Halo pembaca yang budiman. Saat merencanakan, Anda mungkin mengalami masalah seperti tidak mengetahui aturan untuk menyoroti kasus-kasus penting dan mendesak. Matriks Eisenhower sebagai alat penentuan prioritas akan sangat membantu dalam upaya semacam itu.

Bagaimana cara kerjanya? Aturan apa yang harus diikuti saat menggunakan kreasi seperti itu? Jawaban untuk ini dan pertanyaan lainnya dapat ditemukan dalam ulasan yang disajikan.

Perencanaan adalah dasar dari kehidupan orang yang sukses

Nyawa siapa pun mangga pada waktunya, bagaimanapun, penduduk modern planet ini tidak mudah. “Punya waktu untuk melakukannya dan jangan tinggalkan untuk besok…” adalah motto kebanyakan orang. Mengapa ini terjadi? Masalahnya adalah kebanyakan dari kita, mengikuti tren mode, dipaksa untuk bekerja banyak waktu, mengatur banyak tugas untuk diri kita sendiri. Akibatnya, kita berada di tegangan konstan. Kami tersiksa oleh pertanyaan: "Apa yang harus dipegang?", "Bagaimana cara mengatasi penyumbatan ini?" Kegugupan berkembang, secara bertahap berkembang menjadi apatis. Dan semua karena apa? Tidak ada keterampilan manajemen waktu.

Pada perencanaan yang salah ada efek bola salju ketika kewajiban kemarin yang tidak terpenuhi dialihkan ke hari ini, namun tidak sempat untuk dipenuhi karena kurangnya waktu luang.

Bagaimana cara menghindarinya? Jawabannya jelas: belajar bagaimana merencanakan dengan benar aktivitas Anda yang berhubungan dengan uang. Mengatasi hal ini tidak sulit, cukup ingat beberapa prinsip manajemen waktu dan mulailah mempraktikkannya:

• memperbaiki tugas;
• menghancurkan tugas-tugas besar menjadi lebih kecil, yang layak;
• mendekati perencanaan secara sadar, mempertimbangkan segala macam keadaan (jika Anda adalah ibu dari seorang anak kecil, maka Anda tidak akan dapat merencanakan hari Anda setiap detik, karena bayi membutuhkan perhatian khusus).

Adapun item ini, kita tidak boleh melupakan kesehatan kita, yaitu memasukkan makan siang dalam jadwal (bukan 15 menit, seperti yang biasa kita lakukan, tetapi 60 menit penuh). Lebih baik memiliki waktu luang daripada terburu-buru dan takut ketinggalan acara berikutnya atau menyelesaikan tugas berikutnya.

• Selalu berlatih. Mengapa saya berbicara tentang ini? Karena pertama kali Anda mungkin tidak dapat memenuhi semua rencana dan Anda mungkin kecewa dengan kinerja sistem ini. Untuk menghindari hal ini, jangan memuat lebih dari 9 hal dalam satu hari (bisa berupa panggilan penting, perjalanan ke toko, dll.).

Pada saat pembagian kasus, penting untuk tidak membanjiri diri dengan pekerjaan, tetapi membuat hari itu menjadi efektif, dan masih ada waktu untuk keluarga atau pengembangan diri. Omong-omong, ini adalah salah satu masalah yang dihadapi orang ketika mereka mulai merencanakan.

Berikut adalah contoh rencana pertama satu orang:

1. Ikat sweter.
2. Menulis review.
3. Menyiapkan makan malam.
4. Lakukan pembersihan umum.
5. Bawa kucing ke klinik hewan.

Menurut Anda, berapa banyak hal yang berhasil dia lakukan? Hanya dua (makan malam dan seekor kucing). Tapi bagaimana dengan 3 lagi? Mereka tinggal keesokan harinya. Apa kesalahannya? Dia tidak menghitung waktu, tidak memperhitungkan kompleksitas, pentingnya dan urgensi tugas. Lalu bagaimana menjadi? Bagaimana memilih bisnis yang penting? Ingat contoh ini dan jangan ulangi kesalahan seperti itu, dan juga, baca terus, karena ada yang paling menarik.

Prioritas adalah setengah dari pertempuran

Di sini datang untuk menyelamatkan alat unik sistem manajemen waktu, dinamai menurut penciptanya - matriks Eisenhower. Alat ini adalah grafik yang dibuat pada bidang, di mana kepentingan dan urgensi diambil sebagai sumbu absis dan ordinat. Melihat matriks, Anda dapat melihat kotak Cartesian, yang artinya sebagai berikut:

• tidak penting dan tidak mendesak - kotak sampah (lihat Surel, permainan komputer dll.);
• tidak masalah, tetapi mendesak - kotak ilusi (panggilan telepon, kunjungan tak terduga dari tamu);
• penting, tetapi tidak mendesak - kuadrat potensi (tujuan jangka panjang adalah membangun rumah);
• penting dan mendesak - hasil kuadrat (ambulans perawatan darurat, membuat presentasi untuk pidato besok).

Ingat: kasus-kasus yang termasuk dalam kategori "penting tapi tidak mendesak" harus dilakukan tepat waktu, jika tidak, mereka akan dengan mudah dipindahkan ke kategori pekerjaan darurat, dan ini terjadi pada saat yang paling tidak tepat.

Sekarang, agar Anda dapat memprioritaskan dengan benar, Anda harus bekerja keras (Anda perlu menganalisis keadaan Anda dalam hal ini tahap kehidupan). Untuk melakukan ini, ambil selembar kertas dan tulis semua tugas yang harus Anda selesaikan. Luangkan waktu Anda, tulis dengan cermat semuanya, bahkan hal-hal kecil, seperti menelepon ibumu, membeli ikan, dll.

