Hallo liebe Leser und Abonnenten des Blogs von Andrey Noak! Heute erkläre ich Ihnen, wie Sie ein Planungstreffen abhalten.

Um ein Team zu führen, muss der Anführer seine Untergebenen führen. Effektives Management des Teams sollte schnell genug, rechtzeitig und effektiv durchgeführt werden.

Der Leiter hat die Arbeit bestimmter Personen rechtzeitig zu überwachen und gegebenenfalls deren Arbeit zu lenken. Es ist sehr praktisch, dafür ein Planungstreffen zu nutzen, bei dem die Arbeit für einen kurzen Zeitraum geplant wird, meistens ist es ein Arbeitstag oder eine Schicht.

Beim Planungstreffen hat der Leiter mehrere Aufgaben:

1. Überwachen und fragen Sie Untergebene nach der Leistung von Produktionsindikatoren.
2. Bitten Sie Untergebene, technologische Disziplin durchzuführen.
3. Überwachung der Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen in der Produktion.
4. Überprüfen Sie den Fortschritt der aktuellen Angelegenheiten.
5. Informieren Sie sich über Lagerbestände an Rohstoffen und Materialien für die Produktion.
6. Erhalten Sie Daten über die Produktion, die Umsetzung des Plans und die Einhaltung sicherer Arbeitsbedingungen.
7. Mitarbeiter motivieren.

Die Hauptaufgabe des Leiters besteht darin, dem Team seine Vision des gesamten Arbeitsprozesses des Teams zu vermitteln, wie die ihm anvertraute Website nach Ansicht des Leiters funktionieren sollte. Seine Aufgabe ist es, den Arbeitsablauf so einzurichten und zu gestalten, wie er es braucht.

Wege zur Steigerung der Effizienz von Planungsmeetings

Lassen Sie uns also herausfinden, was getan werden muss, um ein Planungsgespräch in der Produktion kompetent durchzuführen:

• Es lohnt sich, zwischen einem Planungstreffen und einem Meeting unterscheiden zu können. Ein Planungsmeeting ist eine kurze Veranstaltung, bei der aktuelle Themen besprochen werden, in der Regel beträgt die maximale Dauer eines Planungsmeetings 15-20 Minuten. Das Treffen nimmt viel mehr Zeit in Anspruch und diskutiert weniger aktuelle Themen als Themen für die Zukunft.
• Im Laufe der Zeit und Erfahrung legt jeder Leiter einige spezifische Referenzpunkte fest, an denen er vorbeigeht. Bei manchen Punkten jedes Planungstreffen, bei manchen seltener. Diese Fragen sollten also vor dem Kopf auf Papier stehen. Es ist notwendig, ein Planungstreffen gemäß der entwickelten Vorlage durchzuführen, aber bei Bedarf kann die Vorlage leicht geändert werden.
• Für die effektive Durchführung von Planungssitzungen ist es notwendig, die Aufgabe für den Leiter für Untergebene festzulegen, die untergeordneten Aufgaben, die der Leiter festlegt. Dies geschieht, um die Aktivitäten anzuzeigen, die durchgeführt werden müssen. Dann kann man sagen, dass es eine Aufgabe von dieser und jener Nummer gab und sie nicht abgeschlossen wurde. Eine Aktionskarte für die nächste Arbeitszeit erscheint vor dem Untergebenen.
• Beim Planungsgespräch sollten Aufgaben und Arbeitsumfang für den aktuellen Zeitraum klar verteilt werden. Jeder sollte wissen, wer und was zu tun ist.

Wann ist eine Matte wirksam?

Ist eine Matte in der Produktion überhaupt nötig, ganz zu schweigen davon, dass der Chef einem Untergebenen die Hand hebt? Es gibt heute keine einzige Antwort. Aber das kann man mit Sicherheit sagen gegebene Form Die Regierung überlebt sich selbst.

Der Anführer muss im Team respektiert und an die Stelle eines Untergebenen gesetzt werden, ihm Motivation geben, manchmal ist es am einfachsten, dies in einem gehobenen Ton zu tun. Der Leiter sollte nicht vergessen, dass er lernen muss, das Team selbst zu respektieren, wenn er Respekt vom Team haben möchte. Heute können wir sagen, dass der Chef verstehen und fühlen muss, wo er seine Stimme erheben und wo er mit ruhigem Ton sprechen muss:

1. Wenn ein konstruktiver Dialog erforderlich ist, auf jeden Fall ein ruhiges Gespräch. Wo die kreative Initiative des Mitarbeiters gefragt ist, damit der Mitarbeiter auf etwas Neues kommt, findet das Planungsgespräch in der Regel in lockerer Atmosphäre statt.
2. Wenn Sie Untergebene motivieren und an ihre Stelle setzen müssen, können Sie mit der Faust auf den Tisch klopfen und ein paar Schimpfwörter sagen. Übrigens heißt es gerade in solchen Fällen oft: „Schlag deine eigenen Leute, damit Fremde Angst haben.“In der Regel ist es notwendig, Ihre Stimme bei einem Planungstreffen zu erheben, wenn Sie die Aufgabe direkt erledigen müssen, ohne unbefugte Handlungen eines Untergebenen. Aber vergessen Sie nicht, dass heute das Zeitalter der Technologie ist, jede Matte kann auf einem Diktiergerät aufgezeichnet und dann verklagt werden.

Viel Glück und bis bald!

Während des Meetings muss der Leiter den Untergebenen nützliche Informationen übermitteln und ihnen klare Aufgaben stellen. Wenn alles richtig gemacht wird, erhöht sich die Arbeitseffizienz, andernfalls sollte die Reihenfolge der Besprechungen überprüft werden.

Wie oft halten Sie Besprechungen ab? Wie oft bekommen Ihre Mitarbeiter etwas Nützliches von ihnen? Verstehen sie die Ziele, die Sie ihnen gesetzt haben?

Steigt die Effizienz ihrer Arbeit nach Planungsmeetings? Bekommst du ausreichend Feedback? Wenn Sie mindestens eine Frage mit „Nein“ beantwortet haben, müssen Sie lernen, wie Sie effektive Meetings und Planungsmeetings durchführen, um ein Minimum an Zeit damit zu verschwenden und den maximalen Nutzen zu erzielen.

Effektives Treffen

Mit Hilfe von Meetings wird die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und innerhalb der Abteilungen selbst gepflegt, die getroffenen Entscheidungen verankert und die Leistungsmotivation der einzelnen Mitarbeiter gesteigert. Aber nur ein effektives Meeting kann diese Probleme lösen, also überprüfen Sie selbst, ob Ihre Meetings die folgenden Kriterien erfüllen:

1. Formatkonformität. Es gibt verschiedene Arten von Meetings: Meeting, Briefing und Operativ. Jedes dieser Treffen hat seine eigenen Ziele und dauert dementsprechend unterschiedlich lange. Der Operateur soll das gerade aufgetretene Problem lösen.

Es dauert normalerweise 5-10 Minuten und versammelt Menschen, die direkt mit dem Problem zu tun haben. Ein Planungsmeeting findet in der Regel täglich morgens statt und dauert 25-30 Minuten. Während dieser Zeit muss der Manager Aufgaben für den Tag festlegen, Feedback zu den Ergebnissen des Vortages erhalten und Pläne gegebenenfalls anpassen.

Ziel des Treffens ist es, eine Lösung zu finden globales Problem, ein neues Angebot für Ihren Markt erstellen, entwickeln neues Programm Motivation usw.

Oft sind Meetings in zwei Phasen unterteilt - die erste findet abends statt, sie legt die Ziele des Meetings fest und skizziert die Probleme, die besprochen werden. Am Morgen beginnt die zweite Etappe, die bis zu zwei Stunden dauern kann. Ein volles Meeting ist pure Kreativität.

2. Spezifikation der Aufgaben. Jedes Meeting sollte klar definierte Aufgaben haben, die den Teilnehmern vorher bekannt gegeben werden. Abweichungen von der Tagesordnung sind höchst unerwünscht.

3. Starre Vorschriften. Ein Meeting muss eine Start- und Endzeit haben, unabhängig davon, ob alle eingeladenen Personen erscheinen oder nicht. Setzen Sie klare Zeitgrenzen, zB Ende von Tagesordnungspunkt 1 in 25 Minuten.

Planen Sie für jeden Redner eine bestimmte Zeit ein – 5 Minuten reichen aus, das wird den Leuten beibringen, auf den Punkt zu kommen. Wenn Sie belanglose Gespräche oder Abschweifungen vom Thema hören, stoppen Sie diese Versuche, sparen Sie Zeit.

4. Optimale Zusammensetzung. An der Sitzung müssen die betroffenen Personen teilnehmen. Einfach so sitzen und zuhören, niemanden einladen. Lassen Sie jeden sich um seine eigenen Angelegenheiten kümmern.

5. Wort an alle. Jeder Teilnehmer an der Sitzung sollte die Möglichkeit haben, seine Meinung zu einem bestimmten Thema zu äußern. Mischen Sie sich nicht ein und unterbrechen Sie auch nicht die Rede des Mitarbeiters, auch wenn diese Ihrer Meinung widerspricht. Brauchen Sie angemessenes Feedback?

6. Aufzeichnungen führen. Agenda ist nicht die einzige verbindliches Dokument Sitzungen. Das Protokoll, das alle wichtigen Punkte, die Mitarbeiter, die nach Priorität gesprochen haben, ihre Meinung zu einem bestimmten Thema und vor allem die Ergebnisse des Meetings festhält, ist ein sehr nützliches Papier.

Versenden Sie unbedingt einen Newsletter an die Meeting-Teilnehmer, damit diese ihn zur Klärung eventueller Punkte immer griffbereit haben. So wird es bequemer, die Ausführung von Aufgaben zu steuern und die Ergebnisse zu analysieren. Es ist das Schema „Aufgabe – Ergebnisse – Kontrolle – Aufgabe“, das es Ihnen ermöglicht, die Besprechungen so effizient und präzise wie möglich zu gestalten.

7. Geplantes Treffen. Jeder Mitarbeiter sollte wissen, wann einmal mehr in den Besprechungsraum eingeladen. Überraschung ist ein schlechter Helfer bei der Organisation von Meetings, die Teilnehmer haben keine Zeit sich vorzubereiten oder kommen wegen Abwesenheit vom Büro gar nicht.

Wenn plötzlich ein Problem aufgetreten ist und Sie sich entschieden haben, einen Mitarbeiter anzurufen, um es zu lösen, machen Sie sich auf die Antworten „Ich weiß es nicht“, „Ich muss es überprüfen“ und „Ich werde Ihnen später einen Bericht zukommen lassen“ gefasst.

Wie bereitet man ein effektives Meeting vor und führt es durch?

Um ein effektives Meeting zu haben, müssen Sie sich zuerst darauf vorbereiten. Vor Beginn des Meetings sollte der Leiter für sich folgende Fragen klären:

• Welche Ziele verfolgt das Meeting und welche Aufgaben löst das Meeting?
• Welches Format hat das Meeting, welche Rolle spielen die Meeting-Teilnehmer? Die Rollen der Mitarbeiter werden im Voraus verteilt: Es muss einen Vorsitzenden und einen Sekretär geben. Bestimmen Sie auch die genaue Start- und Endzeit des Meetings.
• wie ist die struktur des treffens. Ein typischer Aufbau sieht so aus:
• Schöne Grüße;
• Bekanntgabe der Ziele des Treffens, der gestellten Aufgaben, des Formats des Treffens;
• Diskussion und Analyse bestehender Probleme;
• Feedback von Darstellern erhalten;
• Analyse der Ergebnisse und Aufgabenstellung für die nahe Zukunft;
• zusammenfassend.
• was ist die Tagesordnung des Treffens. Bestimmen Sie die genaue Zeit für die Bearbeitung jedes Tagesordnungspunkts und planen Sie eine Pause ein, wenn das Meeting lange dauert.
• welche Unterlagen benötigt werden. Bereiten Sie alle notwendigen Informationen vor, die für die Teilnehmer von Interesse sind, und verteilen Sie Materialien, damit sie im Voraus studiert werden.
• ob ein Treffen notwendig ist. Prüfen Sie vor dem Versenden von Einladungen zu einem Meeting, ob dies wirklich notwendig ist.

Beantworten Sie diese Fragen für sich:

• Müssen die Aufgaben, die Sie sich gestellt haben, jetzt angegangen werden?
• Was sollen die Teilnehmer aus dem Meeting mitnehmen?
• Wie soll sich ihre Arbeit nach dem Meeting verändern?
• Wurden alle notwendigen Informationen gesammelt? Bekommst du auf jede Frage eine „Ich weiß nicht“-Antwort?
• Ist es möglich, das Problem auf andere Weise zu lösen, ohne Sitzungen abzuhalten?

Denken Sie an die einfachen Regeln für effektive Meetings, halten Sie das Publikum auf das Hauptziel konzentriert, halten Sie die Diskussion positiv oder neutral und ermutigen Sie es, seine eigene Meinung zu äußern.

Dann steigern Sie die Effizienz Ihrer Mitarbeiter und reduzieren gleichzeitig den Zeitaufwand.

In Russland ist es nicht üblich, sich für Arbeitsaufgaben in einem Team zu versammeln. Dies liegt an der Tatsache, dass jeder es eilig hat, sein Geschäft bei der Arbeit zu erledigen, und nicht in Besprechungen zu sitzen und offensichtliche Themen aufzuschieben. Aber was, wenn solche Treffen für alle nützlich sind, sie effizient und schnell abgehalten werden? Dann ist es töricht, sie abzulehnen. Daher führen wir in Ihrem Unternehmen eine solche Veranstaltung als Planungstreffen ein, von den Grundlagen bis hin zu fertigen Vorlagen.

Vielleicht sollten wir nicht?

Haben Sie schon einmal versucht, Mitarbeitergespräche zu führen? Wenn ja, dann sind Ihnen am Ende der Veranstaltung sicher schon Aussagen wie "Wir haben wieder über nichts geredet" begegnet. Das ist eine klassische Situation und hängt damit zusammen, dass man nicht weiß, wie man Planungsgespräche führt, und nicht damit, dass es generell schlecht und ineffizient ist.

Und um sofort alle Punkte auf den Punkt zu bringen, lassen Sie uns das eigentliche Konzept dessen, was ein Planungstreffen ist, festlegen. Und pass auf, ich nehme es nicht aus meinem Kopf, sondern aus jedem Wörterbuch nach Typ: Ozhegov, Efremov, Dal, Tikhonov oder Kuznetsov. Sie geben alle, plus oder minus, die gleiche Beschreibung.

Planerka - ein kurzes Treffen, um den Fortschritt der Aufgaben zu bewerten und zu bestimmen.

Stichwort- eine kurze Besprechung. Das unterscheidet ein Planungsmeeting von einem Meeting. Und da alles auf der Welt relativ ist, definieren wir die Höchstgrenze für die Dauer eines solchen Meetings - es sind 60 Minuten. Alles andere ist kein Planungsmeeting, sondern, wie gesagt, ein Meeting.

Arten von Segelflugzeugen

Planerka planerka Streit. Auf den ersten Blick sind sie alle gleich, aber in Wirklichkeit unterscheiden sich ihre Strukturen und Zwecke voneinander. Daher müssen Sie ihre Typen kennen und genau die verwenden, die Ihr Team benötigt.

Zeit verbringen

Wir können alle Meetings in drei Zeiten unterteilen: täglich, wöchentlich und monatlich. Normalerweise hat das Unternehmen nur eine dieser Optionen, alle anderen werden als unnötig angesehen. Obwohl sie alle unterschiedliche Aufgaben erfüllen und nach einem anderen Plan ausgeführt werden.

1. Tagesplaner. Gegebenenfalls erforderlich kräftige Aktivität oder Mitarbeitermotivation. Seine Dauer überschreitet 15 Minuten nicht, alles ist kurz und auf den Punkt.
2. Wochenplaner. Wir nutzen sie, um Bilanz über die vergangene Woche zu ziehen und Pläne für die Zukunft zu schmieden. Die Dauer eines solchen Meetings beträgt bis zu 30 Minuten.
3. Monatsplaner. Eine Pflichtveranstaltung zur Auswertung der erzielten Ergebnisse für den Arbeitsmonat, der sich aus allen Tagen und Wochen entwickelt hat. Dauer bis zu 1 Stunde.

Oft wird die Monatsplanung auf 2-3 Stunden gestreckt. In diesem Fall ist dies nach den Regeln der russischen Sprache bereits ein Treffen. Da uns aber eher nicht der eigentliche Name, sondern der reale Termin wichtig ist, können wir ein solches Treffen bis zu 3 Stunden einplanen. Die Hauptsache ist, dass dies alles der Fall sein sollte.

Sie müssen auch berücksichtigen, dass es nicht-systemische Meetings gibt, um dringende oder dringende Probleme anzusprechen. Solche Planungstreffen nennt man - außerplanmäßig. Gesammelt, gehalten und ziemlich schnell fertig. Aber sie sind da und man kann ihnen nicht davonlaufen.

Es war auffällig, wenn alle oder zumindest viele Unternehmen so arbeiteten wie in der obigen Anekdote. Aber leider wird ein solches Schema fast nie gefunden. Deshalb gehen wir zu den Themen der Planungssitzungen über.

Thema des Treffens

Planungsmeetings sind nicht nur in Zeitintervalle, sondern auch in Themen unterteilt. Obwohl für die Mehrheit die Planung eine Bewertung der für die Woche erledigten Aufgaben und eine Zusammenfassung der Erfüllung des Verkaufsplans ist. Dieses Format gibt es auch, aber alles ist schrittweise.

1. Aufgabenverteilung. Ziel und Ergebnis eines solchen Treffens sind Mitarbeiter, die mit Aufgaben für die nahe Zukunft überfordert sind.
2. Eine Frage. Meistens handelt es sich dabei um außerplanmäßige Besprechungen, deren Thema separate Themen auf der Tagesordnung sind.
3. Brainstorming. Wir üben oft kurze Meetings mit einem kleinen Teil des Teams, um Ideen zu einem bestimmten Thema zu generieren.
4. Informativ. Das eigentliche Planungsmeeting, an das wir alle so gewöhnt sind, um die tatsächliche Situation zu einem bestimmten Zeitpunkt zu äußern.
5. Motivierend. Menschen brauchen Energie, besonders wenn sie einen sehr stressigen Job haben. Durch solche Treffen haben Sie die Möglichkeit, dies zu tun, denn dies ist eine großartige Motivationsmethode.
6. Lehrreich. Wenig Wissen in kurzer Zeit. Das wird nicht langweilig und ist nützlich, besonders wenn Sie es oft tun.

