Salutare dragi cititori și abonați ai Blogului lui Andrey Noak! Astăzi vă voi spune cum să organizați o întâlnire de planificare.

Pentru a conduce orice echipă, liderul trebuie să-și conducă subalternii. Managementul eficient al echipei ar trebui să fie efectuat rapid, la timp și eficient.

Liderul trebuie să monitorizeze activitatea anumitor oameni în timp util și, dacă este necesar, să le dirijeze munca. Este foarte convenabil să folosiți o întâlnire de planificare pentru aceasta, în care munca este planificată pentru o perioadă scurtă de timp, cel mai adesea este o zi lucrătoare sau o tură.

La întâlnirea de planificare, liderul are mai multe sarcini:

1. Monitorizați și întrebați subordonații performanța indicatorilor de producție.
2. Cereți subordonaților să execute disciplina tehnologică.
3. Monitorizarea implementarii masurilor de siguranta in productie.
4. Verificați progresul afacerilor curente.
5. Obțineți informații despre stocurile de materii prime și materiale pentru fabricarea produselor.
6. Obține date privind producția, implementarea planului, respectarea condițiilor de lucru sigure.
7. Motivați lucrătorii.

Sarcina principală a liderului este de a transmite echipei viziunea sa asupra întregului proces de lucru al echipei, cum ar trebui să funcționeze, în opinia liderului, site-ul care i-a fost încredințat. Sarcina lui este să se înființeze și astfel încât procesul de lucru să fie exact așa cum are nevoie de el.

Modalități de creștere a eficienței planificării întâlnirilor

Deci, să ne dăm seama ce trebuie făcut pentru a conduce în mod competent o întâlnire de planificare în producție:

• Merită să poți face distincția între o întâlnire de planificare și o întâlnire. O întâlnire de planificare este un eveniment scurt în care se discută probleme actuale, de regulă, timpul maxim petrecut într-o întâlnire de planificare este de 15-20 de minute. Întâlnirea necesită mult mai mult timp și discută nu atât problemele actuale, cât problemele de viitor.
• De-a lungul timpului și experienței, fiecare lider determină niște puncte de referință specifice pe lângă care trece. Pentru unele puncte, fiecare întâlnire de planificare, pentru unele mai rar. Deci, aceste întrebări ar trebui să fie înaintea capului pe hârtie. Este necesar să se desfășoare o întâlnire de planificare conform șablonului dezvoltat, dar dacă este necesar, puteți schimba cu ușurință șablonul.
• Pentru desfășurarea eficientă a ședințelor de planificare, este necesar să se stabilească sarcina liderului pentru subordonați, sarcinile subordonate pe care liderul le stabilește. Acest lucru se face pentru a vedea activitățile care trebuie efectuate. Atunci se va putea spune că a existat o sarcină dintr-un astfel de număr și nu a fost finalizată. În fața subordonatului apare o hartă a acțiunilor pentru cel mai apropiat timp de lucru.
• La întâlnirea de planificare, sarcinile și domeniul de activitate pentru perioada curentă ar trebui să fie distribuite în mod clar. Toată lumea ar trebui să știe cine și ce va face.

Când este eficient un covoraș?

Este deloc necesar un covoraș în producție, ca să nu mai vorbim de faptul că șeful ridică mâna către un subordonat? Nu există un singur răspuns astăzi. Dar este sigur să spunem asta forma dată guvernul se supraviețuiește.

Liderul trebuie respectat în echipă, și pus în locul unui subordonat, să-i dea motivație, uneori este cel mai ușor să o faci pe un ton ridicat. Liderul nu trebuie să uite că, dacă vrea respect de la echipă, trebuie să învețe să respecte el însuși echipa. Astăzi putem spune că șeful trebuie să înțeleagă și să simtă unde să ridice vocea și unde să vorbească pe un ton calm:

1. Dacă este nevoie de un dialog constructiv, cu siguranță o conversație calmă. Acolo unde este nevoie de inițiativa creativă a angajatului, pentru ca angajatul să vină cu ceva nou, acolo, de regulă, întâlnirea de planificare are loc într-o atmosferă mai relaxată.
2. Dacă aveți nevoie să motivați și să puneți subordonații la locul lor, este posibil să bateți în masă cu pumnul, spuneți câteva înjurături. Apropo, tocmai despre astfel de cazuri ei spun adesea: „Bate-ți oamenii, astfel încât străinii să se teamă”.De regulă, ridicarea vocii la o întâlnire de planificare este necesară acolo unde este necesară executarea directă a unei sarcini, fără acțiuni neautorizate ale unui subordonat. Dar nu uitați că astăzi este epoca tehnologiei, fiecare covoraș poate fi înregistrat pe un reportofon și apoi dat în judecată.

Succes și ne vedem curând!

În timpul întâlnirii, liderul trebuie să transmită informații utile subordonaților și să le stabilească sarcini clare. Dacă totul este făcut corect, eficiența muncii va crește, altfel ordinea întâlnirilor ar trebui revizuită.

Cât de des țineți întâlniri? Cât de des obțin angajații tăi ceva util de la ei? Înțeleg ei scopurile și obiectivele pe care le-ați stabilit pentru ei?

Eficiența muncii lor crește după întâlnirile de planificare? Primești feedback adecvat? Dacă ați răspuns „nu” la cel puțin o întrebare, atunci trebuie să învățați cum să desfășurați întâlniri eficiente și să planificați întâlniri pentru a pierde un minim de timp cu ele și pentru a obține beneficii maxime.

Întâlnire eficientă

Cu ajutorul întâlnirilor se menține comunicarea între diferitele departamente și în cadrul departamentelor în sine, deciziile luate sunt concretizate și motivația pentru efectuarea muncii în rândul angajaților individuali este crescută. Dar numai o întâlnire eficientă poate rezolva aceste probleme, așa că verificați-vă dacă întâlnirile dvs. îndeplinesc următoarele criterii:

1. Conformitatea formatului. Există mai multe tipuri de întâlniri: întâlnire, briefing și operative. Fiecare dintre aceste întâlniri are propriile obiective și, în consecință, durează timpuri diferite. Operativul este conceput pentru a rezolva problema care tocmai a apărut.

De obicei durează 5-10 minute, adună persoane direct legate de problemă. O întâlnire de planificare se ține de obicei în fiecare zi dimineața și durează 25-30 de minute. În acest timp, managerul trebuie să stabilească sarcini pentru ziua respectivă, să obțină feedback cu privire la rezultatele zilei precedente și să ajusteze planurile dacă este necesar.

Întâlnirea are ca scop găsirea unei soluții problema globala, formează o nouă ofertă pentru piața ta, dezvoltă program nou motivație etc.

Adesea, întâlnirile sunt împărțite în două etape - prima are loc seara, stabilește obiectivele întâlnirii, conturează problemele care vor fi discutate. Dimineața începe a doua etapă, care poate dura până la două ore. O întâlnire completă este creativitate pură.

2. Specificarea sarcinilor. Fiecare întâlnire ar trebui să aibă sarcini clar definite, care sunt anunțate participanților în prealabil. Abaterea de la ordinea de zi este extrem de nedorită.

3. Reglementări rigide. O întâlnire trebuie să aibă o oră de început și de sfârșit, indiferent dacă toți invitații apar sau nu. Stabiliți limite de timp clare, de exemplu, încheierea punctului 1 al ordinii de zi în 25 de minute.

Alocați un anumit timp pentru fiecare vorbitor - 5 minute sunt suficiente, acest lucru îi va învăța pe oameni să vorbească la obiect. Dacă auziți conversații străine sau digresiuni de la subiect, opriți aceste încercări, economisiți-vă timp.

4. Compoziție optimă. La întâlnire trebuie să participe persoanele vizate. Doar așa, stați și ascultați, nu invitați pe nimeni. Lăsați fiecare să se ocupe de treburile lui.

5. Cuvânt pentru toată lumea. Fiecare participant la întâlnire ar trebui să aibă posibilitatea de a-și exprima opinia cu privire la o anumită problemă. Nu interveni și, în plus, nu întrerupe discursul angajatului, chiar dacă este împotriva punctului tău de vedere. Aveți nevoie de feedback adecvat?

6. Păstrarea înregistrărilor. Agenda nu este singura document obligatoriuîntâlniri. Protocolul, care consemnează toate punctele principale, angajații care au vorbit în ordinea priorităților, părerea lor cu privire la o anumită problemă și, cel mai important, rezultatele întâlnirii, este o lucrare foarte utilă.

Asigurați-vă că trimiteți un buletin informativ participanților la întâlnire, astfel încât să îl aibă întotdeauna la îndemână pentru clarificarea oricăror puncte. Deci, va fi mai convenabil să controlați implementarea sarcinilor și să analizați rezultatele. Este schema „sarcină - rezultate - control - sarcină” care vă permite să faceți întâlnirile cât mai eficiente și concise.

7. Întâlnire planificată. Fiecare angajat ar trebui să știe când din nou invitat în sala de ședințe. Surpriza este un prost ajutor în organizarea întâlnirilor, participanții nu au timp să se pregătească sau nu vin deloc din cauza absenței de la birou.

Dacă o problemă a apărut brusc și ați decis să suni un agent pentru a o rezolva, pregătește-te pentru răspunsurile „Nu știu”, „Trebuie să verific” și „Îți voi oferi un raport mai târziu”.

Cum să pregătiți și să desfășurați o întâlnire eficientă?

Pentru a avea o întâlnire eficientă, trebuie mai întâi să vă pregătiți pentru ea. Înainte de a începe întâlnirea, liderul ar trebui să clarifice următoarele întrebări pentru el însuși:

• Ce obiective urmărește întâlnirea și ce sarcini rezolvă întâlnirea?
• care este formatul întâlnirii, care sunt rolurile participanților la întâlnire. Rolurile angajaților sunt repartizate în prealabil: trebuie să existe un președinte și un secretar. De asemenea, stabiliți ora exactă de începere și de sfârșit a întâlnirii.
• care este structura întâlnirii. O structură tipică arată astfel:
• Salutari;
• anunțarea scopurilor întâlnirii, sarcinile stabilite, formatul întâlnirii;
• discutarea si analiza problemelor existente;
• primirea de feedback de la interpreți;
• analiza rezultatelor și stabilirea sarcinilor pentru viitorul apropiat;
• rezumând.
• care este ordinea de zi a ședinței. Stabiliți timpul exact pentru a lucra la fiecare punct de pe ordinea de zi, alocați timp pentru o pauză dacă întâlnirea implică o perioadă lungă de timp.
• ce documente sunt necesare. Pregătiți toate informațiile necesare care vor fi de interes pentru participanți, faceți o distribuție a materialelor astfel încât acestea să fie studiate în prealabil.
• dacă este necesară o întâlnire. Înainte de a trimite invitații la o întâlnire, verificați dacă este cu adevărat necesar.

Răspundeți singuri la aceste întrebări:

• Sarcinile pe care le-ați stabilit trebuie abordate chiar acum?
• Ce ar trebui să ia participanții de la întâlnire?
• Cum ar trebui să se schimbe munca lor după întâlnire?
• Au fost colectate toate informațiile necesare? Veți primi un răspuns „nu știu” la orice întrebare?
• Este posibil să se rezolve problema într-un alt mod, fără a avea ședințe?

Amintiți-vă de regulile simple pentru întâlniri eficiente, mențineți audiența concentrată pe obiectivul principal, mențineți discuția pozitivă sau neutră și încurajați-l să-și exprime propriile opinii.

Atunci vei obține o creștere a eficienței angajaților tăi și, în același timp, vei reduce timpul pierdut.

În Rusia, nu este obișnuit să se adune într-o echipă pentru sarcini de lucru. Acest lucru se datorează faptului că toată lumea se grăbește să-și facă treaba la serviciu, și nu să stea la întâlniri și să amâne pe subiecte evidente. Dar dacă astfel de întâlniri vor fi utile tuturor, vor avea loc eficient și rapid? Atunci este o prostie să le refuzi. Prin urmare, introducem în compania dumneavoastră un astfel de eveniment ca o întâlnire de planificare, de la elemente de bază până la șabloane gata făcute.

Poate nu ar trebui?

Ați încercat vreodată să țineți întâlniri cu angajații? Dacă da, atunci sunt sigur că ai întâlnit la sfârșitul evenimentului afirmații precum „Nu am mai vorbit despre nimic”. Aceasta este o situație clasică și este asociată cu a nu ști cum să se desfășoare întâlniri de planificare și nu cu faptul că este în general proastă și ineficientă.

Și pentru a puncta imediat toate punctele, să reparăm însuși conceptul a ceea ce este o întâlnire de planificare. Și fiți atenți, nu o iau din cap, ci din orice dicționar după tip: Ozhegov, Efremov, Dal, Tikhonov sau Kuznetsov. Toate dau, plus sau minus, aceeași descriere.

Planerka - o scurtă întâlnire pentru a evalua și a determina progresul sarcinilor.

Cuvânt cheie- o scurtă întâlnire. Acesta este ceea ce diferențiază o întâlnire de planificare de o întâlnire. Și din moment ce totul în lume este relativ, să definim limita maximă pentru cât durează o astfel de întâlnire - este de 60 de minute. Orice altceva nu este o întâlnire de planificare, ci, așa cum am spus deja, o întâlnire.

Tipuri de planoare

Planerka planerka ceartă. La prima vedere, toate sunt la fel, dar în realitate structurile și scopurile lor diferă unele de altele. Prin urmare, trebuie să le cunoști tipurile și să le folosești exact pe cele de care echipa ta are nevoie.

Cheltuirea timpului

Putem împărți toate întâlnirile în trei ori: zilnic, săptămânal și lunar. De obicei, compania are doar una dintre aceste opțiuni, toate celelalte sunt considerate inutile. Deși toate îndeplinesc sarcini diferite și sunt efectuate conform unui plan diferit.

1. Agenda zilnica. Necesar în caz activitate viguroasă sau motivația angajaților. Durata sa nu depășește 15 minute, totul este scurt și la obiect.
2. Planificator săptămânal. Îl folosim pentru a face bilanțul săptămânii trecute și a face planuri pentru viitor. Durata unei astfel de întâlniri este de până la 30 de minute.
3. Planificator lunar. Un eveniment obligatoriu pentru evaluarea rezultatelor obținute pentru luna de muncă, care s-a dezvoltat din toate zilele și săptămânile. Durata pana la 1 ora.

Adesea, planificarea lunară este extinsă la 2-3 ore. În acest caz, conform regulilor limbii ruse, aceasta este deja o întâlnire. Dar din moment ce pentru noi este mai important nu numele real, ci programarea reală, putem permite o astfel de întâlnire până la 3 ore. Principalul lucru este că toate acestea ar trebui să fie în carcasă.

De asemenea, trebuie să luați în considerare faptul că există întâlniri non-sistemice pentru a aborda probleme urgente sau stringente. Astfel de întâlniri de planificare sunt convocate - neprogramate. S-au adunat, s-au ținut și au terminat destul de repede. Dar ei sunt acolo și nu poți fugi de ei.

S-a observat dacă toată lumea, sau cel puțin multe companii, au lucrat ca în anecdota de mai sus. Dar, din păcate, o astfel de schemă nu este aproape niciodată găsită. Prin urmare, trecem la subiectele de planificare a întâlnirilor.

Tema întâlnirii

Pe lângă faptul că întâlnirile de planificare sunt împărțite în intervale de timp, acestea sunt împărțite și pe subiecte. Deși pentru majoritatea, planificarea este o evaluare a sarcinilor îndeplinite pentru săptămână și un rezumat al realizării planului de vânzări. Acest format există și el, dar totul este treptat.