Jika Anda memiliki terlalu banyak hal yang harus dilakukan di bagian "Hasil", maka Anda berada di ambang kelelahan, kegugupan adalah "Aku" kedua Anda. Mintalah bantuan dari teman, kerabat, dan kolega, motivasi diri Anda, singkirkan "ekor" ini, tetapi jangan lupakan kuadrat potensi.

Ketika pekerjaan selesai, Anda perlu mengesampingkan kertas dan beristirahat, setidaknya lima menit, untuk memberikan otak istirahat dan tidak terlibat dalam perencanaan dalam keadaan stres. Setelah itu lihat catatannya dan coba kategorikan mereka. Selesai?

Sekarang tinggal memikirkan hari ini, dan untuk penggunaan ini tips berikut:

1. Saat merencanakan hari itu, perhitungkan istirahat (jangan menghilangkan waktu istirahat Anda, jika tidak, sistem manajemen waktu akan tampak tidak efektif bagi Anda).
2. Tentukan puncak aktivitas Anda (bagi sebagian besar dari kita pagi ini).
3. Letakkan tugas dari kategori hasil di puncak aktivitas, tetapi tugas tersebut tidak boleh menghabiskan lebih dari 60% waktu Anda.
4. Sisakan 20% waktu untuk tugas-tugas dari kategori potensi dan ilusi.
5. Untuk tugas yang tercantum dalam kategori pemborosan, pendekatan hanya di waktu senggang. Omong-omong, saran ini akan membantu Anda menyingkirkan pemborosan waktu, yang sangat mengganggu perkembangan dan melakukan apa yang Anda sukai.
6. Jika kamu nyaman varian elektronik, maka Anda dapat menyusun rencana Anda di excel (membuat template sekali, Anda dapat menyesuaikannya terus-menerus).
7. Jangan sia-siakan diri Anda (lakukan hal-hal yang mendesak satu per satu).
8. Hati-hati, usahakan masuk kategori potensial, hanya sesekali mengunjungi "Hasil" maka hidup akan menjadi jauh lebih mudah.

Tambahan tips bermanfaat Anda bisa dapatkan jika Anda menghadiri pelatihan Sergei Vsekhsvyatsky "Sekolah akselerasi pengembangan diri". Selama pelatihan, penulis banyak memberikan contoh kehidupan, memungkinkan Anda untuk memahami pentingnya perencanaan, mengajarkan Anda untuk memisahkan hal-hal penting dari yang mendesak, dll.

Masih memiliki pertanyaan tentang Matriks Eisenhower? Lebih baik tanyakan pada saya. Bagaimana cara melakukannya? Ini cukup sederhana: isi formulir komentar di bawah ulasan dan tunggu tanggapan saya.

Saya mengingatkan Anda bahwa Anda dapat membagikan informasi yang diterima dengan teman dan kenalan Anda. Untuk melakukan ini, cukup pilih kunci dengan gambar jejaring sosial tempat Anda memiliki akun, dan klik. Percayalah, pelanggan Anda akan berterima kasih atas kesempatan yang diberikan.

Tentang ini saya mengucapkan selamat tinggal kepada Anda. Saya akan senang melihat komentar Anda. Berharap untuk melihat Anda segera di blog.

Hormat kami, Elena Izotova.

Semua orang berbicara tentang manfaat manajemen waktu sebagai cara untuk menghemat uang. waktu sendiri. Faktanya, ternyata Anda menghabiskan lebih banyak waktu di buku catatan dengan rencana, mencari halaman yang tepat, serta menganalisis berbagai kasus, ide, dan pertimbangan.

Hari ini kita akan berbicara tentang metode perencanaan yang membantu Presiden Amerika Serikat ke-34 untuk mengambil posisinya sendiri, yang berarti akan membuat hidup lebih mudah bagi seorang wanita. Jadi, matriks Eisenhower - apa itu, bagaimana menggunakannya, di mana dan oleh siapa digunakan, kita akan belajar dari artikel ini.

Signifikansi dan efektivitas

Metode perencanaan ini dibedakan dengan penggunaan tujuan yang ditetapkan secara tepat untuk diri sendiri. Anda tahu apa yang akan Anda tuju dalam hidup, apa semangat jiwa, dan juga apa yang ingin Anda capai dalam waktu dekat. Kepemilikan kasus untuk pencapaian tujuan menentukan kriteria untuk menemukan tempat bagi mereka dalam matriks - kepentingan. Apa yang akan membantu Anda menjadi apa yang Anda inginkan adalah penting, sisanya tidak.

Kriteria kedua untuk menggambarkan kasus di mana matriks bekerja adalah urgensi. Apa yang perlu dilakukan segera atau sesegera mungkin adalah mendesak, dan apa yang bisa menunggu tidak mendesak.

Arti matriks didasarkan pada apa yang membantu melihat secara visual daftar pekerjaan yang membawa Anda ke tujuan, serta yang tidak membawa kemajuan. Dengan demikian, Anda tidak hanya dapat mengevaluasi pekerjaan sendiri tentang efisiensi, serta mengembangkan rencana yang jelas untuk meningkatkan efisiensi ini.

Sekarang mari kita bicara tentang makna. Matriks Eisenhower membantu seseorang bergerak menuju tujuan mereka. Jika Anda mengikutinya, patuhi prinsip kerja dengan ketat, maka pencapaian yang diinginkan segera menjulang di cakrawala, dan tindakan untuk sisa perjalanan akan ditentukan sebelumnya dengan jelas. Anda tahu apa yang harus dilakukan, yang berarti bahwa ada setiap kesempatan untuk mencapai puncak secepat mungkin.

Inti dari metode

Saya mengerti bahwa tidak semua orang telah menemukan konsep ini, dan oleh karena itu, segera setelah pujian, saya akan menjelaskan apa itu.

