Dobrý deň, milí čitatelia a odberatelia blogu Andrey Noak! Dnes vám poviem, ako usporiadať plánovacie stretnutie.

Na riadenie akéhokoľvek tímu musí vedúci viesť svojich podriadených. Efektívne riadenie tímu by sa malo vykonávať rýchlo, včas a efektívne.

Vedúci musí včas sledovať prácu určitých ľudí a v prípade potreby usmerňovať ich prácu. Veľmi vhodné je na to využiť plánovaciu poradu, kde sa práca plánuje na krátky čas, najčastejšie je to jeden pracovný deň alebo jedna zmena.

Na plánovacom stretnutí má vedúci niekoľko úloh:

1. Monitorujte a pýtajte sa podriadených na plnenie výrobných ukazovateľov.
2. Požiadajte podriadených o vykonanie technologickej disciplíny.
3. Monitorovať implementáciu bezpečnostných opatrení vo výrobe.
4. Skontrolujte priebeh aktuálnych udalostí.
5. Získajte informácie o zásobách surovín a materiálov na výrobu produktov.
6. Získať údaje o výrobe, plnení plánu, dodržiavaní bezpečných pracovných podmienok.
7. Motivujte pracovníkov.

Hlavnou úlohou lídra je sprostredkovať tímu svoju víziu o celom procese práce tímu, ako by mala podľa názoru lídra fungovať jemu zverená stránka. Jeho úlohou je nastaviť a tak, aby bol pracovný proces presne taký, aký potrebuje.

Spôsoby, ako zvýšiť efektivitu plánovania stretnutí

Poďme teda zistiť, čo je potrebné urobiť, aby sme mohli kompetentne uskutočniť plánovacie stretnutie vo výrobe:

• Stojí za to vedieť rozlíšiť medzi plánovacím stretnutím a stretnutím. Plánovacie stretnutie je krátke podujatie, kde sa diskutuje o aktuálnych problémoch, spravidla maximálny čas strávený na plánovacom stretnutí je 15-20 minút. Stretnutie zaberie oveľa viac času a nepreberá ani tak aktuálne problémy, ako skôr budúce.
• V priebehu času a skúseností si každý vodca určí niektoré špecifické referenčné body, pozdĺž ktorých prechádza. Pri niektorých bodoch každé plánovacie stretnutie, pri niektorých menej často. Takže tieto otázky by mali byť pred hlavou na papieri. Plánovacie stretnutie je potrebné viesť podľa vypracovanej šablóny, no v prípade potreby môžete šablónu jednoducho zmeniť.
• Pre efektívne vedenie plánovacích stretnutí je potrebné zafixovať úlohu pre vedúceho pre podriadených, podriadené úlohy, ktoré vedúci stanovuje. Toto sa robí s cieľom vidieť činnosti, ktoré je potrebné vykonať. Potom bude možné povedať, že bola úloha z takého a takého počtu a nebola splnená. Pred podriadeným sa objaví mapa akcií na najbližší pracovný čas.
• Na plánovacom stretnutí by mali byť jasne rozdelené úlohy a rozsah práce na aktuálne obdobie. Každý by mal vedieť, kto a čo bude robiť.

Kedy je podložka účinná?

Je vôbec podložka vo výrobe potrebná, nehovoriac o tom, že šéf zdvihne ruku na podriadeného? Dnes neexistuje jediná odpoveď. Ale dá sa to povedať danej forme vláda prežíva sama seba.

Vodcu treba v tíme rešpektovať a postaviť na miesto podriadeného, ​​dať mu motiváciu, niekedy je to najjednoduchšie urobiť zvýšeným tónom. Líder by nemal zabúdať, že ak chce rešpekt od tímu, musí sa naučiť rešpektovať tím sám. Dnes môžeme povedať, že šéf musí pochopiť a cítiť, kde má zvýšiť hlas a kde hovoriť pokojným tónom:

1. Ak je potrebný konštruktívny dialóg, určite pokojný rozhovor. Tam, kde je potrebná tvorivá iniciatíva zamestnanca, aby zamestnanec prišiel s niečím novým, tam sa plánovacie stretnutie spravidla odohráva v uvoľnenejšej atmosfére.
2. Ak potrebujete motivovať a postaviť podriadených na ich miesto, je možné zaklopať päsťou po stole, povedať pár nadávok. Mimochodom, práve o takýchto prípadoch sa často hovorí: „Porazte svojich ľudí, aby sa cudzinci báli“.Zvýšenie hlasu na plánovacej schôdzi je spravidla nevyhnutné tam, kde je nevyhnutné priame vykonanie úlohy bez neoprávneného konania podriadeného. Netreba však zabúdať, že dnes je doba technológií, každá podložka sa dá nahrať na diktafón a následne zažalovať.

Veľa šťastia a do skorého videnia!

Počas porady musí vedúci odovzdať podriadeným užitočné informácie a stanoviť im jasné úlohy. Ak sa všetko urobí správne, efektivita práce sa zvýši, inak by sa malo prehodnotiť poradie stretnutí.

Ako často mávate stretnutia? Ako často od nich vaši zamestnanci dostanú niečo užitočné? Rozumejú cieľom a zámerom, ktoré ste im stanovili?

Zvyšuje sa efektivita ich práce po plánovacích stretnutiach? Dostávate adekvátnu spätnú väzbu? Ak ste aspoň na jednu otázku odpovedali „nie“, musíte sa naučiť, ako efektívne viesť stretnutia a plánovať stretnutia, aby ste na nich strácali minimum času a získali maximálny úžitok.

Efektívne stretnutie

Pomocou stretnutí sa udržiava komunikácia medzi rôznymi oddeleniami aj v rámci samotných oddelení, zhmotňujú sa prijaté rozhodnutia a zvyšuje sa motivácia k výkonu práce medzi jednotlivými zamestnancami. Tieto problémy však môže vyriešiť iba efektívne stretnutie, preto si overte, či vaše stretnutia spĺňajú nasledujúce kritériá:

1. Zhoda formátu. Existuje niekoľko typov stretnutí: porada, brífing a operatívne. Každé z týchto stretnutí má svoje vlastné ciele a podľa toho trvá rôzne časy. Operatívny pracovník je navrhnutý tak, aby vyriešil problém, ktorý práve vznikol.

Zvyčajne trvá 5-10 minút, zhromažďuje ľudí priamo súvisiacich s problémom. Plánovacie stretnutie sa zvyčajne koná každý deň ráno a trvá 25-30 minút. Počas tejto doby musí manažér nastaviť úlohy na deň, získať spätnú väzbu o výsledkoch predchádzajúceho dňa a v prípade potreby upraviť plány.

Cieľom stretnutia je nájsť riešenie globálny problém, vytvorte novú ponuku pre váš trh, rozvíjajte sa nový program motivácia atď.

Často sú stretnutia rozdelené do dvoch etáp – prvá sa koná večer, stanovuje ciele stretnutia, načrtáva problémy, o ktorých sa bude diskutovať. Ráno začína druhá etapa, ktorá môže trvať až dve hodiny. Úplné stretnutie je čistá kreativita.

2. Špecifikácia úloh. Každé stretnutie by malo mať jasne definované úlohy, ktoré sú účastníkom vopred oznámené. Odklon od agendy je vysoko nežiaduci.

3. Prísne predpisy. Stretnutie musí mať čas začiatku a konca bez ohľadu na to, či sa objavia všetci pozvaní. Nastavte jasné časové limity, napr. ukončite bod 1 programu za 25 minút.

Na každého rečníka si vyhraďte určitý čas – stačí 5 minút, naučíte ľudí rozprávať k veci. Ak počujete nadbytočné rozhovory alebo odbočenie od témy, zastavte tieto pokusy a ušetrite si čas.

4. Optimálne zloženie. Na stretnutí sa musia zúčastniť ľudia, ktorých sa to týka. Len tak seďte a počúvajte, nikoho nepozývajte. Nech si každý myslí svoje.

5. Slovo pre každého. Každý účastník stretnutia by mal mať možnosť vyjadriť svoj názor na konkrétny problém. Nezasahujte a navyše neprerušujte reč zamestnanca, aj keď je to v rozpore s vaším názorom. Potrebujete adekvátnu spätnú väzbu?

6. Evidencia. Agenda nie je jediná záväzný dokument stretnutia. Veľmi užitočným dokumentom je protokol, v ktorom sú zaznamenané všetky hlavné body, zamestnanci, ktorí hovorili v poradí podľa priorít, ich názor na konkrétny problém a najmä výsledky stretnutia.

Nezabudnite poslať účastníkom stretnutia newsletter, aby ho mali vždy po ruke na objasnenie prípadných bodov. Preto bude pohodlnejšie kontrolovať vykonávanie úloh a analyzovať výsledky. Je to schéma „úloha – výsledky – kontrola – úloha“, ktorá vám umožní urobiť stretnutia čo najefektívnejšie a najstručnejšie.

7. Plánované stretnutie. Každý zamestnanec by mal vedieť kedy znova pozvaní do rokovacej sály. Prekvapenie je zlým pomocníkom pri organizovaní stretnutí, účastníci sa pre neprítomnosť v kancelárii nestihnú pripraviť alebo vôbec neprídu.

Ak sa problém vyskytol náhle a vy ste sa rozhodli zavolať operátora, aby ho vyriešil, pripravte sa na odpovede „Neviem“, „Musím to skontrolovať“ a „Správu vám poskytnem neskôr“.

Ako pripraviť a viesť efektívne stretnutie?

Ak chcete mať efektívne stretnutie, musíte sa naň najskôr pripraviť. Pred začatím stretnutia by si mal vedúci objasniť nasledujúce otázky:

• Aké ciele stretnutie sleduje a aké úlohy stretnutie rieši?
• aký je formát stretnutia, aké sú úlohy účastníkov stretnutia. Úlohy zamestnancov sú rozdelené vopred: musí tam byť predseda a tajomník. Určite aj presný čas začiatku a konca stretnutia.
• aká je štruktúra stretnutia. Typická štruktúra vyzerá takto:
• pozdravy;
• oznámenie cieľov stretnutia, stanovených úloh, formátu stretnutia;
• diskusia a analýza existujúcich problémov;
• prijímanie spätnej väzby od účinkujúcich;
• analýza výsledkov a stanovenie úloh na blízku budúcnosť;
• sumarizovanie.
• aký je program schôdze. Stanovte si presný čas na prepracovanie každého bodu programu a prideľte si čas na prestávku, ak schôdza trvá dlho.
• aké dokumenty sú potrebné. Pripravte si všetky potrebné informácie, ktoré budú účastníkov zaujímať, urobte distribúciu materiálov tak, aby boli vopred preštudované.
• či je potrebné stretnutie. Pred rozoslaním pozvánok na stretnutie si overte, či je to naozaj potrebné.

Odpovedzte si sami na tieto otázky:

• Je potrebné riešiť úlohy, ktoré ste si stanovili práve teraz?
• Čo by si mali účastníci zo stretnutia odniesť?
• Ako by sa mala zmeniť ich práca po stretnutí?
• Boli zhromaždené všetky potrebné informácie? Dostanete na akúkoľvek otázku odpoveď „neviem“?
• Dá sa problém vyriešiť aj inak, bez konania stretnutí?

Pamätajte na jednoduché pravidlá efektívnych stretnutí, udržujte publikum zamerané na hlavný cieľ, udržujte diskusiu pozitívnu alebo neutrálnu a povzbudzujte ich, aby vyjadrili svoje vlastné názory.

Potom získate zvýšenie efektivity vašich zamestnancov a zároveň znížite množstvo strateného času.

V Rusku nie je zvykom zhromažďovať sa v tíme pri pracovných úlohách. Je to spôsobené tým, že každý sa ponáhľa v práci, a nie sedieť na stretnutiach a odkladať jasné témy. Čo ak však takéto stretnutia budú užitočné pre každého, budú sa konať efektívne a rýchlo? Potom je hlúpe ich odmietať. Preto zavedieme vo vašej spoločnosti takú udalosť, akou je plánovacie stretnutie, od základov až po hotové šablóny.

Možno by sme nemali?

Skúšali ste niekedy organizovať stretnutia so zamestnancami? Ak áno, som si istý, že ste sa na konci akcie stretli s výrokmi ako „Zase sme sa bavili o ničom“. Ide o klasickú situáciu a je spojená s tým, že nevieme viesť plánovacie stretnutia a nie s tým, že je to celkovo zlé a neefektívne.

A aby sme hneď bodovali všetky body, opravme si samotný koncept toho, čo je plánovacie stretnutie. A pozor, neberiem to z hlavy, ale z akéhokoľvek slovníka podľa typu: Ozhegov, Efremov, Dal, Tikhonov alebo Kuznetsov. Všetky uvádzajú plus mínus rovnaký popis.

Planerka - krátke stretnutie na vyhodnotenie a určenie priebehu úloh.

Kľúčové slovo- krátke stretnutie. To je to, čo odlišuje plánovacie stretnutie od stretnutia. A keďže všetko na svete je relatívne, zadefinujme si maximálnu hranicu, ako dlho takéto stretnutie trvá – je to 60 minút. Všetko ostatné nie je plánovacie stretnutie, ale, ako sme už povedali, stretnutie.

Typy vetroňov

Planerka planrka rozbroj. Na prvý pohľad sú všetky rovnaké, no v skutočnosti sa ich štruktúra a účel navzájom líšia. Preto musíte poznať ich typy a používať presne tie, ktoré váš tím potrebuje.

Trávenie času

Všetky stretnutia môžeme rozdeliť na tri časy: denné, týždenné a mesačné. Zvyčajne má spoločnosť len jednu z týchto možností, všetky ostatné považuje za zbytočné. Aj keď všetky nesú rôzne úlohy a vykonávajú sa podľa iného plánu.

1. Denný plánovač. Potrebné pre prípad energická aktivita alebo motivácia zamestnancov. Jeho trvanie nepresiahne 15 minút, všetko je krátke a vecné.
2. Týždenný plánovač. Používame ho na bilancovanie uplynulého týždňa a vytváranie plánov do budúcnosti. Trvanie takéhoto stretnutia je do 30 minút.
3. Mesačný plánovač. Povinná udalosť na vyhodnotenie výsledkov získaných za mesiac práce, ktorá sa vyvinula zo všetkých dní a týždňov. Trvanie do 1 hodiny.

Mesačné plánovanie sa často natiahne na 2-3 hodiny. V tomto prípade podľa pravidiel ruského jazyka už ide o stretnutie. Ale keďže je pre nás dôležitejšie nie skutočné meno, ale skutočný termín, môžeme takéto stretnutie povoliť až do 3 hodín. Hlavná vec je, že toto všetko by malo byť v prípade.

Musíte tiež zvážiť, že existujú nesystémové stretnutia na riešenie naliehavých alebo naliehavých problémov. Takéto plánovacie stretnutia sa nazývajú - neplánované. Zhromaždené, držané a dokončené pomerne rýchlo. Ale sú tam a nedá sa pred nimi utiecť.

Bolo badateľné, ak všetci, alebo aspoň mnohé firmy fungovali ako v anekdote vyššie. Ale, bohužiaľ, takáto schéma sa takmer nikdy nenájde. Preto prejdeme k témam plánovacích stretnutí.

Téma stretnutia

Okrem toho, že plánovacie stretnutia sú rozdelené do časových intervalov, sú rozdelené aj do tém. Hoci pre väčšinu je plánovanie hodnotením úloh vykonaných za týždeň a zhrnutím dosiahnutia plánu predaja. Aj tento formát existuje, ale všetko je postupné.

1. Rozdelenie úloh. Účelom a výsledkom takéhoto stretnutia sú zamestnanci, ktorí sú preťažení úlohami na najbližšie obdobie.
2. Jedna otázka. Najčastejšie ide o neplánované stretnutia, ktorých témou sú samostatné body programu.
3. Brainstorming. Často cvičíme krátke stretnutia s malou časťou tímu, aby sme vygenerovali nápady na danú tému.
4. Informačné. Samotné plánovacie stretnutie, na ktoré sme všetci tak zvyknutí, vyjadrovanie aktuálnej situácie v danom čase.
5. Motivačný. Ľudí treba nabiť energiou, najmä ak majú veľmi stresujúcu prácu. Prostredníctvom takýchto stretnutí budete mať príležitosť to urobiť, pretože je to skvelá metóda motivácie.
6. Vzdelávacie. Málo vedomostí za krátky čas. Nebude to nuda a bude to užitočné, najmä ak to robíte často.

