Vlado, sympatizujem s tvojou situáciou. Pokiaľ som pochopil, máte jeden veľký projekt predložiť do dvoch mesiacov. nie veľký zmysel zmeniť prácu, pretože do termínu zostáva už len málo času. Takže teraz budem hovoriť o 11 spôsoboch stanovenia priorít, ktoré vám umožnia sústrediť sa na najbolestivejšie miesto, t. j. na váš projekt.
Príčiny zlyhania – nesprávne priority
Veľa ľudí sa často objavuje v práci. dodatočné úlohy, telefonáty, neplánované stretnutia a pod. Snažíme sa robiť všetko, ale nejde to a potom sa rozčuľujeme, že sme nestihli poslať komerčnú ponuku. kľúčový klient alebo uskutočniť dôležitý telefonát.
Prečo sme premeškali dôležité veci, ale dokázali sme urobiť menej dôležité? Je ľudskou prirodzenosťou rozptyľovať svoju pozornosť robiť veci, na ktorých vôbec nezáleží. Je to preto, že mnohé drobné veci si nevyžadujú veľa úsilia. A snažíme sa ísť cestou najmenšieho odporu, to znamená, že si berieme veci, ktoré sa robia ľahšie, a nie to, čo je skutočne dôležité. Skôr či neskôr však stále musíte začať tie úlohy, ktoré sa zdali ťažké, len nie včas a šanca na úspech prudko klesá.
Jednou z príčin neúspechu sú - nesprávne nastavené priority. Nižšie popísané metódy vám pomôžu rozlíšiť dôležité od naliehavého, hlavné od vedľajšieho. Veci, ktoré prinášajú trvalý efekt z krátkych výsledkov. Ako správne určiť priority?
1. Začnite tým najdôležitejším
K menej dôležitým veciam prejdite až vtedy, keď sa urobia dôležitejšie. Ako posúdiť dôležitosť úlohy? Aby ste to dosiahli, musíte posúdiť dôsledky, ktoré na vás budú čakať, ak nesplníte rôzne úlohy. Stačí si položiť otázku: „Aké budú dôsledky, ak sa tak nestane?“ Ako horšie následkyčím dôležitejšia je úloha a tým vyššia je jej priorita. V nedôležitých prípadoch sú následky ich nerobenia minimálne.
Mimoriadne dôležitá je napríklad pravidelná prevencia chorôb, pretože bez nej môže byť vážne problémy s pohodou, čo negatívne ovplyvní celý váš život. Preto je prevencia chorôb vysoká priorita a pristúpiť k tejto záležitosti ako k jednému z prvých.
A teraz predstavte si, ako ovplyvňujú váš život: počítačové hry, surfovanie po internete, alkohol atď.? Ak je ich vplyv na vašu budúcnosť malý, priorita bude primeraná, ak ich odmietnete, nestane sa nič zlé, ale naopak získate čas navyše, ktorý môžete využiť s úžitkom.
Preto ideme do sociálky siete alebo choďte do reštaurácie len vtedy, keď sa robia dôležitejšie veci.
2. Začnite svoj deň plánovaním
Skôr než začnete, položte si tieto otázky: Aké sú najdôležitejšie úlohy, ktoré dnes musíte urobiť? Aké záležitosti sú vedľajšie a možno s nimi začať až po dokončení hlavnej? Ak máte viac ako 4 úlohy za deň, napíšte si ich na papier, pretože náš mozog nedokáže efektívne fungovať a uprednostňovať v mysli, keď je viac ako 7+-2 úloh. Pamätáte si, ako dlho vám trvá zapamätať si bežné mestské 7-miestne číslo? Koľko času na písanie? Preto je oveľa efektívnejšie plánovať na papieri ako v hlave.
3. Povedz nie menším záležitostiam
Sekundárne úlohy môžu byť vykonané neúplne alebo vo všeobecnosti môžu byť opustené. Keď nie je dostatok času, je lepšie urobiť hlavnú vec dobre, ako sa snažiť urobiť všetko.
Ak je dostatok času, potom robiť všetko je najlepší výsledok, to je nesporné. Ale v podmienkach obmedzeného času nemôžete ani začať tie najdôležitejšie veci od konca zoznamu alebo to urobiť úplne. Je to ako v šachu – obetovanie figúrky v záujme víťazstva. Aj v biznise sa naučte obetovať sekundárne pri práci s hlavným.
V praxi môže byť ťažké vzdať sa všetkého plánovaného a začnete obetovať čas oddychu, prevencii choroby atď. Vo všeobecnosti robíte urgentné veci namiesto dôležitých. Na odstránenie tohto zvyku si každý deň ráno napíšte zoznam úloh na daný deň a vedľa každej položky uveďte prioritu od 0 do 10. V tomto zozname dňa je posledná vec, ktorá má najnižšiu prioritu – urobte to, pretože je to pre vás najmenej dôležité. Naučíte sa tak povedať nie vedľajším úlohám, od ktorých málo závisí, a budete sa cítiť oveľa slobodnejšie.
4. Nerob to, kým si to nezapíšeš
Každú novú úlohu si najskôr zapíšte a až potom sa rozhodnite, kedy začnete. Keď sa objaví nový prípad, zdá sa, že je dôležitejší, než v skutočnosti je. a to všetko z rovnakého dôvodu, že náš mozog nedokáže mentálne pracovať s viac ako 7+-2 úlohami. Preto sa na zvyšok jednoducho zabudne a porovnávať mieru dôležitosti viacerých úloh nerobí dobre. Efekt dôležitosti môže tiež posilniť emócie, ktoré sa nevyhnutne objavujú so všetkým novým. Keď píšeš Nová úloha, potom v okolí nájdete dôležitejšie prípady a porovnávaním lepšie odhadnete, ako dlho sa na tom pracuje.
Často sa stáva, že ste niečím zaneprázdnení a oni vám zavolajú a požiadajú vás, aby ste odpovedali na e-mail, našli informácie atď. .
Naučte sa nezačať sa hneď pýtať, aby emócie neodvádzali pozornosť od dôležitého k vedľajšiemu. Povedzte, že ste práve teraz veľmi zaneprázdnení, ale o pár hodín budete mať voľno a môžete pomôcť s touto žiadosťou. Aj keď práve nie ste zaneprázdnení, povedzte, že zavoláte späť o niekoľko minút, tento čas môže stačiť na posúdenie, kedy je najlepšie pomôcť, aby ste nenarušili svoj plán.
Sú chvíle, keď je žiaduce odpovedať hneď a potom povedať: "Teraz sa pozriem do svojho denníka a uvidím, či môžem teraz pomôcť." V každom prípade to bude lepšie, pretože máte možnosť porovnať mieru dôležitosti prípadu s tými, ktoré boli naplánované skôr a urobiť informovanejšie rozhodnutie.
V mnohých prípadoch možno ani neberiete telefón. A môžete zavolať späť, keď budete mať voľno..
5. Oddeľte dôležité od urgentného
Naliehavé úlohy nie sú vždy dôležité. Rovnako ako dôležité úlohy nemusia byť nevyhnutne naliehavé. Musíte začať dôležitými úlohami a až potom prejsť k naliehavým. Dôležité úlohy sú často strategické a nevyžadujú veľkú naliehavosť, napríklad naučiť sa angličtinu kvôli povýšeniu v práci, skončiť zlé návyky, stratiť váhu. atď.
V dôsledku toho sa spravidla objavujú naliehavé veci, ktoré je potrebné urobiť práve teraz vonkajšie sily, môže to byť telefonát, žiadosť od kolegov a pod. Častokrát nie sú dôležité urgentné záležitosti, preto by ste ich nemali začínať, ak nemáte čas urobiť niečo dôležité.
6. Naučte sa povedať nie
Veci sú jednoduché - pretože sami o sebe nespôsobujú emócie. A keď vás niekto požiada o pomoc, zažívate emócie, škoda, to všetko vám môže zraziť plány a namiesto dôležitého začnete robiť urgentné, ktoré nemusia byť vôbec dôležité.
Sú situácie, kedy môžete svojou pomocou ublížiť, tomu sa hovorí robiť medvediu službu. Napríklad narkoman si pýta peniaze na novú dávku, na ktorú môže zomrieť. Alebo vás požiadajú o účasť na nezákonných prípadoch. V takýchto prípadoch sa musíte naučiť povedať nie. Napríklad:
- "Teraz nemôžem."
-"Prečo?"
"Osobný dôvod, nemôžem povedať."
- "Možno by si mohol pomôcť z priateľstva?"
- "OH prosím".
- "-/- Opakujeme to isté."
Naučte sa tento dialóg naspamäť alebo si vymyslite svoj vlastný a potom môžete povedať nie jemnejšie, čo je, vidíte, dôležité.
Venujte pozornosť, keď nemáte dobré dôvody alebo chápete, že môžete uraziť inú osobu, ak poviete skutočný dôvod, potom poviete: „nemôžete z osobného dôvodu“. Osobný dôvod je tiež osobný, že sa to nemá vždy povedať, a to sa stretne s oveľa väčším porozumením ako len slovo „nie“ alebo dôvod, ktorý sa partnerovi nemusí zdať až taký dobrý.
7. Nenechajte sa ovplyvniť
Stáva sa, že požiadavky kolegov alebo osobné požiadavky sú bezvýznamné a môžu vás odviesť od dôležitejších záležitostí. V tomto prípade odmietnite. Ale robte to opatrne a len v prípadoch, keď môžete pomôcť neskôr, alebo máte vyššiu prioritu, pre ktorú dávate väčšiu pomoc.
Prečo nie je možné úplne odmietnuť pomoc druhým? A všetok čas venovať len sebe? Faktom je, že pomáhanie nám zvyšuje morálku, stávame sa láskavejšími. A ľudia okolo majú tendenciu spolupracovať so slušnými a vyhýbať sa hrdým a arogantným. To jest úspech v akomkoľvek podnikaní závisí od morálky.
Môžete odmietnuť Pomoc, ak pomôžete v inom lepšom!
8. Úlohy „A“, „B“, „C“, „D“.
Urobte si zoznam so všetkými vecami, ktoré je potrebné urobiť, a napíšte jedno z písmen vedľa každej úlohy. Každé písmeno je prioritou. „A“ je najvyššie, „D“ je najnižšie.
Písmeno a". Najdôležitejšie veci, od ktorých vo veľkej miere závisí vaša budúcnosť. Všetky dôležité záležitosti sú rozdelené na urgentné a neurgentné. Naliehavé sú označené dodatkom „Ac“ a neurgentné sú jednoducho „A“. Najprv urobte všetky dôležité a zároveň naliehavé „A“ úlohy a až potom prejdite na dôležité a neurgentné „A“.
Dôležité a urgentné, t.j. „Ac“ znamená: ísť k lekárovi pri akútnej bolesti, odovzdať projekt práce, ktorého termín je dnes a pod. Ak je takýchto prípadov viacero, tak si stanovte prioritu vykonania napr. napríklad „Ac1 “, „Ac2“, „Ac3“, ... Čím horšie sú následky nedokončenie úlohy, tým je dôležitejšia a vyššia priorita.
Medzi dôležité a nie naliehavé patria: učenie angličtiny na povýšenie v práci, platenie daní atď. V prípade viacerých prípadov uvádzame aj ich prioritu: „A1“, „A2“, „A3“, ...
Poradie zoznamu „A“ bude nasledovné: Najprv urobíme urgentné a dôležité „Ac1“, „Ac2“, „Ac3“ a až po ich vyplnení pristúpime k dôležitým a nenaliehavým „ A1", "A2", "A3", ...
Naliehavé a nedôležité prípady, ktorých zlyhaním sa len máločo zmení, do tohto zoznamu nepatria. Napríklad sledujte KVN alebo si kúpte korenie na večeru.
Ak si úloha vyžaduje veľa času, napríklad naučiť sa angličtinu, súhlaste s tým určitý čas každý deň, napríklad 30-60 minút. a považujte za dokončené v deň, keď tomu dáte naplánovaný čas, potom pokračujte, ale až nasledujúci deň.
