Lieber overdressed als underdressed.

Volksweisheit

Ich denke, ich werde mich nicht irren, wenn ich sage, dass jeder Sekretär, der in einer Organisation arbeitet, in der es keine klaren Regeln für die Dokumentenverwaltung gibt oder diese Regeln nicht sorgfältig ausgearbeitet sind, immer wieder Gedanken über die hohe Verantwortung hatte, die er trägt seine Schultern bei der Vorbereitung des einen oder anderen organisatorischen, administrativen oder kommerziellen Dokuments.

Diese Sorge teile ich voll und ganz. Tatsächlich liegen die in den Dokumenten aufgeworfenen Fragen manchmal auf so unterschiedlichen Ebenen, dass es für eine Person oft schwierig oder sogar unmöglich ist, selbst wenn sie sieben Spannen in der Stirn ist, alle Feinheiten, versteckten Nuancen und zu verstehen mögliche Konsequenzen das wird die Unterzeichnung eines Dokuments beinhalten.

Der Ausgang für die Sachbearbeiterin (Sekretärin) rein dieser Fall wird das Verfahren zur Einigung auf einen Entwurfsdokument vor seiner Genehmigung durch den Leiter des Unternehmens sein.

Lassen Sie uns versuchen, einen praktikablen Mechanismus zum Koordinieren von Entwurfsdokumenten zu entwickeln, zu debuggen, zu genehmigen und in Betrieb zu nehmen, der einen Büroangestellten oder Büroangestellten von der Verantwortung entlasten und Fehler bei der Vorbereitung und Genehmigung bestimmter Unternehmensdokumente minimieren kann.

Unsere Referenz

Es gibt zwei Formen der Genehmigung: interne und externe.

Interne Koordination - Dies ist eine Analyse und Bewertung eines Entwurfsdokuments durch führende Experten (Leiter relevanter Dienste oder Abteilungen einer Organisation), um die Richtigkeit des Wortlauts des Inhalts zu überprüfen, Verantwortlichkeiten, Fristen, finanzielle Vorteile oder Verluste zuzuweisen und dies zu überprüfen Dokument entspricht der geltenden Gesetzgebung und lokalen Vorschriften Unternehmen.

Externe Genehmigung - dies ist die Vereinbarung des Dokuments mit Drittorganisationen oder deren Beamten.

Externe Abstimmungen können je nach Inhalt des Dokuments sowohl mit nachgeordneten als auch nicht nachgeordneten Stellen (wenn der Inhalt des Dokuments ihre Interessen berührt), Forschungsorganisationen, verschiedenen Gremien und durchgeführt werden öffentliche Organisationen, Aufsichtsbehörden usw.

1. Welches Dokument in der Organisation regelt das Verfahren zur Vereinbarung eines bestimmten Dokuments?

Extraktion

3.3.4. Vorbereitung von normativen Rechtsakten des Bundes

Karosserie Exekutivgewalt

[…] Die Anweisungen für den Papierkram verraten:

die Zusammensetzung der Einzelheiten des ordnungsrechtlichen Rechtsakts und das Verfahren zu seiner Durchführung;

das Verfahren und die Fristen für die Ausarbeitung eines Entwurfs eines Rechtsakts mit Verordnungscharakter;

das Verfahren zu seiner Zustimmung (Abstimmung eines normativen Rechtsakts mit Beamten des Bundesvollzugsorgans, Zustimmung des Gesetzentwurfs mit anderen Bundesvollzugsorganen, wenn er Bestimmungen, Normen und Weisungen zu anderen enthält Bundesorgane Exekutivgewalt, andere Gremien und Organisationen, das Verfahren zur Einigung über einen Entwurf eines normativen Rechtsaktes vorbereitet Bundesdienst oder Bundesbehörde, mit dem Bundesministerium, dem sie unterstellt sind);

die Zusammensetzung der das Projekt begleitenden Dokumente und Anhänge dazu, die Regeln für ihre Ausführung;

das Verfahren zur Vorlage eines normativen Rechtsakts zur Prüfung beim Justizministerium Russische Föderation;

das Verfahren zur Annahme (Unterzeichnung, Genehmigung) von Rechtsakten mit Verordnungscharakter;

das Verfahren zur Übermittlung eines normativen Rechtsakts an die Testamentsvollstrecker. […]

Somit ist der wichtigste Handlungsleitfaden, in dem das Verfahren zur Abstimmung von Dokumenten vorgeschrieben werden sollte Geschäftsanweisungen.

Wie meine Erfahrung zeigt, wird dieses Dokument bei weitem nicht von allen Organisationen ordnungsgemäß und mit einer detaillierten Untersuchung des Prozesses erstellt. Viele Organisationen haben nicht nur ein etabliertes Zulassungsverfahren, sondern auch die Unterweisung selbst. Betrachten Sie dies daher als den unangenehmsten Fall für uns.

Der Sekretär oder Angestellte einer solchen Organisation hat sofort ganze Linie Fragen.

2. In welchen Fällen und welche Arten von Entwurfsdokumenten in der Erstellungsphase müssen genehmigt werden?

Lassen Sie uns die Anweisung zur Büroarbeit im Apparat der Justizabteilung unter Hilfe rufen Oberster Gerichtshof der Russischen Föderation, genehmigt durch Beschluss der Justizabteilung am Obersten Gericht der Russischen Föderation vom 15. Juni 2007 Nr. 76 (in der geänderten Fassung vom 20. Januar 2015), gemäß Ziffer 3.3.18 davon Die Genehmigung eines Entwurfsdokuments erfolgt, wenn es erforderlich ist, die Gültigkeit des Dokuments, seine Übereinstimmung mit Rechtsakten und zuvor angenommenen Entscheidungen zu bewerten.

In unserem Fall sind dies alle Verträge, Vereinbarungen und alle Verwaltungsdokumente des Unternehmens. Andere Dokumente müssen in der Regel viel seltener genehmigt werden, und dies geschieht routinemäßig und erfordert kein streng festgelegtes Genehmigungssystem.

