Lebih baik berpakaian berlebihan daripada berpakaian kurang.

kearifan rakyat

Saya pikir saya tidak akan salah jika saya mengatakan bahwa setiap sekretaris yang bekerja di sebuah organisasi di mana tidak ada aturan yang jelas untuk manajemen dokumen atau aturan ini tidak dikerjakan dengan hati-hati, telah berulang kali didatangi pemikiran tentang tanggung jawab tinggi yang diembannya. bahunya dalam persiapan satu atau lain dokumen organisasi, administrasi atau komersial.

Saya sepenuhnya berbagi keprihatinan ini. Memang, masalah yang diangkat dalam dokumen terkadang terletak pada bidang yang berbeda sehingga seringkali sulit atau bahkan tidak mungkin bagi satu orang, bahkan jika dia tujuh bentang di dahi, untuk memahami semua seluk-beluk, nuansa tersembunyi dan kemungkinan konsekuensi yang akan memerlukan penandatanganan dokumen.

Pintu keluar untuk petugas (sekretaris) di kasus ini akan menjadi prosedur untuk menyetujui draft dokumen sebelum disetujui oleh kepala perusahaan.

Mari kita coba untuk mengembangkan, men-debug, menyetujui, dan menjalankan mekanisme yang layak untuk mengoordinasikan rancangan dokumen yang dapat menghilangkan beban tanggung jawab dari pekerja kantor atau karyawan kantor dan meminimalkan kesalahan dalam persiapan dan persetujuan dokumen perusahaan tertentu.

Referensi kami

Ada dua bentuk persetujuan: internal dan eksternal.

Koordinasi internal - ini adalah analisis dan evaluasi oleh para ahli terkemuka (kepala layanan atau departemen yang relevan dari suatu organisasi) dari draf dokumen untuk memverifikasi kebenaran kata-kata dari konten, menetapkan tanggung jawab, tenggat waktu, manfaat atau kerugian finansial, memverifikasi bahwa ini dokumen sesuai dengan undang-undang saat ini dan lokal peraturan perusahaan.

Persetujuan eksternal - ini adalah kesepakatan dokumen dengan organisasi pihak ketiga atau pejabat mereka.

Koordinasi eksternal, tergantung pada isi dokumen, dapat dilakukan baik dengan badan bawahan maupun non-bawahan (jika isi dokumen mempengaruhi kepentingan mereka), organisasi penelitian, berbagai komite dan organisasi publik, otoritas pengatur, dll.

1. Dokumen apa dalam organisasi yang mengatur prosedur untuk menyetujui dokumen tertentu?

ekstraksi

3.3.4. Persiapan tindakan hukum normatif federal

tubuh kekuasaan eksekutif

[…] Instruksi untuk Dokumen mengungkapkan:

susunan perincian perbuatan hukum pengaturan dan tata cara pelaksanaannya;

tata cara dan syarat penyusunan rancangan undang-undang pengaturan;

prosedur persetujuannya (koordinasi tindakan hukum normatif dengan pejabat badan eksekutif federal, persetujuan rancangan undang-undang dengan badan eksekutif federal lainnya, jika mengandung ketentuan, norma, dan instruksi yang berkaitan dengan lainnya). badan federal kekuasaan eksekutif, badan dan organisasi lain, prosedur untuk menyetujui rancangan undang-undang normatif disiapkan layanan federal atau agen federal, dengan kementerian federal di bawah yurisdiksi mereka);

komposisi dokumen yang menyertai proyek, dan lampirannya, aturan untuk pelaksanaannya;

tata cara pengajuan perbuatan hukum normatif untuk pemeriksaan ke Kementerian Kehakiman Federasi Rusia;

prosedur untuk adopsi (penandatanganan, persetujuan) tindakan hukum pengaturan;

tata cara membawa perbuatan hukum normatif kepada pelaksana. […]

Dengan demikian, panduan utama untuk bertindak, di mana prosedur untuk mengoordinasikan dokumen harus ditentukan, adalah: instruksi bisnis.

Seperti yang ditunjukkan oleh pengalaman saya, jauh dari semua organisasi, dokumen ini dibuat dengan benar dan dengan studi rinci tentang prosesnya. Banyak organisasi tidak hanya memiliki prosedur persetujuan yang mapan, tetapi juga instruksi itu sendiri. Karena itu, pertimbangkan ini, kasus yang paling tidak menyenangkan bagi kami.

Sekretaris atau juru tulis organisasi semacam itu segera memiliki seluruh baris pertanyaan.

2. Dalam hal apa dan jenis draf dokumen apa pada tahap pembuatan yang memerlukan persetujuan?

Mari kita meminta bantuan Instruksi tentang pekerjaan kantor di aparat Departemen Kehakiman di bawah Mahkamah Agung Federasi Rusia, disetujui atas perintah Departemen Kehakiman di Mahkamah Agung Federasi Rusia tanggal 15 Juni 2007 No. 76 (sebagaimana diubah pada 20 Januari 2015), sesuai dengan klausul 3.3.18 di antaranya persetujuan rancangan dokumen dilakukan jika perlu untuk menilai keabsahan dokumen, kepatuhannya dengan tindakan hukum dan keputusan yang diadopsi sebelumnya.

Dalam kasus kami, ini semua adalah kontrak, perjanjian, dan semua dokumen administrasi perusahaan. Dokumen lain, sebagai suatu peraturan, membutuhkan persetujuan lebih jarang, dan ini terjadi secara rutin dan tidak memerlukan skema persetujuan yang ditetapkan secara ketat.

