मैट्रिक्स के साथ काम करने के लिए आपको जो पहली चीज सीखने की जरूरत है, वह है व्यवसाय में सक्षम। महत्वपूर्ण को अत्यावश्यक से अलग करने में सक्षम हो, महत्वहीन से बहुत जरूरी नहीं।
समय मैट्रिक्स को 4 चतुर्भुजों में विभाजित किया गया है, जिसमें महत्व की 2 कुल्हाड़ियों और तात्कालिकता के समान कुल्हाड़ियों की संख्या है। मामले और कार्य उनमें से प्रत्येक में फिट होते हैं, जो प्रत्येक घटक की प्राथमिकता को देखने में मदद करता है: पहले क्या करना है, दूसरा क्या करना है, आदि।
मैट्रिक्स टेम्पलेट इस तरह दिखता है:
आइए प्रत्येक चतुर्थांश को अधिक विस्तार से देखें।
महत्वपूर्ण और जरूरी
आदर्श समय प्रबंधन का अर्थ है कि यह चतुर्थांश खाली रहेगा। यह इस तथ्य के कारण है कि उचित प्राथमिकता और मामलों को समय पर पूरा करने से कोई रुकावट नहीं होगी। यह केवल समय-समय पर सामान्य हो सकता है, लेकिन व्यापार में लगातार अराजकता अव्यवस्था का संकेत है।
ए चतुर्थांश के साथ समस्याओं से बचने के लिए, आपको अन्य क्षेत्रों में सक्षम योजना बनाने और सभी बिंदुओं का ठीक से पालन करने की आवश्यकता है। हालाँकि, यदि इसे भरने की आवश्यकता फिर भी उत्पन्न होती है, तो यह यहाँ फिट बैठता है:
- मामले, जिनकी विफलता लक्ष्य की उपलब्धि को खतरे में डालती है।
- कार्य, जिनकी विफलता उभरने में योगदान करती है जीवन की कठिनाइयाँऔर कठिनाइयाँ।
- ऐसे कार्य जिनका सीधा संबंध स्वास्थ्य से है।
के बारे में मत भूलना। अक्सर ऐसा होता है कि A चतुर्थांश की चीजें किसी अन्य व्यक्ति को सौंपी जा सकती हैं। हो सके तो इस अधिकार का प्रयोग करें।
जिम्मेदारियों को सौंपने के बारे में मत भूलना। अक्सर ऐसा होता है कि A चतुर्थांश की चीजें किसी अन्य व्यक्ति को सौंपी जा सकती हैं।
महत्वपूर्ण लेकिन जरूरी नहीं
सबसे अधिक प्राथमिकता वाले मामले और कार्य यहां स्थित हैं, इसलिए उसे अधिकतम ध्यान देने की आवश्यकता है। ये रोज़मर्रा की गतिविधियाँ हैं, जिनकी तात्कालिकता इतनी अधिक नहीं है, लेकिन फिर भी ये महत्वपूर्ण हैं। विशेषज्ञों ने देखा है कि जो लोग विशेष रूप से "बी" चतुर्थांश के साथ काम करते हैं, वे जीवन में अधिक सफलता प्राप्त करते हैं और अपने लक्ष्यों को प्राप्त करते हैं। वे कमाते हैं अधिक पैसेऔर वही करते हैं जिससे वे प्यार करते हैं, जिससे उन्हें खुशी मिलती है।
चूंकि मामलों में कोई तात्कालिकता नहीं है, इसलिए कोई घबराहट नहीं है, जो उनके कार्यान्वयन के दृष्टिकोण को संतुलित और उचित बनाता है। यह बदले में योगदान देता है उच्च दक्षताऔर उत्पादकता। हालांकि, यह मत भूलो कि बी क्वाड्रेंट से कार्यों को देर से पूरा करना उन्हें ए क्वाड्रेंट में ले जाता है।
तो, सभी वर्तमान गतिविधियाँ जो . से संबंधित हैं दिनचर्या: मुख्य गतिविधि, खेल गतिविधियाँ, दिन की योजनाएँ, आदि।
अत्यावश्यक लेकिन महत्वपूर्ण नहीं
इस चतुर्थांश के "आधारभूत" होने वाली गतिविधियाँ विचलित करने वाली होती हैं। लक्ष्यों को प्राप्त करने के मामले में उनका कार्यान्वयन कोई उपयोगिता नहीं रखता है और न ही कोई परिणाम देता है। अक्सर वे केवल वास्तविक पर ध्यान केंद्रित करने में हस्तक्षेप करते हैं महत्वपूर्ण मामलेऔर समग्र दक्षता कम करें। मैट्रिक्स के साथ काम करते समय, मुख्य बात "ए" और "सी" क्वाड्रंट से मामलों को भ्रमित नहीं करना है, अन्यथा मामलों की प्राथमिकता में भ्रम होगा।
क्षेत्र "सी" में बातचीत और बैठकों से संबंधित मामले शामिल हो सकते हैं जो किसी के द्वारा लगाए जाते हैं, लोगों के जन्मदिन के उत्सव के साथ बहुत करीबी सर्कल में नहीं, घर के काम जो अचानक उठते हैं। चूंकि इस चतुर्थांश से चीजें केवल धीमी होती हैं और समय "चोरी" करती हैं, इसलिए उन्हें कम से कम समय देने की आवश्यकता होती है।
जरूरी नहीं और महत्वपूर्ण नहीं
इस चतुर्थांश में फिट होने वाली चीजों को करने से कोई लाभ नहीं होता है। उन्हें अंतिम रूप से निपटने की आवश्यकता है। यहां तक कि अगर आप उनके साथ बिल्कुल भी व्यवहार नहीं करते हैं, तो यह केवल बेहतर होगा। हालांकि, ऐसे मामलों को ध्यान में रखना आवश्यक है, जैसा कि वे कहते हैं, आपको दुश्मन को दृष्टि से जानने की जरूरत है। ये उपयोगी समय के सबसे "भक्षक" हैं जिनसे आपको छुटकारा पाना चाहिए।
डी क्वाड्रंट में फिट होने वाली चीजें बिल्कुल किसी काम की नहीं होती हैं।
