आज मैं एक विशिष्ट प्रबंधन उपकरण के बारे में बात करना चाहता हूं। यह लेख कजाकिस्तान के एक मित्र के पत्र का उत्तर है।

"नमस्कार! मुझे सलाह के रूप में मदद की ज़रूरत है। मैं एक जिला अकीम (आपकी राय में राज्यपाल) के साथ एक बैठक में था। उसे एक समस्या है। 2 चोर प्रतिनिधि हैं जो काम नहीं करते हैं (और काम नहीं करना चाहते हैं और उनमें कोई मतलब नहीं है, आवारा, वे हैसियत के लिए बैठते हैं) और उन्हें आग लगाना भी असंभव है, क्योंकि वे ऊपर से ढके हुए हैं। और वे अभी भी नहीं चाहते कि कोई उनका काम करे। इस प्रकार, मेरा अकीम एक जाल में है। क्योंकि उसे जिले से बाहर निकलना है और काम करना है। मैं जानना चाहता हूं कि इस समस्या को कैसे हल किया जाए। अग्रिम धन्यवाद..."

मुझे लगता है कि इस तरह की समस्या का सामना न केवल कजाकिस्तान में होता है, बल्कि न केवल में होता है सार्वजनिक संस्थान. कभी-कभी ऐसा दोस्त कंपनी में बैठेगा, उसके साथ सब कुछ ठीक लगता है, लेकिन कोई परिणाम नहीं होता है। और ऐसा लगता है कि शिकायत करने के लिए कुछ भी नहीं है, और आग लगाने के लिए कुछ भी नहीं है। इस मामले में क्या करें?

मैं एक आसान तरीका सुझाता हूँ - साप्ताहिक योजना

• बैठक लंबी नहीं होनी चाहिए।

अधिकतम - 30-40 मिनट।

• योजनाकार पर एक पत्रिका रखी जा रही है

यह पत्रिका वह सब कुछ रिकॉर्ड करती है जो नेता सप्ताह के दौरान हासिल करने जा रहे हैं।

• नियोजन बैठक इस तथ्य से शुरू होती है कि कंपनी के लक्ष्य को पढ़ा जाता है।

इसका मतलब बड़ा लक्ष्य. उदाहरण के लिए: "समृद्ध रूस, इसमें एक योग्य योगदान दे रहा है विश्व सभ्यता"। उसके बाद, वर्तमान लक्ष्य पढ़ा जाता है, उदाहरण के लिए: "इस वर्ष 5 गुना आय बढ़ाएं।"

• उसके बाद, योजना बैठक के नेता विभागों के प्रमुखों को बारी-बारी से यह बताने के लिए कहते हैं कि लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए उन्होंने पिछले सप्ताह क्या किया।

साथ ही, प्रमुख बैठक का मुख्य कार्य यह सुनिश्चित करना है कि बोलने वाला नेता "पानी नहीं डालता" और "हमने बिक्री विभाग की दक्षता में 15% की वृद्धि की" जैसे वाक्यांशों की अनुमति नहीं दी। इस मामले में, वह केवल विनम्रता से पूछता है कि क्या विशिष्ट कदम उठाए गए और परिणाम क्या हुआ।

एक उत्तर, उदाहरण के लिए, हो सकता है:

हमने सेल्सपर्सन को प्रशिक्षित किया है। हमारे संभावित ग्राहकों को 500 से अधिक ईमेल भेजे गए। पर कुलसे 118 कॉल प्राप्त हुए इच्छुक ग्राहकऔर 53 चालान जारी किए गए कुल राशि 3 मिलियन 600 हजार इस सप्ताह विभाग की कुल आय 1.8 मिलियन रूबल थी। जो पिछले सप्ताह की तुलना में 15% अधिक है।

यह उत्तर स्वीकार्य है। मॉडरेटर अन्य नेताओं से छोटी-छोटी तालियाँ बजा सकता है।

यदि नेता "पानी डालना" या "मवेशी बाड़ पर छाया डालना" की कोशिश कर रहा है, तो नेता का कार्य अन्य नेताओं को यह दिखाना है। उदाहरण के लिए, ऐसा वाक्यांश उपयुक्त है: "यह एक आसान सप्ताह नहीं था। हमने बहुत सोचा ..."

यदि इस तरह के प्रयास जारी रहते हैं, तो योजना बैठक का नेता स्पीकर को बीच में रोकता है और कहता है कि अभी योजना बैठक है, और यदि कोई ठोस परिणाम नहीं हैं, तो हम अगले विभाग में चले जाते हैं। या वह सचिव को पिछली योजना बैठक से नोट्स पढ़ने के लिए कह सकता है, और इस सप्ताह इस विभाग में वास्तव में क्या हासिल करने की योजना बनाई गई थी।

उदाहरण के लिए:

1. 1. 400 ग्राहकों के साथ एक नया उत्पाद सर्वेक्षण करें। बनाया? नहीं।
   2. 2 मिलियन 800 हजार रूबल की कुल राशि के लिए चालान जारी करें। बनाया? 17 हजार रूबल के लिए प्रदर्शित।ट्रेन विक्रेता। बनाया? नहीं, हम अभिभूत थे।
   3. स्पष्ट रूप से पर्याप्त। आइए अगले एक पर चलते हैं।

मैं यह नोट करना चाहता हूं कि इस तरह की योजना बैठक में, यह उन सभी अन्य प्रबंधकों के लिए प्रकट और दृश्यमान होता है जो परिणाम प्राप्त करते हैं और वास्तव में कंपनी को लक्ष्य की ओर बढ़ने में मदद करते हैं, और जो कुशलता से एक लचीली नली होने का दिखावा करते हैं और उपयोगी गतिविधि की नकल करते हैं।

• सभी द्वारा अपने परिणाम साझा करने के बाद, पूरी कंपनी के लिए अगले सप्ताह के लिए एक लक्ष्य निर्धारित किया जाता है, और सुविधाकर्ता इस लक्ष्य के साथ प्रतिभागियों के बीच समझौता करता है।

सूत्रधार नेताओं से बारी-बारी से यह कहने के लिए कहता है कि वे अपने क्षेत्रों में इस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए क्या करने जा रहे हैं, और यह एक पत्रिका में दर्ज है।

नेता अन्य नेताओं से कुछ अतिरिक्त करने के लिए कह सकते हैं यदि उनके विभाग जुड़े हुए हैं और उन्हें संयुक्त कार्रवाई की आवश्यकता है। इस पर एक समझौता किया जाता है और जर्नल में दर्ज किया जाता है।

• इन सबके बाद, मीटिंग लीडर पूछता है कि क्या वे वास्तव में इस सप्ताह लक्ष्य हासिल करने के लिए तैयार हैं, और START की घोषणा करते हैं!

योजना बैठक आयोजित करने का यह सरल और प्रभावी रूप आपको प्राप्त करने की अनुमति देता है दिलचस्प परिणाम. नेता या तो वास्तव में उत्पादन करना और परिणाम प्राप्त करना शुरू कर देते हैं, या विभिन्न बहाने के तहत कंपनी से भाग जाते हैं, नए नेताओं के लिए जगह बनाते हैं जो वास्तव में टीम में योगदान करना चाहते हैं, और सिर्फ दिखावा नहीं करते हैं उपयोगी गतिविधिमहिमा और सम्मान की किरणों में रहकर, बिना कमाई के प्राप्त करना।

खैर, और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि यह फॉर्म बहुत ही उत्पादक नेताओं को और भी अधिक हासिल करने की अनुमति देता है, जिसकी मैं स्पष्ट रूप से कामना करता हूं।

एक ही विषय पर लेख

	सार्वजनिक कार्यक्रम
शनि, फरवरी 23, 2019 - 09:00

नमस्कार प्रिय पाठकों और एंड्री नोक के ब्लॉग के ग्राहकों! आज मैं आपको बताऊंगा कि प्लानिंग मीटिंग कैसे की जाती है।

किसी भी दल का प्रबंधन करने के लिए नेता को अपने अधीनस्थों का नेतृत्व करना चाहिए। प्रभावी नेतृत्वटीम को शीघ्रता से, समय पर ढंग से और कुशलता से पूरा किया जाना चाहिए।

नेता को कुछ लोगों के काम की समयबद्ध तरीके से निगरानी करनी चाहिए और यदि आवश्यक हो, तो उनके काम को निर्देशित करना चाहिए। इसके लिए एक नियोजन बैठक का उपयोग करना बहुत सुविधाजनक है, जहां काम की योजना थोड़े समय के लिए बनाई जाती है, अक्सर यह एक कार्य दिवस या एक शिफ्ट होता है।

नियोजन बैठक में, नेता के पास कई कार्य होते हैं:

1. उत्पादन संकेतकों के प्रदर्शन की निगरानी करें और अधीनस्थों से पूछें।
2. अधीनस्थों को तकनीकी अनुशासन का पालन करने के लिए कहें।
3. उत्पादन में सुरक्षा उपायों के कार्यान्वयन की निगरानी करें।
4. करंट अफेयर्स की प्रगति की जाँच करें।
5. उत्पादों के उत्पादन के लिए कच्चे माल और सामग्री के स्टॉक के बारे में जानकारी प्राप्त करें।
6. उत्पादन, योजना निष्पादन, अनुपालन पर डेटा प्राप्त करें सुरक्षित स्थितियांश्रम।
7. कार्यकर्ताओं को प्रेरित करें।

नेता का मुख्य कार्य टीम को टीम के काम की पूरी प्रक्रिया के बारे में अपने दृष्टिकोण से अवगत कराना है कि कैसे, नेता की राय में, उसे सौंपी गई साइट को काम करना चाहिए। उसका कार्य सेट अप करना है और ताकि कार्य प्रक्रिया ठीक उसी तरह हो जैसे उसे इसकी आवश्यकता है।

बैठकों की योजना बनाने की दक्षता बढ़ाने के तरीके

तो आइए जानें कि उत्पादन में नियोजन बैठक को सक्षम रूप से करने के लिए क्या करने की आवश्यकता है:

• यह एक योजना बैठक और एक बैठक के बीच अंतर करने में सक्षम होने के लायक है। एक नियोजन बैठक एक छोटी घटना है जहां वर्तमान मुद्दों पर चर्चा की जाती है, एक नियम के रूप में, एक योजना बैठक पर खर्च किया गया अधिकतम समय 15-20 मिनट है। बैठक में बहुत कुछ लगता है ज्यादा समयऔर यह भविष्य के मुद्दों के रूप में वर्तमान मुद्दों पर चर्चा नहीं करता है।
• समय और अनुभव के साथ, प्रत्येक नेता कुछ विशिष्ट संदर्भ बिंदु निर्धारित करता है जिसके साथ वह गुजरता है। कुछ बिंदुओं के लिए, प्रत्येक नियोजन बैठक, कुछ के लिए कम बार। तो ये प्रश्न कागज पर सिर के सामने होने चाहिए। विकसित टेम्पलेट के अनुसार नियोजन बैठक आयोजित करना आवश्यक है, लेकिन यदि आवश्यक हो, तो आप आसानी से टेम्पलेट को बदल सकते हैं।
• नियोजन बैठकों के प्रभावी आयोजन के लिए, नेता के अधीनस्थों के लिए कार्य को ठीक करना आवश्यक है, अधीनस्थ कार्य जो नेता निर्धारित करता है। यह उन गतिविधियों को देखने के लिए किया जाता है जिन्हें करने की आवश्यकता होती है। तब यह कहना संभव होगा कि ऐसे और इतने नंबर से कोई कार्य था और वह पूरा नहीं हुआ। निकट भविष्य के लिए कार्यों का नक्शा अधीनस्थ के सामने प्रकट होता है। काम का समयसमय।
• नियोजन बैठक में, वर्तमान अवधि के लिए कार्य और कार्य का दायरा स्पष्ट रूप से वितरित किया जाना चाहिए। सभी को पता होना चाहिए कि कौन और क्या करेगा।

चटाई कब प्रभावी होती है?

क्या उत्पादन में एक चटाई बिल्कुल आवश्यक है, इस तथ्य का उल्लेख नहीं करने के लिए कि बॉस अपने अधीनस्थ पर हाथ उठाता है? आज एक भी उत्तर नहीं है। लेकिन यह कहना सुरक्षित है कि दिया गया रूपसरकार अपने आप जी रही है।

टीम में नेता का सम्मान किया जाना चाहिए, और एक अधीनस्थ के स्थान पर रखा जाना चाहिए, उसे प्रेरणा दें, कभी-कभी इसे ऊंचे स्वर में करना सबसे आसान होता है। नेता को यह नहीं भूलना चाहिए कि अगर उसे टीम से सम्मान चाहिए तो उसे खुद टीम का सम्मान करना सीखना होगा। आज हम कह सकते हैं कि बॉस को यह समझने और महसूस करने की ज़रूरत है कि उसे कहाँ आवाज़ उठानी है, और कहाँ शांत स्वर में बोलना है:

1. यदि एक रचनात्मक संवाद की जरूरत है, तो निश्चित रूप से एक शांत बातचीत। जहां कर्मचारी की रचनात्मक पहल की आवश्यकता होती है, ताकि कर्मचारी कुछ नया लेकर आए, वहां, एक नियम के रूप में, नियोजन बैठक अधिक आराम के माहौल में होती है।
2. यदि आपको अपने अधीनस्थों को प्रेरित करने और उनके स्थान पर रखने की आवश्यकता है, तो अपनी मुट्ठी से मेज पर दस्तक देना संभव है, एक जोड़े का कहना है कसम वाले शब्द. वैसे, यह ठीक ऐसे मामलों के बारे में है जो वे अक्सर कहते हैं: "अपने लोगों को मारो ताकि अजनबी डरें।"एक नियम के रूप में, एक नियोजन बैठक में अपनी आवाज उठाना आवश्यक है जहां आपको अधीनस्थ के अनधिकृत कार्यों के बिना कार्य को सीधे पूरा करने की आवश्यकता होती है। लेकिन यह मत भूलो कि आज तकनीक का युग है, हर चटाई को वॉयस रिकॉर्डर पर रिकॉर्ड किया जा सकता है और फिर मुकदमा किया जा सकता है।

गुड लक और जल्द ही मिलते हैं!

बोरिस मेटलेंको
स्रोत: "भ्रष्ट" प्रबंधक का एबीसी

आज आपको यह जानकर आश्चर्य हुआ कि बॉस ने लोगों के करीब जाने का फैसला किया और सोमवार से आपको किए गए कार्यों की रिपोर्ट करनी होगी और पांच मिनट की योजना बैठक में सार्वजनिक रूप से योजनाएँ बनानी होंगी। यदि आपके पास एक अवधारणा है

आज आपको यह जानकर आश्चर्य हुआ कि बॉस ने लोगों के करीब जाने का फैसला किया और सोमवार से आपको किए गए कार्यों की रिपोर्ट करनी होगी और पांच मिनट की योजना बैठक में सार्वजनिक रूप से योजनाएँ बनानी होंगी। यदि आपको पता नहीं है कि किस छोर से यह सब करना है और क्या उम्मीद करनी है - पढ़ें, काम में आएं।

जाहिर है, आपके बॉस को आखिरकार "टीम लीडरशिप फॉर डमीज" जैसी कोई किताब मिल गई या उन्हें पुराने साथियों ने सलाह दी। दरअसल, यह इनमें से एक है मैदान के नियमप्रबंधक का कार्य:

1. एक कार्य निर्धारित करें

2. कलाकारों की नियुक्ति करें

3. समय सीमा निर्धारित करें

4. आदेश को क्रियान्वित करने की प्रक्रिया में कलाकारों को नियंत्रित करें।

पांच मिनट की योजना बैठक में एक रिपोर्ट का तात्पर्य है कि कर्मचारी खुद को लोड करते हैं और खुद को नियंत्रित करने में मदद करते हैं। और बॉस बैठेगा, नए असाइनमेंट देगा और अपनी डायरी में नोट्स बनाएगा। इस प्रक्रिया का उद्देश्य टीम में माहौल बनाना है "हमारे पास छिपाने के लिए कुछ भी नहीं है - हम एक टीम हैं। अधिकारी घटनाओं की नब्ज पर उंगली रखते हैं। कर्मचारियों को नहीं छोड़ा गया है। बडा भाई आपको देख रहा है"।

ऐसा इसलिए है ताकि आप जान सकें कि कौन से मकसद आपके नेतृत्व को प्रेरित करते हैं।

मेरे पास आपके लिए दो समाचार हैं: एक अच्छा है, और दूसरा ... आप स्वयं निर्णय लें।

अच्छी खबर यह है कि कुछ नेता अपने कार्यों को समय पर पूरा करने में सक्षम हैं। अपने नियम. (यह सारी ग्लाइडर गड़बड़ी जल्द ही खत्म हो सकती है)

एक और खबर:

यदि यह आपके संगठन में पहले स्वीकार नहीं किया गया है, तो परिवर्तन आ रहा है, और आपको खुद को नोटिस और सराहना करने का मौका दिया जाता है। मैं करियर की बात कर रहा हूं।

1. आपकी योजनाएं यथार्थवादी होनी चाहिए।

एक वास्तविक योजना वह है जिसके पीछे एक सजीव क्रिया होती है। एक कार्य जिसे आप अच्छी तरह से जानते हैं, और कल्पना करें कि इसे पहले से अंतिम चरण तक कैसे पूरा किया जाए। या . से पहले पूछे गए किसी भी प्रश्न के लिए दौरानकाम, आपको एक स्पष्ट और विस्तृत उत्तर देना होगा। (अस्पष्ट श्रेणियों के बजाय ठोस रूप में सोचने वाले नेता इसकी सराहना करते हैं)।

मैं एक ठोस शेफ से एक अमूर्त शेफ को अलग करने का उदाहरण दूंगा।

बॉस, जो स्पष्ट रूप से सोचता है, अपने भाषण में मोड़ का उपयोग करता है, जिसके हर शब्द को देखा और महसूस किया जा सकता है। "मुझे परिणाम नहीं दिख रहे हैं।" "मुझे दिखाओ कि तुमने क्या किया।" "आप दिखाई नहीं दे रहे हैं, आपको काम पर महसूस नहीं किया जा रहा है।" "इसे ले लो", आदि। वह परिणाम पर केंद्रित है, उसका तत्व सटीक संख्याऔर सटीक तिथियां।

बॉस, अमूर्त और केवल अमूर्त रूप से सोचते हुए, ऐसा लगेगा: "आइए संभावनाओं की रूपरेखा तैयार करें।" "हम बातचीत की संभावनाओं पर चर्चा करेंगे", "आपका आदेश जल्द से जल्द पूरा किया जाना चाहिए।" ऐसा व्यक्ति, एक नियम के रूप में, प्रक्रिया पर केंद्रित है। वह बहुत काम कर सकता है, वह लगातार किसी न किसी काम में व्यस्त रहता है, लेकिन नतीजा शून्य के करीब होता है।

(उन लोगों के लिए जो जानते हैं कि एनएलपी क्या है: कंक्रीट शेफ - काइनेस्टेटिक-विजुअल या विजुअल-किनेस्टेटिक। सार शेफ - श्रवण। जांचें, निरीक्षण करें)

2. योजना में अनियंत्रित कार्यों को शामिल करें। (एबुलिएंट गतिविधि का सिम्युलेटर)

अपुष्ट योजनाएँ - यह आपकी गतिविधि का वह क्षेत्र है जिसकी जाँच नहीं की जा सकती यदि आप दिन भर अपनी आत्मा के ऊपर नहीं बैठते हैं। इसकी आवश्यकता क्यों है? लेकिन क्यों। आप जो भी कार्यक्रम विकसित करते हैं, जो भी परियोजनाएँ बनाते हैं, परिस्थितियाँ निश्चित रूप से हस्तक्षेप करेंगी और आपके साथ हस्तक्षेप करेंगी। ये अपने सवालों और समस्याओं के साथ सहकर्मी और रिश्तेदार होंगे, खराब मौसमउनकी वर्षा और अधिकारियों के साथ आपकी अपनी रिपोर्ट के साथ। अप्रत्याशित काम के लिए समय की शुरुआत करने के लिए और अप्रयुक्त योजनाएं हैं। (मैं आपको इसका दुरुपयोग करने की सलाह नहीं देता, प्रति सप्ताह असत्यापित कार्यों के 1-2 टुकड़े पर्याप्त होंगे)

