Es scheint, warum Dokumente überhaupt heften, wenn Sie sie heften, mit einer Büroklammer heften, zu einer Akte falten oder sogar kleben können, ganz zu schweigen von der elektronischen Übertragung von Papieren? Es gibt jedoch viele Orte, an denen Sie die mit einem Faden vernähten Blätter tragen müssen: zum Finanzamt, ins Archiv, zu den Gerichten und so weiter. Dies ist notwendig, um das Sicherheitsniveau zu erhöhen, schließlich ist es unmöglich, das Blatt bei korrekt gehefteten Dokumenten diskret auszutauschen. Dies lässt sich leicht durch einen Blick auf die gebundenen Dokumente überprüfen.

Es scheint, dass alles ganz einfach ist: Flashen Sie die Blätter und zertifizieren Sie sie. Aber es gibt eine Schwierigkeit, die Angestellte oft verwirrt – das ist der Mangel an einzige Regel Nähen. Gleichzeitig hat das Finanzamt bzw. das Archiv das Recht, falsch befestigte Unterlagen zurückzugeben, was die ohnehin schleppenden Verfahren stark verzögern kann. Verzweifeln Sie jedoch nicht: Es gibt mehrere GOSTs, nach denen dieser Vorgang durchgeführt werden sollte.

Welche GOSTs und Standards sollten berücksichtigt werden

Das Foto zeigt, wie die Dokumentation durch 3 Löcher geheftet wird

Wie bereits erwähnt, ist die Hauptschwierigkeit das Fehlen von gemeinsame Norm. Allerdings dort Allgemeine Regeln Zusicherungen, die in den meisten Fällen für A4-Dokumente gelten. Sie können sich darüber informieren in methodische Empfehlungen zur Entwicklung von Anleitungen für Büroarbeiten in Bundesorgane Exekutivgewalt, genehmigt durch die Verordnung des Bundesarchivs vom 23. Dezember 2009 Nr. 76 und GOST R 51141-98 "Büroarbeit und Archivierung".

Wenn Sie eine LLC registrieren müssen, lesen Sie bitte die „Anforderungen für die Ausführung von Dokumenten, die in verwendet werden staatliche Registrierung juristische Personen und Einzelpersonen als einzelne Unternehmer“ vom 26.02.2004 N-110 und „Methodische Erläuterungen zum Verfahren zum Ausfüllen der für die staatliche Registrierung verwendeten Dokumentenformulare juristische Person» (Artikel 1, Absatz 3). Es sollte beachtet werden, dass die meisten Empfehlungen für Unterlagen, die länger als zehn Jahre aufbewahrt werden.

Sollten Sie jedoch Zweifel an der Richtigkeit obiger Angaben haben, klären Sie am besten vorab alle Feinheiten vor Ort. Manchmal ist es erforderlich, jedes Blatt oder jede Nummer von Blättern oder Seiten zu zertifizieren. Auch daran sollte man sich erinnern Alle Dokumente, die aus mehr als einem Blatt bestehen, unterliegen der Firmware.

Cover-Design

Die Abdeckung ist für die beste Aufbewahrung des Dokuments erforderlich. Es gibt zwei Arten: Normal- und Langzeitlagerung. Der erste ist ein dünner Karton, der zweite ist aus einem dichteren, härteren. Gleichzeitig sollte für Dokumente, die zur staatlichen Aufbewahrung übergeben werden, nur säurefreier Karton als Hülle verwendet werden.

Um ein Dokument zu heften, das aus Blättern im A4-Format besteht, wird eine Umschlaggröße von 22,9 x 32,4 cm verwendet, d. h. etwas größer als das Blatt selbst.

Wenn die in den Koffer eingenähten Blätter eine nicht standardmäßige Größe haben, muss die Abdeckung die entsprechenden Abmessungen ohne Zugaben an den Seiten haben. Zur Erhöhung der Festigkeit werden zusätzlich vorne und hinten dünne Pappstreifen genäht, durch die das Seil geführt werden muss. Gleichzeitig gibt es auch für Leim Sonderregelungen: keine Kleister, nur Schreibwaren oder Silikat-Optionen.

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Seitennummerierung

Damit die Blätter nicht verwechselt werden und verloren gehen, ist das Dokument nummeriert. Das Hauptteil Nähen, das seine eigenen Eigenschaften und Regeln hat:

• Bevor Sie mit dem Aufschreiben der Nummern beginnen, müssen Sie alle leeren Blätter aus dem Koffer ziehen und das Inventar beiseite legen - es erscheint nicht in der Nummerierung. Sortieren Sie dann Filialdokumente nach Datum oder anderen Kriterien wie Land oder Alphabet. Eine Ausnahme bilden Ausschreibungen, bei denen Firmen selbst den Standort angeben.
• Als nächstes benötigen Sie einen einfachen Bleistift. Bei einfachen Blättern wird die Nummerierung in der oberen rechten Ecke angebracht; in eingenähten Karten, Fotos, Zeichnungen usw. - im Gegenteil, in der linken obere Ecke auf dem Rücken. Großformatige Blätter werden vorne rechts oben platziert. Auch wenn die Karte aus mehreren zusammengeklebten Blättern besteht, handelt es sich um ein Blatt im Dokument. Gleichzeitig steht auf der Rückseite die Anzahl der Blätter: "Blatt Nr. xxx - ein Klebediagramm von xxx Blättern." Dies gilt auch für fest mit dem Blatt verklebte Fotos, Grafiken und Ausschnitte: „Auf Blatt Nr. xxx sind xxx Ausschnitte und xxx Fotos gemäß der Beschreibung auf der Rückseite aufgeklebt.“ Werden solche Beilagen nur von einer Ecke geklebt, so sind sie separate Blätter und werden separat nummeriert.
• Es lohnt sich, sofort die Merkmale der großformatigen Firmware zu beachten: Falten Sie das Blatt auf das erforderliche Format, befestigen Sie es an den Dokumenten und sehen Sie, wohin der Faden führt. Dort müssen Sie es flashen und nirgendwo sonst.
• Wenn sich in der Datei ein Dokument mit eigener Nummerierung befindet (Broschüre, Zeitschriften, Zeitungen), kann es nur dann unverändert bleiben, wenn die Nummern mit den allgemeinen übereinstimmen. Andernfalls unterliegt das Dokument einer Neunummerierung mit Aufnahme in gemeinsame Liste. Wenn ein Umschlag mit Materialien in den Koffer eingenäht wurde, müssen die Materialien separat nummeriert auf den Umschlag gelegt werden gewünschte Zahl und erstellen Sie eine separate Bestandsaufnahme des Anhangs. Bände oder Teile eines Falls werden ebenfalls separat nummeriert.
• Wenn Sie bei der Nummerierung einen Fehler machen, müssen Sie die Nummern sorgfältig mit einem Schrägstrich durchstreichen und nebeneinander setzen. die gewünschte Zahl. Gleichzeitig wird eine neue Zertifizierungsinschrift erstellt. Bei zu vielen Fehlern wird die Datei neu nummeriert, der alte Beglaubigungsvermerk durchgestrichen und ein neuer erstellt. Werden der Datei neue Blätter hinzugefügt, muss das Dokument komplett neu nummeriert werden. BEIM Ausnahmefällen Sie können die Verwendung von Buchstaben anstelle von Zahlen zulassen: 1, 2, 2a, 2b, 3.

