Ulasan Bisnis Harvard. Orang lain sering kali melakukan hal-hal yang dapat mereka delegasikan dengan mudah kepada orang lain. Mengapa? Karena “Saya sebaiknya melakukannya sendiri, kalau tidak saya harus mengulanginya untuk mereka.” Namun bagaimana cara mendelegasikan wewenang dalam suatu organisasi agar tidak harus menanggung akibatnya di kemudian hari? Kami menemukan jawaban terbaik untuk pertanyaan ini dalam buku terlaris Stephen Covey “The 7 Habits.” orang-orang yang sangat efektif».

Anda menginstruksikan bawahan tugas sederhana- misalnya membuat laporan bulanan. Tetapi untuk beberapa alasan Anda menerima laporan tiga hari lebih lambat dari batas waktu, dan sepertinya serangkaian angka yang tidak dapat dipahami. Entah Anda tidak memantau penyelesaian tugas dengan benar, atau karyawan tersebut tidak memahami apa pun, tetapi kesimpulannya biasanya menunjukkan dirinya sendiri: “Lain kali aku akan melakukan semuanya sendiri. Tidak ada yang bisa melakukannya lebih baik dari saya.".

Situasi umum? Ini berarti Anda mengalami masalah dalam mendelegasikan tugas. Apa artinya? Saat mereka menulis di Wikipedia, delegasi- ini adalah pengalihan sebagian fungsi manajer kepada manajer atau karyawan lain untuk mencapai tujuan tertentu organisasi. Mari kita cari tahu apa yang salah dalam contoh kita. Ini akan membantu kita dalam hal ini Pakar bisnis Amerika, penulis lusinan buku tentang efektivitas manajemen Stephen Covey. Pada tahun 1996, majalah Time menobatkannya sebagai salah satu dari 25 orang terbanyak orang-orang berpengaruh di Amerika, dan pada tahun 2002 Forbes memasukkan buku “The Seven Habits of Highly Effective People” di antara 10 buku paling berpengaruh dalam sejarah manajemen.

Pendelegasian pelaksanaan atau manajemen: mana yang harus dipilih?

Jika Anda merasa ada kebutuhan mendesak untuk mendelegasikan wewenang kepada bawahan, jangan bertindak tiba-tiba. Bersabarlah dan lakukan dengan bijak.

Sorotan Stephen Covey dua pendekatan, cara mendelegasikan tugas: pendelegasian pelaksanaan dan pendelegasian pimpinan. Masalahnya dimulai ketika kita mulai mendelegasikan eksekusi. Dan sayangnya, inilah yang dilakukan sebagian besar pemimpin.

Covey berpendapat bahwa Anda perlu mempraktikkan delegasi kepemimpinan: meskipun pada awalnya akan memakan waktu lebih lama - Anda perlu melatih karyawan, menjawab pertanyaan, mendukung masukan- tapi kedepannya bawahan akan bisa mengatur sendiri prosesnya. Ditambah lagi, pendekatan ini membantu berkembang potensi kreatif karyawan: dia akan menyelesaikan masalahnya sendiri, dan tidak bertindak sesuai dengan algoritma yang diberikan.

Tetapi penting untuk mematuhi tidak hanya pendekatannya, tetapi juga pengetahuannya tingkat delegasi yang efektif kekuatan:

• Tingkat pertama. Ini adalah pilihan ketika bawahan mengumpulkan informasi dan menawarkan pilihan untuk memecahkan suatu masalah.
• Tingkat kedua. Dalam hal ini, karyawan sendiri yang memilih keputusannya, tetapi manajernya menyetujuinya.
• Tingkat ketiga. Karyawan merencanakan pekerjaannya sendiri dan bertindak sesuai dengan algoritma yang telah disepakati sebelumnya. Pemimpin adalah pengamat yang pasif.
• Tingkat keempat. Karyawan membuat keputusan sendiri, dan manajer mengevaluasinya secara surut, ketika karyawan tersebut hanya memberi tahu dia tentang penyelesaian pekerjaan pada tugas tersebut.
• Tingkat kelima. Ini adalah tingkat kepercayaan penuh ketika manajer menginstruksikan karyawannya untuk sepenuhnya menyelami masalah dan menyelesaikannya. Pada saat yang sama, dia mungkin tidak tertarik dengan hasilnya.

Tetapi bagaimana Anda bisa yakin bahwa karyawan tersebut akan melakukan segalanya dengan benar? Bagaimana cara belajar mendelegasikan pekerjaan secara efektif? Stephen Covey mengusulkan sistem lima komitmen.

Bagaimana mendelegasikan tugas dan wewenang secara kompeten menggunakan sistem Covey

Stephen Covey telah menulis lebih dari satu bab dengan topik “bagaimana belajar mendelegasikan wewenang.” Kami telah "memeras" hal terpenting dari lusinan halaman: agar semuanya berjalan lancar, saat mengatur tugas Anda dan bawahan Anda harus mendiskusikan lima aspek delegasi..

1. Hasil. Anda perlu mencapai pemahaman tentang apa yang ingin Anda dapatkan pada akhirnya. Jangan menyebutkan metode untuk mencapai tujuan; biarkan orang yang bertanggung jawab memilihnya. Mintalah penjelasan yang lebih baik tentang hasilnya untuk memastikan Anda berdua melihatnya dengan cara yang sama.

Anda meminta bawahan untuk mencari ruang untuk konferensi. Jangan beri tahu saya ke mana harus mencari atau ke mana harus menelepon. Cukup tunjukkan persyaratan yang harus dipenuhi (gedung di pusat kota, dengan tempat parkir yang nyaman, aula untuk 200 orang dengan proyektor dan layar), lalu minta karyawan tersebut untuk menjelaskan ruangan tersebut. Apakah semuanya seperti yang Anda bayangkan? Mari kita lanjutkan.

1. Aturan. Penting untuk menjaga keseimbangan: jika ada terlalu banyak aturan yang akan digunakan oleh orang yang bertanggung jawab, maka Anda akan masuk ke dalam pendelegasian eksekusi, dan jika terlalu sedikit, maka hasilnya mungkin tidak seperti yang Anda harapkan. Lebih baik mengidentifikasi yang paling mendasar aturan penting, dan secara terpisah membicarakan kesalahan dan masalah yang mungkin timbul.

Mari kita lanjutkan analoginya dengan mencari kamar. Anda meminta untuk tidak mencari tempat melalui perantara dan menetapkan bahwa pembayaran di muka tidak boleh lebih dari 30%. Kemudian bagikan pengalaman Anda, dengan mengatakan bahwa Anda pernah menyewa kamar di lantai pertama sebuah bangunan tempat tinggal dan memang demikian kesalahan besar: Kebisingan mengganggu acara.

1. Sumber daya. Sumber daya apa yang akan tersedia bagi orang yang bertanggung jawab - keuangan, manusia, peralatan, dll.

Anda menentukan anggaran - biaya sewa tidak lebih dari 50 ribu rubel per hari, dan memberi tahu Anda bahwa Anda siap menyediakan mobil perusahaan untuk melihat opsi.

1. Laporan. Ini termasuk tenggat waktu tugas, standar, dan kriteria evaluasi kinerja.

Pada hari yang ditentukan, Anda secara pribadi pergi untuk memeriksa tempat yang ditemukan dan memeriksa kepatuhannya terhadap semua kriteria yang disebutkan sebelumnya.