लेकिन सबसे दिलचस्प बात यह है कि इस चतुर्थांश से मामले लोगों को काफी आकर्षित कर रहे हैं। यहां सबसे सुखद और सरल है, जिस पर आपको काम करने की आवश्यकता नहीं है। वे आराम करते हैं और आनंद लाते हैं। एक सुखद शगल उन्हें मना करने में समस्या पैदा करता है।
इसमें दोस्तों और रिश्तेदारों से फोन पर बात करना, अंदर बैठना शामिल है सामाजिक नेटवर्क में, इंटरनेट पर खोजना, कंप्यूटर गेम, टीवी देखना, क्लबों में घूमना।
बेशक, आराम उत्पादक कार्य के लिए महत्वपूर्ण है, जैसे कि एक व्यक्ति के लिए ऑक्सीजन, लेकिन यह भी उपयोगी होना चाहिए। पूरे सप्ताहांत के लिए सोफे पर बैठने के बजाय, बाहर और प्रकृति की यात्राओं की व्यवस्था करें, एक सक्रिय मनोरंजन योजना विकसित करें, यह, वैसे, आपके स्वास्थ्य को बेहतर बनाने में मदद करेगा। जानकारीपूर्ण या उचित पढ़ें दिलचस्प पुस्तकजिसके लिए पहले समय नहीं था, वह मन को प्रेरित करेगा।
जैसे ही आप अपने जीवन का नियंत्रण लेते हैं, याद रखें कि आराम की भी योजना बनाई जानी चाहिए। इसका स्वतःस्फूर्त होना अस्वीकार्य है। लेकिन उनकी भी उपेक्षा न करें। यह लंबी आलस्य से भरा है, क्योंकि अधिक काम से अभी तक किसी को फायदा नहीं हुआ है। यहां नियम उपयुक्त है: "व्यवसाय के लिए समय - मनोरंजन के लिए घंटा।"
प्रत्येक दिन के लिए एक उदाहरण कार्यक्रम इस तरह दिख सकता है:
आप स्वयं चादरें खींच सकते हैं या इंटरनेट से तैयार फॉर्म डाउनलोड कर सकते हैं।
प्राथमिकता
सबसे पहले, आदत से बाहर, प्रत्येक मामले की तात्कालिकता और महत्व को निर्धारित करना समस्याग्रस्त होगा, लेकिन अंतिम परिणाम इसके लायक है। निम्नलिखित अभ्यास का प्रयास करें:
- कॉलम के साथ एक तालिका बनाएं: संख्या पी / पी, व्यवसाय, तात्कालिकता, महत्व। सूची की लंबाई के आधार पर, लाइनों की संख्या को स्वयं समायोजित करें।
- दूसरे कॉलम में, "करने के लिए," उन सभी कार्यों और गतिविधियों को लिखें जो आप आमतौर पर करते हैं।
- उसके बाद, यह आकलन करने के लिए आगे बढ़ें कि प्रत्येक गतिविधि कितनी महत्वपूर्ण है या यह कितनी जरूरी है।
इसे आसान बनाने के लिए, प्रत्येक मामले के लिए प्रश्न पूछते समय निम्नलिखित महत्व मानदंड का उपयोग करें:
- मेरे मुख्य लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए इस कार्य को पूरा करना आवश्यक है (हाँ का अर्थ महत्वपूर्ण है; नहीं का अर्थ महत्वपूर्ण नहीं है)।
- कार्य को पूरा करने में विफलता वर्तमान गतिविधियों के लिए गंभीर परिणाम देती है (हां - महत्वपूर्ण; नहीं - महत्वपूर्ण नहीं)।
तात्कालिकता मानदंड:
- यदि कार्य अभी पूरा नहीं हुआ है, तो यह अपनी प्रासंगिकता खो देता है (हाँ - अत्यावश्यक; नहीं - अत्यावश्यक)।
यह प्राथमिकता उपकरण पूरे वर्कफ़्लो को बहुत सरल करेगा। जैसा कि आप इस अन्वेषण के माध्यम से जाते हैं, आपको पता चलेगा कि आप इस बिंदु तक कितना समय बर्बाद कर रहे हैं और कितना उपयोगी समय मुक्त हो गया प्रतीत होता है।
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योजनाएं क्यों टूटती हैं? क्योंकि रोजमर्रा के मामलों के प्रवाह में, हम महत्वपूर्ण और अनिवार्य चीजों को भूलकर जरूरी मामलों को अंजाम देते हैं। क्या अंतर है? सही प्राथमिकताओं में! महत्वपूर्ण चीजें हमेशा जरूरी नहीं होती हैं, और जरूरी चीजें हमेशा महत्वपूर्ण नहीं होती हैं। ऐसा कैसे? बहुत आसान। और कोवी चतुर्भुज इससे निपटने में मदद करेंगे। उनका दूसरा नाम आइजनहावर प्रायोरिटी मैट्रिक्स है।
महत्वपूर्ण और जरूरी: नियम और स्पष्टीकरण
महत्व और तात्कालिकता।
जरूरी मामलेतत्काल, तत्काल भागीदारी या निर्णय की आवश्यकता है। उन्हें तुरंत किया जाना चाहिए, अन्यथा आग, अप्रत्याशित घटना, आपदा होगी। सभी योजनाओं और महत्वपूर्ण मामलों को रद्द करने के लिए मजबूर करते हुए, तत्काल मामलों में प्रतिक्रियात्मक प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है।
करने के लिए काममतलब । निर्धारित वैश्विक लक्ष्यों को प्राप्त करने, महत्वपूर्ण कार्यों के प्रारंभिक समाधान, अवसरों की प्राप्ति के लिए उनकी आवश्यकता होती है। महत्वपूर्ण कार्य करने से व्यक्ति प्राप्त करता है उच्च परिणाम, सफलता। जीवन स्पष्ट रूप से, मापा और उद्देश्यपूर्ण ढंग से बहता है।
दुर्भाग्य से, हमारे जीवन में महत्वपूर्ण चीजें अक्सर प्राथमिकता से वंचित रह जाती हैं। क्यों? क्योंकि सभी दैनिक जीवन का उद्देश्य अत्यावश्यक समस्याओं को हल करना है।
इसे कैसे जोड़ेंगे?
