Hei! Tässä artikkelissa puhumme yhdestä eniten tehokkaita työkaluja ajanhallinta - Eisenhower-matriisi.

Tänään opit:

• Mikä on Eisenhower-matriisi;
• Miten matriisia voidaan käyttää Jokapäiväinen elämä(esimerkein);
• Mitkä ovat vinkkejä ajan säästämiseen.

"Päivä on pitkä iltaan, jos ei ole mitään tekemistä" - sanoo kansanviisaus. Varsin erilaisia ​​aforismeja syntyy kiireisiä ihmisiä jotka kilpailevat aikaa vastaan: "Kuinka lisäisit 25 tunnin päivään?".

Moniajo-olosuhteissa jokainen yrittäjä joutuu ennemmin tai myöhemmin kysymyksen aikaresurssien oikeasta jakamisesta. Aloitusehdot ovat samat jokaiselle planeetan asukkaalle - tuntiin sisältyy kuusikymmentä minuuttia ehdottomasti kaikille. Mutta kuinka tehokkaasti ihmiset järjestävät aikansa, on suuri ero menestynyt henkilö ja ikuinen häviäjä.

Eisenhower-matriisi ajan organisointimenetelmänä

Ajanhallinta tai on tietoista valvontaa siihen käytetyn ajan määrästä tietyt tyypit tehokkuuden ja tuottavuuden lisäämiseksi.

Eisenhower Matrix on yksi suosituimmista ajanhallintatyökaluista, jota käytetään liike- ja henkilökohtaisten tehtävien priorisointiin. Se perustuu periaatteeseen, että kaikki tapaukset luokitellaan neljään luokkaan niiden tärkeysasteen ja kiireellisyyden mukaan. Matriisia on kätevin käyttää lyhyen ja keskipitkän aikavälin suunnitteluun.

Tämän lähestymistavan loi Dwight David Eisenhower, armeijan kenraali toisen maailmansodan aikana ja myöhemmin Yhdysvaltain 34. presidentti. Poliitikko on aina ihaillut ympärillään olevia kykyään pysyä mukana kaikessa.

Kerran eräs amerikkalainen etsi joitain turhaan tehokas tapa hallita aikaa ja, koska se ei löytänyt sitä olemassa olevien joukosta, kehitti sitä itse. Aikamatriisi on edelleen hämmästyttävä yksinkertaisuudessaan ja neroudessaan, ja miljoonat ihmiset ympäri maailmaa käyttävät sitä suunnitteluun.

Visuaalisesti prioriteettimatriisi on jaettu neljään neljännekseen, joissa tapaukset sopivat luokkiin: tärkeä ja kiireellinen, tärkeä ja ei-kiireellinen, merkityksetön ja kiireellinen, merkityksetön ja ei-kiireellinen.

Matriisin käyttäjää pyydetään syöttämään kaikki suunnittelemansa toiminnot näihin kvadrantteihin. Eniten iso työ tapahtuu juuri silloin, kun henkilö tekee valinnan näiden kenttien välillä ja päättää siten, mitkä asiat tehdään ensin ja mitkä sitten.

Kvadranttien karakterisointi

Kvadrantti A: tärkeä ja kiireellinen

Tähän kenttään tulee kirjata tapaukset, jotka liittyvät henkilön elämän tärkeimpiin alueisiin ja jotka eivät siedä viivytystä. Näitä alueita ovat yleensä perhe, ura (opiskelijoille opiskelu), terveys ja turvallisuus.

Nämä tapaukset ovat yhdenmukaisia ​​seuraavien lausuntojen kanssa:

1. Jos et tee niin pian, sinut etääntyy merkittävästi yhdestä elämäsi pitkän aikavälin tavoitteesta.

Esimerkki. Lähitulevaisuudessa odotat innolla ylennystä. Johtaja pyytää sinua toimittamaan selvityksen tehdystä työstä mahdollisimman pian. On tärkeää? Kyllä, koska et halua missata tilaisuutta ura. Onko tämä kiireellistä? Kyllä, koska nyt on aika näyttää ahkeruutesi.

1. Myöhäinen hakemus sairaanhoito voi olla vakavia seurauksia.

Esimerkki. Sinulla on hammassärky. Tärkeä? Kaikki terveyteen liittyvä on aina tärkeää. Kiireellisesti? Olet vaarassa menettää hampaan etkä kestä kauan kipulääkkeillä.

Kvadrantti B: tärkeä ja ei-kiireellinen

Menestyneillä ihmisillä on tapana tehdä suurin osa työstään tässä kvadrantissa. Nämä ovat jokapäiväisiä toimintoja, jotka poikkeuksetta palvelevat päätavoitteiden saavuttamista kaikilla elämänalueilla. Ne ovat kaikki tärkeitä, mutta kiirettä ei ole, kuten A-kvadrantin tapauksessa.

Menestyvä ihminen ei tuo tärkeitä asioitaan hätätilaan, vaan tekee ne vähitellen. Hänellä on useimmiten aikaa tehdä tietoisesti päätöksiä, tiili tiileltä rakentaen tulevaisuutensa rakennusta.

Tämä vyöhyke sisältää kaikki päivittäiset toimet, jotka liittyvät suoraan painopistealueet elämä: työ, perhe, itsensä kehittäminen, terveys.

Niitä koskevat samat kriteerit:

• Tehtävä on suoritettava, mutta sitä voidaan lykätä hetkeksi, jos jotain tärkeää ja kiireellistä ilmaantuu.

Esimerkki. Olet ohjelmoija ja sinun on toimitettava kirjoittamasi ohjelma maanantaihin mennessä. On vasta torstai, ja sinulla on jo kaikki valmiina, mutta olet päättänyt laittaa kätesi perjantaihin asti, jotta voit tarkistaa kaiken.

B-kvadrantin asiat voivat siirtyä A-kvadranttiin, jos ne jätetään ilman valvontaa. Sinun tehtäväsi on estää tämän tapahtumasta. Tapahtuu, että tärkeä asia ilmaantuu yhtäkkiä, sinusta riippumattomista syistä. Mutta usein me itse tuomme asiat tähän tilaan jättäen huomioimatta ennaltaehkäisevät lääkärintarkastukset ja lykkäämme tärkeitä tehtäviä määräaikaan.

Kvadrantti C: Epätärkeä ja kiireellinen

Nämä asiat ovat vähän prioriteettien yläpuolella, mutta niiden tekeminen tekee elämästäsi mukavampaa ja voi palvella sinua hyvin ajan myötä.

Tällä alueella on tapaamisia ja keskusteluja, joihin menet kohteliaisuudesta tai pakosta, mukaan lukien ei kovin läheisten ihmisten syntymäpäivät, yhtäkkiä ilmestyneet kotityöt, jotkut työtehtävät.

Tällä kvadrantilla on seuraavat ominaisuudet:

1. Tämän tehtävän nopea suorittaminen auttaa.

Esimerkki. Suunnittelit ilmastointilaitteen ostamista ja sait tietää alennusmyynnistä, joka kestää vain yhden päivän. Tärkeä? Ei erityisesti. Maailma ei romahda, jos et osta ilmastointilaitetta halvemmalla kuin suunnittelit. Kiireellisesti? Kyllä, alennus on voimassa vain yhden päivän. Mukava bonus: kiireellinen osto säästää hieman perheen budjettia.

1. Epäsuorasti näiden tapausten suorittaminen voi hyödyttää päätavoitteita, vaikka tätä ei taata.

Esimerkki. Olet toimittaja. Olet tervetullut juhliin, jonne sinua kiinnostavan lehden toimittaja voi tulla. Tärkeä? Ei oikeastaan, kaikki on liian epämääräistä. Kiireellisesti? Kyllä, koska juhlat eivät kestä ikuisesti, sinun on tehtävä päätös - joko mennä tai ei.

On todennäköistä, että löydät jonkun siirtämään tapauksen tästä neljänneksestä. Jonkin merkityksettömän kiireellisen asian voi tehdä puolestasi puoliso, tuttava, kollega, alainen.

