Recenzie de afaceri Harvard. Restul fac adesea lucruri pe care le-ar putea încredința altora în siguranță. De ce? Pentru că „prefer să o fac eu, altfel va trebui să o refac pentru ei”. Dar cum să delegeți autoritatea în organizație, pentru a nu dezlega consecințele mai târziu? Cel mai bun răspuns la această întrebare l-am găsit în bestsellerul lui Stephen Covey Cele 7 obiceiuri oameni foarte eficienti».

Instruiți un subordonat o sarcină simplă- de exemplu, pentru a face un raport lunar. Dar dintr-un motiv oarecare, obțineți raportul cu trei zile mai târziu decât termenul limită și pare un set de numere de neînțeles. Fie ați controlat slab execuția sarcinii, fie angajatul nu a înțeles nimic, dar concluzia sugerează de obicei de la sine: „O voi face singur data viitoare. Nimeni nu o poate face mai bine decât mine.”.

Situație familiară? Deci, aveți probleme cu delegarea sarcinilor. Ce înseamnă? După cum se spune pe Wikipedia, delegație- este transferul unei părți din funcțiile șefului către alți manageri sau angajați pentru a atinge obiectivele specifice ale organizației. Să vedem ce nu merge bine în exemplul nostru. Acest lucru ne va ajuta Expert american în afaceri, autor a zeci de cărți despre eficiența managementului Stephen Covey. În 1996, revista Time l-a numit unul dintre cei mai mulți 25 oameni cu influentaîn America și în 2002, Forbes a inclus Cele șapte obiceiuri ale oamenilor extrem de eficiente ca una dintre cele mai influente 10 cărți din istoria managementului.

Delegarea execuției sau conducerea: ce să alegi?

Când simțiți că este timpul să delegeți autoritatea subordonaților, nu o luați ușor. Ai răbdare și fă-o corect.

Subliniază Stephen Covey două abordări modul de delegare a sarcinilor: delegarea execuției și delegarea conducerii. Problemele încep când începem să delegam execuția. Și, din păcate, asta fac majoritatea liderilor.

Covey susține că delegarea conducerii trebuie practicată: deși la început va dura mai mult timp - va trebui să instruiți angajatul, să răspundeți la întrebări, să susțineți părere- dar pe viitor, subordonatul va putea organiza singur procesul. În plus, această abordare ajută la dezvoltare potenţial creativ lucrător: el va rezolva singur problema și nu acționează conform unui algoritm dat.

Dar este important să adere nu numai la abordare, ci și să cunoaștem niveluri delegare eficientă puterile:

• Primul nivel. Aceasta este o opțiune atunci când un subordonat colectează informații și oferă opțiuni pentru rezolvarea unei probleme.
• Al doilea nivel. În acest caz, angajatul alege singur decizia, dar managerul său o aprobă.
• Al treilea nivel. Angajatul însuși planifică munca și acționează conform algoritmului convenit anterior. Liderul este un observator pasiv.
• Al patrulea nivel. Angajatul însuși ia decizii, iar managerul le evaluează retroactiv, atunci când angajatul pur și simplu îl informează despre finalizarea lucrării la sarcină.
• Al cincilea nivel. Acesta este nivelul de încredere deplină, când managerul îi instruiește pe angajat să se cufunde complet în problemă și să o rezolve. În același timp, poate nici măcar să nu fie interesat de rezultat.

Dar cum să fii sigur că angajatul va face totul corect? Cum să înveți să delegi munca eficient? Stephen Covey propune un sistem de cinci obligații.

Cum să delegați în mod competent sarcini și competențe conform sistemului Covey

Stephen Covey a scris mai mult de un capitol despre „cum să înveți să delegi”. Am „stors” cel mai important lucru din zeci de pagini: pentru ca totul să meargă, atunci când stabilim sarcina dvs. și subordonatul dvs. ar trebui să discutați cinci aspecte ale delegării.

1. Rezultate. Trebuie să înțelegi ce vrei să obții până la urmă. Nu menționați metode pentru atingerea scopului, lăsați responsabilul să le aleagă. Cereți o descriere mai bună a rezultatului, astfel încât să vedeți amândoi la fel.

Cereți unui subordonat să găsească o sală de conferințe. Nu spune unde să cauți, unde să suni. Pur și simplu indicați cerințele pe care trebuie să le îndeplinească (o clădire în centrul orașului cu parcare convenabilă, o sală pentru 200 de persoane cu proiector și ecran), apoi cereți angajatului să descrie această cameră. Este totul așa cum ți-ai imaginat? Mergem mai departe.

1. Reguli. Este important să găsiți un echilibru: dacă există prea multe reguli conform cărora persoana responsabilă va acționa, atunci veți aluneca în delegarea execuției, iar dacă sunt prea puține, atunci rezultatul poate să nu fie cel așteptat. Este mai bine să desemnați cele de bază, cele mai multe reguli importante, și vorbiți separat despre erorile și problemele care pot apărea.

Să continuăm analogia cu găsirea unei camere. Cereți să nu căutați spații prin intermediari și prevăzuți ca plata în avans să nu fie mai mare de 30%. Atunci împărtășește-ți experiența spunând că ai închiriat odată o cameră la primul etaj al unui bloc de apartamente și a fost mare greșeală: Zgomotul a interferat cu evenimentul.

1. Resurse. Ce resurse vor avea la dispoziție persoana responsabilă - finanțe, oameni, echipamente etc.

Stabiliți bugetul - costul chiriei nu este mai mare de 50 de mii de ruble pe zi și raportați că sunteți gata să oferiți o mașină de companie pentru a vedea opțiunile.

1. Rapoarte. Aceasta include termenele limită ale sarcinilor, standardele și criteriile de evaluare a performanței.

În ziua desemnată, mergeți personal să inspectați localul găsit și să verificați dacă respectă toate criteriile menționate anterior.

1. Efecte. Care sunt consecințele unei evaluări a performanței unui angajat? Ele pot fi atât pozitive, cât și negative.

Dacă sediul a fost selectat corect și la timp, angajatul poate primi o recompensă financiară (sau de altă natură). Dacă a eșuat sarcina, atunci... atunci decideți singur cum să-l pedepsiți.