Unter realen Bedingungen sind unsere Planungsbesprechungen wie ein Schneeball andere Themen. Es ist nicht schlecht. Hauptsache, man kann allem ausreichend Aufmerksamkeit schenken. Die Strategie „Golop quer durch Europa“ wird zu nichts Gutem führen, da es nicht funktionieren wird, einen Fisch zu essen und keine Bratpfanne zu waschen. Es ist ein Mythos.

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Bestandteile einer erfolgreichen Planung

Bevor wir zu konkreten Vorlagen für die Planung eines Meetings übergehen, lassen Sie uns die wichtigsten Punkte für die Durchführung eines solchen Meetings definieren. Denn es kommt nicht nur darauf an, WAS, sondern auch WIE durchzuführen. Alles nach und nach Kollegen, keine Eile.

• Grund für das Treffen. Wir haben es herausgefunden, jedes Treffen sollte einen Grund haben. Und jeder sollte davon wissen;
• Menschen. Sie müssen im Voraus wissen, wer an dem Planungstreffen teilnehmen wird, und die Teilnehmer darüber informieren;
• Veranstaltungort. Konferenzraum, Büro oder Flur – entscheiden Sie selbst. Ich bin sicher, es ist nicht schwierig;
• Zeit verbringen. Es braucht eine bestimmte Zeit, am besten immer das Gleiche, um eine Gewohnheit zu entwickeln;
• Sitzungsplan. Sie und die Mitarbeiter müssen die Unterthemen und den Zeitplan dieses Treffens kennen;
• Zusätzliche Materialien. Flipchart, Papier, Stifte und andere Utensilien sollten vor dem Meeting bereitstehen;
• Kurator. Normalerweise ist der Leiter des Planungstreffens der Chef oder einer der Leiter, aber es kann auch ein Angestellter sein;
• Sekretär. Die Person, die alle Ergebnisse des Planungstreffens, das sogenannte Protokoll, zur weiteren Verteilung festhält.

Berücksichtigen Sie diese Komponenten, dann ist die Effektivität des Planungsgesprächs viel höher, weil Sie sich gut darauf vorbereiten können und genau wissen, was Sie im Planungsgespräch sagen sollen.

Ein Teil der Liste ist offensichtlich. Aber man überlegt, wie jeder der Punkte relativ zur jetzigen Situation verbessert werden kann. Zum Beispiel, welche anderen Personen außer Vertriebsleitern zu einem Meeting gerufen werden können. Oder er beteiligt sich an den Planungsgesprächen, die die Mitarbeiter selbst durchführen.

Und ein weiteres wichtiges Plus für diejenigen, die immer noch zweifeln, siehe das Video unten.

Planungsplan für die Umsetzung

Ich mag Vorlagen und Farbfelder nicht wirklich, da sie nicht berücksichtigt werden individuelle Eingenschaften jedes Unternehmen. Und doch ist jede Sache spezifisch (ich höre es ständig von Köpfen). Aber wenn Sie keine schüchterne Person sind, dann können Sie dieses Beispiel leicht in einen Plan für ein Planungstreffen für Ihr Unternehmen verwandeln.

Dies ist ein Plan, wie man einmal pro Woche ein Meeting in der Verkaufsabteilung abhält, die monatliche Version wird ehrgeiziger aussehen und der Plan für das tägliche Meeting wird bescheidener aussehen. Und natürlich werden die Ergebnisse entweder für einen Monat oder einen Tag zusammengefasst. Aber schon auf dieser Grundlage können Sie Ihren Plan erstellen, unabhängig davon, was Sie haben - Einzelhandel, Großhandel oder Dienstleistungen.

Fans von Chips oder wichtigen Nuancen

Jede Aktion kann besser gemacht werden. Wenn wir also gebeten werden, die Effektivität von Planungsmeetings zu bewerten, können wir mit geschlossenen Augen sagen, dass es Raum für Verbesserungen gibt. Ob sie viele oder wenige sind, und vor allem, ob sie beeindruckend sind oder nicht, ist eine andere Frage. Aber man findet sie bestimmt. Und hier ist eine Liste der beliebtesten Verbesserungen aus unserer Praxis.

Planer auf Skype. Wenn sich Mitarbeiter im Leben nicht treffen können, ist dies kein Grund, das Treffen abzusagen. Verbringen Sie es auf Skype. Sie können auch diejenigen, die nicht kommen konnten, über Skype verbinden und ein Planungstreffen gleichzeitig offline und online abhalten.

Nur positiv. Versuchen Sie bei solchen Meetings, über alles von der Seite „Wie man es verbessert“ und „Was wurde gut gemacht“ zu sprechen, dann werden Ihre Meetings motivierender und positiver Charakter.

Boni für die Teilnahme. Standardmäßig können Sie für Abwesenheit oder Verspätung bei einem Planungstreffen eine Geldstrafe verhängen, oder Sie können denjenigen, die nicht einmal eines verpasst haben, einen Bonus geben.

Nachzügler stehen. Wer zu spät kommt, erntet nicht nur einen Verweis und jede Menge verächtliche Blicke, sondern verbringt das gesamte Planungsmeeting im Stehen. Lustig? Sie auf jeden Fall, aber nicht so sehr für einen Nachzügler.

Zeitmessung. Legen Sie für jeden Block eine bestimmte Zeit fest, und wenn Sie darüber hinausgehen, brechen Sie das Gespräch einfach ab. Zuerst wird es schlecht sein, dann lernen Sie, effektiver zu sein.

Snack vor der Planung. Sie können sich nur vor dem Meeting Kaffee einschenken und Kekse essen. Nach dem Start operiert das Regime - „Wer keine Zeit hatte, kam zu spät“.

Geschenk für Aktive. Die Aktivsten können und sollten gefördert werden. Sie können bei jedem Planungstreffen diejenigen auszeichnen, die viel mitmachen, und dafür ein Mini-Geschenk geben. Eine Kleinigkeit, aber nett.

Segelflugzeug Zusammenfassung. Wenn der „Meetingsekretär“ resümiert, dann muss es an alle verteilt werden oder, noch besser, zur besseren Aufnahme an die sichtbarste Stelle gestellt werden.

Kurz zu den wichtigsten

In meinem gesamten Team sind 90 % der Leute Teamplayer, daher halten wir gerne fanatisch kleine Meetings ab. Da unser Team relativ jung ist (bis 35 Jahre alt), ist es für uns sehr schwierig, Planungsgespräche zu führen, da jeder danach strebt, „fürs Leben“ zu lachen und zu reden. Wir könnten ein Planungsmeeting für 3-4 Stunden abhalten. Aber früher war es so.

Jetzt sind wir ein Team, das die Kraft, den Prozess der Planung von Meetings und deren Zweck wirklich versteht. Wir haben interne Regeln(keine Telefone, wir sprechen die Sprache der Entscheidungen, keine Negativität etc.), wir haben fertige Regelungen, es gibt Verantwortliche (jedes Mal neue) und vieles mehr. All dies hilft uns, effizienter zu sein.

Wenn wir zur Marketingberatung in ein Unternehmen kommen, ist das Planungsgespräch eines der ersten Instrumente, die wir einsetzen. Und jedes Mal sehen wir, wie sich „der Wagen kaum bewegt“. Aber alles geht vorbei. Und die Hauptregel dabei ist nicht nur die Qualität des Planungstreffens, sondern auch seine Regelmäßigkeit. Daher können Sie hier einen leicht modifizierten bekannten Satz verwenden: "Nachdem ich es ein paar Mal versucht habe, esse ich jetzt." Erfolgreiche Umsetzung. Es wird Fragen geben, schreiben Sie in die Kommentare.

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Wie man einen Planer hält

Planungsbesprechungen, Betriebsbesprechungen und Besprechungen sind fester Bestandteil des Arbeitsalltags fast aller Mitarbeiter. Früher oder später sieht sich die Führungskraft mit der Notwendigkeit konfrontiert, ein tägliches Planungsmeeting selbstständig durchzuführen. Aber wie so oft lehrt das niemand wirklich. Daher stellt sich oft die Frage: Wie führt man ein Planungstreffen durch?

Ziele des Planungstreffens

Legen Sie zunächst die Ziele fest, die Sie mit dem Meeting erreichen möchten. Das Hauptziel solcher Treffen ist in der Regel die Schaffung eines einheitlichen Informationsraums unter allen Mitarbeitern, wodurch eine höhere Motivation und Kohärenz der Arbeit der Mitarbeiter erreicht wird. Planer helfen bei der Lösung folgender Aufgaben:

1. Festlegung von Zielen und Vorgaben für das Team;
2. Bereitstellung allgemeiner Informationen für das gesamte Team;
3. Lösung allgemeiner Probleme;
4. Motivation und Einbindung des Personals;
5. Schulung von Mitarbeitern durch die Weitergabe von Best Practices;
6. Teambildung

Stimmen Sie zu, das Erreichen solcher Ziele ist für jeden Manager von großem Interesse. Daher ist die Praxis der Planung von Besprechungen in der Geschäftswelt so üblich. Aber Effizienz aus Meetings zu erzielen ist nicht so einfach, es ist wichtig, sich an einen klar definierten Aktionsplan zu halten und sich auf jedes Planungsmeeting vorzubereiten.

Planungstreffen

Wir haben also festgestellt, dass das Treffen eine wichtige und nützliche Sache ist, aber um dieses Werkzeug nicht in eine weitere nutzlose Folter von Untergebenen zu verwandeln, sollte der Leiter die Vorbereitung des Planungstreffens mit aller Ernsthaftigkeit angehen. Zuvor haben wir die Ziele des Meetings besprochen, die Aufgabe des Leiters besteht je nach Ziel darin, einen Plan für das Planungsmeeting zu erstellen. Natürlich wird sich das Treffen für Verkäufer und für TOP-Manager radikal voneinander unterscheiden. Obwohl die Struktur selbst ungefähr gleich sein wird.

Ein sehr wichtiger Punkt bei der Abhaltung eines Meetings ist es, den Untergebenen so schnell wie möglich die Möglichkeit zu geben, sich zu äußern. Es ist wünschenswert, von den ersten Minuten an möglichst viele Teilnehmer des Planungstreffens einzubeziehen. Dies hilft bei der Aufstellung des Teams.

Erfolgsgeheimnisse des Planungstreffens

Das wichtigste! Damit ein Meeting interessant wird, müssen Sie sich darauf vorbereiten. Der Erfolg eines Meetings hängt von mehreren wichtigen Faktoren ab:

1. Informationskomponente. Die auf dem Treffen bereitgestellten Informationen sollten nützlich und interessant sein. Wenn die Informationen langweilig und eintönig sind, stellen Sie die Informationen auf interessante Weise dar. Entfernen Sie langweilige und nicht nützliche Informationen;
2. emotionale Komponente. Auch das interessanteste Thema kann durch die falsche Präsentation ruiniert werden. Denken Sie an Ihre Dozenten von der Uni, bei manchen Vorlesungen schläft das ganze Publikum, bei anderen ist volles Haus.
3. Der Leiter, der das Meeting leitet. Je autoritärer der Moderator ist, desto besser wird er vom Publikum wahrgenommen. Wenn Ihre Autorität nicht hoch ist, arbeiten Sie sorgfältig an den Punkten 1 und 2.

Regeln für die Durchführung eines Planungstreffens

Verspätete Mitarbeiter

Irgendjemand kommt immer zu spät zu einem Meeting. Solche Mitarbeiter bringen große Destruktivität mit sich und Sie müssen verzweifelt kämpfen. Ich verzeihe Ihnen, dass Sie im Voraus mit allen Teammitgliedern abstimmen, was wir mit Nachzüglern machen. Es gibt mehrere Beispiele: Ein Nachzügler bringt allen Kaffee oder Obst, ein Nachzügler erzählt einen Witz, ein Nachzügler singt ein Lied usw. Das Wichtigste ist, dass jeder die Regeln kennt und jeder sie befolgt. Wenn die Regel durchdacht und vom Team akzeptiert wird, reduzieren Sie die Verspätung auf ein Minimum.

Gleiche Besprechungszeiten

Es ist sehr wichtig, einen strengen Sitzungsplan einzuhalten. Es gibt nichts Schlimmeres als außerplanmäßige Besprechungen, es stört die Pläne der Untergebenen und erlaubt ihnen nicht, sich richtig vorzubereiten. Die Einstellung zu solchen Treffen ist zunächst negativ, was keine Arbeitsstimmung hat.

Jede Sitzung sollte im Voraus angekündigt werden, es ist am besten, die Daten und Zeiten der Sitzungen nicht zu ändern, es sei denn, dies ist absolut notwendig.

Verzögern Sie Besprechungen nicht

Es ist sehr wichtig, das Timing einzuhalten, wenn Sie festgelegt haben, dass das Meeting nicht länger als 30 Minuten dauern soll, dann halten Sie Ihr Wort. Je länger das Meeting dauert, desto weniger effektiv ist es. Wenn Sie sich entscheiden müssen Schwere Fragen und es dauert lange, die Details auszuarbeiten und dann Arbeitsgruppen kompetenter Mitarbeiter zu bilden. Oft Großer Teil Sitzungen, die für die Ausarbeitung aufgewendet werden organisatorische Momente, und die meisten Zuhörer fliegen im Allgemeinen aus dem Dialog heraus.

Nur der Moderator spricht

Ich sehe oft ein Bild, wenn Mitarbeiter Angst vor ihrem Chef haben und das Meeting dadurch zum Monolog eines Diktators wird. All dies geschieht in der Regel in Totenstille, Spannung liegt in der Luft. Der direktive Führungsstil passt nicht zu Meetings, er widerspricht dem Wesen dieser Veranstaltung. Idealerweise sprechen alle Teilnehmer beim Planungstreffen.

Diskussion privater Themen

Manchmal versucht einer der Teilnehmer des Planungstreffens, dieses Ereignis zu nutzen, um ein privates Problem zu lösen. In der Regel ist es für einen Mitarbeiter von Vorteil, eine Frage öffentlich zu stellen. Dieser Ansatz kann das Meeting zur Farce werden lassen. Daher ist es notwendig, solche Manipulationen sofort zu stoppen und Zeit zu setzen, um private Probleme zu lösen.

Auswirkungen des Treffens auf die Arbeit

Alles, was Sie beim Meeting vereinbart haben, soll von Ihnen durchgeführt und kontrolliert werden. Wenn es keine Kontrolle gibt, werden sich die Mitarbeiter schnell anpassen und Ihre Befehle nicht mehr befolgen.

So überprüfen Sie die Effektivität eines Meetings

Die Wirksamkeit der Anordnung ist leicht genug zu überprüfen. Fragen Sie Ihre Untergebenen, was bei dem Meeting passiert ist. 5 Minuten nach dem Meeting, 3 Stunden später und am nächsten Tag. Die Antworten auf diese Fragen sind Feedback für den Organisator des Planungsmeetings. Wenn es viele Informationen gibt, lassen Sie die Mitarbeiter Aufzeichnungen führen. Aber in jedem Fall sollte jeder Informationen aufzeichnen.

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"Planerka" als Möglichkeit, die Loyalität der Mitarbeiter des Unternehmens zu erhöhen

Beträgt die Zahl Ihres Unternehmens zwei oder mehr Personen, dann ist Kommunikation, also der Austausch von Informationen, ein integraler Bestandteil Ihrer Führungstätigkeit. Immerhin sind Informationen Verbindungsglied alle Teile der Organisation. Kommunikationsstörungen (Fehler bei der Übermittlung von Informationen, schlecht strukturierter Austausch usw.) auf Ebenen, z. B. Chef - Untergebener oder Vertriebsabteilung - Einkaufsabteilung, führen immer zu einem Rückgang der Leistungsindikatoren. Und hier besteht eine Ihrer Hauptaufgaben darin, den Mitarbeitern nicht nur Werkzeuge oder Rohstoffe zur Verfügung zu stellen, sondern vor allem Informationen für die qualitativ hochwertige Erfüllung ihrer Aufgaben und damit die Gewinne Ihres Unternehmens zu steigern.

Kommunikation in einer Organisation kann am meisten haben verschiedene Formen und umgesetzt werden verschiedene Wege. Ein gutes Beispiel für Kommunikation ist das Abhalten von "Gleitern" (Meetings, "Meetings") mit Mitarbeitern. Wir werden darüber sprechen, was ein Planungsmeeting ist, und vor allem, warum Mitarbeiter regelmäßig an einem Ort zusammenkommen, als Teil einer Reihe von Beiträgen zum Thema HR heute in unserem Blog.

Warum braucht man einen Planer?

Das Planungsmeeting kann als kurzes operatives Meeting bezeichnet werden, um Arbeitsergebnisse und aktuelle Probleme zu besprechen. Es können auch Lösungsmöglichkeiten für diese Probleme diskutiert werden, aber dann wird es ein längeres Treffen zu einem bestimmten Thema. Und das Hauptziel des Planungstreffens ist es, die aktuelle Situation zu kontrollieren und aktuelle Probleme in der Arbeit des Unternehmens zu überwachen.

Lassen Sie uns herausfinden, was Sie im Planungsgespräch sagen und welche Fragen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern beantworten:

• was ist gestern passiert (vorgestern, letzte Woche), warum;
• was nicht getan hat, warum;
• was und wie wir heute (morgen, nächste Woche) vorhaben, welche Ergebnisse wir erwarten.

Es ist auch notwendig, die Rolle des Planungstreffens bei der Gestaltung der Loyalität der Mitarbeiter des Unternehmens zu beachten. Mitarbeiterloyalität, oder vereinfacht gesagt Loyalität zum Unternehmen, entsteht unter den Mitarbeitern nicht nur und weniger auf Kosten von Löhnen und anderem Vermögen(obwohl sie sicherlich eine Rolle spielen). Loyalität wird nicht gekauft. Wie kann man dann ein Planungstreffen abhalten, um es zu erhöhen? Loyalität entsteht durch richtig aufgebaute Kommunikation. Daher kann das Planungstreffen ein hervorragendes Instrument sein, um genau diese Loyalität zu erhöhen.

Während des Planungstreffens werden Barrieren zwischen den Abteilungen des Unternehmens abgebaut, Uneinigkeit wird abgebaut. Alles, was im Unternehmen passiert (Pläne, Aufgaben, Probleme) wird jedem Mitarbeiter näher und klarer, was die Motivation und das Interesse der Menschen steigert. Denn wenn ein Mitarbeiter die langfristigen und kurzfristigen Ziele des Unternehmens, Leistungsindikatoren seiner Arbeit, Aufgaben für die nächste Woche nicht kennt (nicht versteht), führt dies unweigerlich zu Demotivation und in der Folge zu Leistungsabfall und Verlust der Kontrollierbarkeit.