Kvadrantti D: Ei-tärkeä ja ei-kiireellinen

Kaikki tämän kvadrantin asiat voidaan jakaa ehdollisesti varsinaiseen liiketoimintaan ja viihteeseen. Tehtäviin kuuluu tehtäviä, jotka varmistavat mukavuutensa, tekevät sinusta ja elämästäsi kauniimman (esim ulkomuoto), mutta se voi kestää jonkin aikaa.

Naiselle tämä voi olla käynti manikyyrillä, miehelle autopesu. Tietenkin nämä asiat ovat tärkeitä sinänsä, mutta eivät suhteessa pääelämäsi alueisiin.

Toiseen ryhmään kuuluu miellyttävä ajanviete. Yleisesti ajatellaan, että näistä teoista ei ole mitään hyötyä, niitä kutsutaan "ajan haaskaustajiksi", ne esitetään sellaisina asioita, joita ihmiset tekevät, ainakin eivät halua tehdä, ja niistä eroon pääseminen on kiitettävä tavoite.

Joten kategorisesti voimme vain puhua huonoja tapoja kuten tupakointi ja väkevän alkoholin järjestelmällinen käyttö. Esimerkkejä aktiviteeteista, kuten sosiaalinen verkostoituminen, kevyiden elokuvien katsominen, klubeissa hengailu, tietokonepelien pelaaminen - kaikella tällä on oikeus olla ja se on ihmiselle välttämätöntä, jos se rentouttaa häntä ja tuottaa hänelle iloa.

Ensinnäkin ihminen ei ole robotti, hänen täytyy tehdä jotain juuri sellaista sielulle.

Toiseksi merkityksettömistä ja ei-kiireellisistä asioista voi olla hyötyä. monet tietokonepelit kehittää ajattelua, viestintä sosiaalisissa verkostoissa opettaa ilmaisemaan ajatuksia, klubeissa tanssiminen auttaa lämmittämään. Lisäksi on jo pitkään tiedetty, että aktiivisuuden vaihtaminen on parasta lepoa.

Tämän kvadrantin tärkein ehto ei ole antaa hänen ottaa valtaa suurimmaksi osaksi ajastasi ja jätä huomiotta tärkeimmät asiat, jotka vievät sinua eteenpäin elämässä.

Kuinka soveltaa Eisenhower-matriisia käytännössä

Joten, kun olet tarkastellut teoreettista osaa, voit kokea matriisin vaikutuksen itseesi.

1. Avaa ensimmäistä kokeilupäivääsi edeltävänä iltana päiväkirjasi sopivana päivänä ja piirrä neljän kentän levitys. Merkitse ne matriisin osoittamalla tavalla. Päiväkirjan puuttuessa voit ottaa tavallisen arkin. Jos sinulla on aina tabletti tai kannettava tietokone mukanasi, voit luoda matriisin Excelissä.
2. Kirjoita erilliselle arkille sarakkeeseen kaikki tehtävät, jotka aiot tehdä huomenna (kun hankit taidon jakaa nopeasti kaikki matriisin tehtävät, et enää tarvitse tätä kohdetta).
3. Lue tapaukset yksi kerrallaan ja kopioi jokainen matriisin sopivaan neljännekseen. Tätä varten sinun on vastattava vain kahteen kysymykseen: onko se tärkeää? Onko se kiireellinen?

1. Jos kyseessä on paperiversio, jätä vapaa paikka jokaisella alalla - huomenna muistat muita asioita ja lisäät ne.
2. Korosta merkillä (värillä) valmiit tehtävät.
3. Päivän päätteeksi siirrä keskeneräiset tehtävät seuraavalle päivälle (muista kirjoittaa ne uudelleen päiväkirjan uudelle leviämiselle tai kopioida ne uudelle Excel-välilehdelle - muuten ne "hukkaa").
4. Älä kiellä itseltäsi iloa päivän päätteeksi katsoa läpi kaikki matriisi "värilliset" osat, toisin sanoen kaikki valmiit tapaukset. Tunnet liikemiehen tyytyväisyyden, jonka päivä ei mennyt turhaan.

Esimerkki valmiista Eisenhower-matriisista

Esimerkillämme teemme kuten neuvoimme edellisessä kappaleessa - kirjoitamme ensin kaikki tapaukset peräkkäin ja jaamme ne sitten matriisiin. Ensimmäisen persoonan esimerkissä ammattimainen hierontaterapeutti meditoisi.

Tässä on hänen luettelonsa päivän tehtävistä (kommenttien kanssa, jotta lukija voi ymmärtää tärkeyden ja kiireellisyyden):

• Tänään 4 hierontaa: klo 9, klo 11, klo 15, klo 20 (taukoilla hoidan muut asiat);
• Mene kirjanpitoon (hierontasopimuksen mukaan minun pitäisi saada 60% kustannuksista, mutta itse asiassa saan vain 50% - selvitä miksi);
• Osta kissanruokaa (hyvä, että katsoin - vain yksi ruokinta on jäljellä);
• Vieraile ystävän luona sairaalassa (läheinen ystävä mursi kätensä eilen, tuo hänelle jotain maukasta);
• Soita pankkiin, maksa asuntolaina (tänään on viimeinen päivä, jolloin voit maksaa ilman sakkoa);
• Kavereiden luona teltalle (tänään on tiistai, lauantaina suunnittelemme perhematkaa);
• Mene uima-altaalle (mitä useammin käyn, sen parempi);
• Osta elintarvikkeita (jääkaapissa on jotain muuta, säilyy pari päivää);
• Vastaa viesteihin WhatsAppissa ja VKontaktessa (vain keskustelut);
• Harjoittele englantia vähintään 20 minuuttia (asiakkaiden joukossa on paljon ulkomaalaisia, kielen parantaminen olisi tarpeen);
• Osta hanalle uusi tiiviste (hana tippuu edelleen, mutta se on partaalla);
• Mene optometristin vastaanotolle (joka vuosi, varmuuden vuoksi, käyn tarkastuksen läpi);
• Hanki hiustenleikkaus (ulkoasu on edelleen siisti, mutta on parempi olla viivyttämättä sitä);
• Heitä kollegalle kirja selkälihasten harjoituksista (lupasin, että lähetän sen heti kun olen tietokoneen ääressä).

	KIIREELLISESTI	ÄLÄ KIIREHDI
TÄRKEÄ	Tänään 4 hierontaa: klo 9, klo 11, klo 15, klo 20. Vieraile ystävän luona sairaalassa	Vieraile ystävien luona teltalle (perhematka) Mene optometristien vastaanotolle Mene kirjanpitoon Harjoittele englantia
EI väliä	Mene pankkiin, maksa asuntolaina Osta kissanruokaa Osta uusi hanan tiiviste Lähetä kirja kollegalle	leikkaa hiuksesi Osta tuotteita Mene uima-altaalle Vastaa viesteihin WhatsAppissa ja VKontaktessa

Muista: sama asia erilaiset ihmiset voi asua matriisin eri kvadranteissa. Esimerkiksi harrastuksensa tekeminen voi tarkoittaa sekä tärkeitä että merkityksettömiä asioita. Sinä ja vain sinä voit jakaa asioitasi niin kuin näet elämäsi prioriteetit.

Missä olosuhteissa Eisenhower-matriisi on hyödyllinen sinulle

Jotkut skeptikot uskovat, että Eisenhower-matriisi sopii vain johtajille, kun taas yksinkertainen työntekijä, työntekijä tai kotiäiti ei pysty käyttämään sitä käytännössä (mikä ei pidä paikkaansa - matriisi on universaali, todistimme tämä ottamalla esimerkkinä hierojan, ei liikemiehen tapauksen).

Todellisuudessa kysymys ei ole matriisin käytön mahdollisuudesta tai mahdottomuudesta, vaan sen käytön tarkoituksenmukaisuudesta.

Eisenhower-järjestelmää käytetään jokaisen päivän suunnitteluun. Tuo on me puhumme ei pitkän tähtäimen suunnitelmista (rakenna talo, mene lomalle, valmistuu yliopistosta), vaan ajankohtaisista tehtävistä.

