Ein Ausgangsdokumentprotokoll, von dem unten ein Beispiel aufgeführt ist, ist bei der Führung von Aufzeichnungen in einer Organisation sehr hilfreich. Es registriert ausgehende Briefe, Anweisungen, Erklärungen und andere Dokumente, die die Organisation offiziell irgendwohin sendet. Große Unternehmen Verwenden Sie dazu Tabellenkalkulationen Spezialprogramme. Aber kleine Unternehmen brauchen sie selten.

DATEIEN

Bedeutung

Die Feststellung der Tatsache, dass ein Papier verschickt wird, ist nicht weniger wichtig als die Feststellung der Tatsache, dass es angenommen wurde. Somit verfügt das Protokoll über die Registrierung ausgehender Dokumente gleichen Wert mit einem Protokoll der eingehenden Briefe. Davon hängt der Ordnungsgrad der versendeten Korrespondenz ab.

Auch die Integrität der Korrespondenz muss grundsätzlich gewahrt bleiben wichtige Themen. Mit einem solchen Journal kann es problemlos in einer einzigen Datei verarbeitet werden, mit Zahlen, Daten und einer Liste der verantwortlichen Personen.

Füllanforderungen

Das Journal zur Erfassung ausgehender Dokumente besteht wie alle anderen Journale dieser Art aus zwei Teilen: einem Umschlag und Seiten. Das Deckblatt enthält den Namen, das Start- und Enddatum der Wartung (das zweite Datum lässt sich bequem am Ende des Dokuments notieren), den Namen der Organisation und andere grundlegende Details. Der Hauptteil sollte:

• Seien Sie durch die gleichen Seiten vertreten (im beigefügten Formular und Mustermagazin angegeben).
• Blitzen. Um die Archivierung zu erleichtern, werden die Seiten an zwei oder drei Stellen angeheftet. Wenn das Tagebuch zu Ende ist, ist es daher praktisch, es in Ordnern abzulegen.
• Außerdem sollte jede Seite des Magazins nummeriert sein.
• Beenden Sie mit einem Führungsvisum. Am Ende wird die Anzahl der Seiten gezählt und überprüft. Auf der allerletzten Seite des Dokuments – der Rückseite des Umschlags – ist die Seitenzahl angegeben. Der Leiter der Organisation setzt hier seine Unterschrift und sein Siegel ein.

Bei der Büroarbeit gilt die Regel: Registrieren Sie kein unsigniertes Dokument. Erst nach der Unterschrift der dazu berechtigten Person erlangt das Dokument Gültigkeit Rechtswirksamkeit und kann registriert werden.

Das Dokument wird 3 Jahre lang gespeichert (sofern die Mitarbeiter der Organisation nicht in arbeiten). widrige Bedingungen Arbeit), und dann prüft eine eigens einberufene Expertenprüfungskommission den Wert des Dokuments. Sind sie für die weitere Verwendung wertlos und können in Streit-, Ermittlungs- und Gerichtsverfahren nicht als Beweismittel herangezogen werden, werden sie vernichtet. Selbstverständlich wird der Akt der Vernichtung von Dokumenten ausgefüllt.

Welche Daten sind beim Ausfüllen anzugeben?

Das Magazin ist ganz einfach aufgebaut: ein Cover plus eine Tabelle. Letzteres wird durch Spalten dargestellt, in denen Folgendes anzugeben ist:

• Datum des Dokuments. Ausgehende Nachrichten werden normalerweise in platziert chronologische Reihenfolge. Dies vereinfacht die Suche nach Geschäftskorrespondenz erheblich. Als Datum gilt der Tag der Unterzeichnung.
• Registrierungsnummer der ausgehenden Dokumentation. Das erste ausgehende Dokument vom Anfang des Protokolls ist 1, das zweite ist 2 und so weiter. Normalerweise wird das Dokument von Anfang an aufbewahrt Kalenderjahr, wenn die Registrierungsnummern beginnen.
• Ziel.
• Zusammenfassung. Dies kann der Name und die Nummer des Dokuments sein oder einfach die Frage, zu der die Korrespondenz geführt wird. In der Praxis stellt sich oft heraus, dass kleine Buchstaben (mehrere Zeilen) möglicherweise gar keinen Namen haben. Dann bleibt diese Spalte leer.
• Wer hat das Ausgangspapier unterschrieben?
• Testamentsvollstrecker.
• Ein Hinweis zum Senden einer Kopie des ausgehenden Briefes an den Fall.
• Informationen zum Versenden des Dokuments. Hier werden Daten erfasst, die nicht unter die Kategorie anderer Spalten fallen, aber zur Orientierung im Protokoll notwendig sind.

Jeder ausgehende Geschäftsbrief sollte in einer eigenen Zeile beschrieben werden. Wenn der Mitarbeiter, der das Dokument ausfüllt, mehrere Briefe gleichzeitig erhält, sollten diese in absteigender Reihenfolge ihrer Wichtigkeit erfasst werden. Die Nummer und das Datum jedes Papiers befinden sich in einer separaten Zeile.

Ausfüllen des Tagebuchs im elektronischen Format inakzeptabel, da der ausübende Künstler darin unterschreiben muss, ein Vermerk zum Anhängen einer Kopie des Dokuments an die Akte usw. angebracht wird. Fehler sind ebenfalls unerwünscht. Wenn jedoch falsche Informationen angegeben wurden, sollten diese mit einer Zeile durchgestrichen und die richtige daneben mit dem Zusatz „Korrigiert zu glauben“ und der Unterschrift des Leiters (oder einer anderen für das Ausfüllen verantwortlichen Person) unterschrieben werden das Tagebuch).

Variationen

Manchmal greifen sie auf die Gestaltung eines kombinierten Journals der eingehenden und ausgehenden Dokumentation zurück. Dies ist praktisch, wenn das Volumen der Geschäftskorrespondenz gering ist.

Dabei ist zu bedenken, dass die Suche und Wiederherstellung des gesamten Dialogverlaufs beispielsweise mit Geschäftspartner oder der Kunde wird schwierig sein. Die Bearbeitungszeit wird sich verlängern. Jede Organisation hat jedoch das Recht, die Form der Übermittlung dieser Informationen unabhängig zu wählen.