Písmeno "B". Nie príliš dôležité úlohy, ktoré je žiaduce robiť, ale v extrémnych prípadoch môžete odmietnuť. Ak takéto záležitosti nezačnete, môžu sa vyskytnúť menšie problémy, ale zároveň bez vážnych následkov. Je dôležité pozorovať ďalšie pravidlo- nepokračujte v prípadoch "B", kým nie sú dokončené úlohy "Ac" a "A".
Písmeno "B". Veci, ktoré by bolo pekné robiť, ale zároveň nepríjemné následky nebude napríklad čítať správy, mastiť dvere v dome. Pokračujeme k nim až po splnení úloh „A“ a „B“.
Písmeno "G". Zbytočné úlohy a zbytočné úkony, ktoré sa vykonávajú zo zvyku. Skúste identifikovať činnosti, ktoré sú pre vás nepodstatné a nevykonávajte ich, pretože čím viac času ušetríte na prázdnych činnostiach, tým viac môžete robiť zmysluplnejšie.
9. Delegovanie
Ako viac úloh môžete niekoho delegovať, tým produktívnejší budete. Je však dôležité dodržiavať 2 pravidlá:
Kvalita by mala byť na podobnej úrovni ako vaša alebo vyššia;
- váš čas stojí viac ako náklady, ktoré musíte zaplatiť za delegovanú prácu.
Delegovanie vás posilní a zvýši vaše voľný čas, ktoré možno minúť na dosiahnutie vašich cieľov.
10. Robte to, čo funguje dobre
Hľadajte svoje povolanie. Najdôležitejšie úlohy sú pre nás tie, ktoré maximálne využívajú naše talenty. Dajte prednosť tie prípady v čom si dobrý a ide ti to veľmi dobre. A naopak, nerobte to, čo sa vám nepáči alebo to nie je pre vás. Tento proces je pomalý, ale nevyhnutný. Asi 15 rokov sa hľadám a skúšam rôznych oblastiachčinnosť, kým si neurčil povolanie. Slová Johna Keynesa: Musíme myslieť na budúcnosť, pretože tam strávime zvyšok života».
11. Nezačínajte v malom
Sme tak usporiadaní, že sa snažíme robiť všetko podľa najmenší odpor. Na podvedomej úrovni si vyberáme ľahšiu úlohu. Takže namiesto toho, aby ste robili dôležité úlohy, ktoré výrazne ovplyvňujú našu budúcnosť, môžete celý deň stráviť bezvýznamnými vecami, ktoré nemajú žiadnu hodnotu. Odolajte pokušeniu začať v malom.
P.S. Ak máte nejaké ťažkosti alebo otázky k článku, ktorý čítate, ako aj k témam: Psychológia (zlozvyky, skúsenosti atď.), Predaj, obchod, time management atď., opýtajte sa ma, pokúsim sa pomôcť. Konzultácia cez Skype je tiež možná.
P.P.S. Môžete tiež absolvovať online školenie „Ako získať 1 hodinu času navyše“. Píšte komentáre, vaše dodatky ;)
 |
|
Často máte v hlave otázku: "Čo chcem?" Skôr či neskôr si túto otázku položí každý. V snahe realizovať svoje sny a uspokojiť túžby si vyberáme svoju životnú cestu.
Ako realizovať svoje ciele v určitom období života
Túžby môžu byť nekonečné. A ako v tomto prípade definovať úlohy najvyššia dôležitosť a usporiadať ostatné ašpirácie v správnom poradí? Koniec koncov, každý chce byť bohatý, zdravý, jazdiť na drahom aute, naučiť sa niekoľko jazykov a získať nesmrteľnosť. Ambície sú veľmi dobré, no nemali by presahovať rámec reality.
Hlavná vec, ktorú sa musíte naučiť, je určiť si priority. Najprv vezmite pero a Prázdny list papier. Zapíšte si všetky svoje túžby do stĺpca. Napíšte zoznam v prítomnom čase. Napríklad: „Pozerám sa na svoj bankový účet. Zostatok je 500 tisíc rubľov. Cítim šťastie a uspokojenie z odmeny za moju prácu.“ Hlavnou podmienkou je, aby to, čo napíšete, vyzeralo dôveryhodne. To znamená, že ak píšete, že ste na obede s prezidentom, ale podvedome chápete, že je to nemožné, alebo možné, ale nie v blízkej budúcnosti, tak by ste to nemali písať.
Práca so zoznamom želaní
Potom, čo boli vaše túžby písomná forma, začnite ich postupne čítať nahlas a pred každým ďalším vstupom sa zastavte. Po prečítaní jedného priania zatvorte oči a sústreďte sa na svoje pocity. Čo cítiš? Môže to byť spokojnosť, pocit nadradenosti nad ostatnými, ľahostajnosť, príjemné vzrušenie alebo pocit skutočného šťastia a letu.
Ide o pocit šťastia pravá túžba každá osoba. Možno si to ani neuvedomuje, ale podvedome sa každý z nás usiluje o šťastie. Vedení len svojimi vnútornými pocitmi pochopíte, čo skutočne od života chcete a naučíte sa uprednostňovať.
Analýza troch hlavných bodov
Prečiarknite všetko, čo nezodpovedá vašim prioritám, a nechajte tri body. Prečo len tri? Je to jednoduché, prax aj výskumy ukazujú, že človek nedokáže efektívne pracovať na viac ako troch úlohách.
Zamyslite sa nad tým, čo práve robíte, aká činnosť vám zaberá najviac času. Hlavná otázka, ktorú si treba položiť, je, či ma to zbližuje tento druh aktivity smerujúce k môjmu cieľu. Ak je odpoveď nie, potom je čas niečo zmeniť.
Cesta ku šťastiu je náročná, no správne priority tento proces výrazne zjednodušia a urýchlia.
Záujmy iných ľudí
Sebaobetovanie a život pre iných, blízkych ľudí má zmysel len vtedy, ak je vedomá voľbačlovek, ktorého realizácia mu prináša radosť a šťastie. Samozrejme, starostlivosť o blízkych je normálna behaviorálna reakcia Keď však zmysel pre povinnosť prečiarkne vlastné túžby a sny a privedie človeka do depresie, už to nie je pravidlom. Existuje veľa príkladov, kedy zdravé sebectvo hralo do rúk nielen človeku, ale aj členom jeho rodiny.
Živý príklad, keď mladí ľudia, ktorí sa snažia o svetlú budúcnosť, odchádzajú Otcov dom a odísť študovať alebo pracovať do iných miest alebo krajín, kde podľa ich názoru mladí ľudia očakávajú veľa príležitostí a veľký úspech. Mladistvý maximalizmus často ľuďom pomáha a vedie ich správnym smerom. Zatiaľ čo rodičia, múdri zo skúseností, radšej nechávajú svoje dieťa pri sebe a vedia mu v prípade potreby pomôcť.
Každý človek má svoje vlastné ciele a nikto, vrátane blízkych príbuzných, by nemal zasahovať do dosahovania cieľov. Nemali by ste so sebou dovoliť manipulovať, dopriať si iných vás šťastnými neurobí – skôr naopak.
Zmena priorít
Vyššie uvedené zoznamy rozvinú vašu schopnosť určovať priority. A po dosiahnutí všetkých bodov má zmysel získať nový zoznam.
Je úplne normálne, že priority sa vekom menia. Fázy dospievania zahŕňajú zmenu myslenia. Zmena priorít by mala byť evolučná, nie naopak.
Nie je to najlepšia možnosť, keď sa človek ponáhľa životom a nemôže nájsť svoje miesto. V tomto prípade je dôležité analyzovať svoje činy a pochopiť, odkiaľ sa všetko pokazilo podľa plánu. Ak máte problémy s analýzou svojich činov alebo potrebujete pomoc, bolo by užitočné navštíviť psychológa, ktorý vám pomôže správne určiť priority.
Etymológia slova "priorita"
Zaujímavým faktom je, že slovo „priorita“ v množné číslo sa nepoužíval až do začiatku 20. storočia. Predtým tento koncept používa sa len v jednotnom čísle.
Slovo „priorita“ má latinskú predponu „prio“, čo znamená „predtým“. Stanovenie priorít znamená identifikáciu úloh, ktoré napomáhajú dosiahnutiu vašich cieľov.
existuje účinný princíp o práci s prioritami, konkrétne Eisenhowerovou metódou. Pomáha usporiadať všetky úlohy iba pomocou dvoch kritérií - dôležitého a naliehavého.
Rozdiely medzi dôležitými a urgentnými záležitosťami
Slávny Paretov princíp nám hovorí, že 20 percent všetkých našich úloh bude klasifikovaných ako dôležité. Zaujímavé, ale niektoré z nich budú považované aj za naliehavé. V čom je rozdiel?
Realizácia dôležitých vecí vás približuje k vášmu cieľu. Vybavovanie naliehavých záležitostí zároveň odpútava vašu pozornosť, ale nie významný vplyv na dosiahnutie zvoleného cieľa.
Nie je žiadnym tajomstvom, že väčšina ľudí začína s vedľajšími úlohami. Ide o to, že sú ľahšie a nevyžadujú vážne náklady. A mozog, rovnako ako telo, sa nerád preťažuje, ak na to nie je zvyknutý. A vykonávanie nedôležitých vecí vytvára zdanie práce, ale pravdou je, že by ste mali venovať pozornosť tým úlohám, ktorých riešenie prispeje k vášmu úspechu. To vám pomôže vedieť, ako určiť priority v živote.
Prioritné kategórie na Eisenhowerovom zozname
Prioritou A sú veci, ktoré je potrebné urobiť dnes, pretože sú naliehavé a dôležité.
Priorita B sú aktivity, ktoré sú v určitý deň voliteľné, ale na ktoré si musíte každý deň vyhradiť malé množstvo času. Ich stabilná realizácia priblíži dosiahnutie cieľa.
Veľmi častou chybou je odkladanie prípadov z druhej skupiny na neskôr. Nemusíte to robiť, pretože vyvinutý zvyk neustále riešiť problémy v malom množstve kvalitatívne ovplyvní vaše ďalšie úspechy.
Príklady úloh z priority B:
- Písanie diplomu alebo dôležitej správy o práci. Povedzme, že máte mesiac na to, aby ste si pokojne pripravili potrebnú správu. Ale prácu v čiernej skrinke odkladáte. Výsledkom je morálne a fyzické preťaženie posledné hodiny pred podaním správy, môže viesť ku kríze a nežiaducim následkom.
- V osobnom živote dobrý príkladúloh zo zoznamu B, dôjde k včasnému vyšetreniu lekárom s cieľom identifikovať choroby v počiatočnom štádiu, aby sa následne predišlo dlhému obdobiu invalidity.
Ako pracovať s prioritami tretieho a štvrtého rádu
Priorita C. Patria sem zručnosti, o ktorých si myslíte, že je potrebné sa ich naučiť, ale nie sú dôležité. Napríklad naučiť sa povedať „nie“, keď to bude potrebné. Tieto úlohy vám poskytnú potrebný čas na vyriešenie prioritných úloh.
Priorita D. Ide o úlohy, ktoré nie sú dôležité alebo naliehavé. Pokojne ich môžete odložiť na neskôr, prípadne ich zveriť iným ľuďom. Dôrazne sa odporúča, aby ste pravidelne vynechávali úlohy zo zoznamu D. Vďaka tomu si môžete počas najstresujúcejších dní dobre oddýchnuť.
Ako určiť priority podľa Eisenhowerovej metódy
Byť schopný určiť priority nie je náročná úloha, jediná vec, ktorá sa vyžaduje, je vyhradiť si trochu času písomná práca. Ale neskôr, podľa vlastných pokynov, bude oveľa jednoduchšie konať.
- Klasifikujte svoje denné aktivity podľa štyroch vyššie uvedených bodov. Okamžite sa teda ukáže, čo je dôležité a naliehavé a čo zbytočné.