Nach dem Anbringen der Nummern wird eine Bestätigungsinschrift erstellt. Es enthält Informationen zu allen in den Koffer eingenähten Blättern: gesamt was genau eingenäht ist (Karten, Fotos, Ausschnitte), in welchem ​​Zustand sie sind (eingerissen, viele Kleckse), welche Blattnummern fehlen, ab welchem ​​Datum die Nummerierung begonnen hat. Unbedingt setzen Unterschrift, Transkript, Position, Datum, Blattformat.

Beschreibung des Dokuments

Die Bestandsaufnahme ist für den Kontrollvergleich der verfügbaren Bleche, ihrer Lage und Konfiguration notwendig. Es wird nicht nummeriert und vor dem ersten Blatt angebracht. Es muss folgende Angaben enthalten: Firma, Ort, Datum, Position und vollständiger Name des Zertifizierers. Das Inventar selbst kann in Form einer Tabelle dargestellt werden, die das Erstellungsdatum des beigefügten Dokuments, seinen Namen, die erfassten Blätter und deren Gesamtzahl angibt.

Dem Dokument sollte immer eine allgemeine Beschreibung beigefügt werden. Darüber hinaus kann sich in der Kiste ein Inventar befinden, das auf separaten Blättern oder einem beigefügten Umschlag erstellt wurde.

Dokumentenzertifizierung

Die Zertifizierung krönt den gesamten Vorgang des Heftens eines Kartons, es sei denn, es ist erforderlich, jedes Blatt separat zu zertifizieren. Beglaubigung ist die Unterschrift einer autorisierten Person, die für die Übermittlung aller gebundenen Dokumente an Steuer-, Archiv- oder andere Behörden verantwortlich ist. Es wird auf die Rückseite des letzten Blattes gelegt.

Wie funktioniert die Firmware im Allgemeinen? Du wirst brauchen Locher, Faden, Aufkleber zur Beruhigung, sowie grober Faden, Klebeband, glatter Faden oder ähnliches. Verwenden Sie am besten die erste Option - sie ist stark genug und reißt nicht. Der Zertifizierungsaufkleber besteht aus dünnem Papier, auf dem der folgende Text aufgedruckt ist:

Genäht, nummeriert, signiert

und Siegel _______ (_____) Blatt ___

Generaldirektor

GMBH "______"

VOLLSTÄNDIGER NAME"

Der Ablauf selbst sieht so aus:

1. Nachdem Sie die Blätter genommen haben, legen Sie sie in einen Locher und machen Sie zwei oder mehr Löcher an einer Stelle. Wenn die Anzahl der Blätter gering ist, können Sie sie mit einer Nadel oder Ahle durchstechen, aber Sie müssen darauf achten, das Papier nicht zu zerreißen. Ziehen Sie den Faden durch beide Löcher, so dass seine Mitte außen liegt und die Enden hinten nach unten gehen. Für mehr Festigkeit müssen Sie den Faden zweimal einfädeln.
2. Binden Sie die Schwänze zu einem Knoten, schneiden Sie den überschüssigen Faden ab (die Länge der Schwänze sollte sechs Zentimeter nicht überschreiten) und kleben Sie das vorbereitete Stück Papier so darauf, dass es den Knoten bedeckt, aber nicht vollständig verdeckt. Wird das Dokument länger als zehn Jahre aufbewahrt, besteht der Aufkleber aus Papyruspapier.
3. Nachdem der Kleber getrocknet ist, wird der Aufkleber von der angegebenen Person gestempelt und unterschrieben, wobei er nicht über die Ränder des Papiers hinausgehen sollte. Manchmal kann es notwendig sein, die Informationen zusätzlich mit Klebstoff zu sichern. In manchen Fällen wird für jedes Blatt eine Beglaubigung verlangt. In diesem Fall wird die Unterschrift der auf der Rückseite angegebenen autorisierten Person unten gesetzt.

Nähen an 3 und 4 Löchern

Der gesamte Vernetzungsprozess wurde oben kurz beschrieben. Gleichzeitig werden mehrere Befestigungsmöglichkeiten unterschieden: für drei und vier Löcher. Sie allgemeines Prinzip bleibt gleich, nur die Details unterscheiden sich:

• Um eine Hülle in drei Löcher zu nähen, müssen Sie die Blätter dreimal stanzen und den Faden richtig festziehen. Der Abstand zwischen den Löchern sollte drei Zentimeter nicht überschreiten. Drehen Sie die Hülle um und führen Sie den Faden durch das mittlere Loch (die Spitze sollte aus dem ersten Blatt herausragen). Führen Sie den Faden dann durch das obere Loch, dann durch das untere Loch und schließlich durch das mittlere Loch. Beide Enden des Fadens ragen hinter dem Gehäuse heraus, und Sie können sicher einen Knoten binden und ein Stück Papier kleben.
• Fast auf die gleiche Weise erfolgt das Nähen in vier Löcher, der Abstand zwischen ihnen beträgt etwa anderthalb Zentimeter. Drehen Sie das Dokument um und fädeln Sie den Faden durch das zweite Loch von oben und dann durch das untere Loch. Dann machen Sie eine Schlange: das zweite Loch von unten - das obere Loch vom ersten Blatt - das zweite Loch von oben, von dem aus alles begann. Binden Sie einen Faden zu einem Knoten, kleben Sie Pergamentpapier und unterschreiben Sie, wenn Sie Dokumente einreichen.