Merită să fii pregătit pentru faptul că subordonatul nu va face perfect prima dată ceea ce faci tu de ani de zile. Dar în timp, el va face față sarcinii chiar mai bine decât tine: atâta timp cât ai multe sub control sarcini diferite, are unități de același tip asupra cărora se poate concentra. Este mai bine să petreci o zi pe antrenarea unui angajat decât să îi aloci o zi întreagă în fiecare săptămână execuție independentă acest lucru. Ține minte scopuri principale pentru care delegi lucruri:

• Descărcarea managerilor de top din rutină, astfel încât aceștia să se poată concentra pe rezolvarea problemelor strategice;
• Insuflarea capacității de a lua decizii angajaților din poziții inferioare;
• Implicarea angajatilor in procesul de munca.

Stephen Covey, din Cele 7 obiceiuri ale oamenilor extrem de eficiente:
- Principiile delegării conducerii sunt adevărate și aplicabile oricărei persoane și oricărei situații. Cu nu destul oameni maturi definiți rezultatele dorite mai simple și reguli mai detaliate, definiți resurse mariși auzi mai des rapoartele, Setarea simplă și convenabilă a sarcinilor în SalesapCRM

Progresul sarcinii este urmărit prin interfața sistemului. Managerul primește și o notificare dacă termenul limită a fost încălcat, în program, prin sms sau prin Telegram.

Ce nu poate fi delegat?

Ai dat seama cum să înveți cum să delegi - totul pare destul de ușor. Dar... dacă totul ar fi fost atât de simplu, atunci toți liderii ar fi aruncat toate cazurile asupra subordonaților lor de mult și ar fi bătut gălețile! De ce nu se întâmplă asta? Pentru ca este situații în care este mai bine să faci totul singur:

• Angajare / concediere. Aici doar supervizorul imediat ar trebui să ia o decizie, deși sfaturile personalului pot fi luate în considerare.
• Planificare generală. De asemenea, puteți discuta detaliile și nuanțele colectiv, dar plan final iar strategia ar trebui să fie aprobată doar de dvs., iar responsabilitatea pentru aceasta va reveni și pe dvs.
• Afaceri urgente. Delegarea este rareori rapidă, în caz de urgență, trebuie să faci totul singur.
• Afaceri confidențialeși cazuri cu risc ridicat.

Delegarea conducerii nu numai că îți va permite să te eliberezi de sarcini inutile, ci va deveni și o motivație suplimentară pentru angajații tăi. Toată lumea câștigă: subordonații îți vor simți încrederea și vor da dovadă de creativitate, în timp ce tu te poți concentra pe lucruri cu adevărat importante.

Buna! Astăzi vă vom spune ce este delegarea de autoritate și responsabilitate și cum să o delegeți corect.

Șeful organizației nu poate face totul de unul singur. Prin urmare, pe umerii unui bun manager se află sarcina principală- să se asigure că subordonații săi îndeplinesc anumite sarcini și dezvoltă întreprinderea. Adesea, acesta este cel mai mult sarcină importantă să fie efectuate de către manager. Acest lucru se realizează prin delegarea de autoritate angajaților săi. Cum vom spune exact în acest articol.

Ce este delegarea și ce înseamnă a delega

Delegație - acesta este procesul de transfer a unei părți din funcțiile managerului către angajații organizației, în vederea atingerii unor obiective specifice. În esență, aceasta este o declarație de sarcină și împuternicire pentru a o rezolva. Principala manifestare a delegării de autoritate de către șef va fi fișa postului.

Delegarea de autoritate este necesară, în primul rând, pentru a elimina majoritatea sarcinilor din cap, lăsând doar pe cele mai importante. În același timp, trebuie să înțelegeți că într-o companie mică, managerul poate îndeplini singur majoritatea sarcinilor angajaților. Dar la o întreprindere mare care fabrică și vinde produsele sale, este pur și simplu imposibil să faci față singur.

Exemplu de delegare:

Activitatea comitetului de credit în bănci. Acest organism analizează totul informațiile colectate asupra împrumutatului, evaluează riscurile și ia o decizie independentă.

Acesta este ghidul instituție de credit admis decizie managerialăși a creat un document - o politică de credit, în care și-a delegat majoritatea puterilor diverși lideriși personalul filialei. Iar comitetul de credit, ca organism independent, a primit dreptul de a-și exercita funcțiile - analiză și luare a deciziilor privind acordarea unui împrumut.

De fapt, delegarea își propune principalul scop - crearea unei situații în care fiecare angajat să îndeplinească o anumită sarcină pentru a realiza scop specific. În același timp, fiecare obiectiv al unui angajat de orice legătură are ca scop realizarea unor planuri mai globale pentru activitatea organizației, care au fost determinate de conducere.

Obiective de delegare

Delegarea are trei obiective principale:

• Reduceți sarcina asupra managerilor;
• Creșterea eficienței tuturor legăturilor;
• Creșteți implicarea angajaților.

Fiecare dintre aceste obiective afectează funcționarea companiei în felul său. Un link de gestionare descărcat își poate îndeplini mai ușor principalul, mai mult caracteristici creative: analiza tuturor informațiilor primite și, pe baza acesteia, stabilirea obiectivelor și găsirea modalităților de a le atinge. Cu cât un manager îndeplinește mai puține sarcini secundare, cu atât îi este mai ușor să privească din exterior.

Una dintre regulile principale ale managementului este că managerul nu trebuie să participe la producție. Dacă face asta, atunci se transformă dintr-un director într-un muncitor obișnuit. Această regulă va fi întotdeauna adevărată și tocmai din cauza ei există o astfel de împărțire în aparatele de conducere și de lucru.

Delegarea de autoritate crește activitatea tuturor legăturilor. Deci, managerul de mijloc, prin transferul unei părți din puterile sale, crește importanța muncii nivelurilor inferioare ale companiei, crescând astfel angajarea acestora și, în consecință, eficiența.

Interesul angajatului crește atunci când i se acordă puteri suplimentare pentru a rezolva anumite sarcini. Aduce un fel de creativitate care permite chiar și angajaților de nivel scăzut să se îndepărteze de sarcinile banale și să simtă că fac parte din ceva mai mare. Dă un sentiment propria importanță creșterea motivației angajaților.