1. Repartizarea sarcinilor. Scopul și rezultatul unei astfel de întâlniri sunt angajații care sunt suprasolicitați cu sarcini pentru viitorul apropiat.
2. O întrebare. Cel mai adesea acestea sunt întâlniri neprogramate, subiectul pentru care sunt probleme separate pe ordinea de zi.
3. Brainstorming. Practicăm adesea întâlniri scurte cu o mică parte a echipei pentru a genera idei pe o anumită temă.
4. Informațional. Însuși întâlnirea de planificare cu care suntem cu toții atât de obișnuiți, exprimând situația reală la un moment dat.
5. Motivational. Oamenii trebuie să fie energizați, mai ales dacă au un loc de muncă foarte stresant. Prin astfel de întâlniri vei avea ocazia să faci asta, pentru că aceasta este o metodă grozavă de motivare.
6. Educational. Puține cunoștințe într-un timp scurt. Acest lucru nu va deveni plictisitor și va fi util, mai ales dacă o faceți des.

În condiții reale, întâlnirile noastre de planificare sunt ca un bulgăre de zăpadă subiecte diferite. Nu este rău. Principalul lucru este că totul poate primi suficientă atenție. Strategia „Golop prin Europa” nu va duce la nimic bun, deoarece mâncarea unui pește și nu spălarea unei tigaie nu va funcționa. Este un mit.

SUNTEM DEJA MAI MULT DE 45.000 de persoane. ÎNSCRIEȚI-VĂ

Componentele unei planificări de succes

Înainte de a trece la șabloane specifice pentru planificarea unei întâlniri, să definim punctele principale pentru desfășurarea unei astfel de întâlniri. Pentru că este important nu numai CE, ci și CUM să duci la îndeplinire. Totul treptat colegi, nu vă grăbiți.

• Motivul întâlnirii. Ne-am dat seama, fiecare întâlnire ar trebui să aibă un motiv. Și toată lumea ar trebui să știe despre asta;
• Oameni. Trebuie să știți dinainte cine va participa la întâlnirea de planificare și să informați participanții despre acest lucru;
• Locație. Sală de conferințe, birou sau coridor - decideți singur. Sunt sigur că nu este dificil;
• Cheltuirea timpului. Este nevoie de un anumit timp, de preferință întotdeauna același lucru, pentru a dezvolta un obicei;
• Programul întâlnirilor. Dumneavoastră și personalul trebuie să cunoașteți subtemele și momentul acestei întâlniri;
• Materiale suplimentare. Flipchart-ul, hârtia, pixurile și alte accesorii ar trebui să fie gata înainte de întâlnire;
• Curator. De obicei, liderul întâlnirii de planificare este șeful sau unul dintre lideri, dar poate fi foarte bine un angajat;
• Secretar. Persoana care va înregistra toate rezultatele întâlnirii de planificare, așa-numitul protocol, pentru distribuție ulterioară.

Dacă țineți cont de aceste componente, atunci eficiența ședinței de planificare va fi mult mai mare, deoarece vă veți putea pregăti corespunzător pentru aceasta și veți ști exact ce să spuneți la ședința de planificare.

O parte din listă este evidentă. Dar te gândești la modul în care fiecare dintre puncte poate fi îmbunătățit în raport cu situația de acum. De exemplu, ce alte persoane în afară de managerii de vânzări pot fi chemate la o întâlnire. Sau poate face parte din întâlnirile de planificare pe care angajații înșiși le conduc.

Și încă un plus semnificativ pentru cei care încă se îndoiesc, vezi videoclipul de mai jos.

Planul de planificare pentru implementare

Nu prea îmi plac șabloanele și mostrele, deoarece nu țin cont caracteristici individuale fiecare companie. Și până la urmă fiecare afacere este specifică (o aud constant de la șefi). Dar dacă nu sunteți o persoană timidă, atunci puteți transforma cu ușurință acest eșantion într-un plan pentru o întâlnire de planificare pentru compania dumneavoastră.

Acesta este un plan despre cum să organizați o întâlnire în departamentul de vânzări o dată pe săptămână, versiunea lunară va părea mai ambițioasă, iar planul pentru întâlnirea zilnică va părea mai modest. Și, desigur, rezultatele vor fi însumate fie pentru o lună, fie pentru o zi. Dar deja pe baza acestui lucru, vă puteți forma planul, indiferent de ceea ce aveți - retail, en-gros sau servicii.

Fanii chipsurilor sau a nuanțelor importante

Orice acțiune poate fi făcută mai bine. Prin urmare, atunci când ni se cere să evaluăm eficiența ședințelor de planificare, putem spune cu ochii închiși că există loc de îmbunătățire. Dacă sunt mulți sau puțini și, cel mai important, dacă sunt impresionante sau nu, este o altă întrebare. Dar cu siguranță le poți găsi. Și iată o listă cu cele mai populare îmbunătățiri din practica noastră.

Planificator pe Skype. Dacă angajații nu se pot întâlni în viață, acesta nu este un motiv pentru a anula întâlnirea. Cheltuiește-l pe Skype. De asemenea, puteți să vă conectați prin Skype pe cei care nu au putut veni și să organizați o întâlnire de planificare offline și online în același timp.

Doar pozitiv. Încercați la astfel de întâlniri să vorbiți despre totul, din partea „Cum să-l îmbunătățiți” și „Ce s-a făcut bine”, apoi întâlnirile voastre vor fi mai motivaționale și caracter pozitiv.

Bonusuri pentru prezență. Implicit, poti amenda pentru absenteism sau intarziere la o intalnire de planificare, sau poti oferi un bonus celor care nu au ratat nici macar una.

Întârziații stau în picioare. Cei care întârzie nu numai că primesc o mustrare și o mulțime de priviri disprețuitoare, ci și petrec întreaga întâlnire de planificare stând pe picioare. Distracţie? Cu siguranță, dar nu atât pentru un întârziat.

Păstrarea timpului. Stabiliți o anumită perioadă de timp pentru fiecare bloc și, dacă depășiți-o, întrerupeți conversația. La început va fi rău, apoi învață să fii mai eficient.

Gustare înainte de planificare. Puteți să vă turnați cafea și să mâncați prăjituri doar înainte de întâlnire. După începere, regimul funcționează - „Cine nu a avut timp, a întârziat”.

Cadou pentru cei activi. Cei mai activi pot și trebuie încurajați. Poți să evidențiezi fiecare întâlnire de planificare pe cei care participă mult și să oferi un mini-cadou pentru asta. Un fleac, dar frumos.

Rezumatul planorului. Când „secretarul de ședință” rezumă, atunci acesta trebuie distribuit tuturor sau, și mai bine, așezat în cel mai vizibil loc pentru o mai bună asimilare.

Pe scurt despre principal

În întreaga mea echipă, 90% dintre oameni sunt jucători de echipă, așa că ne place să ținem fanatic întâlniri mici. Întrucât echipa noastră este relativ tânără (până la 35 de ani), ne este foarte greu să facem întâlniri de planificare, pentru că toată lumea se străduiește să râdă și să vorbească „pe viață”. Am putea ține o întâlnire de planificare timp de 3-4 ore. Dar așa era înainte.

Acum suntem o echipă care înțelege cu adevărat puterea, procesul de planificare a întâlnirilor și pentru ce sunt acestea. Avem regulile interne(fără telefoane, vorbim limba deciziilor, fără negativitate etc.), avem reglementări gata făcute, sunt persoane responsabile (de fiecare dată noi) și multe altele. Toate acestea ne ajută să fim mai eficienți.

Când venim la o companie pentru consultanță de marketing, întâlnirea de planificare este unul dintre primele instrumente pe care le implementăm. Și de fiecare dată vedem cum „căruța abia se mișcă”. Dar totul trece. Și regula principală în acest sens nu este doar calitatea întâlnirii de planificare, ci și regularitatea acesteia. Prin urmare, aici puteți folosi o expresie bine-cunoscută ușor modificată - „După ce am încercat de câteva ori, mănânc acum”. Implementare cu succes. Vor fi întrebări, scrieți în comentarii.

Ați găsit o greșeală în text? Selectați fragmentul dorit și apăsați ctrl + enter

in-scale.ru

Cum să ții un planificator

Întâlnirile de planificare, întâlnirile operaționale și întâlnirile sunt parte integrantă a zilei de lucru a aproape fiecărui angajat. Mai devreme sau mai târziu, liderul se confruntă cu nevoia de a conduce în mod independent o întâlnire zilnică de planificare. Dar, așa cum se întâmplă adesea, nimeni nu învață asta cu adevărat. Prin urmare, apare adesea întrebarea - cum să desfășurăm o întâlnire de planificare?

Obiectivele întâlnirii de planificare

Primul lucru de făcut este să stabiliți obiectivele pe care doriți să le atingeți cu întâlnirea. De regulă, scopul principal al unor astfel de întâlniri este crearea unui spațiu unic de informare între toți angajații, ca urmare, realizarea unei motivații mai ridicate a personalului și a coerenței muncii. Planificatorii ajută la rezolvarea următoarelor sarcini:

1. Stabilirea de scopuri și obiective pentru echipă;
2. Aducerea de informații generale întregii echipe;
3. Rezolvarea problemelor generale;
4. Motivarea și implicarea personalului;
5. Instruirea angajatilor, prin transferul celor mai bune practici;
6. Constructia unei echipe

De acord, atingerea unor astfel de obiective este de mare interes pentru orice manager. Prin urmare, practica de planificare a întâlnirilor este atât de comună în afaceri. Dar obținerea eficienței în urma întâlnirilor nu este atât de ușoară, este important să adere la un plan de acțiune clar definit și să se pregătească pentru fiecare întâlnire de planificare.

Întâlnire de planificare

Deci, am stabilit că întâlnirea este un lucru important și util, dar pentru a nu transforma acest instrument într-un alt chin inutil al subalternilor, liderul ar trebui să abordeze cu toată seriozitatea pregătirea ședinței de planificare. Mai devreme, am discutat despre obiectivele întâlnirii, sarcina liderului, în funcție de obiectiv, este să întocmească un plan pentru întâlnirea de planificare. Desigur, întâlnirea pentru vânzători și pentru managerii de TOP vor fi radical diferite unele de altele. Deși structura în sine va fi aproximativ aceeași.

Un punct foarte important în organizarea oricărei întâlniri este de a oferi subordonaților posibilitatea de a vorbi cât mai curând posibil. Este de dorit încă din primele minute să se implice cât mai mulți participanți la întâlnirea de planificare. Acest lucru va ajuta la formarea echipei.

Secretele succesului întâlnirii de planificare

Cel mai important! Pentru ca o întâlnire să fie interesantă, trebuie să te pregătești pentru ea. Succesul unei întâlniri depinde de mai mulți factori importanți:

1. componenta de informare. Informațiile furnizate la întâlnire ar trebui să fie utile și interesante. Dacă informația este plictisitoare și monotonă, atunci creați un mod interesant de prezentare a informațiilor. Eliminați informațiile plictisitoare și inutile;
2. componenta emotionala. Chiar și cel mai interesant subiect poate fi stricat de o prezentare greșită. Amintiți-vă de profesorii de la universitate, la unele prelegeri întregul public doarme, iar la altele este plin.
3. Liderul care conduce întâlnirea. Cu cât gazda este mai autoritară, cu atât publicul îl percepe mai bine. Dacă autoritatea dumneavoastră nu este ridicată, lucrați cu atenție la punctele 1 și 2.

Reguli pentru organizarea unei întâlniri de planificare

Angajații întârziați

Cineva întârzie întotdeauna la o întâlnire. Astfel de angajați aduc o mare distructivitate și trebuie să lupți cu disperare. Vă iert doar să fiți de acord în prealabil cu toți membrii echipei ce facem cu întârziații. Sunt mai multe exemple: un întârziat aduce tuturor cafea sau fructe, un întârziat spune o glumă, un întârziat cântă o melodie etc. Cel mai important este că toată lumea cunoaște regulile și toată lumea le respectă. Dacă regula este gândită și acceptată de echipă, atunci vei reduce întârzierea la minimum.

Aceleași ore de întâlnire

Este foarte important să urmați un program strict de întâlniri. Nu există nimic mai rău decât întâlnirile neprogramate, perturbă planurile subordonaților, nu le permite să se pregătească corespunzător. Atitudinea față de astfel de întâlniri este inițial negativă, care nu are o dispoziție de lucru.

Orice întâlnire trebuie anunțată în prealabil, cel mai bine este să nu schimbați datele și orele întâlnirilor decât dacă este absolut necesar.

Nu amânați întâlnirile

Este foarte important să respectați calendarul, dacă ați stabilit că întâlnirea nu trebuie să dureze mai mult de 30 de minute, atunci țineți-vă de cuvânt. Cu cât întâlnirea este mai lungă, cu atât este mai puțin eficientă. Daca trebuie sa te hotarasti întrebări dificileși este nevoie de mult timp pentru a elabora detaliile, apoi creați grupuri de lucru de angajați competenți. De multe ori majoritateaîntâlniri care urmează să fie cheltuite pentru elaborare probleme organizatorice, iar majoritatea ascultătorilor, în general, zboară din dialog.

Vorbește doar prezentatorul

Văd adesea o imagine când angajații se tem de șeful lor și ca urmare întâlnirea se transformă într-un monolog al dictatorului. De regulă, toate acestea se întâmplă într-o tăcere de moarte, iar tensiunea se simte în aer. Stilul directiv de management nu este adecvat la ședințe, contrazice esența acestui eveniment. În mod ideal, toți participanții ar trebui să vorbească la întâlnirea de planificare.

Discuții despre probleme private

Uneori, unul dintre participanții la întâlnirea de planificare poate încerca să folosească acest eveniment pentru a rezolva o problemă privată. De regulă, este benefic ca un angajat să ridice o întrebare public. Această abordare poate transforma întâlnirea într-o farsă. Prin urmare, este necesar să opriți imediat astfel de manipulări și să stabiliți timp pentru a rezolva problemele private.

Impactul întâlnirii asupra muncii

Tot ceea ce ați convenit la întâlnire ar trebui să fie efectuat și controlat de dvs. Dacă nu există control, angajații se vor adapta rapid și vor înceta să vă urmeze comenzile.

Cum se verifică eficacitatea unei întâlniri

Eficacitatea ansamblului este destul de ușor de verificat. Întrebați-i pe subalterni ce s-a întâmplat la întâlnire? La 5 minute după întâlnire, 3 ore mai târziu și a doua zi. Răspunsurile la aceste întrebări sunt feedback pentru organizatorul întâlnirii de planificare. Dacă există multe informații, puneți angajații să țină evidențe. Dar, în orice caz, toată lumea ar trebui să înregistreze informații.

worldsellers.ru

„Planerka” ca modalitate de a crește loialitatea personalului companiei

Dacă numărul companiei dumneavoastră este de două sau mai multe persoane, atunci comunicarea, adică schimbul de informații, este un element integral al activităților dumneavoastră de management. La urma urmei, informațiile sunt legătură de legătură toate părțile organizației. Perturbarea comunicării (erori în transferul de informații, schimb prost structurat etc.) pe niveluri, de exemplu, un șef - un subordonat sau un departament de vânzări - un departament de achiziții, atrage întotdeauna o scădere a indicatorilor de performanță. Și aici una dintre sarcinile tale principale este de a oferi angajaților nu numai instrumente sau materii prime, ci, cel mai important, informații pentru îndeplinirea calitativă a atribuțiilor lor și, prin urmare, să crești profiturile afacerii tale.

Comunicațiile într-o organizație pot avea cel mai mult forme diferiteși să fie implementate căi diferite. Un bun exemplu de comunicare este desfășurarea de „planare” (întâlniri, „întâlniri”) cu angajații. Vom vorbi despre ce este o întâlnire de planificare, precum și, cel mai important, de ce să adunăm în mod regulat angajații într-un singur loc, ca parte a unei serii de postări despre HR pe blogul nostru de astăzi.

De ce ai nevoie de un planificator?

Întâlnirea de planificare poate fi descrisă ca o scurtă întâlnire operațională pentru a discuta rezultatele muncii și problemele curente. Pot fi discutate și opțiuni pentru rezolvarea acestor probleme, dar apoi va fi o întâlnire mai lungă pe o problemă anume. Iar scopul principal al întâlnirii de planificare este de a controla situația actuală și de a monitoriza problemele curente din activitatea companiei.