In einigen Fällen ist eine Firmware für fünf Löcher möglich, während sich das Prinzip überhaupt nicht ändert.

Dieser Vorgang wird im folgenden Video Schritt für Schritt erklärt:

Warum Sie Dokumentation binden müssen

Jeder benötigt möglicherweise die Fähigkeit, Dokumente zu heften: Dokumente werden geheftet, um einen Antrag auf Eröffnung eines Unternehmens zu stellen, an einer Ausschreibung teilzunehmen, Dokumente an ein Archiv oder Gericht einzureichen, Abrechnungsberichte oder Personaldokumente zu übertragen. Gleichzeitig müssen Sie nicht nur Originale, sondern auch Kopien heften wichtige Dokumente, die am Bedarfsort nicht übertragbar sind.

Meistens müssen Sie Kasse und Buchhaltung sowie viele Geschäftsdokumente heften: Geschäftsbücher, Design u Steuerunterlagen, notarielle Angelegenheiten. Einige von ihnen haben spezielle Firmware-Anforderungen, die Sie im Voraus kennen sollten. Buchhaltungsdokumente werden durch fünf Löcher geheftet, Steuer- und Archivdokumente werden durch drei Löcher geheftet, Bargelddokumente werden oft durch die obere linke Ecke geheftet.

Trotz der allgemeinen Regeln haben einige Behörden ihre eigenen Unterscheidungsmerkmale, über die es besser ist, im Voraus zu klären, damit Sie später nicht alles reparieren müssen. Und denken Sie an eine wichtige Tatsache: Nur ein Mitarbeiter mit diesen Rechten kann Dokumente zusammenfügen.

Für die Systematisierung der Dokumente muss man richtig ausstellen. Die Hauptanforderung reduziert sich auf die bequeme Aufbewahrung und die Gewährleistung der Sicherheit der Dokumentation, die durch die Bindung mit Fäden erreicht wird.

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Wie kann man Dokumente im Jahr 2019 flashen? Bevor Dokumente bei verschiedenen Behörden eingereicht oder ins Archiv überführt werden, müssen die Blätter ordnungsgemäß befestigt werden.

Dazu wird das Papier mit Fäden vernäht. In dieser Form sind Dokumente vor Verlust und Substitution geschützt. Aber wie näht man die Dokumentation richtig mit Fäden?

Was du wissen musst

Die Aufbewahrung, Verarbeitung und Übermittlung von Dokumenten an verschiedene Behörden erfordert Papierkram.

Am häufigsten ergibt sich der Bedarf an Firmware, wenn Unterlagen bei Registrierungs- oder Regulierungsbehörden eingereicht werden.

Das Heften ist ein wesentlicher Bestandteil des Prozesses der Dokumentenerstellung, zusammen mit der Überprüfung der Richtigkeit der Informationen und der Einhaltung der Reihenfolge des Ausfüllens.

Heften ist die zuverlässigste Methode, um den Verlust eines Teils der Dokumente zu verhindern. Korrekt geheftete Dokumente können nicht gefälscht und ersetzt werden.

Aber ein so einfacher Prozess wie das Flashen von Papieren in Bezug auf offizielle Dokumente ist ein streng regulierter Prozess.

Das heißt, Sie können die Blätter nicht einfach mit Fäden befestigen, Sie müssen beachten bestimmte Regeln Design.

Definitionen

Heften von Dokumenten bedeutet, dass die Dokumente in der richtigen Reihenfolge zusammengeheftet werden.

Falsches Heften kann dazu führen, dass Dokumente zerlegt werden und anschließend Blätter verloren gehen oder ersetzt werden.

In einer solchen Situation ist es fast unmöglich zu beweisen, dass die Dokumente in Ordnung waren. Je nach Wichtigkeit der Dokumente können die Folgen eine echte Katastrophe sein.

Zum Zusammenheften von Dokumenten werden ein Hefter, spezielle Geräte oder Fäden verwendet. Die Gewindebefestigung ist jedoch weiterhin die zuverlässigste, da in diesem Fall kein Austausch einzelner Blätter möglich ist.

Aber wenn Sie Dokumente flashen, müssen Sie es richtig machen. Unsachgemäß geheftete Unterlagen werden von Behörden nicht akzeptiert.

Einige Firmen sind darauf spezialisiert, Dokument-Firmware nach allen Regeln anzubieten.

Aber eigentlich ist es eine einfache Sache. Wenn Sie wissen, wie man Blätter richtig näht, können Sie diese Arbeit selbst erledigen.

Was ist der Zweck davon

Die eigentliche Bedeutung des Firmware-Verfahrens liegt in der sicheren Fixierung von Papieren. Dokumente sind vor versehentlichem Verlust geschützt und ein einzelnes Blatt kann nicht unauffällig aus einem Stapel nummerierter Papiere entfernt werden.

Der Vorteil der Firmware liegt auch in der Bequemlichkeit des Speicherns. Genähte Etuis sind recht kompakt, nehmen wenig Platz ein und sind einfacher zu organisieren.

Einige Dokumente haben eine sehr lange Archivierungsdauer. Geheftete Papiere werden in der richtigen Form aufbewahrt, bei Bedarf finden Sie leicht die notwendige Dokumentation.

Die Aufbewahrung von Dokumenten ist nicht nur für staatliche Stellen wichtig, sondern auch für private Unternehmer. In diesem Fall können die Probleme der Gewerbeanmeldung jedoch innerhalb der Organisation gelöst werden.

Was die Zustellung von Dokumenten an Regierungsbehörden betrifft, so ist es oft das falsche Heften von Papieren, das zu einer Verweigerung der Annahme führt.

Gesetzliche Regelung

Irgendwie besondere Regelungen die Firmware von Dokumenten ist nicht geregelt. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie Dokumente beliebig zusammenfügen können.

Der Prozess wird gemäß den bestehenden Anforderungen an die Verarbeitung wichtiger Dokumente durchgeführt.

