Um registro de documento de saída, cujo exemplo é fornecido abaixo, é muito útil ao manter registros em uma organização. Ele registra cartas de saída, instruções, explicações e outros papéis que a organização envia oficialmente para algum lugar. Grandes empresas use planilhas para isso programas especializados. Mas as pequenas empresas raramente precisam deles.
ARQUIVOS
Significado
Fixar o fato de enviar qualquer papel não é menos importante do que fixar o fato de sua aceitação. Assim, o log de registro de documentos de saída tem mesmo valor com um registro de cartas recebidas. O grau de ordem na correspondência enviada dependerá disso.
Também é necessário manter a integridade da correspondência em princípio questões importantes. Com esse diário, ele pode ser facilmente processado em um único arquivo, com números, datas e uma lista de responsáveis.
Requisitos de Preenchimento
O diário de registro de documentos de saída, como todos os outros periódicos desse tipo, é composto por duas partes: capa e páginas. A capa contém o nome, data de início e término da manutenção (a segunda é conveniente colocar no final do documento), o nome da organização e outros dados básicos. O corpo principal deve:
- Ser representado pelas mesmas páginas (dadas no formulário anexo e revista de amostra).
- a piscar. Para facilitar o arquivamento, as páginas são fixadas em dois ou três lugares. Assim, quando o diário acabar, é conveniente colocá-lo em pastas.
- Além disso, cada uma das páginas da revista deve ser numerada.
- Termine com um visto de liderança. No final, o número de páginas é contado e verificado. Na última página do documento - no verso da capa - é afixado o número de páginas. O chefe da organização coloca sua assinatura e carimbo aqui.
Existe uma regra no trabalho de escritório: não registre um documento não assinado. Somente após a assinatura de quem tem o direito de fazê-lo, o documento adquire efeito legal e pode ser registrado.
O documento é armazenado por 3 anos (se os funcionários da organização não trabalharem em condições adversas trabalho) e, em seguida, uma comissão de verificação de especialistas especialmente convocada verifica o valor do documento. Se não tiver valor para uso posterior e não puder ser prova em disputas, processos investigativos e judiciais, será destruído. Naturalmente, preenchendo o ato de destruição de documentos.
Quais dados indicar ao preencher
A revista é organizada de forma bastante simples: uma capa mais uma tabela. Este último é representado por colunas nas quais deve ser indicado o seguinte:
- Data do documento. As mensagens de saída são geralmente colocadas em ordem cronológica. Isso simplifica muito a busca por correspondência comercial. A data é o dia da assinatura.
- Número de registro da documentação de saída. O primeiro documento de saída desde o início do log é 1, o segundo é 2 e assim por diante. Normalmente o documento é mantido desde o início ano civil, conforme os números de registro começam.
- Destino.
- Resumo. Pode ser o nome e o número do documento ou simplesmente a questão sobre a qual a correspondência está sendo conduzida. Na prática, muitas vezes acontece que letras minúsculas (várias linhas) podem não ter nome algum. Então esta coluna permanece vazia.
- Quem assinou o papel de saída.
- Executor.
- Uma nota sobre o envio de uma cópia da carta enviada ao caso.
- Informações sobre o envio do documento. Os dados registrados aqui não se enquadram na categoria de outras colunas, mas são necessários para orientação no log.
Cada carta comercial enviada deve ser descrita em sua própria linha. Se o funcionário que preenche o documento receber várias cartas de uma vez, elas devem ser registradas em ordem decrescente de importância. O número e a data de cada papel estão localizados em uma linha separada.
Preenchendo o diário em formato eletrônico inaceitável, pois o executor deve assiná-lo, é feita uma marca para anexar uma cópia do documento ao arquivo, etc. Erros também são indesejáveis. Porém, se informações incorretas foram indicadas, elas devem ser riscadas com uma linha e a correta deve ser assinada ao lado, com o acréscimo “Corrigido para acreditar” e a assinatura do chefe (ou outra pessoa responsável pelo preenchimento o jornal).
variações
Às vezes, eles recorrem ao design de um diário combinado de documentação recebida e enviada. Isso é conveniente se o volume de correspondência comercial for pequeno.
Deve-se ter em mente que a busca e restauração de todo o curso do diálogo, por exemplo, com parceiro de negócios ou o cliente será difícil. O tempo de processamento aumentará. Mas cada organização tem o direito de escolher independentemente a forma de envio de tais informações.
