Fie că ești director executiv al unei companii, manager vânzări cu amănuntul sau ca părinte care rămâne acasă, abilitatea de a delega este una dintre cele mai importante abilități pentru a profita la maximum de afacerea ta. Cu toate acestea, delegarea este afaceri complicate- trebuie să fii ferm, dar în același timp să ai încredere în persoana căreia i-ai delegat atribuțiile. Acest articol vă va ajuta să depășiți orice neliniște care ar putea apărea în timpul delegării și vă va ghida prin procesul de delegare cu tact și respect.

Pași

Partea 1

Gândește-te bine

Lasă-ți egoul deoparte. O mare frână psihologică a delegării este judecata că „Dacă vrei ca lucrurile să fie făcute corect, atunci fă-o singur”. Nu ești singura persoană din lume care poate face acest lucru corect. „Poate” fi singura persoană în care o faci corect acest moment dar dacă îți faci timp să înveți pe cineva, atunci probabil că și ei vor reuși să o facă corect. Cine știe - ar putea să o facă mai repede sau mai bine decât tine (visează!), iar tu ar trebui nu numai să-l accepți, ci și să-l saluti.

• Gândește logic și realist - poți face singur treaba asta? Va trebui să lucrezi singur toată viața? Trebuie să vă echilibrați munca și responsabilitățile obișnuite? Dacă da, atunci probabil că ar trebui să fiți pregătit să delegeți o parte din munca dvs. Nu vă simțiți rușinați sau incompetenți că aveți nevoie de ajutor pentru a duce lucrurile la bun sfârșit - de fapt, deveniți un muncitor „mai eficient”, primind ajutor atunci când aveți nevoie.

1. Nu mai aștepta ajutor voluntar de la oameni. Dacă nu doriți să vă delegeți munca, atunci este posibil să aveți caz rar sindromul martirului – probabil că ești copleșit și adesea te întrebi de ce oamenii nu se oferă niciodată să mă ajute. Fii sincer cu tine însuți - când alți oameni oferă ajutor, îl refuzi doar pentru a fi politicos? Vă întrebați de ce nu „insistă”? Simți că dacă ai fi în situația opusă, atunci probabil că ai ajuta cu o mare râvnă a inimii? Dacă ai răspuns „da”, atunci trebuie să „preiei controlul” asupra situației tale. „Obțineți” ajutorul de care aveți nevoie - nu așteptați să vă vină pentru că s-ar putea să nu fie.

   • Mulți oameni nu acordă atenție la ceea ce fac alții și nu se poate face mare lucru pentru a-i schimba. Lăsați deoparte orice frustrări dacă cineva nu dă o mână de ajutor, amintiți-vă că comunicarea nevoilor dvs. este în cele din urmă responsabilitatea dvs.

2. Nu accepta în mod negativ cererile de ajutor. Mulți oameni se simt inconfortabil când cer ajutor. S-ar putea să te simți vinovat că i-ai împovărat pe alții sau s-ar putea să te simți rușinat pentru că crezi (din anumite motive) că ar trebui să te descurci singur cu toată munca. Poți să fii mândru de eforturile tale și să vezi asta ca o dovadă că ești om nobil(o altă manifestare a sindromului martirului). Dacă crezi că a cere ajutor este o formă de slăbiciune, atunci trebuie să scapi de acest gând „fără întârziere”. De fapt, contrariul este adevărat: a încerca să faci totul singur este un semn de slăbiciune, în sensul că indică faptul că nu ai o viziune realistă asupra abilităților tale.

   Învață să ai încredere în ceilalți. Dacă ți-e frică de delegare pentru că nu crezi că altcineva poate face treaba la fel de bine ca tine, amintește-ți două lucruri: în primul rând, că aproape oricine poate învăța ceva cu suficientă practică și, în al doilea rând, în al doilea rând, că probabil ești nu la fel de talentat pe cât crezi că ești. Prin delegarea muncii, nu eliberezi doar timp pentru tine, ci îi oferi și asistentului tău șansa de a învăța noi abilități sau de a-și asuma noi tipuri de sarcini. Aveți răbdare - având suficient timp, asistentul dvs. va putea, probabil, să finalizeze munca delegată la fel de bine ca și dvs. Dacă munca pe care intenționați să o delegeți nu este „foarte” importantă, atunci asistentul dumneavoastră poate învăța să o facă bine în timp. Dacă munca este „foarte importantă”, gândiți-vă de două ori înainte de a o delega!

   • Chiar dacă faci cea mai bună treabă pe care o vei delega, realizezi că delegarea muncii îți va permite să faci și alte lucruri în același timp. Daca esti cel mai bun muncitor la birou efectuând sarcina relativ monotonă de asamblare a hard disk-urilor, dar aveți o prezentare importantă de pregătit, logic ar fi să atribuiți sarcina unui stagiar. Este mult mai bine pentru tine să prioritizezi sarcinile dificile și complexe - nu ezitați să delegați sarcini simple și repetitive atunci când aveți lucruri mai importante de făcut.

   Partea 2

   Delegare efectivă

   1. Iesi de la pamant. Primul pas este cel mai dificil, dar este cel mai important. Ar trebui să treci peste tine și să ceri pe cineva să te ajute (sau, dacă ești șeful, „ordonați” cuiva să vă ajute.) Simțiți-vă liber să faceți acest lucru - atâta timp cât sunteți politicos, amabil și plin de tact, nimeni nu va fi nepoliticos cu tine doar pentru că ai cerut (sau ai comandat) ajutor. Încearcă să fii plin de tact și grijuliu, menținând în același timp seriozitatea cererii tale.