Die notwendigen Leitlinien sind in den folgenden Bestimmungen enthalten:

So heften Sie Dokumente mit Faden zusammen

Bevor Sie mit dem Heften von Dokumenten beginnen, müssen Sie diese vorbereiten. Dazu werden alle Papiere nach Datum sortiert. Weiterhin werden die Dokumente entsprechend der Reihenfolge aufsummiert und jedes einzelne Blatt nummeriert.

Für die Nummerierung werden arabische Ziffern verwendet. Die Nummer ist auf der rechten Seite des Blattes angebracht. In diesem Fall beginnt die Nummerierung bei der Nummer 1, aber gebundene Dokumente werden nicht berücksichtigt.

Um Dokumente vor äußeren Einflüssen zu schützen, kommt eine spezielle Kartonhülle „Delo“ zum Einsatz, die es in verschiedenen Größen und Qualitäten gibt.

Beim Heften von Standarddokumenten wird ein typischer A4-Ordner verwendet. Umschläge unterliegen auch der Nummerierung in der Dokumentation.

In diesem Fall wird zuerst die Nummer auf den Umschlag gesetzt und erst dann werden die darin aufbewahrten Fotos und Papiere nummeriert.

Wenn bei der Nummerierung ein Fehler gemacht wurde, dann wird der falsche Wert mit einem Strich durchgestrichen und dann die Nummerierung fortgesetzt.

Das Blatt mit dem Vorhandensein eines durchgestrichenen Fehlers wird durch die Aufschrift "Korrigiert, um zu glauben", Unterschrift und Siegel bestätigt.

Was genau brauchen Sie

Firmware unterliegt am meisten verschiedene Typen Dokumente - Buchhaltung, Steuern, gesetzliche Vorschriften, Berichterstattung usw.

Die allgemeine Firmware-Reihenfolge ist jedoch Standard verschiedene Methoden Nähen. Aber für bestimmte Typen Dokumentation, gibt es einige Funktionen.

Buchhaltungsdokumente werden wie normale Dokumente zusammengefügt. Aber es gibt eine Einschränkung - fünf Löcher werden während der Firmware gemacht, da die Dinge ziemlich umfangreich werden.

Darüber hinaus hat nur ein autorisierter Mitarbeiter, hauptsächlich ein Buchhalter, der Geschäfte führt, das Recht, Dokumente zu nähen.

Die Nummerierung auf den Buchhaltungsunterlagen ist mit Bleistift angebracht. Es ist eine Bestandsaufnahme aller im Fall vorhandenen Unterlagen zu erstellen.

Bei der Vorbereitung von Dokumenten für die Archivierung ist Folgendes erforderlich:

1. Systematisierung aller Dokumente.
2. Nummerierung.
3. Je nach Verwendungszweck alle Papiere in eine gemeinsame Mappe säumen.
4. Beschreibungserstellung.
5. Genähtes Ordner-Cover-Design.

Dieses Verfahren ist bei der Archivierung von Dokumenten mit einer Mindesthaltbarkeit von 25 Jahren vorgesehen.

Papiere mit einer Haltbarkeit von bis zu 10 Jahren können zwar nicht in der Mappe nummeriert und in einer Ordnermappe abgelegt werden, dennoch ist eine Fadenbindung zuverlässiger.

Bei Archivalien ist es wichtig, den Umschlag richtig anzuordnen. Auf dem Kartondeckel steht:

• Name der Einrichtung;
• Unterteilung;
• Aufbewahrungszeitraum;
• Name und Thema des Falls.

Bei der Erstellung von Steuerunterlagen gibt es auch Feinheiten. So werden Papiere zur Registrierung eines einzelnen Unternehmers oder einer juristischen Person, zur Änderung von Steuerdaten, Dokumente in Anwesenheit eines Notars zusammengefügt.

Dadurch wird sichergestellt, dass nach der Unterschriftsbeglaubigung keine Korrekturen in der Zusammensetzung der Dokumente vorgenommen wurden.

Seit Juli 2013 können Steuererklärungen ohne Flashen abgegeben werden. Unternehmer können selbst wählen, ob sie Papiere heften oder in gehefteter Form abgeben möchten.

Verfahren

Befolgen Sie beim Flashen von Dokumenten das Standardverfahren:

Ausrüstung	Sortieren Sie Dokumente in Bündel von nicht mehr als 250 Blättern mit einer Dicke von nicht mehr als 4 cm Legen Sie am Anfang jeder Packung ein Blatt für eine interne Bestandsaufnahme Fügen Sie jedem Block ein leeres Blatt für eine begleitende Beschriftung hinzu
Nummerierung	Verwenden Sie ein spezielles Nummerierungswerkzeug oder einen schwarzen Stift, um die Seitenzahlen in der oberen rechten Ecke der Vorderseite zu platzieren das in der Mitte gesäumte Blatt sollte für zwei Blätter nummeriert werden Abbildungen auf der Rückseite des Blattes nummeriert
Ausbildung	eine Bestandsaufnahme machen kleben Sie das fertige Inventar auf den Umschlag oder säumen Sie es mit anderen Dokumenten Bereiten Sie Materialien zum Befestigen vor (Kapron oder scharfe Fäden, Schreibwarenkleber, Ahle, Pappe)
Abdeckung	für die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten wird Hartkarton gewählt (das Format hängt von der Form der zu archivierenden Papiere ab) Geben Sie auf dem Umschlag Informationen über die Organisation, die Art der Dokumente, die Haltbarkeit, die Anzahl der Blätter und das Anmeldedatum an
Lochstanzen	Löcher werden mit einer Ahle oder einem normalen Locher gemacht Platz für Löcher - an den Rändern links mit einem Einzug von der Kante von 1,5 bis 2 cm, mit einem Abstand zwischen benachbarten Einstichen von etwa 3 cm und streng vertikal
Firmware	Langzeitarchivierungsdokumente werden mit dem Umschlag durchgeheftet gewöhnliche Papiere werden von dem Blatt nach der Bindung abgelegt Blätter sind doppelt geheftet

in zwei Löchern

bei den meisten einfache Möglichkeit ist das Heften von Dokumenten durch zwei Einstiche. Das Verfahren ist wie folgt:

1. Entfernen Sie Heft- und Büroklammern von Dokumenten.
2. Legen Sie die Blätter gleichmäßig aus und überprüfen Sie die Nummerierung.
3. Machen Sie zwei Löcher mit einer Ahle oder einem Locher und treten Sie von der Kante zurück.
4. Führen Sie den Faden durch beide Einstiche und verknoten Sie die Enden von hinten.
5. Verknoten Sie die Enden der Fäden.
6. Kleben Sie ein Rechteck aus dickem weißem Papier oder Papyruspapier auf einen Teil des Knotens (bei einer Lagerung von mehr als 10 Jahren).