3. Spesialis mana dan dalam urutan apa yang harus mengoordinasikan draft dokumen ini atau itu?

Di sini Anda mungkin harus menjadi perintis dan, dalam arti tertentu, legislator, mis. menetapkan dan menyetujui prosedur koordinasi internal. Jangan ragu untuk mencari bantuan dan saran dari pakar terkemuka di organisasi Anda. Dengan banding Anda, Anda akan menunjukkan pendekatan yang bertanggung jawab dan sikap bijaksana terhadap masalah yang sedang dikembangkan, dan sama sekali tidak kompeten.

Agar tidak menemukan kembali roda dan menemukan Amerika berulang kali, saya sangat menyarankan Anda menyetujui daftar persetujuan untuk setiap tipe tertentu makalah bisnis dan mematuhinya ketika menyetujui semua draft dokumen jenis ini tanpa kecuali.

Mari saya jelaskan dengan sebuah contoh. Rancangan kontrak untuk penjualan produk yang diproduksi dan dijual oleh perusahaan Anda sedang dibuat. Apa yang harus menjadi daftar visa pada dokumen ini? Menurut pendapat saya, daftar persetujuan berikut akan lengkap untuk jenis dokumen ini:

Pelaksana utama dokumen (GUIDE), nomor telepon kontaknya. Ini adalah pemrakarsa dokumen, yang akan mengakumulasi dan melakukan koreksi yang sesuai pada draf dokumen.

GUID bertanggung jawab atas isi dan pelaksanaan dokumen, pengenalan perubahan dan proposal yang tepat waktu dan benar yang diajukan oleh spesialis yang berpartisipasi dalam prosedur persetujuan.

Atasan langsung pemandu, nomor kontaknya(misalnya, dalam kasus khusus ini, bisa jadi kepala departemen penjualan). Pada tahap ini, kepala pemandu melakukan pemeriksaan awal dokumen, mengungkapkan kesalahan besar (dan, tergantung pada kualifikasi dan pengalaman, kecil) dalam persiapan dokumen.

Bersama pemandu, dia bertanggung jawab atas isi dan kualitas dokumen.

Kepala akuntan / direktur keuangan. Melakukan analisis terhadap draft perjanjian yang diajukan untuk kebenaran keuangan, menganalisis risiko pajak (syarat pembayaran, kebutuhan akan bank garansi, kebenaran pilihan mata uang perjanjian, kepatuhan terhadap Kode pajak RF, dll).

Kepala Bagian Pembelian (Head of Purchasing Service). Menganalisis dokumen dari sudut pandang kebenaran menentukan nama, nomor artikel, nomor katalog dalam kontrak, serta kemungkinan pembelian dan waktu pengiriman komponen yang dibeli terkait dan produk setengah jadi yang diperlukan untuk memenuhi ini kontrak.

Kepala departemen logistik (atau transportasi), yaitu orang yang bertanggung jawab atas biaya pengiriman produk dan pengiriman itu sendiri. Memeriksa draft dokumen dalam hal kewajaran biaya, syarat dan metode pengiriman, keamanan bea cukai, dll yang ditentukan dalam kontrak.

Kepala layanan desain (chief designer). Mempertimbangkan dokumen yang diajukan untuk persetujuan dari sudut pandang penyediaan produksi dengan dokumentasi desain yang sesuai, mis. menganalisis apakah gambar yang diperlukan dan spesifikasi, atau mereka perlu diminta dari rekanan dan disetujui sebagai lampiran kontrak, memeriksa dimensi yang dinyatakan dalam sketsa, dll.

Kepala layanan teknologi (chief technologist). Menganalisis dokumen yang diajukan untuk persetujuan dari sudut pandang persiapan teknologi produksi: memiliki relevan proses teknologi apakah ada peralatan, perkakas dan perlengkapan yang sesuai untuk pembuatan produk ini.

Manajer produksi. Memeriksa draf kontrak yang diajukan dari sudut pandang kemungkinan pembuatan, dengan mempertimbangkan komentar para spesialis di atas.

Kepala (atau perwakilan) dari layanan hukum. Menganalisis draf dokumen yang diajukan dari sudut pandang kepatuhan dengan persyaratan undang-undang Federasi Rusia saat ini, mengontrol kapasitas hukum pejabat dan rekanan yang berpartisipasi dalam penandatanganan dokumen, jika perlu, mengharuskan rekanan untuk memberikan informasi yang hilang dan dokumen yang menegaskan hak-hak pejabat.

Kepala layanan keamanan ekonomi. Memeriksa keandalan dan solvabilitas pihak lawan dan aspek lain dari keamanan ekonomi transaksi.

Saya sepenuhnya mengakui bahwa daftar ini tampaknya banyak yang tidak sesuai dengan realitas perusahaan Anda: fungsi orang yang bertanggung jawab dalam organisasi Anda mungkin berbeda secara signifikan, digabungkan, dll. Jadi, bagian teknologi, desain, dan produksi dapat dikoordinasikan oleh satu orang, keamanan ekonomi mempertimbangkan perwakilan dari departemen hukum atau kepala akuntan.

Dalam hal ini, sesuai dengan para ahli terkemuka dan dengan persetujuan kepala, Anda dapat mengecualikan beberapa tautan dalam rantai yang telah saya berikan dan menambahkan yang Anda butuhkan, tidak lupa menyetujui prosedur yang diterima untuk koordinasi dengan instruksi untuk pekerjaan kantor atau pesanan terpisah.