आइजनहावर मैट्रिक्स का उपयोग एक प्राथमिकता उपकरण के रूप में करें। कभी-कभी एक ही उद्देश्य के लिए कोवे समय वर्गों की सिफारिश की जाती है।
स्टीफन कोवी के चतुर्थांश मैट्रिक्स और आइजनहावर के केस मैट्रिक्स में क्या अंतर है?
दरअसल, कुछ भी नहीं।
दोनों विधियों में समान नियोजन दृष्टिकोण शामिल हैं। लेकिन अलग-अलग नामप्रसिद्ध सिस्टम डेवलपर्स के कारण प्राप्त हुआ। ऐसा ही होता है कि ड्वाइट आइजनहावर ने अपने दैनिक कार्यों में उसी तकनीक का इस्तेमाल किया जो स्टीफन कोवे ने अपनी पुस्तक में वर्णित किया था।
दो महान लोग। दो उपाधियाँ। एक विधि।
कोवी क्वाड्रंट्स: केस स्ट्रक्चर मैट्रिक्स
आइजनहावर मैट्रिक्स के अनुसार प्राथमिकता में सभी मामलों और कार्यों को उनके महत्व और तात्कालिकता के अनुसार 4 ब्लॉकों में वर्गीकृत करना शामिल है:
- महत्वपूर्ण/अत्यावश्यक;
- महत्वपूर्ण / गैर-जरूरी;
- महत्वहीन/अत्यावश्यक;
- महत्वहीन/अत्यावश्यक नहीं।
यदि आप इसे पहले से करते हैं - सभी तत्काल और दूर के मामलों को एक सूची में लिखें, तो आप आसानी से किसी भी स्टीफन कोवे स्क्वायर को भर सकते हैं। यह सभी उपलब्ध कार्यों के महत्व और तात्कालिकता का आकलन करने के लिए पर्याप्त है।
आइजनहावर मैट्रिक्स के अनुसार कार्यों को कैसे विभाजित करें?
आइजनहावर मैट्रिक्स अत्यधिक प्रभावी समय प्रबंधन
यदि आप खुले दिमाग से प्रत्येक ब्लॉक की संरचना को देखते हैं, तो आप प्रत्येक वर्ग की विशेषताएं देख सकते हैं:
- स्क्वायर ए - निरंतर समय दबाव, "अग्नि", तंत्रिकाएं और जीवन की प्रतिक्रियाशील लय।
- स्क्वायर बी - समाधान रणनीतिक उद्देश्य, सक्रियता, परिणाम और सफलता के लिए काम करना।
- स्क्वायर सी - उनके विभिन्न संस्करणों में क्रोनोफेज।
- स्क्वायर डी - विलंब।
यही है, आइजनहावर मैट्रिक्स का उपयोग करके प्राथमिकताएं निर्धारित करते समय, केवल दूसरे ब्लॉक के मामले ध्यान देने योग्य हैं। लेकिन वास्तव में, हम "अत्यावश्यक" वर्गों के कार्यों में लगे हुए हैं, नसों को बर्बाद कर रहे हैं और अनावश्यक कारकों से विचलित हो रहे हैं।
इस ज्ञान का क्या करें?