Arten der gesendeten Dokumente

In das Ausgangsdokumentenregister können die unterschiedlichsten Papiere eingetragen werden. Zum Beispiel:

• Verweise;
• Handlungen;
• Anfragen;
• Telegramme;
• Übersetzungen;
• Anwendungen usw.

Obwohl das Registrierungsprotokoll für ausgehende Dokumente nicht für Dokumente mit strenger Meldepflicht gilt, kann es in Organisationen nützlich sein, in denen dies der Fall ist Geschäftskorrespondenz erfordern Buchhaltung und Kontrolle.

Wie viel muss gelagert werden?

Die Aufbewahrungsdauer des Journals sollte nicht kürzer sein als die Aufbewahrungsdauer der darin registrierten Dokumente. Diese Regelung gilt auch dann, wenn darin Aufträge für Kerntätigkeiten oder Personaldokumente mit dauerhafter Haltbarkeit enthalten sind.

Regel: Um das Recht zur Vernichtung des Ausgangsregisters zu haben, müssen Sie sicherstellen, dass die Fristen für die Aufbewahrung aller darin vermerkten Papiere abgelaufen sind.

Normalerweise beträgt die Laufzeit nicht mehr als 3-5 Jahre. Aber es gibt Ausnahmen von der Regel. Aus diesem Grund greifen erfahrene Personalreferenten, Sekretärinnen, Abteilungsleiter oder andere Mitarbeiter, deren Aufgabe es ist, ein Protokoll zu führen, häufig auf das Teilen von Protokollen zurück. In einem werden Dokumente mit einer dauerhaften Aufbewahrungsfrist registriert (auch solche, die 75 Jahre lang aufbewahrt werden), in dem anderen werden „verderbliche“ Dokumente belassen, die innerhalb von 3-5 Jahren ihre Rechtskraft verlieren. In diesem Fall wird eine Markierung auf dem Cover des Magazins angebracht. Die Hauptsache ist, Verwirrung zu vermeiden.

Die Arbeit von Arbeitsschutzfachkräften steht im Zusammenhang mit der Abfüllung eine große Anzahl Formen von Dokumenten, wie zum Beispiel Zeitschriften. Trotz der Vielfalt normativer Rechtsakte, die die Existenz bestimmter Zeitschriften regeln, ist es möglich, diese herauszugreifen allgemeine Grundsätze Pflege dieser Dokumentenformen.

Das Briefing-Protokoll muss Folgendes enthalten:

1. nummeriert. Sie können die Seiten oder Blätter des Magazins nummerieren. Das Nummerieren der Blätter ist dann weniger aufwändig.
2. geschnürt. Mit Hilfe dessen, was Sie schnüren möchten, wählen Sie: Es kann sich um Schnur, Leinenschnur, Band, genähten Nylonfaden usw. handeln. Die Enden des Schnürmaterials müssen am Deckel des Magazins oder an dessen Deckel gelöst werden letztes Blatt und mit einem Aufkleber befestigt, sodass die Enden der Schnürung sichtbar bleiben. Um Unannehmlichkeiten bei der Verwendung eines Schnürmagazins zu vermeiden, muss die Länge der freigegebenen Enden der Schnürung mindestens 5 cm betragen. Zeichnung;
3. von der für die Wartung verantwortlichen Person unterzeichnet. Auf oder neben dem Aufkleber ist folgende Aufschrift anzubringen: „In der Zeitschrift sind ___ Blätter nummeriert, geschnürt und mit einem Siegel versiegelt.“ „Tag“_Monat_20__ Vollständiger Name, Position, Unterschrift _______. Das Tagebuch wird von einer Person unterzeichnet, die zur Führung dieses Tagebuchs berechtigt ist;
4. mit dem Siegel der Organisation versehen. Wir setzen das Siegel so ein, dass sein Aufdruck sowohl auf dem Aufkleber als auch auf dem Umschlag/Blatt des Magazins, auf das die Enden der Schnürung geklebt werden, zu finden ist. Zeichnung sehen.

1. Beim Ausfüllen des Journals hinterlassen wir keine Leerzeilen und nehmen keine Korrekturen vor.
2. Die empfohlene Definition eines Journalformulars in einem Regulierungsdokument bedeutet, dass wir Änderungen daran vornehmen können diese Form Fügen Sie beispielsweise Spalten hinzu.
3. Es ist nicht notwendig, gedruckte Zeitschriften zu kaufen, Sie können diese selbst in Ihrer Organisation drucken.
4. Die Haltbarkeit fertiger Protokolle beträgt 10 Jahre(Beschluss des Kulturministeriums Russlands vom 25. August 2010 Nr. 558 „Über die Genehmigung der Liste der typischen Verwaltungen“. Archivdokumente gebildet im Rahmen der Tätigkeit staatlicher Stellen, Körperschaften Kommunalverwaltung und Organisationen unter Angabe der Speicherbedingungen"), sofern nichts anderes angegeben ist normative Dokumente regelt die Führung der entsprechenden Zeitschriften. Beispielsweise wird ein Arbeitsunfallregister 45 Jahre lang geführt.

Lassen Sie uns näher auf einige Momente des Ausfüllens der Protokolle im Zusammenhang mit der Registrierung von Briefings eingehen.

So füllen Sie das Einführungsbriefing-Protokoll aus

Wer füllt das Protokoll aus (Briefing)? Beauftragte Fachkraft für Arbeitssicherheit bzw. Arbeitgeber bzw. Arbeitnehmer gegebene Funktion Organisationsordnung.

Informationen zum Ausfüllen. Für das Einführungsbriefing benötigen Sie außerdem:

1. Das Programm der Einführungsunterweisung zum Arbeitsschutz,
2. Anleitung zur Durchführung einer Einführungsunterweisung zum Arbeitsschutz.

In der Regel wird in der Organisation ein Einführungsbriefing-Protokoll erstellt, aber:

1. Wenn es in der Struktur Ihrer Organisation separate Unterabteilungen gibt, können die Aufgaben der Durchführung von Einführungsbriefings in separaten Unterabteilungen den Spezialisten dieser einzelnen Unterabteilungen übertragen werden, die für ihre Unterabteilungen Einführungsbriefing-Protokolle führen;
2. Einige Organisationen ziehen es vor, ein separates Einführungsunterweisungsprotokoll für Drittmitarbeiter zu führen. Wenn Sie sich dazu entschließen, ihrem Beispiel zu folgen, wäre es auch logisch, ein separates Programm und Anweisungen für die Durchführung einführender Sicherheitsunterweisungen für Drittmitarbeiter zu entwickeln.