Tipos de documentos enviados
Uma grande variedade de papéis pode ser inserida no registro de documentos de saída. Por exemplo:
- referências;
- atos;
- solicitações de;
- telegramas;
- traduções;
- aplicações, etc
Embora o log de registro de documento de saída não se aplique a documentos de relatórios estritos, ele pode ser útil em organizações onde correspondência de negócios exigindo contabilidade e controle.
quanto armazenar
O tempo de guarda da revista não deve ser inferior ao tempo de guarda dos documentos nela registrados. Esta regra se aplica mesmo que contenha pedidos de atividades principais ou documentos de pessoal que tenham prazo de validade permanente.
Regra: para ter o direito de destruir o registro de documentos de saída, você deve certificar-se de que os prazos de armazenamento de todos os papéis nele marcados expiraram.
Normalmente, o prazo não excede 3-5 anos. Mas há exceções à regra. Por esta razão, oficiais de pessoal experientes, secretárias, chefes de departamentos ou outros funcionários cujo lote recaiu em manter um registro, muitas vezes recorrem à divisão de registros. Em um, são registrados os documentos com prazo de armazenamento permanente (também aqueles que são armazenados por 75 anos), e o outro é deixado para documentos “perecíveis” que perdem sua força legal dentro de 3 a 5 anos. Nesse caso, uma marca é colocada na capa da revista. O principal é evitar confusão.
O trabalho dos especialistas em proteção do trabalho está relacionado ao preenchimento um grande número formas de documentos, como, por exemplo, revistas. Apesar da variedade de atos jurídicos normativos que regulam a existência de determinados periódicos, é possível destacar princípios gerais mantendo essas formas de documentos.
O registro de briefing deve ser:
- numerado. Você pode numerar as páginas ou folhas da revista, numerar as folhas será menos trabalhoso;
- Com a ajuda do que você vai realizar a amarração, você escolhe: pode ser barbante, cordão de linho, fita, fio de náilon costurado, etc. As pontas do material de amarração devem ser soltas na capa da revista ou em seu última folha e fixado com um adesivo para que as pontas do laço fiquem visíveis. Para evitar transtornos ao usar uma revista de amarrar, o comprimento das pontas soltas do cadarço deve ser de pelo menos 5 cm. cenário;
- assinado pelo responsável pela sua manutenção. A seguinte inscrição deve ser colocada sobre ou ao lado do adesivo: “Na revista, ___ folhas são numeradas, laçadas e lacradas com lacre. "dia"_mês_20__ Nome completo, cargo, assinatura _______. O diário é assinado por uma pessoa autorizada a mantê-lo;
- aposto com o selo da organização. Colocamos o lacre de forma que sua impressão fique tanto no adesivo quanto na capa / folha da revista na qual são coladas as pontas do laço. Ver desenho.
- Ao preencher o diário, não deixamos linhas em branco, não fazemos correções.
- Definir um formulário de diário em um documento regulamentar como recomendado significa que podemos fazer alterações essa forma, por exemplo, adicione colunas.
- Não é necessário comprar revistas impressas, você mesmo pode imprimi-las em sua organização.
- A vida útil das toras concluídas é de 10 anos(Despacho do Ministério da Cultura da Rússia datado de 25 de agosto de 2010 nº 558 “Sobre a aprovação da lista de gestão típica documentos de arquivo formados no curso das atividades de órgãos estatais, órgãos governo local e organizações, indicando os termos de armazenamento"), salvo disposição em contrário documentos normativos regulamentar a manutenção dos periódicos relevantes. Por exemplo, um registo de acidentes de trabalho é mantido durante 45 anos.
Detenhamo-nos mais detalhadamente em alguns momentos de preenchimento dos logs relativos ao registo de briefings.
Como preencher o registro de briefing introdutório
Quem preenche o log (fornece instruções)? Especialista em segurança do trabalho ou empregador ou funcionário designado dada função ordem da organização.
Informação a preencher. Para o briefing introdutório, você também precisará ter:
- O programa de briefing introdutório sobre proteção do trabalho,
- Instruções para conduzir um briefing introdutório sobre proteção do trabalho.
Como regra, um registro de briefing introdutório é iniciado na organização, mas:
- se houver subdivisões separadas na estrutura de sua organização, as funções de condução do briefing introdutório em subdivisões separadas podem ser atribuídas aos especialistas dessas subdivisões separadas, que manterão registros de briefing introdutório para suas subdivisões;
- algumas organizações preferem ter um registro de briefing introdutório separado para funcionários terceirizados.Se você decidir seguir o exemplo deles, também seria lógico desenvolver um programa separado e instruções para conduzir briefings introdutórios de segurança para funcionários terceirizados.
