Halo para pembaca dan pelanggan Blog Andrey Noak! Hari ini saya akan memberi tahu Anda cara mengadakan rapat perencanaan.

Untuk mengelola tim mana pun, pemimpin harus memimpin bawahannya. Manajemen tim yang efektif harus dilakukan dengan cepat, tepat waktu dan efisien.

Pemimpin harus memantau pekerjaan orang-orang tertentu secara tepat waktu dan, jika perlu, mengarahkan pekerjaan mereka. Sangat nyaman untuk menggunakan rapat perencanaan untuk ini, di mana pekerjaan direncanakan untuk waktu yang singkat, paling sering satu hari kerja atau satu shift.

Pada rapat perencanaan, pemimpin memiliki beberapa tugas:

1. Memantau dan meminta bawahan kinerja indikator produksi.
2. Minta bawahan untuk melakukan disiplin teknologi.
3. Memantau penerapan langkah-langkah keselamatan dalam produksi.
4. Periksa kemajuan urusan saat ini.
5. Dapatkan informasi tentang stok bahan baku dan bahan untuk produksi produk.
6. Dapatkan data tentang produksi, implementasi rencana, kepatuhan dengan kondisi kerja yang aman.
7. Memotivasi pekerja.

Tugas utama pemimpin adalah menyampaikan kepada tim visinya tentang seluruh proses kerja tim, bagaimana, menurut pemimpin, situs yang dipercayakan kepadanya harus bekerja. Tugasnya adalah mengatur dan agar proses kerja persis seperti yang dia butuhkan.

Cara meningkatkan efisiensi rapat perencanaan

Jadi mari kita cari tahu apa yang perlu dilakukan untuk melakukan rapat perencanaan produksi secara kompeten:

• Penting untuk dapat membedakan antara rapat perencanaan dan rapat. Rapat perencanaan adalah acara singkat di mana masalah saat ini dibahas, sebagai aturan, waktu maksimum yang dihabiskan untuk rapat perencanaan adalah 15-20 menit. Pertemuan itu membutuhkan lebih banyak waktu dan tidak membahas banyak masalah saat ini melainkan masalah untuk masa depan.
• Seiring waktu dan pengalaman, setiap pemimpin menentukan beberapa titik referensi spesifik yang dia lewati. Untuk beberapa hal, setiap pertemuan perencanaan, untuk beberapa hal lebih jarang. Jadi pertanyaan-pertanyaan ini harus sebelum kepala di atas kertas. Rapat perencanaan perlu dilakukan sesuai dengan template yang dikembangkan, tetapi jika perlu, Anda dapat dengan mudah mengubah template.
• Untuk terselenggaranya rapat perencanaan yang efektif, perlu ditetapkan tugas pemimpin untuk bawahan, tugas bawahan yang ditetapkan oleh pemimpin. Hal ini dilakukan untuk melihat kegiatan yang perlu dilakukan. Maka akan mungkin untuk mengatakan bahwa ada tugas dari nomor ini dan itu dan itu tidak selesai. Peta tindakan untuk waktu kerja terdekat muncul di depan bawahan.
• Pada rapat perencanaan, tugas dan ruang lingkup pekerjaan untuk periode waktu saat ini harus didistribusikan dengan jelas. Setiap orang harus tahu siapa dan apa yang akan dilakukan.

Kapan matras efektif?

Apakah tikar dalam produksi diperlukan sama sekali, belum lagi fakta bahwa bos mengangkat tangannya ke bawahan? Tidak ada jawaban tunggal hari ini. Tapi aman untuk mengatakan itu bentuk yang diberikan pemerintah hidup lebih lama dari dirinya sendiri.

Pemimpin harus dihormati dalam tim, dan ditempatkan di tempat bawahan, memberinya motivasi, kadang-kadang paling mudah untuk melakukannya dengan nada tinggi. Pemimpin tidak boleh lupa bahwa jika dia menginginkan rasa hormat dari tim, dia perlu belajar untuk menghormati tim itu sendiri. Hari ini kita dapat mengatakan bahwa bos perlu memahami dan merasakan di mana harus meninggikan suaranya, dan di mana harus berbicara dengan nada tenang:

1. Jika diperlukan dialog yang konstruktif, pasti percakapan yang tenang. Di mana inisiatif kreatif karyawan diperlukan, sehingga karyawan menemukan sesuatu yang baru, di sana, sebagai aturan, pertemuan perencanaan berlangsung dalam suasana yang lebih santai.
2. Jika Anda perlu memotivasi dan menempatkan bawahan di tempatnya, Anda dapat mengetuk meja dengan kepalan tangan, mengucapkan beberapa kata umpatan. Ngomong-ngomong, justru tentang kasus-kasus seperti itulah mereka sering berkata: "Kalahkan orangmu sendiri sehingga orang asing takut."Sebagai aturan, meninggikan suara Anda pada rapat perencanaan diperlukan di mana pelaksanaan tugas secara langsung diperlukan, tanpa tindakan bawahan yang tidak sah. Tapi jangan lupa bahwa hari ini adalah zaman teknologi, setiap tikar dapat direkam pada perekam suara dan kemudian digugat.

Semoga berhasil dan sampai jumpa lagi!

Selama rapat, pemimpin harus menyampaikan informasi yang berguna kepada bawahan dan menetapkan tugas yang jelas bagi mereka. Jika semuanya dilakukan dengan benar, efisiensi tenaga kerja akan meningkat, jika tidak, urutan rapat harus ditinjau ulang.

Seberapa sering Anda mengadakan pertemuan? Seberapa sering karyawan Anda mendapatkan sesuatu yang berguna dari mereka? Apakah mereka memahami tujuan dan sasaran yang telah Anda tetapkan untuk mereka?

Apakah efisiensi kerja mereka meningkat setelah rapat perencanaan? Apakah Anda mendapatkan umpan balik yang memadai? Jika Anda menjawab "tidak" untuk setidaknya satu pertanyaan, maka Anda perlu belajar bagaimana melakukan rapat yang efektif dan merencanakan rapat untuk membuang waktu seminimal mungkin dan mendapatkan manfaat maksimal.

Pertemuan yang efektif

Dengan bantuan rapat, komunikasi dipertahankan antara departemen yang berbeda dan di dalam departemen itu sendiri, keputusan yang dibuat diwujudkan dan motivasi untuk kinerja kerja di antara karyawan individu meningkat. Tetapi hanya rapat yang efektif yang dapat menyelesaikan masalah ini, jadi periksalah diri Anda sendiri apakah rapat Anda memenuhi kriteria berikut:

1. Kesesuaian format. Ada beberapa jenis rapat: rapat, pengarahan, dan operatif. Masing-masing pertemuan ini memiliki tujuan sendiri dan karenanya berlangsung untuk waktu yang berbeda. Operatif dirancang untuk memecahkan masalah yang baru saja muncul.

Biasanya berlangsung 5-10 menit, mengumpulkan orang-orang yang terkait langsung dengan masalah. Rapat perencanaan biasanya diadakan setiap hari pada pagi hari dan berlangsung selama 25-30 menit. Selama waktu ini, manajer perlu menetapkan tugas untuk hari itu, mendapatkan umpan balik tentang hasil hari sebelumnya dan menyesuaikan rencana jika perlu.

Pertemuan tersebut bertujuan untuk mencari solusi masalah global, bentuk penawaran baru untuk pasar Anda, kembangkan program baru motivasi, dll.

Seringkali pertemuan dibagi menjadi dua tahap - yang pertama diadakan di malam hari, menetapkan tujuan pertemuan, menguraikan masalah yang akan dibahas. Di pagi hari, tahap kedua dimulai, yang bisa berlangsung hingga dua jam. Pertemuan penuh adalah kreativitas murni.

2. Spesifikasi tugas. Setiap pertemuan harus memiliki tugas yang jelas yang diumumkan kepada peserta sebelumnya. Penyimpangan dari agenda sangat tidak diinginkan.

3. Peraturan yang kaku. Rapat harus memiliki waktu mulai dan berakhir, terlepas dari apakah semua undangan hadir atau tidak. Tetapkan batas waktu yang jelas, misalnya akhiri agenda item 1 dalam 25 menit.

Sisihkan waktu tertentu untuk setiap pembicara - 5 menit sudah cukup, ini akan mengajarkan orang untuk berbicara to the point. Jika Anda mendengar percakapan asing atau penyimpangan dari topik, hentikan upaya ini, hemat waktu Anda.

4. Komposisi optimal. Rapat harus dihadiri oleh orang-orang yang bersangkutan. Begitu saja, duduk dan dengarkan, jangan mengundang siapa pun. Biarkan semua orang memikirkan urusan mereka sendiri.

5. Kata untuk semua orang. Setiap peserta pertemuan harus memiliki kesempatan untuk mengungkapkan pendapat mereka tentang masalah tertentu. Jangan ikut campur dan, terlebih lagi, jangan menyela pembicaraan karyawan, bahkan jika itu bertentangan dengan sudut pandang Anda. Apakah Anda membutuhkan umpan balik yang memadai?

6. Pencatatan. Agenda bukan satu-satunya dokumen mengikat pertemuan. Protokol, yang mencatat semua poin utama, karyawan yang berbicara dalam urutan prioritas, pendapat mereka tentang masalah tertentu, dan yang paling penting hasil pertemuan, adalah makalah yang sangat berguna.

Pastikan untuk mengirimkan buletin kepada peserta rapat sehingga mereka selalu memilikinya untuk klarifikasi poin apa pun. Jadi akan lebih mudah untuk mengontrol pelaksanaan tugas dan menganalisis hasilnya. Ini adalah skema "tugas - hasil - kontrol - tugas" yang memungkinkan Anda menjadikan rapat paling efisien dan ringkas.

7. Pertemuan yang direncanakan. Setiap karyawan harus tahu kapan sekali lagi diundang ke ruang rapat. Kejutan adalah penolong yang buruk dalam mengatur pertemuan, peserta tidak punya waktu untuk mempersiapkan atau tidak datang sama sekali karena absen dari kantor.

Jika masalah muncul tiba-tiba, dan Anda memutuskan untuk memanggil petugas untuk menyelesaikannya, bersiaplah untuk jawaban "Saya tidak tahu", "Saya perlu memeriksanya", dan "Saya akan memberi Anda laporan nanti."

Bagaimana mempersiapkan dan melakukan pertemuan yang efektif?

Untuk mengadakan rapat yang efektif, Anda harus terlebih dahulu mempersiapkannya. Sebelum memulai pertemuan, pemimpin harus mengklarifikasi pertanyaan-pertanyaan berikut untuk dirinya sendiri:

• Tujuan apa yang dikejar rapat dan tugas apa yang diselesaikan rapat?
• apa format rapat, apa peran peserta rapat. Peran karyawan didistribusikan terlebih dahulu: harus ada ketua dan sekretaris. Juga tentukan waktu awal dan akhir rapat yang tepat.
• bagaimana struktur rapatnya. Struktur khas terlihat seperti ini:
• Salam pembuka;
• pengumuman tujuan rapat, penetapan tugas, format rapat;
• diskusi dan analisis masalah yang ada;
• menerima umpan balik dari pemain;
• analisis hasil dan penetapan tugas untuk waktu dekat;
• meringkas.
• apa agenda rapat. Tentukan waktu yang tepat untuk mengerjakan setiap item agenda, alokasikan waktu untuk istirahat jika rapat melibatkan waktu yang lama.
• dokumen apa yang dibutuhkan. Persiapkan semua informasi yang diperlukan yang akan menarik bagi para peserta, kirimkan materi sehingga mereka dipelajari terlebih dahulu.
• apakah pertemuan itu perlu. Sebelum mengirim undangan rapat, periksa apakah itu benar-benar perlu.

Jawab pertanyaan-pertanyaan ini untuk diri Anda sendiri:

• Apakah tugas yang Anda tetapkan perlu ditangani sekarang?
• Apa yang harus diambil para peserta dari pertemuan itu?
• Bagaimana seharusnya pekerjaan mereka berubah setelah pertemuan?
• Apakah semua informasi yang diperlukan telah dikumpulkan? Apakah Anda akan mendapatkan jawaban "Saya tidak tahu" untuk pertanyaan apa pun?
• Apakah mungkin menyelesaikan masalah dengan cara lain, tanpa mengadakan pertemuan?

Ingatlah aturan sederhana untuk rapat yang efektif, jaga agar audiens tetap fokus pada tujuan utama, jaga agar diskusi tetap positif atau netral, dan dorong mereka untuk mengungkapkan pendapat mereka sendiri.

Kemudian Anda akan mendapatkan peningkatan efisiensi karyawan Anda dan pada saat yang sama mengurangi jumlah waktu yang terbuang.

Di Rusia, tidak biasa berkumpul dalam tim untuk tugas kerja. Ini disebabkan oleh fakta bahwa setiap orang terburu-buru untuk melakukan bisnis mereka di tempat kerja, dan tidak duduk di rapat dan menunda-nunda topik yang jelas. Tetapi bagaimana jika pertemuan seperti itu akan bermanfaat bagi semua orang, mereka akan diadakan secara efisien dan cepat? Maka adalah bodoh untuk menolak mereka. Oleh karena itu, kami memperkenalkan di perusahaan Anda acara seperti rapat perencanaan, dari dasar hingga template yang sudah jadi.

Mungkin kita tidak seharusnya?

Pernahkah Anda mencoba mengadakan pertemuan dengan karyawan? Jika ya, maka saya yakin Anda telah menemukan di akhir acara dengan pernyataan seperti "Kami tidak membicarakan apa-apa lagi." Ini adalah situasi klasik dan dikaitkan dengan tidak mengetahui bagaimana melakukan rapat perencanaan, dan bukan dengan fakta bahwa itu umumnya buruk dan tidak efisien.

Dan untuk segera menyelesaikan semua poin, mari kita perbaiki konsep rapat perencanaan itu sendiri. Dan perhatikan, saya mengambilnya bukan dari kepala saya, tetapi dari kamus apa pun berdasarkan jenis: Ozhegov, Efremov, Dal, Tikhonov atau Kuznetsov. Mereka semua memberi, plus atau minus, deskripsi yang sama.

Planerka - pertemuan singkat untuk mengevaluasi dan menentukan kemajuan tugas.

Kata kunci- pertemuan singkat. Inilah yang membedakan rapat perencanaan dengan rapat. Dan karena segala sesuatu di dunia ini relatif, mari kita tentukan batas maksimum berapa lama pertemuan semacam itu berlangsung - 60 menit. Segala sesuatu yang lain bukanlah pertemuan perencanaan, tetapi, seperti yang telah kami katakan, pertemuan.

Jenis-jenis glider

Perselisihan planerka planerka. Sepintas, mereka semua sama, tetapi dalam kenyataannya struktur dan tujuannya berbeda satu sama lain. Oleh karena itu, Anda perlu mengetahui jenisnya dan menggunakannya dengan tepat yang dibutuhkan tim Anda.

Menghabiskan waktu

Kami dapat membagi semua pertemuan menjadi tiga waktu: harian, mingguan, dan bulanan. Biasanya perusahaan hanya memiliki satu dari opsi ini, yang lainnya dianggap tidak perlu. Meskipun mereka semua membawa tugas yang berbeda dan dilakukan sesuai dengan rencana yang berbeda.

1. Perencana harian. Dibutuhkan jika aktivitas yang kuat atau motivasi karyawan. Durasinya tidak lebih dari 15 menit, semuanya singkat dan to the point.
2. Rencana mingguan. Kami menggunakannya untuk mencatat minggu lalu dan membuat rencana untuk masa depan. Durasi pertemuan semacam itu hingga 30 menit.
3. Perencana bulanan. Acara wajib untuk mengevaluasi hasil yang diperoleh untuk bulan kerja, yang telah berkembang dari semua hari dan minggu. Durasi hingga 1 jam.

Seringkali perencanaan bulanan diperpanjang menjadi 2-3 jam. Dalam hal ini, menurut aturan bahasa Rusia, ini sudah menjadi pertemuan. Tetapi karena yang lebih penting bagi kami bukan nama sebenarnya, tetapi janji temu yang sebenarnya, kami dapat mengizinkan pertemuan semacam itu hingga 3 jam. Hal utama adalah bahwa semua ini harus dalam kasus ini.

Anda juga perlu mempertimbangkan bahwa ada pertemuan non-sistemik untuk mengatasi masalah mendesak atau mendesak. Rapat perencanaan semacam itu disebut - tidak terjadwal. Dikumpulkan, dipegang, dan diselesaikan dengan cukup cepat. Tapi mereka ada di sana dan Anda tidak bisa lari dari mereka.

Terlihat sekali jika setiap orang, atau setidaknya banyak perusahaan, bekerja seperti dalam anekdot di atas. Tapi, sayangnya, skema seperti itu hampir tidak pernah ditemukan. Karena itu, kami beralih ke topik pertemuan perencanaan.

Topik pertemuan

Selain fakta bahwa rapat perencanaan dibagi menjadi interval waktu, mereka juga dibagi menjadi topik. Meskipun untuk sebagian besar, perencanaan adalah penilaian tugas yang diselesaikan selama seminggu dan ringkasan pencapaian rencana penjualan. Format ini juga ada, tetapi semuanya bertahap.

1. Pembagian tugas. Tujuan dan hasil dari pertemuan tersebut adalah karyawan yang terbebani dengan tugas untuk waktu dekat.
2. Satu pertanyaan. Paling sering ini adalah pertemuan yang tidak terjadwal, topik yang merupakan masalah terpisah dalam agenda.
3. bertukar pikiran. Kami sering berlatih pertemuan singkat dengan sebagian kecil tim untuk menghasilkan ide tentang topik tertentu.
4. informasional. Pertemuan perencanaan yang sangat biasa bagi kita semua, menyuarakan situasi aktual pada titik waktu tertentu.
5. motivasi. Orang perlu diberi energi, terutama jika mereka memiliki pekerjaan yang sangat menegangkan. Melalui pertemuan seperti itu Anda akan memiliki kesempatan untuk melakukan ini, karena ini adalah metode motivasi yang hebat.
6. pendidikan. Sedikit pengetahuan dalam waktu singkat. Ini tidak akan membosankan dan akan berguna, terutama jika Anda sering melakukannya.