1. Konsekuensi. Konsekuensi apa yang akan terjadi setelah mengevaluasi kinerja karyawan? Mereka bisa positif dan negatif.

Jika tempat tersebut dipilih dengan benar dan tepat waktu, karyawan tersebut dapat menerima imbalan finansial (atau lainnya). Jika dia gagal dalam tugasnya, maka... putuskan sendiri bagaimana menghukumnya.

Anda harus siap menghadapi kenyataan bahwa bawahan Anda tidak akan melakukan dengan sempurna pertama kali apa yang telah Anda lakukan selama bertahun-tahun. Tetapi Seiring waktu, dia akan mengatasi tugas itu lebih baik daripada Anda: sementara Anda memiliki kendali atas banyak hal tugas yang berbeda, dia memiliki unit dengan tipe yang sama yang dapat dia konsentrasikan. Lebih baik menghabiskan satu hari untuk melatih seorang karyawan daripada menghabiskan satu hari penuh setiap minggunya eksekusi sendiri pekerjaan ini. Ingatlah hal ini tujuan utama demi itu Anda mendelegasikan hal-hal:

• Menghilangkan manajer puncak dari rutinitas sehingga mereka dapat fokus memecahkan masalah strategis;
• Menanamkan keterampilan pengambilan keputusan pada pegawai dengan jabatan lebih rendah;
• Melibatkan karyawan dalam proses kerja.

Stephen Covey, dari Tujuh Kebiasaan Orang yang Sangat Efektif :
- Prinsip-prinsip pendelegasian kepemimpinan adalah benar dan berlaku bagi siapa pun dan dalam situasi apa pun. C saja tidak cukup orang dewasa Anda menentukan hasil yang diinginkan secara lebih sederhana dan menentukan aturan secara lebih rinci, Anda tentukan sumber daya yang besar dan mendengar laporan lebih sering, Pengaturan tugas yang sederhana dan nyaman di SalesapCRM

Kemajuan suatu tugas dilacak melalui antarmuka sistem. Pengelola juga menerima pemberitahuan jika tenggat waktu dilanggar, dalam program, melalui SMS atau Telegram.

Apa yang tidak bisa didelegasikan?

Anda telah menemukan cara belajar mendelegasikan tanggung jawab - semuanya terlihat cukup mudah. Tapi... jika semuanya sesederhana itu, maka semua manajer pasti sudah lama menyerahkan semua pekerjaan pada bawahannya dan membuangnya! Mengapa ini tidak terjadi? Karena Situasi ketika lebih baik melakukan semuanya sendiri:

• Mempekerjakan/ memecat. Di sini hanya atasan langsung yang boleh mengambil keputusan, meskipun saran dari staf juga dapat dipertimbangkan.
• Perencanaan induk. Anda juga dapat mendiskusikan detail dan nuansa secara kolektif, namun rencana akhir dan hanya Anda yang harus menyetujui strategi tersebut, dan tanggung jawab atas strategi tersebut juga akan menjadi tanggung jawab Anda.
• Masalah mendesak. Pendelegasian jarang dilakukan dengan cepat; dalam keadaan darurat, Anda harus melakukan semuanya sendiri.
• Masalah rahasia, serta kasus-kasus berisiko tinggi.

Mendelegasikan kepemimpinan tidak hanya akan membuat Anda terbebas dari tugas-tugas yang tidak perlu, namun juga akan memberikan motivasi tambahan bagi karyawan Anda. Semua orang menang: bawahan Anda akan merasakan kepercayaan Anda dan menjadi kreatif, sementara Anda dapat fokus pada hal yang benar-benar penting.

Halo! Hari ini kami akan memberi tahu Anda apa itu pendelegasian wewenang dan tanggung jawab, dan bagaimana cara mendelegasikannya dengan benar.

Pimpinan suatu organisasi tidak dapat menangani semua urusan secara mandiri. Oleh karena itu, hal ini berada di pundak manajer yang baik tugas utama- untuk memastikan bahwa bawahannya melaksanakan tugas tertentu dan mengembangkan perusahaan. Seringkali ini yang paling banyak tugas penting yang harus dilaksanakan oleh manajer. Hal ini dicapai dengan mendelegasikan wewenang kepada karyawan Anda. Kami akan memberi tahu Anda caranya di artikel ini.

Apa itu delegasi dan apa yang dimaksud dengan delegasi?

Delegasi adalah proses pengalihan sebagian fungsi manajer kepada karyawan organisasi agar mereka dapat mencapai tujuan tertentu. Intinya adalah pendefinisian suatu masalah dan pemberian wewenang untuk menyelesaikannya. Perwujudan utama pendelegasian wewenang oleh seorang manajer adalah uraian tugas.

Pendelegasian wewenang diperlukan, pertama-tama, untuk menghapus sebagian besar tugas dari manajer, hanya menyisakan tugas yang paling penting. Pada saat yang sama, Anda perlu memahami bahwa di perusahaan kecil, manajer dapat melakukan sebagian besar tugas karyawan secara mandiri. Namun dalam perusahaan besar yang memproduksi dan menjual produknya, hal ini tidak mungkin diatasi sendirian.

Contoh pendelegasian wewenang:

Pekerjaan komite kredit di bank. Badan ini menganalisis semuanya informasi yang dikumpulkan pada peminjam, menilai risiko dan membuat keputusan independen.

Artinya, kepemimpinan organisasi kredit diterima keputusan manajemen dan membuat dokumen - kebijakan kredit, di mana ia mendelegasikan sebagian besar kekuasaannya berbagai manajer dan pengarahan karyawan. Dan komite kredit, sebagai badan independen, mendapat hak untuk menjalankan fungsinya - menganalisis dan mengambil keputusan dalam mengeluarkan pinjaman.

Intinya, delegasi memiliki tujuan utama untuk menciptakan situasi di mana setiap karyawan akan melakukan tugas tertentu yang ingin dicapai tujuan spesifik. Selain itu, setiap tujuan karyawan di tingkat mana pun mengarah pada pencapaian rencana kerja organisasi yang lebih global, yang telah ditentukan oleh manajemen.

Tujuan delegasi

Delegasi memiliki tiga tujuan utama:

• Mengurangi beban manajer;
• Meningkatkan efisiensi seluruh unit;
• Meningkatkan minat karyawan.

Masing-masing tujuan tersebut mempunyai dampak tersendiri terhadap kinerja perusahaan. Tautan manajemen yang tidak dimuat dapat lebih mudah menjalankan fungsi dasarnya fungsi kreatif: analisis semua informasi yang masuk dan, atas dasar itu, menetapkan tujuan dan menemukan cara untuk mencapainya. Semakin sedikit tugas sekunder yang dilakukan seorang manajer, semakin mudah dia melihat dari luar.

Salah satu aturan utama manajemen adalah bahwa manajer tidak boleh berpartisipasi dalam produksi. Jika dia melakukan ini, maka dia berubah dari seorang direktur menjadi pekerja biasa. Aturan ini akan selalu benar, dan justru karena itulah terjadi pembagian antara manajemen dan aparatur kerja.

Pendelegasian wewenang meningkatkan kinerja semua tingkatan. Jadi, manajer menengah, dengan mengalihkan sebagian kekuasaannya, meningkatkan pentingnya pekerjaan di tingkat bawah perusahaan, sehingga meningkatkan lapangan kerja mereka dan, karenanya, efisiensi.