- Nezamieňajte dôležité a naliehavé. Dôležité veci sa dajú robiť postupne a každý deň im venovať malú pozornosť. Sú neoddeliteľnou súčasťou vášho úspechu. Naliehavé záležitosti si vyžadujú vašu pozornosť a rýchle rozhodnutie. Ale nemusí to platiť pre váš cieľ.
- Venujte pozornosť hierarchickej konštrukcii zoznamu. Dôležité veci majú prednosť pred urgentnými. Nenechajte sa zavesiť na naliehavé veci, pretože zvyčajne zaberajú veľa času a pozornosti a odvádzajú pozornosť od dôležitých úloh. Ak existuje príležitosť vyhnúť sa naliehavým záležitostiam - využite ju.
- Urobte všetky položky z priority A. Aj posledná úloha z prvej kategórie je dôležitejšia ako prvá z ostatných skupín. Ak počas dňa nebolo možné zvládnuť všetky dôležité veci, pokračujte v práci s nimi nasledujúci deň. Neprechádzajte do iných kategórií, kým nedokončíte všetky položky z kategórie A.
- Každý deň sa snažte splniť najdlhšie úlohy z priority B. Pri každodenných úlohách však nezabúdajte na svoje hlavné ciele a pracujte na ich dosiahnutí.
Ako by ste sa chceli objať maximálne množstvo vecí, na všetko nie je dosť času. A toto treba pochopiť. Najdôležitejšie je správne si stanoviť priority a úspech na seba potom nenechá dlho čakať.
Rozdeľte si svoj čas múdro a venujte ho skutočne dôležitým veciam, ktoré vám pomôžu dosiahnuť vaše ciele a realizovať vaše najdôležitejšie túžby. Schopnosť zvýrazniť dôležité aspekty vlastné aktivity a vyhýbanie sa nepodstatným veciam je dôležitá a užitočná zručnosť. Eisenhowerova metóda vám pomôže pochopiť, ako uprednostniť svoj život.
Samotné slovo „priorita“ obsahuje latinskú predponu „prio“, čo znamená „predtým, predtým“. Stanovenie priorít je, keď sa každý deň rozhodujete, čo je potrebné urobiť ako prvé, aby ste dosiahli svoje ciele.
Eisenhowerov princíp vám pomôže začať s vašimi úlohami a pracovať v poriadku, podľa vašich priorít. Aby ste to urobili, najprv si položte otázku: sú tieto záležitosti dôležité alebo naliehavé?
Podľa Paretovho princípu bude 20 % našich úloh dôležitých vo všetkých ohľadoch. Je to vtipné, no väčšina z nich je aj naliehavá. Robenie dôležitých vecí vás privedie bližšie k zamýšľanému cieľu. Na druhej strane naliehavé záležitosti presuňte svoju pozornosť na seba bez námahy veľký vplyv k svojmu cieľu. Najdôležitejšie úlohy a úlohy vedúce k úspechu a dosiahnutiu cieľov by v žiadnom prípade nemali byť odsúvané pod tlak nedôležitých, ale naliehavých záležitostí.
Všetci však, žiaľ, máme tendenciu začínať drobnými, nedôležitými vecami, takpovediac „výmenou za maličkosti“. Vytlačené formuláre ležiace na ploche sa nám zdajú oveľa atraktívnejšie ako dôležitý projekt, ktorý už niekoľko dní odkladáme. V prvom rade preto venujte pozornosť tým úlohám, ktoré môžu najviac ovplyvniť váš úspech. Priority vám v tom pomôžu.
Aby ste dosiahli čo najlepšie výsledky, väčšinu času by ste mali venovať skutočne dôležitým veciam a úlohám.
Malý test: dôležitý alebo naliehavý?
Skontrolujte správna možnosť(len jeden).
1. Rozhodnete sa pracovať na svojom „ročnom“ cieli. To všetko je však ešte „odložené“.
Dôležité alebo ____ naliehavé?
Dôležité alebo ____ naliehavé?
3. Rozhodnete sa, že raz ročne navštívite zubára. Už prešiel rok a vy ste stále neboli na zubnom lekárstve.
____ dôležité alebo ____ naliehavé?
Správne odpovede:
otázka 1 - dôležitá; otázka 2 - súrne; otázka 3 je dôležitá.
Eisenhowerov princíp umožňuje kombinovať iba dve kritériá – dôležité a naliehavé, čím sa získajú štyri triedy priorít. Pre úspešné plánovanie musíte analyzovať a klasifikovať všetky úlohy, ktoré sú pred vami. A následne si zostavíte hierarchický zoznam, vďaka ktorému budete vedieť, čo, kedy a ako máte robiť.
Eisenhowerov hierarchický zoznam
A-Priorita: Toto sú veci, ktoré je potrebné urobiť dnes, pretože sú naliehavé a potrebné.
B-priorita: dôležité veci, ktoré dnes netreba robiť. Doprajte si pravidelne čas robiť veci B a nájdite si pre ne miesto vo svojom rozvrhu. Splnenie úloh v tejto skupine zabezpečí úspech a priblíži vás k zamýšľanému cieľu.
Prípady B sú veľmi často jednoducho odložené, pretože nie sú naliehavé. Napriek tomu ich včasná implementácia zabráni mnohým problémom.
Príklad úlohy B: Potrebujete pripraviť správu na zasadnutie predstavenstva, je dosť možné, že vám to prinesie aj povýšenie. V zálohe máte celý mesiac, ak však posledné dva dni pred stretnutím horúčkovito píšete správu, môže vás to priviesť ku kríze.
Pre každého, kto musí zostavovať množstvo dokumentov, je určite úlohou B osvojiť si zručnosť metódy písania desiatimi prstami. Aj keď vám to zaberie tridsať hodín času – je to v poriadku, keď budete môcť v budúcnosti rýchlo písať, môžete ušetriť veľa času, NavyšeČím skôr sa začnete učiť, tým lepšie.
Podobný význam má aj takzvaný zákaznícky prieskum realizovaný na zlepšenie produktu, ktorý výrazne zvýši spokojnosť zákazníkov.
AT súkromiaÚlohou B možno nazvať pravidelnú preventívnu prehliadku u lekára, ktorá identifikuje špeciálne ohrozenia vášho organizmu a predíde závažným ochoreniam a v dôsledku toho aj následným dlhým týždňovom invalidity.
C-priorita: zručnosti, zvládnutie, ktoré si myslíme naliehavá záležitosť, ale to nie je dôležité. Patria medzi ne: schopnosť zachovať pokoj, delegovať svoje povinnosti (takpovediac „schopnosť posielať delegácie“) alebo povedať „nie“. Získate tak čas na riešenie dôležitých úloh zo skupiny B.
D-Priorita: Zahŕňa prípady, ktoré nie sú ani dôležité, ani naliehavé. Pokojne ich môžete odložiť do zásuvky alebo ak rozprávame sa o termínoch alebo určitých úlohách, odmietnuť ich alebo jednoducho tým poveriť niekoho iného. Vedome sa na chvíľu zablokujte v robení D-vecí, ktoré vám umožnia relaxovať a zabaviť sa v tých najstresujúcejších dňoch.
Eisenhowerova priorita: Urob to správne
- Eisenhowerova prioritizácia práce
Všetky svoje úlohy a povinnosti si rozdeľte do vyššie uvedených skupín A, B, C a D. Oddelíte tak „nevyhnutné“ od „zbytočných“.
Pamätajte: „dôležité“ sa zásadne líši od „naliehavé“. „Dôležité“ približuje váš cieľ, ale nemusí byť nevyhnutne „naliehavé“. „Naliehavé“ si na druhej strane vyžaduje vašu okamžitú pozornosť.
Venujte pozornosť takzvanému „pravidlu priority“: „dôležité“ je pred „naliehavé“. Nie je potrebné robiť všetko, čo si vyžaduje zhon. Snažte sa už viac nepodliehať diktatúre naliehavého, pretože v ňom číha nasledujúce nebezpečenstvo: začne nás rozptyľovať to, čo je naliehavé, ale absolútne nedôležité a nie povinné.
Aby ste si rozumne naplánovali čas, bude tento tip veľmi užitočný: vždy začnite pracovať s úlohou číslo 1 v skupine A, a nie s úlohou číslo 3 alebo 4, bez ohľadu na to, aké atraktívne a zaujímavé môžu byť. Ak ste do konca pracovného dňa nezvládli všetky úlohy a prípady zo skupiny A, pokračujte v práci s nimi nasledujúci deň. Nerobte ďalšie úlohy, kým neskončíte s prvými.
Každý deň pracujte na nejakej úlohe zo skupiny B, ktorá si vyžaduje veľa času. Spolu s každodennými aktivitami by ste mali myslieť aj na svoje „strategické“ dôležité úlohy a ciele. Len tak si budete môcť zabezpečiť zajtrajší úspech už dnes.
Uvedomte si raz a navždy, že nikdy nebudete mať dosť času na všetky veci, ktoré by ste chceli robiť, a na všetky veci, ktoré od vás ostatní chcú. Uistite sa, že svoj čas využívajte len na veci, ktoré sú pre vás skutočne dôležité a ktoré môžu posunúť váš cieľ. A čas môžete vyhrať iba vtedy, ak sa naučíte povedať „nie“ a odmietnete robiť zbytočné veci.
Test Eisenhowerovho princípu: Uprednostňujete správne?
Teraz môžete analyzovať svoju schopnosť určiť priority. Upozornenie: do prioritných skupín A a B môžu byť zaradené iba úlohy, ktoré sú pre vás skutočne dôležité!
1. Koľko percent z celkového času trávite v každom zo štyroch políčok A, B, C, D? (pozri obrázok)
ALE__________ %
B__________ %
OD__________ %
D__________ %
2. Do ktorej skupiny by ste zaradili veci, ktoré budete robiť zajtra?
1.____________________=_________ - priorita
2,_____________________=_________ - priorita
3.____________________=_________ - priorita
4.____________________=_________ - priorita
3. Teraz si napíšte, čomu alebo komu by ste chceli venovať viac času ako zvyčajne a na čom by ste si chceli čas skrátiť.
Skrátil by som (a): ___________________________
Namiesto toho: __________________________ Preskúmajte ďalšie metódy a techniky riadenia času, riadenia osobnej kariéry, zefektívnenia práce, presviedčania a zlepšovania výkonu v kurze Sebariadenie: Manažment kariéry: Sebariadenie: Manažment kariéry: Praktický interaktívny multimediálny diaľkový kurz
Každé podnikanie by malo začať stanovením priorít. Tým, že sa naučíte oddeľovať dôležité od nedôležitého, ušetríte čas a námahu. Americký prezident Eisenhower vyvinul maticu priorít, v ktorej všetky úlohy dokonale zapadajú.
Slovo „priorita“, ktoré pevne vstúpilo do našich životov, znamená v latinčine „prvé“. Používame ho, keď hovoríme o dôležitosti, prvenstve niečoho.
Schopnosť uprednostňovať v práci aj v osobnom živote je veľmi cenná. V opačnom prípade nám hrozí prinajmenšom neuróza vyvolaná tými, ktorí sa nahromadili ako snehová guľa, nevyriešené problémy a nerovnováha medzi prácou a voľným časom.
Nedá sa totiž napríklad popri štúdiu pracovať rovnako dobre v dvoch alebo troch zamestnaniach denné oddelenie zložiť všetky testy a skúšky načas a zároveň byť vždy v kráse fyzická forma a nálada. Každý, kto verí, že to dokáže, bude skôr či neskôr aj tak nútený vybrať si to, čo má vyššiu prioritu, a opustiť sekundárne. Inak stres alebo syndróm emocionálne vyhorenie zabezpečené.
Alebo sa napríklad niekto rozhodol splniť si dávny sen – navštíviť exotickú krajinu. Cesta si vyžiada značné finančné investície. Tu je tiež dôležité stanoviť si priority, aby zážitok z cestovania v budúcnosti nezatienil stres z nutnosti šetriť kvôli dlhu. Čo je dôležitejšie: cestovať alebo sa v mene toho vzdať drobných každodenných radostí?
Schopnosť uprednostniť a vybrať si, čo je pre nás dôležitejšie v práci aj v osobnom živote, nám teda umožní udržať si zdravie a vyhnúť sa časovým problémom v našich životoch.