Dalam kondisi nyata, pertemuan perencanaan kami seperti bola salju topik yang berbeda. Itu tidak buruk. Hal utama adalah bahwa semuanya dapat diberikan perhatian yang cukup. Strategi "Golop melintasi Eropa" tidak akan menghasilkan sesuatu yang baik, karena makan ikan dan tidak mencuci wajan tidak akan berhasil. Ini adalah mitos.

KAMI SUDAH LEBIH DARI 45.000 ORANG.JOIN

Komponen perencanaan yang sukses

Sebelum kita beralih ke template khusus untuk merencanakan pertemuan, mari kita tentukan poin utama untuk melakukan pertemuan semacam itu. Karena yang penting bukan hanya APA, tapi juga BAGAIMANA melaksanakannya. Semuanya bertahap rekan, jangan terburu-buru.

• Alasan pertemuan. Kami menemukan jawabannya, setiap pertemuan harus memiliki alasan. Dan setiap orang harus mengetahuinya;
• Rakyat. Anda harus mengetahui terlebih dahulu siapa yang akan berpartisipasi dalam rapat perencanaan dan memberi tahu para peserta tentang hal ini;
• Lokasi. Ruang konferensi, kantor, atau koridor - putuskan sendiri. Saya yakin itu tidak sulit;
• Menghabiskan waktu. Dibutuhkan waktu tertentu, sebaiknya selalu hal yang sama, untuk mengembangkan kebiasaan;
• Jadwal pertemuan. Anda dan staf perlu mengetahui subtopik dan waktu pertemuan ini;
• Bahan tambahan. Flipchart, kertas, pulpen dan perlengkapan lainnya harus sudah siap sebelum rapat;
• Kurator. Biasanya pemimpin rapat perencanaan adalah bos atau salah satu pemimpin, tetapi bisa juga seorang karyawan;
• Sekretaris. Orang yang akan mencatat semua hasil rapat perencanaan, yang disebut protokol, untuk didistribusikan lebih lanjut.

Jika Anda memperhitungkan komponen-komponen ini, maka efektivitas rapat perencanaan akan jauh lebih tinggi, karena Anda akan dapat mempersiapkannya dengan baik dan tahu persis apa yang harus dikatakan dalam rapat perencanaan.

Beberapa daftarnya jelas. Tetapi Anda berpikir tentang bagaimana masing-masing poin dapat ditingkatkan relatif terhadap situasi sekarang. Misalnya, orang lain selain manajer penjualan dapat dipanggil untuk rapat. Atau dia dapat membuat bagian dari rapat perencanaan yang diadakan oleh karyawan itu sendiri.

Dan satu lagi nilai plus yang signifikan bagi yang masih ragu, simak videonya di bawah ini.

Rencana perencanaan untuk implementasi

Saya tidak terlalu suka template dan swatch karena tidak diperhitungkan karakteristik individu setiap perusahaan. Lagi pula, setiap bisnis itu spesifik (saya mendengarnya terus-menerus dari kepala). Tetapi jika Anda bukan orang yang penakut, maka Anda dapat dengan mudah mengubah sampel ini menjadi rencana rapat perencanaan untuk perusahaan Anda.

Ini adalah rencana bagaimana mengadakan pertemuan di departemen penjualan seminggu sekali, versi bulanan akan terlihat lebih ambisius, dan rencana pertemuan harian akan terlihat lebih sederhana. Dan, tentu saja, hasilnya akan diringkas baik selama sebulan atau sehari. Tetapi sudah atas dasar ini, Anda dapat membentuk rencana Anda, terlepas dari apa yang Anda miliki - eceran, grosir, atau layanan.

Penggemar keripik atau nuansa penting

Tindakan apa pun dapat dilakukan dengan lebih baik. Oleh karena itu, ketika kami diminta untuk mengevaluasi efektivitas rapat perencanaan, kami dapat mengatakan dengan mata tertutup bahwa ada ruang untuk perbaikan. Apakah mereka banyak atau sedikit, dan yang terpenting, apakah mereka mengesankan atau tidak, adalah pertanyaan lain. Tapi Anda pasti bisa menemukannya. Dan berikut adalah daftar peningkatan paling populer dari latihan kami.

Perencana di Skype. Jika karyawan tidak dapat bertemu dalam hidup, ini bukan alasan untuk membatalkan pertemuan. Habiskan di Skype. Anda juga dapat terhubung melalui Skype mereka yang tidak bisa datang, dan mengadakan pertemuan perencanaan secara offline dan online pada saat yang bersamaan.

Hanya positif. Cobalah pada pertemuan semacam itu untuk membicarakan segala sesuatu dari sisi "Bagaimana meningkatkannya" dan "Apa yang telah dilakukan dengan baik", maka pertemuan Anda akan lebih memotivasi dan karakter positif.

Bonus untuk kehadiran. Secara default, Anda dapat didenda karena ketidakhadiran atau terlambat untuk rapat perencanaan, atau Anda dapat memberikan bonus kepada mereka yang tidak melewatkan satu pun.

Orang-orang yang terlambat berdiri. Mereka yang terlambat tidak hanya menerima teguran dan banyak tatapan menghina, tetapi juga menghabiskan seluruh rapat perencanaan dengan berdiri di atas kaki mereka. Lucu? Anda pasti, tapi tidak begitu banyak untuk pendatang baru.

Menjaga waktu. Tentukan jumlah waktu tertentu untuk setiap blok, dan jika Anda melampauinya, hentikan saja percakapan. Awalnya akan buruk, kemudian belajar menjadi lebih efektif.

Camilan sebelum merencanakan. Anda dapat menuangkan kopi untuk diri sendiri dan makan kue hanya sebelum rapat. Setelah awal, rezim beroperasi - "Siapa yang tidak punya waktu, dia terlambat".

Hadiah untuk yang aktif. Yang paling aktif dapat dan harus didorong. Anda dapat memilih setiap pertemuan perencanaan mereka yang banyak berpartisipasi dan memberikan hadiah mini untuk ini. Sedikit, tapi bagus.

Ringkasan peluncur. Ketika "sekretaris rapat" menyimpulkan, maka itu harus dibagikan kepada semua orang atau, bahkan lebih baik, ditempatkan di tempat yang paling terlihat untuk asimilasi yang lebih baik.

Secara singkat tentang utama

Di seluruh tim saya, 90% orang adalah pemain tim, jadi kami suka mengadakan pertemuan kecil secara fanatik. Karena tim kami relatif muda (sampai 35 tahun), sangat sulit bagi kami untuk mengadakan rapat perencanaan, karena semua orang berusaha untuk tertawa dan berbicara "seumur hidup". Kami bisa mengadakan rapat perencanaan selama 3-4 jam. Tapi itu seperti itu sebelumnya.

Sekarang kami adalah tim yang sangat memahami kekuatan, proses perencanaan rapat, dan untuk apa rapat tersebut. Kita punya aturan internal(tidak ada telepon, kami berbicara bahasa keputusan, tidak ada hal negatif, dll.), kami memiliki peraturan yang sudah jadi, ada orang yang bertanggung jawab (setiap kali ada yang baru) dan banyak lagi. Semua ini membantu kita menjadi lebih efisien.

Ketika kami datang ke perusahaan untuk konsultasi pemasaran, rapat perencanaan adalah salah satu alat pertama yang kami terapkan. Dan setiap kali kita melihat bagaimana "kereta hampir tidak bergerak". Tapi semuanya berlalu. Dan aturan utama dalam hal ini bukan hanya kualitas rapat perencanaan, tetapi juga keteraturannya. Karena itu, di sini Anda dapat menggunakan frasa terkenal yang sedikit dimodifikasi - "Setelah mencoba beberapa kali, saya makan sekarang." Implementasi yang sukses. Akan ada pertanyaan, tulis di komentar.

Menemukan kesalahan dalam teks? Pilih fragmen yang diinginkan dan tekan ctrl + enter

in-scale.ru

Cara memegang perencana

Rapat perencanaan, rapat operasional dan rapat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari hari kerja hampir setiap karyawan. Cepat atau lambat, pemimpin dihadapkan pada kebutuhan untuk melakukan rapat perencanaan harian secara mandiri. Tetapi seperti yang sering terjadi, tidak ada yang benar-benar mengajarkan hal ini. Oleh karena itu, sering muncul pertanyaan - bagaimana melakukan rapat perencanaan?

Tujuan rapat perencanaan

Hal pertama yang harus dilakukan adalah menentukan tujuan yang ingin dicapai dengan rapat. Sebagai aturan, tujuan utama pertemuan semacam itu adalah menciptakan ruang informasi tunggal di antara semua karyawan, sebagai hasilnya, pencapaian motivasi staf yang lebih tinggi dan koherensi kerja. Perencana membantu menyelesaikan tugas-tugas berikut:

1. Menetapkan tujuan dan sasaran untuk tim;
2. Membawa informasi umum ke seluruh tim;
3. Memecahkan masalah umum;
4. Motivasi dan keterlibatan personel;
5. Pelatihan karyawan, melalui transfer praktik terbaik;
6. Membangun tim

Setuju, pencapaian tujuan tersebut sangat menarik bagi manajer mana pun. Oleh karena itu, praktik rapat perencanaan sangat umum dalam bisnis. Tetapi mencapai efisiensi dari rapat tidaklah mudah, penting untuk mematuhi rencana tindakan yang jelas dan mempersiapkan setiap rapat perencanaan.

Rapat perencanaan

Jadi, kami telah menentukan bahwa rapat adalah hal yang penting dan berguna, tetapi agar alat ini tidak menjadi siksaan lain yang tidak berguna bagi bawahan, pemimpin harus mendekati persiapan rapat perencanaan dengan serius. Sebelumnya, kita telah membahas tujuan rapat, tugas pemimpin, tergantung pada tujuannya, adalah menyusun rencana rapat perencanaan. Tentu, pertemuan untuk penjual dan manajer TOP akan sangat berbeda satu sama lain. Meskipun strukturnya sendiri akan kurang lebih sama.

Poin yang sangat penting dalam mengadakan rapat apa pun adalah memberikan kesempatan kepada bawahan untuk berbicara sesegera mungkin. Diinginkan dari menit pertama untuk melibatkan sebanyak mungkin peserta rapat perencanaan. Ini akan membantu mengatur tim.

Rahasia sukses rapat perencanaan

Yang paling penting! Agar pertemuan menjadi menarik, Anda harus mempersiapkannya. Keberhasilan pertemuan tergantung pada beberapa faktor penting:

1. komponen informasi. Informasi yang diberikan pada pertemuan harus bermanfaat dan menarik. Jika informasinya membosankan dan monoton, maka buatlah cara penyajian informasi yang menarik. Hapus informasi yang membosankan dan tidak berguna;
2. komponen emosional. Bahkan topik yang paling menarik pun bisa rusak karena presentasi yang salah. Ingat guru-guru Anda dari universitas, di beberapa kuliah seluruh hadirin sedang tidur, dan di lain waktu penuh.
3. Pemimpin yang memimpin rapat. Semakin berwibawa pembawa acara, semakin baik penonton melihatnya. Jika otoritas Anda tidak tinggi, kerjakan dengan cermat poin 1 dan 2.

Aturan untuk mengadakan rapat perencanaan

Karyawan yang terlambat

Seseorang selalu terlambat untuk rapat. Karyawan seperti itu membawa kehancuran besar dan Anda harus berjuang mati-matian. Saya akan memaafkan Anda hanya untuk menyetujui terlebih dahulu dengan semua anggota tim apa yang kita lakukan dengan pendatang baru. Ada beberapa contoh: orang yang terlambat membawakan kopi atau buah untuk semua orang, orang yang terlambat menceritakan lelucon, orang yang terlambat menyanyikan lagu, dll. Yang paling penting adalah semua orang tahu aturannya dan semua orang mengikutinya. Jika aturan dipikirkan dan diterima oleh tim, maka Anda akan mengurangi keterlambatan seminimal mungkin.

Waktu pertemuan yang sama

Sangat penting untuk mengikuti jadwal rapat yang ketat. Tidak ada yang lebih buruk dari pertemuan yang tidak terjadwal, itu mengganggu rencana bawahan, tidak memungkinkan mereka untuk mempersiapkan diri dengan baik. Sikap terhadap pertemuan semacam itu pada awalnya negatif, yang tidak memiliki mood kerja.

Setiap rapat harus diberitahukan sebelumnya, yang terbaik adalah tidak mengubah tanggal dan waktu rapat kecuali benar-benar diperlukan.

Jangan tunda rapat

Sangat penting untuk mengikuti waktunya, jika Anda telah menentukan bahwa rapat tidak boleh berlangsung lebih dari 30 menit, maka jagalah janji Anda. Semakin lama rapat, semakin tidak efektif. Jika Anda perlu memutuskan pertanyaan sulit dan butuh waktu lama untuk mengerjakan detailnya, kemudian buat kelompok kerja karyawan yang kompeten. Sering kebanyakan pertemuan yang akan dihabiskan untuk elaborasi masalah organisasi, dan sebagian besar pendengar umumnya keluar dari dialog.

Hanya presenter yang berbicara

Saya sering melihat gambar ketika karyawan takut pada bos mereka dan akibatnya rapat berubah menjadi monolog seorang diktator. Sebagai aturan, semua ini terjadi dalam keheningan yang mematikan, dan ketegangan terasa di udara. Gaya manajemen yang direktif tidak tepat dalam rapat, bertentangan dengan esensi acara ini. Idealnya, semua peserta harus berbicara pada pertemuan perencanaan.

Diskusi masalah pribadi

Terkadang salah satu peserta rapat perencanaan mungkin mencoba menggunakan acara ini untuk memecahkan masalah pribadi. Sebagai aturan, adalah bermanfaat bagi seorang karyawan untuk mengajukan pertanyaan di depan umum. Pendekatan ini dapat mengubah pertemuan menjadi lelucon. Oleh karena itu, perlu untuk segera menghentikan manipulasi tersebut dan mengatur waktu untuk menyelesaikan masalah pribadi.

Dampak rapat pada pekerjaan

Segala sesuatu yang Anda setujui dalam rapat harus dilakukan dan dikendalikan oleh Anda. Jika tidak ada kontrol, karyawan akan cepat beradaptasi dan berhenti mengikuti perintah Anda.

Bagaimana cara memeriksa keefektifan rapat

Efektivitas perakitan cukup mudah untuk diperiksa. Tanyakan kepada bawahan Anda apa yang terjadi pada pertemuan itu? 5 menit setelah rapat, 3 jam kemudian, dan keesokan harinya. Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut merupakan umpan balik bagi penyelenggara rapat perencanaan. Jika ada banyak informasi, buat karyawan membuat catatan. Tetapi bagaimanapun juga, setiap orang harus mencatat informasi.

worldseller.ru

"Planerka" sebagai cara untuk meningkatkan loyalitas staf perusahaan

Jika jumlah perusahaan Anda adalah dua orang atau lebih, maka komunikasi, yaitu pertukaran informasi, merupakan elemen integral dari aktivitas manajemen Anda. Bagaimanapun, informasi adalah tautan penghubung semua bagian organisasi. Gangguan komunikasi (kesalahan dalam transfer informasi, pertukaran yang tidak terstruktur dengan baik, dll.) berdasarkan level, misalnya, bos - bawahan atau departemen penjualan - departemen pembelian, selalu menyebabkan penurunan indikator kinerja. Dan di sini salah satu tugas utama Anda adalah memberi karyawan tidak hanya alat atau bahan mentah, tetapi, yang paling penting, informasi untuk kinerja kualitas tugas mereka, dan, oleh karena itu, untuk meningkatkan keuntungan bisnis Anda.

Komunikasi dalam suatu organisasi dapat memiliki sebagian besar bentuk yang berbeda dan diimplementasikan cara yang berbeda. Contoh komunikasi yang baik adalah diadakannya "peluncuran" (rapat, "rapat") dengan karyawan. Kami akan berbicara tentang apa itu rapat perencanaan, dan juga, yang paling penting, mengapa secara teratur mengumpulkan karyawan di satu tempat sebagai bagian dari serangkaian posting tentang SDM di blog kami.

Mengapa Anda membutuhkan perencana?

Rapat perencanaan dapat digambarkan sebagai rapat operasional singkat untuk membahas hasil kerja dan permasalahan yang ada. Pilihan untuk memecahkan masalah ini juga dapat didiskusikan, tetapi kemudian akan menjadi pertemuan yang lebih lama tentang masalah tertentu. Dan tujuan utama dari rapat perencanaan adalah untuk mengontrol situasi saat ini dan memantau masalah saat ini dalam pekerjaan perusahaan.

Mari kita cari tahu apa yang harus dikatakan pada rapat perencanaan dan pertanyaan apa yang Anda jawab bersama dengan karyawan Anda:

• apa yang terjadi kemarin (sehari sebelum kemarin, minggu lalu), mengapa;
• apa yang gagal dilakukan, mengapa;
• apa dan bagaimana rencana kita hari ini (besok, minggu depan), hasil apa yang kita harapkan.