Wenn Sie andererseits wissen, wie man ein Planungsgespräch richtig durchführt, dann verstehen die Mitarbeiter gut, was im Unternehmen, in jeder Abteilung passiert, freuen sich über gemeinsame „Erfolge“ und Errungenschaften, teilen (teilen nur, auch wenn sie es nicht tun gemeinsam lösen) Probleme. Durch solche Erfahrungen, die Sie beim Planungsgespräch machen können, bilden sich Loyalität und Teamgeist.

Mit einem gut organisierten „Planungsmeeting“ können Sie Ihre Mitarbeiter schnell und effektiv dazu anregen, tägliche Aufgaben zu lösen und sie zu motivieren, gemeinsame Ziele zu erreichen. Dies ist eines der idealen Instrumente, um den Teamgeist unter den Mitarbeitern aufzubauen – in diesem Zusammenhang muss betont werden, dass es besonders wichtig ist, Planungsgespräche in der Zeit der Einführung von Veränderungen im Unternehmen zu führen. Durch das Planungsmeeting ist es einfach, Feedback von den Mitarbeitern zu erhalten und den Innovationsplan anzupassen.

Die Zeichen für die Wirksamkeit des Planungstreffens sind seine Ergebnisse - etwas wurde geplant, Feedback erhalten, zugelassen umstrittene Situation, neue Informationen verbreitet oder gesammelt usw. Übrigens kommt es vor, dass Mitarbeiter und manchmal auch Führungskräfte das „Planungsmeeting“ als Zeitverschwendung empfinden, aber eigentlich kann man das nur über ein ineffizientes, schlecht organisiertes „Planungsmeeting“ sagen “. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Planungsmeeting sinnvoll durchführen.

Regeln für die Organisation von Planungstreffen

Zunächst müssen die Start- und Endzeiten feststehen und allen Teilnehmern im Voraus bekannt sein. Es ist besser, Mitarbeiter nicht länger als 30 Minuten zu versammeln: Die Arbeit des Unternehmens oder der Abteilung wird „aufstehen“. Wenn das Unternehmen klein ist, können Sie alle Abteilungen zusammenbringen, wenn es groß ist - nur die Abteilungsleiter (sie führen selbst interne "Planungsmeetings" durch) - so oder so ist ein adäquater Ansatz für die Zusammensetzung der Teilnehmer erforderlich .

Zweitens am Ort des Planungstreffens. Wie kann man Planungsbesprechungen im Vertrieb durchführen, wenn es keinen separaten Besprechungsraum gibt? Sie können alle im Büro des Direktors oder einfach im größten Büro versammeln. Übrigens, wenn der Platz nicht ausreicht, ist es noch besser, ein „Planungsmeeting“ im Stehen abzuhalten – die Leute werden nicht auf ein langes Gespräch „eingestellt“: Alles ist kurz und klar, auf den Punkt gebracht.

Darüber hinaus gibt es heute Dienste, mit denen Sie Besprechungen und Konferenzen online abhalten können (z. B. Skype). Dies ist eine gute Option, wenn Ihr Unternehmen sehr groß ist oder sich seine Abteilungen an verschiedenen geografischen Standorten befinden.

Drittens, wie führt man Planungsgespräche im Vertrieb richtig durch und wie oft sollte man das machen? Die Häufigkeit dieses Ereignisses kann variieren. In einigen Unternehmen ist es üblich, jeden Morgen „zusammenzukommen“, in anderen – montags oder am Anfang und Ende der Woche. Es hängt alles von den Besonderheiten des Unternehmens, der Intensität der Geschäftsprozesse und der Eingangsgeschwindigkeit ab neue Informationen und die Qualität der Kommunikation zwischen den Abteilungen.

Viertens ist es wie bei jeder anderen effektiven Kommunikation besser, ein Planungstreffen positiv zu beginnen und positiv zu beenden. Es ist unerlässlich, Probleme zu besprechen, aber es ist gut, wenn das Planungstreffen mit einigen inspirierenden Worten der Führung endet, einem Aufruf zum Handeln („Wir sind ein Team!“).

Abschließend möchten wir betonen, dass das Planungsgespräch als Kommunikationsform innerhalb der Organisation eine hervorragende Möglichkeit ist, die Loyalität Ihrer Mitarbeiter zu steigern, sie „treuer“ an das Unternehmen zu machen. Und loyale Mitarbeiter bringen eindeutig Gewinn, während illoyale nur Gerüchte, Spekulationen und Misstrauen in sich tragen.

Anerkennung von Kollegen, Lob von Vorgesetzten, eine freundliche, herzliche Atmosphäre im Team – das alles ist das „richtige Planungsmeeting“, das für Ihr Unternehmen den gesunden Wunsch formt, Konkurrenten zu „brechen“. Das ist es, was Sie brauchen - vorwärts gehen. Also "planen" Sie weise - bringen Sie alle zusammen, lösen Sie Probleme und inspirieren Sie!

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Daria Khoromskaya, Leiterin der Personalabteilung bei LPgenerator

Bildquelle Pavel Kirillov

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Warum und wie durchführen, Vor- und Nachteile - SKB Kontur

Planerka ist eine Ableitung des englischen Plans, ein kurzer Workshop, der dem Fortschritt des geplanten Plans gewidmet ist. Entsprechend ihrer Typologie lassen sich alle Planungsgespräche nach drei Kriterien – spezifisch, zeitlich und quantitativ – in Kategorien einteilen.

Je nach konkretem Kriterium werden alle Planungsmeetings in Reporting (kurze Meetings, bei denen Manager über den Fortschritt der jeweiligen Aufgaben berichten), Diskussion (Briefings über die mögliche Änderung des eingeschlagenen Weges zur Erreichung eines bestimmten Ziels) und Motivation (Meetings) unterteilt bei der im Prozess der Bearbeitung einer Frage, Aufgabe Aufgaben verteilt und Rollen festgelegt werden).

Je nach Zeitkriterium kann das Planungstreffen ein täglicher, wöchentlicher, monatlicher Prozess sein.

Je nach quantitativem Kriterium kann die Planungssitzung entweder massenhaft (für alle Mitarbeiter) oder geschlossen (für eine separate Initiativgruppe, Manager, Vorstand des Unternehmens) sein.

Warum einen Planer halten?

Wenn Sie diesen Prozess als gute Tradition vor dem Beginn des Arbeitstages organisieren, wird dies dazu beitragen, das Team zu disziplinieren (die Anzahl der morgendlichen Verspätung zu reduzieren), Ziele und Ziele für die Mitarbeiter klarer zu umreißen (schließlich, wie Sie wissen, eine rationale Plan für den Tag ist viel effektiver als ein Plan für sechs Monate), macht es möglich zu sehen echte Ergebnisse klarer arbeiten (für den Fall, dass die Berichterstattung des Teams an den Leiter und der Leiter an das Team werden obligatorische Elemente Planungsgespräche). Zusätzlich zu den bereits erwähnten Vorteilen kann eine gut durchgeführte Morgenbesprechung die Mitarbeiter anregen, die Produktivität steigern und den ganzen Tag über zu effektiver Arbeit anregen. Das psychologischer Aspekt spielt natürlich eine wichtige Rolle beim Aufbau positiver Beziehungen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber und trägt auch zur Teambildung bei.

Warum betrachten viele Menschen das Planen von Meetings als Relikt der Vergangenheit?

Erstens beziehen sich die meisten Menschen auf die Entstehung dieses Prozesses auf jene Zeiten, als sie noch nicht einmal vom Telefon gehört haben, aber sie wussten nicht einmal, was das Internet und die Multimedia-Technologien waren. Es stellte sich heraus, dass die einzige Möglichkeit, sich persönlich zu treffen und wichtige Arbeitsmomente zu besprechen, nur diese Planungstreffen waren. Mangels operativer Kommunikationsmittel häuften sich viele Fragen, und eine solche Aktion nahm viel Zeit in Anspruch (durchschnittlich drei bis vier Stunden). Bei dieser Gelegenheit ein bekannter US-amerikanischer Ökonom sagte einmal: „Wenn es in Ihrem Unternehmen Planungsgespräche gibt, dann sind Sie auf dem richtigen Weg. Es bleibt nur, alle zu entlassen, die dorthin gehen, und alle zu verlassen, die zu diesem Zeitpunkt arbeiten.

Zweitens haben die meisten Büroangestellten eine ablehnende Haltung gegenüber der Planung von Meetings, nur weil etwa 20 % der Zeit dafür aufgewendet werden, und nach Aussage vieler von ihnen dauert die Rede des Chefs im Durchschnitt die Hälfte der für diesen Prozess vorgesehenen Zeit.

Drittens: Wenn im Unternehmen täglich Planungsmeetings stattfinden, dann wird das sicher bald zu einer Art Formsache. Immerhin die meisten Aufgaben, die erfolgreicher Geschäftsmann, langfristig, und ein Tagesbericht mit zwei Sätzen würde so klingen: "Ist schon okay, wir arbeiten daran." Die Notwendigkeit eines täglichen Planungsmeetings entsteht normalerweise in dem Moment, in dem das Unternehmen mit der Implementierung eines neuen beginnt strategisches Ziel in kritisch kurzer Zeit oder während einer Krise. In solchen Momenten ist es wirklich notwendig, die Situation ständig zu überwachen, um die kleinsten Änderungen zu überwachen.

Vorschriften

Jedes, auch das kürzeste Planungsmeeting, sollte seine eigenen Regeln haben. Es hilft irgendwie, viel produktiver zu arbeiten. dringende Probleme um den Prozess dynamischer und effizienter zu gestalten. In den Regeln gute Manieren Versenden Sie das Reglement am Abend an die Mitarbeiter, damit diese alle angesprochenen Punkte durchdenken und einen konstruktiven, sinnvollen Vorschlag erarbeiten können. Zu bedenken ist unter anderem, dass bis zur Morgenbesprechung jeder Mitarbeiter ein Exemplar des Reglements zur Hand haben muss. Es ist wichtig, Verantwortung zuzuweisen bestimmte Person, die die Zeit im Auge behalten würde (wenn der Redner die in den Vorschriften festgelegte Frist überschreitet, verzögert dies den Prozess der Durchführung des Meetings und wirkt sich dadurch negativ auf die Stimmung des Teams aus).

Führen oder nicht führen? Das ist die Frage

Das Planungsmeeting ist sicherlich ein wichtiger Prozess, zumindest im Kontext der rechtzeitigen Zielsetzung und Motivation der Mitarbeiter, aber es ist an der Zeit, über das gewöhnliche Verständnis dieses Begriffs hinauszugehen. Vielleicht ist es nicht so wichtig, das ganze Team jeden Tag in einem stickigen Büro zu versammeln, sondern die Konferenztechnologien in Skype zu beherrschen. Wichtig ist auch der Aspekt zu berücksichtigen, dass ein konstruktives Planungsgespräch nicht länger als 15-20 Minuten dauern sollte. Die Berichterstattung über die Aktivitäten der einzelnen Abteilungen kann tagsüber entgegengenommen und mit den Führungskräften besprochen werden, und die Vormittagszeit kann ausschließlich der Ausrichtung der Kräfte, der Definition von Aufgaben und Prioritäten gewidmet werden.

In jedem Fall wählt jeder Unternehmer sein Führungskonzept, aber um etwas genauer zu verstehen, ob kurze Besprechungen für Ihre Belegschaft notwendig sind, lohnt es sich, die Vor- und Nachteile abzuwägen:

Diszipliniere das Team

Möglichkeit der morgendlichen Motivation der Mitarbeiter;

Klare Festlegung von Zielen und Zielsetzungen;

Die Möglichkeit, kreativ zu sein und ein Planungsmeeting in einem unkonventionellen Stil abzuhalten;

Langwierige Planungsmeetings ermüden und mindern die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter;

Außerplanmäßige Planungsbesprechungen sind in der Regel wirkungslos.

kontur.ru

Geheimnisse einer effektiven Planung - Rjob.ru

Planerka - Hauptteil Arbeitsablauf. Es kann aber sowohl Ansporn für einen Mitarbeiter, Bollwerk und Sprungbrett werden, als auch jegliche Arbeitslust komplett entmutigen. Wie kann man Meetings effektiv abhalten, um Untergebene zu „zünden“? Wie können sich Mitarbeiter in Besprechungen verhalten, um ihre Zeit sinnvoll zu nutzen?

Wozu dienen Planer?

Etwa ein Jahr lang habe ich in der Redaktion einer Zeitschrift zum Thema Bauen und Häuser gearbeitet. Der Verleger, der auch Eigentümer ist, plante sehr gerne Meetings. Wir trafen uns jeden Morgen für anderthalb bis zwei Stunden in ihrem Büro und sahen uns ein Stück eines Schauspielers an. Das erklärte Ziel dieses Treffens ist es, zu sagen, in welchem ​​Stadium sich die Beziehungen zu den Werbetreibenden derzeit befinden. Versteckt - um zu erklären, was für Verlierer sich an diesem Tisch versammelt haben. Ich (der Redakteur) und der Designer mussten auch anwesend sein. Nur die Buchhalterin erhielt die „Freigabe“: Sie musste das Konto ständig auf den Eingang von Geld überwachen, das gar nicht ankam. Denn statt zu arbeiten, saßen wir bei einem Planungsmeeting.

Wir hätten gerne gehört, was unsere Arbeitgeberin von uns hält und sehen, wie sie telefonisch verkaufen kann, aber die Arbeit stand. Tatsache ist, dass Geld in der Redaktion erscheint, wenn Manager Werbung verkaufen. Um einen Termin mit einem potenziellen Werbetreibenden zu vereinbaren, müssen Sie ihn erreichen. Und es war am realistischsten, jemanden von 9 bis 10 Uhr vor Ort zu erwischen, wonach sich die Leute zu ihren Planungssitzungen, Produktionen und Besprechungen auflösten. Im Allgemeinen war es notwendig, gerade zu der Zeit anzurufen, als wir im Büro des Direktors saßen.

Dieser Teufelskreis war nicht zu durchbrechen. Nein, wir haben gesagt, dass Manager telefonieren müssen, und der Redakteur und der Designer möchten zu den Magazinseiten zurückkehren. Wir haben mehrfach darum gebeten, das Treffen auf einen anderen Zeitpunkt zu verschieben. Aber wenn Sie sich wegen des Treffens versammeln und die Vorteile für das Unternehmen vergessen, werden gute Zeiten nicht so bald kommen.

1. Machen Sie einen Plan:

Was ist der Hauptzweck des Treffens: über Innovationen sprechen, Meinungen anhören, ein Problem lösen, Berichte sammeln usw.,

Welche Fragen sollten zuerst besprochen werden?

was übersprungen und funktionstüchtig gelöst werden kann, wenn keine Zeit mehr bleibt, etc.

2. Definieren Sie ein Ziel

Formulieren Sie die Abfrage im Format des Ergebnisses. Nicht „das Problem diskutieren“, sondern „eine Lösung für das Problem entwickeln“.

3. Fixieren Sie die Vereinbarungen und sichern Sie die Verantwortung mit Fristen ab

Kommt es zu einem Lösungsvorschlag, ist das Ergebnis des Treffens eine Vereinbarung darüber, welche Schritte unternommen werden, wer die Verantwortung übernimmt und in welchem ​​​​Zeitrahmen.

4. Stellen Sie eine "bequeme" Zeit ein

Damit Mitarbeiter Berichte nicht in die Länge ziehen, gesammelter sind und schneller denken, vereinbaren Sie ein Meeting eine Stunde vor der Mittagspause oder dem Feierabend. Angezogen - Mittagessen auslassen oder später nach Hause gehen. Und das will natürlich niemand.

5. Seien Sie nahe bei den Menschen

Wenn Sie Offenheit von Ihren Untergebenen bekommen wollen, um zu hören, was sie wirklich zu diesem Thema denken, setzen Sie sich unter sie. Wenn Sie an der Spitze des Tisches stehen, sind Sie der Chef und Ihre Meinung hat Vorrang. Wenn Sie neben einem Mitarbeiter sitzen, sind Sie ein Kollege, der bereit ist zu diskutieren und gemeinsam eine Lösung zu finden.

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Das Treffen sollte immer vom Leiter im Hinblick auf die Themen vorbereitet werden, die Sie besprechen möchten. Bevor Sie beginnen, versenden Sie am besten die Tagesordnung, zu der Sie eine Antwort erhalten oder eine Diskussion organisieren möchten. Die Sitzung sollte mit einem Protokoll enden, in dem die getroffenen Entscheidungen, der Ausführungstermin und die Verantwortlichen festgehalten werden.

Jedes Treffen wird nach dem Prinzip der Kontinuität abgehalten, damit die Menschen die Logik der Entwicklung von Projekten verstehen und die Möglichkeit haben, Feedback zu geben und über die Probleme zu berichten, die bei der Umsetzung von Entscheidungen aufgetreten sind.

Meetings an den Standorten sind sehr sinnvoll und nicht im Büro des Managers. Vor Ort können Sie sofort sehen, was in der Einrichtung wirklich passiert, was getan werden muss, damit sie die beabsichtigten Ziele erreicht.

Arbeitstreffen des Leiters der Organisation mit Vertretern der Abteilungen ermöglichen es, letztendlich zu verfolgen, ob sich jede Abteilung und das Unternehmen als Ganzes auf das beabsichtigte Ziel zubewegt oder davon abweicht.

Entwicklungsleiter von CenterAgro

In unserem Unternehmen werden Sitzungen eingeteilt: Räte, Ausschüsse, Sitzungen, die wiederum eine klare zeitliche Begrenzung und Tagesordnung haben. Lediglich situative Besprechungen zu höherer Gewalt haben keine vorgegebene Tagesordnung. Im Übrigen werden Unterlagen vorab vorbereitet und per Post an Interessenten verschickt.

Die Regeln für die Treffen sind:

unterbrich einander nicht;

geh nicht raus;

Telefone ausschalten;

pünktlich erscheinen.

Die Effektivität von Meetings wird durch die Vorbereitung und Vorverteilung von Dokumenten, einen klaren Zeitplan für Meetings zur Planung der Arbeitszeit der Mitarbeiter erhöht.

Segelflugzeuge in der Ferne

Jedes Jahr gibt es immer mehr Unternehmen, die Büros ablehnen und auf ein Remote-Format umsteigen. Wie kann man Planungsbesprechungen abhalten, wenn alle Mitarbeiter nicht nur in verschiedenen Städten, sondern auch in verschiedenen Teilen der Welt leben?