Cum să delegi corect autoritatea - 6 principii

Delegarea de autoritate, ca orice lucru în management, are, de asemenea, propriile sale principii de bază. Respectarea lor va ajuta la distribuirea corectă a puterilor și, prin urmare, la creșterea eficienței întreprinderii cu 30-40%.

Acestea sunt principiile:

1. Principiul unității de comandă. Principiul de bază că fiecare angajat ar trebui să aibă doar unul superior imediat la care este supus. Acestea. liderul nu poate da direct ordine angajaților de nivel inferior, el face acest lucru prin stabilirea de obiective pentru managerii de mijloc.
2. Principiul de limitare. Un anumit număr de angajați trebuie să fie repartizat în mod clar fiecărui manager. Și în această poziție, el nu poate decât să le gestioneze.
3. Principiul drepturilor și obligațiilor. Extrem de principiu important, care spune că este imposibil să-i delege mai multă autoritate unui angajat decât este scris în responsabilitățile sale de serviciu.
4. Principiul asigurării răspunderii. Delegarea de autoritate nu înlătură responsabilitatea de la cap.
5. Principiul transferului de responsabilitate. Dacă autoritatea este delegată, atunci managerul trebuie să știe că sarcinile vor fi îndeplinite.
6. Principiul responsabilitatii. Orice modificare sau abatere de la îndeplinirea sarcinilor trebuie raportată managerului.

Dacă nu încalci toate aceste principii, poți evita diverse întârzieri în întreprindere.

Tipuri de autoritate și centralizare a managementului

Pentru a înțelege pe deplin esența delegării, trebuie să înțelegeți tipurile de autoritate și centralizarea controlului. Acestea sunt principalele aspecte teoretice companii de care ar trebui luate în considerare la dezvoltare descrierea postului manageri superiori si de mijloc.

Puterile - dreptul de a utiliza resursele organizatiei pentru a-si atinge scopurile. Sunt împărțiți în rând și personal.

Puterile de linie - Ierarhia de comandă. Acele puteri care se transferă de la șef la subordonat, și de la acesta la alt subordonat și așa mai departe executorului direct.

Puterile personalului - consilieri din afara sistemului. Acesta este un astfel de aparat care vă permite să sfătuiți, să controlați și să influențați funcționarea unui aparat liniar.

În funcție de scara autorității, se disting două tipuri de management: centralizat și descentralizat. Principala lor diferență este în locul luării deciziilor. Într-un tip de management centralizat, aparatul de management ia majoritatea deciziilor, chiar și cele care se referă la munca celor mai înalte niveluri. De exemplu, un manager determină modul în care fiecare agent de vânzări trebuie să lucreze cu un client.

Tipul de management descentralizat permite angajaților să abordeze sarcina mai creativ. Au doar obiectivul principal, pe care liderul le-a pus în față și modalități posibile realizările ei. Orice altceva decid singuri. În acest tip de management, majoritatea deciziilor sunt luate direct la locul de muncă.

Prima metodă este mai potrivită pentru profesiile care nu necesită creativitate, iar celălalt invers. Nu există în formă pură tip de management centralizat și descentralizat. Nu toate deciziile pot fi luate nici în management, nici la locul de muncă.

Delegarea de autoritate către subordonați: 5 reguli de bază

Pentru a delega în mod competent autoritatea, trebuie nu numai să urmați principiile, ci și să vă amintiți regulile de bază ale delegării.

Cinci reguli pentru delegarea autorității pe care managerii influenți le-au identificat de-a lungul anilor:

1. Nu concentrați puterea într-un singur loc. Cum mai multe solutii acceptate la locul de muncă, cu atât performanța companiei este mai bună.
2. Delegarea autoritatii este necesara numai in beneficiul societatii;
3. Este necesar să se țină cont de angajarea salariatului. Muncitorul suprasolicitat nu va putea face față sarcina suplimentara de a-i transfera încă o parte din puterile șefului;
4. Planurile ar trebui făcute de la început, cu o oarecare așteptare ca delegatul să facă o greșeală;
5. Responsabilitatea pentru îndeplinirea lucrării delegatului cade întotdeauna pe umerii liderului.

În primul rând și ultimele reguli- cel mai elementar. Puterea concentrată într-o mână poate duce la faptul că una nu solutie corecta o persoană care nu poate fi ajutată din exterior poate distruge complet organizația.

Responsabilitatea pentru executarea comenzii revine Mai mult pe cine l-a repartizat. Cu toate acestea, liderul principal top management este obligat să-și asume responsabilitatea dacă șeful direcției și subordonații săi nu au făcut față sarcinii, deoarece aceasta este în totalitate vina lui.

Ce să nu ai încredere în subordonați

Dar nu uitați că subordonații nu ar trebui să rezolve unele dintre sarcinile liderului. Practic, acestea sunt atribuțiile sale directe la întreprindere.

Nu aveți încredere în subordonați:

• Stabilirea obiectivelor organizației;
• Luarea deciziilor care pot schimba politica organizației;
• Monitorizarea rezultatelor sesizării;
• Sarcini de importanță deosebită și risc ridicat;
• Sarcini urgente care nu lasă timp pentru reverificare;
• Delegarea de competențe.

În același timp, ar trebui să se înțeleagă că luarea deciziilor în cadrul unui anumit domeniu al unei întreprinderi, cum ar fi „De la cine să achiziționeze echipamente”, departamentul de aprovizionare poate decide. Dar responsabilitatea dezvoltării întreprinderii, nevoia de echipamente noi și oportunitatea achiziției sale cade pe umerii capului.

De exemplu, acest lucru se aplică și băncilor. La urma urmei, comitetul de credit ia decizia de a acorda un împrumut, dar nu poate lua o decizie de modificare a politicii de creditare a băncii. Același lucru este valabil și pentru monitorizarea rezultatelor sesizării. Pentru a controla munca unui angajat, îndeplinirea sarcinilor sale este obligată supervizorului său imediat - șeful departamentului.

În același timp, activitatea departamentului în sine, care asigură soluționarea anumitor sarcini, ar trebui controlată de șeful acestei zone sau de către CEO. De fapt, controlul asupra atingerii scopului muncii întregii direcții este una dintre sarcinile principale ale managerului.