Literatura recomendada: Você pode ler sobre briefings introdutórios nos parágrafos 7.1-7.1.5, Apêndice 3 do GOST 12.0.004-90 “Padrão Interestadual. Sistema de normas de segurança do trabalho. Organização de treinamentos de segurança do trabalho. Disposições gerais”, parágrafo 2.1.2 do Decreto do Ministério do Trabalho da Federação Russa, o Ministério da Educação da Federação Russa de 13.01.2003 N 1 / 29 “Ao aprovar o Procedimento para treinamento em proteção trabalhista e teste de conhecimento de requisitos de proteção do trabalho para funcionários de organizações”.
Como preencher um registro de briefing no local de trabalho
Formulário de registro: recomendado - Apêndice 6 “GOST 12.0.004-90. Norma interestadual. Sistema de normas de segurança do trabalho. Organização de treinamentos de segurança do trabalho. Disposições Gerais". Os itens que sugerimos que você insira no formulário proposto pelo GOST são destacados em azul.
Quem preenche (conduz o briefing)? Supervisor de trabalho imediato Atribua a obrigação de conduzir briefings no local de trabalho a funcionários específicos com uma ordem da organização (por exemplo, “Sobre a realização de briefings de proteção do trabalho”), a ordem deve abranger todas as divisões estruturais da sua empresa. Lembre-se que seu responsável deve ter um certificado de passagem válido Educação especial sobre proteção do trabalho (pelo menos uma vez a cada 3 anos).
Informação a preencher.
NO este diário a condução de briefings primários, repetidos, não programados e direcionados é registrada. Cada pessoa responsável por realizar os briefings listados mantém seu próprio Registro de Briefing no Local de Trabalho para sua unidade. Para o tutorial, você também precisará de:
- Uma lista de instruções de proteção ao trabalho em vigor em sua organização;
- programas de briefing;
- Instruções de proteção do trabalho.
"Tipo de briefing (primário, repetido, não agendado, direcionado)"
| resumo | Quando fazemos isso? |
| primário | antes do início das atividades de produção, após o funcionário ter recebido um briefing introdutório sobre proteção do trabalho. |
| repetido | pelo menos uma vez a cada seis meses (na verdade, repetimos o briefing inicial no local de trabalho), a menos que outros termos e frequência sejam indicados por atos normativos setoriais e intersetoriais que se aplicam às atividades de sua organização. Por exemplo, o motorista Ivanov I.I. passa por reinstrução uma vez a cada 3 meses (cláusula 10.10 do Decreto do Ministério do Trabalho da Federação Russa de 12 de maio de 2003 N 28 “Ao aprovar as regras intersetoriais para proteção do trabalho em transporte rodoviário"). Regule a frequência de briefings repetidos por ordem da organização (por exemplo, na mesma ordem "Sobre a realização de briefings sobre proteção do trabalho"). Ao mesmo tempo, se parte dos funcionários de uma unidade precisar ser instruída uma vez por trimestre e a outra parte - uma vez a cada seis meses, você poderá definir a instrução repetida uma vez por trimestre para todos os funcionários desta unidade, pois isso não contradiz a legislação vigente e permitirá que o responsável pela condução dos briefings desta unidade não se confunda. |
| não programado |
|
| alvo |
"A razão para o briefing não programado e direcionado"
Possíveis razões listadas nas cláusulas 7.4.1, 7.5.1 do GOST 12.0.004-90. Norma interestadual. Sistema de normas de segurança do trabalho. Organização de treinamentos de segurança do trabalho. Disposições gerais”, parágrafos 2.1.6-2.1.7 do Decreto do Ministério do Trabalho da Federação Russa, o Ministério da Educação da Federação Russa datado de 13.01.2003 N 1/29 “Ao aprovar o Procedimento para treinamento em proteção do trabalho e teste de conhecimento dos requisitos de proteção do trabalho dos funcionários das organizações”, já indicamos na tabela acima, eles podem ser resumidos da seguinte forma:
"Informações sobre estágio no local de trabalho". O empregador é obrigado a realizar um estágio para funcionários que entram em trabalho com condições de trabalho prejudiciais e (ou) perigosas (artigo 225 do Código do Trabalho da Federação Russa), e a exigência de estágio pode estar contida em atos legais regulamentares no campo de proteção trabalhista. O empregador determina a duração dos turnos de estágio de forma independente (de 3 a 19 turnos), com base nas qualificações e na experiência profissional do empregado, na natureza do trabalho realizado. Vale ressaltar que além do lançamento no Diário para estágio, é necessário também: programa de estágio, pedido de estágio de funcionário, pedido de admissão desse funcionário para trabalho independente(após a conclusão bem-sucedida do estágio), um ato legal regulamentar local que contém o procedimento para o estágio, as características do estágio em sua organização.