Eisenhowerova matica priorít
Time management vám pomôže nestať sa obeťou chronickej únavy alebo stresu – veda o time managemente, ktorá zahŕňa rozvoj schopností stanovovania priorít.
Mnohí, ktorí poznajú time management, už pravdepodobne počuli o matici D. Eisenhowera – 34. americkom prezidentovi, ktorý ju vyvinul. Jeho podstatou je správne stanovenie priorít. Väčšina ľudí totiž väčšinou nerobí prácu, ktorú by mali robiť v prvom rade, ale tú, ktorú majú najradšej.
Každý, kto chce pracovať efektívne, musí uprednostňovať a rozdeľovať všetky úlohy na dôležité a naliehavé. Dôležité sú úlohy, ktorých výsledok ovplyvňuje našu prácu ako celok. Naliehavé úlohy samozrejme závisia od toho, ako rýchlo je potrebné ich vykonať.
Všetky prípady sú teda rozdelené do 4 skupín:
- Dôležité a naliehavé;
- Dôležité, ale nie naliehavé;
- Naliehavé, ale nie dôležité;
- Nie súrne a nie dôležité.
1. Záležitosti dôležité a naliehavé
Dôležité a naliehavé záležitosti sú tie, ktoré je potrebné urobiť okamžite. Ak takto klasifikujeme väčšinu našich záležitostí, potom to neznamená, že sme takí vecní, ale že:
- nevieme si naplánovať deň a odložiť všetky dôležité veci na neskôr;
- chýba nám sebadisciplína;
- elementárna lenivosť je jednou z hlavných čŕt našej povahy:
- núdzový stav je pre nás bežná vec.
Ľudia, ktorí sú neustále zaneprázdnení naliehavými dôležitými záležitosťami, sú najviac náchylní na stres. Spravidla sa niektoré naliehavé záležitosti nahrádzajú inými, nie menej naliehavými, a tým to nekončí. Mýlia sa, keď si myslia, že urgentne odložia bremeno dôležitých vecí a konečne začnú niečo nové. pokojný život- kvôli neschopnosti určiť si priority budú znova a znova padať do rovnakého raku.
Príkladom dôležitej a naliehavej záležitosti môže byť urgentná návšteva zubára z dôvodu silnej bolesti zubov. Dalo by sa to urobiť vopred - ako preventívne opatrenie, bez toho, aby sa vec priviedla k potrebe núdzovej starostlivosti.
Alebo im napríklad plynú termíny na podanie účtovného výkazu, prípravu na skúšku a podobne. Tieto termíny už dávno vieme, no pristihneme sa, keď sa zvrtne prípad z kategórie „Ešte mám čas“. do naliehavého.
Pri tejto príležitosti existuje veľa prísloví, z ktorých môžeme usúdiť, že takýto problém je veľmi bežný. Napríklad „Hrom neudrie, roľník sa neprekríži“, „Choď na lov - nakŕm psov“ atď.
2. Záležitosti sú dôležité, ale nie naliehavé
Takže, aby naše záležitosti nespadali do predchádzajúcej kategórie, musíme ich preniesť do kategórie dôležitých, ale nie naliehavých. Táto kategória je najdôležitejšia, pretože po stanovení priorít pri vykonávaní úloh ich môžete pokojne a úmyselne vykonávať bez zbytočných nervov. A potom nebude žiadny zhon so stresom, bezsenné noci a nervové zrútenia a práca prinesie potešenie. A aj keď dôjde k chybám, budeme mať dostatok času na ich opravu.
Vo všeobecnosti väčšina ľudí chápe, že to je to, čo by mali robiť: absolvovať preventívne vyšetrenia na klinike bez toho, aby čakali, ako sa hovorí, kým „pečený kohút šťuchne do hlavy“; platiť účty za energie včas, písať správy atď. Ale keďže si tieto prípady vyžadujú určité úsilie a často zahŕňajú vystúpenie z vašej osobnej komfortnej zóny, plynule prechádzajú do prvej kategórie a stávajú sa dôležitými a naliehavými.
3. Veci sú naliehavé, ale nie dôležité
Patria sem prípady, ktoré nijako neovplyvňujú výsledky práce, neskrátia cestu k nášmu cieľu, ale sme nútení ich robiť.
Napríklad nám zatopili susedia a my musíme odstraňovať následky povodní. Alebo stratili dokumenty a musia stráviť veľa času ich reštaurovaním. O takýchto veciach môžeme povedať – „ani rozum, ani srdce“. Rozptyľujú nás od práce a bránia nám sústrediť sa na to hlavné.
4. Veci nie sú naliehavé a nie sú dôležité
čo sú to za veci?
- veľa hodín bezcieľneho visenia na sociálnych sieťach a hrania počítačových hier;
- dlhé telefonické rozhovory s cieľom „len sa rozprávať“;
- sledovanie nezmyselných televíznych relácií;
- ísť nakupovať bez toho, aby ste si niečo kúpili atď.
Tieto skutky prinášajú č praktické využitie. Pre mnohých je však ťažké pripraviť sa o také potešenie, pretože takéto aktivity ich rozveseľujú. Hlavná vec je, že sa nestanú prioritou. Nenaliehavé a nedôležité veci by mali slúžiť len ako oddychovka, krátky oddych medzi dôležitými. A hlavne nimi nezačínajte svoj deň.
Ako správne určiť priority
- Aby ste oddelili potrebné od zbytočného, musíte si svoje záležitosti roztriediť do spomínaných 4 kategórií.
- Nezabúdajte, že dôležitá vec neznamená urgentná. To dôležité nás privádza bližšie k cieľu, no nemusí byť naliehavé. Naliehavá potreba venovať osobitnú pozornosť.
- „Pravidlo výhody“ hovorí: najprv dôležité, potom naliehavé. Nepodliehajte diktatúre zhonu: naliehavé záležitosti nemusia byť dôležité a nie povinné.
- Každý deň treba začať prípadmi z 1. skupiny, bez ohľadu na to, aké atraktívne sú prípady z iných skupín. Ak ich nebolo možné dokončiť do jedného dňa, musíte pokračovať v práci nasledujúci deň.
- Tiež stojí za to vyhradiť si každý deň nejaký čas na úlohy zo skupiny 2 (dôležité, ale nie naliehavé). To bude fungovať pre "zajtrajší" úspech.
- Keďže vždy nie je dosť času na to, aby sme urobili všetko, čo si naplánujeme a čo od nás očakávajú iní, musíme si určiť veci, ktoré sú pre nás skutočne dôležité, a vedieť odmietnuť robiť tie nepovinné, teda povedať „nie“. “.
- V ideálnom prípade by sa naše každodenné úsilie malo sústrediť predovšetkým na úlohy v skupine 2 – dôležité, nie naliehavé.
Priority každého človeka sú iné. Niekto má na prvom mieste kariéru, niekto rodinu a niekto zdravie atď. Navyše sa môžu v priebehu života meniť. Ale na to, aby ste boli úspešní a zachovali si zdravie a nervy, musíte vedieť v prvom rade určiť prioritné úlohy na každý deň. Tu prichádza vhod Eisenhowerova matica priorít.
© Timoshenko Elena, BBF.ru
Eisenhowerova matica ako nástroj na stanovenie priorít je jednou z hlavných metód úspešného plánovania a realizácie prípadov. V tomto článku sa na túto techniku pozrieme podrobnejšie, keďže ide o najpopulárnejšiu metódu time managementu, ktorá sa už dlho používa vo všetkých oblastiach života.
Hodnota time managementu v ľudskom živote
"Život má hodnotu, ak je to neustály boj za dobrú vec"
D. D. Eisenhower
Time management sa snažil pochopiť svetoznámeho 34. prezidenta Ameriky Davida Eisenhowera. Práve štúdium tejto oblasti ho urobilo populárnym po celom svete. Podrobne preskúmal ako efektívne plánovanie, postupná implementácia plánu. Takto sa Eisenhowerova matica objavila ako nástroj na stanovenie priorít. Jeho techniku podrobnejšie zvážime neskôr v našom článku.
Time management- schopnosť človeka správne rozdeliť svoj čas na realizáciu plánovaných úloh. Tento jav už dlhé roky skúmajú rôzni psychológovia, každý sa snažil pochopiť, ako to funguje. túto metódu správne plánovanie. slávny psychológ David Allen napísal knihu o základoch a praxi efektívneho plánovania.
V našej dobe márnosť a rozmanitosť moderný život stále viac síl obracať sa na metódy úspešného štruktúrovania plánovaných úloh, ich správnej a rýchlej realizácie. Správne stanovenie priorít vám umožňuje rýchlo a efektívne vykonávať prácu akejkoľvek zložitosti, pochopiť svoje chyby, naučiť sa nové zručnosti a schopnosti v procese dosahovania cieľa.
Eisenhowerova osobnosť v štúdiu time managementu
David Eisenhower bol slávny americký prezident. Svojou inteligenciou a organizačnými schopnosťami sa preslávil po celom svete. Počas svojho života si vybudoval brilantnú vojenskú kariéru, ktorá nezanechala žiadnu malú stopu v histórii Ameriky. Úspešne splnil všetky úlohy, vždy dosiahol svoje ciele, čím si získal rešpekt, stal sa príkladom pre mnohé verejné osobnosti.
Eisenhower veril, že správne žiť život znamená robiť hodnotné podnikanie, ktoré prináša potešenie svojmu predmetu a prospech ostatným. Ako prezident si kládol čoraz viac otázok, ako všetko urobiť včas, správne a nakoniec úspešne. Tieto myšlienky ho priviedli k vytvoreniu metódy vybavovania dôležitých prípadov, ktorá sa v našej dobe intenzívne využíva.
Vďaka svojej vynaliezavosti, sebadôvere a úsiliu o dokonalosť dosiahol Eisenhower úspech vo všetkom, všetko, čo plánoval, dokončil načas, bez väčších ťažkostí. Mnohé osobnosti jeho doby boli len prekvapené jeho sebaorganizáciou, snažili sa nasledovať jeho metódy vládnutia, keďže osobnosť takého prezidenta si skutočne zaslúži rešpekt a môže byť príkladom hodným nasledovania. Eisenhower Matrix ako nástroj na stanovenie priorít je jedným z hlavných spôsobov, ako organizovať svoj pracovný plán v každodennom živote.
Vlastnosti Eisenhowerovej matice
Eisenhowerova matica ako nástroj na stanovenie priorít je populárna technika riadenia času, ktorá vám umožňuje správne a včas vykonávať plánované úlohy, určiť si významné ciele na určité časové obdobie. Základom Eisenhowerovej tabuľky sú štyri takzvané kvadranty prípadov. Základom pre jeho vytvorenie boli významné a naliehavé úlohy, ktoré sa nahromadili za krátky čas vplyvom rôznych faktorov.
Tieto kvadranty sa tiež nazývajú Eisenhowerove okná, pretože sú zobrazené v štvorcový stôl. Eisenhowerov stôl vyzerá takto.
kvadrant Dôležité naliehavé záležitosti
kvadrant Dôležité nie naliehavé
kvadrant nedôležité naliehavé
kvadrant nedôležité neurgentné
Každý, kto sa chce naučiť, ako si správne rozvrhnúť čas, si môže vyrobiť takúto tabuľku pre seba. Eisenhowerova matica ako nástroj na stanovenie priorít vám pomôže vysporiadať sa s nahromadenými úlohami vo veľmi krátkom čase.
Podstata kvadrantov matice
Po pochopení základnej štruktúry metódy stanovenia priorít môžeme podrobne analyzovať každé okno Eisenhowerovej matice. Eisenhowerova matica ako nástroj na stanovenie priorít je užitočná na určenie významu vašich plánov v určitom časovom bode.