      • Dacă nu ești sigur cum să ceri cuiva să lucreze pentru tine, încearcă să-ți păstrezi gândurile scurte și dulci. Spune ceva de genul: „Hei, pot să am un minut? Mă puteți ajuta să adun teancul mare de hard disk-uri pe care tocmai le-am primit. Nu pot face asta pentru că nu voi fi azi la birou. Ma poti ajuta?" Nu vă presați ajutorul, dar asigurați-vă că el/ea recunoaște că ajutorul lui sau ei este „necesar”.
      • Cere și (probabil) vei primi. Nu vă fie teamă să delegați de teamă să nu arăți nepoliticos și impotent. Privește-l în alt mod - cum te-ai simți dacă oamenii ți-ar cere să faci ceva? Ai fi jignit și jignit? Sau ești (de obicei) bucuros să ajuți? Probabil ultimul!

   2. Nu lua respingerea personal. Uneori oamenii nu pot să te ajute - este trist, dar este adevărat. Poate fi de motive diferite- cel mai frecvent este ca persoana pe care o intrebi este foarte ocupata cu ea Propria munca. Nu o lua prea personal - doar pentru că cineva nu poate (sau nu vrea) să facă ceva pentru tine în acest moment, nu înseamnă că te tratează urât. De obicei înseamnă doar că el/ea este fie ocupat, fie leneș - nimic mai mult.

      • Dacă sunteți refuzat, luați în considerare diferite variante- de obicei poți insista politicos, dar ferm, că ai nevoie cu adevărat de ajutorul acestei persoane (acest lucru se aplică mai ales dacă ești șef sau ai altă autoritate), poți încerca să întrebi pe altcineva sau poți să faci singur treaba. Dacă chiar aveți nevoie de ajutor, nu vă fie teamă să încercați opțiunile unu și/sau două!

   3. Delegați scopul, nu calea. Aceasta este punct-cheie să nu devin dădacă sau micro-manager. Stabiliți valori clare pentru rezultatele pe care le așteptați, arătați-i persoanei cum o faceți, dar spuneți-i că poate face treaba în orice mod dorește, atâta timp cât este bine făcută și finalizată la timp. Oferă-le suficient timp nu doar pentru a învăța, ci și pentru a experimenta și a inova. Nu-i antrena ca pe roboți; instruiți-i ca persoane care pot învăța și îmbunătăți procesul.

      • Acest lucru este, de asemenea, inteligent, deoarece vă ușurează timpul și vă calmează nervii. Vrei să folosești timpul pe care îl eliberezi pentru ceva mai important, fără să-ți faci griji în mod constant cu privire la modul în care progresează asistentul tău. Amintiți-vă că ați delegat această muncă să fie „mai puțin” stresată, nu „mai mult”.

   4. Fii pregătit să-ți antrenezi asistentul. Aproape întotdeauna ar trebui să-ți aloci ceva timp pentru a-ți învăța asistentul cum să îndeplinească sarcina pe care i-ai delegat-o, chiar dacă este destul de simplă. Amintiți-vă că procesele care vi se par simple și directe s-ar putea să nu fie atât de simple pentru cei care nu s-au mai ocupat niciodată de ele. Fii pregătit nu numai să-ți informezi asistentul cu privire la problema pe care i-ai delegat-o, ci și să răspunzi cu răbdare la orice întrebări pe care le poate avea.

      • Considerați timpul petrecut cu pregătirea unui ajutor ca pe o investiție sensibilă pe termen lung. Luând puțin timp pentru a instrui un ajutor pentru a face o sarcină corect, economisiți timp pentru viitor, care altfel ar fi petrecut corectând greșelile sale.

   5. Alocați resursele necesare pentru a finaliza sarcina. Este posibil să aveți resursele necesare pentru a finaliza o sarcină, dar persoana care i-a fost atribuită sarcina poate să nu aibă acces la acestea. De exemplu, datele protejate prin parolă, echipamentele specializate și anumite instrumente pot fi vitale pentru această sarcină, așa că asigurați-vă că asistentul dvs. are tot ce are nevoie pentru a finaliza sarcina.

      Realizează că asistentul tău poate face doar un lucru la un moment dat. Când asistentul dumneavoastră vă ajută, el/ea nu își îndeplinește sarcinile normale. Nu uita că, la fel ca și tine, ajutătorul tău probabil a făcut-o orar incarcat. Întreabă-te – ce lucru „ei” vor întârzia sau delega pentru a-ți îndeplini sarcina? Asigurați-vă că știți răspunsul la această întrebare atunci când delegeți o sarcină altcuiva.

   6. Fii răbdător. Persoana căreia i-ați delegat va „face” greșeli atâta timp cât învață sarcina noua. Aceasta face parte din procesul de învățare. Pregătește-te pentru asta din timp. Nu delega o sarcină presupunând că persoana o va face perfect până când nu va dobândi experiență. Dacă un proiect nu merge așa cum ți-ai dori, deoarece partenerul tău nu poate îndeplini noua sarcină „perfectă” pe care i-ai delegat-o, este vina ta, nu a lui. Fii un mentor pentru asistentul tău, iar munca delegată poate fi o experiență plină de satisfacții pentru el sau ea, mai degrabă decât ceva de temut.

      • Când înveți pe cineva cum să facă ceva, faci o investiție. Acest lucru te va încetini la început, dar înăuntru termen lung acest lucru va spori productivitatea cu salturi și limite, așa că abordați întregul proces într-o notă pozitivă și realistă.

   7. Fiți pregătiți pentru posibilele dificultăți. Faceți un plan de rezervă și fiți gata să îl utilizați dacă ceva nu merge bine. Aflați ce se va întâmpla dacă lucrările nu sunt finalizate la timp sau conform standardelor. Obstacolele și problemele neașteptate pot apărea în orice moment, indiferent dacă sunteți la serviciu sau acasă - chiar și aparatele electrocasnice uneori se defectează. Spune-i delegatului tău că, dacă se întâmplă ceva, îl vei înțelege și îl vei ajuta să respecte termenul limită - nu doar să-l arunci sub roțile unei mașini la primul semn de necaz.