V reálnych podmienkach sú naše plánovacie stretnutia ako snehová guľa rôzne témy. Nie je to zlé. Hlavná vec je, že všetkému možno venovať dostatočnú pozornosť. Stratégia „Golop po celej Európe“ nepovedie k ničomu dobrému, pretože jesť ryby a neumývať panvicu nebude fungovať. Je to mýtus.

JE NÁS UŽ VIAC AKO 45 000 ľudí. PRIDAJ SA

Komponenty úspešného plánovania

Skôr než prejdeme ku konkrétnym šablónam plánovania stretnutia, definujme hlavné body vedenia takéhoto stretnutia. Pretože je dôležité nielen ČO, ale aj AKO vykonať. Všetko postupne kolegovia, neponáhľajte sa.

• Dôvod stretnutia. Prišli sme na to, každé stretnutie by malo mať svoj dôvod. A každý by o tom mal vedieť;
• Ľudia. Musíte vopred vedieť, kto sa zúčastní plánovacieho stretnutia a informovať o tom účastníkov;
• Poloha. Konferenčná miestnosť, kancelária alebo chodba – rozhodnite sa sami. Som si istý, že to nie je ťažké;
• Trávenie času. Na vytvorenie návyku je potrebný konkrétny čas, najlepšie vždy to isté;
• Harmonogram stretnutí. Vy a zamestnanci musíte poznať podtémy a načasovanie tohto stretnutia;
• Dodatočné materiály. Flipchart, papier, perá a iné pomôcky by mali byť pripravené pred stretnutím;
• kurátor. Vedúcim plánovacieho stretnutia je zvyčajne šéf alebo jeden z vedúcich, ale pokojne to môže byť aj zamestnanec;
• tajomník. Osoba, ktorá zaznamená všetky výsledky plánovacieho stretnutia, takzvaný protokol, na ďalšiu distribúciu.

Ak vezmete do úvahy tieto zložky, potom bude efektivita plánovacieho stretnutia oveľa vyššia, pretože sa naň budete vedieť správne pripraviť a budete presne vedieť, čo na plánovacom stretnutí povedať.

Niektoré zo zoznamu sú zrejmé. Ale premýšľate o tom, ako možno každý z bodov zlepšiť v porovnaní so situáciou teraz. Napríklad to, čo si okrem obchodných manažérov môžu zavolať na poradu aj iní ľudia. Alebo sa môže zúčastniť plánovacích stretnutí, ktoré vedú samotní zamestnanci.

A ešte jedno výrazné plus pre tých, ktorí stále pochybujú, pozrite si video nižšie.

Plánovací plán na realizáciu

Nemám veľmi rád šablóny a vzorky, pretože nezohľadňujú individuálnych charakteristík každej spoločnosti. A napokon každý biznis je špecifický (počujem to neustále z hláv). Ak ale nie ste bojazlivý človek, potom túto vzorku ľahko premeníte na plán plánovacieho stretnutia pre vašu firmu.

Ide o plán, ako raz týždenne usporiadať poradu na obchodnom oddelení, mesačná verzia bude vyzerať ambicióznejšie a plán na dennú poradu bude vyzerať skromnejšie. A, samozrejme, výsledky sa zhrnú buď za mesiac, alebo za deň. Ale už na základe toho si môžete vytvoriť svoj plán, bez ohľadu na to, čo máte - maloobchod, veľkoobchod alebo služby.

Fanúšikovia čipov alebo dôležité nuansy

Akákoľvek akcia sa dá urobiť lepšie. Preto, keď sme požiadaní o vyhodnotenie efektívnosti plánovacích stretnutí, môžeme so zavretými očami povedať, že je čo zlepšovať. Či je ich veľa alebo málo, a čo je najdôležitejšie, či sú pôsobivé alebo nie, je iná otázka. Ale určite ich nájdete. A tu je zoznam najpopulárnejších vylepšení z našej praxe.

Plánovač na Skype. Ak sa zamestnanci nemôžu v živote stretnúť, nie je to dôvod na zrušenie stretnutia. Strávte to na Skype. Môžete sa tiež spojiť cez Skype s tými, ktorí nemohli prísť, a usporiadať plánovacie stretnutie offline a zároveň online.

Iba pozitívne. Skúste sa na takýchto stretnutiach porozprávať o všetkom zo strany „Ako to zlepšiť“ a „Čo bolo dobre urobené“, potom budú vaše stretnutia motivovanejšie a kladný charakter.

Bonusy za dochádzku. Štandardne môžete pokutovať neprítomnosť alebo meškanie na plánovacie stretnutie, prípadne môžete dať bonus tým, ktorí nevynechali ani jedno.

Oneskorenci stoja. Tí, čo meškajú, dostanú nielen pokarhanie a množstvo opovržlivých pohľadov, ale aj celé plánovacie stretnutie strávia na nohách. Zábava? Vy určite, ale nie až tak pre oneskorenca.

Dodržiavanie času. Stanovte si pre každý blok konkrétne množstvo času a ak ho prekročíte, potom konverzáciu jednoducho prerušte. Najprv to bude zlé, potom sa naučte byť efektívnejší.

Občerstvenie pred plánovaním. Kávu a sušienky si môžete naliať až pred stretnutím. Po nástupe funguje režim – „Kto nemal čas, meškal“.

Darček pre aktívnych. Tí najaktívnejší môžu a mali by byť povzbudzovaní. Na každom plánovacom stretnutí môžete vybrať tých, ktorí sa ho veľa zúčastňujú, a dať za to minidarček. Maličkosť, ale pekná.

Súhrn vetroňov. Keď to zhrnie „tajomník stretnutia“, potom to musí byť distribuované všetkým, alebo ešte lepšie, umiestnené na čo najviditeľnejšie miesto pre lepšiu asimiláciu.

Stručne o hlavnom

V celom mojom tíme je 90% ľudí tímových hráčov, preto radi fanaticky robíme malé stretnutia. Keďže náš tím je relatívne mladý (do 35 rokov), je pre nás veľmi ťažké organizovať plánovacie stretnutia, pretože každý sa snaží smiať a rozprávať „ako o život“. Mohli by sme mať plánovacie stretnutie na 3-4 hodiny. Ale predtým to tak bolo.

Teraz sme tím, ktorý skutočne rozumie sile, procesu plánovania stretnutí a na čo slúžia. Máme interné pravidlá(žiadne telefóny, hovoríme jazykom rozhodnutí, žiadna negativita a pod.), máme pripravené predpisy, sú tu zodpovedné osoby (zakaždým nové) a mnoho iného. To všetko nám pomáha byť efektívnejšími.

Keď prídeme do firmy na marketingové poradenstvo, plánovacie stretnutie je jedným z prvých nástrojov, ktoré implementujeme. A zakaždým vidíme, ako sa „vozík sotva pohne“. Ale všetko prechádza. A hlavným pravidlom v tomto nie je len kvalita plánovacieho stretnutia, ale aj jeho pravidelnosť. Preto tu môžete použiť mierne upravenú známu frázu - "Po niekoľkých pokusoch teraz jem." Úspešná implementácia. Budú otázky, píšte do komentárov.

Našli ste chybu v texte? Vyberte požadovaný fragment a stlačte ctrl + enter

in-scale.ru

Ako držať plánovača

Plánovacie porady, operatívne porady a porady sú neoddeliteľnou súčasťou pracovného dňa takmer každého zamestnanca. Skôr či neskôr sa vedúci stretne s potrebou samostatne viesť denné plánovacie stretnutie. Ale ako sa často stáva, nikto to v skutočnosti neučí. Preto často vyvstáva otázka - ako viesť plánovacie stretnutie?

Ciele plánovacieho stretnutia

Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je určiť ciele, ktoré chcete stretnutím dosiahnuť. Hlavným cieľom takýchto stretnutí je spravidla vytvorenie jednotného informačného priestoru medzi všetkými zamestnancami, čím sa dosiahne vyššia motivácia zamestnancov a koherencia práce. Plánovači pomáhajú riešiť nasledujúce úlohy:

1. Stanovenie cieľov a cieľov pre tím;
2. Poskytovanie všeobecných informácií celému tímu;
3. Riešenie všeobecných problémov;
4. Motivácia a zapojenie personálu;
5. Školenie zamestnancov prostredníctvom prenosu osvedčených postupov;
6. Teambuilding

Súhlasíte, že dosiahnutie takýchto cieľov je veľmi zaujímavé pre každého manažéra. Preto je prax plánovania stretnutí v podnikaní taká bežná. Dosiahnuť efektivitu zo stretnutí ale nie je také jednoduché, dôležité je dodržať jasne definovaný akčný plán a pripraviť sa na každé plánovacie stretnutie.

Plánovacie stretnutie

Usúdili sme teda, že porada je dôležitá a užitočná vec, ale aby sa z tohto nástroja nestalo ďalšie zbytočné mučenie podriadených, vedúci by mal pristupovať k príprave plánovacej porady so všetkou vážnosťou. Už skôr sme diskutovali o cieľoch stretnutia, úlohou vedúceho v závislosti od cieľa je zostaviť plán plánovacieho stretnutia. Prirodzene, stretnutie pre predajcov a pre TOP manažérov sa bude od seba radikálne líšiť. Aj keď samotná štruktúra bude približne rovnaká.

Veľmi dôležitým bodom pri organizovaní akéhokoľvek stretnutia je dať podriadeným príležitosť vyjadriť sa čo najskôr. Od prvých minút je žiaduce zapojiť čo najviac účastníkov plánovacieho stretnutia. Pomôže to zostaviť tím.

Tajomstvo úspechu plánovacieho stretnutia

Najdôležitejšie! Aby bolo stretnutie zaujímavé, musíte sa naň pripraviť. Úspech stretnutia závisí od niekoľkých dôležitých faktorov:

1. informačná zložka. Informácie poskytnuté na stretnutí by mali byť užitočné a zaujímavé. Ak sú informácie nudné a monotónne, urobte zaujímavý spôsob prezentácie informácií. Odstráňte nudné a neužitočné informácie;
2. emocionálna zložka. Aj tá najzaujímavejšia téma môže byť pokazená nesprávnou prezentáciou. Spomeňte si na svojich učiteľov z univerzity, na niektorých prednáškach spí celé publikum a na iných je plný dom.
3. Vedúci, ktorý vedie stretnutie. Čím autoritatívnejší je hostiteľ, tým lepšie ho publikum vníma. Ak vaša autorita nie je vysoká, dôkladne pracujte na bodoch 1 a 2.

Pravidlá usporiadania plánovacieho stretnutia

Neskorí zamestnanci

Vždy niekto mešká na stretnutie. Takíto zamestnanci prinášajú veľkú deštruktívnosť a vy musíte zúfalo bojovať. Odpustím ti len to, že sa vopred dohodnem so všetkými členmi tímu, čo robíme s oneskorencami. Príkladov je niekoľko: oneskorenec každému prinesie kávu alebo ovocie, oneskorenec povie vtip, oneskorenec zaspieva pieseň atď. Najdôležitejšie je, aby všetci poznali pravidlá a všetci ich dodržiavali. Ak je pravidlo premyslené a akceptované tímom, znížite oneskorenie na minimum.

Rovnaké časy stretnutí

Je veľmi dôležité dodržiavať prísny harmonogram stretnutí. Nie je nič horšie ako neplánované stretnutia, narúša to plány podriadeným, nedovoľuje im poriadne sa pripraviť. Postoj k takýmto stretnutiam je spočiatku negatívny, čo nemá pracovnú náladu.

Akékoľvek stretnutie by malo byť vopred oznámené, najlepšie je nemeniť dátumy a časy stretnutí, pokiaľ to nie je absolútne nevyhnutné.

Neodkladajte stretnutia

Je veľmi dôležité dodržať načasovanie, ak ste si určili, že stretnutie by nemalo trvať viac ako 30 minút, tak dodržte slovo. Čím je stretnutie dlhšie, tým je menej efektívne. Ak sa potrebujete rozhodnúť ťažké otázky a dlho trvá, kým sa dopracujú detaily, potom sa vytvárajú pracovné skupiny kompetentných zamestnancov. Často väčšina z nich stretnutia, ktoré sa majú vynaložiť na vypracovanie organizačné záležitosti a väčšina poslucháčov vo všeobecnosti vyletí z dialógu.

Hovorí iba moderátorka

Často vidím obraz, keď sa zamestnanci boja svojho šéfa a v dôsledku toho sa porada zmení na monológ diktátora. Spravidla sa to všetko deje v smrteľnom tichu a vo vzduchu je cítiť napätie. Direktívny štýl riadenia nie je na poradách vhodný, odporuje podstate tohto podujatia. V ideálnom prípade by na plánovacom stretnutí mali hovoriť všetci účastníci.

Diskusia o súkromných problémoch

Niekedy sa jeden z účastníkov plánovacieho stretnutia môže pokúsiť využiť túto udalosť na vyriešenie súkromného problému. Pre zamestnanca je spravidla prospešné verejne položiť otázku. Tento prístup môže zmeniť stretnutie na frašku. Preto je potrebné okamžite zastaviť takéto manipulácie a nastaviť čas na vyriešenie súkromných záležitostí.

Vplyv stretnutia na prácu

Všetko, na čom ste sa na stretnutí dohodli, by ste mali vykonávať a kontrolovať. Ak neexistuje žiadna kontrola, zamestnanci sa rýchlo prispôsobia a prestanú plniť vaše príkazy.

Ako skontrolovať efektívnosť stretnutia

Účinnosť montáže sa dá ľahko skontrolovať. Opýtajte sa svojich podriadených, čo sa stalo na stretnutí? 5 minút po stretnutí, 3 hodiny neskôr a nasledujúci deň. Odpovede na tieto otázky sú spätnou väzbou pre organizátora plánovacieho stretnutia. Ak existuje veľa informácií, nechajte zamestnancov viesť záznamy. Ale v každom prípade by si mal každý zaznamenávať informácie.

worldsellers.ru

„Planerka“ ako spôsob zvýšenia lojality zamestnancov spoločnosti

Ak sú vo vašej spoločnosti dvaja alebo viacerí ľudia, potom komunikácia, teda výmena informácií, je neoddeliteľnou súčasťou vašich manažérskych aktivít. Koniec koncov, informácie sú spojovací odkaz všetky časti organizácie. Narušenie komunikácie (chyby v prenose informácií, zle štruktúrovaná výmena atď.) zo strany úrovní, napríklad šéf - podriadený alebo obchodné oddelenie - oddelenie nákupu, má vždy za následok zníženie ukazovateľov výkonnosti. A tu je jednou z vašich hlavných úloh poskytnúť zamestnancom nielen nástroje či suroviny, ale hlavne informácie pre kvalitný výkon ich povinností, a tým zvýšiť zisky vášho podnikania.

Komunikácia v organizácii môže mať najviac rôzne formy a implementovať rôzne cesty. Dobrým príkladom komunikácie je držanie „klzákov“ (stretnutia, „stretnutia“) so zamestnancami. O tom, čo je plánovacia porada a hlavne, prečo pravidelne zhromažďovať zamestnancov na jednom mieste, si povieme v rámci série príspevkov o HR na našom dnešnom blogu.

Prečo potrebujete plánovač?

Plánovacie stretnutie možno opísať ako krátke operatívne stretnutie na prediskutovanie výsledkov práce a aktuálnych problémov. Možno diskutovať aj o možnostiach riešenia týchto problémov, ale potom to bude dlhšie stretnutie nad konkrétnou otázkou. A hlavným cieľom plánovacieho stretnutia je kontrolovať aktuálnu situáciu a sledovať aktuálne problémy v práci firmy.

Poďme zistiť, čo povedať na plánovacom stretnutí a na aké otázky odpoviete spolu so svojimi zamestnancami:

• čo sa stalo včera (predvčerom, minulý týždeň), prečo;
• čo sa nepodarilo, prečo;
• čo a ako plánujeme robiť dnes (zajtra, budúci týždeň), aké výsledky očakávame.

Je potrebné si všimnúť aj úlohu plánovacieho stretnutia pri formovaní lojality zamestnancov spoločnosti. Zamestnanecká lojalita, alebo zjednodušene povedané lojalita k firme, sa medzi zamestnancami formuje nielen a nie až tak na úkor miezd a iných bohatstvo(aj keď určite zohrávajú úlohu). Vernosť sa nekupuje. Ako potom usporiadať plánovacie stretnutie na zvýšenie? Lojalita vzniká správne vybudovanou komunikáciou. Plánovacie stretnutie tak môže byť výborným nástrojom na zvýšenie práve tejto lojality.