Untuk menyetujui draft dokumen administratif (perintah dan instruksi), saya sarankan untuk melengkapi daftar persetujuan dengan item berikut:

Kepala layanan bisnis(sekretariat, kantor - yaitu, Anda sendiri), yang tugasnya adalah mengontrol kepatuhan terhadap peraturan internal, kebenaran dan literasi desain (gaya bahasa dan tata bahasa), kepatuhan dengan persyaratan untuk mengeluarkan dokumen administrasi dan lainnya.

Pengawas layanan personel yang tugasnya adalah untuk memeriksa kepatuhan Kode Tenaga Kerja Federasi Rusia dan peraturan lokal internal yang berkaitan dengan pekerjaan dengan personel, kepatuhan terhadap peraturan perburuhan internal dan disiplin kerja.

Kepala Keamanan organisasi Anda, yang tugasnya adalah memverifikasi kepatuhan terhadap rezim rahasia dagang dan perlindungan informasi.

Setelah menetapkan daftar spesialis dan divisi terkemuka dari perusahaan yang terlibat dalam persetujuan, perlu untuk menetapkan tanggung jawab mereka dalam prosedur persetujuan, yaitu. termasuk dalam peraturan dan Deskripsi pekerjaan klarifikasi yang relevan dan daftar tanggung jawab untuk prosedur koordinasi dokumen.

Hak-hak orang yang berpartisipasi dalam persetujuan dokumen dapat mencakup:

• hak untuk menolak rancangan dokumen dengan alasan alasan tindakan mereka dalam lembar persetujuan atau dengan melampirkan daftar komentar;
• memerlukan panduan untuk mengoordinasikan dokumen secara tambahan dengan spesialis dari departemen lain yang tidak terwakili dalam skema persetujuan, tetapi terkait dengan topik dokumen yang sedang dikembangkan;
• tidak menerima untuk dipertimbangkan suatu dokumen yang memiliki pelanggaran dalam prosedur persetujuan (jika satu atau lebih tahap persetujuan dihilangkan);
• untuk memperpanjang jangka waktu persetujuan dokumen dengan waktu tertentu, memperdebatkan tindakan ini (misalnya, layanan hukum mungkin memerlukan perpanjangan periode persetujuan dengan waktu yang diperlukan untuk meminta dan menerima dari otoritas pajak ekstrak dari kesatuan daftar negara badan hukum);
• memulai persetujuan rancangan dokumen menurut prosedur yang berbeda dari yang ditetapkan, jika:

a) ini adalah persyaratan kepala pertama organisasi, ditentukan oleh urgensi dan pentingnya dokumen ini;

b) arti dan isi dokumen mempengaruhi lingkup tanggung jawab departemen dan spesialis, yang partisipasinya dalam koordinasi prosedur yang ditetapkan tidak disediakan.

4. Bagaimana seharusnya visa disetujui?

Mari kita beralih ke GOST R 6.30-2003 “Sistem Dokumentasi Terpadu. sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan dokumen:

ekstraksi

dari GOST R 6.30-2003

3. Persyaratan pendaftaran rincian dokumen

[…] 3.24. Persetujuan dokumen diformalkan dengan visa persetujuan dokumen (selanjutnya disebut visa), yang mencakup tanda tangan dan posisi pemberi persetujuan dokumen, penguraian kode tanda tangan (inisial, nama keluarga) dan tanggal penandatanganan. Sebagai contoh:

Tanda tangan pribadi SEBAGAI. Orlov

Jika ada komentar terhadap dokumen, visa dikeluarkan sebagai berikut:

Komentar terlampir

Kepala Departemen Hukum

Tanda tangan pribadi SEBAGAI. Orlov

Dalam praktiknya, dua opsi yang paling umum digunakan adalah:

a) berupa lembar persetujuan (Contoh 1);

b) dalam bentuk stempel di bagian belakang (dalam beberapa kasus - di bagian depan) sisi halaman terakhir draft dokumen (Contoh 2). Stempel ini dapat dipesan melalui siap pakai dan meletakkannya sesuai kebutuhan pada draft dokumen sebelum memulai prosedur persetujuan.

catatan

Menurut klausul 3.19 dari Pedoman untuk penerapan GOST R 6.30-2003, atas kebijaksanaan organisasi, penampakan lembar demi lembar tindakan hukum pengaturan, aplikasi untuk melindungi terhadap kemungkinan penggantian lembaran diperbolehkan. Dengan penampakan lembar demi lembar, tidak semua elemen visa dapat digunakan, tetapi hanya tanda tangan pribadi yang ditulis tangan dan transkripnya.

5. Bagaimana seharusnya komentar dibuat? Dalam urutan apa dan oleh siapa perubahan yang tepat harus dilakukan pada draf dokumen?

Berikut adalah apa yang dikatakan dalam hal ini dalam Peraturan Administratif agen federal untuk pengelolaan barang milik negara untuk eksekusi fungsi negara"Implementasi atas nama Federasi Rusia aksi legal tentang perlindungan properti dan hak-hak lain dan kepentingan sah Federasi Rusia dalam pengelolaan properti federal dan privatisasinya di wilayah Federasi Rusia dan di luar negeri, penjualan properti yang disita berdasarkan keputusan pengadilan atau tindakan badan-badan yang memiliki telah diberikan hak untuk membuat keputusan tentang penyitaan properti, penjualan yang disita, barang bergerak tanpa pemilik, sitaan, dan properti lainnya yang diubah menjadi milik negara sesuai dengan undang-undang Federasi Rusia”, disetujui atas perintah Kementerian Pembangunan Ekonomi Rusia tanggal 22 Juni 2009 No. 229:

ekstraksi

dari Peraturan Administratif

30. Urutan tata cara persetujuan dan penandatanganan draft dokumen

30.1. Rancangan dokumen yang telah disiapkan diserahkan oleh pelaksana yang bertanggung jawab atas penyusunan dokumen kepada kepala bagian sesuai urutan pekerjaan kantor.