Kvadrant A
Zahŕňa dôležité naliehavé úlohy ktoré nemožno odložiť na neskôr, pretože to môže viesť k negatívne dôsledky. Pre úspešné plánovanie je potrebné začať presne od sektora A. Príkladom takýchto prípadov môže byť komplexná neočakávaná operácia, neplánované stretnutie. Tento sektor je pre život človeka veľmi dôležitý, no ak sa naučíte správne si plánovať čas, tak ideálne by toto námestie malo byť úplne prázdne, bez plánov. Pri včasnej implementácii hlavných plánov sa významné úlohy nestanú naliehavými, ich realizácia v konkrétnom časovom rámci ich nerobí urgentnými.
Plány sektora A sa môžu objaviť z dvoch dôvodov:
- vnútorné príčiny: závisí priamo od osoby (nedostatočná motivácia k výkonu, lenivosť, nedostatok túžby alebo profesionality);
- vonkajšie príčiny: nezávisia od samotného predmetu ( prudké zhoršenie blahobyt, vyššia moc).
Aby tieto dôvody nezasahovali do realizácie aktivít, nemusíte hodnotné nepovinné úlohy (to je už sektor B) odkladať na posledný deň, keďže niektoré podmienky môžu ovplyvniť ich nesplnenie a následne sa vám budú hromadiť cenné úlohy. .
Kvadrant B
Dôležité nie naliehavé. Plány tohto sektora sa musia pravidelne implementovať bez odkladu na neskôr, pretože ich včasná implementácia je ukazovateľom vašej produktivity a úspechu vo vašich aktivitách. Skutky tohto kvadrantu nevyžadujú robiť tu a teraz, ale ich hodnota naznačuje výskyt negatívnych dôsledkov, ak ich človek ignoruje. Čím významnejšia je pre vás úloha, tým negatívnejšie budú dôsledky jej zlyhania. Preto by sa v prvom rade mali uprednostniť dôležité záležitosti, až potom naliehavé. Pre ideálne sebauspokojenie musí človek v plnom rozsahu splniť významné naliehavé a významné neurgentné úlohy. Medzi úlohy tohto sektora patrí napríklad okamžitá návšteva lekára, osvojenie si zručností úspešne vykonávať činnosť na novom pracovisku s cieľom získať ďalšie povýšenie.
"Je lepšie robiť najprv dôležité úlohy, od ktorých závisí tvoj život, ako tie nedôležité."
D. D. Eisenhower
Eisenhowerova matica ako nástroj na stanovenie priorít ukazuje: ak si svoje plány zoradíte správne a včas, potom v žiadnej sfére ľudského života nebude dochádzať k náhlym prácam, ktoré vyčerpávajú ľudské telo fyzicky a psychicky. Sektor B sa nepresunie do sektora A, ak si na prvýkrát správne naplánujeme svoje úlohy.
Kvadrant C
Nevadí, je to súrne. Naliehavosť plánov nie vždy určuje ich význam. Eisenhower povedal, že ak naliehavé úlohy zasahujú do vykonávania tých cenných, je lepšie ich odložiť. Aby ste pochopili dôležitosť svojich plánov, položte si jednoduchú otázku: „Čo sa stane, ak táto úloha nebude dokončená? Ak pochopíte, že neexistujú žiadne negatívne dôsledky alebo sú minimálne, potom prípad nie je dôležitý tento moment. Hľadajte zmysluplnejšie úlohy, ktoré pre vás skutočne hrozia negatívnymi dôsledkami.
Medzi tieto aktivity patrí napríklad účasť na sociálny prieskum, zavolajte priateľovi len na rozhovor. Plány „sektora C“ majú značnú nevýhodu: bránia človeku efektívne pracovať a robiť významné veci, pretože neustále odvádzajú pozornosť a znepokojujú vás. Akékoľvek rozptýlenie hrozí s negatívnymi dôsledkami, takže ak dôjde k akémukoľvek rušeniu pri plnení dôležitých úloh, pokúste sa ich pred vykonaním buď odstrániť. Ak vykonávate len naliehavé záležitosti, môže sa to nahromadiť veľké množstvo dôležité veci v jednom momente a potom je ťažké sa na ne zamerať správny smer sústrediť na ich realizáciu.
Kvadrant D
Nie súrne, nie dôležité. Tento sektor v sebe spája najnepotrebnejšie neurgentné veci, ich realizácia nie je momentálne prínosná. Ak sa na ne človek sústredí, dôležité veci sa veľmi rýchlo nahromadia a vedú k negatívnym dôsledkom. To môže zahŕňať napríklad zavesenie v sociálnych sieťach, rôzne počítačové hry, ktoré len tak zabíjajú čas človeka bez akéhokoľvek úžitku.
Ale nie všetky nie súrne nedôležité úlohy sú také zbytočné. Ak ste už dlho chceli úhľadne usporiadať knihy vo svojej knižnici alebo upratať šatník, potom vám tieto veci prinesú úžitok a potešenie z výsledku, ale nemali by ste sa ich snažiť robiť, keď máte na práci dôležité veci.
Eisenhowerova tabuľka ako spôsob efektívneho plánovania je užitočnou metódou na identifikáciu významných hodnotných prípadov a pomáha ich dokončiť v pomerne krátkom čase. Je určený na splnenie jednodňových úloh alebo tých, ktoré je potrebné splniť v blízkej budúcnosti.
Ciele Eisenhowerovej metódy
Každý sa môže naučiť plánovať svoj osobný čas, ak chce, nie je tu nič zložité. Ako pomôcka môže poslúžiť nami popísaná Eisenhowerova tabuľka ako nástroj na stanovenie priorít. Po podrobnej analýze každého kvadrantu matice je možné určiť hlavné ciele tejto techniky.
- sebaorganizácia. S vedomím, že na vás čakajú významné veci, nebudete strácať čas, ale pokúsite sa urobiť všetko včas. Po výbere hlavných plánov sa človek môže rýchlo zorganizovať na ich realizáciu. Po oprave hlavnej veci môžete okamžite vidieť, čo sa urobilo a čo ešte treba urobiť dnes alebo zajtra.
- Dobré plánovanie vašich plánov. Účelom metódy je úspešné vykonanie vytvorené osobou, a nie prepisovanie prípadov z jedného kvadrantu do druhého.
- Naučte sa efektívne riadiť svoj čas. Zvýraznenie dôležitých úloh vám pomôže mentálne určiť množstvo času na ich dokončenie. Človek si v duchu zhruba spočíta, koľko je potrebné na dokončenie dôležitých, neurgentných úloh, aby sa zrazu nedostali do kvadrantu A.
Eisenhowerova matica, ktorá je jednou z hlavných a obľúbených metód plánovania, pomôže každému naučiť sa riadiť sám seba, organizovať sa v správny moment vyriešiť svoje problémy v krátkom čase.
Mladá žena Oľga prišla za psychológom s netypickým problémom na jej vek, ktorý definovala ako prázdnotu. Zvláštna situácia: manžel, dve deti, práca a okolo toho – prázdnota. No tak, len okolo, prázdnota bola tiež hlboko vo vnútri. Po vykonaní série formalít požiadal psychológ, aby sa porozprával o tom, ako prebieha typický pracovný deň, aby pochopil dennú prioritu.
— Priority? o čom to hovoríš? V živote mám úplnú pravdu. Ide mi hlavne o zdravie mojich najbližších,“ rozhorčila sa klientka.
„Nežiadam vás, aby ste hovorili o hodnotách, chcem len pochopiť každodenné uprednostňovanie,“ vysvetlil psychológ.
- Chcete pochopiť, čo je pre mňa dôležitejšie: zdravie mojej matky alebo láska môjho manžela?
– Nesnažím sa zistiť vašu hierarchiu životné hodnoty. Je to dosť ťažké. Len sa snažím pochopiť, ako si budujete svoj deň.
Dialóg mohol byť nekonečný a vyžadoval si jednoduché objasnenie významu umenia určovania priorít.
Aké sú priority?
Otázka, ktorá klienta zaskočila, je skutočne veľmi dôležitá z hľadiska každodenného postoja k životu. Stanoviť si priority znamená pochopiť, čo je TERAZ skutočne dôležité.
Pojem priority nedávno vstúpil do našich životov z počítačovej slovnej zásoby. Správca úloh operačný systém počítač určuje, ktorý program sa má momentálne spustiť, v závislosti od jeho dôležitosti – t.j. prideľuje prioritu.
Zvážte definíciu priority na jednoduchom príklade. Predpokladajme, že potrebujete zhromaždiť informácie o niečom na disku počítača. Najprv musíte vytvoriť priečinok s konkrétnym názvom a potom tam umiestniť potrebné súbory. Je to pohodlnejšie a rýchlejšie ako hádzať súbory na rôzne miesta a potom ich zhromažďovať do priečinka. Aby sme teda mohli začať zbierať informácie, musíme si vytvoriť miesto, kde ich budeme zbierať. Prioritou je vytváranie priečinkov.
Všimnite si, nie hlavné alebo dôležité, ale prioritné, teda prvé, dôležité práve teraz. Ak je to teraz dôležité, môžete si vytvoriť niekoľko ďalších priečinkov. A ak nie, oplatí sa tomu venovať čas a úsilie?
Takže prioritou je proces, udalosť, ktorá je najdôležitejšia toto miesto, v tomto čase. Auto je jednoduché. Počítačový mozog rýchlo vypočíta všetky možnosti vykonávania úloh a určí tie najefektívnejšie, čím sa stanú prioritou, to znamená, že ich vykoná. A s tým sa nedá polemizovať.
V každodennom živote musíme neustále uprednostňovať, teda vyberať tie najdôležitejšie a najefektívnejšie procesy. Plánujeme chodiť do obchodu, denne upratovať byt, pracovať v práci vrátane malých prestávok na prediskutovanie noviniek. V pondelok dokonca plánujeme začať nový život, no nezačíname, pretože prioritami sa stávajú úplne iné procesy.
Psychológ pokračuje v dialógu s Olgou:
- Kupujete svojim blízkym jedlo vo fast foodoch?
- A prečo?
— Príbuzní milujú toto jedlo, chcem im dať potešenie. Navyše ma tento nákup oslobodzuje od nutnosti tráviť večery pri sporáku.
- Viete, že toto jedlo je škodlivé?
- Viem. Ale to sa stáva málokedy.
- Takže niekedy pre vás túžba zbaviť sa domácich prác dôležitejšie ako zdravie príbuzní?
Žiadna odpoveď. A nemôže byť, pojmy sa tu pletú.
Prečo je potrebné uprednostňovať?
Pokračovanie dialógu medzi psychológom a klientom hovorí o rozdiele medzi pojmami: hodnoty a priority. Nebudeme hovoriť o nebezpečenstve rýchleho občerstvenia. Hovoríme o procesoch, ktoré sú práve teraz dôležité. A hlavnou vecou je pochopiť, čo presne je dôležité - určiť priority.
po prvé, to ušetrí čas. Myslite na plánovač úloh počítačového systému, ktorý jasne uprednostňuje procesy založené na tomto princípe.
po druhé, to vám ušetrí energiu. V skutočnosti je jednoduchšie ísť do obchodu cestou z práce, ako sa vrátiť potom, čo ste už prišli domov. Je pohodlnejšie naplánovať si aktivity vopred a vypočítať možné možnosti.
po tretie, to určí vaše hlavné úlohy na blízku budúcnosť a podriadi im všetky ostatné akcie.
Aby ste pochopili dôležitosť schopnosti určiť priority, zvážte situáciu s rýchlym občerstvením.
Možnosť 1. Situácia: Unavená žena sa vracia z práce. Po náročnom dni si veľmi chce oddýchnuť doma.
Riešenie: Kúpte si jedlo pre svojich blízkych vo fastfoode. To im zabezpečí dobrá nálada a zachráň ju pred varením večere.
Priorita: odpočinok po náročnom pracovnom dni.
Budete jej vyčítať zlý prístup k blízkym? Nie, pretože chápete motív jej konania a zvolenú prioritu.
Možnosť 2.(komplikujeme si situáciu). Všetko je po starom, no v peňaženke je veľmi málo peňazí.
Riešenie: kúpte si rýchle občerstvenie. To ju ušetrí od potreby dlhého varenia a dá dodatočný čas na relax.
