चाहे आप किसी कंपनी के कार्यकारी निदेशक हों, प्रबंधक हों खुदरा बिक्रीया घर पर रहने वाले माता-पिता के रूप में, प्रतिनिधि बनने की क्षमता आपके व्यवसाय का अधिकतम लाभ उठाने के लिए सबसे महत्वपूर्ण कौशलों में से एक है। हालांकि, प्रतिनिधिमंडल है मुश्किल काम- आपको दृढ़ रहना चाहिए, लेकिन साथ ही उस व्यक्ति पर भरोसा करें जिसे आपने अपने कर्तव्यों को सौंप दिया है। यह लेख प्रतिनिधिमंडल के दौरान उत्पन्न होने वाली किसी भी चिंता को दूर करने में आपकी सहायता करेगा और प्रतिनिधिमंडल प्रक्रिया के माध्यम से आपको कुशलता और सम्मान के साथ मार्गदर्शन करेगा।

कदम

भाग 1

सही सोचो

अपने अहंकार को एक तरफ रख दो।प्रतिनिधिमंडल पर बड़ा मनोवैज्ञानिक ब्रेक यह निर्णय है कि "यदि आप चाहते हैं कि चीजें सही हों, तो इसे स्वयं करें।" आप दुनिया के एकमात्र व्यक्ति नहीं हैं जो यह अधिकार कर सकते हैं। आप इसे सही तरीके से करने वाले एकमात्र व्यक्ति "हो सकता है" इस पललेकिन अगर आप किसी को सिखाने के लिए समय निकालेंगे तो शायद वो भी ठीक से कर पाएगा। कौन जानता है - वे इसे आपसे (सपना!)

• तार्किक और वास्तविक रूप से सोचें - क्या आप यह काम स्वयं कर सकते हैं? क्या आपको जीवन भर अकेले काम करना होगा? क्या आपको अपने काम और अपनी सामान्य जिम्मेदारियों को संतुलित करने की आवश्यकता है? अगर ऐसा है, तो आपको शायद अपने कुछ काम सौंपने के लिए तैयार रहना चाहिए। चीजों को पूरा करने के लिए मदद की आवश्यकता के बारे में शर्मिंदा या अक्षम महसूस न करें - जब आपको इसकी आवश्यकता होती है तो सहायता प्राप्त करके आप वास्तव में "अधिक" कुशल कार्यकर्ता बन जाते हैं।

1. लोगों से स्वैच्छिक मदद की प्रतीक्षा करना बंद करें।यदि आप अपना काम नहीं सौंपना चाहते हैं, तो आपके पास हो सकता है दूर्लभ मामलाशहीद सिंड्रोम - आप शायद अभिभूत हैं और आप अक्सर सोचते हैं कि लोग मेरी मदद करने की पेशकश क्यों नहीं करते हैं। अपने साथ ईमानदार रहें - जब दूसरे लोग मदद की पेशकश करते हैं, तो क्या आप सिर्फ विनम्र होने के लिए इसे ठुकरा देते हैं? क्या आप सोच रहे हैं कि वे "जोर" क्यों नहीं देते? क्या आपको लगता है कि अगर आप विपरीत स्थिति में होते, तो आप शायद बड़े जोश से मदद करते? यदि आपने "हां" का उत्तर दिया है, तो आपको अपनी स्थिति पर "नियंत्रण" रखने की आवश्यकता है। आपको जिस सहायता की आवश्यकता है उसे "प्राप्त करें" - इसके आपके पास आने की प्रतीक्षा न करें क्योंकि यह नहीं हो सकता है।

   • बहुत से लोग इस बात पर ध्यान नहीं देते हैं कि दूसरे क्या कर रहे हैं और उन्हें बदलने के लिए बहुत कुछ नहीं किया जा सकता है। अगर कोई मदद के लिए हाथ नहीं बढ़ाता है, तो किसी भी निराशा को दूर रखें, याद रखें कि अपनी जरूरतों को संप्रेषित करना अंततः आपकी जिम्मेदारी है।

2. मदद के लिए नकारात्मक अनुरोध न लें।बहुत से लोग मदद मांगते समय असहज महसूस करते हैं। आप दूसरों पर बोझ डालने के लिए दोषी महसूस कर सकते हैं, या आपको शर्म आ सकती है क्योंकि आपको लगता है कि (किसी कारण से) आपको सभी कामों को अपने दम पर संभालने में सक्षम होना चाहिए। आप बस अपने प्रयासों पर गर्व कर सकते हैं और इसे प्रमाण के रूप में देख सकते हैं कि आप नेक आदमी(शहीद सिंड्रोम की एक और अभिव्यक्ति)। अगर आपको लगता है कि मदद मांगना कमजोरी का एक रूप है, तो आपको "बिना देर किए" इस विचार से छुटकारा पाने की जरूरत है। वास्तव में, विपरीत सच है: सब कुछ खुद करने की कोशिश करना कमजोरी का संकेत है, इस अर्थ में कि यह इंगित करता है कि आपके पास अपनी क्षमताओं के बारे में यथार्थवादी दृष्टिकोण नहीं है।

   दूसरों पर भरोसा करना सीखें।यदि आप प्रतिनिधिमंडल से डरते हैं क्योंकि आपको नहीं लगता कि कोई और आपके जैसा काम कर सकता है, तो दो चीजें याद रखें: पहला, कि लगभग कोई भी पर्याप्त अभ्यास के साथ कुछ सीख सकता है, और दूसरा, दूसरा, कि आप शायद हैं उतना सार्वभौमिक रूप से प्रतिभाशाली नहीं जितना आप सोचते हैं कि आप हैं। काम सौंपकर, आप न केवल अपने लिए समय खाली करते हैं - आप अपने सहायक को नए कौशल सीखने या नए प्रकार के कार्यों को करने का मौका भी देते हैं। धैर्य रखें - पर्याप्त समय दिए जाने पर, आपका सहायक शायद आपके जैसे ही प्रत्यायोजित कार्य को पूरा करने में सक्षम होगा। यदि आप जिस कार्य को सौंपने की योजना बना रहे हैं वह "बहुत" महत्वपूर्ण नहीं है, तो आपका सहायक समय के साथ इसे अच्छी तरह से करना सीख सकता है। यदि कार्य "बहुत महत्वपूर्ण" है, तो उसे सौंपने से पहले दो बार सोचें!

   • यहां तक ​​​​कि अगर आप सबसे अच्छा काम कर रहे हैं जिसे आप सौंपने जा रहे हैं, तो महसूस करें कि काम सौंपने से आप उसी समय अन्य काम कर पाएंगे। यदि आप हैं सबसे अच्छा कार्यकर्ताकार्यालय में हार्ड ड्राइव को असेंबल करने का अपेक्षाकृत नीरस कार्य कर रहे हैं, लेकिन आपके पास तैयार करने के लिए एक महत्वपूर्ण प्रस्तुति है, एक इंटर्न को कार्य सौंपना तर्कसंगत होगा। आपके लिए कठिन, जटिल कार्यों को प्राथमिकता देना बेहतर है - जब आपके पास करने के लिए अधिक महत्वपूर्ण कार्य हों, तो सरल, दोहराए जाने वाले कार्यों को बेझिझक सौंपें।

   भाग 2

   प्रभावी प्रतिनिधिमंडल

   1. ज़मीन से ऊपर उठें।पहला कदम सबसे कठिन है, लेकिन यह सबसे महत्वपूर्ण है। आपको अपने आप पर काबू पाना चाहिए और किसी से आपकी मदद करने के लिए कहना चाहिए (या, यदि आप बॉस हैं, तो किसी को आपकी मदद करने के लिए "आदेश" दें।) ऐसा करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें - जब तक आप विनम्र, दयालु और व्यवहार कुशल हैं, तब तक कोई भी आपकी मदद नहीं करेगा। मदद के लिए सिर्फ (या आदेश) मांगने के लिए आपसे असभ्य। अपने अनुरोध की गंभीरता को बनाए रखते हुए व्यवहार कुशल और विचारशील होने का प्रयास करें।

      • यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि किसी को आपके लिए कुछ काम करने के लिए कैसे कहा जाए, तो अपने विचारों को छोटा और मधुर रखने का प्रयास करें। कुछ ऐसा कहो, “अरे, क्या मेरे पास एक मिनट हो सकता है? क्या आप मुझे अभी प्राप्त हुई हार्ड ड्राइव के बड़े ढेर को इकट्ठा करने में मदद कर सकते हैं। मैं यह नहीं कर सकता क्योंकि मैं आज कार्यालय में नहीं रहूँगा। क्या आप मेरी मदद कर सकते हैं?" अपने सहायक पर दबाव न डालें, लेकिन सुनिश्चित करें कि वह पहचानता है कि उसकी मदद की "ज़रूरत" है।
      • पूछो और आप (शायद) प्राप्त करेंगे। अशिष्ट और धक्का-मुक्की के डर से प्रतिनिधि बनने से न डरें। इसे दूसरी तरह से देखें - अगर लोग आपसे कुछ करने के लिए कहें तो आपको कैसा लगेगा? क्या आप नाराज और नाराज होंगे? या आप (आमतौर पर) मदद करने में खुश हैं? शायद आखिरी वाला!