Perlu juga diperhatikan peran rapat perencanaan dalam membentuk loyalitas insan perusahaan. Loyalitas karyawan, atau, dalam istilah sederhana, loyalitas kepada perusahaan, dibentuk di antara karyawan tidak hanya dan tidak begitu banyak dengan mengorbankan upah dan lainnya. kekayaan(walaupun mereka pasti memainkan peran). Kesetiaan tidak dibeli. Lalu bagaimana cara mengadakan rapat perencanaan untuk meningkatkannya? Loyalitas muncul melalui komunikasi yang dibangun dengan baik. Dengan demikian, rapat perencanaan dapat menjadi alat yang sangat baik untuk meningkatkan loyalitas ini.

Selama pertemuan perencanaan, penghalang antar departemen perusahaan dihancurkan, perpecahan berkurang. Segala sesuatu yang terjadi di perusahaan (rencana, tugas, masalah) menjadi lebih dekat dan lebih jelas bagi setiap karyawan, yang meningkatkan motivasi dan minat orang. Lagi pula, jika seorang karyawan tidak tahu (tidak mengerti) tujuan jangka panjang dan jangka pendek perusahaan, indikator kinerja pekerjaannya, tugas untuk minggu depan, ini pasti mengarah pada demotivasi dan, sebagai akibatnya, penurunan kinerja dan hilangnya pengendalian.

Di sisi lain, jika Anda tahu bagaimana melakukan rapat perencanaan dengan benar, maka karyawan memahami dengan baik apa yang terjadi di perusahaan, di setiap departemen, bersukacita atas "keberhasilan" dan pencapaian yang sama, berbagi (hanya berbagi, meskipun tidak memecahkan bersama) masalah. Melalui pengalaman seperti itulah yang bisa Anda dapatkan di rapat perencanaan, loyalitas dan semangat tim terbentuk.

"Pertemuan perencanaan" yang terorganisir dengan baik memungkinkan Anda untuk dengan cepat dan efektif merangsang staf untuk menyelesaikan tugas sehari-hari, memotivasi mereka untuk mencapai tujuan bersama. Ini adalah salah satu alat yang ideal untuk membangun semangat tim di antara karyawan - dalam hal ini, harus ditekankan bahwa sangat penting untuk mengadakan rapat perencanaan selama periode pengenalan perubahan di perusahaan. Melalui rapat perencanaan, mudah untuk menerima umpan balik dari staf dan menyesuaikan rencana inovasi.

Tanda-tanda efektivitas rapat perencanaan adalah hasilnya - sesuatu direncanakan, menerima umpan balik, diizinkan situasi kontroversial, menyebarkan atau mengumpulkan informasi baru, dll. Omong-omong, kebetulan karyawan, dan terkadang manajer menganggap "rapat perencanaan" sebagai buang-buang waktu, tetapi sebenarnya ini hanya dapat dikatakan tentang "rapat perencanaan" yang tidak efisien dan tidak terorganisir dengan baik. ”. Dalam artikel ini, Anda akan belajar bagaimana menjalankan rapat perencanaan dengan cara yang bermanfaat.

Aturan untuk mengatur pertemuan perencanaan

Pertama, waktu mulai dan berakhir harus ditentukan dan diketahui terlebih dahulu kepada semua peserta. Lebih baik tidak mengumpulkan karyawan selama lebih dari 30 menit: pekerjaan perusahaan atau departemen akan "bangun". Jika perusahaan kecil, Anda dapat menyatukan semua departemen, jika besar - hanya kepala departemen (mereka akan melakukan "rapat perencanaan" internal sendiri) - dengan satu atau lain cara, diperlukan pendekatan yang memadai untuk komposisi peserta .

Kedua, di tempat pertemuan perencanaan. Bagaimana mengadakan rapat perencanaan di departemen penjualan jika tidak ada ruang rapat terpisah? Anda dapat mengumpulkan semua orang di kantor pusat atau hanya di kantor terbesar. Ngomong-ngomong, jika tidak ada cukup ruang, lebih baik mengadakan "pertemuan perencanaan" sambil berdiri - orang tidak akan "disetel" untuk percakapan panjang: semuanya singkat dan jelas, to the point.

Selain itu, saat ini ada layanan yang memungkinkan Anda untuk mengadakan rapat dan konferensi secara online (misalnya, Skype). Ini adalah pilihan yang baik jika perusahaan Anda sangat besar atau departemennya berada di lokasi geografis yang berbeda.

Ketiga, bagaimana mengadakan rapat perencanaan di departemen penjualan dengan benar dan seberapa sering hal ini harus dilakukan? Frekuensi acara ini dapat bervariasi. Di beberapa perusahaan adalah kebiasaan untuk "berkumpul" setiap pagi, di perusahaan lain - pada hari Senin atau di awal dan akhir minggu. Itu semua tergantung pada spesifikasi perusahaan, intensitas proses bisnis, kecepatan penerimaan informasi baru dan kualitas komunikasi antar departemen.

Keempat, seperti komunikasi efektif lainnya, lebih baik memulai rapat perencanaan dengan positif dan diakhiri dengan positif. Sangat penting untuk membahas masalah, tetapi ada baiknya ketika rapat perencanaan diakhiri dengan beberapa kata inspiratif dari pimpinan, ajakan untuk bertindak (“Kami adalah tim!”).

Sebagai penutup, kami ingin menekankan bahwa rapat perencanaan, sebagai bentuk komunikasi dalam organisasi, adalah cara yang sangat baik untuk meningkatkan loyalitas karyawan Anda, untuk membuat mereka "lebih setia" kepada perusahaan. Dan karyawan yang setia pasti membawa keuntungan, sementara yang tidak setia hanya membawa rumor, spekulasi, dan ketidakpercayaan.

Pengakuan dari rekan kerja, pujian dari atasan, suasana ramah dan hangat dalam tim - ini semua adalah "rapat perencanaan yang tepat", yang membentuk keinginan yang sehat untuk "menghancurkan" pesaing untuk perusahaan Anda. Inilah yang Anda butuhkan - bergerak maju. Jadi "rencanakan" dengan bijak - kumpulkan semua orang, selesaikan masalah, dan berikan inspirasi!

Konversi tinggi untuk Anda!

Daria Khoromskaya, Kepala Departemen SDM di LPgenerator

sumber gambar Pavel Kirillov

lpgenerator.ru

mengapa dan bagaimana melakukan, pro dan kontra - SKB Kontur

Planerka adalah turunan dari rencana bahasa Inggris, sebuah lokakarya singkat yang didedikasikan untuk kemajuan rencana yang direncanakan. Menurut tipologinya, semua rapat perencanaan dapat dibagi ke dalam kategori menurut tiga kriteria - spesifik, temporal dan kuantitatif.

Menurut kriteria khusus, semua rapat perencanaan dibagi menjadi pelaporan (pertemuan singkat di mana manajer melaporkan kemajuan tugas yang relevan), diskusi (pemberian pengarahan tentang kemungkinan perubahan dalam jalur yang dipilih untuk mencapai tujuan tertentu) dan motivasi (rapat di mana tugas didistribusikan dan peran ditentukan dalam proses mengerjakan pertanyaan, tugas).

Menurut kriteria waktu, rapat perencanaan dapat berupa proses harian, mingguan, bulanan.

Menurut kriteria kuantitatif, rapat perencanaan dapat bersifat massal (untuk semua karyawan) atau tertutup (untuk kelompok inisiatif terpisah, manajer, dewan direksi perusahaan.)

Mengapa memegang perencana?

Jika Anda mengatur proses ini sebagai tradisi yang baik sebelum memulai hari kerja, itu akan membantu mendisiplinkan tim (mengurangi jumlah keterlambatan pagi), lebih jelas menguraikan tujuan dan sasaran untuk karyawan (setelah semua, seperti yang Anda tahu, rasional rencana untuk hari itu jauh lebih efektif daripada rencana untuk enam bulan) , memungkinkan untuk melihat hasil nyata bekerja lebih jelas (dalam hal pelaporan tim ke kepala dan kepala ke tim menjadi elemen wajib rapat perencanaan). Selain manfaat yang telah disebutkan, rapat pagi yang dilaksanakan dengan baik dapat memberikan energi kepada karyawan, meningkatkan produktivitas, dan mendorong kerja yang efektif sepanjang hari. Ini aspek psikologis, tentu saja, memainkan peran penting dalam membangun hubungan positif antara karyawan dan majikan, dan juga berkontribusi pada pembangunan tim.

Mengapa banyak orang menganggap perencanaan pertemuan sebagai peninggalan masa lalu?

Pertama, munculnya proses ini, kebanyakan orang merujuk pada saat-saat ketika mereka bahkan tidak mendengar tentang telepon, tetapi mereka bahkan tidak tahu apa itu Internet dan teknologi multimedia. Ternyata satu-satunya cara untuk bertemu langsung dan mendiskusikan momen penting kerja hanyalah rapat perencanaan itu. Karena kurangnya sarana komunikasi operasional, banyak pertanyaan menumpuk, dan tindakan semacam itu memakan banyak waktu (rata-rata tiga hingga empat jam). Pada kesempatan ini, salah satu yang terkenal ekonom Amerika pernah berkomentar: “Jika ada rapat perencanaan di perusahaan Anda, maka Anda berada di jalur yang benar. Tetap hanya memecat semua orang yang pergi ke sana, dan meninggalkan semua orang yang bekerja saat ini.

Kedua, sebagian besar pekerja kantor memiliki sikap negatif terhadap rapat perencanaan hanya karena sekitar 20% dari waktu dikhususkan untuk ini, dan, menurut banyak dari mereka, pidato bos berlangsung rata-rata, separuh waktu yang dialokasikan untuk proses ini.

Ketiga, jika rapat perencanaan di perusahaan diadakan setiap hari, maka segera ini pasti akan berubah menjadi semacam formalitas. Lagi pula, sebagian besar tugas itu pengusaha sukses, jangka panjang, dan laporan harian dua kalimat akan berbunyi seperti ini: "Tidak apa-apa, kami sedang mengerjakannya." Kebutuhan akan rapat perencanaan harian biasanya muncul pada saat perusahaan memulai implementasi yang baru tujuan strategis dalam waktu yang sangat singkat, atau selama krisis. Pada saat-saat seperti itu, sangat perlu untuk terus memantau situasi, untuk memantau perubahan sekecil apa pun.

Peraturan

Apa pun, bahkan rapat perencanaan terpendek pun harus memiliki aturannya sendiri. Entah bagaimana membantu untuk bekerja jauh lebih produktif. masalah mendesak untuk membuat proses lebih dinamis dan efisien. Dalam aturan kesantunan mengirimkan peraturan kepada karyawan di malam hari sehingga mereka dapat memikirkan semua masalah yang diangkat dan menghasilkan proposal yang konstruktif dan bermakna. Antara lain, perlu dipertimbangkan bahwa pada saat rapat pagi diadakan, setiap karyawan harus memiliki salinan peraturan yang ada. Penting untuk memberikan tanggung jawab kepada orang tertentu, yang akan melacak waktu (jika pembicara keluar dari batas waktu yang dijelaskan dalam peraturan, maka ini akan menunda proses mengadakan rapat dan, sebagai akibatnya, berdampak negatif pada suasana hati tim).

Untuk melakukan atau tidak untuk melakukan? Itu pertanyaannya

Rapat perencanaan tentu saja merupakan proses yang penting, setidaknya dalam konteks penetapan tujuan dan motivasi karyawan yang tepat waktu, tetapi inilah saatnya untuk melampaui pengertian biasa dari istilah ini. Mungkin tidak begitu penting untuk mengumpulkan seluruh tim setiap hari di kantor yang pengap, tetapi untuk menguasai teknologi konferensi di Skype. Penting juga untuk mempertimbangkan aspek bahwa rapat perencanaan konstruktif harus berlangsung tidak lebih dari 15-20 menit. Pelaporan kegiatan masing-masing departemen dapat diterima dan didiskusikan dengan manajer pada siang hari, dan waktu pagi hari dapat dikhususkan secara eksklusif untuk penyelarasan kekuatan, definisi tugas dan prioritas.

Bagaimanapun, setiap pengusaha memilih konsep manajemennya, namun, untuk memahami sedikit lebih hati-hati apakah pertemuan singkat diperlukan untuk tenaga kerja Anda, ada baiknya menimbang pro dan kontra:

Mendisiplinkan tim

Kemungkinan motivasi pagi karyawan;

Penetapan tujuan dan sasaran yang jelas;

Kesempatan untuk berkreasi dan mengadakan rapat perencanaan dengan gaya yang tidak biasa;

Rapat perencanaan yang berlarut-larut melelahkan dan mengurangi efisiensi karyawan;

Rapat perencanaan yang tidak terjadwal biasanya tidak efektif.

kontur.ru

Rahasia perencanaan yang efektif - Rjob.ru

Planerka - bagian utama alur kerja. Namun, keduanya bisa menjadi insentif bagi seorang karyawan, benteng dan batu loncatan, atau sama sekali menghalangi semua keinginan untuk bekerja. Bagaimana cara efektif mengadakan rapat untuk "menyalakan" bawahan? Bagaimana karyawan dapat berperilaku dalam rapat untuk memanfaatkan waktu mereka dengan baik?

Untuk apa perencana?

Selama sekitar satu tahun saya bekerja di kantor redaksi sebuah majalah tentang konstruksi dan rumah. Penerbit, yang juga pemiliknya, sangat suka merencanakan pertemuan. Kami berkumpul di kantornya setiap pagi selama satu setengah sampai dua jam dan menonton drama oleh satu aktor. Tujuan yang diumumkan dari pertemuan ini adalah untuk memberi tahu pada tahap apa hubungan dengan pengiklan sekarang. Tersembunyi - untuk menjelaskan pecundang macam apa yang berkumpul di meja ini. Saya (editor) dan desainer juga perlu hadir. Hanya akuntan yang menerima "pembebasan": dia harus terus-menerus memantau akun untuk penerimaan uang yang tidak masuk sama sekali. Karena alih-alih bekerja, kami duduk di rapat perencanaan.

Kami akan senang mendengar apa yang dipikirkan majikan kami tentang kami, dan melihat bagaimana dia dapat menjual melalui telepon, tetapi pekerjaan tetap berjalan. Faktanya adalah uang akan muncul di kantor redaksi jika manajer menjual iklan. Untuk membuat janji dengan calon pengiklan, Anda harus menghubunginya. Dan paling realistis untuk menangkap seseorang di tempat dari jam 9 hingga 10, setelah itu orang-orang bubar ke rapat perencanaan, produksi, dan rapat mereka. Secara umum, itu perlu untuk menelepon tepat pada saat kami sedang duduk di kantor direktur.

Tidak mungkin untuk memutus lingkaran setan ini. Tidak, kami mengatakan bahwa manajer perlu menelepon, dan editor serta desainer ingin kembali ke halaman majalah. Kami berkali-kali meminta untuk menjadwal ulang pertemuan di lain waktu. Namun jika berkumpul untuk kepentingan rapat, melupakan manfaat bagi perusahaan, masa-masa indah tidak akan segera datang.

1. Buat rencana:

apa tujuan utama pertemuan: untuk berbicara tentang inovasi, mendengarkan pendapat, memecahkan masalah, mengumpulkan laporan, dll.,

Pertanyaan apa yang harus didiskusikan terlebih dahulu?

apa yang bisa dilewati dan diselesaikan dalam urutan kerja jika tidak ada waktu tersisa, dll.

2. Tentukan tujuan

Rumuskan kueri dalam format hasil. Bukan "membahas masalah", tetapi "mengembangkan solusi untuk masalah".

3. Perbaiki perjanjian dan amankan tanggung jawab dengan tenggat waktu

Jika ada usulan solusi, hasil rapat akan disepakati langkah apa yang akan diambil, siapa yang akan bertanggung jawab dan dalam jangka waktu berapa.

4. Tetapkan waktu yang "nyaman"

Agar karyawan tidak keluyuran laporan, lebih terkumpul dan berpikir lebih cepat, jadwalkan rapat satu jam sebelum istirahat makan siang atau akhir hari kerja. Diperketat - lewati makan siang atau pulang nanti. Dan, tentu saja, tidak ada yang menginginkan ini.

5. Dekat dengan orang-orang

Jika Anda ingin mendapatkan kejujuran dari bawahan Anda, untuk mendengar apa yang sebenarnya mereka pikirkan tentang masalah ini, duduklah di antara mereka. Ketika Anda berada di puncak meja, Anda adalah bos dan pendapat Anda diutamakan. Saat Anda duduk di sebelah karyawan, Anda adalah rekan kerja yang siap berdiskusi dan mencari solusi bersama.

CEO LLC "Skladovka", jaringan gudang untuk penyimpanan barang individu (Penyimpanan sendiri), skladovka.ru

Pertemuan harus selalu disiapkan oleh pemimpin dalam hal masalah yang ingin Anda diskusikan. Sebelum Anda mulai, yang terbaik adalah mengirimkan agenda yang ingin Anda tanggapi atau menyelenggarakan diskusi. Rapat harus diakhiri dengan protokol, di mana keputusan yang dibuat, tenggat waktu pelaksanaan dan mereka yang bertanggung jawab dicatat.

Setiap pertemuan diadakan dengan prinsip kesinambungan, sehingga orang memahami logika pengembangan proyek dan memiliki kesempatan untuk memberikan umpan balik, melaporkan masalah yang muncul dalam proses implementasi keputusan.

Rapat di lokasi sangat berguna, dan bukan di kantor manajer. Di tempat, Anda dapat langsung melihat apa yang sebenarnya terjadi di fasilitas tersebut, apa yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Rapat kerja kepala organisasi dengan perwakilan departemen memungkinkan untuk pada akhirnya melacak apakah setiap departemen dan perusahaan secara keseluruhan bergerak menuju tujuan yang dimaksudkan atau menyimpang darinya.

Direktur Pengembangan CenterAgro

Di perusahaan kami, rapat diklasifikasikan: dewan, komite, rapat, yang pada gilirannya memiliki batas waktu dan agenda yang jelas. Hanya pertemuan situasional pada force majeure yang tidak memiliki agenda yang telah ditentukan. Selebihnya, dokumen disiapkan terlebih dahulu dan dikirim melalui pos ke pihak yang berkepentingan.