Como preencher um cadastro para atribuição do grupo 1 de segurança elétrica para pessoal não elétrico
Formulário de registro: descrito na cláusula 2 das Notas do Apêndice nº 1 das Regras para proteção do trabalho durante a operação de instalações elétricas, aprovadas por despacho do Ministério do Trabalho da Rússia datado de 24 de julho de 2013 N 328n.
Quem preenche (conduz o briefing)? Um funcionário dentre o pessoal elétrico, tendo pelo menos o Grupo III em segurança elétrica, nomeado por ordem do chefe da organização. Observe que os especialistas em proteção do trabalho não pertencem ao pessoal elétrico (eletrotecnológico), portanto, não têm o direito de conduzir esta espécie briefing (cláusula 6 da Nota do Apêndice nº 1 das Regras de proteção do trabalho durante a operação de instalações elétricas, aprovada por despacho do Ministério do Trabalho da Rússia de 24 de julho de 2013 N 328n).
Informação a preencher. Para o treinamento, você deve ter:
- A lista de cargos, trabalhos que exigem atribuição de pessoal de produção ao grupo I. O chefe da organização (subdivisão separada) determina independentemente quem incluir na Lista. A lógica é simples: existe a possibilidade de derrotar um funcionário choque elétrico ao executar o trabalho, o funcionário não pertence ao pessoal elétrico ou elétrico (ou seja, não é pessoal eletrotécnico) - incluímos na lista;
- um programa de briefing aprovado, instruções para conduzir briefings para pessoal não eletrotécnico para o grupo I em segurança elétrica.
"Data do preenchimento anterior." A frequência de atribuição do grupo I é de pelo menos 1 vez por ano. Se estamos instruindo um novo funcionário, colocamos um traço nesta coluna, se o briefing for repetido, colocamos a data do briefing do funcionário anterior.
Onde está a informação encontrada: cláusula 1.4.4. Ordem do Ministério de Energia da Federação Russa datada de 13.01.2003 N 6 "Na aprovação das Regras operação técnica instalações elétricas do consumidor.
Como preencher um registro de briefing de segurança contra incêndio
Formulário de diário: obrigatório
Apêndice 1 da Ordem do Ministério de Situações de Emergência da Federação Russa de 12 de dezembro de 2007 N 645 (conforme alterada em 22 de junho de 2010) “Após a aprovação das Normas segurança contra incêndios"Treinar medidas de segurança contra incêndio para funcionários de organizações."
Informação a preencher.
| resumo | Quando fazemos isso? | Quem está conduzindo? |
| combate a incêndio introdutório | antes de iniciar o trabalho independente | o chefe da organização ou o responsável pela segurança contra incêndio, nomeado por ordem (instrução) do chefe da organização |
| combate a incêndio primário no local de trabalho | no local de trabalho, antes do início das atividades de produção, após o funcionário ter recebido um briefing introdutório de segurança contra incêndio | |
| combate a incêndio repetido | pelo menos uma vez por ano, e com funcionários de organizações que possuem produção com risco de incêndio, pelo menos uma vez a cada seis meses | pessoa responsável por garantir a segurança contra incêndio em cada unidade estrutural nomeado por ordem (instrução) do chefe da organização |
| combate a incêndio não programado | ao realizar um trabalho único, ao eliminar as consequências de acidentes, desastres naturais e trabalho para o qual é emitida uma autorização de trabalho, autorização ou outros documentos especiais, bem como quando realizado em uma organização eventos de massa. | |
| não programado |
|
a pessoa responsável por garantir a segurança contra incêndio na organização, ou diretamente o gerente de trabalho |
| combate a incêndio alvo |
|
Para todos os tipos de exercícios de incêndio, um formulário do diário é usado, portanto, o número desses registros em sua organização dependerá de como você divide as responsabilidades de conduzir briefings em sua organização (por exemplo, a ordem “Sobre a realização de exercícios de incêndio” ). Cada pessoa responsável pela condução dos simulados de incêndio terá seu próprio registro. Além disso, seu responsável deve ter um certificado válido de aprovação no teste de conhecimento do mínimo técnico de incêndio. Ao mesmo tempo, se o briefing introdutório e primário for realizado por uma pessoa, na coluna nº 5 “Tipo de briefing”, marque com uma vírgula: “introdutório, primário”. Além da revista, para realizar briefings de segurança contra incêndio, você também precisará de: programas de briefing, instruções.