Matriks Eisenhower- Ini adalah metode perencanaan waktu Anda sendiri, yang didasarkan pada penempatan daftar tugas dalam daftar struktur khusus.

Dalam daftar itu sendiri, buat bisnis apa pun, Anda hanya perlu memahami tingkat kepentingan dan urgensinya. Gunakan metode ini sebagai alat prioritas yang memungkinkan Anda mencapai hasil untuk diri sendiri dalam waktu singkat.

Daftar tugas disusun sebagai persegi dengan empat segmen. Setiap segmen ditugaskan untuk kasus dan tugas, sesuai dengan kepentingan dan urgensi.

Cara mengatur waktu pribadi cocok untuk perencanaan jangka pendek. Misalnya, satu atau dua hari. Semua orang dapat menggunakannya: pengusaha masa depan, ibu rumah tangga saat ini, pelajar, dan pekerja sewaan. Ini adalah teknik universal. Sekali lagi, penting untuk memutuskan gol bunuh diri.

Saya akan segera memberikan rekomendasi untuk melakukan hal-hal dengan cara ini. Di dunia saat ini, banyak aplikasi telah dikembangkan berdasarkan matriks Eisenhower untuk smartphone, laptop, tablet, yang akan menghilangkan penggunaan notepad. Juga, akan lebih mudah untuk memelihara tabel seperti itu di Excel. Tidak ada yang melarang pendukung metode kertas lama untuk membuat buku harian mereka sendiri atau hanya membuat catatan di atas daun, yang utama adalah nyaman.

Cara menggunakan metode dengan benar

Agar teknik ini bekerja untuk Anda, dan agar kemajuan pribadi terlihat, ada baiknya menyimpan catatan dengan benar. Jika semuanya dilakukan dengan benar, dengan ide pengembang matriks, maka seseorang akan dengan cepat memperhatikan organisasi mereka sendiri, serta munculnya waktu luang.

Saya jelaskan secara rinci, dengan contoh, sesuai dengan prinsip semakin pentingnya informasi:

• Segmen keempat, didedikasikan untuk hal-hal yang tidak penting dan tidak mendesak, diisi demi penampilan. Ini termasuk menonton umpan berita di jejaring sosial, "kebutuhan" untuk menelepon pacar atau bibi dari Krasnoyarsk, membaca sinetron, dan menonton acara TV. Ini adalah hal-hal yang tidak memiliki urgensi atau kepentingan untuk pengembangan pribadi atau profesional, yaitu pemborosan waktu. Tidak ada manfaat untuk melakukannya.
• Segmen ketiga terdiri dari hal-hal mendesak yang tidak penting. Ini adalah tugas untuk Anda dari orang lain, pertemuan mendadak. Misalnya, seorang teman meminta saya untuk membawa jeans saya ke binatu. Suatu hal yang secara langsung mempengaruhi pribadi Anda dan Pengembangan profesional tidak mempengaruhi dengan cara apapun, tetapi tetap membutuhkan perhatian dan waktu, serta dalam jangka waktu tertentu.
• Segmen kedua. Hal-hal penting yang tidak mendesak dibawa ke sini. Untuk implementasinya, ada baiknya memiliki margin waktu. Mereka menjadi penting karena mempengaruhi perkembangan dan pencapaian tujuan, tetapi untungnya mereka tidak dibatasi waktu. Ini adalah tugas-tugas yang harus dilakukan secara terukur dan tenang, dengan pengembalian maksimum, yang berarti bahwa di masa depan mereka akan berbuah dalam bentuk kemajuan Anda menuju tujuan Anda. Implementasi daftar dari sektor ini menjadi prioritas bagi Anda. Ini termasuk tugas profesional, langkah-langkah untuk pengembangan pribadi, serta untuk menjaga kesehatan sendiri.
• Segmen pertama. Hal-hal penting yang mendesak. Sebenarnya, ini adalah tugas yang seharusnya ada di segmen kedua, tetapi eksekusinya tertunda, meninggalkan pekerjaan untuk saat terakhir ketika tenggat waktu sudah "di hidung". Sekarang Anda akan dipaksa untuk bekerja dalam mode darurat, dan Anda juga berisiko "mengacaukan". Misalnya, pekerjaan akan dikirim untuk direvisi. Matriks di mana segmen ini kosong dianggap bekerja secara ideal. Ini menunjukkan kemampuan seseorang untuk secara kompeten mengatur waktunya sendiri.

Aplikasi dunia nyata

Saya pikir secara teoritis semuanya jelas, tetapi ini adalah intinya, yang hanya teoretis. Saya yakin samar-samar bagi ibu-ibu muda yang ingin menggabungkan karir dengan membesarkan anak untuk dimasukkan dalam piring ini memasak selama seminggu, mencuci, bekerja di rumah atau menerima pendidikan tambahan. Oleh karena itu, penggunaan matriks didedikasikan untuk satu tujuan. Pilih tujuan, dan kemudian bangun waktu sehingga Anda mencapainya secepat mungkin.

Dalam hidup wanita modern ternyata kamu ingin menjadi ibu, istri, dan juga sukses dalam pertumbuhan karir. Dalam hal ini, lebih baik menggunakan matriks untuk perencanaan satu hari, dan yang paling penting, ingat bahwa semua tindakan yang mengarah pada tujuan itu penting. Dan tidak masalah bahwa mereka mungkin tidak sesuai satu sama lain dalam hal konten semantik. Jadi, kebutuhan untuk hadir pada penampilan pertama anak akan menjadi penting masalah mendesak, dan laporan triwulanan penting, tetapi tidak terlalu mendesak. Oleh paling sedikit, khusus untuk hari ini.

Latihan matriks membantu Anda menavigasi melalui kehidupan dan menentukan pentingnya tujuan dan sasaran untuk diri Anda sendiri. Dalam kasus seperti itu, prinsip-prinsip kepentingan dan urgensi akan menjadi abstrak.