"2 घंटे काम करने के समय ने क्या किया?" बॉस पूछता है।

"मैं आवास और सांप्रदायिक सेवा समिति में नियुक्ति की प्रतीक्षा कर रहा था, जैसा कि मैंने सोमवार को योजना बैठक में आपको सूचित किया था," आप खुशी से जवाब देते हैं।

सब कुछ, कोई सवाल नहीं।

मेरे एक प्रोग्रामर मित्र ने एक एप्लिकेशन लिखा, जो लॉन्च होने पर, स्क्रीन पर रनिंग नंबर प्रदर्शित करता है, बदलते प्रतिशत के साथ प्रगति संकेतकों की नीली पट्टियाँ आदि। जब उन्हें अपना खुद का व्यवसाय छोड़ना पड़ा, तो उन्होंने इस कार्यक्रम को लॉन्च किया, सभी के लिए "कंप्यूटर को मत छुओ, मेरा डेटाबेस वहां फिर से अनुक्रमित किया जा रहा है" और गिर गया। हालाँकि, उन्होंने अपने सभी कर्तव्यों और विकास को समय पर सौंप दिया। (!)

3. काम के कार्यों को पूरा करने के लिए आपको जिस समय की आवश्यकता है, उस पर चर्चा करते समय, अपनी आवश्यकता से डेढ़ से दो गुना अधिक मांगें। इसे जल्दी करें - जल्दी रिपोर्ट करें और एक कार्यकारी कर्मचारी के रूप में प्रतिष्ठा प्राप्त करें या अन्य चीजों पर बचा हुआ समय व्यतीत करें। काम में अप्रत्याशित कठिनाइयाँ पैदा होंगी - आप अभी भी वादा की गई समय सीमा का सामना करेंगे और एक विश्वसनीय कर्मचारी की प्रतिष्ठा के साथ बने रहेंगे: "यह एक, अगर उसने वादा किया है, तो वह करेगा।"

एक नियम है: एक परियोजना को पूरा करने में दोगुना समय और तीन गुना अधिक समय लगेगा। अधिक पैसेमूल रूप से सोचा की तुलना में।" महत्वहीन लगता है, है ना? हालाँकि, यह एक स्मार्ट किताब का एक नियम है, जिसकी पुष्टि जीवन द्वारा की जाती है। मैंने पहली बार उनसे मुलाकात की जब मैंने और मेरे दोस्तों ने एक कैफे खोला, जहां मैं बाद में मैनेजर था। नियम ने दो दिन और सौ रूबल की सटीकता के साथ काम किया। फिर कई और पुष्टि हुई। अपने चारों ओर देखो, अपने दोस्तों से पूछो। अगर उनके पास ये संकेतक बेहतर हैं, तो मुझे उनसे कुछ सीखना है।

4. वर्तमान दिनचर्या के लिए, जो मूर्त परिणाम नहीं लाता है, लेकिन पहले से ही 3-4 वीं योजना बैठक में बहुत समय लगता है अपने आप से एक सहायक पूछोया इस काम को कम सक्रिय या अनलोड किए गए कर्मचारी को स्थानांतरित करने की क्षमता। (यदि आप उसे सबमिशन में देते हैं - यह आपकी टीम के गठन की शुरुआत है)।

योजना बनाने के लिए बस इतना ही है। आइए रिपोर्ट्स पर चलते हैं।

5. रिपोर्टिंग से बचें मध्यवर्ती परिणाम , जब तक कि निश्चित रूप से यह एक दीर्घकालिक परियोजना के लिए नहीं है या प्रबंधन को तत्काल रिपोर्ट की आवश्यकता नहीं है।

लोगों को यह जानने की जरूरत है कि आप क्या करते हैं, न कि आप इसे कैसे करते हैं।

जल्दी या बाद में महारत आपके पास आएगी - यह काम को जल्दी और आसानी से करने की क्षमता है। दुर्भाग्य से, इस देश में उन्हें हल्कापन पसंद नहीं है, यहां एक गैर-पेशेवर की कड़ी मेहनत को उच्च सम्मान में रखा जाता है। (गैर-पेशेवर सस्ते हैं)

यदि आपसे अभी भी पूछा जाता है: "समथिंग देयर ग्लोबल का कार्यान्वयन किस स्तर पर है ???" - स्टॉक में स्पष्ट रूप से सुव्यवस्थित उत्तर है जैसे: "ग्राहकों द्वारा दस्तावेजों पर विचार के स्तर पर।" "इस (अगले) सप्ताह के दौरान मिलने के लिए सैद्धांतिक रूप से समझौता किया गया है।" आदि।

6. संक्षिप्तता, सटीकता, स्पष्टता।बैठक में आपके भाषण के लिए ये मानदंड हैं। अतिरिक्त प्रश्नों के उत्तर देने के लिए तैयार रहें।

7. किए गए कार्यों पर रिपोर्टिंग, विनम्र मत बनो।आपको अन्य लोगों की प्रशंसा की आवश्यकता नहीं है, लेकिन जो आपका है वह केवल आपका है। यदि आपकी मदद की गई थी, तो इसे चिह्नित करना सुनिश्चित करें (लोग आपके आभारी होंगे)। यदि वे हस्तक्षेप करते हैं, तो धमकी दें: "मैं योजना बैठक में अधिकारियों को रिपोर्ट करूंगा।"

और एक और छोटा विषयांतर। कृपया इस पाठ को अधिकारियों के प्रमुखों को परेशान करने के लिए एक मार्गदर्शक के रूप में न मानें। यहां जो लिखा है वह आपको खुद को बनाने में मदद करेगा आरामदायक स्थितियांकाम। नोटिस, काम पर नहीं रहना, अर्थात् काम करना। दुर्भाग्य से, कार्यालय जीवन का एक और नियम है: "जो कोई हल करता है, वह उस पर सवार होता है।" ये अनुशंसाएं आपको कार्यालय में अपना कार्य क्षेत्र बनाने की अनुमति देंगी, प्रबंधन के अनावश्यक दावों से सुरक्षित ("आप देखते हैं - मैं व्यस्त हूं!", "मैंने आपको कभी निराश नहीं किया है, इसलिए मुझे आपके लिए सामान्य रूप से पैसा कमाने दें ") और एक ही समय में . के लिए सभी उपलब्ध अवसरों का उपयोग करना प्रभावी कार्यऔर करियर ग्रोथ।

मुझे टिप्पणियों, आलोचनाओं, सुझावों पर बहुत खुशी होगी।

हम इसे उन सभी को पढ़ने की सलाह देते हैं जिन्हें योजना बैठकें, पांच मिनट की बैठकें और अन्य बैठकें आयोजित करनी होती हैं। बहुत से लोग इसे करते हैं, लेकिन कुछ इसे अच्छी तरह से करते हैं। लेख एक बैठक की तैयारी, इसकी संरचना, प्रभावशीलता का मूल्यांकन करने और परिणामों को ठीक करने के चरणों का वर्णन करता है - वास्तव में उपयोगी बैठक आयोजित करने के लिए आपको जो कुछ जानने की आवश्यकता है।

लेखक अपने बारे में

एवगेनी कोर्याकोवत्सेवा।सलाहकार, स्वतंत्र व्यापार कोच। खुदरा प्रारूप में दस वर्षों से अधिक का अनुभव, एक परामर्श एजेंसी में एक बाहरी सलाहकार के रूप में अनुभव और एक आंतरिक प्रशिक्षक के रूप में खुदरा श्रृंखलाएं, B2B बिक्री विभाग का नेतृत्व किया।

सेमिनार, प्रशिक्षण, व्याख्यान आयोजित करने का अनुभव (400 से अधिक परियोजनाएं)। ज्ञान आधुनिक तरीकेखुदरा क्षेत्र में कर्मियों का प्रबंधन, प्रशिक्षण और मूल्यांकन; गठन जटिल परियोजनाएंइन रेखाओं के साथ - साथ। व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने, प्रशिक्षण प्रणालियों के निर्माण, कार्मिक प्रेरणा प्रणाली विकसित करने और परियोजना प्रबंधन में अनुभव।

हम सभी बैठकों में भाग लेते हैं। और किसी को तो उन्हें तैयार और संचालित भी करना होता है। या ग्लाइडर। या समूह चर्चा। इसे स्वीकार करें, हम में से कई ऐसे "बात करने वालों" को बेहद नापसंद करते हैं।

क्यों? क्योंकि रवैया हमारे लोगों में से किसी के खून में समा गया है: एक बैठक तब होती है जब वे लंबे समय तक आधिकारिक और थकाऊ बात करते हैं, लेकिन उसके बाद कुछ भी नहीं किया जाता है। अच्छा, क्या यह समय की बर्बादी नहीं है?

यह अद्भुत प्रारूप

कंपनियों में बैठकें अक्सर अप्रत्याशित रूप से निर्धारित की जाती हैं, जो मामला-दर-मामला आधार पर आयोजित की जाती हैं। इसके अलावा, वे ठीक से तैयार नहीं होते हैं, और नेताओं को यह नहीं पता कि चर्चा को कैसे व्यवस्थित किया जाए। इसलिए, कई प्रतिभागी जानकारी को गलत तरीके से समझते हैं (सुना नहीं, समझा नहीं, भूल गए) - आवश्यक निर्णय नहीं किए जाते हैं (स्थगित और लटकते हैं), और यदि उन्हें मंजूरी दी जाती है, तो उन्हें अक्सर लागू नहीं किया जाता है। बहुत सही?