Priorita: varte jedlo čo najrýchlejšie a ušetrite peniaze.
Pôjde v tomto prípade o obvinenia? Tiež nie. Pretože aj tu je voľba jasná.
Možnosť 3. Situácia je rovnaká.
Riešenie: kúpte zeleninu, rozmrazte mäso, uvarte chakhokhbili.
Priorita: správna výživa blízkych.
Zrátané a podčiarknuté: dlhé varenie, nespokojná hladná rodina, nervózna unavená žena a možno aj konflikty v rodine, spojené so vzájomným obviňovaním.
Stála táto priorita za výsledky? Čo je pre vás dôležitejšie: pokoj v rodine alebo dodržiavanie správna výživa? Takže opäť určovanie priorít.
Po vysporiadaní sa s pojmami priority a hodnoty dostala Olga domácu úlohu, v ktorej bolo potrebné zoradiť denné priority, počnúc od najdôležitejších. Náročnosť úlohy bola, že musela uviesť aspoň 50 bodov.
Psychológ s prekvapením poznamenal, že žena to zvládla. V skrátenej verzii to vyzeralo takto:
- Nemeškajte do práce.
- Vezmite deti do školy.
- Robte svoju prácu v dobrej viere.
- Nerobte chyby v textoch.
- Šéf si všimol jej pracovitosť.
- Možnosť získať cenu.
- pozornosť N. na jej osobu.
- Názor kolegov na ňu vzhľad.
- Stanovisko A.P. o jej topánkach.
- Pozvanie na čaj do kancelárie hlavného účtovníka.
38. Majte čas urobiť všetko v službe, aby ste si nenosili prácu domov.
- Nakŕmte svojich blízkych.
- Jedzte nízkokalorické potraviny, aby ste schudli.
Chyby v stanovení priorít
Už sme teda zistili, že potreba uprednostňovať je pred nami každý deň a výsledok našich aktivít závisí od toho, ako správne to robíme. Čo je zlé na hodnotení našej hrdinky?
Na prvom mieste v zozname je nemeškať do práce a potom, cez bod, robte svoju prácu bez robenia chýb. Chvályhodné. A ak by sa zoznam skladal zo štyroch položiek, potom by tá možnosť so šéfom a bonus nebola dôležitá? A materiálna stránka problému je irelevantná? Získa sa nejaký druh komunizmu.
V skutočnosti to tak nie je. Prichádzame do práce, aby sme si zarobili, čo znamená, že materiálny záujem je dôležitý. Nezištných workoholikov rýchlo identifikujú v každej kancelárii a potom plačú do vankúša, zarábajú si na depresiu, len preto, že si zle nastavili priority. Sú považovaní za svedomitých a zodpovedných, no nie sú povyšovaní ani finančne podporovaní.
Ďalšia vec, ľudia sú karieristi. Aj s nižšími schopnosťami sa dostanú vysoké platy a pozície z nejakého dôvodu správne priority. Je také zlé byť kariéristom?
Niekoľko položiek na zozname sa týka hodnotenia vzhľadu. Pre každú ženu je dôležitý vzhľad. Ale v zozname sme nevideli nič súvisiace s procesmi vytvárania ženskej krásy: make-up, manikúra, výber oblečenia. o čo tu ide?
AT tento prípad, klientka nepovažuje za dôležité starať sa o seba a hodnotenie jej vzhľadu kolegami ju s najväčšou pravdepodobnosťou viac desí ako teší. Je vystrašená negatívny postoj, alebo dokonca komentáre, a neočakáva komplimenty. Táto položka spolu s ostatnými môže spôsobiť depresívny postoj k tomu, čo sa deje.
Všetko pôjde ľahšie, ak si do zoznamu priorít pridáte upravený vzhľad, správne zvolené oblečenie a až potom túžbu nemeškať. Ráno mladej ženy bude poslúchať jej náladu, odraz v zrkadle, túžbu potešiť. Názor kolegov na jej vzhľad bude v tabuľke klesať nižšie a nižšie, až sa z hodnotenia úplne vytratí.
Táto položka vás, samozrejme, prinúti zmeniť plány na víkend. Musíte si urobiť čas pre seba: choďte na nákupy, navštívte kozmetický salón alebo si aspoň doma urobte jednoduché kozmetické procedúry. Možno v plánoch na víkend bude úloha relaxovať, najdôležitejšia vec. V prioritných hodnoteniach je však spravidla bežnejšie varenie boršču a kotletiek a nie možnosti rodinná dovolenka.
Čo sa stane: dostaneme sa do slepej uličky jednoduché plánovanieživot? Áno presne. Chyby v stanovovaní priorít ničia osobnosť človeka, robia z neho otrokov potrieb; ničí vzťahy v rodine, dáva do popredia upratovanie bytu a varenie, znižuje dôležitosť duchovnej komunikácie a rodinných dovoleniek na nulu.
Predstavujem im pomyselný dialóg s čitateľmi:
„Ako to,“ kričia čitatelia, „sami si ničíme život? Ale snažíme sa robiť domáce práce, starať sa o blízkych.
- A čo je pre príbuzných dôležitejšie: tanier boršču alebo spoločná lyžovačka?
"Obaja sú dôležité," hovoríte.
- Správne. Ale hovoríme o prioritizácii, keď si potrebujete vybrať jednu vec. A v tejto situácii môže byť rýchle občerstvenie vhodné, ak zachová teplo vzťahu a dojmy z víkendu. A celý deň strávený v kuchyni môže spôsobiť odcudzenie a odpor.
Samozrejme, domáce práce treba robiť. Ale treba to naplánovať tak, aby sa nezničili iné hodnoty.
Umenie uprednostňovať
Stanovenie priorít je v skutočnosti jednoduché, ak sa naučíte rozumieť tomu, čo presne potrebujete. Nebojte sa úprimne odpovedať na svoje otázky. Iba vy môžete pochopiť svoje túžby.
Ako to spraviť? Tu je niekoľko pravidiel:
- Vždy uprednostňujte svoje podnikanie, dokonca aj maličkosti. Začnite svoj pracovný deň tým, čo je dôležité, ale nie tým, čo je jednoduché, ľahké a objemovo menšie. Pamätajte, že trávenie času na maličkostiach vám unikne to dôležité, a to je vždy plné následkov. Váš osobný plánovač by mal vždy uprednostniť.
- Vedieť jasne posúdiť svoj stav a na základe toho naplánovať svoje aktivity. Netlačte na nič, pokiaľ to nie je absolútne nevyhnutné. Ak negatívny stav normou, potom sa pokúste túto situáciu zmeniť.
- Zapojte svoje okolie do dôležitých rozhodnutí a záležitostí. Vyjadrite svoj stav bez strachu z reakcie kolegov alebo blízkych. Nechajte ostatných, aby sa naučili budovať svoje priority, berúc do úvahy záujmy blízkych.
- Definujte niekoľko dôležitých dlhodobých priorít, ktoré budú prítomné vo formulári malé úlohy. Cieľ schudnúť sa napríklad prejaví nákupom nízkokalorických potravín alebo odmietnutím dezertu.
- Zvážte priania blízkych vo svojich prioritách. Ustupujte im a robte kompromisy. Nezamieňajte si poslanie a hodnoty. A nedovoľte, aby jeden zničil druhého.
Po nejakom čase Olga hovorila o tom, ako odprevadila svojho manžela na dlhú služobnú cestu. Zvyčajne vstala skoro ráno, začala variť koláče, ukladať veci do kufra, žehliť každú košeľu. Večer bola unavená a podráždená.
Ale nie v tejto dobe. Zúfalo chcela stráviť tento čas so svojou rodinou. Po večernej diskusii o bezvýznamnosti domácich koláčov a košieľ, ktoré sa ešte musia žehliť, si s manželom zbalili kufor a naplánovali rodinnú dovolenku.
Mladá žena s úsmevom rozprávala o návšteve nákupno-zábavného centra, vzdušnom hokeji a malom nákupe.
Psychológ poznamenal, že Olga sa naučila užívať si život.
Vždy tu budú každodenné povinnosti. Je veľmi ľahké stať sa závislým na nekonečnej sérii pracovných a domácich prác. V určitom okamihu sa človek úplne podriadi pojmu „mal by“. Vtedy je život plný únavy, márnivosti a odcudzenia.
Je dôležité pochopiť včas vlastné túžby a potrieb, práve z tejto pozície určuje denné priority pre prácu a domáce práce.
Viete ako na to? chceš sa učiť? Potom si na začiatok vytvorte hodnotenie denných priorít (aspoň 50 bodov). Len jeden dôležitá podmienka A: Buďte k sebe úprimní.
Stanovenie priorít riadenia času je základom, na ktorom je postavený zvyšok procesu. Nesprávna gradácia prinesie do každodenného života ešte väčší chaos a situáciu len zhorší. Ako sa s touto úlohou vyrovnať, náš článok vám povie.
Prioritizačné techniky
Od nepamäti ľudia vynaložili obrovské úsilie, aby si podmanili čas. presný dátum pôvod nie je známy, ale prvá zmienka o ňom bola zaznamenaná už v r Staroveký Rím, v poznámkach filozofa Luzzius Annaeus Seneca (3-65 nl).
Odvtedy ľudstvo získalo veľa skúseností a dokázalo si vytvoriť princípy, pomocou ktorých môžete kompetentne a pohodlne uprednostňovať svoje vlastné záležitosti a efektívne pracovať. Dávame do pozornosti prehľad populárnych a osvedčených metód stanovovania priorít.
Plánovanie podľa systému ABC
Začiatkom vytvorenia tohto systému bola skutočnosť, že ako ukazujú skúsenosti, percentá dôležité a nedôležité veci sú takmer rovnaké. Preto sú všetky triedy rozdelené podľa stupňa dôležitosti, kde je každému kroku priradené písmeno.
To, čo je potrebné urobiť ako prvé, je zaradené do skupiny „A“: toto sú najdôležitejšie a najvýznamnejšie veci. Prípady s nižším ukazovateľom naliehavosti sú rozdelené do skupín „B“ a „C“.
- Urgentné úlohy skupiny „A“ tvoria 15 % času a prinášajú 65 % výsledkov.
- Menej naliehavé úlohy skupiny „B“ zaberajú asi 20 % času, pričom prinášajú rovnaké výsledky.
- Drobnosti „zožerú“ 65 % zdrojov a prinesú asi 15 % výsledku.
Na základe toho boli vyvinuté nasledujúce „návody na obsluhu“ systému:
- Urobte si všeobecný zoznam úloh.
- Usporiadajte každý podľa naliehavosti.
- Prípady očíslujte podľa ich dôležitosti.
- Rozdeľte všetky úlohy do vyššie uvedených kategórií.
- Úlohy zo skupiny „A“ riešia samostatne.
- Zo skupiny „B“ delegovať na zamestnancov.
- Úlohy skupiny „C“ by mali byť minimalizované (eliminované) alebo tiež delegované.
Eisenhowerovo plánovanie
Tu prebieha riadenie času podľa princípu rozdelenia všetkých prípadov do kategórií:
- Dôležité a naliehavé.
- Nie dôležité, ale naliehavé.
- Dôležité, ale nie naliehavé.
- Nevadí a nie je to urgentné.
V ideálnom prípade by sa väčšina času mala venovať druhej skupine. o správne plánovanie prvá skupina by mala vo všeobecnosti zostať prázdna, čo naznačuje racionálne využitiečas. Prípady zo štvrtej oblasti by mali zabrať minimum času, keďže sem patria aj rekreačné aktivity.
Pri správnom plánovaní by prvá skupina mala vo všeobecnosti zostať prázdna, čo naznačuje racionálne využitie času.
Pre pohodlie denného plánovania Eisenhowerova metóda zahŕňa konštrukciu štyroch kvadrantov, kde sú dve osi, naliehavosť a dôležitosť. Do každej sa hodia denné úlohy (po rozdelení do prezentovaných skupín).
Paretovo plánovanie
Obľúbené u talianskeho ekonóma a sociológa Vilfreda Pareta: 80/20. Podľa jeho pozorovaní len 20 % efektívne stráveného času prináša 80 % výsledkov.