      • Acest lucru este, de asemenea, rezonabil într-un sens egoist - dacă delegatul dvs. se teme că el/ea va fi acuzat pentru greșeli, va fi petrecut mult mai mult timp acoperindu-și spatele decât finalizare reală sarcini.

   8. Exprimă-i recunoștința asistentului tău atunci când merită. Delegarea sarcinilor către altcineva este necesară dacă trebuie să vă asumați din ce în ce mai multă responsabilitate. Cu toate acestea, este contraproductiv dacă delegi o sarcină, lași asistentul tău să lucreze din greu la ea și apoi îți iei tot meritul pentru aceasta. Exprimați aprecierea și laudă pentru eforturile celorlalți în numele dvs.

      • Ori de câte ori sunteți lăudat pentru o slujbă pe care ați fost ajutat să o faceți, amintiți-vă să includeți numele asistentului dvs.

   9. Spune mulțumesc." Când cineva face ceva pentru tine, este important să-i mulțumești, să recunoști importanța ajutorului său și să-i informezi pe cel care îl ajută că este apreciat. Altfel, vei părea nerecunoscător, chiar dacă nu ești. Amintiți-vă că oamenii nu vă pot citi gândurile. Este mai probabil ca oamenii să te ajute din nou dacă se simt apreciați.

      • Fii bun. O afirmație simplă și sinceră de genul „Nu aș fi putut face asta fără tine!” valoreaza mult. Dacă munca pe care a făcut-o această persoană pentru tine a fost semnificativă, poți chiar să o răsfețe cu mâncare, băutură, un card de mulțumire sau să cumperi un mic cadou.
   • Creați o listă de sarcini pe care ați dori să le delegeți altcuiva. Nu repara nimic din lista ta de dorințe. Pune totul pe hârtie și decide mai târziu ce poate și ce nu poate fi implementat. Vei fi uimit de cât de multe poți face pe cont propriu că altcineva te poate ajuta.

   Avertizări

   • Nu respinge sarcinile neplăcute pretinzând că le faci o favoare. Dacă pentru ei nu există beneficiu real nu pretinde altfel. Cel mai bine este să faceți acest lucru „după” finalizarea uneia sau mai multor sarcini cu o singură comandă. Acest lucru vă va permite să spuneți sincer: „Walt, aceasta este o slujbă ingrată, dar chiar am nevoie de ajutorul tău” sau „Lori, promit că dacă iese ceva din asta efect pozitiv Voi face tot posibilul să te fac să simți asta. Știu că nu este o treabă grozavă, dar trebuie făcută și știu că pot avea încredere în tine să o faci.” Sunt multe locuri de muncă neplăcute, ingrate de făcut; modul de a le face este ca atunci când apar locurile de muncă crem, să nu uiți de persoana care este mâna ta dreaptă bună.

Delegare - transfer de autoritate, atribuții către subordonați sau colegi. În același timp, procesul în sine constă nu numai în traducerea cazurilor, ci și în monitorizarea bunei executări a acestora. Nu toată lumea știe să delege cu competență sarcini pe care altcineva le poate face: nu există suficientă încredere în sine, intervine modestia falsă, teama de refuz din partea celui căruia i se poate adresa cererea, nu există încredere. Pentru a învăța cum să predă lucrurile altora cu îndrăzneală în timp ce faci lucruri mai productive în acest moment, este important să cunoști câteva secrete psihologice.

False mituri despre delegarea nepotrivită

Mitul #1. Dacă vrei să faci bine - fă-o singur. Astfel de stereotipuri sunt infectate cu mulți lideri perfecționiști care sunt ferm convinși că nimeni din companie nu va face ceva mai bun și mai rapid decât ei. Astfel de greșeli sunt pline de pierderea încrederii din partea echipei, dezvoltarea lentă a companiei și transformarea angajaților într-un „plancton de birou” fără inițiativă.

Mitul nr. 2. Valoarea unui angajat este mai mare, cu cât lucrează mai mult.. Întârzieri la locul de muncă după terminarea zilei de lucru, lucru de acasă, în weekend - indicatori ai managementului analfabet al timpului în companie, plasarea stupidă a personalului. Profesionalismul unui angajat constă nu numai din componentele unei lucrări de înaltă calitate, ci și din capacitatea de a-ți planifica în mod competent ziua pentru a nu aluneca în locuri de muncă grăbite și programe neregulate. Fiecare angajat ar trebui să se odihnească bine în timpul liber din munca sa principală pentru a fi mereu în stare excelentă. forma fizica. Altfel sindrom epuizare emoțională nu te va face sa astepti. Este important să evitați o practică obișnuită numită „Cine are noroc – merge mai departe”.

Mitul #3. Cineva să-i încredințeze lucruri importante. Un punct de vedere periculos, plin de supraestimare forte proprii. Întotdeauna va exista în echipă o persoană căreia i se poate încredința o parte dintr-o afacere mare, care în timp poate înlocui cu ușurință liderul în negocieri sau alte evenimente importante. Totodată, șeful va avea timp să dezvolte strategii și tactici de promovare a companiei pe piață.

Mitul numărul 4. Dacă îl învăț, îl vor elimina. Frica de un astfel de lider este adesea justificată, dar asta vorbește doar despre lipsa de încredere în sine, în profesionalismul său. Această teamă îl împiedică pe liderul însuși să urce scara carierei. Problema încrederii în subordonați, alinierea corectă a comunicațiilor cu aceștia este problema creșterii morale a managerului șef.