Tata tertib rapat adalah :

jangan saling mengganggu;

jangan pergi keluar;

matikan telepon;

muncul tepat waktu.

Efektivitas rapat ditingkatkan dengan menyiapkan dan pra-distribusi dokumen, jadwal rapat yang jelas untuk merencanakan waktu kerja karyawan.

Glider di kejauhan

Setiap tahun semakin banyak perusahaan yang menolak kantor dan beralih ke format jarak jauh. Bagaimana mengadakan rapat perencanaan ketika semua karyawan tinggal tidak hanya di kota yang berbeda, tetapi juga di berbagai belahan dunia?

Natalya Odegova

pendiri pusat pelatihan online 1day1step.ru

Saya pernah bekerja di sebuah perusahaan besar. Sekarang semua karyawan saya berasal dari berbagai kota dan bahkan negara, dan kami banyak berkomunikasi secara online. Pengalaman sebelumnya memungkinkan kami untuk mengambil yang terbaik dan mengubah apa yang jelas-jelas tidak efektif.

Orang-orang bekerja secara online untuk memiliki lebih banyak waktu, sehingga semua rapat menjadi jauh lebih singkat dan lebih efisien. Kami tidak mengumpulkan orang-orang yang tidak dapat mempengaruhi solusi masalah untuk pertemuan, dan karena itu kami tidak membuang waktu mereka dengan sia-sia. Rapat perencanaan singkat dan hanya untuk bisnis. Seringkali ini adalah panggilan Skype selama 5-10 menit dengan diskusi tentang masalah tertentu.

Ada indikator yang kami pantau secara teratur, tetapi kami tidak saling memanggil sama sekali, tetapi memposting data baru dalam obrolan umum dan membuat keputusan, mendiskusikan langkah-langkah baru untuk perbaikan.

Dalam hal tenggat waktu: karena kita umumnya memiliki banyak kebebasan, saya tidak pernah memeras tenggat waktu terpendek dalam proyek-proyek pembangunan, tetapi saya bertanya: “Batas waktu apa yang Anda yakini? Berapa lama Anda bisa menjawab? Pendekatan ini memungkinkan karyawan untuk secara sadar mengambil tanggung jawab dan keinginan besar dan senang mengerjakan tugas.

Dan itu sangat membantu dengan pos pemeriksaan perantara ketika saya melihat ke dalam proses dan melihat apakah segala sesuatunya bergerak ke arah yang benar.

Tinggalkan ponsel, tablet, dan gadget lainnya di kantor. Anda tidak boleh membawa mainan favorit Anda ke pertemuan dengan manajemen.

Ingatlah bahwa prinsip yang sama berlaku dalam pertemuan seperti di sekolah. Siapa yang mendengarkan dengan penuh perhatian, mengangguk dan mengajukan pertanyaan klarifikasi, bagus sekali. Dan mengapa kita harus pandai dalam bekerja? Itu benar - agar mereka mengingat kita ketika mereka membagikan hadiah.

Aturan sekolah lainnya adalah "mata ke mata". Saat dipuji, berikan pandangan terbuka kepada manajer. Curse jatuh, mulai mencari fitur yang paling menarik di atas meja atau memperhatikan pena Anda.

Rekam semuanya, semuanya. Kemudian cari tahu apa yang berguna dan apa yang bisa dibuang. Pertama, bos suka diulas. Kedua, catatan adalah lapangan terbang alternatif, jika Anda perlu bersembunyi dari tatapan mengancam. Ngomong-ngomong, di antara mutiara pemimpin, Anda dapat memperbaiki pikiran Anda.

Secara aktif mengungkapkan pendapat Anda, jika disediakan oleh format rapat. Bahkan jika Anda berbagi banalitas, Anda akan tetap terlihat lebih terhormat dengan latar belakang rekan kerja yang diam dan melihat sepatu mereka. Sekarang yang utama adalah menunjukkan siapa peserta paling aktif di sini.

Kami bahkan tidak berbicara tentang tidur, menguap, dan pandangan yang tidak ada. Anda sendiri mengerti bahwa ini tidak pantas.

Jika Anda benar-benar dikuasai oleh kebosanan, cobalah bekerja dalam pikiran Anda. Buat daftar tugas, pikirkan proyek Anda secara global. Atau hanya bermimpi.

Jangan menganggap rapat perencanaan sebagai hiburan kosong. Ini adalah bagian dari pekerjaan Anda. Dan jika bos setuju untuk membayar Anda gaji untuk menghabiskan waktu di kantornya, ini adalah haknya. Tetapi seberapa efektif Anda menghabiskan waktu ini tergantung pada Anda.

© Natalia Zhilyakova, RJob

Saat menggunakan materi dari situs rjob.ru, diperlukan indikasi penulis dan tautan aktif ke situs!

rjob.ru

Rapat perencanaan di departemen: alat yang efektif atau formalitas?

Kepala departemen adalah orang yang sangat sibuk. Indikator, peraturan, keputusan tugas yang menantang, mengatur semua orang dan segalanya untuk bergerak menuju tujuan - semuanya ada di pundaknya. Semakin tepat seperangkat alat manajemen dipilih, semakin efektif pemimpinnya. Apakah layak menghabiskan waktu untuk alat seperti rapat perencanaan dalam divisi linier?

Bahkan di perusahaan di mana rapat perencanaan adalah wajib dan diatur, manajer sering mendekati mereka secara formal - balas dendam untuk pertunjukan dan pengerjaan. Rapat perencanaan dianggap membuang-buang waktu, yang dikemukakan oleh para ahli teori. Moto mereka adalah "Praktisi perlu bekerja, bukan berkonsultasi." Pada saat yang sama, di perusahaan di mana rapat perencanaan bersifat opsional dan merupakan inisiatif pribadi, ada manajer yang, tanpa pengingat tambahan, mengumpulkan karyawan pada waktu tertentu dan berbicara dengan mereka.

Mengapa para pemimpin "aneh" ini begitu "tidak efisien" membuang-buang waktu mereka yang berharga, jika tidak ada yang mewajibkan mereka melakukannya? Saya harus mempelajari masalah ini secara mendalam di baru-baru ini. Krisis telah menuntut manajer puncak untuk menyelam lebih dalam ke dalam bisnis. Aturan main di pasar telah berubah, dan agar perusahaan tidak hanya bertahan, tetapi juga menggunakan krisis untuk memperkuat posisinya di pasar, perlu untuk menjadi lebih dekat dengan pelanggan - baik eksternal maupun internal .

Untuk respon cepat untuk mengubah dan meningkatkan tingkat kontrol atas situasi, saya, antara lain, mulai secara teratur mengikuti rapat perencanaan di departemen, dibandingkan berbagai gaya perilaku mereka. Angka-angka itu mengungkapkan: ternyata dari 12 departemen profil tunggal di mana penjualan dan penegakan kontrak dilakukan, indikator tertinggi dan paling stabil adalah di mana pertemuan perencanaan diadakan setiap minggu. Dan ini bukan kebetulan.

Tujuan pertemuan

Jika manajer menjawab pertanyaan tentang tujuan rapat perencanaan: “Karena seharusnya,” lebih baik tidak diadakan sama sekali. Acara formal apa pun "untuk pertunjukan" hanya berfungsi dalam hal negatif, mereka mengajari Anda untuk bekerja bukan untuk hasil, tetapi untuk "penampilan gerakan menuju tujuan." Nama "plannerka" menunjukkan bahwa tujuannya adalah untuk memperbarui gerakan sesuai dengan rencana yang direncanakan menuju tujuan yang ditetapkan.

Jika kita mempertimbangkan peristiwa ini dari sudut pandang siklus Deming (Plan - Do - Check - Akt), maka rapat perencanaan adalah kontrol rutin (Check) kegiatan untuk menarik kesimpulan dan, jika perlu, mengoreksi gerakan (Akt). Tetapi ada statistik untuk ini! Apakah layak mengumpulkan lebih banyak orang? Ini tentu sangat berharga, dan fungsi utama rapat perencanaan membantu kami memastikan hal ini.

Fungsi utama perencana

1) Informasi. Karyawan memiliki beberapa cara untuk mendapatkan informasi tentang situasi di perusahaan dan pasar:

• informasi resmi yang diterbitkan, yang terkadang diabaikan atau tidak sepenuhnya dipahami;
• gosip, seringkali sangat jauh dari kebenaran, tetapi didiskusikan dengan senang hati di kantin dan ruang merokok;
• informasi tangan pertama, dengan penjelasan dan penekanan pada poin penting, yang diberikan pemimpin pada rapat perencanaan, memperhatikan dengan seksama untuk mengatasi keberatan dan mengurangi efektivitas dari mulut ke mulut.

Dan wajib menginformasikan karyawan tentang pergerakan departemen di sepanjang jalur yang dituju.

2) Kontrol. Selain sosok yang garing dan pantang menyerah, kemampuan mengontrol suasana dalam tim, memperjelas alasan keberhasilan atau penurunan performa. Berdasarkan hasil rapat perencanaan, sering ditemukan kegagalan dalam rantai interaksi di dalam unit dan di perusahaan, dan manajer segera mengambil tindakan untuk menghilangkannya.

3) Motivasi. Karyawan membutuhkan perhatian. Ingat efek Hawthorne yang terkenal dalam manajemen - produktivitas tenaga kerja meningkat dari kenyataan bahwa perhatian diberikan pada aktivitas karyawan. Planerka salah satunya cara yang lebih baik secara teratur mengingatkan karyawan bahwa mereka penting dan pekerjaan mereka diberi perhatian yang cukup.

Salah satu karyawan di departemen memiliki terobosan, lepas landas - alasan yang baik untuk mengakui prestasi dan, jika perlu, mendukung semangat kompetitif di departemen. Namun, selain angka, Anda perlu melihat mata karyawan Anda. Manajer perlu mendengarkan karyawan mereka dengan cermat. Perilaku karyawan telah berubah, sekering telah menghilang - alasan bagi manajer untuk memasukkan percakapan individu ke dalam rencana mingguan.

4) Pendidikan. Dalam fungsi ini, rapat perencanaan merupakan alat yang sangat diperlukan untuk menyederhanakan pekerjaan manajerial manajer yang sulit. Selama seminggu, sebuah kasus kerja, indikasi untuk semua orang, terjadi - kepala menuliskannya dan mengumumkannya pada pertemuan perencanaan. Jadi, kebutuhan yang menjengkelkan untuk mengulangi hal yang sama orang yang berbeda berkali-kali tertinggal di masa lalu, dan kami secara teratur dan sadar "mempertajam" alat kerja kami.

5) Organisasi. Merupakan praktik yang baik untuk mengundang perwakilan departemen terkait ke pertemuan, terutama pada saat-saat inovasi. Kesempatan untuk membangun atau menyesuaikan interaksi, menghilangkan konflik, bertukar pengalaman.

6) Disiplin. Motivasi, sebagai alat manajemen, memiliki satu kelemahan yang sangat signifikan: tindakannya berumur pendek. Hanya sedikit orang yang mampu memotivasi diri sendiri, dan orang-orang dengan kemampuan inilah yang paling sering menjadi pemimpin.

Disiplin, ritual dan aturan rutin, termasuk rapat perencanaan, dirancang untuk membantu memotivasi karyawan. Planerka adalah sebuah peristiwa. Karyawan mulai terbiasa dengan kenyataan bahwa mereka tidak hanya membutuhkan pelaporan dalam jumlah, tetapi juga kesediaan untuk membenarkan indikator mereka. Pertanyaan disiapkan untuk rapat perencanaan, karyawan mengumpulkan dan mentransfer kasus ke kepala, yang menurut pendapat mereka harus ditunjukkan ke seluruh departemen. Ibarat acara makan malam keluarga di hari Jumat, rapat perencanaan menjadi kebiasaan tindakan disiplin sesuai aturan, ketika semua orang harus menunda urusannya, pastikan hadir di tempat kerja, akhirnya saling bertatap muka. Ini sangat penting.

Seberapa sering mengadakan rapat

Saya percaya bahwa pengarahan tim harian hanya cocok untuk pendatang baru yang membutuhkan gaya manajemen mentoring dan mendukung setiap langkah. Untuk tim yang sudah mapan, rapat perencanaan harus dilakukan setiap minggu. Hal utama adalah bahwa mereka dilakukan pada hari yang sama, pada waktu yang sama, dan kira-kira bertepatan dalam durasi dan urutan tindakan, yang akan memungkinkan mempertahankan fungsi pendisiplinan.

Contoh skenario yang mungkin pertemuan perencanaan:

• Kepala melakukan Pengumuman Pada akhirnya, karyawan dapat mengajukan pertanyaan klarifikasi.
• Manajer mengumumkan indikator yang direncanakan dan mengajukan pertanyaan kepada karyawan tentang indikator tersebut. Mengatur janji temu individu sesuai kebutuhan.
• Pemimpin berbicara tentang studi kasus minggu ini atau memperkenalkan karyawan yang diundang.
• Manajer mengklarifikasi apakah ada masalah pekerjaan mendesak yang penting bagi seluruh departemen dan memerlukan diskusi pada rapat perencanaan. Mengevaluasi masalah, memutuskan apa yang harus segera didiskusikan, apa yang memerlukan keputusan tertunda.
• Pemimpin berbicara tentang rencana untuk minggu ini - peristiwa penting, rapat dan melengkapi rapat perencanaan.

Biaya waktu

Untuk waktu yang lama, kami menghabiskan waktu - ini adalah alasan utama mengapa para pemimpin menolak untuk mengadakan pertemuan perencanaan. Ini mengarah pada penolakan total terhadap alat ini, atau semuanya bermuara pada monolog singkat pemimpin tanpa umpan balik dari bawahan. Hanya fungsi informasi dan sedikit disiplin yang dipertahankan.

Ini sebenarnya masalah: mengelola "secara manusiawi" lebih mudah daripada bekerja dengan kelompok. Mengelola dinamika kelompok adalah seni menjadi pemimpin yang baik. Tujuannya adalah untuk mengadakan rapat perencanaan secara singkat dan jelas, dan pada saat yang sama mendapatkan umpan balik dari karyawan, yang akan membantu, jika perlu, memperbaiki gerakan. Durasi optimal hingga 20-45 menit. Saat inilah sejak masa kanak-kanak yang diletakkan di dalam diri kita sebagai periode konsentrasi.

Kekuatan seorang pemimpin adalah dia menetapkan aturan. Untuk mencegah rapat perencanaan melebar, perlu untuk membuat “kontrak untuk rapat perencanaan” dengan karyawan. Sebagai contoh:

• Kami hanya membahas masalah umum, kami mengambil yang khusus untuk solusi individu.
• Kami pendek dan to the point.
• Kami tidak terganggu oleh masalah pekerjaan, kami menempatkan telepon ke mode getar.
• Dengan menyatakan masalah, kami menawarkan solusi.
• Masalah non-kerja dibahas selama jam non-kerja.

Serangkaian aturan dapat bervariasi tergantung pada situasinya. Hal utama adalah bahwa pemimpin mengelola peraturan dan tidak menyelidiki masalah sendiri. Tujuan rapat perencanaan adalah untuk mengidentifikasi, dan keputusan dapat diambil kemudian, dengan hati-hati menimbang dan mempelajari semua detail saat departemen bekerja. Hal utama adalah menunjukkan kepada karyawan bahwa masalah yang disebutkan sedang diselesaikan. Terkadang ada situasi di mana rapat perencanaan melampaui waktu yang ditentukan, intensitas dalam tim terlihat jelas. Maka Anda perlu mengatur pertemuan tambahan, seringkali setelah jam kerja. Ini adalah keterampilan seorang manajer - untuk mencegah situasi memanas, untuk mengidentifikasi penanda yang menunjukkan aspek negatif dalam tim.

Tentu saja, perlu waktu untuk mengimplementasikan alat perencanaan di departemen. Terkadang Anda harus melakukan lebih dari satu acara sebelum alat tersebut menjadi benar-benar efektif. Ketika seorang manajer menjadi terbuka terhadap umpan balik, dia akan terkejut mendengar banyak hal yang tidak terucapkan yang telah lama ingin dikatakan oleh karyawan, tetapi tidak pernah memiliki kesempatan. Dan kemudian dia bertanya! Anda harus memikirkan peran bawahan Anda dan penggunaannya dalam dinamika kelompok, bekerja dengan keberatan, dan berdebat di tingkat tertinggi. Banyak pemimpin tidak melakukan cara ini - menjadi, dan masuk ke manajemen individu, yang jauh lebih padat karya dan kurang efektif, ketika hanya ada dua langkah menuju sukses.

Manajer yang menguasai alat ini dengan baik menggunakannya di departemen mereka dengan sukses besar, karena mereka mampu mengevaluasi keefektifannya. Rapat perencanaan bukanlah peninggalan masa lalu dan bukan formalitas, tetapi salah satu alat paling modern dan efektif yang membantu dalam memecahkan tugas yang paling sulit untuk dikelola - pencapaian tujuan unit. Dan justru dari tujuan inilah kesuksesan seluruh perusahaan terbentuk.

www.e-executive.ru

Bagaimana cara menyampaikan informasi secara efektif kepada tim?

Sebagian orang memandang rapat perencanaan sebagai rapat jangka pendek untuk memprioritaskan pekerjaan dan tugas yang sebenarnya orang lain sebagai buang-buang waktu. Apakah masuk akal untuk mengadakan pertemuan seperti itu, atau hanya pendapat pemimpin yang cukup? Mari kita coba mencari tahu bersama.

TOP 5 artikel paling penting untuk pedagang:

Mengapa pemimpin perencana?