   2. अस्वीकृति को व्यक्तिगत रूप से न लें।कभी-कभी लोग आपकी मदद नहीं कर पाते - यह दुखद है, लेकिन यह सच है। यह हो सकता है विभिन्न कारणों से- सबसे आम बात यह है कि आप जिस व्यक्ति से पूछ रहे हैं, वह अपने में बहुत व्यस्त है अपना काम. इसे व्यक्तिगत रूप से न लें - सिर्फ इसलिए कि कोई इस समय आपके लिए कुछ नहीं कर सकता (या नहीं करेगा) इसका मतलब यह नहीं है कि वह आपके साथ बुरा व्यवहार कर रहा है। आमतौर पर इसका मतलब यह होता है कि वह या तो व्यस्त है या आलसी - इससे ज्यादा कुछ नहीं।

      • यदि आपको मना किया जाता है, तो विचार करें विभिन्न प्रकार- आमतौर पर आप विनम्रता से लेकिन दृढ़ता से जोर दे सकते हैं कि आपको वास्तव में इस व्यक्ति की मदद की ज़रूरत है (यह विशेष रूप से तब लागू होता है जब आप मालिक हैं या अन्य अधिकार रखते हैं), आप किसी और से पूछने का प्रयास कर सकते हैं, या आप स्वयं काम कर सकते हैं। यदि आपको वास्तव में सहायता की आवश्यकता है, तो विकल्प एक और/या दो को आज़माने से न डरें!

   3. लक्ष्य को सौंपो, रास्ता नहीं।ये है मुख्य बिंदुनानी या सूक्ष्म प्रबंधक बनने के लिए नहीं। अपने अपेक्षित परिणामों के लिए स्पष्ट मीट्रिक सेट करें, उस व्यक्ति को दिखाएं कि आप इसे कैसे कर रहे हैं, लेकिन उन्हें बताएं कि जब तक यह अच्छी तरह से किया जाता है और समय पर पूरा किया जाता है, तब तक वे किसी भी तरह से काम कर सकते हैं। उन्हें न केवल सीखने के लिए, बल्कि प्रयोग करने और नया करने के लिए पर्याप्त समय दें। उन्हें रोबोट की तरह प्रशिक्षित न करें; उन्हें ऐसे व्यक्तियों के रूप में प्रशिक्षित करें जो प्रक्रिया को सीख और सुधार सकते हैं।

      • यह स्मार्ट भी है, क्योंकि यह आपके समय को आसान बनाता है और आपकी नसों को शांत करता है। आप अपने खाली समय का उपयोग किसी और महत्वपूर्ण चीज़ के लिए करना चाहते हैं, बिना इस बात की लगातार चिंता किए कि आपका सहायक कैसे प्रगति कर रहा है। याद रखें कि आपने इस काम को "कम" तनावग्रस्त होने के लिए सौंपा है, न कि "अधिक" के लिए।

   4. अपने सहायक को प्रशिक्षित करने के लिए तैयार रहें।आपको अपने सहायक को यह सिखाने के लिए लगभग हमेशा कुछ समय अलग रखना चाहिए कि आपने उसे जो कार्य सौंपा है, उसे कैसे पूरा किया जाए, भले ही वह काफी सरल हो। याद रखें कि जो प्रक्रियाएँ आपको सीधी और सरल लगती हैं, वे उन लोगों के लिए इतनी सरल नहीं हो सकती हैं जिन्होंने पहले कभी इसका सामना नहीं किया है। न केवल अपने सहायक को उस मामले के बारे में बताने के लिए तैयार रहें, जो आपने उसे सौंपे हैं, बल्कि उसके किसी भी प्रश्न का धैर्यपूर्वक उत्तर देने के लिए भी तैयार रहें।

      • एक समझदार दीर्घकालिक निवेश के रूप में एक सहायक को प्रशिक्षण देने में लगने वाले समय पर विचार करें। एक सहायक को किसी कार्य को सही ढंग से करने के लिए प्रशिक्षित करने के लिए थोड़ा समय लेने से, आप भविष्य के लिए समय बचाते हैं जो अन्यथा उसकी गलतियों को सुधारने में खर्च किया जाएगा।

   5. कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक संसाधन आवंटित करें।किसी कार्य को पूरा करने के लिए आपके पास आवश्यक संसाधन हो सकते हैं, लेकिन हो सकता है कि कार्य सौंपे गए व्यक्ति की उन तक पहुंच न हो। उदाहरण के लिए, पासवर्ड से सुरक्षित डेटा, विशेष उपकरण और कुछ उपकरण इस कार्य के लिए महत्वपूर्ण हो सकते हैं, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपके सहायक के पास वह सब कुछ है जो उसे कार्य पूरा करने के लिए चाहिए।

      महसूस करें कि आपका सहायक एक समय में केवल एक ही काम कर सकता है।जब आपका सहायक आपकी मदद कर रहा है, तो वह अपने सामान्य कर्तव्यों का पालन नहीं कर रहा है। यह मत भूलो कि, आपकी तरह, आपके सहायक के पास शायद है व्यस्त कार्यक्रम. अपने आप से पूछें - आपके काम को पूरा करने के लिए "वे" किस काम में देरी करेंगे या सौंपेंगे? सुनिश्चित करें कि आप इस प्रश्न का उत्तर जानते हैं जब आप किसी अन्य व्यक्ति को कार्य सौंपते हैं।

   6. धैर्य रखें।जिस व्यक्ति को आपने प्रत्यायोजित किया है, वह तब तक "गलतियाँ" करेगा, जब तक वह सीखता है नया कार्य. यह सीखने की प्रक्रिया का हिस्सा है। इसके लिए समय से पहले तैयारी करें। किसी कार्य को यह मानकर न सौंपें कि व्यक्ति अनुभव प्राप्त होने तक इसे पूरी तरह से करेगा। यदि कोई प्रोजेक्ट उस तरह से नहीं चल रहा है जैसा आप चाहते हैं क्योंकि आपका साथी आपके द्वारा उसे सौंपे गए "संपूर्ण" नए कार्य को पूरा करने में सक्षम नहीं है, तो यह आपकी गलती है, उसकी नहीं। अपने सहायक के लिए एक संरक्षक बनें, और प्रत्यायोजित कार्य उसके लिए एक पुरस्कृत अनुभव हो सकता है, बजाय इसके कि डरने की कोई बात हो।

      • जब आप किसी को कुछ करना सिखाते हैं, तो आप निवेश कर रहे होते हैं। यह आपको पहली बार में धीमा कर देगा, लेकिन में दीर्घावधियह उत्पादकता को छलांग और सीमा से बढ़ावा देगा, इसलिए पूरी प्रक्रिया को सकारात्मक और यथार्थवादी नोट पर देखें।

   7. संभावित कठिनाइयों के लिए तैयार रहें।एक बैकअप योजना बनाएं और कुछ गलत होने पर इसका उपयोग करने के लिए तैयार रहें। जानिए क्या होगा अगर काम समय पर या मानकों पर पूरा नहीं हुआ। बाधाएं और अप्रत्याशित समस्याएं किसी भी समय सामने आ सकती हैं, चाहे आप काम पर हों या घर पर - यहां तक ​​कि उपकरण भी कभी-कभी विफल हो जाते हैं। अपने प्रतिनिधि को बताएं कि अगर कुछ होता है, तो आप उसे समझेंगे और समय सीमा को पूरा करने में उसकी मदद करेंगे - मुसीबत के पहले संकेत पर उन्हें कार के पहियों के नीचे फेंक न दें।