Ce este delegarea de autoritate

Delegarea unor lucruri nu înseamnă doar a da o comandă pentru a le îndeplini, sau a semna un ordin, a transfera responsabilitatea executării către altul. Este important să stabiliți termenele limită pentru implementarea sarcinii, să furnizați toate materialele și resursele necesare pentru aceasta și să controlați execuția sarcinii. Scopul delegării- crearea unui flux de lucru eficient, în urma căruia toți angajații lucrează ca un singur mecanism, iar sarcinile care le sunt atribuite sunt îndeplinite eficient și rapid.

S-a inventat diviziunea muncii persoană inteligentăîn zorii industrializării societății, astfel încât eficiența muncii a crescut semnificativ, a devenit posibil dezvoltare rapida companiilor. Interschimbabilitatea trebuie să fie în orice echipă, în caz contrar, în circumstanțe de forță majoră, sau o vacanță planificată a unui angajat responsabil, munca în companie va fi paralizată.

A învăța să delegeți autoritatea înseamnă să vă asumați responsabilitatea pentru orice rezultat al muncii angajaților dvs., fiind pregătiți pentru faptul că la început s-ar putea să nu poată face munca la fel de bine ca un specialist. Cu toate acestea, experiența vine cu practică.

Subordonații știu sarcini curente a firmei si a domeniului de activitate al acesteia precum si a managerului, pentru a-l putea inlocui in cazul unei calatorii lungi de afaceri, boli sau vacanta? Își petrece o parte din timpul de lucru în activități de rutină pe care subordonații le pot îndeplini cu ușurință? Există o astfel de persoană în companie care să se mobilizeze rapid dacă este necesar și să preia o parte din muncă? Are liderul suficient timp pentru asistență socială serioasă?

Viitorul companiei, mâine: fie înflorirea, fie declinul depinde de răspunsurile la toate aceste întrebări. Managementul bine construit al timpului este o parte a proceselor de afaceri, una dintre componentele principale ale prosperității unei companii, iar delegarea inteligentă ocupă locul cel mai important aici.

Învățarea de a delega autoritatea

Primul pas înainte ca managerul să decidă să delege o parte din sarcini va fi Clădind încrederea cu subalternii. Pentru a face acest lucru, vă puteți încredința mai întâi niște lucrări minore, neobișnuite acest angajatși verificați implementarea acestuia. Înainte de aceasta, este necesar să fie precis formula scopul delegării, discutați resursele necesare și stabiliți termene realiste, clare. Așa se face că părinții le oferă copiilor posibilitatea de a crește: pas cu pas, le încredințează niște noi treburi casnice pentru ei, îngrijind animalele.

Următorul pas va fi alegerea artistului. Succesul muncii atribuite depinde de cât de precis este selectat angajatul. Un lider înțelept știe probabil cine din echipă ia inițiativa și este pregătit pentru creșterea carierei. Un alt criteriu de selectare a unui interpret este volumul de muncă al tuturor angajaților: nu poți încredința o chestiune importantă sau urgentă celor care au deja suficientă muncă zilnică.

După ce un angajat este înzestrat cu anumite drepturi de a îndeplini o misiune sau o muncă, este necesar să-i oferim posibilitatea de a-și exprima toate presupunerile, temerile, îndoielile, clarificările cu privire la această problemă. Așa se cultivă un climat de încredere în echipă, se formează o echipă.

Aruncarea noilor veniți în lacună, testarea lor pentru profesionalism, testarea rezervelor interne, este miop: orice persoană are nevoie de timp pentru a se adapta la noile condiții de muncă. Pentru a evita reproșurile în cultivarea „favoriților”, este mai bine să delegați părți din muncă diferiților subordonați, stabilindu-le termene limită și acordându-le acestora avea nevoie de ajutor. Dacă echipa nu are acei angajați care ar putea îndeplini sarcina, este necesar să căutați specialiști în outsourcing, să contactați partenerii de afaceri.

Exemplu din practica mea. Necesitatea de a pregăti personal nou în formarea departamentului de vânzări a fost de multă vreme copt pentru o companie care oferă servicii de creare de site-uri web. Personalul a fost recrutat, dar munca nu a mers nici zdruncinat, nici nu a decurs. Director adjunct de marketing CEO sarcina a fost de a oferi noilor veniti instruire despre produse și de a preda tehnici de vânzare. Pentru că deputatul directorul nu avea abilitățile de a conduce instruiri și de a pregăti personalul, două luni de studiu s-au încheiat cu un eșec total: compania se scufunda încet, vânzările erau slabe, neregulate, chiria birourilor, salariile și impozitele angajaților consumau toate profiturile.

Directorul a delegat autoritatea de a instrui personalul unui antrenor profesionist de afaceri în baza unui acord de servicii plătite. Timp de trei luni, echipa a fost instruită în practicile de negociere, etapele și secretele vânzărilor, a studiat temeinic un produs complex. A trecut un an de atunci. Astăzi este o companie lider pe piața locală pentru construcția de site-uri și promovarea acestora pe internet. Fiecare trebuie să-și facă treaba.

Ajutorul consultanților independenți poate fi potrivit atunci când firma nu are un specialist de profil restrâns, când Evaluare obiectivă activități, când are loc planificarea pe termen lung, când timpul, banii și alte resurse sunt economisite pentru o sarcină mai importantă.

De îndată ce este selectat un angajat sau un expert independent, este necesar să îi stabiliți foarte clar o sarcină, specificând limitele autorității și încrederii, timpul și remunerația, tipurile și termenii de control, criteriile pentru un anumit rezultat prin care dvs. poate evalua obiectiv atins. Toate acordurile trebuie cu siguranță scrise: cuvântul rostit tinde să distorsioneze informațiile.