Minat seorang karyawan meningkat ketika dia diberi wewenang tambahan untuk menyelesaikan tugas tertentu. Hal ini memperkenalkan tingkat kreativitas yang memungkinkan karyawan tingkat rendah sekalipun merasa menjadi bagian dari sesuatu yang lebih besar daripada melakukan tugas rutin. Ini memberi perasaan kepentingan diri sendiri, meningkatkan motivasi karyawan.

Cara mendelegasikan wewenang dengan benar - 6 prinsip

Pendelegasian wewenang, seperti segala sesuatu dalam manajemen, juga memiliki prinsip dasar tersendiri. Kepatuhan terhadap mereka akan membantu mendistribusikan kekuasaan dengan benar dan dengan demikian meningkatkan efisiensi perusahaan sebesar 30-40%.

Inilah prinsip-prinsipnya:

1. Prinsip kesatuan komando. Prinsip dasarnya bahwa setiap karyawan hanya boleh mempunyai satu atasan langsung kepada siapa dia tunduk. Itu. Manajer tidak dapat secara langsung memberikan perintah kepada karyawan tingkat bawah, ia melakukannya melalui penetapan tujuan bagi manajer tingkat menengah.
2. Prinsip pembatasan. Setiap manajer harus secara jelas ditugaskan sejumlah karyawan tertentu. Dan dalam posisi ini dia hanya bisa mengaturnya.
3. Prinsip hak dan tanggung jawab. Sangat prinsip penting, yang mengatakan bahwa Anda tidak dapat mendelegasikan lebih banyak wewenang kepada seorang karyawan daripada yang tertulis dalam tanggung jawab pekerjaannya.
4. Prinsip pemberian tanggung jawab. Pendelegasian wewenang tidak menghilangkan tanggung jawab dari manajer.
5. Prinsip pengalihan tanggung jawab. Jika wewenang didelegasikan, manajer harus mengetahui bahwa tugas akan diselesaikan.
6. Prinsip pelaporan. Setiap perubahan atau penyimpangan tugas harus dilaporkan kepada manajer.

Jika Anda tidak melanggar semua prinsip ini, Anda dapat menghindari berbagai penundaan dalam perusahaan.

Jenis kekuasaan dan sentralisasi manajemen

Untuk memahami sepenuhnya esensi delegasi, Anda perlu memahami jenis kekuasaan dan sentralisasi kendali. Ini adalah yang utama aspek teoritis perusahaan yang harus diperhitungkan ketika berkembang Deskripsi pekerjaan manajer senior dan menengah.

Otoritas – hak untuk menggunakan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuannya. Mereka dibagi menjadi lini dan staf.

Otoritas garis – hierarki subordinasi. Kekuasaan yang berpindah dari seorang atasan kepada seorang bawahan, dan dari dia kepada bawahan yang lain, dan seterusnya sampai kepada pelaksana langsungnya.

Kekuatan staf – penasihat di luar sistem. Ini adalah perangkat yang memungkinkan Anda memberi saran, mengontrol, dan memengaruhi pengoperasian perangkat linier.

Tergantung pada skala kewenangannya, dua jenis manajemen dibedakan: terpusat dan desentralisasi. Perbedaan utama mereka terletak pada tempat pengambilan keputusan. Dalam jenis manajemen terpusat, aparatur manajemen mengambil sebagian besar keputusan, bahkan keputusan yang berkaitan dengan pekerjaan tingkat senior. Sebagai contoh, manajer menentukan bagaimana setiap tenaga penjualan perlu bekerja dengan klien.

Jenis manajemen yang terdesentralisasi memungkinkan pekerja untuk melakukan pendekatan pemecahan masalah dengan lebih kreatif. Mereka hanya punya tujuan utamanya yang ditetapkan oleh pemimpin di hadapan mereka, dan cara yang mungkin prestasinya. Mereka memutuskan segalanya sendiri. Dalam jenis manajemen ini, sebagian besar keputusan dibuat langsung di tempat kerja.

Cara pertama lebih cocok untuk profesi yang tidak membutuhkan pendekatan kreatif, dan yang kedua adalah sebaliknya. Tidak ada di bentuk murni jenis manajemen terpusat dan desentralisasi. Tidak semua keputusan dapat dibuat baik dalam manajemen maupun di tempat kerja.

Mendelegasikan wewenang kepada bawahan: 5 aturan dasar

Untuk mendelegasikan wewenang dengan kompeten, Anda tidak hanya perlu mengikuti prinsip-prinsip, tetapi juga mengingat aturan dasar pendelegasian.

Lima aturan pendelegasian wewenang yang telah diidentifikasi oleh para manajer terkemuka selama bertahun-tahun:

1. Jangan memusatkan kekuasaan pada satu tempat. Bagaimana lebih banyak solusi diterima di tempat kerja, semakin baik pula aktivitas perusahaan berjalan.
2. Pendelegasian wewenang hanya diperlukan untuk kepentingan perusahaan;
3. Penting untuk memperhitungkan pekerjaan karyawan. Seorang pekerja yang sibuk tidak akan mampu mengatasinya beban tambahan dari mengalihkan kepadanya bagian lain dari kekuasaan kepala suku;
4. Rencana harus dibuat sejak awal dengan harapan bahwa delegasi dapat melakukan kesalahan;
5. Tanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan delegasi selalu berada di pundak pemimpin.

Pertama dan aturan terbaru- yang paling mendasar. Kekuatan yang terkonsentrasi di satu tangan dapat mengarah ke satu tangan Bukan solusi yang benar seseorang yang tidak dapat ditolong dari luar dapat menghancurkan organisasi sepenuhnya.

Tanggung jawab untuk pelaksanaan instruksi terletak pada ke tingkat yang lebih besar pada orang yang mempercayakannya. Namun demikian, pemimpin utama manajemen senior wajib bertanggung jawab apabila kepala departemen dan bawahannya tidak menyelesaikan tugasnya, karena itu sepenuhnya kesalahannya.

Apa yang tidak boleh Anda percayai pada bawahan Anda

Namun jangan lupa bahwa bawahan tidak boleh menyelesaikan beberapa tugas manajer. Pada dasarnya, ini adalah tanggung jawab langsungnya di perusahaan.

Bawahan tidak boleh dipercaya:

• Menetapkan tujuan organisasi;
• Membuat keputusan yang dapat mengubah kebijakan organisasi;
• Memantau hasil rujukan;
• Tugas-tugas yang sangat penting dan berhubungan dengan risiko tinggi;
• Tugas mendesak yang tidak memberikan waktu untuk pengecekan ulang;
• Pendelegasian wewenang.

Pada saat yang sama, perlu dipahami bahwa departemen pengadaan mungkin memutuskan untuk mengambil keputusan dalam kerangka satu bidang tertentu di perusahaan, seperti “Dari siapa membeli peralatan”. Tetapi tanggung jawab untuk pengembangan perusahaan, kebutuhan peralatan baru dan kelayakan pembeliannya berada di pundak manajer.

Misalnya, hal ini juga berlaku untuk bank. Bagaimanapun, komite kredit memutuskan untuk mengeluarkan pinjaman, tetapi tidak dapat mengambil keputusan untuk mengubah kebijakan kredit bank. Hal yang sama berlaku untuk memantau hasil rujukan. Atasan langsungnya, kepala departemen, bertanggung jawab untuk memantau pekerjaan seorang karyawan dan pelaksanaan tugasnya.