Natalja Odegowa

Gründer des Online-Schulungszentrums 1day1step.ru

Ich habe früher für einen großen Konzern gearbeitet. Jetzt kommen alle meine Mitarbeiter aus verschiedenen Städten und sogar Ländern, und wir kommunizieren viel online. Frühere Erfahrungen erlaubten uns, das Beste zu nehmen und das zu ändern, was eindeutig unwirksam war.

Die Leute arbeiten online, um mehr Zeit zu haben, sodass alle Meetings viel kürzer und viel effizienter sind. Wir versammeln keine Menschen, die die Lösung des Problems nicht beeinflussen können, zu einem Treffen, und deshalb verschwenden wir ihre Zeit nicht umsonst. Das Planungstreffen ist kurz und nur geschäftlich. Oft ist dies ein Skype-Anruf für 5-10 Minuten mit einer Diskussion über ein bestimmtes Thema.

Es gibt Indikatoren, die wir regelmäßig überwachen, aber wir rufen uns deswegen überhaupt nicht an, sondern posten neue Daten in einem allgemeinen Chat und treffen Entscheidungen, besprechen neue Verbesserungsschritte.

Apropos Fristen: Da wir generell viele Freiheiten haben, quetsche ich in Entwicklungsprojekten nie die kürzesten Fristen, sondern frage: „An welche Frist glauben Sie? Wie lange können Sie antworten? Dieser Ansatz ermöglicht es dem Mitarbeiter, bewusst Verantwortung zu übernehmen und großes Verlangen und Freude an der Aufgabe.

Und es hilft sehr bei Zwischenkontrollen, wenn ich mir den Prozess anschaue und sehe, ob sich die Dinge in die richtige Richtung bewegen.

Lassen Sie Ihr Telefon, Tablet und andere Geräte im Büro. Sie sollten Ihr Lieblingsspielzeug nicht zu einem Treffen mit der Geschäftsleitung mitnehmen.

Denken Sie daran, dass im Meeting das gleiche Prinzip gilt wie in der Schule. Wer aufmerksam zuhört, nickt und klärende Fragen stellt, gut gemacht. Und warum sollten wir gut bei der Arbeit sein? Das ist richtig - damit sie sich an uns erinnern, wenn sie den Preis verteilen.

Eine weitere Schulregel lautet „Auge in Auge“. Wenn Sie gelobt werden, werfen Sie dem Manager einen offenen Blick zu. Fluchend hingefallen, suchen Sie nach dem interessantesten Feature auf dem Tisch oder achten Sie auf Ihren Stift.

Nimm alles auf, alles. Überlegen Sie dann, was nützlich ist und was weggeworfen werden kann. Erstens lieben Chefs es, überprüft zu werden. Zweitens sind die Aufzeichnungen ein alternativer Flugplatz, wenn Sie sich vor den bedrohlichen Blicken verstecken müssen. Übrigens, zwischen den Perlen des Anführers können Sie Ihre Gedanken fixieren.

Äußern Sie aktiv Ihre Meinung, wenn es das Format des Treffens vorsieht. Selbst wenn Sie eine Banalität teilen, werden Sie vor dem Hintergrund von Kollegen, die schweigen und auf ihre Schuhe schauen, immer noch respektabler wirken. Jetzt geht es vor allem darum zu zeigen, wer hier der aktivste Teilnehmer ist.

Von Schlaf, Gähnen und abwesendem Blick reden wir gar nicht. Sie selbst verstehen, dass dies unangemessen ist.

Wenn Sie von Langeweile völlig überwältigt werden, versuchen Sie, in Ihrem Kopf zu arbeiten. Erstellen Sie eine To-do-Liste, denken Sie global über Ihr Projekt nach. Oder einfach nur träumen.

Betrachten Sie das Planungstreffen nicht als leeren Zeitvertreib. Dies ist Teil Ihres Jobs. Und wenn der Chef zustimmt, Ihnen ein Gehalt für die Zeit in seinem Büro zu zahlen, ist dies sein gutes Recht. Aber wie effektiv Sie diese Zeit verbringen, hängt von Ihnen ab.

© Natalia Zhilyakova, RJob

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Planungsmeeting im Fachbereich: effektives Instrument oder Formsache?

Der Abteilungsleiter ist ein vielbeschäftigter Mensch. Indikatoren, Vorschriften, Entscheidungen herausfordernde Aufgaben, alles und jeden organisieren, um zum Ziel zu kommen - alles lastet auf seinen Schultern. Je richtiger das Führungsinstrumentarium gewählt wird, desto effektiver ist die Führungskraft. Lohnt es sich, Zeit für ein solches Tool wie ein Planungsmeeting in einer linearen Division zu verwenden?

Selbst in Unternehmen, in denen Planungstreffen obligatorisch und geregelt sind, gehen Manager oft formell an sie heran - schießen zurück, um zu zeigen, und arbeiten weiter. Planungsmeetings gelten als Zeitverschwendung, die sich Theoretiker ausgedacht haben. Ihr Motto lautet: „Praktizierende müssen arbeiten, nicht beraten.“ Gleichzeitig gibt es in Unternehmen, in denen das Planungsgespräch freiwillig ist und eine Eigeninitiative darstellt, Führungskräfte, die ohne zusätzliche Mahnung Mitarbeiter zu einer bestimmten Uhrzeit versammeln und mit ihnen sprechen.

Warum verschwenden diese „seltsamen“ Führer so „ineffizient“ ihre kostbare Zeit, wenn sie niemand dazu zwingt? Ich musste mich intensiv mit diesem Thema befassen In letzter Zeit. Die Krise hat Top-Manager dazu gezwungen, tiefer in das Geschäft einzutauchen. Die Spielregeln am Markt haben sich geändert, und damit sich das Unternehmen nicht nur über Wasser hält, sondern die Krise auch zur Stärkung seiner Position am Markt nutzt, ist es notwendig, näher an den Kunden zu rücken – sowohl extern als auch intern .

Für schnelle Antwort Um Änderungen vorzunehmen und die Kontrolle über die Situation zu erhöhen, begann ich unter anderem, regelmäßig an Planungssitzungen in den Abteilungen teilzunehmen, verglichen verschiedene Stilrichtungen ihr Verhalten. Die Zahlen waren aufschlussreich: Es stellte sich heraus, dass von den 12 einheitlichen Abteilungen, in denen sowohl der Verkauf als auch die Vertragsdurchsetzung durchgeführt werden, die höchsten und stabilsten Indikatoren dort sind, wo wöchentliche Planungssitzungen stattfinden. Und das ist kein Zufall.

Zweck des Treffens

Wenn die Führungskraft auf die Frage nach dem Zweck des Planungsgesprächs antwortet: „Weil es so sein soll“, sollte man es besser gar nicht durchführen. Alle formellen Ereignisse "zur Show" funktionieren nur negativ, sie lehren Sie, nicht für das Ergebnis zu arbeiten, sondern für "den Anschein einer Bewegung zum Ziel hin". Der Name "Plannerka" deutet darauf hin, dass sein Zweck darin besteht, die Bewegung gemäß dem geplanten Plan in Richtung der gesetzten Ziele zu aktualisieren.

Betrachten wir dieses Ereignis aus Sicht des Deming-Zyklus (Plan – Do – Check – Akt), dann ist das Planungsmeeting eine regelmäßige Kontrolle (Check) der Aktivitäten, um Rückschlüsse zu ziehen und ggf. die Bewegung zu korrigieren (Akt). Aber dazu gibt es Statistiken! Lohnt es sich, mehr Leute zu versammeln? Es lohnt sich auf jeden Fall, und die Hauptfunktionen des Planungstreffens helfen uns, dies sicherzustellen.

Die Hauptfunktionen des Planers

1) Informationen. Mitarbeiter haben wenige Möglichkeiten, sich über die Situation im Unternehmen und am Markt zu informieren:

• offiziell veröffentlichte Informationen, die manchmal übersehen oder nicht vollständig verstanden werden;
• Klatsch, oft sehr weit von der Wahrheit entfernt, aber mit großer Freude in Kantinen und Raucherzimmern diskutiert;
• Informationen aus erster Hand, mit Erläuterungen und Hervorhebungen wichtige Punkte, die der Leiter beim Planungstreffen gibt, wobei er der Ausarbeitung von Einwänden gebührende Aufmerksamkeit widmet und die Wirksamkeit von Mundpropaganda verringert.

Und obligatorische Information der Mitarbeiter über die Bewegung der Abteilung auf dem vorgesehenen Weg.

2) Kontrolle. Neben trockenen und kategorischen Zahlen die Fähigkeit, die Atmosphäre im Team zu kontrollieren, die Gründe für Erfolge oder Leistungsrückgänge zu klären. Aufgrund der Ergebnisse des Planungsgesprächs werden häufig Fehler in der Interaktionskette innerhalb der Einheit und im Unternehmen festgestellt, und die Führungskraft ergreift sofort Maßnahmen, um diese zu beheben.

3) Motivierend. Mitarbeiter brauchen Aufmerksamkeit. Erinnern Sie sich an den berühmten Hawthorne-Effekt im Management - die Arbeitsproduktivität steigt dadurch, dass den Aktivitäten der Mitarbeiter Aufmerksamkeit geschenkt wird. Planerka einer von bessere Wege Erinnern Sie die Mitarbeiter regelmäßig daran, dass sie wichtig sind und ihrer Arbeit genügend Aufmerksamkeit geschenkt wird.

Einer der Mitarbeiter in der Abteilung hatte einen Durchbruch, einen Durchbruch – ein guter Grund, Leistungen anzuerkennen und gegebenenfalls den Wettbewerbsgeist in der Abteilung zu unterstützen. Und doch müssen Sie neben Zahlen auch die Augen Ihrer Mitarbeiter sehen. Führungskräfte müssen ihren Mitarbeitern genau zuhören. Das Verhalten des Mitarbeiters hat sich geändert, die Sicherung ist verschwunden – ein Grund für die Führungskraft, ein individuelles Gespräch in den Wochenplan aufzunehmen.

4) Pädagogisch. In dieser Funktion ist das Planungsgespräch ein unverzichtbares Instrument, um der Führungskraft die schwierige Führungsarbeit zu erleichtern. Unter der Woche fand ein für alle indikativer Arbeitsfall statt – der Leiter schreibt ihn auf und macht ihn beim Planungstreffen öffentlich. Somit entfällt die lästige Notwendigkeit, dasselbe zu wiederholen unterschiedliche Leute in der Vergangenheit oft verlassen, und wir „schärfen“ regelmäßig und bewusst unser Arbeitswerkzeug.

5) Organisatorisch. Es ist eine gute Praxis, Vertreter verwandter Abteilungen zu Besprechungen einzuladen, insbesondere in Momenten der Innovation. Die Möglichkeit, Interaktion herzustellen oder anzupassen, Konflikte zu beseitigen, Erfahrungen auszutauschen.

6) Disziplinierung. Motivation als Führungsinstrument hat einen entscheidenden Nachteil: Ihre Wirkung ist kurzlebig. Nur wenige Menschen sind in der Lage, sich selbst zu motivieren, und Menschen mit dieser Fähigkeit werden am häufigsten zu Führungskräften.

Disziplin, regelmäßige Rituale und Regeln, zu denen auch das Planungsgespräch gehört, sollen zur Motivation der Mitarbeiter beitragen. Planerka ist ein Ereignis. Die Mitarbeiter gewöhnen sich daran, dass sie nicht nur Zahlen berichten müssen, sondern auch die Bereitschaft, ihre Kennzahlen zu rechtfertigen. Für das Planungsgespräch werden Fragen vorbereitet, Mitarbeiter sammeln und Fälle an den Leiter weiterleiten, die ihrer Meinung nach der gesamten Abteilung gezeigt werden sollten. Wie ein Familienessen am Freitag wird das Planungsmeeting zu einer gewohnheitsmäßigen Disziplinarmaßnahme nach Vorschrift, wenn alle ihr Geschäft verschieben müssen, am Arbeitsplatz unbedingt anwesend sein müssen, sich endlich gegenüberstehen. Dies ist besonders wichtig.

Wie oft Meetings abhalten

Ich glaube, dass die täglichen Teambriefings nur für Neueinsteiger geeignet sind, die einen Mentoring-Führungsstil brauchen und bei jedem Schritt unterstützt werden. Für ein etabliertes Team sollten Planungsbesprechungen wöchentlich stattfinden. Die Hauptsache ist, dass sie am selben Tag zur selben Zeit abgehalten werden und in Dauer und Reihenfolge der Maßnahmen ungefähr übereinstimmen sollten, wodurch die Disziplinierungsfunktion aufrechterhalten werden kann.

Beispiel mögliches Szenario Planungstreffen:

• Der Kopf tut es Bekanntmachung Am Ende können die Mitarbeiter klärende Fragen stellen.
• Der Manager gibt geplante Indikatoren bekannt und stellt den Mitarbeitern Fragen dazu. Vereinbart bei Bedarf individuelle Termine.
• Der Leiter spricht über eine Fallstudie der Woche oder stellt einen eingeladenen Mitarbeiter vor.
• Die Führungskraft klärt ab, ob es dringende Arbeitsangelegenheiten gibt, die für die gesamte Abteilung wichtig sind und im Planungsgespräch besprochen werden müssen. Bewertet Probleme, entscheidet, was sofort besprochen werden soll, was eine verzögerte Entscheidung erfordert.
• Der Leiter spricht über Pläne für die laufende Woche - Wichtige Veranstaltungen, Meetings und schließt das Planungsmeeting ab.

Zeit kostet

Wir verbringen lange Zeit damit - das ist der Hauptgrund, warum Führungskräfte sich weigern, Planungstreffen abzuhalten. Es führt zu einer vollständigen Ablehnung dieses Werkzeugs oder es läuft alles auf einen kurzen Monolog des Leiters ohne Rückmeldung von Untergebenen hinaus. Lediglich informatorische und leicht disziplinierende Funktionen bleiben erhalten.

Das ist eigentlich ein Problem: „Menschlich“ zu führen ist einfacher als mit einer Gruppe zu arbeiten. Die Gruppendynamik zu managen ist die Kunst, ein guter Anführer zu sein. Sein Ziel ist es, kurz und übersichtlich ein Planungsmeeting abzuhalten und gleichzeitig Feedback von den Mitarbeitern einzuholen, das gegebenenfalls hilft, die Bewegung zu korrigieren. Die optimale Dauer beträgt bis zu 20-45 Minuten. Es ist diese Zeit von Kindheit an, die uns als Zeit der Konzentration angelegt ist.

Die Stärke eines Anführers ist, dass er die Regeln festlegt. Damit sich das Planungsgespräch nicht in die Länge zieht, ist es notwendig, mit den Mitarbeitern einen „Vertrag für das Planungsgespräch“ abzuschließen. Zum Beispiel:

• Wir diskutieren nur allgemeine Fragen, wir nehmen spezifische für eine individuelle Entscheidung heraus.
• Wir sind kurz und bündig.
• Wir lassen uns nicht von Arbeitsproblemen ablenken, wir versetzen die Telefone in den Vibrationsmodus.
• Indem wir ein Problem benennen, bieten wir eine Lösung an.
• Nicht arbeitsbezogene Themen werden außerhalb der Arbeitszeit besprochen.

Das Regelwerk kann je nach Situation variieren. Die Hauptsache ist, dass der Leiter die Vorschriften verwaltet und sich nicht selbst mit den Problemen befasst. Der Zweck des Planungstreffens besteht darin, die Entscheidung zu treffen, und die Entscheidung kann später getroffen werden, indem alle Details sorgfältig abgewogen und studiert werden, während die Abteilung arbeitet. Die Hauptsache ist, den Mitarbeitern zu zeigen, dass die genannten Probleme gelöst werden. Manchmal gibt es Situationen, in denen das Planungsmeeting über die vorgesehene Zeit hinausgeht, die Intensität im Team ist deutlich sichtbar. Dann müssen Sie ein zusätzliches Treffen vereinbaren, oft außerhalb der Geschäftszeiten. Das ist die Fähigkeit einer Führungskraft – ein Aufheizen der Situation zu verhindern, Marker zu identifizieren, die negative Aspekte im Team aufzeigen.

Natürlich wird es Zeit brauchen, das Planungstool in der Abteilung zu implementieren. Manchmal müssen Sie mehr als eine Veranstaltung durchführen, bevor das Tool wirklich wirksam wird. Wenn eine Führungskraft offen für Feedback ist, wird sie überrascht sein, viele unausgesprochene Dinge zu hören, die Mitarbeiter schon lange sagen wollten, aber nie eine Chance hatten. Und dann fragte er! Sie müssen über die Rollen Ihrer Untergebenen und ihren Einsatz in der Gruppendynamik nachdenken, mit Einwänden arbeiten und auf höchster Ebene argumentieren. Viele Führungskräfte gehen nicht genau diesen Weg des Werdens und gehen ins individuelle Management, das viel arbeitsintensiver und weniger effektiv ist, wenn es nur zwei Schritte zum Erfolg gibt.

Führungskräfte, die dieses Tool gut beherrschen, setzen es in ihren Abteilungen mit großem Erfolg ein, weil sie seine Wirksamkeit evaluieren konnten. Das Planungsmeeting ist kein Relikt der Vergangenheit und keine Formalität, sondern eines der modernsten und effektivsten Werkzeuge, das bei der Lösung der schwierigsten Aufgabe hilft - der Erreichung der Ziele der Einheit. Und genau aus diesen Zielen formt sich der Erfolg des gesamten Unternehmens.

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Wie vermittelt man effektiv Informationen an das Team?

Einige Leute sehen das Planungsmeeting als kurzfristiges Meeting an, um die Arbeit zu priorisieren und zu planen eigentliche Aufgaben andere als Zeitverschwendung. Ist es sinnvoll, solche Treffen abzuhalten, oder reicht nur die Meinung des Leiters? Versuchen wir es gemeinsam herauszufinden.

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Warum planen Führungskräfte

Planung (ab englisches Wort Plan) - ein kurzes, aber für den Erfolg der gewählten Strategie bedeutsames Treffen, das der Betrachtung aktueller Arbeitsfragen gewidmet ist.