Perencanaan (dari kata Bahasa Inggris plan) - pertemuan dengan sedikit waktu, tetapi signifikan untuk keberhasilan strategi yang dipilih, yang didedikasikan untuk mempertimbangkan masalah kerja saat ini.

Mengapa Anda membutuhkan perencana:

• Mengadakan rapat mini semacam itu membantu mengevaluasi hasil pekerjaan yang dilakukan selangkah demi selangkah dan berfungsi sebagai jaminan penyelesaian tepat waktu dari semua masalah saat ini. Mereka tidak digunakan untuk pencarian global untuk solusi. Pertemuan terpisah, tidak dibatasi waktu, dikhususkan untuk ini. Tugas utama rapat perencanaan adalah untuk segera membahas situasi saat ini, memantau masalah saat ini dan solusinya.
• Partisipasi harian dalam diskusi tentang strategi perusahaan dan ekspresi pendapat tentang peningkatannya membentuk pengabdian staf kepada perusahaan, merangsang loyalitas dan efisiensi karyawan tidak lebih buruk daripada manfaat materi. Komunikasi yang dibangun dengan baik adalah dasar motivasi karyawan yang sukses untuk kerjasama yang saling menguntungkan berdasarkan loyalitas dan rasa hormat.
• Diskusi aktif di pagi hari pada pertemuan perencanaan tentang isu-isu terkini menghapus batas-batas departemen perusahaan, membuat tim lebih bersatu. Setiap karyawan merasa bagian penting dalam pelaksanaan rencana, penyelesaian tugas atau masalah yang bermasalah. Ketertarikan staf merangsang partisipasinya dalam keberhasilan kegiatan perusahaan. Kurangnya pemahaman tentang tujuan dan sasaran yang jelas sangat penting, ketidaktransparan rencana jangka panjang dan prospek jangka pendek menurunkan motivasi karyawan, mengurangi pengelolaan dan indikator kinerja.
• Sangat penting bahwa manajer yang melakukan rapat perencanaan memiliki kemampuan untuk menyampaikan informasi dengan benar kepada karyawan tentang kegiatan saat ini dan kesulitan masing-masing departemen dan perusahaan secara keseluruhan. Itu menyatukan, menyatukan kesuksesan dan masalah. Rasa pentingnya setiap karyawan dalam mencapai tujuan bersama, ditekankan pada pertemuan, yang membentuk dan memelihara loyalitas dan semangat tim dalam tim.
• Pendekatan profesional rapat perencanaan memastikan keberhasilannya, yang merupakan insentif yang sangat baik bagi karyawan dalam memecahkan masalah sehari-hari, memotivasi keinginan untuk mencapai hasil. Mempertimbangkan bahwa diskusi semacam itu memberikan kesempatan untuk menerima semua informasi yang diperlukan dari staf secara tepat waktu, sulit untuk melebih-lebihkan pentingnya rapat mini semacam itu selama periode inovasi di perusahaan. Respon cepat dan penghapusan kesalahan memungkinkan manajemen untuk menghindari situasi berisiko dan menjamin keberhasilan strategi yang dipilih.

Tanda-tanda efektivitas rapat perencanaan adalah hasil positifnya. Menyelesaikan masalah, perencanaan jangka pendek, menerima atau menyebarkan informasi baru, menanggapi umpan balik - segala sesuatu yang secara konstruktif memengaruhi alur kerja. Jika mengadakan rapat perencanaan dianggap membuang-buang waktu dan tidak bertele-tele, maka ini adalah kesalahan langsung dari manajemen, yang tidak dapat mengatur dengan jelas baik rapat maupun pekerjaan secara keseluruhan. Artikel ini akan mengajarkan Anda bagaimana melakukan pertemuan yang produktif dengan karyawan. Setelah memahami aturan dasar rapat perencanaan, Anda akan dapat menerima dan menganalisis informasi operasional selama rapat singkat, menarik kesimpulan tepat waktu, dan menyiapkan staf Anda untuk kesuksesan bersama.

Apa fungsi rapat pagi?

1. Informasi.

Untuk tarif situasi nyata urusan dalam perusahaan, daya saing dan keberhasilannya, karyawan dapat menggunakan beberapa sumber informasi:

• MEDIA. Berbagai publikasi tentang perusahaan, cukup tidak teratur dan sering ketinggalan zaman. Informasi umum dan tidak spesifik.
• Percakapan ruang belakang. Paling sering gosip yang tidak memberikan informasi yang dapat dipercaya.
• Mengadakan pertemuan perencanaan secara teratur, di mana pemimpin tidak hanya mengungkapkan pendapatnya dan menggambarkan situasi secara langsung, dengan fokus terutama pada momen penting, tetapi juga memberi karyawan kesempatan untuk mengemukakan masalah topikal, proposal konstruktif untuk diskusi, dan bersama-sama menganalisis stabilitas situasi di perusahaan dan di masing-masing departemennya.

2. Kontrol.

Selain memantau indikator digital keberhasilan kerja, rapat perencanaan membantu manajemen melihat gambaran nyata hubungan dalam tim, menilai dampak iklim mikro terhadap pertumbuhan atau penurunan indeks. Berkat pertemuan ini, Anda dapat mengelola semua bagian alur kerja, menemukan kelemahan, dan menghilangkan kekurangan secara tepat waktu.

3. Motivasi.

Manajemen perusahaan tidak selalu memiliki kesempatan untuk memperhatikan setiap karyawan dan pekerjaan yang dilakukan olehnya. Salah satu aspek positif dari mengadakan rapat perencanaan adalah pengakuan universal atas pencapaian orang terkemuka dan dorongannya, yang mengembangkan semangat kompetitif dalam tim. Jika tidak, saat ditandai perubahan negatif, percakapan individu yang tepat waktu akan relevan, yang bertujuan untuk mengklarifikasi masalah karyawan, alasan terjadinya dan memberikan bantuan yang diperlukan. Penting bagi setiap orang untuk menyadari bahwa pekerjaannya patut diapresiasi, bahwa ia menarik sebagai seorang profesional, dan melibatkannya dalam membahas urusan perusahaan hanya akan meningkatkan keterampilannya.

4. Pendidikan.

Pertemuan juga bertindak sebagai elemen pembelajaran kontrol. Demonstrasi kasus yang berhasil kepada seluruh tim sekaligus, diskusi umum tentang perincian membebaskan manajer dari kebutuhan untuk mempersiapkan setiap karyawan secara terpisah, menghemat waktu dan mempertajam alat kerja staf.

5. Organisasi.

Risalah rapat perencanaan memungkinkan adanya undangan untuk berdiskusi dengan rekan-rekan dari departemen terkait. Ini memiliki alasan terbesar dalam hal inovasi. Penyesuaian interaksi yang tepat waktu, pertukaran pengalaman dan diskusi terperinci menghilangkan konflik, membangun hubungan yang saling menguntungkan dalam tim.

6. Disiplin.

Tanpa partisipasi manajemen yang tepat, disiplin dan ketertiban dalam perusahaan tidak mungkin akan optimal. Persiapan yang sistematis melaporkan tugas yang diselesaikan secara kualitatif dan kuantitatif, mengidentifikasi masalah dalam alur kerja, menyusun masalah topikal, pencarian jawaban - segala sesuatu yang secara teratur disiapkan untuk pertemuan perencanaan - mendisiplinkan orang, mengatur mereka dan merangsang kerja sama di antara mereka sendiri. Ada tuas kendali lain, tetapi motivasi material bersifat jangka pendek, dan tidak semua orang mampu memotivasi diri sendiri. Penting bagi tim untuk berkumpul, mendiskusikan rencana kerja yang akan datang, memahami tugas mereka dan memilih strategi yang tepat.

Dalam bentuk apa rapat perencanaan harian dapat diadakan?

nomor 1. Kesimpulannya, pertemuan informasi.

Pertemuan yang diadakan untuk mendapatkan informasi terbaru tentang jalannya proses kerja dalam konteks divisi dan departemen, tentang kegiatan saat ini dan yang direncanakan, masalah dan masalah yang muncul - inilah yang disebut pertemuan perencanaan informasi. Pertemuan semacam itu tidak memerlukan pertemuan harian. Cukup sekali di awal minggu selama setengah jam untuk mengumpulkan kepala semua departemen perusahaan untuk menguraikan rencana kerja selama lima hari kerja ke depan. Pertemuan informasi sangat penting bagi kepala perusahaan yang cukup besar yang memiliki setidaknya empat departemen di bawah kendali mereka.

2. Rapat perencanaan - pembagian tugas saat ini.

Rapat format ini diadakan setiap hari di pagi hari. Tujuannya adalah agar karyawan menerima tugas untuk hari itu. Pemimpin tidak boleh menghabiskan banyak waktu - memberikan instruksi kepada semua orang, merumuskan tujuan akhir, memberikan instruksi singkat.

Nomor 3. Perencana untuk membahas masalah ini.

Dalam pekerjaan perusahaan, ada situasi, tugas, dan masalah yang membutuhkan banyak waktu untuk dibahas. Dalam hal ini, pertanyaan disiapkan dan disuarakan kepada rekan kerja terlebih dahulu, waktu diberikan untuk menyiapkan informasi yang diperlukan. Pada saat yang sama, Anda menentukan batas waktu untuk berbicara, dan seorang sekretaris ditunjuk. Pertemuan ini biasanya berlangsung hingga dua jam. Juga harus diperkirakan bahwa diskusi mungkin berlarut-larut dan istirahat akan diumumkan selama 10-15 menit, yang berarti bahwa teh dan permen mungkin diperlukan. Hasil rapat perencanaan semacam itu biasanya dikirim ke semua pesertanya melalui sistem manajemen dokumen perusahaan.

4. Perencana kreatif.

Rapat perencanaan kreatif diadakan dengan jumlah yang tidak mencukupi atau absen total ide sendiri. Pertemuan semacam itu dipentaskan sesuai dengan prinsip brainstorming, ketika semua peserta mengungkapkan pemikiran yang muncul di kepala mereka tentang suatu topik, bahkan yang paling konyol, dan yang paling menarik dan relevan dipilih dari mereka. Untuk pertemuan seperti itu, metode kreatif lain untuk mencari ide akan dilakukan.

Nomor 5. Perencanaan pertemuan sebagai cara untuk menyelesaikan situasi konflik dalam tim.

Dalam tim mana pun, kehadiran konflik eksplisit dan tersembunyi tidak dapat dihindari. Sering satu-satunya jalan keluar Dari situasi kritis yang tercipta akan terjadi diskusi langsung antar karyawan. Diskusi masalah yang bebas dan terbuka mengurangi signifikansinya, kesempatan untuk mengekspresikan posisi seseorang tanpa tuduhan dan penghinaan yang tidak perlu mengubah energi konflik destruktif di energi positif penciptaan. Kesalahpahaman yang mengakar di antara rekan kerja dapat diselesaikan secara kompeten dengan menghubungi spesialis SDM, psikolog organisasi, atau bahkan manajemen senior. Untuk diskusi, dipilih topik yang netral bagi para penentang rapat perencanaan. Peringatkan peserta bahwa rapat adalah tentang penyelesaian situasi konflik, tidak perlu. Orang-orang harus merasa akrab, bebas mengungkapkan sudut pandang mereka dan tidak mengerti bahwa percakapan mereka dipantau dan diarahkan dengan hati-hati ke arah yang konstruktif oleh pemimpin. Hasil analisis observasi, hasil dan kesimpulannya harus disampaikan kepada setiap peserta konflik.

Contoh rencana pertemuan

Mari kita asumsikan bahwa rapat perencanaan informasi, yang berlangsung sekitar setengah jam, diadakan seminggu sekali, pada hari Senin. Jadi, aturan rapat:

1. Informasi pengenalan pimpinan perusahaan. Jawaban atas pertanyaan klarifikasi dari karyawan.

2. Pembahasan indikator yang direncanakan, tingkat pencapaiannya pada tahap ini. Pertanyaan dari manajer kepada rekan kerja, dalam beberapa kasus - penunjukan pertemuan individu.

3. Demonstrasi kasus demonstrasi sebagai contoh pekerjaan atau presentasi pada pertemuan karyawan yang diundang.

4. Identifikasi masalah-masalah yang sangat mendesak yang memerlukan solusi dan diskusi segera dalam rapat perencanaan. Analisis pertanyaan dan pencarian jawaban.

5. Menginformasikan kepada peserta rapat tentang rencana kegiatan selama lima hari kerja ke depan, ulasan singkat Acara Mendatang, pertemuan, pencapaian, dan kemungkinan kesulitan. Setelah itu, pemimpin mengakhiri rapat perencanaan.

Mengapa Anda membutuhkan peraturan perencanaan?

Agar pertemuan berhasil, itu harus diatur. Urutan yang jelas dari urutan dan waktu pidato dan diskusi mengoptimalkan kerja audiens, mengkonkretkannya dan membuatnya lebih produktif. Pertanyaan pada rapat perencanaan dapat bervariasi, oleh karena itu, agar tidak menunda proses, praktek umum pengiriman materi kepada peserta pertemuan pagi terlebih dahulu dipertimbangkan. Karyawan diberi waktu untuk memikirkan topik, menyiapkan informasi, tanggapan atau proposal yang berarti, serta mempelajari aturan rapat perencanaan masa depan. Mungkin dia akan memiliki pertanyaan untuk peserta lain. Penting untuk menunjuk seseorang yang, selama rapat perencanaan, memantau kepatuhan terhadap batas waktu yang diberikan untuk setiap item dari rencana rapat mini. Menyeret pidato atau diskusi, mengulangi hal yang sama, argumen panjang tentang satu masalah membawa negatif, mengurangi perhatian setidaknya topik penting yang merusak suasana kerja seluruh tim.

Saat menyusun peraturan untuk rapat perencanaan masa depan, pemimpin harus mengandalkan poin-poin berikut:

1. Harus ada tujuan khusus dari rapat perencanaan, komposisi peserta yang diketahui.

2. Agenda harus mencakup informasi tentang topik rapat, tugasnya, masalah yang diusulkan untuk dipertimbangkan.

3. Wajib kehadiran ketua, sekretaris, menjaga protokol, dan peserta bertanggung jawab menyiapkan jawaban atas pertanyaan rapat perencanaan.

4. Peserta rapat harus diberitahukan terlebih dahulu tentang tanggal, waktu, tempat dan agenda rapat perencanaan.

5. Sekretaris menyimpan risalah rapat, di mana ia memasukkan instruksi yang dikeluarkan dan keputusan yang diambil.

6. Protokol tersebut disepakati, disetujui oleh ketua dan dikirimkan kepada seluruh peserta rapat dan pelaksana tugas.

7. Kontrol atas pelaksanaan instruksi dilakukan oleh orang yang bertanggung jawab. Kepatuhan terhadap tenggat waktu dan kualitas kinerja dipantau dengan jelas.

8. Risalah rapat perencanaan disimpan untuk analisis dan digunakan dalam mencari solusi pertanyaan serupa.

Bagaimana mengatur pertemuan

• Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh penyelenggara rapat perencanaan adalah pernyataan yang jelas tentang pertanyaan dan definisi tujuan rapat. Manajer perlu memikirkan terlebih dahulu informasi apa yang akan diperlukan untuk menyelesaikan masalah pekerjaan, siapa yang dapat menyediakannya, apa hasil positif dari pertemuan tersebut, spesialis mana yang harus membiasakan diri dengan masalah yang diangkat sebelumnya. Organisasi rapat perencanaan yang tepat akan meningkatkan efektivitasnya, membuang percakapan yang tidak perlu, memusatkan perhatian para undangan pada topik tertentu.
• Kedua, komposisi peserta. Manajer, mengetahui jenis informasi apa yang dia minati, harus menentukan spesialis, manajer, atau karyawan mana yang memilikinya dan dapat memberikan jawaban atas pertanyaan yang diajukan.
• Yang ketiga adalah klarifikasi tempat. Untuk mendapatkan hasil yang serius, perlu agar pihak luar tidak ikut campur dalam diskusi. Ruang pertemuan harus terpisah, tidak dapat dilewati dan cukup besar untuk menampung semua peserta.
• Keempat, menentukan waktu mulai rapat. oleh sebagian besar pilihan terbaik akan ada pilihan hari dan waktu reguler untuk rapat perencanaan. Namun, jika perlu, pertemuan semacam itu dapat diadakan kapan saja dengan nyaman bagi semua pesertanya, terutama yang paling penting. Waktu dinegosiasikan sebelumnya, beberapa jam atau bahkan berhari-hari sebelumnya.
• Kelima - menyusun peraturan. Rapat perencanaan harus dimulai dan diakhiri pada waktu yang telah ditentukan. Informasi harus disajikan sejelas dan sejelas mungkin. Untuk itu diatur urutan soal dan waktu laporan masing-masing peserta. Misalnya, pertunjukan diberikan tidak lebih dari 7 menit.
• Keenam - perhatikan semua detail yang diperlukan. Pena, kertas, air, proyektor, layar, laptop, printer, dll. Semuanya harus disiapkan terlebih dahulu dan tidak menyita waktu pada rapat perencanaan. Lebih baik untuk memeriksa teknik lebih lanjut.
• Ketujuh, penunjukan sekretaris rapat perencanaan untuk membenahi proses, hasil pembahasan dan penyusunan tata tertib rapat perencanaan.

Pertanyaan apa yang harus didiskusikan pada rapat perencanaan?

Tugas utama rapat perencanaan adalah menyusun mini-strategi dan rencana untuk setiap hari kerja. Tugas kedua adalah penilaian hari sebelumnya, laporan, analisis masalah yang diidentifikasi dan bantuan dalam solusinya. Anda dapat membuat tabel di mana karyawan akan memasukkan instruksi yang diterima, tujuan dan tanda pada implementasinya. Lebih baik membuka akses ke semua karyawan departemen dan kepalanya.