3. Welche Spezialisten und in welcher Reihenfolge sollten den Entwurf dieses oder jenes Dokuments koordinieren?

Hier muss man vielleicht Vorreiter und gewissermaßen Gesetzgeber sein, d.h. das Verfahren zur internen Abstimmung festlegen und genehmigen. Zögern Sie nicht, Hilfe und Rat von führenden Experten in Ihrer Organisation zu suchen. Mit Ihrem Einspruch demonstrieren Sie einen verantwortungsvollen Umgang und eine nachdenkliche Haltung gegenüber dem in Bearbeitung befindlichen Thema und keineswegs Inkompetenz.

Um das Rad nicht neu zu erfinden und Amerika immer wieder neu zu entdecken, empfehle ich Ihnen dringend, die Zulassungsliste für jeden zu genehmigen bestimmten Typ Geschäftspapiere und sich bei der Zustimmung zu allen Dokumentenentwürfen dieser Art ausnahmslos daran halten.

Lassen Sie es mich an einem Beispiel erklären. Ein Vertragsentwurf für den Verkauf von Produkten, die von Ihrem Unternehmen hergestellt und verkauft werden, wird erstellt. Was sollte die Liste der Visa auf diesem Dokument sein? Meiner Meinung nach ist die folgende Liste von Genehmigungen für diese Art von Dokumenten vollständig:

Der Hauptvollstrecker des Dokuments (GUIDE), seine Kontakttelefonnummer. Dies ist der Initiator des Dokuments, der den Entwurf des Dokuments sammelt und entsprechende Korrekturen vornimmt.

Die GUID ist verantwortlich für den Inhalt und die Ausführung des Dokuments, die rechtzeitige und korrekte Einführung von Änderungen und Vorschlägen der am Genehmigungsverfahren beteiligten Fachleute.

Direkter Vorgesetzter des Guides, seine Kontaktnummer(In diesem speziellen Fall könnte es beispielsweise der Leiter der Verkaufsabteilung sein). In dieser Phase führt der Leiter des Reiseleiters eine erste Prüfung des Dokuments durch und deckt grobe (und je nach Qualifikation und Erfahrung auch geringfügige) Fehler bei der Erstellung des Dokuments auf.

Zusammen mit dem Guide ist er für den Inhalt und die Qualität des Dokuments verantwortlich.

Hauptbuchhalter / Finanzdirektor. Führt eine Analyse des eingereichten Vertragsentwurfs auf finanzielle Korrektheit durch, analysiert Steuerrisiken (Zahlungsbedingungen, Notwendigkeit einer Bankgarantie, Richtigkeit der Wahl der Vertragswährung, Einhaltung von Steuer-Code HF usw.).

Einkaufsleiter (Leiter Einkaufsservice). Analysiert das Dokument unter dem Gesichtspunkt der Richtigkeit der Angabe der Namen, Artikelnummern, Katalognummern im Vertrag, sowie der Einkaufsmöglichkeit und der Lieferzeit der dazu erforderlichen Kaufteile und Halbfabrikate Vertrag.

Leiter der Logistik- (oder Transport-) Abteilung, d.h. derjenige, der für die Kosten des Versands von Produkten und für die Lieferung selbst verantwortlich ist. Prüft den Entwurf des Dokuments im Hinblick auf die Angemessenheit der im Vertrag festgelegten Kosten, Lieferbedingungen und -arten, Zollsicherheit usw.

Leiter des Konstruktionsdienstes (Chefdesigner). Betrachtet das zur Genehmigung vorgelegte Dokument unter dem Gesichtspunkt, die Produktion mit einer angemessenen Konstruktionsdokumentation zu versorgen, d.h. analysiert, ob notwendige Zeichnungen und Spezifikationen, oder sie müssen von der Gegenpartei angefordert und als Anlagen zum Vertrag genehmigt werden, überprüft die in den Skizzen angegebenen Abmessungen usw.

Leiter des technologischen Dienstes (Cheftechnologe). Analysiert das zur Genehmigung vorgelegte Dokument unter dem Gesichtspunkt der technologischen Vorbereitung der Produktion: hat das Relevante technologische Prozesse ob geeignete Ausrüstungen, Werkzeuge und Vorrichtungen für die Herstellung dieser Produkte vorhanden sind.

Produktionsleiter. Prüft den vorgelegten Vertragsentwurf unter dem Gesichtspunkt der Herstellungsmöglichkeit unter Berücksichtigung der Anmerkungen der oben genannten Spezialisten.

Leiter (oder Vertreter) des Rechtsdienstes. Analysiert den eingereichten Dokumententwurf im Hinblick auf die Einhaltung der Anforderungen der geltenden Gesetzgebung der Russischen Föderation, kontrolliert die Rechtsfähigkeit der an der Unterzeichnung von Dokumenten beteiligten Beamten und Gegenparteien, fordert die Gegenpartei gegebenenfalls auf, fehlende Informationen bereitzustellen, und Dokumente, die die Rechte der Beamten bestätigen.

Leiter des Wirtschaftssicherheitsdienstes.Überprüft die Zuverlässigkeit und Zahlungsfähigkeit der Gegenpartei und andere Aspekte der wirtschaftlichen Sicherheit der Transaktion.

Ich gebe zu, dass diese Liste vielen nicht den Realitäten Ihres Unternehmens entspricht: Die Funktionen der verantwortlichen Personen in Ihrer Organisation können sich erheblich unterscheiden, kombiniert werden usw. So kann der Technologie-, Design- und Produktionsteil von einer Person koordiniert werden, wirtschaftliche Sicherheit Ziehen Sie einen Vertreter der Rechtsabteilung oder einen Hauptbuchhalter in Betracht.

In diesem Fall können Sie in Übereinstimmung mit den führenden Experten und mit Zustimmung des Leiters einige Glieder in der von mir angegebenen Kette ausschließen und die benötigten hinzufügen. nicht zu vergessen, das akzeptierte Verfahren zur Abstimmung mit den Anweisungen für Büroarbeiten oder einer separaten Bestellung zu genehmigen.