30.2. Kepala departemen meninjau draf dokumen yang disiapkan untuk memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh undang-undang. Waktu tunggu maksimum aksi ini adalah 1 hari kerja.

30.3. Jika ada tanggapan terhadap draft dokumen yang diajukan, kepala departemen mengembalikannya untuk direvisi dalam urutan pekerjaan kantor kepada orang yang bertanggung jawab untuk menyiapkan dokumen.

30.4. Jika draft dokumen memenuhi persyaratan, kepala departemen menyetujui dan mentransfernya ke kepala departemen dengan cara dokumen. Waktu penyelesaian maksimum untuk tindakan ini adalah 1 hari kerja.

30.5. Kepala Departemen meninjau draft dokumen yang disiapkan untuk memenuhi persyaratan. Waktu penyelesaian maksimum untuk tindakan ini adalah 2 hari kerja.

[…] 30.11. Jika draft dokumen dikembalikan, orang yang bertanggung jawab untuk menyiapkan dokumen menghilangkan komentar. Waktu penyelesaian maksimum untuk tindakan ini adalah 1 hari kerja.

30.12. Setelah komentar dihilangkan, orang yang bertanggung jawab untuk menyiapkan dokumen, dalam urutan pekerjaan kantor, mentransfer draf dokumen ke pejabat Badan Manajemen Properti Federal, dari siapa dokumen itu dikembalikan untuk direvisi.

Ketika membuat perubahan yang bersifat mendasar dalam proses finalisasi, draft dokumen harus mendapatkan persetujuan ulang wajib.

Lewat sini:

• tanggung jawab atas isi draf dokumen, pengenalan perubahan yang tepat waktu dan andal berdasarkan komentar dan proposal yang diajukan selama proses persetujuan, dengan mempertimbangkan komentar yang diajukan oleh spesialis yang berpartisipasi dalam persetujuan, komentar dalam draf dokumen adalah CEO dan atasan langsungnya yang mengeluarkan visa pertama;
• draft dengan komentar (jika muncul dari orang yang berpartisipasi dalam koordinasi) harus dikembalikan ke CEO dari tahap persetujuan di mana komentar muncul. Artinya, jika draft dokumen telah berhasil disetujui, misalnya pada empat tahap, dan ada komentar pada tahap kelima, maka tidak dialihkan ke tahap keenam, tetapi dikembalikan kepada CEO untuk dilakukan perubahan yang sesuai;
• setelah komentar dihilangkan, dokumen dikembalikan oleh PANDUAN ke tingkat persetujuan dari mana proyek dikembalikan dengan komentar;
• setelah melakukan perubahan yang bersifat mendasar, rancangan dokumen harus disetujui kembali sejak awal;
• komentar dalam draft dokumen harus diberitahukan kepada orang yang berwenang untuk menandatangani versi final dari dokumen;
• jika tidak ada visa dari spesialis/divisi pada draft dokumen, maka dokumen ini dianggap tidak konsisten, dan karena itu tidak dapat diteruskan ke tahap berikutnya.

Semua hal di atas dapat direpresentasikan dalam bentuk algoritma.

6. Dengan cara apa prosedur persetujuan dapat dilakukan?

Dalam praktiknya, metode koordinasi internal berikut biasanya digunakan:

Koordinasi dilakukan melalui sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) atau yang setara, sesuai dengan algoritma yang tertanam dalam EDMS , - secara bersamaan oleh semua orang atau departemen yang bertanggung jawab yang berpartisipasi dalam koordinasi, atau secara berurutan.

Minus:

• EDMS tidak tersedia di semua organisasi;
• SED tidak gratis;
• Tidak ada EDMS yang idealnya cocok untuk setiap perusahaan tertentu.

Kelebihan:

• pelacakan operasional proses persetujuan;
• informasi disimpan dalam dalam format elektronik, tidak perlu berulang kali mencetak dokumen yang berkaitan dengan pengerjaan proyek dokumen ini, karena kapan saja, Anda dapat mengakses database dan membaca komentar dari spesialis mana pun;
• dalam EDMS dicatat waktu yang dihabiskan oleh dokumen tertentu pada setiap tahap persetujuan, yaitu CEO selalu dapat melihat pada tahap apa ada pelanggaran terhadap ketentuan pertimbangan draft dokumen, dan mengambil tindakan yang tepat;
• pemindahan dokumen dari tahap ke tahap dilakukan secara otomatis.

Koordinasi dilakukan melalui email.

Minus:

• kelemahan yang timbul dari prinsip koordinasi paralel - hampir tidak mungkin untuk memperhitungkan dengan benar komentar yang diterima secara bersamaan dari beberapa spesialis, karena sering kali saling eksklusif;
• pelacakan proses persetujuan terjadi secara manual dan hanya tersedia jika spesialis yang menyetujui dokumen tersebut tidak lupa mengirimkan dokumen yang terkait dengan persetujuan tersebut kepada pemandu dan/atau pimpinannya;
• Anda tidak diasuransikan terhadap fakta bahwa spesialis lain akan memperbaiki draf dokumen tanpa menyoroti koreksi yang dilakukan dan tanpa melampirkan daftar komentar;
• tidak adanya visa "hidup" asli dari seorang spesialis di lembar persetujuan dan di bagian bawah lembar keterangan;
• adanya surat menyurat yang perlu dilestarikan dan disistematisasikan, yaitu diasumsikan bahwa pengguna memiliki keterampilan yang cukup tinggi dalam bekerja dengan klien email (yang dalam banyak kasus tidak terjadi).

