Eisenhowerova prioritizácia práce

Naliehavé veci zvyčajne nie sú najdôležitejšie,

a tie dôležité nie sú najnaliehavejšie.

Dwight Eisenhower.

Rytmus života, ktorý dnes existuje, možno len ťažko nazvať pokojným a meraným. Väčšina z nás si každý deň dáva veľkolepé úlohy, plánuje prerobiť kopu vecí, a keď sa nevyriešené veci musia preniesť do ďalšieho dňa a narastú ako snehová guľa, nastane núdzová situácia, ťažké časy.

Neustále byť v stave „neviem, čoho sa chytiť“ je sotva vhodné, keď rozprávame sa o osobnej efektivite. Výsledný emocionálny stres blokuje produktivitu, vedie k rýchlej únave a apatii. Preto, aby sme sa nestali obeťou stresu alebo ešte horšie chronického únavového syndrómu, venujme sa time manažmentu alebo time managementu.

Time management (manažment času) - veda, ktorá vám umožní dosiahnuť vaše ciele v tomto šialenom vysokorýchlostnom svete

Time management je akt alebo proces vykonávania vedomej kontroly nad množstvom času stráveného konkrétnymi činnosťami s cieľom konkrétne zvýšiť efektivitu a produktivitu.

Existuje množstvo zručností, nástrojov a techník, ktoré možno použiť na pomoc pri riadení času. konkrétne úlohy, projekty a ciele. Táto sada obsahuje veľký rozsahčinnosti, menovite: plánovanie, distribúcia, stanovovanie cieľov, delegovanie, časová analýza, monitorovanie, organizácia, zoznamy a stanovovanie priorít.

Jedným z nástrojov time managementu time managementu je tzv eisenhowerova matica, čo vám umožní správne určiť priority vášho podnikania. Autorstvo patrí 34. prezidentovi Spojených štátov amerických Dwightovi Davidovi Eisenhowerovi.

Eisenhower mal živú a zvedavú myseľ. Zaujímal sa o históriu, šport, matematiku, lákalo ho usporiadanie vecí a motívy správania ľudí. Svoju značnú energiu nasmeroval na zlepšenie známeho diela a nie inak. A vnútorne sa Dwight viac zameriaval na sebazdokonaľovanie, než na prerábanie seba samého.

Čo je teda podstatou metódy?

Začnime tým, že jedna z najdôležitejších zručností správne plánovanie práce, zvýšenie osobnej produktivity, úspora času a iných zdrojov je schopnosť klasifikovať prípady podľa stupňa ich naliehavosti a dôležitosti.

Podľa pravidla navrhnutého Dwightom Eisenhowerom sa priority stanovujú podľa takých kritérií, ako napr ako naliehavosť a dôležitosť veci .

• A dôležité a naliehavé . Táto kategória by mala zahŕňať najdôležitejšie prípady, ktoré si vyžadujú okamžitú implementáciu.
• B Dôležité, ale nie naliehavé . To zahŕňa dôležité veci, ktoré môžu počkať.
• C Naliehavé, ale nie dôležité . AT túto kategóriu zahŕňa nie veľmi dôležité veci, ktoré je však potrebné urýchlene urobiť.
• D Nie súrne a nie dôležité . Táto skupina zahŕňa problémy, ktoré sa nemusia riešiť vôbec, pretože neprinesú žiadnu návratnosť.

Častou chybou mnohých ľudí, keď zlyhajú pri plánovaní, je práve nedostatok schopnosti určiť priority úloh, ktoré je potrebné vyriešiť.

Ľudia majú tendenciu robiť v prvom rade to, čo sa im páči, a potom zažívajú obdobia problémov, ktoré človeka privádzajú do stresu a vedú k syndrómu vyhorenia.

Dôležitosť prípadu je daná tým, ako výsledok jej realizácie ovplyvní vašu prácu.

Naliehavosť- ako rýchlo musíte urobiť túto prácu.

A Dôležité a naliehavé. Ak väčšina prípadov a úloh spadá do tohto sektora, stresy a krízy sú vaším obvyklým rozvrhom. Nádej, že veci z kvadrantu 1 budú dokončené a potom začne nový, zmysluplnejší a odmeranejší život, je obrovský klam.

Ako ukazuje prax, táto situácia je často dôsledkom:

• iracionálne plánovanie: celý deň sme zaneprázdnení prácou, no z nejakého dôvodu začíname robiť veci „od konca“, pričom všetko dôležité odkladáme „na neskôr“;
• nedostatok sebadisciplíny, neschopnosť prinútiť sa robiť veci, na ktorých skutočne záleží;
• lenivosť;
• vo všeobecnosti sa za „normálne“ považuje zlá organizácia práce oddelenia, oddelenia, jednotky, v ktorej sa nevykonáva plánovanie a situácia núdzových prác.

S najväčšou pravdepodobnosťou sú nesprávne nastavené priority alebo nie sú delegované zodpovednosti (v tíme neexistuje dôvera). V tomto stave vecí budete vždy zaneprázdnení dôležité otázky dnes. Cieľom systému je udržať prípady mimo tejto kategórie. K tomu stačí začať s realizáciou dôležitých, no nie naliehavých záležitostí vopred.