सब कुछ बहुत सरल है। आइजनहावर मैट्रिक्स के अनुसार समय नियोजन का तात्पर्य है: सक्रिय दृष्टिकोणऔर सर्वोत्तम समय प्रबंधन उपकरण लागू करना। 
आप उपयोग कर सकते हैं:
- सी - सभी प्रकार के विकर्षण जिन्हें नियंत्रित करने और नियंत्रण में रखने की आवश्यकता है।
- डी - व्यर्थ शगल, जो चीजों को करने के बाद एक अच्छी तरह से योग्य नियोजित आराम के साथ बदलना आसान है।
कोई सोचता है कि गृहिणियों को योजना और स्पष्ट कार्यक्रम की आवश्यकता नहीं है। सब कुछ विपरीत है।
अपने और बच्चों के साथ असीम रूप से व्यस्त, किसी और की तुलना में महिलाओं को दिन की सही संरचना की आवश्यकता होती है।
आइजनहावर मैट्रिक्स ऑफ़ अर्जेंसी एंड इम्पोर्टेंस हर दिन के लिए एक सुविधाजनक व्यायाम, सहायक और सलाहकार है। Covey quadrants के उपयोग से तनाव के स्तर में काफी कमी आती है रोजमर्रा की जिंदगीऔर कर्म।
प्रत्येक आधुनिक आदमीसफल होने का प्रयास करता है। यही कारण है कि समय प्रबंधन इतना लोकप्रिय है। यह एक ऐसी तकनीक है जो प्रभावी योजना बनाना सिखाती है। आज यह न केवल राजनेताओं और व्यापारियों द्वारा, बल्कि सामान्य गृहिणियों द्वारा भी उपयोग किया जाता है। लेकिन टाइम मैनेजमेंट को आविष्कार न समझें। पिछला दशक. आधी सदी पहले, कई व्यस्त लोगअपने स्वयं के प्रदर्शन में सुधार करने के बारे में सोचा। उज्ज्वल मात्राएक उदाहरण आइजनहावर मैट्रिक्स है जिसका नाम इसके निर्माता के नाम पर रखा गया है। इसे संयुक्त राज्य अमेरिका के चौंतीसवें राष्ट्रपति ड्वाइट डेविड आइजनहावर द्वारा प्राथमिकता के उपकरण के रूप में इस्तेमाल किया गया था।
डी. आइजनहावर - दक्षता की प्रतिभा
ड्वाइट डेविड आइजनहावर ने 1953 से 1961 तक संयुक्त राज्य अमेरिका के राष्ट्रपति के रूप में कार्य किया। इस उत्कृष्ट व्यक्तिउनके लिए भी जाना जाता है सैन्य वृत्ति. आइजनहावर ने प्रथम और द्वितीय विश्व युद्ध में भाग लिया, सेना के जनरल का पद प्राप्त किया। संयुक्त राज्य अमेरिका के 34 वें राष्ट्रपति और नाटो के संस्थापकों में से एक के रूप में जाना जाता है। समकालीनों ने नोट किया कि ड्वाइट बहुमुखी प्रतिभा के धनी थे विकसित व्यक्तिएक जीवंत दिमाग के साथ, अनुशासन और संगठन द्वारा प्रतिष्ठित। अपने वंशजों को प्रमुख व्यक्तिइसे छोड़ दिया प्रभावी उपायआइजनहावर मैट्रिक्स की तरह नियोजन। एक उपकरण और संगठन के रूप में स्वयं की गतिविधियाँहर कोई इसका इस्तेमाल कर सकता है।
आइजनहावर मैट्रिक्स का सामान्य विवरण
मैं एक बहुत ही सरल और एक ही समय में अविश्वसनीय रूप से सुविधाजनक योजना प्रणाली के साथ आया था। सुविधा और स्पष्टता के लिए, उन्होंने अपने मैट्रिक्स को एक वर्ग के रूप में चित्रित किया। आइजनहावर ने सभी नियोजित मामलों को चार श्रेणियों में विभाजित करने का प्रस्ताव रखा है। सबसे पहले सभी सबसे महत्वपूर्ण का निर्धारण करना है, जिसके लिए तत्काल निर्णय की आवश्यकता होती है। दूसरे में - ऐसे मामले और जिम्मेदारियाँ जो महत्वपूर्ण हैं, लेकिन प्रतीक्षा कर सकते हैं। तीसरी श्रेणी सब कुछ जरूरी है लेकिन महत्वपूर्ण नहीं है। अंतिम समूह में महत्वहीन और गैर-जरूरी योजनाएं हैं। आइजनहावर मैट्रिक्स एक प्राथमिकता उपकरण के रूप में अल्पकालिक योजना के लिए आदर्श है। इससे आप 1-2 दिनों के लिए चीजों को प्लान कर सकते हैं। कैसे बनाना है खुद का मैट्रिक्सआइजनहावर? आपको बस एक कागज का टुकड़ा और एक कलम चाहिए। एक वर्ग बनाएं और इसे चार बराबर भागों में विभाजित करें। अब बात करते हैं कि किन चीजों को कहां रिकॉर्ड करना है।
पहला वर्ग: सबसे महत्वपूर्ण और जरूरी चीजें
आइजनहावर मैट्रिक्स स्क्वायर के पहले खंड में, आपको सबसे महत्वपूर्ण चीजें लिखनी चाहिए जिन्हें तत्काल करने की आवश्यकता है। अधिकार के साथ और निरंतर उपयोगकिसी दी गई योजना प्रणाली के लिए, यह सूची हमेशा खाली होनी चाहिए। मैट्रिक्स का सार यह है कि महत्वपूर्ण कामों को समय पर करने के लिए समय दिया जाए और जल्दबाजी में काम न करने दिया जाए। बेशक, यदि आप अभी उपयोग करना शुरू कर रहे हैं यह प्रणालीनियोजन, इस श्रेणी में 1-2 पद हो सकते हैं।
"क्या तत्काल करने की आवश्यकता है" ब्लॉक में कौन से महत्वपूर्ण कार्य प्लेसमेंट के योग्य हो सकते हैं? इस श्रेणी में एक छात्र एक परीक्षा दे सकता है, एक कंपनी प्रबंधक - व्यापार भागीदारों के साथ एक बैठक, एक गृहिणी - पानी की आपूर्ति के साथ समस्याओं के मामले में आपातकालीन सेवा को बुलाती है। आपका प्राथमिकता कार्यक्रम आपके जीवन के सभी क्षेत्रों को कवर करना चाहिए। परिवार की योजनाएं और मामले, डॉक्टरों और स्टाइलिस्टों के दौरे, खरीदारी यात्राएं - यह सब आइजनहावर मैट्रिक्स में दर्ज किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आपके दांत का दर्द खराब है, तो दंत चिकित्सक की यात्रा को दैनिक योजना के पहले वर्ग में शामिल किया जा सकता है (एक महत्वपूर्ण बात के रूप में जिसे स्थगित नहीं किया जा सकता है)।