Warum brauchen Sie einen Planer:

• Das Abhalten solcher Mini-Meetings hilft, die Ergebnisse der geleisteten Arbeit Schritt für Schritt zu bewerten und dient als Garant für die zeitnahe Lösung aller aktuellen Probleme. Sie dienen nicht der globalen Suche nach Lösungen. Dem sind gesonderte, zeitlich unbefristete Sitzungen gewidmet. Die Hauptaufgabe des Planungstreffens besteht darin, die aktuelle Situation zeitnah zu erörtern, aktuelle Probleme und deren Lösungen zu überwachen.
• Die tägliche Teilnahme an der Diskussion über die Strategie des Unternehmens und die Äußerung von Meinungen über ihre Verbesserung zeugen von der Hingabe der Mitarbeiter an das Unternehmen und fördern die Loyalität und Effizienz der Mitarbeiter nicht schlechter als materielle Vorteile. Richtig aufgebaute Kommunikation ist die Grundlage für eine erfolgreiche Mitarbeitermotivation für eine für beide Seiten gewinnbringende Zusammenarbeit auf Basis von Loyalität und Respekt.
• Eine aktive Diskussion am Morgen bei einem Planungstreffen über aktuelle Themen hebt die Grenzen der Unternehmensabteilungen auf, schweißt das Team zusammen. Jeder Mitarbeiter fühlt signifikanter Teil bei der Umsetzung von Plänen, der Lösung von Aufgaben bzw problematische Themen. Das Interesse der Mitarbeiter stimuliert ihre Teilnahme an den erfolgreichen Aktivitäten des Unternehmens. Mangelndes Verständnis für klar definierte Ziele und Zielsetzungen größter Bedeutung, Intransparenz langfristiger Planungen und kurzfristiger Perspektiven demotivieren Mitarbeiter, reduzieren Lenkbarkeit und Leistungskennzahlen.
• Es ist äußerst wichtig, dass der Manager, der das Planungstreffen durchführt, in der Lage ist, den Mitarbeitern Informationen über die aktuellen Aktivitäten und Schwierigkeiten jeder Abteilung und des Unternehmens als Ganzes korrekt zu vermitteln. Es verbindet, macht gemeinsame Erfolge und Probleme. Es ist das im Meeting betonte Gefühl der Bedeutung jedes Mitarbeiters für das Erreichen eines gemeinsamen Ziels, das die Loyalität und den Teamgeist im Team formt und aufrechterhält.
• Professioneller Ansatz Das Planungstreffen sichert seinen Erfolg, was für die Mitarbeiter ein hervorragender Anreiz zur Lösung alltäglicher Probleme ist, motiviert den Wunsch, Ergebnisse zu erzielen. Wenn man bedenkt, dass solche Gespräche die Möglichkeit bieten, rechtzeitig alle notwendigen Informationen von den Mitarbeitern zu erhalten, ist die Bedeutung solcher Mini-Meetings in der Innovationsphase des Unternehmens kaum zu überschätzen. Die schnelle Reaktion und Beseitigung von Fehlern ermöglicht es dem Management, riskante Situationen zu vermeiden und garantiert den Erfolg der gewählten Strategie.

Zeichen für die Wirksamkeit des Planungstreffens sind seine positiven Ergebnisse. Probleme lösen, kurzfristig planen, neue Informationen erhalten oder verbreiten, auf Feedback reagieren – alles, was den Arbeitsablauf konstruktiv beeinflusst. Wenn das Abhalten eines Planungsmeetings als Zeitverschwendung empfunden wird und nichts bringt, dann ist dies ein direkter Fehler des Managements, das weder das Meeting noch die Arbeit als Ganzes klar organisieren kann. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie produktive Meetings mit Mitarbeitern führen. Nachdem Sie die Grundregeln des Planungsmeetings verstanden haben, sind Sie in der Lage, betriebliche Informationen während eines kurzen Meetings zu akzeptieren und zu analysieren, rechtzeitig Schlussfolgerungen zu ziehen und Ihre Mitarbeiter auf gemeinsamen Erfolg vorzubereiten.

Was sind die Funktionen eines morgendlichen Meetings?

1. Informationen.

Zum Preis reale Situation Angelegenheiten des Unternehmens, seiner Wettbewerbsfähigkeit und seines Erfolgs können die Mitarbeiter mehrere Informationsquellen nutzen:

• MEDIEN. Diverse Veröffentlichungen über das Unternehmen, recht unregelmäßig und oft veraltet. Allgemeine Informationen und keine Besonderheiten.
• Gespräche im Hinterzimmer. Meistens Klatsch, der keine verlässlichen Informationen liefert.
• Regelmäßiges Abhalten von Planungsgesprächen, bei denen der Leiter nicht nur seine Meinung äußert und die Situation aus erster Hand schildert, sondern sich besonders darauf konzentriert bedeutende Momente, sondern gibt den Mitarbeitern auch die Möglichkeit, aktuelle Themen anzusprechen, konstruktive Vorschläge zur Diskussion zu stellen und gemeinsam die Stabilität der Situation im Unternehmen und in den einzelnen Abteilungen zu analysieren.

2. Kontrolle.

Neben der Überwachung digitaler Indikatoren für den Arbeitserfolg helfen Planungsbesprechungen dem Management, das wahre Bild der Beziehungen im Team zu sehen und die Auswirkungen des Mikroklimas auf das Wachstum oder den Rückgang von Indizes einzuschätzen. Dank dieser Besprechungen können Sie alle Teile des Arbeitsablaufs verwalten, Schwachstellen finden und Mängel zeitnah beseitigen.

3. Motivierend.

Die Unternehmensleitung hat nicht immer die Möglichkeit, auf jeden Mitarbeiter und die von ihm geleistete Arbeit zu achten. Einer der positiven Aspekte der Durchführung von Planungstreffen ist die allgemeine Anerkennung der Leistungen einer herausragenden Person und ihre Förderung, was einen Wettbewerbsgeist im Team entwickelt. Ansonsten, wenn markiert negative Veränderungen, ist ein zeitnahes individuelles Gespräch relevant, das darauf abzielt, die Probleme des Mitarbeiters, die Gründe für ihr Auftreten zu klären und die erforderliche Hilfestellung zu leisten. Es ist wichtig, dass jeder erkennt, dass seine Arbeit Anerkennung verdient, dass er als Fachmann interessant ist und dass seine Beteiligung an der Erörterung der Angelegenheiten des Unternehmens seine Fähigkeiten nur verbessern wird.

4. Pädagogisch.

Das Treffen fungiert auch als Lernelement der Kontrolle. Die Demonstration eines erfolgreichen Falls für das gesamte Team auf einmal, eine allgemeine Diskussion der Details entlastet den Manager von der Notwendigkeit, jeden Mitarbeiter einzeln vorzubereiten, spart seine Zeit und schärft das Arbeitsinstrument der Mitarbeiter.

5. Organisatorisch.

Das Protokoll der Planungsbesprechung ermöglicht eine Einladung zu Gesprächen mit Kollegen aus angrenzenden Fachbereichen. Dies hat den größten Grund bei Innovationen. Rechtzeitige Anpassung der Interaktion, Erfahrungsaustausch und ausführliche Diskussion beseitigen Konflikte und bauen für beide Seiten vorteilhafte Beziehungen im Team auf.

6. Disziplinierung.

Ohne die angemessene Beteiligung des Managements sind Disziplin und Ordnung im Unternehmen wahrscheinlich nicht optimal. Systematische Vorbereitung Berichte über abgeschlossene Aufgaben in qualitativer und quantitativer Hinsicht, Identifizierung von Problemen im Arbeitsablauf, Zusammenstellung aktuelle Themen, die Suche nach Antworten – alles, was regelmäßig für das Planungstreffen vorbereitet wird – diszipliniert Menschen, organisiert sie und regt die Zusammenarbeit untereinander an. Es gibt andere Steuerungshebel, aber materielle Motivation ist kurzfristig und nicht jeder ist in der Lage, sich selbst zu motivieren. Es ist wichtig, dass das Team zusammenkommt, die anstehenden Arbeitspläne bespricht, seine Aufgaben versteht und die richtige Strategie wählt.

In welcher Form kann ein Tagesplanungsmeeting abgehalten werden?

Nr. 1. Fazit, Informationsveranstaltung.

Ein Treffen abgehalten, um zu bekommen aktuelle Informationüber den Ablauf des Arbeitsprozesses im Kontext von Bereichen und Abteilungen, über laufende und geplante Aktivitäten, aufkommende Themen und Probleme - das ist das sogenannte Informationsplanungsgespräch. Solche Treffen erfordern kein tägliches Abhalten. Es reicht aus, einmal zu Beginn der Woche für eine halbe Stunde die Leiter aller Abteilungen des Unternehmens zu versammeln, um einen Arbeitsplan für die nächsten fünf Arbeitstage zu skizzieren. Informationsveranstaltungen sind vor allem für die Leiter größerer Unternehmen von Bedeutung, die mindestens vier Abteilungen unter ihrer Kontrolle haben.

Nr. 2. Planungsmeeting - Verteilung der aktuellen Aufgaben.

Meetings dieses Formats finden täglich morgens statt. Ziel ist es, dass Mitarbeiter Aufgaben für den Tag erhalten. Der Leiter sollte nicht viel Zeit aufwenden - allen Anweisungen geben, das endgültige Ziel formulieren, kurze Anweisungen geben.

Nr. 3. Planer, um das Problem zu besprechen.

In der Arbeit des Unternehmens gibt es Situationen, Aufgaben und Probleme, deren Besprechung viel Zeit in Anspruch nimmt. In diesem Fall wird die Frage vorbereitet und den Kollegen im Voraus geäußert, es wird Zeit gegeben, die erforderlichen Informationen vorzubereiten. Gleichzeitig legen Sie die Redezeit fest und ein Schriftführer wird bestimmt. Diese Sitzungen dauern in der Regel bis zu zwei Stunden. Es sollte auch damit gerechnet werden, dass sich die Diskussion hinziehen kann und Pausen für 10-15 Minuten angekündigt werden, was bedeutet, dass Tee und Süßigkeiten erforderlich sein können. Die Ergebnisse eines solchen Planungsmeetings werden in der Regel über das Dokumentenmanagementsystem des Unternehmens an alle Teilnehmer versandt.

Nummer 4. Kreativer Planer.

Kreative Planungstreffen werden zu wenig oder zu wenig abgehalten völlige Abwesenheit eigene Ideen. Solche Treffen werden nach dem Brainstorming-Prinzip abgehalten, bei dem alle Teilnehmer Gedanken äußern, die ihnen zu einem Thema einfallen, auch die lächerlichsten, und daraus die interessantesten und relevantesten ausgewählt werden. Für ein solches Treffen reicht jede andere kreative Methode der Ideensuche.

Nr. 5. Planen von Besprechungen als Weg zur Lösung von Konfliktsituationen im Team.

In jedem Team ist das Vorhandensein von expliziten und versteckten Konflikten unvermeidlich. Oft der einzige Ausweg Aus der geschaffenen kritischen Situation wird ein direktes Gespräch zwischen den Mitarbeitern geführt. Die freie und offene Diskussion des Problems reduziert seine Bedeutung, die Möglichkeit, seine Position ohne unnötige Anschuldigungen und Beleidigungen zu äußern, verwandelt Energie zerstörerischer Konflikt in positive Energie Schaffung. Tief verwurzelte Missverständnisse zwischen Kollegen können durch den Kontakt zu Personalspezialisten, einem Organisationspsychologen oder auch der Geschäftsleitung kompetent gelöst werden. Für die Diskussion wird ein neutrales Thema für die Gegner des Planungstreffens gewählt. Warnen Sie die Teilnehmer, dass es bei dem Meeting um eine Lösung geht Konfliktsituation, es besteht keine Notwendigkeit. Die Menschen sollten sich vertraut fühlen, ihren Standpunkt frei äußern und nicht verstehen, dass ihr Gespräch vom Leiter sorgfältig überwacht und in eine konstruktive Richtung gelenkt wird. Die Ergebnisse der Analyse der Beobachtung, ihre Ergebnisse und Schlussfolgerungen müssen jedem Konfliktteilnehmer mitgeteilt werden.

Beispiel für einen Besprechungsplan

Nehmen wir an, das Informationsplanungstreffen, das etwa eine halbe Stunde dauert, findet einmal pro Woche, montags, statt. Also, die Regeln des Treffens:

1. Informationseinführung des Leiters des Unternehmens. Antworten auf klärende Fragen von Mitarbeitern.

2. Erörterung der geplanten Indikatoren und deren Erreichungsgrad in dieser Phase. Fragen des Managers an Kollegen, in einigen Fällen - die Ernennung von Einzelgesprächen.

3. Demonstration eines Demonstrationskoffers als Arbeitsbeispiel oder Präsentation zum Treffen eines eingeladenen Mitarbeiters.

4. Identifizierung besonders dringlicher Probleme, die eine sofortige Lösung und Diskussion im Planungstreffen erfordern. Analyse von Fragen und Suche nach Antworten.

5. Information der Sitzungsteilnehmer über die geplanten Veranstaltungen der nächsten fünf Arbeitstage, Kurze Review Kommende Veranstaltungen, Begegnungen, Erfolge und mögliche Schwierigkeiten. Danach beendet der Leiter das Planungstreffen.

Warum brauchen Sie Planungsvorschriften?

Damit ein Meeting erfolgreich ist, muss es geregelt sein. Eine klare Ordnung der Reihenfolge und Zeit von Reden und Diskussionen optimiert die Arbeit der Zuhörer, konkretisiert sie und macht sie produktiver. Fragen im Planungsgespräch können daher variiert werden, um den Prozess nicht zu verzögern, üblich Eine Zusendung des Materials an die Teilnehmer des Vormittagstreffens im Voraus wird in Betracht gezogen. Dem Mitarbeiter wird Zeit gegeben, über das Thema nachzudenken, Informationen, eine Antwort oder einen sinnvollen Vorschlag vorzubereiten sowie die Regeln des Zukunftsplanungsgesprächs zu studieren. Vielleicht hat er Fragen an andere Teilnehmer. Es ist eine Person zu benennen, die während der Planungsbesprechung die Einhaltung der für jeden Punkt des Minibesprechungsplans vorgesehenen Frist überwacht. Eine Rede oder Diskussion in die Länge zu ziehen, dasselbe zu wiederholen, ein langes Argument zu einem Thema bringt Negativität, verringert die Aufmerksamkeit zumindest wichtige Themen was die ganze Arbeitsstimmung des Teams verdirbt.

Bei der Zusammenstellung des Reglements für das Zukunftsplanungstreffen sollte sich der Leiter auf folgende Punkte stützen:

1. Es muss ein konkretes Ziel des Planungstreffens geben, eine bekannte Zusammensetzung der Teilnehmer.

2. Die Tagesordnung sollte Informationen über das Thema der Sitzung, ihre Aufgaben und zur Behandlung vorgeschlagene Themen enthalten.

3. Obligatorische Anwesenheit des Leiters, des Sekretärs, der das Protokoll führt und der Teilnehmer, die für die Vorbereitung der Antworten auf die Fragen des Planungstreffens verantwortlich sind.

4. Die Sitzungsteilnehmer müssen im Voraus über Datum, Uhrzeit, Ort und Tagesordnung der Planungssitzung informiert werden.

5. Der Schriftführer führt das Sitzungsprotokoll, in dem er die erteilten Weisungen und die gefassten Beschlüsse einträgt.

6. Das Protokoll wird vereinbart, vom Leiter genehmigt und an alle Sitzungsteilnehmer und Aufgabenträger versandt.

7. Die Kontrolle über die Ausführung von Weisungen erfolgt durch eine verantwortliche Person. Termintreue und Leistungsqualität werden klar überwacht.

8. Das Protokoll des Planungsgesprächs wird zur Analyse und zur Lösungsfindung gespeichert ähnliche Fragen.

Wie man ein Treffen organisiert

• Das erste, worauf der Organisator des Planungstreffens achten muss, ist eine klare Formulierung der Fragestellung und Definition des Zwecks des Meetings. Der Manager muss im Voraus überlegen, welche Informationen zur Lösung des Arbeitsproblems benötigt werden, wer sie bereitstellen kann, was ein positives Ergebnis des Meetings sein wird, welche Spezialisten sich mit den im Voraus angesprochenen Themen vertraut machen müssen. Die richtige Organisation des Planungstreffens erhöht seine Effektivität, verwirft unnötige Gespräche und lenkt die Aufmerksamkeit der Eingeladenen auf ein bestimmtes Thema.
• Die zweite ist die Zusammensetzung der Teilnehmer. Der Manager, der weiß, an welchen Informationen er interessiert ist, muss feststellen, welche Spezialisten, Manager oder Mitarbeiter diese besitzen, und kann Antworten auf die gestellten Fragen geben.
• Die dritte ist die Klärung des Veranstaltungsortes. Um ernsthafte Ergebnisse zu erzielen, ist es notwendig, dass sich Außenstehende nicht in die Diskussion einmischen. Der Besprechungsraum sollte separat, unpassierbar und groß genug sein, um alle Teilnehmer aufzunehmen.
• Viertens: Bestimmen Sie die Startzeit des Meetings. bei den meisten Die beste Option es würde die Wahl eines regulären Tages und einer Uhrzeit für die Planung von Meetings geben. Bei Bedarf können solche Treffen jedoch jederzeit für alle ihre Teilnehmer, insbesondere die wichtigsten, abgehalten werden. Die Zeit wird im Voraus ausgehandelt, mehrere Stunden oder sogar Tage im Voraus.
• Fünftens - Ausarbeitung von Vorschriften. Das Planungstreffen sollte zu einem vorher festgelegten Zeitpunkt beginnen und enden. Informationen müssen so klar und verständlich wie möglich dargestellt werden. Dazu werden die Reihenfolge der Fragen und der Zeitpunkt des Berichts der einzelnen Teilnehmer geregelt. Zum Beispiel wird die Aufführung nicht länger als 7 Minuten gegeben.
• Sechstens - achten Sie auf alle notwendigen Details. Stifte, Papier, Wasser, Beamer, Leinwand, Laptop, Drucker etc. Alles sollte im Voraus vorbereitet werden und keine Zeit beim Planungstreffen in Anspruch nehmen. Es ist besser, die Technik weiter zu überprüfen.
• Die siebte ist die Ernennung eines Sekretärs für das Planungstreffen, um den Prozess, die Ergebnisse der Diskussion und die Vorbereitung der Reihenfolge des Planungstreffens festzulegen.

Welche Fragen sollen beim Planungstreffen besprochen werden?

Die Hauptaufgabe der Planungssitzungen besteht darin, Mini-Strategien und Pläne für jeden Arbeitstag zu erstellen. Die zweite Aufgabe ist die Bewertung des Vortages, Berichte, Analyse der festgestellten Probleme und Hilfestellung bei deren Lösung. Sie können eine Tabelle erstellen, in der die Mitarbeiter die erhaltenen Anweisungen, Ziele und eine Markierung für deren Umsetzung eintragen. Es ist besser, den Zugang für alle Mitarbeiter der Abteilung und ihres Leiters zu öffnen.