Zur Einigung auf Entwürfe von Verwaltungsdokumenten (Verfügungen und Weisungen) empfehle ich, die Liste der Genehmigungen um folgende Punkte zu ergänzen:

Leiter des kaufmännischen Dienstes(Sekretariat, Büro - das heißt Sie selbst), dessen Aufgabe es sein wird, die Einhaltung interner Vorschriften, die Korrektheit und Kompetenz des Designs (Stilistik und Grammatik) sowie die Einhaltung der Anforderungen für die Ausstellung von Verwaltungs- und anderen Dokumenten zu kontrollieren.

Aufsicht Personaldienstleistung deren Aufgabe es ist, die Einhaltung zu überprüfen Arbeitsgesetzbuch Russische Föderation und interne lokale Vorschriften in Bezug auf die Arbeit mit Personal, die Einhaltung interner Arbeitsvorschriften und die Arbeitsdisziplin.

Sicherheitschef Ihre Organisation, deren Aufgabe es ist, die Einhaltung des Regimes zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen und Informationen zu überprüfen.

Nach Erstellung der Liste der an der Zulassung beteiligten leitenden Spezialisten und Bereiche des Unternehmens ist deren Zuständigkeit im Zulassungsverfahren festzulegen, d.h. in die Vorschriften aufnehmen und Berufsbeschreibungen entsprechende Klarstellungen und Auflistung der Verantwortlichkeiten für das Verfahren zur Abstimmung von Dokumenten.

Zu den Rechten der an der Genehmigung des Dokuments beteiligten Personen können gehören:

• das Recht, einen Dokumententwurf mit Begründung der Gründe für ihre Maßnahmen im Genehmigungsblatt oder durch Anhängen einer Liste von Kommentaren abzulehnen;
• verlangen, dass der Leitfaden das Dokument zusätzlich mit Spezialisten aus anderen Abteilungen abstimmt, die nicht im Genehmigungsverfahren vertreten sind, aber mit dem Thema des zu erstellenden Dokuments verwandt sind;
• ein Dokument, das Verstöße im Genehmigungsverfahren aufweist, nicht zur Prüfung akzeptieren (wenn eine oder mehrere Genehmigungsstufen ausgelassen werden);
• die Frist für die Genehmigung des Dokuments um zu verlängern bestimmte Zeit, argumentieren diese Aktion (z. B. juristische Dienstleistung kann eine Verlängerung des Genehmigungszeitraums um die Zeit verlangen, die für die Beantragung und den Erhalt eines Auszugs aus dem einheitlichen Steueramt bei der Steuerbehörde erforderlich ist Staatsregister Rechtspersonen);
• die Genehmigung eines Entwurfsdokuments nach einem vom festgelegten Verfahren abweichenden Verfahren einleiten, wenn:

a) Dies ist die Anforderung des ersten Leiters der Organisation, diktiert durch die Dringlichkeit und Wichtigkeit dieses Dokuments;

b) die Bedeutung und der Inhalt des Dokuments den Verantwortungsbereich von Abteilungen und Spezialisten berühren, deren Beteiligung an der Koordinierung des festgelegten Verfahrens nicht vorgesehen ist.

4. Wie sollten Visa genehmigt werden?

Wenden wir uns GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme. einheitliches System organisatorische und administrative Dokumentation. Dokumentationsanforderungen:

Extraktion

von GOST R 6.30-2003

3. Anforderungen für die Registrierung von Dokumentendetails

[…] 3.24. Die Genehmigung des Dokuments wird mit einem Dokumentgenehmigungsvisum (im Folgenden als Visum bezeichnet) formalisiert, das die Unterschrift und Position des Genehmigers des Dokuments, die Entschlüsselung der Unterschrift (Initialen, Nachname) und das Datum der Unterzeichnung enthält. Zum Beispiel:

Persönliche Unterschrift ALS. Orlow

Wenn Kommentare zum Dokument vorhanden sind, wird das Visum wie folgt ausgestellt:

Kommentare beigefügt

Leiter der Rechtsabteilung

Persönliche Unterschrift ALS. Orlow

In der Praxis sind die beiden am häufigsten verwendeten Optionen:

a) in Form eines Zulassungsbogens (Beispiel 1);

b) in Form eines Stempels auf der Rückseite (in einigen Fällen - auf der Vorderseite) der letzten Seite des Entwurfsdokuments (Beispiel 2). Dieser Stempel kann bei bestellt werden fertig und bringen Sie es bei Bedarf auf dem Entwurfsdokument an, bevor Sie mit dem Genehmigungsverfahren beginnen.

beachten Sie

Gemäß Abschnitt 3.19 der Richtlinien für die Umsetzung von GOST R 6.30-2003 ist nach Ermessen der Organisation eine blattweise Sichtung von Regulierungsrechtsakten und Anträgen zum Schutz vor einem möglichen Austausch von Blättern zulässig. Bei der blattweisen Sichtung können nicht alle Elemente des Visums verwendet werden, sondern nur eine handschriftliche persönliche Unterschrift und deren Abschrift.

5. Wie sollten Kommentare abgegeben werden? In welcher Reihenfolge und von wem sollten entsprechende Änderungen am Entwurfsdokument vorgenommen werden?

Hier ist, was in dieser Hinsicht in der Verwaltungsordnung gesagt wird Bundesbehörde für die Verwaltung von Staatseigentum für die Vollstreckung staatliche Funktion„Durchführung im Auftrag der Russischen Föderation rechtliche Maßnahmenüber den Schutz des Eigentums und anderer Rechte und legitimer Interessen der Russischen Föderation bei der Verwaltung von Bundeseigentum und seiner Privatisierung auf dem Territorium der Russischen Föderation und im Ausland, dem Verkauf von Eigentum, das aufgrund von Gerichtsentscheidungen oder Akten von Organen beschlagnahmt wurde wurde das Recht erteilt, Entscheidungen über die Zwangsvollstreckung von Eigentum, den Verkauf von beschlagnahmtem, beweglichem, eigentümerlosem, beschlagnahmtem und anderem Eigentum zu treffen, das gemäß den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation in das Eigentum des Staates umgewandelt wurde“, genehmigt durch Anordnung des Ministeriums für wirtschaftliche Entwicklung Russlands vom 22. Juni 2009 Nr. 229:

Extraktion

aus der Verwaltungsordnung

30. Die Reihenfolge des Verfahrens zur Zustimmung und Unterzeichnung des Entwurfsdokuments

30.1. Der vorbereitete Entwurf des Dokuments wird von dem für die Erstellung des Dokuments zuständigen Testamentsvollstrecker dem Abteilungsleiter in der Reihenfolge der Büroarbeit vorgelegt.