Misalnya, tujuan tiga bulan saya adalah belajar cara berseluncur, mendapatkan kursus penyegaran, lulus tes mengemudi, menemukan pekerjaan Baru memperbarui lemari pakaian suami saya.

Cara menempatkannya:

1. Dapatkan SIM, ikuti pelatihan lanjutan - karena ini akan memperluas wawasan untuk mencari pekerjaan baru;
2. Cari pekerjaan baru;

1. Memperbarui lemari pakaian suami saya tentu saja penting bagi saya. Tapi itu tidak akan mempengaruhi perkembangan saya dengan cara apapun;
2. Belajar skate itu bagus, tapi hampir tidak berguna dalam hidup.

Girls, tetapkan tujuan untuk diri sendiri dan pertahankan dengan bantuan Matriks Eisenhower. Bagaimanapun, tujuan memberi arti bagi hidup kita.

• Pencipta metode Eisenhower
• Prinsip Metode Eisenhower
• • A (penting dan mendesak)
  • B (penting tapi tidak mendesak)
  • C (mendesak tapi tidak penting)
  • D (tidak mendesak dan tidak penting)
• Matriks Eisenhower: sebuah contoh
• Kesimpulan

Setiap hari kita mengatasi segunung tugas, tetapi tidak selalu beban kerja seperti itu membantu untuk bergerak maju. Terkadang kita banyak membuang waktu untuk kegiatan kosong, sambil pekerjaan penting menunggu dibalik perencanaan.

Alun-alun Eisenhower- alat untuk menetapkan kasus berdasarkan kepentingan dan urgensi. Ini membantu untuk memahami pekerjaan apa yang perlu dilakukan sekarang, apa yang harus ditunda sampai nanti, dan apa yang harus dibuang sama sekali.

Metode Eisenhower dirancang untuk menghindari kesalahan ini, ia menyusun pekerjaan dan mengungkapkan "pembuang waktu" seperti sinar-x.

Pencipta metode Eisenhower

Alat manajemen waktu ini diberikan kepada kita bukan oleh siapa pun, tetapi oleh Presiden AS Dwight David Eisenhower sendiri, yang memerintah Amerika Serikat dari tahun 1953 hingga 1961. Dia memimpin pasukan AS di Eropa selama Perang Dunia II. Dibebaskan selama Operasi Norman Prancis, Dwight Eisenhower pulang sebagai pahlawan dan diangkat menjadi Panglima Angkatan Darat AS. Ini orang yang luar biasa berdiri di asal-usul NATO dan merupakan salah satu dari dua presiden Amerika yang paling dicintai, berbagi hati mereka dengan George Washington. Setelah pensiun, ia tidak tinggal diam, melainkan bekerja sebagai rektor Columbia University.

Seperti yang Anda pahami, Eisenhower memiliki banyak pekerjaan. Terlahir dalam keluarga miskin, ia berhasil membangun seperti itu karir yang memusingkan terima kasih kepada yang kompeten prioritas dan disiplin. Orang seperti itu tidak akan memberi saran yang buruk - teknik manajemen waktunya telah diuji dalam praktiknya, dan kepribadian penemunya sudah dapat dianggap sebagai rekomendasi terbaik.

Prinsip Metode Eisenhower

Matriks Eisenhower terdiri dari dua sumbu koordinat - kepentingan dan urgensi. Di persimpangan mereka, empat bidang terbentuk:

• penting dan mendesak
• penting tapi tidak mendesak
• mendesak tapi tidak penting
• tidak penting dan tidak mendesak

Setelah mendefinisikan setiap kasus di bidangnya sendiri, kami sudah memiliki algoritme pekerjaan selanjutnya atas mereka masing-masing.

Meja Eisenhower - asisten visual

Otak manusia dirancang sedemikian rupa sehingga kita lebih memahami informasi terstruktur - diurutkan ke dalam rak, sel, dan disertai dengan materi visual. Oleh karena itu, kuadrat prioritas paling baik digambar di atas kertas atau tabel di komputer.

Seperti yang Anda lihat, semua bidang diwarnai warna yang berbeda. Ini bukan keinginan estetika seniman - ini adalah bagaimana kami mencatat pentingnya mereka dalam perencanaan global kerja. Saat Anda mulai bekerja dengan tabel, sel-sel ini akan berisi kasus tertentu.

Apa yang harus dilakukan pertama kali dan apa yang tidak boleh dilakukan sama sekali?

Matriks Prioritasmenjawab pertanyaan-pertanyaan ini dengan jelas dan singkat. Setiap bidang tabel Eisenhower memiliki "putusan" sendiri. Begitu tugas ada di satu sel atau lainnya, kita sudah tahu apa yang harus dilakukan dengannya.

A (penting dan mendesak)

Bidang ini berwarna merah karena ideal itu harus tetap kosong. Ketika tugas muncul di dalamnya, itu berarti Anda salah merencanakan sesuatu, menghabiskan waktu untuk hal-hal yang tidak perlu.

Tentu saja, yang ideal tidak dapat dicapai, jadi poin akan tetap muncul di kotak ini. Jika ini sudah terjadi, maka inilah yang harus dimasukkan di bidang A:

• mengatasi krisis;
• pekerjaan yang jika tidak dilakukan dapat mengakibatkan masalah serius dan gangguan tujuan;
• menyelesaikan masalah yang dapat menyebabkan penurunan standar hidup, ancaman terhadap karir atau kesejahteraan dalam keluarga;
• masalah kesehatan.

Jika, ketika Anda pertama kali menyusun tabel, ternyata ada banyak poin di sel merah, Anda harus mengerahkan semua upaya Anda untuk membersihkannya. Jika tugasnya sulit, pertimbangkan untuk melibatkan kerabat, teman, atau mendelegasikan sesuatu kepada bawahan untuk menyelesaikannya.