Empfohlene Literatur: Informationen zu Einführungsbriefings finden Sie in den Absätzen 7.1–7.1.5, Anhang 3 von GOST 12.0.004-90 „Interstate Standard“. System der Arbeitssicherheitsstandards. Organisation von Arbeitssicherheitsschulungen. Allgemeine Bestimmungen“, Absatz 2.1.2 des Dekrets des Arbeitsministeriums der Russischen Föderation, des Bildungsministeriums der Russischen Föderation vom 13.01.2003 N 1 / 29 „Über die Genehmigung des Verfahrens zur Ausbildung im Arbeitsschutz und zur Prüfung von Kenntnissen von.“ Arbeitsschutzanforderungen für Mitarbeiter von Organisationen“.

So füllen Sie ein Briefing-Protokoll am Arbeitsplatz aus

Protokollformular: empfohlen - Anhang 6 „GOST 12.0.004-90. Zwischenstaatlicher Standard. System der Arbeitssicherheitsstandards. Organisation von Arbeitssicherheitsschulungen. Allgemeine Bestimmungen". Die Elemente, die wir Ihnen empfehlen, in das von GOST vorgeschlagene Formular einzugeben, sind blau hervorgehoben.

Wer füllt das Briefing aus (führt es durch)? Unmittelbarer Arbeitsvorgesetzter. Weisen Sie die Verpflichtung zur Durchführung von Unterweisungen am Arbeitsplatz bestimmten Mitarbeitern mit einem Organisationsauftrag zu (z. B. „Über die Durchführung von Arbeitsschutzunterweisungen“). Der Auftrag sollte alle Strukturbereiche Ihres Unternehmens umfassen. Denken Sie daran, dass Ihr Verantwortlicher über ein gültiges Durchgangszeugnis verfügen muss besondere Bildung zum Arbeitsschutz (mindestens alle 3 Jahre).

Informationen zum Ausfüllen.

IN dieses Tagebuch die Durchführung primärer, wiederholter, außerplanmäßiger, gezielter Briefings wird aufgezeichnet. Jede Person, die für die Durchführung der aufgeführten Briefings verantwortlich ist, führt für ihre Einheit ein eigenes Arbeitsplatz-Briefing-Protokoll. Für das Tutorial benötigen Sie außerdem:

1. Eine Liste der in Ihrer Organisation geltenden Arbeitsschutzanweisungen;
2. Briefing-Programme;
3. Anweisungen zum Arbeitsschutz.

„Art des Briefings (primär, wiederholt, außerplanmäßig, gezielt)“

Einweisung	Wann machen wir es?
primär	vor Beginn der Produktionstätigkeit, nachdem der Mitarbeiter eine Einführungsunterweisung zum Arbeitsschutz erhalten hat.
wiederholt	mindestens alle sechs Monate (tatsächlich wiederholen wir die Erstbesprechung am Arbeitsplatz), es sei denn, andere Fristen und Häufigkeiten sind in sektoralen und intersektoralen Rechtsakten vorgesehen, die für die Aktivitäten Ihrer Organisation gelten. Zum Beispiel der Fahrer Ivanov I.I. wird alle 3 Monate einer erneuten Unterweisung unterzogen (Absatz 10.10 des Dekrets des Arbeitsministeriums der Russischen Föderation vom 12. Mai 2003 N 28 „Über die Genehmigung der sektorübergreifenden Regeln für den Arbeitsschutz bei“. Straßentransport"). Regulieren Sie die Häufigkeit wiederholter Unterweisungen im Auftrag der Organisation (z. B. in der gleichen Reihenfolge „Über die Durchführung von Unterweisungen zum Arbeitsschutz“). Wenn gleichzeitig ein Teil der Mitarbeiter einer Einheit vierteljährlich und der andere Teil halbjährlich unterwiesen werden muss, können Sie eine vierteljährliche Wiederholungsunterweisung für alle Mitarbeiter dieser Einheit festlegen, da dies nicht widerspricht Die aktuelle Gesetzgebung wird es ermöglichen, dass die Person, die für die Durchführung der Briefings dieser Einheit verantwortlich ist, nicht verwirrt wird.
außerplanmäßig	wenn neue oder geänderte Gesetzes- und sonstige Rechtsakte in Kraft treten, die Anforderungen zum Arbeitsschutz sowie Anweisungen zum Arbeitsschutz enthalten; bei der Änderung technologischer Prozesse, dem Austausch oder der Modernisierung von Geräten, Vorrichtungen, Werkzeugen und anderen Faktoren, die die Arbeitssicherheit beeinträchtigen; bei Verstößen von Arbeitnehmern gegen Arbeitsschutzbestimmungen, sofern diese Verstöße entstanden sind echte Bedrohung das Eintreten schwerwiegender Folgen (Arbeitsunfall, Unfall usw.); auf Anfrage Beamte Körper staatliche Aufsicht und Kontrolle; in Arbeitspausen (bei Arbeiten mit schädlichen und (oder) gefährliche Umstände- über 30 Kalendertage und für andere Arbeiten - mehr als zwei Monate); durch Entscheidung des Arbeitgebers (oder einer von ihm bevollmächtigten Person).
Ziel

„Der Grund für das außerplanmäßige, gezielte Briefing“

Mögliche Gründe sind in den Abschnitten 7.4.1, 7.5.1 von GOST 12.0.004-90 aufgeführt. Zwischenstaatlicher Standard. System der Arbeitssicherheitsstandards. Organisation von Arbeitssicherheitsschulungen. Allgemeine Bestimmungen“, Absätze 2.1.6-2.1.7 des Dekrets des Arbeitsministeriums der Russischen Föderation, des Bildungsministeriums der Russischen Föderation vom 13.01.2003 N 1/29 „Über die Genehmigung des Verfahrens für die Ausbildung in „Arbeitsschutz und Prüfung von Kenntnissen über die Arbeitsschutzanforderungen von Mitarbeitern von Organisationen“, die wir in der obigen Tabelle bereits angegeben haben, lassen sich wie folgt zusammenfassen:

„Informationen zum Praktikum am Arbeitsplatz“. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, ein Praktikum für Arbeitnehmer durchzuführen, die unter schädlichen und (oder) gefährlichen Arbeitsbedingungen arbeiten (Artikel 225 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation), und die Anforderung eines Praktikums kann in einschlägigen Rechtsakten enthalten sein des Arbeitsschutzes. Der Arbeitgeber legt die Dauer der Praktikumsschichten selbstständig fest (von 3 bis 19 Schichten), basierend auf der Qualifikation und Berufserfahrung des Arbeitnehmers, der Art der geleisteten Arbeit. Es ist zu beachten, dass Sie neben einem Eintrag im Journal für ein Praktikum auch Folgendes benötigen: ein Praktikumsprogramm, eine Anordnung für das Praktikum eines Mitarbeiters, eine Anordnung zur Zulassung dieses Mitarbeiters unabhängige Arbeit(nach erfolgreichem Abschluss des Praktikums), ein lokaler Rechtsakt, der den Ablauf des Praktikums und die Besonderheiten des Praktikums in Ihrer Organisation enthält.

So füllen Sie ein Register für die Zuordnung der Gruppe 1 für elektrische Sicherheit zu nicht elektrotechnischem Personal aus

Protokollformular: beschrieben in Abschnitt 2 der Anmerkungen zu Anhang Nr. 1 der Regeln für den Arbeitsschutz beim Betrieb elektrischer Anlagen, genehmigt durch Beschluss des russischen Arbeitsministeriums vom 24. Juli 2013 N 328n.

Wer füllt das Briefing aus (führt es durch)? Ein Mitarbeiter aus dem Elektropersonal, der mindestens der Gruppe III in der elektrischen Sicherheit entspricht und auf Anordnung des Leiters der Organisation ernannt wird. Bitte beachten Sie, dass Fachkräfte für Arbeitsschutz nicht zum elektrotechnischen Personal gehören und daher keine Führungsbefugnis haben diese Art Einweisung (Absatz 6 der Anmerkung zu Anhang Nr. 1 der Regeln für den Arbeitsschutz beim Betrieb elektrischer Anlagen, genehmigt durch Beschluss des russischen Arbeitsministeriums vom 24. Juli 2013 N 328n).

Informationen zum Ausfüllen. Für die Ausbildung müssen Sie über Folgendes verfügen:

1. Die Liste der Positionen und Arbeitsplätze, die eine Zuordnung des Produktionspersonals zur Gruppe I erfordern. Der Leiter der Organisation (separate Unterabteilung) bestimmt selbstständig, wer in die Liste aufgenommen wird. Die Logik ist einfach: Es besteht die Möglichkeit, einen Mitarbeiter zu besiegen elektrischer Schock Bei der Ausführung von Arbeiten gehört der Mitarbeiter weder dem Elektro- noch dem Elektropersonal an (d. h. es handelt sich um nichtelektrotechnisches Personal) – wir nehmen es in die Liste auf;
2. ein genehmigtes Einweisungsprogramm, Anweisungen zur Durchführung von Einweisungen für nicht-elektrotechnisches Personal für Gruppe I in elektrischer Sicherheit.

„Datum der letzten Befüllung.“ Die Einsatzhäufigkeit der I-Gruppe beträgt mindestens 1 Mal pro Jahr. Wenn wir einen neuen Mitarbeiter unterweisen, setzen wir in dieser Spalte einen Bindestrich, bei Wiederholung der Einweisung tragen wir das Datum der vorherigen Mitarbeitereinweisung ein.
Wo sind die Informationen zu finden: Klausel 1.4.4. Beschluss des Energieministeriums der Russischen Föderation vom 13.01.2003 N 6 „Über die Genehmigung der Regeln.“ technischer Betrieb Elektroinstallationen für Verbraucher.

So füllen Sie ein Baus

Journalform: erforderlich

Anhang 1 der Verordnung des Ministeriums für Notsituationen der Russischen Föderation vom 12. Dezember 2007 N 645 (in der Fassung vom 22. Juni 2010) „Über die Genehmigung der Normen Brandschutz„Schulung von Brandschutzmaßnahmen für Mitarbeiter von Organisationen.“

Informationen zum Ausfüllen.

Einweisung	Wann machen wir es?	Wer dirigiert?
Einführung in die Brandbekämpfung	bevor Sie mit der selbstständigen Arbeit beginnen	der Leiter der Organisation oder die für den Brandschutz verantwortliche Person, die auf Anordnung (Anweisung) des Leiters der Organisation ernannt wird
Primäre Brandbekämpfung am Arbeitsplatz	am Arbeitsplatz, vor Beginn der Produktionstätigkeit, nachdem der Mitarbeiter eine einführende Brandschutzunterweisung erhalten hat
wiederholte Brandbekämpfung	mindestens einmal im Jahr und mit Mitarbeitern von Organisationen, die eine feuergefährliche Produktion haben, mindestens alle sechs Monate	Person, die für die Gewährleistung des Brandschutzes in jedem Fall verantwortlich ist Struktureinheit ernannt auf Anordnung (Anweisung) des Leiters der Organisation
außerplanmäßige Brandbekämpfung	bei der Durchführung einmaliger Arbeiten, bei der Beseitigung von Unfallfolgen, Naturkatastrophen und Arbeiten, für die eine Arbeitserlaubnis, Genehmigung oder andere besondere Dokumente ausgestellt werden, sowie bei der Ausführung in einer Organisation Massenveranstaltungen.
außerplanmäßig	bei der Einführung neuer oder Änderungen bereits entwickelter Regeln, Normen, Anweisungen zum Brandschutz und anderer Dokumente, die Brandschutzanforderungen enthalten; wenn es sich ändert technologischer Prozess Herstellung, Austausch oder Modernisierung von Geräten, Werkzeugen, Rohstoffen, Materialien sowie Änderungen anderer Faktoren, die den Brandzustand der Anlage beeinflussen; im Falle eines Verstoßes von Mitarbeitern der Organisation gegen Brandschutzbestimmungen, der zu einem Brand führen oder führen könnte; zur zusätzlichen Untersuchung von Brandschutzmaßnahmen auf Ersuchen der Landesbrandaufsichtsbehörden, wenn sich bei den Mitarbeitern der Organisation unzureichende Kenntnisse ergeben; bei Arbeitsunterbrechungen von mehr als 30 Kalendertagen und bei anderen Arbeiten - 60 Kalendertage (für Arbeiten, für die Zusätzliche Anforderungen Brandschutz); über die Zulassung Informationsmaterialienüber Unfälle und Brände in ähnlichen Branchen; bei der Feststellung von Tatsachen über unzureichende Kenntnisse der Brandschutzanforderungen durch Mitarbeiter von Organisationen.	die Person, die für die Gewährleistung des Brandschutzes in der Organisation verantwortlich ist, oder direkt der Arbeitsleiter
Zielbrandbekämpfung	bei einmaligen Arbeiten, die mit erhöhter Brandgefahr verbunden sind (Schweißen und andere Heißarbeiten); nach Unfällen, Naturkatastrophen und Katastrophen; bei der Herstellung von Arbeiten, für die eine Arbeitserlaubnis erteilt wird, bei der Herstellung von Heißarbeiten in der Sprengstoffindustrie; bei der Durchführung von Exkursionen in der Organisation; bei der Organisation öffentlicher Veranstaltungen mit Studierenden; bei der Vorbereitung der Organisation von Veranstaltungen mit großem Personenaufkommen (Vorstandssitzungen, Tagungen, Konferenzen, Tagungen etc.) mit mehr als 50 Teilnehmern.