Beispielsweise können bedingte Aufgaben und Ziele unterteilt werden:

1. für Kunden an einem bestimmten Tag;
2. auf Zahlungen für einen bestimmten Tag;
3. auf Forderungen und die daran geleistete Arbeit.

Die dritte Aufgabe ist typisch für thematische Planungstreffen. Hier ist es wichtig, die maximale Besprechungszeit zu widmen gegebenes Thema oder ein vorgegebenes Thema besprechen.

Wie man Planungsmeetings kreativ durchführt und Langeweile vertreibt

1. Nichts wirkt sich so wohltuend auf die Arbeitsstimmung aus wie ein Tapetenwechsel. Um das Planungstreffen kreativ zu gestalten, ist es besser, einen unerwarteten Ort dafür zu wählen. Es kann eine Straße, ein Café oder einfach nur ein gemütlicher Ort sein, der nur wenige Gehminuten vom Büro entfernt ist.
2. Auch der Zeitpunkt der Veranstaltung sollte ungewöhnlich sein. Eine halbe Stunde vor einer Pause oder bei Arbeitsende, in der Mittagspause oder mitten am Arbeitstag.
3. Ein kreativer Ansatz kann in der Auswahl von ungewöhnlichem Material oder dessen Ausgabe nicht an jeden Teilnehmer, sondern nur an einige zum Ausdruck kommen.
4. Das Ausschalten der Telefone während des Planungsgesprächs ist eine Voraussetzung, um sich auf die Lösung der Aufgabe zu konzentrieren. Sie können sie zusammenstellen und den Zusammenhalt des Teams betonen.
5. Auch die Organisation des Planungsmeetings wird nicht im Besprechungsraum, sondern im Conference-Call-Modus oder per Skype kreativ.

Die Wahl der Durchführungsmethode sollte sich nach den Zielen des Treffens richten. Es lohnt sich nicht, globale Probleme in spielerisch vorbereiteten Planungstreffen zu lösen. Es ist eher eine Farce und Zeitverschwendung. Besprechung organisatorischer Fragen, kompetitive Laienauftritte, Firmenveranstaltungen, Incentives usw. - hier passende Themen für kreative Planungsgespräche, die das Potenzial der Mitarbeiter aufzeigen.

Wie jedes andere Treffen endet auch das kreative Mini-Meeting mit den Dankesworten des Leiters für die Teilnahme und resümiert. Er kann sich Notizen zu den Schlussfolgerungen, weiteren Zielen und einer effektiven Lösung des Arbeitsproblems machen, die bei dem Treffen gefunden wurden.

Expertenmeinung

Visualisierung auf der Tafel - ein effektives Mittel zur Informationsvermittlung

Alexander Winogradow,

Gründer und CEO des Startups Revenga, Moskau

Ich habe keinen Zweifel daran, dass das Anzeigen von Sätzen an der Tafel sehr fruchtbar ist. Die Diskussionsteilnehmer äußern viel aktiver ihre Meinung und bieten verschiedene Optionen an. In meinem früheren Büro gab es ungefähr acht solcher Boards. Wir haben sie in jeder Abteilung und in aufgehängt Gemeinschaftsraum für Besprechungen. Es gab Fälle, in denen eine speziell gestrichene Wand die Tafel ersetzte, sodass Sie mit einem gewöhnlichen Marker schreiben und mit einem Schwamm löschen konnten. Die Farbe war jedoch nicht sehr hochwertig, sie verfiel schnell und wir kehrten zum Verhandlungstisch des regulären Formats zurück.

Das Besprechen von Problemen mit einem Marker oder Kreide und einer Tafel ist sehr effektiv. Jeder sieht Ihren Standpunkt, versteht ihn, stimmt zu, und wenn nicht, dann schreiben Sie Ihren eigenen. Infolgedessen lösen gemeinsame Anstrengungen problemlos jedes Problem.

Die Tafel ist nicht nur zum Planen von Besprechungen praktisch, Sie können wichtige Notizen und Erinnerungen darauf platzieren, jedes Schema sieht klarer aus, Sie können Schritt für Schritt aufschreiben und den Prozess sofort besprechen, ein neues Produkt entwickeln. Das Aufzeichnen von Gedanken entfernt ihre Scheuklappen und ermöglicht es Ihnen, kein einziges Detail zu verpassen, insbesondere wenn der Prozess länger als einen Tag dauert. Mit meinem Beispiel möchte ich meine Kollegen und Neulinge davon überzeugen, dass es nicht notwendig ist, die Anwesenheit eines Gremiums als Zwang zu betrachten, seine Gedanken öffentlich zu äußern. Das Board ist ein unverzichtbares Attribut erfolgreicher Arbeit. Sie sind es gewohnt, E-Mail, Skype und hier zu verwenden - da Sie den Komfort und die Vorteile der Diskussion auf dem Board erkannt haben, stellen Sie sicher, dass Sie es in Ihrem Büro aufstellen.

Langjährige Praxis hat meine Meinung bestätigt, dass alle Streitigkeiten, Fehlentscheidungen und Probleme immer das Ergebnis des Unwillens oder Unvermögens sind, auf die Meinung anderer zu hören. In solchen Fällen habe ich gelernt, einen Marker in meine Hände zu geben und mich zu bitten, das zu schreiben oder zu zeichnen, was sie mir zu vermitteln versuchen. Ich zeichne oder schreibe von oben, wie ich es sehe. Durch den Vergleich der Bilder sehen wir das Problem klarer, und das Problem zu verstehen ist die halbe Lösung.

Ein neuer Blick auf das Abhalten eines Planungsmeetings: Meetings „auf den Beinen“ und auf das Signal von Elvis Presley

Die meisten Menschen stellen sich beim Wort „Meeting“ einen ungemütlichen Raum vor, entspanntes Zuhören bei langen, langatmigen Berichten, fruchtlose und nicht immer klare Diskussionen über manche Themen. Eine solche Umgebung erlaubt es den Mitarbeitern nicht, sich zu konzentrieren, die Situation realistisch einzuschätzen und eine nützliche Meinung zu äußern, und der Leiter ist gezwungen, ständig die Aufmerksamkeit des Publikums auf sich zu ziehen und das Thema des Planungstreffens in Erinnerung zu rufen.

Das Markenzeichen einer erfolgreichen Führungskraft ist die Fähigkeit, die effektivsten Mitarbeitergespräche zu organisieren und durchzuführen. Die von ihm erstellten Vorschriften definieren das Thema des Treffens klar, geben keine Möglichkeit, davon wegzukommen oder zu einem anderen überzugehen. Spezifische Fragen erfordern spezifische Lösungen.

Um zu einem konstruktiven Vorschlag zu kommen, muss man nicht auf Stühlen sitzen. Aktive Zeit macht Planungsmeetings immer beliebter, meist in High-Tech-Unternehmen, wo innovative Lösungsansätze schnell aufgegriffen werden. Solche Meetings „auf den Beinen“ ermöglichen es Top-Managern, langwierige Verhandlungen mit zu vermeiden Großes Publikum, vielleicht nicht einmal in den betrachteten Prozess einbezogen, sondern leere Meinungen zum Ausdruck bringend.

Das Management von Atomic Object, einem Softwareentwicklungsunternehmen, beginnt beispielsweise jeden Morgen mit einem Stehmeeting. Anwesenheitspflicht, Diskussionen über arbeitsfreie Momente auf ein Minimum, klare Fragen und gleiche Antworten machen diese Meetings so produktiv wie möglich. Es ist praktisch bewiesen, dass die Dauer solcher Besprechungen „auf den Beinen“ nicht länger als sieben Minuten ist, der Mitarbeiter die Aufgabe erhält und sich sofort an die Ausführung macht. Ein solches Format lässt Sie nicht entspannen, im Gegenteil, es mobilisiert und versetzt Sie in Arbeitsstimmung.

Das Wall Street Journal behauptet, dass solche schnellen Treffen während des Ersten Weltkriegs üblich waren, als das Verzögern einer Entscheidung wie der Tod war. Später übernahmen die Unternehmen diese Praxis für den schnellen Austausch oder die Klärung von Informationen und die Festlegung kurzfristiger Ziele.

Auch die Wissenschaft interessierte sich für Innovation. Untersuchungen von Alain Bludorn, einem amerikanischen Wissenschaftler, Vertreter der University of Missouri, die 1998 durchgeführt wurden, zeigten, dass Stehsitzungen ein Drittel weniger Zeit in Anspruch nehmen und die Ergebnisse nicht schlechter sind als Sitzungen, die im üblichen Format in der Halle abgehalten werden.

2011 führte VersionOne eine Umfrage unter über 6.000 Mitarbeitern verschiedener Technologieunternehmen durch. 78 % von ihnen bestätigten das Vorhandensein täglicher Kurzmeetings.

Das innovative Planungsmeeting im Stehen ist nicht der einzige Trick westlicher Unternehmer, um die Arbeit mit den Mitarbeitern zu optimieren.

Einer der bekannten Tricks von Facebooks Mark Tonkelowitz ist es, 15 Minuten vor der Pause kurze Meetings zu organisieren. Er argumentiert, dass dieser Ansatz die Mitarbeiter sehr motiviert, kurz und bündig zu sprechen.

Das Abhalten kurzer Besprechungen eliminiert die Verzögerung von Mitarbeitern. Verspätete Arbeitnehmer sollten nicht an der laufenden Diskussion teilnehmen, da sie möglicherweise nicht alle Informationen hören und das Eintauchen in sie den Prozess nur verlangsamen würde.

Der Mitarbeiter von Adobe Systems, Jan Witucki, setzte den Zeitverlust durch verspätete Teilnehmer in täglichen Besprechungen mit der Zeit für die Entwicklung eines neuen Softwareprodukts gleich und führte eine Strafe von 1 US-Dollar für jede Verspätung ein.

Eine weitere innovative Nuance ist die Turnstone-Sparte des Möbelunternehmens Steelcase, die die Musik von Elvis Presley, insbesondere sein „A Little Less Conversation“ („Weniger Geschwätz“), als Signal für Mitarbeiterversammlungen nutzt.

Bei den Aktivitäten eines jeden Unternehmens gibt es Situationen, in denen weder für ernsthafte Meetings noch für „Topper“, wie sie Planungsmeetings im Stehen nennen, Zeit bleibt. Erfahrene Manager empfehlen in solchen Fällen den Einsatz mobiler Technologien und das Abhalten von Meetings on the Job. Natürlich ersetzen virtuelle Kommunikation und die Lösung von Problemen per Unternehmensmail oder Chat den Live-Kontakt nicht, aber manchmal ist dies der beste Ausweg. Während Stand-up-Planungsmeetings nicht nur traditionellen Meetings, sondern auch Meetings mit dem Einsatz fortschrittlicher Technologien überlegen sind.

Wirksame Planungsregeln

Regel Nummer 1. Verfügbarkeit von Vorgesprächen. Zunächst wird das Problem in Kleingruppen betrachtet, eine konsolidierte Lösung entwickelt und zur allgemeinen Diskussion gestellt. Eine Voranalyse kann durchgeführt werden Email. Nach Erhalt eines Briefes vom Leiter mit Anweisungen und notwendiges Material, untersucht der Mitarbeiter das Problem, bereitet eine Antwort vor und sendet seine Optionen zur Lösung des Problems an seine Vorgesetzten.

Regel Nummer 2. Legen Sie die genaue Startzeit des Meetings fest. Aufgrund der Erfahrung haben erfolgreiche Führungskräfte festgestellt, dass wenn Sie ein Meeting um 13:00 Uhr einberufen, es mindestens um 13:10 Uhr beginnt. Aber wenn Sie einen Start um 12-13 festlegen, dann nehmen die Mitarbeiter das wörtlich.

Regel Nummer 3. Erstellung einer schriftlichen Tagesordnung. Auch das kürzeste Meeting sollte geordnet sein. Um eine ernsthafte Diskussion nicht in unnötigen Streit zu verwandeln, sollte eine schriftliche Tagesordnung für das Planungstreffen erstellt und den Eingeladenen im Voraus zugesandt werden.

Regel Nummer 4. Teilnehmerinteresse. Sie können die Steuerung des Meetings nicht an Redner delegieren. Sorgfältige Organisation, verschiedene Tempos, Formate und Präsentationsstile machen die Diskussion so effektiv wie möglich. Mit der Teilnahme von zwei Kontrahenten an dem Treffen, die aufgehört haben, auf die anderen im Streitfall zu achten, ist es möglich, das Bild des Treffens zu ändern und beispielsweise ein Treffen zweier Kontrahenten zu organisieren.

Regel Nummer 5. Kürze und Kapazität der Reden. Führungsreden sollten kurz und voller Informationen sein. Sie sollten das Problem äußern, Ihren Standpunkt darlegen und aufhören. Auf keinen Fall sollten Sie den Redner unterbrechen. Auch wenn seine Meinung mit Ihrer völlig unvereinbar ist, lassen Sie ihn seine Rede beenden und verteidigen Sie erst danach seine Position. Dies ist nicht nur ein Element der Höflichkeit, sondern eine Betonung der Priorität der eigenen Meinung.

Regel Nummer 6. Jede Präsentation hat eine kurze Zusammenfassung. Das Schreiben des Themas des Treffens und kurze Postulate jedes Berichts auf der Tafel werden für alle Teilnehmer sichtbar sein. Das hilft, nicht vom Thema abzuweichen und nur zu diskutieren drängende Probleme.

Regel Nummer 7. Jeder Teilnehmer hat seinen eigenen Platz. Um Konflikte zu vermeiden, Menschen, die haben gegensätzliche Ansichten zu den diskutierten Themen, sollten sich nicht gegenüberstehen. Es ist besser, sie unauffällig nebeneinander zu pflanzen, ohne sich darauf zu konzentrieren.

Regel Nummer 8. Erstellung eines Aktionsplans. Es ist wichtig, den Mitarbeitern zu zeigen, dass die während des Planungstreffens geäußerten Meinungen für das gesamte Team wichtig sind. Basierend auf gemeinsamen Entscheidungen wird ein klarer Aktionsplan erstellt, an den sich alle halten müssen, einschließlich der Führungskräfte des Unternehmens.

Regel Nummer 9. Einschränkung der Beteiligung von Führungskräften. Der Leiter muss nicht an allen Sitzungen teilnehmen, nur an denen, wo seine Anwesenheit wirklich notwendig ist. Gleichzeitig muss er genau wissen, warum er zur Veranstaltung geht, was er den Mitarbeitern mitteilen und welche Informationen er erhalten soll. Zu den Planungstreffen werden nur die an der Problemlösung Beteiligten eingeladen, da eine große Teilnehmerzahl den Diskussionsprozess erheblich erschwert.

Was getan werden kann, um die Effektivität von Planungstreffen zu verbessern

Die Planung der Besprechungszeit ist nur dem Wichtigsten gewidmet. Informationen, die sich auf die Hauptarbeit von Spezialisten mit Kunden beziehen, können ohne persönliche Interaktion erfolgen.

Neben allgemeinen Planungssitzungen müssen Sitzungen der Verwaltung, Sitzungen des Leiters des Unternehmens ohne Beteiligung der Mitarbeiter nur vom Managementteam abgehalten werden.

Die Arbeit des Teams muss anhand vorgefasster klarer Indikatoren gemessen werden. Dies ist die Anzahl der Besprechungen, Anrufe, Rechnungen oder getätigten Verkäufe, die ein Spezialist in einer bestimmten Zeit abschließen muss. Sie müssen auch wissen, wie genau es ausgewertet wird. Wenn der Anruf beispielsweise erfolgreich ist, beinhaltet dies die Vereinbarung eines Treffens, die Ermittlung des Bedarfs, die Aktualisierung von Daten usw.

Um die Wirksamkeit der Transaktion zu kontrollieren, werden Tools eingeführt, um ihren Fortschritt zu verfolgen. Die wichtigsten Punkte in der Zusammenarbeit mit dem Kunden stehen fest - vom ersten Anruf bis zum Geldeingang auf dem Girokonto. Es werden klare Parameter für den Übergang zwischen den Transaktionsstufen festgelegt. Auch auf Fortschritte in der Kundenbeziehung sollten Sie achten.

Der Schlüssel zur Steigerung der Rentabilität liegt in der Kontrolle der Dynamik von Veränderungen Kundenstamm. Quantitative Analyse Neu angekommene Verbraucher, verlorene und zurückgekehrte Kunden helfen, rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen und riskante Situationen zu vermeiden.

Expertenmeinung

Kommen die Mitarbeiter routinemäßig zu den Planungsmeetings? Es gibt eine Lösung!

Valery Metelitsa,

CEO von Lindner, Moskau

Bei uns beginnt der Montagmorgen mit einer anderthalbstündigen Besprechung. Wir hören Expertenberichte über die geleistete Arbeit der Woche, ich lege Aufgaben und Pläne für die laufende Woche fest und bespreche gemeinsam den Fortschritt von Projekten. Im Laufe der Zeit hat die Aktivität der Mitarbeiter bei Planungssitzungen abgenommen. Die Leute fingen an, solche Treffen als etwas Unwichtiges wahrzunehmen, sie sind schläfrig, es gibt keine emotionale Rückkehr, sie können sogar zu spät kommen. Und ich hatte eine Idee, deren Zweck darin besteht, ein Routineereignis zu diversifizieren, um ein Element der Neuheit darin einzuführen.

Dazu bereite ich im Vorfeld kurze, aber sehr spannende Vorträge zu unterschiedlichen Themen vor: eine positive Einstellung in der Psychologie, ungewöhnliche Geschichten aus dem Leben prominenter Persönlichkeiten, Selbstverwirklichung und Selbstverbesserung, unrealistische wissenschaftliche Errungenschaften usw. Ich nehme einige Geschichten aus Büchern, Fakten aus dem Internet, etwas aus Zeitschriften. Ich spreche, ich lese, ich zitiere. Manchmal benutze ich ein Flipchart – ich poste Informationen, dann kommentiere ich. Das Wichtigste ist, dass die Informationen ausnahmslos für alle interessant sind.

Mein Blog auf der Infonsuccess.ru-Ressource zum Thema Erfolg hilft mir auch. Dort teste ich Themen, analysiere die Bewertungen von Freunden, Abonnenten, Geschäftspartnern. Geschichten helfen mir, Untergebene positiv zu beeinflussen, Erfolgsbeispiele inspirieren und wecken immer den Wunsch nach Selbstverbesserung.