Todas as ordens para os principais tipos de atividades devem ser registradas na ordem correspondente. O registro reflete o título, data de compilação do documento e outras informações importantes. Uma entrada de amostra, exemplos de preenchimento de um diário - tudo isso pode ser encontrado no artigo.
Qualquer ordem é um ato legal ação interna, que geralmente é publicado pelo chefe da empresa, sua divisão separada, filial. Os pedidos são classificados de acordo com características diferentes, incluindo a área que cobrem. Por exemplo, podem referir-se a pessoal, recursos materiais empreendimentos. No entanto, alocar grupo grande ordens que regulam questões complexas, complexas, relativas a toda a empresa como um todo. Eles são chamados de ordens para a atividade principal. Existem vários tipos de tais documentos:
- Sobre a nomeação de um diretor.
- Sobre a formação de uma divisão da empresa.
- Sobre a introdução da tabela de pessoal desenvolvida.
- Sobre a introdução do sistema de transferência remunerações através de pagamentos sem dinheiro.
- Sobre as instruções para preenchimento da folha de pagamento.
- Sobre o estabelecimento de normas trabalhistas.
- Sobre a redução de 1 ou mais funcionários.
- Sobre medidas de proteção de informações que constituam segredo comercial.
- Sobre o estabelecimento da responsabilidade coletiva dos empregados.
Existem outros tipos que também estão relacionados à atividade principal - estão sujeitos a registro no registro de registro. Além disso, não deve ser confundido tipos diferentes documentos. Por exemplo, se um ato sobre a aprovação de um funcionário-chave cuja posição é especificada no estatuto entrar em vigor (pode ser não apenas o diretor, mas também o contador-chefe, chefe do serviço de segurança), tal ordem deve ser registrados precisamente no diário para a atividade principal, e não de acordo com pessoal.
Outro ponto importante– os documentos relacionados com a atividade principal e questões administrativas e económicas são registados separadamente, porque estes últimos são guardados durante 5 anos. Quanto ao primeiro grupo de atos, eles devem ser mantidos permanentemente ( pelo menos 75 anos). Ao mesmo tempo, o log também é mantido.
Exemplo de entrada no diário: instruções para preenchimento
A fixação de um registro da criação de um pedido é obrigatória, pois neste caso o documento finalmente entra em vigor. Assim, o registro lhe confere força jurídica como ato normativo interno de obrigatoriedade de implementação em todo o empreendimento ou em seu loteamento específico. Além disso, graças ao sistema de fixação ordenado, a busca é bastante simplificada. documento requerido entre milhares de jornais como ele.
Folha de rosto
Em folha de rosto o responsável escreve:
- nome da empresa, sua forma organizacional. As abreviaturas geralmente aceitas são permitidas - LLC, PJSC e outras, por exemplo: Dolce Vita LLC.
- A data em que o documento foi inserido. Pode não coincidir com o início do ano civil, o que é normal.
- A data em que o documento foi concluído (última página concluída). Depois disso, a revista é transferida para o arquivo para armazenamento de longo prazo (pelo menos 75 anos).
- Responsável pela manutenção - cargo, sobrenome, iniciais.
- Na coluna "prazo de validade" indique "permanentemente".
Registros de pedidos
Você mesmo pode definir a ordem de formação de um registro, pois não há regras rígidas para o formulário. requerimentos legais. Normalmente, todos os registros são registrados em forma de tabela; indicar as seguintes informações:
- Número do documento - a numeração segue por ordem de passagem, do início ao fim do ano. Os documentos, cujas informações são registradas em diferentes diários, têm numeração diferente - há uma certa ordem nos documentos sobre atividades principais, pessoal, etc.
- Segue-se a data de publicação do documento - a partir deste dia costuma entrar em vigor.
- Em seguida, é dado o nome do cabeçalho (exatamente como no pedido). Você também pode escrever um resumo aqui.
