Vlad, saya bersimpati dengan situasi Anda. Sejauh yang saya mengerti Anda memilikinya proyek besar untuk diserahkan dalam waktu dua bulan. Bukan akal sehat berganti pekerjaan, karena hanya ada sedikit waktu tersisa sebelum tenggat waktu. Jadi sekarang saya akan berbicara tentang 11 cara untuk memprioritaskan yang akan memungkinkan Anda untuk fokus pada tempat yang paling menyakitkan, yaitu pada proyek Anda.

Penyebab Kegagalan - Prioritas Salah

Banyak orang sering muncul di tempat kerja. tugas tambahan, panggilan telepon, rapat tidak terjadwal, dll. Kami mencoba melakukan segalanya, tetapi tidak berhasil, dan kemudian kami kesal karena kami tidak punya waktu untuk mengirim penawaran komersial klien kunci atau membuat panggilan telepon penting.

Mengapa kita melewatkan hal-hal penting, tetapi berhasil melakukan hal-hal kecil? Itu adalah sifat manusia untuk membubarkan perhatian seseorang untuk melakukan hal-hal yang tidak penting sama sekali. Ini karena banyak hal kecil tidak membutuhkan banyak usaha. Dan kami mencoba untuk mengikuti jalan yang paling sedikit perlawanannya, yaitu, kami mengambil hal-hal yang lebih mudah dilakukan, dan bukan pada apa yang benar-benar penting. Tetapi cepat atau lambat, Anda masih harus memulai tugas-tugas yang tampaknya sulit, hanya saja tidak tepat waktu dan peluang keberhasilan menurun tajam.

Salah satu Penyebab kegagalan adalah - salah menempatkan prioritas. Metode yang dijelaskan di bawah ini akan membantu Anda membedakan yang penting dari yang mendesak, yang utama dari yang sekunder. Hal-hal yang membawa efek yang bertahan lama dari hasil yang singkat. Bagaimana cara memprioritaskan dengan benar?

1. Mulailah dengan hal yang paling penting

Pindah ke hal-hal yang kurang penting hanya ketika yang lebih penting dilakukan. Bagaimana menilai pentingnya suatu tugas? Untuk melakukan ini, Anda perlu menilai konsekuensi yang akan menunggu Anda jika Anda gagal menyelesaikan berbagai tugas. Tanyakan saja pada diri Anda pertanyaan: "Apa konsekuensinya jika ini tidak dilakukan?" Bagaimana konsekuensi yang lebih buruk semakin penting tugas dan semakin tinggi prioritasnya. Dalam kasus yang tidak penting, konsekuensi dari tidak melakukannya adalah minimal.

Misalnya, pencegahan penyakit secara teratur sangat penting, karena tanpanya mungkin ada masalah serius dengan kesejahteraan, yang secara negatif akan mempengaruhi seluruh hidup Anda. Oleh karena itu, pencegahan penyakit adalah prioritas utama dan lanjutkan ke masalah ini sebagai salah satu yang pertama.

Dan sekarang bayangkan bagaimana mereka memengaruhi hidup Anda: permainan komputer, Berselancar di internet, alkohol, dll.? Jika pengaruh mereka pada masa depan Anda kecil, maka prioritasnya akan sesuai, jika Anda menolaknya, maka tidak ada hal buruk yang akan terjadi, tetapi sebaliknya, Anda akan mendapatkan waktu ekstra yang dapat dihabiskan dengan manfaat.

Oleh karena itu, kami pergi ke sosial jaringan atau pergi ke restoran hanya ketika hal-hal yang lebih penting dilakukan.

2. Mulailah hari Anda dengan perencanaan

Sebelum Anda mulai, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan ini: Apa tugas terpenting yang harus Anda selesaikan hari ini? Hal-hal apa yang bersifat sekunder dan dapat dimulai hanya setelah menyelesaikan yang utama? Jika Anda memiliki lebih dari 4 tugas per hari, maka tuliskan di selembar kertas karena otak kita tidak dapat beroperasi secara efektif dan memprioritaskan dalam pikiran ketika ada lebih dari 7+-2 tugas. Ingat berapa lama Anda menghafal kota biasa 7 digit? Berapa banyak waktu untuk menulis? Oleh karena itu, jauh lebih efisien untuk merencanakan di atas kertas daripada di kepala Anda.

3. Katakan tidak pada hal-hal kecil

Tugas-tugas sekunder dapat dilakukan secara tidak lengkap atau, secara umum, dapat ditinggalkan. Ketika tidak ada cukup waktu, lebih baik melakukan hal utama dengan baik daripada mencoba melakukan semuanya.

Jika ada cukup waktu, maka melakukan semuanya adalah hasil terbaik, ini tidak terbantahkan. Tetapi dalam kondisi waktu yang terbatas, Anda bahkan tidak dapat memulai hal-hal yang paling tidak penting dari akhir daftar atau tidak melakukannya sepenuhnya. Ini seperti dalam catur - pengorbanan sepotong demi kemenangan. Juga dalam bisnis, belajarlah untuk mengorbankan yang sekunder untuk bekerja dengan yang utama.

Dalam praktiknya, mungkin sulit untuk melepaskan semua yang direncanakan, dan Anda mulai mengorbankan waktu untuk istirahat, pencegahan penyakit Anda, dll. Secara umum, Anda melakukan hal-hal yang mendesak daripada yang penting. Untuk menghilangkan kebiasaan ini, setiap hari di pagi hari tulislah daftar tugas untuk hari itu dan di samping setiap item menunjukkan prioritas dari 0 hingga 10. Dalam daftar hari ini, hal terakhir yang memiliki prioritas terendah - jangan lakukanlah, karena itu yang paling tidak penting bagi Anda. Dengan demikian, Anda akan belajar untuk mengatakan tidak pada tugas-tugas sekunder, yang sedikit bergantung, dan Anda akan merasa jauh lebih bebas.

4. Jangan lakukan sampai Anda menuliskannya

Tuliskan setiap tugas baru terlebih dahulu dan baru kemudian putuskan kapan harus memulai. Ketika kasus baru muncul, tampaknya lebih penting daripada yang sebenarnya. dan semua untuk alasan yang sama bahwa otak kita tidak dapat bekerja secara mental dengan lebih dari 7+-2 tugas. Oleh karena itu, sisanya dilupakan begitu saja dan tidak berfungsi dengan baik untuk membandingkan tingkat kepentingan beberapa tugas. Juga, efek penting dapat meningkatkan emosi yang tak terhindarkan muncul dengan segala sesuatu yang baru. Ketika Anda menulis tugas baru, maka di lingkungan Anda akan dapat menemukan kasus yang lebih penting dan dengan membandingkan Anda akan dapat memperkirakan dengan lebih baik berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakannya.

Sering terjadi bahwa Anda sibuk dengan sesuatu dan mereka menelepon Anda dan meminta Anda untuk menjawab email, mencari informasi, dll. Seringkali permintaan seperti itu tampak lebih penting dan mendesak daripada yang sebenarnya karena komponen emosional yang ada dalam komunikasi manusia. .

Belajarlah untuk tidak langsung bertanya, sehingga emosi tidak mengalihkan perhatian dari yang penting ke yang sekunder. Katakan bahwa Anda sangat sibuk sekarang, tetapi Anda akan bebas dalam beberapa jam dan Anda dapat membantu dengan permintaan ini. Bahkan jika Anda tidak sibuk sekarang, katakan bahwa Anda akan menelepon kembali dalam beberapa menit, waktu ini mungkin cukup untuk menilai jam berapa yang terbaik untuk membantu agar tidak mengganggu jadwal Anda.

Ada kalanya diinginkan untuk memberikan jawaban segera, lalu katakan: "Saya akan melihat buku harian saya sekarang dan melihat apakah saya dapat membantu sekarang." Bagaimanapun, itu akan lebih baik, karena Anda memiliki kesempatan untuk membandingkan tingkat kepentingan kasus dengan yang direncanakan sebelumnya dan membuat keputusan yang lebih tepat.

Dalam banyak kasus, Anda bahkan mungkin tidak menjawab telepon. Dan Anda dapat menelepon kembali saat Anda senggang..

5. Pisahkan yang penting dari yang mendesak

Tugas mendesak tidak selalu penting. Sama seperti tugas penting yang belum tentu mendesak. Anda harus mulai dengan tugas-tugas penting dan baru kemudian beralih ke tugas-tugas mendesak. Tugas-tugas penting seringkali bersifat strategis dan tidak membutuhkan urgensi yang besar, misalnya belajar bahasa Inggris untuk promosi di tempat kerja, berhenti kebiasaan buruk, menurunkan berat badan. dll.

Hal-hal mendesak yang perlu dilakukan sekarang, sebagai suatu peraturan, muncul sebagai akibat dari kekuatan luar, itu bisa berupa panggilan telepon, permintaan dari rekan kerja, dll. Seringkali, hal-hal mendesak tidak penting, jadi Anda tidak boleh memulainya jika Anda tidak punya waktu untuk melakukan sesuatu yang penting.

6. Belajarlah untuk mengatakan tidak

Hal-hal sederhana - karena mereka sendiri tidak menyebabkan Anda emosi. Dan ketika seseorang meminta bantuan Anda, Anda mengalami emosi, kasihan, semua ini dapat menjatuhkan rencana Anda dan alih-alih yang penting, Anda akan mulai melakukan yang mendesak, yang mungkin tidak penting sama sekali.

Ada situasi di mana Anda dapat membahayakan dengan bantuan Anda, ini disebut melakukan tindakan merugikan. Misalnya, seorang pecandu narkoba meminta uang untuk dosis baru, dari mana dia bisa mati. Atau Anda diminta untuk berpartisipasi dalam kasus ilegal. Dalam kasus seperti itu, Anda perlu belajar bagaimana mengatakan tidak. Sebagai contoh:

- "Aku tidak bisa sekarang."
- "Mengapa?"
"Alasan pribadi, saya tidak bisa mengatakannya."
- "Mungkin Anda dapat membantu dari persahabatan?"
- "Bisa aja".
- "-/- Kami mengulangi hal yang sama."

Pelajari dialog ini dengan hati atau buat dialog Anda sendiri dan kemudian Anda tidak bisa mengatakannya lagi dengan lembut, yang, Anda lihat, penting.

Perhatikan ketika Anda tidak memiliki alasan bagus atau Anda mengerti bahwa Anda dapat menyinggung perasaan orang lain jika Anda mengatakan alasan sebenarnya, lalu Anda berkata: "Anda tidak bisa karena alasan pribadi." Alasan pribadi juga pribadi, yang tidak harus selalu dikatakan, dan ini akan menemui pemahaman yang jauh lebih banyak daripada sekadar kata "tidak" atau alasan yang mungkin tampak tidak begitu baik bagi lawan bicara.

7. Jangan terpengaruh

Kebetulan permintaan kolega atau permintaan pribadi tidak signifikan dan dapat mengalihkan perhatian Anda dari hal-hal yang lebih penting. Dalam hal ini, tolak. Tetapi lakukan dengan hati-hati dan hanya dalam kasus di mana Anda dapat membantu nanti atau ada prioritas yang lebih tinggi yang Anda berikan lebih banyak bantuan.

Mengapa tidak mungkin untuk sepenuhnya menolak membantu orang lain? Dan sepanjang waktu untuk dihabiskan hanya untuk diri sendiri? Faktanya adalah membantu meningkatkan moral kita, kita menjadi lebih baik. Dan orang-orang di sekitar cenderung untuk bekerja sama dengan yang baik dan menghindari orang yang sombong dan angkuh. Yaitu kesuksesan dalam bisnis apa pun tergantung pada semangat.

Anda dapat menolak Bantuan jika Anda membantu yang lain dengan lebih baik!

8. Tugas "A", "B", "C", "D"

Buat daftar dengan semua hal yang perlu dilakukan dan tulis salah satu huruf di samping setiap tugas. Setiap surat adalah prioritas. "A" adalah yang tertinggi, "D" adalah yang terendah.

huruf a". Hal terpenting yang sangat bergantung pada masa depan Anda. Semua hal penting dibagi menjadi mendesak dan tidak mendesak. Yang mendesak ditandai dengan penambahan "Ac", dan yang tidak mendesak hanya "A". Pertama, lakukan semua tugas "A" yang penting dan sekaligus mendesak, dan baru kemudian beralih ke "A" yang penting dan tidak mendesak.

Penting dan mendesak, yaitu, "Ac" mengacu pada: pergi ke dokter selama sakit akut, menyerahkan proyek kerja, yang batas waktunya hari ini, dll. Jika ada beberapa kasus seperti itu, maka tetapkan prioritas eksekusi, untuk contoh, “Ac1 ”, “Ac2”, “Ac3”, ... Semakin buruk konsekuensi tidak menyelesaikan tugas, semakin penting dan semakin tinggi prioritasnya.

Yang penting dan tidak mendesak meliputi: belajar bahasa Inggris untuk promosi di tempat kerja, membayar pajak, dll. Ketika ada beberapa kasus, kami juga mencatat prioritas mereka: "A1", "A2", "A3", ...

Urutan daftar "A" adalah sebagai berikut: Pertama, kami melakukan "Ac1", "Ac2", "Ac3" yang mendesak dan penting, dan baru setelah selesai, kami melanjutkan ke yang penting dan tidak mendesak " A1", "A2", "A3", ...

Kasus-kasus mendesak dan tidak penting, dari kegagalan yang sedikit akan berubah, tidak termasuk dalam daftar ini. Misalnya, menonton KVN atau membeli bumbu untuk makan malam.