Foto: Heften von Dokumenten in zwei Einstichen

in drei Löchern

Drei-Loch-Firmware beginnt mit der Standardvorbereitung von Dokumenten. Nachfolgend der Aktionsplan:

• Führen Sie dann den Faden durch das unterste Loch durch die Rückseite der Dokumente.

• Führen Sie die Nadel mit dem Faden durch die Vorderseite zum zentralen Einstich zurück.

• Die Fäden befinden sich auf der Rückseite, aber wenn eine Großpackung genäht wird, kann der Vorgang wiederholt werden.
• Verknoten Sie die Enden des Fadens, die verbleibende Spitze sollte etwa 7-8 cm lang sein.

• kleben Sie ein Papierrechteck auf den Knoten, der die Grunddaten angibt.

• auf das geklebte Rechteck stempeln und unterschreiben.

in vier Löchern

Am zuverlässigsten ist die Vierlochnaht. Normalerweise werden Dokumente, die in großen Mengen aufbewahrt werden, auf diese Weise befestigt.

Der Aktionsalgorithmus lautet wie folgt:

1. Machen Sie vier Löcher gemäß den Standardanforderungen.
2. Starten Sie die Firmware ab dem zweiten oberen Punkt.
3. Der Faden wird in die oberste Punktion eingeführt.
4. Dann wird der Faden durch das zweite Loch und dann durch das dritte geführt.
5. Der Faden durch das vierte Loch wird zur Rückseite der gesäumten Packung geführt.
6. Abschließend wird die Nadel von vorne in die dritte Punktion eingeführt.

Wie es in der Praxis aussieht, Dokumente in vier Löcher zu heften, können Sie den folgenden Fotos entnehmen.

Firmware-Fertigstellung

Der Vorgang des Flashens vervollständigt die Versiegelung des Knotens und die Zertifizierung. Verwenden Sie dazu ein Rechteck aus Papyruspapier (einfaches weißes Papier für Dokumente mit kurzer Haltbarkeit).

Video: So heften Sie Dokumente richtig mit einem Faden mit einer Nadel

Das Blatt wird so geklebt, dass ein Teil des Knotens deutlich sichtbar ist und die Enden der Fäden frei hängen. Nachdem der Kleber gut getrocknet ist, wird auf dem geklebten Blatt eine Zertifizierungsbeschriftung angebracht (Sie können ein Blatt mit einer fertigen Aufschrift kleben).

Die Inschrift sieht so aus:

„Geheftetes, nummeriertes, gesiegeltes und signiertes ___ (_______) Blatt ___“

Ein Beispiel für ein Zusicherungsschreiben

Um ein kleines Unternehmen anzumelden, ist es sehr wichtig zu wissen, wie man Dokumente richtig heftet. Manchmal können Verstöße und Fehler in der Firmware von Papieren zu einer Ablehnung der Registrierung führen und den gesamten Prozess auf unbegrenzte Zeit verzögern. Und das ist keine Laune von Beamten: Das Heften garantiert maximalen Schutz mehrblättriger Dokumente vor möglicher Fälschung oder Verlust. Daher ist es besser, beim ersten Mal alles gemäß den bestehenden Anforderungen zu tun.

Es gibt keine klaren Regeln für das Heften von Dokumenten, jedoch gibt es Vorschriften, nach denen alle Büropapiere in einer Menge von mehr als einem Blatt abgelegt werden müssen.

Methoden zum Heften von Dokumenten

Das Verkleben mit Bürokleber, Klebeband, das Verbinden mit Büroklammern oder einem Tacker ist komplett ausgeschlossen. Alle wichtigen Buchhaltungs-, Kassen-, Rechts- und Steuerdokumente müssen mit Fäden vernäht werden. Das Heften von Dokumenten mit Fäden kann manuell oder mit einem speziellen Gerät erfolgen.

Das Binden von Dokumenten oder deren Heftung wird geübt.

Wo können Dokumente abgelegt werden?

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie alle Anforderungen selbst bewältigen können, ist es sinnvoll, das Binden von Dokumenten Profis anzuvertrauen.

Sie können sich an das nächste Archiv oder die nächste Druckerei wenden – in der Regel haben sie Mitarbeiter, die solche Dienstleistungen effizient und kostengünstig erbringen. Oder an ein privates spezialisiertes Unternehmen, das ähnliche Tätigkeiten ausübt. Sie müssen für die Arbeit eines Spezialisten bezahlen, aber alles wird ordentlich, schnell und gemäß den Regeln erledigt.

Wie heftet man Dokumente mit Fäden zusammen?

Wenn Sie sich dennoch entscheiden, Dokumente selbst zu flashen, müssen Sie Folgendes vorbereiten:

• die eigentlichen Dokumente;
• starke schwarze Fäden oder Bankgarn;
• eine Nadel;
• Locher;
• ein ca. 4 x 6 cm großes Blatt Seidenpapier, das Sie auf das fertig abgelegte Dokumentenbuch kleben, um alle notwendigen Daten darauf zu schreiben;
• Kleber für Schreibwaren;
• bei Bedarf ausdrucken.

Also, wie kann man Dokumente mit Threads richtig flashen?

1. Bereiten Sie zuerst Ihre Dokumente vor. Falten Sie alle Blätter in einem gleichmäßigen Stapel und machen Sie zwei oder drei Löcher vertikal, streng symmetrisch. Am zuverlässigsten ist das Heften besonders wichtiger Dokumente durch fünf Löcher. Der Abstand zwischen den Löchern sollte idealerweise 3 cm betragen.Wenn Sie nur 2-3 Blätter haben, machen Sie sie mit einer dicken Nadel, aber seien Sie vorsichtig mit einem Locher. Verwenden Sie für einen dicken Stapel Papier eine Ahle oder im Extremfall Hammer und Nägel. Ordne nun alle Dokumente der Reihe nach und nummeriere sie.