Počas plánovacieho stretnutia sa rušia bariéry medzi oddeleniami spoločnosti, znižuje sa nejednotnosť. Všetko, čo sa vo firme deje (plány, úlohy, problémy), sa stáva každému zamestnancovi bližšie a jasnejšie, čo zvyšuje motiváciu a záujem ľudí. Ak totiž zamestnanec nepozná (nerozumie) dlhodobým a krátkodobým cieľom spoločnosti, výkonnostným ukazovateľom jej práce, úlohám na nasledujúci týždeň, nevyhnutne to vedie k demotivácii a v dôsledku toho k demotivácii. zhoršenie výkonu a strata ovládateľnosti.

Na druhej strane, ak viete, ako správne viesť plánovacie stretnutie, zamestnanci dobre rozumejú tomu, čo sa deje vo firme, na každom oddelení, radujú sa zo spoločných „úspechov“ a úspechov, zdieľajú (len zdieľajú, aj keď nie riešiť spoločne) problémy. Práve cez takéto skúsenosti, ktoré môžete na plánovacom stretnutí získať, sa formuje lojalita a tímový duch.

Dobre zorganizovaná „plánovacia porada“ umožňuje rýchlo a efektívne stimulovať zamestnancov k riešeniu každodenných úloh, motivovať ich k dosiahnutiu spoločných cieľov. Ide o jeden z ideálnych nástrojov na budovanie tímového ducha medzi zamestnancami – v tejto súvislosti treba zdôrazniť, že plánovacie porady sú dôležité najmä v období zavádzania zmien vo firme. Prostredníctvom plánovacieho stretnutia je ľahké získať spätnú väzbu od zamestnancov a upraviť inovačný plán.

Znakom efektívnosti plánovacieho stretnutia sú jeho výsledky – niečo sa naplánovalo, dostalo spätnú väzbu, umožnilo kontroverzná situácia, šírili alebo zbierali nové informácie a pod. Mimochodom, stáva sa, že zamestnanci a niekedy aj manažéri vnímajú „plánovacie stretnutie“ ako stratu času, no v skutočnosti to možno povedať len o neefektívnej, zle zorganizovanej „plánovacej porade“. “. V tomto článku sa dozviete, ako viesť plánovacie stretnutie tak, aby bolo prospešné.

Pravidlá pre organizovanie plánovacích stretnutí

Po prvé, čas začiatku a konca musí byť pevne stanovený a vopred známy všetkým účastníkom. Je lepšie nezhromažďovať zamestnancov dlhšie ako 30 minút: práca spoločnosti alebo oddelenia „vstane“. Ak je firma malá, môžete dať dokopy všetky oddelenia, ak je veľká - len vedúci oddelení (interné „plánovacie porady“ budú viesť sami) - tak či onak, je potrebný adekvátny prístup k zloženiu účastníkov .

Po druhé, na mieste plánovacieho stretnutia. Ako organizovať plánovacie stretnutia na obchodnom oddelení, ak neexistuje samostatná zasadacia miestnosť? Môžete zhromaždiť všetkých v kancelárii riaditeľa alebo len v najväčšej kancelárii. Mimochodom, ak nie je dostatok miesta, je ešte lepšie usporiadať „plánovacie stretnutie“ v stoji – ľudia nebudú „naladení“ na dlhý rozhovor: všetko je krátke a jasné, k veci.

Okrem toho dnes existujú služby, ktoré vám umožňujú organizovať stretnutia a konferencie online (napríklad Skype). Toto je dobrá voľba, ak je vaša spoločnosť veľmi veľká alebo jej oddelenia sa nachádzajú v rôznych geografických lokalitách.

Po tretie, ako správne organizovať plánovacie stretnutia v obchodnom oddelení a ako často by sa to malo robiť? Frekvencia tejto udalosti sa môže líšiť. V niektorých spoločnostiach je zvykom „schádzať sa“ každé ráno, v iných - v pondelok alebo na začiatku a na konci týždňa. Všetko závisí od špecifík firmy, náročnosti obchodných procesov, rýchlosti príjmu nové informácie a kvalitu komunikácie medzi oddeleniami.

Po štvrté, ako každá iná efektívna komunikácia, je lepšie začať plánovacie stretnutie s pozitívom a skončiť s pozitívnym. Je nevyhnutné diskutovať o problémoch, ale je dobré, keď plánovacie stretnutie končí nejakými inšpirujúcimi slovami od vedenia, výzvou na akciu („Sme tím!“).

Na záver by sme chceli zdôrazniť, že plánovacie stretnutie ako forma komunikácie v rámci organizácie je výborným spôsobom, ako zvýšiť lojalitu vašich zamestnancov, urobiť ich „lojálnejšími“ k firme. A lojálni zamestnanci jednoznačne prinášajú zisk, zatiaľ čo tí nelojálni so sebou nesú len fámy, špekulácie a nedôveru.

Uznanie od kolegov, pochvala od nadriadených, priateľská, srdečná atmosféra v tíme – to všetko je „správne plánovacie stretnutie“, ktoré tvorí zdravú túžbu „rozbiť“ konkurentov pre vašu spoločnosť. To je to, čo potrebujete - ísť vpred. Takže „plánujte“ s rozumom – spojte všetkých, riešte problémy a inšpirujte!

Vysoké konverzie pre vás!

Daria Khoromskaya, vedúca oddelenia ľudských zdrojov spoločnosti LPgenerator

zdroj obrázkov Pavel Kirillov

lpgenerator.com

prečo a ako vykonať, klady a zápory - SKB Kontur

Planerka je derivát anglického plánu, krátky workshop venovaný postupu plánovaného plánu. Všetky plánovacie stretnutia možno podľa typológie rozdeliť do kategórií podľa troch kritérií – špecifické, časové a kvantitatívne.

Podľa konkrétneho kritéria sa všetky plánovacie stretnutia delia na reportovacie (krátke stretnutia, na ktorých manažéri informujú o postupe príslušných úloh), diskusné (brífingy o možnej zmene zvolenej cesty k dosiahnutiu konkrétneho cieľa) a motivačné (stretnutia). pri ktorých sa rozdeľujú úlohy a určujú roly v procese práce na otázke, úlohe).

Podľa časového kritéria môže byť plánovacie stretnutie denný, týždenný, mesačný proces.

Podľa kvantitatívneho kritéria môže byť plánovacie stretnutie hromadné (pre všetkých zamestnancov) alebo uzavreté (pre samostatnú iniciatívnu skupinu, manažérov, predstavenstvo spoločnosti).

Prečo držať plánovač?

Ak tento proces zorganizujete ako dobrú tradíciu pred začiatkom pracovného dňa, pomôže to disciplinovať tím (znížiť počet ranných oneskorení), jasnejšie načrtnúť ciele a zámery pre zamestnancov (napokon, ako viete, racionálne plán na deň je oveľa efektívnejší ako plán na šesť mesiacov), umožňuje vidieť skutočné výsledky pracovať jasnejšie (v prípade, že sa hlásenie tímu vedúcemu a vedúceho tímu stáva povinné prvky plánovacie stretnutia). Okrem už spomínaných benefitov môže dobre zrealizovaná ranná porada nabiť zamestnancov energiou, zvýšiť produktivitu a povzbudiť efektívnu prácu počas celého dňa. Toto psychologický aspekt, samozrejme, zohráva dôležitú úlohu pri vytváraní pozitívnych vzťahov medzi zamestnancom a zamestnávateľom a prispieva aj k budovaniu tímu.

Prečo mnohí ľudia považujú plánovanie stretnutí za prežitok z minulosti?

Po prvé, samotný vznik tohto procesu, väčšina ľudí hovorí o časoch, keď ešte ani nepočuli o telefóne, ale ani nevedeli, čo je internet a multimediálne technológie. Ukazuje sa, že jediný spôsob, ako sa osobne stretnúť a prediskutovať dôležité pracovné momenty, boli práve tie plánovacie stretnutia. Pre nedostatok operatívnych komunikačných prostriedkov sa nahromadilo veľa otázok a takáto akcia trvala veľa času (v priemere tri až štyri hodiny). Pri tejto príležitosti jeden známy americký ekonóm raz poznamenal: „Ak sa vo vašej spoločnosti konajú plánovacie stretnutia, ste na správnej ceste. Zostáva len vyhodiť všetkých, ktorí tam idú, a nechať všetkých, ktorí v tomto čase pracujú.

Po druhé, väčšina kancelárskych pracovníkov má negatívny postoj k plánovaniu stretnutí len preto, že sa tomu venuje asi 20 % času a podľa mnohých z nich trvá reč šéfa v priemere polovicu času, ktorý je na tento proces určený.

Po tretie, ak sa plánovacie stretnutia v spoločnosti konajú denne, čoskoro sa to určite zmení na akúsi formalitu. Koniec koncov, väčšina úloh, ktoré úspešný podnikateľ, dlhodobá a denná správa o dvoch vetách by znela takto: "To je v poriadku, pracujeme na tom." Potreba denného plánovacieho stretnutia sa zvyčajne objaví v momente, keď podnik začína s implementáciou nového strategický cieľ v kriticky krátkom čase alebo počas krízy. V takýchto chvíľach je naozaj potrebné neustále sledovať situáciu, sledovať tie najmenšie zmeny.

nariadenia

Akékoľvek, aj to najkratšie plánovacie stretnutie by malo mať svoje pravidlá. Akosi pomáha pracovať oveľa produktívnejšie. naliehavé problémy aby bol proces dynamickejší a efektívnejší. V pravidlách slušné správanie rozpošlite predpisy zamestnancom večer, aby si mohli premyslieť všetky nastolené problémy a prísť s konštruktívnym, zmysluplným návrhom. Okrem iného stojí za zváženie, že v čase, keď sa koná ranná porada, musí mať každý zamestnanec po ruke kópiu predpisov. Je dôležité prideliť zodpovednosť určitá osoba, ktorá by sledovala čas (ak sa rečník dostane mimo časového limitu opísaného v predpisoch, tak to oneskoruje priebeh stretnutia a v dôsledku toho negatívne ovplyvňuje náladu v tíme).

Konať či nekonať? To je otázka

Plánovacie stretnutie je určite dôležitým procesom, aspoň v kontexte včasného stanovenia cieľov a motivácie zamestnancov, ale je načase ísť za hranice bežného chápania tohto pojmu. Možno nie je také dôležité zhromaždiť celý tím každý deň v upchatej kancelárii, ale ovládať konferenčné technológie v Skype. Je tiež dôležité vziať do úvahy aspekt, že konštruktívne plánovacie stretnutie by nemalo trvať dlhšie ako 15-20 minút. Podávanie správ o činnosti každého oddelenia môže byť prijaté a prediskutované s manažérmi počas dňa a dopoludňajší čas môže byť venovaný výlučne zosúladeniu síl, definovaniu úloh a priorít.

V každom prípade si každý podnikateľ vyberie svoju koncepciu riadenia, aby ste však trochu dôkladnejšie pochopili, či sú pre vašu pracovnú silu potrebné krátke stretnutia, oplatí sa zvážiť klady a zápory:

Disciplinujte tím

Možnosť rannej motivácie zamestnancov;

Jasné stanovenie cieľov a zámerov;

Príležitosť byť kreatívny a usporiadať plánovacie stretnutie v netradičnom štýle;

Zdĺhavé plánovacie stretnutia unavujú a znižujú efektivitu zamestnancov;

Neplánované plánovacie stretnutia sú zvyčajne neúčinné.

kontur.ru

Tajomstvo efektívneho plánovania - Rjob.ru

Planerka - Hlavná časť pracovný tok. Môže sa však stať stimulom pre zamestnanca, pevnosťou a odrazovým mostíkom alebo úplne odradiť všetku túžbu pracovať. Ako efektívne viesť stretnutia, aby ste „zapálili“ podriadených? Ako sa môžu zamestnanci správať na poradách, aby dobre využili svoj čas?

Na čo slúžia plánovače?

Asi rok som pracoval v redakcii časopisu o stavbe a domoch. Vydavateľ, ktorý je zároveň majiteľom, veľmi rád plánoval stretnutia. Každé ráno sme sa zhromaždili v jej kancelárii na jeden a pol až dve hodiny a sledovali hru jedného herca. Oznámeným cieľom tohto stretnutia je povedať, v akom štádiu sú teraz vzťahy s inzerentmi. Skryté - na vysvetlenie, akí porazení sa zišli pri tomto stole. Musel som byť prítomný aj ja (redaktor) a dizajnér. „Uvoľnenie“ dostala iba účtovníčka: musela neustále sledovať, či na účte nie sú peniaze, ktoré vôbec neprišli. Pretože namiesto práce sme sedeli na plánovacej porade.

Boli by sme radi, keby sme počuli, čo si o nás myslí naša zamestnávateľka, a videli, ako vie predávať po telefóne, ale práca stála. Faktom je, že peniaze sa v redakcii objavia, ak manažéri predávajú inzerciu. Ak si chcete dohodnúť stretnutie s potenciálnym inzerentom, musíte sa s ním spojiť. A najreálnejšie bolo chytiť niekoho na mieste od 9. do 10. hodiny, potom sa ľudia rozišli na svoje plánovacie stretnutia, inscenácie a stretnutia. Vo všeobecnosti bolo potrebné volať práve v čase, keď sme sedeli v riaditeľni.

Prelomiť tento začarovaný kruh nebolo možné. Nie, povedali sme, že manažéri musia byť na telefóne a redaktor a dizajnér by sa chceli vrátiť na stránky časopisov. Mnohokrát sme žiadali o preloženie stretnutia na iný termín. Ak sa však zhromažďujete kvôli stretnutiu a zabúdate na výhody pre spoločnosť, dobré časy tak skoro neprídu.

1. Urobte si plán:

čo je hlavným cieľom stretnutia: hovoriť o inováciách, počúvať názory, riešiť problém, zbierať správy atď.

Aké otázky by sa mali prediskutovať ako prvé?

čo sa dá preskočiť a vyriešiť v prevádzkyschopnom stave, ak nezostáva čas atď.

2. Definujte si cieľ

Formulujte dotaz vo formáte výsledku. Nie „diskutovať o probléme“, ale „vypracovať riešenie problému“.

3. Opravte dohody a zabezpečte zodpovednosť s termínmi

Ak príde návrh riešenia, výsledkom stretnutia bude dohoda o tom, aké kroky budú podniknuté, kto prevezme zodpovednosť a v akom časovom horizonte.

4. Nastavte si „pohodlný“ čas

Aby zamestnanci nenaťahovali správy, boli viac zbieraní a mysleli rýchlejšie, naplánujte si stretnutie hodinu pred obedňajšou prestávkou alebo koncom pracovného dňa. Dotiahnuté – vynechajte obed alebo choďte domov neskôr. A toto samozrejme nikto nechce.

5. Buďte blízko k ľuďom

Ak chcete od svojich podriadených získať úprimnosť a počuť, čo si o tejto otázke skutočne myslia, sadnite si medzi nich. Keď ste na čele stola, ste šéf a váš názor má prednosť. Keď sedíte vedľa zamestnanca, ste kolegom pripraveným spoločne diskutovať a nájsť riešenie.

CEO LLC "Skladovka", sieť skladov pre individuálne skladovanie vecí (Self storage), skladovka.ru

Stretnutie by mal vždy pripraviť vedúci z hľadiska problémov, o ktorých chcete diskutovať. Pred začatím je najlepšie rozoslať agendu, na ktorú chcete získať odpoveď alebo zorganizovať diskusiu. Stretnutie by malo byť ukončené protokolom, kde sú zaznamenané prijaté rozhodnutia, termín vykonania a zodpovední.

Každé stretnutie sa koná na princípe kontinuity, aby ľudia pochopili logiku vývoja projektov a mali možnosť poskytnúť spätnú väzbu, referovať o problémoch, ktoré sa vyskytli v procese implementácie rozhodnutí.

Stretnutia na stránkach sú veľmi užitočné, a nie v kancelárii manažéra. Na mieste okamžite vidíte, čo sa v zariadení skutočne deje, čo je potrebné urobiť, aby dosiahol zamýšľané ciele.

Pracovné stretnutia vedúceho organizácie so zástupcami oddelení umožňujú v konečnom dôsledku sledovať, či každé oddelenie a podnik ako celok smeruje k zamýšľanému cieľu alebo sa od neho odchyľuje.

Riaditeľ rozvoja spoločnosti CenterAgro

V našej spoločnosti sú zasadnutia klasifikované: rady, výbory, schôdze, ktoré majú zase jasný časový limit a program. Len situačné stretnutia o vyššej moci nemajú vopred stanovený program. Pre zvyšok sú dokumenty pripravené vopred a zaslané poštou záujemcom.