- Marque o número de folhas e aplicações através de uma barra "/".
- Na coluna "responsável", estão escritos os nomes e iniciais dos funcionários responsáveis pela execução da ordem emitida.
- Na coluna "a conhecer" - os nomes e iniciais dos funcionários que, em escrevendo(sob a assinatura) devem se familiarizar com o texto do documento.
Se desejar, você também pode inserir a coluna “Notas”, onde, se necessário, são escritos comentários breves sobre as ordens emitidas.
Após a finalização da revista, é necessário formalizar o fim de sua manutenção. Para fazer isso, primeiro você precisa amarrar todas as páginas e prendê-las com um cordão. Em seguida, prescrevem o número de folhas (não páginas), colocam a data e a assinatura com a transcrição (sobrenome, iniciais). Esses lançamentos são feitos pelo responsável que manteve o diário durante todo o período (ou pelo substituto desse funcionário).
Formas de condução e responsabilidade
O log pode ser mantido de duas maneiras:
- Tradicionalmente manuscrita. São usadas canetas azuis ou pretas que não deixam borrões e riscos. Todas as entradas são feitas com cuidado, as correções são possíveis apenas em casos excepcionais. Também é necessário garantir que o documento não tenha páginas rasgadas, inserções adicionais (em vez das anteriores), etc.
- Em formato eletrônico: neste caso, somente o funcionário que tiver direito à assinatura eletrônica poderá efetuar lançamentos no diário e corrigi-los.
Os seguintes funcionários podem ser responsáveis pelo preenchimento do documento:
- secretário;
- secretário-referente;
- outros funcionários nomeados sob a direção do diretor.
Geralmente, maneira específica a administração, bem como a pessoa responsável, são aprovadas por um ato jurídico local separado, que é adotado na empresa.
Como é o log de registro?
O modelo para este documento é um pequeno livro de 64 páginas com capa em cartão dourado (formato 210*288 mm). São fornecidos orifícios para amarrar as páginas e, em seguida, entregar o documento ao arquivo.
Se a revista não foi exibida originalmente, você deve fazer isso sozinho.
Cadastro de documentos. Diários de registro e contabilidade. O que e como, tudo está nas prateleiras, com exemplos e amostras 25/08/2016
Os documentos criados e recebidos estão sujeitos a registo.
De acordo com GOST R 7.0.8-2013 " padrão nacional Federação Russa. Sistema de padrões para informação, biblioteca e publicação. Trabalho de escritório e arquivamento. Termos e definições”, aprovado pela Ordem de Rosstandart datada de 17 de outubro de 2013 N 1185-st, registro de documento- é a atribuição de um número de registro a um documento e a entrada de dados sobre o documento no formulário de registro e contabilidade, e o formulário de registro e contabilidade é um documento (cartão, revista), inclusive em formato eletrônico, usado para registrar informações sobre o documento para fins de contabilidade, pesquisa e controle.
Na administração de RH tradicional é a forma de diário de contabilidade. Os formulários de registro e contabilidade da revista são mantidos para registro e contabilidade de uma ampla variedade de documentos pessoais: livros de trabalho, contratos de trabalho, ordens e instruções, declarações de funcionários, notificações e propostas aos funcionários, atos, regulamentos locais, memorandos e etc
Os documentos são registrados depois de assinados (aprovados) e em nenhum caso antes. Por exemplo, um pedido que ainda não foi assinado pelo chefe não pode ser registrado no log de registro de pedidos. Quando o pedido é assinado, ele é registrado e um número de registro é atribuído a ele, que é então escrito na coluna correspondente do pedido.
Os documentos criados são registrados no dia da aprovação ou assinatura, os documentos recebidos (recebidos) são registrados no dia do recebimento, enviados (saída, emitidos para funcionários) - no dia da saída (emissão).
De acordo com a cláusula 3.12 do GOST 6.30-2003 “o número de registro do documento consiste em seu número de série, que pode ser complementado a critério da organização com um índice de casos de acordo com a nomenclatura dos casos, informações sobre o correspondente, artistas, etc.”