Pada saat yang sama, pekerjaan departemen itu sendiri, yang memastikan penyelesaian tugas-tugas tertentu, harus dikendalikan oleh kepala arah ini atau dirinya sendiri. CEO. Padahal, memantau pencapaian tujuan kerja seluruh area merupakan salah satu tugas utama seorang manajer.

Mengenai tugas-tugas yang sangat penting dan berisiko tinggi. Disarankan agar manajer melakukan tugas-tugas tersebut secara mandiri, atau mendelegasikannya hanya kepada karyawan yang mempunyai pengalaman hebat bekerja. Dengan melaksanakan tugas-tugas yang sangat penting, seorang karyawan dapat mempengaruhi pekerjaan perusahaan baik di sini maupun saat ini, dan di dalam jangka panjang. Itu sebabnya manajer membuat dan melaksanakan negosiasi kerja sama, perubahan kebijakan, dan keputusan lainnya secara mandiri.

Sekian penjelasan tentang analisis kegiatan produksi. Hal ini harus dilakukan oleh departemen analitis, jika ada. Jika tidak, manajer departemen harus menganalisis, memproses, dan menarik kesimpulan dari semua informasi di perusahaan. Mereka harus memberikan semua informasi kepada manajer, yang membuat keputusan manajemen berdasarkan informasi tersebut.

Berdasarkan daftar ini, kita dapat menyimpulkan bahwa tugas pokok manajer itu sendiri tidak dapat didelegasikan. Memang, dalam kompetensinya: pengembangan perusahaan dengan menetapkan dan mencapai tujuan.

Dan justru tugas inilah yang meliputi tugas-tugas lainnya:

• Pendelegasian wewenang;
• Menciptakan suasana kerja;
• Memantau aktivitas karyawan;
• Analisis informasi yang diterima.

Itulah mengapa ekspresi umum“Dengan organisasi yang baik, satu orang selalu menjadi orang yang aneh” hanya sebagian saja yang benar. Tentu saja, seorang manajer dapat dan harus mendelegasikan kekuasaannya, sesuai dengan aturan dan prinsip, tetapi pada saat yang sama, beban tanggung jawab yang besar untuk pengembangan perusahaan secara keseluruhan tetap berada di pundaknya. Dan manajer tidak dapat mendelegasikan sebagian besar tanggung jawabnya.

Apa yang bisa didelegasikan dan apa yang tidak bisa? Siapa yang dapat Anda delegasikan dan siapa yang lebih baik untuk didelegasikan? Bagaimana cara melakukannya agar tidak meragukan hasilnya? Apakah tanggung jawab harus didelegasikan? Metode pengendalian apa yang paling efektif dengan waktu dan tenaga paling sedikit? Apakah ada aturan delegasi yang cocok untuk “semua kesempatan”?

Pertanyaan-pertanyaan ini menarik bagi setiap manajer - mulai dari kepala departemen hingga presiden perusahaan. Anda tertarik dengan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini karena dua alasan:
- pertama, Anda juga memiliki bawahan;
- kedua, Anda sangat sering menemukan diri Anda “di antara dua api” ketika situasi konflik antara pemimpin dan bawahan. Selain itu, paling sering kita berbicara tentang kegagalan bawahan dalam menyelesaikan tugas atau tugas apa pun.

Jadi, mari kita lihat dulu urutan langkah-langkah dalam proses delegasi:


Langkah 1: Menentukan tujuan (apa yang ingin saya peroleh sebagai hasilnya) dan tugas (apa sebenarnya yang harus dilakukan untuk ini?). Dianjurkan juga untuk terlebih dahulu menentukan “harga penerbitan” - jumlah sumber daya yang harus/saya setujui untuk diinvestasikan;

Langkah 2: Penentuan pelaku - orang yang mampu mengatasi tugas;

Langkah 3: Menetapkan tugas SMART bagi pelaku, termasuk menentukan metode, bentuk dan waktu pelaporan;

Langkah 4: Memperoleh konfirmasi dari pelaku bahwa tugas, tingkat kepentingan dan prioritasnya, serta persyaratan hasil dipahami dengan benar;

Langkah 5: Koordinasi dengan kontraktor mengenai sumber daya dan tenggat waktu yang diperlukan/dialokasikan. Jika perlu, sesuaikan sumber daya dan tenggat waktu. Memperoleh persetujuan dari pelaku (disarankan untuk mengklarifikasi apakah “ya” berarti bahwa ia “akan mencoba menyelesaikan” atau bahwa ia “menjamin penyelesaian” pada batas waktu yang ditentukan). Disarankan untuk memastikan bahwa pelaku telah menuliskan (sebaiknya dalam agenda mingguannya) tanggal penyelesaian;

Langkah 6: Alokasi sumber daya yang diperlukan dan pendelegasian wewenang yang diperlukan;

Langkah 7: Memberikan motivasi/stimulasi bagi pelaku;

Langkah 8: Pemantauan/pengendalian hasil antara (terkadang, jika diperlukan, pengendalian proses);

Langkah 9: Jika diperlukan – pembinaan/pelatihan pelaku atau bantuan dalam pelaksanaannya. DI DALAM kasus luar biasa– menggeser (sebelumnya) tenggat waktu untuk menyelesaikan suatu tugas atau menyesuaikan persyaratan untuk hasil;

Langkah 10: Mengukur hasil akhir;

Langkah 11: Memberikan umpan balik kepada pelaku tentang hasilnya. Penentuan bersama tentang alasan ketidaksesuaian hasil dengan persyaratan dan harapan, analisis kesulitan dalam proses pelaksanaan, identifikasi faktor-faktor yang menghambat atau membantu proses. Bersama-sama menentukan apa yang akan dilakukan secara berbeda (dan bagaimana caranya) di waktu berikutnya;

Langkah 12: Mendorong pelaku untuk memenuhi persyaratan/harapan;

Dan sekarang kami akan menjawab secara singkat namun jelas sejumlah pertanyaan yang muncul dalam proses menyelesaikan langkah-langkah tersebut.

1. Siapa yang harus mendelegasikan?
Siapa pun yang memiliki kesempatan seperti itu, mis. ada bawahan. Manajer/supervisor yang baik adalah orang yang berhasil “mendistribusikan” tugas kepada bawahannya dan menciptakan kondisi yang kondusif bagi pelaksanaannya;

2. Kepada siapa tugas tersebut dapat/harus didelegasikan?
Seorang bawahan yang mempunyai pengetahuan, keterampilan, kemampuan, pengalaman yang diperlukan, yaitu akan mampu mengatasi tugas yang ada. Seringkali, tugas didelegasikan kepada pelaku yang memiliki pengetahuan, pengalaman, atau kemampuan yang tidak mencukupi untuk menyelesaikan tugas, sehingga pelaku tersebut mengembangkan dan meningkatkan levelnya. Dalam hal ini, diperlukan lebih banyak pos pemeriksaan perantara, pemantauan yang lebih sering, dan mungkin bantuan atau saran dari manajer.

Semakin yakin Anda terhadap kemampuan dan pengalaman pelaku (terutama pengalaman melakukan tugas yang persis sama sebelumnya), semakin sedikit waktu yang Anda habiskan untuk menjelaskan tugas dan persyaratan hasilnya, menjelaskan atau berdiskusi/menyetujui caranya tugas tersebut akan dilaksanakan.