În ceea ce privește sarcinile de importanță deosebită și asociate cu risc ridicat. Astfel de sarcini sunt recomandate a fi îndeplinite de manageri pe cont propriu, sau delegate numai angajaților cu experiență grozavă muncă. Efectuând sarcini de o importanță deosebită, angajatul poate afecta munca întreprinderii atât aici, cât și acum, și în interior termen lung. De aceea, negocierile privind cooperarea, schimbările de politică și alte decizii sunt luate și efectuate de către lider în mod independent.

Câteva cuvinte despre analiza activității de producție. Ar trebui să fie efectuată de departamentul de analiză, dacă există. În caz contrar, pentru a analiza, procesa și trage concluzii din toate informațiile din întreprindere ar trebui să fie șefii de direcții. Aceștia trebuie să ofere toate informațiile managerului, care, pe baza acesteia, ia o decizie de conducere.

Pe baza acestei liste, putem concluziona că sarcinile principale ale liderului însuși nu fac obiectul delegării. Într-adevăr, în competenţa sa: dezvoltarea întreprinderii prin stabilirea şi realizarea obiectivelor.

Și exact asta sunt restul:

• Delegarea de competențe;
• Crearea unei atmosfere de lucru;
• Controlul asupra activității angajaților;
• Analiza informatiilor primite.

De aceea expresie comună„Cu o organizare bună, o persoană este întotdeauna de prisos” este doar parțial adevărat. Desigur, managerul poate și ar trebui să-și delege puterile, în conformitate cu regulile și principiile, dar, în același timp, o povară considerabilă de responsabilitate pentru dezvoltarea întreprinderii în ansamblu rămâne pe umerii lui. Și managerul nu poate transfera majoritatea atribuțiilor sale.

Ce poate fi delegat și ce nu? Cui pot delega și cui este mai bine să deleg? Cum să o faci în așa fel încât să nu te îndoiești de rezultat? Ar trebui delegată responsabilitatea? Ce metode de control sunt cele mai eficiente cu cel mai mic timp și efort? Există reguli de delegare care sunt potrivite „pentru toate ocaziile”?

Aceste întrebări sunt de interes pentru fiecare manager - de la șeful departamentului până la președintele companiei. Sunteți interesat de răspunsurile la aceste întrebări din două motive:
- in primul rand ai si subordonati;
- în al doilea rând, de foarte multe ori te găsești „între două focuri” când situatii conflictualeîntre lider și subordonați. Mai mult, cel mai adesea este vorba despre eșecul subordonaților de a îndeplini orice sarcini sau sarcini.

Deci, să ne uităm mai întâi la secvența pașilor din procesul de delegare:


Pasul 1: Definirea scopului (ce vreau să obțin ca rezultat) și a sarcinilor (ce ar trebui făcut mai exact pentru asta?). De asemenea, este de dorit să stabilesc în prealabil „prețul de emisiune” - cantitatea de resurse pe care trebuie/sunt de acord să o investesc;

Pasul 2: Determinarea executantului - cel care poate face față sarcinii;

Pasul 3: Stabilirea unei sarcini SMART pentru contractant, inclusiv definirea metodelor, formularelor și termenelor limită pentru raportare;

Pasul 4: Obținerea confirmării de la executant că sarcina, gradul ei de importanță și prioritate, precum și cerințele pentru rezultat sunt înțelese corect;

Pasul 5: Coordonarea cu executantul a resurselor necesare/alocate si a termenelor limita. Dacă este necesar, ajustați resursele și calendarul. Obținerea consimțământului de la interpret (este de dorit să se clarifice dacă „da” lui înseamnă că „va încerca să facă” sau că „garantează să facă” până la o dată dată). Este recomandabil să vă asigurați că interpretul notează (cel mai bine în planificatorul său săptămânal) data execuției;

Pasul 6: Alocarea resurselor necesare și delegarea competențelor necesare;

Pasul 7: Asigurarea motivarii/stimularii interpretului;

Pasul 8: Monitorizarea/controlul rezultatelor intermediare (uneori, la nevoie - controlul procesului);

Pasul 9: Dacă este necesar, coaching/instruire a interpretului sau asistență în performanță. LA cazuri excepționale- deplasarea (în avans) a termenelor de finalizare a sarcinii sau ajustarea cerințelor pentru rezultat;

Pasul 10: Măsurarea rezultatului final;

Pasul 11: Oferirea feedback-ului interpretului cu privire la rezultat. Determinarea în comun a motivelor discrepanței dintre rezultat și cerințele-așteptări, analiza dificultăților în procesul de implementare, identificarea factorilor care au împiedicat sau au ajutat în proces. Hotărând împreună ce se va face diferit (și cum) data viitoare;

Pasul 12: Încurajarea interpretului pentru respectarea cerințelor/așteptărilor;

Și acum răspundeți pe scurt, dar clar, la o serie de întrebări care apar în procesul de efectuare a acestor pași.

1. Cine ar trebui să delege?
Orice persoană care are o astfel de oportunitate, de ex. au subordonati. Un bun manager/lider este o persoană care „distribuie” cu succes sarcinile subordonaților și creează condiții propice implementării acestora;

2. Cui poate/ar trebui să fie delegată sarcina?
Un subordonat care are cunoștințele, abilitățile, abilitățile, experiența necesare, adică va fi capabil să facă față sarcinii. Foarte des, sarcinile sunt delegate unui executant cu cunoștințe, experiență și capacitatea insuficientă de a finaliza sarcina, astfel încât executantul să-și dezvolte și să-și ridice nivelul. Într-un astfel de caz, vor fi necesare mai multe puncte de control intermediare, monitorizare mai frecventă și, eventual, asistență sau consiliere din partea managerului.

Cu cât sunteți mai încrezător în abilitățile și experiența executantului (în special în experiența de a îndeplini exact aceleași sarcini înainte), cu atât mai puțin timp va trebui să petreceți explicând sarcina și cerințele pentru rezultat, explicând sau discutând / căzând de acord asupra cum va fi îndeplinită sarcina.