दूसरा वर्ग: सार्थक कार्य जिन्हें तत्काल पूरा करने की आवश्यकता नहीं है
आइजनहावर मैट्रिक्स के सबसे महत्वपूर्ण क्षेत्रों में से एक इसका दूसरा वर्ग है, जिसमें उन महत्वपूर्ण मामलों को रिकॉर्ड करना आवश्यक है जिनमें तंग समय सीमा नहीं है। पर कुशल उपयोगनियोजन प्रणाली में हमेशा कुछ कार्य होने चाहिए। अपने साथ जांचना महत्वपूर्ण है व्यक्तिगत योजनाइस श्रेणी में और इसका पालन करें। को लिखना दिया गया वर्गजिन परियोजनाओं पर आप वर्तमान में काम कर रहे हैं। यहां आप अनुसूचित कॉल और मीटिंग, लेखन भी दर्ज कर सकते हैं थीसिस. दूसरे बॉक्स में उन सभी कार्यों की सूची होनी चाहिए जिन्हें यथासंभव पूरा करने की आवश्यकता है। योजना प्रणाली मानती है कि यह इस श्रेणी के मामले हैं जिन्हें सबसे पहले निपटाया जाएगा। केवल इस मामले में बल की बड़ी और आपातकालीन स्थितियों से बचना संभव होगा, और मैट्रिक्स का पहला वर्ग क्रमशः खाली रहेगा।
तीसरा चतुर्थांश: अत्यावश्यक लेकिन महत्वपूर्ण चीजें नहीं
आइजनहावर मैट्रिक्स का तीसरा क्षेत्र उन मामलों को रिकॉर्ड करने के लिए डिज़ाइन किया गया है जिनमें महत्व की कम प्राथमिकता है, लेकिन साथ ही साथ तत्काल समाधान की आवश्यकता है। ये सभी चीजें हैं जो आपकी उत्पादकता को कम करती हैं और आपके मुख्य कार्य के रास्ते में आती हैं। रिपोर्ट करते समय? ये कार्यतीसरे वर्ग में अंकित होना चाहिए, इसे जल्द से जल्द हल किया जाना चाहिए। यहां आप पत्राचार देखना, दैनिक दिनचर्या का काम करना भी शामिल कर सकते हैं जिसमें स्वीकृति की आवश्यकता नहीं है गंभीर निर्णय. यह मत भूलो कि आइजनहावर मैट्रिक्स - प्राथमिकताओं को निर्धारित करने के लिए एक उपकरण के रूप में - आपको सब कुछ नियंत्रण में रखने में मदद करनी चाहिए। छोटी-छोटी बातों को याद न करें, और आप सफल होंगे।
चौथा चतुर्थांश: वे चीजें जो अत्यावश्यक और महत्वहीन नहीं हैं
मैट्रिक्स का अंतिम, चौथा वर्ग उन कार्यों और लीलाओं को रिकॉर्ड करने के लिए है जो महत्वहीन और गैर-जरूरी हैं। डी. आइजनहावर ने स्वयं इस श्रेणी को "समय बर्बाद करने वालों की सूची" कहा। चौथे वर्ग में हम वह सब कुछ लिखते हैं जो नहीं सकारात्मक प्रभावमुख्य गतिविधि पर, लेकिन साथ ही इसका सकारात्मक प्रभाव पड़ता है मनो-भावनात्मक स्थितिव्यक्ति। ये फोन पर व्यक्तिगत बातचीत, मनोरंजन कार्यक्रम देखना, सोशल नेटवर्किंग है।
अपनी उत्पादकता से समझौता किए बिना चौथे वर्ग से क्या किया जा सकता है? आइजनहावर मैट्रिक्स काम करेगा यदि आप किसी विशेष कार्य को करते समय ध्यान केंद्रित कर सकते हैं और ब्रेक नहीं ले सकते हैं। समय बर्बाद करने में कुछ भी गलत नहीं है जब तक वे आपको आराम करने और आराम करने में मदद करते हैं। उदाहरण के लिए, आप अपने कार्य दिवस को ब्लॉक और वैकल्पिक में विभाजित करने का प्रयास कर सकते हैं जोरदार गतिविधिअल्प विश्राम के साथ।
आइजनहावर मैट्रिक्स में भरने का एक उदाहरण
कैसे जल्दी से एक कौशल में महारत हासिल करें प्रभावी योजनाआइजनहावर मैट्रिक्स के साथ? एक दैनिक योजना बनाकर शुरू करें। अपनी डायरी में, एक मैट्रिक्स वर्ग बनाएं, इसे 4 बराबर भागों में विभाजित करें और उन्हें संख्या दें। अब यह केवल अपने स्वयं के मामलों और कार्यों की प्राथमिकता को सही ढंग से निर्धारित करने के लिए बनी हुई है। आइजनहावर मैट्रिक्स का आविष्कार इसी के लिए किया गया था। आप हमारे लेख में इसे भरने का एक उदाहरण देख सकते हैं। यदि बहुत सी चीजें नियोजित हैं और बहुत सी चीजें करनी हैं, तो आप पहले उन्हें एक सामान्य सूची के साथ एक मसौदे में लिख सकते हैं।
अपने लिए दीर्घकालिक लक्ष्य कैसे निर्धारित करें? आइजनहावर मैट्रिक्स का आविष्कार अल्पकालिक योजना के लिए किया गया था। लंबी अवधि के लक्ष्यों के साथ काम करते समय, एक अलग सूची का उपयोग करना समझ में आता है। अगला ब्रेक मुश्किल कार्यकई उप-वस्तुओं में, और उनमें से कुछ को अपनी दैनिक योजना में जोड़ें।
नवंबर 6, 2016अभिवादन! क्या आपने कभी शाम को खुद को इस बात के लिए डांटा है कि आप दिन के दौरान अपमानजनक रूप से कम करने में कामयाब रहे? लगातार व्यस्त थे, लेकिन वास्तव में महत्वपूर्ण और जरूरी मामले कल के लिए सुचारू रूप से "रेंगते" थे?