• Neplánovaná návšteva zubára, spôsobená ako vždy náhlou bolesťou zubov.
• Napísanie článku, príprava reportáže, ktorej uzávierka sa blíži. Samozrejme, o článku ste vedeli pred týždňom, o správe - ešte skôr, ale vaše ruky sa akosi nedostali ...
• Naliehavý hovor.
• Chronická únavačo bolo výsledkom nedostatku dennej rutiny, dobrý spánok a odpočinok, preťaženie atď.

Musíte sa naučiť delegovať povinnosti, nájsť a „vychovať“ si asistenta, ktorý vás v prípade potreby zastúpi. Pripravte si zoznam povinností, ktoré za vás môžu vykonávať vaši podriadení a kolegovia. Skontrolujte si zoznam priorít. Presuňte „ťažisko“ vašej aktivity do kvadrantu 2.

B Dôležité, ale nie naliehavé. Túto kategóriu prípadov možno nazvať veľmi dôležitou, pretože je pre ňu úspešných ľudí stráviť najviac času a úsilia. Začať včas s dôležitou úlohou znamená nielen zbaviť sa stresu, ale si aj užiť náročné, ale zaujímavá úloha. Koniec koncov, máte čas premýšľať o veci a potom pomaly, bez rozruchu, začať s jej realizáciou. Mimochodom, tento prístup eliminuje chyby alebo, podľa najmenej, minimalizuje ich pravdepodobnosť. Ale aj keď vzniknú, máte čas všetko napraviť.

Ak nezačnete s realizáciou týchto prípadov včas, časom sa presunú do kategórie „A“. A potom sa musíte točiť, točiť, vzdychať, sťažovať sa na život a nenávidieť svoju prácu.

Príklady pre kvadrant B:

• Písanie článkov, abstraktov, správ o vede, správ o činnosti katedry a iných plánovaných prác;
• včasné zaplatenie poistenia auta, za verejné služby atď.;
• pravidelné návštevy lekára - za účelom prevencie a prevencie chorôb.

C Naliehavé, ale nie dôležité. Do tejto kategórie patria vynútené úlohy, ktoré musíte robiť, aj keď vás nepribližujú k vášmu cieľu. To zahŕňa dočasné vykonávanie povinností iného zamestnanca, ktorý odišiel na dovolenku alebo práceneschopnosť, odstraňovanie problémov, ktoré sa náhle vyskytli (napríklad voda z práčky zaplavila susedov). Takéto veci len odvádzajú pozornosť od práce a neumožňujú sústrediť sa na hlavnú vec. Bohužiaľ, nikto nie je imúnny voči ich vzhľadu.

Ľudia, ktorí sa zapájajú do činností uvedených v kvadrante 3, sa zvyčajne cítia v kvadrante 1. Ich činnosti sa im zdajú nielen skutočne naliehavé, ale aj mimoriadne dôležité. Z nejakého dôvodu ste zo všetkých svojich úradné povinnosti vybrali len tie nepodstatné. Navyše, vy sami ste určili, čo je pre vás hlavné a čo je márnosť márnosti.

Stačí presunúť „ťažisko“ vašich záležitostí do kvadrantu 2, vykonávanie naliehavých, no nie životne dôležitých úloh z kvadrantu 3, jednoducho musíte delegovať. Aby ste to dosiahli, musíte okamžite revidovať zoznam priorít, harmonogramy plnenia úloh a ovládať všetky techniky šetrenia času. Práve tieto metódy vám pomôžu získať solídny prísun času, ktorý strávite naozaj dôležitými aktivitami, ktoré vás dovedú k zamýšľanému cieľu.

D Nie súrne a nie dôležité. Záležitosti tejto skupiny človeku nič neprinášajú praktické využitie. Tie obsahujú:

• bezcieľne nakupovanie „len sa pozrieť“, hoci v skutočnosti nič nepotrebujete – chcete si len zlepšiť náladu;
• bezcieľne čítanie internetových stránok je zábavné, ale absolútne zbytočné;
• zmrazenie v ICQ, Skype a iných messengeroch;
• počítačové hry;
• dlhý telefonické rozhovory;
• pozeranie TV show, zábavné programy, hudobný kanál; bezcieľne prepínanie kanálov, keď všetko trochu sledujete;
• čítanie vtipov, vtipné príbehy atď.

Záležitosti tejto kategórie neprinášajú človeku žiadny úžitok, ale sú veľmi príjemné. Hlavným odporúčaním odborníkov na time management je venovať týmto úlohám čo najmenej času alebo ich využiť na krátke prestávky medzi dôležitými úlohami. Žiaľ, veľa ľudí začína svoju prácu alebo deň týmito aktivitami, pričom neracionálne mrhajú rannou energiou.

Stanovenie priorít: ako to urobiť správne

1. Všetky svoje úlohy a povinnosti si rozdeľte do vyššie uvedených skupín A, B, C a D. Oddelíte tak „nevyhnutné“ od „zbytočných“.

2. Pamätajte: „dôležité“ sa zásadne líši od „naliehavé“. „Dôležité“ približuje váš cieľ, ale nemusí byť nevyhnutne „naliehavé“. „Naliehavé“ si na druhej strane vyžaduje vašu okamžitú pozornosť.

3. Venujte pozornosť takzvanému „pravidlu priority“: „dôležité“ je pred „naliehavé“. Nie je potrebné robiť všetko, čo si vyžaduje zhon. Snažte sa už viac nepodliehať diktatúre naliehavého, pretože v ňom číha nasledujúce nebezpečenstvo: začne nás rozptyľovať to, čo je naliehavé, ale absolútne nedôležité a nie povinné.