Jika suatu tugas membutuhkan banyak waktu, misalnya untuk belajar bahasa Inggris, maka setuju untuk melakukannya waktu tertentu setiap hari, misalnya 30-60 menit. dan pertimbangkan selesai pada hari Anda memberikan waktu yang dijadwalkan, lalu lanjutkan, tetapi hanya pada hari berikutnya.

Huruf b". Bukan tugas yang sangat penting yang diinginkan untuk dilakukan, tetapi dalam kasus ekstrem, Anda dapat menolak. Jika Anda tidak melanjutkan ke masalah seperti itu, maka mungkin ada masalah kecil, tetapi pada saat yang sama tanpa konsekuensi serius. Penting untuk diperhatikan aturan selanjutnya- jangan lanjutkan ke kasus "B" sampai tugas "Ac" dan "A" selesai.

Huruf "B". Hal-hal yang akan menyenangkan untuk dilakukan, tetapi pada saat yang sama konsekuensi yang tidak menyenangkan tidak akan, misalnya, membaca berita, melumasi pintu di rumah. Kami melanjutkan ke mereka hanya ketika tugas "A" dan "B" selesai.

Huruf "G". Tugas yang tidak perlu dan tindakan yang tidak perlu dilakukan karena kebiasaan. Cobalah untuk mengidentifikasi aktivitas yang tidak relevan bagi Anda dan tidak melakukannya, karena semakin banyak waktu yang Anda hemat untuk aktivitas kosong, semakin Anda dapat melakukan aktivitas yang lebih bermakna.

9. Delegasi

Bagaimana lebih banyak tugas Anda dapat mendelegasikan kepada seseorang, semakin produktif Anda. Tetapi penting untuk mengikuti 2 aturan:

Kualitasnya harus pada tingkat yang sama dengan Anda atau lebih tinggi;
- waktu Anda lebih berharga daripada biaya yang harus Anda bayar untuk pekerjaan yang didelegasikan.

Delegasi akan memberdayakan Anda dan meningkatkan waktu senggang, yang dapat dihabiskan untuk mencapai tujuan Anda.

10. Lakukan apa yang berhasil dengan baik

Cari panggilan Anda. Tugas yang paling penting bagi kita adalah tugas yang memaksimalkan bakat kita. Berikan preferensi kasus-kasus itu yang Anda kuasai dan Anda lakukan dengan sangat baik. Dan sebaliknya, jangan lakukan apa yang tidak Anda sukai atau itu bukan untuk Anda. Proses ini lambat, tetapi perlu. Saya telah mencari diri saya sendiri selama sekitar 15 tahun, mencoba daerah yang berbeda aktivitas sampai ia menentukan panggilannya. Kata-kata John Keynes: Kita harus memikirkan masa depan, karena di sana kita akan menghabiskan sisa hidup kita».

11. Jangan mulai dari yang kecil

Kami diatur sedemikian rupa sehingga kami berusaha untuk melakukan semuanya dengan resistensi paling kecil. Pada tingkat bawah sadar, kita memilih tugas yang lebih mudah. Jadi, alih-alih melakukan tugas-tugas penting yang sangat memengaruhi masa depan kita, Anda dapat menghabiskan sepanjang hari melakukan hal-hal tidak penting yang bernilai kecil. Tahan godaan untuk memulai dari yang kecil.

P.S. Jika Anda memiliki kesulitan atau pertanyaan tentang artikel yang Anda baca, serta topik: Psikologi (kebiasaan buruk, pengalaman, dll.), Penjualan, bisnis, manajemen waktu, dll., Tanya saya, saya akan mencoba membantu. Konsultasi Skype juga dimungkinkan.

P.P.S. Anda juga dapat mengikuti pelatihan online "Cara mendapatkan waktu tambahan 1 jam". Tulis komentar, tambahan Anda ;)

Berlangganan melalui email Tambahkan diri Anda sendiri

Apakah Anda sering memiliki pertanyaan di kepala Anda: "Apa yang saya inginkan?" Cepat atau lambat, semua orang menanyakan pertanyaan ini. Mencoba untuk mewujudkan impian kita dan memuaskan keinginan, kita memilih jalan hidup kita.

Bagaimana mewujudkan tujuan Anda dalam periode kehidupan tertentu

Keinginan bisa tidak ada habisnya. Dan bagaimana mendefinisikan tugas dalam kasus ini sangat penting dan mengatur sisa aspirasi dalam urutan yang benar? Lagi pula, semua orang ingin menjadi kaya, sehat, mengendarai mobil mahal, belajar beberapa bahasa, dan mendapatkan keabadian. Ambisi sangat baik, tetapi tidak boleh melebihi ruang lingkup kenyataan.

Hal utama yang perlu Anda pelajari adalah memprioritaskan. Pertama, ambil pena dan Lembar kosong kertas. Tuliskan semua keinginan Anda di kolom. Tulis daftarnya dalam present tense. Misalnya: “Saya melihat rekening bank saya. Saldonya adalah 500 ribu rubel. Saya merasakan kebahagiaan dan kepuasan karena dihargai atas pekerjaan saya.” Syarat utamanya adalah apa yang Anda tulis terlihat dapat dipercaya. Artinya, jika Anda menulis bahwa Anda sedang makan siang dengan presiden, tetapi secara tidak sadar memahami bahwa ini tidak mungkin, atau mungkin, tetapi tidak dalam waktu dekat, maka Anda tidak boleh menulisnya.

Bekerja dengan daftar keinginan

Setelah keinginanmu tercapai bentuk tertulis, mulailah membacanya dengan keras secara bergantian, berhenti sejenak sebelum setiap entri berikutnya. Setelah membaca satu permintaan, tutup mata Anda dan konsentrasi pada perasaan Anda. Apa yang kamu rasakan? Itu bisa berupa kepuasan, perasaan superioritas atas orang lain, ketidakpedulian, sensasi yang menyenangkan, atau perasaan kebahagiaan dan pelarian yang nyata.

Perasaan bahagia itu keinginan sejati setiap orang. Mungkin dia bahkan tidak menyadari hal ini, tetapi secara tidak sadar kita masing-masing berjuang untuk kebahagiaan. Dipandu hanya oleh perasaan batin Anda, Anda akan memahami apa yang sebenarnya Anda inginkan dari kehidupan dan belajar untuk memprioritaskan.

Analisis tiga poin utama

Coret semua yang tidak sesuai dengan prioritas Anda dan tinggalkan tiga poin. Kenapa hanya tiga? Sederhana saja, latihan dan penelitian menunjukkan bahwa seseorang tidak dapat bekerja secara efektif pada lebih dari tiga tugas.

Pikirkan tentang apa yang Anda lakukan sekarang, aktivitas apa yang menghabiskan sebagian besar waktu Anda. Pertanyaan utama untuk ditanyakan pada diri sendiri adalah apakah itu membawa saya lebih dekat spesies ini kegiatan menuju tujuan saya. Jika jawabannya tidak, maka sudah waktunya untuk mengubah sesuatu.

Jalan menuju kebahagiaan memang sulit, tetapi prioritas yang tepat akan sangat menyederhanakan dan mempercepat proses ini.

Kepentingan orang lain

Pengorbanan diri dan hidup demi orang lain, orang-orang dekat, masuk akal hanya jika itu pilihan sadar seseorang yang realisasinya memberinya kegembiraan dan kebahagiaan. Tentu saja, merawat orang yang dicintai itu normal respon perilaku Namun, ketika rasa kewajiban mencoret aspirasi dan impian seseorang, mendorong seseorang ke dalam depresi, ini bukan lagi norma. Ada banyak contoh ketika egoisme yang sehat dimainkan ke tangan tidak hanya seseorang, tetapi juga anggota keluarganya.

Sebuah contoh nyata ketika orang-orang muda, berjuang untuk masa depan yang cerah, pergi rumah ayah dan pergi untuk belajar atau bekerja di kota atau negara lain, di mana, menurut mereka, kaum muda mengharapkan banyak peluang dan kesuksesan besar. Maksimalis muda sering membantu orang dan mengarahkan mereka ke arah yang benar. Sementara orang tua, berdasarkan pengalaman, lebih memilih untuk menjaga anak mereka bersama mereka, dapat membantunya jika perlu.

Setiap orang memiliki tujuannya sendiri, dan tidak seorang pun, termasuk kerabat dekat, yang boleh mengganggu pencapaian tujuan tersebut. Anda tidak boleh membiarkan diri Anda dimanipulasi, memanjakan orang lain tidak akan membuat Anda bahagia - sebaliknya, sebaliknya.

Perubahan prioritas

Daftar di atas akan mengembangkan kemampuan Anda untuk memprioritaskan. Dan setelah mencapai semua poin, masuk akal untuk memperoleh daftar baru.

Sangat normal jika prioritas berubah seiring bertambahnya usia. Tahapan pendewasaan melibatkan perubahan pola pikir. Mengubah prioritas harus bersifat evolusioner, bukan sebaliknya.

Bukan pilihan terbaik ketika seseorang terburu-buru menjalani hidup dan tidak dapat menemukan tempatnya. Dalam hal ini, penting untuk menganalisis tindakan Anda dan memahami dari mana semuanya berjalan salah seperti yang direncanakan. Jika Anda memiliki masalah dalam menganalisis tindakan Anda, atau Anda membutuhkan bantuan, akan berguna untuk mengunjungi psikolog yang dapat membantu Anda memprioritaskan dengan benar.

Etimologi dari kata "prioritas"

Fakta yang menarik adalah bahwa kata "prioritas" dalam orang jamak tidak digunakan sampai awal abad ke-20. Sebelum konsep ini digunakan hanya dalam bentuk tunggal.

Kata "prioritas" memiliki awalan bahasa Latin "prio", yang berarti "sebelum". Memprioritaskan berarti mengidentifikasi tugas-tugas yang memajukan pencapaian tujuan Anda.

Ada prinsip efektif bekerja dengan prioritas, yaitu metode Eisenhower. Ini membantu untuk mengatur semua tugas hanya menggunakan dua kriteria - penting dan mendesak.

Perbedaan antara hal-hal penting dan mendesak

Prinsip Pareto yang terkenal memberi tahu kita bahwa 20 persen dari semua tugas kita akan diklasifikasikan sebagai penting. Menarik, tetapi beberapa di antaranya juga akan dianggap mendesak. Apa bedanya?

Implementasi hal-hal penting membawa Anda lebih dekat ke tujuan Anda. Pada saat yang sama, pelaksanaan hal-hal mendesak mengalihkan perhatian Anda, tetapi tidak pengaruh signifikan untuk mencapai tujuan yang dipilih.

Bukan rahasia lagi bahwa kebanyakan orang memulai dengan tugas-tugas sekunder. Soalnya lebih ringan dan tidak membutuhkan biaya yang serius. Dan otak, seperti tubuh, tidak suka bekerja berlebihan, jika mereka tidak terbiasa dengan ini. Dan penerapan hal-hal yang tidak penting menciptakan penampilan pekerjaan, tetapi kenyataannya adalah Anda harus memperhatikan tugas-tugas itu, yang solusinya akan berkontribusi pada kesuksesan Anda. Ini akan membantu Anda mengetahui bagaimana memprioritaskan dalam hidup.

Kategori prioritas pada daftar Eisenhower

Prioritas A adalah hal-hal yang perlu dilakukan hari ini, karena keduanya mendesak dan penting.

Prioritas B adalah aktivitas yang bersifat opsional pada hari tertentu, tetapi Anda perlu meluangkan sedikit waktu setiap hari. Implementasi mereka yang stabil akan membawa pencapaian tujuan lebih dekat.

Kesalahan yang sangat umum adalah menunda kasus dari kelompok kedua sampai nanti. Anda tidak perlu melakukan ini, karena kebiasaan yang berkembang untuk memecahkan masalah terus-menerus dalam jumlah kecil secara kualitatif akan mempengaruhi pencapaian Anda selanjutnya.

Contoh tugas dari prioritas B:

1. Menulis ijazah atau laporan penting untuk suatu pekerjaan. Katakanlah Anda punya waktu satu bulan untuk dengan tenang menyiapkan laporan yang diperlukan. Tapi Anda menunda pekerjaan di kotak hitam. Akibatnya, ketegangan moral dan fisik dalam jam terakhir sebelum menyampaikan laporan, dapat menyebabkan krisis dan konsekuensi yang tidak diinginkan.
2. Dalam kehidupan pribadi contoh yang baik tugas dari daftar B, akan ada pemeriksaan tepat waktu oleh dokter untuk mengidentifikasi penyakit pada tahap awal untuk selanjutnya menghindari kecacatan jangka panjang.

Bagaimana bekerja dengan prioritas urutan ketiga dan keempat

Prioritas C. Ini termasuk keterampilan yang menurut Anda mendesak untuk dipelajari tetapi tidak penting. Misalnya, belajar mengatakan “tidak” saat dibutuhkan. Tugas-tugas ini akan memberi Anda waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas prioritas.

Prioritas D. Ini adalah tugas-tugas yang tidak penting atau mendesak. Anda dapat dengan aman menundanya untuk nanti, atau mempercayakannya kepada orang lain. Sangat disarankan agar Anda sesekali melewatkan tugas dari daftar D. Ini akan memungkinkan Anda untuk mendapatkan istirahat yang baik di hari-hari Anda yang paling menegangkan.

Bagaimana memprioritaskan menurut metode Eisenhower

Mampu memprioritaskan bukanlah tugas yang sulit, satu-satunya hal yang diperlukan adalah mengalokasikan sedikit waktu untuk karya tulis. Tetapi kemudian, mengikuti instruksi Anda sendiri, akan lebih mudah untuk bertindak.