30.2. Der Leiter der Abteilung überprüft den vorbereiteten Entwurf des Dokuments auf die Einhaltung der gesetzlich festgelegten Anforderungen. Maximale Vorlaufzeit diese Aktion ist 1 Werktag.

30.3. Bei Anmerkungen zum eingereichten Entwurfsdokument gibt der Abteilungsleiter es zur Überarbeitung in der Reihenfolge der Büroarbeit an die für die Erstellung des Dokuments verantwortliche Person zurück.

30.4. Wenn der Entwurf des Dokuments den Anforderungen entspricht, genehmigt der Abteilungsleiter es und leitet es in Form eines Papierkrams an den Abteilungsleiter weiter. Die maximale Bearbeitungszeit für diese Aktion beträgt 1 Werktag.

30.5. Der Abteilungsleiter prüft den erstellten Dokumentenentwurf auf Übereinstimmung mit den Anforderungen. Die maximale Bearbeitungszeit für diese Aktion beträgt 2 Werktage.

[…] 30.11. Wird das Entwurfsdokument zurückgeschickt, löscht die für die Erstellung des Dokuments verantwortliche Person die Kommentare. Die maximale Bearbeitungszeit für diese Aktion beträgt 1 Werktag.

30.12. Nach Beseitigung der Kommentare übergibt die für die Erstellung des Dokuments verantwortliche Person in der Reihenfolge der Büroarbeit den Entwurf des Dokuments an den Beamten der Bundesanstalt für Immobilienverwaltung, von dem das Dokument zur Überarbeitung zurückgegeben wurde.

Bei Änderungen grundlegender Art im Prozess der Finalisierung unterliegt das Entwurfsdokument einer obligatorischen erneuten Genehmigung.

Auf diese Weise:

• Verantwortung für den Inhalt des Entwurfsdokuments, rechtzeitige und zuverlässige Einführung von Änderungen auf der Grundlage der während des Genehmigungsverfahrens eingereichten Kommentare und Vorschläge, unter Berücksichtigung der Kommentare der an der Genehmigung beteiligten Fachleute, Kommentare im Entwurfsdokument sind der CEO und sein direkter Vorgesetzter, der das erste Visum ausgestellt hat;
• der Entwurf mit Kommentaren (falls sie von den an der Koordination beteiligten Personen stammen) ist ab der Genehmigungsphase, in der die Kommentare entstanden sind, an den CEO zurückzugeben. Das heißt, wenn das Entwurfsdokument beispielsweise in vier Phasen erfolgreich genehmigt wurde und in der fünften Phase Kommentare vorliegen, wird es nicht in die sechste Phase übertragen, sondern an den CEO zurückgegeben, damit er entsprechende Änderungen vornehmen kann.
• nach Beseitigung der Kommentare wird das Dokument vom GUIDE an die Genehmigungsebene zurückgegeben, von der das Projekt mit Kommentaren zurückgegeben wurde;
• nach Änderungen grundlegender Art unterliegt der Entwurf von Anfang an der erneuten Genehmigung;
• Kommentare im Entwurfsdokument müssen der Person mitgeteilt werden, die berechtigt ist, die endgültige Version des Dokuments zu unterzeichnen;
• wenn auf dem Entwurfsdokument kein Visum für einen Spezialisten / eine Abteilung vorhanden ist, dann dieses Dokument wird als inkonsistent angesehen und kann daher nicht an die nächste Stufe weitergegeben werden.

All dies kann in Form eines Algorithmus dargestellt werden.

6. Auf welche Weise kann das Zulassungsverfahren durchgeführt werden?

In der Praxis werden üblicherweise folgende Methoden der internen Abstimmung verwendet:

Die Koordinierung erfolgt über das elektronische Dokumentenverwaltungssystem (EDMS) oder ein gleichwertiges System gemäß dem in das EDMS eingebetteten Algorithmus , - gleichzeitig durch alle an der Koordination beteiligten verantwortlichen Personen oder Abteilungen oder nacheinander.

Minuspunkte:

• EDMS ist nicht in allen Organisationen verfügbar;
• SED ist nicht kostenlos;
• Es gibt kein solches EDMS, das idealerweise für jedes spezifische Unternehmen geeignet wäre.

Vorteile:

• operative Verfolgung des Genehmigungsprozesses;
• darin werden Informationen gespeichert im elektronischen Format, müssen Dokumente im Zusammenhang mit der Arbeit an diesem Dokumentprojekt nicht wiederholt gedruckt werden, da Sie können jederzeit auf die Datenbank zugreifen und die Kommentare aller Spezialisten lesen.
• Im EDMS wird die Zeit aufgezeichnet, die ein bestimmtes Dokument in jeder Phase der Genehmigung benötigt, d.h. Der CEO kann jederzeit sehen, in welchem ​​Stadium ein Verstoß gegen die Prüfungsbedingungen des Entwurfsdokuments vorliegt, und geeignete Maßnahmen ergreifen;
• die Übergabe des Dokuments von Stufe zu Stufe erfolgt automatisch.

Die Abstimmung erfolgt per E-Mail.

Minuspunkte:

• ein Nachteil, der sich aus dem Prinzip der parallelen Koordinierung ergibt - es ist praktisch unmöglich, die gleichzeitig von mehreren Spezialisten erhaltenen Kommentare korrekt zu berücksichtigen, da sie sich häufig gegenseitig ausschließen;
• Die Verfolgung des Genehmigungsprozesses erfolgt manuell und ist nur verfügbar, wenn die Spezialisten, die das Dokument genehmigen, nicht vergessen, die mit der Genehmigung verbundenen Dokumente an den Führer und / oder seinen Leiter zu senden.
• Sie sind nicht versichert, dass der nächste Spezialist das Entwurfsdokument korrigiert, ohne die vorgenommenen Korrekturen hervorzuheben und ohne eine Liste von Kommentaren beizufügen;
• das Fehlen des Originalvisums „lebend“ eines Spezialisten im Zulassungsblatt und am Ende des Anmerkungsblatts;
• das Vorhandensein von Korrespondenz, die aufbewahrt und systematisiert werden muss, d.h. Es wird davon ausgegangen, dass Benutzer über ausreichend hohe Kenntnisse im Umgang mit dem Mail-Client verfügen (was in den meisten Fällen nicht der Fall ist).