4. Inteligentne si plánovať čas túto radu bude veľmi užitočné: vždy začnite pracovať s úlohou číslo 1 v skupine A, a nie s úlohou číslo 3 alebo 4, bez ohľadu na to, aké atraktívne a zaujímavé môžu byť. Ak ste do konca pracovného dňa nezvládli všetky úlohy a prípady zo skupiny A, pokračujte v práci s nimi nasledujúci deň. Nerobte ďalšie úlohy, kým neskončíte s prvými.

5. Každý deň pracujte na nejakej úlohe zo skupiny B, ktorá si vyžaduje veľa času. Spolu s každodennými aktivitami by ste mali myslieť aj na svoje „strategické“ dôležité úlohy a ciele. Len tak si budete môcť zabezpečiť zajtrajší úspech už dnes.

Musíme raz a navždy pochopiť, že nikdy nebudeme mať dosť času na všetko, čo by sme chceli robiť a na to, čo od nás ostatní chcú. Čas je potrebné využívať len na pre nás skutočne dôležité veci, ktoré nás môžu priblížiť k nášmu cieľu. A čas sa dá vyhrať len vtedy, ak sa naučíte povedať „nie“ a odmietnete robiť zbytočné veci.

Navyše, aby ste boli vo svojich aktivitách produktívnejší a nežili medzi stresmi a krízami, musíte vedieť delegovať povinnosti a nestrácať čas riešením problémov iných ľudí.

teda perfektný rozvrh pre deň by mal obsahovať väčšinou úlohy a úlohy, ktoré spadajú do kvadrantu 2 (dôležité/nie súrne) Eisenhowerovej matice.

Tento princíp je pomenovaný po generálovi Eisenhowerovi, ktorý sa neskôr stal prezidentom Spojených štátov amerických. Hovorí sa, že skúsený manažér Eisenhower ho aktívne využíval pri svojej práci. Všetky prípady, úlohy a otázky rozdelil do štyroch poddruhov podľa nasledujúcej matice.

Verí sa, že dôležité a naliehavé Musíte robiť veci sami a okamžite. Ale celé umenie time managementu je zamerané práve na nedotiahnutie vecí do tejto fázy.

Ďalej sa pre väčšinu ľudí dostávajú do popredia všetky ostatné naliehavé záležitosti. Ktoré nie sú vždy dôležité. Ako zistíte, či je niečo dôležité alebo nie? Veľmi jednoduché. Za dôležité považujeme všetky prípady, ktorých realizácia je priam nevyhnutná. aby sme dosiahli naše ciele"ALE". Ak teda daný prípad nie je potrebný na dosiahnutie jedného z našich troch cieľov „A“, nie je to dôležité.

Mnoho ľudí teda trávi čas predovšetkým naliehavými záležitosťami, ale takmer všetci nemajú nič spoločné s dosahovaním cieľov „A“. Zároveň sa odsúva a odsúva dosahovanie cieľov „A“. Po všetkom dôležité, ale nie naliehavé vždy môže čakať!

Napokon sa značný čas venuje úlohám, ktoré nie sú ani dôležité, ani naliehavé. Ale najľahšie sa s nimi zaobchádza. Nevieme sa prinútiť robiť niečo užitočné – a poddávame sa rutinným procesom. Rozoberáme mnohokrát denne email. Chodíme na rovnaké stránky. Zhromažďovanie informácií, ktoré v skutočnosti nepotrebujeme. Tým, že sme zaneprázdnení niečím nedôležitým, máme dobrý dôvod odložiť dôležitejšie, ale aj zložitejšie veci.

Ako zlepšiť efektívnosť využívania času podľa Eisenhowerovho princípu?

Najprv si plánujte čas podľa dôležitosti a dôležitosti úloh, a nie podľa ich podielu na celkovom počte úloh!

Zvážte napríklad, ako je rozdelený čas manažérov. Najdôležitejšie úlohy (kategória „A“) tvoria približne 15 % Celkom všetky úlohy a záležitosti, ktorými je vedúci zaneprázdnený. Sebadôležitosť z týchto úloh (z hľadiska prínosu k dosiahnutiu cieľa) je však približne 65 %. .

Ale to je, ak hovoríme o úlohách potrebných na riešenie problémov výroby! Zároveň môže byť dosiahnutie vlastných cieľov „A“ úplne penalizované – v pracovnom aj mimopracovnom čase.

Je zrejmé, že najziskovejšie je využiť svoj čas na dosiahnutie cieľov „A“ – pracovných aj osobných. Ak si dôležité, no nie súrne veci vybavíte vopred, venujete im veľa času a úsilia, väčšina z nich nestihne stať sa dôležitými a naliehavými. Zo zvyšných prípadov, ktoré potrebujete zbaviť sa. Naliehavé, ale nedôležité veci – delegovať na niekoho (v rámci možností). Nenaliehavé a nedôležité – len to nerobte (v rámci možností). Nestrácajte na ne čas a energiu. A ak naozaj míňate, tak minimálne. A čo najmenej. Mimochodom, práve preto neprechádzam e-mailom viac ako raz alebo dvakrát do mesiaca.