1. Klasifikasikan aktivitas harian Anda sesuai dengan empat poin di atas. Jadi akan segera menjadi jelas apa yang penting dan mendesak, dan apa yang tidak berguna.
2. Jangan bingung antara penting dan mendesak. Hal-hal penting dapat dilakukan secara bertahap, memberi mereka sedikit perhatian setiap hari. Mereka adalah bagian integral dari kesuksesan Anda. Hal-hal mendesak membutuhkan perhatian Anda dan keputusan segera. Tapi itu mungkin tidak berlaku untuk tujuan Anda.
3. Perhatikan konstruksi hierarkis daftar. Hal-hal penting didahulukan daripada yang mendesak. Jangan terpaku pada melakukan hal-hal yang mendesak, karena cenderung menyita banyak waktu dan perhatian, mengalihkan perhatian dari tugas-tugas penting. Jika ada kesempatan untuk menghindari hal-hal yang mendesak - gunakan itu.
4. Kerjakan semua item dari Prioritas A. Bahkan tugas terakhir dari kategori pertama lebih penting daripada item pertama dari kelompok lain. Jika pada siang hari tidak mungkin untuk mengatasi semua hal penting, lanjutkan bekerja dengan mereka pada hari berikutnya. Jangan pindah ke kategori lain sampai Anda menyelesaikan semua item dari kategori A.
5. Setiap hari, cobalah untuk menyelesaikan tugas terlama dari Prioritas B. Namun dalam tugas sehari-hari, jangan lupakan tujuan utama Anda dan berusahalah untuk mencapainya.

Bagaimana Anda ingin memeluk? jumlah maksimum hal, tidak ada cukup waktu untuk semuanya. Dan ini harus dipahami. Yang paling penting adalah menetapkan prioritas dengan benar, dan kesuksesan tidak akan lama datang.

Alokasikan waktu Anda dengan bijak, habiskan untuk hal-hal yang sangat penting yang akan membantu Anda mencapai tujuan dan mewujudkan keinginan Anda yang paling signifikan. Kemampuan untuk menyoroti aspek penting aktivitas seseorang dan menghindari hal-hal yang tidak penting adalah keterampilan yang penting dan berguna. Metode Eisenhower membantu Anda memahami bagaimana memprioritaskan hidup Anda.

Kata “prioritas” sendiri mengandung awalan bahasa Latin “prio”, yang berarti “sebelum, sebelum”. Prioritas adalah ketika Anda memutuskan setiap hari apa yang perlu dilakukan terlebih dahulu untuk mencapai tujuan Anda.

Prinsip Eisenhower akan membantu Anda memulai tugas dan bekerja dengan tertib, sesuai dengan prioritas Anda. Untuk melakukan ini, pertama-tama tanyakan pada diri Anda: apakah hal-hal ini penting atau mendesak?

Menurut prinsip Pareto, 20% dari tugas kita akan menjadi penting dalam segala hal. Ini lucu, tetapi kebanyakan dari mereka juga mendesak. Melakukan hal-hal penting membawa Anda lebih dekat ke tujuan yang diinginkan. Hal-hal yang mendesak, di sisi lain, alihkan perhatian Anda ke diri mereka sendiri, tanpa mengerahkan tenaga pengaruh besar ke sasaran Anda. Tugas dan tugas yang paling penting yang mengarah pada keberhasilan dan pencapaian tujuan tidak boleh didorong kembali di bawah tekanan hal-hal yang tidak penting tetapi mendesak.

Namun, sayangnya, kita semua cenderung memulai dengan hal-hal kecil yang tidak penting, sehingga bisa dikatakan, "bertukar dengan hal-hal kecil." Formulir tercetak yang tergeletak di desktop tampak jauh lebih menarik bagi kami daripada proyek penting yang telah kami tunda selama beberapa hari ini. Karena itu, pertama-tama, perhatikan tugas-tugas yang paling memengaruhi kesuksesan Anda. Prioritas akan membantu Anda dalam hal ini.

Untuk mencapai hasil terbaik, Anda harus menghabiskan sebagian besar waktu Anda untuk hal-hal dan tugas-tugas yang sangat penting.

Tes kecil: penting atau mendesak?

Memeriksa pilihan yang benar(hanya satu).

1. Anda memutuskan untuk bekerja menuju tujuan "tahunan" Anda. Namun, semua ini masih "disimpan".

Penting atau ____ mendesak?

Penting atau ____ mendesak?

3. Anda memutuskan bahwa Anda akan mengunjungi dokter gigi setahun sekali. Setahun telah berlalu, dan Anda masih belum ke kedokteran gigi.
____ penting atau ____ mendesak?

Jawaban yang benar:

pertanyaan 1 - penting; pertanyaan 2 - segera; pertanyaan 3 penting.

Prinsip Eisenhower memungkinkan Anda untuk menggabungkan hanya dua kriteria - penting dan mendesak, dengan demikian, diperoleh empat kelas prioritas. Untuk perencanaan yang sukses Anda perlu menganalisis dan mengklasifikasikan semua tugas sebelum Anda. Dan kemudian Anda akan membuat daftar hierarkis, berkat itu Anda akan tahu apa, kapan, dan bagaimana melakukannya.

Daftar Hirarki Eisenhower

A-Priority: Ini adalah hal-hal yang perlu dilakukan hari ini karena mereka mendesak dan perlu.

B-priority: hal-hal penting yang tidak harus dilakukan hari ini. Beri diri Anda waktu secara teratur untuk melakukan hal-hal B dan temukan tempat untuk itu dalam jadwal Anda. Menyelesaikan tugas dalam grup ini akan memastikan kesuksesan dan membawa Anda lebih dekat ke tujuan yang Anda inginkan.

Sangat sering, kasus B hanya disimpan karena tidak mendesak. Namun demikian, implementasinya yang tepat waktu akan menghindari banyak masalah.

Contoh Tugas B: Anda perlu menyiapkan laporan untuk rapat dewan, bahkan tidak menutup kemungkinan Anda akan mendapatkan promosi. Anda memiliki cadangan satu bulan penuh, namun, jika Anda dengan panik menulis laporan dalam dua hari terakhir sebelum rapat, ini dapat membawa Anda ke krisis.

Bagi siapa saja yang harus menyusun banyak dokumen, tugas B tentu saja menguasai keterampilan metode mengetik sepuluh jari. Bahkan jika Anda menghabiskan waktu tiga puluh jam - tidak apa-apa, di masa depan, dapat mengetik dengan cepat, Anda dapat menghemat banyak waktu, Lebih-lebih lagi Semakin cepat Anda mulai belajar, semakin baik.

Hal yang sama pentingnya adalah apa yang disebut survei pelanggan yang dilakukan untuk meningkatkan produk, yang secara signifikan akan meningkatkan kepuasan pelanggan.

PADA pribadi Tugas B dapat disebut pemeriksaan pencegahan rutin oleh dokter, yang akan mengidentifikasi ancaman khusus terhadap tubuh Anda dan mencegah penyakit serius dan, sebagai akibatnya, minggu-minggu panjang kecacatan berikutnya.

Prioritas C: keterampilan, penguasaan, yang menurut kami masalah mendesak, tetapi tidak penting. Ini termasuk: kemampuan untuk tetap tenang, untuk mendelegasikan tugas mereka (bisa dikatakan, "kemampuan untuk mengirim delegasi") atau untuk mengatakan "tidak". Dengan ini, Anda akan membeli waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas penting dari grup B.

D-Priority: Ini termasuk kasus-kasus yang tidak penting atau mendesak. Anda dapat menyimpannya dengan aman di laci atau, jika kita sedang berbicara tentang tenggat waktu atau tugas tertentu, untuk menolaknya, atau sekadar mempercayakan orang lain untuk melakukannya. Secara sadar blokir diri Anda untuk sementara dari melakukan hal-hal D yang memungkinkan Anda untuk bersantai dan bersenang-senang di hari-hari yang paling menegangkan.

Prioritas Eisenhower: Lakukan dengan Benar

1. Prioritas kerja Eisenhower

   Bagilah semua tugas dan tanggung jawab Anda ke dalam kelompok A, B, C dan D di atas. Dengan cara ini Anda akan memisahkan yang "perlu" dari yang "tidak berguna".

Ingat: "penting" pada dasarnya berbeda dari "mendesak". "Penting" membawa tujuan Anda lebih dekat, tetapi itu belum tentu "mendesak". "Mendesak" di sisi lain membutuhkan perhatian Anda segera.

Perhatikan apa yang disebut "aturan prioritas": "penting" datang sebelum "mendesak". Tidak perlu melakukan segala sesuatu yang membutuhkan tergesa-gesa. Cobalah untuk tidak lagi tunduk pada kediktatoran yang mendesak, karena ia mengintai bahaya berikut: kita mulai terganggu oleh apa yang mendesak, tetapi sama sekali tidak penting dan tidak wajib.

Untuk merencanakan waktu Anda dengan bijak, tip ini akan sangat berguna: selalu mulai bekerja dengan tugas nomor 1 di grup A, dan bukan dengan tugas nomor 3 atau 4, tidak peduli seberapa menarik dan menariknya. Jika pada akhir hari kerja Anda tidak berhasil mengatasi semua tugas dan kasus dari grup A, maka lanjutkan bekerja dengan mereka pada hari berikutnya. Jangan melakukan tugas-tugas lain sampai Anda selesai dengan yang pertama.

Setiap hari, kerjakan beberapa tugas dari kelompok B yang membutuhkan banyak waktu. Seiring dengan aktivitas harian Anda, Anda juga harus memikirkan tugas dan tujuan penting "strategis" Anda. Hanya dengan cara ini Anda akan dapat mengamankan kesuksesan hari esok hari ini.

Kenali sekali dan untuk semua bahwa Anda tidak akan pernah punya cukup waktu untuk semua hal yang ingin Anda lakukan dan semua hal yang diinginkan orang lain dari Anda. Pastikan untuk menggunakan waktu Anda hanya untuk hal-hal yang benar-benar penting bagi Anda dan yang dapat memajukan tujuan Anda. Dan Anda hanya dapat memenangkan waktu jika Anda belajar untuk mengatakan "tidak" dan menolak untuk melakukan hal-hal yang tidak perlu.

Tes Prinsip Eisenhower: Apakah Anda Memprioritaskan dengan Benar?

Sekarang Anda dapat menganalisis kemampuan Anda untuk memprioritaskan. Harap diperhatikan: hanya tugas yang benar-benar penting bagi Anda yang dapat dimasukkan ke dalam kelompok prioritas A dan B!

1. Berapa persentase dari total waktu Anda yang Anda habiskan di masing-masing dari empat kotak A, B, C, D? (Lihat gambar)

TETAPI__________ %
B__________ %
DENGAN__________ %
D__________ %

2. Kepada kelompok manakah Anda akan mengklasifikasikan hal-hal yang akan Anda lakukan besok?

1.__________=_________ - prioritas
2,_________=_________ - prioritas
3._________=_________ - prioritas
4._________=_________ - prioritas

3. Sekarang tuliskan apa atau siapa yang ingin Anda habiskan lebih banyak waktu daripada biasanya, dan untuk apa Anda ingin mengurangi waktu.

Saya akan mempersingkat (a): _____________
Sebagai gantinya: _____________ Jelajahi metode dan teknik lain dari manajemen waktu, manajemen karir pribadi, perampingan pekerjaan, persuasi, dan peningkatan kinerja dalam Manajemen Diri: Kursus Manajemen Karir: Manajemen Diri: Manajemen Karir: Kursus Jarak Multimedia Interaktif Praktis

Setiap bisnis harus dimulai dengan prioritas. Dengan belajar memisahkan yang penting dari yang tidak penting, Anda akan menghemat waktu dan tenaga. Presiden Amerika Eisenhower mengembangkan matriks prioritas, di mana semua tugas cocok dengan sempurna.

Kata "prioritas", yang telah dengan kuat memasuki kehidupan kita, berarti "yang pertama" dalam bahasa Latin. Kami menggunakannya ketika kami berbicara tentang pentingnya, keunggulan sesuatu.

Kemampuan untuk memprioritaskan baik dalam pekerjaan maupun dalam kehidupan pribadi sangat berharga. Jika tidak, kita diancam, setidaknya, dengan neurosis yang dipicu oleh mereka yang menumpuk seperti bola salju, masalah yang belum terselesaikan dan ketidakseimbangan antara pekerjaan dan waktu luang.

Lagi pula, tidak mungkin, misalnya, bekerja sama baiknya di dua atau tiga pekerjaan, sambil belajar departemen hari lulus semua ujian dan ujian tepat waktu, dan pada saat yang sama selalu berada di tempat yang indah bentuk fisik dan suasana hati. Siapa pun yang percaya bahwa dia bisa melakukannya, cepat atau lambat masih akan dipaksa untuk memilih apa yang memiliki prioritas lebih tinggi, dan meninggalkan yang sekunder. Kalau tidak, stres atau sindrom kelelahan emosional dijamin.

Atau, misalnya, seseorang memutuskan untuk memenuhi mimpi lama - mengunjungi negara yang eksotis. Perjalanan akan membutuhkan investasi keuangan yang signifikan. Penting juga untuk menentukan prioritas di sini agar ke depannya pengalaman berwisata tidak dibayangi stres karena harus menabung karena utang. Apa yang lebih penting: bepergian atau melepaskan kesenangan kecil setiap hari atas nama itu?