Vorteile:

• die parallele Arbeit mit dem Entwurfsdokument in allen Phasen der Genehmigung kann die Zeit für die Genehmigung erheblich verkürzen;
• das Vorhandensein einer Korrespondenzgeschichte;
• Effizienz;
• das Entwurfsdokument und Kommentare dazu werden in elektronischer Form zwischen den Genehmigungsstufen verschoben.

Die Koordination erfolgt durch sequentielle Live-Bewegung des Dokuments , jene. Übertragen eines Papierentwurfsdokuments.

Minuspunkte:

• Mühe;
• Steigerung der Zustimmung.

Vorteile:

• Der CEO nimmt der Reihe nach Korrekturen und Ergänzungen am Entwurfsdokument vor, wenn Kommentare von Spezialisten eingehen. So analysieren Spezialisten der nächsten Schritte den Dokumententwurf aus dem Änderungen vorgenommen;
• Korrekturen in einem Papierentwurf eines Dokuments können kaum unmerklich vorgenommen werden, insbesondere wenn Sie eine blattweise Genehmigung des Dokumententwurfs durch den GUIDE oder seinen unmittelbaren Vorgesetzten beantragen;
• das bedeutendste: das Vorhandensein von "lebenden" Visa im Genehmigungsblatt und Unterschriften unter dem Bemerkungsblatt, weil, wie es heißt Volksweisheit Lieber overdressed als underdressed.

7. Wie wird die externe Genehmigung des Dokumententwurfs formalisiert?

Folgendes steht in den Anweisungen zur Büroarbeit im Büro der Justizabteilung des Obersten Gerichts der Russischen Föderation, genehmigt durch Beschluss Nr. 76 vom 15. Juni 2007 (in der geänderten Fassung vom 20. Januar 2015):

Extraktion

aus der Anweisung zur Büroarbeit im Apparat der Justizverwaltung

am Obersten Gerichtshof der Russischen Föderation

3.3.18. Genehmigung des Entwurfsdokuments

[…] Die externe Genehmigung des Dokuments wird mit dem Genehmigungsstempel formalisiert. Der Genehmigungsstempel befindet sich unter der erforderlichen „Unterschrift“ auf der Vorderseite im unteren linken Feld des Dokuments und beinhaltet: das Wort „EINVERSTANDEN“; der Name der Position der Person, mit der das Dokument vereinbart wurde (einschließlich des Namens der Organisation), die persönliche Unterschrift, die Unterschrift und das Datum der Genehmigung oder der Name des Dokuments, das die Vereinbarung bestätigt, sein Datum und seine Nummer, zum Beispiel:

EINVERSTANDEN

Stellvertretender Finanzminister

Russische Föderation

__________________ ____________________

(persönliche Unterschrift) (Initialen, Nachname)

EINVERSTANDEN

Vorstandsentscheidung

Justizabteilung

vom 27.03.2007 Nr. ___

Also externer Abgleich:

• kann durch spezifische durchgeführt werden offiziell oder ein Dokument (Brief, Protokoll usw.);
• ausgestellt in Form eines Zulassungsstempels oder eines Zulassungsbogens;
• praktisch nicht durch interne geregelt Vorschriften Organisationen.

Office-Service-Rolle

Die Rolle des Records Management Service während des Dokumentengenehmigungsverfahrens ist wie folgt:

• Unterstützung und allgemeine Kontrolle der Einhaltung des festgelegten Genehmigungsverfahrens und der Prüfungsbedingungen in jeder Phase;
• Koordination und Sicherstellung des Zusammenspiels von Fachpersonen - Beteiligten im Genehmigungsverfahren;
• rechtzeitige Information der Verfahrensbeteiligten und der Geschäftsleitung über den Stand des Genehmigungsverfahrens.

Darüber hinaus hat der Aktenverwaltungsdienst im Rahmen des Genehmigungsverfahrens die Genehmigungsschemata und -wege für die Dokumentenbewegung ständig auf Relevanz zu überwachen, zu prüfen und zu verbessern, die Listen der an der Genehmigung von Dokumenten beteiligten Abteilungen und verantwortlichen Personen aktuell zu halten . Für die qualitativ hochwertige Erfüllung dieser Aufgaben müssen Büromitarbeiter mit Geschäftsprozessen, Schemata, Formularen und Verfahren für das Zusammenwirken von Organisationseinheiten vertraut sein.

Organisatorische und administrative Dokumentation. Dokumentationsanforderungen. Richtlinien für die Umsetzung von GOST R 6.30-2003, genehmigt vom Bundesarchiv.

Heim die Norm der Vereinbarung auf Russisch ist ein Übereinstimmung des Subjekts mit dem Prädikat in einem Satz ( Die Sonne ist aufgegangen. Hähne krähten.), und auch Übereinstimmung des Bestimmten mit dem Hauptwort im Satz ( roter Apfel, Holztisch). Aber die russische Sprache ist sehr facettenreich, daher ist es manchmal ziemlich schwierig, die abhängige Form zu bestimmen. Dazu müssen Sie einige kennen Regeln.

1 in offizielle Rede die semantische Ersetzung von Vereinbarung gilt in Fällen als falsch, in denen das Substantiv männlich, das einen Beruf oder eine Beschäftigung bezeichnet, stimmt mit dem Verb im weiblichen Geschlecht überein (wenn die Person, die das Substantiv nennt, eine Person ist weiblich):

Der Arzt betrat das Zimmer (nicht korr.). - Doktor Tikhonova betrat die Station (korr.).