Misalnya, tugas dan tujuan bersyarat dapat dibagi lagi:

1. untuk klien pada hari tertentu;
2. pada pembayaran untuk hari tertentu;
3. pada piutang dan pekerjaan yang dilakukan di atasnya.

Tugas ketiga adalah tipikal untuk rapat perencanaan tematik. Di sini penting untuk mendedikasikan waktu pertemuan maksimum topik yang diberikan atau mendiskusikan masalah yang telah ditentukan.

Bagaimana melakukan rapat perencanaan secara kreatif, menghilangkan kebosanan

1. Tidak ada yang memiliki efek menguntungkan pada suasana kerja seperti perubahan pemandangan. Untuk membuat rapat perencanaan menjadi kreatif, lebih baik memilih tempat yang tidak terduga untuk itu. Ini bisa berupa jalan, kafe, atau hanya ruang yang nyaman dalam jarak berjalan kaki dari kantor.
2. Waktu acara juga harus tidak biasa. Setengah jam sebelum istirahat atau akhir pekerjaan, saat istirahat makan siang atau di tengah hari kerja.
3. Pendekatan kreatif dapat diekspresikan dalam pemilihan materi yang tidak biasa atau penerbitannya tidak untuk setiap peserta, tetapi hanya untuk beberapa.
4. Mematikan telepon selama rapat perencanaan merupakan prasyarat untuk fokus pada penyelesaian tugas. Anda dapat menggabungkannya, menekankan kohesi tim.
5. Organisasi rapat perencanaan juga akan menjadi kreatif bukan di ruang rapat, tetapi dalam mode panggilan konferensi atau melalui Skype.

Pilihan metode pelaksanaan harus ditentukan oleh tujuan pertemuan. Tidak ada gunanya memecahkan masalah global pada pertemuan perencanaan yang disiapkan dalam bentuk permainan. Ini lebih seperti lelucon dan buang-buang waktu. Diskusi masalah organisasi, pertunjukan amatir yang kompetitif, acara perusahaan, insentif, dll. - di sini topik yang cocok untuk sesi perencanaan kreatif yang mengungkapkan potensi karyawan.

Seperti rapat lainnya, rapat mini kreatif diakhiri dengan kata-kata terima kasih atas partisipasi ketua. Dia dapat membuat catatan tentang kesimpulan, tujuan lebih lanjut dan solusi efektif untuk masalah kerja yang ditemukan dalam rapat.

Pendapat ahli

Visualisasi di papan tulis - sarana yang efektif untuk menyampaikan informasi

Alexander Vinogradov,

pendiri dan CEO startup Revenga, Moskow

Saya tidak ragu bahwa menampilkan kalimat di papan tulis sangat bermanfaat. Peserta diskusi jauh lebih aktif dalam mengemukakan pendapat, menawarkan berbagai pilihan. Di kantor saya sebelumnya, ada sekitar delapan dewan seperti itu. Kami menggantungnya di setiap departemen dan di ruang bersama untuk rapat. Ada kasus ketika dinding yang dicat khusus menggantikan papan, memungkinkan Anda untuk menulis dengan spidol biasa dan menghapusnya dengan spons. Namun, catnya tidak berkualitas sangat tinggi, dengan cepat rusak, dan kami kembali ke papan negosiasi format biasa.

Mendiskusikan masalah apa pun dengan spidol atau kapur dan papan tulis sangat efektif. Semua orang melihat sudut pandang Anda, memahaminya, setuju, dan jika tidak, maka tulislah pendapat Anda sendiri. Akibatnya, upaya bersama dengan mudah menyelesaikan masalah apa pun.

Papan nyaman tidak hanya untuk merencanakan pertemuan, Anda dapat menempatkan catatan penting, pengingat di atasnya, skema apa pun terlihat lebih jelas, Anda dapat menuliskan langkah demi langkah dan segera mendiskusikan prosesnya, menghasilkan produk baru. Merekam pikiran menghilangkan penutup mata mereka, memungkinkan Anda untuk tidak melewatkan satu detail pun, terutama jika prosesnya berlangsung lebih dari satu hari. Dengan contoh saya, saya ingin meyakinkan rekan-rekan saya dan pendatang baru bahwa tidak perlu menganggap kehadiran dewan sebagai paksaan untuk mengungkapkan pikiran seseorang secara terbuka. Papan adalah atribut yang tak terpisahkan dari pekerjaan yang sukses. Anda terbiasa menggunakan email, Skype, dan di sini - menyadari kenyamanan dan manfaat berdiskusi di papan tulis, pastikan untuk meletakkannya di kantor Anda.

Praktek bertahun-tahun telah menegaskan pendapat saya bahwa semua perselisihan, keputusan yang salah dan masalah selalu merupakan hasil dari keengganan atau ketidakmampuan untuk mendengarkan pendapat orang lain. Dalam kasus seperti itu, saya belajar memberi spidol di tangan saya dan meminta saya untuk menulis atau menggambar apa yang mereka coba sampaikan kepada saya. Saya menggambar atau menulis dari atas, seperti yang saya lihat. Dengan membandingkan gambar, kita melihat masalah lebih jelas, dan memahami masalah adalah setengah dari solusi.

Tampilan baru dalam mengadakan rapat perencanaan: rapat "berjalan" dan atas isyarat Elvis Presley

Kebanyakan orang di kata "rapat" membayangkan ruangan yang tidak nyaman, santai mendengarkan laporan yang panjang dan berlarut-larut, diskusi tanpa hasil dan tidak selalu jelas tentang beberapa masalah. Lingkungan seperti itu tidak memungkinkan staf untuk berkonsentrasi, menilai situasi secara realistis dan mengungkapkan pendapat yang bermanfaat, dan pemimpin dipaksa untuk terus-menerus menarik perhatian hadirin dan mengingatkan tema rapat perencanaan.

Ciri pemimpin yang sukses adalah kemampuan untuk mengatur dan melakukan rapat karyawan yang paling efektif. Peraturan-peraturan yang disusunnya dengan jelas menentukan topik pertemuan, tidak memberikan kesempatan untuk menjauh atau beralih ke yang lain. Pertanyaan spesifik membutuhkan solusi spesifik.

Untuk sampai pada proposal yang konstruktif, tidak perlu duduk di kursi. Waktu aktif membuat pertemuan perencanaan semakin populer, paling sering diadakan di perusahaan teknologi tinggi, di mana pendekatan inovatif untuk memecahkan masalah apa pun dengan cepat diambil. Pertemuan semacam itu "dengan berjalan kaki" memungkinkan manajer puncak menghindari negosiasi yang berlarut-larut dengan audiens yang besar, mungkin bahkan tidak termasuk dalam proses yang sedang dipertimbangkan, tetapi mengungkapkan pendapat kosong.

Sebagai contoh, manajemen Atomic Object, sebuah perusahaan pengembangan perangkat lunak, memulai setiap pagi dengan pertemuan stand-up. Kehadiran wajib, menjaga diskusi saat-saat tidak bekerja seminimal mungkin, pertanyaan yang jelas dan jawaban yang sama membuat pertemuan ini seproduktif mungkin. Secara praktis terbukti bahwa durasi pertemuan semacam itu "berdiri" tidak lebih dari tujuh menit, staf menerima tugas dan segera pergi untuk melaksanakannya. Format seperti itu tidak memungkinkan Anda untuk bersantai, sebaliknya, itu memobilisasi dan membuat Anda dalam suasana hati yang bekerja.

The Wall Street Journal mengklaim bahwa pertemuan cepat seperti itu biasa terjadi selama Perang Dunia Pertama, ketika penundaan dalam membuat keputusan seperti kematian. Bisnis kemudian mengadopsi praktik ini untuk pertukaran cepat atau klarifikasi informasi dan penetapan tujuan jangka pendek.

Sains juga menjadi tertarik pada inovasi. Penelitian oleh Alain Bludorn, seorang ilmuwan Amerika, perwakilan dari University of Missouri, yang dilakukan pada tahun 1998, menunjukkan bahwa rapat berdiri memakan waktu sepertiga lebih sedikit, dan hasilnya tidak lebih buruk daripada rapat yang diadakan di aula dalam format biasa.

Pada tahun 2011, VersionOne melakukan survei terhadap lebih dari 6.000 karyawan di berbagai perusahaan teknologi. 78% dari mereka mengkonfirmasi adanya pertemuan singkat harian.

Rapat perencanaan inovatif, yang diadakan sambil berdiri, bukan satu-satunya trik yang digunakan pengusaha Barat untuk mengoptimalkan kerja dengan staf.

Salah satu trik terkenal dari Facebook Mark Tonkelowitz adalah mengatur pertemuan singkat 15 menit sebelum istirahat. Dia berpendapat bahwa pendekatan ini sangat memotivasi karyawan untuk berbicara secara singkat dan to the point.

Mengadakan rapat cepat menghilangkan keterlambatan karyawan. Pekerja yang tertunda tidak boleh diizinkan untuk diskusi yang sedang berlangsung, karena mereka mungkin tidak mendengar semua informasi, dan, menyelidikinya, hanya akan memperlambat proses.

Karyawan Adobe Systems, Jan Witucki, menyamakan waktu yang hilang karena peserta yang terlambat dalam rapat harian dengan waktu yang dihabiskan untuk mengembangkan produk perangkat lunak baru, dan memperkenalkan penalti $1 untuk setiap keterlambatan.

Nuansa inovatif lainnya adalah divisi Turnstone dari perusahaan furnitur Steelcase, yang menggunakan musik Elvis Presley, khususnya, "A Little Less Conversation" ("Kurang obrolan"), sebagai sinyal untuk rapat staf.

Dalam kegiatan perusahaan mana pun, ada situasi ketika tidak ada waktu baik untuk pertemuan serius, atau untuk "toppers", seperti yang mereka sebut rapat perencanaan yang diadakan sambil berdiri. Dalam kasus seperti itu, manajer berpengalaman merekomendasikan penggunaan teknologi seluler dan mengadakan rapat di tempat kerja. Tentu saja, komunikasi virtual dan penyelesaian masalah melalui surat atau obrolan perusahaan tidak akan menggantikan kontak langsung, tetapi terkadang ini adalah jalan keluar terbaik. Sementara pertemuan perencanaan stand-up lebih penting tidak hanya untuk pertemuan tradisional, tetapi juga pertemuan dengan penggunaan teknologi canggih.

Aturan perencanaan yang efektif

Aturan nomor 1. Ketersediaan diskusi awal. Pertama, masalah dipertimbangkan dalam kelompok kecil, solusi konsolidasi dikembangkan, dan diajukan untuk diskusi umum. Analisis awal dapat dilakukan surel. Setelah menerima surat dari kepala dengan instruksi dan bahan yang diperlukan, karyawan mempelajari masalah, menyiapkan jawaban dan mengirimkan pilihannya untuk memecahkan masalah kepada atasannya.

Aturan nomor 2. Tetapkan waktu mulai rapat yang tepat. Berdasarkan pengalaman, para pemimpin yang sukses telah memperhatikan bahwa jika Anda mengadakan rapat pada pukul 13-00, maka itu akan dimulai setidaknya pada pukul 13-10. Tetapi jika Anda menetapkan awal pada 12-13, maka staf menganggapnya secara harfiah.

Aturan nomor 3. Menyiapkan agenda tertulis. Bahkan pertemuan tersingkat pun harus tertib. Agenda tertulis untuk rapat perencanaan harus disiapkan dan dikirim kepada para undangan terlebih dahulu agar tidak mengubah diskusi serius menjadi perselisihan yang tidak perlu.

Aturan nomor 4. Kepentingan peserta. Anda tidak dapat mendelegasikan kontrol rapat ke pembicara mana pun. Pengorganisasian yang cermat, variasi tempo, format dan gaya presentasi akan membuat diskusi menjadi seefektif mungkin. Dengan partisipasi dua lawan dalam pertemuan, yang tidak lagi memperhatikan yang lain dalam perselisihan, dimungkinkan untuk mengubah citra pertemuan dan mengatur, misalnya, pertemuan dua lawan.

Aturan nomor 5. Singkat dan kapasitas pidato. Pidato kepemimpinan harus singkat dan penuh informasi. Anda harus menyuarakan masalahnya, mengungkapkan sudut pandang Anda dan berhenti. Dalam situasi apa pun Anda tidak boleh menyela pembicara. Bahkan jika pendapatnya benar-benar bertentangan dengan pendapat Anda, biarkan dia menyelesaikan pidatonya, dan hanya setelah itu mempertahankan posisinya. Ini bukan hanya unsur kesantunan, ini adalah penekanan pada prioritas pandangan seseorang.

Aturan nomor 6. Setiap presentasi memiliki ringkasan singkat. Tulisan di papan tulis tentang topik rapat dan postulat singkat dari setiap laporan akan terlihat oleh semua peserta. Ini akan membantu untuk tidak menyimpang dari topik dan hanya berdiskusi masalah mendesak.

Aturan nomor 7. Setiap peserta memiliki tempatnya masing-masing. Untuk menghindari konflik, orang yang memiliki pandangan yang berlawanan pada isu-isu yang sedang dibahas, tidak boleh duduk berseberangan. Lebih baik menanamnya secara berdampingan, tanpa fokus pada hal ini.

Aturan nomor 8. Pembentukan rencana aksi. Penting untuk menunjukkan kepada staf bahwa pendapat yang diungkapkan selama rapat perencanaan penting untuk seluruh tim. Berdasarkan keputusan bersama, rencana aksi yang jelas terbentuk, yang wajib dipatuhi setiap orang, termasuk para pemimpin perusahaan.

Aturan nomor 9. Pembatasan keterlibatan pemimpin. Pemimpin tidak harus menjadi peserta dalam semua pertemuan, hanya yang kehadirannya benar-benar diperlukan. Pada saat yang sama, dia harus tahu persis mengapa dia pergi ke acara tersebut, apa yang harus dia sampaikan kepada staf dan informasi apa yang harus diterima. Hanya orang-orang yang terlibat dalam penyelesaian masalah yang diundang ke rapat perencanaan, karena jumlah peserta yang banyak sangat mempersulit proses diskusi.

Apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan efektivitas rapat perencanaan?

Perencanaan waktu pertemuan didedikasikan hanya untuk yang paling penting. Informasi yang berkaitan dengan pekerjaan utama spesialis dengan klien dapat datang tanpa interaksi pribadi.

Selain rapat perencanaan umum, perlu diadakan rapat administrasi, rapat pimpinan perusahaan tanpa partisipasi karyawan, hanya oleh tim manajemen.

Kerja tim harus diukur dengan indikator yang jelas sebelumnya. Ini adalah jumlah pertemuan, panggilan, faktur, atau penjualan yang harus diselesaikan oleh seorang spesialis dalam waktu tertentu. Anda juga perlu tahu bagaimana tepatnya itu akan dievaluasi. Misalnya, jika panggilan berhasil, itu memerlukan pengaturan pertemuan, mengidentifikasi kebutuhan, memperbarui data, dll.

Untuk mengontrol efektivitas transaksi, alat sedang diperkenalkan untuk melacak kemajuannya. Poin utama dalam bekerja dengan klien adalah tetap - dari panggilan pertama hingga penerimaan dana ke akun saat ini. Parameter yang jelas untuk transisi antara tahapan transaksi ditentukan. Anda juga harus memperhatikan kemajuan dalam hubungan pelanggan.

Kunci untuk meningkatkan profitabilitas adalah mengendalikan dinamika perubahan basis klien. Analisis kuantitatif konsumen yang baru tiba, pelanggan yang hilang dan kembali akan membantu mengambil tindakan tepat waktu dan mencegah situasi berisiko.

Pendapat ahli

Apakah karyawan datang ke pertemuan perencanaan sebagai sesuatu yang rutin? Ada solusi!

Valery Metelitsa,

CEO Lindner, Moskow

Di perusahaan kami, Senin pagi dimulai dengan satu setengah jam pertemuan. Kami mendengarkan laporan para ahli tentang pekerjaan yang dilakukan selama seminggu, saya menetapkan tugas dan rencana untuk minggu ini, dan bersama-sama mendiskusikan kemajuan proyek. Seiring berjalannya waktu, aktivitas staf pada rapat perencanaan mengalami penurunan. Orang-orang mulai menganggap pertemuan seperti itu sebagai sesuatu yang tidak penting, mereka mengantuk, tidak ada pengembalian emosional, mereka bahkan mungkin terlambat. Dan saya datang dengan sebuah ide, yang tujuannya adalah untuk mendiversifikasi acara rutin, untuk memperkenalkan elemen kebaruan ke dalamnya.

Untuk melakukan ini, saya menyiapkan terlebih dahulu pidato singkat, tetapi sangat menarik tentang berbagai topik: sikap positif dalam psikologi, cerita yang tidak biasa dari kehidupan orang-orang terkemuka, realisasi diri dan peningkatan diri, pencapaian ilmiah yang tidak realistis, dll. Saya mengambil beberapa cerita dari buku, fakta dari Internet, sesuatu dari majalah. Saya berbicara, saya membaca, saya mengutip. Terkadang saya menggunakan flipchart - saya memposting informasi, lalu saya berkomentar. Yang terpenting adalah informasi tersebut menarik bagi semua orang tanpa terkecuali.

Blog saya di sumber infonsuccess.ru tentang kesuksesan juga membantu saya. Di sana saya menguji tema, menganalisis ulasan teman, pelanggan, mitra bisnis. Cerita membantu saya untuk secara positif mempengaruhi bawahan, contoh sukses selalu menginspirasi dan membangkitkan keinginan untuk perbaikan diri.