इसके लिए मैं क्षमा प्रार्थी हूं अद्भुत प्रारूपकाम। इसीलिए आज के लेख में हम चर्चा करेंगे कि यह अच्छा क्यों है, समूह चर्चा को क्या अपरिहार्य बनाता है, इसे प्रभावी ढंग से कैसे संचालित किया जाए।

आरंभ करने के लिए, हमें यह सब क्यों चाहिए? बहुतों को एक साथ क्यों लाते हो व्यस्त लोगउन्हें काम से दूर ले जाने के लिए?

एक गुणवत्ता बैठक आपको उत्पादकता बढ़ाने वाले प्रमुख तंत्रों का उपयोग करने की अनुमति देती है, जो कि अधिक है ...

तालमेल का सिद्धांत।मनोवैज्ञानिकों के लिए तालमेल प्रभाव लंबे समय से जाना जाता है। याद है? - संपूर्ण की दक्षता उसके अलग-अलग हिस्सों की कुल दक्षता से अधिक है। या और भी सरल: एक सिर अच्छा है, लेकिन दो बेहतर है। और यह सच है। यह एक साथ है कि हम और अधिक विचार उत्पन्न करने में सक्षम हैं, समस्या के कई समाधान ढूंढ सकते हैं और इस विविधता में से सबसे अच्छा विकल्प चुन सकते हैं। समूह चर्चा मोड में, लोग एक दूसरे के पूरक के रूप में समग्र रूप से काम करना शुरू करते हैं। दक्षता भी कई गुना - जाँच करें। इसलिए, यदि आपको परिचालन संबंधी मुद्दों की एक श्रृंखला को हल करने की आवश्यकता है, तो एक गुणवत्ता चर्चा, इस विशाल संसाधन की उपेक्षा नहीं की जानी चाहिए।

एकता का सिद्धांत।एक टीम, यानी वे लोग जो एक ही लक्ष्य को देखते हैं, एक दूसरे पर भरोसा करते हैं और एक साथ काम करना जानते हैं, एक व्यक्ति से अधिक प्रभावी होता है। क्या आप सहमत हैं? आपके कर्मचारी एक टीम कैसे बनेंगे? अचानक? अपने आप से? शायद तुरंत अत्यधिक प्रभावी? और किस लिए? टीम निर्माण की कुंजी सक्रिय और संगठित एक साथ लक्ष्य की ओर बढ़ना है। और ये सभी शर्तें मीटिंग मोड में रहती हैं। मीटिंग और शेड्यूलिंग - शक्तिशाली उपकरणसामंजस्य, सहकर्मियों और नेता के लिए सम्मान का निर्माण, एक उत्कृष्ट शिक्षण उपकरण। इसलिए, यदि आपके लिए यह महत्वपूर्ण है कि कर्मचारी सामंजस्यपूर्ण ढंग से काम करें, न कि केवल एक विभाग या कंपनी में दिखाई दें, तो उच्च गुणवत्ता के साथ साप्ताहिक बैठकें करें।

समझ सिद्धांत।बहुत से लोग अज्ञात से डरते हैं। सामान्य व्यक्ति- स्वेच्छा से या अनैच्छिक रूप से, होशपूर्वक या नहीं - समझ से बाहर और अपरिचित का विरोध करता है, और यह बिल्कुल स्वाभाविक है। लेकिन क्या होगा अगर कंपनी के लक्ष्य, उसके प्रदर्शन संकेतक, अगले महीने के लिए कार्य आदि अचानक समझ से बाहर की श्रेणी में आते हैं? कोई व्यक्ति क्या महसूस करता है जब वह गड्ढा खोदने की मांग करता है, लेकिन यह नहीं बताता कि क्यों, कितना गहरा और कहाँ? बेशक प्रतिरोध और डिमोटिवेशन।

बैठकें "पार्टी पाठ्यक्रम" की व्याख्या करने के लिए एक मंच हैं, इसकी स्पष्टता बढ़ाने, कर्मचारियों द्वारा स्वीकृति, और, परिणामस्वरूप, अनिश्चितता के प्रतिरोध को कम करने के लिए एक उपकरण। इसलिए, यदि आप परिवर्तनों को लागू करते हैं, तो उन्हें नियोजन सत्रों और बैठकों की एक श्रृंखला के माध्यम से लें।

एक अनुभवी नेता जानता है कि बैठकें एक संगठन बनाती हैं। उनकी मदद से, आप कंपनी के भीतर संचार बनाए रख सकते हैं और निर्णयों को लागू कर सकते हैं, सत्यापित कर सकते हैं कि कर्मचारी लक्ष्यों को कैसे देखते हैं, और विभागों के बीच बाधाओं को तोड़ते हैं। यदि आप बैठकें नहीं करते हैं, तो आपके संगठन में अफवाहें और अटकलें पैदा होती हैं। यह एक ऐसी समस्या है जिससे कर्मचारियों में असंतोष और अनिश्चितता पैदा होती है कल, और यहाँ यह नियंत्रण खोने के करीब है।

अच्छी तरह से चलने वाली बैठकें चमत्कार कर सकती हैं। कीवर्डयह यहाँ अच्छा है। बैठकें करते समय किन बातों का ध्यान रखना चाहिए?

प्रभावी बैठकों के लिए सिद्धांत

कार्यों का अनुपालन

बैठक के कई प्रारूप हैं: बैठक, मंथन; ग्लाइडर, पांच मिनट। प्रत्येक प्रारूप में उपयोग और कार्यप्रणाली के संकेत हैं। लोगों को इकट्ठा करने का निर्णय लेते हुए, अपने लक्ष्यों और उद्देश्यों का गंभीरता से मूल्यांकन करें। आप इस प्रारूप से क्या चाहते हैं? लोगों को समाधान खोजने की जरूरत है? फिर यह विचार-मंथन है - आप सभी समान स्तर पर हैं और किसी भी विचार को ध्यान में रखते हैं। क्या आप कार्य निर्धारित करना चाहते हैं? फिर यह एक प्रोटोकॉल और एक एजेंडा के साथ एक योजना बैठक है ... प्रारूप प्रमुख बिंदुओं द्वारा निर्धारित किया जाता है: बैठक के नेता की भूमिका, बैठक में संचार की शैली, बैठक का परिणाम।

प्रारूप उदाहरण:

बैठक। लक्ष्य विचारों को उत्पन्न करना, विकल्पों का मूल्यांकन करना, समाधान खोजना है।यानी टीम क्रिएटिव मोड में काम कर रही है. इस प्रारूप का एपोथोसिस दिमागी तूफान है। आवश्यक शर्त- एक विचार / राय, यानी संस्कृति को आवाज देने का अवसर मुफ्त संचारबैठक में हु। लोगों को बेझिझक अपने विचार व्यक्त करने चाहिए, इसे प्रोत्साहित किया जाना चाहिए। इसलिए, कोई कठोर गैर-रचनात्मक आलोचना नहीं होनी चाहिए।

प्लानेरका। लक्ष्य विश्लेषण करना है वर्तमान स्थितिप्रक्रिया और नई चुनौतियों की पहचान।यह प्रारूप निर्दिष्ट संकेतकों पर मौखिक रिपोर्टिंग के करीब है, इसलिए इसके लिए इन्हीं संकेतकों की उपस्थिति अनिवार्य है। एजेंडा के अनुसार नियोजन बैठक हमेशा व्यवसाय पर होती है।

पाँच मिनट। लक्ष्य प्राथमिकताएं निर्धारित करना, काम करने का मूड बनाना है।वैश्विक समस्याओं को हल करने और "कौन दोषी है?" सवालों के जवाब देने के लिए पांच मिनट के सत्र आयोजित नहीं किए जाते हैं। और क्या करें?" यह एक अनुस्मारक प्रारूप है। प्रमुख आवश्यकताएं सकारात्मक और अल्पकालिक हैं। याद रखें, सुबह की बैठकें एक उत्तेजक-सक्रियकर्ता-प्रेरक की भूमिका निभाती हैं। उनकी अवधि 5 से 15 मिनट तक है - अब नहीं!

स्थूलता

क्या कार्य स्वयं परिभाषित हैं? बैठक से पहले, एजेंडा को स्पष्ट रूप से लिखें और आवश्यक सामग्री तैयार करें। सभी प्रतिभागियों को एजेंडा अग्रिम रूप से भेजें (शुरुआत से तीन घंटे पहले नहीं, बल्कि अधिमानतः एक दिन पहले) ताकि वे भी तैयारी कर सकें। इससे आप सभी कार्यों में नहीं चूकेंगे, बैठक की लाइन से चिपके रहेंगे और आवंटित समय को पूरा करेंगे।

संक्षिप्तता

कोई भी बैठक न्यूनतम में फिट होनी चाहिए संभव समय. आदर्श 30 मिनट है, अधिकतम एक घंटा है। अगर आपको पांचवें बिंदु को कई घंटों तक प्रमोट करना है तो यह बहुत बुरा है। क्यों? मनमाना ध्यानसमय के साथ विलुप्त होना मानव स्वभाव है, विशेष रूप से 30-40 मिनट के भीतर। एक नीरस प्रक्रिया के साथ, जो हो रहा है वह 20-30 मिनट के बाद महसूस होना बंद हो जाता है। और ध्यान में कमी के साथ, एक व्यक्ति की याददाश्त बहुत खराब काम करती है ... यह हमें बताता है: बैठक के 3 घंटे बाद, लोग बहुत अक्षम होंगे।

समय

एक प्रभावी बैठक के लिए एक शर्त सख्त समय या नियम हैं। मीटिंग के लिए प्रारंभ और समाप्ति समय निर्धारित करें। निर्दिष्ट समय पर शुरू करें, भले ही सभी ने खींच लिया हो - यह लोगों को देर न करना सिखाएगा। समय पर एक ईमानदार समय सीमा निर्धारित करें (उदाहरण के लिए, डेढ़ घंटा) और समय सीमा से 10 मिनट पहले - परिणाम की परवाह किए बिना समाप्त करें। प्रत्येक स्पीकर के लिए पांच मिनट का टाइमर सेट करें, यह लोगों को बिंदु पर बात करना सिखाएगा। मीटिंग में विषय से हटकर बातचीत बंद करें, लोगों को विषय पर वापस लाएं। बैठक के लिए एक स्पष्ट एजेंडा रखें। यह सभी प्रतिभागियों के सामने होना चाहिए।