Kelebihan:

• pekerjaan paralel dengan draf dokumen pada semua tahap persetujuan dapat secara signifikan mengurangi waktu untuk persetujuan;
• adanya riwayat korespondensi;
• efisiensi;
• draft dokumen dan komentar untuk itu dipindahkan antara tahap persetujuan dalam bentuk elektronik.

Koordinasi dilakukan dengan gerakan berurutan langsung dari dokumen , itu. mentransfer dokumen draft kertas.

Minus:

• kerja keras;
• peningkatan dalam hal persetujuan.

Kelebihan:

• CEO membuat koreksi dan penambahan pada draf dokumen secara berurutan, karena komentar diterima dari spesialis. Dengan demikian, spesialis langkah selanjutnya menganalisis draf dokumen dari perubahan yang dibuat;
• koreksi dalam draft dokumen dokumen hampir tidak mungkin dilakukan tanpa disadari, terutama jika Anda menerapkan persetujuan lembar demi lembar dari draft dokumen oleh PANDUAN atau atasan langsungnya;
• yang paling signifikan: kehadiran visa "langsung" di lembar persetujuan dan tanda tangan di bawah lembar komentar, karena, seperti yang dikatakan kearifan rakyat Lebih baik berpakaian berlebihan daripada berpakaian kurang.

7. Bagaimana persetujuan eksternal dari draft dokumen diformalkan?

Inilah yang dikatakan dalam Instruksi tentang pekerjaan kantor di kantor Departemen Kehakiman di Mahkamah Agung Federasi Rusia, disetujui dengan perintah No. 76 tanggal 15 Juni 2007 (sebagaimana diubah pada 20 Januari 2015):

ekstraksi

dari Instruksi tentang pekerjaan kantor di aparat Departemen Kehakiman

di Mahkamah Agung Federasi Rusia

3.3.18. Persetujuan draft dokumen

[…] Persetujuan eksternal dari dokumen diformalkan dengan stempel persetujuan. Cap persetujuan terletak di bawah "Tanda Tangan" yang diperlukan di sisi depan di bidang kiri bawah dokumen dan mencakup: kata "SETUJU"; nama posisi orang dengan siapa dokumen tersebut disetujui (termasuk nama organisasi), tanda tangan pribadi, tanda tangan dan tanggal persetujuan atau nama dokumen yang mengkonfirmasikan perjanjian, tanggal dan nomornya, misalnya:

SEPAKAT

Wakil Menteri Keuangan

Federasi Rusia

__________________ ____________________

(tanda tangan pribadi) (inisial, nama belakang)

SEPAKAT

keputusan dewan

Departemen Yudisial

tanggal 27.03.2007 No. ___

Jadi, pencocokan eksternal:

• dapat dilakukan dengan cara tertentu resmi atau dokumen (surat, protokol, dll.);
• diterbitkan dalam bentuk stempel persetujuan atau lembar persetujuan;
• praktis tidak diatur oleh internal peraturan organisasi.

Peran Layanan Kantor

Peran layanan manajemen arsip selama prosedur persetujuan dokumen adalah sebagai berikut:

• untuk mendukung dan kontrol umum kepatuhan terhadap prosedur yang ditetapkan untuk persetujuan dan persyaratan pertimbangan pada setiap tahap;
• mengoordinasikan dan memastikan interaksi spesialis - peserta dalam prosedur persetujuan;
• tepat waktu menginformasikan peserta prosedur dan manajemen senior tentang status proses persetujuan.

Selain itu, layanan manajemen arsip harus terus memantau dan memeriksa relevansi dan meningkatkan skema persetujuan dan rute perpindahan dokumen sebagai bagian dari prosedur persetujuan, terus memperbarui daftar departemen dan orang yang bertanggung jawab yang terlibat dalam persetujuan dokumen. . Untuk kinerja berkualitas tinggi dari tugas-tugas ini, pekerja kantoran harus berpengalaman dalam proses bisnis, skema, bentuk dan prosedur untuk interaksi unit organisasi.

Dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan dokumen. Pedoman untuk implementasi GOST R 6.30-2003, disetujui oleh Arsip Federal.

Rumah norma kesepakatan dalam bahasa Rusia adalah kesepakatan subjek dengan predikat dalam kalimat ( Matahari terbit. Ayam jantan berkokok.), sebaik kesepakatan yang ditentukan dengan kata utama dalam kalimat ( apel merah, meja kayu). Tetapi bahasa Rusia sangat beragam, jadi terkadang cukup sulit untuk menentukan bentuk ketergantungannya. Untuk melakukan ini, Anda perlu tahu tentang beberapa aturan.

1. Dalam pidato resmi penggantian semantik perjanjian dianggap salah dalam kasus di mana kata benda pria, yang menunjukkan profesi atau pekerjaan, setuju dengan kata kerja dalam jenis kelamin feminin (jika orang yang menyebutkan kata benda adalah orang Perempuan):

Dokter memasuki ruangan (bukan corr.). - Dokter Tikhonova memasuki bangsal (corr.).

Seperti yang dapat kita lihat, hanya jika ada nama diri yang menunjukkan jenis kelamin feminin, predikat itu konsisten dengan nama diri dalam jenis kelamin feminin. Hal yang sama terjadi ketika ada aplikasi mandiri, yang diekspresikan oleh kata benda umum:

alyona, kuratorku, hari ini saya tidak bisa datang ke kelas.