3. Bagaimana memilih orang yang tepat untuk tugas yang didelegasikan?
Ada dua pilihan - pasif dan aktif. Dengan pasif, Anda memilih bawahan dengan relevan pengalaman sebelumnya, ketersediaan pengetahuan yang diperlukan dan keterampilan. Dengan pendekatan aktif, Anda memilih bawahan yang paling termotivasi untuk bekerja dari tugas ini, terlepas dari pengalaman atau pengetahuan dan keterampilan. Bagaimanapun, selalu disarankan untuk mendelegasikan suatu tugas kepada bawahan yang “berpikir”, yaitu bawahan yang mampu melihat tugas tersebut secara komprehensif, memahami mengapa tugas tersebut dilakukan, dan bagaimana hal tersebut akan mempengaruhi proses lain di perusahaan. . Bawahan yang demikian akan selalu mampu mengambil keputusan yang tepat ketika muncul alternatif-alternatif dalam menjalankan suatu tugas.

Untuk memastikan Anda telah memilih orang yang tepat untuk tugas yang sangat kompleks dan bertanggung jawab/penting, Anda dapat memberinya “tugas percontohan” awal - tugas yang kurang penting atau kurang rumit. Jika/ketika dia menyelesaikan tugas, Anda dapat yakin bahwa pilihan Anda benar atau mengubah pilihan Anda.

Dalam beberapa kasus, Anda harus bertanya kepada bawahan Anda bagaimana dia berencana menyelesaikan tugas tersebut untuk memastikan bahwa dia memahami tugas tersebut dengan benar dan dapat menyelesaikannya.

4. Apa yang dapat dan harus didelegasikan?
SEMUANYA dapat dan harus didelegasikan! Dan pertama-tama, tugas-tugas yang dapat ditangani oleh bawahan lebih baik dari Anda atau dengan biaya lebih murah.

5. Apa yang tidak bisa didelegasikan?
Lebih mudah untuk membuat daftar apa yang tidak dapat didelegasikan: memberi penghargaan dan menghukum bawahan lain, tugas-tugas yang tidak menyenangkan dan sensitif, tugas-tugas yang bawahannya tidak memiliki cukup sumber daya atau wewenang.

6. Didelegasikan? Jadi, apa selanjutnya? – Memantau penyelesaian tugas.
Kesalahan paling umum yang dilakukan manajer adalah berasumsi bahwa proses delegasi telah berakhir setelah tugas ditetapkan. nyatanya beberapa langkah lagi perlu diambil untuk memastikan kepatuhan:

Sediakan yang diperlukan sumber daya, termasuk informasi, termasuk asisten, jika diperlukan;

Menyediakan apa yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas kekuatan;

Menyediakan motivasi untuk memenuhi tugas yang diberikan, yaitu memastikan bahwa bagi bawahan, menyelesaikan tugas dan mencapai hasil adalah hal yang diinginkan dan penting;

Mendapatkan perjanjian bawahan, yaitu memastikan bahwa ia telah menjalankan kewajiban untuk menyelesaikan tugas dan mencapai hasil pada tanggal yang disepakati dan menjamin terpenuhinya kewajiban tersebut;

Dalam beberapa kasus mungkin diperlukan klarifikasi dari seorang bawahan Apakah tenggat waktunya realistis? dengan mempertimbangkan beban kerja saat ini dan masa depan, apakah ada “jendela” dalam rencana untuk hal-hal yang tidak terduga dan apakah mungkin terjadi peristiwa “force majeure” yang dapat mengganggu;

- kontrol menyelesaikan tugas - mencapai hasil antara (jika tugas jangka panjang yang kompleks ditetapkan);

- memberikan umpan balik tentang hasil dan menganalisis bersama-sama dengan bawahan, hasil-hasil ini (baik dalam hal terpenuhinya semua persyaratan-kewajiban, dan dalam hal tidak terpenuhinya tugas jangka panjang yang sangat kompleks).

“Kepadatan” kendali atas pelaksanaan suatu tugas sangat bergantung pada pengalaman bawahan, kejelasan tugas, dan motivasi pelaku. Jika semuanya sesuai dengan faktor-faktor ini, pada dasarnya Anda dapat mendelegasikan kendali kepada pelaku itu sendiri dan manajer harus melakukan kendali minimal. Jika salah satu faktor tidak berjalan baik, diperlukan pemantauan yang lebih aktif dan sering. Bagaimanapun, baik untuk pengendalian diri maupun pengendalian, perlu ditentukan beberapa hasil antara dengan tanggal pelaporan yang jelas. Dalam hal ini, Anda akan dapat mengidentifikasi masalah dalam menyelesaikan tugas terlebih dahulu dan mengambil tindakan tepat waktu.

7. Motivasi dan stimulasi pada saat pendelegasian.
Sangat penting bagi kita tidak hanya untuk mempercayakan suatu tugas kepada seseorang, tetapi juga untuk yakin bahwa tugas itu akan selesai, bahwa kita tidak perlu mengingatkan, khawatir, atau terus-menerus memantau. Untuk melakukan ini, pelaku sendiri perlu tertarik untuk menyelesaikan tugas yang didelegasikan dan mencapai hasil khusus ini.

Anda mungkin tertarik pada: proses:
- tugas yang menarik
- komunikasi dengan orang yang menarik,
- karya kreatif,
- menambahkan variasi pada pekerjaan,
- otonomi yang lebih besar diberikan untuk melaksanakan tugas tertentu, tingkat tanggung jawab meningkat (walaupun dalam beberapa kasus tingkat tanggung jawab dapat menjadi demotivasi!);
- kesempatan untuk memperoleh pengalaman dan pengetahuan baru, koneksi, reputasi,
- kesempatan untuk mencoba tangan Anda,

jadi dan hasil:
- pentingnya hasil bagi perusahaan dan rekan kerja,
- pentingnya bagi masa depan bawahan itu sendiri,
- imbalan jika hasilnya tercapai,
- denda/hukuman jika tidak patuh,
- karier sebagai hasil dari menyelesaikan satu tugas atau serangkaian tugas, dll.

Faktanya, untuk memastikan kepemilikan atas hasil, Anda mendelegasikan tanggung jawab (baik positif maupun negatif) atas hasil tersebut.

8. Alasan kegagalan menyelesaikan tugas yang didelegasikan

Tugas itu belum selesai. Terkadang itu terjadi. Hal terpenting saat ini adalah menganalisis alasan ketidakpatuhan dan mempertimbangkannya di masa depan.

Pelaksanaan tugas yang didelegasikan tidak kurang bergantung pada manajer dibandingkan pada bawahan. Maka dari itu, jangan terburu-buru memarahi bawahanmu...

Diyakini bahwa agar tugas dapat diselesaikan, penting untuk memastikan hal-hal berikut saat menetapkannya:

Pemahaman yang jelas mengenai peran pelaku: apa yang diharapkan darinya, apa yang harus dilakukan dan bagaimana caranya, dalam jangka waktu berapa, dengan sumber daya dan wewenang apa, apa yang seharusnya menjadi hasil dan persyaratan apa yang dikenakan padanya;

Kemampuan seorang bawahan untuk menjalankan peran tersebut, yaitu adanya pengetahuan, keterampilan, pengalaman, fisik dan yang diperlukan kemampuan mental akhirnya, kekuasaan;

Motivasi untuk menjalankan peran ini adalah keinginan untuk memenuhi tugas yang diberikan dan mencapai hasil. Motivasi dapat diberikan baik melalui tugas itu sendiri maupun melalui rangsangan tambahan;

“Kondisi kerja” yang diperlukan - peralatan, komputer, bahan habis pakai, teknologi, informasi, waktu...