Sejujurnya, awalnya staf mengambil semuanya dengan sangat hati-hati. Tatapan dan bisikan mengkhianati segalanya. Namun kini “bacaan pagi” telah memikat hati hampir semua orang. Pakar yang tidak diundang juga dapat datang ke awal rapat perencanaan. Misalnya, pada bagian pertama rapat perencanaan yang didedikasikan untuk membaca, saya selalu melihat sekretaris dan kepala akuntan. Intinya: rapat perencanaan pagi menjadi sangat populer dan menarik bagi karyawan. Keterlambatan telah berhenti, orang-orang aktif, tertarik pada topik berikutnya terlebih dahulu dan menunggu sesuatu yang positif. Produktivitas rapat juga meningkat. Format pertemuan yang kering diencerkan dengan unsur dorongan dan positif. Bacaan-bacaan itu memunculkan diskusi, rekan-rekan lebih terbuka dalam percakapannya dengan saya dan satu sama lain. Banyak yang menawarkan contoh dan topik mereka. Saya menyarankan kepada kepala bagian penjualan untuk menyiapkan informasi tentang kebugaran otak.

Rencana bisnis untuk salon kecantikan untuk pusat pekerjaan

Kami merekomendasikan untuk membacanya kepada semua orang yang harus mengatur pertemuan perencanaan, pertemuan lima menit, dan pertemuan lainnya. Banyak yang melakukannya, tetapi sedikit yang melakukannya dengan baik. Artikel ini menjelaskan tahapan mempersiapkan rapat, strukturnya, mengevaluasi keefektifan, dan memperbaiki hasil - semua yang perlu Anda ketahui untuk melakukan rapat yang benar-benar bermanfaat.

Penulis tentang dirinya sendiri

Evgeny Koryakovtseva. Konsultan, pelatih bisnis independen. Dia telah bekerja dengan format ritel selama lebih dari sepuluh tahun, dia telah bekerja sebagai konsultan eksternal di agen konsultan dan sebagai pelatih internal di rantai ritel, dia mengelola departemen penjualan B2B.

Pengalaman dalam menyelenggarakan seminar, pelatihan, kuliah (lebih dari 400 proyek). Pengetahuan tentang metode modern manajemen, pelatihan dan evaluasi personel di ritel; pembentukan proyek yang kompleks sepanjang garis ini. Pengalaman dalam menggambarkan proses bisnis, membangun sistem pelatihan, mengembangkan sistem motivasi personel dan manajemen proyek.

Kita semua berpartisipasi dalam pertemuan. Dan seseorang bahkan harus mempersiapkan dan memimpinnya. Atau glider. Atau diskusi kelompok. Akui saja, banyak dari kita sangat tidak menyukai "pembicara" seperti itu.

Mengapa? Karena sikap telah meresap ke dalam darah setiap orang kita: pertemuan adalah ketika mereka berbicara untuk waktu yang lama, resmi dan membosankan, tetapi setelah itu tidak ada yang dilakukan. Nah, bukankah itu buang-buang waktu?

Format yang luar biasa ini

Rapat di perusahaan sering dijadwalkan secara tidak terduga, diadakan berdasarkan kasus per kasus. Selain itu, mereka tidak dipersiapkan dengan baik, dan para pemimpin tidak tahu bagaimana mengatur diskusi. Oleh karena itu, banyak peserta yang salah memahami informasi (tidak mendengar, tidak mengerti, lupa) - keputusan yang diperlukan tidak dibuat (ditunda dan digantung), dan jika disetujui, seringkali tidak dilaksanakan. Betul sekali?

Sungguh memalukan bagi saya untuk format pekerjaan yang luar biasa ini. Itulah sebabnya dalam artikel hari ini kita akan membahas mengapa itu baik, apa yang membuat diskusi kelompok sangat diperlukan, bagaimana melakukannya secara efektif.

Untuk mulai dengan, mengapa kita membutuhkan semua ini? Mengapa menyatukan banyak orang sibuk, memisahkan mereka dari pekerjaan?

Rapat berkualitas memungkinkan Anda menggunakan mekanisme utama yang meningkatkan produktivitas, yang lebih...

Prinsip sinergi. Efek sinergi sudah lama diketahui para psikolog. Ingat? — Efisiensi keseluruhan lebih tinggi daripada efisiensi total masing-masing bagian. Atau bahkan lebih sederhana: satu kepala baik, tetapi dua lebih baik. Dan itu benar. Bersama-sama kita dapat menghasilkan lebih banyak ide, menemukan banyak solusi untuk masalah dan memilih yang optimal dari varietas ini. Dalam mode diskusi kelompok, orang-orang mulai bekerja secara keseluruhan, saling melengkapi. Efisiensi juga berlipat ganda - periksa. Itu sebabnya, jika Anda perlu menyelesaikan serangkaian masalah operasional, maka diskusi yang berkualitas, sumber daya yang sangat besar ini, tidak boleh diabaikan.

Prinsip kesatuan. Sebuah tim, yaitu orang-orang yang melihat tujuan yang sama, saling percaya dan tahu bagaimana bekerja sama, lebih efektif daripada satu orang. Apa kamu setuju? Bagaimana karyawan Anda akan menjadi sebuah tim? Tiba-tiba? Sendiri? Mungkin segera sangat efektif? Dan untuk apa? Kunci untuk membangun tim adalah bergerak menuju tujuan bersama, aktif dan terorganisir. Dan semua kondisi ini hidup dalam mode rapat. Rapat dan rapat perencanaan adalah alat yang ampuh untuk berkumpul, membangun rasa hormat terhadap rekan kerja dan pemimpin, dan alat pelatihan yang sangat baik. Oleh karena itu, jika penting bagi Anda agar karyawan bekerja dengan harmonis, dan tidak hanya muncul di satu departemen atau perusahaan, lakukan pertemuan mingguan dengan kualitas tinggi.

Memahami prinsip. Banyak orang takut akan hal yang tidak diketahui. Orang normal- secara sukarela atau tidak, sadar atau tidak - menolak yang tidak dapat dipahami dan tidak dikenal, dan ini benar-benar alami. Tetapi bagaimana jika tujuan perusahaan, indikator kinerjanya, tugas untuk bulan depan, dll tiba-tiba masuk dalam kategori tidak dapat dipahami? Apa yang dirasakan seseorang ketika mereka menuntut untuk menggali lubang, tetapi tidak mengatakan mengapa, seberapa dalam dan di mana? Tentu saja perlawanan dan demotivasi.

Rapat adalah platform untuk menjelaskan "kursus pesta", meningkatkan kejelasannya, penerimaan oleh karyawan, dan, akibatnya, alat untuk mengurangi resistensi mereka terhadap ketidakpastian. Oleh karena itu, jika Anda menerapkan perubahan, bawa mereka melalui serangkaian sesi perencanaan dan pertemuan.

Seorang pemimpin yang berpengalaman tahu bahwa rapat menciptakan sebuah organisasi. Dengan bantuan mereka, Anda dapat menjaga komunikasi di dalam perusahaan dan menerapkan keputusan, memverifikasi bagaimana karyawan melihat tujuan, dan meruntuhkan hambatan antar departemen. Jika Anda tidak mengadakan pertemuan, maka rumor dan spekulasi lahir di organisasi Anda. Ini adalah masalah yang mengarah pada perpecahan dan ketidakpastian karyawan di masa depan, dan di sini tidak jauh dari kehilangan kendali.

Rapat yang dikelola dengan baik dapat menghasilkan keajaiban. Kata kuncinya di sini bagus. Apa yang harus diperhatikan saat mengadakan rapat?

Prinsip untuk Rapat yang Efektif

Kepatuhan dengan tugas

Ada beberapa format rapat: rapat, curah pendapat; peluncur, lima menit. Setiap format memiliki indikasi penggunaan dan metodologi. Memutuskan untuk mengumpulkan orang, evaluasi tujuan dan sasaran Anda dengan bijaksana. Apa yang Anda inginkan dari format ini? Orang perlu mencari solusi? Kemudian brainstorming - Anda semua memiliki pijakan yang sama dan mempertimbangkan setiap ide. Apakah Anda ingin mengatur tugas? Maka ini adalah rapat perencanaan dengan protokol dan agenda ... Formatnya ditentukan oleh poin-poin penting: peran pemimpin rapat, gaya komunikasi dalam rapat, hasil rapat.

Contoh format:

Pertemuan. Tujuannya adalah untuk menghasilkan ide, mengevaluasi pilihan, menemukan solusi. Artinya, tim bekerja dalam mode kreatif. Pendewaan format ini adalah brainstorming. Prasyaratnya adalah kesempatan untuk menyuarakan ide/pendapat, yaitu budaya komunikasi bebas dalam sebuah pertemuan. Orang harus merasa bebas untuk mengekspresikan pikiran mereka, ini harus didorong. Oleh karena itu, tidak boleh ada kritik keras yang non-konstruktif.

Planerka. Tujuannya adalah untuk menganalisis keadaan proses saat ini dan mengidentifikasi tugas-tugas baru. Format ini lebih dekat dengan pelaporan verbal pada indikator tertentu, sehingga kehadiran indikator yang sama ini wajib untuk itu. Rapat perencanaan selalu berlangsung di bisnis, sesuai dengan agenda.

Lima menit. Tujuannya adalah untuk menetapkan prioritas, untuk membentuk suasana kerja. Sesi lima menit tidak diadakan untuk memecahkan masalah global dan menjawab pertanyaan "Siapa yang harus disalahkan?" dan apa yang harus dilakukan?" Ini adalah format pengingat. Persyaratan utama adalah positif dan jangka pendek. Ingat, pertemuan pagi memainkan peran sebagai stimulan-aktivator-motivator. Durasi mereka adalah dari 5 hingga 15 menit - tidak lagi!

kekonkretan

Apakah tugas itu sendiri didefinisikan? Sebelum rapat, tuliskan agenda dengan jelas dan siapkan bahan-bahan yang dibutuhkan. Kirimkan agenda ke semua peserta terlebih dahulu (selambat-lambatnya tiga jam sebelum acara dimulai, tetapi sebaiknya sehari sebelumnya) agar mereka juga dapat mempersiapkan diri. Ini akan memungkinkan Anda semua untuk tidak tersesat dalam tugas, tetap pada garis rapat dan memenuhi waktu yang ditentukan.

keringkasan

Setiap pertemuan harus sesuai dengan minimum kemungkinan waktu. Idealnya 30 menit, maksimal satu jam. Sangat buruk jika Anda harus menonjolkan poin kelima selama beberapa jam. Mengapa? Perhatian manusia yang sewenang-wenang cenderung menghilang seiring waktu, dan khususnya - dalam 30-40 menit. Dengan proses yang monoton, apa yang terjadi berhenti dirasakan setelah 20-30 menit. Dan dengan penurunan perhatian, ingatan seseorang bekerja jauh lebih buruk ... Ini memberi tahu kita: setelah 3 jam rapat, orang akan sangat tidak efisien.

Waktu

Prasyarat untuk pertemuan yang efektif adalah waktu atau peraturan yang ketat. Tetapkan waktu mulai dan berakhir untuk rapat. Mulailah pada waktu yang ditentukan, terlepas dari apakah semua orang telah berhenti - ini akan mengajarkan orang untuk tidak terlambat. Tetapkan tenggat waktu JUJUR (misalnya, satu setengah jam) dan 10 menit sebelum tenggat waktu - selesaikan, apa pun hasilnya. Atur timer lima menit untuk setiap pembicara, ini akan mengajarkan orang untuk berbicara langsung ke intinya. Hentikan percakapan di luar topik di rapat, bawa orang kembali ke topik. Buatlah agenda rapat yang jelas. Itu harus di depan semua peserta.

Kecukupan peserta

Rapat hanya boleh dihadiri oleh karyawan yang terpengaruh oleh agenda tersebut. JANGAN PERNAH mengundang orang ke rapat trailer, duduk saja. Ikuti prinsip optimalitas: peserta harus lebih sedikit, tetapi tingkat pengaruhnya terhadap pertanyaan lebih tinggi.

Hak untuk berbicara

Apakah Anda akrab dengan rapat di mana karyawan hanya berbicara ketika mereka ditanya dan memberikan jawaban yang diinginkan secara sosial kepada manajer, seperti "ya, tentu saja kami akan"? Mengapa ini terjadi? Karena orang terbiasa mendapatkan "kepala" untuk mengungkapkan pendapat, terutama untuk meragukan. Jika manajer meminta untuk mengevaluasi apakah masalahnya dapat diselesaikan, karyawan menunjukkan keraguan, dan manajer membungkamnya sebagai tanggapan - lalu apa yang dipelajari sisanya? Diam dan jangan marah. Dan apa yang kita butuhkan dari mereka? Intelijen dan analisis. Hal-hal yang tidak kompatibel, kan? Oleh karena itu, dalam rapat, seperti pada waktu lain, karyawan perlu diberi hak untuk berbicara, memiliki pendapat, ide, keraguan, pertanyaan. Selain itu, perlu untuk mempelajari cara menjawab pertanyaan karyawan: secara singkat, to the point, sambil menghentikan erangan yang tidak perlu dan panjang tentang kehidupan kantor yang keras.

Konsolidasi hasil

Setiap pertemuan, dan terutama pertemuan di mana Anda menetapkan tujuan, harus memiliki hasil tertulis. Saya mendorong Anda untuk menyimpan catatan elektronik dari pertemuan tersebut. Misalnya, dalam bentuk ini:

Setelah rapat, notulen dikirim ke semua peserta. Ini adalah protokol pertemuan yang menjadi alat kontrol, memungkinkan Anda untuk tidak melewatkan apa pun, tidak melupakan satu tugas pun. Dan transfer protokol ke sistem elektronik (misalnya, 1C atau Lotus) memungkinkan untuk mengintegrasikannya ke dalam sistem pengaturan tugas. Dan yang paling penting, Anda pasti harus bertanya tentang tugas yang ditetapkan pada pertemuan terakhir. Ini adalah mode siklus pertemuan "analisis → tugas → kontrol → analisis" yang memungkinkan Anda untuk mentransfer rapat dari mode bicara diam ke format kerja.

Rapat terjadwal

Segala sesuatu yang dapat ditransfer ke mode yang direncanakan harus ditransfer. Satu-satunya cara untuk membiasakan diri mengontrol prosedur adalah dengan menetapkan arah yang direncanakan untuk prosedur tersebut. Idealnya, semua karyawan harus tahu kapan mereka akan dimintai hal ini atau itu, yaitu kapan mereka perlu melapor - agar punya waktu untuk mengumpulkan data dan menyiapkan laporan yang berarti. Rapat yang tidak terjadwal hanya cocok untuk hal-hal yang mendesak dan penting, dan proporsi rapat yang tidak diumumkan tersebut harus rendah. Jika tidak, karyawan tidak punya waktu untuk mempersiapkan (yang berarti Anda akan mendengar "Saya tidak tahu"), kadang-kadang dia bahkan tidak bisa hadir (dua datang bukannya delapan, sisanya "di bidang"), dia terganggu dari pekerjaan (dan kinerja tinggi membutuhkan konsentrasi), dll.

Untuk mengevaluasi efektivitas rapat Anda, lakukan tes:

Apakah kamu punya ini?	Tidak juga
Rapat diadakan secara tidak teratur.
Rapat dijadwalkan tiba-tiba (tanpa diduga, seperti pengumuman TASS yang mendesak).
Topik tidak disetel. Tidak ada regulasi. Peserta tidak mengetahui sebelumnya apa yang akan terjadi pada pertemuan tersebut. Pemimpin itu sendiri tidak tahu persis apa yang diinginkannya.
Menggandakan agenda pada pertemuan yang berbeda. Mengunyah informasi yang diketahui...
Pemimpin tahu apa yang ingin dia katakan, tetapi belum memikirkan bagaimana melakukannya dengan lebih efektif. Akibatnya, informasi terdistorsi, kesalahpahaman muncul, perselisihan yang tidak perlu muncul, keputusan dieksekusi dengan buruk atau tidak dieksekusi sama sekali...
Rapat belum selesai.
Manajer sering menunda rapat, memulai pada waktu yang salah, dan tidak mengikuti aturan.
Peserta tidak sesuai dengan aturan. Sebagai pilihan: mereka terganggu, tidak mengikuti waktu, melompat dari satu topik ke topik lainnya, saling menyela.
Tuan rumah berbicara, berbicara ... Para peserta bosan, memikirkan diri mereka sendiri, berbicara.
Pemimpin adalah yang pertama mengungkapkan pendapatnya tentang masalah yang sedang dibahas. Karyawan memahami bahwa pendapat mereka tidak lagi penting.
Pemimpin tidak berbicara pikirannya. Tidak menanggapi angka. Tidak menganalisis fakta. Pertemuan menjadi lamban dan tidak berwarna. Kehilangan tujuan dan makna. Tidak ada solusi, tidak ada insentif - waktu terbuang percuma.
Diskusi isu panas (gaji, denda, dll) berubah menjadi "bazaar".
Pada pertemuan itu, "eksekusi publik" berlangsung.
Karyawan tersebut harus berbicara tentang beberapa masalah pada pertemuan tersebut. Anda menginstruksikannya untuk melakukan ini, tetapi tidak memeriksa bagaimana dia memahami tugas dan apa yang akan dia katakan. Dan dia berbicara, dan Anda menjadi sakit.
Keputusan dibuat tidak dikendalikan, tidak diperiksa, tidak dilaksanakan.
Pemimpin tidak menganalisis kesalahannya dalam rapat.

Apakah Anda memiliki lebih dari 3 "ya"? Ayo optimalkan!

Tahapan mempersiapkan dan mengadakan rapat yang efektif

Tentukan maksud dan tujuan rapat. Masalah apa yang perlu ditangani? Informasi apa yang harus dilacak? Kesimpulan apa yang harus ditarik? Apa cara terbaik untuk menyusun tugas?