Além disso, no gerenciamento de registros de pessoal, são mantidos diários para registrar o pessoal, seu movimento: admissão, transferência, demissão, ação disciplinar e etc
Às vezes, alguns diários (livros) de contabilidade são encarregados de manter o departamento de contabilidade ou o secretário da organização; em pequenas organizações, até o chefe da organização pode manter alguns diários, mas a maioria dos formulários de registro e contabilidade listados ainda é tradicionalmente atribuída a manter os trabalhadores de pessoal. Eles também costumam ser confiáveis para manter revistas “não pessoais”. Uma indicação de quem especificamente é obrigado a registrar determinados documentos (ou eventos) pode ser fornecida regulamentos, incluindo regulamentos locais do empregador. A atribuição a um determinado funcionário da obrigação de registrar documentos (eventos) é estabelecida em seu descrição do trabalho, contrato de emprego ( Acordo adicional a ele) ou outro documento.
Em relação a alguns periódicos (livros) de contabilidade, é normativamente estabelecida a obrigatoriedade de sua manutenção. Assim, por exemplo, a cláusula 40 das “Regras para manter e armazenar livros de trabalho, fazer formulários de livros de trabalho e fornecê-los aos empregadores”, aprovada pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 16/04/2003 N 225, é prescrito para manter um livro de contabilidade para o movimento de livros de trabalho e inserções neles, e também o livro de receitas e despesas para contabilizar os formulários do livro de trabalho e uma inserção nele.
Formulários de revistas que não são aprovados por órgãos oficiais são desenvolvidos pelos empregadores de forma independente. Obviamente, de olho nos requisitos dos regulamentos e regras geralmente aceitas gestão de pessoal.
Normalmente, os empregadores compram os prontos. A seguir, falaremos sobre como fazer e projetar uma revista com as próprias mãos, se o empregador não tiver alocado dinheiro para revistas prontas. Para este trabalho, reúna tempo e entusiasmo.
Para que a revista cumpra seu tempo, sua capa é feita de papelão grosso e resistente, e as páginas são de papel bom.
Quando uma revista é projetada e produzida de forma independente, então folha de rosto formatado da seguinte forma.
A orientação da página em tal revista pode ser retrato ou paisagem. Depende do número e largura das colunas nas quais as informações serão localizadas.
Na primeira página após a capa da revista, costuma-se indicar as pessoas que a dirigem.
Essa página também pode ser colocada no final do diário. Alguns oficiais de pessoal não fazem essa página, mas indicam quem fez a entrada em uma coluna separada ao fazer cada entrada.
As colunas dentro do diário, nas quais serão inseridas informações sobre documentos registrados ou sobre movimentação de pessoal, são desenvolvidas de forma que essas informações caibam nelas.
Quais colunas devem estar no registro de documentos pessoais desenvolvidos pelo empregador? A lista específica de colunas é determinada pelo próprio empregador. Os principais gráficos são:
°número do registro;
° nome do documento (se houver dois ou mais tipos de documentos cadastrados na revista);
°data do documento;
°número de registro do documento;
° título ou resumo do documento.
° a resolução da cabeça;
° uma nota sobre a assinatura do documento;
° uma nota sobre a colocação do documento no processo;
°nota;
A posição "Número do registro" parece supérflua para alguns. No entanto, muitos adotaram um procedimento para corrigir lançamentos errados no diário, semelhante ao procedimento estabelecido para corrigir lançamentos em livros de trabalho, reconhecendo a entrada inválida como inválida (“A entrada para o número tal e tal é inválida”). Para implementar essa ordem, a numeração dos registros é conveniente.
A composição específica das colunas depende dos tipos de documentos que estão sendo registrados, do procedimento de registro aceito, de seus objetivos e das especificidades do trabalho de escritório para um determinado empregador.
Como observamos acima, em alguns jornais e livros contábeis, a forma e o conteúdo das colunas são estabelecidos normativamente. É impossível desviar-se do estabelecido.
Para proteger as páginas da revista de retirada e fixação, as páginas são numeradas, a revista é amarrada (costurada), lacrada e certificada por uma pessoa autorizada (chefe da organização, chefe do departamento de pessoal, etc.). Às vezes, a vedação da revista é fornecida.
No nó de laço da última página da revista é feito um adesivo (quadrado de papel), no qual é feita uma entrada de verificação e colocado um lacre.
Muitos colocam uma nota de certificação na última página da revista, e no adesivo há apenas a assinatura pessoal de uma pessoa autorizada e um selo.
A declaração juramentada é feita da seguinte forma:
Vamos considerar as formas aproximadas de alguns logs (colunas internas) e livros para registro de documentos, bem como logs para contabilização (registro) de eventos.
Normalmente, o empregador mantém vários registros de pedidos. Separadamente, os pedidos são registrados para pessoal, separadamente para atividades-fim e separadamente para questões administrativas e econômicas.