2. Nähen Sie Dokumente mit Garn oder Zwirn. Manchmal verwenden sie ein dünnes Klebeband zum Heften von Dokumenten, aber es ist zuverlässiger, um es nicht zu wiederholen, um die gleichen harten Fäden zu nehmen. Sie müssen die Dokumente zweimal nähen, die Enden des Fadens auf die falsche Seite bringen und mit einem starken Knoten binden. Der Knoten und die restlichen Pferdeschwänze sollten so sein, dass eine Broschüre mit einer Unterschrift und Siegeln darauf geklebt werden kann.

3. Beglaubigen Sie die eingereichten Dokumente. Dazu müssen Sie in MS Word eine Tabelle erstellen, ausfüllen, ausdrucken, ausschneiden und auf die Rückseite der gehefteten Papiermappe an der Stelle kleben, an der die Fäden befestigt sind. Das Beispiel ist in etwa so:

Genäht, nummeriert, signiert
und Siegel ___ (________________________) Blatt ___

Generaldirektor
CJSC "CJSC"

I.A. Petrov

Nicht vergessen, das Papier muss Seidenpapier sein, damit der Knoten gut sichtbar ist. Die Enden der Fäden müssen frei bleiben - das ist sehr wichtig. Kleber kann nur für Schreibwaren verwendet werden. Nach dem vollständigen Trocknen wird das Siegel und die Unterschrift der autorisierten Person angebracht. Bitte beachten Sie, dass weder Siegel noch Unterschrift über die Ränder des Seidenpapiers hinausragen dürfen, da die Beglaubigung sonst nicht gültig ist.

Am Ende werden Unterschrift und Siegel mit Leim gefüllt, was aber je nach Wichtigkeit der Dokumente nicht immer erforderlich ist. Verfeinern Sie diese Frage. Auf diese Weise können Sie einen Dokumentenstapel mit einer Dicke von bis zu 10 cm heften.

Regeln zum Heften von Dokumenten

Wie oben erwähnt, gibt es keine klaren Regeln für das Heften von Büroarbeiten, notariellen und anderen Papieren sowie speziell dafür ausgebildete Personen. Es ist wichtig, nicht nur zu wissen, wie man es richtig macht, sondern auch, wann man Dokumente flashen sollte. Wenn Sie anstelle der Originale Kopien wichtiger Dokumente archivieren oder verklagen müssen, geben Sie unbedingt genau an, wie diese beglaubigt werden sollen. Manchmal reicht die Beglaubigung auf einem gemeinsamen gebundenen Buch nicht aus; Sie müssen jede Kopie separat beglaubigen.

Informieren Sie sich immer vorab, was genau von Ihnen verlangt wird, um Zeit, Mühe und Geld nicht umsonst zu verschwenden.

Wie man Dokumente an der Ecke näht?

Einige Dokumente, wie z. B. Registrierkassen, können durch die linke Ecke geheftet werden. Alle Arbeitsschritte sind ungefähr die gleichen wie beim Standardschnüren von Dokumenten. In der oberen linken Ecke des Dokumentenstapels sind nur zwei symmetrische Löcher angebracht, durch die der Faden geführt wird. Ein Blatt Seidenpapier wird ebenfalls so geklebt, dass der Knoten sichtbar ist und die Enden des Fadens frei bleiben, wonach ein Siegel und eine Unterschrift angebracht werden.

Dokumentenheftmaschine – was ist das?

Was ist, wenn Sie nicht wissen, wie man Dokumente richtig mit Fäden näht, oder keine Zeit haben, diese Aufgabe zu erledigen? Um das Nähen oder Nähen zu erleichtern eine große Anzahl Dokumente, entwickelt spezielles Gerät, das eine Mischung aus Bohren und ist Nähmaschine. Es geht um nicht um eine Produktion, sondern um eine kompakte Maschine, die bis zu 500 Blatt in 5 Minuten heften kann. In der Regel handelt es sich dabei um elektrische oder halbautomatische Geräte. Dokumente werden auf die Leinwand gelegt, dann wird mit einer Nadel oder einem Bohrer ein Loch gemacht, durch das die Maschine den Faden einfädelt.

Verwechseln Sie solche Maschinen nicht mit Ordnern. Der Binder funktioniert ähnlich, macht jedoch sofort Löcher über die gesamte Länge der Blätter und befestigt sie nicht mit einem Faden, sondern mit einer Feder. Herkömmliches Gerät zum Nähen von Dokumenten mit einem Faden kann je nach Modell für durchschnittlich 3500-5000 Rubel erworben werden.

Video: Wie man Dokumente mit Fäden mit einer Maschine näht

Jede Instanz hat ihre eigenen Anforderungen an die Regeln zum Heften von Dokumenten. Manchmal ist es erforderlich, nur Blätter zu nummerieren, manchmal jede Seite. In einigen Fällen ist es akzeptabel, dass der Druckumriss über den Aufkleberbogen hinausgeht, während es in anderen nicht erlaubt ist. Wenn Sie also nicht wissen, wie man Unterlagen für das Finanzamt heftet, dann müssen Sie bedenken, dass das Finanzamt oft darauf besteht, eine Bestandsaufnahme der Unterlagen auf einem separaten Blatt zu führen, oft müssen geheftete Unterlagen zusätzlich in einen Ordner gelegt werden .

Um lästige Verzögerungen und unnötigen Stress zu vermeiden, klären Sie die Standards immer im Einzelfall ab.

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Wie heftet man Dokumente mit Faden?

Das Problem der Firmware interessiert in erster Linie den Arbeiter in Arbeitsbeschreibung denen diese Pflicht übertragen wird. Meistens fällt die Last dieses "Handwerks" auf die schwachen Schultern von Personalreferenten und Buchhaltern. Es ist sehr wichtig, Ihre Fähigkeiten zu verbessern: Eine falsch erstellte Firmware kann die Quelle sein verschiedene Probleme, wenn ein wichtiges Blatt der Dokumentation fehlt.