Pravidlá pre stretnutia sú:

navzájom sa neprerušujte;

nechoď von;

vypnúť telefóny;

ukázať sa včas.

Efektívnosť stretnutí sa zvyšuje prípravou a preddistribúciou dokumentov, prehľadným harmonogramom stretnutí pre plánovanie pracovného času zamestnancov.

Vetrone v diaľke

Každým rokom pribúda firiem, ktoré odmietajú kancelárie a prechádzajú na vzdialený formát. Ako viesť plánovacie stretnutia, keď všetci zamestnanci žijú nielen v rôznych mestách, ale aj v rôznych častiach sveta?

Natália Odegová

zakladateľ online školiaceho centra 1day1step.ru

Kedysi som pracoval pre veľkú korporáciu. Teraz sú všetci moji zamestnanci z rôznych miest a dokonca krajín a veľa komunikujeme online. Predchádzajúce skúsenosti nám umožnili zobrať to najlepšie a zmeniť to, čo bolo zjavne neúčinné.

Ľudia pracujú online, aby mali viac času, takže všetky stretnutia sú oveľa kratšie a oveľa efektívnejšie. Na stretnutie nezhromažďujeme ľudí, ktorí nemôžu ovplyvniť riešenie problému, a preto ich čas nemrháme nadarmo. Plánovacie stretnutie je stručné a len obchodné. Často ide o 5-10 minútový hovor cez Skype s diskusiou o konkrétnom probléme.

Existujú ukazovatele, ktoré pravidelne sledujeme, ale vôbec sa nimi nevoláme, ale zverejňujeme nové údaje do všeobecného chatu a robíme rozhodnutia, diskutujeme o nových krokoch na zlepšenie.

Čo sa týka termínov: keďže máme vo všeobecnosti veľkú voľnosť, nikdy v developerských projektoch nestláčam najkratšie termíny, ale pýtam sa: „V aký termín veríte? Ako dlho môžete odpovedať? Tento prístup umožňuje zamestnancovi vedome prevziať zodpovednosť a veľká túžba a radosť pracovať na úlohe.

A veľmi pomáha pri prechodných kontrolných bodoch, keď sa pozriem do procesu a zistím, či sa veci uberajú správnym smerom.

Nechajte svoj telefón, tablet a ďalšie pomôcky v kancelárii. Na stretnutie s vedením by ste si nemali brať svoju obľúbenú hračku.

Pamätajte, že na stretnutí platí rovnaký princíp ako v škole. Kto pozorne počúva, prikyvuje a kladie objasňujúce otázky, dobre. A prečo by sme mali byť dobrí v práci? Presne tak – aby si na nás pamätali, keď budú rozdávať cenu.

Ďalším školským pravidlom je „z očí do očí“. Po pochvale pošlite manažérovi otvorený pohľad. Prekliatie padlo, začnite hľadať najzaujímavejšiu vlastnosť na stole alebo venujte pozornosť svojmu peru.

Zaznamenajte všetko, všetko. Potom zistite, čo je užitočné a čo sa dá vyhodiť. Po prvé, šéfovia milujú byť kontrolovaní. Po druhé, záznamy sú náhradným letiskom, ak sa potrebujete skryť pred hrozivým pohľadom. Mimochodom, medzi perlami vodcu môžete opraviť svoje myšlienky.

Aktívne vyjadrite svoj názor, ak to umožňuje formát stretnutia. Aj keď zdieľate banalitu, stále budete vyzerať slušnejšie na pozadí kolegov, ktorí sú ticho a pozerajú sa na svoje topánky. Teraz je hlavné ukázať, kto je tu najaktívnejším účastníkom.

O spánku, zívaní a neprítomnom pohľade ani nehovoríme. Sám chápeš, že je to nevhodné.

Ak vás úplne premohla nuda, skúste pracovať vo svojej mysli. Urobte si zoznam úloh, premýšľajte o svojom projekte globálne. Alebo len snívať.

Neberte plánovacie stretnutie ako prázdnu zábavu. Toto je súčasť vašej práce. A ak šéf súhlasí, že vám zaplatí mzdu za čas strávený v jeho kancelárii, je to jeho právo. Ale ako efektívne strávite tento čas, závisí od vás.

© Natalia Zhilyakova, RJob

Pri použití materiálov zo stránky rjob.ru sa vyžaduje označenie autora a aktívny odkaz na stránku!

rjob.ru

Plánovacie stretnutie na oddelení: efektívny nástroj alebo formalita?

Vedúci oddelenia je veľmi zaneprázdnený človek. Ukazovatele, predpisy, rozhodnutia náročné úlohy, organizovanie všetkých a všetkého, aby sa posunuli k cieľu - všetko je na jeho pleciach. Čím správnejšie je vybraný súbor nástrojov riadenia, tým je líder efektívnejší. Oplatí sa venovať čas takému nástroju, akým je plánovacie stretnutie v lineárnom rozdelení?

Dokonca aj v spoločnostiach, kde sú plánovacie stretnutia povinné a regulované, k nim manažéri často pristupujú formálne – odhovárajú sa a pracujú. Plánovanie stretnutí je považované za stratu času, na čo teoretici prišli. Ich mottom je „Praktici musia pracovať, nie sa radiť.“ Zároveň v spoločnostiach, kde je plánovacie stretnutie nepovinné a ide o osobnú iniciatívu, existujú manažéri, ktorí bez ďalších pripomienok zhromažďujú zamestnancov v určitom čase a rozprávajú sa s nimi.

Prečo títo „čudní“ lídri tak „neefektívne“ strácajú svoj drahocenný čas, ak ich k tomu nikto nezaväzuje? Musel som sa hlboko ponoriť do tejto problematiky nedávne časy. Kríza si vyžiadala, aby sa top manažéri ponorili hlbšie do biznisu. Pravidlá hry na trhu sa zmenili a na to, aby sa firma nielen udržala nad vodou, ale aby krízu využila aj na posilnenie svojej pozície na trhu, je potrebné priblížiť sa zákazníkom – externým aj interným. .

Pre rýchla odpoveď k zmenám a zvýšeniu úrovne kontroly nad situáciou som sa okrem iného začal pravidelne zapájať do plánovacích stretnutí na oddeleniach, porov. rôzne štýly ich správanie. Čísla boli odhaľujúce: z 12 oddelení s jedným profilom, v ktorých sa uskutočňuje predaj aj presadzovanie zmlúv, sú najvyššie a najstabilnejšie ukazovatele tie, kde sa plánovacie stretnutia konajú týždenne. A to nie je náhoda.

Účel stretnutia

Ak manažér odpovie na otázku o účele plánovacieho stretnutia: „Pretože sa má,“ je lepšie ho vôbec neorganizovať. Akékoľvek formálne akcie „na parádu“ fungujú len negatívne, učia vás pracovať nie na výsledku, ale na „vzhľade pohybu k cieľu“. Názov „plannerka“ napovedá, že jej účelom je aktualizovať hnutie podľa plánovaného plánu smerom k vytýčeným cieľom.

Ak uvažujeme o tejto udalosti z pohľadu Demingovho cyklu (Plan - Do - Check - Akt), tak plánovacia porada je pravidelná kontrola (Check) činností s cieľom vyvodiť závery a v prípade potreby korigovať pohyb. (Akt). Na to však existujú štatistiky! Oplatí sa zhromaždiť viac ľudí? Určite to stojí za to a hlavné funkcie plánovacieho stretnutia nám pomáhajú uistiť sa o tom.

Hlavné funkcie plánovača

1) Informácie. Zamestnanci majú niekoľko spôsobov, ako získať informácie o situácii v spoločnosti a na trhu:

• oficiálne zverejnené informácie, ktoré sa niekedy prehliadajú alebo nie sú úplne pochopené;
• klebety, často veľmi vzdialené od pravdy, ale s veľkým potešením diskutované v jedálňach a fajčiarňach;
• informácie z prvej ruky s vysvetleniami a dôrazom na dôležité body, ktoré vedúci dáva na plánovacej porade, pričom venuje náležitú pozornosť vypracovaniu námietok a zníženiu účinnosti ústneho podania.

A povinné informovanie zamestnancov o pohybe oddelenia po zamýšľanej ceste.

2) Kontrola. Okrem suchých a kategorických figúrok, schopnosť kontrolovať atmosféru v tíme, objasňovať dôvody úspechu či poklesu výkonnosti. Na základe výsledkov plánovacej porady sa často zistia zlyhania v reťazci interakcie v rámci jednotky a v podniku a manažér okamžite podnikne kroky na ich odstránenie.

3) Motivačný. Zamestnanci potrebujú pozornosť. Pripomeňme si známy Hawthornov efekt v manažmente – produktivita práce sa zvyšuje z toho, že sa pozornosť venuje činnostiam zamestnancov. Planerka jedna z lepšie spôsoby pravidelne zamestnancom pripomínať, že sú dôležití a ich práci je venovaná dostatočná pozornosť.

Jeden zo zamestnancov oddelenia mal prelom, vzlet - dobrý dôvod na uznanie úspechov a v prípade potreby na podporu súťažného ducha v oddelení. A predsa okrem čísel potrebujete vidieť aj oči vašich zamestnancov. Manažéri musia pozorne počúvať svojich zamestnancov. Správanie zamestnanca sa zmenilo, poistka zmizla - dôvod, prečo manažér zaradil individuálny rozhovor do týždenného plánu.

4) Vzdelávacie. V tejto funkcii je plánovacia porada nevyhnutným nástrojom na zjednodušenie manažérovej náročnej manažérskej práce. Cez týždeň prebehol pracovný prípad, orientačný pre všetkých - vedúci si ho zapíše a zverejní na plánovacej porade. Preto je nepríjemná potreba opakovať to isté Iný ľudia veľakrát v minulosti odišiel a pravidelne a vedome „brúsime“ svoj pracovný nástroj.

5) Organizačné. Osvedčeným postupom je pozývať na stretnutia zástupcov príbuzných oddelení, najmä v momentoch inovácií. Možnosť nadviazať alebo upraviť interakciu, odstrániť konflikty, vymeniť si skúsenosti.

6) Disciplína. Motivácia ako nástroj riadenia má jednu veľmi významnú nevýhodu: jej pôsobenie je krátkodobé. Len málo ľudí je schopných sebamotivácie a práve ľudia s touto schopnosťou sa najčastejšie stávajú lídrami.

Disciplína, pravidelné rituály a pravidlá, ku ktorým patrí aj plánovacie stretnutie, majú pomôcť motivovať zamestnancov. Planerka je akcia. Zamestnanci si zvykajú, že budú potrebovať nielen vykazovanie v číslach, ale aj ochotu zdôvodňovať svoje ukazovatele. Pripravujú sa otázky na plánovaciu poradu, zamestnanci zbierajú a odovzdávajú prípady vedúcemu, ktoré by sa podľa ich názoru mali ukázať celému oddeleniu. Podobne ako piatková rodinná večera, aj plánovacie stretnutie sa stáva zvyčajným disciplinárnym konaním podľa pravidiel, keď každý musí odložiť svoje podnikanie, byť prítomný na pracovisku, konečne sa otočiť tvárou k sebe. Toto je obzvlášť dôležité.

Ako často organizovať stretnutia

Verím, že denné tímové brífingy sú vhodné len pre nováčikov, ktorí potrebujú mentorský štýl riadenia a podporu na každom kroku. Pre zavedený tím by plánovacie stretnutia mali byť týždenne. Hlavná vec je, že sa vykonávajú v ten istý deň, v rovnakom čase a približne sa zhodujú v trvaní a poradí akcií, čo umožní zachovať disciplinárnu funkciu.

Príklad možný scenár plánovanie stretnutí:

• Hlava áno Oznámenie Na konci môžu zamestnanci klásť objasňujúce otázky.
• Manažér oznamuje plánované ukazovatele a kladie zamestnancom otázky o nich. Podľa potreby si dohodne individuálne stretnutia.
• Vedúci hovorí o prípadovej štúdii týždňa alebo predstaví pozvaného zamestnanca.
• Manažér objasňuje, či existujú naliehavé pracovné problémy, ktoré sú dôležité pre celé oddelenie a vyžadujú si diskusiu na plánovacej porade. Vyhodnocuje problémy, rozhoduje o tom, o čom okamžite diskutovať, čo si bude vyžadovať oneskorené rozhodnutie.
• Líder hovorí o plánoch na aktuálny týždeň - významné udalosti, stretnutia a dokončí plánovacie stretnutie.

Časové náklady

Dlho trávime čas – to je hlavný dôvod, prečo lídri odmietajú organizovať plánovacie stretnutia. Vedie to k úplnému odmietnutiu tohto nástroja, alebo sa to všetko zvrhne na krátky monológ vedúceho bez spätnej väzby od podriadených. Zachované sú len informačné a mierne disciplinárne funkcie.

To je vlastne problém: riadiť „ľudsky“ je jednoduchšie ako pracovať so skupinou. Riadiť skupinovú dynamiku je umenie byť dobrým vodcom. Jeho cieľom je stručne a prehľadne uskutočniť plánovaciu poradu a zároveň získať spätnú väzbu od zamestnancov, ktorá v prípade potreby pomôže pohyb korigovať. Optimálna doba trvania je do 20-45 minút. Práve tento čas z detstva je v nás vložený ako obdobie sústredenia.

Sila vodcu je v tom, že určuje pravidlá. Aby sa plánovacia porada nenaťahovala, je potrebné so zamestnancami uzavrieť „zmluvu o plánovacom stretnutí“. Napríklad:

• Diskutujeme len o všeobecných problémoch, konkrétne si vyberáme na individuálne riešenie.
• Sme struční a k veci.
• Nerozptyľujú nás pracovné záležitosti, telefóny uvádzame do vibračného režimu.
• Uvedením problému ponúkame riešenie.
• O mimopracovných otázkach sa diskutuje v mimopracovnej dobe.

Súbor pravidiel sa môže líšiť v závislosti od situácie. Hlavné je, že líder zvláda predpisy a sám sa nehrabe v problémoch. Účelom plánovacieho stretnutia je identifikovať a rozhodnutie môže byť urobené neskôr, starostlivo zvážiť a preštudovať všetky detaily počas práce oddelenia. Hlavná vec je ukázať zamestnancom, že uvedené problémy sa riešia. Niekedy sa vyskytnú situácie, v ktorých plánovacie stretnutie presiahne stanovený čas, intenzita v tíme je jasne viditeľná. Potom si musíte dohodnúť ďalšie stretnutie, často po pracovnej dobe. To je zručnosť manažéra – zabrániť vyhroteniu situácie, identifikovať markery, ktoré v tíme vykazujú negatívne stránky.

Implementácia plánovacieho nástroja v oddelení si samozrejme vyžiada čas. Niekedy musíte vykonať viac ako jednu udalosť, kým sa nástroj stane skutočne účinným. Keď sa manažér stane otvoreným spätnej väzbe, bude prekvapený, keď si vypočuje veľa nevypovedaných vecí, ktoré zamestnanci dlho chceli povedať, ale nikdy nemali šancu. A potom sa spýtal! Musíte premýšľať o úlohách svojich podriadených a ich využití v skupinovej dynamike, pracovať s námietkami a argumentovať na najvyššej úrovni. Mnoho lídrov nejde presne touto cestou – stávajú sa, a idú do individuálneho manažmentu, ktorý je oveľa náročnejší na prácu a menej efektívny, keď k úspechu vedú len dva kroky.

Manažéri, ktorí tento nástroj dobre ovládajú, ho používajú vo svojich oddeleniach s veľkým úspechom, pretože dokázali vyhodnotiť jeho účinnosť. Plánovacie stretnutie nie je pozostatkom minulosti a nie formalitou, ale jedným z najmodernejších a najefektívnejších nástrojov, ktorý pomáha pri riešení najťažšie zvládnuteľnej úlohy – dosahovania cieľov jednotky. A presne z týchto cieľov sa formuje úspech celej spoločnosti.

www.e-xecutive.ru

Ako efektívne sprostredkovať informácie tímu?

Niektorí ľudia považujú plánovacie stretnutie za krátkodobé stretnutie s prioritou práce a skutočné úlohy ostatné ako strata času. Má zmysel robiť takéto stretnutia, alebo stačí len názor vedúceho? Skúsme na to prísť spolu.

TOP 5 najpotrebnejších článkov pre obchodníka:

Prečo vedúci plánujú

Plánovanie (od anglické slovo plán) - stretnutie s krátkym časom, ale významné pre úspech zvolenej stratégie, venované zváženiu aktuálnych pracovných problémov.