Ao mesmo tempo, os pedidos dentro do grupo também podem ser registrados em diários separados. Isso se deve principalmente ao fato de que pedidos diferentes podem ter datas diferentes armazenar. Assim, eles são armazenados em casos diferentes e são publicados em vários periódicos.
Quando o empregador emite muitos pedidos durante o ano, também são divididos os pedidos de um grupo, que têm o mesmo termo armazenar. Por exemplo, é possível o armazenamento separado em arquivos e o registro separado de pedidos de emprego, pedidos separados de transferências, etc.
Ao registrar um pedido, seu número geralmente é complementado com um índice de letras de “decodificação”, por exemplo, “l / s” - pessoal (esse índice é característico de pedidos de pessoal), “o” - férias (pedidos de férias) , “km” - viagens de negócios (pedidos de viagens de negócios), etc.
Diário de registro de despachos de contratação de empregados. Forma aproximada
Para controlar os pedidos emitidos na organização no sistema de trabalho do escritório, é utilizado um log de registro de pedidos. Esse documento permite organizar um sistema de controle de documentos emitidos, bem como acompanhar o andamento este momento ordens e sua nomeação descrição breve. O registro de documentos permite facilitar e agilizar o trabalho do departamento de pessoal. Além disso, o registro cronológico das ordens emitidas permite proteger a organização da publicação de documentos "retroativos".
O procedimento de registro, execução e compilação de documentos administrativos emitidos pela organização é regulado com base no procedimento desenvolvido para manter a gestão de documentos para uso interno. Os pedidos devem ser emitidos em ordem cronológica, levando em consideração a data de compilação e o próximo número de série do documento usando digital e cartas.
De acordo com a cifra individual, será muito mais fácil encontrar o documento necessário no futuro. Nesse caso, certos códigos podem ser usados para estabelecer a pertença de documentos a divisões específicas da organização. As ordens também podem ser agrupadas de acordo com sua finalidade semântica.
Por exemplo:
- “B” - o status é aplicado aos documentos emitidos quando da imposição de penalidades e incentivo aos funcionários.
- "O" - para agrupar pedidos de férias de funcionários.
- "KM" - pedidos de viagens de negócios de funcionários.
- "K" - pessoal.
- "LS" - para pessoal, o prazo de guarda desses documentos é de 75 anos.
Este agrupamento de documentos permite encontrar rapidamente Documentos exigidos. Como tal, não existe uma forma especializada e aprovada da revista, pelo que pode desenvolvê-la você mesmo e, se desejar, pode adquirir uma revista pronta em lojas especializadas. Observe que, para referência adequada, todas as páginas devem ser numeradas e atadas, e no verso lacradas e assinadas pelo chefe.
É proibido adicionar, arrancar folhas, caso contrário, o significado de tal documento é perdido. Além disso, o rótulo deve indicar total folhas no diário, após o que são colocadas a assinatura do chefe e o selo da organização. A responsabilidade pela correta manutenção e armazenamento do documento é do departamento de pessoal.
Requisitos de design do periódico
Como já mencionado, não há requisitos específicos para registro fixados no nível legislativo, mas algumas colunas devem ser adicionadas a ele:- Uma coluna de número de série que deve ser atribuída a cada documento para evitar a aparência de documentos retroativos.
- Número do pedido e data de emissão.
- Tipo de ordem (Mover, etc.). Descrição resumo, por exemplo, se for emitido para enviar funcionários em viagem de negócios, você deve especificar o destino, as datas da viagem.
- Nome completo de vários funcionários ou aquele específico em relação ao qual o pedido é emitido.
- A base para a criação do documento pode ser indicada, por exemplo, uma carta, a conclusão de um pedido urgente contrato de emprego ou formulário padrão.
- Além disso, em alguns casos, vale a pena indicar quem aceitou o documento para armazenamento, principalmente se a empresa tiver uma estrutura organizacional complexa.
Manter um diário eletronicamente
No caso de grande fluxo de documentos, o registro de pedidos também pode ser organizado eletronicamente. Por exemplo, o programa 1C executa esse processo automaticamente. Mas, como você sabe, podem ser feitas alterações no programa, então de vez em quando é necessário imprimir as folhas do documento, numerá-las, colocar o visto do gerente, prender e transferir para o arquivo. Você também pode manter uma cronologia com planilhas, como o Excel.