Je nesmierne dôležité učiť sa odmietnuť z väčšiny prípadov. Najmä z tých, ktoré s cieľmi „A“ nemajú nič spoločné ani pre vás osobne, ani pre vašu prácu. Čím menej prípadov a úloh prevezmete, tým viac času môžete venovať skutočne dôležitým úlohám. Niet divu, že hovoria, že hlavné slovo v time managemente má slovo „NIE“.

Vo všeobecnosti sa ideál time managementu približuje k:

☼ venujte maximum času prípadom „A“ a iba im;

☼ v prestávkach medzi prípadmi „A“ trávi veľa času kvalitným oddychom;

☼ Dostatok času na spánok, teda dostatok spánku.

Je nepravdepodobné, že budete môcť úplne vylúčiť nedôležité veci z harmonogramu. Na druhej strane, cieľavedomý(podľa Alana Lacainea) by ľudia mali svojim „áčkovým“ aktivitám venovať aspoň 5 hodín týždenne. Viete si predstaviť, čo sa stane, ak tretinu alebo dokonca polovicu všetkého času, ktorý venujete podnikaniu, venujete biznisu „A“? Zároveň všetkými možnými spôsobmi obmedzovať čas strávený na nedôležitých veciach? A venovať významný čas kvalitnému odpočinku a spánku?

Na to je v konečnom dôsledku zameraný flexibilný prístup k time managementu, ktorý je založený na Ljubishchevovom systéme time managementu, založenom na rozvíjať zmysel pre čas pomocou časomiery. Tento systém budeme diskutovať ďalej!

Ešte predtým sa však zamyslime nad tým, ako môže manažér a najmä majiteľ firmy optimalizovať svoj čas na riadenie firmy.

Samotné slovo „priorita“ obsahuje latinskú predponu „prio“, čo znamená „predtým, predtým“. Stanovenie priorít je, keď sa každý deň rozhodujete, čo je potrebné urobiť ako prvé, aby ste dosiahli svoje ciele.

Eisenhowerov princíp vám pomôže začať s vašimi úlohami a pracovať v poradí podľa vašich priorít. A aby ste to urobili, najprv si položte otázku: sú tieto záležitosti dôležité alebo naliehavé?

Podľa Paretovho princípu bude 20 % našich úloh dôležitých vo všetkých ohľadoch. Je to vtipné, no väčšina z nich je aj naliehavá. Robenie dôležitých vecí vás privedie bližšie k zamýšľanému cieľu. Na druhej strane naliehavé záležitosti presuňte svoju pozornosť na seba bez námahy veľký vplyv k svojmu cieľu. Najdôležitejšie úlohy a úlohy vedúce k úspechu a dosiahnutiu cieľov by v žiadnom prípade nemali byť odsúvané pod tlak nedôležitých, ale naliehavých záležitostí.

Všetci však, žiaľ, máme tendenciu začínať drobnými, nedôležitými vecami, takpovediac „výmenou za maličkosti“. Vytlačené formuláre ležiace na ploche sa nám zdajú oveľa atraktívnejšie ako dôležitý projekt, ktorý už niekoľko dní odkladáme. V prvom rade preto venujte pozornosť tým úlohám, ktoré môžu najviac ovplyvniť váš úspech. Priority vám v tom pomôžu.

Dosiahnuť najlepšie výsledky musíte minúť najviacčas na skutočne dôležité veci a úlohy.

Malý test: dôležitý alebo naliehavý?

Skontrolujte správna možnosť(len jeden).

1. Rozhodnete sa pracovať na svojom „ročnom“ cieli. To všetko je však ešte „odložené“.

Dôležité alebo ____ naliehavé?

Dôležité alebo ____ naliehavé?

3. Rozhodnete sa, že raz ročne navštívite zubára. Už prešiel rok a vy ste stále neboli na zubnom lekárstve.

Dôležité alebo ____ naliehavé?

Správne odpovede:

otázka 1 - dôležitá; otázka 2 - súrne; otázka 3 je dôležitá.

Eisenhowerov princíp umožňuje kombinovať iba dve kritériá – dôležité a naliehavé, čím sa získajú štyri triedy priorít. Pre úspešné plánovanie musíte analyzovať a klasifikovať všetky úlohy, ktoré sú pred vami. A následne si zostavíte hierarchický zoznam, vďaka ktorému budete vedieť, čo, kedy a ako máte robiť.

Eisenhowerov hierarchický zoznam

A-Priorita: Toto sú veci, ktoré je potrebné urobiť dnes, pretože sú naliehavé a potrebné.

B-priorita: dôležité veci, ktoré dnes netreba robiť. Doprajte si pravidelne čas robiť veci B a nájdite si pre ne miesto vo svojom rozvrhu. Splnenie úloh v tejto skupine zabezpečí úspech a priblíži vás k zamýšľanému cieľu.

Prípady B sú veľmi často jednoducho odložené, pretože nie sú naliehavé. Napriek tomu ich včasná implementácia zabráni mnohým problémom.

Príklad úlohy B: Potrebujete pripraviť správu na zasadnutie predstavenstva, je dosť možné, že vám to prinesie aj povýšenie. V zálohe máte celý mesiac, ak však posledné dva dni pred stretnutím horúčkovito píšete správu, môže vás to priviesť ku kríze.