Prečo potrebujete plánovač:

• Organizovanie takýchto ministretnutí pomáha krok za krokom vyhodnocovať výsledky vykonanej práce a slúži ako záruka včasného riešenia všetkých aktuálnych problémov. Neslúžia na globálne hľadanie riešení. Venujú sa tomu samostatné, časovo neobmedzené stretnutia. Hlavnou úlohou plánovacieho stretnutia je promptne prediskutovať aktuálnu situáciu, sledovať aktuálne problémy a ich riešenia.
• Každodenná účasť na diskusii o stratégii spoločnosti a vyjadrenie názorov na jej zlepšenie tvoria oddanosť zamestnancov spoločnosti, stimulujúc lojalitu a výkonnosť zamestnancov nie horšie ako materiálne výhody. Správne vybudovaná komunikácia je základom úspešnej motivácie zamestnancov k obojstranne výhodnej spolupráci založenej na lojalite a rešpekte.
• Aktívna diskusia v dopoludňajších hodinách na plánovacej porade o aktuálnych problémoch stiera hranice oddelení spoločnosti, robí tím jednotnejší. Každý zamestnanec cíti významnú časť pri realizácii plánov, riešení úloh resp problematické otázky. Záujem zamestnancov stimuluje ich účasť na úspešných aktivitách spoločnosti. Nepochopenie jasne definovaných cieľov a zámerov najvyššia dôležitosť, netransparentnosť dlhodobých plánov a krátkodobých vyhliadok demotivuje zamestnancov, znižuje manažovateľnosť a ukazovatele výkonnosti.
• Je mimoriadne dôležité, aby manažér, ktorý vedie plánovacie stretnutie, mal schopnosť správne sprostredkovať zamestnancom informácie o aktuálnych aktivitách a ťažkostiach každého oddelenia a spoločnosti ako celku. Zjednocuje, robí spoločné úspechy aj problémy. Práve pocit dôležitosti každého zamestnanca pri dosahovaní spoločného cieľa, zdôraznený na porade, formuje a udržiava lojalitu a tímového ducha v tíme.
• Profesionálny prístup plánovacie stretnutie zabezpečuje jeho úspech, čo je pre zamestnancov výborným stimulom pri riešení každodenných problémov, motivuje túžbu dosahovať výsledky. Vzhľadom na to, že takéto diskusie sú príležitosťou na včasné získanie všetkých potrebných informácií od zamestnancov, je ťažké preceňovať význam takýchto ministretnutí v období inovácií v spoločnosti. Rýchla reakcia a eliminácia chýb umožňuje manažmentu vyhnúť sa rizikovým situáciám a zaručuje úspech zvolenej stratégie.

Známkou efektívnosti plánovacieho stretnutia sú jeho pozitívne výsledky. Riešenie problémov, krátkodobé plánovanie, prijímanie alebo šírenie nových informácií, reagovanie na spätnú väzbu – všetko, čo konštruktívne ovplyvňuje pracovný tok. Ak je organizovanie plánovacieho stretnutia vnímané ako strata času a nič nehovoriace, ide o priamu chybu manažmentu, ktorý nevie jednoznačne zorganizovať ani stretnutie, ani prácu ako celok. Tento článok vás naučí, ako viesť produktívne stretnutia so zamestnancami. Po pochopení základných pravidiel plánovacieho stretnutia budete môcť počas krátkeho stretnutia prijať a analyzovať prevádzkové informácie, vyvodiť včasné závery a pripraviť svojich zamestnancov na spoločný úspech.

Aké sú funkcie ranného stretnutia?

1. Informácie.

Pre sadzbu reálna situácia o záležitostiach vo firme, o jej konkurencieschopnosti a úspešnosti môžu zamestnanci využívať viaceré zdroje informácií:

• MASOVÉ MÉDIÁ. Rôzne publikácie o spoločnosti, dosť nepravidelné a často neaktuálne. Všeobecné informácie a žiadne špecifiká.
• Konverzácie v zákulisí. Najčastejšie klebety, ktoré neposkytujú žiadne spoľahlivé informácie.
• Pravidelné organizovanie plánovacích stretnutí, na ktorých vedúci nielen vyjadruje svoj názor a opisuje situáciu z prvej ruky, so zameraním najmä na významné momenty, ale dáva aj zamestnancom možnosť predkladať aktuálne témy, konštruktívne návrhy do diskusie a spoločne analyzovať stabilitu situácie v spoločnosti a na každom jej oddelení.

2. Ovládanie.

Okrem sledovania digitálnych ukazovateľov pracovnej úspešnosti pomáhajú plánovacie porady manažmentu vidieť reálny obraz vzťahov v tíme, posúdiť vplyv mikroklímy na rast či pokles indexov. Vďaka týmto stretnutiam dokážete zvládnuť všetky časti pracovného toku, nájsť slabé miesta a včas odstrániť nedostatky.

3. Motivačný.

Nie vždy má vedenie spoločnosti možnosť venovať sa každému zamestnancovi a ním vykonávanej práci. Jedným z pozitívnych aspektov organizovania plánovacích stretnutí je všeobecné uznanie úspechov významného človeka a jeho povzbudzovanie, ktoré rozvíja súťaživého ducha v tíme. V opačnom prípade pri označení negatívne zmeny, relevantný bude včasný individuálny rozhovor zameraný na objasnenie problémov zamestnanca, dôvody ich vzniku a poskytnutie potrebnej pomoci. Je dôležité, aby si každý človek uvedomil, že jeho práca je hodná ocenenia, že je zaujímavý ako profesionál a zapojenie ho do diskusií o záležitostiach spoločnosti len zlepší jeho schopnosti.

4. Výchovné.

Stretnutie pôsobí aj ako vzdelávací prvok kontroly. Ukážka úspešného prípadu celému tímu naraz, všeobecná diskusia o detailoch odbremení manažéra od potreby pripravovať každého zamestnanca zvlášť, šetrí jeho čas a vycibrí pracovný nástroj personálu.

5. Organizačné.

Zápisnica z plánovacieho stretnutia umožňuje pozvanie na diskusiu s kolegami z príbuzných oddelení. To má najväčší dôvod v prípade inovácií. Včasná úprava interakcie, výmena skúseností a podrobná diskusia odstraňujú konflikty, budujú vzájomne výhodné vzťahy v tíme.

6. Disciplína.

Bez náležitej účasti vedenia nebude disciplína a poriadok v spoločnosti pravdepodobne optimálne. Systematická príprava reportovanie o vykonaných úlohách v kvalitatívnom a kvantitatívnom vyjadrení, identifikácia problémov v pracovnom toku, zostavovanie aktuálne problémy, hľadanie odpovedí – všetko, čo sa pravidelne pripravuje na plánovacie stretnutie – ľudí disciplinuje, organizuje a podnecuje k vzájomnej spolupráci. Existujú aj iné páky kontroly, ale materiálna motivácia je krátkodobá a nie každý je schopný sebamotivácie. Je dôležité, aby sa tím spojil, prediskutoval nadchádzajúce pracovné plány, pochopil svoje úlohy a zvolil správnu stratégiu.

Akou formou sa môže uskutočniť denné plánovacie stretnutie?

č. 1. Zhrnutie, informačné stretnutie.

Stretnutie sa konalo s cieľom získať aktuálne informácie o priebehu pracovného procesu v kontexte divízií a oddelení, o aktuálnych a plánovaných aktivitách, vznikajúcich problémoch a problémoch – ide o takzvané informačné plánovacie stretnutie. Takéto stretnutia si nevyžadujú každodenné konanie. Stačí raz na začiatku týždňa na pol hodinu zhromaždiť vedúcich všetkých oddelení spoločnosti, aby si načrtli plán práce na najbližších päť pracovných dní. Informačné stretnutia sú obzvlášť dôležité pre šéfov pomerne veľkých spoločností, ktoré majú pod kontrolou aspoň štyri oddelenia.

č. 2. Plánovacia porada – rozdelenie aktuálnych úloh.

Stretnutia tohto formátu sa konajú denne v dopoludňajších hodinách. Cieľom je, aby zamestnanci dostávali úlohy na daný deň. Vodca by nemal tráviť veľa času - rozdávať pokyny všetkým, formulovať konečný cieľ, dávať krátke pokyny.

číslo 3. Plánovač na diskusiu o probléme.

V práci firmy sa vyskytujú situácie, úlohy a problémy, ktorých prediskutovanie si vyžaduje veľa času. V tomto prípade je otázka pripravená a prednesená kolegom vopred, je poskytnutý čas na prípravu potrebných informácií. Zároveň určíte časový limit na vystúpenie a určí sa tajomník. Tieto stretnutia zvyčajne trvajú do dvoch hodín. Malo by sa tiež počítať s tým, že diskusia sa môže natiahnuť a prestávky budú oznámené na 10 – 15 minút, čo znamená, že môže byť potrebný čaj a sladkosti. Výsledky takéhoto plánovacieho stretnutia sa zvyčajne posielajú všetkým jeho účastníkom prostredníctvom systému správy dokumentov spoločnosti.

č. 4. Kreatívny plánovač.

Stretnutia kreatívneho plánovania sa konajú s nedostatočným počtom resp úplná absencia vlastné nápady. Takéto stretnutia sú organizované podľa princípu brainstormingu, keď všetci účastníci vyjadrujú myšlienky, ktoré im prichádzajú do hlavy na tému, dokonca aj tie najsmiešnejšie, a z nich sú vybrané tie najzaujímavejšie a najrelevantnejšie. Na takéto stretnutie postačí akákoľvek iná kreatívna metóda hľadania nápadov.

č. 5. Plánovanie porady ako spôsob riešenia konfliktných situácií v tíme.

V každom tíme je prítomnosť explicitných a skrytých konfliktov nevyhnutná. Často jediné východisko z vytvorenej kritickej situácie bude priamy rozhovor medzi zamestnancami. Voľná ​​a otvorená diskusia o probléme znižuje jeho význam, možnosť vyjadriť svoj postoj bez zbytočných obviňovaní a urážok premieňa energiu deštruktívny konflikt v pozitívna energia tvorba. Hlboko zakorenené nedorozumenia medzi kolegami možno kompetentne vyriešiť kontaktovaním personalistov, organizačného psychológa alebo dokonca vyššieho manažmentu. Na diskusiu je zvolená neutrálna téma pre oponentov plánovacieho stretnutia. Upozornite účastníkov, že stretnutie je o riešení konfliktná situácia, nie je potrebné. Ľudia by sa mali cítiť dobre známi, mali by slobodne vyjadrovať svoj názor a nemali by chápať, že ich konverzácia je starostlivo sledovaná a vedená konštruktívnym smerom zo strany vodcu. Výsledky analýzy pozorovania, jeho výsledky a závery musia byť oznámené každému účastníkovi konfliktu.

Vzorový plán stretnutia

Predpokladajme, že informačno-plánovacie stretnutie, ktoré trvá približne pol hodiny, sa koná raz týždenne, v pondelok. Takže pravidlá stretnutia:

1. Informačné predstavenie vedúceho spoločnosti. Odpovede na objasňujúce otázky zamestnancov.

2. Diskusia o plánovaných ukazovateľoch, úroveň ich dosiahnutia v tejto fáze. Otázky od manažéra kolegom, v niektorých prípadoch - vymenovanie individuálnych stretnutí.

3. Predvedenie predvádzacieho prípadu ako ukážka práce alebo prezentácie na porade pozvaného zamestnanca.

4. Identifikácia obzvlášť naliehavých problémov, ktoré si vyžadujú okamžité riešenia a diskusiu na plánovacom stretnutí. Analýza otázok a hľadanie odpovedí.

5. Informovanie účastníkov stretnutia o plánovaných akciách na najbližších päť pracovných dní, krátka recenzia Pripravované akcie, stretnutia, úspechy a možné ťažkosti. Potom vedúci ukončí plánovacie stretnutie.

Prečo potrebujete pravidlá plánovania

Aby bolo stretnutie úspešné, musí byť regulované. Jasné zoradenie sledu a času prejavov a diskusií optimalizuje prácu publika, konkretizuje ju a robí ju produktívnejšou. Otázky na plánovacej schôdzi sa môžu meniť, preto, aby nedošlo k oneskoreniu procesu, bežnou praxou uvažuje sa o zaslaní materiálu účastníkom ranného stretnutia vopred. Zamestnanec dostane čas na premyslenie témy, prípravu informácií, odpovede či zmysluplného návrhu, ako aj na preštudovanie pravidiel budúceho plánovacieho stretnutia. Možno bude mať otázky pre ostatných účastníkov. Je potrebné určiť osobu, ktorá počas plánovacej schôdze dohliada na dodržiavanie časového limitu prideleného pre každý bod miniplánu rokovania. Naťahovanie prejavu alebo diskusie, opakovanie toho istého, dlhá hádka o jednej veci prináša negatíva, znižuje pozornosť min. dôležité témyčo kazí celú pracovnú náladu tímu.

Pri zostavovaní pravidiel pre budúce plánovacie stretnutie by sa mal vedúci spoliehať na nasledujúce body:

1. Musí existovať konkrétny cieľ plánovacieho stretnutia, známe zloženie účastníkov.

2. Program by mal obsahovať informácie o téme stretnutia, jeho úlohách, otázkach navrhnutých na zváženie.

3. Povinná prítomnosť vedúceho, tajomníka, vedenie protokolu a účastníkov zodpovedných za prípravu odpovedí na otázky plánovacieho stretnutia.

4. Účastníci stretnutia musia byť vopred informovaní o dátume, čase, mieste a programe plánovacieho stretnutia.

5. Tajomník vedie o rokovaní zápisnicu, do ktorej zapisuje vydané pokyny a prijaté rozhodnutia.

6. Protokol je odsúhlasený, schválený vedúcim a zaslaný všetkým účastníkom stretnutia a vykonávateľom úloh.

7. Kontrolu vykonávania pokynov vykonáva zodpovedná osoba. Dodržiavanie termínov a kvalita plnenia sú jasne monitorované.

8. Zápisnice z plánovacieho stretnutia sa uložia na analýzu a použitie pri hľadaní riešení podobné otázky.

Ako zorganizovať stretnutie

• Prvá vec, ktorú musí organizátor plánovacieho stretnutia venovať pozornosť, je jasné vyjadrenie otázky a definovanie účelu stretnutia. Manažér si musí vopred premyslieť, aké informácie budú potrebné na vyriešenie pracovného problému, kto ich môže poskytnúť, aký bude pozitívny výsledok stretnutia, ktorých špecialistov vopred oboznámiť s nastolenými problémami. Správna organizácia plánovacieho stretnutia zvýši jeho efektivitu, zahodí zbytočné rozhovory a zameria pozornosť pozvaných na konkrétnu tému.
• Druhým je zloženie účastníkov. Manažér, ktorý vie, o aký druh informácií má záujem, musí určiť, ktorí špecialisti, manažéri alebo zamestnanci ich vlastnia, a môže dať odpovede na položené otázky.
• Tretím je objasnenie miesta konania. Na dosiahnutie serióznych výsledkov je potrebné, aby do diskusie nezasahovali cudzinci. Rokovacia miestnosť by mala byť samostatná, nepriechodná a dostatočne veľká, aby sa do nej zmestili všetci účastníci.
• Po štvrté, určite čas začiatku stretnutia. najviac najlepšia možnosť bol by na výber bežný deň a čas na plánovanie stretnutí. V prípade potreby sa však takéto stretnutia môžu uskutočniť kedykoľvek, keď to vyhovuje všetkým jeho účastníkom, najmä tým najdôležitejším. Čas je dohodnutý vopred, niekoľko hodín alebo aj dní vopred.
• Po piate - vypracovanie predpisov. Plánovacie stretnutie by sa malo začať aj skončiť vo vopred určenom čase. Informácie musia byť prezentované čo najjasnejšie a najzrozumiteľnejšie. Z tohto dôvodu je upravené poradie otázok a čas správy každého z účastníkov. Napríklad výkon nie je dlhší ako 7 minút.
• Po šieste - dávajte pozor na všetky potrebné detaily. Perá, papier, voda, projektor, plátno, notebook, tlačiareň atď. Všetko by malo byť pripravené vopred a nezaberať čas na plánovacom stretnutí. Je lepšie skontrolovať techniku.
• Siedmym je vymenovanie tajomníka plánovacej schôdze, ktorý má stanoviť proces, výsledky diskusie a pripraviť plán plánovacej schôdze.