      • यह एक स्वार्थी अर्थ में भी उचित है - यदि आपके प्रतिनिधि को डर है कि गलतियों के लिए उसे दोषी ठहराया जाएगा, तो उसके पीछे की तुलना में बहुत अधिक समय व्यतीत होगा वास्तविक पूर्णताकार्य।

   8. अपने सहायक का आभार व्यक्त करें जब वह इसके योग्य हो।यदि आपको अधिक से अधिक जिम्मेदारी लेने की आवश्यकता है तो किसी और को कार्य सौंपना आवश्यक है। हालांकि, यदि आप किसी कार्य को सौंपते हैं, अपने सहायक को उस पर कड़ी मेहनत करने के लिए छोड़ देते हैं, और फिर उसका सारा श्रेय लेते हैं, तो यह प्रतिकूल है। अपनी ओर से दूसरों के प्रयासों के लिए प्रशंसा और प्रशंसा व्यक्त करें।

      • जब भी किसी ऐसे कार्य के लिए आपकी प्रशंसा की जाए जिसे करने में आपकी सहायता की गई हो, तो अपने सहायक का नाम शामिल करना न भूलें।

   9. शुक्रिया कहें।"जब कोई आपके लिए कुछ करता है, तो उसे धन्यवाद देना महत्वपूर्ण है, उसकी मदद के महत्व को स्वीकार करें और सहायक को बताएं कि उसकी सराहना की जाती है। अन्यथा, आप कृतघ्न प्रतीत होंगे, भले ही आप न हों। याद रखें कि लोग आपके दिमाग को नहीं पढ़ सकते। लोग आपकी फिर से मदद करने की अधिक संभावना रखते हैं यदि वे सराहना महसूस करते हैं।

      • दयालु हों। एक सरल ईमानदार बयान जैसे "मैं तुम्हारे बिना यह नहीं कर सकता था!" बहुत कुछ लायक है। यदि इस व्यक्ति ने आपके लिए जो कार्य किया है, वह महत्वपूर्ण रहा है, तो आप उसके साथ भोजन, पेय, धन्यवाद कार्ड भी दे सकते हैं, या कोई छोटा सा उपहार खरीद सकते हैं।
   • उन कार्यों की सूची बनाएं जिन्हें आप किसी और को सौंपना चाहते हैं। अपनी इच्छा सूची में कुछ भी ठीक न करें। सब कुछ कागज पर उतारो और बाद में तय करो कि क्या लागू किया जा सकता है और क्या नहीं। आप इस बात से चकित होंगे कि आप अपने दम पर कितना कुछ कर सकते हैं कि कोई और आपकी मदद कर सकता है।

   चेतावनी

   • अप्रिय कार्यों को यह कहकर खारिज न करें कि आप उन पर एक एहसान कर रहे हैं। अगर उनके लिए नहीं है वास्तविक लाभअन्यथा दावा न करें। एक आदेश के साथ एक या अधिक कार्यों को पूरा करने के बाद "इसे" करना सबसे अच्छा है। यह आपको ईमानदारी से कहने की अनुमति देगा, "वॉल्ट, यह एक धन्यवादहीन काम है, लेकिन मुझे वास्तव में आपकी मदद की ज़रूरत है," या "लोरी, मैं वादा करता हूं कि अगर इससे कुछ निकलता है सकारात्म असरमैं आपको इसे महसूस कराने की पूरी कोशिश करूंगा। मुझे पता है कि यह कोई बड़ा काम नहीं है, लेकिन इसे करने की जरूरत है, और मुझे पता है कि मैं इसे करने के लिए आप पर भरोसा कर सकता हूं।" करने के लिए कई अप्रिय, धन्यवादहीन कार्य हैं; उन्हें करने का तरीका यह है कि जब क्रीम की नौकरियां आती हैं, तो आप उस व्यक्ति को नहीं भूलते जो आपका अच्छा दाहिना हाथ है।

प्रत्यायोजन - अधीनस्थों या सहकर्मियों को अधिकार, असाइनमेंट का हस्तांतरण। साथ ही, प्रक्रिया में न केवल मामलों का अनुवाद शामिल है, बल्कि उनके उचित निष्पादन की निगरानी भी शामिल है। हर कोई नहीं जानता कि कार्यों को सक्षम रूप से कैसे सौंपना है जो कोई और कर सकता है: पर्याप्त आत्मविश्वास नहीं है, झूठी विनम्रता हस्तक्षेप करती है, जिस से अनुरोध को संबोधित किया जा सकता है, उससे इनकार करने का डर, कोई भरोसा नहीं है। इस समय अधिक उत्पादक चीजें करते हुए दूसरों को साहसपूर्वक चीजों को कैसे सौंपना है, यह जानने के लिए कुछ मनोवैज्ञानिक रहस्यों को जानना महत्वपूर्ण है।

अनुचित प्रतिनिधिमंडल के बारे में गलत मिथक

मिथक #1. यदि आप अच्छा करना चाहते हैं - इसे स्वयं करें. इस तरह के रूढ़िवादिता कई पूर्णतावादी नेताओं से संक्रमित हैं, जो दृढ़ता से आश्वस्त हैं कि कंपनी में कोई भी उनसे बेहतर और तेज कुछ नहीं करेगा। इस तरह की गलतियाँ टीम की ओर से विश्वास की हानि, कंपनी के धीमे विकास और कर्मचारियों के एक गैर-पहल "कार्यालय प्लवक" में परिवर्तन से भरी हुई हैं।

मिथक संख्या 2। एक कर्मचारी का मूल्य जितना अधिक होता है, वह उतना ही अधिक काम करता है।. कार्य दिवस की समाप्ति के बाद काम में देरी, घर से काम करना, सप्ताहांत पर - कंपनी में अनपढ़ समय प्रबंधन के संकेतक, कर्मियों की मूर्खतापूर्ण नियुक्ति। एक कर्मचारी की व्यावसायिकता में न केवल उच्च-गुणवत्ता वाले काम के घटक होते हैं, बल्कि अपने दिन को सक्षम रूप से योजना बनाने की क्षमता भी होती है ताकि जल्दी की नौकरियों और अनियमित शेड्यूल में न फिसलें। हमेशा उत्कृष्ट स्थिति में रहने के लिए प्रत्येक कर्मचारी को अपने मुख्य कार्य से अपने खाली समय में एक अच्छा आराम करना चाहिए। भौतिक रूप. अन्यथा सिंड्रोम भावनात्मक जलनआपको इंतजार नहीं करवाएगा। "जो भी भाग्यशाली है - वे उस पर चलते हैं" नामक एक सामान्य प्रथा से बचना महत्वपूर्ण है।

मिथक #3. किसी को महत्वपूर्ण चीजें सौंपने के लिए. अधिक आकलन से भरा एक खतरनाक दृष्टिकोण खुद की सेना. टीम में हमेशा एक व्यक्ति होगा जिसे किसी बड़े सौदे का हिस्सा सौंपा जा सकता है, जो समय के साथ आसानी से नेता को बातचीत या अन्य महत्वपूर्ण घटनाओं में बदल सकता है। साथ ही, बॉस के पास बाजार में कंपनी को बढ़ावा देने के लिए रणनीति और रणनीति विकसित करने का समय होगा।

मिथक संख्या 4। अगर मैं इसे सीखता हूं, तो वे इसे हटा देंगे. ऐसे नेता का डर अक्सर जायज होता है, लेकिन यह केवल अपने आप में, अपने व्यावसायिकता में आत्मविश्वास की कमी की बात करता है। यह डर नेता को खुद चढ़ने से रोकता है कैरियर की सीढ़ी. अधीनस्थों में विश्वास का प्रश्न, उनके साथ संचार का सही संरेखण मुख्य प्रबंधक के नैतिक विकास का प्रश्न है।