3. Cum să alegi executantul potrivit pentru sarcina delegată?
Există două opțiuni - pasiv și activ. Cu pasiv, selectezi un subordonat cu un relevant experiența anterioară, prezenta cunoștințe necesareși aptitudini. Cu o abordare activă, alegi un subordonat care este cel mai motivat să performeze sarcina dată indiferent de experiență sau cunoștințe și aptitudini. În orice caz, este întotdeauna de dorit să delegați sarcina unui subordonat „gânditor”, adică unui subordonat care este capabil să vadă sarcina într-un mod complex, să înțeleagă de ce este efectuată, cum va afecta alte procese în Compania. Un astfel de subordonat va putea întotdeauna să ia decizia corectă pentru a apărea alternative atunci când îndeplinește o sarcină.

Pentru a fi sigur că alegi persoana potrivita pentru o sarcină foarte complexă și responsabilă/importantă, îi poți încredința o „sarcină pilot” preliminară – o sarcină la fel sau mai puțin dificilă și mai puțin importantă. Dacă/când el sau ea finalizează sarcina, veți putea verifica alegerea corectă sau vă veți schimba alegerea.

În unele cazuri, ar trebui să-l întrebați pe subordonat despre modul în care intenționează să îndeplinească sarcina, pentru a vă asigura că a înțeles corect sarcina și că o va putea duce la bun sfârșit.

4. Ce poate și ce ar trebui delegat?
TOTUL poate și trebuie delegat! Și în primul rând acele sarcini cărora un subordonat poate face față mai bine decât tine sau la un cost mai mic.

5. Ce nu poate fi delegat?
Este mai ușor să enumerați ceea ce nu poate fi delegat: recompensarea și pedepsirea altor subordonați, sarcini neplăcute și delicate, sarcini pentru care subordonatul nu are suficiente resurse sau autoritate.

6. Delegat? Deci, ce urmează? - Monitorizarea executiei sarcinii.
Cea mai frecventă greșeală făcută de manageri este să presupună că procesul de delegare s-a încheiat în momentul stabilirii sarcinii. De fapt mai trebuie întreprinși câțiva pași pentru a asigura conformitatea:

Furnizați necesarul resurse, inclusiv informație, inclusiv asistenți dacă este necesar;

Furnizați necesarul pentru finalizarea sarcinii puterile;

Furnizați motivare la indeplinirea sarcinii, adica sa faca indeplinirea sarcinii si atingerea rezultatului de dorit si important pentru subordonat;

obține acord subordonat, adică să se asigure că s-a angajat să ducă la bun sfârșit sarcina și să obțină rezultatul până la data convenită și să garanteze îndeplinirea acestei obligații;

În unele cazuri poate fi necesar clarificare la subordonat Sunt termenele realiste?ținând cont de volumul de muncă actual și viitor, există „ferestre” în planuri pentru neprevăzut și dacă se ia în considerare posibile „forțe majore” care pot interveni;

- Controlîndeplinirea sarcinii - atingerea unor rezultate intermediare (în cazul în care se stabilește o sarcină complexă pe termen lung);

- oferiți feedback asupra rezultatelor și analizațiîmpreună cu subordonatul rezultă aceste rezultate (atât în ​​cazul îndeplinirii tuturor cerințelor-obligații, cât și în cazul neîndeplinirii - sarcină deosebit de dificilă pe termen lung).

„Densitatea” controlului asupra executării sarcinii depinde foarte mult de experiența subordonatului, de claritatea sarcinii și de motivația executantului. Dacă totul este în regulă cu acești factori, practic puteți delega controlul interpretului însuși, iar managerul ar trebui să exercite un control minim. Dacă unul dintre factori nu este în regulă, este necesar un control mai activ și mai frecvent. În oricare dintre cazuri, atât pentru autocontrol, cât și pentru control, este necesar să se determine mai multe rezultate intermediare cu date clare pentru raportarea acestora. În acest caz, veți putea identifica problemele cu sarcina în avans și veți lua măsuri la timp.

7. Motivație și stimulente pentru delegare.
Este foarte important pentru noi nu doar să încredințăm cuiva o sarcină, ci și să fim siguri că aceasta va fi dusă la bun sfârșit, că nu trebuie să ni se amintească, să ne îngrijoreze, să fim monitorizați constant. Pentru aceasta, este necesar ca executorul însuși să fie interesat de implementarea sarcinii delegate și de obținerea acestui rezultat specific.

Te poti interesa ca proces:
- sarcina interesanta,
- comunicarea cu oameni interesanți,
- munca creativa,
- adăugarea de varietate la lucru
- se asigură o autonomie mai mare pentru îndeplinirea acestei sarcini, gradul de responsabilitate crește (deși în unele cazuri gradul de responsabilitate poate fi și un demotivator!);
- posibilitatea de a dobândi noi experiențe și cunoștințe, conexiuni, reputație,
- o oportunitate de a-ți încerca mâna,

asa de rezultat:
- importanta rezultatului pentru companie si colegi,
- importanta pentru viitorul celor mai subordonati,
- recompensa in caz de realizare,
- amenda/pedeapsa in caz de nerespectare,
- Carieră ca urmare a îndeplinirii unei sarcini sau a unei serii de sarcini etc.

De fapt, pentru a-ți asigura interesul pentru rezultat, delegi responsabilitatea (atât pozitivă, cât și negativă) pentru acest rezultat.

8. Motive pentru nerealizarea unei sarcini delegate

Sarcina nu a fost finalizată. Uneori se întâmplă. Acum cel mai important este să analizați motivele nerespectării și să țineți cont de ele pentru viitor.

Executarea sarcinii delegate depinde nu mai puțin de conducător decât de subordonat. Prin urmare, nu vă grăbiți să certați subordonatul...

Se crede că, pentru ca sarcina să fie finalizată, este important să vă asigurați următoarele atunci când o setați:

O înțelegere clară a rolului interpretului: ce se așteaptă de la el/ea, ce ar trebui făcut și cum, în ce interval de timp, cu ce resurse și puteri, care ar trebui să fie rezultatul și ce cerințe îi sunt impuse;

Capacitatea subordonatului de a îndeplini acest rol, adică disponibilitatea cunoștințelor, abilităților, experienței, fizice și fizice necesare. abilități mentaleÎn sfârșit, puterile;

Motivația pentru a îndeplini acest rol este dorința de a performa sarcina datăși obține rezultate. Motivația poate fi asigurată atât de sarcina în sine, cât și de stimularea suplimentară;

„Condiții de lucru” necesare - echipamente, calculatoare, consumabile, tehnologie, informații, timp...