Also, wie heftet man Dokumente richtig mit einem Faden (Schritt für Schritt) und wozu dient er?

Grundsätzlich in Büroarbeit, Personal u Buchhaltungs-Dokumente die länger als zehn Jahre gelagert werden sollten. Seit Juli 2013 dürfen konstituierende Dokumente und Anträge beim Föderalen Steuerdienst zur Registrierung eingereicht und nicht geheftet werden.

So heften Sie Dokumente richtig mit einem Faden zusammen: Foto Schritt für Schritt

Schritt 1. Ausrüstung

• Stellen Sie sicher, dass der resultierende Stapel 250 Blatt nicht überschreitet und weniger als vier Zentimeter dick ist.
• Zum Block hinzufügen Leeres Blatt für eine begleitende Bildunterschrift. Zu Beginn können Sie zusätzlich Blätter für eine interne Bestandsaufnahme anhängen.
• Archivbuchparameter - maximal 32 x 23 cm.

Schritt 2. Nummerierung

Verwenden Sie einen speziellen Zähler oder einen schwarzen Stift. Seitenzahlen einfügen. Ihr Platz ist in der oberen rechten Ecke der Vorderseite. Zahlen sollten sich nicht mit dem Haupttext überschneiden. Die Beschreibung wird bei der Nummerierung nicht als Seite gezählt.

Befindet sich im Bund ein Bogen, der nicht im Format enthalten ist, kann dieser an einer Kante gesäumt, gefalzt und als ein Bogen nummeriert werden. Wenn das gefaltete Blatt jedoch in der Mitte gesäumt ist, muss es als zwei Blätter gezählt werden. Die Abbildungen sind nummeriert Rückseite Blatt.

Schritt 6 Firmware

Dokumente mit langer Haltbarkeit können zusammen mit einem Kartonumschlag durchgeheftet werden. Das allgemein akzeptierte Verfahren besteht jedoch darin, mit dem Binden von dem Blatt nach dem Binden zu beginnen.

Legen Sie einen Kartonstreifen auf das erste Blatt. Dadurch wird verhindert, dass der Faden schnell ausfranst.

Dokumente werden doppelt geheftet.

Mit drei Einstichen: Beginnen Sie mit dem Nähen des Papiers von der Rückseite, von der mittleren Einstichstelle, und lassen Sie etwa 7 cm Faden.

Führen Sie den Faden von der Vorderseite in das obere Loch ein.

Die Nadel war hinten; Senden Sie es an die untere Punktion.

Lassen Sie außerdem mindestens sieben Zentimeter Faden stehen. Verbinden Sie diesen Rest des Fadens mit dem vorherigen Rest und machen Sie einen Knoten.

Vier Löcher: Beginnen Sie mit dem Nähen ab dem zweiten Einstich von oben. Führen Sie dann die Nadel in das obere Loch und dann wieder in das zweite Loch von oben ein.

Dann sollte die Nadel in das dritte Loch und weiter von hinten in das vierte Loch fallen. Zum Schluss führen Sie die Nadel in die dritte Punktion von vorne ein.

Nach dem Binden des Knotens sollten 5-6 cm Faden frei bleiben.

Schritt 7. Versiegelung und Zertifizierung

Kleben Sie ein Stück Seidenpapier so auf, dass sowohl der Knoten als auch einige der herunterhängenden Fäden bedeckt sind. Dickes Papier für diese Zwecke kann nicht verwendet werden: Der Knoten sollte deutlich sichtbar sein.

"Archivbindung des Falls", d.h. Umgang mit gebildet Archivdokumente, ist das Ergebnis der Arbeit an der Ausführung von Dateien im Prozess ihrer Vorbereitung für die spätere Speicherung und Verwendung im Archiv der Organisation (oder einfach für die Archivierung, wenn es kein Archiv in der Organisation gibt).

Registrierung von Fällen repräsentiert Arbeitspaket gemäß der Beschreibung des Falls (Zusammensetzung und Inhalt der darin enthaltenen Dokumente) auf dem Deckblatt des Falls, d.h. die im Vergleich zur Nomenklatur der Fälle verfeinerte Gestaltung des Umschlags einer bestimmten Rubrik, die Nummerierung der Blätter, die Erstellung eines internen Verzeichnisses der Falldokumente und des Fallbescheinigungsblatts und schließlich Broschüren, d.h. Einreichung und Bindung von Fällen. Diese Werkgruppe wird auch genannt Archivierung und technische Bearbeitung von Dokumenten im Prozess ihrer Vorbereitung für die Archivierung (Vorbereitung für die Lieferung an das Archiv der Organisation oder an das staatliche, kommunale Archiv). Die Praxis zeigt, dass Organisationen derzeit lieber Dienstleistungen für die Archivierung und technische Bearbeitung von Dokumenten extern beauftragen oder als letzten Ausweg einen geschulten Binder einladen, um bereits gebildete und beschriebene Fälle in der Büroarbeit zusammenzufügen, die für die Archivierung bestimmt sind.

Abhängig von den Bedingungen für die Aufbewahrung von Dokumenten kann eine vollständige oder teilweise Bearbeitung von Fällen durchgeführt werden:

• vollständige Akteneinsicht Für Unterlagen (Fälle) gilt eine dauerhafte Aufbewahrungsfrist gem Personal und vorübergehende Speicherdauer (über 10 Jahre);
• teilweise Freigabe, in dem es erlaubt ist, die Aktenblätter nicht zu nummerieren, kein internes Inventar und kein Bescheinigungsblatt zu erstellen, gilt für Fälle der vorübergehenden (bis einschließlich 10 Jahre) Aufbewahrung.

Die etablierten Formulare des internen Inventars von Fallunterlagen (Aufbewahrungseinheiten) und des Fallbescheinigungsbogens finden Sie in:

• Grundregeln für die Arbeit der Abteilungsarchive (genehmigt durch Beschluss des Kollegiums des Hauptarchivs der UdSSR vom 28. August 1982, genehmigt durch Anordnung des Hauptarchivs der UdSSR vom 5. September 1985 Nr. 263; Anträge Nr 4-5),
• Grundregeln für die Arbeit von Archiven von Organisationen (genehmigt durch Beschluss des Kollegiums des Bundesarchivs vom 6. Februar 2002; Anträge Nr. 9-10) und
• Methodische Empfehlungen für die Entwicklung von Anweisungen für die Büroarbeit in Bundesorganen der Exekutive (genehmigt im Auftrag des Bundesarchivs vom 23. Dezember 2009 Nr. 76; Anträge Nr. 26-27; im Folgenden - Methodische Anweisungen).