Für alle Arten von Brandschutzübungen wird eine Form des Tagebuchs verwendet. Daher hängt die Anzahl dieser Protokolle in Ihrer Organisation davon ab, wie Sie die Verantwortlichkeiten für die Durchführung von Brandbesprechungen in Ihrer Organisation aufteilen (z. B. die Anordnung „Über die Durchführung von Brandschutzübungen“). ). Jede Person, die für die Durchführung der Brandschutzübungen verantwortlich ist, verfügt über ein eigenes Protokoll. Außerdem muss Ihr Verantwortlicher über eine gültige Bescheinigung über die bestandene Kenntnisprüfung des feuertechnischen Mindestmaßes verfügen. Wenn das Einführungs- und Primärbriefing gleichzeitig von einer Person durchgeführt wird, ist in Spalte Nr. 5 „Art des Briefings“ mit einem Komma zu kennzeichnen: „Einführung, Primärbriefing“. Für die Durchführung von Brandschutzunterweisungen benötigen Sie neben dem Magazin außerdem: Unterrichtsprogramme, Anleitungen.

Alle Aufträge für die Haupttätigkeiten müssen im entsprechenden Auftrag erfasst werden. Die Aufzeichnung enthält den Titel, das Erstellungsdatum des Dokuments und andere wichtige Informationen. Ein Beispieleintrag, Beispiele für das Ausfüllen eines Tagebuchs – all das finden Sie im Artikel.

Jede Anordnung ist ein Rechtsakt inneres Handeln, die in der Regel vom Leiter des Unternehmens, seiner separaten Abteilung oder Niederlassung veröffentlicht wird. Aufträge werden nach klassifiziert verschiedene Funktionen, einschließlich der Fläche, die sie abdecken. Sie können beispielsweise Personal betreffen, Materielle Ressourcen Unternehmen. Allerdings zuordnen große Gruppe Anordnungen, die komplexe, komplexe Sachverhalte regeln, die das gesamte Unternehmen betreffen. Sie werden als Aufträge für die Haupttätigkeit bezeichnet. Es gibt verschiedene Arten solcher Dokumente:

1. Bei der Ernennung eines Direktors.
2. Zur Bildung eines Unternehmensbereichs.
3. Zur Einführung der entwickelten Besetzungstabelle.
4. Über die Einführung des Transfersystems Löhne durch bargeldloses Bezahlen.
5. Über die Hinweise zum Ausfüllen der Lohnabrechnung.
6. Zur Festlegung arbeitsrechtlicher Vorschriften.
7. Bei der Reduzierung von 1 oder mehreren Mitarbeitern.
8. Über Maßnahmen zum Schutz von Informationen, die ein Geschäftsgeheimnis darstellen.
9. Zur Begründung der Kollektivhaftung der Arbeitnehmer.

Es gibt weitere Arten, die ebenfalls mit der Haupttätigkeit zusammenhängen – sie unterliegen der Eintragung in das Meldeprotokoll. Darüber hinaus sollte es nicht verwechselt werden verschiedene Typen Unterlagen. Wenn beispielsweise ein Gesetz über die Genehmigung eines Schlüsselmitarbeiters in Kraft tritt, dessen Position in der Satzung festgelegt ist (dies kann nicht nur der Direktor, sondern auch der Hauptbuchhalter oder der Leiter des Sicherheitsdienstes sein), sollte eine solche Anordnung vorliegen genau im Journal für die Haupttätigkeit eingetragen und nicht nach Personal.

Noch eins wichtiger Punkt– Dokumente im Zusammenhang mit der Haupttätigkeit sowie administrativen und wirtschaftlichen Angelegenheiten werden separat erfasst, da letztere 5 Jahre lang aufbewahrt werden. Die erste Gruppe von Rechtsakten sollte dauerhaft aufbewahrt werden ( mindestens 75 Jahre alt). Gleichzeitig wird auch das Protokoll geführt.

Muster-Tagebucheintrag: Anleitung zum Ausfüllen

Die Erstellung eines Auftragsprotokolls ist zwingend erforderlich, da in diesem Fall das Dokument endgültig in Kraft tritt. Somit verleiht das Protokoll ihm Rechtskraft als interner Regulierungsakt, der für die Umsetzung im gesamten Unternehmen oder in einer bestimmten separaten Unterabteilung verbindlich ist. Darüber hinaus wird die Suche dank des geordneten Befestigungssystems erheblich vereinfacht. benötigtes Dokument unter Tausenden von Zeitungen wie ihm.

Titelblatt

An Titelblatt der Verantwortliche schreibt:

1. Firmenname, es Organisationsform. Allgemein akzeptierte Abkürzungen sind erlaubt – LLC, PJSC und andere, zum Beispiel: Dolce Vita LLC.
2. Das Datum, an dem das Dokument eingegeben wurde. Es kann sein, dass es nicht mit dem Beginn des Kalenderjahres zusammenfällt, was normal ist.
3. Das Datum, an dem das Dokument fertiggestellt wurde (letzte Seite fertiggestellt). Anschließend wird das Journal zur langfristigen Aufbewahrung (mindestens 75 Jahre) in das Archiv überführt.
4. Verantwortlich für die Pflege von Position, Nachname, Initialen.
5. Geben Sie in der Spalte „Haltbarkeit“ „dauerhaft“ an.