Um ehrlich zu sein, nahm das Personal anfangs alles sehr misstrauisch wahr. Die Blicke und das Geflüster verrieten alles. Aber jetzt haben die „Morgenlesungen“ fast alle in ihren Bann gezogen. Zu Beginn der Planungssitzung können auch ungebetene Experten kommen. Zum Beispiel sehe ich im ersten Teil des Planungstreffens, das dem Lesen gewidmet ist, immer die Sekretärin und den Hauptbuchhalter. Fazit: Die morgendlichen Planungsbesprechungen sind für die Mitarbeiter sehr beliebt und interessant geworden. Die Verspätung hat aufgehört, die Menschen sind aktiv, interessieren sich im Voraus für das nächste Thema und warten auf etwas Positives. Auch die Produktivität von Meetings hat zugenommen. Das trockene Format der Meetings wurde mit einem treibenden und positiven Element verwässert. Die Lesungen haben zu Diskussionen geführt, Kollegen sind offener in ihren Gesprächen mit mir und untereinander. Viele bieten ihre Beispiele und Themen an. Ich schlug dem Verkaufsleiter vor, Informationen über Fitness für das Gehirn aufzubereiten.

Geschäftsplan für einen Schönheitssalon für ein Arbeitsamt

Wir empfehlen die Lektüre allen, die Planungsmeetings, Fünf-Minuten-Meetings und andere Meetings organisieren müssen. Viele machen es, aber wenige machen es gut. Der Artikel beschreibt die Phasen der Vorbereitung eines Meetings, seine Struktur, die Bewertung der Effektivität und die Festlegung der Ergebnisse - alles, was Sie wissen müssen, um ein wirklich nützliches Meeting durchzuführen.

Autor über sich

Jewgeni Korjakowzewa. Berater, selbstständiger Business Coach. Sie arbeitet seit mehr als zehn Jahren mit dem Handelsformat, war als externe Beraterin in einer Beratungsagentur tätig und leitete als interne Trainerin in Handelsketten den B2B-Vertrieb.

Erfahrung in der Durchführung von Seminaren, Schulungen, Vorträgen (mehr als 400 Projekte). Kenntnisse moderner Methoden der Führung, Schulung und Beurteilung von Personal im Einzelhandel; Formation komplexe Projekte Entlang dieser Linien. Erfahrung in der Beschreibung von Geschäftsprozessen, Aufbau von Trainingssystemen, Entwicklung von Personalmotivationssystemen und Projektmanagement.

Wir alle nehmen an Meetings teil. Und jemand muss sie sogar vorbereiten und durchführen. Oder Segelflugzeuge. Oder Gruppendiskussionen. Geben Sie es zu, viele von uns mögen solche „Schwätzer“ extrem nicht.

Wieso den? Denn die Einstellung ist jedem unserer Leute ins Blut gegangen: Ein Treffen ist, wenn man lange redet, offiziell und langweilig, aber danach passiert sowieso nichts. Ist das nicht Zeitverschwendung?

Dieses wunderbare Format

Besprechungen in Unternehmen werden oft unerwartet geplant und von Fall zu Fall durchgeführt. Außerdem sind sie nicht richtig vorbereitet und die Führungskräfte wissen nicht, wie sie die Diskussion organisieren sollen. Daher nehmen viele Teilnehmer die Informationen falsch wahr (nicht gehört, nicht verstanden, vergessen) - die notwendigen Entscheidungen werden nicht getroffen (aufgeschoben und hängen) und wenn sie genehmigt werden, werden sie oft nicht umgesetzt. So richtig?

Es ist eine Schande für mich für dieses wunderbare Arbeitsformat. Deshalb werden wir im heutigen Artikel diskutieren, warum es gut ist, was Gruppendiskussionen unverzichtbar macht und wie man sie effektiv führt.

Zunächst einmal, wozu brauchen wir das alles? Warum viele beschäftigte Leute zusammenbringen, sie von der Arbeit wegreißen?

Ein Qualitätsmeeting ermöglicht es Ihnen, die Schlüsselmechanismen zu nutzen, die die Produktivität steigern, was mehr...

Das Prinzip der Synergie. Der Synergieeffekt ist Psychologen schon lange bekannt. Erinnern? — Die Effizienz des Ganzen ist höher als die Gesamteffizienz seiner einzelnen Teile. Oder noch einfacher: Ein Kopf ist gut, zwei sind besser. Und das ist die Wahrheit. Gemeinsam können wir mehr Ideen generieren, viele Problemlösungen finden und aus dieser Vielfalt die optimale auswählen. Im Gruppendiskussionsmodus beginnen die Menschen als Ganzes zu arbeiten und ergänzen sich gegenseitig. Auch Effizienz multipliziert sich – check. Wenn Sie also eine Reihe von betrieblichen Problemen lösen müssen, dann sollte eine Qualitätsdiskussion, diese riesige Ressource, nicht vernachlässigt werden.

Das Einheitsprinzip. Ein Team, also Menschen, die das gleiche Ziel sehen, einander vertrauen und wissen, wie man zusammenarbeitet, ist effektiver als eine Person. Sind Sie einverstanden? Wie werden Ihre Mitarbeiter zu einem Team? Plötzlich? Allein? Vielleicht sofort hochwirksam? Und wofür? Der Schlüssel zur Teambildung liegt darin, sich gemeinsam, aktiv und organisiert dem Ziel zu nähern. Und all diese Bedingungen leben im Meeting-Modus. Meetings und Planungsmeetings sind ein wirksames Instrument für Rallyes, zum Aufbau von Respekt für Kollegen und den Anführer und ein hervorragendes Trainingsinstrument. Wenn es Ihnen also wichtig ist, dass Mitarbeiter harmonisch zusammenarbeiten und nicht nur in einer Abteilung oder Firma auftreten, führen Sie wöchentliche Meetings mit hoher Qualität durch.

Prinzip verstehen. Viele Menschen haben Angst vor dem Unbekannten. Normale Person- freiwillig oder unfreiwillig, bewusst oder unbewusst - widersetzt sich dem Unbegreiflichen und Unbekannten, und das ist absolut natürlich. Was aber, wenn die Ziele des Unternehmens, seine Leistungskennzahlen, Aufgaben für den nächsten Monat etc. plötzlich in die Kategorie unverständlich fallen? Was fühlt eine Person, wenn sie verlangt, ein Loch zu graben, aber nicht sagt, warum, wie tief und wo? Natürlich Widerstand und Demotivation.

Meetings sind eine Plattform, um den „Parteikurs“ zu erklären, seine Klarheit zu erhöhen, die Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu erhöhen und somit ein Instrument, um ihre Widerstände gegenüber Unsicherheiten zu reduzieren. Wenn Sie Änderungen implementieren, führen Sie sie daher durch eine Reihe von Planungssitzungen und Besprechungen.

Eine erfahrene Führungskraft weiß, dass Meetings eine Organisation schaffen. Mit ihrer Hilfe können Sie die Kommunikation im Unternehmen aufrechterhalten und Entscheidungen umsetzen, das Zielverständnis der Mitarbeiter überprüfen und Barrieren zwischen den Abteilungen abbauen. Wenn Sie keine Meetings abhalten, werden Gerüchte und Spekulationen in Ihrer Organisation geboren. Ein Problem, das in Zukunft zu Uneinigkeit und Verunsicherung der Mitarbeiter führt und hier nicht weit vom Kontrollverlust entfernt ist.

Gut geführte Meetings können Wunder bewirken. Das Schlüsselwort hier ist gut. Was ist bei der Durchführung von Meetings zu beachten?

Prinzipien für effektive Meetings

Einhaltung von Aufgaben

Es gibt mehrere Meeting-Formate: Meeting, Brainstorming; Segelflugzeug, fünf Minuten. Jedes Format enthält Hinweise zur Verwendung und Methodik. Entscheiden Sie sich, Menschen zu versammeln, und bewerten Sie nüchtern Ihre Ziele und Zielsetzungen. Was wünschen Sie sich von diesem Format? Die Menschen müssen eine Lösung finden? Dann geht es ans Brainstorming – ihr seid alle gleichberechtigt und berücksichtigt alle Ideen. Möchten Sie Aufgaben stellen? Dann ist das ein Planungsmeeting mit Protokoll und Agenda... Das Format wird durch die Eckpunkte bestimmt: die Rolle des Meetingleiters, der Kommunikationsstil im Meeting, das Ergebnis des Meetings.

Formatbeispiele:

Treffen. Das Ziel ist, Ideen zu generieren, Optionen zu bewerten, Lösungen zu finden. Das heißt, das Team arbeitet im Kreativmodus. Die Apotheose dieses Formats ist Brainstorming. Voraussetzung ist die Möglichkeit, eine Idee/Meinung zu äußern, also eine Kultur der freien Kommunikation bei einem Meeting. Die Menschen sollten sich frei fühlen, ihre Gedanken zu äußern, dies sollte ermutigt werden. Daher sollte es keine harsche nicht-konstruktive Kritik geben.

Planerka. Ziel ist es, den Ist-Zustand des Prozesses zu analysieren und neue Aufgaben zu identifizieren. Dieses Format kommt der mündlichen Berichterstattung über bestimmte Indikatoren näher, daher ist das Vorhandensein derselben Indikatoren dafür obligatorisch. Das Planungsmeeting findet immer dienstlich nach Tagesordnung statt.

Fünf Minuten. Das Ziel ist, Prioritäten zu setzen, eine Arbeitsstimmung zu bilden. Es werden keine fünfminütigen Sitzungen abgehalten, um globale Probleme zu lösen und die Fragen „Wer ist schuld?“ zu beantworten. und was machen?" Dies ist ein Erinnerungsformat. Die wichtigsten Anforderungen sind positiv und kurzfristig. Denken Sie daran, dass morgendliche Meetings die Rolle eines Stimulans, Aktivators und Motivators spielen. Ihre Dauer beträgt 5 bis 15 Minuten - nicht länger!

Konkretheit

Sind die Aufgaben selbst definiert? Schreiben Sie vor dem Meeting die Tagesordnung klar auf und bereiten Sie die benötigten Materialien vor. Schicke die Agenda vorab (spätestens drei Stunden vor Beginn, am besten am Vortag) an alle Teilnehmer, damit auch sie sich vorbereiten können. Auf diese Weise können Sie sich nicht in Aufgaben verlieren, sich an die Linie des Meetings halten und die zugewiesene Zeit einhalten.

Kürze

Jedes Treffen sollte in ein Minimum passen mögliche Zeit. Ideal sind 30 Minuten, maximal eine Stunde. Es ist sehr schlimm, wenn man den fünften Punkt mehrere Stunden prominieren muss. Wieso den? Willkürliche menschliche Aufmerksamkeit neigt dazu, sich mit der Zeit aufzulösen, und zwar innerhalb von 30-40 Minuten. Bei einem monotonen Prozess wird das Geschehen nach 20-30 Minuten nicht mehr wahrgenommen. Und mit abnehmender Aufmerksamkeit funktioniert das Gedächtnis einer Person viel schlechter ... Das sagt uns: Nach 3 Stunden eines Meetings werden die Menschen sehr ineffizient sein.

Zeitliche Koordinierung

Eine Voraussetzung für ein effektives Meeting sind strenge Zeitvorgaben oder Vorschriften. Legen Sie eine Start- und Endzeit für das Meeting fest. Beginnen Sie zur festgelegten Zeit, unabhängig davon, ob alle vorgefahren sind – dies wird die Leute lehren, nicht zu spät zu kommen. Setzen Sie eine EHRLICHE Frist rechtzeitig (z. B. anderthalb Stunden) und 10 Minuten vor Ablauf der Frist – fertig, unabhängig vom Ergebnis. Stellen Sie für jeden Redner einen Fünf-Minuten-Timer ein, das wird den Leuten beibringen, auf den Punkt zu sprechen. Stoppen Sie Gespräche abseits des Themas beim Meeting, bringen Sie die Leute zurück zum Thema. Haben Sie eine klare Tagesordnung für das Meeting. Es sollte vor allen Teilnehmern sein.

Angemessenheit der Teilnehmer

An der Versammlung sollten nur diejenigen Mitarbeiter teilnehmen, die von der Tagesordnung betroffen sind. Laden Sie NIEMALS Leute zu einem Trailer-Meeting ein, sitzen Sie einfach. Befolgen Sie das Prinzip der Optimalität: Es sollten weniger Teilnehmer sein, aber der Grad ihres Einflusses auf die Frage ist höher.

Rederecht

Kennen Sie Meetings, in denen Mitarbeiter nur auf Nachfrage sprechen und der Führungskraft sozial erwünschte Antworten wie „Ja, natürlich machen wir“ geben? Warum passiert dies? Weil die Menschen es gewohnt sind, für Meinungsäußerungen, insbesondere für Zweifel, „auf den Kopf“ zu kommen. Wenn der Manager fragt, ob das Problem gelöst werden kann, der Mitarbeiter Zweifel zeigt und der Manager ihn als Antwort zum Schweigen bringt - was lernen dann die anderen? Sei still und werde nicht wütend. Und was brauchen wir von ihnen? Intelligenz und Analyse. Inkompatible Dinge, richtig? Daher müssen die Mitarbeiter während des Meetings wie zu keiner anderen Zeit das Recht haben, sich zu äußern, Meinungen, Ideen, Zweifel und Fragen zu äußern. Außerdem gilt es zu lernen, wie man auf die Fragen der Mitarbeiter antwortet: kurz, auf den Punkt, ohne unnötiges und langes Gejammer über den harten Büroalltag.

Konsolidierung der Ergebnisse

Jedes Meeting, und besonders eines, bei dem Sie sich Ziele setzen, sollte ein schriftliches Ergebnis haben. Ich ermutige Sie, eine elektronische Aufzeichnung des Treffens zu führen. Zum Beispiel in dieser Form:

Nach der Sitzung wird ein Protokoll an alle Teilnehmer versandt. Es ist das Protokoll des Meetings, das zu einem Kontrollinstrument wird, das es Ihnen ermöglicht, nichts zu verpassen, keine einzige Aufgabe zu vergessen. Und die Übertragung des Protokolls an ein elektronisches System (z. B. 1C oder Lotus) ermöglicht die Integration in das Aufgabenstellungssystem. Und vor allem sollten Sie unbedingt nach den Aufgaben fragen, die beim letzten Meeting gestellt wurden. Es ist der zyklische Modus von Meetings "Analyse → Aufgaben → Kontrolle → Analyse", der es Ihnen ermöglicht, das Meeting aus dem Leerlauf-Gesprächsmodus in das Arbeitsformat zu übertragen.

Geplantes Treffen

Alles, was in einen geplanten Modus überführt werden kann, muss übertragen werden. Die einzige Möglichkeit, sich an Kontrollverfahren zu gewöhnen, besteht darin, ihnen einen planmäßigen Kurs zu geben. Idealerweise sollten alle Mitarbeiter wissen, wann sie nach dieser oder jener Angelegenheit gefragt werden, also wann sie sich melden müssen – um Zeit zu haben, Daten zu sammeln und einen aussagekräftigen Bericht zu erstellen. Außerplanmäßige Sitzungen sind nur für dringende und wichtige Angelegenheiten angebracht, und der Anteil solcher unangekündigten Sitzungen sollte gering sein. Sonst hat der Mitarbeiter einfach keine Zeit sich vorzubereiten (d.h. man hört „Ich weiß nicht“), manchmal kann er gar nicht anwesend sein (zwei kommen statt acht, der Rest ist „in der Felder“), er ist von der Arbeit abgelenkt (und Hochleistung erfordert Konzentration) usw.

Um die Effektivität Ihrer Meetings zu bewerten, machen Sie den Test:

Hast du das?	Ja Nein
Sitzungen finden unregelmäßig statt.
Besprechungen werden plötzlich angesetzt (unerwartet, wie eine dringende TASS-Ankündigung).
Thema nicht festgelegt. Es gibt keine Regelung. Die Teilnehmer wissen im Voraus nicht, was bei dem Treffen passieren wird. Der Anführer selbst weiß nicht genau, was er will.
Duplizieren der Tagesordnung bei verschiedenen Meetings. Auf bekannten Informationen kauen...
Der Anführer weiß, was er sagen will, hat aber nicht darüber nachgedacht, wie er es effektiver machen kann. Dadurch werden Informationen verzerrt, es entstehen Missverständnisse, unnötige Streitigkeiten, Entscheidungen werden schlecht oder gar nicht ausgeführt...
Das Treffen ist nicht abgeschlossen.
Der Manager verschiebt Meetings oft, beginnt zur falschen Zeit und hält sich nicht an die Regeln.
Die Teilnehmer passen nicht in die Regeln. Als Option: sie lassen sich ablenken, halten sich nicht an das Timing, springen von Thema zu Thema, unterbrechen sich gegenseitig.
Der Gastgeber spricht, spricht ... Die Teilnehmer langweilen sich, denken über sich nach, reden.
Der Leiter ist der erste, der seine Meinung zu dem diskutierten Thema äußert. Mitarbeiter verstehen, dass ihre Meinung nicht mehr wichtig ist.
Der Anführer sagt nicht seine Meinung. Reagiert nicht auf Nummern. Analysiert keine Fakten. Die Sitzung wird träge und farblos. Sinn und Zweck verloren. Keine Lösungen, keine Anreize - verschwendete Zeit.
Diskussionen über heiße Themen (Gehalt, Bußgelder usw.) werden zu einem „Basar“.
Bei der Versammlung findet eine „öffentliche Hinrichtung“ statt.
Der Mitarbeiter sollte bei der Besprechung über ein Problem sprechen. Sie haben ihn dazu angewiesen, aber nicht überprüft, wie er die Aufgabe verstanden hat und was er sagen wollte. Und so spricht er, und du wirst krank.
Entscheidungen getroffen werden nicht kontrolliert, nicht geprüft, nicht umgesetzt.
Der Leiter analysiert seine Fehler im Meeting nicht.

Haben Sie mehr als 3 „Ja“? Lassen Sie uns optimieren!

Phasen der Vorbereitung und Durchführung eines effektiven Meetings

Definieren Sie die Ziele und Zielsetzungen des Meetings. Welche Probleme müssen angegangen werden? Welche Informationen zu verfolgen? Welche Schlussfolgerungen ziehen? Wie strukturiert man Aufgaben am besten?

Bestimmen Sie das Format des Meetings basierend auf den Aufgaben. Wählen Sie Teilnehmer und Besprechungszeit aus. Das Meeting MUSS einen Vorsitzenden/Moderator haben, der die Regeln im Auge behält. Diese Person sollte weniger Verantwortung für die Lösung des Problems haben, um das es in dem Meeting geht. Dann ist er weniger auf Emotionen fixiert (als beispielsweise der Initiator des Treffens) und setzt sich nicht freiwillig oder unfreiwillig für Entscheidungen ein, die diesem zugute kommen. Und das Rederecht wird allen Anwesenden ehrlich eingeräumt.