Die Regeln für die Systematisierung von Dokumenten innerhalb des Falls, ihre Nummerierung und Beschreibung auf dem Deckblatt des Falls werden in denselben regulatorischen und methodischen Dokumenten ausführlich erörtert.

Die Dokumente, aus denen der Fall besteht aufgenäht 4 Einstiche in einem Hardcover aus Karton oder verflochten unter Berücksichtigung der Möglichkeit des freien Lesens des Textes aller Dokumente, Daten, Visa und Beschlüsse zu ihnen. Beim Vorbereiten von Akten zum Abheften (Binden, Binden) müssen alle Metallbefestigungen von Dokumenten (Büroklammern, Hefter) entfernt werden.

Die Anforderungen an den Umschlagkarton und die Form der Kofferbeschreibung auf dem Umschlag (die Anordnung der Beschreibungselemente) werden von GOST 17914-72 „Falldeckel mit langer Haltbarkeit. Typen, Größen u technische Anforderungen“, deren Gültigkeit bis 1985 verlängert wurde und die eigentlich ohne weitere Überarbeitung bis heute Gültigkeit hat. Siehe Abbildung 2.

So sollte der für den Umschlag verwendete Karton 0,35 bis 1,5 mm dick sein (Archivunternehmen, die Outsourcing-Dienste für die Archivierung und technische Bearbeitung von Dokumenten anbieten, erfüllen diese Anforderungen), der Rücken des Umschlags sollte 40 mm breit sein (weil . Dicke von der Fall - ungefähr 250 Blatt Dokumente, das sind 4 cm), und die Form des Deckels des Falls nach diesem GOST wird derzeit und in empfohlen Richtlinien(Anhang Nr. 25).

Um eine Broschüre eines vorbereiteten Falls zu vervollständigen, d.h. Feilen für 4 Einstiche, verwenden Sie eine Ahle, einen Bohrer, eine Klemme zum Festklemmen einer Packung, Nadeln in großer Anzahl, natürliche Leinen- oder Baumwollfäden, aber es ist am besten, spezielle Geräte zum Nähen (Binden) zu verwenden, die in der Büroausstattung verfügbar sind Markt.

Besonderes Augenmerk sollte auf die Technik des "Archival Stitching" gelegt werden, d.h. Bastelfrage:

1. Die Zusammensetzung des Falls wird überprüft, in dem sich zuerst die Blätter des internen Inventars befinden, die eine unabhängige Nummerierung (von 1 bis N) haben, dann die nummerierten Blätter der Falldokumente (von 1 bis etwa 250), am Ende - das Zeugenblatt des Falles.
2. Schmale Papierbögen, die so breit sind wie die Ränder der gebundenen Falldokumente, werden oben und unten auf die Sammelmappe gelegt (natürlich sind 35-40 mm besser, aber 20-30 mm sind auch möglich).
3. Unter der Bedingung einer teilweisen Registrierung des Koffers mit Dokumenten der vorübergehenden (bis zu 10 Jahre einschließlich) Lagerung werden Kartonbögen (Deckel) sofort auf den Boden und die Oberseite des Packkoffers gelegt.
   Wenn eine Akte mit Dokumenten der dauerhaften Aufbewahrung, der Personalaufbewahrung oder der vorübergehenden Aufbewahrung (über 10 Jahre) vollständig bearbeitet ist, wird die Bündelmappe zuerst zusammengenäht und dann die Mappe gemäß der etablierten „typografischen“ Technologie gebunden, deren unterliegen Es ist notwendig, PVA-Kleber und synthetischen Klebstoff zu verwenden - nur wenn er vor Fäulnis und Schimmel geschützt ist.
4. Die Verpackungsschachtel wird unter Druck oder in einer Klemme oder in einer speziellen Vorrichtung eingespannt.
5. Kofferdurchstiche werden durchgeführt:
   • unterer und oberer - in einem Abstand von 30 mm vom Rand des unteren und oberen Randes der Packung;
   • die mittleren beiden Einstiche im Abstand von ca. 80 mm vom unteren und oberen Einstich, dazwischen sollte ebenfalls ein Abstand von ca. 80 mm sein.
6. Ein natürlicher Faden wird auf zwei Arten in die Einstiche eingeführt:
   • 1 Weg(gezeigt in Abbildung 1). Jedes Ende des Fadens wird in eine separate Nadel eingefädelt (d. h. beide Enden des Fadens werden jeweils in eine eigene Nadel eingefädelt). Der Faden mit zwei Nadeln wird in zwei mittleren Einstichen auf der Vorderseite durchgeführt. Von hinten wird der Faden in die oberen und unteren Einstiche auf der Vorderseite herausgeführt. Von der Vorderseite, von den oberen und unteren Einstichen, wird der Faden mit Nadeln in den nächsten mittleren Einstich eingefädelt. Der Faden wird von den Nadeln gelöst, ausgerichtet, und seine Enden werden gestreckt und auf der Rückseite der Verpackung verknotet;
   • 2-Wege(ebenfalls in Abbildung 1 dargestellt). Der Faden wird in eine Nadel eingefädelt. Von der Rückseite der Verpackung wird der Faden in den zweiten Einstich von unten geführt (das Fadenende bleibt zum späteren Verknoten übrig), er wird von der Vorderseite entfernt und in den unteren Einstich geführt. Auf der Rückseite wird der Faden wieder in den zweiten Einstich von unten nach vorne gezogen. Auf der Vorderseite von oben wird der Faden in den zweiten Einstich von oben eingeführt und entlang der Rückseite bis zum oberen Einstich geführt. Durch sie wird der Faden von oben entlang der Vorderseite in den zweiten Einstich geführt, durchgefädelt und auf der Rückseite der Packtasche herausgeführt. Auf der Rückseite wird der Faden von der Nadel gelöst und seine beiden Enden werden festgezogen und gebunden.