Dengan demikian, kemampuan untuk memprioritaskan dan memilih apa yang lebih penting bagi kita, baik dalam pekerjaan maupun dalam kehidupan pribadi, akan memungkinkan kita untuk menjaga kesehatan dan menghindari masalah waktu dalam hidup kita.

Matriks Prioritas Eisenhower

Manajemen waktu akan membantu Anda tidak menjadi korban kelelahan kronis atau stres - ilmu manajemen waktu, yang mencakup pengembangan keterampilan membuat prioritas.

Banyak orang yang akrab dengan manajemen waktu mungkin pernah mendengar tentang matriks D. Eisenhower - presiden Amerika ke-34 yang mengembangkannya. Esensinya adalah prioritas yang benar. Lagi pula, kebanyakan orang biasanya tidak melakukan pekerjaan yang seharusnya mereka lakukan, tetapi pekerjaan yang paling mereka sukai.

Siapapun yang ingin bekerja efektif harus memprioritaskan, membagi semua tugas menjadi penting dan mendesak. Tugas penting adalah tugas yang hasilnya memengaruhi pekerjaan kita secara keseluruhan. Tugas-tugas yang mendesak, tentu saja, ditentukan oleh seberapa cepat mereka harus diselesaikan.

Jadi, semua kasus dibagi menjadi 4 kelompok:

1. Penting dan mendesak;
2. Penting tetapi tidak mendesak;
3. Mendesak tapi tidak penting;
4. Tidak mendesak dan tidak penting.

1. Hal-hal yang penting dan mendesak

Hal-hal yang penting dan mendesak adalah hal-hal yang harus segera dilakukan. Jika kami mengklasifikasikan sebagian besar urusan kami seperti itu, maka ini tidak berarti bahwa kami sangat bisnis, tetapi kami:

• kita tidak tahu bagaimana merencanakan hari kita dan menunda semua hal penting untuk nanti;
• kita kurang disiplin diri;
• kemalasan dasar adalah salah satu fitur utama dari karakter kita:
• keadaan darurat bagi kita adalah hal yang biasa.

Orang yang terus-menerus sibuk dengan hal-hal penting yang mendesak paling rentan terhadap stres. Sebagai aturan, beberapa hal mendesak digantikan oleh yang lain yang tidak kalah mendesak, dan ini tidak ada habisnya. Mereka keliru dalam berpikir bahwa mereka akan segera menurunkan beban hal-hal penting dan akhirnya memulai yang baru. hidup tenang- karena ketidakmampuan untuk memprioritaskan, mereka akan jatuh ke penggaruk yang sama lagi dan lagi.

Contoh hal yang penting dan mendesak adalah kunjungan mendesak ke dokter gigi karena sakit gigi yang parah. Itu bisa dilakukan terlebih dahulu - sebagai tindakan pencegahan, tanpa membawa masalah itu ke kebutuhan akan perawatan darurat.

Atau, misalnya, mereka kehabisan tenggat waktu untuk menyerahkan laporan akuntansi, mempersiapkan ujian, dll. Kami sudah lama tahu tentang tenggat waktu ini, tetapi kami mendapati diri kami ketika sebuah kasus dari kategori "Saya masih punya waktu" berubah menjadi sesuatu yang mendesak.

Pada kesempatan ini, ada banyak peribahasa, yang darinya kita dapat menyimpulkan bahwa masalah seperti itu sangat umum. Misalnya, "Guntur tidak akan menyerang, petani tidak akan membuat salib", "Pergi berburu - beri makan anjing", dll.

2. Hal-hal penting tapi tidak mendesak

Jadi, agar urusan kita tidak termasuk dalam kategori sebelumnya, kita perlu memindahkannya ke kategori penting, tetapi tidak mendesak. Kategori ini adalah yang paling penting, karena, setelah menentukan prioritas dalam pelaksanaan tugas, Anda dapat melakukannya dengan tenang dan sengaja, tanpa gugup yang tidak perlu. Dan kemudian tidak akan ada terburu-buru dengan stres, malam tanpa tidur dan gangguan saraf, dan pekerjaan akan membawa kesenangan. Dan bahkan jika kesalahan dibuat, kita akan memiliki cukup waktu untuk memperbaikinya.

Secara umum, kebanyakan orang mengerti bahwa inilah yang harus mereka lakukan: menjalani pemeriksaan pencegahan di klinik, tanpa menunggu, seperti kata orang, sampai “ayam panggang mematuk kepalanya”; membayar tagihan listrik tepat waktu, menulis laporan, dll. Tetapi karena kasus-kasus ini memerlukan upaya dan sering kali melibatkan keluar dari zona nyaman pribadi Anda, kasus-kasus tersebut dengan lancar mengalir ke kategori pertama dan menjadi penting dan mendesak.

3. Hal-hal yang mendesak tetapi tidak penting

Ini termasuk kasus-kasus yang tidak mempengaruhi hasil pekerjaan dengan cara apa pun, mereka tidak mempersingkat jalan menuju tujuan kami, tetapi kami terpaksa melakukannya.

Misalnya, tetangga kita membanjiri kita, dan kita harus menghilangkan akibat dari banjir tersebut. Atau mereka kehilangan dokumen dan harus menghabiskan banyak waktu untuk memulihkannya. Kita dapat mengatakan tentang hal-hal seperti itu - "baik pikiran maupun hati." Mereka mengalihkan kita dari pekerjaan dan mencegah kita berkonsentrasi pada hal utama.

4. Hal-hal yang tidak mendesak dan tidak penting

Benda apa ini?

• berjam-jam menggantung tanpa tujuan di jejaring sosial dan bermain game komputer;
• percakapan telepon yang panjang dengan tujuan "hanya berbicara";
• menonton acara TV yang tidak berarti;
• pergi berbelanja tanpa tujuan membeli sesuatu, dll.

Perbuatan ini tidak membawa penggunaan praktis. Namun, sulit bagi banyak orang untuk menghilangkan kesenangan seperti itu, karena kegiatan seperti itu menghibur mereka. Yang utama adalah mereka tidak menjadi prioritas. Hal-hal yang tidak mendesak dan tidak penting harus berfungsi hanya sebagai jeda, istirahat singkat di antara yang penting. Dan terutama jangan memulai hari Anda dengan mereka.

Bagaimana memprioritaskan dengan benar

1. Untuk memisahkan yang diperlukan dari yang tidak berguna, Anda perlu mengurutkan urusan Anda ke dalam 4 kategori yang disebutkan.
2. Jangan lupa bahwa bisnis penting tidak berarti mendesak. Yang penting membawa kita lebih dekat ke tujuan, tetapi mungkin tidak mendesak. Kebutuhan mendesak untuk memberikan perhatian khusus.
3. "Aturan keuntungan" mengatakan: penting dulu, lalu mendesak. Jangan tunduk pada kediktatoran tergesa-gesa: hal-hal mendesak mungkin tidak penting dan tidak wajib.
4. Setiap hari Anda harus mulai dengan kasus dari kelompok pertama, tidak peduli seberapa menarik kasus dari kelompok lain. Jika tidak mungkin untuk menyelesaikannya dalam satu hari, Anda harus melanjutkan pekerjaan pada hari berikutnya.
5. Perlu juga menyisihkan waktu setiap hari untuk tugas-tugas dari kelompok 2 (penting, tetapi tidak mendesak). Ini akan berhasil untuk kesuksesan "besok".
6. Karena selalu tidak ada cukup waktu untuk melakukan semua yang telah kita rencanakan dan apa yang diharapkan orang lain dari kita, kita perlu menentukan hal-hal yang benar-benar penting bagi kita dan dapat menolak untuk melakukan yang opsional, yaitu katakan “tidak ”.
7. Idealnya, upaya kita sehari-hari harus difokuskan terutama pada tugas-tugas di Grup 2—tugas-tugas penting yang tidak mendesak.

Prioritas setiap orang berbeda-beda. Seseorang memiliki karir di tempat pertama, seseorang memiliki keluarga, dan orang lain memiliki kesehatan, dll. Selain itu, mereka dapat berubah sepanjang hidup. Tetapi untuk sukses dan menjaga kesehatan dan saraf, pertama-tama Anda harus dapat menentukan tugas prioritas pada setiap hari. Di sinilah Matriks Prioritas Eisenhower berguna.

© Timoshenko Elena, BBF.ru

Matriks Eisenhower sebagai alat penentuan prioritas adalah salah satu metode utama untuk keberhasilan perencanaan dan pelaksanaan kasus. Pada artikel ini, kita akan melihat teknik ini secara lebih rinci, karena ini adalah metode manajemen waktu paling populer yang telah digunakan sejak lama di semua bidang kehidupan.

Nilai manajemen waktu dalam kehidupan manusia

"Hidup memiliki nilai jika itu adalah perjuangan terus-menerus untuk tujuan yang layak"

D.D. Eisenhower

Manajemen waktu mencoba memahami Presiden Amerika ke-34 yang terkenal di dunia, David Eisenhower. Itu adalah studi tentang bidang ini yang membuatnya populer di seluruh dunia. Dia mengeksplorasi secara rinci bagaimana perencanaan yang efektif, langkah demi langkah implementasi rencana. Ini adalah bagaimana matriks Eisenhower muncul sebagai alat untuk menetapkan prioritas. Kami akan mempertimbangkan tekniknya secara lebih rinci nanti di artikel kami.

Manajemen waktu- kemampuan seseorang untuk mengalokasikan waktunya dengan benar untuk pelaksanaan tugas yang direncanakan. Fenomena ini telah dipelajari selama bertahun-tahun oleh berbagai psikolog, semua orang mencoba memahami cara kerjanya. metode ini perencanaan yang tepat. psikolog terkenal David Allen menulis sebuah buku tentang dasar-dasar dan praktik perencanaan yang efektif.

Di zaman kita, kesombongan dan keragaman kehidupan modern semakin banyak kekuatan untuk beralih ke metode penataan yang berhasil dari tugas-tugas yang direncanakan, implementasinya yang benar dan cepat. Prioritas yang benar memungkinkan Anda dengan cepat dan efisien melakukan pekerjaan dengan kompleksitas apa pun, memahami kesalahan Anda, mempelajari keterampilan dan kemampuan baru dalam proses mencapai tujuan.

Kepribadian Eisenhower dalam studi manajemen waktu

David Eisenhower adalah seorang Presiden AS yang terkenal. Dia menjadi terkenal di seluruh dunia karena kecerdasan dan keterampilan organisasinya. Selama hidupnya, ia membangun karir militer yang cemerlang, yang tidak meninggalkan bekas kecil dalam sejarah Amerika. Dia berhasil menyelesaikan semua tugas, selalu mencapai tujuannya, yang membuatnya dihormati, menjadi contoh bagi banyak tokoh masyarakat.

Eisenhower percaya bahwa menjalani hidup dengan benar berarti melakukan bisnis yang layak yang memberikan kesenangan bagi subjeknya dan bermanfaat bagi orang lain. Sebagai presiden, ia mengajukan lebih banyak pertanyaan tentang bagaimana melakukan segala sesuatu tepat waktu, melakukannya dengan benar dan dengan sukses pada akhirnya. Pikiran-pikiran ini membawanya untuk menciptakan metode mengatur kasus-kasus penting, yang banyak digunakan di zaman kita.

Berkat akalnya, kepercayaan dirinya, dan perjuangannya untuk kesempurnaan, Eisenhower mencapai kesuksesan dalam segala hal, dia menyelesaikan semua yang dia rencanakan tepat waktu, tanpa banyak kesulitan. Banyak tokoh pada masanya hanya terkejut dengan pengorganisasiannya sendiri, mencoba mengikuti metode pemerintahannya, karena kepribadian presiden seperti itu benar-benar patut dihormati dan mungkin menjadi contoh untuk diikuti. Matriks Eisenhower sebagai alat prioritas adalah salah satu cara utama untuk mengatur rencana kerja Anda dalam kehidupan sehari-hari.

Fitur Matriks Eisenhower

Matriks Eisenhower sebagai alat penentuan prioritas adalah teknik manajemen waktu populer yang memungkinkan Anda untuk melaksanakan tugas yang direncanakan dengan benar dan tepat waktu, menentukan tujuan yang signifikan untuk diri Anda sendiri untuk jangka waktu tertentu. Dasar dari tabel Eisenhower adalah empat yang disebut kuadran urusan. Dasar penciptaannya adalah tugas-tugas penting dan mendesak yang telah terakumulasi dalam waktu singkat karena berbagai faktor.

Kuadran ini juga disebut jendela Eisenhower, karena digambarkan dalam meja persegi. Tabel Eisenhower terlihat seperti ini.

kuadran Hal-hal penting yang mendesak

kuadran Penting tidak mendesak

kuadran tidak penting mendesak

kuadran tidak penting tidak mendesak

Siapa pun yang ingin belajar bagaimana mengalokasikan waktu mereka dengan benar dapat membuat tabel seperti itu untuk diri mereka sendiri. Matriks Eisenhower sebagai alat prioritas akan membantu Anda menangani akumulasi tugas dalam waktu yang sangat singkat.

Inti dari kuadran matriks

Setelah memahami struktur dasar metode penentuan prioritas, kita dapat menganalisis setiap jendela matriks Eisenhower secara rinci. Matriks Eisenhower sebagai alat penentuan prioritas berguna untuk menentukan signifikansi rencana Anda pada titik waktu tertentu.