Să ne dăm seama ce să spunem la întâlnirea de planificare și la ce întrebări răspundeți împreună cu angajații dvs.:

• ce s-a întâmplat ieri (alaltăieri, săptămâna trecută), de ce;
• ce nu a reușit să facă, de ce;
• ce și cum plănuim să facem astăzi (mâine, săptămâna viitoare), ce rezultate ne așteptăm.

De asemenea, este necesar de remarcat rolul întâlnirii de planificare în modelarea loialității personalului companiei. Loialitatea angajaților sau, în termeni simpli, loialitatea față de companie, se formează în rândul angajaților nu numai și nu atât în ​​detrimentul salariilor și altor bogatie(deși cu siguranță joacă un rol). Loialitatea nu se cumpără. Atunci cum să organizezi o întâlnire de planificare pentru a o mări? Loialitatea apare printr-o comunicare bine construită. Astfel, întâlnirea de planificare poate fi un instrument excelent pentru creșterea acestei loialități.

În timpul întâlnirii de planificare, barierele dintre departamentele companiei sunt distruse, dezbinarea este redusă. Tot ceea ce se întâmplă în companie (planuri, sarcini, probleme) devine mai aproape și mai clar de fiecare angajat, ceea ce crește motivația și interesul oamenilor. La urma urmei, dacă un angajat nu cunoaște (nu înțelege) obiectivele pe termen lung și pe termen scurt ale companiei, indicatorii de performanță ai muncii sale, sarcinile pentru săptămâna viitoare, acest lucru duce inevitabil la demotivare și, ca urmare, deteriorarea performanței și pierderea controlabilității.

Pe de altă parte, dacă știi să organizezi corect o întâlnire de planificare, atunci angajații înțeleg bine ce se întâmplă în companie, în fiecare departament, se bucură de „succesele” și realizările comune, împărtășesc (doar împărtășesc, chiar dacă nu rezolva în comun) probleme. Prin astfel de experiențe poți obține la întâlnirea de planificare că se formează loialitatea și spiritul de echipă.

O „întâlnire de planificare” bine organizată îți permite să stimulezi rapid și eficient personalul să rezolve sarcinile zilnice, să-i motivezi să atingă obiectivele comune. Acesta este unul dintre instrumentele ideale pentru construirea spiritului de echipă în rândul angajaților - în acest sens, trebuie subliniat că este deosebit de important să se desfășoare întâlniri de planificare în perioada de introducere a schimbărilor în companie. Prin întâlnirea de planificare, este ușor să primiți feedback de la personal și să ajustați planul de inovare.

Semnele eficacității întâlnirii de planificare sunt rezultatele acesteia - ceva a fost planificat, a primit feedback, a permis situație controversată, a diseminat sau a colectat noi informații etc. Apropo, se întâmplă ca angajații, și uneori managerii să perceapă „ședința de planificare” ca o pierdere de timp, dar de fapt acest lucru se poate spune doar despre o „ședință de planificare” ineficientă, prost organizată. ”. În acest articol, veți învăța cum să desfășurați o întâlnire de planificare într-un mod care este benefic.

Reguli de organizare a întâlnirilor de planificare

În primul rând, orele de început și de sfârșit trebuie să fie stabilite și cunoscute în prealabil de toți participanții. Este mai bine să nu strângeți angajații mai mult de 30 de minute: munca companiei sau departamentului se va „scula”. Dacă compania este mică, puteți reuni toate departamentele, dacă este mare - doar șefii de departamente (vor desfășura ei înșiși „ședințele de planificare” interne) - într-un fel sau altul, este necesară o abordare adecvată a compoziției participanților .

În al doilea rând, la locul întâlnirii de planificare. Cum se organizează întâlniri de planificare în departamentul de vânzări dacă nu există o sală de întâlnire separată? Puteți aduna pe toată lumea în biroul șefului sau doar în cel mai mare birou. Apropo, dacă nu există suficient spațiu, este și mai bine să organizați o „întâlnire de planificare” în picioare - oamenii nu vor fi „acordați” pentru o conversație lungă: totul este scurt și clar, până la obiect.

În plus, astăzi există servicii care vă permit să organizați întâlniri și conferințe online (de exemplu, Skype). Aceasta este o opțiune bună dacă compania dumneavoastră este foarte mare sau departamentele sale sunt situate în locații geografice diferite.

În al treilea rând, cum să organizați în mod corespunzător întâlnirile de planificare în departamentul de vânzări și cât de des ar trebui făcut acest lucru? Frecvența acestui eveniment poate varia. În unele companii se obișnuiește să se „întâlnească” în fiecare dimineață, în altele - în zilele de luni sau la începutul și sfârșitul săptămânii. Totul depinde de specificul companiei, de intensitatea proceselor de afaceri, de viteza de primire informație nouăși calitatea comunicațiilor între departamente.

În al patrulea rând, ca orice altă comunicare eficientă, este mai bine să începeți o întâlnire de planificare cu un pozitiv și să încheiați cu un pozitiv. Este imperativ să discutăm problemele, dar este bine când întâlnirea de planificare se încheie cu câteva cuvinte inspiratoare din partea conducerii, un apel la acțiune („Suntem o echipă!”).

În concluzie, dorim să subliniem că întâlnirea de planificare, ca formă de comunicare în cadrul organizației, este o modalitate excelentă de a crește loialitatea angajaților tăi, de a-i face „mai fideli” companiei. Și angajații loiali aduc fără echivoc profit, în timp ce cei neloiali poartă doar zvonuri, speculații și neîncredere.

Recunoașterea colegilor, laudele superiorilor, o atmosferă prietenoasă și caldă în echipă - aceasta este „întâlnirea de planificare corectă”, care formează o dorință sănătoasă de a „depărta” concurenții pentru compania dumneavoastră. Acesta este ceea ce ai nevoie - mergi mai departe. Așa că „planifică” cu înțelepciune – adună-i pe toți împreună, rezolvă problemele și inspiră!

Conversii mari pentru tine!

Daria Khoromskaya, șeful departamentului de resurse umane la LPgenerator

sursa imagine Pavel Kirillov

lpgenerator.com

de ce și cum se efectuează, argumente pro și contra - SKB Kontur

Planerka este un derivat al planului englezesc, un scurt atelier dedicat progresului planului planificat. După tipologia lor, toate întâlnirile de planificare pot fi împărțite în categorii după trei criterii - specific, temporal și cantitativ.

Conform criteriului specific, toate întâlnirile de planificare sunt împărțite în raportare (întâlniri scurte la care managerii raportează despre progresul sarcinilor relevante), discuții (informații despre posibila schimbare în calea aleasă pentru atingerea unui anumit scop) și motivaționale (întâlniri). la care sarcinile sunt distribuite și rolurile sunt determinate în procesul de lucru la o întrebare, sarcină).

După criteriul timpului, întâlnirea de planificare poate fi un proces zilnic, săptămânal, lunar.

Conform criteriului cantitativ, întâlnirea de planificare poate fi fie în masă (pentru toți angajații), fie închisă (pentru un grup de inițiativă separat, manageri, consiliu de administrație al companiei).

De ce să ții un planificator?

Dacă organizați acest proces ca o bună tradiție înainte de începerea zilei de lucru, va ajuta la disciplinarea echipei (scădeți numărul de întârzieri de dimineață), să conturați mai clar scopurile și obiectivele pentru angajați (la urma urmei, după cum știți, un mod rațional). planul pentru ziua este mult mai eficient decât un plan pentru șase luni) , face posibil să se vadă rezultate reale lucrați mai clar (în cazul în care raportarea echipei la șef și a șefului la echipă devin elemente obligatoriiîntâlniri de planificare). Pe lângă beneficiile deja menționate, o întâlnire de dimineață bine executată poate energiza angajații, crește productivitatea și încurajează munca eficientă pe tot parcursul zilei. Acest aspect psihologic, desigur, joacă un rol important în stabilirea unor relații pozitive între angajat și angajator și contribuie, de asemenea, la team building.

De ce mulți oameni consideră planificarea întâlnirilor o relicvă a trecutului?

În primul rând, chiar de la apariția acestui proces, majoritatea oamenilor se referă la acele vremuri în care nici măcar nu au auzit de telefon, dar nici măcar nu știau ce sunt internetul și tehnologiile multimedia. Se pare că singura modalitate de a vă întâlni personal și de a discuta momente importante de lucru a fost doar acele întâlniri de planificare. Din lipsa mijloacelor operaționale de comunicare, s-au acumulat o mulțime de întrebări, iar o astfel de acțiune a durat mult (în medie, trei până la patru ore). Cu această ocazie, unul binecunoscut economist american a remarcat odată: „Dacă există întâlniri de planificare în compania ta, atunci ești pe drumul cel bun. Rămâne doar să-i concediezi pe toți cei care merg acolo și să-i părăsești pe toți cei care lucrează în acest moment.

În al doilea rând, majoritatea angajaților de birou au o atitudine negativă față de planificarea întâlnirilor doar pentru că aproximativ 20% din timp este dedicat acestui lucru și, potrivit multora dintre ei, discursul șefului durează, în medie, jumătate din timpul alocat acestui proces.

În al treilea rând, dacă întâlnirile de planificare în companie au loc zilnic, atunci în curând acest lucru se va transforma cu siguranță într-un fel de formalitate. La urma urmei, majoritatea sarcinilor care om de afaceri de succes, pe termen lung și un raport zilnic de două propoziții ar suna astfel: „Este în regulă, lucrăm la asta”. Necesitatea unei întâlniri zilnice de planificare apare de obicei în momentul în care întreprinderea începe implementarea unei noi obiectiv strategicîntr-un timp extrem de scurt sau în timpul unei crize. În astfel de momente, este cu adevărat necesar să monitorizăm constant situația, să monitorizăm cele mai mici schimbări.

Reguli

Orice, chiar și cea mai scurtă întâlnire de planificare ar trebui să aibă propriile reguli. Ajută cumva să lucrezi mult mai productiv. probleme presante pentru a face procesul mai dinamic și mai eficient. În reguli bune maniere trimiteți regulamentele angajaților seara, astfel încât aceștia să se gândească la toate problemele ridicate și să vină cu o propunere constructivă, semnificativă. Printre altele, merită luat în considerare faptul că până la ședința de dimineață, fiecare angajat trebuie să aibă la îndemână o copie a regulamentului. Este important să îi atribui responsabilitatea o anumită persoană, care ar ține evidența timpului (dacă vorbitorul iese din limita de timp descrisă în regulament, atunci acest lucru întârzie procesul de desfășurare a ședinței și, ca urmare, afectează negativ starea de spirit a echipei).

A conduce sau a nu conduce? Aceasta este întrebarea

Întâlnirea de planificare este cu siguranță un proces important, cel puțin în contextul stabilirii în timp util a obiectivelor și al motivației angajaților, dar este timpul să trecem dincolo de înțelegerea obișnuită a acestui termen. Poate că nu este atât de important să aduni întreaga echipă în fiecare zi într-un birou înfundat, ci să stăpânești tehnologiile de conferință în Skype. De asemenea, este important să țineți cont de aspectul că o întâlnire de planificare constructivă nu trebuie să dureze mai mult de 15-20 de minute. Raportarea asupra activităților fiecărui departament poate fi acceptată și discutată cu managerii în timpul zilei, iar ora dimineții poate fi dedicată exclusiv alinierii forțelor, definirii sarcinilor și priorităților.

În orice caz, fiecare antreprenor își alege conceptul de management, însă, pentru a înțelege puțin mai atent dacă sunt necesare întâlniri scurte pentru forța de muncă, merită să cântăriți argumentele pro și contra:

Disciplina echipa

Posibilitatea de motivare matinală a angajaților;

Stabilirea clară a scopurilor și obiectivelor;

Oportunitatea de a fi creativ și de a organiza o întâlnire de planificare într-un stil neconvențional;

Întâlnirile de planificare prelungite obosesc și reduc eficiența angajaților;

Întâlnirile de planificare neprogramate sunt de obicei ineficiente.

kontur.ru

Secretele unei planificări eficiente - Rjob.ru

Planerka - parte principală fluxul de lucru. Cu toate acestea, poate deveni atât un stimulent pentru un angajat, o fortăreață și o rampă de lansare, fie să descurajeze complet orice dorință de a munci. Cum să ținem efectiv întâlniri pentru a „aprinde” subalternii? Cum se pot comporta angajații la întâlniri pentru a-și folosi bine timpul?

Pentru ce sunt planificatorii?

Aproximativ un an am lucrat în redacția unei reviste despre construcții și case. Editorului, care este și proprietar, îi plăcea foarte mult planificarea întâlnirilor. Ne adunam în biroul ei în fiecare dimineață timp de o oră și jumătate până la două și am urmărit o piesă a unui actor. Scopul anunțat al acestei întâlniri este de a spune în ce stadiu se află acum relațiile cu agenții de publicitate. Ascuns - pentru a explica ce fel de ratați s-au adunat la această masă. Trebuie să fim prezenți și eu (editorul) și designerul. Doar contabila a primit „eliberarea”: a trebuit să monitorizeze constant contul pentru primirea banilor care nu au ajuns deloc. Pentru că în loc să lucrăm, stăteam la o întâlnire de planificare.

Ne-am fi bucurat să auzim ce crede angajatorul nostru despre noi și să vedem cum poate vinde prin telefon, dar munca era în picioare. Cert este că banii vor apărea în redacție dacă managerii vând publicitate. Pentru a face o întâlnire cu un potențial agent de publicitate, trebuie să contactați el. Și era cel mai realist să prinzi pe cineva la fața locului de la 9 la 10, după care oamenii s-au împrăștiat la întâlnirile lor de planificare, producții și întâlniri. În general, era necesar să sunăm exact la ora când stăteam în biroul directorului.

Era imposibil să rupă acest cerc vicios. Nu, am spus că managerii trebuie să fie la telefon, iar editorul și designerul ar dori să revină la paginile revistei. Am cerut de multe ori să reprogramam întâlnirea la altă dată. Dar dacă vă adunați de dragul întâlnirii, uitând de beneficiile pentru companie, vremurile bune nu vor veni curând.

1. Faceți un plan:

care este scopul principal al întâlnirii: să vorbim despre inovații, să asculți opinii, să rezolvi o problemă, să strângi rapoarte etc.,

Ce întrebări ar trebui discutate mai întâi?

ce poate fi sărit și rezolvat în stare de funcționare dacă nu mai rămâne timp etc.

2. Definiți un scop

Formulați interogarea în formatul rezultatului. Nu „discutați problema”, ci „dezvoltați o soluție la problemă”.

3. Fixați acordurile și asigurați responsabilitatea cu termene limită

Dacă apare o propunere de soluție, rezultatul întâlnirii va fi un acord cu privire la pașii care vor fi întreprinși, cine își va asuma responsabilitatea și în ce interval de timp.

4. Setează o oră „convenabilă”.

Pentru ca angajații să nu întindă rapoarte, să fie mai adunați și să gândească mai repede, programează o întâlnire cu o oră înainte de pauza de masă sau de sfârșitul zilei de lucru. Strâns - sări peste prânz sau du-te acasă mai târziu. Și, desigur, nimeni nu își dorește asta.

5. Fii aproape de oameni

Dacă vrei să obții sinceritate de la subordonați, să auzi ce cred ei cu adevărat despre această problemă, stai printre ei. Când ești în fruntea mesei, ești șeful și părerea ta primează. Când stai lângă un angajat, ești un coleg gata să discute și să găsească împreună o soluție.

CEO SRL „Skladovka”, o rețea de depozite pentru depozitarea individuală a lucrurilor (Self storage), skladovka.ru

Întâlnirea ar trebui să fie întotdeauna pregătită de lider în ceea ce privește problemele pe care doriți să le discutați. Înainte de a începe, cel mai bine este să trimiteți agenda la care doriți să primiți un răspuns sau să organizați o discuție. Întâlnirea ar trebui să se încheie cu un protocol, în care se consemnează deciziile luate, termenul de execuție și cei responsabili.

Fiecare întâlnire se desfășoară pe principiul continuității, astfel încât oamenii să înțeleagă logica dezvoltării proiectelor și să aibă posibilitatea de a oferi feedback, de a raporta problemele care au apărut în procesul de implementare a deciziilor.