B (penting tapi tidak mendesak)

Kegiatan utama harus berlangsung di bidang ini, sehingga diwarnai dalam warna hijau tindakan dan pertumbuhan. Segala sesuatu yang membantu seseorang mencapai tujuan dan meningkatkan hidupnya harus dilakukan dalam tanpa kegagalan dan tanpa tergesa-gesa.

Hal ini tidak mudah untuk dicapai, karena kita semua adalah siswa manusia dan terbiasa turun ke bisnis hanya ketika tenggat waktu di depan mata. Tapi di sinilah letak rahasia utama sukses: lakukan semua hal penting terlebih dahulu. Ini akan membantu Anda bekerja dengan senang hati dan konsentrasi, dan tidak dalam keadaan ketakutan dan rewel.

Berikut tugas-tugasnya:

• pertunjukan proyek yang sedang berlangsung untuk bekerja;
• pekerjaan rumah tangga yang berhubungan dengan bahan dasar keluargamu;
• persiapan penting liburan keluarga, komunikasi dengan kerabat;
• pendidikan mandiri;
• pencegahan penyakit, olahraga, gaya hidup sehat kehidupan.

Anda perlu melakukan hal-hal ini sendiri, menarik asisten jika ada banyak pekerjaan dan tidak realistis untuk melakukannya sendiri.

C (mendesak tapi tidak penting)

Dua bidang bawah diwarnai dengan warna abu-abu- lagi pula, mereka tidak penting, dan mereka dapat diabaikan begitu saja, seperti tikus. Tapi justru mereka menjadi kendala serius yang menghambat perkembangan kita.

Hal-hal yang mendesak tetapi tidak penting meliputi:

• beberapa panggilan dan rapat;
• masalah rumah tangga yang tiba-tiba;
• isyarat kesopanan terhadap orang yang tidak termasuk dalam lingkaran kerabat dan teman (kehadiran di hari libur, percakapan panjang);
• permintaan dari kenalan dalam memecahkan masalah yang dapat mereka atasi sendiri.

Jika Anda tidak menyelesaikan poin ini, maka Anda dapat menemukan diri Anda dalam lingkaran setan yang terus-menerus menyapu dalam kasus-kasus tidak penting yang memiliki manfaat minimal. Tugas dari kotak ini dapat diabaikan atau didelegasikan kepada orang lain untuk meluangkan waktu untuk pekerjaan utama.

Hal utama adalah tidak membingungkan kasus dari titik A dan C. Jadi Anda dapat mengambil beberapa omong kosong untuk tugas penting atau sebaliknya - menolak untuk memutuskan pertanyaan kritis mengirim mereka ke titik C.

D (tidak mendesak dan tidak penting)

Pemakan waktu "hidup" di kotak abu-abu gelap ini, yang diinginkan untuk dihilangkan dari kehidupan sama sekali. Diselesaikan di sini:

• seri dan jejaring sosial;
• hiburan yang berbahaya;
• mengobrol di telepon;
• berkomunikasi dengan orang-orang beracun;
• tindakan yang mendorong penundaan;
• beberapa pekerjaan rutin;
• kebiasaan perfeksionis.

Sebagian besar item ini perlu dihapus dari jadwal dengan kemauan keras - itulah mengapa item ini diresepkan. Ini juga termasuk pekerjaan rutin, yang pelaksanaannya sangat sedikit manfaatnya. Anda bisa melakukannya - dan Anda tidak bisa melakukannya. Jika diinginkan, delegasikan pekerjaan ini kepada bawahan atau karyawan. Atau nenek.

Bagaimana cara mendistribusikan tugas dalam tabel dengan benar?

Memang, ada kemungkinan besar untuk menetapkan suatu kasus dengan tingkat kepentingan dan urgensi yang tidak sama. Dari sinilah, pada kenyataannya, hierarki prioritas kita menderita.

Agar tidak salah, kita cukup menjawab dua pertanyaan "ya" atau "tidak":

1. Apakah pekerjaan ini perlu untuk bergerak menuju tujuan utama? (Apakah saya akan mendapat masalah jika tidak?) YA - penting, TIDAK - tidak penting.
2. Jika saya tidak melakukannya sekarang, apakah tugas ini akan menjadi tidak relevan besok? YA - mendesak, TIDAK - tidak mendesak.

Setelah mendistribusikan pekerjaan sesuai dengan tabel, pertama-tama kami melanjutkan untuk memecahkan pertanyaan dari kotak merah, dan kemudian dari yang hijau.

Matriks Eisenhower: sebuah contoh

Lebih baik membuat matriks di pagi hari. Ingat semua hal yang akan Anda lakukan dalam waktu dekat, apa yang diminta teman Anda, tugas apa yang diberikan atasan Anda, apa yang ingin Anda lakukan untuk diri sendiri. Tuliskan hal-hal ini di selembar kertas satu demi satu.

Sekarang pikirkan tentang masing-masing, berikan jawaban atas pertanyaan tentang pentingnya dan urgensi. Bergantung pada bagaimana Anda menjawab pertanyaan, letakkan tugas di sel yang sesuai. Ingat bahkan hal-hal terkecil - mereka menghabiskan banyak waktu kita. Jumlah poin di setiap sel ditentukan hanya oleh Anda. Mungkin ada 20 atau nol.

Matriks Anda mungkin terlihat seperti ini:

Saat barang-barang didistribusikan, buatlah daftar tugas yang nyaman untuk Anda sendiri (misalnya, di ponsel Anda) dari kotak merah sehingga Anda dapat terus-menerus memeriksanya. Pisahkan - untuk tugas dari kotak hijau. Setelah menyelesaikan semua poin dari yang pertama, segera ambil yang kedua, tentukan sendiri tugas menjaga kotak merah sebebas mungkin.