Kuadran A

Ini termasuk tugas-tugas penting yang mendesak yang tidak dapat ditunda sampai nanti, karena dapat menyebabkan konsekuensi negatif. Untuk perencanaan yang berhasil, Anda harus memulai dengan tepat dengan sektor A. Contoh kasus seperti itu dapat berupa operasi kompleks yang tidak terduga, pertemuan yang tidak terjadwal. Sektor ini sangat penting bagi kehidupan seseorang, tetapi jika Anda belajar bagaimana merencanakan waktu Anda dengan benar, maka idealnya kotak ini harus benar-benar kosong, tanpa rencana apa pun. Dengan implementasi tepat waktu dari rencana utama, tugas-tugas penting tidak akan menjadi mendesak, implementasinya dalam kerangka waktu tertentu tidak membuatnya mendesak.

Rencana Sektor A dapat muncul karena dua alasan:

• penyebab internal: tergantung langsung pada orangnya (motivasi yang tidak mencukupi untuk berprestasi, kemalasan, kurangnya keinginan atau profesionalisme);
• penyebab eksternal: tidak bergantung pada subjek itu sendiri ( kerusakan tajam kesejahteraan, force majeure).

Agar alasan ini tidak mengganggu pelaksanaan kegiatan, Anda tidak perlu menunda tugas opsional yang berharga (ini sudah sektor B) untuk hari terakhir, karena beberapa kondisi dapat memengaruhi tidak terpenuhinya mereka dan kemudian Anda akan menumpuk tugas yang berharga .

Kuadran B

Penting tidak mendesak. Rencana sektor ini harus dilaksanakan secara teratur, tanpa menunda nanti, karena pelaksanaannya yang tepat waktu merupakan indikator produktivitas dan keberhasilan Anda dalam kegiatan Anda. Perbuatan di kuadran ini tidak perlu dilakukan di sini dan sekarang, tetapi nilainya menunjukkan terjadinya akibat negatif jika diabaikan oleh seseorang. Semakin signifikan tugas itu bagi Anda, semakin negatif konsekuensi dari kegagalannya. Itu sebabnya prioritas harus diberikan pertama untuk hal-hal penting, kemudian yang mendesak. Untuk kepuasan diri yang ideal, seseorang harus menyelesaikan tugas-tugas penting yang mendesak dan tidak mendesak secara penuh. Tugas bidang ini antara lain, misalnya, kunjungan langsung ke dokter, penguasaan keterampilan untuk berhasil melakukan aktivitas di tempat kerja baru untuk mendapatkan promosi lain.

“Lebih baik melakukan tugas-tugas penting yang menjadi sandaran hidup Anda terlebih dahulu daripada yang tidak penting.”

D.D. Eisenhower

Matriks Eisenhower sebagai alat penentuan prioritas menunjukkan: jika Anda mengurutkan rencana Anda dengan benar dan tepat waktu, maka dalam bidang kehidupan manusia mana pun tidak akan ada pekerjaan terburu-buru yang melelahkan tubuh manusia secara fisik dan psikologis. Sektor B tidak akan pindah ke Sektor A jika kita merencanakan tugas kita dengan benar untuk pertama kalinya.

Kuadran C

Tidak masalah, ini mendesak. Urgensi rencana tidak selalu menentukan signifikansinya. Eisenhower mengatakan bahwa jika tugas-tugas mendesak mengganggu pelaksanaan yang berharga, maka lebih baik untuk menundanya. Untuk memahami pentingnya rencana Anda, tanyakan pada diri Anda pertanyaan sederhana: "Apa yang akan terjadi jika tugas ini tidak diselesaikan?" Jika Anda memahami bahwa tidak ada konsekuensi negatif atau minimal, maka masalah tersebut tidak penting dalam saat ini. Carilah tugas yang lebih bermakna yang benar-benar mengancam konsekuensi negatif bagi Anda.

Kegiatan ini termasuk, misalnya, partisipasi dalam survei sosial, telepon teman hanya untuk mengobrol. Rencana "sektor C" memiliki kerugian yang signifikan: mereka mencegah seseorang bekerja secara efektif dan melakukan hal-hal penting, karena mereka terus-menerus mengganggu, membuat Anda khawatir. Gangguan apa pun mengancam dengan konsekuensi negatif, jadi jika ada gangguan dalam kinerja tugas yang signifikan, cobalah untuk menghilangkannya sebelum melakukan. Jika Anda hanya melakukan hal-hal yang mendesak, itu mungkin menumpuk jumlah yang banyak hal-hal penting pada satu saat dan kemudian sulit untuk mengarahkan diri Anda ke arah yang benar, berkonsentrasi untuk pelaksanaannya.

Kuadran D

Tidak mendesak, tidak penting. Sektor ini menggabungkan hal-hal tidak mendesak yang paling tidak perlu, implementasinya tidak bermanfaat saat ini. Jika seseorang berkonsentrasi pada mereka, maka hal-hal penting akan terakumulasi dengan sangat cepat dan mengarah pada konsekuensi negatif. Ini mungkin termasuk, misalnya, menggantung di jaringan sosial, berbagai permainan komputer yang hanya menghabiskan waktu seseorang tanpa manfaat.

Tetapi tidak semua tugas tidak penting yang tidak mendesak sangat tidak berguna. Jika Anda sudah lama ingin menata buku di perpustakaan dengan rapi, atau membersihkan lemari Anda dengan pakaian, maka melakukan hal-hal ini akan membawa manfaat dan kesenangan dari hasilnya, tetapi Anda tidak harus berusaha melakukannya ketika Anda memiliki hal-hal penting untuk dilakukan.

Tabel Eisenhower sebagai cara perencanaan yang efektif adalah metode yang berguna untuk mengidentifikasi kasus berharga yang signifikan, membantu menyelesaikannya dalam waktu yang cukup singkat. Ini dirancang untuk menyelesaikan tugas satu hari atau tugas yang perlu diselesaikan dalam waktu dekat.

Tujuan Metode Eisenhower

Setiap orang dapat belajar bagaimana merencanakan waktu pribadi mereka jika mereka mau, tidak ada yang rumit di sini. Untuk bantuan, tabel Eisenhower yang dijelaskan oleh kami dapat digunakan sebagai alat untuk menetapkan prioritas. Setelah menganalisis secara rinci setiap kuadran matriks, adalah mungkin untuk menentukan tujuan utama dari teknik ini.

1. organisasi mandiri. Mengetahui bahwa hal-hal penting menanti Anda, Anda tidak akan membuang waktu, tetapi akan mencoba melakukan semuanya tepat waktu. Setelah memilih rencana utama, seseorang dapat dengan cepat mengatur dirinya sendiri untuk implementasinya. Setelah memperbaiki hal utama, Anda dapat segera melihat apa yang telah dilakukan, dan apa lagi yang perlu dilakukan hari ini atau besok.
2. Perencanaan yang baik dari rencana Anda. Tujuan dari metode tersebut adalah eksekusi sukses dipahami oleh seseorang, dan tidak menulis ulang kasus dari satu kuadran ke kuadran lain.
3. Belajarlah untuk mengatur waktu Anda secara efektif. Menyoroti tugas-tugas penting membantu Anda secara mental menentukan jumlah waktu untuk menyelesaikannya. Seseorang secara kasar menghitung dalam pikirannya berapa banyak yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas penting yang tidak mendesak agar tidak tiba-tiba masuk ke kuadran A.

Matriks Eisenhower, menjadi salah satu metode perencanaan utama dan populer, akan membantu setiap orang belajar mengelola diri mereka sendiri, mengatur diri mereka sendiri dalam momen yang tepat memecahkan masalah Anda dalam waktu singkat.

Seorang wanita muda, Olga, datang menemui seorang psikolog dengan masalah yang tidak biasa untuk usianya, yang dia definisikan sebagai kekosongan. Situasi yang aneh: suami, dua anak, pekerjaan, dan sekitarnya - kekosongan. Ayolah, hanya sekitar, kekosongan juga jauh di dalam. Setelah menyelesaikan serangkaian formalitas, psikolog diminta untuk berbicara tentang bagaimana hari kerja biasa berjalan, untuk memahami prioritas harian.

— Prioritas? Apa yang kamu bicarakan? Saya sepenuhnya benar tentang kehidupan. Yang utama bagi saya adalah kesehatan orang yang saya cintai, ”klien itu marah.

“Saya tidak meminta Anda untuk berbicara tentang nilai, saya hanya ingin memahami prioritas harian,” jelas psikolog itu.

- Apakah Anda ingin memahami apa yang lebih penting bagi saya: kesehatan ibu saya atau cinta suami saya?

— Saya tidak mencoba mencari tahu hierarki Anda nilai-nilai kehidupan. Ini cukup sulit. Saya hanya mencoba memahami bagaimana Anda membangun hari Anda.

Dialog itu bisa saja tidak ada habisnya dan membutuhkan klarifikasi sederhana tentang makna seni penentuan prioritas.

Apa itu prioritas?

Pertanyaan yang mengejutkan klien sebenarnya sangat penting dari sudut pandang sikap sehari-hari terhadap kehidupan. Memprioritaskan berarti memahami apa yang benar-benar penting SEKARANG.

Konsep prioritas baru-baru ini memasuki kehidupan kita dari kosakata komputer. Pengelola tugas sistem operasi komputer menentukan program mana yang akan dieksekusi saat ini, tergantung pada kepentingannya - mis. memberikan prioritas.

Pertimbangkan definisi prioritas pada contoh sederhana. Misalkan Anda perlu mengumpulkan informasi tentang sesuatu di disk komputer. Pertama, Anda perlu membuat folder dengan nama tertentu, lalu meletakkan file yang diperlukan di sana. Ini lebih nyaman dan lebih cepat daripada membuang file di tempat yang berbeda, dan kemudian mengumpulkannya dalam folder. Jadi, untuk mulai mengumpulkan informasi, kita perlu membuat tempat untuk mengumpulkannya. Pembuatan folder adalah prioritas.

Perhatikan, bukan yang utama atau penting, tetapi prioritas, yaitu yang pertama, penting saat ini. Anda dapat membuat beberapa folder lain di sepanjang jalan jika itu penting sekarang. Dan jika tidak, apakah layak menghabiskan waktu dan usaha untuk ini?

Jadi, yang diprioritaskan adalah prosesnya, kejadiannya, yang terpenting dalam tempat ini, pada saat ini. Mobilnya sederhana. Otak komputer dengan cepat menghitung semua opsi untuk melakukan tugas dan menentukan yang paling efektif saat ini, menjadikannya prioritas, yaitu, menjalankannya. Dan Anda tidak bisa berdebat dengan itu.

Dalam kehidupan sehari-hari, kita harus selalu memprioritaskan, yaitu memilih proses yang paling penting dan efektif. Kami berencana pergi ke toko, membersihkan apartemen setiap hari, bekerja di tempat kerja, termasuk istirahat ringan untuk membahas berita. Kami bahkan berencana untuk memulai hidup baru pada hari Senin, tetapi kami tidak memulai, karena proses yang sama sekali berbeda menjadi prioritas.

Psikolog melanjutkan dialog dengan Olga:

- Apakah Anda membeli makanan di makanan cepat saji untuk orang yang Anda cintai?

- Dan mengapa?

— Kerabat menyukai makanan ini, saya ingin memberi mereka kesenangan. Selain itu, pembelian ini membebaskan saya dari kebutuhan untuk menghabiskan malam di kompor.

- Tahukah Anda bahwa makanan ini berbahaya?

- Saya tahu. Tapi itu jarang terjadi.

- Jadi, terkadang bagi Anda keinginan untuk menyingkirkan pekerjaan rumah tangga lebih penting dari kesehatan kerabat?

Tidak ada Jawaban. Dan tidak mungkin, konsepnya bingung di sini.

Mengapa perlu diprioritaskan?

Kelanjutan dialog antara psikolog dan klien berbicara tentang perbedaan antara konsep: nilai dan prioritas. Kami tidak akan berbicara tentang bahaya makanan cepat saji. Kita berbicara tentang proses yang penting saat ini. Dan, yang utama adalah memahami apa yang sebenarnya penting - untuk diprioritaskan.

Pertama-tama, ini akan menghemat waktu. Pikirkan penjadwal tugas sistem komputer, yang dengan jelas memprioritaskan proses berdasarkan prinsip ini.

Kedua, ini akan menghemat energi Anda. Memang, lebih mudah pergi ke toko dalam perjalanan pulang kerja daripada kembali setelah Anda pulang. Lebih mudah untuk merencanakan aktivitas Anda terlebih dahulu, menghitung opsi yang memungkinkan.

Ketiga, ini akan menentukan tugas utama Anda dalam waktu dekat dan menyerahkan semua tindakan lain kepada mereka.

Untuk memahami pentingnya kemampuan memprioritaskan, pertimbangkan situasi dengan makanan cepat saji.

Pilihan 1. Situasi: Seorang wanita lelah kembali dari pekerjaan. Dia benar-benar ingin bersantai di rumah setelah seharian bekerja keras.

Solusi: Beli makanan untuk orang tersayang di restoran cepat saji. Ini akan memberi mereka suasana hati yang baik dan menyelamatkannya dari memasak makan malam.

Prioritas: istirahat setelah seharian bekerja keras.

Apakah Anda akan mencela dia karena sikapnya yang buruk terhadap orang yang dicintai? Tidak, karena Anda memahami motif tindakannya dan prioritas yang dipilih.

Pilihan 2.(kami memperumit situasi). Semuanya sama, tetapi hanya ada sedikit uang di dompet.

Solusi: beli makanan cepat saji. Ini akan menyelamatkannya dari kebutuhan waktu memasak yang lama dan memberi waktu tambahan untuk bersantai.

Prioritas: memasak makanan secepat mungkin dan menghemat uang.