Pre každého, kto musí zostavovať množstvo dokumentov, je určite úlohou B osvojiť si zručnosť metódy písania desiatimi prstami. Aj keď vám to zaberie tridsať hodín času – je to v poriadku, keď budete môcť v budúcnosti rýchlo písať, môžete ušetriť veľa času, NavyšeČím skôr sa začnete učiť, tým lepšie.

Podobný význam má aj takzvaný zákaznícky prieskum realizovaný na zlepšenie produktu, ktorý výrazne zvýši spokojnosť zákazníkov.

AT súkromiaÚlohou B možno nazvať pravidelnú preventívnu prehliadku u lekára, ktorá identifikuje špeciálne ohrozenia vášho organizmu a predíde závažným ochoreniam a v dôsledku toho aj následným dlhým týždňovom invalidity.

C-priorita: zručnosti, zvládnutie, ktoré si myslíme naliehavá záležitosť, ale to nie je dôležité. Patria medzi ne: schopnosť zachovať pokoj, delegovať svoje povinnosti (takpovediac „schopnosť posielať delegácie“) alebo povedať „nie“. Získate tak čas na riešenie dôležitých úloh zo skupiny B.

D-Priorita: Zahŕňa prípady, ktoré nie sú ani dôležité, ani naliehavé. Pokojne ich môžete odložiť do šuflíka alebo ak ide o termíny či nejaké úlohy, odmietnuť alebo jednoducho delegovať na niekoho iného. Vedome sa na chvíľu zablokujte v robení D-vecí, ktoré vám umožnia relaxovať a zabaviť sa v tých najstresujúcejších dňoch.

Stanovenie priorít: Urob to správne

1. Všetky svoje úlohy a povinnosti si rozdeľte do vyššie uvedených skupín A, B, C a D. Oddelíte tak „nevyhnutné“ od „zbytočných“.

2. Pamätajte: „dôležité“ sa zásadne líši od „naliehavé“. „Dôležité“ približuje váš cieľ, ale nemusí byť nevyhnutne „naliehavé“. „Naliehavé“ si na druhej strane vyžaduje vašu okamžitú pozornosť.

3. Venujte pozornosť takzvanému „pravidlu priority“: „dôležité“ je pred „naliehavé“. Nie je potrebné robiť všetko, čo si vyžaduje zhon. Snažte sa už viac nepodliehať diktatúre naliehavého, pretože v ňom číha nasledujúce nebezpečenstvo: začne nás rozptyľovať to, čo je naliehavé, ale absolútne nedôležité a nie povinné.

4. Pre rozumné plánovanie vášho času bude veľmi užitočná táto rada: vždy začnite pracovať s úlohou číslo 1 v skupine A, a nie s úlohou číslo 3 alebo 4, bez ohľadu na to, aké atraktívne a zaujímavé môžu byť. Ak ste do konca pracovného dňa nezvládli všetky úlohy a prípady zo skupiny A, pokračujte v práci s nimi nasledujúci deň. Nerobte ďalšie úlohy, kým neskončíte s prvými.

5. Každý deň pracujte na nejakej úlohe zo skupiny B, ktorá si vyžaduje veľa času. Spolu s každodennými aktivitami by ste mali myslieť aj na svoje „strategické“ dôležité úlohy a ciele. Len tak si budete môcť zabezpečiť zajtrajší úspech už dnes.

Uvedomte si raz a navždy, že nikdy nebudete mať dosť času na všetky veci, ktoré by ste chceli robiť, a na všetky veci, ktoré od vás ostatní chcú. Uistite sa, že svoj čas využívajte len na veci, ktoré sú pre vás skutočne dôležité a ktoré môžu posunúť váš cieľ. A čas môžete vyhrať iba vtedy, ak sa naučíte povedať „nie“ a odmietnete robiť zbytočné veci.

Kvíz: Uprednostňujete správne?

Teraz môžete analyzovať svoju schopnosť určiť priority. Upozornenie: do prioritných skupín A a B môžu byť zaradené iba úlohy, ktoré sú pre vás skutočne dôležité!

1. Koľko percent z celkového času trávite v každom zo štyroch políčok A, B, C, D? (pozri obrázok)

2. Do ktorej skupiny by ste zaradili veci, ktoré budete robiť zajtra?

1.____________________=_________ - priorita

2,_____________________=_________ - priorita

3.____________________=_________ - priorita

4.____________________=_________ - priorita

3. Teraz si napíšte, čomu alebo komu by ste chceli venovať viac času ako zvyčajne a na čom by ste si chceli čas skrátiť.

Skrátil by som (a): ___________________________

Namiesto tohto: ___________________________

Eisenhowerov princíp

Podľa tohto princípu sa priority stanovujú podľa kritérií, akými sú naliehavosť a dôležitosť prípadu. V závislosti od týchto kritérií sa rozlišujú štyri skupiny prípadov:

Naliehavé a dôležité záležitosti. Treba sa o ne hneď postarať.

Naliehavé, ale nie veľmi dôležité (menej dôležité) veci. Tu by sa vodca nemal ponáhľať. Ak úloha napriek naliehavosti nie je taká dôležitá, mala by byť v každom prípade delegovaná, pretože na jej realizáciu nie sú potrebné žiadne špeciálne vlastnosti.