Toisaalta, jos ihmisellä on niin vähän päivittäisiä tehtäviä, että hänen muistinsa selviää niistä helposti, taulukkoa ei tarvitse käyttää. Esimerkiksi kaikki työntekijän päivän suunnitelmat ovat palvella kahdeksan tuntia töissä ja juoda olutta ystävien kanssa illalla. Tämä pöytä ei ole sellaisille ihmisille.

Toisaalta, jos ihmisellä on tavoitteita kaikilla elämänsä osa-alueilla - työssä, opiskelussa, itsensä kehittämisessä, perheessä, harrastuksissa, jos hän pyrkii olemaan aikansa herra, eikä mene sen mukana - sellainen henkilö hänellä on aina paljon päivittäisiä tehtäviä. Ja koska hän ei halua unohtaa niitä, tämä matriisi on häntä varten.

Eisenhower-matriisi ei ole ihmelääke ikuiseen ajanpuutteeseen. Se on enemmänkin pieni opetusohjelma priorisoinnista.

Älä ylläty, jos tapausten määrittäminen kvadrantteihin on aluksi vaikeaa. Sillä hetkellä kun ajattelet ja teet sen, opit. Ja arvokkaan oppiminen vaatii aina vaivaa.

Älä epätoivoon - kun olet työskennellyt pöydän kanssa useita päiviä peräkkäin, hankit taidon, josta tulee taito. Myöhemmin priorisointi saavuttaa automatismin.

Joten tehdään yhteenveto.

Eisenhower Matrix on sinun kaltaisillesi ihmisille, jos:

• Sinun on jatkuvasti valittava, minkä tehtävän otat ensin;
• Olet valmis oppimaan tuntemaan itsesi paremmin, valmis vastaamaan rehellisesti kysymyksiin, kuten "mikä on minulle todella tärkeää?";
• Haluat tehdä niin paljon kuin mahdollista - ehdottomasti enemmän kuin teet nyt;
• Olet valmis käsittelemään sellaista ominaisuuttasi kuin viivyttely - asioiden krooninen lykkääminen "myöhemmäksi".

Ehkä olet jo hyvä hallitsemaan aikaasi.

Lue alla olevat väitteet ja kysy itseltäsi, pitävätkö ne paikkansa sinun kohdallasi. Jos valtaosa pisteistä ei sovi sinulle, on suositeltavaa hallita ajanhallintatekniikoita.

• Sinulla on aina selkeä päivän tehtävälista;
• Vastaat yrityssähköposteihin ajoissa;
• Et ota töitä kotiin etkä juuri koskaan myöhästy työpäivän päätyttyä;
• Et anna puheluiden, vierailujen ja sosiaalisen median merkittävästi häiritä sinua päätehtävistäsi.
• Et tee työtä alaisillesi, koska et usko, että vain sinä osaat tehdä sen todella hyvin;
• Päivän päätteeksi tunnet olosi melkein yhtä energiseksi kuin alussa.

Jos kaikki edelliset kohdat näyttävät sinusta loogisilta, viimeinen saattaa aiheuttaa epäuskoisen hymyn: ”Kyllä, vitsailet! Puristettu sitruuna tuntuu energisemmältä kuin minä työpäivän päätteeksi. Kuitenkin on suuri määrä ihmisiä, jotka eivät vain väsy, vaan myös tuntevat energiahuippua. Eikä tässä ole mitään salaisuutta.

Emme kyllästy tehdyn työn määrään, vaan typerään, järjettömään toimintaan, järjettömään heittelemiseen ja avuttomuuteen kroonisessa aikapaineessa.

Tietenkin joskus emme voi ennakoida kaikkea. Ja hyvin mitoitettu suunnitelmamme voi horjua toimistolaitteiden äkillisen sammumisen, myöhästyneen asiakkaan tai poissaolevan työntekijän takia. Jätä se toistaiseksi sivuun.

Ensimmäinen asia, joka on työstettävä, on se, kuinka olla kaaoksen lähde itsellesi, ja sitten voit ajatella ulkoisten odottamattomien olosuhteiden vaikutuksia.

1. Puhdista työpöytäsi asiakirjoista, joiden kanssa et enää työskentele. Jos niitä ei tarvita kovin usein, laita ne kaappiin. Ei tarvita ollenkaan - lähetä koriin. Paperikasosta tuskin löydät sitä arkkia, jonka etsimiseen kulutat pitkiä minuutteja, turhien ponnistelujen ärsyttämänä. Huomaa, että taulukot menestyviä liikemiehiä näyttää siltä, ​​​​että kukaan ei työskentele niiden parissa: suurin osa niiden pinta on tyhjä.
2. Hanki itsellesi päiväkirjaäläkä eroa siitä. Kaikkea on mahdotonta muistaa liikemiehet ovat jo pitkään ymmärtäneet tarpeen kirjoittaa ylös kaikki - kokousten päivämäärät, tapaukset, kysymykset pohdintaa varten. Kännykät ja kannettavia tietokoneita kalentereineen käytetään usein, mutta paperipäiväkirja ei koskaan vanhene - jos vain siksi, että se ei voi rikkoutua tai loppua virta.
3. Suunnittele tärkein asia päivittäisen aktiivisuutesi huippuhetkellä. Olemme kaikki ihmisiä, ja jopa lajimme ankarimmat jäsenet selviävät unesta. Biorytmien vastustaminen on ajanhukkaa, häviät silti. Se, mitä teet iltapäivällä tunnissa, illalla kertyneen väsymyksen kera, vie kaksi kertaa niin paljon aikaa. Siksi älä lykkää kiireellistä raporttia myöhään iltaan, älä aloita tärkeitä keskusteluja ennen nukkumaanmenoa - sekä sinä että sinä kärsit tästä lähestymistavasta.
4. Älä ylikuormita itseäsi. Kyse ei ole vain siitä, että tuottavuutesi laskee. Armottomalla rytmillä "palat loppuun", ja kehosi ilman suostumustasi järjestää levon itselleen lähettäen sinut sairaalasänky. Tässä menetät kaiken säästämäsi ajan.

Kohtele itseäsi kuin täysiveristä hevosta - tämä on tietysti vahva eläin, mutta kuka omistajista uskaltaisi ajaa sitä kiihkeästi?

1. Älä "hidasta" projekteja ja tekoja. Muistaa kuuluisa lause siitä, että paras on hyvän vihollinen? Tuntuuko sinusta siltä, ​​että mitä enemmän testaat projektiasi, sitä paremmaksi se tulee? Tässä on erittäin tärkeää, ettei asiaa "liivita", muuten vaarana on tuntea krooninen väsymys ihanteen saavuttamisen mahdottomuudesta. Älä pyri ihanteelliseen - nämä toimet tuhlaavat aikaasi.
2. Älä yritä olla loistava kaikessa. Kestää vuosia tulla asiantuntijaksi millä tahansa alalla. On parempi erottua yhdessä asiassa kuin olla keskimääräinen kaikessa. Tästä Ocean's 11 on kyse. On tärkeää, että meillä on tiimi, jossa kaikki ovat hyviä jossakin, jolloin voit helposti delegoida asioita.

Elämäntapahtumien kierteeseen on erittäin helppo hämmentää. Lapset opettavat jakamaan aikansa oikein aikuisten toimesta, jotka usein lykkäävät kaiken myöhemmäksi. Yleensä tätä "myöhemmin" ei koskaan tule. Kaikki suunnitellut tapaukset työnnetään sujuvasti syrjään muiden toimesta ja ne muuttuvat lopulta yhdeksi jatkuvaksi ratkaisemattomien tehtävien palaksi.

Ongelma ei useimmiten ole tapausten lukumäärässä, vaan irrationaalisesti laaditussa aikataulussa. Ihmiset eivät kiinnitä riittävästi huomiota toimintansa suunnitteluun. Mutta viettämällä melko vähän henkilökohtaista aikaa ajanhallinnan perusteiden oppimiseen, voit säästää paljon tulevaisuudessa. Silloin elämässä on paikka paitsi ikuisia ongelmia mutta myös itsellesi ja perheellesi. Yksi yksinkertaisimmista ja tehokas teknikko suunnittelu on Eisenhowerin periaate.

Mikä on tekniikan ydin?