2. Pada saat yang sama, dalam frasa lain seperti "umum + wajar"(nama kota, sungai, negara, nama hewan, dll.) Predikatnya konsisten dengan kata benda umum:

Kota Pahlawan Moskow hari ini tampak cukup suram. kucing ceri telah hidung putih dan jumbai lucu di telinga.

3. Frasa dengan kata benda kolektif membutuhkan kesepakatan dalam tunggal, tanpa pengecualian. Kesepakatan semantik dalam hal ini adalah kasus vernakular dan secara kategoris tidak diperbolehkan.

Kerumunan orang ribut dan khawatir (nekorr.). - Kerumunan orang berisik dan khawatir (corr.).

Kerabat pengantin wanita tidak begitu mencintai pengantin pria (corr.) - Kerabat pengantin wanita tidak terlalu mencintai pengantin pria (corr.).

Kesepakatan dengan kata ganti "siapa", "apa".

kata ganti "siapa" ("seseorang") dan "apa" ("sesuatu") secara default memerlukan perjanjian tunggal: siapa- pria, Apa- rata-rata.

Siapapun datang ke kamar, semua orang memuji renovasi baru.

Sesuatu yang ringan dan cerah mapan dalam jiwanya.

Kesepakatan dengan kata-kata dari jenis kelamin dan nomor yang berbeda hanya mungkin jika digunakan dengan kata ganti yang memenuhi syarat "itu" (itu, lalu, itu):

Orang-orang yang telah datang ke pertemuan telah mendapatkan banyak kesan yang menyenangkan.

Yang itu dulu saya, untuk waktu yang lama telah berubah dan menjadi lain.

Koordinasi kata benda yang terkait dengan angka "dua", "tiga", "empat", dengan definisi.

1. kata benda maskulin dan netral dalam frasa seperti itu sesuai dengan definisi dalam genitif jamak. Pada saat yang sama, kata benda dalam frasa seperti itu akan dalam bentuk kasus genitif: dua jendela terbuka, empat mentimun kecil.

2. kata benda feminin dalam hal ini mengambil bentuk jamak nominatif, dan setuju dengan definisi dalam bentuk yang sama: tiga pohon birch hijau, dua parsel besar. Jika kata benda mengambil bentuk jamak genitif, maka definisinya juga dapat mengambil bentuk genitif:

Dari lereng bukit orang bisa melihat dua tertutup salju atasan.

Seperti yang Anda lihat, dalam setiap kasus ini, angkanya ada di kasus nominatif, terlepas dari kasus di mana bagian lain dari frasa tersebut berada.

Kesepakatan antara predikat dan subjek, yang merupakan kuantitas kolektif (“sebagian besar”, “setengah”, “baris”, “bagian”).

1. Jika kata yang dikendalikan dalam bentuk jamak, maka kata benda kolektif setuju dengan predikat, akibatnya predikat digunakan dalam bentuk satu-satunya orang: Sebagian besar karyawan didukung pembaruan.
2. Jika kata benda tidak memiliki kata-kata yang dikendalikan atau kata yang dikendalikan yang ada dalam bentuk tunggal, maka predikatnya juga digunakan dalam orang tunggal: Sejumlah gejala menunjukkan untuk radang paru-paru. Mayoritas didukung pencabutan sanksi.

Dari aturan ini, ada beberapa pengecualian ketika predikat dapat digunakan dalam bentuk jamak:

• Jika kata benda memiliki beberapa kata yang dikendalikan dalam bentuk jamak sekaligus: Kebanyakan gadis, gadis dan wanita cinta permen.
• Jika ada anggota kalimat lain di antara subjek dan predikat, klausa bawahan dengan konjungsi jamak atau berkenaan dgn partisip: Beberapa pengunjung yang menonton pemutaran perdana tinggal terus terang tidak puas. Sebagian besar pengunjung yang menonton pemutaran perdana tinggal terus terang tidak puas.
• Jika proposal mengandung senyawa predikat nominal, bagian nominal yang diungkapkan oleh partisip dan kata sifat: Bagian dari pepohonan di hutan ini adalah termasuk jenis pohon jarum.
• Jika bersama dengan subjek ada predikat homogen: Sejumlah gejala diperparah dan menjadi jauh lebih tajam.

Aturan yang sama berlaku untuk kalimat dengan kata-kata "banyak", "sedikit", "berapa banyak", "beberapa", "begitu banyak", "banyak" dalam peran subjek dan kesepakatan dengan predikat.

Metode subordinasi adalah sebagai berikut: koordinasi, kontrol, adjacency

Koordinasi sebagai cara subordinasi

• Koordinasi- ini adalah semacam koneksi subordinatif, ketika kata dependen mengambil bentuk tata bahasa dari kata utama, misalnya: gambar yang indah.

kata utama ketika setuju adalah kata benda, kata sifat substantif atau participle (yaitu masuk ke dalam kategori kata benda), serta kata ganti, kata benda, misalnya: semangat tinggi, kantin siswa.

kata tergantung dapat berupa kata sifat, kata ganti-kata sifat, nomor urut atau partisip, mis. kategori kata yang kategori jenis kelamin, jumlah dan kasusnya tidak berdiri sendiri, misalnya: keputusan yang tepat, pertemuan kita.

Manajemen sebagai cara subordinasi

• Kontrol- semacam koneksi subordinatif, ketika kata dependen digunakan dalam kasus tidak langsung yang membutuhkan kata utama, misalnya: menulis buku, klik gigi, menasihati teman (kepada siapa? kasus datif);

kata utama saat mengemudi, itu dapat bertindak sebagai kata kerja (menikmati pertemuan), kata benda (cinta untuk orang), kata sifat (layak disesali), kata keterangan (tidak jauh dari kota), nomor urut (pertama di kelas).