Întâlnirile de la site-uri sunt foarte utile, și nu în biroul managerului. La fața locului, puteți vedea imediat ce se întâmplă cu adevărat la unitate, ce trebuie făcut pentru ca aceasta să își atingă obiectivele propuse.

Întâlnirile de lucru ale șefului organizației cu reprezentanții departamentelor permit în cele din urmă să urmăriți dacă fiecare departament și întreprinderea în ansamblu se îndreaptă spre obiectivul vizat sau se abate de la acesta.

Director de dezvoltare CenterAgro

În compania noastră, ședințele sunt clasificate: consilii, comitete, ședințe, care la rândul lor au o limită de timp și ordine de zi clare. Numai ședințele situaționale de forță majoră nu au o agendă prestabilită. În rest, documentele sunt pregătite în prealabil și trimise prin poștă celor interesați.

Regulile pentru întâlniri sunt:

nu vă întrerupeți unul pe altul;

nu iesi;

opri telefoanele;

apar la timp.

Eficacitatea întâlnirilor este sporită prin pregătirea și predistribuirea documentelor, un program clar al întâlnirilor pentru planificarea timpului de lucru al angajaților.

Planare în depărtare

În fiecare an sunt tot mai multe companii care refuză birourile și trec la un format la distanță. Cum să organizați întâlniri de planificare când toți angajații locuiesc nu numai în orașe diferite, ci și în diferite părți ale lumii?

Natalya Odegova

fondator al centrului de formare online 1day1step.ru

Am lucrat pentru o mare corporație. Acum toți angajații mei sunt din diferite orașe și chiar țări și comunicăm mult online. Experiența anterioară ne-a permis să luăm ce e mai bun și să schimbăm ceea ce era în mod clar ineficient.

Oamenii lucrează online pentru a avea mai mult timp, așa că toate întâlnirile sunt mult mai scurte și mult mai eficiente. Nu adunăm oameni care nu pot influența soluționarea problemei la o întâlnire și, prin urmare, nu le pierdem timpul în zadar. Întâlnirea de planificare este concisă și numai pentru afaceri. Adesea, acesta este un apel Skype de 5-10 minute cu o discuție despre o problemă specifică.

Există indicatori pe care îi monitorizăm în mod regulat, dar nu ne sunăm deloc unul pe altul, ci publicăm date noi într-un chat general și luăm decizii, discutăm noi pași pentru îmbunătățire.

În ceea ce privește termenele limită: întrucât avem în general multă libertate, nu storc niciodată cele mai scurte termene în proiectele de dezvoltare, dar întreb: „În ce termen crezi? Cât timp poți răspunde? Această abordare permite angajatului să-și asume în mod conștient responsabilitatea și mare dorintași plăcerea de a lucra la sarcină.

Și ajută foarte mult cu punctele de control intermediare când mă uit la proces și văd dacă lucrurile se mișcă în direcția corectă.

Lăsați telefonul, tableta și alte gadget-uri la birou. Nu ar trebui să vă duceți jucăria preferată la o întâlnire cu conducerea.

Amintiți-vă că același principiu se aplică în întâlnire ca și în școală. Cine ascultă cu atenție, dă din cap și pune întrebări clarificatoare, bravo. Și de ce ar trebui să fim buni la muncă? Așa este - ca să-și amintească de noi când vor distribui premiul.

O altă regulă școlară este „ochi în ochi”. Când este lăudat, trimite-i managerului o privire deschisă. Înjurăturile au căzut, începeți să căutați cea mai interesantă caracteristică de pe masă sau acordați atenție stiloului dvs.

Înregistrați totul, totul. Apoi află ce este util și ce poate fi aruncat. În primul rând, șefilor le place să fie revizuiți. În al doilea rând, înregistrările sunt un aerodrom alternativ, dacă trebuie să te ascunzi de privirea amenințătoare. Apropo, între perlele liderului, vă puteți fixa gândurile.

Exprimați-vă în mod activ opinia, dacă aceasta este prevăzută de formatul întâlnirii. Chiar dacă împărtășiți o banalitate, tot veți arăta mai respectabil pe fundalul colegilor care tac și se uită la pantofii lor. Acum, principalul lucru este să arăți cine este cel mai activ participant aici.

Nici măcar nu vorbim despre somn, căscat și o privire absentă. Tu însuți înțelegi că acest lucru este nepotrivit.

Dacă ești complet depășit de plictiseală, încearcă să lucrezi în mintea ta. Faceți o listă de lucruri de făcut, gândiți-vă la proiectul dvs. la nivel global. Sau doar visează.

Nu luați întâlnirea de planificare ca pe o distracție goală. Aceasta face parte din munca ta. Și dacă șeful acceptă să-ți plătească un salariu pentru timpul petrecut în biroul lui, acesta este dreptul lui. Dar cât de eficient petreci acest timp depinde de tine.

© Natalia Zhilyakova, RJob

Atunci când utilizați materiale de pe site-ul rjob.ru, sunt necesare indicația autorului și un link activ către site!

rjob.ru

Întâlnirea de planificare în departament: un instrument eficient sau o formalitate?

Șeful departamentului este o persoană foarte ocupată. Indicatori, reglementări, decizii sarcini provocatoare, organizând pe toată lumea și totul pentru a se îndrepta către obiectiv - totul este pe umerii lui. Cu cât setul de instrumente de management este selectat mai corect, cu atât liderul este mai eficient. Merită să petreceți timp cu un astfel de instrument precum o întâlnire de planificare într-o divizie liniară?

Chiar și în companiile în care întâlnirile de planificare sunt obligatorii și reglementate, managerii le abordează adesea în mod oficial - trage înapoi pentru spectacol și lucrează la ele. Întâlnirile de planificare sunt considerate o pierdere de timp, ceea ce teoreticienii au venit cu. Motto-ul lor este „Practicianții trebuie să lucreze, nu să se consulte”. Totodată, în companiile în care întâlnirea de planificare este opțională și este o inițiativă personală, există manageri care, fără mementouri suplimentare, adună angajații la o anumită oră și vorbesc cu aceștia.

De ce acești „ciudați” lideri își pierd atât de „ineficient” timpul prețios, dacă nimeni nu-i obligă să facă asta? A trebuit să aprofundez această problemă în timpuri recente. Criza a impus managerilor de top să se aprofundeze în afaceri. Regulile jocului pe piață s-au schimbat, iar pentru ca compania să nu rămână doar pe linia de plutire, ci și să folosească criza pentru a-și consolida poziția pe piață, este necesar să devină mai aproape de clienți - atât externi, cât și interni. .

Pentru raspuns rapid la schimbări și la creșterea nivelului de control asupra situației, eu, printre altele, am început să mă alătur în mod regulat la întâlnirile de planificare din departamente, comparativ diverse stiluri conduita lor. Cifrele au fost revelatoare: din cele 12 departamente cu profil unic în care se desfășoară atât vânzări, cât și executarea contractelor, cei mai înalți și mai stabili indicatori sunt acolo unde se țin săptămânal întâlnirile de planificare. Și asta nu este o coincidență.

Scopul întâlnirii

Dacă managerul răspunde la întrebarea despre scopul întâlnirii de planificare: „Pentru că ar trebui”, este mai bine să nu o țineți deloc. Orice evenimente formale „pentru spectacol” funcționează doar în sens negativ, te învață să lucrezi nu pentru rezultat, ci pentru „apariția mișcării către scop”. Denumirea „plannerka” sugerează că scopul său este actualizarea mișcării conform planului planificat către obiectivele stabilite.

Dacă luăm în considerare acest eveniment din punctul de vedere al ciclului Deming (Plan - Do - Check - Akt), atunci ședința de planificare este un control regulat (Verificare) a activităților pentru a trage concluzii și, dacă este necesar, a corecta mișcarea. (Akt). Dar există statistici pentru asta! Merită să aduni mai mulți oameni? Cu siguranță merită, iar funcțiile principale ale întâlnirii de planificare ne ajută să ne asigurăm de acest lucru.

Principalele funcții ale planificatorului

1) Informații. Angajații au câteva modalități de a obține informații despre situația din companie și de pe piață:

• informații oficiale publicate, care uneori sunt trecute cu vederea sau nu sunt pe deplin înțelese;
• bârfele, adesea foarte departe de adevăr, dar discutate cu mare plăcere în cantine și afumători;
• informații de primă mână, cu explicații și accent pe Puncte importante, pe care liderul îl oferă la ședința de planificare, acordând atenția cuvenită rezolvării obiecțiilor și reducând eficiența cuvântului în gură.

Și informarea obligatorie a angajaților cu privire la deplasarea departamentului de-a lungul traseului propus.

2) Control. Pe lângă cifrele seci și categorice, capacitatea de a controla atmosfera din echipă, clarifică motivele succesului sau scăderii performanței. Pe baza rezultatelor întâlnirii de planificare, deseori se constată eșecuri în lanțul de interacțiune în cadrul unității și în companie, iar managerul ia imediat măsuri pentru a le elimina.

3) Motivațional. Angajații au nevoie de atenție. Reamintim faimosul efect Hawthorne în management - productivitatea muncii crește din faptul că se acordă atenție activităților angajaților. Planerka unul dintre moduri mai bune reamintește-le în mod regulat angajaților că sunt importanți și că muncii lor li se acordă suficientă atenție.

Unul dintre angajații din departament a avut o descoperire, o decolare - un motiv bun pentru a recunoaște realizările și, dacă este necesar, a susține spiritul competitiv din departament. Și totuși, pe lângă cifre, trebuie să vezi și ochii angajaților tăi. Managerii trebuie să-și asculte cu atenție angajații. Comportamentul angajatului s-a schimbat, siguranța a dispărut - un motiv pentru care managerul să includă o conversație individuală în planul săptămânal.

4) Educațional. În această funcție, întâlnirea de planificare este un instrument indispensabil pentru simplificarea muncii manageriale dificile a managerului. În cursul săptămânii a avut loc un caz de lucru, orientativ pentru toată lumea - șeful îl notează și îl face public la ședința de planificare. Astfel, nevoia enervantă de a repeta la fel oameni diferiti de multe ori rămase în trecut și ne „ascuțim” în mod regulat și conștient instrumentul de lucru.

5) organizatoric. Este o bună practică să invitați la întâlniri reprezentanți ai departamentelor conexe, mai ales în momentele de inovare. Oportunitatea de a stabili sau ajusta interacțiunea, de a elimina conflicte, de a face schimb de experiențe.

6) Disciplinare. Motivația, ca instrument de management, are un dezavantaj foarte semnificativ: acțiunea sa este de scurtă durată. Puțini oameni sunt capabili de auto-motivare și cei cu această abilitate devin cel mai adesea lideri.

Disciplina, ritualurile și regulile regulate, care includ întâlnirea de planificare, sunt concepute pentru a ajuta la motivarea angajaților. Planerka este un eveniment. Angajații se obișnuiesc cu faptul că vor avea nevoie nu doar de raportări în cifre, ci și de dorința de a-și justifica indicatorii. Întrebările sunt pregătite pentru ședința de planificare, angajații colectează și transferă cazurile șefului, care ar trebui să fie arătate întregului departament în opinia lor. La fel ca o cină în familie de vineri, întâlnirea de planificare devine o acțiune disciplinară obișnuită conform regulilor, când fiecare trebuie să-și amâne afacerea, să fie sigur că este prezent la locul de muncă și, în cele din urmă, să se întoarcă pentru a se înfrunta. Acest lucru este deosebit de important.

Cât de des să țin întâlniri

Consider că briefing-urile zilnice ale echipei sunt potrivite doar pentru noii veniți care au nevoie de un stil de mentorat de management și de sprijin la fiecare pas. Pentru o echipă stabilită, întâlnirile de planificare ar trebui să fie săptămânale. Principalul lucru este că acestea ar trebui să fie ținute în aceeași zi, la aceeași oră și să coincidă aproximativ ca durată și ordinea acțiunilor, ceea ce va permite menținerea funcției de disciplinare.

Exemplu scenariu posibil intalniri de planificare:

• Capul o face Anunţ La final, angajații pot pune întrebări clarificatoare.
• Managerul anunță indicatorii planificați și pune întrebări angajaților despre aceștia. Aranjează întâlniri individuale după cum este necesar.
• Liderul vorbește despre un studiu de caz al săptămânii sau prezintă un angajat invitat.
• Managerul clarifică dacă există probleme urgente de lucru care sunt importante pentru întregul departament și necesită discuții la ședința de planificare. Evaluează problemele, decide ce să discute imediat, ce va necesita o decizie întârziată.
• Liderul vorbește despre planurile pentru săptămâna curentă - evenimente semnificative, se întâlnește și completează ședința de planificare.

Timpul costă

Pentru o lungă perioadă de timp, petrecem timp - acesta este principalul motiv pentru care liderii refuză să organizeze întâlniri de planificare. Conduce la o respingere completă a acestui instrument sau totul se rezumă la un scurt monolog al liderului fără feedback din partea subalternilor. Se păstrează doar funcțiile informaționale și ușor disciplinante.

Aceasta este de fapt o problemă: a gestiona „uman” este mai ușor decât a lucra cu un grup. Gestionarea dinamicii grupului este arta de a fi un bun lider. Scopul său este să organizeze scurt și clar o întâlnire de planificare și, în același timp, să obțină feedback de la angajați, care va ajuta, dacă este necesar, la corectarea mișcării. Durata optimă este de până la 20-45 de minute. De această perioadă din copilărie este pusă în noi ca o perioadă de concentrare.

Puterea unui lider este că el stabilește regulile. Pentru a preveni prelungirea ședinței de planificare, este necesar să se încheie un „contract pentru ședința de planificare” cu angajații. De exemplu:

• Discutam doar chestiuni generale, scoatem unele specifice pentru o decizie individuala.
• Suntem scunzi și la obiect.
• Nu suntem distrași de problemele de lucru, punem telefoanele în modul vibrație.
• Afirmând o problemă, oferim o soluție.
• Problemele care nu sunt de lucru sunt discutate în timpul orelor de lucru.

Setul de reguli poate varia în funcție de situație. Principalul lucru este că liderul gestionează regulamentele și nu se afundă el însuși în probleme. Scopul întâlnirii de planificare este de a identifica, iar decizia poate fi luată ulterior, cântărind și studiind cu atenție toate detaliile în timp ce departamentul funcționează. Principalul lucru este să le arătați angajaților că problemele enunțate sunt rezolvate. Uneori sunt situații în care întâlnirea de planificare depășește timpul alocat, intensitatea în echipă este clar vizibilă. Apoi, trebuie să aranjați o întâlnire suplimentară, adesea după orele de program. Aceasta este priceperea unui manager - de a preveni incalzirea situatiei, de a identifica markeri care arata aspecte negative in echipa.

Desigur, va dura timp pentru a implementa instrumentul de planificare în departament. Uneori trebuie să efectuați mai multe evenimente înainte ca instrumentul să devină cu adevărat eficient. Când un manager devine deschis către feedback, va fi surprins să audă o mulțime de lucruri nespuse pe care angajații și-au dorit de mult să le spună, dar nu au avut niciodată o șansă. Și apoi a întrebat! Trebuie să te gândești la rolurile subordonaților tăi și la utilizarea lor în dinamica de grup, să lucrezi cu obiecții și să argumentezi la cel mai înalt nivel. Mulți lideri nu merg exact în acest fel - devenind și intră în managementul individual, care necesită mult mai mult forță de muncă și mai puțin eficient, atunci când sunt doar doi pași către succes.

Managerii care au o stăpânire fină a acestui instrument îl folosesc în departamentele lor cu mare succes, deoarece au putut să-i evalueze eficiența. Întâlnirea de planificare nu este o relicvă a trecutului și nu o formalitate, ci unul dintre cele mai moderne și eficiente instrumente care ajută la rezolvarea celei mai dificile sarcini de gestionat - atingerea obiectivelor unității. Și tocmai din aceste obiective se formează succesul întregii companii.

www.e-executive.ru

Cum să transmiteți efectiv informații echipei?