Apakah akan ada tudingan dalam kasus ini? Juga tidak. Sebab, pilihannya juga jelas di sini.

Opsi 3. Situasinya sama.

Solusi: beli sayuran, cairkan daging, masak chakhokhbili.

Prioritas: nutrisi yang tepat dari orang yang dicintai.

Intinya: memasak lama, keluarga lapar yang tidak puas, wanita lelah yang gugup dan, mungkin, konflik dalam keluarga, dikombinasikan dengan saling menuduh.

Apakah prioritas ini sepadan dengan hasilnya? Apa yang lebih penting bagi Anda: kedamaian dalam keluarga atau kepatuhan terhadap nutrisi yang tepat? Jadi, sekali lagi, prioritas.

Setelah berurusan dengan konsep prioritas dan nilai, Olga menerima pekerjaan rumah, di mana perlu untuk membuat peringkat prioritas harian, mulai dari yang paling penting. Kesulitan dari tugas ini adalah dia harus menunjukkan setidaknya 50 poin.

Dengan terkejut, psikolog mencatat bahwa wanita itu mengatasinya. Dalam versi singkat, itu terlihat seperti ini:

1. Jangan terlambat bekerja.
2. Bawa anak-anak ke sekolah.
3. Lakukan pekerjaan Anda dengan itikad baik.
4. Jangan membuat kesalahan dalam teks.
5. Untuk bos memperhatikan ketekunannya.
6. Kesempatan hadiah.

1. perhatian N. pada orangnya.
2. Pendapat rekan-rekan tentang dia penampilan.

1. Pendapat A.P. tentang sepatunya.
2. Undangan untuk minum teh di kantor kepala akuntan.

38. Punya waktu untuk melakukan segala sesuatu dalam pelayanan, agar tidak membawa pulang pekerjaan.

1. Beri makan orang yang Anda cintai.
2. Makan makanan rendah kalori untuk menurunkan berat badan.

Kesalahan dalam memprioritaskan

Jadi, kita telah mengetahui bahwa kebutuhan untuk memprioritaskan ada di hadapan kita setiap hari, dan hasil dari kegiatan kita tergantung pada seberapa benar kita melakukannya. Apa yang salah dalam peringkat pahlawan wanita kita?

Yang pertama dalam daftar adalah jangan terlambat bekerja, kemudian, intinya, lakukan pekerjaan Anda tanpa membuat kesalahan. Terpuji. Dan jika daftarnya terdiri dari empat item, maka opsi dengan bos dan bonus tidak penting? Dan sisi materi dari masalah ini tidak relevan? Beberapa jenis komunisme diperoleh.

Nyatanya, tidak seperti itu. Kami datang untuk bekerja untuk mendapatkan uang, yang berarti bahwa kepentingan materi itu penting. Pecandu kerja tanpa pamrih dengan cepat diidentifikasi di kantor mana pun, dan kemudian mereka menangis di bantal, mengalami depresi, hanya karena mereka salah menetapkan prioritas. Mereka dianggap teliti dan bertanggung jawab, tetapi mereka tidak dipromosikan atau didorong secara finansial.

Hal lain, orang adalah karieris. Bahkan dengan kemampuan yang lebih rendah, mereka mendapatkan gaji tinggi dan posisi karena suatu alasan prioritas yang tepat. Apakah sangat buruk untuk menjadi seorang kariris?

Beberapa item dalam daftar tersebut berkaitan dengan penilaian penampilan. Bagi setiap wanita, penampilan merupakan hal yang penting. Tetapi dalam daftar kami tidak melihat apa pun yang terkait dengan proses menciptakan kecantikan wanita: rias wajah, manikur, pemilihan pakaian. Ada apa di sini?

PADA kasus ini, klien tidak menganggap penting untuk menjaga dirinya sendiri, dan evaluasi penampilannya oleh rekan-rekannya kemungkinan besar membuatnya lebih takut daripada menyenangkannya. Dia ketakutan perilaku negatif, atau bahkan komentar, dan tidak mengharapkan pujian. Item ini, bersama dengan yang lain, dapat menyebabkan sikap depresif terhadap apa yang terjadi.

Semuanya akan lebih mudah jika Anda menambahkan penampilan yang rapi, pakaian yang dipilih dengan benar ke dalam daftar prioritas, dan baru kemudian keinginan untuk tidak terlambat. Pagi seorang wanita muda akan mematuhi suasana hatinya, refleksi di cermin, keinginan untuk menyenangkan. Pendapat rekan kerja tentang penampilannya akan turun dan turun di tabel sampai benar-benar hilang dari peringkat.

Item ini, tentu saja, akan memaksa Anda mengubah rencana untuk akhir pekan. Anda perlu meluangkan waktu untuk diri sendiri: berbelanja, mengunjungi salon kecantikan, atau setidaknya melakukan perawatan kecantikan sederhana di rumah. Mungkin dalam rencana akhir pekan akan ada tugas untuk bersantai, yang paling penting untuk dilakukan. Tetapi dalam peringkat prioritas, sebagai aturan, memasak borscht dan irisan daging lebih umum, dan bukan pilihan liburan keluarga.

Apa yang terjadi: kita mengarahkan diri kita ke jalan buntu perencanaan sederhana kehidupan? Iya benar sekali. Kesalahan dalam penentuan prioritas menghancurkan kepribadian seseorang, menjadikannya budak kebutuhan; menghancurkan hubungan dalam keluarga, mengedepankan pembersihan apartemen dan memasak, mengurangi pentingnya komunikasi spiritual dan liburan keluarga menjadi nol.

Saya menyajikan dialog imajiner dengan pembaca:

“Bagaimana bisa,” seru para pembaca, “kita sendiri yang menghancurkan hidup kita? Tetapi kami mencoba melakukan pekerjaan rumah tangga, merawat orang yang kami cintai.

- Dan apa yang lebih penting untuk kerabat: sepiring borscht atau perjalanan ski bersama?

"Keduanya penting," katamu.

- Benar. Tapi kita berbicara tentang prioritas, ketika Anda harus memilih satu hal. Dan dalam situasi ini, camilan cepat mungkin cocok jika menjaga kehangatan hubungan dan kesan akhir pekan. Dan sepanjang hari dihabiskan di dapur dapat menyebabkan keterasingan dan kebencian.

Tentu saja, pekerjaan rumah tangga perlu dilakukan. Namun harus direncanakan sedemikian rupa agar tidak merusak nilai-nilai lain.

Seni Memprioritaskan

Memprioritaskan sebenarnya mudah jika Anda belajar memahami apa yang sebenarnya Anda butuhkan. Jangan takut untuk menjawab pertanyaan Anda dengan jujur. Hanya Anda yang bisa memahami keinginan Anda.

Bagaimana cara melakukannya? Berikut beberapa aturannya:

1. Selalu utamakan bisnis Anda, bahkan hal-hal kecil. Mulailah hari kerja Anda dengan apa yang penting, tetapi tidak dengan apa yang sederhana, ringan, dan volumenya lebih kecil. Ingatlah bahwa menghabiskan waktu untuk hal-hal kecil, Anda akan kehilangan yang penting, dan ini selalu penuh dengan konsekuensi. Perencana pribadi Anda harus selalu memprioritaskan.
2. Ketahui cara menilai kondisi Anda dengan jelas, dan, berdasarkan ini, rencanakan aktivitas Anda. Jangan memaksakan apapun kecuali benar-benar diperlukan. Jika keadaan negatif norma, maka cobalah untuk mengubah situasi ini.
3. Libatkan lingkungan Anda dalam keputusan dan urusan penting. Suarakan kondisi Anda tanpa takut akan reaksi rekan kerja atau orang yang Anda cintai. Biarkan orang lain belajar membangun prioritas mereka, dengan mempertimbangkan kepentingan orang yang dicintai.
4. Tentukan beberapa prioritas jangka panjang yang penting yang akan ditampilkan dalam formulir tugas kecil. Misalnya, tujuan menurunkan berat badan akan tercermin dalam pembelian makanan rendah kalori atau penolakan makanan penutup.
5. Pertimbangkan keinginan orang yang Anda cintai dalam prioritas Anda. Menyerah pada mereka dan membuat kompromi. Jangan bingung misi dan nilai. Dan jangan biarkan yang satu menghancurkan yang lain.

Setelah beberapa waktu, Olga berbicara tentang bagaimana dia melihat suaminya dalam perjalanan bisnis yang panjang. Biasanya, dia bangun pagi-pagi, mulai memasak kue, memasukkan barang-barang ke dalam koper, menyetrika setiap baju. Menjelang sore dia lelah dan mudah tersinggung.

Tapi tidak saat ini. Dia sangat ingin menghabiskan waktu ini bersama keluarganya. Setelah berdiskusi di malam hari tentang pentingnya kue dan kemeja buatan sendiri, yang masih harus disetrika, dia dan suaminya mengemasi koper mereka dan merencanakan liburan keluarga.

Wanita muda itu berbicara sambil tersenyum tentang mengunjungi pusat perbelanjaan dan hiburan, hoki udara, dan sedikit berbelanja.

Psikolog mencatat bahwa Olga belajar menikmati hidup.

Akan selalu ada pekerjaan sehari-hari. Sangat mudah untuk menjadi kecanduan pada serangkaian pekerjaan dan pekerjaan rumah tangga yang tak ada habisnya. Pada titik tertentu, seseorang sepenuhnya menundukkan dirinya pada konsep "seharusnya". Saat itulah hidup dipenuhi dengan kelelahan, kesia-siaan, dan keterasingan.

Penting untuk dipahami pada waktunya keinginan sendiri dan kebutuhan, dari posisi inilah ia menetapkan prioritas harian untuk pekerjaan dan pekerjaan rumah tangga.

Apakah Anda tahu bagaimana melakukannya? Apakah Anda ingin belajar? Kemudian, untuk memulai, buat peringkat prioritas harian Anda (setidaknya 50 poin). Hanya satu syarat penting J: Jujurlah pada diri sendiri.

Prioritas manajemen waktu adalah fondasi di mana sisa proses dibangun. Gradasi yang salah akan membawa lebih banyak kekacauan ke dalam kehidupan sehari-hari dan hanya akan memperburuk situasi. Bagaimana mengatasi tugas ini, artikel kami akan memberi tahu.

Teknik Prioritas

Sejak dahulu kala, orang telah melakukan upaya luar biasa untuk menaklukkan waktu. tanggal pasti asalnya tidak diketahui, tetapi penyebutan pertama itu direkam kembali di Roma kuno, dalam catatan filsuf Luzzius Annaeus Seneca (3-65 M).

Sejak itu, umat manusia telah memperoleh banyak pengalaman dan mampu membentuk prinsip, yang dengannya Anda dapat memprioritaskan urusan Anda sendiri secara kompeten dan nyaman dan bekerja secara efisien. Kami memberikan perhatian Anda gambaran umum tentang metode prioritas yang populer dan mapan.

Perencanaan menurut sistem ABC

Awal dari penciptaan sistem ini adalah fakta bahwa, seperti yang ditunjukkan oleh pengalaman, persentase hal penting dan tidak penting hampir sama. Oleh karena itu, semua kelas didistribusikan sesuai dengan tingkat kepentingannya, di mana setiap langkah diberikan sebuah huruf.

Yang perlu dilakukan terlebih dahulu ditempatkan di kelompok "A": ini adalah hal yang paling penting dan signifikan. Kasus dengan indikator urgensi yang lebih rendah didistribusikan ke dalam kelompok "B" dan "C".

• Tugas mendesak dari grup "A" membuat 15% dari waktu dan membawa 65% dari hasil.
• Tugas yang kurang mendesak dari kelompok "B" memakan waktu sekitar 20%, sambil membawa hasil yang sama.
• Hal-hal kecil "melahap" 65% dari sumber daya dan membawa sekitar 15% dari hasil.

Berdasarkan ini, "instruksi pengoperasian" berikut untuk sistem dikembangkan:

1. Buat daftar tugas umum.
2. Atur masing-masing berdasarkan urgensi.
3. Beri nomor kasus sesuai dengan kepentingannya.
4. Bagilah semua tugas ke dalam kategori di atas.
5. Tugas dari grup "A" diselesaikan secara mandiri.
6. Dari delegasi grup "B" ke karyawan.
7. Tugas dari kelompok "C" harus diminimalkan (dihilangkan) atau juga didelegasikan.

Perencanaan Eisenhower

Di sini, manajemen waktu terjadi sesuai dengan prinsip mendistribusikan semua kasus ke dalam kategori:

• Penting dan mendesak.
• Tidak penting, tapi mendesak.
• Penting, tapi tidak mendesak.
• Tidak penting dan tidak mendesak.

Idealnya, sebagian besar waktu harus dikhususkan untuk kelompok kedua. Pada perencanaan yang tepat kelompok pertama umumnya harus tetap kosong, yang menunjukkan penggunaan rasional waktu. Kasus dari area keempat harus memakan waktu minimum, karena ini termasuk kegiatan rekreasi.

Dengan perencanaan yang tepat, kelompok pertama umumnya harus tetap kosong, yang menunjukkan penggunaan waktu secara rasional.

Untuk kenyamanan perencanaan harian, metode Eisenhower melibatkan pembangunan empat kuadran, di mana ada dua sumbu, urgensi dan kepentingan. Tugas harian masuk ke masing-masing (setelah mendistribusikannya ke dalam kelompok yang disajikan).

Perencanaan Pareto

Populer di kalangan ekonom dan sosiolog Italia Vilfredo Pareto: 80/20. Menurut pengamatannya, hanya 20% dari waktu efektif yang dihabiskan yang membawa 80% hasil.