Aké otázky prediskutovať na plánovacom stretnutí

Hlavnou úlohou plánovacích stretnutí je vypracovať ministratégie a plány na každý pracovný deň. Druhou úlohou je vyhodnotenie predchádzajúceho dňa, správy, analýza zistených problémov a pomoc pri ich riešení. Môžete vytvoriť tabuľku, do ktorej budú zamestnanci zadávať prijaté pokyny, ciele a značku na ich implementáciu. Je lepšie otvoriť prístup všetkým zamestnancom oddelenia a jeho vedúcemu.

Napríklad podmienečne možno úlohy a ciele rozdeliť:

1. pre klientov v konkrétny deň;
2. o platbách za konkrétny deň;
3. o pohľadávkach a prácach na nich vykonaných.

Tretia úloha je typická pre tematické plánovacie stretnutia. Tu je dôležité venovať maximum času stretnutia danú tému alebo diskutovať o vopred určenom probléme.

Ako kreatívne viesť plánovacie stretnutia a odstrániť nudu

1. Nič nemá taký blahodarný vplyv na pracovnú náladu ako zmena prostredia. Aby bolo plánovacie stretnutie kreatívne, je lepšie zvoliť preň neočakávané miesto. Môže to byť ulica, kaviareň alebo len útulný priestor v pešej vzdialenosti od kancelárie.
2. Nezvyčajný by mal byť aj čas podujatia. Pol hodiny pred prestávkou alebo koncom práce, počas obedňajšej prestávky alebo uprostred pracovného dňa.
3. Kreatívny prístup môže byť vyjadrený výberom neobvyklého materiálu alebo jeho vydaním nie každému účastníkovi, ale iba niektorým.
4. Vypnutie telefónov počas plánovacieho stretnutia je predpokladom sústredenia sa na riešenie úlohy. Môžete ich poskladať a zdôrazniť súdržnosť tímu.
5. Organizácia plánovacieho stretnutia sa tiež stane kreatívnou nie v zasadacej miestnosti, ale v režime konferenčného hovoru alebo cez Skype.

Výber spôsobu vedenia by mal byť diktovaný cieľmi stretnutia. Globálne problémy sa neoplatí riešiť na plánovacích stretnutiach pripravených formou hry. Je to skôr fraška a strata času. Diskusia o organizačných otázkach, súťažné amatérske vystúpenia, firemné akcie, stimuly atď. - tu vhodné témy na tvorivé plánovacie stretnutia, ktoré odhaľujú potenciál zamestnancov.

Ako každé iné stretnutie, aj kreatívne ministretnutie sa končí slovami vďaky hlavy za účasť, zhrnutím. Vie si robiť poznámky o záveroch, ďalších cieľoch a efektívnom riešení pracovného problému zisteného na stretnutí.

Odborný názor

Vizualizácia na tabuli – efektívny prostriedok na sprostredkovanie informácií

Alexander Vinogradov,

zakladateľ a generálny riaditeľ startupu Revenga, Moskva

Nepochybujem, že zobrazovanie viet na tabuli je veľmi plodné. Účastníci diskusie oveľa aktívnejšie vyjadrujú svoj názor, ponúkajú rôzne možnosti. V mojej predchádzajúcej kancelárii bolo takýchto tabúľ asi osem. Zavesili sme ich na každé oddelenie a v spoločenská miestnosť na stretnutia. Vyskytli sa prípady, keď dosku nahradila špeciálne maľovaná stena, ktorá vám umožnila písať bežnou fixkou a vymazať ju špongiou. Farba však nebola veľmi kvalitná, rýchlo schátrala a vrátili sme sa k rokovacej rade bežného formátu.

Diskutovať o akýchkoľvek problémoch fixkou alebo kriedou a tabuľou je veľmi efektívne. Každý vidí tvoj názor, chápe ho, súhlasí a ak nie, tak napíš svoj vlastný. Výsledkom je, že spoločné úsilie ľahko vyrieši akýkoľvek problém.

Tabuľa je vhodná nielen na plánovanie stretnutí, môžete na ňu umiestniť dôležité poznámky, pripomienky, akákoľvek schéma vyzerá prehľadnejšie, môžete si zapísať krok za krokom a okamžite diskutovať o procese, prísť s novým produktom. Zaznamenávanie myšlienok odstraňuje ich klapky na oči, umožňuje vám nevynechať jediný detail, najmä ak proces trvá viac ako jeden deň. Svojím príkladom by som chcel presvedčiť svojich kolegov a nováčikov, že prítomnosť tabule nie je potrebné považovať za nátlak na verejné vyjadrenie svojich myšlienok. Doska je nepostrádateľným atribútom úspešnej práce. Ste zvyknutí používať e-mail, Skype a tu - uvedomujúc si pohodlie a výhody diskusie na nástenke, si ho určite umiestnite do svojej kancelárie.

Dlhoročná prax ma utvrdila v názore, že všetky spory, chybné rozhodnutia a problémy sú vždy výsledkom neochoty alebo neschopnosti vypočuť si názory iných. V takýchto prípadoch som sa naučil dať do rúk fixku a požiadať ma, aby som napísal alebo nakreslil to, čo sa mi snažia sprostredkovať. Kreslím alebo píšem zhora, ako to vidím. Porovnaním obrázkov vidíme problém jasnejšie a pochopenie problému je polovica riešenia.

Nový pohľad na organizovanie plánovacieho stretnutia: stretnutia „na nohách“ a na signál Elvisa Presleyho

Väčšina ľudí si pri slove „stretnutie“ predstaví nepohodlnú miestnosť, uvoľnené počúvanie dlhých, naťahovaných správ, neplodnú a nie vždy jasnú diskusiu o niektorých otázkach. Takéto prostredie neumožňuje personálu sústrediť sa, reálne posúdiť situáciu a vyjadriť užitočný názor a vedúci je nútený neustále pútať pozornosť publika a pripomínať tému plánovacieho stretnutia.

Charakteristickým znakom úspešného lídra je schopnosť organizovať a viesť čo najefektívnejšie stretnutia zamestnancov. Ním pripravené predpisy jasne definujú tému stretnutia, nedávajú možnosť z neho utiecť alebo prejsť na iné. Vyžadujú si konkrétne otázky konkrétne riešenia.

Aby sme dospeli ku konštruktívnemu návrhu, nie je potrebné sedieť na stoličkách. Aktívny čas robí čoraz obľúbenejšie plánovacie stretnutia, ktoré sa najčastejšie konajú v high-tech spoločnostiach, kde sa rýchlo uchytia inovatívne prístupy k riešeniu akýchkoľvek problémov. Takéto stretnutia „na nohách“ umožňujú vrcholovým manažérom vyhnúť sa zdĺhavým rokovaniam s veľké publikum, možno ani nezaradený do posudzovaného procesu, ale vyjadrujúci prázdne názory.

Napríklad vedenie spoločnosti Atomic Object, ktorá sa zaoberá vývojom softvéru, začína každé ráno stand-up mítingom. Povinná účasť, obmedzenie diskusií o nepracovných chvíľach na minimum, jasné otázky a rovnaké odpovede robia tieto stretnutia čo najproduktívnejšími. Je prakticky dokázané, že trvanie takýchto stretnutí „na nohách“ nie je dlhšie ako sedem minút, personál dostane úlohu a ide ju okamžite vykonať. Takýto formát vám nedovolí relaxovať, naopak, zmobilizuje a naladí na pracovnú náladu.

Wall Street Journal tvrdí, že takéto rýchle stretnutia boli bežné počas prvej svetovej vojny, keď meškanie s rozhodovaním bolo ako smrť. Podniky neskôr prijali túto prax na rýchlu výmenu alebo objasnenie informácií a stanovenie krátkodobých cieľov.

O inovácie sa začala zaujímať aj veda. Výskum Alaina Bludorna, amerického vedca, zástupcu Missourskej univerzity, uskutočnený v roku 1998, ukázal, že stretnutia v stoji trvajú o tretinu menej času a výsledky nie sú o nič horšie ako stretnutia v sále v obvyklom formáte.

V roku 2011 vykonala spoločnosť VersionOne prieskum medzi viac ako 6 000 zamestnancami v rôznych technologických spoločnostiach. 78 % z nich potvrdilo prítomnosť každodenných krátkych stretnutí.

Inovatívne plánovacie stretnutie, ktoré sa koná v stoji, nie je jediným trikom, ktorý využívajú západní podnikatelia na optimalizáciu práce so zamestnancami.

Jedným zo známych trikov Marka Tonkelowitza z Facebooku je organizovať krátke stretnutia 15 minút pred prestávkou. Tvrdí, že tento prístup výrazne motivuje zamestnancov, aby hovorili stručne a k veci.

Uskutočňovanie rýchlych stretnutí eliminuje meškanie zamestnancov. Meškajúci pracovníci by nemali byť pripustení k prebiehajúcej diskusii, pretože nemusia počuť všetky informácie a ponorením sa do nich by sa proces len spomalil.

Zamestnanec Adobe Systems Jan Witucki prirovnal čas stratený kvôli neskorým účastníkom každodenných stretnutí k času strávenému vývojom nového softvérového produktu a zaviedol pokutu 1 dolár za každé oneskorenie.

Ďalšou inovatívnou nuansou je divízia Turnstone nábytkárskej spoločnosti Steelcase, ktorá využíva hudbu Elvisa Presleyho, najmä jeho „A Little Less Conversation“ („Menej štebotania“), ako signál na stretnutia zamestnancov.

V činnostiach každej spoločnosti sa vyskytujú situácie, kedy nie je čas ani na seriózne stretnutia, ani na „topperov“, ako sa hovorí plánovacie porady konané v stoji. V takýchto prípadoch skúsení manažéri odporúčajú využívať mobilné technológie a organizovať pracovné stretnutia. Virtuálna komunikácia a riešenie problémov prostredníctvom firemnej pošty alebo chatu samozrejme nenahradí živý kontakt, no niekedy je to tá najlepšia cesta von. Zatiaľ čo stand-up plánovacie stretnutia majú nadradený význam nielen tradičným stretnutiam, ale aj stretnutiam s využitím pokročilých technológií.

Pravidlá efektívneho plánovania

Pravidlo číslo 1. Dostupnosť predbežných diskusií. Najprv sa problém posúdi v malých skupinách, vypracuje sa konsolidované riešenie a predloží sa na všeobecnú diskusiu. Je možné vykonať predbežnú analýzu e-mail. Po obdržaní listu od hlavy s pokynmi a potrebný materiál, zamestnanec si problematiku naštuduje, pripraví odpoveď a svoje možnosti riešenia problému zašle nadriadeným.

Pravidlo číslo 2. Nastavte presný čas začiatku stretnutia. Na základe skúseností si úspešní lídri všimli, že ak zvoláte stretnutie o 13:00, potom sa začne minimálne o 13:10. Ale ak určíte začiatok na 12-13, potom to personál berie doslova.

Pravidlo číslo 3. Príprava písomnej agendy. Aj to najkratšie stretnutie by malo byť usporiadané. Písomný program plánovacieho stretnutia by mal byť pripravený a zaslaný pozvaným vopred, aby sa vážna diskusia nezmenila na zbytočné spory.

Pravidlo číslo 4. Záujem účastníkov. Riadenie schôdze nemôžete delegovať na žiadnych rečníkov. Dôkladná organizácia, rozmanitosť tempa, formátu a štýlov prezentácií zabezpečí, že diskusia bude maximálne efektívna. Za účasti dvoch protikandidátov na stretnutí, ktorí sa prestali venovať ostatným v spore, je možné zmeniť obraz stretnutia a zorganizovať napríklad stretnutie dvoch protikandidátov.

Pravidlo číslo 5. Stručnost a kapacita prejavov. Príhovory vedenia by mali byť krátke a plné informácií. Mali by ste vyjadriť problém, vyjadriť svoj názor a zastaviť sa. Za žiadnych okolností neprerušujte reproduktor. Aj keď je jeho názor úplne v rozpore s vaším, nechajte ho dokončiť svoj prejav a až potom obhajujte svoju pozíciu. Nie je to len prvok zdvorilosti, je to dôraz na prioritu vlastných názorov.

Pravidlo číslo 6. Každá prezentácia má krátke zhrnutie. Nápis témy stretnutia a stručné postuláty každej správy na tabuli budú viditeľné pre všetkých účastníkov. Pomôže to neodchýliť sa od témy a iba diskutovať naliehavé problémy.

Pravidlo číslo 7. Každý účastník má svoje miesto. Aby sa predišlo konfliktom, ľudia, ktorí majú protichodné názory o otázkach, o ktorých sa diskutuje, by nemali sedieť oproti sebe. Je lepšie ich nenápadne zasadiť vedľa seba, bez toho, aby ste sa na to zamerali.

Pravidlo číslo 8. Tvorba akčného plánu. Je dôležité ukázať zamestnancom, že názory vyjadrené počas plánovacieho stretnutia sú dôležité pre celý tím. Na základe spoločných rozhodnutí sa vytvára jasný akčný plán, ktorý je povinný dodržiavať každý, vrátane vedúcich predstaviteľov spoločnosti.

Pravidlo číslo 9. Obmedzenie zapojenia vodcu. Vedúci nemusí byť účastníkom všetkých stretnutí, iba tých, kde je jeho prítomnosť skutočne nevyhnutná. Zároveň musí presne vedieť, prečo na akciu ide, čo musí personálu odovzdať a aké informácie má dostávať. Na plánovacie stretnutia sú pozývaní iba ľudia zapojení do riešenia problému, pretože veľký počet účastníkov značne komplikuje proces diskusie.

Čo možno urobiť na zlepšenie efektívnosti plánovacích stretnutí

Čas plánovania stretnutí je venovaný len tým najdôležitejším. Informácie týkajúce sa hlavnej práce špecialistov s klientmi môžu prísť bez osobnej interakcie.

Okrem všeobecných plánovacích stretnutí je potrebné organizovať porady administratívy, porady vedúceho spoločnosti bez účasti zamestnancov, iba riadiacim tímom.

Práca tímu sa musí merať vopred koncipovanými jasnými ukazovateľmi. Ide o počet uskutočnených stretnutí, hovorov, faktúr alebo uskutočnených predajov, ktoré musí odborník absolvovať za určitý čas. Musíte tiež vedieť, ako presne sa bude hodnotiť. Napríklad, ak je hovor úspešný, znamená to dohodnúť si stretnutie, identifikovať potreby, aktualizovať údaje atď.

S cieľom kontrolovať efektívnosť transakcie sa zavádzajú nástroje na sledovanie jej priebehu. Hlavné body pri práci s klientom sú pevné - od prvého hovoru až po prijatie prostriedkov na bežný účet. Stanovia sa jasné parametre pre prechod medzi fázami transakcie. Pozornosť by ste mali venovať aj pokroku vo vzťahoch so zákazníkmi.

Kľúčom k zvýšeniu ziskovosti je kontrola dynamiky zmien klientskej základne. Kvantitatívna analýza novo prichádzajúci spotrebitelia, stratení a vrátení zákazníci pomôžu prijať včasné opatrenia a predchádzať rizikovým situáciám.

Odborný názor

Prichádzajú zamestnanci na plánovacie stretnutia ako niečo bežné? Existuje riešenie!

Valery Metelitsa,

Generálny riaditeľ spoločnosti Lindner, Moskva

V našej spoločnosti začína pondelkové ráno hodinovým a pol stretnutím. Počúvame správy odborníkov o vykonanej práci počas týždňa, stanovujem úlohy a plány na aktuálny týždeň a spoločne diskutujeme o postupe projektov. Postupom času sa aktivita zamestnancov na plánovacích poradách znížila. Ľudia začali takéto stretnutia vnímať ako niečo nedôležité, sú ospalí, nedochádza k emocionálnemu návratu, dokonca môžu meškať. A prišiel som s nápadom, ktorého účelom je spestriť rutinnú akciu, vniesť do nej prvok novosti.

Aby som to urobil, pripravujem si vopred krátke, ale veľmi vzrušujúce prejavy na rôzne témy: pozitívny prístup v psychológii, nezvyčajné príbehy zo života významných ľudí, sebarealizácie a sebazdokonaľovania, nereálnych vedeckých úspechov a pod. Niektoré príbehy beriem z kníh, fakty z internetu, niečo z dobovej tlače. Hovorím, čítam, citujem. Niekedy používam flipchart – uverejňujem informácie, potom komentujem. Najdôležitejšie je, že informácie zaujímajú každého bez výnimky.