Unii oameni văd întâlnirea de planificare ca pe o întâlnire pe termen scurt pentru a prioritiza munca și sarcini reale altele ca o pierdere de timp. Are sens să ținem astfel de întâlniri sau este suficientă doar opinia liderului? Să încercăm să ne dăm seama împreună.

TOP 5 cele mai necesare articole pentru un comerciant:

De ce liderii planifica

Planificare (de la cuvânt englezesc plan) - o întâlnire de puțin timp, dar semnificativă pentru succesul strategiei alese, dedicată luării în considerare a problemelor actuale de lucru.

De ce ai nevoie de un planificator:

• Organizarea unor astfel de mini-întâlniri ajută la evaluarea rezultatelor muncii depuse pas cu pas și servește drept garanție a rezolvării la timp a tuturor problemelor curente. Ele nu sunt folosite pentru căutarea globală de soluții. Întâlniri separate, nelimitate în timp, sunt dedicate acestui lucru. Sarcina principală a întâlnirii de planificare este de a discuta cu promptitudine situația actuală, de a monitoriza problemele curente și soluțiile acestora.
• Participarea zilnică la discutarea strategiei companiei și exprimarea opiniilor cu privire la îmbunătățirea acesteia formează devotamentul personalului față de companie, stimulând loialitatea și eficiența angajaților nu mai rău decât beneficiile materiale. Comunicarea corect construită este baza pentru motivarea de succes a angajaților pentru o cooperare reciproc avantajoasă bazată pe loialitate și respect.
• O discuție activă dimineața la o întâlnire de planificare a problemelor actuale șterge granițele departamentelor companiei, face echipa mai unită. Fiecare angajat simte parte semnificativăîn implementarea planurilor, rezolvarea sarcinilor sau probleme problematice. Interesul personalului stimulează participarea acestuia la activitățile de succes ale companiei. Lipsa de înțelegere a scopurilor și obiectivelor clar definite importanta suprema, netransparența planurilor pe termen lung și perspectivele pe termen scurt demotivează angajații, reduc capacitatea de administrare și indicatorii de performanță.
• Este extrem de important ca managerul care conduce ședința de planificare să aibă capacitatea de a transmite corect angajaților informații despre activitățile curente și dificultățile fiecărui departament și ale companiei în ansamblu. Unește, face comune atât succesul, cât și problemele. Este sentimentul de importanță al fiecărui angajat în atingerea unui scop comun, subliniat la întâlnire, care formează și menține loialitatea și spiritul de echipă în echipă.
• Abordare profesionalăîntâlnirea de planificare asigură succesul acesteia, ceea ce reprezintă un stimulent excelent pentru angajați în rezolvarea problemelor de zi cu zi, motivează dorința de a obține rezultate. Având în vedere că astfel de discuții oferă ocazia de a primi toate informațiile necesare de la personal în timp util, este greu de supraestimat importanța unor astfel de mini-întâlniri în perioada de inovare în companie. Răspunsul rapid și eliminarea erorilor permite managementului să evite situațiile riscante și garantează succesul strategiei alese.

Semnele eficacității întâlnirii de planificare sunt rezultatele pozitive ale acesteia. Rezolvarea problemelor, planificarea pe termen scurt, primirea sau diseminarea de noi informații, răspunsul la feedback - tot ceea ce afectează în mod constructiv fluxul de lucru. Dacă desfășurarea unei întâlniri de planificare este percepută ca o pierdere de timp și nimic care nu deranjează, atunci aceasta este o greșeală directă a conducerii, care nu poate organiza clar nici întâlnirea, nici munca în ansamblu. Acest articol vă va învăța cum să conduceți întâlniri productive cu angajații. După ce ați înțeles regulile de bază ale întâlnirii de planificare, veți putea să acceptați și să analizați informații operaționale în timpul unei scurte întâlniri, să trageți concluzii în timp util și să vă pregătiți personalul pentru succesul colectiv.

Care sunt funcțiile unei întâlniri de dimineață?

1. Informații.

Pentru rata situație reală afacerile din companie, competitivitatea și succesul acesteia, angajații pot folosi mai multe surse de informații:

• MASS MEDIA. Diverse publicații despre companie, destul de neregulate și adesea depășite. Informații generale și fără detalii.
• Conversații din spate. Cel mai adesea bârfă care nu oferă nicio informație de încredere.
• Desfășurarea regulată a ședințelor de planificare, la care liderul nu numai că își exprimă opinia și descrie situația direct, concentrându-se în special pe momente semnificative, dar oferă și angajaților posibilitatea de a aduce în discuție subiecte de actualitate, propuneri constructive de discuție și de a analiza în comun stabilitatea situației în companie și în fiecare dintre departamentele acesteia.

2. Control.

Pe lângă monitorizarea indicatorilor digitali ai succesului muncii, întâlnirile de planificare ajută managementul să vadă imaginea reală a relațiilor din echipă, să evalueze impactul microclimatului asupra creșterii sau scăderii indicilor. Datorită acestor întâlniri, puteți gestiona toate părțile fluxului de lucru, puteți găsi punctele slabe și elimina deficiențele în timp util.

3. Motivațional.

Conducerea companiei nu are întotdeauna posibilitatea de a acorda atenție fiecărui angajat și muncii prestate de acesta. Unul dintre aspectele pozitive ale desfășurării întâlnirilor de planificare este recunoașterea universală a realizărilor unei persoane distinse și încurajarea acestuia, care dezvoltă un spirit competitiv în echipă. În caz contrar, când este marcat modificări negative, va fi relevantă o conversație individuală oportună, menită să clarifice problemele angajatului, motivele apariției acestora și să ofere asistența necesară. Este important ca orice persoană să realizeze că munca sa este demnă de apreciere, că este interesant ca profesionist, iar implicarea lui în discutarea treburilor companiei nu va face decât să-i îmbunătățească abilitățile.

4. Educativ.

Întâlnirea acționează și ca un element de învățare al controlului. Demonstrarea unui caz de succes întregii echipe deodată, o discuție generală a detaliilor scutește managerul de nevoia de a pregăti fiecare angajat separat, îi economisește timp și ascuține instrumentul de lucru al personalului.

5. Organizatoric.

Procesul-verbal al ședinței de planificare permite o invitație pentru a discuta colegii din departamentele conexe. Acesta are cel mai mare motiv în cazul inovațiilor. Ajustarea în timp util a interacțiunii, schimbul de experiență și discuțiile detaliate îndepărtează conflictele, construind relații reciproc avantajoase în echipă.

6. Disciplinare.

Fără participarea adecvată a conducerii, disciplina și ordinea în companie este puțin probabil să fie optime. Pregătirea sistematică raportarea sarcinilor finalizate în termeni calitativi și cantitativi, identificarea problemelor în fluxul de lucru, compilarea probleme de actualitate, căutarea răspunsurilor - tot ceea ce se pregătește regulat pentru întâlnirea de planificare - disciplinează oamenii, îi organizează și stimulează cooperarea între ei. Există și alte pârghii de control, dar motivația materială este pe termen scurt și nu toată lumea este capabilă de automotivare. Este important ca echipa să se reunească, să discute planurile de lucru viitoare, să le înțeleagă sarcinile și să aleagă strategia potrivită.

În ce formă poate fi organizată o întâlnire zilnică de planificare?

Numarul 1. În concluzie, întâlnire de informare.

O întâlnire organizată pentru a obține informații la zi despre cursul procesului de lucru în contextul diviziilor și departamentelor, despre activitățile curente și planificate, despre problemele și problemele emergente - aceasta este așa-numita întâlnire de planificare a informațiilor. Astfel de întâlniri nu necesită ținerea zilnică. Este suficient o dată la începutul săptămânii timp de o jumătate de oră să aduni șefii tuturor departamentelor companiei pentru a contura un plan de lucru pentru următoarele cinci zile lucrătoare. Întâlnirile de informare sunt deosebit de semnificative pentru șefii unor companii destul de mari care au cel puțin patru departamente sub control.

nr 2. Întâlnire de planificare - repartizarea sarcinilor curente.

Întâlnirile cu acest format au loc zilnic dimineața. Scopul este ca angajații să primească sarcini pentru ziua respectivă. Liderul nu ar trebui să petreacă mult timp - dați instrucțiuni tuturor, formulați obiectivul final, dați instrucțiuni scurte.

Numărul 3. Planificator pentru a discuta problema.

În activitatea companiei, există situații, sarcini și probleme care necesită mult timp pentru a le discuta. În acest caz, întrebarea este pregătită și exprimată colegilor în prealabil, se acordă timp pentru a pregăti informațiile necesare. În același timp, stabiliți termenul limită pentru vorbire și este numit un secretar. Aceste întâlniri durează de obicei până la două ore. De asemenea, trebuie prevăzut că discuția se poate prelungi și se vor anunța pauze de 10-15 minute, ceea ce înseamnă că poate fi nevoie de ceai și dulciuri. Rezultatele unei astfel de întâlniri de planificare sunt de obicei trimise tuturor participanților săi prin sistemul de management al documentelor al companiei.

nr. 4. Planificator creativ.

Întâlnirile de planificare creativă se țin cu număr insuficient sau absenta totala propriile idei. Astfel de întâlniri sunt organizate după principiul brainstorming-ului, când toți participanții își exprimă gândurile care le vin în minte asupra unui subiect, chiar și cele mai ridicole, iar dintre ele sunt alese cele mai interesante și relevante. Pentru o astfel de întâlnire, orice altă metodă creativă de căutare a ideilor va fi potrivită.

nr. 5. Planificarea întâlnirii ca modalitate de rezolvare a situațiilor conflictuale din echipă.

În orice echipă, prezența conflictelor explicite și ascunse este inevitabilă. De multe ori singura cale de ieșire din situaţia critică creată va fi o discuţie directă între angajaţi. Discuția liberă și deschisă a problemei îi reduce semnificația, posibilitatea de a-și exprima poziția fără acuzații și insulte inutile transformă energia conflict distructivîn energie pozitivă creare. Neînțelegerile adânc înrădăcinate dintre colegi pot fi rezolvate în mod competent contactând specialiști în HR, un psiholog organizațional sau chiar managementul superior. Pentru discuție se alege o temă neutră pentru oponenții ședinței de planificare. Avertizați participanții că întâlnirea se referă la rezolvare situație conflictuală, nu este necesar. Oamenii ar trebui să se simtă familiari, să-și exprime liber punctul de vedere și să nu înțeleagă că conversația lor este atent monitorizată și dirijată într-o direcție constructivă de către lider. Rezultatele analizei observației, rezultatele și concluziile acesteia trebuie transmise fiecărui participant la conflict.

Exemplu de plan de întâlnire

Să presupunem că ședința de planificare informațională, cu o durată de aproximativ o jumătate de oră, are loc o dată pe săptămână, luni. Deci, regulamentul întâlnirii:

1. Introducere de informații a șefului companiei. Răspunsuri la întrebările clarificatoare ale angajaților.

2. Discutarea indicatorilor planificați, nivelul de realizare a acestora în această etapă. Întrebări de la manager către colegi, în unele cazuri - numirea unor întâlniri individuale.

3. Demonstrarea unui caz demonstrativ ca exemplu de lucru sau prezentare la întâlnirea unui angajat invitat.

4. Identificarea problemelor deosebit de urgente care necesită soluții imediate și discuții la ședința de planificare. Analiza întrebărilor și căutarea răspunsurilor.

5. Informarea participanților la întâlnire despre evenimentele planificate pentru următoarele cinci zile lucrătoare, scurtă recenzie evenimente viitoare, întâlniri, realizări și posibile dificultăți. După aceea, liderul încheie ședința de planificare.

De ce aveți nevoie de reglementări de planificare

Pentru ca o întâlnire să aibă succes, trebuie reglementată. O ordonare clară a secvenței și timpului discursurilor și discuțiilor optimizează munca audienței, o concretizează și o face mai productivă. Întrebările la întâlnirea de planificare pot fi variate, prin urmare, pentru a nu întârzia procesul, practică comună Se ia în considerare trimiterea în avans a materialului către participanții la ședința de dimineață. Angajatul are timp să se gândească la subiect, să pregătească informații, un răspuns sau o propunere semnificativă, precum și să studieze regulile viitoarei întâlniri de planificare. Poate că va avea întrebări pentru alți participanți. Este necesară desemnarea unei persoane care, în timpul ședinței de planificare, monitorizează respectarea termenului alocat pentru fiecare punct din planul de mini-ședință. Tragerea unui discurs sau discuție, repetarea aceluiași lucru, o ceartă lungă pe o problemă aduce negativitate, reduce atenția la cel puțin subiecte importante care strică întreaga dispoziție de lucru a echipei.

Atunci când elaborează regulamentele pentru viitoarea întâlnire de planificare, liderul ar trebui să se bazeze pe următoarele puncte:

1. Trebuie să existe un obiectiv specific al întâlnirii de planificare, o compoziție cunoscută a participanților.

2. Ordinea de zi trebuie să includă informații despre subiectul reuniunii, sarcinile acesteia, aspectele propuse spre examinare.

3. Prezența obligatorie a liderului, secretarului, ținerii protocolului și participanților responsabili de pregătirea răspunsurilor la întrebările întâlnirii de planificare.

4. Participanții la întâlnire trebuie să fie informați în prealabil cu privire la data, ora, locul și ordinea de zi a întâlnirii de planificare.

5. Secretarul ține procesul-verbal al ședinței, unde înscrie instrucțiunile emise și hotărârile luate.

6. Protocolul este convenit, aprobat de către conducător și transmis tuturor participanților la întâlnire și executanților sarcinilor.

7. Controlul asupra executării instrucțiunilor este efectuat de o persoană responsabilă. Respectarea termenelor limită și calitatea performanței sunt monitorizate în mod clar.

8. Procesele-verbale ale ședinței de planificare sunt salvate pentru analiză și utilizare în găsirea de soluții întrebări similare.

Cum să organizezi o întâlnire

• Primul lucru la care trebuie să acorde atenție organizatorul întâlnirii de planificare este o declarație clară a întrebării și definirea scopului întâlnirii. Managerul trebuie să se gândească în prealabil ce informații vor fi necesare pentru a rezolva problema de lucru, cine o poate furniza, care va fi un rezultat pozitiv al întâlnirii, care specialiști să se familiarizeze cu problemele ridicate în prealabil. Organizarea corectă a întâlnirii de planificare va crește eficacitatea acesteia, va elimina conversațiile inutile, concentrând atenția invitaților pe un anumit subiect.
• Al doilea este compoziția participanților. Managerul, știind ce fel de informații îl interesează, trebuie să stabilească ce specialiști, manageri sau angajați o dețin și poate da răspunsuri la întrebările puse.
• Al treilea este clarificarea locului de desfășurare. Pentru a obține rezultate serioase, este necesar ca cei din afară să nu interfereze cu discuția. Sala de ședințe trebuie să fie separată, impracticabilă și suficient de mare pentru a găzdui toți participanții.
• În al patrulea rând, stabiliți ora de începere a întâlnirii. cu cel mai mult cea mai bună opțiune ar exista o zi obișnuită și o oră pentru planificarea întâlnirilor. Cu toate acestea, dacă este necesar, astfel de întâlniri pot fi organizate în orice moment convenabil pentru toți participanții săi, în special pentru cei mai importanți. Timpul se negociază în avans, cu câteva ore sau chiar zile înainte.
• În al cincilea rând - întocmirea regulamentelor. Întâlnirea de planificare ar trebui să înceapă și să se termine la o oră prestabilită. Informațiile trebuie prezentate cât mai clar și pe cât posibil de înțeles. Tocmai pentru aceasta sunt reglementate ordinea întrebărilor și ora raportului fiecăruia dintre participanți. De exemplu, spectacolul nu este acordat mai mult de 7 minute.
• În al șaselea rând - acordați atenție tuturor detaliilor necesare. Pixuri, hârtie, apă, proiector, ecran, laptop, imprimantă etc. Totul ar trebui să fie pregătit în avans și să nu ia timp la întâlnirea de planificare. Este mai bine să verificați tehnica în continuare.
• A șaptea este numirea unui secretar de ședință de planificare pentru a stabili procesul, rezultatele discuției și pregătirea ordinului ședinței de planificare.