Dacă sarcina nu este finalizată, nu ezitați să căutați motivul într-unul dintre elementele enumerate. Sau, cel mai probabil, mai multe deodată...

Și în sfârșit, zece reguli, care nu pretind a fi complete, care trebuie luate în considerare în procesul de delegare:

1) Delegați tot ce este posibil! Nu vă fie teamă să delegeți totul. Rolul managerului modern este tocmai acela de a delega totul și de a asigura cele mai bune conditiiîndeplinirea acestor sarcini;

2) Nu delegați niciodată autoritate fără responsabilitate pentru rezultatele utilizării lor. Nu delegați niciodată responsabilitatea pentru un rezultat fără autoritatea necesară și suficientă pentru a-l influența;

3) Ajută-l întotdeauna pe subordonat să înțeleagă ce i se cere, care sunt cerințele pentru rezultat, care sunt restricțiile, cum să ducă la bun sfârșit sarcina etc. La urma urmei, este important pentru tine nu numai să DAI o comandă, dar este și mai important ca aceasta să fie LUATĂ și EXECUTATĂ!

4) Dezvoltați subordonații, acordați-le sarcini mai complexe și mai responsabile de fiecare dată. Dezvoltați-le pentru a reduce treptat intensitatea controlului și a simplifica explicațiile și procesul de delegare în sine;

5) Subordonatul de foarte multe ori ȘTIE mult mai bine decât tine cum să ducă la bun sfârșit sarcina, dar îi este mult mai greu să determine CE trebuie făcut;

6) Întotdeauna este mai bine să știi din timp despre probleme, greșeli, nerespectări, termene ratate - când nu este prea târziu pentru a lua măsuri corective. Pentru a face acest lucru, identificați cheia rezultate intermediare pe care subordonatul trebuie să le raporteze și pe care trebuie să le controlați;

7) Enunțarea neclară a sarcinii - primul pas către neîndeplinirea acesteia;

8) Oferiți întotdeauna subordonaților posibilitatea de a întreba din nou sau de a pune o întrebare de clarificare în cursul sarcinii - acest lucru va ajuta la economisirea multor timp și resurse;

9) Uită de expresia „e mai rapid să faci singur decât să explici cuiva”. Explicând o dată și petrecând astfel mai mult timp, îți vei economisi timpul pentru viitor - când subordonații o vor face singuri fără explicații;

10) Control mai bun– autocontrolul persoanei interesate!

Analizați-vă practica de delegare în conformitate cu algoritmul propus, regulile, recomandările și răspunsurile la întrebări urgente. Nu te supăra dacă ceva nu este în regulă. Principalul lucru este să faci măcar câteva pași concreti pentru a îmbunătăți situația având în vedere ceea ce tocmai ai citit...

Ce poate fi delegat și ce nu? Cui poate și cui este mai bine să delegeți? Cum să o faci în așa fel încât să nu te îndoiești de rezultat? Ar trebui delegată responsabilitatea? Ce metode de control sunt cele mai eficiente cu cel mai mic timp și efort? Există reguli de delegare care se aplică în toate ocaziile?

Aceste întrebări sunt de interes pentru fiecare manager - de la șeful departamentului până la președintele companiei. Sunteți interesat de răspunsurile la aceste întrebări din două motive:

• în primul rând, ai și subordonați;
• în al doilea rând, te găsești de foarte multe ori „între două incendii” în cazul unor situații conflictuale între lider și subordonați. Mai mult, cel mai adesea este vorba despre eșecul subordonaților de a îndeplini orice sarcini sau sarcini.

Deci, să ne uităm mai întâi la secvența pașilor din procesul de delegare:

Pasul 1: Definirea obiectivului (ce vreau să obțin ca rezultat) și sarcinilor (ce anume ar trebui făcut pentru aceasta). De asemenea, este de dorit să se determine în prealabil „prețul de emisiune” - cantitatea de resurse pe care trebuie/sunt de acord să o investesc.

Pasul 2: Determinarea executantului - cel care poate face față sarcinii.

Fie că ești director executiv al unei companii, manager vânzări cu amănuntul sau ca părinte care rămâne acasă, abilitatea de a delega este una dintre cele mai importante abilități pentru a profita la maximum de afacerea ta. Cu toate acestea, delegarea este afaceri complicate- trebuie să fii ferm, dar în același timp să ai încredere în persoana căreia i-ai delegat atribuțiile. Acest articol vă va ajuta să depășiți orice neliniște care ar putea apărea în timpul delegării și vă va ghida prin procesul de delegare cu tact și respect.

Pași

Partea 1

Gândește-te bine

Lasă-ți egoul deoparte. O mare frână psihologică a delegării este judecata că „Dacă vrei ca lucrurile să fie făcute corect, atunci fă-o singur”. Nu ești singura persoană din lume care poate face acest lucru corect. „Poate” fi singura persoană în care o faci corect acest moment dar dacă îți faci timp să înveți pe cineva, atunci probabil că și ei vor reuși să o facă corect. Cine știe - ar putea să o facă mai repede sau mai bine decât tine (visează!), iar tu ar trebui nu numai să-l accepți, ci și să-l saluti.

• Gândește logic și realist - poți face singur treaba asta? Va trebui să lucrezi singur toată viața? Trebuie să vă echilibrați munca și responsabilitățile obișnuite? Dacă da, atunci probabil că ar trebui să fiți pregătit să delegeți o parte din munca dvs. Nu vă simțiți rușinați sau incompetenți că aveți nevoie de ajutor pentru a duce lucrurile la bun sfârșit - de fapt, deveniți un muncitor „mai eficient”, primind ajutor atunci când aveți nevoie.

1. Nu mai aștepta ajutor voluntar de la oameni. Dacă nu doriți să vă delegeți munca, atunci este posibil să aveți caz rar sindromul martirului – probabil că ești copleșit și adesea te întrebi de ce oamenii nu se oferă niciodată să mă ajute. Fii sincer cu tine însuți - când alți oameni oferă ajutor, îl refuzi doar pentru a fi politicos? Vă întrebați de ce nu „insistă”? Simți că dacă ai fi în situația opusă, atunci probabil că ai ajuta cu o mare râvnă a inimii? Dacă ai răspuns „da”, atunci trebuie să „preiei controlul” asupra situației tale. „Obțineți” ajutorul de care aveți nevoie - nu așteptați să vină la dvs. pentru că s-ar putea să nu fie.