Abaikan tugas dari kotak abu-abu atau delegasikan kepada mereka yang mungkin menganggapnya penting atau menarik. Misalnya, posting media sosial tentang salju pertama tidak ada gunanya kecuali tentang proyek Anda. Tetapi itu bisa menjadi bagian dari konten iklan - dalam hal ini, lebih baik untuk mempercayakannya ke departemen SMM dengan menautkan informasi tentang promosi.

Kesimpulan

Matriks Eisenhower, dalam arti tertentu, adalah mesin untuk membersihkan hari Anda dari sampah dari hal-hal yang tidak penting. Pada awalnya, Anda perlu menggambarnya setiap hari, tetapi seiring waktu, Anda secara intuitif akan merasakan "warna" bisnis ini atau itu. Tidak peduli seberapa berpengaruh Eisenhower, dia tidak dapat membeli jam tambahan untuk dirinya sendiri dalam sehari. Dan di sini mengalokasikan waktu secara efisien bahkan seorang siswa dapat melakukannya.

Jika Anda menemukan kesalahan, sorot sepotong teks dan klik Ctrl+Enter.

Hal pertama yang perlu Anda pelajari dalam bekerja dengan matriks adalah kompeten dalam bisnis. Mampu membedakan yang penting dari yang mendesak, tidak terlalu mendesak dari yang tidak penting.

Matriks waktu dibagi menjadi 4 kuadran, yang di dalamnya terdapat 2 sumbu kepentingan dan jumlah sumbu urgensi yang sama. Kasus dan tugas cocok dengan masing-masing, yang membantu untuk melihat secara visual prioritas setiap komponen: apa yang harus dilakukan pertama, apa yang harus dilakukan kedua, dll.

Template matriks terlihat seperti ini:

Mari kita lihat setiap kuadran secara lebih rinci.

Penting dan mendesak

Manajemen waktu yang ideal berarti kuadran ini akan kosong. Hal ini disebabkan fakta bahwa dengan prioritas yang tepat dan penyelesaian kasus yang tepat waktu, tidak akan ada penyumbatan. Ini mungkin normal hanya dari waktu ke waktu, tetapi kekacauan terus-menerus dalam bisnis adalah tanda disorganisasi.

Untuk menghindari masalah dengan kuadran A, Anda perlu mengatur perencanaan yang kompeten di area lain dan mengikuti semua poin dengan tepat. Namun, jika kebutuhan untuk mengisinya tetap muncul, maka cocok di sini:

• Kasus-kasus, kegagalan yang membahayakan pencapaian tujuan.
• Tugas, yang kegagalannya berkontribusi pada munculnya kesulitan hidup dan kesulitan.
• Tugas yang berhubungan langsung dengan kesehatan.

Jangan lupa tentang. Sering terjadi bahwa hal-hal dari kuadran A dapat dipercayakan kepada orang lain. Jika memungkinkan, gunakan hak ini.

Jangan lupa tentang mendelegasikan tanggung jawab. Sering terjadi bahwa hal-hal dari kuadran A dapat dipercayakan kepada orang lain.

Penting tapi tidak mendesak

Kasus dan tugas paling prioritas ada di sini, jadi dia perlu memberi perhatian maksimal. Ini adalah kegiatan sehari-hari, yang urgensinya tidak terlalu tinggi, tetapi tetap penting. Para ahli telah memperhatikan bahwa orang yang bekerja secara khusus dengan kuadran "B" mencapai kesuksesan yang lebih besar dalam hidup dan mencapai tujuan mereka. Mereka mendapatkan uang lebih dan melakukan apa yang mereka sukai, yang membuat mereka bahagia.

Karena tidak ada urgensi dalam kasus, tidak ada kepanikan, yang membuat pendekatan implementasinya seimbang dan masuk akal. Ini pada gilirannya berkontribusi efisiensi tinggi dan produktivitas. Namun, jangan lupa bahwa keterlambatan penyelesaian tugas dari kuadran B memindahkannya ke kuadran A.

Jadi, semua aktivitas saat ini yang terkait dengan Tugas harian: kegiatan utama, kegiatan olahraga, rencana hari ini, dll.

Mendesak tapi tidak penting

Aktivitas yang “mendasari” kuadran ini cenderung distraksi. Implementasinya tidak membawa utilitas apa pun dalam hal mencapai tujuan dan tidak mengarah pada hasil apa pun. Seringkali mereka hanya mengganggu fokus pada hal-hal yang benar-benar penting dan mengurangi efisiensi secara keseluruhan. Saat bekerja dengan matriks, hal utama adalah tidak membingungkan kasus dari kuadran "A" dan "C", jika tidak, akan ada kebingungan dalam prioritas kasus.

Area "C" dapat mencakup hal-hal yang berkaitan dengan negosiasi dan pertemuan yang dipaksakan oleh seseorang, dengan perayaan ulang tahun orang yang tidak terlalu dekat, pekerjaan rumah tangga yang muncul secara tiba-tiba. Karena hal-hal dari kuadran ini hanya memperlambat dan "mencuri" waktu, mereka perlu diberikan waktu minimum.

Tidak mendesak dan tidak penting

Sama sekali tidak ada manfaat untuk melakukan hal-hal yang sesuai dengan kuadran ini. Mereka harus ditangani terakhir. Bahkan jika Anda tidak berurusan dengan mereka sama sekali, itu hanya akan menjadi lebih baik. Namun, perlu untuk mempertimbangkan kasus-kasus seperti itu, seperti yang mereka katakan, Anda perlu mengetahui musuh dengan melihat. Ini adalah waktu yang paling "melahap" yang harus Anda singkirkan.

Hal-hal yang sesuai dengan kuadran D sama sekali tidak berguna.