प्राधिकरण का प्रतिनिधिमंडल क्या है

कुछ चीजों को सौंपना सिर्फ उन्हें पूरा करने का आदेश देना या किसी आदेश पर हस्ताक्षर करना नहीं है, निष्पादन की जिम्मेदारी दूसरे को सौंपना है। कार्य के कार्यान्वयन के लिए समय सीमा निर्धारित करना, इसके लिए आवश्यक सभी सामग्री और संसाधन प्रदान करना और कार्य के निष्पादन को नियंत्रित करना महत्वपूर्ण है। प्रतिनिधिमंडल का उद्देश्य- एक प्रभावी वर्कफ़्लो का निर्माण, जिसके परिणामस्वरूप सभी कर्मचारी एक ही तंत्र के रूप में काम करते हैं, और उन्हें सौंपे गए कार्य कुशलतापूर्वक और जल्दी से किए जाते हैं।

श्रम विभाजन का आविष्कार किया गया था समझदार आदमीसमाज के औद्योगीकरण के भोर में, इसलिए कार्य की दक्षता में काफी वृद्धि हुई है, यह संभव हो गया त्वरित विकासकंपनियां। किसी भी टीम में विनिमेयता होनी चाहिए, अन्यथा, अप्रत्याशित परिस्थितियों में, या एक जिम्मेदार कर्मचारी की नियोजित छुट्टी के तहत, कंपनी में काम पंगु हो जाएगा।

अधिकार सौंपना सीखने का अर्थ है अपने कर्मचारियों के काम के किसी भी परिणाम की जिम्मेदारी लेना, इस तथ्य के लिए तैयार रहना कि पहली बार में वे एक विशेषज्ञ के रूप में काम करने में सक्षम नहीं हो सकते हैं। हालांकि, अनुभव अभ्यास के साथ आता है।

क्या अधीनस्थों को पता है वर्तमान कार्यकंपनी और उसकी गतिविधि के क्षेत्र के साथ-साथ प्रबंधक, लंबी व्यावसायिक यात्रा, बीमारी या छुट्टी की स्थिति में उसे बदलने में सक्षम होने के लिए? क्या वह अपने काम के समय का कुछ हिस्सा नियमित काम पर खर्च करता है जिसे अधीनस्थ आसानी से कर सकते हैं? क्या कंपनी में कोई ऐसा व्यक्ति है जो जरूरत पड़ने पर जल्दी से जुटा सकता है और काम में हिस्सा ले सकता है? क्या नेता के पास गंभीर सामाजिक कार्यों के लिए पर्याप्त समय है?

कंपनी का भविष्य, उसका कल: या तो फलता-फूलता है या गिरावट इन सभी सवालों के जवाबों पर निर्भर करता है। अच्छी तरह से निर्मित समय प्रबंधन व्यावसायिक प्रक्रियाओं का एक हिस्सा है, जो कंपनी की समृद्धि के मुख्य घटकों में से एक है, और स्मार्ट प्रतिनिधिमंडल यहां सबसे महत्वपूर्ण स्थान लेता है।

अधिकार सौंपना सीखना

प्रबंधक द्वारा कार्यों के हिस्से को सौंपने का निर्णय लेने से पहले पहला कदम होगा भरोसा बनानाअधीनस्थों के साथ। ऐसा करने के लिए, आप पहले कुछ मामूली काम सौंप सकते हैं, असामान्य यह कर्मचारी, और इसके कार्यान्वयन की जाँच करें। इससे पहले, सटीक होना आवश्यक है प्रतिनिधिमंडल का उद्देश्य तैयार करना, आवश्यक संसाधनों पर चर्चा करें और यथार्थवादी, स्पष्ट समय सीमा निर्धारित करें। इस तरह माता-पिता अपने बच्चों को बड़े होने का मौका देते हैं: कदम दर कदम, वे उन्हें घर में उनके लिए कुछ नया काम सौंपते हैं, जानवरों की देखभाल में।

अगला कदम होगा कलाकार की पसंद. सौंपे गए कार्य की सफलता इस बात पर निर्भर करती है कि कर्मचारी का चयन कितना सही है। एक बुद्धिमान नेता शायद जानता है कि टीम में से कौन पहल करता है और करियर के विकास के लिए तैयार है। एक कलाकार के चयन के लिए एक अन्य मानदंड सभी कर्मचारियों का कार्यभार है: आप एक महत्वपूर्ण या जरूरी मामला उन लोगों को नहीं सौंप सकते जिनके पास पहले से ही पर्याप्त दैनिक कार्य है।

एक कर्मचारी को असाइनमेंट या काम करने के लिए कुछ अधिकारों के साथ संपन्न होने के बाद, उसे इस मुद्दे के बारे में अपने सभी अनुमानों, आशंकाओं, संदेहों, स्पष्टीकरणों को व्यक्त करने का अवसर देना आवश्यक है। इस तरह टीम में भरोसे का माहौल बनता है, टीम बनती है।

नवागंतुकों को खामियों में फेंकना, व्यावसायिकता के लिए उनका परीक्षण करना, उनके आंतरिक भंडार का परीक्षण करना, अदूरदर्शी है: किसी भी व्यक्ति को नई कामकाजी परिस्थितियों के अनुकूल होने के लिए समय चाहिए। "पसंदीदा" की खेती में तिरस्कार से बचने के लिए, काम के कुछ हिस्सों को अलग-अलग अधीनस्थों को सौंपना, उनके लिए समय सीमा निर्धारित करना और उन्हें देना बेहतर है। मदद चाहिए. यदि टीम में वे कर्मचारी नहीं हैं जो कार्य पूरा कर सकते हैं, तो आउटसोर्सिंग विशेषज्ञों की तलाश करना, व्यावसायिक भागीदारों से संपर्क करना आवश्यक है।

मेरे अभ्यास से उदाहरण. वेबसाइट निर्माण सेवाएं प्रदान करने वाली कंपनी के लिए बिक्री विभाग के गठन में नए कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने की आवश्यकता लंबे समय से परिपक्व है। कर्मचारियों की भर्ती की गई, लेकिन काम न तो डगमगाया और न ही लुढ़क गया। उप विपणन निदेशक सीईओकार्य नवागंतुकों को उत्पाद प्रशिक्षण देना और बिक्री तकनीक सिखाना था। क्योंकि डिप्टी निदेशक के पास प्रशिक्षण आयोजित करने और कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने का कौशल नहीं था, दो महीने का अध्ययन पूरी तरह से विफल हो गया: कंपनी धीरे-धीरे डूब रही थी, बिक्री कमजोर थी, अनियमित थी, कार्यालय का किराया, कर्मचारियों के वेतन और करों ने सारा मुनाफा खा लिया था।

निदेशक ने एक भुगतान सेवा समझौते के तहत कर्मियों को एक पेशेवर व्यापार कोच को प्रशिक्षित करने का अधिकार दिया। तीन महीने के लिए, टीम को बातचीत प्रथाओं, चरणों और बिक्री के रहस्यों में प्रशिक्षित किया गया था, एक जटिल उत्पाद का गहन अध्ययन किया। तब से एक साल बीत चुका है। आज यह स्थानीय बाजार में साइटों के निर्माण और इंटरनेट पर उनके प्रचार के लिए एक अग्रणी कंपनी है। सभी को अपना काम करना चाहिए।

स्वतंत्र सलाहकारों की मदद उपयुक्त हो सकती है जब कंपनी के पास संकीर्ण प्रोफ़ाइल का विशेषज्ञ न हो, जब यथार्थपरक मूल्यांकनगतिविधियाँ, जब दीर्घकालिक नियोजन होता है, जब अधिक महत्वपूर्ण कार्य के लिए समय, धन और अन्य संसाधनों की बचत होती है।

जैसे ही एक कर्मचारी या एक स्वतंत्र विशेषज्ञ का चयन किया जाता है, उसके लिए एक कार्य को स्पष्ट रूप से निर्धारित करना आवश्यक है, अधिकार और विश्वास की सीमाओं, समय और पारिश्रमिक, प्रकार और नियंत्रण की शर्तें, एक विशिष्ट परिणाम के लिए मानदंड, जिसके द्वारा आप मूल्यांकन कर सकते हैं लक्ष्य प्राप्ति. सभी समझौतों को निश्चित रूप से लिखा जाना चाहिए: बोला गया शब्द जानकारी को विकृत करता है।