După ce sarcina este delegată, este important să acordați timp pentru finalizarea acesteia, fără a trage angajatul peste fleacuri, fără a-l înlocui cu diferite etape sarcina, oferind suport adecvat in cazul de urgență. Un lider inteligent este important rezultat final, nu procesul în sine. Puteți conveni în prealabil cu angajatul asupra ce probleme și la ce oră se poate consulta cu managerul. În plus, angajatul trebuie să fie prevazuta cu tot ce este necesar: resurse financiare și temporare, tehnice, de transport și logistice pentru finalizarea sarcinii.

Necesar motiva un angajat a îndeplini sarcina dificila moral si financiar. Dacă sarcina este inutilă și goală, angajatul se poate simți lipsit de valoare. O femeie manager și-a desemnat în mod constant șoferul să-și plimbe câinele de companie. Dintr-o astfel de „sarcină”, angajatul a dezvoltat un complex de „sclav”, un servitor de casă.

De îndată ce sarcina este finalizată, este necesar să se efectueze o revizuire a muncii efectuate, care este de obicei evaluată împreună cu angajatul. Este important să înțelegem cât de complet și eficient s-a desfășurat munca, ce a dat delegarea către angajat, în ce mod și-a atins obiectivele, dacă a respectat termenele. Dacă munca atribuită este făcută perfect, cu siguranță ar trebui să-i exprimați recunoștința angajatului, să notați succesul acestuia și creștere profesională. Puteți compara realizările sale cu standardele corporative interne acceptate, încurajați-l să o facă intalnire generala, recunoaștere expresă printre alți subordonați, solicită remunerație conducerii superioare. Orice victorie trebuie asigurată.

Dacă munca nu este făcută așa cum ar trebui, trebuie să înțelegeți motivele eșecului, fără critici dure și insulte. Cel mai probabil asta greseala strategica lider în alegerea unui interpret. Trebuie să lucrăm împreună pentru a dezvolta un plan de acțiune pentru eliminare consecințe nedorite din munca proasta.

Un alt dezavantaj este revenirea delegării, așa se numește situația în care un angajat care nu a reușit să ducă la bun sfârșit sarcina încearcă să-și returneze sarcinile managerului. Este necesar să se suprima în mod deschis astfel de încercări, să se ofere toată asistența posibilă subordonatului, dar să nu-și facă munca pentru el. Ajută să vezi problema problema de nerezolvat defalcarea întregului proces în componentele sale. Cu toate acestea, fiecare trebuie să-și facă treaba.

Abilitățile de delegare și creșterea încrederii în subordonați se dezvoltă odată cu experiența, în practică, de la simplu la complex. Dând sarcini subordonaților săi în etape, liderul crește odată cu ei, devine manager profesionist.

Beneficiile delegării

Angajații încep să dea dovadă de inițiativă, se formează o singură echipă, care nu se teme de sarcini serioase.

Între lider și subordonați se cultivă o atmosferă de încredere.

Toate obiectivele încep să fie atinse în condiții mai confortabile.

Economii sporite în cheltuielile cu resursele umane datorită interschimbabilității angajaților.

Managerul eliberează timp pentru a rezolva probleme globale.

Nu totul poate fi delegat subordonaților tăi: toate problemele care se referă la interiorul și politica externa companie, obiectivele ei strategice, managementul personalului, problemele salariale, motivarea angajaților, sarcini de importanță deosebită sau secrete de care depinde viitorul companiei, acele sarcini care vor dura mai mult să explice decât să le explice. execuție independentă, nu poate fi delegat.

Graba, blocajele de rutină în muncă, angajarea veșnică a liderului, care rămâne mulți ani fără vacanță, teama de a lăsa echipa fără „cap” sunt simptomele unei boli grave de birou numită presiunea timpului. În spatele tuturor acestor lucruri se află gestionarea ineptă a timpului, sau mai degrabă, a lui absență completă. Nu poate exista decât o singură rețetă de recuperare - să înveți să delegi o parte din muncă, să ai mai multă încredere în angajații tăi. Până la urmă, de ce au fost angajați?

revitaliza climatul psihologicîntr-o echipă, după ce ați învățat să setați în mod competent și clar sarcinile subordonaților dvs., puteți să le delegați unele dintre propriile puteri și, prin toate mijloacele, să faceți un „debriefing” după finalizarea muncii.

Delegarea muncii în afaceri este esențială. Aceasta este cea mai importantă abilitate pentru orice om de afaceri. Fără această abilitate cheie, este imposibil să construiești o afacere în creștere. În acest articol, vom lua în considerare 3 opțiuni pentru delegare.

Când am început primii pași în delegare, am întâlnit o problemă. Nu știam cui ar fi mai bine să-mi încredințez sarcina, cum să o fac corect și ce preț să percep pentru ea.

Prin urmare, să analizăm acum cui ne putem delega munca:

1. Delegare către liber profesioniști. Dacă afacerea ta este pe internet, atunci freelancerii sunt indispensabili. Le poți delega orice sarcină, mai ales una tehnică: realizarea unui site web, landing page, banner, articole etc. Freelanceri pot fi găsiți pe diverse servicii specializate precum , de exemplu. Personal, sunt multumit de acest serviciu si va sfatuiesc sa il folositi.

2. Delegare la companii. De exemplu, un Call Center poate să-și asume responsabilitatea de a răspunde la apelurile primite. Sunt companii care pun la punct publicitate contextuală, publicitate de țintire etc. Există și servicii grozave de contabilitate, de exemplu. Acesta este un serviciu minunat care vă va scuti de tot felul de probleme contabile plictisitoare și vă va economisi până la 200.000 de ruble.