   • Mulți oameni nu acordă atenție la ceea ce fac alții și nu se poate face mare lucru pentru a-i schimba. Lăsați deoparte orice frustrări dacă cineva nu dă o mână de ajutor, amintiți-vă că comunicarea nevoilor dvs. este în cele din urmă responsabilitatea dvs.

2. Nu accepta în mod negativ cererile de ajutor. Mulți oameni se simt inconfortabil când cer ajutor. S-ar putea să te simți vinovat că i-ai împovărat pe alții sau s-ar putea să te simți rușinat pentru că crezi (din anumite motive) că ar trebui să te descurci singur cu toată munca. Poți să fii mândru de eforturile tale și să vezi asta ca o dovadă că ești om nobil(o altă manifestare a sindromului martirului). Dacă crezi că a cere ajutor este o formă de slăbiciune, atunci trebuie să scapi de acest gând „fără întârziere”. De fapt, contrariul este adevărat: a încerca să faci totul singur este un semn de slăbiciune, în sensul că indică faptul că nu ai o viziune realistă asupra abilităților tale.

   Învață să ai încredere în ceilalți. Dacă ți-e frică de delegare pentru că nu crezi că altcineva poate face treaba la fel de bine ca tine, amintește-ți două lucruri: în primul rând, că aproape oricine poate învăța ceva cu suficientă practică și, în al doilea rând, în al doilea rând, că probabil ești nu la fel de talentat pe cât crezi că ești. Când delegeți munca, nu vă eliberați doar timp pentru dvs., ci îi oferiți și asistentului dvs. șansa de a învăța noi abilități sau de a aborda noi tipuri de sarcini. Aveți răbdare - având suficient timp, asistentul dvs. va putea, probabil, să finalizeze munca delegată la fel de bine ca și dvs. Dacă munca pe care intenționați să o delegeți nu este „foarte” importantă, atunci asistentul dumneavoastră poate învăța să o facă bine în timp. Dacă munca este „foarte importantă”, gândiți-vă de două ori înainte de a o delega!

   • Chiar dacă ești cel mai bun în a face munca pe care urmează să o delegați, realizați că delegarea muncii vă va permite să faceți și alte lucruri în același timp. Daca esti cel mai bun muncitor la birou efectuând sarcina relativ monotonă de asamblare a hard disk-urilor, dar aveți o prezentare importantă de pregătit, logic ar fi să atribuiți sarcina unui stagiar. Este mult mai bine pentru tine să prioritizezi cele dificile, sarcini provocatoare- Simțiți-vă liber să delegați sarcini simple, repetitive atunci când aveți lucruri mai importante de făcut.

   Partea 2

   Delegare efectivă

   1. Iesi de la pamant. Primul pas este cel mai dificil, dar este cel mai important. Ar trebui să treci peste tine și să ceri pe cineva să te ajute (sau, dacă ești șeful, „ordonați” cuiva să vă ajute.) Simțiți-vă liber să faceți acest lucru - atâta timp cât sunteți politicos, amabil și plin de tact, nimeni nu va fi nepoliticos cu tine doar pentru că ai cerut (sau ai comandat) ajutor. Încearcă să fii plin de tact și grijuliu, menținând în același timp seriozitatea cererii tale.

      • Dacă nu ești sigur cum să ceri cuiva să lucreze pentru tine, încearcă să-ți păstrezi gândurile scurte și dulci. Spune ceva de genul: „Hei, pot să am un minut? Mă puteți ajuta să adun teancul mare de hard disk-uri pe care tocmai le-am primit. Nu pot face asta pentru că nu voi fi azi la birou. Ma poti ajuta?" Nu vă presați ajutorul, dar asigurați-vă că el/ea recunoaște că ajutorul lui sau ei este „necesar”.
      • Cere și (probabil) vei primi. Nu vă fie teamă să delegați de teamă să nu arăți nepoliticos și impotent. Privește-l în alt mod - cum te-ai simți dacă oamenii ți-ar cere să faci ceva? Ai fi jignit și jignit? Sau ești (de obicei) bucuros să ajuți? Probabil ultimul!

   2. Nu lua respingerea personal. Uneori oamenii nu pot să te ajute - este trist, dar este adevărat. Poate fi de motive diferite- cel mai frecvent este ca persoana pe care o intrebi este foarte ocupata cu ea Propria munca. Nu o lua prea personal - doar pentru că cineva nu poate (sau nu vrea) să facă ceva pentru tine în acest moment, nu înseamnă că te tratează urât. De obicei înseamnă doar că el/ea este fie ocupat, fie leneș - nimic mai mult.

      • Dacă sunteți refuzat, luați în considerare diferite variante- de obicei poți insista politicos, dar ferm, că ai nevoie cu adevărat de ajutorul acestei persoane (acest lucru se aplică mai ales dacă ești șef sau ai altă autoritate), poți încerca să întrebi pe altcineva sau poți să faci singur treaba. Dacă chiar aveți nevoie de ajutor, nu vă fie teamă să încercați opțiunile unu și/sau două!

   3. Delegați scopul, nu calea. Aceasta este punct-cheie să nu devin dădacă sau micro-manager. Stabiliți valori clare pentru rezultatele pe care le așteptați, arătați-i persoanei cum o faceți, dar spuneți-i că poate face treaba așa cum doresc, atâta timp cât este bine făcută și finalizată la timp. Oferă-le suficient timp nu doar pentru a învăța, ci și pentru a experimenta și a inova. Nu-i antrena ca pe roboți; instruiți-i ca persoane care pot învăța și îmbunătăți procesul.

      • Acest lucru este, de asemenea, inteligent, deoarece vă ușurează timpul și vă calmează nervii. Vrei să folosești timpul pe care îl eliberezi pentru ceva mai important, fără să-ți faci griji în mod constant cu privire la modul în care progresează asistentul tău. Amintiți-vă că ați delegat această muncă să fie „mai puțin” stresată, nu „mai mult”.