Pomáha mi aj môj blog na zdroji infonsuccess.ru o úspechu. Tam testujem témy, analyzujem recenzie priateľov, predplatiteľov, obchodných partnerov. Príbehy mi pomáhajú pozitívne ovplyvňovať podriadených, príklady úspechu vždy inšpirujú a prebúdzajú túžbu po sebazdokonaľovaní.

Úprimne povedané, personál spočiatku bral všetko veľmi opatrne. Pohľady a šepot prezrádzali všetko. Teraz však „ranné čítania“ zaujali takmer každého. Na začiatok plánovacieho stretnutia môžu prísť aj nepozvaní odborníci. Napríklad na prvej časti plánovacieho stretnutia venovaného čítaniu vždy vidím sekretárku a hlavného účtovníka. Zrátané a podčiarknuté: ranné plánovacie stretnutia sa stali pre zamestnancov veľmi obľúbenými a zaujímavými. Oneskorenie prestalo, ľudia sú aktívni, dopredu sa zaujímajú o ďalšiu tému a čakajú na niečo pozitívne. Zvýšila sa aj produktivita stretnutí. Suchý formát stretnutí bol preriedený prvkom drive a pozitívom. Čítania vyvolali diskusie, kolegovia sú otvorenejší v rozhovoroch so mnou aj medzi sebou. Mnohí ponúkajú svoje príklady a námety. Navrhol som vedúcemu predaja, aby pripravil informácie o kondícii pre mozog.

Podnikateľský plán pre salón krásy pre centrum zamestnanosti

Odporúčame prečítať všetkým, ktorí musia organizovať plánovacie stretnutia, päťminútové stretnutia a iné stretnutia. Mnohí to robia, ale málokto to robí dobre. Článok popisuje fázy prípravy stretnutia, jeho štruktúru, hodnotenie efektivity a fixáciu výsledkov – všetko, čo potrebujete vedieť, aby ste mohli viesť skutočne užitočné stretnutie.

Autor o sebe

Jevgenij Korjakovceva. Konzultant, nezávislý obchodný kouč. Maloobchodnému formátu sa venuje viac ako desať rokov, pôsobila ako externý konzultant v poradenskej agentúre a ako interný školiteľ v obchodných reťazcoch riadila oddelenie B2B predaja.

Skúsenosti s vedením seminárov, školení, prednášok (viac ako 400 projektov). Znalosť moderných metód riadenia, školenia a hodnotenia personálu v maloobchode; tvorenie komplexné projekty v týchto líniách. Skúsenosti s popisom podnikových procesov, budovaním školiacich systémov, vývojom personálnych motivačných systémov a projektového manažmentu.

Všetci sa zúčastňujeme stretnutí. A niekto ich dokonca musí pripraviť a dirigovať. Alebo vetrone. Alebo skupinové diskusie. Priznajte sa, mnohí z nás takýchto „kecačov“ mimoriadne neznášajú.

prečo? Pretože postoj sa vstrebal do krvi každému z našich ľudí: stretnutie je, keď sa dlho, oficiálne a nudne rozprávajú, ale potom sa aj tak nič nerobí. No nie je to strata času?

Tento úžasný formát

Stretnutia v spoločnostiach sú často naplánované neočakávane, konajú sa od prípadu k prípadu. Navyše nie sú vhodne pripravení a lídri nevedia zorganizovať diskusiu. Preto mnohí účastníci vnímajú informácie nesprávne (nepočuli, nerozumeli, zabudli) - potrebné rozhodnutia sa neprijmú (odložia a zavesia) a ak sú schválené, často sa nerealizujú. Tak správne?

Je mi hanbou za tento úžasný formát práce. Preto si v dnešnom článku povieme, prečo je to dobré, prečo je skupinová diskusia nepostrádateľná, ako ju efektívne viesť.

Na začiatok, prečo toto všetko potrebujeme? Prečo spájať veľa zaneprázdnených ľudí, odtrhávať ich od práce?

Kvalitné stretnutie vám umožňuje využiť kľúčové mechanizmy, ktoré zvyšujú produktivitu, čo je viac...

Princíp synergie. Synergický efekt je psychológom známy už dlho. Pamätáte si? — Účinnosť celku je vyššia ako celková účinnosť jeho jednotlivých častí. Alebo ešte jednoduchšie: jedna hlava je dobrá, ale dve sú lepšie. A je to pravda. Spoločne dokážeme vygenerovať viac nápadov, nájsť mnoho riešení problému a vybrať z tejto rozmanitosti to optimálne. V režime skupinovej diskusie ľudia začínajú pracovať ako celok, pričom sa navzájom dopĺňajú. Efektivita sa tiež znásobuje – skontrolujte. To je dôvod, prečo, ak potrebujete vyriešiť sériu operačných problémov, potom by ste nemali zanedbávať kvalitnú diskusiu, tento obrovský zdroj.

Princíp jednoty. Tím, teda ľudia, ktorí vidia rovnaký cieľ, dôverujú si a vedia spolupracovať, je efektívnejší ako jeden človek. Súhlasíš? Ako sa z vašich zamestnancov stane tím? Zrazu? Sám? Možno okamžite vysoko efektívne? a za čo? Kľúčom k budovaniu tímu je kráčať k cieľu spoločne, aktívne a organizovane. A všetky tieto podmienky žijú v režime stretnutia. Stretnutia a plánovacie stretnutia sú mocným nástrojom na rally, budovanie rešpektu voči kolegom a lídrovi a výborným tréningovým nástrojom. Preto, ak je pre vás dôležité, aby zamestnanci pracovali harmonicky a nevystupovali len v jednom oddelení či firme, robte kvalitne týždenné stretnutia.

Princíp porozumenia. Veľa ľudí sa bojí neznámeho. Normálny človek- dobrovoľne alebo nedobrovoľne, vedome alebo nie - odoláva nepochopiteľnému a neznámemu, a to je úplne prirodzené. Čo ak však ciele firmy, jej výkonové ukazovatele, úlohy na ďalší mesiac a pod. zrazu spadnú do kategórie nepochopiteľné? Čo cíti človek, keď požaduje vykopať jamu, ale nepovie prečo, ako hlboko a kde? Samozrejme odpor a demotivácia.

Stretnutia sú platformou na vysvetlenie „párty kurzu“, zvýšenie jeho prehľadnosti, akceptácie zamestnancami a následne nástroj na zníženie ich odolnosti voči neistote. Preto, ak implementujete zmeny, preveďte ich sériou plánovacích stretnutí a stretnutí.

Skúsený líder vie, že stretnutia vytvárajú organizáciu. S ich pomocou môžete udržiavať komunikáciu v rámci spoločnosti a implementovať rozhodnutia, overovať si, ako zamestnanci vidia ciele, a búrať bariéry medzi oddeleniami. Ak neorganizujete stretnutia, potom sa vo vašej organizácii rodia fámy a špekulácie. Ide o problém, ktorý v budúcnosti vedie k nejednotnosti a neistote zamestnancov a tu nie je ďaleko k strate kontroly.

Dobre vedené stretnutia dokážu zázraky. Kľúčové slovo je tu dobré. Čo treba brať do úvahy pri organizovaní stretnutí?

Zásady pre efektívne stretnutia

Dodržiavanie úloh

Existuje niekoľko formátov stretnutí: stretnutie, brainstorming; vetroň, päť minút. Každý formát má indikácie na použitie a metodiku. Rozhodnite sa zhromaždiť ľudí a triezvo zhodnotiť svoje ciele a zámery. Čo chcete od tohto formátu? Ľudia potrebujú nájsť riešenie? Potom je to brainstorming – všetci ste na rovnakej úrovni a berte do úvahy všetky nápady. Chcete nastaviť úlohy? Potom ide o plánovacie stretnutie s protokolom a agendou... Formát určujú kľúčové body: rola vedúceho stretnutia, štýl komunikácie na porade, výsledok porady.

Príklady formátov:

Stretnutie. Cieľom je generovať nápady, vyhodnocovať možnosti, hľadať riešenia. To znamená, že tím pracuje v kreatívnom režime. Apoteóza tohto formátu je brainstorming. Predpokladom je možnosť vyjadriť myšlienku/názor, teda kultúra slobodnej komunikácie na stretnutí. Ľudia by mali mať možnosť vyjadriť svoje myšlienky, to by sa malo podporovať. Preto by nemala existovať žiadna ostrá nekonštruktívna kritika.

Planerka. Cieľom je analyzovať súčasný stav procesu a identifikovať nové úlohy. Tento formát je bližšie k verbálnemu podávaniu správ o špecifikovaných ukazovateľoch, takže prítomnosť tých istých ukazovateľov je preň povinná. Plánovacie stretnutie sa koná vždy pracovne, podľa programu.

Päť minút. Cieľom je stanovenie priorít, vytvorenie pracovnej nálady. Päťminútové stretnutia sa nekonajú s cieľom vyriešiť globálne problémy a odpovedať na otázky „Kto je na vine?“ a "Čo robiť?" Toto je formát pripomienky. Kľúčové požiadavky sú pozitívne a krátkodobé. Pamätajte, že ranné stretnutia zohrávajú úlohu stimulant-aktivátor-motivátor. Ich trvanie je od 5 do 15 minút – dlhšie nie!

konkrétnosť

Sú definované samotné úlohy? Pred stretnutím si jasne zapíšte program a pripravte si materiály, ktoré potrebujete. Program pošlite všetkým účastníkom vopred (najneskôr tri hodiny pred začiatkom, najlepšie však deň vopred), aby sa aj oni stihli pripraviť. To vám všetkým umožní nestratiť sa v úlohách, držať sa línie stretnutia a dodržať stanovený čas.

stručnosť

Akékoľvek stretnutie by sa malo zmestiť do minima možný čas. Ideál je 30 minút, maximum je hodina. Je veľmi zlé, ak musíte piaty bod prominovať niekoľko hodín. prečo? Svojvoľná ľudská pozornosť má tendenciu sa časom rozptýliť, konkrétne do 30-40 minút. Pri monotónnom procese to, čo sa deje, prestáva byť vnímané po 20-30 minútach. A s poklesom pozornosti pamäť človeka funguje oveľa horšie ... To nám hovorí: po 3 hodinách stretnutia budú ľudia veľmi neefektívne.

Načasovanie

Predpokladom efektívneho stretnutia je prísne načasovanie alebo predpisy. Nastavte čas začiatku a konca stretnutia. Začnite v určenom čase, bez ohľadu na to, či už všetci zatiahli – to ľudí naučí nemeškať. Stanovte si POČTIVÚ uzávierku včas (napríklad hodinu a pol) a 10 minút pred termínom – skončite bez ohľadu na výsledok. Nastavte päťminútový časovač pre každého rečníka, naučíte ľudí hovoriť k veci. Zastavte na stretnutí konverzácie mimo témy, priveďte ľudí späť k téme. Majte jasný program stretnutia. Malo by to byť pred všetkými účastníkmi.

Primeranosť účastníkov

Stretnutia by sa mali zúčastniť len tí zamestnanci, ktorých sa program rokovania týka. NIKDY nepozývajte ľudí na stretnutie s prívesom, len si sadnite. Dodržiavajte zásadu optimality: účastníkov by malo byť menej, ale miera ich vplyvu na otázku je vyššia.

Právo hovoriť

Poznáte stretnutia, na ktorých zamestnanci hovoria len vtedy, keď sú požiadaní a dávajú manažérovi spoločensky žiaduce odpovede, ako napríklad „áno, samozrejme, že budeme“? Prečo sa to deje? Pretože ľudia sú zvyknutí dostať sa „na hlavu“ za vyjadrenie názoru, najmä za pochybovanie. Ak manažér požiada, aby zhodnotil, či je možné problém vyriešiť, zamestnanec prejaví pochybnosti a manažér ho v reakcii umlčí – čo sa potom ostatní naučia? Buď ticho a nehnevaj sa. A čo od nich potrebujeme? Inteligencia a analýza. Nekompatibilné veci, však? Preto práve počas porady, tak ako v žiadnom inom čase, treba dať zamestnancom právo hovoriť, mať názory, nápady, pochybnosti, otázky. Okrem toho je potrebné naučiť sa odpovedať na otázky zamestnancov: stručne, k veci, a zároveň zastaviť zbytočné a dlhé stonanie o ťažkom kancelárskom živote.

Konsolidácia výsledkov

Každé stretnutie, a najmä také, na ktorom si stanovíte ciele, by malo mať písomný výsledok. Odporúčam vám, aby ste si zo stretnutia urobili elektronický záznam. Napríklad v tejto forme:

Po stretnutí sa všetkým účastníkom pošle zápisnica. Práve protokol stretnutia sa stáva kontrolným nástrojom, vďaka ktorému nič nezmeškáte, nezabudnete ani na jednu úlohu. A prenos protokolu do elektronického systému (napríklad 1C alebo Lotus) umožňuje jeho integráciu do systému zadávania úloh. A čo je najdôležitejšie, určite by ste sa mali opýtať na úlohy stanovené na poslednom stretnutí. Práve cyklický režim stretnutí „analýza → úlohy → kontrola → analýza“ vám umožňuje preniesť stretnutie z režimu nečinnosti do pracovného formátu.

Naplánované stretnutie

Všetko, čo sa dá preniesť do plánovaného režimu, sa musí preniesť. Jediný spôsob, ako si zvyknúť na kontrolné postupy, je stanoviť im plánovaný kurz. V ideálnom prípade by všetci zamestnanci mali vedieť, kedy budú požiadaní o tú či onú záležitosť, teda kedy treba nahlásiť – aby mali čas na zber dát a prípravu zmysluplnej správy. Neplánované stretnutia sú vhodné len pre naliehavé a dôležité záležitosti a podiel takýchto neohlásených stretnutí by mal byť nízky. V opačnom prípade sa zamestnanec jednoducho nestihne pripraviť (to znamená, že budete počuť „neviem“), niekedy ani nebude môcť byť prítomný (miesto ôsmich prídu dvaja, zvyšok je „v polia“), je rozptýlený od práce (a vysoký výkon vyžaduje koncentráciu) atď.

Ak chcete zhodnotiť efektivitu vašich stretnutí, vykonajte test:

Máš toto?	Nie naozaj
Stretnutia sa konajú nepravidelne.
Stretnutia sú naplánované náhle (nečakane, ako naliehavé oznámenie TASS).
Téma nie je nastavená. Neexistuje žiadna regulácia. Účastníci vopred nevedia, čo sa na stretnutí bude diať. Vedúci sám presne nevie, čo chce.
Kopírovanie programu na rôznych stretnutiach. Prečítaj si známe informácie...
Líder vie, čo chce povedať, ale nepremyslel, ako to urobiť efektívnejšie. V dôsledku toho dochádza k skresľovaniu informácií, vznikajú nedorozumenia, vznikajú zbytočné spory, rozhodnutia sa vykonávajú zle alebo sa nevykonávajú vôbec...
Stretnutie nie je dokončené.
Manažér často odkladá stretnutia, začína v nesprávny čas a nedodržiava pravidlá.
Účastníci nezapadajú do pravidiel. Ako možnosť: rozptyľujú sa, nedodržiavajú načasovanie, skáču z témy na tému, navzájom sa prerušujú.
Hostiteľ hovorí, hovorí ... Účastníci sa nudia, myslia si svoje, rozprávajú sa.
Líder ako prvý vyjadrí svoj názor na diskutovanú problematiku. Zamestnanci chápu, že ich názor už nie je dôležitý.
Vedúci nehovorí svoj názor. Nereaguje na čísla. Neanalyzuje fakty. Stretnutie sa stáva pomalým a bezfarebným. Stratený zmysel a zmysel. Žiadne riešenia, žiadne stimuly – stratený čas.
Diskusia o horúcich témach (mzda, pokuty a pod.) sa mení na „bazár“.
Na stretnutí sa koná „verejná poprava“.
Zamestnanec by mal na stretnutí hovoriť o nejakom probléme. Dali ste mu pokyn, aby to urobil, ale neskontrolovali ste, ako pochopil úlohu a čo chcel povedať. A tak hovorí a ty ochorieš.
Prijaté rozhodnutia nie sú kontrolované, nekontrolované, neimplementované.
Líder svoje chyby na stretnutí nerozoberá.

Máte viac ako 3 „áno“? Poďme optimalizovať!

Etapy prípravy a vedenia efektívneho stretnutia

Definujte ciele a ciele stretnutia. Aké problémy je potrebné riešiť? Aké informácie sledovať? Aké závery vyvodiť? Aký je najlepší spôsob štruktúrovania úloh?