3. Angajarea propriului personal. Dacă ați crescut deja în afaceri și aveți un venit stabil, atunci poate fi cea mai bună opțiune să vă creați propriul personal, de exemplu. angaja muncitori. Mai mult, nu este necesar să închiriezi un birou, mai ales dacă afacerea ta este pe internet. Poți să iei lucrători la distanță, să le pui un salariu și totul va fi bine.

Acum să vedem cum să delegăm corect în fiecare caz:

1. Chiar și un școlar poate delega liber profesioniștilor. Desigur, trebuie să alegi persoana potrivită care îți va face treaba. Iată câteva sfaturi despre cum să alegi un freelancer bun:

• Dacă ai destul sarcină dificilă, de exemplu, crearea de publicitate contextuală, apoi acordați atenție experienței unui freelancer. Alegeți pe cineva specializat în realizarea unor astfel de reclame și nu în orice.

• Acordați atenție recenziilor lăsate de alți angajatori.

• Dacă sarcina este simplă, de exemplu, să găsești ceva pe Internet, să trimiți un anumit număr de reclame, să lași comentarii undeva etc., atunci o poți delega și unui freelancer fără experiență. Va fi mai ieftin și nu va afecta calitatea.

2. Delegarea către companii este chiar mai ușoară decât pentru freelanceri. Dar la fel ca în cazul liber profesioniștilor, trebuie să acordați atenție recenziilor și recomandărilor. De asemenea opțiune bună vor fi recomandări de la prietenii tăi care au apelat deja la serviciile unei companii.

3. Delegare către personalul dumneavoastră. Recrutați-vă angajații bază permanentă, ceva mai complicat decât în ​​cazurile anterioare. Începe cu mic. Pentru început, puteți delega apelurile prin telefon, de exemplu. Vei dobândi experiență, vei înțelege cum să întocmești contracte, la ce documente trebuie trimise Fond de pensie etc. Apoi, ținând cont de toate greșelile tale, poți începe să angajezi următorii muncitori. Subiectul creării propriului personal de muncitori este destul de extins și cu mai multe fațete, așa că acum nu vom intra în detalii despre această problemă.

Ce preț să plătești:

1. Freelancerii sunt simpli. Aceasta este cea mai bugetară forță de muncă, mai ales dacă aveți un freelancer începător. Începătorii pot lucra chiar și gratuit, pentru o recenzie. În alte cazuri, vezi prețul mediu pe piata si pune un pic mai putin :) Si sa ma ierte dragutii freelanceri.

2. E și mai ușor cu companiile. Ei își stabilesc propriile prețuri pentru serviciile lor. Sarcina ta este să alegi cea mai potrivită opțiune.

3. Cu delegare către personalul dumneavoastră, puteți atribui un salariu procentual sau un salariu fix. Pentru începători, prima opțiune este perfectă. De exemplu, ai angajat o persoană care să sune clienții care au comandat ceva de la tine. Îți poți plăti angajatului 15% din aplicațiile plătite. Deci va fi motivat să lucreze bine. Vândut - bani câștigați, nu vânduți - fără bani. Totul este foarte simplu :)

Așadar, astăzi am vorbit despre cum să delegam munca. Sper că înțelegi că nu este atât de greu. În plus, delegarea este cea mai importantă abilitate pentru eficacitatea personală a oricărui om de afaceri. Fără ea, NU vei construi o afacere scalabilă care nu numai că va rămâne stabilă, ci și se va dezvolta.

P.S. Scrieți în comentarii dacă aveți experiență în delegare.

Citeste si

Delegarea este una dintre abilitățile de bază ale eficienței personale. Fără această abilitate, afacerea ta NU se va putea extinde și crește. Dar nu e obligatoriu...

Ce poate fi delegat și ce nu? Cui pot delega și cui este mai bine să deleg? Cum să o faci în așa fel încât să nu te îndoiești de rezultat? Ar trebui delegată responsabilitatea? Ce metode de control sunt cele mai eficiente cu cel mai mic timp și efort? Există reguli de delegare care sunt potrivite „pentru toate ocaziile”?

Aceste întrebări sunt de interes pentru fiecare manager - de la șeful departamentului până la președintele companiei. Sunteți interesat de răspunsurile la aceste întrebări din două motive:
- in primul rand ai si subordonati;
- în al doilea rând, de foarte multe ori te găsești „între două focuri” când situatii conflictualeîntre lider și subordonați. Mai mult, cel mai adesea este vorba despre eșecul subordonaților de a îndeplini orice sarcini sau sarcini.

Deci, să ne uităm mai întâi la secvența pașilor din procesul de delegare:


Pasul 1: Definirea scopului (ce vreau să obțin ca rezultat) și a sarcinilor (ce ar trebui făcut mai exact pentru asta?). De asemenea, este de dorit să stabilesc în prealabil „prețul de emisiune” - cantitatea de resurse pe care trebuie/sunt de acord să o investesc;

Pasul 2: Determinarea executantului - cel care poate face față sarcinii;

Pasul 3: Stabilirea unei sarcini SMART pentru contractant, inclusiv definirea metodelor, formularelor și termenelor limită pentru raportare;

Pasul 4: Obținerea confirmării de la executant că sarcina, gradul ei de importanță și prioritate, precum și cerințele pentru rezultat sunt înțelese corect;

Pasul 5: Coordonarea cu executantul a resurselor necesare/alocate si a termenelor limita. Dacă este necesar, ajustați resursele și calendarul. Obținerea consimțământului de la interpret (este de dorit să se clarifice dacă „da” lui înseamnă că „va încerca să facă” sau că „garantează să facă” până la o dată dată). Este recomandabil să vă asigurați că interpretul notează (cel mai bine în planificatorul său săptămânal) data execuției;

Pasul 6: Alocarea resurselor necesare și delegarea competențelor necesare;