Eisenhower-matriisin periaate on pätevä tehtävien jakautuminen niiden merkityksen mukaan. Se auttaa jakamaan koko tehtäväluettelon tärkeisiin ja ei-tärkeisiin, kiireellisiin ja ei kovin tärkeisiin. Matriisin avulla voit määrittää ajan, joka tarvitaan ongelman ratkaisemiseen, koska jokin vaatii enemmän huomiota, ja jotkut asiat eivät ole edes viiden minuutin arvoisia.

Menestyksen saavuttamiseksi sinun on noudatettava tiettyä algoritmia. Tilaus tarpeellinen toimenpide riippuu tehtävien tärkeydestä. Yleensä ne häiritsevät keskittymistä yhteen maaliin erilaisia ​​tekijöitä: henkilökohtaiset ongelmat, ihmiset ympärillä, tavat jne. Päästä eroon heikkouksista ja keskity vain niihin hyödyllisiä toimia Eisenhowerin menetelmä voi auttaa.

Miten tämä periaate syntyi, kuka sen loi?

Amerikan yhdysvaltojen 34. presidentti Dwight David Eisenhower perusteli kuvattua ajanhallinnan periaatetta. Poliittinen hahmo En voinut jättää yhtäkään tehtävää ratkaisematta, joten yritin tehdä aikataulustani mahdollisimman järkevän ja optimoidun. Tämän seurauksena Eisenhower muutti kaikki tehtävät matriisiksi.

Nykyään käytetään myös presidentin menetelmää toimistotyöntekijät, johtajat ja ylimmät johtajat. Tämä viittaa siihen tätä menetelmää priorisointia ja todella tehokasta ja asianmukaista.

Mikä on Dwight Eisenhower Matrix?

Eisenhowerin neliö (tai periaatteet perustuvat matriisin rakentamiseen. Matriisin perusta on tärkeysakseli (abskissa) ja kiireellisyysakseli (ordinaatta). Niiden keskinäinen risteys antaa neljä ruutua, joista jokainen on täynnä tehtäviä niiden jakautumisen mukaan.

Joten aluksi kannattaa päättää, mikä on tärkeää ja mikä kiireellistä. Tärkeillä asioilla on suurin vaikutus tulosten saavuttamiseen ja kiireellisiä tehtäviä vaativat välitöntä täytäntöönpanoa. Yleensä muodostuu kuva, joka antaa täysi näköala asioiden tilasta.

Matriisin avulla voit järjestää oikeat prioriteetit- mikä voi odottaa ja mikä ei viivästy.

Mitä laatikossa A on?

Ensimmäinen ruutu, joka sijaitsee vasemmassa yläkulmassa, on nimeltään neliö A. Tärkeimmät ja kiireellisimmät tehtävät kirjoitetaan tähän soluun. Ihannetapauksessa tämän neliön tulisi olla tyhjä, koska rationaalisesti jakautuneen ajan avulla voit periaatteessa välttää tällaisten tapausten esiintymisen.

liiketoimintaan korostunut merkitys voidaan syyttää:

• terveysongelmat, jotka ilmenevät yleensä kaikkein sopimattomina aikoina;
• jotain, joka voi vaikuttaa negatiivisesti toiminnan tuloksiin;
• tapauksissa, joiden laiminlyönti voi johtaa uusiin ongelmiin.

Ihmisen itsehillintä on vastuussa tämän neliön täyteydestä. Loppujen lopuksi, jos uusia tapauksia ilmaantuu soluun A joka päivä, Eisenhower-periaate ei auta. Tässä kannattaa periaatteessa kääntyä ajanhallinnan puoleen, mutta ensin pitää käsitellä kaikki tapaukset, jotka täyttävät neliön A lyhyellä aikavälillä.

Huolimatta etusijalla annettu neliö, voit välittää solun täyttävien tehtävien ratkaisun jollekin toiselle. Mutta tämä on mahdollista vain, jos se on mahdollista, eivätkä asiat välttämättä vaadi henkilökohtaista osallistumista.

Mitä tehtäviä neliö B sisältää?

Tämä osa matriisista on täytetty päivittäiset askareet. Yleensä kaikki ansaitseva sisältyy tähän. eniten huomiota. Nämä ovat tärkeitä, mutta eivät kiireellisiä asioita, joista suurin osa liittyy henkilön päätoimintaan. Tehtävien vähäinen kiireellisyys sallii, että et tee äkillisiä päätöksiä, ja rakentava ja järkevä lähestymistapa mahdollistaa kaikkien asioiden hoitamisen tehokkaammin.

Niiden ihmisten toiminta, jotka ratkaisevat pääasiassa ongelmia neljännestä B, ovat tuottavampia. klo hyvät tulokset työ, sellaisilla ihmisillä on tarpeeksi aikaa henkilökohtaiseen elämäänsä, he eivät koe jatkuva stressi. Tämä neliö koostuu tehtävistä, joilla ei ole hyvin tärkeä ja ehkä jossain määrin jokapäiväistäkin, mutta juuri niistä ihmistoiminta pääasiassa koostuu.

Kvadrantin B tehtävät vaikuttavat voimakkaasti sekä moraaliin että aineelliseen kuntoon. Näitä ovat urheilu, ruokavalio, uni, harjoittelu ja työtoimintaa- ne asiat, joita ilman ei voi tulla toimeen, mutta ne kiinnittävät yleensä vähiten huomiota ja antavat paljon mennä itsestään.

Mitkä tapaukset sisältyvät neliöön C?

Square C sisältää ne asiat, jotka eivät lähetä vaalittua tavoitetta, vaan päinvastoin hidastavat tapahtumia, lykkäävät todella tärkeiden tehtävien toteuttamista. Useimmiten ne vaativat kiireellistä aikainvestointia, mutta ne häiritsevät ja johtavat harhaan. Tässä on tärkeää muistaa aina toimintojesi ja tavoitteidesi tulokset eikä siirtyä toissijaiseen.

AT tällä alalla voit turvallisesti sisällyttää kotityöt ja jollekulle tehdyt lupaukset. Yleensä nämä asiat eivät ole niin tärkeitä kuin kiireellisiä.

Mitä ruutuun D sisältyy?

Ihmisille, jotka eivät osaa suunnitella aikaa oikein, asiat tältä aukiolta vievät nai Suuri määrä aika. Näitä tehtäviä voidaan pikemminkin kutsua ei ongelmiksi, vaan miellyttäviksi huoleksi, jotka eivät myöskään tuota mitään järkevää hyötyä. Neliön D vaikutusta täytyy, jos ei poissuljeta, niin ainakin yrittää vähentää.

Lepoa ei pidä korvata päämäärättömällä sosiaalisten verkostojen seurannalla, tv-ohjelmien tai sarjojen katselulla, tyhjällä puhelimessa. Vapaa-aika Voit käyttää sen myös itsesi ja lähimmäisten: perheen, sukulaisten ja ystävien hyödyksi.

Missä Dwight Eisenhowerin periaatetta käytetään?

Kuvattua tehtävänjakomenetelmää ei käytetä vain ajan järkeistämiseen. Määrittämiseen käytetään esimerkiksi Eisenhower-periaatteen mukaista nopeutettua analyysiä tarvittavat toiminnot ostosmahdollisuudet. Tuoteparannus kaikissa vaiheissa elinkaari kutsutaan Tämä periaate yhdistää taloudelliset ja tekniikka määrittämällä tuotteen ominaisuuksien suhde sen hintaan. Jälkimmäisen on oltava looginen ja maksettava.

Mikä on Eisenhowerin periaate FSA:ssa, jota monet asiantuntijat ovat tutkineet markkinatalousmaista: Ranska, Saksa, Iso-Britannia, USA. Tuloksena todettiin, että kohteen merkityksellisten toimintojen valikoiman määrittämiseksi on tärkeää tarkkailla niiden tarpeellisuuden ja kustannusten välisiä suhteita. FSA:n Eisenhower-periaate on analysoida tuote ja jakaa sen ominaisuudet kolmeen luokkaan:

1. Luokka A. Pää- tai perustoiminnot: tuotteen välitön käyttötarkoitus, jonka tarjoamiseen on käytettävä enemmän rahaa.
2. Luokka B. Toissijaiset tuotteen ominaisuudet, jotka liittyvät pääominaisuuksiin. Tällaisten lisäysten läsnäolo on tervetullutta, mutta poissaolo ei vaikuta myyntiin liikaa.
3. Luokka C. Lisäominaisuudet, joiden puuttuminen ei vaikuta millään tavalla tuotteen laatuun. Vältä kuluttamasta täysin tarpeettomia lisäosia, voit säästää paljon.