Jika tugas tidak selesai, silakan mencari alasannya di salah satu poin yang tercantum. Atau, kemungkinan besar, beberapa sekaligus...

Dan akhirnya, sepuluh aturan, yang tidak diklaim lengkap, yang harus diperhatikan dalam proses pendelegasian:

1) Delegasikan semua yang Anda bisa! Jangan takut untuk mendelegasikan segalanya. Peran seorang manajer modern justru mendelegasikan segalanya dan memastikan kondisi terbaik melakukan tugas-tugas ini;

2) Jangan sekali-kali mendelegasikan wewenang tanpa mempertanggungjawabkan hasil penggunaannya. Jangan pernah mendelegasikan tanggung jawab atas suatu hasil tanpa wewenang yang diperlukan dan cukup untuk mempengaruhinya;

3) Selalu membantu bawahan memahami apa yang diminta darinya, apa saja syarat hasil, apa batasannya, cara terbaik menyelesaikan tugas, dll. Lagi pula, penting bagi Anda tidak hanya untuk MEMBERI perintah, tetapi lebih penting lagi bagi mereka untuk MENGAMBILNYA dan MENYELESAIKANNYA!

4) Kembangkan bawahan Anda, beri mereka tugas yang lebih kompleks dan bertanggung jawab setiap saat. Mengembangkannya untuk secara bertahap mengurangi intensitas pengendalian dan menyederhanakan penjelasan dan prosedur pendelegasian itu sendiri;

5) Seorang bawahan sering kali TAHU jauh lebih baik daripada Anda BAGAIMANA cara terbaik untuk menyelesaikan suatu tugas, tetapi jauh lebih sulit baginya untuk menentukan bagi Anda APA yang harus dilakukan;

6) Selalu lebih baik untuk mengetahui terlebih dahulu tentang masalah, kesalahan, tidak terpenuhinya, pelanggaran tenggat waktu - ketika belum terlambat untuk mengambil langkah-langkah perbaikan. Untuk melakukan ini, identifikasi kuncinya hasil antara, yang harus dilaporkan oleh bawahan, dan yang harus Anda kendalikan;

7) Pernyataan tugas yang tidak jelas adalah langkah pertama menuju kegagalannya;

8) Selalu berikan kesempatan kepada bawahan Anda untuk mengajukan pertanyaan atau mengajukan pertanyaan klarifikasi seiring berjalannya tugas - ini akan membantu menghemat banyak waktu dan sumber daya;

9) Lupakan ungkapan “lebih cepat melakukannya sendiri daripada menjelaskannya kepada seseorang”. Dengan menjelaskan sekali dan dengan demikian menghabiskan lebih banyak waktu, Anda akan menghemat waktu Anda di masa depan - ketika bawahan akan melakukannya sendiri tanpa penjelasan;

10) Kontrol yang lebih baik– pengendalian diri orang yang berkepentingan!

Analisis praktik delegasi Anda sesuai dengan algoritme, aturan, rekomendasi, dan jawaban yang diusulkan atas pertanyaan-pertanyaan mendesak. Jangan marah jika ada yang salah. Hal utama adalah melakukan setidaknya beberapa langkah konkrit untuk memperbaiki situasi, dengan mempertimbangkan apa yang baru saja Anda baca...

Apa yang bisa didelegasikan dan apa yang tidak bisa? Siapa yang bisa dan kepada siapa lebih baik untuk mendelegasikan? Bagaimana cara melakukannya agar tidak meragukan hasilnya? Apakah tanggung jawab harus didelegasikan? Metode pengendalian apa yang paling efektif dengan waktu dan tenaga paling sedikit? Apakah ada aturan delegasi yang cocok untuk semua kesempatan?

Pertanyaan-pertanyaan ini menarik bagi setiap manajer - mulai dari kepala departemen hingga presiden perusahaan. Anda tertarik dengan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini karena dua alasan:

• pertama, Anda juga memiliki bawahan;
• kedua, Anda sering kali menemukan diri Anda “di antara dua kebakaran” ketika situasi konflik muncul antara manajer dan bawahan. Selain itu, paling sering kita berbicara tentang kegagalan bawahan dalam menyelesaikan tugas atau tugas apa pun.

Jadi, mari kita lihat dulu urutan langkah-langkah dalam proses delegasi:

Langkah 1: Menentukan tujuan (apa yang ingin saya peroleh sebagai hasilnya) dan tugas (apa sebenarnya yang perlu dilakukan untuk ini). Dianjurkan juga untuk terlebih dahulu menentukan “harga penerbitan” - jumlah sumber daya yang harus/saya setujui untuk diinvestasikan.

Langkah 2: Penentuan pelaku – orang yang mampu mengatasi tugas.

Terlepas dari apakah Anda adalah direktur eksekutif perusahaan, manajer penjualan eceran atau orang tua yang tinggal di rumah, kemampuan mendelegasikan adalah salah satu keterampilan terpenting untuk memaksimalkan kinerja Anda. Namun, delegasi adalah masalah yang rumit- Anda harus tegas, tetapi pada saat yang sama mempercayai orang yang Anda delegasikan tanggung jawabnya. Artikel ini akan membantu Anda mengatasi kekhawatiran apa pun yang mungkin Anda miliki selama pendelegasian dan membantu Anda menjalani proses pendelegasian aktivitas dengan bijaksana dan penuh hormat.

Langkah

Bagian 1

Berpikirlah benar

Kesampingkan ego Anda. Hambatan psikologis yang besar terhadap pendelegasian adalah keyakinan bahwa “Jika Anda ingin hal itu dilakukan dengan benar, maka lakukanlah sendiri.” Anda bukan satu-satunya orang di dunia yang dapat melakukan hal ini dengan benar. Anda "mungkin" satu-satunya orang yang dapat melakukannya dengan benar saat ini tetapi jika Anda meluangkan waktu untuk mengajar seseorang, mereka mungkin juga dapat melakukannya dengan benar. Siapa tahu - mereka bisa melakukannya lebih cepat atau lebih baik dari Anda (impiannya!), dan Anda tidak hanya perlu menerimanya, tapi juga menyambutnya.

• Berpikirlah secara logis dan realistis - bisakah Anda melakukan pekerjaan ini sendiri? Apakah Anda harus bekerja sendiri sepanjang hidup Anda? Apakah Anda perlu menyeimbangkan pekerjaan dan tanggung jawab normal Anda? Jika demikian, Anda mungkin harus bersiap untuk mendelegasikan sebagian pekerjaan Anda. Tidak perlu merasa malu atau merasa tidak kompeten karena membutuhkan bantuan untuk mengatasi sesuatu - Anda justru menjadi pekerja yang "lebih" efektif dengan mendapatkan bantuan saat Anda membutuhkannya.