Pasul 7: Asigurarea motivarii/stimularii interpretului;

Pasul 8: Monitorizarea/controlul rezultatelor intermediare (uneori, la nevoie - controlul procesului);

Pasul 9: Dacă este necesar, coaching/instruire a interpretului sau asistență în performanță. LA cazuri excepționale- deplasarea (în avans) a termenelor de finalizare a sarcinii sau ajustarea cerințelor pentru rezultat;

Pasul 10: Măsurarea rezultatului final;

Pasul 11: Oferirea feedback-ului interpretului cu privire la rezultat. Determinarea în comun a motivelor discrepanței dintre rezultat și cerințele-așteptări, analiza dificultăților în procesul de implementare, identificarea factorilor care au împiedicat sau au ajutat în proces. Hotărând împreună ce se va face diferit (și cum) data viitoare;

Pasul 12: Încurajarea interpretului pentru respectarea cerințelor/așteptărilor;

Și acum răspundeți pe scurt, dar clar, la o serie de întrebări care apar în procesul de efectuare a acestor pași.

1. Cine ar trebui să delege?
Orice persoană care are o astfel de oportunitate, de ex. au subordonati. Un bun manager/lider este o persoană care „distribuie” cu succes sarcinile subordonaților și creează condiții propice implementării acestora;

2. Cui poate/ar trebui să fie delegată sarcina?
Un subordonat care are cunoștințele, abilitățile, abilitățile, experiența necesare, adică va fi capabil să facă față sarcinii. Foarte des, sarcinile sunt delegate unui executant cu cunoștințe, experiență și capacitate insuficientă de a finaliza sarcina, astfel încât executantul să-și dezvolte și să-și ridice nivelul. Într-un astfel de caz, vor fi necesare mai multe puncte de control intermediare, monitorizare mai frecventă și, eventual, asistență sau consiliere din partea managerului.

Cu cât sunteți mai încrezător în abilitățile și experiența executantului (în special în experiența de a îndeplini exact aceleași sarcini înainte), cu atât mai puțin timp va trebui să petreceți explicând sarcina și cerințele pentru rezultat, explicând sau discutând / căzând de acord asupra cum va fi îndeplinită sarcina.

3. Cum să alegi executantul potrivit pentru sarcina delegată?
Există două opțiuni - pasiv și activ. Cu pasiv, selectezi un subordonat cu un relevant experiența anterioară, prezenta cunoștințe necesareși aptitudini. Cu o abordare activă, alegi un subordonat care este cel mai motivat să performeze sarcina dată indiferent de experiență sau cunoștințe și aptitudini. În orice caz, este întotdeauna de dorit să delegați sarcina unui subordonat „gânditor”, adică unui subordonat care este capabil să vadă sarcina într-un mod complex, să înțeleagă de ce este efectuată, cum va afecta alte procese în Compania. Un astfel de subordonat va putea întotdeauna să accepte decizia corectă pentru apariţia unor alternative în timpul executării sarcinii.

Pentru a fi sigur că alegi persoana potrivita pentru o sarcină foarte complexă și responsabilă/importantă, îi poți încredința o „sarcină pilot” preliminară – o sarcină la fel sau mai puțin dificilă și mai puțin importantă. Dacă/când el sau ea finalizează sarcina, veți putea verifica alegerea corectă sau vă veți schimba alegerea.

În unele cazuri, ar trebui să-l întrebați pe subordonat despre cum intenționează să îndeplinească sarcina, pentru a vă asigura că a înțeles corect sarcina și că o va putea duce la bun sfârșit.

4. Ce poate și ce ar trebui delegat?
TOTUL poate și trebuie delegat! Și în primul rând acele sarcini cărora un subordonat poate face față mai bine decât tine sau la un cost mai mic.

5. Ce nu poate fi delegat?
Este mai ușor să enumerați ceea ce nu poate fi delegat: recompensarea și pedepsirea altor subordonați, sarcini neplăcute și delicate, sarcini pentru care subordonatul nu are suficiente resurse sau autoritate.

6. Delegat? Deci, ce urmează? - Monitorizarea executiei sarcinii.
Cea mai frecventă greșeală făcută de manageri este să presupună că procesul de delegare s-a încheiat în momentul stabilirii sarcinii. De fapt mai trebuie întreprinși câțiva pași pentru a asigura conformitatea:

Furnizați necesarul resurse, inclusiv informație, inclusiv asistenți dacă este necesar;

Furnizați necesarul pentru finalizarea sarcinii puterile;

Furnizați motivare la indeplinirea sarcinii, adica sa faca indeplinirea sarcinii si atingerea rezultatului de dorit si important pentru subordonat;

obține acord subordonat, adică să se asigure că s-a angajat să ducă la bun sfârșit sarcina și să obțină rezultatul până la data convenită și să garanteze îndeplinirea acestei obligații;

În unele cazuri poate fi necesar clarificare la subordonat Sunt termenele realiste?ținând cont de volumul de muncă actual și viitor, există „ferestre” în planuri pentru neprevăzut și dacă se ține cont de eventuale „forțe majore” care pot interveni;

- a controlaîndeplinirea sarcinii - atingerea unor rezultate intermediare (în cazul în care se stabilește o sarcină complexă pe termen lung);

- a da părere rezultate si analizaîmpreună cu subordonatul rezultă aceste rezultate (atât în ​​cazul îndeplinirii tuturor cerințelor-obligații, cât și în cazul neîndeplinirii - sarcină deosebit de dificilă pe termen lung).