Určte formát stretnutia na základe úloh. Vyberte účastníkov a čas stretnutia. Stretnutie MUSÍ mať predsedu/moderátora, ktorý bude sledovať pravidlá. Táto osoba by mala mať menšiu zodpovednosť za riešenie problému, ktorého sa stretnutie týka. Vtedy je menej fixovaný na emócie (ako napr. iniciátor stretnutia) a nelobuje, dobrovoľne či nedobrovoľne, za rozhodnutia, ktoré sú pre toho druhého prospešné. A právo hovoriť je dané čestne všetkým prítomným.

Určite štruktúru stretnutia. Stretnutie by malo mať jasnú štruktúru a zakaždým sa konať presne v poradí, v akom to predpokladá.

Typická štruktúra hoblíka:

• Úvodný prejav / rozcvička.

  Ciele. nariadenia. Formátovať.

  Všeobecné otázky.

  Všeobecné výsledky práce. Plnenie zadaných úloh.

  Súkromné ​​výsledky / správy účastníkov.

  Analýza výsledkov. Určiť si ciele. Zhrnutie.

Typická štruktúra stretnutia:

Označenie problému, ciele. Dôležitosť témy. Plány.

Ciele. nariadenia. Formátovať.

Diskusia. Analýza.

Analýza výsledkov. Určiť si ciele.

Zhrnutie.

Typická štruktúra brainstormingu alebo diskusie:

Úvodné slovo / ciele stretnutia / predpisy.

Problém a prečo na ňom záleží.

Generovanie VŠETKÝCH riešení.

Diskutujte o výhodách a nevýhodách každej možnosti.

Voľba riešenia. Na jej základe stanovovanie úloh pre účastníkov.

Príprava zápisnice zo stretnutia.

Definujte nariadenie. Pri vytváraní pravidiel pamätajte na to, že by to malo byť výhodné pre vedúceho aj účastníkov. Štandard: 3-7 minút na prezentáciu o stanovení cieľov; 5-7 minút na diskusiu. Prestávky je vhodné poskytovať v rozsahu 10-15 minút na každých 45-60 minút aktívnej práce. Vo všeobecnosti sú stretnutia dlhšie ako hodinu rizikom straty pozornosti účastníkov. Takéto stretnutia môžu byť neúčinné.

Stanovte poradie problémov, ktoré sa majú riešiť. Problematiku podľa predpisov určujú tie kľúčové body, od ktorých závisí celkový výsledok a kvalita práce spoločnosti (napríklad spätná väzba od zákazníkov, reakcie na reklamu, informácie o nových produktoch a pod.).

Rozdeľte všetky otázky do troch skupín.

1. Pravidelné otázky - podľa pravidiel. Skúste sa rýchlo vysporiadať s bežnými otázkami. Spočiatku ich diskusia môže trvať celý čas. Potom k nim pribudnú aktuálne otázky – ľudia budú sami aktívni. Ale vašou prioritou, ktorá určuje rýchlosť napredovania, sú otázky rozvoja. Strávte na nich až 50 % času na stretnutia.

   Aktuálne otázky – podľa plánu porady: nápady, ktoré vznikli, problémy, čo brzdí prácu a ako ju optimalizovať. Celkovo môžete položiť maximálne 5 otázok. Vždy začnite tým najdôležitejším. Je lepšie skončiť jednou dôležitou otázkou, ako nechať desiatky nevyriešených.

   Záležitosti rozvoja - podľa plánu rozvoja.

Pripravte si potrebné dokumenty a formuláre. Na efektívne riešenie problémov je mimoriadne dôležité správne pripraviť materiál na stretnutia a zaslať ho všetkým vopred. Na samotnom stretnutí je potrebné viesť zápisnicu z rokovania, kde by mali byť zaznamenané všetky prijaté rozhodnutia.

Určite čas stretnutia. Ak sa zamestnanci nelíšia v disciplíne, často meškajú, odporúčam robiť týždenné porady ráno, hneď na začiatku pracovného dňa - je zaručený včasný príchod do práce. Tí najzlomyselnejší „oneskorenci“ budú o pár dní prevychovaní. Vždy uveďte čas ukončenia stretnutia. Skúste skončiť o niečo skôr - stane sa to príjemné prekvapenie pre účastníkov. V každom prípade by po prerokovaní plánovaných otázok mal ešte nejaký čas zostať. Potom budú mať zamestnanci možnosť, dôvod a motiváciu klásť svoje otázky – teda byť aktívni a premýšľať. A čo môže byť pre lídra lepšie ako aktívny a inteligentný zamestnanec!

Uistite sa, že stretnutie je nevyhnutné.

Odpovedzte si na nasledujúce otázky:

1. Sú nejaké otázky na stretnutie? Je to to, o čom dnes musíme hovoriť?

   Zodpovedá forma prezentácie materiálu účelu, publiku, obsahu?

   Čo by sa malo stať / zostať v mysliach zamestnancov po stretnutí?

   Je možné vynechať stretnutie a dosiahnuť rovnaký výsledok?

Ak ste odpovedali „Áno“ na otázky 1, 2 a „Nie“ na otázku 4, pokojne sa stretnite!

Vedúci oddelenia je veľmi zaneprázdnený človek. Ukazovatele, predpisy, riešenie zložitých problémov, organizovanie všetkých a všetkého, aby sa posunuli k cieľu – všetko leží na jeho pleciach. Čím správnejšie je vybraný súbor nástrojov riadenia, tým je líder efektívnejší. Oplatí sa venovať čas takému nástroju, akým je plánovacie stretnutie v lineárnom rozdelení?

Dokonca aj v spoločnostiach, kde sú plánovacie stretnutia povinné a regulované, k nim manažéri často pristupujú formálne – odhovárajú sa a pracujú. Plánovanie stretnutí je považované za stratu času, na čo teoretici prišli. Ich mottom je „Praktici musia pracovať, nie sa radiť.“ Zároveň v spoločnostiach, kde je plánovacie stretnutie nepovinné a ide o osobnú iniciatívu, existujú manažéri, ktorí bez ďalších pripomienok zhromažďujú zamestnancov v určitom čase a rozprávajú sa s nimi.

Prečo títo „čudní“ lídri tak „neefektívne“ strácajú svoj drahocenný čas, ak ich k tomu nikto nezaväzuje? V poslednej dobe som sa musel hlboko ponoriť do tejto problematiky. Kríza si vyžiadala, aby sa top manažéri ponorili hlbšie do biznisu. Pravidlá hry na trhu sa zmenili a na to, aby sa firma nielen udržala nad vodou, ale aby krízu využila aj na posilnenie svojej pozície na trhu, je potrebné priblížiť sa zákazníkom – externým aj interným. .

Aby som mohol rýchlo reagovať na zmeny a zvýšiť úroveň kontroly nad situáciou, začal som sa okrem iného pravidelne zúčastňovať plánovacích stretnutí na oddeleniach a porovnávať rôzne štýly ich vedenia. Čísla boli odhaľujúce: z 12 oddelení s jedným profilom, v ktorých sa uskutočňuje predaj aj presadzovanie zmlúv, sú najvyššie a najstabilnejšie ukazovatele tie, kde sa plánovacie stretnutia konajú týždenne. A to nie je náhoda.

Účel stretnutia

Ak manažér odpovie na otázku o účele plánovacieho stretnutia: „Pretože sa má,“ je lepšie ho vôbec neorganizovať. Akékoľvek formálne akcie „na parádu“ fungujú len negatívne, učia vás pracovať nie na výsledku, ale na „vzhľade pohybu k cieľu“. Názov „plannerka“ napovedá, že jej účelom je aktualizovať hnutie podľa plánovaného plánu smerom k vytýčeným cieľom.

Ak uvažujeme o tejto udalosti z pohľadu Demingovho cyklu (Plan - Do - Check - Akt), tak plánovacia porada je pravidelná kontrola (Check) činností s cieľom vyvodiť závery a v prípade potreby korigovať pohyb. (Akt). Na to však existujú štatistiky! Oplatí sa zhromaždiť viac ľudí? Určite to stojí za to a hlavné funkcie plánovacieho stretnutia nám pomáhajú uistiť sa o tom.

Hlavné funkcie plánovača

1) Informácie. Zamestnanci majú niekoľko spôsobov, ako získať informácie o situácii v spoločnosti a na trhu:

• oficiálne zverejnené informácie, ktoré sa niekedy prehliadajú alebo nie sú úplne pochopené;
• klebety, často veľmi vzdialené od pravdy, ale s veľkým potešením diskutované v jedálňach a fajčiarňach;
• informácie z prvej ruky s vysvetleniami a dôrazom na dôležité body, ktoré vedúci poskytuje na plánovacom stretnutí, pričom venuje náležitú pozornosť vypracovaniu námietok a zníženiu účinnosti ústneho podania.

A povinné informovanie zamestnancov o pohybe oddelenia po zamýšľanej ceste.

2) Kontrola. Okrem suchých a kategorických figúrok, schopnosť kontrolovať atmosféru v tíme, objasňovať dôvody úspechu či poklesu výkonnosti. Na základe výsledkov plánovacej porady sa často zistia zlyhania v reťazci interakcie v rámci jednotky a v podniku a manažér okamžite podnikne kroky na ich odstránenie.

3) Motivačný. Zamestnanci potrebujú pozornosť. Pripomeňme si známy Hawthornov efekt v manažmente – produktivita práce sa zvyšuje z toho, že sa pozornosť venuje činnostiam zamestnancov. Plánovacie stretnutie je jedným z najlepších spôsobov, ako zamestnancom pravidelne pripomínať, že sú dôležití a ich práci je venovaná dostatočná pozornosť.

Jeden zo zamestnancov oddelenia mal prelom, vzlet - dobrý dôvod na uznanie úspechov a v prípade potreby na podporu súťažného ducha v oddelení. A predsa okrem čísel potrebujete vidieť aj oči vašich zamestnancov. Manažéri musia pozorne počúvať svojich zamestnancov. Správanie zamestnanca sa zmenilo, poistka zmizla - dôvod, prečo manažér zaradil individuálny rozhovor do týždenného plánu.

4) Vzdelávacie. V tejto funkcii je plánovacia porada nevyhnutným nástrojom na zjednodušenie manažérovej náročnej manažérskej práce. Cez týždeň prebehol pracovný prípad, orientačný pre všetkých - vedúci si ho zapíše a zverejní na plánovacej porade. Nepríjemná potreba mnohokrát opakovať to isté rôznym ľuďom teda zostala minulosťou a pracovný nástroj si pravidelne a vedome „brúsime“.

5) Organizačné. Osvedčeným postupom je pozývať na stretnutia zástupcov príbuzných oddelení, najmä v momentoch inovácií. Možnosť nadviazať alebo upraviť interakciu, odstrániť konflikty, vymeniť si skúsenosti.

6) Disciplína. O motivácia, ako nástroj riadenia má jednu veľmi významnú nevýhodu: jej pôsobenie je krátkodobé. Len málo ľudí je schopných sebamotivácie a práve ľudia s touto schopnosťou sa najčastejšie stávajú lídrami.

Disciplína, pravidelné rituály a pravidlá, ku ktorým patrí aj plánovacie stretnutie, majú pomôcť motivovať zamestnancov. Planerka je akcia. Zamestnanci si zvykajú, že budú potrebovať nielen vykazovanie v číslach, ale aj ochotu zdôvodňovať svoje ukazovatele. Pripravujú sa otázky na plánovaciu poradu, zamestnanci zbierajú a odovzdávajú prípady vedúcemu, ktoré by sa podľa ich názoru mali ukázať celému oddeleniu. Podobne ako piatková rodinná večera, aj plánovacie stretnutie sa stáva zvyčajným disciplinárnym konaním podľa pravidiel, keď každý musí odložiť svoje podnikanie, byť prítomný na pracovisku, konečne sa otočiť tvárou k sebe. Toto je obzvlášť dôležité.

Ako často organizovať stretnutia

Verím, že denné tímové brífingy sú vhodné len pre nováčikov, ktorí potrebujú mentorský štýl riadenia a podporu na každom kroku. Pre zavedený tím by plánovacie stretnutia mali byť týždenne. Hlavná vec je, že sa vykonávajú v ten istý deň, v rovnakom čase a približne sa zhodujú v trvaní a poradí akcií, čo umožní zachovať disciplinárnu funkciu.

Príklad možného scenára plánovania:

• Vedúci vydá informačnú správu, po výsledkoch môžu zamestnanci klásť objasňujúce otázky.
• Manažér oznamuje plánované ukazovatele a kladie zamestnancom otázky o nich. Podľa potreby si dohodne individuálne stretnutia.
• Vedúci hovorí o prípadovej štúdii týždňa alebo predstaví pozvaného zamestnanca.
• Manažér objasňuje, či existujú naliehavé pracovné problémy, ktoré sú dôležité pre celé oddelenie a vyžadujú si diskusiu na plánovacej porade. Vyhodnocuje problémy, rozhoduje o tom, o čom okamžite diskutovať, čo si bude vyžadovať oneskorené rozhodnutie.
• Vedúci hovorí o plánoch na aktuálny týždeň – významných udalostiach, stretnutiach a dokončí plánovacie stretnutie.

Časové náklady

Dlho trávime čas – to je hlavný dôvod, prečo lídri odmietajú organizovať plánovacie stretnutia. Vedie to k úplnému odmietnutiu tohto nástroja, alebo sa to všetko zvrhne na krátky monológ vedúceho bez spätnej väzby od podriadených. Zachované sú len informačné a mierne disciplinárne funkcie.

To je vlastne problém: riadiť „ľudsky“ je jednoduchšie ako pracovať so skupinou. Riadiť skupinovú dynamiku je umenie byť dobrým vodcom. Jeho cieľom je stručne a prehľadne uskutočniť plánovaciu poradu a zároveň získať spätnú väzbu od zamestnancov, ktorá v prípade potreby pomôže pohyb korigovať. Optimálna doba trvania je do 20-45 minút. Práve tento čas z detstva je v nás vložený ako obdobie sústredenia.

Sila vodcu je v tom, že určuje pravidlá. Aby sa plánovacia porada nenaťahovala, je potrebné so zamestnancami uzavrieť „zmluvu o plánovacom stretnutí“. Napríklad:

• Diskutujeme len o všeobecných problémoch, konkrétne si vyberáme na individuálne riešenie.
• Sme struční a k veci.
• Nerozptyľujú nás pracovné záležitosti, telefóny uvádzame do vibračného režimu.
• Uvedením problému ponúkame riešenie.
• O mimopracovných otázkach sa diskutuje v mimopracovnej dobe.

Súbor pravidiel sa môže líšiť v závislosti od situácie. Hlavné je, že líder zvláda predpisy a sám sa nehrabe v problémoch. Účelom plánovacieho stretnutia je identifikovať a rozhodnutie môže byť urobené neskôr, starostlivo zvážiť a preštudovať všetky detaily počas práce oddelenia. Hlavná vec je ukázať zamestnancom, že uvedené problémy sa riešia. Niekedy sa vyskytnú situácie, v ktorých plánovacie stretnutie presiahne stanovený čas, intenzita v tíme je jasne viditeľná. Potom si musíte dohodnúť ďalšie stretnutie, často po pracovnej dobe. To je zručnosť manažéra – zabrániť vyhroteniu situácie, identifikovať markery, ktoré v tíme vykazujú negatívne stránky.

Implementácia plánovacieho nástroja v oddelení si samozrejme vyžiada čas. Niekedy musíte vykonať viac ako jednu udalosť, kým sa nástroj stane skutočne účinným. Keď sa manažér stane otvoreným spätnej väzbe, bude prekvapený, keď si vypočuje veľa nevypovedaných vecí, ktoré zamestnanci dlho chceli povedať, ale nikdy nemali šancu. A potom sa spýtal! Musíte premýšľať o úlohách svojich podriadených a ich využití v skupinovej dynamike, pracovať s námietkami a argumentovať na najvyššej úrovni. Mnoho lídrov nejde presne touto cestou – stávajú sa, a idú do individuálneho manažmentu, ktorý je oveľa náročnejší na prácu a menej efektívny, keď k úspechu vedú len dva kroky.

Manažéri, ktorí tento nástroj dobre ovládajú, ho používajú vo svojich oddeleniach s veľkým úspechom, pretože dokázali vyhodnotiť jeho účinnosť. Plánovacie stretnutie nie je pozostatkom minulosti a nie formalitou, ale jedným z najmodernejších a najefektívnejších nástrojov, ktorý pomáha pri riešení najťažšie zvládnuteľnej úlohy – dosahovania cieľov jednotky. A presne z týchto cieľov sa formuje úspech celej spoločnosti.