Tentukan format rapat berdasarkan tugas. Pilih peserta dan waktu rapat. Rapat HARUS memiliki ketua/fasilitator yang akan mengawasi peraturan. Orang ini seharusnya memiliki tanggung jawab yang lebih kecil untuk memecahkan masalah yang dibicarakan dalam rapat. Kemudian dia kurang terpaku pada emosi (daripada, misalnya, penggagas pertemuan) dan tidak melobi, secara sukarela atau tidak, untuk keputusan yang bermanfaat bagi yang terakhir. Dan hak untuk berbicara diberikan secara jujur ​​kepada semua yang hadir.

Tentukan struktur pertemuan. Pertemuan harus memiliki struktur yang jelas dan setiap kali berlangsung persis dalam urutan yang direncanakan olehnya.

Struktur planer tipikal:

• Pidato pembukaan/pemanasan.

  Sasaran. Peraturan. Format.

  Masalah umum.

  Hasil umum pekerjaan. Pemenuhan tugas yang diberikan.

  Hasil pribadi / laporan peserta.

  Analisis hasil. Menetapkan tujuan. Meringkas.

Struktur pertemuan yang khas:

Penunjukan masalah, tujuan. Pentingnya topik. Rencana.

Sasaran. Peraturan. Format.

Diskusi. Analisis.

Analisis hasil. Menetapkan tujuan.

Meringkas.

Curah pendapat atau struktur diskusi yang khas:

Pidato pengantar / tujuan pertemuan / peraturan.

Masalah dan mengapa itu penting.

Generasi dari SEMUA solusi.

Diskusikan pro dan kontra dari setiap opsi.

Pilihan solusi. Berdasarkan itu, pengaturan tugas untuk para peserta.

Menyiapkan notulen rapat.

Tentukan regulasi. Saat mengembangkan peraturan, ingatlah bahwa itu harus nyaman bagi pemimpin dan peserta. Standar: 3-7 menit untuk presentasi tentang penetapan tujuan; 5-7 menit untuk debat. Istirahat berguna untuk diberikan dengan kecepatan 10-15 menit untuk setiap 45-60 menit kerja aktif. Pada umumnya, rapat lebih dari satu jam berisiko kehilangan perhatian para peserta. Pertemuan seperti itu bisa jadi tidak efektif.

Menetapkan urutan masalah yang akan ditangani. Masalah di bawah peraturan ditentukan oleh poin-poin penting yang menjadi sandaran keseluruhan hasil dan kualitas pekerjaan perusahaan (misalnya, umpan balik dari pelanggan, reaksi terhadap iklan, informasi tentang produk baru, dll.).

Bagilah semua pertanyaan menjadi tiga kelompok.

1. Pertanyaan reguler - sesuai aturan. Cobalah untuk segera menangani pertanyaan biasa. Pada awalnya, diskusi mereka bisa memakan waktu lama. Kemudian pertanyaan saat ini akan ditambahkan ke mereka - orang sendiri akan aktif. Tapi prioritas Anda, yang menentukan kecepatan bergerak maju, adalah masalah pembangunan. Habiskan hingga 50% waktu rapat Anda untuk itu.

   Pertanyaan saat ini - sesuai dengan rencana pertemuan: ide yang muncul, masalah, apa yang menghambat pekerjaan dan bagaimana mengoptimalkannya. Secara total, Anda dapat membuat tidak lebih dari 5 pertanyaan. Selalu mulai dengan yang paling penting. Lebih baik menyelesaikan dengan satu pertanyaan penting daripada meninggalkan lusinan pertanyaan yang belum terselesaikan.

   Masalah pembangunan - sesuai dengan rencana pembangunan.

Siapkan dokumen dan formulir yang diperlukan. Agar dapat mengatasi masalah secara efektif, sangatlah penting untuk mempersiapkan materi pertemuan dengan benar dan mengirimkannya ke semua orang terlebih dahulu. Dalam rapat itu sendiri, perlu dibuat risalah rapat, di mana semua keputusan yang diambil harus dicatat.

Tentukan waktu pertemuan. Jika karyawan tidak berbeda dalam disiplin, mereka sering terlambat, saya sarankan mengadakan pertemuan mingguan di pagi hari, tepat di awal hari kerja - kedatangan tepat waktu untuk bekerja dijamin. "Pendatang terlambat" yang paling jahat akan dididik ulang dalam beberapa hari. Selalu tunjukkan waktu akhir rapat. Cobalah untuk menyelesaikan sedikit lebih awal - itu menjadi kejutan yang menyenangkan untuk peserta. Bagaimanapun, masih ada waktu tersisa setelah diskusi tentang masalah yang direncanakan. Kemudian karyawan akan memiliki kesempatan, alasan, dan insentif untuk mengajukan pertanyaan - yaitu, aktif dan berpikir. Dan apa yang bisa lebih baik bagi seorang pemimpin daripada seorang karyawan yang aktif dan cerdas!

Pastikan pertemuan itu perlu.

Jawab sendiri pertanyaan-pertanyaan berikut:

1. Apakah ada pertanyaan untuk pertemuan itu? Apakah ini yang perlu kita bicarakan hari ini?

   Apakah bentuk penyajian materi sesuai dengan tujuan, audiens, isi?

   Apa yang harus terjadi/tetap ada di benak karyawan setelah rapat?

   Apakah mungkin untuk melewatkan rapat dan mencapai hasil yang sama?

Jika Anda menjawab "Ya" untuk pertanyaan 1, 2 dan "Tidak" untuk pertanyaan 4, jangan ragu untuk mengadakan pertemuan!

Kepala departemen adalah orang yang sangat sibuk. Indikator, peraturan, pemecahan masalah yang kompleks, mengatur semua orang dan segalanya untuk bergerak menuju tujuan - semuanya ada di pundaknya. Semakin tepat seperangkat alat manajemen dipilih, semakin efektif pemimpinnya. Apakah layak menghabiskan waktu untuk alat seperti rapat perencanaan dalam divisi linier?

Bahkan di perusahaan di mana rapat perencanaan adalah wajib dan diatur, manajer sering mendekati mereka secara formal - balas dendam untuk pertunjukan dan pengerjaan. Rapat perencanaan dianggap membuang-buang waktu, yang dikemukakan oleh para ahli teori. Moto mereka adalah "Praktisi perlu bekerja, bukan berkonsultasi." Pada saat yang sama, di perusahaan di mana rapat perencanaan bersifat opsional dan merupakan inisiatif pribadi, ada manajer yang, tanpa pengingat tambahan, mengumpulkan karyawan pada waktu tertentu dan berbicara dengan mereka.

Mengapa para pemimpin "aneh" ini begitu "tidak efisien" membuang-buang waktu mereka yang berharga, jika tidak ada yang mewajibkan mereka melakukannya? Saya harus mempelajari masalah ini lebih dalam akhir-akhir ini. Krisis telah menuntut manajer puncak untuk menyelam lebih dalam ke dalam bisnis. Aturan main di pasar telah berubah, dan agar perusahaan tidak hanya bertahan, tetapi juga menggunakan krisis untuk memperkuat posisinya di pasar, perlu untuk menjadi lebih dekat dengan pelanggan - baik eksternal maupun internal .

Untuk menanggapi perubahan dengan cepat dan meningkatkan tingkat kontrol atas situasi, saya, antara lain, mulai secara teratur bergabung dengan rapat perencanaan di departemen dan membandingkan gaya pelaksanaannya yang berbeda. Angka-angka itu mengungkapkan: ternyata dari 12 departemen profil tunggal di mana penjualan dan penegakan kontrak dilakukan, indikator tertinggi dan paling stabil adalah di mana pertemuan perencanaan diadakan setiap minggu. Dan ini bukan kebetulan.

Tujuan pertemuan

Jika manajer menjawab pertanyaan tentang tujuan rapat perencanaan: “Karena seharusnya,” lebih baik tidak diadakan sama sekali. Acara formal apa pun "untuk pertunjukan" hanya berfungsi dalam hal negatif, mereka mengajari Anda untuk bekerja bukan untuk hasil, tetapi untuk "penampilan gerakan menuju tujuan." Nama "plannerka" menunjukkan bahwa tujuannya adalah untuk memperbarui gerakan sesuai dengan rencana yang direncanakan menuju tujuan yang ditetapkan.

Jika kita mempertimbangkan peristiwa ini dari sudut pandang siklus Deming (Plan - Do - Check - Akt), maka rapat perencanaan adalah kontrol rutin (Check) kegiatan untuk menarik kesimpulan dan, jika perlu, mengoreksi gerakan (Akt). Tetapi ada statistik untuk ini! Apakah layak mengumpulkan lebih banyak orang? Ini tentu sangat berharga, dan fungsi utama rapat perencanaan membantu kami memastikan hal ini.

Fungsi utama perencana

1) Informasi. Karyawan memiliki beberapa cara untuk mendapatkan informasi tentang situasi di perusahaan dan pasar:

• informasi resmi yang diterbitkan, yang terkadang diabaikan atau tidak sepenuhnya dipahami;
• gosip, seringkali sangat jauh dari kebenaran, tetapi didiskusikan dengan senang hati di kantin dan ruang merokok;
• informasi tangan pertama, dengan penjelasan dan penekanan pada poin-poin penting, yang diberikan pemimpin pada pertemuan perencanaan, memperhatikan dengan seksama untuk mengatasi keberatan dan mengurangi efektivitas dari mulut ke mulut.

Dan wajib menginformasikan karyawan tentang pergerakan departemen di sepanjang jalur yang dituju.

2) Kontrol. Selain sosok yang garing dan pantang menyerah, kemampuan mengontrol suasana dalam tim, memperjelas alasan keberhasilan atau penurunan performa. Berdasarkan hasil rapat perencanaan, sering ditemukan kegagalan dalam rantai interaksi di dalam unit dan di perusahaan, dan manajer segera mengambil tindakan untuk menghilangkannya.

3) Motivasi. Karyawan membutuhkan perhatian. Ingat efek Hawthorne yang terkenal dalam manajemen - produktivitas tenaga kerja meningkat dari kenyataan bahwa perhatian diberikan pada aktivitas karyawan. Rapat perencanaan adalah salah satu cara terbaik untuk secara teratur mengingatkan karyawan bahwa mereka penting dan pekerjaan mereka diberi perhatian yang cukup.

Salah satu karyawan di departemen memiliki terobosan, lepas landas - alasan yang baik untuk mengakui prestasi dan, jika perlu, mendukung semangat kompetitif di departemen. Namun, selain angka, Anda perlu melihat mata karyawan Anda. Manajer perlu mendengarkan karyawan mereka dengan cermat. Perilaku karyawan telah berubah, sekering telah menghilang - alasan bagi manajer untuk memasukkan percakapan individu ke dalam rencana mingguan.

4) Pendidikan. Dalam fungsi ini, rapat perencanaan merupakan alat yang sangat diperlukan untuk menyederhanakan pekerjaan manajerial manajer yang sulit. Selama seminggu, sebuah kasus kerja, indikasi untuk semua orang, terjadi - kepala menuliskannya dan mengumumkannya pada pertemuan perencanaan. Jadi, kebutuhan yang menjengkelkan untuk mengulangi hal yang sama kepada orang yang berbeda berkali-kali tetap ada di masa lalu, dan kami secara teratur dan sadar "mempertajam" alat kerja kami.

5) Organisasi. Merupakan praktik yang baik untuk mengundang perwakilan departemen terkait ke pertemuan, terutama pada saat-saat inovasi. Kesempatan untuk membangun atau menyesuaikan interaksi, menghilangkan konflik, bertukar pengalaman.

6) Disiplin. Pada motivasi, sebagai alat manajemen, ada satu kelemahan yang sangat signifikan: tindakannya berumur pendek. Hanya sedikit orang yang mampu memotivasi diri sendiri, dan orang-orang dengan kemampuan inilah yang paling sering menjadi pemimpin.

Disiplin, ritual dan aturan rutin, termasuk rapat perencanaan, dirancang untuk membantu memotivasi karyawan. Planerka adalah sebuah peristiwa. Karyawan mulai terbiasa dengan kenyataan bahwa mereka tidak hanya membutuhkan pelaporan dalam jumlah, tetapi juga kesediaan untuk membenarkan indikator mereka. Pertanyaan disiapkan untuk rapat perencanaan, karyawan mengumpulkan dan mentransfer kasus ke kepala, yang menurut pendapat mereka harus ditunjukkan ke seluruh departemen. Ibarat acara makan malam keluarga di hari Jumat, rapat perencanaan menjadi kebiasaan tindakan disiplin sesuai aturan, ketika semua orang harus menunda urusannya, pastikan hadir di tempat kerja, akhirnya saling bertatap muka. Ini sangat penting.

Seberapa sering mengadakan rapat

Saya percaya bahwa pengarahan tim harian hanya cocok untuk pendatang baru yang membutuhkan gaya manajemen mentoring dan mendukung setiap langkah. Untuk tim yang sudah mapan, rapat perencanaan harus dilakukan setiap minggu. Hal utama adalah bahwa mereka dilakukan pada hari yang sama, pada waktu yang sama, dan kira-kira bertepatan dalam durasi dan urutan tindakan, yang akan memungkinkan mempertahankan fungsi pendisiplinan.

Contoh skenario perencanaan yang mungkin:

• Kepala membuat pesan informasi, berikut hasilnya, karyawan dapat mengajukan pertanyaan klarifikasi.
• Manajer mengumumkan indikator yang direncanakan dan mengajukan pertanyaan kepada karyawan tentang indikator tersebut. Mengatur janji temu individu sesuai kebutuhan.
• Pemimpin berbicara tentang studi kasus minggu ini atau memperkenalkan karyawan yang diundang.
• Manajer mengklarifikasi apakah ada masalah pekerjaan mendesak yang penting bagi seluruh departemen dan memerlukan diskusi pada rapat perencanaan. Mengevaluasi masalah, memutuskan apa yang harus segera didiskusikan, apa yang memerlukan keputusan tertunda.
• Pemimpin berbicara tentang rencana untuk minggu ini - peristiwa penting, rapat, dan menyelesaikan rapat perencanaan.

Biaya waktu

Untuk waktu yang lama, kami menghabiskan waktu - ini adalah alasan utama mengapa para pemimpin menolak untuk mengadakan pertemuan perencanaan. Ini mengarah pada penolakan total terhadap alat ini, atau semuanya bermuara pada monolog singkat pemimpin tanpa umpan balik dari bawahan. Hanya fungsi informasi dan sedikit disiplin yang dipertahankan.

Ini sebenarnya masalah: mengelola "secara manusiawi" lebih mudah daripada bekerja dengan kelompok. Mengelola dinamika kelompok adalah seni menjadi pemimpin yang baik. Tujuannya adalah untuk mengadakan rapat perencanaan secara singkat dan jelas, dan pada saat yang sama mendapatkan umpan balik dari karyawan, yang akan membantu, jika perlu, memperbaiki gerakan. Durasi optimal hingga 20-45 menit. Saat inilah sejak masa kanak-kanak yang diletakkan di dalam diri kita sebagai periode konsentrasi.

Kekuatan seorang pemimpin adalah dia menetapkan aturan. Untuk mencegah rapat perencanaan melebar, perlu untuk membuat “kontrak untuk rapat perencanaan” dengan karyawan. Sebagai contoh:

• Kami hanya membahas masalah umum, kami mengambil yang khusus untuk solusi individu.
• Kami pendek dan to the point.
• Kami tidak terganggu oleh masalah pekerjaan, kami menempatkan telepon ke mode getar.
• Dengan menyatakan masalah, kami menawarkan solusi.
• Masalah non-kerja dibahas selama jam non-kerja.

Serangkaian aturan dapat bervariasi tergantung pada situasinya. Hal utama adalah bahwa pemimpin mengelola peraturan dan tidak menyelidiki masalah sendiri. Tujuan rapat perencanaan adalah untuk mengidentifikasi, dan keputusan dapat diambil kemudian, dengan hati-hati menimbang dan mempelajari semua detail saat departemen bekerja. Hal utama adalah menunjukkan kepada karyawan bahwa masalah yang disebutkan sedang diselesaikan. Terkadang ada situasi di mana rapat perencanaan melampaui waktu yang ditentukan, intensitas dalam tim terlihat jelas. Maka Anda perlu mengatur pertemuan tambahan, seringkali setelah jam kerja. Ini adalah keterampilan seorang manajer - untuk mencegah situasi memanas, untuk mengidentifikasi penanda yang menunjukkan aspek negatif dalam tim.

Tentu saja, perlu waktu untuk mengimplementasikan alat perencanaan di departemen. Terkadang Anda harus melakukan lebih dari satu acara sebelum alat tersebut menjadi benar-benar efektif. Ketika seorang manajer menjadi terbuka terhadap umpan balik, dia akan terkejut mendengar banyak hal yang tidak terucapkan yang telah lama ingin dikatakan oleh karyawan, tetapi tidak pernah memiliki kesempatan. Dan kemudian dia bertanya! Anda harus memikirkan peran bawahan Anda dan penggunaannya dalam dinamika kelompok, bekerja dengan keberatan, dan berdebat di tingkat tertinggi. Banyak pemimpin tidak melakukan cara ini - menjadi, dan masuk ke manajemen individu, yang jauh lebih padat karya dan kurang efektif, ketika hanya ada dua langkah menuju sukses.

Manajer yang menguasai alat ini dengan baik menggunakannya di departemen mereka dengan sukses besar, karena mereka mampu mengevaluasi keefektifannya. Rapat perencanaan bukanlah peninggalan masa lalu dan bukan formalitas, tetapi salah satu alat paling modern dan efektif yang membantu dalam memecahkan tugas yang paling sulit untuk dikelola - pencapaian tujuan unit. Dan justru dari tujuan inilah kesuksesan seluruh perusahaan terbentuk.