Ce întrebări să discutăm la întâlnirea de planificare

Principala sarcină a ședințelor de planificare este de a elabora mini-strategii și planuri pentru fiecare zi de lucru. A doua sarcină este evaluarea zilei precedente, rapoarte, analiza problemelor identificate și asistență în rezolvarea acestora. Puteți face un tabel în care angajații vor introduce instrucțiunile primite, obiectivele și o notă asupra implementării lor. Este mai bine să deschideți accesul tuturor angajaților departamentului și șefului acestuia.

De exemplu, sarcinile și obiectivele în mod condiționat pot fi subdivizate:

1. pentru clienți într-o anumită zi;
2. privind plățile pentru o anumită zi;
3. asupra creantelor si a muncii efectuate asupra acesteia.

A treia sarcină este tipică pentru întâlnirile tematice de planificare. Aici este important să dedici timpul maxim de întâlnire subiect dat sau discutând o problemă predeterminată.

Cum să conduci întâlnirile de planificare în mod creativ, eradicând plictiseala

1. Nimic nu are un efect atât de benefic asupra stării de spirit de lucru ca schimbarea decorului. Pentru a face întâlnirea de planificare creativă, este mai bine să alegeți un loc neașteptat pentru aceasta. Poate fi o stradă, o cafenea sau doar un spațiu confortabil la câțiva pași de birou.
2. Ora evenimentului ar trebui să fie, de asemenea, neobișnuită. Cu o jumătate de oră înainte de o pauză sau de încheiere a lucrului, în pauza de masă sau în mijlocul unei zile lucrătoare.
3. O abordare creativă poate fi exprimată prin selectarea unui material neobișnuit sau prin eliberarea acestuia nu fiecărui participant, ci doar unora.
4. Oprirea telefoanelor în timpul întâlnirii de planificare este o condiție prealabilă pentru concentrarea pe rezolvarea sarcinii. Le poți pune împreună, punând accent pe coeziunea echipei.
5. Organizarea întâlnirii de planificare va deveni, de asemenea, creativă nu în sala de ședințe, ci în modul de apel conferință sau prin Skype.

Alegerea metodei de conducere ar trebui să fie dictată de obiectivele întâlnirii. Nu merită rezolvarea problemelor globale la întâlniri de planificare pregătite sub forma unui joc. Este mai degrabă o farsă și o pierdere de timp. Discuții despre probleme organizatorice, spectacole competitive de amatori, evenimente corporative, stimulente etc. - aici subiecte potrivite pentru sesiuni de planificare creativa care dezvaluie potentialul angajatilor.

Ca orice altă întâlnire, mini-întâlnirea creativă se încheie cu cuvintele de recunoștință ale șefului pentru participare, în rezumat. El poate nota concluziile, obiectivele ulterioare și o soluție eficientă la problema de lucru găsită la întâlnire.

Opinia expertului

Vizualizarea pe tablă - un mijloc eficient de transmitere a informațiilor

Alexandru Vinogradov,

fondator și CEO al startup-ului Revenga, Moscova

Nu am nicio îndoială că afișarea propozițiilor pe tablă este foarte fructuoasă. Participanții la discuție sunt mult mai activi în a-și exprima opinia, oferind diverse opțiuni. În biroul meu anterior, existau aproximativ opt astfel de consilii. Le-am agățat în fiecare departament și în cameră comună pentru întâlniri. Au fost cazuri când un perete pictat special a înlocuit tabla, permițându-vă să scrieți cu un marker obișnuit și să-l ștergeți cu un burete. Cu toate acestea, vopseaua nu a fost de o calitate foarte înaltă, a căzut rapid în paragină și am revenit la tabla de negociere în format obișnuit.

Discutarea oricăror probleme cu un marker sau cretă și o tablă este foarte eficientă. Toată lumea vă vede punctul de vedere, îl înțelege, este de acord, iar dacă nu, atunci scrie-l pe al tău. Drept urmare, eforturile comune rezolvă cu ușurință orice problemă.

Tabloul este convenabil nu numai pentru planificarea întâlnirilor, puteți plasa note importante, memento-uri pe ea, orice schemă pare mai clară, puteți nota pas cu pas și puteți discuta imediat despre procesul, veniți cu un produs nou. Înregistrarea gândurilor le îndepărtează ochiurile, vă permite să nu ratați niciun detaliu, mai ales dacă procesul durează mai mult de o zi. Prin exemplul meu, aș dori să-mi conving colegii și nou-veniții că nu este necesar să consider prezența unui consiliu ca o constrângere pentru a-și exprima public gândurile. Tabla este un atribut indispensabil al muncii de succes. Sunteți obișnuit să utilizați e-mailul, Skype și aici - realizând confortul și beneficiile discuțiilor la bord, asigurați-vă că îl plasați în biroul dvs.

Mulți ani de practică mi-au confirmat părerea că toate disputele, deciziile eronate și problemele sunt întotdeauna rezultatul nedorinței sau incapacității de a asculta opiniile celorlalți. În astfel de cazuri, am învățat să dau un marker în mâini și să-mi cer să scriu sau să desenez ceea ce încearcă să-mi transmită. Desenez sau scriu de sus, așa cum văd eu. Comparând imaginile, vedem problema mai clar, iar înțelegerea problemei este jumătate din soluție.

O nouă perspectivă asupra organizării unei întâlniri de planificare: întâlniri „pe picioarele lor” și la semnalul lui Elvis Presley

Cei mai mulți oameni de la cuvântul „întâlnire” își imaginează o cameră inconfortabilă, ascultând relaxat rapoarte lungi și întinse, discuții inutile și nu întotdeauna clare asupra unor probleme. Un astfel de mediu nu permite personalului să se concentreze, să evalueze în mod realist situația și să exprime o opinie utilă, iar liderul este obligat să atragă constant atenția publicului și să reamintească tema întâlnirii de planificare.

Semnul distinctiv al unui lider de succes este capacitatea de a organiza și conduce cele mai eficiente întâlniri ale angajaților. Regulamentul întocmit de acesta definește clar tema întâlnirii, nu oferă posibilitatea de a scăpa de ea sau de a trece la alta. Întrebări specifice necesită solutii specifice.

Pentru a ajunge la o propunere constructivă, nu este necesar să stai pe scaune. Timp activ face întâlniri de planificare din ce în ce mai populare, cel mai adesea ținute în companii de înaltă tehnologie, unde abordările inovatoare pentru rezolvarea oricăror probleme sunt rapid preluate. Astfel de întâlniri „pe picioare” permit managerilor de top să evite negocierile prelungite cu audienta mare, poate nici măcar nu sunt incluse în procesul luat în considerare, dar exprimând opinii goale.

De exemplu, conducerea Atomic Object, o companie de dezvoltare de software, începe în fiecare dimineață cu o întâlnire stand-up. Prezența obligatorie, menținerea la minimum a discuțiilor despre momentele nelucrătoare, întrebările clare și aceleași răspunsuri fac ca aceste întâlniri să fie cât mai productive. S-a dovedit practic că durata unor astfel de întâlniri „pe picioarele lor” nu depășește șapte minute, personalul primește sarcina și merge imediat să o îndeplinească. Un astfel de format nu îți permite să te relaxezi, dimpotrivă, te mobilizează și te pune într-o stare de lucru.

Wall Street Journal susține că astfel de întâlniri rapide au fost comune în timpul Primului Război Mondial, când întârzierea în luarea unei decizii era ca moartea. Mai târziu, afacerile au adoptat această practică pentru schimbul rapid sau clarificarea informațiilor și stabilirea de obiective pe termen scurt.

Știința a devenit și ea interesată de inovație. Cercetările lui Alain Bludorn, om de știință american, reprezentant al Universității din Missouri, efectuate în 1998, au arătat că ședințele permanente durează cu o treime mai puțin, iar rezultatele nu sunt mai rele decât ședințele ținute în sală în formatul obișnuit.

În 2011, VersionOne a efectuat un sondaj asupra a peste 6.000 de angajați la diferite companii de tehnologie. 78% dintre aceștia au confirmat prezența unor întâlniri scurte zilnice.

Întâlnirea inovatoare de planificare, desfășurată în picioare, nu este singurul truc folosit de antreprenorii occidentali pentru a optimiza munca cu personalul.

Unul dintre trucurile binecunoscute ale lui Mark Tonkelowitz de la Facebook este să organizeze întâlniri scurte cu 15 minute înainte de pauză. El susține că această abordare îi motivează foarte mult pe angajați să vorbească pe scurt și la obiect.

Organizarea de întâlniri rapide elimină întârzierea angajaților. Lucrătorii întârziați nu ar trebui să aibă voie să participe la discuția în curs, deoarece s-ar putea să nu audă toate informațiile și, aprofundând în ea, nu va face decât să încetinească procesul.

Jan Witucki, angajatul Adobe Systems, a echivalat timpul pierdut din cauza participanților întârziați la întâlnirile zilnice cu timpul petrecut pentru dezvoltarea unui nou produs software și a introdus o penalizare de 1 USD pentru fiecare întârziere.

O altă nuanță inovatoare este divizia Turnstone a companiei de mobilă Steelcase, care folosește muzica lui Elvis Presley, în special, „A Little Less Conversation” („Less chatter”), ca semnal pentru întâlnirile personalului.

În activitățile oricărei companii, există situații în care nu este timp nici pentru întâlniri serioase, nici pentru „toppers”, așa cum le numesc ședințe de planificare ținute în picioare. În astfel de cazuri, managerii cu experiență recomandă utilizarea tehnologiilor mobile și organizarea de întâlniri la locul de muncă. Desigur, comunicarea virtuală și rezolvarea problemelor prin e-mail corporative sau chat nu vor înlocui contactul live, dar uneori aceasta este cea mai bună cale de ieșire. În timp ce întâlnirile de planificare stand-up sunt superioare ca importanță nu numai întâlnirilor tradiționale, ci și întâlnirilor cu utilizarea tehnologiilor avansate.

Reguli eficiente de planificare

Regula numărul 1. Disponibilitatea discuțiilor preliminare. În primul rând, problema este analizată în grupuri mici, se elaborează o soluție consolidată și este supusă discuției generale. Se poate efectua o analiză preliminară e-mail. După ce a primit o scrisoare de la cap cu instrucțiuni și materialul necesar, angajatul studiază problema, pregătește un răspuns și trimite superiorilor săi opțiunile de rezolvare a problemei.

Regula numărul 2. Setați ora exactă de începere a întâlnirii. Pe baza experienței, liderii de succes au observat că, dacă convocați o întâlnire la 13-00, atunci aceasta va începe cel puțin la 13-10. Dar dacă desemnați un început la 12-13, atunci personalul o ia la propriu.

Regula numărul 3. Pregătirea unei agende scrise. Chiar și cea mai scurtă întâlnire ar trebui să fie ordonată. O ordine de zi scrisă pentru întâlnirea de planificare trebuie pregătită și trimisă invitaților în prealabil, pentru a nu transforma o discuție serioasă în dispute inutile.

Regula numărul 4. Interesul participantului. Nu puteți delega controlul întâlnirii niciunui vorbitor. Organizarea atentă, o varietate de tempo, format și stiluri de prezentări vor face discuția cât mai eficientă posibil. Cu participarea a doi adversari la întâlnire, care au încetat să acorde atenție celorlalți în dispută, este posibil să se schimbe imaginea întâlnirii și să se organizeze, de exemplu, o întâlnire a doi adversari.

Regula numărul 5. Concizia și capacitatea discursurilor. Discursurile de conducere ar trebui să fie scurte și pline de informații. Ar trebui să exprimați problema, să vă exprimați punctul de vedere și să opriți. În niciun caz nu trebuie să întrerupeți difuzorul. Chiar dacă părerea lui este complet în contradicție cu a ta, lasă-l să-și termine discursul și abia după aceea să-și apere poziția. Acesta nu este doar un element de politețe, este un accent pe prioritatea opiniilor cuiva.

Regula numărul 6. Fiecare prezentare are un scurt rezumat. Scrierea de pe tablă a subiectului întâlnirii și postulate succinte ale fiecărui raport vor fi vizibile pentru toți participanții. Acest lucru vă va ajuta să nu vă abateți de la subiect și să discutați numai probleme presante.

Regula numărul 7. Fiecare participant are locul lui. Pentru a evita conflictele, oamenii care au vederi opuse pe problemele aflate în discuție, nu ar trebui să stea unul față de celălalt. Este mai bine să le plantați discret una lângă alta, fără a vă concentra asupra acestui lucru.

Regula numărul 8. Formarea unui plan de acțiune. Este important să arătați personalului că opiniile exprimate în timpul ședinței de planificare sunt importante pentru întreaga echipă. Pe baza unor decizii comune, se formează un plan de acțiune clar, la care toată lumea este obligată să-l respecte, inclusiv liderii companiei.

Regula numărul 9. Restricționarea implicării liderului. Liderul nu trebuie să participe la toate întâlnirile, ci doar la acelea în care prezența lui este cu adevărat necesară. Totodată, trebuie să știe exact de ce merge la eveniment, ce trebuie să transmită personalului și ce informații să primească. Doar persoanele implicate în rezolvarea problemei sunt invitate la întâlnirile de planificare, deoarece un număr mare de participanți complică foarte mult procesul de discuție.

Ce se poate face pentru a îmbunătăți eficacitatea ședințelor de planificare

Planificarea timpului de întâlnire este dedicat doar celor mai importante. Informațiile referitoare la activitatea principală a specialiștilor cu clienții pot veni fără interacțiune personală.

Pe lângă ședințele de planificare generală, este necesar să se țină ședințe ale administrației, ședințe ale șefului companiei fără participarea angajaților, numai de către echipa de conducere.

Munca echipei trebuie măsurată prin indicatori clari preconcepuți. Acesta este numărul de întâlniri, apeluri, facturi sau vânzări efectuate pe care un specialist trebuie să le finalizeze într-un anumit timp. De asemenea, trebuie să știți cum exact va fi evaluat. De exemplu, dacă apelul are succes, presupune organizarea unei întâlniri, identificarea nevoilor, actualizarea datelor etc.

Pentru a controla eficacitatea tranzacției, sunt introduse instrumente pentru a urmări progresul acesteia. Principalele puncte în lucrul cu clientul sunt fixe - de la primul apel până la primirea fondurilor în contul curent. Sunt determinați parametri clari pentru tranziția între etapele tranzacției. De asemenea, ar trebui să acordați atenție progresului în relațiile cu clienții.

Cheia creșterii profitabilității este controlul dinamicii schimbărilor baza de clienti. Analiza cantitativa consumatorii nou sosiți, clienții pierduți și reveniți vor ajuta la luarea măsurilor în timp util și la prevenirea situațiilor riscante.

Opinia expertului

Angajații vin la planificarea întâlnirilor ca pe ceva de rutină? Există o soluție!

Valery Metelitsa,

CEO Lindner, Moscova

În compania noastră, luni dimineața începe cu o întâlnire de oră și jumătate. Ascultăm rapoartele experților cu privire la munca depusă în timpul săptămânii, stabilesc sarcini și planuri pentru săptămâna curentă și discutăm împreună despre progresul proiectelor. De-a lungul timpului, activitatea personalului la întâlnirile de planificare a scăzut. Oamenii au început să perceapă astfel de întâlniri ca pe ceva neimportant, au somn, nu există întoarcere emoțională, pot chiar să întârzie. Și mi-a venit o idee, al cărei scop este acela de a diversifica un eveniment de rutină, de a introduce în el un element de noutate.

Pentru a face acest lucru, pregătesc în avans discursuri scurte, dar foarte interesante pe o varietate de subiecte: o atitudine pozitivă în psihologie, povești neobișnuite din viețile oamenilor de seamă, autorealizarea și auto-îmbunătățirea, realizările științifice nerealiste etc. Iau niște povești din cărți, fapte de pe internet, ceva din periodice. Vorbesc, citesc, citez. Uneori folosesc un flipchart - postez informații, apoi comentez. Cel mai important lucru este că informațiile sunt de interes pentru toată lumea, fără excepție.

