opção? Na verdade. A escolha continua difícil porque:

1. Os 20% dos usuários que permanecem não alcançados definitivamente entenderão que você tomou a decisão de não apoiá-los e ficarão furiosos. Do ponto de vista deles, seria melhor se você não fizesse nada.
2. 80% dos usuários para os quais o recurso será conectado não sentirão realmente que ganharam algo por terem acesso a ele mais cedo.

Paradoxalmente, esses dois efeitos se somam ao seguinte: ao tomar a decisão de fornecer mais valor aos usuários em um determinado período de tempo, irritaremos mais pessoas do que se não fizéssemos nada. Viveu até.

No entanto, nesses casos, costumo aconselhar as equipes a se esforçarem e lançarem o produto. E é por causa disso:

1. Se os usuários conhecessem o contexto e pudessem decidir por nós, a grande maioria votaria pelo lançamento.
2. NO longo prazo, se a equipe aderir consistentemente a essa estratégia, gradualmente a proporção de casos em que um determinado usuário está entre os 80% e 20%, respectivamente, será equilibrada. Como resultado, o efeito é cumulativo e os usuários obtêm mais valor exponencialmente em um determinado período do que obteriam de uma empresa que prefere sempre esperar até conseguir capturar 100% de sua base de clientes.

Optar por um lançamento antecipado é uma daquelas ideias fáceis de pensar, mas difíceis de implementar devido ao desconforto que causa. Quem souber priorizar rigidamente entenderá o que é o quê e poderá agir no interesse dos usuários.

Priorização dentro do projeto: uma abordagem rígida não é natural

Os conceitos considerados são aqueles cuja utilidade tive a oportunidade de verificar em experiência própria. Existem outros, e tudo o que sugeri pode ser ajustado no processo de aplicação.

Infelizmente, o máximo de as empresas relutam em adotar uma abordagem rígida de priorização, apesar de este ser um princípio fundamental para quem cria produtos.

Por exemplo, em grandes organizações, novos recursos são lançados de vez em quando; a maioria dos trabalhadores aprende sobre isso não antes dos próprios usuários. Você acha que eles verão em tais condições que seus colegas conseguiram gastar três vezes menos tempo no lançamento do que outros teriam gasto em seu lugar? Improvável. Mas eles perceberão o que está faltando no produto final, mesmo que todas essas falhas tenham sido perdidas pela equipe de propósito.

Por outro lado, um produto polido geralmente é elogiado dentro da empresa. Uma coisa ruim: levou dois anos para trazê-lo para o lançamento. É uma pena que não pensemos em quantos usuários se afastaram de nós porque se desesperaram em esperar por isso.

Motive sua equipe para melhorar - ou seja, mais difícil.

Priorizar é uma arte

O tempo é o mais recurso valioso que sua empresa tem à sua disposição. Se sua responsabilidade é administrar esse tempo, você precisa desenvolver essa habilidade ao máximo. Esta é uma arte que pode ser intencionalmente compreendida na prática.

Por fim, ofereço mais uma tese sobre o tema das prioridades: sempre há uma maneira de atingir seu objetivo mais rápido do que o planejado.

Sempre. Você só precisa encontrá-lo. Você só precisa fazer a pergunta: “Como podemos fazer isso duas vezes mais rápido?” no final da reunião - e de alguma forma milagrosamente a equipe chegará a uma solução.

Estou lançando produtos há dois anos e nunca estive em uma situação em que a equipe não conseguisse descobrir como entregar o mesmo valor ao usuário em menos tempo. Também não me deparei com casos em que a equipe priorizou idealmente - o que mais uma vez confirma o que foi dito acima.

Se aceitarmos que sempre há uma saída, então o mais razoável é priorizar de forma ativa e firme, quer o projeto já esteja em andamento ou você ainda esteja escolhendo qual das startups fazer.

Mesmo que seu projeto seja um estado inteiro.