Käytäntö soveltaa Eisenhower-periaatetta

Tehtäviä ei todellakaan tarvitse jakaa täsmälleen matriisin muodossa - neliön muodossa, mutta aluksi voit tehdä juuri sen näkyvyyden varmistamiseksi. On kätevää muuntaa standardi useiksi luetteloiksi tai kokonaissuunnitelma, jossa eri neliöiden tapaukset on korostettu värein. Joten esimerkiksi sekä kiireelliset että tärkeät tehtävät (ruutu A) voidaan kirjoittaa punaisella musteella, tärkeä mutta ei kiireellinen vihreässä(sektori B), merkityksettömät mutta kiireelliset tehtävät (neliö C) - sinisellä ja mustalla - merkityksettömiä ja ei-kiireellisiä. Samanaikaisesti yksittäisen tapauksen tärkeysastetta ei tulisi arvioida mielessä, vaan paperilla. Näin tehtävät muotoutuvat ja niiden toteutus muuttuu todellisemmiksi.

Miksi tätä menetelmää pitäisi käyttää?

Periaate voi auttaa muuttamaan elämääsi henkilökohtaisen aikasi järkeistämisen kannalta. Käyttö tätä menetelmää antaa sinun käyttää vähemmän aikaa tarpeettomiin tehtäviin ja keskittyä lupaavimpiin tapauksiin sekä riittävästi aikaa omistaa hyvä lepo, välttäen niin sanottuja ajanhukkaajia: televisiota, päämäärätöntä vaeltelua verkon avaruudessa ja vastaavaa.

Ajanhallinnan periaatteita päivittäisessä toiminnassaan soveltava henkilö ei ole tilastojen mukaan vain muita menestyvämpi, vaan myös terveempi, koska hän ei koe jatkuvaa ylikuormitukseen ja jatkuviin määräaikoihin liittyvää stressiä. (Eisenhower-periaate tai mikä tahansa muu) auttaa sinua optimoimaan elämän toimintaa kaikilla aloilla.

Oletetaan, että lähestyt harkiten tavoitteen muotoilua, voitit sen sisäinen vastus pelon ja viivyttelyn muodossa löysi erinomaisen motivaation saavuttaa tuloksia. Olet aktiivinen ja täynnä energiaa! Jonkin ajan kuluttua huomaat kuitenkin yllättyneenä, että kun olet rehellisesti ja itsepäisesti työskennellyt suunnitellut 8-12 tuntia, et voi määrittää tarkasti

• mikä suunnitellusta on jo tehty;
• joka välitulos sai;
• Kuinka lähellä olet itsellesi asettamasi tavoitteen saavuttamista?

Kuva on varsin masentava: päiväsi on täynnä huolia, olet aina kiireinen jossain, eikä tulos pääse lähemmäksi. Sen sijaan, että olisit tyytyväinen siihen, että onnistuit kulkemaan vielä muutaman askeleen matkalla kohti tavoitetta, tunnet vain väsymystä ja pettymystä.

"Maaliongelma"

Ajanhallinnassa tätä ilmiötä kutsutaan "tavoitteen asettamisongelmiksi". Kun kohtaat sen, alat tuntea kuuluisa sankari antiikin kreikkalainen myytti- Sisyphus, joka on tuomittu vierimään vuoren huipulle joka päivä valtava lohkare, joka hajoaa sillä hetkellä, kun tavoite saavutetaan. Tällainen sietämätön lohkare sinun tapauksessasi on kasa päivittäisiä asioita, joiden määrä ei vähene, vaikka kuinka yrität.

Priorisoi

Vaikka kohtaamasi ongelma on todella vakava ja laajamittainen, se on täysin mahdollista ratkaista. Mutta mistä aloittaa? Ensinnäkin, ennen kuin ryhdyt toimiin, sinun on selvitettävä tarkalleen, mitä haluat saavuttaa tämä vaihe ja järjestele tehtävät tärkeysjärjestyksensä mukaan.

Älä aloita työskentelyä tehtävän parissa ennen kuin tiedät tarkalleen, minne haluat mennä ja kuinka pitkälle pääset siitä.

Tietenkin on olemassa kokonainen joukko asioita, jotka voidaan tehdä satunnaisesti "löydetty ja tehty" -periaatteen mukaisesti. Tämä on omalla tavallaan jopa hyödyllistä: tällainen toiminta luo tietyn tunnelman ja auttaa pääsemään päätyöhön ilman ongelmia. Tällaisia ​​tapauksia ovat esimerkiksi kotitalouden "liikevaihto": astioiden pesu, pölyn pyyhkiminen, lattian lakaisu jne. Luettelo tällaisista päivittäisistä rutiinitehtävistä on pieni, ja lisäksi niiden toteutuksen etuna on, että näet melkein välittömästi ponnistelujesi tuloksena ja valmistumisen jälkeen koet paitsi tyytyväisyyden tunteen tehdystä työstä, myös melko konkreettista fyysistä mukavuutta.

Kuitenkin, kun on kyse tehtävistä, jotka on ratkaistava työn aikana laajamittainen hanke, tehtävälista voi muuttua lähes ulottumattomaksi. Kaoottinen strategia ei toimi täällä - loppujen lopuksi sinulla on rajallinen aika koko projektin suorittamiseen. Siksi riski on suuri, ratkaisee massan toissijaisia ​​kysymyksiä, ei vain ole aikaa tehdä jotain todella tärkeää saavuttaakseen lopullinen päämäärä. Siksi, ennen kuin tartut kaikkeen kerralla, mieti muutama minuutti.

Järjestä nykyiset tehtävät

Tekojensa ajatteleminen on hyvä idea, mutta haluat tehdä sen paitsi tehokkaasti myös nopeasti. Sopii tähän tarkoitukseen tunnettu menetelmä, jota käytetään aktiivisesti ajanhallinnassa. Se tunnetaan Eisenhower-matriisina. AT eri lähteistä useita eri tavoilla käyttämällä tätä menetelmää. Meistä se näyttää yksinkertaisimmalta ja rationaalisimmalta, josta keskustellaan jäljempänä. Se osoittautui erinomaiseksi työkaluksi käytännön sovellus joten olemme iloisia voidessamme jakaa sen kanssasi.

Matrixin nimi on Yhdysvaltain 34. presidentti Dwight Eisenhower, entinen armeijan kenraali. Juuri hänelle tunnustetaan tämän menetelmän keksiminen, mutta todennäköisimmin Eisenhowerin ansio piilee siinä, että hän ilmaisi kerran ajatuksen: "Kaikki kiireelliset asiat eivät ole tärkeitä, eivätkä kaikki tärkeät asiat ole kiireellisiä." Lainaus sai suosiota ja muodosti tietysti perustan matriisin idealle.

Eisenhower-matriisin avulla voit nopeasti lajitella jopa melko pitkän tehtävälistan. Voit tehdä tämän kirjoittamalla muistiin nykyiset tehtävät(paras käyttää GTD-metodologia) ja arvioi sitten jokainen niistä vain kahden kriteerin mukaan:

• Onko sillä väliä? (Ei oikeastaan)
• Onko se kiireellinen? (Ei oikeastaan)

Tämän seurauksena kaikki luettelokohteet, niiden tärkeysasteesta/kiireellisyydestä riippuen, voidaan sijoittaa johonkin Eisenhower Matrixin neljästä neljänneksestä, joka näyttää tältä:

On huomattava, että matriisi erilaisia ​​järjestelmiä ajanhallinta on eri nimiä, samoin kuin kvadranttien tulkinta voi vaihdella hieman eri kirjoittajia. Joten Stephen Covey, kirjan "The 7 Habits of Highly Effective People" kirjoittaja, kutsuu sitä kiireellisyyden ja tärkeyden matriisiksi. Hän antaa yksityiskohtaisia ​​suosituksia sen käytöstä työssään. Muissa lähteissä tätä menetelmää kutsutaan visuaaliseksi versioksi "4D-säännöistä", josta puhumme hieman myöhemmin.