Bestellunterlagen

Sie können die Reihenfolge der Datensatzerstellung selbst festlegen, da es keine strengen Regeln für die Form gibt. rechtliche Anforderungen. Normalerweise werden alle Datensätze in tabellarischer Form erfasst; Geben Sie die folgenden Informationen an:

1. Dokumentnummer – die Nummerierung erfolgt fortlaufend vom Jahresanfang bis zum Jahresende. Dokumente, deren Informationen in verschiedenen Zeitschriften erfasst werden, haben eine unterschiedliche Nummerierung – es gibt eine bestimmte Reihenfolge in Dokumenten zu Kerntätigkeiten, zum Personal usw.
2. Danach folgt das Datum der Veröffentlichung des Dokuments – ab diesem Tag tritt es in der Regel in Kraft.
3. Dann wird der Name der Überschrift angegeben (genau wie in der Bestellung). Sie können hier auch eine Zusammenfassung schreiben.
4. Markieren Sie die Anzahl der Blätter und Anwendungen durch einen Schrägstrich „/“.
5. In der Spalte „Verantwortlicher“ werden die Namen und Initialen der Mitarbeiter eingetragen, die für die Ausführung des erteilten Auftrages verantwortlich sind.
6. In der Spalte „Kennenlernen“ stehen die Namen und Initialen der Mitarbeiter, die in Schreiben(unter der Unterschrift) muss sich mit dem Text des Dokuments vertraut machen.

Auf Wunsch können Sie auch die Spalte „Notizen“ einfügen, in der bei Bedarf kurze Kommentare zu den erteilten Aufträgen verfasst werden.

Nach Fertigstellung des Journals muss das Ende seiner Pflege formalisiert werden. Dazu müssen Sie zunächst alle Seiten schnüren und mit einer Kordel befestigen. Dann schreiben sie die Anzahl der Blätter (nicht Seiten) vor, versehen das Protokoll mit Datum und Unterschrift (Nachname, Initialen). Diese Einträge werden von der verantwortlichen Person vorgenommen, die das Journal während des gesamten Zeitraums geführt hat (oder von der Person, die diesen Mitarbeiter vertritt).

Verhaltensweisen und Verantwortung

Das Protokoll kann auf zwei Arten gepflegt werden:

1. Traditionell handschriftlich. Es werden blaue oder schwarze Stifte verwendet, die keine Flecken und Streifen hinterlassen. Alle Eingaben erfolgen sorgfältig, Korrekturen sind nur in möglich Ausnahmefällen. Es ist außerdem darauf zu achten, dass das Dokument keine zerrissenen Seiten, zusätzliche Beilagen (anstelle der vorherigen) usw. aufweist.
2. In elektronischer Form: In diesem Fall kann nur der Mitarbeiter, der das Recht zur elektronischen Signatur hat, Einträge im Journal vornehmen und diese korrigieren.

Für das Ausfüllen des Dokuments können folgende Mitarbeiter zuständig sein:

• Sekretär;
• Sekretär-Referent;
• andere auf Anweisung des Direktors ernannte Mitarbeiter.

Allgemein, bestimmte Art und Weise Die Geschäftsführung sowie die verantwortliche Person werden durch einen gesonderten lokalen Rechtsakt genehmigt, der im Unternehmen erlassen wird.

Wie sieht das Registrierungsprotokoll aus?

Die Vorlage für dieses Dokument ist ein kleines Buch 64 Seiten mit goldenem Kartoneinband (Format 210*288 mm). Es sind Löcher vorgesehen, um die Seiten zu schnüren und das Dokument dann an das Archiv zu übergeben.

Wenn das Magazin ursprünglich nicht geflasht wurde, müssen Sie es selbst durchführen.

Registrierung von Dokumenten. Zeitschriften für Registrierung und Buchhaltung. Was und wie, alles steht in den Regalen, mit Beispielen und Mustern 25.08.2016

Erstellte und eingehende Dokumente unterliegen der Registrierungspflicht.

Gemäß GOST R 7.0.8-2013 " Nationaler Standard Russische Föderation. System von Standards für Information, Bibliothek und Veröffentlichung. Büroarbeiten und Archivierung. Begriffe und Definitionen“, genehmigt durch die Verordnung von Rosstandart vom 17. Oktober 2013 N 1185-st, Dokumentenregistrierung- Dabei handelt es sich um die Zuweisung einer Registrierungsnummer zu einem Dokument und die Eingabe von Daten über das Dokument in das Registrierungs- und Abrechnungsformular, wobei es sich bei dem Registrierungs- und Abrechnungsformular um ein zur Erfassung dienendes Dokument (Karte, Zeitschrift), auch in elektronischer Form, handelt Informationen über das Dokument zum Zweck der Buchhaltung, Suche und Kontrolle.

In der Personalverwaltung traditionell ist die Journalform der Buchhaltung. Die Registrierungs- und Abrechnungsformulare des Journals werden für die Registrierung und Abrechnung verschiedenster Personaldokumente geführt: Arbeitsbücher, Arbeitsverträge, Anordnungen und Weisungen, Mitarbeitererklärungen, Mitteilungen und Vorschläge an Mitarbeiter, Gesetze, örtliche Vorschriften, Memos usw.

Dokumente werden nach der Unterzeichnung (Genehmigung) registriert, auf keinen Fall vorher. Beispielsweise kann eine Bestellung, die noch nicht vom Leiter unterzeichnet wurde, nicht im Auftragsregistrierungsprotokoll registriert werden. Mit der Unterzeichnung der Bestellung wird diese registriert und ihr wird eine Registrierungsnummer zugewiesen, die dann in die entsprechende Spalte der Bestellung eingetragen wird.

Erstellte Dokumente werden am Tag der Genehmigung oder Unterzeichnung registriert, eingehende (eingehende) Dokumente werden am Tag des Eingangs registriert, gesendet (ausgehend, an Mitarbeiter ausgegeben) – am Tag der Abreise (Ausstellung).