Namun yang paling menarik adalah kasus-kasus dari kuadran ini sangat diminati masyarakat. Inilah yang paling menyenangkan dan sederhana, di mana Anda tidak perlu bekerja. Mereka santai dan membawa kesenangan. Sebuah hiburan yang menyenangkan membuatnya bermasalah untuk menolak mereka.

Ini termasuk berbicara di telepon dengan teman dan kerabat, duduk di jaringan sosial, Berselancar di internet, permainan komputer, menonton TV, nongkrong di klub.

Tentu saja, istirahat kerja produktif penting, seperti oksigen bagi seseorang, tetapi juga harus bermanfaat. Alih-alih duduk di sofa sepanjang akhir pekan, mengatur tamasya dan perjalanan ke alam, kembangkan rencana rekreasi yang aktif, omong-omong, ini akan membantu meningkatkan kesehatan Anda. Baca informatif atau hanya buku yang menarik untuk yang tidak ada waktu sebelumnya, itu akan memacu pikiran.

Saat Anda mengendalikan hidup Anda, ingatlah bahwa istirahat juga harus direncanakan. Tidak dapat diterima untuk menjadi spontan. Tapi jangan abaikan mereka juga. Ini penuh dengan kemalasan yang berkepanjangan, karena terlalu banyak pekerjaan belum menguntungkan siapa pun. Di sini aturannya tepat: "Waktunya untuk bisnis - jam untuk bersenang-senang."

Contoh jadwal untuk setiap hari mungkin terlihat seperti ini:

Anda dapat menggambar sendiri lembarannya atau mengunduh formulir yang sudah jadi dari Internet.

Prioritas

Pada awalnya, karena kebiasaan, akan bermasalah untuk menentukan urgensi dan pentingnya setiap kasus, tetapi hasil akhirnya sepadan. Cobalah latihan berikut:

1. Gambarlah tabel dengan kolom: No. p/p, bisnis, urgensi, kepentingan. Sesuaikan jumlah baris sendiri, tergantung pada panjang daftar.
2. Di kolom kedua, "yang harus dilakukan", tuliskan semua tugas dan aktivitas yang biasa Anda lakukan.
3. Setelah itu, lanjutkan dengan menilai seberapa penting setiap kegiatan atau seberapa mendesaknya.

Untuk membuatnya lebih mudah, gunakan kriteria kepentingan berikut saat mengajukan pertanyaan untuk setiap kasus:

• Menyelesaikan tugas ini diperlukan untuk mencapai tujuan utama saya (Ya berarti penting; Tidak berarti tidak penting).
• Kegagalan untuk menyelesaikan tugas memerlukan konsekuensi serius untuk kegiatan saat ini (Ya - penting; Tidak - tidak penting).

Kriteria Urgensi:

• Jika tugas tidak selesai sekarang, maka itu kehilangan relevansinya (Ya - mendesak; Tidak - tidak mendesak).

Alat prioritas ini akan sangat menyederhanakan seluruh alur kerja. Saat Anda melakukan eksplorasi ini, Anda akan menemukan berapa banyak waktu yang telah Anda buang hingga titik ini dan berapa banyak waktu yang berguna yang tampaknya dibebaskan.

Untuk mencapai kesuksesan dalam bisnis apa pun, Anda harus, pertama, menguraikan rencana tindakan yang jelas untuk diri Anda sendiri, dan kedua, mengikutinya dengan ketat. Namun, sering terjadi bahwa, setelah menyusun daftar tugas, seseorang mulai menundanya tanpa henti, terganggu oleh sesuatu yang tidak penting atau terlalu malas untuk mulai bekerja. Seringkali orang membuat kesalahan dengan memilih prioritas dan urutan tugas yang salah.

Sebagai akibat dari perencanaan yang salah dan tidak efisien, kasus menumpuk, dan eksekusi mendesak mereka kemudian hilang jumlah yang banyak waktu dan usaha. Dengan cara ini, beberapa hari dapat dengan mudah dihapus dari kehidupan dan diisi hanya dengan kegiatan darurat yang melelahkan. stres dan Suasana hati buruk- inilah yang diterima seseorang sebagai akibat dari penundaan tanpa akhir, pelakunya adalah dirinya sendiri. Dan kemudian dia mulai lebih takut dengan rutinitas ini dan jatuh ke dalam lingkaran setan.

Matriks Eisenhower, atau, seperti yang sering disebut, matriks prioritas Eisenhower, dapat membantu dalam situasi seperti itu. Ini adalah salah satu yang paling sederhana dan cara yang efektif organisasi waktu kerja, yang didasarkan hanya pada dua parameter - kepentingan dan urgensi.

Cara penyebaran kasus ini dinamai Presiden Amerika Serikat ke-34, Dwight Eisenhower. Dia tidak diragukan lagi sangat Pria sibuk, dan itulah sebabnya ia mengembangkan metode unik dalam mengalokasikan waktu dan menjadwalkan tugas.

Apa itu Matriks Eisenhower?

Ide utamanya adalah membuat peringkat kasus dengan cepat dan efisien sesuai dengan kepentingan dan urgensinya. Mengevaluasi mereka sesuai dengan dua parameter ini, Anda dapat menyorot yang prioritas dan memfilter yang sama sekali tidak penting.

Matriks kasus Eisenhower dibagi menjadi 4 kelompok:

• Mendesak dan penting.
• Tidak mendesak, tapi penting.
• Tidak penting, tapi mendesak.
• Tidak penting dan tidak mendesak.

Berdasarkan presiden amerika, semua tugas tanpa kecuali dapat dibagi ke dalam empat kategori ini, hanya penting untuk dapat menilai secara kritis signifikansinya bagi masa depan seseorang.

Sekarang mari kita lihat setiap kategori secara lebih rinci.