प्रतिभागियों की पर्याप्तता

बैठक में केवल उन्हीं कर्मचारियों को भाग लेना चाहिए जो एजेंडा से प्रभावित हों। ट्रेलर मीटिंग में लोगों को कभी भी आमंत्रित न करें, बस बैठें। इष्टतमता के सिद्धांत का पालन करें: कम प्रतिभागी होने चाहिए, लेकिन प्रश्न पर उनके प्रभाव का स्तर अधिक होता है।

बोलने का अधिकार

क्या आप उन बैठकों से परिचित हैं जिनमें कर्मचारी केवल तभी बोलते हैं जब उनसे पूछा जाता है और प्रबंधक को सामाजिक रूप से वांछनीय उत्तर देते हैं, जैसे "हाँ, निश्चित रूप से हम करेंगे"? ऐसा क्यों हो रहा है? क्योंकि लोगों को एक राय व्यक्त करने के लिए "सिर पर" होने की आदत है, खासकर संदेह करने के लिए। यदि प्रबंधक यह मूल्यांकन करने के लिए कहता है कि क्या समस्या का समाधान किया जा सकता है, तो कर्मचारी संदेह दिखाता है, और प्रबंधक जवाब में उसे चुप करा देता है - फिर बाकी क्या सीखते हैं? चुप रहो और गुस्सा मत करो। और हमें उनसे क्या चाहिए? बुद्धि और विश्लेषण। असंगत चीजें, है ना? इसलिए, यह बैठक के दौरान है, जैसा कि किसी अन्य समय में नहीं होता है, कर्मचारियों को बोलने, राय, विचार, संदेह, प्रश्न रखने का अधिकार दिया जाना चाहिए। इसके अलावा, यह सीखना आवश्यक है कि कर्मचारियों के सवालों का जवाब कैसे दिया जाए: संक्षेप में, इस बिंदु पर, कठिन कार्यालय जीवन के बारे में अनावश्यक और लंबे विलाप को रोकते हुए।

परिणामों का समेकन

प्रत्येक बैठक, और विशेष रूप से जहां आप लक्ष्य निर्धारित करते हैं, उसका लिखित परिणाम होना चाहिए। मैं आपको बैठक का इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड रखने के लिए प्रोत्साहित करता हूं। उदाहरण के लिए, इस रूप में:

बैठक के बाद, सभी प्रतिभागियों को मिनट्स भेजे जाते हैं। यह बैठक का प्रोटोकॉल है जो एक नियंत्रण उपकरण बन जाता है, जिससे आप कुछ भी याद नहीं कर सकते, एक भी कार्य को नहीं भूल सकते। प्रोटोकॉल का अनुवाद इलेक्ट्रॉनिक प्रणाली(उदाहरण के लिए, 1C या लोटस) इसे कार्य सेटिंग सिस्टम में एकीकृत करना संभव बनाता है। और सबसे महत्वपूर्ण बात, आपको पिछली बैठक में निर्धारित कार्यों के बारे में अवश्य पूछना चाहिए। यह बैठकों का चक्रीय तरीका है "विश्लेषण → कार्य → नियंत्रण → विश्लेषण" जो आपको मीटिंग को निष्क्रिय टॉक मोड से कार्य प्रारूप में स्थानांतरित करने की अनुमति देता है।

अनुसूचित बैठक

सब कुछ जिसे नियोजित मोड में स्थानांतरित किया जा सकता है, उसे स्थानांतरित किया जाना चाहिए। प्रक्रियाओं को नियंत्रित करने की आदत डालने का एकमात्र तरीका उनके लिए एक नियोजित पाठ्यक्रम तैयार करना है। आदर्श रूप से, सभी कर्मचारियों को पता होना चाहिए कि उनसे इस या उस मामले के लिए कब पूछा जाएगा, यानी जब उन्हें रिपोर्ट करने की आवश्यकता होगी - ताकि डेटा एकत्र करने और एक सार्थक रिपोर्ट तैयार करने के लिए समय मिल सके। अनिर्धारित बैठकें केवल अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण मामलों के लिए उपयुक्त हैं, और ऐसी अघोषित बैठकों का अनुपात कम होना चाहिए। अन्यथा, कर्मचारी के पास तैयारी के लिए समय नहीं है (जिसका अर्थ है कि आप "मुझे नहीं पता") सुनेंगे, कभी-कभी वह उपस्थित भी नहीं हो पाएगा (आठ के बजाय दो आते हैं, बाकी "में हैं" फ़ील्ड"), वह काम से विचलित होता है (और उच्च प्रदर्शनएकाग्रता की आवश्यकता है), आदि।

अपनी बैठकों की प्रभावशीलता का मूल्यांकन करने के लिए, परीक्षा दें:

क्या आपके पास यह है?	ज़रुरी नहीं
बैठकें अनियमित रूप से की जाती हैं।
बैठकें अचानक निर्धारित की जाती हैं (अप्रत्याशित रूप से, एक तत्काल TASS घोषणा की तरह)।
विषय निर्धारित नहीं है। कोई नियमन नहीं है। प्रतिभागियों को पहले से पता नहीं होता है कि बैठक में क्या होगा। नेता खुद नहीं जानता कि वह क्या चाहता है।
विभिन्न बैठकों में एजेंडा की नकल करना। ज्ञात जानकारी पर चबाना ...
नेता जानता है कि वह क्या कहना चाहता है, लेकिन यह नहीं सोचा है कि इसे और अधिक प्रभावी ढंग से कैसे किया जाए। नतीजतन, जानकारी विकृत होती है, गलतफहमी पैदा होती है, अनावश्यक विवाद उत्पन्न होते हैं, निर्णय खराब तरीके से निष्पादित होते हैं या बिल्कुल भी निष्पादित नहीं होते हैं ...
बैठक पूरी नहीं हुई है।
प्रबंधक अक्सर बैठकों को स्थगित कर देता है, गलत समय पर शुरू होता है, और नियमों का पालन नहीं करता है।
प्रतिभागी नियमों में फिट नहीं होते हैं। एक विकल्प के रूप में: वे विचलित हो जाते हैं, समय का पालन नहीं करते हैं, एक विषय से दूसरे विषय पर कूदते हैं, एक दूसरे को बाधित करते हैं।
मेजबान बोलता है, बोलता है ... प्रतिभागी ऊब जाते हैं, अपने बारे में सोचते हैं, बात करते हैं।
चर्चा के तहत मुद्दे पर अपनी राय व्यक्त करने वाले पहले नेता होते हैं। कर्मचारी समझते हैं कि उनकी राय अब महत्वपूर्ण नहीं है।
नेता अपनी बात नहीं रखता। नंबरों का जवाब नहीं देता। तथ्यों का विश्लेषण नहीं करता। बैठक सुस्त और रंगहीन हो जाती है। उद्देश्य और अर्थ खो दिया। कोई समाधान नहीं, कोई प्रोत्साहन नहीं - व्यर्थ समय।
गर्म मुद्दों (वेतन, जुर्माना, आदि) की चर्चा एक "बाजार" में बदल जाती है।
बैठक में, एक "सार्वजनिक निष्पादन" होता है।
कर्मचारी को बैठक में किसी मुद्दे पर बात करनी चाहिए। आपने उसे ऐसा करने का निर्देश दिया, लेकिन यह नहीं देखा कि वह कार्य को कैसे समझता है और वह क्या कहने वाला है। और इसलिए वह बोलता है, और तुम बीमार हो जाते हो।
निर्णय लिए गएनियंत्रित नहीं हैं, चेक नहीं किए गए हैं, लागू नहीं किए गए हैं।
नेता बैठक में अपनी गलतियों का विश्लेषण नहीं करता है।

क्या आपके पास 3 से अधिक "हां" हैं? आइए अनुकूलन करें!

एक प्रभावी बैठक तैयार करने और आयोजित करने के चरण

बैठक के लक्ष्यों और उद्देश्यों को परिभाषित करें।किन मुद्दों को संबोधित करने की आवश्यकता है? किस जानकारी को ट्रैक करना है? क्या निष्कर्ष निकालना है? कार्यों की संरचना करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है?

कार्यों के आधार पर बैठक का प्रारूप निर्धारित करें।प्रतिभागियों और बैठक के समय का चयन करें। बैठक में एक अध्यक्ष/सुविधाकर्ता होना चाहिए जो नियमों का ध्यान रखेगा। बैठक के बारे में समस्या को हल करने के लिए इस व्यक्ति की कम जिम्मेदारी होनी चाहिए। तब वह भावनाओं पर कम स्थिर होता है (उदाहरण के लिए, बैठक के आरंभकर्ता की तुलना में) और लाभ के लिए स्वेच्छा से या अनैच्छिक रूप से पैरवी नहीं करता है अंतिम निर्णय. और बोलने का अधिकार सभी उपस्थित लोगों को ईमानदारी से दिया जाता है।

बैठक की संरचना का निर्धारण करें।बैठक की एक स्पष्ट संरचना होनी चाहिए और हर बार उसके द्वारा परिकल्पित क्रम में ही होनी चाहिए।

विशिष्ट योजनाकार संरचना:

• उद्घाटन भाषण / वार्म-अप।

  लक्ष्य। विनियम। प्रारूप।

  सामान्य मुद्दे।

  काम के सामान्य परिणाम। सौंपे गए कार्यों की पूर्ति।

  प्रतिभागियों के निजी परिणाम / रिपोर्ट।

  परिणामों का विश्लेषण। लक्ष्यों का निर्धारण। संक्षेप।

विशिष्ट बैठक संरचना:

समस्या का पदनाम, लक्ष्य। विषय का महत्व। योजनाएँ।

लक्ष्य। विनियम। प्रारूप।

विचार-विमर्श। विश्लेषण।

परिणामों का विश्लेषण। लक्ष्यों का निर्धारण।

संक्षेप।

विशिष्ट विचार-मंथन या चर्चा संरचना:

परिचयात्मक भाषण / बैठक के लक्ष्य / विनियम।

समस्या और यह क्यों मायने रखता है।

सभी समाधानों का सृजन।

प्रत्येक विकल्प के पेशेवरों और विपक्षों पर चर्चा करें।

समाधान का चुनाव। इसके आधार पर, प्रतिभागियों के लिए कार्य निर्धारित करना।

बैठक का कार्यवृत्त तैयार करना।

एक विनियमन परिभाषित करें।विनियम विकसित करते समय, याद रखें कि यह नेता और प्रतिभागियों दोनों के लिए सुविधाजनक होना चाहिए। मानक: लक्ष्य निर्धारित करने पर प्रस्तुति के लिए 3-7 मिनट; बहस के लिए 5-7 मिनट। प्रत्येक 45-60 मिनट के लिए 10-15 मिनट की दर से ब्रेक प्रदान करना उपयोगी है सक्रिय कार्य. कुल मिलाकर, एक घंटे से अधिक की बैठकों में प्रतिभागियों का ध्यान भटकने का जोखिम होता है। ऐसी बैठकें अप्रभावी हो सकती हैं।

संबोधित किए जाने वाले मुद्दों का क्रम स्थापित करें।नियमों के तहत मुद्दे उन लोगों द्वारा निर्धारित किए जाते हैं प्रमुख बिंदु, जिस पर निर्भर करता है संपूर्ण परिणामऔर फर्म के प्रदर्शन की गुणवत्ता (उदाहरण के लिए, ग्राहकों से प्रतिक्रिया, विज्ञापन की प्रतिक्रिया, नए उत्पादों के बारे में जानकारी, आदि)।

सभी प्रश्नों को तीन समूहों में विभाजित करें।

1. नियमित प्रश्न - नियमानुसार। नियमित प्रश्नों को शीघ्रता से हल करने का प्रयास करें। सबसे पहले, उनकी चर्चा में हर समय लग सकता है। फिर उनमें समसामयिक प्रश्न जोड़े जाएंगे - लोग स्वयं सक्रिय होंगे। लेकिन आपकी प्राथमिकता, जो आगे बढ़ने की गति तय करती है, वह है विकास के मुद्दे। अपने मीटिंग समय का 50% तक उन पर खर्च करें।

   वर्तमान प्रश्न - बैठक की योजना के अनुसार: जो विचार उत्पन्न हुए हैं, समस्याएं, कार्य में क्या बाधा है और इसे कैसे अनुकूलित किया जाए। कुल मिलाकर, आप 5 से अधिक प्रश्न नहीं बना सकते हैं। हमेशा सबसे महत्वपूर्ण से शुरू करें। एक के साथ बेहतर अंत महत्वपूर्ण मुद्दादस पूरी तरह से हल नहीं छोड़ने की तुलना में।

   विकास के मुद्दे - विकास योजना के अनुसार।

तैयार करना आवश्यक दस्तावेजऔर रूप।मुद्दों के माध्यम से प्रभावी ढंग से काम करने के लिए, बैठकों के लिए सामग्री को ठीक से तैयार करना और इसे पहले से सभी को भेजना बेहद जरूरी है। बैठक में ही, बैठक के मिनट्स रखना आवश्यक है, जहां लिए गए सभी निर्णयों को दर्ज किया जाना चाहिए।

बैठक का समय निर्धारित करें।यदि कर्मचारी अनुशासन में भिन्न नहीं होते हैं, तो उन्हें अक्सर देर हो जाती है, मैं सुबह साप्ताहिक बैठकें आयोजित करने की सलाह देता हूं, कार्य दिवस की शुरुआत में - काम पर समय पर आगमन की गारंटी है। सबसे दुर्भावनापूर्ण "देर से आने वाले" कुछ दिनों में फिर से शिक्षित हो जाएंगे। हमेशा बैठक के समाप्ति समय का संकेत दें। थोड़ा पहले खत्म करने की कोशिश करो - बन जाता है सुखद आश्चर्यप्रतिभागियों के लिए। जो भी हो, नियोजित मुद्दों पर चर्चा के बाद अभी कुछ समय बाकी है। तब कर्मचारियों के पास अपने प्रश्न पूछने का अवसर, कारण और प्रोत्साहन होगा - यानी सक्रिय होना और सोचना। और एक नेता के लिए एक सक्रिय और बुद्धिमान कर्मचारी से बेहतर क्या हो सकता है!

सुनिश्चित करें कि बैठक आवश्यक है।

अपने आप को निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर दें:

1. क्या बैठक के लिए कोई प्रश्न हैं? क्या आज हमें इस बारे में बात करने की ज़रूरत है?

   क्या सामग्री की प्रस्तुति का रूप उद्देश्य, दर्शकों, सामग्री के अनुरूप है?

   बैठक के बाद कर्मचारियों के मन में क्या होना चाहिए/रहना चाहिए?

   क्या बैठक को छोड़ना और समान परिणाम प्राप्त करना संभव है?

यदि आपने प्रश्न 1, 2 के लिए "हां" और प्रश्न 4 के लिए "नहीं" का उत्तर दिया है, तो बेझिझक एक बैठक आयोजित करें!

सर्गेई लोगाचेव कहते हैं, बैठक, प्रबंधन कार्यों को स्थापित करने और प्राप्त करने के लिए सिर्फ एक उपकरण नहीं है प्रतिक्रियाकर्मचारियों से। बहुत कुछ इस बात पर निर्भर करता है कि कंपनी में बैठकें और परिचालन बैठकें कैसे आयोजित की जाती हैं: प्रत्येक व्यक्तिगत कर्मचारी की दक्षता और समग्र रूप से कंपनी की दक्षता दोनों। इस बीच, श्री लोगाचेव नोट करते हैं, यह रूसी संगठनों में एक वास्तविक अराजकता है।

मीटिंग्स को फ़ॉर्मेट करना टीम पदानुक्रम को और अधिक पारदर्शी बनाता है

अप्रभावी बैठकों का मुख्य लक्षण समय की हानि है, जो नग्न आंखों को दिखाई देता है, सर्गेई लोगाचेव कहते हैं। एक ही समय में, दोनों पक्ष असंतुष्ट रहते हैं - दोनों प्रबंधक, जो दक्षता और श्रम उत्पादकता में वृद्धि की उम्मीद करते हैं, और उनके अधीनस्थ, जो हर चीज पर उन शर्तों पर सहमत होने में रुचि रखते हैं जो उनके लिए सबसे अधिक फायदेमंद हैं।

अक्षमता की दूसरी अभिव्यक्ति जो मैं अक्सर नोटिस करता हूं, वह यह है कि कर्मचारी नकल करना शुरू कर देते हैं, यानी यह दिखावा करने के लिए कि उन्हें इन सभी बैठकों की आवश्यकता है और वे इन सभी बैठकों में रुचि रखते हैं, यह अच्छी तरह से जानते हुए कि बैठक कक्ष में बिताए गए मिनट और घंटे वह समय है जब आप काम नहीं कर सकते, और फिर इसके लिए खुद नेतृत्व को दोष देते हैं, वे कहते हैं, यह अक्सर लोगों को उनके मुख्य कार्य से विचलित करता है। लेकिन सबसे बुरी बात यह है कि अप्रभावी बैठकें बर्खास्तगी का आधार हो सकती हैं। अपने लिए देखें: कर्मचारी, प्रबंधक की पहल पर, असंरचित जानकारी पर चर्चा करने के लिए मजबूर होते हैं, बकवास पर समय बर्बाद करते हैं, और जब निदेशक अचानक योजनाओं के कार्यान्वयन की मांग करता है, तो जिम्मेदारी को एक सिर से दूसरे में स्थानांतरित करना शुरू होता है। अधीनस्थ अपने लिए एक सरल निष्कर्ष निकालते हैं: हमारे पास खराब प्रबंधन है, यहां जाने का समय आ गया है। और टीम अकेले नहीं, बल्कि पूरे डिवीजनों में फिल्म बनाना शुरू करती है। ये पहले से ही काफी विशिष्ट मानवीय नुकसान हैं जो अनुचित तरीके से आयोजित बैठक का कारण बन सकते हैं

बैठकों के दौरान शीर्ष प्रबंधक कौन सी मुख्य गलतियाँ करते हैं?

मुख्य गलती तब होती है जब नेता खुद नहीं जानता कि वह क्या चाहता है। इसलिए, मीटिंग एल्गोरिथ्म अक्सर एक समाधान "बेचने" के लिए एक हैकने वाली योजना में बदल जाता है, जब प्रबंधक आता है और कहता है: "मुझे यह चाहिए!" कर्मचारी उसे उन कारणों और समस्याओं के बारे में रिपोर्ट करना शुरू करते हैं जिनके कारण लक्ष्य प्राप्त नहीं किया जा सकता है। सिर आराम करता है, लेकिन कुछ समय बाद, अपने अधीनस्थों द्वारा "आश्वस्त" होने के बाद, वह बार को नीचे कर देता है। हर कोई राहत की सांस लेता है और तितर-बितर हो जाता है, प्रत्येक अपनी रुचि के साथ: नेता ने अपने अधीनस्थों को "मजबूर" किया, अधीनस्थों ने निर्देशक को "मनाया"। इस दृष्टिकोण के साथ, खेल "मैं आपको नहीं समझता" एक भाग में बदल जाता है कॉर्पोरेट संस्कृति. और यह "सड़ांध के साथ" काम करने का सिर्फ एक उदाहरण है।

सभाओं के लिए लक्ष्य निर्धारित करने का सही तरीका क्या है?