Gemäß Abschnitt 3.12 von GOST 6.30-2003 „besteht die Registrierungsnummer des Dokuments aus seiner.“ Seriennummer, das nach Ermessen der Organisation durch ein Fallverzeichnis entsprechend der Fallnomenklatur, Informationen über den Korrespondenten, die ausübenden Künstler usw. ergänzt werden kann.“

Außerdem werden bei der Personalaktenverwaltung Tagebücher geführt, um das Personal und seine Bewegungen aufzuzeichnen: Aufnahme, Versetzung, Entlassung, Disziplinarmaßnahmen usw.

Manchmal wird die Führung einiger Journale (Bücher) der Buchhaltung der Buchhaltungsabteilung oder dem Sekretär der Organisation anvertraut, in kleinen Organisationen kann sogar der Leiter der Organisation einige Journale führen, aber die meisten der aufgeführten Registrierungs- und Buchhaltungsformulare werden traditionell immer noch anvertraut Personalarbeiter behalten. Oftmals wird ihnen auch die Führung von „nicht personellen“ Zeitschriften anvertraut. Es kann angegeben werden, wer konkret zur Registrierung bestimmter Dokumente (oder Ereignisse) verpflichtet ist Vorschriften, einschließlich der örtlichen Vorschriften des Arbeitgebers. Die Zuordnung der Verpflichtung zur Registrierung von Dokumenten (Veranstaltungen) zu einem bestimmten Mitarbeiter wird in seinem festgelegt Arbeitsbeschreibung, Arbeitsvertrag ( Zusatzvereinbarung dazu) oder ein anderes Dokument.

In Bezug auf einige Zeitschriften (Bücher) des Rechnungswesens ist deren obligatorische Führung normativ festgelegt. Dies gilt beispielsweise für Klausel 40 der „Regeln für die Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern, die Erstellung von Arbeitsbuchformularen und deren Bereitstellung für Arbeitgeber“, genehmigt durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 16.04.2003 N 225 Es ist vorgeschrieben, ein Buch zur Buchführung über die Bewegung von Arbeitsbüchern und deren Beilagen sowie ein Einnahmen- und Ausgabenbuch zur Buchführung über die Formen des Arbeitsbuchs und eine Beilage darin zu führen.

Zeitschriftenformen, die nicht von offiziellen Stellen genehmigt sind, werden von Arbeitgebern unabhängig entwickelt. Natürlich mit Blick auf die Anforderungen der Vorschriften und allgemein anerkannte Regeln Personalmanagement.

Normalerweise kaufen Arbeitgeber fertige Exemplare. Als nächstes werden wir darüber sprechen, wie Sie eine Zeitschrift mit Ihren eigenen Händen erstellen und gestalten können, wenn der Arbeitgeber Ihnen kein Geld für vorgefertigte Zeitschriften zur Verfügung stellt. Besorgen Sie sich für diese Arbeit Zeit und Begeisterung.

Damit das Magazin lange hält, besteht sein Einband aus dickem, haltbarem Karton und die Seiten sind aus gutem Papier.

Wenn ein Magazin unabhängig entworfen und produziert wird, dann Titelblatt wie folgt formatiert.

Die Seitenausrichtung in einem solchen Magazin kann Hoch- oder Querformat sein. Dies hängt von der Anzahl und Breite der Spalten ab, in denen sich die Informationen befinden.

Auf der ersten Seite nach dem Cover des Magazins ist es üblich, die Personen anzugeben, die es leiten.

Eine solche Seite kann auch am Ende des Journals platziert werden. Einige Personalverantwortliche erstellen eine solche Seite überhaupt nicht, sondern geben bei jedem Eintrag in einer separaten Spalte an, wer den Eintrag vorgenommen hat.

Die Spalten innerhalb des Journals, in die Informationen über registrierte Dokumente oder über Personalbewegungen eingetragen werden, sind so gestaltet, dass diese Informationen hineinpassen.

Welche Spalten sollten im vom Arbeitgeber erstellten Personaldokumentenregister enthalten sein? Die konkrete Spaltenliste wird vom Arbeitgeber selbst festgelegt. Die wichtigsten Diagramme sind:

°Datensatznummer;
° Name des Dokuments (wenn zwei oder mehr Arten von Dokumenten in der Zeitschrift registriert sind);
°Dokumentdatum;
°Registrierungsnummer des Dokuments;
° Titel oder Zusammenfassung des Dokuments.

° die Auflösung des Kopfes;

° eine Anmerkung zur Ausführung des Dokuments;

° eine Anmerkung zur Platzierung des Dokuments in der Akte;

°Hinweis;

Die Position „Datensatznummer“ erscheint manchen überflüssig. Viele haben jedoch ein Verfahren zur Korrektur fehlerhafter Einträge im Journal eingeführt, das dem Verfahren zur Korrektur von Einträgen im Journal ähnelt Arbeitsbücher, indem er den ungültigen Eintrag als ungültig erkennt („Der Eintrag für die Nummer so und so ist ungültig“). Um diese Reihenfolge umzusetzen, ist die Nummerierung der Datensätze praktisch.

Die konkrete Zusammensetzung der Spalten hängt von der Art der zu registrierenden Dokumente, dem akzeptierten Registrierungsverfahren, seinen Zielen und den Besonderheiten der Büroarbeit für einen bestimmten Arbeitgeber ab.

Wie oben erwähnt, sind in einigen Buchhaltungsjournalen und Buchhaltungsbüchern Form und Inhalt der Spalten normativ festgelegt. Es ist unmöglich, vom Bewährten abzuweichen.

Um die Seiten des Magazins vor Entzug und Pfändung zu schützen, werden die Seiten nummeriert, das Magazin wird geschnürt (genäht), versiegelt und von einer autorisierten Person (Leiter der Organisation, Leiter der Personalabteilung etc.) beglaubigt. Manchmal ist eine Versiegelung des Magazins vorgesehen.

Auf dem Schnürknoten auf der letzten Seite des Magazins wird ein Aufkleber (ein Papierquadrat) angebracht, auf dem ein Verifizierungseintrag und ein Siegel angebracht werden.

Viele platzieren auf der letzten Seite des Magazins einen Zertifizierungsvermerk und auf dem Aufkleber befinden sich nur die persönliche Unterschrift einer autorisierten Person und ein Siegel.

Die eidesstattliche Erklärung lautet wie folgt:

Betrachten wir die ungefähren Formen einiger Protokolle (interne Spalten) und Bücher zur Registrierung von Dokumenten sowie Protokolle zur Abrechnung (Registrierung) von Ereignissen.