Wie wir sehen können, stimmt das Prädikat nur dann mit dem Eigennamen im weiblichen Geschlecht überein, wenn es einen Eigennamen gibt, der auf die Zugehörigkeit zum weiblichen Geschlecht hinweist. Dasselbe passiert, wenn es eine gibt Eigenständige Anwendung, die durch ein Substantiv ausgedrückt wird:

Aljona, mein Kurator, heute Ich konnte nicht zur Klasse kommen.

2. Gleichzeitig in anderen Ausdrücken wie "gemeinsam + eigen"(Namen von Städten, Flüssen, Ländern, Namen von Tieren usw.) das Prädikat stimmt mit dem Gattungsnamen überein:

Heldenstadt Moskau in diesen Tagen sah ziemlich düster. Kätzchen Kirsche hätten weiße Nase und lustige Quasten an den Ohren.

3. Sätze mit Sammelbegriffen bedürfen der Vereinbarung in Singular, ohne Ausnahme. Semantische Übereinstimmung in diesem Fall handelt es sich um Umgangssprache und ist grundsätzlich nicht erlaubt.

Die Menschenmenge war laut und besorgt (nekorr.). - Die Menschenmenge war laut und besorgt (korr.).

Die Verwandten der Braut mochten den Bräutigam nicht sehr (korr.) - Die Verwandten der Braut liebten den Bräutigam nicht wirklich (korr.).

Übereinstimmung mit dem Pronomen "wer", "was".

Pronomen „wer“ („jemand“) und „was“ („etwas“) standardmäßig bedürfen einer Einzelvereinbarung: wer- männlich, was- Durchschnitt.

Wer auch immer kam herein Zum Zimmer hin lobten alle die neue Renovierung.

Etwas Leichtes und Helles erledigt in ihrer Seele.

Übereinstimmung mit Wörtern eines anderen Geschlechts und einer anderen Anzahl nur möglich, wenn es mit einem qualifizierenden Pronomen verwendet wird "das" (das, dann, jene):

Die, die kam zu einem Treffen bekam viele angenehme Eindrücke.

Der eine der war ich, schon lange hat sich verändert und wurden Ein weiterer.

Koordination von Substantiven, die mit den Ziffern "zwei", "drei", "vier" verbunden sind, mit Definitionen.

1. Substantive männlich und sächlich in solchen Phrasen im Einklang mit der Definition im Genitiv Plural-. In diesem Fall hat das Substantiv in einem solchen Satz die Form des Genitivs: zwei offene Fenster, vier kleine Gurken.

2. Substantive Das Feminin nimmt in diesem Fall die Form des Nominativ Plural an und stimmt mit der Definition in derselben Form überein: drei grüne Birken, zwei riesige Parzellen. Wenn das Substantiv die Genitiv-Pluralform annimmt, kann das Attribut auch die Genitivform annehmen:

Vom Hang aus konnte man zwei sehen schneebedeckt Spitzen.

Wie Sie sehen können, ist in jedem dieser Fälle die Ziffer drin Nominativ, unabhängig davon, in welchem ​​Fall die anderen Teile der Phrase sind.

Vereinbarung zwischen dem Prädikat und dem Subjekt, das eine Sammelgröße ist („most“, „half“, „row“, „part“).

1. Steht das kontrollierte Wort im Plural, dann stimmt das Sammelwort mit dem Prädikat überein, wodurch das Prädikat in der Form verwendet wird einzige Person: Die meisten Mitarbeiter unterstützt Reform.
2. Wenn das Substantiv keine kontrollierten Wörter hat oder das vorhandene kontrollierte Wort im Singular steht, wird das Prädikat auch in der Singular-Person verwendet: Eine Reihe von Symptomen wies darauf hin für Lungenentzündung. Mehrheitlich unterstützt Aufhebung von Sanktionen.

Von dieser Regel gibt es mehrere Ausnahmen wenn das Prädikat im Plural verwendet werden kann:

• Wenn ein Substantiv mehrere kontrollierte Wörter im Plural gleichzeitig hat: Die meisten Mädchen, Mädchen und Frauen verehren Süßigkeiten.
• Stehen zwischen Subjekt und Prädikat weitere Satzglieder, Nebensatz mit einer Pluralkonjunktion oder partizipativ: Einige der Besucher, die die Premiere gesehen haben blieb offen gesagt unzufrieden. Die meisten Besucher sahen sich die Premiere an blieb offen gesagt unzufrieden.
• Wenn der Vorschlag eine Verbindung enthält nominelles Prädikat, nomineller Teil die durch Partizipien und Adjektive ausgedrückt wird: Ein Teil der Bäume in diesem Wald wurden Nadelholz.
• Wenn zusammen mit dem Thema gibt es homogene Prädikate: Eine Reihe von Symptomen verschärft und werden viel schärfer.

Die gleichen Regeln gelten für Sätze mit den Wörtern „viele“, „wenige“, „wie viele“, „mehrere“, „so viele“, „viele“ als Subjekt und Übereinstimmung mit dem Prädikat.

Die Methoden der Unterordnung sind wie folgt: Koordination, Kontrolle, Nachbarschaft

Koordination als Unterordnung

• Koordinierung- das ist eine Art untergeordneter Zusammenhang, wenn das abhängige Wort die grammatikalischen Formen des Hauptwortes annimmt, zum Beispiel: ein schönes Bild.

Hauptwort wenn vereinbart sind ein Substantiv, substantiviertes Adjektiv oder Partizip (d.h. in die Kategorie der Substantive übergegangen) sowie ein Pronomen, ein Substantiv, zum Beispiel: gute Laune, Mensa.

abhängiges Wort kann ein Adjektiv, ein Pronomen-Adjektiv, eine Ordnungszahl oder ein Partizip sein, d.h. solche Kategorien von Wörtern, bei denen die Kategorien Genus, Numerus und Kasus nicht unabhängig sind, zum Beispiel: die richtige Entscheidung, unser Treffen.

Führung als Unterordnung

• Steuerung- eine Art untergeordneter Zusammenhang, wenn das abhängige Wort in dem indirekten Fall verwendet wird, der das Hauptwort erfordert, zum Beispiel: ein Buch schreiben, Zähne klappern, einen Freund beraten (an wen? Dativ);

Hauptwort Bei der Verwaltung kann es als Verb (um Freude an Begegnungen zu haben), als Substantiv (Liebe zu Menschen), als Adjektiv (bedauernswert), als Adverb (nicht weit von der Stadt) und als Ordnungszahl (Klassenbester) fungieren.