कार्य सौंपे जाने के बाद, कर्मचारी को ट्रिफ़ल्स पर खींचे बिना, उसे बदले बिना, इसके पूरा होने के लिए समय देना महत्वपूर्ण है। विभिन्न चरणोंकार्य, के मामले में पर्याप्त सहायता प्रदान करना आपातकालीन. स्मार्ट लीडर महत्वपूर्ण है अंतिम परिणाम, प्रक्रिया ही नहीं। आप कर्मचारी के साथ पहले से सहमत हो सकते हैं कि वह किन मुद्दों पर और किस समय वह प्रबंधक से परामर्श कर सकता है। इसके अलावा, कर्मचारी होना चाहिए आवश्यक हर चीज के साथ प्रदान किया गया: कार्य को पूरा करने के लिए वित्तीय और अस्थायी, तकनीकी, परिवहन और रसद संसाधन।

ज़रूरी एक कर्मचारी को प्रेरित करेंपूर्ण करने के लिए चुनौतीपूर्ण कार्यनैतिक और आर्थिक रूप से। यदि कार्य अनावश्यक और खाली है, तो कर्मचारी बेकार महसूस कर सकता है। एक महिला प्रबंधक ने लगातार अपने ड्राइवर को अपने पालतू कुत्ते को चलने के लिए नियुक्त किया। इस तरह के "कार्य" से, कर्मचारी ने एक "दास", एक घरेलू नौकर का एक परिसर विकसित किया।

जैसे ही कार्य पूरा हो जाता है, किए गए कार्य की समीक्षा करना आवश्यक है, जिसका मूल्यांकन आमतौर पर कर्मचारी के साथ मिलकर किया जाता है। यह समझना महत्वपूर्ण है कि काम पूरी तरह से और कुशलता से कैसे किया गया, कर्मचारी को प्रतिनिधिमंडल ने क्या दिया, किस तरह से उसने अपने लक्ष्यों को हासिल किया, क्या वह समय सीमा को पूरा करता है। यदि सौंपा गया कार्य पूरी तरह से किया जाता है, तो आपको निश्चित रूप से कर्मचारी के प्रति कृतज्ञता व्यक्त करनी चाहिए, उसकी सफलता पर ध्यान देना चाहिए और कार्य क्षेत्र में तरक्की. आप उसकी उपलब्धियों की तुलना स्वीकृत आंतरिक कॉर्पोरेट मानकों से कर सकते हैं, उसे प्रोत्साहित करें आम बैठक, अन्य अधीनस्थों के बीच मान्यता व्यक्त करना, उच्च प्रबंधन के लिए पारिश्रमिक के लिए आवेदन करना। कोई भी जीत सुनिश्चित होनी चाहिए।

यदि कार्य उस रूप में नहीं किया जाना चाहिए जैसा होना चाहिए, तो आपको कठोर आलोचना और अपमान के बिना, विफलता के कारणों को समझने की आवश्यकता है। बहुधा यह रणनीतिक गलतीएक कलाकार चुनने में नेता। हमें खत्म करने के लिए कार्य योजना विकसित करने के लिए मिलकर काम करने की जरूरत है अवांछनीय परिणामबुरे काम से।

एक और नुकसान प्रतिनिधिमंडल की वापसी है, यह उस स्थिति का नाम है जिसमें एक कर्मचारी जो कार्य पूरा करने में विफल रहा है, अपने कार्यों को प्रबंधक को वापस करने का प्रयास करता है। इस तरह के प्रयासों को खुले तौर पर दबाना, अधीनस्थ को हर संभव सहायता प्रदान करना आवश्यक है, लेकिन उसके लिए अपना काम नहीं करना। समस्या देखने में मदद करें अनसुलझी समस्यापूरी प्रक्रिया को उसके घटकों में तोड़ना। हालांकि, सभी को अपना काम खुद करना होगा।

प्रतिनिधिमंडल कौशल और अधीनस्थों में विश्वास की वृद्धि अनुभव के साथ, व्यवहार में, सरल से जटिल तक विकसित होती है। अपने अधीनस्थों को चरणों में कार्य देते हुए, नेता उनके साथ बढ़ता है, एक पेशेवर प्रबंधक बन जाता है।

प्रतिनिधिमंडल के लाभ

कर्मचारी पहल दिखाना शुरू करते हैं, एक टीम बनाई जाती है, जो किसी भी गंभीर कार्य से डरती नहीं है।

नेता और अधीनस्थों के बीच विश्वास का माहौल पैदा होता है।

सभी लक्ष्य अधिक आरामदायक परिस्थितियों में प्राप्त होने लगते हैं।

कर्मचारियों की अदला-बदली के कारण मानव संसाधन के खर्च में बचत में वृद्धि।

प्रबंधक वैश्विक समस्याओं को हल करने के लिए समय निकालता है।

सब कुछ आपके अधीनस्थों को नहीं सौंपा जा सकता है: सभी मुद्दे जो आंतरिक से संबंधित हैं और विदेश नीतिकंपनी, उसके रणनीतिक लक्ष्य, कार्मिक प्रबंधन, वेतन के मुद्दे, कर्मचारी प्रेरणा, विशेष महत्व के कार्य या गोपनीयता जिस पर कंपनी का भविष्य निर्भर करता है, वे कार्य जिन्हें समझाने में अधिक समय लगेगा स्वतंत्र निष्पादन, प्रत्यायोजित नहीं किया जा सकता है।

भीड़, काम में नियमित रुकावट, नेता का शाश्वत रोजगार, जो बिना छुट्टी के कई सालों तक रहता है, बिना "सिर" के टीम छोड़ने का डर एक गंभीर कार्यालय की बीमारी के लक्षण हैं जिसे समय का दबाव कहा जाता है। इस सब के पीछे अयोग्य समय प्रबंधन है, या यूँ कहें कि उसका पूर्ण अनुपस्थिति. पुनर्प्राप्ति के लिए केवल एक नुस्खा हो सकता है - काम के हिस्से को सौंपना सीखना, अपने कर्मचारियों पर अधिक भरोसा करना। आखिर उन्हें काम पर क्यों रखा गया?

पुनर्जीवित मनोवैज्ञानिक जलवायुएक टीम में, अपने अधीनस्थों के लिए सक्षम और स्पष्ट रूप से कार्य निर्धारित करना सीखकर, आप अपनी कुछ शक्तियों को उन्हें सौंप सकते हैं और हर तरह से काम पूरा होने के बाद "डीब्रीफिंग" कर सकते हैं।

व्यापार में काम सौंपना आवश्यक है। यह किसी भी व्यवसायी के लिए सबसे महत्वपूर्ण कौशल है। इस प्रमुख कौशल के बिना, एक बढ़ते हुए व्यवसाय का निर्माण करना असंभव है। इस लेख में, हम प्रतिनिधिमंडल के लिए 3 विकल्पों पर विचार करेंगे।

जब मैंने प्रतिनिधिमंडल में पहला कदम शुरू किया, तो मुझे एक समस्या का सामना करना पड़ा। मुझे नहीं पता था कि अपना काम किसको सौंपना बेहतर होगा, इसे सही तरीके से कैसे किया जाए और इसके लिए क्या कीमत ली जाए।

इसलिए, आइए अब विश्लेषण करें कि हम अपना काम किसे सौंप सकते हैं:

1. फ्रीलांसरों को प्रतिनिधिमंडल।यदि आपका व्यवसाय इंटरनेट पर है, तो फ्रीलांसर अपरिहार्य हैं। आप उन्हें कोई भी कार्य सौंप सकते हैं, विशेष रूप से एक तकनीकी एक: एक वेबसाइट, लैंडिंग पृष्ठ, बैनर, लेख आदि बनाएं। फ्रीलांसरों को विभिन्न विशिष्ट सेवाओं पर पाया जा सकता है जैसे कि , उदाहरण के लिए। व्यक्तिगत रूप से, मैं इस सेवा से संतुष्ट हूँ और मैं आपको इसका उपयोग करने की सलाह देता हूँ।

2. कंपनियों को प्रतिनिधिमंडल।उदाहरण के लिए, एक कॉल सेंटर इनकमिंग कॉल का जवाब देने की जिम्मेदारी ले सकता है। ऐसी कंपनियां हैं जो प्रासंगिक विज्ञापन स्थापित करती हैं, विज्ञापन को लक्षित करती हैं, आदि। महान बहीखाता सेवाएं भी हैं, उदाहरण के लिए. यह एक अद्भुत सेवा है जो आपको सभी प्रकार के थकाऊ लेखांकन मामलों से छुटकारा दिलाएगी और आपको 200,000 रूबल तक की बचत करेगी।