नेता को अपने अधीनस्थों से बेहतर पता होना चाहिए कि वह क्या हासिल करना चाहता है और किस समय सीमा में। वह एक रणनीतिकार है और प्रवेश और निकास बिंदुओं का प्रतिनिधित्व करने में अच्छा है। प्रक्रिया स्वयं अपने अधीनस्थों द्वारा बेहतर जानी जाती है। कंपनी की क्षमता का सही आकलन करने के लिए, प्रबंधक का कार्य कर्मचारियों के लिए एक वास्तविक बार निर्धारित करना है। अगर कोई बहाना है, तो उनसे समझदारी से निपटें। सबसे सरल बात यह है कि कार्यों को एक स्मार्ट प्रारूप में सेट करना है, जो कर्मचारियों को कार्य की समान प्रारंभिक समझ प्राप्त करने की अनुमति देता है, व्यावहारिक रूप से इसके कार्यान्वयन के दौरान जिम्मेदारी को स्थानांतरित करने, नए प्रदर्शन मानदंडों का "आविष्कार" करने या समय सीमा को स्थानांतरित करने पर रोक लगाता है। यही है, स्मार्ट प्रारूप कार्यों को निर्धारित करते समय प्रबंधन के "बचपन की बीमारियों" के उन्मूलन के लिए प्रदान करता है।

यह परिचालन या बैठक में है कि प्रबंधक को यहां से निपटने के लिए कर्मचारियों के प्रतिरोध को विशेष रूप से भड़काना चाहिए और इस तरह भविष्य में इसकी घटना को रोकना चाहिए। इस मामले में एक विशिष्ट गलत अनुमान अत्यधिक कठोरता (रुकावट, आलोचनाओं, अक्सर अधीनस्थों के अपर्याप्त कार्यों की प्रतिक्रिया के रूप में अशिष्टता) या मिलीभगत (अधीनस्थों के साथ बात करना, "अनुनय", विवाद)। यदि हमें अपनी उपस्थिति में इस स्तर पर कर्मचारियों की वफादारी का परीक्षण करने का कोई तरीका नहीं मिलता है, तो कार्यों को पूरा करने के लिए प्रतिरोध बढ़ जाएगा क्योंकि हम उनके साथ काम करते हैं: वर्तमान कार्य परिस्थितियां, समय और संसाधन ओवरहेड्स, टीम के भीतर घर्षण होगा प्रेरणा और जिम्मेदारियों के वितरण के बारे में। ऐसा होने से रोकने के लिए, कुछ को कुछ सौंपने की जरूरत है, दूसरे को प्रेरित करने की जरूरत है, और तीसरे को अन्य अधीनस्थों से सख्त नियंत्रण सौंपा जाना चाहिए। यानी लक्ष्य निर्धारित करने के स्तर पर समस्याओं को कम करना जरूरी है।

दूसरी गलती पहली से होती है: निर्देशक अक्सर टीम का अनुसरण करते हैं और, अपनी खुद की धक्का देने के बजाय खुद का समाधान, क्या किया जाना चाहिए, कैसे करना है, और क्या यह बिल्कुल किया जाना चाहिए, इस बारे में चर्चा में शामिल हों। अधिक कार्य समय को "खाने" के लिए अधीनस्थों द्वारा जानबूझकर कई चर्चाएं पैदा की जाती हैं, और यदि प्रबंधक इसकी अनुमति देता है, तो यह इकाई का प्रबंधन करने में उसकी अक्षमता को इंगित करता है।

लेकिन क्या चर्चा अधीनस्थों से प्रतिक्रिया प्राप्त करने का एक तरीका नहीं है?

भ्रम से बचने के लिए, आइए अवधारणाओं को परिभाषित करें। बैठक प्रारूप हैं, जिसका उद्देश्य इकाई का प्रबंधन करना है: बैठकों की योजना बनाना, संचालन बैठकें, बैठकें। लक्ष्य प्राप्त करने के लिए उनके पास एक लक्ष्य और एक एल्गोरिदम है। ये एक रिंच की तरह ठोस उपकरण हैं। उन्हें प्रशिक्षण में पढ़ाया जाता है। और बैठक प्रारूप हैं, जिसका उद्देश्य सामूहिक चर्चा है: विचार-मंथन, चर्चा, विचारों का आदान-प्रदान। इन प्रारूपों में प्रौद्योगिकियां नहीं हैं, लेकिन एक रणनीति है - कार्यों का एक सामान्य क्रम: प्रारंभिक जानकारी, लक्ष्य, सामूहिक चर्चा, सारांश। एक टीम के प्रबंधन की प्रक्रिया में चर्चा एक संकेतक है कि नेता ने कार्य के बारे में नहीं सोचा है। "प्रबंधन" योजना बैठकों या बैठकों में, स्पष्टीकरण स्वीकार्य हैं, चर्चा नहीं।

बैठकें आयोजित करने में रूसी कंपनियों की आम समस्या यह है कि इस विभाजन, इस संरचना की कोई समझ नहीं है। और संरचना संस्कृति है। हर जगह मानक हैं - बिक्री में, बातचीत में, दस्तावेज़ीकरण की तैयारी और निष्पादन में, लेकिन किसी कारण से नियोजन बैठकें, परिचालन बैठकें और बैठकें आयोजित करने में अक्सर कोई मानक नहीं होते हैं। यह "असभ्यता" स्वयं में भी प्रकट होती है वैचारिक उपकरण. हम सभी सामूहिक आयोजनों की बैठक बुलाते हैं। और बैठक वास्तव में संभावित प्रारूपों में से एक है। एक ग्लाइडर और एक ऑपरेटिव भी है।

और क्या अंतर है?

सब कुछ बहुत सरल है। एक योजना बैठक इस बात की याद दिलाती है कि इकाई को क्या हासिल करना है। ऑपरेटिवका - अनुमति के लिए बैठक समस्या की स्थिति. नए कार्यों को हल करने के लिए एक बैठक आयोजित की जाती है जिसे हल करने की आवश्यकता होती है। यह प्रतिभागियों की गतिविधि के लिए विभिन्न आवश्यकताओं की ओर जाता है। नियोजन बैठक आपसी समझ की परीक्षा है, यहां रचनात्मकता अनुचित है। इसके विपरीत, बैठक में प्रतिभागियों की उच्च गतिविधि की आवश्यकता होती है, और नेता एक मॉडरेटर की तरह अधिक कार्य करता है।

यदि हम सक्रिय और रचनात्मक लोगों को नियोजन बैठक में आमंत्रित करते हैं तो क्या होगा? या हम उन लोगों को आमंत्रित करेंगे जो बैठक में निर्णय लेने में सक्षम नहीं हैं? पहला ऊब जाएगा, दूसरा बाहर बैठ जाएगा। और यह सब अक्षम रूप से काम करने में लगने वाला समय है।

रुको, लेकिन अगर हम इस तथ्य के बारे में बात कर रहे हैं कि बैठक में विचार-विमर्श अस्वीकार्य है, तो किस तरह की रचनात्मकता और विचारों का प्रवाह हो सकता है?

बैठक तभी हो सकती है जब टीम पहले ही विकसित हो चुकी हो आम संस्कृति तर्कसंगत उपयोगसरल प्रबंधन गतिविधियों के लिए मानव क्षमता और समय - योजना और संचालन बैठकें। तब कार्य निर्धारित करने के लिए एल्गोरिथम की संरचना और बैठक प्रतिभागियों की व्यक्तिगत पहल के बीच एक इष्टतम संतुलन प्राप्त करना संभव है।

आदर्श रूप से, विभिन्न कर्मचारियों को नियोजन बैठक, संचालन बैठक और बैठक में आमंत्रित करना आवश्यक है। चयन न केवल आधिकारिक स्थिति के अनुसार, बल्कि गतिविधि के अनुसार भी किया जाना चाहिए और व्यावसायिक गुण. अक्सर, यह निम्नानुसार किया जाता है: सबसे पहले, एक योजना बैठक आयोजित की जाती है, चर्चा के तहत प्रक्रिया में शामिल सभी पार्टियां इसके लिए इकट्ठा होती हैं। यदि कोई समस्या उत्पन्न होती है, तो कुछ लोगों को छोड़ दिया जाता है, केवल वही रह जाते हैं जो स्थिति को हल करने में सक्रिय रूप से भाग लेने में सक्षम होते हैं। यदि अचानक नई दिशाओं पर चर्चा करने की आवश्यकता है, तो यह पूरी तरह से रहता है संकीर्ण घेराकर्मचारी और बैठक। हालांकि ऐसा अक्सर नहीं होता है। कंपनी की मुख्य गतिविधि अभी भी बैठकों और परिचालन बैठकों की योजना बना रही है, और बैठकें रणनीतिक योजना सत्रों के स्वाभाविक रूप से करीब हैं।

मुझे लगता है कि प्रत्येक प्रारूप के लिए समय सीमा भी अलग है?

आमतौर पर, नियोजन बैठक 5-10 मिनट तक चलती है, रैम - एक घंटे तक, बैठक - 1.5 घंटे तक। सभी गतिविधियों को एक के बाद एक करने की अनुमति है। सबसे अच्छा समयबैठकों और संचालन बैठकों की योजना बनाने के लिए - सुबह। मीटिंग्स को दो भागों में सबसे अच्छा तोड़ा जाता है। शाम को - एक प्लानोमेट्रिक हिस्सा, जहां मुख्य कार्यों की घोषणा की जाती है, और सुबह एक पूर्ण बैठक निर्धारित की जाती है अगले दिनताकि प्रत्येक प्रतिभागी के पास सोचने का समय हो। अत्यधिक अच्छा अभ्यासलेकिन शायद ही कभी ऐसा करता है।

कंपनी को प्रारूपों का उपयोग क्या देता है?