Bestimmen Sie die Struktur des Meetings. Das Treffen sollte eine klare Struktur haben und jeweils genau in der von ihm vorgesehenen Reihenfolge stattfinden.

Typische Hobelstruktur:

• Eröffnungsrede / Aufwärmen.

  Ziele. Vorschriften. Format.

  Allgemeine Probleme.

  Allgemeine Ergebnisse der Arbeit. Erfüllung der übertragenen Aufgaben.

  Private Ergebnisse / Berichte der Teilnehmer.

  Analyse der Ergebnisse. Ziele setzen. Zusammenfassend.

Typische Meetingstruktur:

Benennung des Problems, Ziele. Die Wichtigkeit des Themas. Pläne.

Ziele. Vorschriften. Format.

Diskussion. Analyse.

Analyse der Ergebnisse. Ziele setzen.

Zusammenfassend.

Typische Brainstorming- oder Diskussionsstruktur:

Einführungsvortrag / Ziele der Tagung / Reglement.

Das Problem und warum es wichtig ist.

Generierung ALLER Lösungen.

Diskutieren Sie die Vor- und Nachteile jeder Option.

Wahl der Lösung. Darauf aufbauend Aufgabenstellung für die Teilnehmer.

Erstellung des Sitzungsprotokolls.

Definieren Sie eine Vorschrift. Denken Sie bei der Entwicklung des Reglements daran, dass es sowohl für den Leiter als auch für die Teilnehmer bequem sein sollte. Standard: 3-7 Minuten für eine Präsentation zum Thema Zielsetzung; 5-7 Minuten für die Debatte. Es ist sinnvoll, Pausen von 10 bis 15 Minuten pro 45 bis 60 Minuten aktiver Arbeit vorzusehen. Generell besteht bei Meetings von mehr als einer Stunde die Gefahr, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu verlieren. Solche Treffen können unwirksam sein.

Legen Sie die Reihenfolge der zu behandelnden Themen fest. Die reglementarischen Sachverhalte werden durch jene Eckpunkte bestimmt, von denen das Gesamtergebnis und die Qualität der Unternehmensarbeit abhängen (z. B. Kundenfeedback, Reaktion auf Werbung, Informationen zu neuen Produkten etc.).

Teilen Sie alle Fragen in drei Gruppen ein.

1. Regelmäßige Fragen - nach den Regeln. Versuchen Sie, sich schnell mit regelmäßigen Fragen zu befassen. Am Anfang kann ihre Diskussion die ganze Zeit dauern. Dann werden sie um aktuelle Fragen ergänzt – die Menschen werden selbst aktiv. Aber Ihre Priorität, die die Geschwindigkeit des Voranschreitens bestimmt, sind Entwicklungsfragen. Verbringen Sie bis zu 50 % Ihrer Besprechungszeit damit.

   Aktuelle Fragen - laut Besprechungsplan: Aufgekommene Ideen, Probleme, was die Arbeit behindert und wie man sie optimieren kann. Insgesamt können Sie nicht mehr als 5 Fragen ausmachen. Beginnen Sie immer mit dem Wichtigsten. Es ist besser, mit einer wichtigen Frage zu enden, als Dutzende ungelöst zu lassen.

   Entwicklungsprobleme - gemäß dem Entwicklungsplan.

Bereiten Sie die erforderlichen Dokumente und Formulare vor. Um die Themen effektiv zu bearbeiten, ist es äußerst wichtig, das Material für die Sitzungen richtig vorzubereiten und es allen im Voraus zuzusenden. Bei der Sitzung selbst ist ein Sitzungsprotokoll zu führen, in dem alle gefassten Beschlüsse festgehalten werden.

Bestimmen Sie den Zeitpunkt des Treffens. Wenn sich die Mitarbeiter in der Disziplin nicht unterscheiden, kommen sie oft zu spät, ich empfehle wöchentliche Besprechungen am Morgen, gleich zu Beginn des Arbeitstages - ein pünktliches Erscheinen zur Arbeit ist garantiert. Die bösartigsten „Nachzügler“ werden in wenigen Tagen umerzogen. Geben Sie immer die Endzeit des Meetings an. Versuchen Sie, etwas früher fertig zu werden - es wird angenehme Überraschung für Teilnehmer. In jedem Fall sollte nach der Diskussion geplanter Themen noch etwas Zeit verbleiben. Dann haben Mitarbeiter Gelegenheit, Anlass und Ansporn, ihre Fragen zu stellen – also aktiv zu werden und mitzudenken. Und was könnte für eine Führungskraft besser sein als ein aktiver und intelligenter Mitarbeiter!

Stellen Sie sicher, dass das Treffen notwendig ist.

Beantworten Sie sich folgende Fragen:

1. Gibt es Fragen für die Sitzung? Ist es das, worüber wir heute reden müssen?

   Entspricht die Präsentationsform des Materials Zweck, Zielgruppe, Inhalt?

   Was soll nach dem Meeting passieren / in den Köpfen der Mitarbeiter bleiben?

   Ist es möglich, das Meeting zu überspringen und das gleiche Ergebnis zu erzielen?

Wenn Sie die Fragen 1, 2 mit „Ja“ und Frage 4 mit „Nein“ beantwortet haben, können Sie gerne ein Treffen abhalten!

Der Abteilungsleiter ist ein vielbeschäftigter Mensch. Indikatoren, Vorschriften, komplexe Probleme lösen, alles und jeden organisieren, um sich dem Ziel zu nähern - alles liegt auf seinen Schultern. Je richtiger das Führungsinstrumentarium gewählt wird, desto effektiver ist die Führungskraft. Lohnt es sich, Zeit für ein solches Tool wie ein Planungsmeeting in einer linearen Division zu verwenden?

Selbst in Unternehmen, in denen Planungstreffen obligatorisch und geregelt sind, gehen Manager oft formell an sie heran - schießen zurück, um zu zeigen, und arbeiten weiter. Planungsmeetings gelten als Zeitverschwendung, die sich Theoretiker ausgedacht haben. Ihr Motto lautet: „Praktizierende müssen arbeiten, nicht beraten.“ Gleichzeitig gibt es in Unternehmen, in denen das Planungsgespräch freiwillig ist und eine Eigeninitiative darstellt, Führungskräfte, die ohne zusätzliche Mahnung Mitarbeiter zu einer bestimmten Uhrzeit versammeln und mit ihnen sprechen.

Warum verschwenden diese „seltsamen“ Führer so „ineffizient“ ihre kostbare Zeit, wenn sie niemand dazu zwingt? Ich musste mich in letzter Zeit intensiv mit diesem Thema befassen. Die Krise hat Top-Manager dazu gezwungen, tiefer in das Geschäft einzutauchen. Die Spielregeln am Markt haben sich geändert, und damit sich das Unternehmen nicht nur über Wasser hält, sondern die Krise auch zur Stärkung seiner Position am Markt nutzt, ist es notwendig, näher an den Kunden zu rücken – sowohl extern als auch intern .

Um schnell auf Veränderungen reagieren zu können und die Kontrolle über die Situation zu erhöhen, habe ich unter anderem begonnen, regelmäßig an Planungsmeetings in den Abteilungen teilzunehmen und verschiedene Führungsstile zu vergleichen. Die Zahlen waren aufschlussreich: Es stellte sich heraus, dass von den 12 einheitlichen Abteilungen, in denen sowohl der Verkauf als auch die Vertragsdurchsetzung durchgeführt werden, die höchsten und stabilsten Indikatoren dort sind, wo wöchentliche Planungssitzungen stattfinden. Und das ist kein Zufall.

Zweck des Treffens

Wenn die Führungskraft auf die Frage nach dem Zweck des Planungsgesprächs antwortet: „Weil es so sein soll“, sollte man es besser gar nicht durchführen. Alle formellen Ereignisse "zur Show" funktionieren nur negativ, sie lehren Sie, nicht für das Ergebnis zu arbeiten, sondern für "den Anschein einer Bewegung zum Ziel hin". Der Name "Plannerka" deutet darauf hin, dass sein Zweck darin besteht, die Bewegung gemäß dem geplanten Plan in Richtung der gesetzten Ziele zu aktualisieren.

Betrachten wir dieses Ereignis aus Sicht des Deming-Zyklus (Plan – Do – Check – Akt), dann ist das Planungsmeeting eine regelmäßige Kontrolle (Check) der Aktivitäten, um Rückschlüsse zu ziehen und ggf. die Bewegung zu korrigieren (Akt). Aber dazu gibt es Statistiken! Lohnt es sich, mehr Leute zu versammeln? Es lohnt sich auf jeden Fall, und die Hauptfunktionen des Planungstreffens helfen uns, dies sicherzustellen.

Die Hauptfunktionen des Planers

1) Informationen. Mitarbeiter haben wenige Möglichkeiten, sich über die Situation im Unternehmen und am Markt zu informieren:

• offiziell veröffentlichte Informationen, die manchmal übersehen oder nicht vollständig verstanden werden;
• Klatsch, oft sehr weit von der Wahrheit entfernt, aber mit großer Freude in Kantinen und Raucherzimmern diskutiert;
• Informationen aus erster Hand, mit Erläuterungen und Hervorhebung wichtiger Punkte, die der Leiter beim Planungstreffen gibt, wobei der Ausarbeitung von Einwänden die gebührende Aufmerksamkeit geschenkt wird und die Wirksamkeit von Mundpropaganda verringert wird.

Und obligatorische Information der Mitarbeiter über die Bewegung der Abteilung auf dem vorgesehenen Weg.

2) Kontrolle. Neben trockenen und kategorischen Zahlen die Fähigkeit, die Atmosphäre im Team zu kontrollieren, die Gründe für Erfolge oder Leistungsrückgänge zu klären. Aufgrund der Ergebnisse des Planungsgesprächs werden häufig Fehler in der Interaktionskette innerhalb der Einheit und im Unternehmen festgestellt, und die Führungskraft ergreift sofort Maßnahmen, um diese zu beheben.

3) Motivierend. Mitarbeiter brauchen Aufmerksamkeit. Erinnern Sie sich an den berühmten Hawthorne-Effekt im Management - die Arbeitsproduktivität steigt dadurch, dass den Aktivitäten der Mitarbeiter Aufmerksamkeit geschenkt wird. Ein Planungsmeeting ist eine der besten Möglichkeiten, Mitarbeiter regelmäßig daran zu erinnern, dass sie wichtig sind und ihrer Arbeit genügend Aufmerksamkeit geschenkt wird.

Einer der Mitarbeiter in der Abteilung hatte einen Durchbruch, einen Durchbruch – ein guter Grund, Leistungen anzuerkennen und gegebenenfalls den Wettbewerbsgeist in der Abteilung zu unterstützen. Und doch müssen Sie neben Zahlen auch die Augen Ihrer Mitarbeiter sehen. Führungskräfte müssen ihren Mitarbeitern genau zuhören. Das Verhalten des Mitarbeiters hat sich geändert, die Sicherung ist verschwunden – ein Grund für die Führungskraft, ein individuelles Gespräch in den Wochenplan aufzunehmen.

4) Pädagogisch. In dieser Funktion ist das Planungsgespräch ein unverzichtbares Instrument, um der Führungskraft die schwierige Führungsarbeit zu erleichtern. Unter der Woche fand ein für alle indikativer Arbeitsfall statt – der Leiter schreibt ihn auf und macht ihn beim Planungstreffen öffentlich. Damit gehört das lästige Wiederholen des Gleichen gegenüber verschiedenen Personen der Vergangenheit an und wir „schärfen“ regelmäßig und bewusst unser Arbeitswerkzeug.

5) Organisatorisch. Es ist eine gute Praxis, Vertreter verwandter Abteilungen zu Besprechungen einzuladen, insbesondere in Momenten der Innovation. Die Möglichkeit, Interaktion herzustellen oder anzupassen, Konflikte zu beseitigen, Erfahrungen auszutauschen.

6) Disziplinierung. Beim Motivation, als Management-Tool, hat einen sehr großen Nachteil: Seine Wirkung ist kurzlebig. Nur wenige Menschen sind in der Lage, sich selbst zu motivieren, und Menschen mit dieser Fähigkeit werden am häufigsten zu Führungskräften.

Disziplin, regelmäßige Rituale und Regeln, zu denen auch das Planungsgespräch gehört, sollen zur Motivation der Mitarbeiter beitragen. Planerka ist ein Ereignis. Die Mitarbeiter gewöhnen sich daran, dass sie nicht nur Zahlen berichten müssen, sondern auch die Bereitschaft, ihre Kennzahlen zu rechtfertigen. Für das Planungsgespräch werden Fragen vorbereitet, Mitarbeiter sammeln und Fälle an den Leiter weiterleiten, die ihrer Meinung nach der gesamten Abteilung gezeigt werden sollten. Wie ein Familienessen am Freitag wird das Planungsmeeting zu einer gewohnheitsmäßigen Disziplinarmaßnahme nach Vorschrift, wenn alle ihr Geschäft verschieben müssen, am Arbeitsplatz unbedingt anwesend sein müssen, sich endlich gegenüberstehen. Dies ist besonders wichtig.

Wie oft Meetings abhalten

Ich glaube, dass die täglichen Teambriefings nur für Neueinsteiger geeignet sind, die einen Mentoring-Führungsstil brauchen und bei jedem Schritt unterstützt werden. Für ein etabliertes Team sollten Planungsbesprechungen wöchentlich stattfinden. Die Hauptsache ist, dass sie am selben Tag zur selben Zeit abgehalten werden und in Dauer und Reihenfolge der Maßnahmen ungefähr übereinstimmen sollten, wodurch die Disziplinierungsfunktion aufrechterhalten werden kann.

Ein Beispiel für ein mögliches Planungsszenario:

• Der Leiter macht eine Informationsnachricht, nach den Ergebnissen können die Mitarbeiter klärende Fragen stellen.
• Der Manager gibt geplante Indikatoren bekannt und stellt den Mitarbeitern Fragen dazu. Vereinbart bei Bedarf individuelle Termine.
• Der Leiter spricht über eine Fallstudie der Woche oder stellt einen eingeladenen Mitarbeiter vor.
• Die Führungskraft klärt ab, ob es dringende Arbeitsangelegenheiten gibt, die für die gesamte Abteilung wichtig sind und im Planungsgespräch besprochen werden müssen. Bewertet Probleme, entscheidet, was sofort besprochen werden soll, was eine verzögerte Entscheidung erfordert.
• Der Leiter spricht über Pläne für die aktuelle Woche - wichtige Ereignisse, Meetings und schließt das Planungsmeeting ab.

Zeit kostet

Wir verbringen lange Zeit damit - das ist der Hauptgrund, warum Führungskräfte sich weigern, Planungstreffen abzuhalten. Es führt zu einer vollständigen Ablehnung dieses Werkzeugs oder es läuft alles auf einen kurzen Monolog des Leiters ohne Rückmeldung von Untergebenen hinaus. Lediglich informatorische und leicht disziplinierende Funktionen bleiben erhalten.

Das ist eigentlich ein Problem: „Menschlich“ zu führen ist einfacher als mit einer Gruppe zu arbeiten. Die Gruppendynamik zu managen ist die Kunst, ein guter Anführer zu sein. Sein Ziel ist es, kurz und übersichtlich ein Planungsmeeting abzuhalten und gleichzeitig Feedback von den Mitarbeitern einzuholen, das gegebenenfalls hilft, die Bewegung zu korrigieren. Die optimale Dauer beträgt bis zu 20-45 Minuten. Es ist diese Zeit von Kindheit an, die uns als Zeit der Konzentration angelegt ist.

Die Stärke eines Anführers ist, dass er die Regeln festlegt. Damit sich das Planungsgespräch nicht in die Länge zieht, ist es notwendig, mit den Mitarbeitern einen „Vertrag für das Planungsgespräch“ abzuschließen. Zum Beispiel:

• Wir diskutieren nur allgemeine Fragen, wir nehmen spezifische für eine individuelle Entscheidung heraus.
• Wir sind kurz und bündig.
• Wir lassen uns nicht von Arbeitsproblemen ablenken, wir versetzen die Telefone in den Vibrationsmodus.
• Indem wir ein Problem benennen, bieten wir eine Lösung an.
• Nicht arbeitsbezogene Themen werden außerhalb der Arbeitszeit besprochen.

Das Regelwerk kann je nach Situation variieren. Die Hauptsache ist, dass der Leiter die Vorschriften verwaltet und sich nicht selbst mit den Problemen befasst. Der Zweck des Planungstreffens besteht darin, die Entscheidung zu treffen, und die Entscheidung kann später getroffen werden, indem alle Details sorgfältig abgewogen und studiert werden, während die Abteilung arbeitet. Die Hauptsache ist, den Mitarbeitern zu zeigen, dass die genannten Probleme gelöst werden. Manchmal gibt es Situationen, in denen das Planungsmeeting über die vorgesehene Zeit hinausgeht, die Intensität im Team ist deutlich sichtbar. Dann müssen Sie ein zusätzliches Treffen vereinbaren, oft außerhalb der Geschäftszeiten. Das ist die Fähigkeit einer Führungskraft – ein Aufheizen der Situation zu verhindern, Marker zu identifizieren, die negative Aspekte im Team aufzeigen.

Natürlich wird es Zeit brauchen, das Planungstool in der Abteilung zu implementieren. Manchmal müssen Sie mehr als eine Veranstaltung durchführen, bevor das Tool wirklich wirksam wird. Wenn eine Führungskraft offen für Feedback ist, wird sie überrascht sein, viele unausgesprochene Dinge zu hören, die Mitarbeiter schon lange sagen wollten, aber nie eine Chance hatten. Und dann fragte er! Sie müssen über die Rollen Ihrer Untergebenen und ihren Einsatz in der Gruppendynamik nachdenken, mit Einwänden arbeiten und auf höchster Ebene argumentieren. Viele Führungskräfte gehen nicht genau diesen Weg des Werdens und gehen ins individuelle Management, das viel arbeitsintensiver und weniger effektiv ist, wenn es nur zwei Schritte zum Erfolg gibt.

Führungskräfte, die dieses Tool gut beherrschen, setzen es in ihren Abteilungen mit großem Erfolg ein, weil sie seine Wirksamkeit evaluieren konnten. Das Planungsmeeting ist kein Relikt der Vergangenheit und keine Formalität, sondern eines der modernsten und effektivsten Werkzeuge, das bei der Lösung der schwierigsten Aufgabe hilft - der Erreichung der Ziele der Einheit. Und genau aus diesen Zielen formt sich der Erfolg des gesamten Unternehmens.