Während der Fahrt abhängiges Wort Substantive, Substantivpronomen, begründete Adjektive (mit Schnee bedecken, Gespräch mit Arbeitern) erscheinen immer.

Nachbarschaft als Unterordnung

• angrenzend- das ist die Art syntaktische Verbindung wenn ein unveränderliches abhängiges Wort in der Bedeutung an das Hauptwort angehängt wird. Zum Beispiel: Sehr schön (wie schön?).

Angrenzende unveränderliche Wörter: Infinitiv, Adverb, einfache Form vergleichbarer Abschluß, Gerundium, einige unveränderliche Adjektive (um voranzukommen, Tür links, etwas südlich).

Infinitiv grenzt an das Verb (versuchen zu antworten, kam zu Besuch), Substantiv (Wunsch, Frieden zu schließen), Adjektiv (beabsichtigt, sich auszuruhen)

Vergleichsformen fügen Sie das Verb (besser antworten, schneller laufen) an das Substantiv an (die Nachricht ist interessanter, das Getränk ist stärker)

Partizipien fügen Sie das Verb hinzu, wenn sich die Bedeutung des Adverbs in ihnen entwickelt (liegend lesen, sitzend schlafen).

Unveränderliche Adjektive wie beige, mini, maxi, hindi, midi, ausgestellt, etc. Adjoin Substantive (Hindi-Sprache, Stoßzeiten).

Unterscheiden Sie zwischen Verbindung und Kontrolle

• Ihre Schuhe- dies ist eine Adjunktion (wessen?),
• Ihn zu sehen- Management (von wem?).

In den Reihen der Pronomen gibt es zwei homonyme Reihen. Personalpronomen beantwortet Fragen indirekte Fälle, und es nimmt an einer untergeordneten Beziehung teil - dies ist Kontrolle, und das Possessiv ist an der Nachbarschaft beteiligt.

• zum Laden laufen- Management,
• Gehe hier hin- Kreuzung.

Es ist wichtig, zwischen der präpositionalen Kasusform und dem Adverb zu unterscheiden, weil es dieselben Fragen geben kann! Steht zwischen Haupt- und Nebenwort eine Präposition, handelt es sich um Management.

Zustimmung ist so Unterordnung, in dem das Hauptwort erfordert, dass das abhängige Wort in dasselbe (alle oder einige) gestellt wird grammatikalische Formen in dem das Hauptwort vorkommt.

Da bei der Vereinbarung von Phrasen immer ein Substantiv vorhanden ist, erfolgt die Vereinbarung in den dem Substantiv innewohnenden Formen - in den Formen von Genus, Numerus und Kasus:

Einheiten Stunden, m.r., I. p.

großes Haus, in einem alten Park, am Esstisch.

Welches Wort in Sätzen mit Zustimmung das Hauptwort ist und welches davon abhängig ist, wird bestimmt grammatikalische Grundlage. Die Hauptsache ist das Wort, das in jede ihm innewohnende Form gebracht werden kann, während das abhängige Wort immer die entsprechenden konkordanten Formen haben wird, vgl.: guter Lehrer - gute Lehrer - oh ein guter Lehrer. Ein abhängiges Wort ist eines, das in einem bestimmten Satz nicht alle ihm innewohnenden Formen verwirklichen kann, sondern nur diejenigen, die das Hauptwort vorschreibt: Es ist zum Beispiel unmöglich, den Satz * ein guter Lehrer.

In Fällen, in denen zwei Substantive durch eine Vereinbarung verbunden sind, ist es unmöglich, das Haupt- und Nebenwort auf grammatikalischer Grundlage zu bestimmen. So können Sie in der Phrase schöner Mann das Substantiv gut aussehend in jede Form bringen, und für ihn wird es immer die entsprechende Form des Substantivs Mann geben und umgekehrt: gutaussehende Männer, über gutaussehende Männer, gutaussehende Männer usw. In Phrasen mit Übereinstimmung, bei denen es unmöglich ist, das Haupt- und Nebenwort auf grammatikalischer Grundlage zu bestimmen, wird durch dargestellt besondere Sorte Vereinbarung - gegenseitige Vereinbarung.

Im gegenseitigen Einvernehmen ist es möglich, zwischen dem Haupt- und dem Nebenwort nur nach Bedeutung zu unterscheiden. Wenn wir zum Beispiel davon ausgehen, dass das Wort, das ein breiteres Konzept benennt, das Hauptwort ist und ein engeres abhängig ist, dann in Sätzen mit gegenseitigem Einvernehmen der Schiffserzträger, der junge Mann-Student, das ossetische Taxi Fahrer, der gutaussehende Mann-Mann sind die wichtigsten Worte nach Standort.

Aufgrund der Übereinstimmung werden am häufigsten das Substantiv als Hauptwort und das Adjektiv, Partizip, Pronominaladjektiv als abhängige Wörter kombiniert: Ein großer Mann, verwelkte Blume, meine Aktentasche.

Auf der Grundlage gegenseitiger Vereinbarung werden Substantive kombiniert: ein Wörterbuch-Nachschlagewerk, ein Muldenkipper; Heldenstadt.

Die Vereinbarung kann vollständig und unvollständig sein m. Bei vollständiger Zustimmung werden die vereinbarten Wörter in allen Formen verglichen, bei unvollständig - nicht in allen Formen.Zum Beispiel tritt in der Phrase Stadt Moskau die Zustimmung in den Formen Zahl und Groß-/Kleinschreibung auf, aber es gibt keine Übereinstimmung im Geschlecht. Ein Sonderfall Eine unvollständige Übereinstimmung wird in den Phrasen guter Arzt, junger außerordentlicher Professor dargestellt, wobei das weibliche Geschlecht des abhängigen Adjektivs das tatsächliche Geschlecht (weiblich) der Person, des Berufs, dessen Titel durch ein männliches Substantiv angegeben wird, anzeigt. Eine solche geschlechtsspezifische Diskrepanz ist nur in nicht-strengen Bereichen möglich. literarische Sprache, zum Beispiel im Umgangssprache, in offizielle Geschäftsrede solche Kombinationen sind nicht erlaubt; Richtig wäre da: ein guter Arzt, ein junger Assistenzprofessor, selbst wenn wir redenüber eine Frau.