Tu je len niekoľko príkladov jeho výpočtov, ktorých výsledky dokazujú prirodzený vzorec:
- 20% práca = 80% zisk.
- 80% práca = 20% zisk.
- 20% klientela = 80% výnos.
- 80% klientela = 20% výnos.
Použite tento vzor vo svojom každodennom živote a uvidíte, ako sa zmení vaša produktivita. Ľudia sú spravidla zvyknutí tráviť svoj drahocenný čas rekreáciou a zábavou a zvyšok energie venujú biznisu.
Zmeňte zameranie, využite 20 % času, investujte maximum svojho osobného potenciálu, čo povedie k 80 % výsledku. Najprv robte len tie najdôležitejšie veci a až potom to ostatné. Paretovo pravidlo sa pohodlne používa v tandeme s Eisenhowerovou metódou.
Ako začať s plánovaním času
Bez ohľadu na to, ktorá metóda je preferovaná, prístup by mal byť rovnaký. Nechytajte sa hneď na distribúciu prípadov – nepovedie to k ničomu dobrému. Začnite prípravou, ktorou je pozorovanie. Dva až tri týždne sledujte svoj rozvrh, dodržujte presnú chronológiu, do 5 minút. Pre konečné výsledky je veľmi dôležité načasovanie chronológie a presnosť počtov.
Ponechajte svoje záznamy nasledovne:
- 07:00-07:30 - zobudil sa, cvičil, osprchoval sa.
- 07:30-08:00 - raňajkoval, kontroloval poštu a sociálne siete.
- 08:00-08:30 - vypracovaná pracovná dokumentácia.
Udalosti je možné zaznamenávať na akomkoľvek mieste, ktoré vám vyhovuje: v notebooku, počítači, špeciálny program, do hlasového záznamníka. Na základe prijatých údajov uvidíte, čomu venujete čas, a potom sa rozhodnete, ktoré z nich sú najdôležitejšie a ktoré najmenej dôležité.
Ak sa rozhodnete „riadiť“ svoj čas vedome a efektívne, určite sa vám budú hodiť nasledujúce tipy:
- Nikdy nespomaľte v tom, čo ste dosiahli. Hneď ako dosiahnete to, čo chcete, stanovte si novú úlohu a choďte do nej. To vám umožní zostať vždy v dobrej kondícii.
- Nájdite si čas na sebarozvoj.
- Nepreberajte povinnosti a úlohy iných ľudí. Musíte sa posunúť dopredu a nestať sa nástrojom na napredovanie iných. Aby ste to dosiahli, naučte sa povedať pevné „NIE“ a necítiť sa za to previnilo.
- Analyzujte svoje túžby, premýšľajte o tom, čo chcete v tomto živote dosiahnuť. To vám dá predstavu o tom, čomu musíte venovať väčšinu svojho času.
- Pozrite sa kriticky na svoj život, aby ste identifikovali zlé návyky, ktoré „požierajú“ čas. Pokojne ich vystrihnite zo svojho života. V krajnom prípade im nechajte čo najmenší čas.
- Ak máte pri niečom pocit, že vám to neprináša žiaden úžitok, ale iba vás spomaľuje alebo ťahá späť, zahoďte to!
- Predtým, ako sa pustíte do akéhokoľvek podnikania, zamyslite sa nad tým, či to potrebujete? Posunie vás to k zamýšľanému cieľu? Áno – choďte do toho, nie – zabudnite na to.
- Veďte si denník, do ktorého si budete zapisovať všetky svoje víťazstvá a úspechy. V ťažkých časoch odtiaľ môžete „čerpať“ inšpiráciu a silu, ktorá vám nedovolí odchýliť sa od toho, čo ste plánovali.
- Robte si podnikateľské plány nie na deň, ale na týždeň – tento prístup je oveľa efektívnejší.
- Keď uviaznete v podnikaní, neponáhľajte sa a neprepadajte panike. Nie je potrebné snažiť sa robiť všetko naraz - z toho nebude žiadna účinnosť, ale môžete robiť chyby a nervový systém prestávka. Začnite tým najdôležitejším a postupne prejdite k tým menej dôležitým.
- Nesnažte sa zapamätať si všetko, v zhone každodenného života je to takmer nemožné. Veďte si denník, kde si napíšete všetko, čo potrebujete.
Nájdite si techniku, ktorá je pre vás najpohodlnejšia, vezmite do úvahy vyššie uvedené tipy a žite každý deň nielen s potešením, ale aj s úžitkom.
- Preklad
Stanovenie priorít znamená robiť úlohy, na ktorých záleží najviac. Ak ste výrobcom produktov, znamená to, že najprv musíte urobiť to, čo je pre zákazníka najcennejšie.
Podľa mojich skúseností je umenie uprednostňovať rozhodnutia jednou z najťažších zručností pre tímy. Dôvodom je, že tieto rozhodnutia sú niekedy veľmi zložité. Aj keď je to zvyčajne súčasťou základných povinností produktového manažéra, zistil som, že v najlepších tímoch každý člen maniakálne uprednostňuje, zameriava sa na rovnaké ciele ako jeho kolegovia a pracuje s nimi v spojení.
Tento článok sa zameriava na základy určovania priorít.
Základy stanovovania priorít
Stanovenie priorít v produktovom manažmente možno rozdeliť do dvoch oblastí:- Stanovenie priorít medzi projektmi je o určení, ktorý projekt by mal váš tím prevziať ako ďalší.
- Uprednostnenie práce v rámci jedného projektu – tu je cieľom čo najefektívnejšie dokončiť jeden projekt.
Pri uprednostňovaní projektov si musíte jeden vziať dôležité rozhodnutie: do čoho bude môj tím investovať ako prvé? Aby ste našli správny prístup k tejto otázke, predstavte si, že skladáte puzzle. Prísne dodržiavajte schému, aby ste našli všetky časti, a keď sa sčítajú v správnom poradí, budete mať odpoveď.
Keď určíte prioritu projektu, budete musieť urobiť to isté rozhodnutie stokrát: je to naozaj nutné? Správnym prístupom je uvedomiť si, že proces výroby produktu je vždy spontánny a vyvinúť si rigidný spôsob myslenia, ktorý vám umožní robiť rozhodnutia rýchlo a oddeliť potrebné od voliteľného.
Stanovenie priorít medzi projektmi
Pri skladaní skladačky prísne dodržiavajte vzorec: do čoho bude môj tím investovať ako prvý?
Odpoveď na túto otázku môže vyžadovať, aby ste boli dôslední, ale samotný proces nie je obzvlášť ťažký:
- Odhadnite ROI pre každý projekt
- Použite tri obmedzenia: závislosti, časový rámec a zloženie tímu.
- Poskladajte si puzzle – sekvenovanie projektov na základe návratnosti investícií a obmedzení
1. Vyhodnoťte svoju návratnosť investícií
Základom uprednostňovania projektov je návratnosť investícií (ROI); meria sa ako množstvo hodnoty zákazníka, ktorú váš tím vytvorí za jednotku času. Vaším cieľom, pokiaľ ide o stanovenie priorít, je vždy robiť prácu, ktorá vám prinesie najväčšiu hodnotu pre zákazníka.Na zvýraznenie prioritné projekty, musíte vyhodnotiť dva body:
- Výška hodnoty zákazníka, ktorá bude prijatá;
- Čas, ktorý bude trvať dokončenie projektu.
Samozrejme, je ťažké posúdiť vplyv a úsilie, ale ak predpokladáme, že pravdepodobnosť, že sa pomýlime, je zakaždým rovnaká, potom ako porovnávacie cvičenie Výpočet návratnosti je úplne legitímna metóda na uprednostňovanie projektov.
Poradenstvo: zhodnotila úsilie a vplyv? Zdvojnásobte prvú hodnotu a vydeľte druhú dvoma - a budete oveľa bližšie k realite.
2. Použite limity
Pretože život nie je taký hladký, ako je in tabuľkový procesor, existujú aj obmedzenia, ktoré je potrebné vziať do úvahy pri stanovovaní priorít. Hlavné obmedzenia, s ktorými sa budete musieť vysporiadať, sú závislosti, časové limity a zloženie tímu.Závislosti
Závislosť nastáva, keď je potrebné dokončiť jednu fázu práce, aby ste mohli postúpiť do ďalšej fázy.
Predpokladajme, že váš tím sa rozvíja mobilné aplikácie a chcete to urobiť tak, aby na smartfónoch mohli zákazníci platiť kliknutím na tlačidlo. na to si prišiel tento projekt sa oplatí lepšie ako ktokoľvek iný, a preto chcete túto funkciu implementovať čo najskôr.
Na to však musí byť vaša firma najskôr schopná vôbec prijímať platby, na čom momentálne pracuje iný tím. Závislosť na iných oddeleniach znamená, že zatiaľ nemôžete nič robiť, takže správna vec, pokiaľ ide o stanovenie priorít, je odložiť funkciu platby jedným kliknutím a prejsť na ďalší projekt s najvyššou návratnosťou.
Vo výrobnom procese produktov sú závislosti nevyhnutné a čím je produkt úspešnejší, tým je početnejší, pretože väčší rozsah znamená viac komplexné systémy. Vo veľkých spoločnostiach je pochopenie a práca so závislosťami často najdôležitejšou zložkou stanovenia priorít.
Poznamenám v zátvorkách: veľa ľudí si myslí, že startupy také majú vysoké sadzby pretože tamojší ľudia pracujú tvrdšie a sú ambicióznejší. V skutočnosti je rozdiel v rýchlosti spôsobený skutočnosťou, že startupy majú oveľa menej závislostí (a zákazníkov, ktorí budú nešťastní, ak sa niečo pokazí), takže je pre nich jednoduchšie uviesť veci do poriadku.
Obrátené závislosti
Sú chvíle, keď máte projekt, ktorý veľmi pomôže ostatným tímom pri dosahovaní ich cieľov. V takýchto prípadoch ste závislí vy.
Ak počítate ROI projektu pre spoločnosť ako celok, a nielen pre váš produkt – a práve to musíte urobiť – potom by ste mali vypočítať celkovú ROI nielen vášho projektu, ale aj všetkých závislostí na to, že „rozmrazíte“, aby ste správne určili priority svojho tímu.
Vždy, keď vidím, ako tím pracuje na „rozmrazovaní“ ostatných, cítim k týmto ľuďom rešpekt – to hovorí o zrelosti produktového myslenia. Tieto tímy sú neospevovanými hrdinami, ktorí prinášajú produktovej spoločnosti najväčšiu hodnotu.
Časový rámec
Časový rámec je štandardné obmedzenie, ktoré sme všetci zažili. Veci sú obzvlášť vážne, keď existuje riziko, že pred implementáciou najziskovejšej funkcie miniete peniaze a bude po všetkom.
V takejto situácii by samozrejme bolo správnym rozhodnutím vybrať si nákladovo najefektívnejší projekt, ktorý je možné v tomto časovom rámci reálne zrealizovať.
Zoradiť sa
Nie všetky tímy sú si rovné a niekedy zloženie tímu ovplyvní vaše rozhodnutia o tom, do ktorého projektu sa pustíte.
Vezmime si napríklad tím, ktorý takmer úplne tvoria ľudia noví vo firme – napríklad veľa stážistov (nechcem povedať nič zlé o stážistoch, 50 % všetkého softvéru tvoria oni).
V takýchto situáciách by ste si mali dať pozor na uprednostňovanie projektu, ktorý obsahuje veľa rizík pre klientov, aj keď má najvyššiu návratnosť investícií. Namiesto toho bude pre vás výhodnejšie uprednostniť projekt, ktorý neovplyvní žiadne kritické časti kódu alebo používateľskú skúsenosť, pretože potom sa pravdepodobnosť zlého výsledku niekoľkonásobne zníži.
Pomôžte začínajúcim tímom najprv si namočiť nohy úspešným spustením niekoľkých malých projektov. Keď majú históriu úspešne implementovaných funkcií, môžu prejsť na zložitejšie projekty.