Kuinka työskennellä kvadranttien kanssa

Eisenhower Matrixissa ei ole vain monia nimivaihtoehtoja, vaan myös monia tulkintoja siitä, miten kullekin neljännekselle asetettuja tehtäviä käsitellään. Ehdotamme viipymistä kahdessa tulkinnassa, joista ensimmäinen näyttää olevan kätevämpi jokapäiväisessä käytössä.

Menetelmä Tee - Suunnittele - Delegoi - Poista

Itse asiassa tämän menetelmän nimi sisältää jo tietoja siitä, kuinka käsitellä tehtäviä, jotka olet sijoittanut kuhunkin neljästä neljänneksestä. Mietitään tätä hieman tarkemmin.

Neljännes 1: Kiireellinen ja tärkeä

Nämä ovat tapauksia, jotka vaativat välitöntä toimintaa, muuten tapahtuu korjaamatonta: tulipalo, bugi, joka voi estää julkaisun tai jotain vastaavaa. Ihanteellinen vaihtoehto on, kun tämä kvadrantti jätetään tyhjäksi. Viimeisenä keinona voit laittaa siihen tehtäviä neljännestä nro 2, jos odottamattomat olosuhteet yhtäkkiä vaativat niiden kiireellistä ratkaisua.

Neljännes 2: Tärkeä, mutta ei kiireellinen

Tämä on kvadrantti useimmille tuottavia tehtäviä. Niitä ei tarvitse ratkaista tässä hetkessä, joten jokainen voidaan kohtuudella suunnitella ja toteuttaa tehokkaasti. Työskentelemällä tehtävien toteuttamisessa toisesta neljänneksestä päädyt samaan tuottavuuteen, jonka puute johti sinut epätoivoon.

Tämän neljänneksen työn optimoimiseksi edelleen voit luokitella siihen sijoitetut tehtävät saman tärkeys/kiireellisyyden periaatteen mukaisesti. Voit siis ensin kiinnittää huomiota kiireellisempiin ja tärkeämpiin (ei "polttaviin"!) tehtäviin ja sitten rauhassa siirtyä vähemmän kiireellisten ja tärkeiden (mutta silti tavoitteen saavuttamisen kannalta merkittävien) asioiden ratkaisemiseen.

Neljännes 3: Ei tärkeä, mutta kiireellinen

Asiat tässä kvadrantissa ovat juuri niitä häiriötekijöitä, jotka häiritsevät työnkulun sujuvaa kulkua ja häiritsevät lopullisen tavoitteen saavuttamista. Se on pitkä puhelinkeskusteluja, hedelmättömät keskustelut, joilla ei ole perimmäistä päämäärää, tarve olla hajamielinen voidakseen auttaa yhtä kollegoista jne. On suositeltavaa, että tällaiset tapaukset siirretään, jos mahdollista, jollekin, joka selviää niistä täysin sinun sijaansi . pääidea- Älä tee sitä itse. Voit delegoida ne tai kieltäytyä toteuttamasta niitä ollenkaan.

Neljännes 4: Ei tärkeä eikä kiireellinen

Voit yksinkertaisesti unohtaa tapaukset, jotka päätyivät tähän kvadranttiin. Yleensä nämä ovat joitain hetkellisiä toiveitasi, joilla ei ole mitään tekemistä tavoitteidesi kanssa. Jos tällainen kvadrantti on tyhjä, se on täydellinen vaihtoehto. Mutta vaikka siinä olisi joitain tehtäviä, jotka haluat silti suorittaa, lykkää tämän ongelman ratkaisemista loputtoman pitkäksi ajaksi ja palaa niihin, kun päätavoite on saavutettu, mutta toistaiseksi niihin ei vain kannata tuhlata energiaa ja aikaa.

4D-sääntö

Rehellisesti sanottuna on sanottava, että "4D" hallitsee erilaisia ​​tulkintoja ei välttämättä kuvaa matriisin kvadrantteja, joista puhumme. Mutta yksi niistä on melko yhdenmukainen yllä olevien kuvausten kanssa, ja sitä voidaan käyttää kvadranttien kanssa työskennellessä:

Tee, delegoi, lykkää tai tyhjennä (tee (kiireellisesti), veloita (muilta), lykkää (jonkin aikaa), heitä).
Tee, päätä, delegoi, poista (tee (nyt), päätä (missä järjestyksessä tehdä), veloita, poista).

Kuvatun menetelmän tärkein etu on, että sen avulla voit nopeasti luokitella minkä tahansa määrän tehtäviä. Lisäksi matriisi

• Auttaa visuaalisesti esittämään suunniteltujen tapausten määrän ja niiden tärkeysasteen / kiireellisyyden. Näin saat mahdollisuuden käyttää aikasi tehokkaasti.
• Sen avulla voit helposti jakaa tehtäviä ryhmiin vain kahden yksinkertaisen kriteerin perusteella. Jos tätä ehtoa ei ole, tehtävien jakaminen kvadranttien mukaan olisi paljon vaikeampaa.

Tarkista matriisin tehokkuus käytännössä

Eisenhower-matriisin avulla voit paitsi määrittää, mitkä tehtävät tuovat sinut lähemmäksi tavoiteltua tulosta ja mitkä muodostavat esteitä matkalla tavoitteeseen. Voit myös käyttää tätä menetelmää arvioidaksesi kuinka tehokas olet yleisesti. Joten jos kaikki tehtäväsi sijoitetaan toiseen neljännekseen, voimme sanoa, että olet saavuttanut maksimaalisen tehokkuuden.

Lisäksi tehtävien jakaminen neljänneksiin mahdollistaa sen, että voit määrittää visuaalisesti tarkalleen, mihin suurin osa ajasta ja energiasta menee, sekä kertoa kuinka parantaa henkilökohtaista suorituskykyä. Harkitse esimerkiksi vakavasti useimpien tehtävien delegoimista muille tiimin jäsenille tai lopeta lopulta ajan ja vaivan tuhlaaminen asioihin, jotka löytyivät neljännestä neljännestä.

Voit optimoida Eisenhower-matriisimenetelmän soveltamisen käyttämällä jo olemassa olevia sovelluksia erilaisia ​​vaihtoehtoja: mobiili-, verkko- ja työpöytäversiot. Ja jotta et tekisi virheitä tavoitteiden asettamisessa ja määrittämisessä rationaalisia tapoja saavutuksistaan, käytä palvelua Älykäs edistyminen. Hänen avullaan erilaiset ihmiset yli 35 000 tavoitetta on jo toteutettu. Oletko määritellyt tavoitteesi?

Tänään pohditaan kuinka tärkeää oikea priorisointi missä tahansa liiketoiminnassa ja kuinka voit oppia järjestämään ne yksinkertaisella tekniikalla monimutkainen nimi: Eisenhower-matriisi.

Varmasti jokainen meistä kohtasi ainakin kerran ajan puutteen kaikkien tehtävien suorittamiseen. Lisäksi on tietty luokka ihmiset, joilta se puuttuu jatkuvasti ja katastrofaalisesti! Yrittää tehdä kaiken ajoissa, he jopa yrittävät, mutta tästä kokonaistulos kärsii vain enemmän.

Tällaisten ihmisten suurin ongelma on tietämättömyys tai haluttomuus käyttää niitä käytännössä. Erityisesti yksi olennaiset menetelmät ajanhallinta, joka kuulostaa tältä: oikea priorisointi.

Kaikkien olemassa olevien tehtävien toteuttamisen onnistuminen ja oikea-aikaisuus riippuu suurelta osin kyvystä priorisoida oikein.

Toisin sanoen henkilön on jaettava oikein asioiden tekemisjärjestys ja noudatettava tätä järjestystä.

Olla olemassa erilaisia ​​menetelmiä prioriteettien asettaminen. Tänään haluan harkita yhtä suosituimmista ja ehkä eniten tehokas menetelmä nimeltään Eisenhower Priority Matrix. Mikä se on ja miten sitä käytetään - siitä lisää myöhemmin.