जैसे ही लोगों के दिमाग में यह तय हो जाता है कि एक योजना बैठक एक बैठक से अलग कैसे होती है, और एक बैठक एक बैठक से अलग होती है, वे पहले से ही अपनी ताकत की पर्याप्त गणना करने में सक्षम होते हैं और इस प्रकार, सामूहिक आयोजन में सबसे प्रभावी रूप से भाग लेते हैं।

लेकिन सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि ऐसी संरचना (योजना - परिचालन - बैठक) आपको अधीनस्थों को समूहों में विभाजित करने की अनुमति देती है। वह ईमानदारी से लोगों को सूचित करती है: अब तक आप केवल एक योजना बैठक के योग्य हैं, आप परिचालन में भाग लेने में सक्षम हैं, और आप पहले ही बैठकों में बड़े हो चुके हैं। यह कर्मचारियों को टीम में एक-दूसरे को स्थान देने की अनुमति देता है, क्योंकि जब वे एक ही विभाग में काम करते हैं, तो अक्सर यह समझ नहीं आता है कि यह विशेषज्ञ बेहतर है और यह बदतर है। और जैसे ही हमने बैठकों, संचालन बैठकों और बैठकों की योजना बनाने में प्रतिभागियों के चक्र का निर्धारण किया, हमने उनकी प्राथमिकताओं को काट दिया: उनमें से किसका अध्ययन करना है, और किसे पढ़ाना है। नतीजतन, कंपनी पदानुक्रम अधिक पारदर्शी हो जाता है।

इस तरह की कटौती से दूसरा प्लस यह है कि परिचालन बैठकों और बैठकों में भाग लेने वालों को पहले से ही कुछ शक्तियों का प्रत्यायोजन किया जा सकता है, जिसका अर्थ है बचत करना एक बड़ी संख्या कीसमय। लेकिन चूंकि प्रतिनिधिमंडल में पूरे परिसर को हल करना शामिल है कठिन प्रश्नअतिरिक्त प्रेरणा और जिम्मेदारी के हस्तांतरण के साथ जुड़ा हुआ है, प्रबंधकों के लिए पुराने तरीके से बैठकें आयोजित करना बहुत आसान है, बजाय इसके कि कुछ संरचना की जाए।

कोई भी ऑपरेटिव और प्लानिंग मीटिंग हमेशा प्रबंधन शैली का अनुवाद होता है जिसे निर्देशक मानता है। सर्गेई लोगाचेव द्वारा दिए गए अनुमानों के अनुसार, लगभग 70% रूसी नेता अपने अधीनस्थों के साथ संबंधों में सत्तावाद का पालन करते हैं, जो काफी समझ में आता है। संघर्ष प्रबंधन शैली, जब निर्देशक tsar है, और बाकी सभी एक भीड़ है, अप्रचलित हो रही है, हालांकि उसके पास अभी भी उसके अनुयायी हैं, और पश्चिमी प्रबंधन द्वारा शुरू की गई लोकतांत्रिक शैली, श्री लोगाचेव का मानना ​​​​है, अप्रभावी हो जाता है घरेलू कारोबारी माहौल: "लोग अपने काम की जिम्मेदारी नहीं लेते हैं, क्योंकि वे उस पर पकड़ नहीं रखते हैं। कार्मिकों की कमी बढ़ेगी, और यह गैरजिम्मेदारी आगे और पैदा होगी।" इसलिए, सबसे उपयुक्त आधुनिक परिस्थितियांव्यवसाय करने की शैली एक सत्तावादी शैली बन जाती है, और यह वह है जो बैठकों के दौरान सबसे अधिक बार प्रसारित होता है।

क्या सबसे आम का मतलब सबसे इष्टतम है?

मैं ऐसा नहीं कहूंगा। बेशक, जब चलना कठिन हो प्रतिस्पर्धी लड़ाई, निर्णायक कारकसमय बन जाता है। और अगर कोई कंपनी आज बाजार के एक या दूसरे खंड में शुरू नहीं करती है, तो कल वह बिल्कुल भी मौजूद नहीं हो सकती है। सत्तावादी शैली समय बचाती है। लेकिन यह कंपनी के जीवन को भी छोटा करता है। कैसे? सत्तावादी संगठनों का टर्नओवर अधिक होता है। लोग अधिक बार बदलते हैं, और उनके साथ परंपराएं और अनुभव खो जाते हैं, और अंत में कंपनी ग्रे हो जाती है, जिसका अर्थ है कि वह हार जाती है। अधिक सही विकल्प- लचीली प्रबंधन शैली, जब नियमों की एक प्रणाली के आधार पर प्रत्येक कर्मचारी की इच्छाओं और क्षमताओं को ध्यान में रखा जाता है। इस संदर्भ में "लचीला" शब्द के पर्यायवाची शब्द "रचनात्मक", "जिम्मेदार" हैं। एक लचीले नेता का अर्थ है एक शिक्षित व्यक्ति जो अर्जित ज्ञान और कौशल को व्यवहार में लागू करता है।

अभिव्यक्ति सत्तावादी शैलीअक्सर गैर-अनुपालन हो जाता है प्रारंभिक नियममीटिंग आयोजित करना। उदाहरण के लिए, नेता एजेंडे की घोषणा नहीं करते हैं या इसकी घोषणा नहीं करते हैं, लेकिन केवल तभी जब आप खुद से पूछें, और थीसिस बहुत ही अच्छी तरह से तैयार की जाती हैं। आम तोर पेऔर गैर विशेष रूप से।

यह समझ में आता है, क्योंकि कोई भी प्रबंधक बैठक को टीम में आत्म-पुष्टि का एक तरीका भी मानता है। लेकिन यह भी संस्कृति का मामला है। किसी भी एजेंडे में तीन होना चाहिए अनिवार्य तत्व. सबसे पहले, बैठक का विषय। दूसरा समय है, और न केवल शुरुआत का समय, बल्कि घटना के अंत का भी समय निर्दिष्ट करना आवश्यक है, ताकि कर्मचारी अपने दिन की योजना बना सकें। यदि कोई समाप्ति समय नहीं है, तो इसका अनिवार्य रूप से अर्थ है कि व्यावसायिक प्रक्रियाओं में देरी होगी। क्यों? जैसा कि ग्लीब अर्खांगेल्स्की ने ठीक ही कहा है, अगर किसी व्यक्ति के पास कुछ न करने का अवसर है, तो वह इसे अंतिम रूप से करेगा। तो बैठक के कारण, जिसकी सीमाएं अनिश्चित हैं, पूरा कार्य दिवस नाले में जा सकता है। तीसरा आइटम, जो एजेंडे में होना चाहिए, वह प्रारूप है ताकि कर्मचारी अपनी ताकत की गणना कर सकें। यदि कोई व्यक्ति विचार-विमर्श की घटना के विषय, समय और प्रारूप को जानता है, तो उसकी दक्षता बढ़ जाती है।

और अगर नेता कहता है: "मैं निदेशक हूं और इसलिए मैं स्वयं हमारी प्रत्येक बैठक के नियमों का निर्धारण करूंगा।" अधीनस्थ कैसे हो?

आप पहल कर सकते हैं और "विज्ञान" बैठकों में से एक आयोजित करने की पेशकश कर सकते हैं। एक समय मैं ऐसे उदाहरण से प्रभावित हुआ था। एक बार मुझे एक ऐसी कंपनी में एक विचार-विमर्श प्रक्रिया स्थापित करने के लिए कहा गया, जहां मीटिंग्स और ऑपरेटिव मीटिंग्स की योजना बनाने में बहुत अधिक समय लगता था। उन्होंने बैठक की एक वीडियो रिकॉर्डिंग दिखाई: निदेशक ने 16 शीर्षों की उपस्थिति में आधे घंटे के लिए आधी समस्या का समाधान किया। मैं अभी और नहीं देख सकता था। मैंने प्रतिभागियों को समझाया कि कौन से प्रारूप हैं, उनमें कौन से तत्व शामिल हैं, उदाहरण और आवश्यक प्रदर्शन दिए, और फिर उनमें से प्रत्येक ने अपनी एक या दूसरी समस्या को हल करने के लिए अपने लिए एक कार्य तैयार किया। 16 लोग - 16 कार्य। कार्यों को आंशिक रूप से अन्य विभागों के कार्यों के साथ ओवरलैप किया गया था, इसलिए उन्होंने प्रतिभागियों के चक्र को निर्धारित किया, जो इन कार्यों को हल करेंगे, और वह प्रारूप जिसे वे लागू करेंगे। इसके अलावा, लोगों में हास्य की भावना थी, इसलिए उन्होंने बैठक के नेता होने के लिए मुख्य लेखाकार को नियुक्त किया, जिनके पास लगभग शून्य संचार कौशल था। और 15 मिनट में उन्होंने चार समस्याओं का समाधान किया। दक्षता की गणना करें! और यह सिर्फ तकनीक में है, प्रारूप में!

हेंड्रिकसन का ऐसा नियम है: जब किसी समस्या के लिए कई बैठकों की आवश्यकता होती है, तो वे समस्या से अधिक महत्वपूर्ण हो जाते हैं।

मैंने ऐसे संगठन नहीं देखे हैं जिनकी बहुत अधिक बैठकें होती हैं। और इसका केवल एक ही कारण है: जैसे ही बैठकों में 30-40% कार्य समय लगने लगता है, वे स्वभाव से "अश्लील" हो जाते हैं। सीधे शब्दों में कहें तो लोग उनसे थक जाते हैं, और इसलिए वे देर से आने लगते हैं, चूक जाते हैं, तोड़फोड़ करते हैं, आलोचना करते हैं और अंततः बैठकें स्वाभाविक रूप से कम हो जाती हैं। यही है, जैसे ही बैठकों की संख्या एक महत्वपूर्ण सीमा तक पहुंचती है, लोग खुद समझते हैं: रुको, हम कुछ गलत कर रहे हैं। यह एक स्व-विनियमन प्रक्रिया है, और कोई भी, यहां तक ​​कि सबसे अधिक मांग वाला बॉस, इसे उलटने में सक्षम नहीं है।

एक प्रभावी बैठक के लिए नियम:

• स्मार्ट प्रारूप में अधीनस्थों के लिए कार्य निर्धारित करना सीखें;
• बैठक प्रतिभागियों का स्पष्ट चयन करें;
• न्यूनतम चर्चा। स्पष्टीकरण स्वीकार्य हैं, चर्चा नहीं;
• कार्य निर्धारित करने के चरण में टीम के प्रतिरोध को भड़काना ताकि उनके कार्यान्वयन की प्रक्रिया में कोई तोड़फोड़ न हो;
• जिम्मेदारी आवंटित करें ताकि इसे नियंत्रित किया जा सके;
• प्रतिष्ठित को पुरस्कृत करें और दोषियों को सबके सामने सजा दें। कर्मचारियों की पीठ पीछे कोई फैसला नहीं! यह आपकी कंपनी है, जो आपके सूचना स्थान से शुरू होती है।

ऐलेना झोलोबोवा