Ketika berkendara kata tergantung kata benda, kata ganti kata benda, kata sifat yang didukung (menutup salju, percakapan dengan pekerja) selalu muncul.

Kedekatan sebagai cara subordinasi

• berdampingan- ini adalah jenisnya koneksi sintaksis ketika kata dependen yang tidak dapat diubah dilampirkan pada kata utama dalam arti. Sebagai contoh: Sangat bagus (betapa bagusnya?).

Kata-kata yang tidak berubah-ubah yang berdampingan: infinitif, kata keterangan, bentuk sederhana derajat perbandingan, gerund, beberapa kata sifat yang tidak berubah-ubah (urutan untuk maju, pintu ke kiri, sedikit ke selatan).

Infinitif berdampingan dengan kata kerja (mencoba menjawab, datang berkunjung), kata benda (keinginan untuk berdamai), kata sifat (bermaksud untuk beristirahat)

Bentuk komparatif gabungkan kata kerja (jawab lebih baik, lari lebih cepat), dengan kata benda (berita lebih menarik, minumannya lebih kuat)

Partisip hubungkan kata kerja dalam kasus di mana arti kata keterangan berkembang di dalamnya (baca berbaring, tidur sambil duduk).

Kata sifat yang tidak berubah-ubah seperti beige, mini, maxi, hindi, midi, flared, dll. kata benda yang berdampingan (bahasa Hindi, jam sibuk).

Bedakan antara koneksi dan kontrol

• sepatunya- ini adalah adjungsi (milik siapa?),
• Untuk melihat dia- manajemen (dari siapa?).

Dalam jajaran kata ganti ada dua peringkat homonim. Kata ganti orang menjawab pertanyaan kasus tidak langsung, dan berpartisipasi dalam hubungan subordinatif - ini adalah kontrol, dan posesif berpartisipasi dalam kedekatan.

• lari ke toko- manajemen,
• kesini- persimpangan jalan.

Penting untuk membedakan antara bentuk kasus preposisi dan kata keterangan, karena mungkin ada pertanyaan yang sama! Jika ada preposisi antara kata utama dan dependen, maka ini adalah manajemen.

Persetujuannya seperti ini subordinasi, di mana kata utama mengharuskan kata dependen ditempatkan di tempat yang sama (semua atau sebagian) bentuk tata bahasa di mana kata utama muncul.

Karena ketika setuju dalam frase selalu ada kata benda, kesepakatan dilakukan dalam bentuk yang melekat pada kata benda - dalam bentuk jenis kelamin, jumlah dan kasus:

unit jam, m.r., i.p.

rumah besar, di taman tua, di meja makan.

Kata mana dalam frasa dengan persetujuan adalah yang utama, dan mana yang bergantung, ditentukan pada dasar tata bahasa. Hal utama adalah kata yang dapat ditempatkan dalam bentuk apa pun yang melekat di dalamnya, sedangkan kata dependen akan selalu memiliki bentuk yang sesuai, lih.: guru yang baik - guru yang baik - oh guru yang baik. Kata dependen adalah kata yang dalam frasa tertentu tidak dapat mewujudkan semua bentuk yang melekat di dalamnya, tetapi hanya menyadari yang ditentukan oleh kata utama: tidak mungkin, misalnya, frasa * guru yang baik.

Dalam kasus di mana dua kata benda digabungkan oleh kesepakatan, tidak mungkin untuk menentukan kata utama dan tergantung pada dasar tata bahasa. Jadi, dalam frasa pria tampan, Anda dapat menempatkan kata benda tampan dalam bentuk apa pun, dan untuknya akan selalu ada bentuk yang sesuai dari kata benda pria, dan sebaliknya: pria tampan, tentang pria tampan, pria tampan, dll. frase dengan persetujuan, di mana tidak mungkin untuk menentukan kata utama dan dependen berdasarkan tata bahasa, diwakili oleh variasi khusus kesepakatan – kesepakatan bersama.

Dengan kesepakatan bersama, adalah mungkin untuk membedakan antara kata utama dan kata dependen hanya berdasarkan maknanya. Jika, misalnya, kita berasumsi bahwa kata yang menyebutkan konsep yang lebih luas adalah yang utama, dan yang lebih sempit tergantung, maka dalam frasa dengan kesepakatan bersama, pengangkut bijih kapal, pemuda-mahasiswa, taksi Ossetia Sopir, pria-pria tampan adalah yang utama berdasarkan lokasi kata-kata.

Atas dasar kesepakatan, kata benda sebagai kata utama dan kata sifat, participle, kata sifat pronominal sebagai kata dependen paling sering digabungkan: lelaki tinggi, bunga layu, tas kerja saya.

Atas dasar kesepakatan bersama, kata benda digabungkan: buku referensi kamus, truk sampah; kota pahlawan.

Kesepakatan bisa lengkap dan tidak lengkap m. Dengan kesepakatan penuh, kata-kata yang disepakati disamakan dalam segala bentuk, dengan tidak lengkap - tidak dalam semua bentuk. Misalnya, dalam frasa kota Moskow, kesepakatan terjadi dalam bentuk angka dan kasus, tetapi tidak ada kesepakatan dalam gender. Kasus khusus kesepakatan yang tidak lengkap disajikan dalam frasa dokter yang baik, profesor muda, di mana jenis kelamin feminin dari kata sifat dependen menunjukkan jenis kelamin sebenarnya (perempuan) dari orang tersebut, profesinya, yang judulnya ditunjukkan oleh kata benda maskulin. Ketidakcocokan gender seperti itu hanya mungkin terjadi di bidang yang tidak ketat. bahasa sastra, misalnya, dalam pidato sehari-hari, di pidato bisnis resmi kombinasi seperti itu tidak diperbolehkan; di sana itu akan benar: seorang dokter yang baik, asisten profesor muda, bahkan jika kita sedang berbicara tentang seorang wanita.