Mă ajută și blogul meu de pe resursa infonsuccess.ru despre succes. Acolo testez teme, analizând recenziile prietenilor, abonaților, partenerilor de afaceri. Poveștile mă ajută să-i influențez pozitiv pe subordonați, exemplele de succes inspiră și trezesc mereu dorința de auto-îmbunătățire.

Sincer să fiu, inițial personalul a luat totul foarte precaut. Privirile și șoaptele au trădat totul. Dar acum „lecturile de dimineață” au captivat aproape pe toată lumea. Experții neinvitați pot veni și la începutul întâlnirii de planificare. De exemplu, la prima parte a ședinței de planificare dedicată lecturii, văd mereu secretara și contabilul șef. Concluzia: întâlnirile de planificare de dimineață au devenit foarte populare și interesante pentru angajați. Întârzierea s-a oprit, oamenii sunt activi, interesați în avans de următorul subiect și așteaptă ceva pozitiv. Productivitatea întâlnirilor a crescut și ea. Formatul sec al întâlnirilor a fost diluat cu un element de impuls și pozitiv. Lecturile au dat naștere la discuții, colegii sunt mai deschiși în conversațiile cu mine și între ei. Mulți își oferă exemplele și subiectele. I-am sugerat șefului de vânzări să pregătească informații despre fitness pentru creier.

Plan de afaceri pentru un salon de înfrumusețare pentru un centru de angajare

Recomandăm să o citească tuturor celor care trebuie să organizeze întâlniri de planificare, întâlniri de cinci minute și alte întâlniri. Mulți o fac, dar puțini o fac bine. Articolul descrie etapele pregătirii unei întâlniri, structura acesteia, evaluarea eficacității și fixarea rezultatelor - tot ce trebuie să știți pentru a desfășura o întâlnire cu adevărat utilă.

Autor despre sine

Evgheni Koryakovtseva. Consultant, coach independent de afaceri. Lucrează cu formatul de retail de mai bine de zece ani, a lucrat ca consultant extern într-o agenție de consultanță și ca trainer intern în lanțuri de retail, a condus departamentul de vânzări B2B.

Experiență în desfășurarea de seminarii, training-uri, prelegeri (peste 400 de proiecte). Cunoașterea metodelor moderne de management, instruire și evaluare a personalului din retail; formare proiecte complexe pe aceste linii. Experiență în descrierea proceselor de afaceri, construirea de sisteme de formare, dezvoltarea sistemelor de motivare a personalului și managementul proiectelor.

Cu toții participăm la întâlniri. Și cineva chiar trebuie să le pregătească și să le conducă. Sau planoare. Sau discuții de grup. Recunoașteți, multora dintre noi le displace foarte mult astfel de „vorbitori”.

De ce? Pentru că atitudinea a fost absorbită în sângele oricăruia dintre oamenii noștri: o întâlnire este atunci când se vorbește mult timp, oficial și plictisitor, dar după aceea oricum nu se face nimic. Ei bine, nu este o pierdere de timp?

Acest format minunat

Întâlnirile în companii sunt adesea programate pe neașteptate, ținute de la caz la caz. În plus, nu sunt pregătiți corespunzător, iar liderii nu știu să organizeze discuția. Prin urmare, mulți participanți percep informațiile incorect (nu au auzit, nu au înțeles, au uitat) - deciziile necesare nu sunt luate (amânate și suspendate), iar dacă sunt aprobate, adesea nu sunt implementate. Deci nu?

Este păcat pentru mine pentru acest format minunat de lucru. De aceea, în articolul de astăzi vom discuta de ce este bine, ce face ca discuția de grup să fie indispensabilă, cum să o conducem eficient.

Pentru început, de ce avem nevoie de toate acestea? De ce să adunați mulți oameni ocupați, să-i smulgeți de la muncă?

O întâlnire de calitate vă permite să utilizați mecanismele cheie care cresc productivitatea, ceea ce este mai mult...

Principiul sinergiei. Efectul de sinergie este cunoscut de multă vreme psihologilor. Tine minte? — Eficiența întregului este mai mare decât eficiența totală a părților sale individuale. Sau chiar mai simplu: un cap este bun, dar doi este mai bine. Și este adevărat. Împreună putem genera mai multe idei, găsim multe soluții la problemă și alegem pe cea optimă din această varietate. În modul discuții în grup, oamenii încep să lucreze ca un întreg, completându-se reciproc. Eficiența se înmulțește și ea - verificați. De aceea, dacă trebuie să rezolvi o serie de probleme operaționale, atunci o discuție de calitate, această resursă uriașă, nu trebuie neglijată.

Principiul unității. O echipă, adică oameni care văd același scop, au încredere unii în alții și știu să lucreze împreună, este mai eficientă decât o singură persoană. Sunteți de acord? Cum vor deveni angajații tăi o echipă? Brusc? De unul singur? Poate foarte eficient imediat? Si pentru ce? Cheia pentru team building este să ne îndreptăm spre obiectiv împreună, activi și organizați. Și toate aceste condiții trăiesc în modul întâlnire. Întâlnirile și întâlnirile de planificare sunt un instrument puternic pentru raliu, construirea respectului față de colegi și lider și un instrument excelent de instruire. Prin urmare, dacă este important pentru dvs. ca angajații să lucreze armonios și nu doar să apară într-un singur departament sau companie, desfășurați întâlniri săptămânale de înaltă calitate.

Principiul înțelegerii. Mulți oameni se tem de necunoscut. Persoana normala- voluntar sau involuntar, conștient sau nu - rezistă la neînțeles și nefamiliar, iar acest lucru este absolut firesc. Dar dacă obiectivele companiei, indicatorii săi de performanță, sarcinile pentru luna următoare etc. intră brusc în categoria de neînțeles? Ce simte o persoană când cere să sape o groapă, dar nu spune de ce, cât de adânc și unde? Desigur, rezistență și demotivare.

Întâlnirile sunt o platformă pentru explicarea „cursului de petrecere”, sporind claritatea acestuia, acceptarea de către angajați și, în consecință, un instrument de reducere a rezistenței acestora la incertitudine. Prin urmare, dacă implementați modificări, duceți-le printr-o serie de sesiuni de planificare și întâlniri.

Un lider cu experiență știe că întâlnirile creează o organizație. Cu ajutorul lor, puteți menține comunicarea în cadrul companiei și puteți implementa decizii, verificați modul în care angajații văd obiectivele și distrugeți barierele dintre departamente. Dacă nu țineți ședințe, atunci în organizația dumneavoastră se nasc zvonuri și speculații. Aceasta este o problemă care duce la dezbinarea și incertitudinea angajaților în viitor, iar aici nu este departe de a pierde controlul.

Întâlnirile bine conduse pot face minuni. Cuvântul cheie aici este bun. Ce ar trebui luat în considerare atunci când ținem întâlniri?

Principii pentru ședințe eficiente

Respectarea sarcinilor

Există mai multe formate de întâlnire: întâlnire, brainstorming; planor, cinci minute. Fiecare format are indicații de utilizare și metodologie. Decizând să aduni oameni, evaluează-ți cu sobrie scopurile și obiectivele. Ce vrei de la acest format? Oamenii trebuie să găsească o soluție? Apoi este brainstorming - sunteți cu toții pe picior de egalitate și luați în considerare orice idee. Vrei să stabilești sarcini? Atunci aceasta este o întâlnire de planificare cu un protocol și o agendă... Formatul este determinat de punctele cheie: rolul liderului întâlnirii, stilul de comunicare la întâlnire, rezultatul întâlnirii.

Exemple de format:

Întâlnire. Scopul este de a genera idei, de a evalua opțiuni, de a găsi soluții. Adică, echipa lucrează în mod creativ. Apoteoza acestui format este brainstormingul. O condiție prealabilă este posibilitatea de a exprima o idee/opinie, adică o cultură a comunicării libere la o întâlnire. Oamenii ar trebui să se simtă liberi să-și exprime gândurile, acest lucru ar trebui încurajat. Prin urmare, nu ar trebui să existe critici dure non-constructive.

Planerka. Scopul este de a analiza starea curentă a procesului și de a identifica sarcini noi. Acest format este mai apropiat de raportarea verbală asupra indicatorilor specificați, astfel încât prezența acestor indicatori este obligatorie pentru acesta. Întâlnirea de planificare are loc întotdeauna în afaceri, conform ordinii de zi.

Cinci minute. Scopul este de a stabili priorități, de a forma o dispoziție de lucru. Sesiunile de cinci minute nu sunt organizate pentru a rezolva probleme globale și pentru a răspunde la întrebările „Cine este de vină?” și „Ce să faci?” Acesta este un format de memento. Cerințele cheie sunt pozitive și pe termen scurt. Amintiți-vă, întâlnirile de dimineață joacă rolul unui stimulent-activator-motivator. Durata lor este de la 5 la 15 minute - nu mai!

concreteţea

Sarcinile în sine sunt definite? Înainte de întâlnire, notați clar ordinea de zi și pregătiți materialele de care aveți nevoie. Trimiteți agenda tuturor participanților în avans (cu cel puțin trei ore înainte de începere, dar de preferință cu o zi înainte) pentru ca și ei să se poată pregăti. Acest lucru vă va permite tuturor să nu vă pierdeți în sarcini, să rămâneți la linia întâlnirii și să îndepliniți timpul alocat.

concizie

Orice întâlnire ar trebui să se încadreze la minimum timp posibil. Ideal este 30 de minute, maxim o oră. Este foarte rău dacă trebuie să promiți al cincilea punct timp de câteva ore. De ce? Atenția umană arbitrară tinde să se disipeze în timp și, în special, în 30-40 de minute. Cu un proces monoton, ceea ce se întâmplă încetează să mai fie perceput după 20-30 de minute. Și cu o scădere a atenției, memoria unei persoane funcționează mult mai rău ... Acest lucru ne spune: după 3 ore de întâlnire, oamenii vor fi foarte ineficienți.

Sincronizare

O condiție prealabilă pentru o întâlnire eficientă este calendarul sau regulamentele stricte. Stabiliți o oră de început și de sfârșit pentru întâlnire. Începeți la ora stabilită, indiferent dacă toată lumea a oprit - acest lucru îi va învăța pe oameni să nu întârzie. Stabiliți un termen CINEST din timp (de exemplu, o oră și jumătate) și cu 10 minute înainte de termen - terminați, indiferent de rezultat. Setați un temporizator de cinci minute pentru fiecare difuzor, acest lucru îi va învăța pe oameni să vorbească la obiect. Opriți conversațiile în afara subiectului la întâlnire, aduceți oamenii înapoi la subiect. Aveți o agendă clară pentru întâlnire. Ar trebui să fie în fața tuturor participanților.

Adecvarea participanților

La întâlnire ar trebui să participe numai acei angajați care sunt afectați de ordinea de zi. NU invitați NICIODATĂ oameni la o întâlnire de rulotă, doar stați. Urmați principiul optimității: ar trebui să fie mai puțini participanți, dar nivelul influenței lor asupra întrebării este mai mare.

Dreptul de a vorbi

Sunteți familiarizat cu întâlnirile în care angajații vorbesc doar atunci când sunt întrebați și îi oferă managerului răspunsuri dezirabile din punct de vedere social, cum ar fi „da, bineînțeles că vom face”? De ce se întâmplă asta? Pentru că oamenii sunt obișnuiți să ajungă „pe cap” pentru a-și exprima o părere, mai ales pentru a se îndoi. Dacă managerul cere să evalueze dacă problema poate fi rezolvată, angajatul manifestă îndoială, iar managerul îl reduce la tăcere - ce învață atunci restul? Taci si nu te enerva. Și ce avem nevoie de la ei? Inteligență și analiză. Lucruri incompatibile, nu? Prin urmare, în timpul întâlnirii, ca în niciun alt moment, angajații trebuie să aibă dreptul de a vorbi, de a avea opinii, idei, îndoieli, întrebări. Mai mult, este necesar să înveți cum să răspunzi la întrebările angajaților: pe scurt, la obiect, oprind în același timp gemetele inutile și lungi despre viața grea de birou.

Consolidarea rezultatelor

Fiecare întâlnire, și mai ales una în care îți stabilești obiective, ar trebui să aibă un rezultat scris. Vă încurajez să păstrați o înregistrare electronică a întâlnirii. De exemplu, sub această formă:

După întâlnire, procesele-verbale sunt trimise tuturor participanților. Este protocolul întâlnirii care devine un instrument de control, permițându-vă să nu ratați nimic, să nu uitați o singură sarcină. Și transferul protocolului într-un sistem electronic (de exemplu, 1C sau Lotus) face posibilă integrarea acestuia în sistemul de setare a sarcinilor. Și cel mai important, cu siguranță ar trebui să întrebați despre sarcinile stabilite la ultima întâlnire. Este modul ciclic al întâlnirilor „analiza → sarcini → control → analiză” care vă permite să transferați întâlnirea din modul de discuție inactiv în formatul de lucru.

Întâlnire programată

Tot ceea ce poate fi transferat într-un mod planificat trebuie să fie transferat. Singura modalitate de a vă obișnui cu procedurile de control este să stabiliți un curs planificat pentru acestea. În mod ideal, toți angajații ar trebui să știe când li se va cere cutare sau cutare chestiune, adică când trebuie să raporteze - pentru a avea timp să colecteze date și să pregătească un raport semnificativ. Întâlnirile neprogramate sunt adecvate numai pentru chestiuni urgente și importante, iar proporția acestor întâlniri neanunțate ar trebui să fie scăzută. Altfel, angajatul pur și simplu nu are timp să se pregătească (ceea ce înseamnă că vei auzi „nu știu”), uneori nici măcar nu va putea fi prezent (două vin în loc de opt, restul sunt „în câmpuri”), este distras de la muncă (și performanta ridicata necesită concentrare), etc.

Pentru a evalua eficacitatea întâlnirilor dvs., faceți testul:

Ai asta?	Nu chiar
Întâlnirile se țin neregulat.
Întâlnirile sunt programate brusc (în mod neașteptat, ca un anunț urgent TASS).
Subiectul nu este setat. Nu există nicio reglementare. Participanții nu știu dinainte ce se va întâmpla la întâlnire. Liderul însuși nu știe exact ce vrea.
Dublarea ordinii de zi la diferite întâlniri. Mestecând informațiile cunoscute...
Liderul știe ce vrea să spună, dar nu s-a gândit cum să o facă mai eficient. Ca urmare, informațiile sunt distorsionate, apar neînțelegeri, apar dispute inutile, deciziile sunt executate prost sau deloc executate...
Întâlnirea nu este completă.
Managerul amână adesea întâlnirile, începe la momentul nepotrivit și nu respectă regulile.
Participanții nu se încadrează în reguli. Ca opțiune: se distrag, nu respectă cronometrarea, sar de la subiect la subiect, se întrerup reciproc.
Gazda vorbește, vorbește... Participanții se plictisesc, se gândesc la ei, vorbesc.
Liderul este primul care își exprimă opinia cu privire la problema în discuție. Angajații înțeleg că opinia lor nu mai este importantă.
Liderul nu își spune părerea. Nu răspunde la numere. Nu analizează faptele. Întâlnirea devine lentă și incoloră. Scop și sens pierdut. Fără soluții, fără stimulente - timp pierdut.
Discutarea problemelor fierbinți (salariu, amenzi etc.) se transformă într-un „bazar”.
La întâlnire are loc o „execuție publică”.
Angajatul ar trebui să discute despre o problemă la întâlnire. L-ai instruit să facă acest lucru, dar nu ai verificat cum a înțeles sarcina și ce avea de gând să spună. Și așa vorbește, și te îmbolnăvești.
Deciziile luate nu sunt controlate, nu sunt verificate, nu sunt implementate.
Liderul nu își analizează greșelile din ședință.

Ai mai mult de 3 „da”? Să optimizăm!

Etapele pregătirii și desfășurării unei întâlniri eficiente

Definiți scopurile și obiectivele întâlnirii. Ce probleme trebuie abordate? Ce informații de urmărit? Ce concluzii să tragi? Care este cel mai bun mod de a structura sarcinile?