Eisenhower Matrix -priorisointimenetelmän ei keksinyt edes matemaatikko tai psykologi, vaan Yhdysvaltain 34. presidentti Dwight David Eisenhower. Koska hän on tunnettu poliitikko, hän joutui luonnollisesti jatkuvasti täyttämään tarpeen suuri määrä asioihin, ja nyt pysyäkseen perässä hän kehitti itselleen tämän menetelmän, jota nykyään käytetään aktiivisesti ajanhallinnassa sekä työ- että henkilökohtaisten tehtävien suorittamiseen.

Eisenhower Matrix on koordinaattijärjestelmä, jossa X-akseli ilmaisee suoritettavien tehtävien tärkeyttä ja Y-akseli niiden kiireellisyyttä. Näin muodostuu neljä segmenttiä, jotka eroavat toisistaan ​​kiireellisyyden ja tärkeyden suhteen. Mieti, miltä Eisenhower-matriisi näyttää kuvassa:

Priorisointimenetelmä Eisenhower Matrix koostuu kaikkien saatavilla olevien tapausten ja tehtävien jakamisesta näihin neljään segmenttiin, jotta ne voidaan suorittaa tiukassa järjestyksessä.

Jos jaat kaikki tehtävät näihin neljään segmenttiin, käy ilmi, että:

- ylhäältä - kaikki kiireelliset asiat;

- oikealla - kaikki tärkeät asiat;

- alla - kaikki ei-kiireelliset asiat;

- vasemmalla - kaikki merkityksettömät asiat.

Ja nyt kuvaillaan lyhyesti jokaista tuloksena olevaa neliötä siinä järjestyksessä, jossa sinun on suoritettava niihin liittyvät tehtävät.

1. Tärkeitä ja kiireellisiä asioita. Eli Eisenhower-matriisin oikea yläosa. Tässä pitäisi olla tärkeimmät tehtävät, jotka on lisäksi suoritettava kiireellisesti. Mitä kutsutaan "elämän ja kuoleman kysymykseen".

Tämä voi sisältää esimerkiksi työn valmistumisen, jonka määräaika lähenee loppuaan, tärkeä työpuhelu, jos lupasit soittaa tietty aika. Tai henkilökohtaisella tasolla käynti hammaslääkärissä, jos sinulla on yhtäkkiä voimakas hammassärky.

Ihannetapauksessa tähän neliöön ei tulisi kertyä enempää kuin 1-2 tapausta. Ei todellakaan kannata "työntää" kaikkea tähän segmenttiin: sinun on arvioitava objektiivisesti, kuinka tämä tehtävä on todella tärkeä ja todella kiireellinen.

2. Ei tärkeä, mutta kiireellinen. Tai Eisenhower-matriisin vasen yläsegmentti. Tähän segmenttiin tulisi sisältyä suunnittelemattomat, yhtäkkiä ilmaantuneet tapaukset, jotka on tehtävä kiireellisesti, mutta jotka eivät ole erityisen tärkeitä. Mitä kutsutaan "force majeure".

Esimerkiksi pomo pyysi minua lähettämään postia. Tai kantapää lensi pois matkalla, ja sinun on korjattava se kiireellisesti tai palattava vaihtamaan kenkiä. Tai muistit yhtäkkiä, että kollegalla on tänään syntymäpäivä ja työpäivä on jo päättymässä - sinun on onniteltava kiireellisesti.

Joku saattaa virheellisesti näyttää siltä, ​​että nämä tapaukset kuuluvat ensimmäiseen luokkaan, eli ne ovat tärkeitä, mutta näin ei todellakaan ole. Koska niiden tekeminen ei vaikuta sinuun millään tavalla. myöhemmässä elämässä tai työn tulokset - siitä tosiasiasta, että teet näitä asioita, mikään ei muutu ollenkaan, mutta ne on tehtävä kiireellisesti, ilman sitä millään tavalla.

Toinen segmentti voi usein olla tyhjä: siinä olevat tehtävät ilmestyvät yleensä äkillisesti ja katoavat välittömästi niiden kiireellisen valmistumisen jälkeen.

3. Tärkeitä mutta ei kiireellisiä asioita. Eli Eisenhowerin prioriteettimatriisin oikea alaosa. Tämä sisältää kaikki sinulle tärkeät tehtävät, jotka eivät vaadi välitöntä suorittamista. Tärkeitä tapauksia, joiden määräaika ei ole vielä "lopemassa" ja jotka voivat odottaa, jos kahdessa ensimmäisessä segmentissä on tapauksia.

Esimerkiksi liikekontaktit asiakkaiden kanssa, joilla ei ole selkeää aikataulua, tämänhetkinen työ. Henkilökohtaisesti - urheilua, opiskelua englannin kielestä lukea hyödyllistä kirjallisuutta.

On tärkeää ymmärtää, että jotkin tämän luokan tapaukset, jos niitä ei suoriteta, nousevat vähitellen ylös ja siirtyvät ensimmäiseen segmenttiin, eli niistä tulee kiireellisiä. Esimerkiksi laina tulee maksaa takaisin 25. päivään mennessä. Jos kalenterissa 20. numero on vain tärkeä asia ja jos 24 on jo tärkeä ja kiireellinen.

Tällä segmentillä, vaikka se on jo kolmas priorisoinnissa, on suuri merkitys, koska siihen sisältyvien tehtävien ratkaisulla on suurin vaikutus ihmisen tulevaan elämään.

4. Ei tärkeä, ei kiireellinen. Eisenhowerin prioriteettimatriisin viimeinen vasen alakulma neliö. Tämä sisältää tapaukset, joista mikään ei riipu ja joita ihminen ei yleensä tarvitse ollenkaan. He ovat yhdistyneet yhdeksi yleinen termi- ajan tuhlaajat.

Esimerkiksi chattailu ystävän kanssa puhelimessa, kiipeily sosiaalinen verkosto, vierailla viihdesivustoilla jne.

Tehtäviä kannattaa aloittaa tästä kategoriasta vain, jos kaikki muut luokat ovat päällä Tämä hetki tyhjä.

Näin Eisenhower Matrix -priorisointimenetelmä toimii.

Siinä kaikki. Toivottavasti otat nämä huomioon Auttavia neuvoja ja suosituksia. Nähdään taas sivustolla, joka auttaa sinua menestymään missä tahansa liiketoiminnassa ja opettaa sinua hallitsemaan henkilökohtaista taloutesi oikein.

6. marraskuuta 2016

Terveisiä! Oletko koskaan moittinut itseäsi illalla siitä, että onnistuit tekemään loukkaavan vähän päivän aikana? Olitko jatkuvasti kiireisiä, mutta todella tärkeät ja kiireelliset asiat "hiipivät" huomiseen?

Itse kohtasin tämän ongelman säännöllisesti. Iltaksi hän oli väsynyt kuin koira, mutta itse asiassa siellä oli vuoria keskeneräisiä töitä, sotkua keittiössä ja asuntoa ei maksettu ajallaan.
Olin hirveän vihainen, mutta jostain syystä tuhlasin edelleen usein aikaani hölynpölyyn ja suoritin kaikki tärkeät tehtävät hätäisesti. viimeinen hetki(ja yleensä myöhään illalla).

Tämä koko sotku jatkui pitkään. Kunnes aloin käyttää yksinkertaista, kätevää ja visuaalista työkalua. Mielestäni tämä on yksi suurimmista tehokkaita tapoja Tyhjennä mielesi lopullisesti. Ja lopulta laittaa asiat järjestykseen.

Tutustu Eisenhower-matriisiin priorisointityökaluna.

Matrixin keksi Yhdysvaltain 34. presidentti Dwight David Eisenhower (hän ​​toimi presidenttinä vuosina 1953-1961).

Poliitiko kehitti yleismaailmallisen järjestelmän, joka auttoi häntä luokittelemaan ja selvittämään joukon päivittäisiä tehtäviä. Luulen, että Yhdysvaltain presidentillä oli niitä runsaasti. Yhdessä kaunis hetki Eisenhower teki paradoksaalisen johtopäätöksen:

Kiireelliset asiat ovat harvoin tärkeitä, ja tärkeät asiat ovat kiireellisiä

Muuten, rakkaani Stephen Covey suosittelee vahvasti Eisenhower-matriisia kirjassa "Keskity tärkeimpiin asioihin". Suosittelen lataamista ja opiskelua.