Normalerweise führt der Arbeitgeber mehrere Auftragsregister. Getrennt werden Aufträge für Personal, getrennt für Kerntätigkeiten und getrennt für administrative und wirtschaftliche Belange erfasst.

Gleichzeitig können Bestellungen innerhalb der Gruppe auch in separaten Journalen erfasst werden. Dies liegt vor allem daran, dass es unterschiedliche Aufträge geben kann verschiedene Termine Lagerung. Dementsprechend werden sie gespeichert verschiedene Fälle und werden in verschiedenen Fachzeitschriften veröffentlicht.

Wenn der Arbeitgeber im Laufe des Jahres viele Aufträge erteilt, werden auch die Aufträge einer Gruppe aufgeteilt, die vorhanden sind der gleiche Begriff Lagerung. Möglich sind beispielsweise die getrennte Speicherung in Akten und die getrennte Erfassung von Arbeitsaufträgen, getrennten Versetzungsaufträgen etc.

Bei der Registrierung einer Bestellung wird ihre Nummer häufig durch einen „Dekodierungs“-Buchstabenindex ergänzt, zum Beispiel „l / s“ – Personal (ein solcher Index ist charakteristisch für Personalbestellungen), „o“ – Urlaub (Bestellungen im Urlaub) , „km“ – Geschäftsreisen (Geschäftsreiseaufträge) usw.

Journal der Registrierung von Aufträgen zur Einstellung von Mitarbeitern. Ungefähre Form

Zur Kontrolle der in der Organisation erteilten Aufträge im Büroarbeitssystem wird ein Auftragsregistrierungsprotokoll verwendet. Dieses Dokument ermöglicht es Ihnen, ein Kontrollsystem für ausgestellte Dokumente zu organisieren und den aktuellen Stand zu verfolgen dieser Moment Bestellungen und seine Ernennung kurze Beschreibung. Durch die Registrierung von Dokumenten können Sie die Arbeit der Personalabteilung erleichtern und rationalisieren. Darüber hinaus können Sie durch die chronologische Registrierung erteilter Aufträge die Organisation vor der Veröffentlichung „rückwirkender“ Dokumente schützen.

Das Verfahren zur Registrierung, Ausführung und Zusammenstellung der von der Organisation ausgestellten Verwaltungsdokumente wird auf der Grundlage des entwickelten Verfahrens zur Aufrechterhaltung der Dokumentenverwaltung für den internen Gebrauch geregelt. Aufträge müssen in chronologischer Reihenfolge unter Berücksichtigung des Erstellungsdatums und der nächsten Seriennummer des Dokuments in digitaler und digitaler Reihenfolge erteilt werden Briefe.

Je nach individueller Chiffre wird es künftig deutlich einfacher sein, das benötigte Dokument zu finden. In diesem Fall können bestimmte Codes verwendet werden, um die Zugehörigkeit von Dokumenten zu bestimmten Unternehmensbereichen festzustellen. Aufträge können auch nach ihrem semantischen Zweck gruppiert werden.

Zum Beispiel:

• „B“ – der Status wird auf Dokumente angewendet, die bei der Verhängung von Strafen und der Ermutigung von Mitarbeitern ausgestellt werden.
• „O“ – zum Gruppieren von Bestellungen für Mitarbeiterurlaube.
• „KM“ – Aufträge für Dienstreisen von Mitarbeitern.
• „K“ – Personal.
• „LS“ – für Personal beträgt die Aufbewahrungsfrist solcher Dokumente 75 Jahre.

Diese Gruppierung von Dokumenten ermöglicht ein schnelles Auffinden Erforderliche Dokumente. Daher gibt es keine spezielle und genehmigte Form des Magazins, Sie können es also selbst entwickeln und bei Bedarf ein fertiges Magazin in Fachgeschäften kaufen. Bitte beachten Sie, dass zur ordnungsgemäßen Bezugnahme alle Seiten nummeriert und geschnürt sowie auf der Rückseite versiegelt und vom Leiter signiert sein müssen.

Es ist verboten, Blätter hinzuzufügen oder herauszureißen, da sonst die Bedeutung eines solchen Dokuments verloren geht. Darüber hinaus muss das Etikett darauf hinweisen gesamt Blätter im Tagebuch, woraufhin die Unterschrift des Leiters und das Siegel der Organisation darauf angebracht werden. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Pflege und Aufbewahrung des Dokuments liegt bei der Personalabteilung.

Anforderungen an die Zeitschriftengestaltung

Wie bereits erwähnt, gibt es auf gesetzlicher Ebene keine spezifischen Anforderungen für die Registrierung, es sollten jedoch bestimmte Spalten hinzugefügt werden:

• Eine Seriennummernspalte, die jedem Dokument zugeordnet werden sollte, um das Erscheinen rückwirkender Dokumente zu vermeiden.
• Bestellnummer und Ausstellungsdatum.
• Art des Auftrags (Umzug usw.). Beschreibung Zusammenfassung Wenn es beispielsweise ausgestellt wird, um Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise zu schicken, müssen Sie das Ziel und die Reisedaten angeben.
• Vollständiger Name mehrerer Mitarbeiter oder der konkrete Name, für den der Auftrag erteilt wird.
• Als Grundlage für die Erstellung des Dokuments kann beispielsweise ein Brief oder der Abschluss einer Eilschrift angegeben werden Arbeitsvertrag oder Standardform.
• In manchen Fällen lohnt es sich auch anzugeben, wer das Dokument zur Aufbewahrung angenommen hat, insbesondere wenn das Unternehmen über eine komplexe Organisationsstruktur verfügt.

Führen Sie ein Tagebuch elektronisch

Bei einem großen Dokumentenfluss kann die Auftragserfassung auch elektronisch organisiert werden. Beispielsweise führt das 1C-Programm einen solchen Vorgang automatisch durch. Wie Sie wissen, können jedoch Änderungen am Programm vorgenommen werden. Daher ist es von Zeit zu Zeit erforderlich, die Blätter des Dokuments auszudrucken, zu nummerieren, das Visum des Managers einzutragen, zu befestigen und ins Archiv zu übertragen. Sie können auch eine Chronologie mit führen Tabellenkalkulationen, wie z. B. Excel.