   4. Fii pregătit să-ți antrenezi asistentul. Aproape întotdeauna ar trebui să-ți aloci ceva timp pentru a-ți învăța ajutorul cum să ducă la bun sfârșit sarcina pe care i-ai delegat-o, chiar dacă este destul de simplă. Amintiți-vă că procesele care vi se par simple și directe s-ar putea să nu fie atât de simple pentru cei care nu s-au mai ocupat niciodată de ele. Fii pregătit nu numai să-ți informezi asistentul cu privire la problema pe care i-ai delegat-o, ci și să răspunzi cu răbdare la orice întrebări pe care le poate avea.

      • Considerați timpul petrecut cu pregătirea unui ajutor ca pe o investiție sensibilă pe termen lung. Luând puțin timp pentru a instrui un ajutor pentru a face o sarcină corect, economisiți timp pentru viitor, care altfel ar fi petrecut corectând greșelile sale.

   5. A sublinia resursele necesare pentru a finaliza sarcina. Este posibil să aveți resursele necesare pentru a finaliza o sarcină, dar persoana care i-a fost atribuită sarcina poate să nu aibă acces la acestea. De exemplu, datele protejate prin parolă, echipamentele specializate și anumite instrumente pot fi vitale pentru această sarcină, așa că asigurați-vă că asistentul dvs. are tot ce are nevoie pentru a finaliza sarcina.

      Realizează că asistentul tău poate face doar un lucru la un moment dat. Când asistentul dumneavoastră vă ajută, el/ea nu își îndeplinește sarcinile normale. Nu uita că, la fel ca și tine, ajutătorul tău probabil a făcut-o orar incarcat. Întreabă-te – ce lucru „ei” vor întârzia sau delega pentru a-ți îndeplini sarcina? Asigurați-vă că știți răspunsul la această întrebare atunci când delegeți o sarcină altcuiva.

   6. Fii răbdător. Persoana căreia i-ați delegat va „face” greșeli atâta timp cât învață sarcina noua. Aceasta face parte din procesul de învățare. Pregătește-te pentru asta din timp. Nu delega o sarcină presupunând că persoana o va face perfect până când nu va dobândi experiență. Dacă un proiect nu merge așa cum ți-ai dori, deoarece partenerul tău nu poate îndeplini noua sarcină „perfectă” pe care i-ai delegat-o, este vina ta, nu a lui. Fii un mentor pentru asistentul tău, iar munca delegată poate fi o experiență plină de satisfacții pentru el sau ea, mai degrabă decât ceva de temut.

      • Când înveți pe cineva cum să facă ceva, faci o investiție. Acest lucru vă va încetini la început, dar vă va crește productivitatea pe termen lung, așa că abordați întregul proces într-o notă pozitivă și realistă.

   7. Fiți pregătiți pentru posibilele dificultăți. Faceți un plan de rezervă și fiți gata să îl utilizați dacă ceva nu merge bine. Aflați ce se va întâmpla dacă lucrările nu sunt finalizate la timp sau conform standardelor. Obstacolele și problemele neașteptate pot apărea în orice moment, indiferent dacă sunteți la serviciu sau acasă - chiar și aparatele electrocasnice uneori se defectează. Spune-i delegatului tău că, dacă se întâmplă ceva, îl vei înțelege și îl vei ajuta să respecte termenul limită - nu doar să-l arunci sub roțile unei mașini la primul semn de necaz.

      • Acest lucru este, de asemenea, rezonabil într-un sens egoist - dacă delegatul dvs. se teme că el/ea va fi acuzat pentru greșeli, va fi petrecut mult mai mult timp acoperindu-și spatele decât finalizare reală sarcini.

   8. Exprimă-i recunoștința asistentului tău atunci când merită. Delegarea sarcinilor către altcineva este necesară dacă trebuie să vă asumați din ce în ce mai multă responsabilitate. Cu toate acestea, este contraproductiv dacă delegi o sarcină, lași asistentul tău să lucreze din greu la ea și apoi îți iei tot meritul pentru aceasta. Exprimați aprecierea și laudă pentru eforturile celorlalți în numele dvs.

      • Ori de câte ori sunteți lăudat pentru o slujbă pe care ați fost ajutat să o faceți, amintiți-vă să includeți numele asistentului dvs.

   9. Spune mulțumesc." Când cineva face ceva pentru tine, este important să-i mulțumești, să recunoști importanța ajutorului său și să-i informezi pe cel care îl ajută că este apreciat. Altfel, vei părea nerecunoscător, chiar dacă nu ești. Amintiți-vă că oamenii nu vă pot citi gândurile. Este mai probabil ca oamenii să te ajute din nou dacă se simt apreciați.

      • Fii bun. O afirmație simplă și sinceră de genul „Nu aș fi putut face asta fără tine!” valoreaza mult. Dacă munca pe care a făcut-o această persoană pentru tine a fost semnificativă, poți chiar să o răsfețe cu mâncare, băutură, un card de mulțumire sau să cumperi un mic cadou.
   • Creați o listă de sarcini pe care ați dori să le delegeți altcuiva. Nu repara nimic din lista ta de dorințe. Pune totul pe hârtie și decide mai târziu ce poate și ce nu poate fi implementat. Vei fi uimit de cât de multe poți face pe cont propriu că altcineva te poate ajuta.

   Avertizări

   • Nu respinge sarcinile neplăcute pretinzând că le faci o favoare. Dacă pentru ei nu există beneficiu real nu pretinzi altfel. Cel mai bine este să faceți acest lucru „după” finalizarea uneia sau mai multor sarcini cu o singură comandă. Acest lucru vă va permite să spuneți sincer: „Walt, aceasta este o slujbă ingrată, dar chiar am nevoie de ajutorul tău” sau „Lori, promit că dacă iese ceva din asta efect pozitiv Voi face tot posibilul să te fac să simți asta. Știu că nu este o treabă grozavă, dar trebuie făcută și știu că pot avea încredere în tine să o faci.” Sunt multe locuri de muncă neplăcute, ingrate de făcut; modul de a le face este ca atunci când apar locurile de muncă crem, să nu uiți de persoana care este mâna ta dreaptă bună.