1. Berhentilah menunggu bantuan sukarela dari orang-orang. Jika Anda tidak ingin mendelegasikan pekerjaan Anda, Anda mungkin perlu mendelegasikannya kasus langka sindrom martir - Anda mungkin kewalahan dan sering bertanya-tanya mengapa orang tidak pernah menawarkan bantuan kepada saya. Jujurlah pada diri sendiri - ketika orang lain menawarkan bantuan, apakah Anda menolaknya hanya untuk terlihat sopan? Apakah Anda bertanya-tanya mengapa mereka tidak "bertahan"? Apakah Anda merasa bahwa jika Anda berada dalam situasi sebaliknya, Anda mungkin akan membantu dengan semangat yang lebih besar? Jika Anda menjawab ya, maka Anda perlu “mengendalikan” situasi Anda. “Dapatkan” bantuan yang Anda perlukan - jangan menunggu sampai bantuan itu datang kepada Anda, karena hal itu mungkin tidak akan terjadi.

   • Banyak orang tidak memperhatikan apa yang dilakukan orang lain, dan tidak banyak yang bisa dilakukan untuk mengubahnya. Singkirkan rasa kecewa jika seseorang tidak memberikan bantuan, ingatlah bahwa mengomunikasikan kebutuhan Anda kepada mereka pada akhirnya adalah tanggung jawab Anda.

2. Jangan menganggap permintaan bantuan secara negatif. Banyak orang merasa tidak nyaman meminta bantuan. Anda mungkin merasa bersalah karena menjadi beban bagi orang lain, atau merasa malu karena Anda berpikir (karena alasan tertentu) bahwa Anda harus mampu menangani semua pekerjaan itu sendiri. Anda cukup bangga dengan usaha Anda dan melihatnya sebagai bukti bahwa Anda memang demikian pria yang mulia(manifestasi lain dari sindrom martir). Jika Anda yakin bahwa meminta bantuan adalah salah satu bentuk kelemahan, maka Anda perlu membuang pemikiran “segera” ini. Faktanya, justru sebaliknya: mencoba melakukan segala sesuatunya sendiri adalah tanda kelemahan, dalam artian ini menunjukkan bahwa Anda kurang memiliki pandangan realistis terhadap kemampuan Anda.

   Belajarlah untuk mempercayai orang lain. Jika Anda takut mendelegasikan karena Anda merasa tidak ada orang lain yang dapat melakukan pekerjaan sebaik Anda, ingatlah dua hal: pertama, bahwa hampir semua orang dapat mempelajari sesuatu dengan latihan yang cukup, dan, kedua, kedua, bahwa Anda mungkin bisa melakukannya. tidak berbakat secara universal seperti yang Anda kira. Saat Anda mendelegasikan pekerjaan, Anda tidak hanya meluangkan waktu untuk diri sendiri - Anda juga memberikan kesempatan kepada asisten Anda untuk mempelajari keterampilan baru atau memecahkan jenis masalah baru. Bersabarlah - dengan waktu yang cukup, asisten Anda kemungkinan besar dapat menyelesaikan pekerjaan yang didelegasikan sebaik Anda. Jika pekerjaan yang Anda rencanakan untuk didelegasikan tidak “sangat” penting, asisten Anda dapat belajar melakukannya dengan baik seiring berjalannya waktu. Jika pekerjaan itu “sangat penting”, pikirkan dua kali sebelum mendelegasikannya!

   • Meskipun Anda ahli dalam melakukan pekerjaan yang akan Anda delegasikan, sadarilah bahwa mendelegasikan pekerjaan tersebut akan memungkinkan Anda melakukan hal lain untuk sementara waktu. Jika Anda karyawan terbaik di kantor untuk melakukan tugas yang relatif monoton yaitu merakit hard drive, tetapi Anda memiliki presentasi penting yang harus dipersiapkan, akan logis untuk menugaskan tugas terkait kepada pekerja magang. Jauh lebih baik bagi Anda untuk memprioritaskan melakukan hal-hal yang sulit. tugas yang kompleks- Jangan ragu untuk mendelegasikan tugas sederhana dan berulang ketika Anda memiliki hal yang lebih penting untuk dilakukan.

   Bagian 2

   Delegasi yang efektif

   1. Jalankan bolanya. Langkah pertama adalah yang tersulit, namun paling penting. Anda harus melupakan diri sendiri dan meminta seseorang untuk membantu Anda (atau, jika Anda adalah bosnya, “perintahkan” seseorang untuk membantu Anda.) Jangan malu dengan hal ini - selama Anda sopan, baik hati, dan bijaksana, tidak seseorang akan bersikap kasar kepada Anda hanya karena meminta (atau memesan) bantuan. Cobalah untuk bersikap bijaksana dan penuh perhatian sambil menjaga keseriusan permintaan Anda.

      • Jika Anda tidak yakin bagaimana cara meminta seseorang melakukan suatu pekerjaan untuk Anda, usahakan pikiran Anda singkat dan manis. Katakan sesuatu seperti, “Hei, bolehkah saya bicara sebentar? Bisakah Anda membantu saya mengumpulkan tumpukan besar hard drive yang baru saja kami terima. Saya tidak bisa melakukan ini karena saya tidak akan berada di kantor hari ini. Bisakah kamu membantuku?" Jangan menekan pekerja Anda, namun pastikan dia menyadari bahwa bantuannya “dibutuhkan”.
      • Mintalah dan Anda (mungkin) akan menerima. Jangan takut untuk mendelegasikan karena takut terlihat kasar atau memaksa. Lihatlah seperti ini - bagaimana perasaan Anda jika orang meminta Anda melakukan sesuatu? Apakah Anda akan tersinggung dan tersinggung? Atau apakah Anda (biasanya) senang membantu? Mungkin yang terakhir!

   2. Jangan menganggap penolakan sebagai hal yang pribadi. Terkadang orang tidak memiliki kemampuan untuk membantu Anda - ini menyedihkan, tapi benar. Ini mungkin terjadi pada berbagai alasan- yang paling umum adalah orang yang Anda tanyakan sangat sibuk dengan pekerjaannya pekerjaan sendiri. Jangan tersinggung - hanya karena seseorang tidak bisa (atau tidak mau) melakukan sesuatu untuk Anda saat ini bukan berarti dia memperlakukan Anda dengan buruk. Ini biasanya hanya berarti dia sibuk atau malas - tidak lebih.

      • Jika Anda ditolak, pertimbangkan varian yang berbeda- biasanya Anda dapat dengan sopan namun tegas menegaskan bahwa Anda benar-benar membutuhkan bantuan orang tersebut (hal ini berlaku terutama jika Anda seorang atasan atau memiliki wewenang lain), Anda dapat mencoba bertanya kepada orang lain, atau Anda dapat melakukan pekerjaan itu sendiri. Jika Anda benar-benar membutuhkan bantuan, jangan takut untuk mencoba opsi satu dan/atau dua!

   3. Delegasikan tujuannya, bukan metode pelaksanaannya. Ini Inti agar tidak menjadi pengasuh atau manajer mikro. Tetapkan metrik yang jelas untuk hasil yang Anda harapkan, tunjukkan kepada orang tersebut bagaimana Anda melakukannya, namun beri tahu mereka bahwa mereka dapat melakukan pekerjaan tersebut sesuai keinginan mereka, selama pekerjaan tersebut dilakukan dengan baik dan selesai tepat waktu. Beri mereka waktu yang cukup tidak hanya untuk belajar, tapi juga untuk bereksperimen dan memperkenalkan beberapa inovasi. Jangan latih mereka seperti robot; melatih mereka sebagai individu yang dapat belajar dan meningkatkan proses.