Dôležité, ale nie naliehavé záležitosti. Netreba ich robiť hneď, môžu počkať. Problémy s takýmito prípadmi začínajú, keď sa stanú naliehavými. A keďže sa tomu nevyhneme, môžeme odporučiť nasledovné: dôležité je buď odložiť dôležité, nie však urgentné záležitosti, alebo ich všetky alebo časť zveriť svojim podriadeným. Mimochodom, ušetríte tým nielen čas, ale prispejete aj k zvýšeniu motivácie vašich zamestnancov.

Nenaliehavé (menej naliehavé) a nedôležité (menej dôležité) úlohy. Tieto veci sa nedajú robiť vôbec bez akéhokoľvek poškodenia. Naberte odvahu a využite odpadkový kôš pre tieto prípady.

A teraz si povieme o druhom veľmi dôležitom aspekte plánovania, a to o plánovaní pracovného času.

Sotva je potrebné niekoho presviedčať o dôležitosti takéhoto rozhovoru. "Kam sa podel môj čas?" hovoria mnohí zaneprázdnení manažéri. Žiaľ, nedostatok času a práce čo najviac (dlhšie) sa pre náš manažérsky tím stal akýmsi symbolom postavenia, oficiálnej pozície a dokonca aj hrdosťou. Ale pointa tu, samozrejme, nie je v preťažení prácou, ale v jednoduchej neschopnosti plánovať si vlastný čas. Výskumník v oblasti manažmentu A. Mackenzie na základe početných prieskumov medzi pracovníkmi vyššieho manažmentu dospel k záveru, že zo sto manažérov má len jeden (1 %) dostatok času na vyriešenie všetkých prípadov. Desiatim (t. j. 10 %) potrebuje o 10 % viac, štyridsiatim (40 %) o 25 % viac a zvyšku chýba dokonca 50 % času navyše. A to, samozrejme, nevypovedá o počte káuz a vyťaženosti manažérov, ale o masovej neschopnosti racionálne využívať svoj čas. Nie je náhoda, že preto v modernom manažmente existuje sekcia s názvom „Time Management“. Poďme sa zoznámiť psychologické aspekty time management. Začnime citátmi:

„Kto nechá svoj čas utiecť, pusti svoj život, kto drží svoj čas vo svojich rukách, ten drží svoj život vo svojich rukách“ (A. Leiken).

„Čas je najobmedzenejší kapitál, a ak ho nezvládnete, nezvládnete nič iné“ (P. Drucker).

„Schopnosť riadiť čas spolu so správnym vedením a technikou ovplyvňovania ľudí je faktorom, ktorý predurčuje váš úspech alebo neúspech“ (3. Sievert).

„Najdôležitejšia vec vo vašom živote je v konečnom dôsledku váš čas“ (A. Leiken).

Čo je to time management? Jednak od hľadania a eliminácie „potápačov“ času manažéra a jednak od schopnosti plánovať pracovný deň. Najprv sa pozrime na najčastejšie „potopy“ či „pasce“ času! Skúste ich vo svojej práci odstrániť aspoň päť a bude to vynikajúci výsledok.

časové pasce

Fuzzy stanovenie cieľov.

Nedostatok priority v cieľoch.

Snažíte sa urobiť príliš veľa naraz.

Neprítomnosť plné zobrazenie o nadchádzajúcich výzvach a spôsoboch ich riešenia.

Zlé plánovanie práce.

Osobná dezorganizácia ("zanesený" stôl).

Nadmerná strata času na korešpondenciu, papierovanie.

Slabá dokumentácia.

Nedostatok motivácie.

Vyhľadáva záznamy, poznámky, adresy, telefónne čísla.

Nedostatky v spolupráci a deľbe práce.

Telefonáty prerušujúce oddelenie.

Neplánovaní návštevníci.

Neschopnosť povedať nie.

Neúplné neskoré informácie.

Nedostatok sebadisciplíny.

Nedokončenie úlohy.

Nepracovné prostredie (cudzí hluk).

Zdĺhavé stretnutia.

Nedostatočná príprava na rozhovory a diskusie.

Nedostatok spätnej väzby.

Rozprávanie o súkromných témach.

Nadmerná komunikácia.

Obchodné záznamy nad mieru.

Syndróm oneskorenia.

Túžba poznať všetky fakty.

Trvanie čakania (napríklad obchodné stretnutie).

Zhon, netrpezlivosť.

Príliš zriedkavé delegovanie záležitostí.

Nedostatok kontroly a sebakontroly.

Teraz prejdeme k analýze princípov efektívneho plánovania pracovného dňa. Manažéri sú si vedomí nasledujúceho vzoru: prácou sa strávi toľko času, koľko je k dispozícii, to znamená, že akákoľvek práca sa vykoná v čase, ktorý je na to určený.

Zásady a pravidlá plánovania pracovného dňa, na ktoré vás upozorním, samozrejme nie sú záväzné. Mnohé z nich sa vám môžu zdať neseriózne. Sú však psychologicky opodstatnené a osvedčili sa v rôznych životné situácie. Nie je potrebné používať všetky zásady. Skúste aplikovať každý z nich, nájdite si svoj štýl – bude pre vás ten najlepší.

Takže organizácia pracovného času musí byť v súlade so základným princípom: „Práca ma musí poslúchať, a nie naopak.“ Dvadsaťpäť pravidiel plánovania pracovného dňa možno rozdeliť do troch skupín:

¨ pravidlá pre začiatok dňa;

¨ pravidlá poludnia;

¨ pravidlá na konci dňa.