Hal-hal penting dan mendesak

Eisenhower menyebut mereka "masalah hidup dan mati". Tugas yang harus diselesaikan dalam satu hari yang secara signifikan dapat memengaruhi kehidupan kelak dan karir.

Contoh: menyelesaikan krisis atau masalah mendadak, tugas mendesak, proyek dengan tenggat waktu yang dekat.

Jika banyak hal yang termasuk dalam bagian ini, itu berarti Anda tidak mengatur waktu Anda dengan cukup baik dan mendistribusikan kekuatan Anda secara tidak benar. Idealnya, kotak ini harus kosong.

Jika banyak kasus penting pada saat yang sama memerlukan pertimbangan segera, maka Anda hidup dari darurat ke darurat, dan Anda hanya perlu matriks Eisenhower sebagai contoh yang baik distribusi yang benar kekuatan dan waktu. Kebiasaan menunda pekerjaan sampai menit terakhir menunjukkan rendahnya disiplin diri dan selanjutnya dapat menyebabkan masalah besar dalam karir. Selain itu, berada dalam tekanan abadi dari apa yang telah terjadi atau hanya keadaan darurat yang akan datang memiliki efek yang merugikan pada kesehatan Anda.

Penting tapi tidak mendesak

Ini adalah potensi Anda. Kasus yang memiliki pengaruh besar untuk masa depan, tetapi tidak memerlukan keputusan darurat. Eisenhower yakin bahwa kategori ini harus menjadi yang paling penting dari keempatnya. Menetapkan tugas khusus untuk item ini dan implementasi sistematisnya akan memberikan waktu yang cukup untuk eksekusi yang bijaksana dan berkualitas tinggi.

Kemampuan untuk memilih dari daftar tugas yang harus ada dalam kategori ini adalah salah satu tugas terpenting yang dilakukan matriks Eisenhower. Contoh kasus tersebut adalah evaluasi hasil yang diperoleh, pengembangan proyek baru, definisi prospek pengembangan, dan pembentukan hubungan.

Sangat sering orang menunda hal-hal seperti itu, tetapi ini tidak dapat dilakukan dengan cara apa pun, karena itu adalah jaminannya sukses hidup. Untuk menghindari godaan, sangat berguna untuk menetapkan tenggat waktu pelaksanaannya.

Tidak penting tapi mendesak

Hal-hal yang membutuhkan banyak waktu, tetapi, pada kenyataannya, tidak memiliki nilai untuk pengembangan lebih lanjut. Dalam kategori ini, presiden menempatkan tugas-tugas yang mengalihkan perhatian dan mengganggu aktivitas yang efektif.

Contohnya termasuk panggilan telepon yang tidak penting di tempat kerja, rapat harian, pertimbangan materi yang mendesak, rapat bisnis.

Kebanyakan orang menghabiskan sebagian besar waktu mereka untuk melakukan hal-hal seperti ini. Mereka harus segera diselesaikan. Ini akan membebaskan cukup waktu untuk tugas-tugas yang lebih serius.

Tidak mendesak dan tidak penting

Mereka tidak penting untuk masa depan. Ini adalah hal-hal yang mengalihkan perhatian dari pekerjaan utama. Mereka biasanya sangat menyenangkan, tetapi sama sekali tidak berguna. Eisenhower sendiri menyebut mereka "pembuang waktu" dan menganggapnya merusak alur kerja yang efisien.

Contoh: panggilan telepon dan surat pribadi, jejaring sosial, permainan komputer, camilan tanpa henti, dan istirahat minum teh.

Hal-hal ini dapat dengan aman dicoret dari daftar, dan menanganinya hanya ketika Anda benar-benar memiliki waktu luang.

Bagaimana bekerja dengan matriks

Berikut adalah beberapa aturan sederhana itu akan membantu untuk pengalaman sendiri mengevaluasi seberapa efektif matriks Eisenhower. Prinsip metode ini sangat sederhana.

Untuk kejelasan, ambil selembar kertas dan tulis daftar semua hal yang harus Anda lakukan untuk beberapa hal interval tertentu waktu - hari, minggu atau bulan. Nilai mereka dengan hati-hati dalam urutan kepentingan dan urgensi.

Bagilah selembar kertas lain menjadi empat bagian: di kotak pertama akan ada hal-hal penting dan mendesak, di kotak kedua - penting tetapi tidak mendesak, dan seterusnya. Tuliskan semua tugas di lembar ini, bagikan ke dalam kotak. Apa yang Anda lihat di depan Anda - matriks sendiri Eisenhower.

Sangat mudah untuk memahami bahwa Anda perlu mendistribusikan waktu Anda terutama antara hal-hal penting, yaitu antara dua kotak pertama. Tugas-tugas yang termasuk dalam kuadran ketiga dan keempat dapat diselesaikan setelah menyelesaikan yang lebih penting.

Saat memecahkan masalah, sangat penting untuk tidak teralihkan dari kasus makanan ringan, istirahat merokok, dan memeriksa surat. Selesaikan tugas, lalu Anda bisa menghadiahi diri sendiri dengan sesuatu yang menyenangkan.

Matriks Eisenhower juga cocok untuk perencanaan jangka panjang. Untuk ini, penting juga untuk tugas utama dan melukis dalam kotak semua hal yang akan berkontribusi pada pencapaiannya.

Terlepas dari kenyataan bahwa metode ini sudah berusia lebih dari setengah abad, itu tidak kehilangan keefektifannya. Matriks Eisenhower telah berhasil digunakan oleh banyak orang sukses. Ini adalah salah satu metode fundamental manajemen waktu modern. Sederhana, seperti semua yang cerdik, metode ini memungkinkan Anda untuk melihat lebih segar kegiatan sendiri untuk memahami ke mana perginya waktu kerja yang berharga.