„Densitatea” controlului asupra executării sarcinii depinde foarte mult de experiența subordonatului, de claritatea sarcinii și de motivația executantului. Dacă totul este în regulă cu acești factori, practic puteți delega controlul interpretului însuși, iar managerul ar trebui să exercite un control minim. Dacă unul dintre factori nu este în regulă, este necesar un control mai activ și mai frecvent. În oricare dintre cazuri, atât pentru autocontrol, cât și pentru control, este necesar să se determine mai multe rezultate intermediare cu date clare pentru raportarea acestora. În acest caz, veți putea identifica problemele cu sarcina în avans și veți lua măsuri la timp.

7. Motivație și stimulente pentru delegare.
Este foarte important pentru noi nu doar să încredințăm cuiva o sarcină, ci și să fim siguri că aceasta va fi dusă la bun sfârșit, că nu trebuie să ni se amintească, să ne îngrijoreze, să fim monitorizați constant. Pentru aceasta, este necesar ca executorul însuși să fie interesat de implementarea sarcinii delegate și de obținerea acestui rezultat specific.

Te poti interesa ca proces:
- sarcina interesanta,
- comunicarea cu oameni interesanți,
- munca creativa,
- adăugarea de varietate la lucru
- se asigură o autonomie mai mare pentru îndeplinirea acestei sarcini, gradul de responsabilitate crește (deși în unele cazuri gradul de responsabilitate poate fi și un demotivator!);
- posibilitatea de a dobândi noi experiențe și cunoștințe, conexiuni, reputație,
- o oportunitate de a-ți încerca mâna,

asa de rezultat:
- importanta rezultatului pentru companie si colegi,
- importanta pentru viitorul celor mai subordonati,
- recompensa in caz de realizare,
- amenda/pedeapsa in caz de nerespectare,
- Carieră ca urmare a îndeplinirii unei sarcini sau a unei serii de sarcini etc.

De fapt, pentru a-ți asigura interesul pentru rezultat, delegi responsabilitatea (atât pozitivă, cât și negativă) pentru acest rezultat.

8. Motive pentru nerealizarea unei sarcini delegate

Sarcina nu a fost finalizată. Uneori se întâmplă. Acum cel mai important este să analizați motivele nerespectării și să țineți cont de ele pentru viitor.

Executarea sarcinii delegate depinde nu mai puțin de conducător decât de subordonat. Prin urmare, nu vă grăbiți să certați subordonatul...

Se crede că, pentru ca sarcina să fie finalizată, este important să vă asigurați următoarele atunci când o setați:

O înțelegere clară a rolului interpretului: ce se așteaptă de la el/ea, ce ar trebui făcut și cum, în ce interval de timp, cu ce resurse și puteri, care ar trebui să fie rezultatul și ce cerințe îi sunt impuse;

Capacitatea subordonatului de a îndeplini acest rol, adică disponibilitatea cunoștințelor, abilităților, experienței, fizice și fizice necesare. capacitate mentalaÎn sfârșit, puterile;

Motivația pentru a îndeplini acest rol este dorința de a performa sarcina datăși obține rezultate. Motivația poate fi asigurată atât de sarcina în sine, cât și de stimularea suplimentară;

„Condiții de lucru” necesare - echipamente, calculatoare, consumabile, tehnologie, informații, timp...

Dacă sarcina nu este finalizată, nu ezitați să căutați motivul într-unul dintre elementele enumerate. Sau, cel mai probabil, mai multe deodată...

Și în sfârșit, zece reguli, care nu pretind a fi complete, care trebuie luate în considerare în procesul de delegare:

1) Delegați tot ce este posibil! Nu vă fie teamă să delegeți totul. Rolul managerului modern este tocmai acela de a delega totul și de a asigura cele mai bune conditiiîndeplinirea acestor sarcini;

2) Nu delegați niciodată autoritate fără responsabilitate pentru rezultatele utilizării lor. Nu delegați niciodată responsabilitatea pentru un rezultat fără autoritatea necesară și suficientă pentru a-l influența;

3) Ajută-l întotdeauna pe subordonat să înțeleagă ce i se cere, care sunt cerințele pentru rezultat, care sunt restricțiile, cum să ducă la bun sfârșit sarcina etc. La urma urmei, este important pentru tine nu numai să DAI o comandă, dar este și mai important ca aceasta să fie LUATĂ și EXECUTATĂ!

4) Dezvoltați subordonații, acordați-le sarcini mai complexe și mai responsabile de fiecare dată. Dezvoltați-le pentru a reduce treptat intensitatea controlului și a simplifica explicațiile și procesul de delegare în sine;

5) Subordonatul de foarte multe ori ȘTIE mult mai bine decât tine cum să ducă la bun sfârșit sarcina, dar îi este mult mai greu să determine CE trebuie făcut;

6) Întotdeauna este mai bine să știi din timp despre probleme, greșeli, nerespectări, termene ratate - când nu este prea târziu pentru a lua măsuri corective. Pentru a face acest lucru, identificați cheia rezultate intermediare pe care subordonatul trebuie să le raporteze și pe care trebuie să le controlați;

7) Enunțarea neclară a sarcinii - primul pas către neîndeplinirea acesteia;

8) Oferiți întotdeauna subordonaților posibilitatea de a întreba din nou sau de a pune o întrebare de clarificare în cursul sarcinii - acest lucru va ajuta la economisirea multor timp și resurse;

9) Uită de expresia „e mai rapid să faci singur decât să explici cuiva”. Explicând o dată și petrecând astfel mai mult timp, îți vei economisi timpul pentru viitor - când subordonații o vor face singuri fără explicații;

10) Control mai bun– autocontrolul persoanei interesate!

Analizați-vă practica de delegare în conformitate cu algoritmul propus, regulile, recomandările și răspunsurile la întrebări urgente. Nu te supăra dacă ceva nu este în regulă. Principalul lucru este să faci măcar câteva pași concreti pentru a îmbunătăți situația având în vedere ceea ce tocmai ai citit...