Determinați formatul întâlnirii pe baza sarcinilor. Selectați participanții și ora întâlnirii. Întâlnirea TREBUIE să aibă un președinte/facilitator care va ține evidența regulilor. Această persoană ar trebui să aibă mai puțină responsabilitate pentru rezolvarea problemei despre care este vorba la întâlnire. Apoi este mai puțin fixat pe emoții (decât, de exemplu, inițiatorul întâlnirii) și nu face lobby, voluntar sau involuntar, pentru decizii care sunt benefice pentru acesta din urmă. Iar dreptul de a vorbi este acordat cu onestitate tuturor celor prezenți.

Stabiliți structura întâlnirii.Întâlnirea trebuie să aibă o structură clară și de fiecare dată să aibă loc exact în ordinea prevăzută de aceasta.

Structura tipică a rindelui:

• Discurs de deschidere / încălzire.

  Goluri. Reguli. Format.

  Probleme generale.

  Rezultatele generale ale lucrării. Îndeplinirea sarcinilor atribuite.

  Rezultate private / rapoarte ale participanților.

  Analiza rezultatelor. Stabilirea obiectivelor. Rezumând.

Structura tipică a întâlnirii:

Desemnarea problemei, obiective. Importanța subiectului. Planuri.

Goluri. Reguli. Format.

Discuţie. Analiză.

Analiza rezultatelor. Stabilirea obiectivelor.

Rezumând.

Structura tipică de brainstorming sau discuții:

Discurs introductiv / scopurile ședinței / regulament.

Problema și de ce contează.

Generarea TOATE soluțiile.

Discutați avantajele și dezavantajele fiecărei opțiuni.

Alegerea soluției. Pe baza acestuia, stabilirea sarcinilor pentru participanți.

Întocmirea procesului-verbal al ședinței.

Definiți un regulament. Când elaborați regulamentul, amintiți-vă că ar trebui să fie convenabil atât pentru lider, cât și pentru participanți. Standard: 3-7 minute pentru o prezentare despre stabilirea obiectivelor; 5-7 minute pentru dezbatere. Pauzele sunt utile pentru a oferi 10-15 minute pentru fiecare 45-60 de minute de lucru activ. În general, întâlnirile mai lungi de o oră reprezintă un risc de a pierde atenția participanților. Astfel de întâlniri pot fi ineficiente.

Stabiliți ordinea problemelor care trebuie abordate. Problemele reglementate sunt determinate de acele puncte cheie de care depind rezultatul general și calitatea muncii companiei (de exemplu, feedback de la clienți, reacție la publicitate, informații despre produse noi etc.).

Împărțiți toate întrebările în trei grupuri.

1. Întrebări obișnuite - conform regulilor. Încercați să rezolvați rapid întrebările obișnuite. La început, discuția lor poate dura tot timpul. Apoi li se vor adăuga întrebări curente - oamenii vor fi ei înșiși activi. Dar prioritatea ta, care determină viteza de avansare, sunt problemele de dezvoltare. Petreceți până la 50% din timpul întâlnirii cu ei.

   Întrebări curente - conform planului de întâlnire: idei care au apărut, probleme, ce împiedică munca și cum să o optimizezi. În total, nu puteți înțelege mai mult de 5 întrebări. Începeți întotdeauna cu cele mai importante. Este mai bine să închei cu o întrebare importantă decât să lași zeci nerezolvate.

   Probleme de dezvoltare - conform planului de dezvoltare.

Pregătiți documentele și formularele necesare. Pentru a rezolva în mod eficient problemele, este extrem de important să pregătiți corect materialul pentru întâlniri și să îl trimiteți tuturor în avans. La ședința în sine, este necesar să se țină un proces-verbal al ședinței, unde trebuie consemnate toate deciziile luate.

Stabiliți ora întâlnirii. Dacă angajații nu diferă ca disciplină, de multe ori întârzie, recomand să ținem întâlniri săptămânale dimineața, chiar la începutul zilei de lucru - este garantată sosirea în timp util la locul de muncă. Cei mai răutăcioși „întârziați” vor fi reeducați în câteva zile. Indicați întotdeauna ora de încheiere a întâlnirii. Încercați să terminați puțin mai devreme - devine surpriză plăcută pentru participanți. În orice caz, ar trebui să mai rămână ceva timp după discutarea problemelor planificate. Atunci angajații vor avea ocazia, motivul și stimulentul să-și pună întrebările – adică să fie activi și să gândească. Și ce poate fi mai bun pentru un lider decât un angajat activ și inteligent!

Asigurați-vă că întâlnirea este necesară.

Răspundeți la următoarele întrebări:

1. Există întrebări pentru întâlnire? Despre asta trebuie să vorbim astăzi?

   Forma de prezentare a materialului corespunde scopului, publicului, conținutului?

   Ce ar trebui să se întâmple / să rămână în mintea angajaților după întâlnire?

   Este posibil să săriți peste întâlnire și să obțineți același rezultat?

Dacă ați răspuns „Da” la întrebările 1, 2 și „Nu” la întrebarea 4, nu ezitați să organizați o întâlnire!

Șeful departamentului este o persoană foarte ocupată. Indicatori, reglementări, rezolvarea problemelor complexe, organizarea tuturor și totul pentru a se îndrepta spre obiectiv - totul este pe umerii lui. Cu cât setul de instrumente de management este selectat mai corect, cu atât liderul este mai eficient. Merită să petreceți timp cu un astfel de instrument precum o întâlnire de planificare într-o divizie liniară?

Chiar și în companiile în care întâlnirile de planificare sunt obligatorii și reglementate, managerii le abordează adesea în mod oficial - trage înapoi pentru spectacol și lucrează la ele. Întâlnirile de planificare sunt considerate o pierdere de timp, ceea ce teoreticienii au venit cu. Motto-ul lor este „Practicianții trebuie să lucreze, nu să se consulte”. Totodată, în companiile în care întâlnirea de planificare este opțională și este o inițiativă personală, există manageri care, fără mementouri suplimentare, adună angajații la o anumită oră și vorbesc cu aceștia.

De ce acești „ciudați” lideri își pierd atât de „ineficient” timpul prețios, dacă nimeni nu-i obligă să facă asta? A trebuit să aprofundez această problemă în ultima vreme. Criza a impus managerilor de top să se aprofundeze în afaceri. Regulile jocului pe piață s-au schimbat, iar pentru ca compania să nu rămână doar pe linia de plutire, ci și să folosească criza pentru a-și consolida poziția pe piață, este necesar să devină mai aproape de clienți - atât externi, cât și interni. .

Pentru a răspunde rapid schimbărilor și a crește nivelul de control asupra situației, eu, printre altele, am început să mă alătur în mod regulat la întâlnirile de planificare din departamente și am comparat diferite stiluri de a le conduce. Cifrele au fost revelatoare: din cele 12 departamente cu profil unic în care se desfășoară atât vânzări, cât și executarea contractelor, cei mai înalți și mai stabili indicatori sunt acolo unde se țin săptămânal întâlnirile de planificare. Și asta nu este o coincidență.

Scopul întâlnirii

Dacă managerul răspunde la întrebarea despre scopul întâlnirii de planificare: „Pentru că ar trebui”, este mai bine să nu o țineți deloc. Orice evenimente formale „pentru spectacol” funcționează doar în sens negativ, te învață să lucrezi nu pentru rezultat, ci pentru „apariția mișcării către scop”. Denumirea „plannerka” sugerează că scopul său este actualizarea mișcării conform planului planificat către obiectivele stabilite.

Dacă luăm în considerare acest eveniment din punctul de vedere al ciclului Deming (Plan - Do - Check - Akt), atunci ședința de planificare este un control regulat (Verificare) a activităților pentru a trage concluzii și, dacă este necesar, a corecta mișcarea. (Akt). Dar există statistici pentru asta! Merită să aduni mai mulți oameni? Cu siguranță merită, iar funcțiile principale ale întâlnirii de planificare ne ajută să ne asigurăm de acest lucru.

Principalele funcții ale planificatorului

1) Informații. Angajații au câteva modalități de a obține informații despre situația din companie și de pe piață:

• informații oficiale publicate, care uneori sunt trecute cu vederea sau nu sunt pe deplin înțelese;
• bârfele, adesea foarte departe de adevăr, dar discutate cu mare plăcere în cantine și afumători;
• informații de primă mână, cu explicații și accent pe puncte importante, pe care liderul le oferă la ședința de planificare, acordând atenția cuvenită rezolvării obiecțiilor și reducerii eficienței cuvântului în gură.

Și informarea obligatorie a angajaților cu privire la deplasarea departamentului de-a lungul traseului propus.

2) Control. Pe lângă cifrele seci și categorice, capacitatea de a controla atmosfera din echipă, clarifică motivele succesului sau scăderii performanței. Pe baza rezultatelor întâlnirii de planificare, deseori se constată eșecuri în lanțul de interacțiune în cadrul unității și în companie, iar managerul ia imediat măsuri pentru a le elimina.

3) Motivațional. Angajații au nevoie de atenție. Reamintim faimosul efect Hawthorne în management - productivitatea muncii crește din faptul că se acordă atenție activităților angajaților. O întâlnire de planificare este una dintre cele mai bune modalități de a reaminti în mod regulat angajaților că aceștia sunt importanți și că munca lor primește suficientă atenție.

Unul dintre angajații din departament a avut o descoperire, o decolare - un motiv bun pentru a recunoaște realizările și, dacă este necesar, a susține spiritul competitiv din departament. Și totuși, pe lângă cifre, trebuie să vezi și ochii angajaților tăi. Managerii trebuie să-și asculte cu atenție angajații. Comportamentul angajatului s-a schimbat, siguranța a dispărut - un motiv pentru care managerul să includă o conversație individuală în planul săptămânal.

4) Educațional. În această funcție, întâlnirea de planificare este un instrument indispensabil pentru simplificarea muncii manageriale dificile a managerului. În cursul săptămânii a avut loc un caz de lucru, orientativ pentru toată lumea - șeful îl notează și îl face public la ședința de planificare. Astfel, nevoia enervantă de a repeta de multe ori același lucru la diferiți oameni a rămas în trecut și ne „ascuțim” în mod regulat și conștient instrumentul de lucru.

5) organizatoric. Este o bună practică să invitați la întâlniri reprezentanți ai departamentelor conexe, mai ales în momentele de inovare. Oportunitatea de a stabili sau ajusta interacțiunea, de a elimina conflicte, de a face schimb de experiențe.

6) Disciplinare. La motivare, ca instrument de management, există un dezavantaj foarte semnificativ: acțiunea sa este de scurtă durată. Puțini oameni sunt capabili de auto-motivare și cei cu această abilitate devin cel mai adesea lideri.

Disciplina, ritualurile și regulile regulate, care includ întâlnirea de planificare, sunt concepute pentru a ajuta la motivarea angajaților. Planerka este un eveniment. Angajații se obișnuiesc cu faptul că vor avea nevoie nu doar de raportări în cifre, ci și de dorința de a-și justifica indicatorii. Întrebările sunt pregătite pentru ședința de planificare, angajații colectează și transferă cazurile șefului, care ar trebui să fie arătate întregului departament în opinia lor. La fel ca o cină în familie de vineri, întâlnirea de planificare devine o acțiune disciplinară obișnuită conform regulilor, când fiecare trebuie să-și amâne afacerea, să fie sigur că este prezent la locul de muncă și, în cele din urmă, să se întoarcă pentru a se înfrunta. Acest lucru este deosebit de important.

Cât de des să țin întâlniri

Consider că briefing-urile zilnice ale echipei sunt potrivite doar pentru noii veniți care au nevoie de un stil de mentorat de management și de sprijin la fiecare pas. Pentru o echipă stabilită, întâlnirile de planificare ar trebui să fie săptămânale. Principalul lucru este că acestea ar trebui să fie ținute în aceeași zi, la aceeași oră și să coincidă aproximativ ca durată și ordinea acțiunilor, ceea ce va permite menținerea funcției de disciplinare.

Un exemplu de scenariu posibil de planificare:

• Șeful face un mesaj informațional, în urma rezultatelor, angajații pot pune întrebări clarificatoare.
• Managerul anunță indicatorii planificați și pune întrebări angajaților despre aceștia. Aranjează întâlniri individuale după cum este necesar.
• Liderul vorbește despre un studiu de caz al săptămânii sau prezintă un angajat invitat.
• Managerul clarifică dacă există probleme urgente de lucru care sunt importante pentru întregul departament și necesită discuții la ședința de planificare. Evaluează problemele, decide ce să discute imediat, ce va necesita o decizie întârziată.
• Liderul vorbește despre planuri pentru săptămâna curentă - evenimente semnificative, întâlniri și completează întâlnirea de planificare.

Timpul costă

Pentru o lungă perioadă de timp, petrecem timp - acesta este principalul motiv pentru care liderii refuză să organizeze întâlniri de planificare. Conduce la o respingere completă a acestui instrument sau totul se rezumă la un scurt monolog al liderului fără feedback din partea subalternilor. Se păstrează doar funcțiile informaționale și ușor disciplinante.

Aceasta este de fapt o problemă: a gestiona „uman” este mai ușor decât a lucra cu un grup. Gestionarea dinamicii grupului este arta de a fi un bun lider. Scopul său este să organizeze scurt și clar o întâlnire de planificare și, în același timp, să obțină feedback de la angajați, care va ajuta, dacă este necesar, la corectarea mișcării. Durata optimă este de până la 20-45 de minute. De această perioadă din copilărie este pusă în noi ca o perioadă de concentrare.

Puterea unui lider este că el stabilește regulile. Pentru a preveni prelungirea ședinței de planificare, este necesar să se încheie un „contract pentru ședința de planificare” cu angajații. De exemplu:

• Discutam doar chestiuni generale, scoatem unele specifice pentru o decizie individuala.
• Suntem scunzi și la obiect.
• Nu suntem distrași de problemele de lucru, punem telefoanele în modul vibrație.
• Afirmând o problemă, oferim o soluție.
• Problemele care nu sunt de lucru sunt discutate în timpul orelor de lucru.

Setul de reguli poate varia în funcție de situație. Principalul lucru este că liderul gestionează regulamentele și nu se afundă el însuși în probleme. Scopul întâlnirii de planificare este de a identifica, iar decizia poate fi luată ulterior, cântărind și studiind cu atenție toate detaliile în timp ce departamentul funcționează. Principalul lucru este să le arătați angajaților că problemele enunțate sunt rezolvate. Uneori sunt situații în care întâlnirea de planificare depășește timpul alocat, intensitatea în echipă este clar vizibilă. Apoi, trebuie să aranjați o întâlnire suplimentară, adesea după orele de program. Aceasta este priceperea unui manager - de a preveni incalzirea situatiei, de a identifica markeri care arata aspecte negative in echipa.

Desigur, va dura timp pentru a implementa instrumentul de planificare în departament. Uneori trebuie să efectuați mai multe evenimente înainte ca instrumentul să devină cu adevărat eficient. Când un manager devine deschis către feedback, va fi surprins să audă o mulțime de lucruri nespuse pe care angajații și-au dorit de mult să le spună, dar nu au avut niciodată o șansă. Și apoi a întrebat! Trebuie să te gândești la rolurile subordonaților tăi și la utilizarea lor în dinamica de grup, să lucrezi cu obiecții și să argumentezi la cel mai înalt nivel. Mulți lideri nu merg exact în acest fel - devenind și intră în managementul individual, care necesită mult mai mult forță de muncă și mai puțin eficient, atunci când sunt doar doi pași către succes.

Managerii care au o stăpânire fină a acestui instrument îl folosesc în departamentele lor cu mare succes, deoarece au putut să-i evalueze eficiența. Întâlnirea de planificare nu este o relicvă a trecutului și nu o formalitate, ci unul dintre cele mai moderne și eficiente instrumente care ajută la rezolvarea celei mai dificile sarcini de gestionat - atingerea obiectivelor unității. Și tocmai din aceste obiective se formează succesul întregii companii.