Hauptsächlich grammatikalische bedeutung Formen der Verbindung der Vereinbarung - ein Ausdruck der Definition von Beziehungen.

Vereinbarung ist eine rein grammatikalische Verbindung. Das bedeutet: Sie können nichts über die lexikalische Bedeutung des Hauptwortes wissen und kennen nur seine grammatikalischen Indikatoren, um genau zu sagen, in welche Form jemand auf seine Weise gebracht werden sollte. lexikalische Bedeutung abhängiges Wort. Zum Beispiel alle männlichen Substantive im Singular. Zahlen im T.-Fall haben nach Vereinbarung Adjektive in den gleichen Formen: junger Wald, Schnellzug usw.

Koordination ist eine optionale Verbindung, d. h. in einem Satz kann ein abhängiges Wort entfernt werden, ohne die Satzstruktur zu zerstören, vgl.

Übereinstimmung ist eine morphologische Ähnlichkeit der Form des abhängigen Wortes mit der Form des Hauptwortes. Der Schwachpunkt ist die Wahl der Möglichkeiten, das Prädikat mit dem Subjekt im Russischen zu koordinieren.

Hier sind einige Regeln, die geltenNormen der Vereinbarung des Subjektsmit Prädikat:

1. Das Prädikat wird in die Form gebrachtSingular,wenn das Subjekt Substantive mit einer bestimmten Bedeutung enthält (Herde, Gruppe, Drei, Paar, Dutzend, Hundert usw.):Troika Pferde eingespannt in den Waggon Ein Vogelschwarm flog nach Süden.

2. Das Prädikat wird in die Form gebrachtSingular, z wenn das Subjekt Substantive mit der Bedeutung enthältZeitraum(Stunde, Tag, Jahr usw.):Gegangen 2 Jahre. Zehn Ruhetage vergingen unbemerkt.

3. Mit dem Thema ausgedrückt Sammelbegriff (Reihe , Mehrheit, Minderheit, Teil ) und das Wortetwas + Substantiv im Genitiv Plural, das Prädikat kann Singular oder Plural sein.

In Form vonSingularin folgenden Fällen:

Substantiv bezieht sich auf ein unbelebtes Objekt:Teil Glühbirne ausgebrannt;

das Prädikat steht vor dem Subjekt: Mehrere Leute kamen. Die meisten Exponate wurden entfernt;

mit dem Subjekt gibt es eine Definition: Die überwältigende Mehrheit hat "Dafür" gestimmt;

wenn das Prädikat durch ein passives Partizip ausgedrückt wird:Die meisten Soldaten sind verwundet.

Das Prädikat wird eingefügtPlural:

Das Substantiv bezeichnet ein animiertes Objekt:Mehrere Arbeiter wurden entlassen;

in der Zusammensetzung des Prädikats oder Subjekts ist homogene Mitglieder: Mehrere Jungen und Mädchen standen am Eingang. Die meisten Kinder erholten sich gut, gewannen Kraft und begannen mit dem Lernen;

zwischen dem Subjekt und dem Prädikat gibt es eine untergeordnete oder attributive Phrase:Mehrere Urlauber warten auf den Bus die Gasse hinuntergehen . Das Prädikat passt sich hier an die nächste Komponente an -warten.

4. Wenn die Erklärung das gemeinsame Handeln mehrerer Personen zum Ausdruck bringt,Plural,wenn beide Objekte (Personen) als gleichberechtigte Handlungsproduzenten agieren:Maxim mit Oleg längst gewartet Vaters Rückkehr .

Wenn das zweite Objekt den Hauptproduzenten der Handlung begleitet, dann ist das zweite Substantiv ein Zusatz, das Prädikat wird in die Form gebrachtSingular: Großmutter mit Enkel ging Zum Geschäft.

5. Oft stellt sich die Frage, wie die Definition (im Nominativ- oder Genitivfall) bei der Kombination von Substantiv und Numerus übereinstimmtzwei drei vier. Die Wahl der Form des Nominativs bzw Genitiv hängt davon ab, ob die Definition vor oder nach der Ziffer steht:

Die Definition kommt nach der Zahl:

Die Definition ist drinGenitiv,wenn das Substantiv männlich oder neutral ist: DreiNeu Auto vom Fließband. Zwei benachbart die Felder sind mit Roggen besät.

Wenn das Substantiv weiblich ist, wird die Definition eingefügtNominativFall:Vier Weiß Lilien im Wasser geschwommen.

- die Definition steht vor der Ziffer:

GebrauchtNominativunabhängig vom GeschlechtSubstantiv:Er handelte für sie Windhunde drei Hunde . Neu Im Mikrobezirk erschienen vier Häuser.

6. Wenn dem Betreff, der Ziffern enthält, vorangestellt wirdeinschränkende Partikel(nur, nur, nur usw.), dann wird das Prädikat in die Form gebrachtSingular: Gesamt nur fünf Menschen kam für einen Beruf.

7. Wenn der Betreff eine zusammengesetzte Zahl enthält, die auf endetein ( einundvierzig, dreihunderteinundsiebzig, fünfhunderteinunddreißig etc.), dann wird das Prädikat in die Form gebrachtSingular: In Konferenz akzeptiert Teilnahme hundertzwanzig ein Schüler. Einunddreißig Frauen wurden für ihre Mutterschaft ausgezeichnet.

8. Wenn der Betreff Ziffern enthältTausend, Millionen, Milliarden, dann wird das Prädikat in die Form gebrachtSingular : Eintausend Menschlich kam heraus für Samstag.

9. Wenn das Thema Wörter enthältüber, weniger, mehr, über , dann kann das Prädikat wie in verwendet werdendas einzige, und inPlural-: Mehr als hundert Studierende sind (sind) wissenschaftlich tätig.