Eisenhower-matriisin olemus

Enemmistön ongelma nykyaikaiset ihmiset- kyvyttömyys priorisoida suunnittelua. Teemme mieluummin sitä, mistä pidämme, jättäen epämiellyttäviä, mutta tärkeitä asioita myöhemmin. Seurauksena aikapaine, stressi ja ... oireyhtymä.

Presidentin tekniikka laittaa heti kaiken "hyllyille".

Se näyttää neljältä kvadrantilta kahdella akselilla. Vertikaalisesti matriisi on jaettu kiireellisyydellä ("kiireellinen" ja "ei kiireellinen"), vertikaalisesti - tärkeydellä ("tärkeä" ja "ei tärkeä").
Samalla teorian kirjoittaja viittaa "kiireelliseen", jota ei voida lykätä. Ja "tärkeisiin" - tehtäviin, joiden ratkaisu riippuu täysimittaisesta, onnistuneesta ja tunneelämää. Ja kuten kokemukseni osoittaa, koko jokapäiväinen elämä voidaan lukea yhdestä kvadrantista.

Kvadrantti A. Tärkeät ja kiireelliset asiat

Oikea suunnittelu jättää tämän ruudun aina tyhjäksi. Sektoriin A tallennetut asiat ovat merkki hajanaisuudesta ja väärästä priorisoinnista. "Tärkeää ja kiireellistä" tarkoittaa ylivoimaista estettä, aikavaivaa ja hätätyötä.

Esimerkki tapauksista sektorista A:

• Aiheen puristamista viime yö ennen tenttiä
• Putkimiehen kutsu räjähtäneen putken takia
• Kiireellinen puhelu asiakkaalle, joka lähetti rahaa vääriin tietoihin
• Akuutti hammassärky ja kiireellinen hammaslääkärikäynti

Lisäksi suurin osa tästä luettelosta olisi voitu välttää. Aloita ahmiminen joka päivä viikko ennen tenttiä. Tai käy hammaslääkärissä kuuden kuukauden välein ennaltaehkäisevään tarkastukseen. Oletko samaa mieltä?

Kvadrantti B. Tärkeää, mutta ei kiireellistä

Tärkeimmät ja lupaavimmat tehtävät tulevat sektorille B - tämä on arvokkain aukiomme. Ihannetapauksessa päivän "tehtävä"-luettelon tulisi koostua tällaisista tapauksista. Tilastollisesti joku, joka keskittyy B-kvadranttiin, saavuttaa parhaat tulokset eläessään täyttä ja onnellista elämää.

Kiireellisyystekijän puuttuminen mahdollistaa ongelmien ratkaisun tietoisesti ja rakentavasti. Mutta kannattaa rentoutua - ja paljon vyöhykkeestä B "hiipuu" nopeasti sektoriin A.

Esimerkki tehtävistä sektorilta B:

• Täytä sähkölaskuja
• Osta elintarvikkeita viikolle
• Kirjoita matkaraportti
• Mene kuntosalille harjoittelemaan
• Varaa aika hammaslääkärille
• Ota valokuva autotallikorttia varten

Kvadrantti C. Kiireelliset mutta ei tärkeät tehtävät

90 % tällaisista tapauksista häiritsee tärkeiden tavoitteiden saavuttamista, heikentää tehokkuutta ja häiritsee keskittymistä. Mutta sinun on silti tehtävä ne (tai ei - se on sinun).

Esimerkki tehtävistä sektorilta C:

• Hyvää syntymäpäivää kaukaiselle ja erittäin puhelialle sukulaiselle
• Mene valmistuneiden tapaamiseen (et halua mennä, mutta on hankalaa kieltäytyä)
• Vie paperit heti kaupungin toiseen päähän kollegasi pyynnöstä

Sektorin C sisältöä ei saa joko tehdä ollenkaan tai jatkaa niiden kanssa, kun listan B tehtävät on täysin käsitelty.

Kvadrantti D. Ei-kiireelliset ja ei-tärkeät asiat

D:ssä pitäisi olla vain se, mikä ei vaikuta elämämme laatuun. Oletko jo arvannut, mistä puhumme? No, tietysti "ajan syöjistä": tietokonepeleistä, sosiaalisten verkostojen kommenttien lukemisesta, puhelimessa puhumisesta "ei mistään", päämäärättömästä ostoksesta, ristisanatehtävien ratkaisemisesta. D-alueen tehtävät tulee suorittaa vasta, kun kaikki muut luokat ovat tyhjiä!

1. Aloita päiväsi muistuttamalla itseäsi pitkän aikavälin päätavoitteestasi. Tämä on jotain majakan kaltaista, jota sinun on navigoitava, kun täytät Eisenhower-matriisia. Esimerkiksi tavoite on "viiden vuoden kuluttua". Ja arvioi jokainen matriisin kohde asennosta: "Tämän tehtävän suorittaminen auttaa minua saavuttamaan tavoitteeni vai ei?"
2. Jos et pidä ajatuksesta piirtää neliöitä joka päivä, voit kirjoittaa päiväkirjaasi A, B, C ja D.
3. Suorita kaikki nykyiset tehtävät täsmälleen siinä järjestyksessä, jossa ne on lueteltu yllä: A, B, C ja D. Vain silloin olet ajoissa kaikkeen ja vältä "tukoksia" ja "käden työskentelyä". Oikealla lähestymistavalla jää aikaa jopa D-kvadrantin hölynpölyyn
4. Älä käytä neljännen sektorin koteloita lepoon työn aikana! Käytäntö osoittaa, että sosiaaliset verkostot ja "räiskintäpelit" häiritsevät vakavasti eivätkä anna sinun rentoutua täysin

Eisenhower-matriisissa en ollut tyytyväinen yhteen tärkeä pointti: En osannut priorisoida tehtäviä eri alueita. Työssä kaikki on enemmän tai vähemmän selvää (vaikka sielläkin on vivahteita). Mutta elämä ei ole rajoitettu työvoiman hyväksikäyttöä»: vielä on terveyttä, henkilökohtaista kehitystä, perhe ja yhteydenpito ystävien kanssa.

Lyhyesti sanottuna ongelmani voitaisiin muotoilla seuraavasti: "Mikä on tärkeämpää - oppia 10 uutta englanninkielisiä sanoja Tai tee 10 vatsaharjoitusta?

Itse ratkaisin ongelman seuraavasti. Hän nosti esiin kaikki tärkeät elämänalueet: työ, terveys, henkilökohtainen kehitys, viestintä, talousasiat. Voit lisätä tähän luetteloon jotain muuta: itsehoitoa (tytöille), opiskelua (opiskelijoille) tai henkisiä harjoituksia (esoteerisen faneille).

On vain varmistettava, että kunkin alueen tapaukset syötetään matriisiin.

Tältä minun sektorini B näyttää:

• Viimeistele projektin toinen osa asiakkaalle ("työ")
• 3 km uima-altaassa ("terveys")
• Suorita 2 Business English (Personal Development) -videotuntia
• Osta elintarvikkeita ja valmista illallinen ("hozdela")
• Tapaa entinen luokkatoveri, joka tuli kaupunkiin päiväksi ("viestintä"). Muuten, tämä kohde voidaan sijoittaa turvallisesti sektoriin C "Päällä, mutta sillä ei ole väliä"

Ja mitä katson D-sektorin ansioksi? Katsomassa esimerkiksi suosikkisarjojasi tai juomassa olutta ystävien kanssa urheilubaarissa.

On selvää, että tämä on hyvin yksinkertaistettu esimerkki ja sektorin B pisteiden määrä on paljon suurempi. Mutta tämä lähestymistapa antaa sinun elää täyttä elämää, eikä "polta töissä" päiviä. Itselläni testattu!

Käytätkö matriisia ajankohtaisten asioiden suunnittelussa? Tilaa päivitykset ja älä unohda jakaa linkkejä uusiin viesteihin ystäviesi kanssa sosiaalisissa verkostoissa!