      • Ini juga cerdas karena membuat waktu Anda lebih mudah dan menenangkan saraf Anda. Anda ingin menggunakan waktu luang Anda untuk sesuatu yang lebih penting tanpa terus-menerus mengkhawatirkan kemajuan asisten Anda. Ingat, Anda mendelegasikan pekerjaan ini sehingga stres Anda bisa “lebih sedikit”, bukan “lebih banyak”.

   4. Bersiaplah untuk melatih asisten Anda. Anda hampir selalu harus meluangkan waktu untuk mengajari asisten Anda cara melakukan tugas yang telah Anda delegasikan kepadanya, meskipun itu cukup sederhana. Ingatlah bahwa proses yang tampak mudah dan sederhana bagi Anda mungkin tidak sesederhana itu bagi mereka yang belum pernah menanganinya sebelumnya. Bersiaplah untuk tidak hanya memberi asisten Anda kecepatan dalam pekerjaan yang telah Anda delegasikan kepadanya, namun juga dengan sabar menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin dia miliki.

      • Pertimbangkan waktu yang dihabiskan untuk melatih asisten Anda sebagai investasi jangka panjang yang bijaksana. Dengan meluangkan sedikit waktu untuk melatih asisten Anda melakukan tugas dengan benar, Anda menghemat waktu di masa depan yang seharusnya digunakan untuk memperbaiki kesalahannya.

   5. Menyorot sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Anda mungkin memiliki sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas, namun orang yang ditugaskan untuk tugas tersebut mungkin tidak memiliki akses ke sumber daya tersebut. Misalnya, data yang dilindungi kata sandi, peralatan khusus, dan alat tertentu mungkin penting untuk tugas tersebut, jadi pastikan asisten Anda memiliki semua yang dia perlukan untuk mencapai tujuannya.

      Pahami bahwa asisten Anda hanya dapat melakukan satu hal dalam satu waktu. Ketika asisten Anda membantu Anda, dia tidak melakukan tugas normalnya. Jangan lupa bahwa, seperti Anda, asisten Anda mungkin juga mengalaminya Jadwal padat. Tanyakan pada diri Anda – pekerjaan apa yang akan “mereka” sisihkan atau delegasikan untuk menyelesaikan tugas Anda? Pastikan Anda mengetahui jawaban atas pertanyaan ini ketika Anda mendelegasikan tugas kepada orang lain.

   6. Bersabarlah. Orang yang Anda delegasikan akan "akan" melakukan kesalahan saat dia belajar melaksanakannya tugas baru. Ini adalah bagian dari proses pembelajaran. Persiapkan ini sebelumnya. Jangan mendelegasikan tugas dengan asumsi orang tersebut akan melakukannya dengan sempurna sampai mereka memperoleh pengalaman. Jika suatu proyek tidak berjalan sesuai keinginan Anda karena pasangan Anda tidak mampu melaksanakan tugas baru yang Anda delegasikan kepadanya dengan "sempurna", itu salah Anda, bukan salahnya. Jadilah mentor bagi asisten Anda, dan pekerjaan yang didelegasikan bisa menjadi pengalaman yang berharga baginya, bukan sesuatu yang perlu ditakuti.

      • Saat Anda mengajari seseorang cara melakukan sesuatu, Anda melakukan investasi. Hal ini akan memperlambat Anda pada awalnya, namun dalam jangka panjang hal ini akan meningkatkan produktivitas Anda, jadi dekati seluruh proses dengan positif dan realistis.

   7. Bersiaplah untuk kemungkinan kesulitan. Miliki rencana cadangan dan bersiaplah untuk menggunakannya jika terjadi kesalahan. Ketahui apa yang akan terjadi jika pekerjaan tidak selesai tepat waktu atau sesuai standar. Hambatan dan masalah yang tidak terduga bisa muncul kapan saja, baik saat Anda sedang bekerja atau di rumah - bahkan teknologi terkadang tidak berfungsi. Biarkan delegasi Anda tahu bahwa jika terjadi sesuatu, Anda akan memahami dan membantunya memenuhi tenggat waktu - daripada langsung membuangnya begitu ada tanda-tanda masalah.

      • Hal ini juga cerdas dalam arti egois - jika delegasi Anda takut dia akan disalahkan atas kesalahannya, lebih banyak waktu yang akan dihabiskan untuk menutupi bagian belakangnya daripada untuk menutupi kesalahannya. penyelesaian nyata tugas.

   8. Tunjukkan penghargaan kepada penolong Anda ketika dia layak mendapatkannya. Mendelegasikan tugas kepada orang lain diperlukan jika Anda perlu mengambil lebih banyak tanggung jawab. Namun, akan menjadi kontraproduktif jika Anda mendelegasikan suatu tugas, membiarkan asisten Anda bekerja keras mengerjakannya, dan kemudian mengambil semua pujian. Tunjukkan penghargaan dan pujilah upaya orang lain atas nama Anda.

      • Setiap kali Anda dipuji atas pekerjaan yang dilakukan seseorang yang membantu Anda, jangan lupa menyebutkan nama pekerja Anda.

   9. Katakan terima kasih." Ketika seseorang melakukan sesuatu untuk Anda, penting untuk mengucapkan terima kasih, mengakui pentingnya bantuannya, dan memberi tahu orang tersebut bahwa dia dihargai. Jika tidak, Anda akan tampak tidak berterima kasih, meskipun sebenarnya tidak. Ingatlah bahwa orang tidak dapat membaca pikiran Anda. Orang-orang akan lebih mungkin membantu Anda lagi jika mereka merasa dihargai.

      • Bersikaplah yang baik. Pernyataan sederhana dan tulus seperti “Aku tidak bisa melakukan ini tanpamu!” sangat berharga. Jika pekerjaan yang dilakukan orang ini untuk Anda sangat berarti, Anda bahkan dapat mentraktirnya makanan, minuman, kartu ucapan terima kasih, atau hadiah kecil.
   • Buat daftar tugas yang ingin Anda delegasikan kepada orang lain. Jangan perbaiki apa pun di daftar keinginan Anda. Letakkan semuanya di atas kertas dan putuskan nanti apa yang bisa diterapkan dan apa yang tidak. Anda akan takjub melihat betapa banyak yang dapat Anda lakukan sendiri sehingga seseorang dapat membantu Anda.

   Peringatan

   • Jangan mengabaikan tugas-tugas yang tidak menyenangkan dengan berpura-pura bahwa Anda melakukan suatu kebaikan. Jika bukan karena mereka manfaat nyata, maka jangan katakan sebaliknya. Ini paling baik dilakukan "setelah" satu atau lebih tugas diselesaikan oleh satu tim. Ini akan memungkinkan Anda untuk dengan jujur ​​mengatakan, “Walt, ini pekerjaan tanpa pamrih, tapi aku benar-benar membutuhkan bantuanmu,” atau “Lori, aku berjanji jika terjadi apa-apa efek positif, saya akan melakukan segalanya untuk membuat Anda merasakannya. Saya tahu ini bukan tugas yang besar, namun ini perlu dilakukan, dan saya tahu saya dapat memercayai Anda untuk melakukannya.” Ada banyak pekerjaan tidak menyenangkan dan tanpa pamrih yang harus dilakukan; Cara melakukannya adalah agar ketika hasil panen terbaik tiba, Anda tidak akan melupakan orang yang merupakan tangan kanan Anda.