व्यक्तिगत रूप से, मुझे नियमित रूप से इस समस्या का सामना करना पड़ा। शाम तक वह कुत्ते की तरह थक गया था, लेकिन वास्तव में अधूरे कामों के पहाड़ थे, किचन में गंदगी थी और अपार्टमेंट का समय पर भुगतान नहीं किया गया था।
मैं बहुत गुस्से में था, लेकिन किसी कारण से मैं अक्सर बकवास पर समय बर्बाद करता रहा, सभी महत्वपूर्ण कार्यों को जल्दबाजी में और जल्दबाजी में पूरा करता रहा। अंतिम क्षण(और आमतौर पर देर रात)।
यह सारा बवाल काफी देर तक चलता रहा। जब तक मैंने एक सरल, सुविधाजनक और दृश्य उपकरण का उपयोग शुरू नहीं किया। मेरी राय में, यह सबसे अधिक में से एक है प्रभावी तरीकेएक बार और सभी के लिए अपना दिमाग साफ़ करें। और अंत में चीजों को क्रम में रखें।
आइजनहावर मैट्रिक्स को एक प्राथमिकता उपकरण के रूप में पूरा करें।
मैट्रिक्स का आविष्कार संयुक्त राज्य अमेरिका के चौंतीसवें राष्ट्रपति ड्वाइट डेविड आइजनहावर ने किया था (उन्होंने 1953 से 1961 तक राष्ट्रपति के रूप में कार्य किया)।
राजनेता ने एक सार्वभौमिक योजना विकसित की जिसने उन्हें दैनिक कार्यों के एक समूह को वर्गीकृत करने और हल करने में मदद की। मुझे लगता है कि संयुक्त राज्य के राष्ट्रपति के पास उनमें से बहुत कुछ था। एक में खूबसूरत पलआइजनहावर ने एक विरोधाभासी निष्कर्ष निकाला:
अत्यावश्यक चीजें शायद ही कभी महत्वपूर्ण होती हैं, और महत्वपूर्ण चीजें अत्यावश्यक होती हैं
वैसे, आइजनहावर मैट्रिक्स की पुस्तक में मेरे प्रिय स्टीफन कोवे द्वारा दृढ़ता से अनुशंसा की जाती है "मुख्य बातों पर ध्यान दें". मैं डाउनलोड करने और अध्ययन करने की सलाह देता हूं।
आइजनहावर मैट्रिक्स का सार
बहुसंख्यक समस्या आधुनिक लोग- योजना बनाते समय प्राथमिकता देने में असमर्थता। हम वह करना पसंद करते हैं जो हमें पहले पसंद है, बाद में अप्रिय लेकिन महत्वपूर्ण चीजों को छोड़कर। नतीजतन, समय का दबाव, तनाव और ... सिंड्रोम।
राष्ट्रपति की तकनीक तुरंत सब कुछ "अलमारियों पर" रखती है।
यह दो कुल्हाड़ियों के साथ चार चतुर्भुज जैसा दिखता है। लंबवत रूप से, मैट्रिक्स को तात्कालिकता ("तत्काल" और "तत्काल नहीं") से विभाजित किया जाता है, लंबवत रूप से - महत्व से ("महत्वपूर्ण" और "महत्वपूर्ण नहीं")।
उसी समय, सिद्धांत के लेखक "तत्काल" को संदर्भित करते हैं जिसे स्थगित नहीं किया जा सकता है। और "महत्वपूर्ण" के लिए - कार्य, जिसका समाधान पूर्ण विकसित, सफल और पर निर्भर करता है भावनात्मक जीवन. और जैसा कि मेरे अनुभव से पता चलता है, सभी दैनिक जीवन का श्रेय किसी एक चतुर्थांश को दिया जा सकता है।
चतुर्थांश ए। महत्वपूर्ण और जरूरी मामले
उचित नियोजन हमेशा इस बॉक्स को खाली छोड़ देता है। सेक्टर ए में दर्ज चीजें अव्यवस्था और गलत प्राथमिकता का संकेत हैं। "महत्वपूर्ण और जरूरी" अप्रत्याशित घटना, समय की परेशानी और आपातकालीन कार्य है।
सेक्टर ए के मामलों का उदाहरण:
- विषय को रटना पिछली रातपरीक्षा से पहले
- पाइप फटने से प्लम्बर की कॉल
- गलत विवरण पर पैसे भेजने वाले क्लाइंट को तत्काल कॉल
- तीव्र दांत दर्दऔर दंत चिकित्सक की तत्काल यात्रा
इसके अलावा, इस सूची में से अधिकांश से बचा जा सकता था। परीक्षा से एक सप्ताह पहले हर दिन थोड़ा-थोड़ा रटना शुरू करें। या निवारक परीक्षा के लिए हर छह महीने में दंत चिकित्सक के पास जाएँ। क्या आप सहमत हैं?