Berikut adalah beberapa contoh perhitungannya, yang hasilnya membuktikan pola alami:

• 20% kerja = 80% untung.
• 80% kerja = 20% untung.
• 20% pelanggan = 80% pendapatan.
• 80% pelanggan = 20% pendapatan.

Gunakan pola ini dalam kehidupan sehari-hari Anda dan lihat bagaimana produktivitas Anda berubah. Sebagai aturan, orang terbiasa menghabiskan waktu berharga mereka untuk rekreasi dan hiburan, dan mencurahkan sisa energi mereka untuk bisnis.

Ubah fokus, gunakan 20% waktu, investasikan potensi pribadi Anda secara maksimal, yang akan menghasilkan 80% hasil. Lakukan hanya hal-hal yang paling penting terlebih dahulu, dan baru kemudian sisanya. Aturan Pareto mudah diterapkan bersama-sama dengan metode Eisenhower.

Bagaimana memulai dengan perencanaan waktu

Terlepas dari metode mana yang lebih disukai, pendekatannya harus sama. Jangan langsung mengambil distribusi kasus - ini tidak akan menghasilkan sesuatu yang baik. Mulailah dengan persiapan, yaitu observasi. Selama dua hingga tiga minggu, pantau jadwal Anda, simpan kronologi yang akurat, hingga 5 menit. Waktu kronologis dan akurasi dalam penghitungan sangat penting untuk hasil akhir.

Simpan entri Anda sebagai berikut:

• 07:00-07:30 - bangun tidur, senam, mandi.
• 07:30-08:00 - sarapan pagi, memeriksa surat dan jejaring sosial.
• 08:00-08:30 - menyiapkan dokumentasi kerja.

Acara dapat direkam di mana saja yang nyaman bagi Anda: di notebook, komputer, program khusus, ke perekam suara. Berdasarkan data yang diterima, Anda akan melihat waktu yang dihabiskan, dan kemudian memutuskan mana yang paling penting dan mana yang paling tidak penting.

Jika Anda memutuskan untuk "mengarahkan" waktu Anda secara sadar dan efektif, tips berikut pasti akan berguna:

1. Jangan pernah memperlambat apa yang telah Anda capai. Segera setelah Anda mencapai apa yang Anda inginkan, tentukan sendiri tugas baru dan lakukanlah. Ini akan memungkinkan Anda untuk selalu tetap dalam kondisi yang baik.
2. Temukan waktu untuk pengembangan diri.
3. Jangan mengambil tugas dan tugas orang lain. Anda harus memajukan diri sendiri, dan tidak menjadi alat untuk kemajuan orang lain. Untuk melakukan ini, belajarlah untuk mengatakan "TIDAK" dengan tegas dan tidak merasa bersalah karenanya.
4. Analisis keinginan Anda, pikirkan apa yang ingin Anda capai dalam hidup ini. Ini akan memberi Anda gambaran tentang apa yang Anda butuhkan untuk menghabiskan sebagian besar waktu Anda.
5. Lihatlah kehidupan Anda secara kritis untuk mengidentifikasi kebiasaan buruk yang "melahap" waktu. Jangan ragu untuk menyingkirkan mereka dari hidup Anda. Sebagai upaya terakhir, beri mereka waktu paling sedikit.
6. Jika, saat melakukan sesuatu, Anda merasa itu tidak memberi Anda manfaat apa pun, tetapi hanya memperlambat Anda atau menarik Anda kembali, jatuhkan itu!
7. Sebelum memulai bisnis apa pun, pikirkan apakah Anda membutuhkannya? Apakah itu akan menggerakkan Anda menuju tujuan yang Anda tuju? Ya - lakukan saja, tidak - lupakan saja.
8. Buat jurnal di mana Anda akan mencatat semua kemenangan dan pencapaian Anda. Di masa-masa sulit, Anda dapat "menarik" inspirasi dan kekuatan dari sana, yang tidak akan membuat Anda menyimpang dari apa yang direncanakan.
9. Buat rencana bisnis bukan untuk hari itu, tetapi untuk minggu ini - pendekatan ini jauh lebih efektif.
10. Ketika Anda terjebak dalam bisnis, jangan terburu-buru dan jangan panik. Tidak perlu mencoba melakukan semuanya sekaligus - tidak akan ada efisiensi dari ini, tetapi Anda dapat membuat kesalahan, dan sistem saraf merusak. Mulailah dengan hal-hal yang paling penting dan secara bertahap beralih ke yang kurang penting.
11. Jangan mencoba mengingat semuanya, dalam hiruk pikuk kehidupan sehari-hari hampir tidak mungkin. Buat buku harian di mana Anda menulis semua yang Anda butuhkan.

Temukan teknik yang paling nyaman untuk Anda, pertimbangkan tip di atas, dan jalani setiap hari tidak hanya dengan kesenangan, tetapi juga dengan manfaat.

• Terjemahan

Prioritas berarti melakukan tugas yang paling penting terlebih dahulu. Jika Anda adalah produsen produk, itu berarti melakukan apa yang paling berharga bagi pelanggan terlebih dahulu.

Dalam pengalaman saya, seni memprioritaskan keputusan adalah salah satu keterampilan tersulit bagi tim. Alasannya adalah bahwa keputusan ini terkadang sangat kompleks. Meskipun ini biasanya merupakan bagian dari tanggung jawab dasar seorang manajer produk, saya telah menemukan bahwa dalam tim terbaik, setiap anggota memprioritaskan secara gila-gilaan, berfokus pada tujuan yang sama dengan rekan-rekannya, dan bekerja sama dengan mereka.

Artikel ini berfokus pada dasar-dasar penentuan prioritas.

Dasar-dasar Prioritas

Prioritas dalam manajemen produk dapat dibagi menjadi dua bidang:

• Prioritas antar proyek adalah tentang menentukan proyek mana yang harus diambil oleh tim Anda selanjutnya.
• Prioritas pekerjaan dalam satu proyek - di sini tujuannya adalah untuk menyelesaikan satu proyek seefisien mungkin.

Seperti yang akan kita lihat, cara kita harus menghadapi setiap masalah ini sangat berbeda. Ini dijelaskan oleh fakta bahwa mereka melibatkan solusi yang berbeda.

Saat memprioritaskan proyek, Anda harus mengambilnya keputusan penting: apa yang akan diinvestasikan oleh tim saya terlebih dahulu? Untuk menemukan pendekatan yang tepat untuk pertanyaan ini, bayangkan Anda sedang menyusun teka-teki. Ikuti diagram dengan ketat untuk menemukan semua bagian, dan ketika mereka dijumlahkan dalam urutan yang benar, Anda akan mendapatkan jawabannya.

Ketika Anda memprioritaskan sebuah proyek, Anda harus membuat keputusan yang sama ratusan kali: apakah itu benar-benar perlu?? Pendekatan yang benar adalah menyadari bahwa proses menghasilkan suatu produk selalu spontan dan mengembangkan cara berpikir yang kaku yang memungkinkan Anda membuat keputusan dengan cepat, memisahkan yang perlu dari yang opsional.

Prioritas antar proyek

Ikuti polanya dengan ketat untuk menyatukan teka-teki: apa yang akan diinvestasikan oleh tim saya terlebih dahulu?

Jawaban atas pertanyaan ini mungkin mengharuskan Anda untuk teliti, tetapi prosesnya sendiri tidak terlalu sulit:

• Perkirakan ROI untuk setiap proyek
• Terapkan tiga kendala: dependensi, kerangka waktu, dan komposisi tim.
• Satukan teka-teki - mengurutkan proyek berdasarkan ROI dan batasan

Saya berasumsi bahwa sebagian besar dari ide-ide ini bukanlah hal baru bagi pembaca, jadi kita akan membahasnya secara sepintas.

1. Evaluasi ROI Anda

Dasar untuk memprioritaskan proyek adalah laba atas investasi (ROI); itu diukur sebagai jumlah nilai pelanggan yang diciptakan tim Anda per unit waktu. Tujuan Anda dalam menentukan prioritas adalah selalu melakukan pekerjaan yang akan memberi Anda nilai pelanggan paling banyak.

Untuk menyorot proyek prioritas, Anda perlu mengevaluasi dua poin:

• Besarnya nilai pelanggan yang akan diterima;
• Jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

Setelah Anda memiliki semua data ini untuk setiap proyek, Anda cukup membandingkannya, dan kemudian - voila - prioritasnya terlihat sepenuhnya.

Tentu saja, sulit untuk menilai dampak dan upaya, tetapi jika kita berasumsi bahwa kemungkinan membuat kesalahan adalah sama setiap saat, maka sebagai latihan perbandingan Perhitungan pengembalian adalah metode yang sah untuk memprioritaskan proyek.

Nasihat: membuat penilaian upaya dan dampak? Gandakan nilai pertama, dan bagi yang kedua dengan dua - dan Anda akan menemukan diri Anda lebih dekat dengan kenyataan.

2. Terapkan batasan

Karena hidup tidak semulus yang ada di dalamnya lembar kerja, ada juga batasan yang perlu diperhitungkan saat memprioritaskan. Kendala utama yang harus Anda tangani adalah ketergantungan, batas waktu, dan komposisi tim.

Ketergantungan

Kecanduan terjadi ketika satu tahap pekerjaan harus diselesaikan untuk maju ke tahap lain.

Misalkan tim Anda sedang berkembang aplikasi seluler dan Anda ingin membuatnya agar di smartphone, pelanggan dapat membayar dengan mengklik tombol. Anda tahu itu proyek ini akan membayar lebih baik daripada orang lain, dan karena itu ingin menerapkan fitur ini sesegera mungkin.

Namun, untuk melakukan ini, perusahaan Anda harus terlebih dahulu dapat menerima pembayaran sama sekali, yang saat ini sedang dikerjakan oleh tim lain. Ketergantungan pada departemen lain berarti belum ada yang dapat Anda lakukan, jadi hal yang benar untuk dilakukan dalam hal penentuan prioritas adalah menunda fitur pembayaran sekali klik dan beralih ke proyek berikutnya dengan pengembalian tertinggi.

Dalam proses produksi produk, ketergantungan tidak dapat dihindari, dan semakin sukses produk, semakin banyak jumlahnya, karena skala yang lebih besar menyiratkan lebih banyak sistem yang kompleks. Di perusahaan besar, memahami dan bekerja dengan dependensi sering kali merupakan komponen prioritas yang paling penting.

Saya akan mencatat dalam tanda kurung: banyak orang berpikir bahwa startup memilikinya tarif tinggi karena orang-orang di sana bekerja lebih keras dan lebih ambisius. Faktanya, perbedaan kecepatan berasal dari fakta bahwa startup memiliki ketergantungan yang jauh lebih sedikit (dan pelanggan yang tidak akan senang jika terjadi kesalahan), sehingga lebih mudah bagi mereka untuk memperbaikinya.

Ketergantungan terbalik

Ada kalanya Anda memiliki proyek yang akan sangat membantu tim lain dalam mencapai tujuannya. Dalam kasus seperti itu, Anda adalah ketergantungan.

Jika Anda menghitung ROI proyek untuk perusahaan secara keseluruhan, dan bukan hanya produk Anda - dan Anda perlu melakukan hal itu - maka Anda harus menghitung total ROI tidak hanya untuk proyek Anda, tetapi juga semua ketergantungan pada bahwa Anda "mencairkan" untuk memprioritaskan tim Anda dengan benar.

Setiap kali saya melihat bagaimana tim bekerja untuk "mencairkan" orang lain, saya merasa hormat terhadap orang-orang ini - ini berbicara tentang kedewasaan dalam pemikiran produk. Tim-tim ini adalah pahlawan tanpa tanda jasa, yang membawa nilai paling besar bagi perusahaan produk.

Jangka waktu

Kerangka waktu adalah batasan standar yang kita semua alami. Hal-hal menjadi sangat serius ketika ada risiko bahwa Anda akan menghabiskan uang sebelum menerapkan fitur yang paling menguntungkan, dan semuanya akan berakhir.

Dalam situasi seperti itu, keputusan yang tepat, tentu saja, adalah memilih proyek yang paling hemat biaya yang dapat diselesaikan secara realistis dalam kerangka waktu ini.

Berbaris

Tidak semua tim sama, dan terkadang komposisi tim akan memengaruhi keputusan Anda tentang proyek mana yang akan diambil.

Ambil contoh tim yang hampir seluruhnya terdiri dari orang-orang baru di perusahaan - misalnya, sekelompok pekerja magang (saya tidak ingin mengatakan hal buruk tentang pekerja magang, 50% dari semua perangkat lunak dibuat oleh mereka).

Dalam situasi seperti itu, Anda harus berhati-hati dalam memprioritaskan proyek yang mengandung banyak risiko bagi klien, meskipun memiliki ROI tertinggi. Sebaliknya, akan lebih bermanfaat bagi Anda untuk memprioritaskan proyek yang tidak memengaruhi bagian penting dari kode atau pengalaman pengguna, karena kemungkinan hasil yang buruk akan berkurang beberapa kali lipat.

Bantu tim pemula mendapatkan kaki mereka basah terlebih dahulu dengan berhasil meluncurkan beberapa proyek kecil. Setelah mereka memiliki riwayat fitur yang berhasil diimplementasikan, mereka dapat beralih ke proyek yang lebih kompleks.

Prioritaskan antar proyek: kumpulkan seluruh teka-teki dan mulai bekerja

Saya mengecilkan jumlah pekerjaan yang diperlukan untuk mengumpulkan semua informasi di atas, tetapi begitu Anda memiliki semuanya di tangan Anda, yang tersisa hanyalah menyatukan bagian-bagiannya.