Utama arti gramatikal bentuk koneksi kesepakatan - ekspresi mendefinisikan hubungan.

Perjanjian adalah koneksi gramatikal murni. Ini berarti: Anda tidak dapat mengetahui apa pun tentang arti leksikal dari kata utama dan hanya mengetahui indikator tata bahasanya untuk mengatakan dengan tepat bentuk apa yang harus dimasukkan dengan caranya sendiri. arti leksikal kata tergantung. Misalnya, semua kata benda maskulin tunggal. angka dalam kasus T. akan, berdasarkan kesepakatan, memiliki kata sifat dalam bentuk yang sama: hutan muda, kereta cepat, dll.

Koordinasi adalah koneksi opsional, yaitu, dalam sebuah kalimat, kata dependen dapat dihilangkan tanpa merusak struktur kalimat, lih.

Kesepakatan adalah persamaan morfologis dari bentuk kata dependen dengan bentuk kata utama. Titik lemahnya adalah pilihan cara untuk mengoordinasikan predikat dengan subjek dalam bahasa Rusia.

Berikut adalah beberapa aturan yang mengaturnorma kesepakatan subjekdengan predikat:

1. Predikatnya dituangkan dalam bentuktunggal,jika subjek termasuk kata benda dengan arti jumlah tertentu (kawanan, kelompok, tiga, beberapa, lusin, seratus dll.):Troika kuda dimanfaatkan ke dalam kereta Sekawanan burung terbang ke selatan.

2. Predikatnya dituangkan dalam bentuktunggal, e jika subjeknya menyertakan kata benda dengan artinyajangka waktu(jam, hari, tahun dll.):Hilang dua tahun. Sepuluh hari istirahat berlalu tanpa disadari.

3. Dengan subjek, diungkapkan kata benda kolektif (baris , mayoritas, minoritas, sebagian ) dan katabeberapa + kata benda dalam bentuk jamak genitif, predikatnya bisa berbentuk tunggal atau jamak.

Dalam bentuktunggaldalam kasus berikut:

kata benda mengacu pada benda mati:Bagian bola lampu terbakar;

predikat mendahului subjek: Beberapa orang datang. Sebagian besar pameran telah dihapus;

dengan subjek ada definisi: Mayoritas memilih "Untuk";

jika predikat dinyatakan oleh passive participle:Sebagian besar tentara terluka.

Predikat ditempatkan padajamak:

Kata benda menunjukkan objek animasi:Beberapa pekerja diberhentikan;

dalam susunan predikat atau subjek adalah anggota yang homogen: Beberapa anak laki-laki dan perempuan berdiri di pintu masuk. Sebagian besar anak-anak beristirahat dengan baik, mendapatkan kekuatan dan mulai belajar;

antara subjek dan predikat ada frase bawahan atau atributif:Beberapa wisatawan menunggu bus berjalan menyusuri gang . Predikat di sini menyesuaikan dengan komponen terdekat -menunggu.

4. Jika pernyataan itu menyampaikan tindakan bersama dari beberapa orang,jamak,ketika kedua objek (orang) bertindak sebagai produsen tindakan yang setara:Maxim dengan Oleg untuk waktu yang lama menunggu kembalinya ayah .

Jika objek kedua menyertai produser utama tindakan, maka kata benda kedua adalah tambahan, predikatnya ditempatkan dalam bentuktunggal: Nenek dengan cucu telah pergi ke toko.

5. Pertanyaan yang sering muncul adalah bagaimana definisi tersebut cocok (dalam kasus nominatif atau genitif) ketika menggabungkan kata benda dan angkadua tiga empat. Pilihan bentuk nominatif atau genitif tergantung pada apakah definisinya sebelum atau sesudah angka:

Definisi muncul setelah angka:

definisinya ada dikasus genitif,jika kata bendanya maskulin atau netral: Tigabaru mobil dari jalur perakitan. Dua berdekatan ladang ditaburkan dengan gandum hitam.

jika kata bendanya feminin, maka definisinya dimasukkannominatifkasus:Empat putih bunga lili berenang di air.

- definisi datang sebelum angka:

digunakanKasus nominatiftanpa memandang jenis kelaminkata benda:Dia berdagang untuk mereka anjing greyhound tiga anjing . Baru empat rumah muncul di distrik mikro.

6. Jika subjek, yang mencakup angka, didahului olehpartikel restriktif(hanya, hanya, hanya, dll.), maka predikat tersebut dituangkan dalam bentuktunggal: Total hanya lima orang telah datang untuk suatu pekerjaan.

7. Jika subjeknya termasuk bilangan majemuk yang berakhiransatu ( empat puluh satu, tiga ratus tujuh puluh satu, lima ratus tiga puluh satu dst), maka predikatnya berbentuktunggal: Dalam konferensi diterima partisipasi seratus dua puluh satu murid. Tiga puluh satu wanita telah menerima penghargaan sebagai ibu.

8. Jika subjek termasuk angkaribu, juta, miliar, maka predikat tersebut dituangkan dalam bentuktunggal : Seribu manusia keluar untuk hari Sabtu.

9. Jika subjeknya termasuk kata-katatentang, kurang, lebih, lebih , maka predikatnya dapat digunakan seperti padasatu-satunya, dan masukjamak: Lebih dari seratus siswa (sedang) terlibat dalam karya ilmiah.