3. अपने स्वयं के कर्मचारियों को काम पर रखना।यदि आप पहले से ही व्यवसाय में पले-बढ़े हैं और आपकी स्थिर आय है, तो यह आपके लिए अपना खुद का स्टाफ बनाने का सबसे अच्छा विकल्प हो सकता है, अर्थात। श्रमिकों को काम पर रखना। इसके अलावा, एक कार्यालय किराए पर लेना आवश्यक नहीं है, खासकर यदि आपका व्यवसाय इंटरनेट पर है। आप दूरस्थ श्रमिकों को ले सकते हैं, उन्हें वेतन पर रख सकते हैं और सब कुछ ठीक हो जाएगा।

अब देखते हैं कि प्रत्येक मामले में सही तरीके से कैसे प्रतिनिधि बनाया जाए:

1. यहां तक ​​​​कि एक स्कूली छात्र भी फ्रीलांसरों को सौंप सकता है. बेशक, आपको सही व्यक्ति चुनने की ज़रूरत है जो आपका काम करेगा। एक अच्छा फ्रीलांसर कैसे चुनें, इसके लिए यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं:

• यदि आपके पास पर्याप्त मुश्किल कार्य, उदाहरण के लिए, प्रासंगिक विज्ञापन सेट करना, फिर एक फ्रीलांसर के अनुभव पर ध्यान देना। किसी ऐसे व्यक्ति को चुनें जो इस तरह के विज्ञापन स्थापित करने में माहिर हो, न कि हर चीज में।

• अन्य नियोक्ताओं द्वारा छोड़ी गई समीक्षाओं पर ध्यान दें।

• यदि कार्य सरल है, उदाहरण के लिए, इंटरनेट पर कुछ खोजने के लिए, एक निश्चित संख्या में विज्ञापन सबमिट करें, कहीं टिप्पणी छोड़ें, आदि, तो आप इसे एक अनुभवहीन फ्रीलांसर को भी सौंप सकते हैं। यह सस्ता होगा और गुणवत्ता को प्रभावित नहीं करेगा।

2. फ्रीलांसरों की तुलना में कंपनियों को सौंपना और भी आसान है. लेकिन फ्रीलांसरों की तरह ही, आपको समीक्षाओं और सिफारिशों पर ध्यान देने की आवश्यकता है। भी अच्छा विकल्पआपके उन मित्रों से अनुशंसाएँ प्राप्त होंगी जो पहले ही किसी कंपनी की सेवाओं का उपयोग कर चुके हैं।

3. अपने कर्मचारियों को प्रतिनिधिमंडल. अपने कर्मचारियों की भर्ती करें स्थाई आधार, पिछले मामलों की तुलना में थोड़ा अधिक जटिल। छोटा शुरू करो। शुरुआत के लिए, उदाहरण के लिए, आप फोन द्वारा कॉल सौंप सकते हैं। आप अनुभव प्राप्त करेंगे, समझेंगे कि अनुबंध कैसे तैयार करें, किन दस्तावेजों को भेजने की आवश्यकता है पेंशन निधिआदि। फिर, अपनी सभी गलतियों को ध्यान में रखते हुए, आप अगले कर्मचारियों को काम पर रखना शुरू कर सकते हैं। कर्मचारियों का अपना स्टाफ बनाने का विषय काफी व्यापक और बहुआयामी है, इसलिए अब हम इस मुद्दे पर विस्तार में नहीं जाएंगे।

क्या कीमत चुकानी है:

1. फ्रीलांसर आसान होते हैं. यह सबसे बजटीय कार्यबल है, खासकर यदि आपके पास नौसिखिया फ्रीलांसर है। समीक्षा के लिए शुरुआती भी मुफ्त में काम कर सकते हैं। अन्य मामलों में देखें औसत मूल्यबाजार पर और थोड़ा कम रखो :) और अच्छे फ्रीलांसर मुझे माफ कर दें।

2. कंपनियों के साथ यह और भी आसान है. उन्होंने अपनी सेवाओं के लिए अपनी कीमतें निर्धारित कीं। आपका काम सबसे उपयुक्त विकल्प चुनना है।

3. अपने कर्मचारियों के प्रतिनिधिमंडल के साथ, आप एक प्रतिशत वेतन या एक निश्चित वेतन निर्दिष्ट कर सकते हैं। शुरुआती लोगों के लिए, पहला विकल्प एकदम सही है। उदाहरण के लिए, आपने उन ग्राहकों को कॉल करने के लिए एक व्यक्ति को काम पर रखा है जिन्होंने आपसे कुछ ऑर्डर किया था। आप अपने कर्मचारी को भुगतान किए गए आवेदनों का 15% भुगतान कर सकते हैं। तो वह अच्छा काम करने के लिए प्रेरित होगा। बेचा - पैसा कमाया, बेचा नहीं - पैसा नहीं। सब कुछ बहुत आसान है :)

इसलिए, आज हमने बात की कि काम कैसे सौंपें। मुझे आशा है कि आप समझ गए होंगे कि यह इतना कठिन नहीं है। इसके अलावा, प्रतिनिधिमंडल किसी भी व्यवसायी की व्यक्तिगत प्रभावशीलता के लिए सबसे महत्वपूर्ण कौशल है। इसके बिना, आप एक स्केलेबल व्यवसाय का निर्माण नहीं करेंगे जो न केवल स्थिर रहेगा, बल्कि विकसित भी होगा।

पी.एस.टिप्पणियों में लिखें यदि आपके पास प्रतिनिधिमंडल में अनुभव है।

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क्या प्रत्यायोजित किया जा सकता है और क्या नहीं? मैं किसे सौंप सकता हूं और किसे सौंपना बेहतर है? इसे इस तरह से कैसे करें कि परिणाम पर संदेह न करें? जिम्मेदारी सौंपी जानी चाहिए? कम से कम समय और प्रयास के साथ नियंत्रण के कौन से तरीके सबसे प्रभावी हैं? क्या कोई प्रतिनिधिमंडल नियम हैं जो "सभी अवसरों के लिए" उपयुक्त हैं?

विभाग के प्रमुख से लेकर कंपनी के अध्यक्ष तक - ये सवाल हर प्रबंधक के लिए रुचिकर हैं। आप इन सवालों के जवाबों में दो कारणों से रुचि रखते हैं:
- सबसे पहले, आपके अधीनस्थ भी हैं;
- दूसरी बात, आप अक्सर खुद को "दो आग के बीच" पाते हैं जब संघर्ष की स्थितिनेता और अधीनस्थों के बीच। इसके अलावा, अक्सर यह किसी कार्य या असाइनमेंट को पूरा करने में अधीनस्थों की विफलता के बारे में होता है।

तो आइए पहले डेलिगेशन प्रक्रिया में चरणों के क्रम को देखें:


स्टेप 1: लक्ष्य की परिभाषा (परिणाम के रूप में मैं क्या प्राप्त करना चाहता हूं) और कार्य (इसके लिए वास्तव में क्या किया जाना चाहिए?) "निर्गम मूल्य" को पहले से निर्धारित करना भी वांछनीय है - संसाधनों की मात्रा जो मुझे निवेश करने के लिए / सहमत होना चाहिए;

चरण 2: कलाकार का निर्धारण - वह जो कार्य का सामना कर सकता है;

चरण 3: रिपोर्टिंग के लिए विधियों, रूपों और समय सीमा की परिभाषा सहित ठेकेदार के लिए एक स्मार्ट कार्य निर्धारित करना;

चरण 4: कलाकार से पुष्टि प्राप्त करना कि कार्य, उसके महत्व और प्राथमिकता की डिग्री, और परिणाम की आवश्यकताओं को सही ढंग से समझा गया है;

चरण 5: आवश्यक / आवंटित संसाधनों और समय सीमा के निष्पादक के साथ समन्वय। यदि आवश्यक हो, संसाधनों और समय को समायोजित करें। कलाकार से सहमति प्राप्त करना (यह स्पष्ट करना वांछनीय है कि क्या उसके "हां" का अर्थ है कि वह "करने का प्रयास करेगा" या वह किसी निश्चित तिथि तक "करने की गारंटी" देता है)। यह सुनिश्चित करने की सलाह दी जाती है कि कलाकार निष्पादन की तारीख (अपने साप्ताहिक योजनाकार में सर्वश्रेष्ठ) लिखता है;