V tomto článku sa pozrieme na to, čo je time management, aké sú jeho hlavné metódy a podrobne si popíšeme príklad Eisenhowerovej matice. Táto matrica je najbežnejším spôsobom alokácie času vo všetkých sférach ľudského života.

Eisenhowerova matica – metóda riadenia času

Time management- schopnosť človeka správne rozdeliť svoj čas na realizáciu konkrétnych úloh. Existujú metódy riadenia času veľké množstvo. Jedným z najpopulárnejších a najbežnejších spôsobov implementácie time managementu je Eisenhowerova metóda.

Je dôležité vedieť! Znížené videnie vedie k slepote!

Ak chcete opraviť a obnoviť zrak bez operácie, naši čitatelia používajú stále populárnejšie ISRAELI OPTIVISION - najlepší liek, teraz k dispozícii len za 99 rubľov!
Po dôkladnom preštudovaní sme sa rozhodli ponúknuť vám ho...

Dwight David Eisenhower je slávna politická a vojenská osobnosť, David sa narodil 14. októbra 1890 v Denisone (Texas, Amerika). Každý ho pozná ako 34. prezidenta Ameriky, ktorý vynikal organizačným a mentálne schopnosti. To mu umožnilo dosiahnuť veľký úspech v živote, stať sa príkladom pre mnohých verejných ľudí. David veril, že prítomnosť a výkon hodnotných skutkov definuje človeka ako osobu, prispieva k rozvoju vo všetkých oblastiach a podnikoch.

„Odkedy som prestal byť prezidentom, dokázal som vyhrať golf oveľa menej často“

Dwight David Eisenhower

Ako prezident bol David ponorený do obrovského množstva prípadov, plánov, úloh. Premýšľal o tom, ako jasne a správne rozdeliť svoj drahocenný čas, aby urobil všetko. Berúc do úvahy všetky vaše plány určité obdobie, vytvoril tabuľku, kde označoval svoje prípady podľa významu a naliehavosti. Neskôr si jeho metóda získala mimoriadnu popularitu a stala sa známou ako Eisenhowerova matica. Vyzerá to takto.

Kvadrant Dôležité naliehavé záležitosti

V kvadrante Dôležité nie naliehavé

C kvadrant nedôležité naliehavé

D kvadrant nedôležité neurgentné

Podstatou Eisenhowerovho okna je uprednostniť činnosti. Osoba musí rozdeliť všetky svoje plány podľa významu a naliehavosti, týkať sa určitej kategórie. Teraz sa pozrime bližšie na hlavné sektory alebo kvadranty matice. Príkladom Eisenhowerovej matice sa budeme zaoberať trochu ďalej v našom článku.

Kvadrant A

To zahŕňa dôležité naliehavé záležitosti, ktoré nemožno odložiť, pretože to môže viesť k negatívnym dôsledkom. V ideálnom usporiadaní, správne rozdeleniečas, toto políčko musí byť prázdne. Osoba musí podávať výkony načas dôležité úlohy aby sa nestali naliehavými.

Kvadrant B

Sú tu dôležité veci, ktoré nie sú naliehavé. Pri včasnej implementácii plánov tohto sektora človek hromadí obrovské množstvo cenných naliehavých prípadov. Postupná realizácia plánov podľa dôležitosti pomáha dať veci do poriadku včas, bez psychického a fyzického vyčerpania tela.

Kvadrant C

Nedôležité naliehavé záležitosti, ktoré nie sú podstatné v tento moment ale treba ich urobiť hneď. Možno je ich naplnenie pre niekoho cenné, no pre vás sú obyčajné bez akejkoľvek hodnoty.

Kvadrant D

Eisenhower v tomto sektore hovoril o nedôležitých, nie naliehavých úlohách, ktoré je potrebné vykonať, ale nie sú mimoriadne dôležité ani naliehavé. Ich realizácia prináša človeku, samozrejme, zadosťučinenie, no ich nesplnenie nehrozia negatívne dôsledky.

Tieto sektory zvážime podrobnejšie a popíšeme príklad Eisenhowerovej matice.

Ciele Eisenhowerovej metódy

Eisenhowerova metóda má niekoľko hlavných cieľov.

1. Rozvoj sebaorganizácie človeka. Keď človek videl všetko naplánované na niekoľko dní, stáva sa aktívnym, spája všetky svoje zdroje, aby dosiahol výsledok, čím sa organizuje bez cudzej pomoci.
2. Kvalitatívne rozdelenie úloh Každodenný život. Po zostavení takejto matice bude každý schopný vidieť významné veci v konkrétnom časovom období, pokúsi sa ich dokončiť, aby sa nemuseli ponáhľať.
3. Úspešné plánovacie schopnosti. Tabuľka s jasne definovanými plánmi pomáha prideliť určité množstvo času pre každú úlohu, aby ste tento čas správne vyrátali.

Zostavením príkladu Eisenhowerovej matice môžeme hlbšie analyzovať ciele tejto plánovacej techniky.

Funkcie zvýraznenia významných úloh s príkladmi

Ako sme už zistili, Eisenhowerova matica pozostáva zo štyroch hlavných komponentov, ktoré v súčasnosti zahŕňajú naše prípady z hľadiska dôležitosti a naliehavosti. Teraz môžeme pomocou príkladov zistiť, aké prípady môžu byť naliehavé a ako to určiť sami. Príklad Eisenhowerovej matice vám pomôže plne pochopiť dôležité a naliehavé úlohy v každodennom živote.