Stanovte si priority medzi projektmi: poskladajte celú skladačku a pustite sa do práce
Znižujem množstvo práce potrebnej na zhromaždenie všetkých vyššie uvedených informácií, ale keď už to máte všetko vo svojich rukách, ostáva už len poskladať jednotlivé časti.
Stanovenie priorít v rámci projektu
Keď už projekt prebieha, prioritizácia sa na základnej úrovni líši. Stane sa spontánnejšou. Rozhodnutia je potrebné robiť každý deň a nie je dostatok času na hĺbkovú analýzu každého problému, ktorú sme robili vo fáze výberu projektu. Navyše v tomto období je tím na nervy – všetky tieto rozhodnutia sa predsa len nejakým spôsobom dotknú reálnych zákazníkov a chvíľami sa môže zdať, že je ohrozená reputácia každého z tých, ktorí sa na startupe podieľajú.Jediným spôsobom, ako sa vysporiadať s rýchlosťou a chaotičnosťou procesu vývoja produktu, je vyvinúť rigidný prístup, v ktorom sa bude sledovať všetka práca, ktorú tím vykonáva, a každá akcia bude spochybnená: je to naozaj potrebné?
Zaujať tvrdý prístup znamená rozpoznať reálna situácia veci, uvedomte si, čo musíte denne robiť ťažký výber kam sústrediť svoju energiu. Uvedomte si, že zámer vydať dokonalý produkt je ilúziou, že uvedenie na trh si vždy vyžaduje kompromisy.
Tvrdý prístup je spôsobený túžbou uviesť produkt na trh. Očakávania investorov a zákazníkov vyvíjajú taký tlak na tím, že v konečnom dôsledku je pre mnohých jednoducho desivé uviesť produkt na trh. Začnú sa trápiť maličkosťami do takej miery, že sa práca prakticky nehýbe. Strácajú zo zreteľa to, na čom skutočne záleží – hodnotu zákazníka za jednotku času – a začínajú sa ženiť za dokonalosťou.
Ukážte mi tím, ktorý pri spustení nemá chyby a ja vám poviem, že mali byť spustené už dávno.
V skutočnosti samotná spontánnosť stanovenia priorít v rámci projektu robí akýkoľvek pokus definovať pevnú postupnosť činností zbytočným. Produktívnejšou stratégiou je pomôcť tímu naučiť sa koncepty vývoja produktov, ktoré budú pre nich užitočné, aby mohli jednoznačne odpovedať na otázku: „Je to naozaj potrebné?“. Tu sú tie, ktorým sa budeme venovať v tomto článku:
- Vytvárame systém priorít
- Použite predpoklady produktu na dosiahnutie rovnováhy medzi kvalitou a rýchlosťou
- Náklady na čas spustenia
1. Vytvorte systém priorít
Akýkoľvek predvolený softvér je bolesť hlavy. Stále má chyby a časom ich bude pribúdať. Ak tím, ktorý čelí novej chybe, nedokáže rýchlo určiť, či stojí za to ju opraviť, bude narušená jeho schopnosť sústrediť sa na najdôležitejšie úlohy.Nemôžete si dovoliť zvolať poradu a prediskutovať priority zakaždým, keď sa objaví chyba, takže optimálny výstup predstaví systém, pomocou ktorého môžete určiť, na ktorých chybách ihneď zapracovať a ktorých sa vzdať.
Ako príklad uvádzam systém, ktorý sa ukázal ako užitočný pre môj tím.
Os x predstavuje percento používateľov, ktorých sa chyba dotkne, os y predstavuje, aký závažný bude dopad. Červená bodka predstavuje samotnú chybu.
Ak chcete použiť tento systém, v spolupráci so svojím tímom určte, aká úroveň závažnosti a percento používateľov sa budú považovať za maximálne povolené (v našom prípade ide o „používatelia nemôžu dokončiť platbu“ a 5 %). Ďalej rozdeľte pole na zóny a dohodnite sa, aké akcie budú pre každú z nich vykonané. Súbor akcií musí nevyhnutne zahŕňať „odoslať do nevybavených vecí a nedotýkať sa“.
Ak do toho vložíte čas a úsilie, váš tím sa stane skutočným strojom na opravu chýb a možnosť, že niekto bude pracovať na menšej chybe, bude eliminovaná na systémovej úrovni.
2. Použite predpoklady produktu na dosiahnutie rovnováhy medzi kvalitou a rýchlosťou
Často počujete príbehy o tom, aký hrozný kód napísali zakladatelia startupu v raných fázach. Potom, keď spoločnosť dosiahla úspech, tento kód bol nočnou morou pre nových programátorov tímu.Čo, zakladatelia nevedeli, ako napísať kód? Nie je vylúčené. Ale s najväčšou pravdepodobnosťou sa v tom čase jednoducho nestarali o kvalitu kódu, pretože pravdepodobnosť, že produkt bude úspešný, bola extrémne malá. Preto kládli dôraz na rýchlosť a testovanie nápadov.
Každý tím nevyhnutne obetuje určitú kvalitu, aby uviedol produkt na trh. Ona sa musí rozhodnúť, kde nakreslí čiaru a väčšinou je to dané tým, ako sú nastavené priority – čo sa považuje za kľúčové pre kvalitu produktu.
Tu je dobrý spôsob, ako nájsť svoje sladké miesto v spektre rýchlosti ku kvalite: stavajte na svojich predpokladoch o produkte. Predpoklady produktu sú tie základné presvedčenia o probléme používateľa alebo zamýšľanom riešení, ktoré zastávate.
Ako jednoduchý príklad môžete priniesť spoločnosti Facebook na úsvite jej činnosti. Údajný problém bol formulovaný ako „ľudia chcú medzi sebou komunikovať online“. Po potvrdení, že problém je skutočný, začali prichádzať s nápadmi na produkt, ako je možnosť pridať si ďalších používateľov ako priateľov – inými slovami, vytvárať si predpoklady, ako problém vyriešiť.
Ak analyzujete svoj produkt, uvidíte, že situácia s predpokladmi môže byť nasledovná:
- Samotný problém, ktorý chcete vyriešiť, je predpoklad
- Riešenie, ktoré navrhujete známy problém, je predpoklad
- Ani problém, ani riešenie nie je hádanie (presne viete, čo máte robiť a prečo)
Ak ste na ľavej strane spektra, potom máte predpoklad, že používatelia majú nejaký problém, ale neviete, nakoľko je to pravda. V takom prípade by bolo lepšie, keby ste čo najviac odstrihli rohy a produkt zaviedli čo najrýchlejšie, aby ste minimalizovali riziko, že riešite problém, ktorý neexistuje.
Naopak, ak ste na správnom konci spektra, to znamená, že ste si istí relevantnosťou problému a tým, ako vytvoriť správne riešenie, potom stojí za to poskytnúť maximum možná kvalita- koniec koncov viete, že produkt bude úspešný, čo znamená, že potrebujete dobrý štart do budúcnosti.
Spoločnosti často vytvárajú samostatné tímy na experimentovanie a prácu na „jadre“. Zdá sa mi, že táto organizačná štruktúra naznačuje, že väčšina tímov nemá pochopenie pre rozsah predpokladov o produkte, a preto nie sú schopné jednoznačnej voľby v prospech rýchlosti alebo kvality.
3. Časové náklady spustenia
Softvér má pre používateľov hodnotu až po spustení.
To znamená, že musíme byť schopní určiť hodnotu skorého uvedenia produktu na trh pre používateľov. O tomto koncepte som už hovoril v jednom z mojich predchádzajúcich článkov.
Tímy napríklad často čelia ťažkej voľbe, či implementovať funkciu pre 80 % zákazníkov, zatiaľ čo zvyšným 20 % ju odložiť. Táto situácia sa zvyčajne vyvíja, keď jej implementácia pre týchto 20% vyžaduje špecializovanú funkčnosť, ktorej vytvorenie bude trvať dvakrát dlhšie (v porovnaní s tým, čo bolo implementované pre 80%).
Poďme si rozobrať obe možnosti.
Pri pohľade na graf vidíme, že v prvom prípade vyhráva 80 % používateľov – získajú prístup k funkcionalite skôr a dokážu vyťažiť väčšiu hodnotu. Inak by museli čakať. Potom sa ukázalo, že nie je čo hádať - mali by ste si vybrať prvú možnosť? Nie naozaj. Výber zostáva ťažký, pretože:
- Tých 20 % používateľov, ktorí ostanú nezasiahnutí, určite pochopí, že ste sa rozhodli ich nepodporovať, a budú zúriť. Z ich pohľadu by bolo lepšie, keby ste neurobili vôbec nič.
- 80 % používateľov, pre ktorých bude funkcia pripojená, v skutočnosti nebude mať pocit, že by tým, že k nej mali skôr prístup, niečo získali.
V takýchto prípadoch však zvyčajne radím tímom, aby sa otužovali a produkt uviedli na trh. A preto:
- Ak by používatelia poznali kontext a mohli sa rozhodnúť za nás, drvivá väčšina by hlasovala za spustenie.
- AT dlhý termín, ak sa tím bude dôsledne držať takejto stratégie, tak sa postupne pomer prípadov, keď je konkrétny používateľ medzi 80 %, respektíve 20 %, vyrovná. Výsledkom je, že účinok je kumulatívny a používatelia získajú exponenciálne vyššiu hodnotu počas daného obdobia, ako by získali od spoločnosti, ktorá uprednostňuje vždy čakať, kým dosiahne 100 % svojej zákazníckej základne.
Stanovenie priorít v rámci projektu: rigidný prístup je neprirodzený
Uvažované pojmy sú tie, ktorých užitočnosť som mal možnosť overiť vlastnú skúsenosť. Existujú aj iné a všetko, čo som navrhol, sa dá upraviť v procese aplikácie.bohužiaľ, väčšina spoločnosti sa zdráhajú prijať rigidný prístup k stanovovaniu priorít, napriek tomu, že ide o kľúčový princíp pre tých, ktorí vytvárajú produkty.
Napríklad vo veľkých organizáciách sa každú chvíľu zavádzajú nové funkcie; väčšina pracovníkov sa o tom dozvie najskôr ako samotní používatelia. Myslíte si, že v takýchto podmienkach uvidia, že ich kolegovia stihli pri štarte stráviť trikrát menej času, ako by iní strávili na ich mieste? Sotva. Ale všimnú si, čo vo finálnom produkte chýba, aj keď všetky tieto nedostatky tím zámerne minul.
Naopak, naleštený výrobok sa v rámci firmy väčšinou chváli. Jedna zlá vec: uvedenie na trh trvalo dva roky. Je škoda, že nemyslíme na to, koľko používateľov sa od nás odvrátilo, pretože zúfalo čakali na to.
Motivujte svoj tím, aby sa zlepšoval – to znamená, aby bol tvrdší.
Stanovenie priorít je umenie
Čas je najviac cenný zdroj ktoré má vaša spoločnosť k dispozícii. Ak je vašou zodpovednosťou zvládnuť tento čas, musíte túto zručnosť rozvinúť na maximum. Toto je umenie, ktoré možno cielene pochopiť v praxi.Na záver vám ponúkam ešte jednu tézu na tému priorít: vždy existuje spôsob, ako dosiahnuť svoj cieľ rýchlejšie, ako ste plánovali.
Je vždy. Len to treba nájsť. Stačí si položiť otázku: „Ako to môžeme urobiť dvakrát rýchlejšie? na konci stretnutia - a nejako zázračne tím príde s riešením.
Produkty uvádzam na trh dva roky a nikdy som sa nedostal do situácie, že by tím nevedel prísť na to, ako používateľovi dodať rovnakú hodnotu za kratší čas. Nestretol som sa ani s prípadmi, že by tím uprednostnil ideálne – čo opäť potvrdzuje to, čo bolo povedané vyššie.
Ak pripustíme, že vždy existuje východisko, potom je najrozumnejšie aktívne a pevne uprednostňovať, či už sa na projekte pracuje, alebo si ešte len vyberáte, ktorý zo startupov urobíte.
Aj keď je váš projekt celý štát.