चरण 6: आवश्यक संसाधनों का आवंटन और आवश्यक शक्तियों का प्रत्यायोजन;

चरण 7: कलाकार की प्रेरणा/उत्तेजना सुनिश्चित करना;

चरण 8: मध्यवर्ती परिणामों की निगरानी / नियंत्रण (कभी-कभी, यदि आवश्यक हो - प्रक्रिया नियंत्रण);

चरण 9: यदि आवश्यक हो, तो कलाकार की कोचिंग/प्रशिक्षण या प्रदर्शन में सहायता। पर अपवाद स्वरूप मामले- कार्य को पूरा करने या परिणाम के लिए आवश्यकताओं को समायोजित करने के लिए समय सीमा में बदलाव (अग्रिम);

चरण 10: अंतिम परिणाम का मापन;

चरण 11: परिणाम पर कलाकार को प्रतिक्रिया प्रदान करना। परिणाम और आवश्यकताओं के बीच विसंगति के कारणों का संयुक्त निर्धारण-उम्मीदें, कार्यान्वयन प्रक्रिया में कठिनाइयों का विश्लेषण, प्रक्रिया में बाधा या मदद करने वाले कारकों की पहचान। अगली बार क्या अलग तरीके से (और कैसे) किया जाएगा, यह एक साथ तय करना;

चरण 12: आवश्यकताओं/अपेक्षाओं के अनुपालन के लिए कलाकार का प्रोत्साहन;

और अब संक्षेप में लेकिन स्पष्ट रूप से कई प्रश्नों के उत्तर दें जो इन चरणों को करने की प्रक्रिया में उत्पन्न होते हैं।

1. किसे प्रतिनिधि बनाना चाहिए?
कोई भी व्यक्ति जिसके पास ऐसा अवसर है, अर्थात्। अधीनस्थ हैं। एक अच्छा प्रबंधक / नेता वह व्यक्ति होता है जो अधीनस्थों को सफलतापूर्वक "वितरित" करता है और उनके कार्यान्वयन के लिए अनुकूल परिस्थितियों का निर्माण करता है;

2. कार्य किसे सौंपा जा सकता/सकती है?
एक अधीनस्थ जिसके पास आवश्यक ज्ञान, कौशल, योग्यता, अनुभव है, वह कार्य का सामना करने में सक्षम होगा। बहुत बार, एक कलाकार को अपर्याप्त ज्ञान, अनुभव और कार्य को पूरा करने की क्षमता के साथ कार्य सौंपे जाते हैं, ताकि कलाकार अपने स्तर का विकास और उन्नयन कर सके। ऐसे मामले में, अधिक मध्यवर्ती चौकियों, अधिक लगातार निगरानी और संभवतः प्रबंधक से सहायता या सलाह की आवश्यकता होगी।

आप कलाकार की क्षमताओं और अनुभव में जितना अधिक आश्वस्त होंगे (विशेषकर पहले वही कार्य करने का अनुभव), उतना ही कम समय आपको कार्य को समझाने और परिणाम के लिए आवश्यकताओं को समझाने या चर्चा करने / सहमत होने में खर्च करना होगा। कार्य कैसे किया जाएगा।

3. प्रत्यायोजित कार्य के लिए सही कलाकार का चयन कैसे करें?
दो विकल्प हैं - निष्क्रिय और सक्रिय। निष्क्रिय के साथ, आप एक प्रासंगिक के साथ एक अधीनस्थ का चयन करते हैं पूर्व अनुभव, मौजूदगी आवश्यक ज्ञानऔर कौशल। एक सक्रिय दृष्टिकोण के साथ, आप एक अधीनस्थ चुनते हैं जो प्रदर्शन करने के लिए सबसे अधिक प्रेरित होता है दिया गया कार्यअनुभव या ज्ञान और कौशल की परवाह किए बिना। किसी भी मामले में, कार्य को "सोच" अधीनस्थ को सौंपना हमेशा वांछनीय होता है, यानी एक अधीनस्थ जो कार्य को जटिल तरीके से देखने में सक्षम होता है, समझता है कि यह क्यों किया जा रहा है, यह अन्य प्रक्रियाओं को कैसे प्रभावित करेगा कंपनी। ऐसा अधीनस्थ हमेशा स्वीकार कर सकेगा सही समाधानकार्य के निष्पादन के दौरान विकल्पों की घटना के लिए।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप चुनते हैं सही व्यक्तिएक बहुत ही जटिल और जिम्मेदार/महत्वपूर्ण कार्य के लिए, आप उसे एक प्रारंभिक "पायलट कार्य" दे सकते हैं - एक समान या कम कठिन कम महत्वपूर्ण कार्य। यदि/जब वह कार्य पूरा करता है, तो आप सही विकल्प को सत्यापित करने या अपनी पसंद को बदलने में सक्षम होंगे।

कुछ मामलों में, आपको अधीनस्थ से पूछना चाहिए कि वह कार्य को कैसे पूरा करने की योजना बना रहा है, ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वह कार्य को सही ढंग से समझता है और इसे पूरा करने में सक्षम होगा।

4. क्या किया जा सकता है और क्या प्रत्यायोजित किया जाना चाहिए?
सब कुछ प्रत्यायोजित किया जा सकता है और किया जाना चाहिए! और सबसे पहले, वे कार्य जिनके साथ एक अधीनस्थ आपसे बेहतर या कम लागत पर सामना कर सकता है।

5. क्या प्रत्यायोजित नहीं किया जा सकता है?
यह सूचीबद्ध करना आसान है कि क्या प्रत्यायोजित नहीं किया जा सकता है: अन्य अधीनस्थों को पुरस्कृत और दंडित करना, अप्रिय और नाजुक कार्य, असाइनमेंट जिसके लिए अधीनस्थ के पास पर्याप्त संसाधन या अधिकार नहीं हैं।

6. प्रत्यायोजित? तो, आगे क्या है? - कार्य के निष्पादन की निगरानी करना।
प्रबंधकों द्वारा की गई सबसे आम गलती यह मान लेना है कि कार्य निर्धारित करने के समय प्रतिनिधिमंडल की प्रक्रिया समाप्त हो गई है। वास्तव में अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए कुछ और कदम उठाए जाने की आवश्यकता है:

आवश्यक प्रदान करें साधन, समेत जानकारी, यदि आवश्यक हो तो सहायकों सहित;

कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक प्रदान करें शक्तियों;

प्रदान करना प्रेरणासौंपे गए कार्य की पूर्ति के लिए, अर्थात् कार्य की पूर्ति और परिणाम की उपलब्धि को अधीनस्थ के लिए वांछनीय और महत्वपूर्ण बनाना;

पाना समझौताअधीनस्थ, अर्थात्, यह सुनिश्चित करने के लिए कि उसने कार्य को पूरा करने और सहमत तिथि तक परिणाम प्राप्त करने के लिए खुद को प्रतिबद्ध किया है और इस दायित्व की पूर्ति की गारंटी देता है;

कुछ मामलों में यह आवश्यक हो सकता है स्पष्टीकरणअधीनस्थ पर क्या समय सीमा यथार्थवादी है?वर्तमान और भविष्य के कार्यभार को ध्यान में रखते हुए, क्या अप्रत्याशित के लिए योजनाओं में "खिड़कियां" हैं और क्या संभव "अप्रत्याशित घटना" जो हस्तक्षेप कर सकती है, को ध्यान में रखा जाता है;

- नियंत्रणकार्य की पूर्ति - मध्यवर्ती परिणामों की उपलब्धि (यदि एक जटिल दीर्घकालिक कार्य निर्धारित किया जाता है);

- दे देना प्रतिक्रियापरिणाम और विश्लेषणअधीनस्थों के साथ, ये परिणाम (दोनों आवश्यकताओं-दायित्वों को पूरा करने के मामले में, और गैर-पूर्ति के मामले में - एक विशेष रूप से कठिन दीर्घकालिक कार्य)।