Menetapkan prioritas dalam proyek

Setelah proyek berjalan, prioritas berbeda pada tingkat fundamental. Dia menjadi lebih spontan. Keputusan perlu dibuat setiap hari, dan tidak ada cukup waktu untuk analisis mendalam dari setiap masalah, yang kami lakukan pada tahap pemilihan proyek. Selain itu, selama periode ini, tim gelisah - bagaimanapun juga, semua keputusan ini entah bagaimana akan memengaruhi pelanggan nyata, dan kadang-kadang tampaknya reputasi masing-masing yang terlibat dalam startup dipertaruhkan.

Satu-satunya cara untuk mengatasi kecepatan dan kekacauan proses pengembangan produk adalah dengan mengembangkan pendekatan yang kaku di mana semua pekerjaan yang dilakukan tim akan dilacak dan setiap tindakan akan dipertanyakan: apakah itu benar-benar perlu?

Mengambil pendekatan yang sulit berarti mengenali situasi nyata hal-hal, sadari apa yang harus Anda lakukan setiap hari pilihan sulit di mana untuk memfokuskan energi Anda. Sadarilah bahwa niat untuk merilis produk yang sempurna adalah ilusi bahwa peluncuran selalu membutuhkan kompromi.

Pendekatan yang sulit disebabkan oleh keinginan untuk meluncurkan produk. Harapan investor dan pelanggan memberikan begitu banyak tekanan pada tim sehingga pada akhirnya menjadi menakutkan bagi banyak orang untuk membawa produk ke pasar. Mereka mulai repot dengan hal-hal sepele sedemikian rupa sehingga pekerjaan praktis tidak bergerak. Mereka melupakan apa yang benar-benar penting - nilai pelanggan per unit waktu - dan mulai mengejar kesempurnaan.

Tunjukkan pada saya tim yang tidak memiliki bug saat peluncuran dan saya akan memberi tahu Anda bahwa mereka seharusnya sudah diluncurkan sejak lama.

Faktanya, prioritas yang sangat spontanitas dalam suatu proyek membuat setiap upaya untuk menentukan urutan aktivitas yang tetap menjadi sia-sia. Strategi yang lebih produktif adalah membantu tim mempelajari konsep pengembangan produk yang akan berguna bagi mereka untuk menjawab pertanyaan dengan tegas: "Apakah ini benar-benar diperlukan?". Berikut adalah yang akan kami bahas dalam artikel ini:

1. Kami membuat sistem prioritas
2. Gunakan asumsi produk untuk mencapai keseimbangan antara kualitas dan kecepatan
3. Biaya waktu mulai

1. Buat sistem prioritas

Setiap perangkat lunak default adalah sakit kepala. Masih ada bug, dan seiring waktu hanya akan ada lebih banyak bug. Jika sebuah tim, dihadapkan dengan bug baru, tidak dapat dengan cepat menentukan apakah itu layak untuk diperbaiki, maka kemampuan mereka untuk fokus pada tugas yang paling penting akan dirusak.

Anda tidak dapat mengadakan rapat dan mendiskusikan prioritas setiap kali bug ditemukan, jadi keluaran optimal akan memperkenalkan sebuah sistem yang dengannya Anda dapat menentukan bug mana yang harus segera diperbaiki, dan bug mana yang harus dihentikan.

Sebagai contoh, berikut adalah sistem yang terbukti bermanfaat bagi tim saya.

Sumbu x mewakili persentase pengguna yang akan terpengaruh oleh bug, sumbu y menunjukkan seberapa parah dampaknya. Titik merah mewakili bug itu sendiri.

Untuk menerapkan sistem ini, bekerjalah dengan tim Anda untuk menentukan tingkat keparahan dan persentase pengguna yang dianggap sebagai maksimum yang diizinkan (dalam kasus kami, ini adalah "pengguna tidak dapat menyelesaikan pembayaran" dan 5%, masing-masing). Selanjutnya, bagi bidang menjadi beberapa zona dan sepakati tindakan apa yang akan diambil untuk masing-masing zona. Serangkaian tindakan harus mencakup "kirim ke simpanan dan jangan sentuh".

Jika Anda meluangkan waktu dan upaya untuk ini, tim Anda akan menjadi mesin perbaikan bug yang sesungguhnya, dan kemungkinan seseorang mengerjakan bug kecil akan dihilangkan di tingkat sistem.

2. Gunakan asumsi produk untuk mencapai keseimbangan antara kualitas dan kecepatan

Anda sering mendengar cerita tentang betapa buruknya kode yang ditulis oleh para pendiri startup di tahap awal. Kemudian, ketika perusahaan mencapai kesuksesan, kode ini menjadi mimpi buruk bagi pemrogram baru dalam tim.

Apa, para pendiri tidak tahu cara menulis kode? Tidak dikecualikan. Tetapi kemungkinan besar pada saat itu mereka tidak peduli dengan kualitas kode, karena kemungkinan produk akan berhasil sangat kecil. Jadi mereka menekankan kecepatan dan pengujian ide.

Setiap tim mau tidak mau mengorbankan beberapa kualitas untuk meluncurkan produk. Dia harus memutuskan di mana harus menarik garis, dan sebagian besar ditentukan oleh bagaimana prioritas ditetapkan - yang dianggap sebagai kunci kualitas produk.

Berikut adalah cara yang baik untuk menemukan sweet spot Anda pada spektrum kecepatan-ke-kualitas: bangun asumsi Anda tentang produk. Asumsi produk adalah keyakinan yang mendasari tentang masalah pengguna atau solusi yang Anda pegang.

Sebagai contoh sederhana Anda dapat membawa perusahaan Facebook pada awal aktivitasnya. Dugaan masalah dirumuskan sebagai "orang ingin berkomunikasi satu sama lain secara online." Setelah memastikan bahwa masalahnya adalah nyata, mereka mulai menemukan ide untuk produk tersebut, seperti kemampuan untuk menambahkan pengguna lain sebagai teman - dengan kata lain, membuat asumsi tentang cara menyelesaikan masalah.

Jika Anda menganalisis produk Anda, Anda akan melihat bahwa situasi dengan asumsi dapat menjadi sebagai berikut:

1. Masalah yang ingin Anda pecahkan adalah sebuah asumsi
2. Solusi yang Anda usulkan masalah yang diketahui, adalah asumsi
3. Baik masalah maupun solusinya bukanlah tebakan (Anda tahu persis apa yang harus dilakukan dan mengapa)

Jika Anda berada di sisi kiri spektrum, maka Anda memiliki asumsi bahwa pengguna mengalami beberapa masalah, tetapi Anda tidak tahu seberapa benar itu. Dalam hal ini, Anda sebaiknya mengambil jalan pintas sebanyak mungkin dan meluncurkan produk secepat mungkin untuk meminimalkan risiko bahwa Anda memecahkan masalah yang sebenarnya tidak ada.

Sebaliknya, jika Anda berada di ujung spektrum yang benar, yaitu Anda yakin akan relevansi masalah dan bagaimana menciptakan solusi yang tepat, maka ada baiknya memberikan hasil maksimal. kemungkinan kualitas- lagi pula, Anda tahu bahwa produk itu akan berhasil, yang berarti Anda perlu awal yang baik untuk masa depan.

Seringkali perusahaan membuat tim terpisah untuk eksperimen dan untuk mengerjakan "inti". Tampak bagi saya bahwa struktur organisasi ini menunjukkan bahwa sebagian besar tim tidak memiliki pemahaman tentang berbagai asumsi tentang produk dan, karenanya, mereka tidak dapat membuat pilihan yang jelas demi kecepatan atau kualitas.

3. Biaya waktu peluncuran

Perangkat lunak memiliki nilai bagi pengguna hanya setelah diluncurkan.

Artinya kita harus bisa menentukan nilai awal peluncuran produk bagi pengguna. Saya sudah membicarakan konsep ini di salah satu artikel saya sebelumnya.

Misalnya, tim sering dihadapkan pada pilihan sulit apakah akan menerapkan fitur untuk 80% pelanggan sambil menundanya untuk 20% sisanya. Biasanya, situasi ini berkembang ketika implementasinya untuk 20% ini membutuhkan fungsionalitas khusus, yang pembuatannya akan memakan waktu dua kali lebih lama (dibandingkan dengan yang diterapkan untuk 80%).

Mari kita uraikan kedua opsi tersebut.

Melihat bagan, kami melihat bahwa dalam kasus pertama, 80% pengguna menang - mereka mendapatkan akses ke fungsionalitas lebih awal dan dapat mengekstraksi lebih banyak nilai. Jika tidak, mereka harus menunggu. Kemudian, ternyata, tidak ada yang perlu ditebak - haruskah Anda memilih opsi pertama? Tidak juga. Pilihannya tetap sulit karena:

1. 20% pengguna yang tetap tidak terjangkau pasti akan mengerti bahwa Anda membuat keputusan untuk tidak mendukung mereka, dan akan sangat marah. Dari sudut pandang mereka, akan lebih baik jika Anda tidak melakukan apa-apa.
2. 80% pengguna yang akan disambungkan dengan fitur tersebut sebenarnya tidak akan merasa bahwa mereka telah memperoleh apa pun dengan mengaksesnya lebih awal.

Secara paradoks, kedua efek ini menambah hasil berikut: dengan membuat keputusan untuk memberikan nilai lebih kepada pengguna selama periode waktu tertentu, kita akan membuat lebih banyak orang marah daripada jika kita tidak melakukan apa-apa. Hidup.

Namun, dalam kasus seperti itu, saya biasanya menyarankan tim untuk menjadi tangguh dan meluncurkan produk. Dan itulah kenapa:

1. Jika pengguna mengetahui konteksnya dan dapat memutuskan untuk kami, sebagian besar akan memilih untuk peluncuran.
2. PADA jangka panjang, jika tim secara konsisten mematuhi strategi seperti itu, maka secara bertahap rasio kasus ketika pengguna tertentu masing-masing berada di antara 80% dan 20%, akan seimbang. Akibatnya, efeknya bersifat kumulatif dan pengguna mendapatkan nilai lebih secara eksponensial selama periode tertentu daripada dari perusahaan yang lebih memilih untuk selalu menunggu hingga mencapai 100% basis pelanggannya.

Memilih peluncuran awal adalah salah satu ide yang mudah dipikirkan tetapi sulit diterapkan karena ketidaknyamanan yang ditimbulkannya. Mereka yang tahu bagaimana memprioritaskan secara kaku akan memahami apa dan akan dapat bertindak demi kepentingan pengguna.

Prioritas dalam proyek: pendekatan kaku tidak wajar

Konsep-konsep yang dipertimbangkan adalah konsep-konsep yang dalam kegunaannya saya memiliki kesempatan untuk memverifikasinya pengalaman sendiri. Ada yang lain, dan semua yang saya sarankan dapat disesuaikan dalam proses aplikasi.

Sayangnya, kebanyakan perusahaan enggan untuk mengadopsi pendekatan yang kaku untuk memprioritaskan, meskipun fakta bahwa ini adalah prinsip utama bagi mereka yang menciptakan produk.

Misalnya, di organisasi besar, fitur baru diluncurkan sesekali; sebagian besar pekerja mempelajarinya tidak lebih awal dari pengguna itu sendiri. Apakah menurut Anda mereka akan melihat dalam kondisi sedemikian rupa sehingga rekan-rekan mereka berhasil menghabiskan waktu tiga kali lebih sedikit untuk peluncuran daripada yang dihabiskan orang lain di tempat mereka? Tidak sepertinya. Tetapi mereka akan melihat apa yang hilang dalam produk akhir, bahkan jika semua kekurangan ini sengaja dilewatkan oleh tim.

Sebaliknya, produk yang dipoles biasanya dipuji di dalam perusahaan. Satu hal buruk: butuh dua tahun untuk meluncurkannya. Sayang sekali kami tidak memikirkan berapa banyak pengguna yang berpaling dari kami karena mereka putus asa menunggunya.

Motivasi tim Anda untuk menjadi lebih baik - yaitu, lebih tangguh.

Prioritas adalah seni

Waktu adalah yang paling sumber daya yang berharga yang dimiliki perusahaan Anda. Jika tanggung jawab Anda adalah mengatur waktu ini, Anda perlu mengembangkan keterampilan ini secara maksimal. Ini adalah seni yang dapat dipahami dengan sengaja dalam praktik.

Akhirnya, saya menawarkan Anda satu tesis lagi tentang topik prioritas: selalu ada cara untuk mencapai tujuan Anda lebih cepat dari yang Anda rencanakan.

Selalu. Anda hanya perlu menemukannya. Anda hanya perlu mengajukan pertanyaan: “Bagaimana kita bisa melakukannya dua kali lebih cepat?” di akhir pertemuan - dan entah bagaimana secara ajaib tim akan memberikan solusi.

Saya telah meluncurkan produk selama dua tahun dan belum pernah melihat situasi di mana tim tidak dapat menemukan cara untuk memberikan nilai yang sama kepada pengguna dalam waktu yang lebih singkat. Saya juga tidak menemukan kasus di mana tim diprioritaskan secara ideal - yang sekali lagi menegaskan apa yang dikatakan di atas.

Jika kita menerima bahwa selalu ada jalan keluar, maka yang paling masuk akal adalah memprioritaskan secara aktif dan tegas, apakah proyek tersebut sudah dalam pengerjaan atau Anda masih memilih startup mana yang akan dikerjakan.

Bahkan jika proyek Anda adalah keseluruhan keadaan.