चतुर्थांश बी महत्वपूर्ण लेकिन जरूरी नहीं
सेक्टर बी में सबसे अधिक प्राथमिकता और आशाजनक कार्य दर्ज किए गए हैं - यह हमारा सबसे मूल्यवान वर्ग है। यह ऐसे मामलों से है, आदर्श रूप से, दिन के लिए "करने के लिए" सूची में शामिल होना चाहिए। सांख्यिकीय रूप से, जो व्यक्ति बी चतुर्थांश पर ध्यान केंद्रित करता है, वह प्राप्त करता है सर्वोत्तम परिणामएक पूर्ण और सुखी जीवन जीने के दौरान।
तात्कालिकता कारक की अनुपस्थिति जानबूझकर और रचनात्मक रूप से समस्याओं को हल करना संभव बनाती है। लेकिन यह आराम करने लायक है - और ज़ोन बी से बहुत कुछ जल्दी से सेक्टर ए में "रेंगना" होगा।
सेक्टर बी से कार्यों का एक उदाहरण:
- उपयोगिता बिल भरें
- सप्ताह के लिए किराने का सामान खरीदें
- एक यात्रा रिपोर्ट लिखें
- कसरत के लिए जिम जाएं
- दंत चिकित्सक से अपॉइंटमेंट बुक करें
- गैरेज में पास के लिए फ़ोटो लें
चतुर्थांश C. अत्यावश्यक लेकिन महत्वपूर्ण कार्य नहीं
ऐसे 90% मामले महत्वपूर्ण लक्ष्यों को प्राप्त करने से विचलित होते हैं, दक्षता कम करते हैं और एकाग्रता में बाधा डालते हैं। लेकिन आपको अभी भी उन्हें बनाने की ज़रूरत है (या नहीं - यह आप पर निर्भर है)।
सेक्टर सी से कार्यों का एक उदाहरण:
- दूर और बहुत बातूनी रिश्तेदार को जन्मदिन की बधाई
- स्नातकों के पुनर्मिलन पर जाएं (आप नहीं जाना चाहते हैं, लेकिन मना करना असुविधाजनक है)
- किसी सहकर्मी के अनुरोध पर तुरंत कागजात शहर के दूसरे छोर पर ले जाएं
सेक्टर सी की सामग्री को या तो बिल्कुल नहीं किया जाना चाहिए, या सूची बी के कार्यों के पूरी तरह से काम करने के बाद उनके साथ आगे बढ़ना चाहिए।
चतुर्थांश D. गैर-जरूरी और गैर-महत्वपूर्ण मामले
डी में केवल वही होना चाहिए जो हमारे जीवन की गुणवत्ता को प्रभावित नहीं करता है। क्या आपने पहले ही अनुमान लगा लिया है कि हम किस बारे में बात कर रहे हैं? खैर, निश्चित रूप से, "समय खाने वालों" के बारे में: कंप्यूटर गेम, सोशल नेटवर्क पर टिप्पणियां पढ़ना, फोन पर "कुछ भी नहीं" बात करना, लक्ष्यहीन खरीदारी, क्रॉसवर्ड पहेली को हल करना। अन्य सभी श्रेणियां खाली होने के बाद ही डी-ज़ोन के कार्य पूरे होने चाहिए!
- अपने मुख्य दीर्घकालिक लक्ष्य को याद करके अपने दिन की शुरुआत करें। यह एक बीकन जैसा कुछ है, जिसे आइजनहावर मैट्रिक्स भरते समय आपको नेविगेट करने की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, लक्ष्य "पांच साल में" है। और मैट्रिक्स में प्रत्येक आइटम का मूल्यांकन स्थिति से करें: "इस कार्य को करने से मुझे अपना लक्ष्य प्राप्त करने में मदद मिलेगी या नहीं?"
- अगर आपको हर दिन वर्ग बनाने का विचार पसंद नहीं है, तो आप अपनी डायरी पर सिर्फ ए, बी, सी और डी लिख सकते हैं।
- यह सब करें वर्तमान कार्यठीक उसी क्रम में जिसमें वे ऊपर सूचीबद्ध हैं: ए, बी, सी और डी। तभी आप हर चीज के लिए समय पर होंगे और "रुकावट" और "हाथ से काम" से बचेंगे। सही दृष्टिकोण के साथ, डी चतुर्थांश से बकवास के लिए भी समय होगा
- काम की प्रक्रिया में आराम के लिए चौथे सेक्टर के मामलों का उपयोग न करें! अभ्यास से पता चलता है कि सामाजिक नेटवर्क और "शूटर गेम" गंभीर रूप से विचलित करने वाले हैं और आपको पूरी तरह से आराम करने की अनुमति नहीं देते हैं
आइजनहावर मैट्रिक्स में, मैं एक से संतुष्ट नहीं था महत्वपूर्ण बिंदु: मुझे नहीं पता था कि कार्यों को कैसे प्राथमिकता दी जाए विभिन्न क्षेत्रों. काम के साथ, सब कुछ कमोबेश स्पष्ट है (हालाँकि वहाँ भी बारीकियाँ हैं)। लेकिन जीवन सीमित नहीं है श्रम शोषण»: स्वास्थ्य, व्यक्तिगत विकास, परिवार और दोस्तों के साथ संचार भी है।
संक्षेप में, मेरी समस्या को निम्नानुसार तैयार किया जा सकता है: "क्या अधिक महत्वपूर्ण है - 10 नया सीखने के लिए" अंग्रेजी के शब्दया 10 एबी एक्सरसाइज करते हैं?
अपने लिए, मैंने इस समस्या को इस प्रकार हल किया। उन्होंने जीवन के सभी महत्वपूर्ण क्षेत्रों पर प्रकाश डाला: कार्य, स्वास्थ्य, व्यक्तिगत विकास, संचार, आर्थिक मामले। आप इस सूची में कुछ और जोड़ सकते हैं: आत्म-देखभाल (लड़कियों के लिए), अध्ययन (छात्रों के लिए) या आध्यात्मिक अभ्यास (गूढ़ प्रशंसकों के लिए)।
यह केवल यह सुनिश्चित करने के लिए बनी हुई है कि प्रत्येक क्षेत्र के मामलों को मैट्रिक्स में दर्ज किया जाए।
मेरा सेक्टर बी इस तरह दिखता है:
- ग्राहक के लिए परियोजना के दूसरे भाग को अंतिम रूप दें ("काम")
- पूल में 3 किमी ("स्वास्थ्य")
- पूरा 2 व्यावसायिक अंग्रेजी (व्यक्तिगत विकास) वीडियो पाठ
- किराने का सामान खरीदें और रात का खाना पकाएं ("होजडेला")
- एक पूर्व सहपाठी से मिलें जो एक दिन ("संचार") के लिए शहर आया था। वैसे, इस आइटम को सुरक्षित रूप से सेक्टर सी में रखा जा सकता है "चालू है, लेकिन इससे कोई फर्क नहीं पड़ता"
और मैं डी सेक्टर को क्या विशेषता दूं? उदाहरण के लिए, अपनी पसंदीदा श्रृंखला देखना, या किसी स्पोर्ट्स बार में दोस्तों के साथ बीयर पीना।
यह स्पष्ट है कि यह एक बहुत ही सरल उदाहरण है और सेक्टर बी में अंकों की संख्या बहुत अधिक है। लेकिन यह दृष्टिकोण आपको जीने की अनुमति देता है पूरा जीवन, और दिनों के लिए "काम पर जलना" नहीं। खुद पर परीक्षण किया!