कार्य के निष्पादन पर नियंत्रण का "घनत्व" अधीनस्थ के अनुभव, कार्य की स्पष्टता और कलाकार की प्रेरणा पर बहुत निर्भर करता है। यदि सब कुछ इन कारकों के क्रम में है, तो आप मूल रूप से स्वयं कलाकार को नियंत्रण सौंप सकते हैं और प्रबंधक को न्यूनतम नियंत्रण का प्रयोग करना चाहिए। यदि कारकों में से एक सब ठीक नहीं है, तो नियंत्रण को अधिक सक्रिय और लगातार करने की आवश्यकता है। किसी भी मामले में, आत्म-नियंत्रण और नियंत्रण दोनों के लिए, उन्हें रिपोर्ट करने के लिए स्पष्ट तिथियों के साथ कई मध्यवर्ती परिणाम निर्धारित करना आवश्यक है। इस मामले में, आप पहले से कार्य के साथ समस्याओं की पहचान करने और समय पर कार्रवाई करने में सक्षम होंगे।

7. प्रतिनिधिमंडल के लिए प्रेरणा और प्रोत्साहन।
हमारे लिए न केवल किसी को एक कार्य सौंपना बहुत महत्वपूर्ण है, बल्कि यह भी सुनिश्चित करना है कि यह पूरा हो जाएगा, कि हमें याद दिलाने, चिंतित होने, लगातार निगरानी करने की आवश्यकता नहीं है। इसके लिए यह आवश्यक है कि निष्पादक स्वयं प्रत्यायोजित कार्य के कार्यान्वयन और इस विशिष्ट परिणाम को प्राप्त करने में रुचि रखता हो।

आप के रूप में रुचि हो सकती है प्रक्रिया:
- दिलचस्प काम,
- के साथ संचार दिलचस्प लोग,
- रचनात्मक कार्य,
- काम में विविधता जोड़ना
- इस कार्य के प्रदर्शन के लिए अधिक स्वायत्तता प्रदान की जाती है, जिम्मेदारी की डिग्री बढ़ जाती है (हालांकि कुछ मामलों में जिम्मेदारी की डिग्री एक डिमोटिवेटर भी हो सकती है!)
- नया अनुभव और ज्ञान, कनेक्शन, प्रतिष्ठा प्राप्त करने की संभावना,
- अपना हाथ आजमाने का अवसर,

इसलिए नतीजा:
- कंपनी और सहकर्मियों के लिए परिणाम का महत्व,
- सबसे अधीनस्थ के भविष्य के लिए महत्व,
- उपलब्धि के मामले में इनाम,
- अनुपालन न करने पर जुर्माना/दंड,
- करियरएक कार्य या कार्यों की एक श्रृंखला आदि करने के परिणामस्वरूप।

वास्तव में, परिणाम में रुचि सुनिश्चित करने के लिए, आप इस परिणाम के लिए जिम्मेदारी (सकारात्मक और नकारात्मक दोनों) सौंपते हैं।

8. प्रत्यायोजित कार्य को पूरा न करने के कारण

कार्य पूरा नहीं हुआ। कभी - कभी ऐसा होता है। अब सबसे महत्वपूर्ण बात गैर-अनुपालन के कारणों का विश्लेषण करना और उन्हें भविष्य के लिए ध्यान में रखना है।

प्रत्यायोजित कार्य का निष्पादन नेता पर निर्भर करता है जो अधीनस्थ से कम नहीं है। इसलिए अधीनस्थ को डांटने में जल्दबाजी न करें...

यह माना जाता है कि कार्य को पूरा करने के लिए, इसे निर्धारित करते समय निम्नलिखित सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है:

कलाकार की भूमिका की स्पष्ट समझ: उससे क्या अपेक्षा की जाती है, क्या किया जाना चाहिए और कैसे, किस समय सीमा में, किन संसाधनों और शक्तियों के साथ, परिणाम क्या होना चाहिए और उस पर क्या आवश्यकताएं लगाई जाती हैं;

इस भूमिका को निभाने के लिए अधीनस्थ की क्षमता, अर्थात् आवश्यक ज्ञान, कौशल, अनुभव, भौतिक और की उपलब्धता दिमागी क्षमताअंत में, शक्तियां;

इस भूमिका को निभाने की प्रेरणा प्रदर्शन करने की इच्छा है दिया गया कार्यऔर परिणाम प्राप्त करें। प्रेरणा कार्य द्वारा और अतिरिक्त उत्तेजना दोनों द्वारा प्रदान की जा सकती है;

आवश्यक "काम करने की स्थिति" - उपकरण, कंप्यूटर, उपभोग्य वस्तुएं, प्रौद्योगिकी, सूचना, समय ...

यदि कार्य पूरा नहीं हुआ है, तो सूचीबद्ध वस्तुओं में से किसी एक में कारण खोजने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। या, सबसे अधिक संभावना है, एक साथ कई ...

और अंत में, दस नियम, जो पूर्ण होने का दावा नहीं करता है, जिसे प्रत्यायोजन की प्रक्रिया में ध्यान में रखा जाना चाहिए:

1) हर संभव काम सौंपें! सब कुछ सौंपने से डरो मत। आधुनिक प्रबंधक की भूमिका ठीक सब कुछ सौंपने और सुनिश्चित करने की है सबसे अच्छी स्थितिइन कार्यों की पूर्ति;

2) अपने उपयोग के परिणामों के लिए जिम्मेदारी के बिना प्राधिकरण को कभी भी प्रत्यायोजित न करें। किसी परिणाम के लिए उसे प्रभावित करने के लिए आवश्यक और पर्याप्त अधिकार के बिना कभी भी जिम्मेदारी न सौंपें;

3) हमेशा अधीनस्थ को यह समझने में मदद करें कि उसके लिए क्या आवश्यक है, परिणाम के लिए क्या आवश्यकताएं हैं, प्रतिबंध क्या हैं, कार्य को कैसे पूरा करना सबसे अच्छा है, आदि। आखिरकार, आपके लिए न केवल एक आदेश देना महत्वपूर्ण है, बल्कि यह और भी महत्वपूर्ण है कि इसे लिया और निष्पादित किया जाए!

4) अधीनस्थों का विकास करें, उन्हें हर बार अधिक जटिल और जिम्मेदार कार्य दें। नियंत्रण की तीव्रता को धीरे-धीरे कम करने और स्पष्टीकरण और प्रतिनिधिमंडल प्रक्रिया को सरल बनाने के लिए उन्हें विकसित करना;

5) अधीनस्थ बहुत बार आपसे बेहतर जानता है कि कार्य को कैसे पूरा करना है, लेकिन उसके लिए यह निर्धारित करना अधिक कठिन है कि क्या किया जाना चाहिए;

6) समस्याओं, गलतियों, गैर-अनुपालन, छूटी हुई समय सीमा के बारे में पहले से जानना हमेशा बेहतर होता है - जब सुधारात्मक कदम उठाने में देर न हो। ऐसा करने के लिए, कुंजी की पहचान करें मध्यवर्ती परिणामजिसे अधीनस्थ को रिपोर्ट करना चाहिए और जिसे आपको नियंत्रित करना चाहिए;

7) कार्य का अस्पष्ट विवरण - इसकी गैर-पूर्ति की दिशा में पहला कदम;

8) अधीनस्थों को हमेशा कार्य के दौरान फिर से पूछने या स्पष्टीकरण प्रश्न पूछने का अवसर दें - इससे बहुत समय और संसाधनों को बचाने में मदद मिलेगी;

9) वाक्यांश को भूल जाओ "किसी को समझाने की तुलना में इसे स्वयं करना तेज़ है।" एक बार समझाने और इस प्रकार अधिक समय व्यतीत करने से, आप भविष्य के लिए अपना समय बचाएंगे - जब अधीनस्थ इसे बिना स्पष्टीकरण के स्वयं करेंगे;

10) बेहतर नियंत्रण- इच्छुक व्यक्ति का आत्म-नियंत्रण!

प्रस्तावित एल्गोरिथम, नियमों, सिफारिशों और महत्वपूर्ण प्रश्नों के उत्तर के अनुसार अपने प्रतिनिधिमंडल अभ्यास का विश्लेषण करें। अगर कुछ गलत हो तो परेशान न हों। मुख्य बात कम से कम कुछ बनाना है ठोस कदमआपने अभी जो पढ़ा है उसे देखते हुए स्थिति को सुधारने के लिए...