Kvadrant A (dôležité naliehavé záležitosti)

Ako sme spomínali, tento sektor by mal byť ideálne prázdny, človek by mal mať čas robiť hodnotné veci včas, aby sa nestali urgentnými. Do „sektora A“ môžeme zaradiť napríklad neplánovanú operáciu alebo urgentné stretnutie v práci. Dôležité veci je potrebné urobiť včas, pretože keď sa stanú naliehavými a hodnotnými, môžu sa vyskytnúť náhle prekážky, ktoré im bránia ( prudké zhoršenie zdravie, rôzne okolnosti vyššej moci). Zoberme si skúšobnú situáciu. Je to dôležité, ale nie naliehavé. Ak človek odloží prípravu na posledný deň a premení ju na naliehavú úlohu, potom jednoducho fyzicky nemá čas na všetko, jeho telo sa fyzicky a psychicky vyčerpá.

Kvadrant B (dôležité, nie naliehavé záležitosti)

Záležitosti tohto sektora môžu počkať, ale ich zlyhanie povedie k negatívnym dôsledkom. Na to sú pridelené obzvlášť cenné prípady, aby sa dokončili včas. To zahŕňa problémy súvisiace s vlastné zdravie, osobný rozvoj. Napríklad, ak idete k lekárovi na konzultáciu včas, potreba operácie nevznikne. Ďalší príklad, ak sa naučíte angličtinu včas, za krátky čas sa vám podarí získať novú dobre platenú pozíciu.

Kvadrant S (nedôležité naliehavé záležitosti)

Tento sektor spája úlohy, ktoré je potrebné dokončiť v určitom čase, no nie sú pre vás mimoriadne dôležité. Aby ste určili dôležitosť plánov pre seba, položte si otázku: „Čo sa stane, ak túto úlohu neurobím? Ak nakoniec prípad negatívny vplyv na vás to znamená, že je to naozaj dôležité. Vzorové úlohy tento sektor môže dôjsť k bezvýznamnej konverzácii s kolegom alebo priateľom, účasť na ankete. Tieto veci vás len odvádzajú od dôležitých vecí. Napríklad, ak ste v práci zaneprázdnení hodnotným projektom, môžu vás rozptyľovať nejaké ďalšie pokyny od vašich nadriadených, hovor od priateľa len na rozhovor. Je nevyhnutné odložiť tieto úlohy a zamerať sa na dôležitejšie veci, aby to nebolo naliehavé.

Kvadrant D (nedôležité, nie naliehavé úlohy)

Tieto plány je možné realizovať v voľný čas keď nie sú pridelené žiadne dôležité úlohy. Prinášajú pocit spokojnosti so sebou samým, s vykonanou prácou. Napríklad sa rozhodnete upratať si knižnicu, uložiť veci do skrine. Patria sem aj počítačové hry sociálne siete. Tieto veci vám pomôžu upokojiť sa, ale nemali by ste ich klásť na prvé miesto, čím by ste ignorovali dôležité úlohy.

Pokúsme sa na príklade zistiť, ako určiť dôležité naliehavé úlohy pomocou Eisenhowerovej matice. Zoberme si príklad Eisenhowerovej matice.

Povedzme, že po prvýkrát máte nasledujúce úlohy:

• upevnite stoličku tak, aby sa nehýbala;
• navštívte zubára s bolesťou zubov;
• príprava na zajtrajší pracovný návrh;
• telefonát kolegu so žiadosťou o zaslanie hlásenia;
• neplánované stretnutie so šéfom;
• tráviť čas na sociálnych sieťach;

Skúsme teraz menované úlohy štruktúrovať podľa ich dôležitosti a naliehavosti. Vytvárame vlastný príklad Eisenhowerovej matice.

Kvadrant A (dôležité naliehavé) :

• príprava na pracovný projekt;
• neplánované stretnutie so šéfom.

Kvadrant B (dôležité, nie naliehavé) :

• návšteva zubára s bolesťou zubov;
• získavanie zručností v angličtine pre pokročilý výcvik.

Kvadrant C (malé urgentné) :

• telefonát kolegu so žiadosťou o zaslanie hlásenia.

Kvadrant D (nie dôležité, nie naliehavé):

• upevnite stoličku tak, aby sa nehýbala;
• tráviť čas na sociálnych sieťach.

Keď teda pochopíte hodnotu svojich nadchádzajúcich záležitostí, môžete sa v tomto okamihu ľahko vysporiadať s rozdelením priorít. Nebuďte príliš leniví, aby ste si našli čas na prácu na sebe, na prehodnotenie svojich plánov a záväzkov, pomôže vám to urobiť viac, ako si myslíte.

„Jedna hodina práce na sebe vás naučí viac ako jeden deň vysvetľovania“

Jean Jacques Rousseau

Stojí za zmienku, že nami opísaná technika prideľovania času je určená pre krátkodobé ciele, ktoré je potrebné dosiahnuť v blízkej budúcnosti. Pomáha štruktúrovať záležitosti každodenného života, je veľmi užitočný vo všetkých sférach práce a života. Túto techniku ​​môžu používať prezidenti aj školáci, pretože je zrozumiteľná pre každého a ľahko sa používa.