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34 अमेरिकी राष्ट्रपति ड्वाइट डेविड आइजनहावर बहुत व्यस्त व्यक्ति थे। एक दिन में और अधिक करने में सक्षम होने के लिए, उन्होंने अपना खुद का बनाया प्रभावी उपकरणसमय प्रबंधन, जिसे आज आइजनहावर मैट्रिक्स या प्राथमिकता मैट्रिक्स कहा जाता है। विधि का सार क्या है?
आइजनहावर मैट्रिक्स क्या है?
आइजनहावर मैट्रिक्स का विचार महत्वपूर्ण मामलों के बीच छोटे लोगों और उन लोगों के बीच अंतर करना सीखना है जिन पर बिल्कुल भी ध्यान देने की आवश्यकता नहीं है। आइजनहावर ने तात्कालिकता और महत्व के सिद्धांत के अनुसार सभी मौजूदा और नियोजित मामलों को 4 श्रेणियों में विभाजित करने का प्रस्ताव रखा। स्पष्टता के लिए, उन्होंने एक वर्ग बनाया और उसे 4 क्षेत्रों में विभाजित किया। प्रत्येक फ़ील्ड में एक टू-डू सूची होती है:
- 1 क्षेत्र: महत्वपूर्ण और जरूरी मामले;
- 2 क्षेत्र: महत्वपूर्ण, लेकिन बहुत जरूरी नहीं;
- तीसरा क्षेत्र: महत्वपूर्ण नहीं, लेकिन जरूरी मामले;
- चौथा क्षेत्र: महत्वपूर्ण नहीं और जरूरी नहीं।
आइजनहावर स्क्वायर के साथ कैसे काम करें?
आइजनहावर वर्ग पर अधिक विस्तार से विचार करें:
- महत्वपूर्ण और जरूरी मामले।आप इस श्रेणी में क्या रखेंगे? इस वर्ग में कितनी जरूरी और महत्वपूर्ण बातें लिखी जा सकती हैं? चाल यह है कि आइजनहावर के अनुसार नियोजन को केवल तभी प्रभावी कहा जा सकता है जब पहला वर्ग हमेशा साफ हो, बिना किसी प्रविष्टि के। यदि आपके पास कार्यों की एक सूची है जिसे आप मैट्रिक्स के इस क्षेत्र में विशेषता दे सकते हैं, तो कुछ आपके साथ हस्तक्षेप कर रहा है उत्पादक कार्य: आलस्य, आत्म-अनुशासन की कमी, प्राथमिकताओं को सही ढंग से निर्धारित करने में असमर्थता, आदि। यह सब जल्दी नौकरियों की उपस्थिति की ओर जाता है, जिसका मानसिक और पर बुरा प्रभाव पड़ता है शारीरिक हालतव्यक्ति।
- महत्वपूर्ण लेकिन बहुत जरूरी मामले नहीं।आइजनहावर, अपनी समय प्रबंधन प्रणाली का निर्माण करते हुए, सुनिश्चित थे कि यह था यह श्रेणीसबसे महत्वपूर्ण है। यहां किसी कार्य को समय पर ढंग से रखना और उसका निष्पादन करना का अर्थ है समस्या को हल करने के लिए जितना आवश्यक हो उतना समय समर्पित करने का अवसर। इसलिए, उदाहरण के लिए, डॉक्टर के पास समय पर जाने से बीमारी से बचाव होगा, और एक छात्र थीसिस लिखना थोड़ा है निर्धारित समय से आगेत्रुटि सुधार के लिए जगह छोड़ दें।
- बहुत महत्वपूर्ण नहीं, लेकिन जरूरी मामले।एसेनहावर मैट्रिक्स के इस क्षेत्र का उद्देश्य उन मामलों को यहां रखना है जो हस्तक्षेप करते हैं प्रभावी कार्यऔर इसलिए तत्काल उन्मूलन की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, कंप्यूटर की खराबी को ठीक करना, अपनी सास को देश के घर तक फर्नीचर पहुंचाने में मदद करना आदि।
- जरूरी नहीं, महत्वपूर्ण नहीं।प्राथमिकताओं के मैट्रिक्स में उन चीजों के लिए भी जगह है जो हम काम से खुद को विचलित करने के लिए रोजाना करते हैं। ये लंबी फोन पर बातचीत, टीवी शो देखना, फ्रेंड टेप, लेटर लिखना आदि हैं। यानी वे सभी चीजें जो सुखद हैं, लेकिन अनिवार्य नहीं हैं। आइजनहावर, प्राथमिकताओं की बात करते हुए, ऐसी गतिविधियों को "समय की बर्बादी" कहते हैं जो कार्य उत्पादकता को नकारात्मक रूप से प्रभावित करती हैं।
